perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id TUGAS PUSTAKAWAN ...eprints.uns.ac.id/7585/1/215891611201104461.pdf · : penyuluhan, publisitas, dan pameran. Tugas pustakawan yang belum

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

TUGAS PUSTAKAWAN DALAM PENINGKATAN LAYANAN DI KANTOR

ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar

Vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam Bidang Perpustakaan

Oleh :

SEPFRIEND AYU KELANA GIRI

D1808043

PROGRAM STUDI D3 PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user ii

SURAT PERNYATAAN

ORISINALITAS KARYA ILMIAH

Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan

ilmu Politik UNS yang bertanda tangan di bawah ini,

N A M A : SEPFRIEND AYU KELANA GIRI

N I M : D1808043

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir

JUDUL : TUGAS PUSTAKAWAN DALAM PENINGKATAN LAYANAN DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA

PEMBIMBING : Drs. Harmawan, M. Lib

TANGGAL DIUJI :

Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar – benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah – olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya.

Surakarta,


NIM D1808043


commit to user

iii

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI

TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang bertanda

tangan di bawah ini :

NAMA : SEPFRIEND AYU KELANA GIRI

NIM : D1808043

Program Studi : DIII PERPUSTAKAAN

Fakultas : ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

Jenis Karya : Tugas Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada

Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif ( Non-

exclusive Royalty Free Right ) atas Tugas Akhir saya yang berjudul :

TUGAS PUSTAKAWAN DALAM PENINGKATAN LAYANAN DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA

beserta instrument /desain/perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan, mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data ( data base ) , merawat, serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis ( Author ) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaaan

dari pihak manapun.

Dibuat di

Pada Tanggal

Yang membuat pernyataan


NIM D1808043


commit to user


commit to user

v


commit to user vi

MOTTO

Do the right things, with the right way

( Denny Sumargo )

Tuhan yang mewakili pilihan kita, biarkan Dia memilih yang terbaik untuk kita.

( Mario Teguh )

Semakin banyak kita memperhatikan apa yang dikerjakan orang lain, semakin banyak kita belajar sesuatu untuk diri kita sendiri.

( Isaac Basnevis Singer )

Kemajuan dimulai pada saat kita mau menerima kelemahan – kelemahan dari kita sendiri untuk diperbaiki.

( Anonim )

Make it happen

( Penulis )


commit to user vii

PERSEMBAHAN

This graduate paper is dedicate to :

Niek Sutarni,

your place in my heart never be change, because you always in my heart for my all life. I miss you with all of my heart. Rest in Peace Mom…

Sumarno,

thanks for your love, thanks for caring me, thanks for loving me, thanks for supporting me, thanks for always in my side. Forgive me,if I never tell you how

much I love you…

Endang Sulistyorini,

thanks for everything, thanks for your kindness, thanks for caring me…

Devi Puspitarini,

thanks for your support, thank you so much…

Danny Kelana Girry,

you’re my truly guardian angel, thanks for everything. Anything you do, if that’s make you happy,I’m the first person who always support you…

Ramdhan Harjana,

thanks for always support me, thanks for your kindness, thanks for your love.

Te amo.

Septiana Sundari,

my lovely sister, thank you for your great support,thanks for be my best friend in my life, don’t forget me,will miss you Unni…


