Die traditionellen W-Fragen Ausgangspunkte€¦Reine Projektorganisation Graﬁk nach: Krallmann et al.: Systemanalyse im Unternehmen 2002 Unternehmens-leitung Abteilung 1 Abteilung

Multimedia-ProjektmanagementMultimedia-ProjektmanagementManagement der Kundenbeziehung

Projektmanagement, Kostenkalkulation[Projektplanung und Realisierung im Kontext von DVD-Video]

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Produktions-

prozess

Inhaltsvorgaben

ProjektmanagementProjektmanagement

Strukturkonzept

Informatik

KundendialogKundendialog

Ästhetik

Distribution

KostenKosten

Komponenten multimedialer ProduktionKomponenten multimedialer Produktion

Prolog

Welche Arbeitsbereiche kennzeichnen ein Multimedia-Projekt?

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AusgangspunkteAusgangspunkte

Prolog Seite 4

Die traditionellen W-FragenDie traditionellen W-Fragen

Wer bin ich?

Wen und was will ich erreichen?Zielgruppen,

Zielvorstellungen

Womit?Informationsmedium

KompetenzausstrahlungEinbettung in Marketingaktionen

Prolog

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Die zwangsläufig andere SichtweiseDie zwangsläufig andere Sichtweise

Keine primäre Fokussierung auf technische Aspekte.

Die Entwicklung eineszielgerichteten Instrumentes für den Kundensteht im Vordergrund.

Aufgaben vor der technischen Realisierung:• Inhalte, Ziele, Kosten und Zeitrahmen bestimmen

• Entwicklung eines professionellen Projektmanagements

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Kreativität als Vermögen, zu individuellen künstlerischen (grafischen)Ergebnissen zu kommen.

VERSUS

Kreativität als Vermögen, Aufgaben zu analysieren und zu deren LösungNeuland zu betreten.

„Kreativität als Potential, Probleme zu lösen.“

Was verstehen SieWas verstehen Sieunter unter „„KreativitätKreativität““??

Prolog

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Nichts leichter als Nichts leichter als „„Desktop-DesignDesktop-Design““??

„Per PC und der richtigen Softwarezum perfekten Designer“.

Woran scheitern Gestaltungslaien?

• Aufbau des Strukturkonzeptes

• Entwickeln von individuellen Grafiken• Entwicklung von schlüssigen Farb- und Formkonzepten

• „Feeling“ für das Medium und die Formensprache

• Ästhetischer Seitenaufbau mit festem Gestaltungsraster

Prolog Seite 8

Nichts leichter als Nichts leichter als „„Desktop VideoDesktop Video““??

Woran scheitern Filmlaien?• Erarbeitung einer schlüssigen Dramaturgie

• Beherrschung von Licht-, Meß- und Beleuchtungstechnik• Erzeugen von Stimmungen

(Beleuchtung, Gestaltung/Bühne, Kostüme, Maske, Requisiten)

• Komplexität der Personen-/ Kameraführung

• Sinn für das Künstlerische am Medium Film

• Kultureller Background: „Kitsch“ versus „Kunst“

Prolog

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Nichts leichter als Nichts leichter als „„Desktop AudioDesktop Audio““??Woran scheitern Audiolaien?

• Einfangen von O-Ton in guter Qualität• Entwurf einer Audio (-visuellen) Dramaturgie

• Bewältigung der Komplexität am Drehort oder im Studio(Mikrofone, Mischung, Aufnahmetechnik)

• Qualitätssicherung am Aufnahmeort• Nachvertonung (Stimmen, Effekte, Geräusche)

• Umgang mit Akustik und Raumklang

• Komplexität professioneller Schnittsysteme (ProTools, LogicAudio ...)

• „Feeling“ für das Medium

Prolog Seite 10

Rahmen-Rahmen-bedingungenbedingungeneines Projektseines Projekts

Welche Partner braucht man für die Realisierung?

Wie sieht das Projektmanagement bei der Konzeption und Realisierung konkret aus?

