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Die E-Rechnung –eine 360°-Analyse aus Compliance-Sicht
Stefan GroßSteuerberaterCISA (Certified Information Systems Auditor)
Neckarsulm, 10. Mai 20176. FIS FORUM
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 22
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 3
Der Prozess im Zentrum
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 4
Produktion Einkauf Lager ReWe
Bedarfs-ermittlung Bestellung Waren-
eingangRechnungs-
eingang Beschaffung
Die E-Rechnung als Prozessbeschleuniger
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 5
Fokus: Rechnungseingangsverarbeitung!
ManuelleDateneingabe
Scan + manuell
Scan + OCR
PDF + OCR
PDF + manuell
E-Rechnungbeim Sender
AutomatischeDatenextraktionScannen Manuelle
Bearbeitung
1
2
3
5
4
6
OCR
Scanner Validieren
Validieren
Rechnungseingangsbuch/ W
orkflow
OCR
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 6
Besteller
DienstleisterBestelldaten
Rechnungsprüfunggegen Bestellungggf. Mapping
Wichtig: Wechselspiel Bestellung – Rechnung
BestelldatenLieferant
Anreicherung Rechnungsdaten Rechnungsnummer Rechnungsdatum Steuersatz Bankverbindung
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 7
Ziel: Medienbruchfreie Prozess-Architektur
XML
aPrüfung
Eingang
Aufbewahrung
ZUGFeRD
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 8
… Anforderungen sind zunehmend heterogen
nur Papier
per E-Mail
PDF + XML
per E-Mail
meinIndustrie-Format
per x.400
meinIndustrie-Format
per AS/2
nur PDF
EDIFACT
OFTP
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 9
Mobiles Scannen – Neue Prozesse sind im Kommen
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 10
VAT-Compliance
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 11
RechnungRechnungs-aussteller
Rechnungs-empfänger
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse
Papier EDV
alternativ
§ 14 UStG gibt den Takt vor …
12
Integrität Authentizität
Innerbetriebliches Kontrollverfahren
Digital
QES/EDI
Papier
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 13
GoBD-Compliance
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 14
E-Rechnung
GoBD =Vorgaben an IT-gestützte Systeme
Die GoBD als Framework
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 15
Maschinelle Auswertbarkeit
Mathematisch technischeAuswertungen Volltextsuche Prüfung im weitesten
Sinne
Maschinelle Auswertbarkeit
„IDEA-Auswertbarkeit“ E-Mails / DMS Bildschirmabfragen etc.
Bisher originär elektronisch
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 16
Archiv-Compliance
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 17
Aufbewahrung – Grundsatz
evtl.Konvertierungen
„OriginäresFormat“
Papieraufbewahrung
Originalkann digitalisiertwerden GoBD
elektronischeAufbewahrung
Papierrechnung
E-Rechnung
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 18
Aus aktuellem Anlass – Aufbewahrung im Ausland
EU-Ausland
Antrag nach § 146 Abs. 2a AOGrundsatz: Inland
E-Rechnung § 146 Abs. 2a AO
Drittland
§ 14b UStGOnline-Zugriff
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 19
Verschiedene Regelungen bzgl. der Aufbewahrungsfrist:
5 Jahre (z. B. Griechenland),
6 Jahre (z. B. Zypern, Malta, Vereinigtes Königreich),
7 Jahre (z. B. Österreich, Belgien, Niederlande),
8 Jahre (z. B. Ungarn),
10 Jahre (z. B. Tschechische Republik, Frankreich, Deutschland, Italien,Niederlande [für Immobilien], Polen, Portugal, Rumänien, Slowenien,Spanien, Schweden*, Schweiz),
11 Jahre (z. B. Kroatien),
15 Jahre (z. B. Belgien [für Kapitalgüter]),
20 Jahre (z. B. Slowenien [für Immobilien])
Archivierung von Rechnungen – Aufbewahrungsfrist
* unter bestimmten Bedingungen
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 20
Scan-Compliance
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 21
Das Scanergebnis ist so aufzubewahren, dass die Wiedergabemit dem Original bildlich übereinstimmt
Bildliche Übereinstimmung bei Lesbarmachung
Weitere Bearbeitung mit elektronischem Dokument(alternativ: erneutes Scannen)
Besonderheit (1): Datenzugriff
Besonderheit (2): OCR-Verarbeitung
Vernichtung der Papierrechnung grundsätzlich zulässig
Erfassungs- und Archivierungsverfahren entsprechen den GoBD
Digitalisierung von Papierrechnungen
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse
Erfüllen bspw. Scanner-Apps die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug?
Wie wird sichergestellt, dass:
Ausschließlich der Mitarbeiter Zugriff auf das mobile Endgerät undBerechtigung zum Scannen hat?
Die abgelichteten Belege vollständig und unverändert an das Unternehmenübermittelt werden?
Die mobil erfassten Belege einer ordnungsgemäßen und zeitgerechtenBelegsicherung zugeführt werden?
Die Unverlierbarkeit mobil erfasster Belege gegeben ist?
Die Leistung für das Unternehmen bezogen wurde (IKS!)