commit to user viii

ABSTRAKSI

TUGAS PUSTAKAWAN DALAM PENINGKATAN LAYANAN DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA


Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta merupakan perpustakaan daerah yang dikelola oleh Pemerintah Kota Surakarta. Tugas pustakawan dalam peningkatan layanan perpustakaan adalah faktor penting dalam pengembangan perpustakaan khususnya perpustakaan daerah, dengan menggunakan metode pengamatan, wawancara, studi pustaka dan dokumentasi menyimpulkan bahwa layanan yang terdapat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta belum sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Pustakawan belum melaksanakan tugasnya sesuai dengan jenjang jabatan fungsional pustakawan tingkat terampil yang dimiliki sehingga tidak mampu mengelola layanan dengan maksimal bagi kebutuhan pengguna perpustakaan. Tugas pustakawan tingkat terampil meliputi : (1) pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka / sumber informasi yang kegiatannya adalah : pengembangan koleksi, pengolahan bahan pustaka / koleksi, penyimpanan dan melestarikan bahan pustaka serta pelayanan informasi ; (2) pemasyarakatan perpustakaan , dokumentasi, dan informasi yang kegiatannya adalah : penyuluhan, publisitas, dan pameran. Tugas pustakawan yang belum maksimal ini dipengaruhi oleh beberapa hambatan antara lain, sumber daya manusia pustakawan, sarana prasarana, gedung dan ruangan, manajemen, dan pemimpin yang kurang memberikan pengaruh dalam peningkatan pelayanan. Kendala – kendala ini yang dirasakan oleh pustakawan menjadi pemicu kurangnya pengoptimalan tugas pustakawan dalam meningkatkan layanan. Dengan adanya beberapa kendala yang dihadapi, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta masih mampu bertahan melalui upaya yang dilakukan pihak pustakawan maupun lembaga antara lain, pendidikan, motivasi kerja, dan pengajuan proposal Solo Education Park sebagai tindak lanjut hambatan berupa gedung dan sarana prasarana. Dengan upaya yang dilakukan tersebut, pihak lembaga masih menemukan hambatan, seharusnya pihak lembaga mampu mengurangi staf atau karyawan yang tidak kompeten, memberikan penghargaan kepada yang melakukan perubahan ataupun tindakan yang bermanfaat, serta sanksi yang tegas bagi yang lalai menjalankan tugas.

keywords : (tugas pustakawan, layanan perpustakaan, peningkatan layanan)


commit to user ix

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan

hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Kuliah Kerja Pusdokinfo dan

menyusun laporan Tugas Akhir yang berjudul “TUGAS PUSTAKAWAN DALAM

PENINGKATAN LAYANAN DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN

DAERAH KOTA SURAKARTA”. Penulis menyusun laporan ini berdasarkan data

dan keterangan yang diberikan oleh pembimbing yang ada di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta selama pelaksanaan Kuliah Kerja Pusdokinfo

(KKP).

Penulis sangat menyadari bahwa dalam pelaksanaan kegiatan ini semuanya

tidak akan terwujud dan berjalan lancar tanpa ada bantuan dari berbagai pihak.

Dengan terselesainya penulisan dan penyusunan laporan ini penulis menyampaikan

terima kasih kepada :

1. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Bapak Drs. Haryanto, M. Lib. selaku Ketua Jurusan Program Studi

Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas

Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk

melaksanakan Kuliah Kerja Pusdokinfo.

3. Bapak Drs. Harmawan, M.Lib. selaku Dosen Pembimbing yang telah

banyak memberikan bimbingan selama melakukan penulisan Tugas Akhir

ini.

4. Bapak Warsito, selaku pembimbing Kuliah Kerja Pusdokinfo di Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

5. Seluruh staf dan karyawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta.


commit to user

x

6. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan

banyak ilmu dan pengetahuan kepada penulis.

7. Papa, Mama, Kakakku Danny Kelana Girry, Adikku Devi Puspitarini dan

keluarga besarku, terima kasih atas segala motivasi, dukungan dan kasih

sayangnya, kalian yang terbaik.

8. Ramdhan Harjana, yang telah memberikan dukungan dan motivasi serta

kebahagiaan dan kasih sayang.

9. Septiana Sundari, sahabat terbaikku sekaligus teman seperjuangan dalam

suka maupun duka, terima kasih atas nasehat dan dukungannya.

10. Sahabat – sahabatku di Kost Rinenggo, Hana, Githa, Fitri, dan Tiara, terima

kasih untuk kisah terindahnya.

11. Sahabat – sahabatku di DIII Perpustakaan 2008, khususnya Dhian

Anggraeni, Agustina Pujiastuti, Aji Wirawan, Giri Kurniadi, terima kasih

atas dukungan dan kekompakannya selama ini.

12. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah

membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis mohon segala saran dan kritik

yang bersifat membangun sangat penulis harapkan.