Was muß das Unternehmen, was müssen Dienstleister beisteuern (Agenturen, Provider)?

Welche Folgearbeiten entstehen?(Eine Website z.B. ist ja nie „fertig“, sondern muß gepflegt und ausgebaut werden.)

Prolog

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InterdisziplinaritätInterdisziplinaritätund Projektmanagementund Projektmanagement

• Kernkompetenzen bestimmen und ausbauen

• Partnernetzwerk als Qualitätskatalysator:

• Grafiker, Fotografen, Texter, Fachjournalisten, Szenografen, Dramaturgen; Fachleute fürKamera, Cut, Ton; Programmierer, Systemadministratoren, Provider/Medienoutput-Dienstleisteretc.

• Zunächst nur kleine Arbeitspakete vergeben• Zusammenarbeit will gelernt sein

Je höher der Anspruch, je größer die Anzahl der beteiligten Spezialisten,umso existentieller wird das Projektmanagement.

Prolog Seite 12

MediadesignMediadesign, , MediapublishingMediapublishingProjektphasenProjektphasen

• Aquisition, Beratung

• Spezifikation und Planung (Phase 1)• Konzeption und Prototyping (Phase 2)

• Produktion und Test (Phase 3)

• Distribution und Dokumentation (Phase 4)

• Pflege, Update, Ausbau (Phase 5)

Aquisition und Beratung

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Wie finde ich meine Kunden?Wie finde ich meine Kunden?•Werbung

•Printmedien: Anzeigen, Redaktionelle Artikel, Persönliche Beiträge, ..•Öffentlicher Raum: Plakate, Installationen, ..•Rundfunkmedien: Spots, Personen- oder Produktpräsenz in Talkshows, Ratgebern, ..•Internet: Bannerwerbung, Personen- und Produktpräsentation, ..•Produktpräsentation: Messepräsenz, Hausmesse, Ausstellung bei Partnern•Sponsoring: Veranstaltungen, Vereine, Projekte, Kunst, Architektur, ..

•Klinken putzen: Kundenbesuche nach gezielter Auswahl und Vorrecherche•Marketing: Strategie und Taktik

•Entwicklung und Umsetzung von Konzepten und Kampagnen

•Geeignete Multiplikatoren adressieren: Berufsverbände, Kongressbeiträge usw.

Akquisition und Beratung Seite 14

B2B/B2G AkquisitionB2B/B2G Akquisition

• Woran scheitern Außendienstmitarbeiter?• Psychologie der Erstkontakt-Situation• Schroffe Ablehnung• Ausweichen vor schwierigen Situationen• Vermeintliche Stärke des Gegenüber

• Auflösungsmöglichkeiten• Zu Zweit hingehen• Supervision, Coaching• Individuelle Strategien für jeden Kunden nach Erstbesuchen entwickeln und verfolgen

• Projekte mit externen Beratern aufsetzenoder adäquates Team im Unternehmen bilden

Akquisition und Beratung

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ArgumentensammlungArgumentensammlung

• Wodurch sind wir als Anbieter qualifiziert, das Produkt/die Leistung anzubieten?• Wodurch heben wir uns von unseren Mitbewerbern ab?• Welche Erfahrungen haben wir mit vergleichbaren Problemfällen?• Welches sind die größten Probleme/die größten Mängel im umworbenen

Fachgebiet oder beim potentiellen Kunden?• Welche Erfahrungen haben wir mit Projekten/Produkten bei vergleichbaren

Unternehmen?• Welche Referenzen können wir benennen?• Welche messbaren Erfolgskriterien können unsere Arbeit, den Erfolg unseres

Produktes oder unserer Dienstleistung illustrieren?


Erstkontakt/ErstgesprächErstkontakt/Erstgespräch

Bei allen Erstkontakten von Kundenseite(Messe, Telefon, Besuch...):

•Ernsthaftigkeit des Interesses prüfen!• Kennenlernen, Randbedingungen erkunden• Vorstellungen über Zeit, Inhalt, Umfang, Kostenrahmen• Ergänzung durch Vor-Ort-Termin meist sinnvoll

•Unverbindliches kostenloses Gesprächund intensive Beratung trennen!