22
Neu: Mobiles Scannen
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 23
Dokumentations-Compliance
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 24
Der E-Rechnungsprozess ist zu dokumentieren
Fachliche Beschreibung der Lösung
Relevante weitere Rechtsgrundlagen (außer HGB/AO/UStG) Aktenpläne, Dokumentenarten, Verarbeitungsregeln,
Aufbewahrungsfristen, Vernichtungsregelungen Belegbearbeitung, Belegfluss Prozessdokumentation
Einsatzgebiet und Aufgabenstellung
Aufbau- und Ablauf-Organisation der beteiligten Bereiche Fachliche Aufgabenstellung Mitarbeiterqualifikation
Technische Beschreibung der Lösung
Standorte des IT-Systems Hard- und Softwarekomponenten Datenbankmodelle Parameter-Einstellungen der Programme Technische Verarbeitungsregeln (Datenflüsse, Protokollierungen,
Ablaufpläne etc.) Vorgehensweise Datensicherung Benutzerverwaltung, Berechtigungskonzept Technischer Betrieb (Betriebsvoraussetzungen, Betriebsbedingungen,
Wartung) Vorbereitung Datenzugriff der Finanzverwaltung
Organisations- und Arbeitsanweisungen
Fachliche Prozesse/Standardbetrieb Administrative Prozesse Prozesse für Notfallserien (Restart, Recovery) Change-Management, Test und Abnahme inkl. Aktualisierung der
Verfahrensdokumentation
Kontrollmechanismus/IKS
Übergreifende Konzeption des Internen Kontrollsystems Verantwortlichkeiten, Eskalationswege Verfahren zur Sicherstellung der Identität von Verfahrensdokumentation
und gelebter Praxis Verweise auf einzelne organisatorische und technische Kontrollen
Anhänge
Steuerrelevante IT-Anwendungen Steuerrelevante Daten und elektronische Dokumente
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 25
„VeR-Template“
Sicherstellung GoBD-ComplianceSicherstellung GoBD-Compliance
Sachlogischer Prozess
Anforderungen GoBD Kontrollumfeld
Sicherstellung Kontrollziel/Kontrolle !
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 26
Format-Compliance
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 27
Willkommen im Formatdschungel …
ebxml
EDIFACT
EDIFURN
EDITRANS
EDIWHEEL
EDITEX
RINET
ETIS
EDIPAP EDIGAS
EDIFICEEANCOM
ODETTE
EDI@ENERGY
ZUGFeRD
EDILEKTRO
XÖV
CEFIC
VDA 4938
CEN PC434
Cross IndustryInvoice
Papier
AS2
(S)FTP
HTTPS
RFC
ENX
OFTPII
X400
OFTP
SOAP
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 28
Lesbarkeit
Papier
sinnvoll: geeigneter Viewer
u. E. auch möglich:
Darstellung der Inhalte
Darstellung der Pflichtfelder
Listenform genügt
elektronisch, geeigneter Viewer (pdf, …)
elektronisch, strukturierte Daten
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse
ZUGFeRD-Format
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PDF XML
ZUGFeRD
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 30
PapierPapier
systemischunstrukturiert
Bild-Datei(PDF)
Bild-Datei(PDF)
systemischunstrukturiert
! ?! ?
systemischstrukturiert
EDIEDI
bilateralstrukturiert
ZUGFeRD als gemeinsamer „Nenner“
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 31
ZUGFeRD und Tax-Compliance
110101110001010110101110001010
Rechnungsaussteller
PDFPDF
XMLXML
Rechnungsempfänger
PDFPDF
XMLXML
Beleg Beleg
Buchungs-hilfe
Buchungs-hilfe
= =
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 32
Provider-Compliance
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 33
IKS des Dienstleisters als Qualitätsmerkmal
IKS des auslagernden Unternehmens
Dienstleistungs-bezogenes IKSdes Dienstleisters
Nicht dienstleistungs-bezogenes IKS desDienstleisters
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 3434
Rechtliches Framework
Dienstleister
Rechtlich:VollmachtBefreiung § 181 BGBUntervollmacht
Rechtlich:VollmachtBefreiung § 181 BGBUntervollmacht
Rechtlich:Vollmacht
Rechnungs-aussteller
Rechnungs-empfänger
Dienstleister
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 3535
Sphärenübergang
Rechnungseingang Konvertierung! Digitalisierung! Archivierung!
SphäreRechnungs-aussteller
SphäreRechnungs-empfänger
Dienstleister
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 36
Aktuell im Fokus …EU-Compliance
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 37
Rechnungsvorgaben
Innerbetriebliches Kontrollverfahren
Digitalisierung von Papierrechnungen
Aufbewahrung!
…
Fragestellungen
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse
EU-Compliance
38
www.psp.eu/umsatzsteuer/eu-compendium_e-invoicing_and_retention/
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 39
Plädoyerfür Veränderung …
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse
Mehrwertsteuer in der EU
40
€ MwSt auf der Rechnung
€MwSt-Pflicht gegenüber
Finanzbehörden
VerkäuferVerkäufer
Transaktion
FinanzbehördenFinanzbehörden
KäuferKäufer
€Erstattung der
MwSt
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse
Mehrwertsteuer in der EU
41
Reverse-Charge
VerkäuferVerkäufer
Transaktion
FinanzbehördenFinanzbehörden
KäuferKäufer
€Erstattung der
MwSt
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 42
Die „Blockchain-Idee“ – Mehrwertsteuer 2.0
0
1
2
3
4
5
Rechnung
100+19119
B
B
GutschriftVorsteuer
Leistender Fiskus Leistungsempfänger
+19-19
+19
Die E-Rechnung – eine 360°-Analyse 43
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Peters, Schönberger & PartnerRechtsanwälte Wirtschaftsprüfer SteuerberaterSchackstraße 280539 MünchenTel.: +49 89 3 81 72 - 0Fax: +49 89 3 81 72 - 204E-Mail: [email protected]: www.psp.eu
Stefan Groß[email protected]
Referent