Akhir kata hanya Allah SWT yang mampu membalas budi baik yang telah

diberikan kepada penulis. Penulis berharap, semoga dapat memberikan manfaat bagi

pihak – pihak yang membutuhkan.

Surakarta,

Penulis


commit to user xi

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL .............................................................................. i

HALAMAN PERNYATAAN ................................................................ ii

HALAMAN PERSETUJUAN ………………………………………...... iv

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................. v

HALAMAN MOTTO ............................................................................. vi

HALAMAN PERSEMBAHAN .............................................................. vii

ABSTRAKSI ……………………………………………………………. viii

KATA PENGANTAR ............................................................................. ix

DAFTAR ISI …………………………….............................................. xi

DAFTAR TABEL ……............................................................................ xv

DAFTAR BAGAN ..……………………............................................... xvi

DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................... xvii

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang …………................................................... 1

1.2. Rumusan Masalah ............................................................. 4

1.3. Tujuan ................................................................................ 4

1.4. Metode Penelitian ............................................................... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Perpustakaan Umum .......................................................... 8

2.1.1. Ciri-ciri Perpustakaan Umum ................................. 9

2.1.2. Tujuan Perpustakaan Umum .................................. 10

2.1.3. Fungsi Perpustakaan Umum ………….………...… 11

2.1.4. Misi Perpustakaan Umum …………….………..… 12

2.2. Pustakawan ……………………………………………….. 13


commit to user

xii

2.2.1. Jenjang dan Jabatan Pustakawan ………………… 14

2.2.2. Peran Pustakawan ……………………..………..... 16

2.2.3. Tugas Pustakawan ……………………..……….... 18

2.2.4. Pendidikan Pustakawan ……………….………..... 21

2.3. Layanan Perpustakaan ………………………………….... 22

2.3.1. Kegiatan Pelayanan Perpustakaan ……………… .. 24

2.3.1. Sistem Layanan Perpustakaan …………………..... 25

2.3.2. Jenis – jenis Pelayanan ………………..………..... 27

BAB III GAMBARAN UMUM

3.1. Sejarah ……....................................................................... 31

3.2. Visi dan Misi ………………………................................. 34

3.2.1. Visi ………………................................................ 34

3.2.2. Misi ……………………......................................... 34

3.3. Struktur Organisasi ………………………………............. 35

3.3.1. Kepala Kantor ……………………....................... 36

3.3.2. Jabatan Fungsional …….. ........................................ 36

3.3.3. Sub Bagian Tata Usaha ……................................... 36

3.3.4. Seksi Pengelolaan Arsip ……….............................. 37

3.3.5. Seksi Pengelolaan Perpustakaan……....................... 37

3.3.6. Seksi Pelayanan Perpustakaan ................................. 38

3.4. Tugas dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta ................................................. 38

3.4.1. Tugas Pokok ……………………………………... 38

3.4.2. Fungsi …………..................................................... 38

3.5. Sumber Daya Manusia ………………............................. 39

3.6. Gedung dan Ruang Perpustakaan ..................................... 40

3.7. Sumber Dana …………………………….......................... 40


commit to user

xiii

3.8. Sarana Prasarana ……………………………… ................ 41

3.9. Koleksi …………………………………… ..................... 42

3.9.1. Koleksi Umum ………………………………… ... 42

3.9.2. Majalah ………………………………………… .. 43

3.9.3. Surat Kabar …………………………………….. .. 43

3.9.4. Referensi ……………………………………….. .. 44

3.9.5. Audio Visual …………………………………… .. 44

3.9.6. Koleksi Khusus …………………………………. .. 44

3.10.Layanan ………………………………………………….. 45

3.10.1. Layanan Arsip ………………………………….. .. 46

3.10.2. Layanan Administrasi …………………………. ... 46

3.10.3. Layanan Teknis …………………………………. .. 46

3.10.4. Layanan Sirkulasi ………………………………. .. 47

3.10.5. Layanan Loker …………………………………. .. 52

3.10.6. Layanan Referensi ……………………………… . 52

3.10.7. Layanan Penelusuran Informasi ……………….… 52

3.10.8. Layanan Ruang Baca …………………………..… 52

3.10.9. Layanan Fotokopi ………………………………. . 52

3.10.10.Layanan Perpustakaan Keliling ………………..… 53

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1. Analisis Masalah ................................................................. 54