Akquisition und Beratung

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AusschlußkriterienAusschlußkriterien• Mangelndes Interesse der Geschäftsführung• Mangelhafte Kommunikation zwischen Geschäftspartnern

• Feste Ansprechpartner, „Chemie“, Zuständigkeiten, Rivalitäten, Störmanöver

• Unrealistischer Zeitplan• Unkoordiniertes Zeitmanagement des Kunden kann man selten abfangen• Exakter und verbindlicher Zeitplan hilft bei zeitkritischen Projekten ungemein!!• Protokolle über Termine, Kontakte und Aktionen führen und gegenzeichnen lassen

• Nicht zu erfüllende Anforderungen („Falsche Versprechungen“)• Keine schwer einzuhaltenden Verpflichtungen eingehen• Genaues Profil der eigenen Kompetenzen und Kapazitäten zeichnen• Ablehnung kann auch vertrauensbildend wirken

• Selbstüberschätzung des Kunden (Dienstleister nur aus „Zeitgründen“)• Lassen Sie sich nicht als „Umsetzer“ von festgelegten Pflichtenheften missbrauchen!• Beratung über Sinn oder Unsinn des Projektes nach qualifizierter Analyse• Überzeugen Sie mit vollständiger Gliederung und Strukturmodellen,

daß Sie mehr leisten, als eine rein technische Umsetzung der Vorgaben.


MediadesignMediadesign, , MediapublishingMediapublishingProjektphasenProjektphasen

• Aquisition, Beratung

• Spezifikation und Planung (Phase 1)• Konzeption und Prototyping (Phase 2)

• Produktion und Test (Phase 3)

• Distribution und Dokumentation (Phase 4)

• Pflege, Update, Ausbau (Phase 5)

Spezifikation und Planung (1)

Seite 19

Basis Workshop!Basis Workshop!

• Entscheidungsträger verlangen!

• Gute Vorbereitung:• d.h. Auswertung von Firmenbroschüren, Prospektmaterial, Fachzeitschriften, Internet• Kundenrecherche

• Wettbewerber/Branchenrecherche

• Fragekatalog Themen-gegliedert vorbereiten

• Vorab-Sendung der Fragenkomplexe spart Zeit!

• Zu zweit hingehen (Moderation, Protokoll!!)

Spezifikation und Planung (1) • Workshop Seite 20

Strukturierte FragenStrukturierte Fragen• Fragen zum Unternehmen

• Selbsteinschätzung, Wertschätzung, Selbstverständnis

• Gefühl und Stimmung erkunden(Fakten nachlesbar)

• Ziel der interaktiven Produktion• Moderationskunst: eindeutige Ziele und Perspektiven erfragen

• Sinnvolle Optionen selektieren

• Auf vernünftiges Kosten-/Nutzenverhältnis achten

• Zielgruppe(n)

• Nutzen für Anbieter und Anwender

• Inhalt: „content-community-commerce“

• Strukturvorstellungen

• Design, Erscheinungsbild

• Technische Spezifikation

• Rahmenbedingungen, Zeitplan

Spezifikation und Planung (1) • Workshop

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Fragen zum UnternehmenFragen zum Unternehmen

• Waren, Dienstleistungen, Aktionsradius, Struktur?• Branche, Marktsegment, Mitbewerb?• B2B, B2C, B2G; Spezialist, Generalist?• Alleinstellungsmerkmale (ausbaubar, gefährdet)• Marktsituation, Kooperationen• Erscheinungsbild, Aktionen, Marketing, PR• Bisherige Nutzung der Medien• Begleitende Angebote/Incentives/Marketingaktionen


Fragen zur ZielsetzungFragen zur Zielsetzung

• Vorstellungen, Intentionen mit dem neuen Medium• Konkrete Einzelziele• Vorteile durch das neue Medium• Was soll Medium bewirken, was andere Medien nicht leisten?• Konkrete Aufgaben des Mediums (heute und zukünftig)• Gibt es schon Erfahrungen mit diesem Medium?• Erwartungen zur Resonanz• Gibt es benennbare Erfolgs-/Mißerfolgskriterien?• Sind Verbindung zwischen Marketingmaßnahmen

und dem Medium geplant?


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Fragen zur ZielgruppeFragen zur Zielgruppe

• Wen genau will man erreichen?• Alter, Ausbildung, Einkommen, Interessen• Mehrere typische Benutzerprofile denkbar?• Informationsrecherche über die Zielgruppe erwünscht?• Nutzung von elektr. Medien, Erfahrungen• Medium als Informationsquelle eingeführt? (Medienakzeptanz, Erwartungshaltung)• Eingrenzung der Erwartungshaltung möglich?• Technische Rahmenbedingungen (Hardware, Software etc.)• Ansprech-/Erreichbarkeit der Zielgruppe


Fragen zum NutzenFragen zum Nutzenaus Anwendersichtaus Anwendersicht

• Warum soll man das Medium nutzen?Welche Informationen sind abrufbar?

• Welches Profil bekommt das Medium (Ergänzung zu anderen Aktionen,Eigenständiges Medium, Erweitertes Informationsangebot)?

• Was führt evtl. zu regelmäßiger Benutzung?• Welche Aufgaben kann das Angebot übernehmen (Support, Beratung, FAQ)?

• Lassen sich neue Partner/Kunden gewinnen?

• Kann das eigene Geschäftsfeld ausgeweitet werden?


Seite 25

Fragen zum Inhalt des MediumsFragen zum Inhalt des Mediums

• Abgrenzung: Welche Infos hinein, welche nicht? Warum?• Welchen Nutzen haben die Anwender durch die konkrete Information?• Lassen sich die Informationen auch auf anderem Wege beschaffen?• Warum ist das Angebot interessanter/effektiver/sinnvoller

als über andere Medien?• Ist das Angebot einmalig und nur für bestimmte Zielgruppen?• Sind geschützte Informationen nach Registrierung/Bezahlung sinnvoll?• Sind Kooperationen mit anderen Anbietern für das Marktsegment

oder die Zielgruppe denkbar/geplant?


Sammeln und BewertenSammeln und Bewertender geplanten Inhalteder geplanten Inhalte

• brain storming (ohne Bewertung)

• Zuordnung von Inhalten zu Rubriken

• Zuordnung einer Wertigkeit (wichtig ... weniger wichtig)

• Zuordnung einer zeitlichen Bewertung(sofort ... zweite Ausbaustufe ... langfristiges Ziel)


Seite 27

Fragen zu Design und ErscheinungsbildFragen zu Design und Erscheinungsbild

• Vorgaben zu CI und CD (Pflichtenheft)• Welche Logos dürfen wie benutzt werden?

• Hausfarben (Farbsysteme, Palettenwerte)• Hausschriften (Lizensierte Nutzungsrechte?)

• Unterschiede zu herkömmlichen Medien deutlich machen!(Farbe, Monitordarstellung, Auflösung etc.)„Broschüren-Umsetzungen“ verärgern nur die Nutzer!• Akzeptanz für mediengerechtes Design vorbereiten!


Fragen zur technischen SpezifikationFragen zur technischen Spezifikation(wird sinnvoll in kleiner Runde separat behandelt)(wird sinnvoll in kleiner Runde separat behandelt)

• Wahl des Präsentationssystems

• Kiosk, Web, HomePC, DVD-Player, Playstation, ...

• Umgebungsvariablen

• Mögliche/optimierte Monitorgrößen, Farbtiefe,

• zulässige Gestaltungselemente

• Für welche Plattformen wird entwickelt (PC, Mac, UNIX...)

• Zulässige Dateiformate (RTF, PDF, ZIP-Archive...)