4.2. Pembahasan ………............................................................ 57

4.2.1. Tugas Pustakawan.................................................... 57

4.2.1.1. Bagian Teknis (Pengolahan Bahan

Pustaka) ................................................................... 58

4.2.1.2. Bagian Pelayanan Perpustakaan .............. 60

4.2.2. Tugas Pustakawan Tingkat Terampil

dalam Peningkatan Layanan .................................... 66


commit to user

xiv

4.2.2.1. Pengorganisasian dan pendayagunaan

koleksi bahan pustaka/sumber informasi... 66

1. Pengembangan koleksi ....................... 67

2. Pengolahan bahan pustaka/koleksi ..... 68

3. Penyimpanan dan melestarikan

bahan pustaka ………………….......... 69

4. Pelayanan informasi ............................ 72

4.2.2.2. Pemasyarakatan perpustakaan,

dokumentasi, dan informasi ……….......... 79

1. Penyuluhan ………………… ............ 79

2. Publisitas …………………………… 80

3. Pameran ……………………………. 81

4.2.3. Hambatan - Hambatan ............................................. 83

4.2.3.1. Sumber Daya Manusia Pustakawan .......... 83

4.2.3.2. Gedung / Bangunan dan Ruangan ............ 84

4.2.3.3. Sarana / Prasarana ..................................... 86

4.2.3.4. Manajemen ……....................................... 87

4.2.3.5. Pemimpin …………................................. 89

4.2.4. Upaya yang Dilakukan ............................................. 91

4.2.4.1. Pendidikan ………………………............ 91

4.2.4.2. Motivasi Kerja ……................................... 92

4.2.4.3. Permohonan Pembuatan Solo Education

Center …………………………………………….. 93

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan ……................................................................. 95

5.2. Saran ……………………………………......................... 97

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

xv

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 3.1 Daftar Karyawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta Februari 2011 ……………… ................... 40

Tabel 3.2 Sarana Prasarana ………………………… .......................... 42

Tabel 3.3 Jumlah Buku Selama 5 Tahun Terakhir ............................... 43

Tabel 4.1 Daftar Pustakawan Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah …………………………………………................... 57


commit to user

xvi

DAFTAR BAGAN

Halaman

Bagan 3.1 Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta …………………..…… ................... 36


commit to user

xvii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Permohonan Magang

Lampiran 2 Surat Keterangan Mahasiswa

Lampiran 3 Surat Tugas Kuliah Kerja Pusdokinfo

Lampiran 4 Surat Keterangan Pelaksanaan Kuliah Kerja Pusdokinfo

Lampiran 5 Form Penilaian Kuliah Kerja Pusdokinfo

Lampiran 6 Catatan Kerja Harian Mahasiswa

Lampiran 7 Presensi Kuliah Kerja Pusdokinfo Bulan Februari 2011

Lampiran 8 Presensi Kuliah Kerja Pusdokinfo Bulan Maret 2011

Lampiran 9 Form Pendaftaran Anggota

Lampiran 10 Form Referensi

Lampiran 11 Jumlah Koleksi dan Pengunjung Perpustakaan

Lampiran 12 Kartu Buku dan Slip Tanggal Kembali

Lampiran 13 Label dan Kantong Buku

Lampiran 14 Denah Bagian Pengolahan Bahan Pustaka ( Teknis )

Lampiran 15 Denah Bagian Pelayanan Perpustakaan


commit to user 1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Informasi merupakan bagian yang tidak bisa dipisahkan dari kehidupan

manusia. Manusia membutuhkan informasi guna memperkaya pengetahuan mereka

tentang perkembangan jaman yang semakin pesat. Informasi akan bermanfaat dengan

baik apabila dikelola dan diorganisir secara benar oleh sebuah instansi atau lembaga

seperti perpustakaan. Perpustakaan bukan hanya sebagai sarana tempat

mengumpulkan, mengelola dan menyebar luaskan informasi, melainkan dapat juga

sebagai penyedia informasi. Sehingga, informasi dapat dengan mudah didapatkan dan

dimanfaatkan oleh masyarakat luas sebagai sarana referensi, pengambilan keputusan,

rekreasi, dan sebagainya.