• Sprachstandards, Authoring-System(e)

• Netzzugang, Browserversionen

• Bandbreiten, zulässige Wartezeiten

• Datenbankanbindung, Schutzstandards

• Kundenressourcen/Fremdleistungen einzubeziehen? ...


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Wer liefert was?Wer liefert was?

• Wer im Unternehmen ist der direkte undentscheidungsbefugte Ansprechpartner?

• Wer liefert welches Material bis wann, in welchem Zyklus?

• Wer liefert die Texte? (Mitarbeiter oder Dritte /Agentur/)

• Existiert das notwendige Bild-/Video-/Tonmaterial?Wer übernimmt die Beschaffung, Sichtung, Herstellung?• Bildarchiv im Hause, Bildagenturen, CD-ROM, WEB

• Wer sucht, beauftragt, überwacht externe Dienstleister?

• Bis wann?


Fragen zur Herstellung/AktualisierungFragen zur Herstellung/Aktualisierung

• Art der Veröffentlichung

• Bestehen Verträge/Sonderkonditionen? (Provider, Hersteller etc.)• Angebote einholen, evtl. Newsletter abbonieren

• Präferenzen bei der Wahl von Servicepartnern

• Was darf, was soll es kosten?

• Was muß aktualisiert werden, in welchem Zyklus?• Wer übernimmt das?

• Sind Schulungen (ggf. im Unternehmen) zu organisieren?

• Was muß geschult werden?(Editoren, Betriebssystem, Bildbearbeitung...)


Seite 31

ZeitplanZeitplan

• Realistisch planen!

• Pufferzeiten für zu spät gelieferte Dokumente (...) einplanen!• In praxi: vier bis sechs Monate zwischen Erstberatung und Publikation

• Projektmanager haben unfreiwillige Rolle des Dränglers

• Sensibilität und Offenheit in heiklen Terminsituationen

• Vernünftige Lösungen anstreben:• Externe/Dienstleister einbeziehen

• gestaffelte Abgabetermine

• Teilen von Aufgaben ...


Ergebnisprotokoll WorkshopErgebnisprotokoll Workshop

• Ergebnisse strukturieren

• Protokoll an Kunden zum Gegenlesenund zum Eintragen für eventuelle Korrekturen.

Je präziser die Vorbereitung undje aufmerksamer die Durchführung des Workshops,desto einfacher gestalten sich die folgenden Arbeitsphasen.


Seite 33

Personaleinsatz im ProjektPersonaleinsatz im Projekt

Grafik: Steinweg C.: Projektkompass Softwareentwicklung, 1999

Spezifikation und Planung (1) • Projektorga Seite 34

Projektorganisation in der LinieProjektorganisation in der Linie

Grafik nach: Krallmann et al.: Systemanalyse im Unternehmen 2002

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Spezifikation und Planung (1) • Projektorga

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Stabs-ProjektorganisationStabs-Projektorganisation


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Matrix-ProjektorganisationMatrix-Projektorganisation


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Reine ProjektorganisationReine Projektorganisation


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Abteilung

5Projekt


• Relevanz des Projektes hoch: reine Projektorganisation• Wiedereingliederung in die Organisation einfach bzw. Nachfolgeprojekte wahrscheinlich?• Ressourcen vollständig aus der Organisation abziehbar?• Erfahrung des Projektleiters hoch?• Veranschlagte Zeit knapp oder reichlich?• Wie lang läuft das Projekt?• Was passiert mit der Linieneinheit während der Abwesenheit?• Wie ist die Zusammenarbeit mit den anderen Linienmanagern?• Wie ist die Kompetenz von Stäben im Unternehmen verankert?• Zeit wichtiger als Kosten?

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Mögliche EntscheidungskriterienMögliche Entscheidungskriterien


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Die traditionellen W-Fragen Ausgangspunkte€¦Reine Projektorganisation Graﬁk nach: Krallmann et al.: Systemanalyse im Unternehmen 2002 Unternehmens-leitung Abteilung 1 Abteilung