Perpustakaan sebagai wadah penyedia informasi harus mampu

mengumpulkan, mengelola serta menyebar luaskan informasi dengan sebaik –

baiknya. Semua usaha itu harus didukung dengan sumber daya manusia yang

profesional dalam bidangnya, yaitu pustakawan. Pustakawan sebagai pengelola

profesional dibidang perpustakaan harus mampu menjembatani semua proses

penyediaan informasi untuk masyarakat. Peran aktif pustakawan akan sangat

berpengaruh dalam perkembangan suatu perpustakaan, oleh karena itu pemerintah


commit to user

2

dalam UU No 43 Tahun 2007 menyebutkan bahwa pustakawan bertugas dan

bertanggung jawab dalam melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan.

Dengan demikian pustakawan merupakan elemen dasar yang penting bagi

perkembangan dunia perpustakaan, pustakawan menjadi tolok ukur bagaimana

sebuah perpustakaan mampu bertahan di era teknologi seperti saat ini.

Selain pustakawan, faktor penting lain yang dapat dijadikan barometer

keberhasilan penyelenggaraan perpustakaan adalah layanan yang diberikan

perpustakaan kepada masyarakat pemakai. Dari meja layanan inilah gambaran dan

citra perpustakaan ditentukan, layanan yang baik akan memberikan kepuasan kepada

pengguna serta mampu meningkatkan tingkat keterpakaian perpustakaan. Hal ini

menjadi faktor penunjang dalam upaya pemanfaatan perpustakaan di era teknologi

oleh masyarakat. Pustakawan jugalah yang nantinya menjadi penentu kualitas

layanan yang dihadirkan kepada pengguna, karena peran pustakawan dalam

peningkatan mutu layanan sangat penting. Oleh sebab itu, untuk mendapatkan

perpustakaan yang mampu bersaing di era teknologi, perlu didukung oleh layanan

yang baik yang dikelola oleh pustakawan yang profesional.

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta merupakan

perpustakaan umum yang dikelola oleh Pemerintah Kota Surakarta. Keberadaannya

menjadi salah satu alternatif penyedia informasi bagi masyarakat kota Surakarta dan


commit to user

3

sekitarnya. Hingga saat ini, masyarakat masih memanfaatkannya dengan baik, bahkan

masyarakat memanfaatkannya bukan hanya sekedar sebagai sarana penyedia

informasi, melainkan juga sebagai sarana rekreasi yang cukup digemari. Tingkat

keterpakaian perpustakaan daerah yang cukup tinggi ini harus didukung dengan

pelayanan yang baik kepada pengguna perpustakaan, sehingga tingkat keterpakaian

perpustakaan dapat ditingkatkan. Oleh sebab itu, pustakawan yang bekerja disana

memiliki peran dan tugas yang berat serta tanggung jawab penuh dalam pengelolaan

perpustakaan khususnya dalam peningkatan layanan bagi pengguna. Pustakawan

diharapkan mampu mengemban tugas dan tanggung jawab terhadap peningkatan

layanan di perpustakaan daerah tersebut, agar mampu bersaing dengan kecanggihan

teknologi penyedia informasi. Sehingga eksistensi perpustakaan sebagai penyedia

informasi tidak hilang dengan adanya gempuran teknologi, diharapkan perpustakaan

masih menjadi pilihan kuat sebagai penyedia informasi bagi masyarakat.

Penulis tertarik dalam mengkaji tugas yang dilakukan oleh pustakawan

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam meningkatkan layanan

perpustakaan daerah sebagai sarana penyedia informasi bagi masyarakat. Oleh sebab

itu, dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis memilih judul “TUGAS

PUSTAKAWAN DALAM PENINGKATAN LAYANAN DI KANTOR ARSIP

DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA”.


commit to user

4

1.2 Rumusan Masalah

Dari uraian latar belakang di atas, dapat diambil rumusan masalah sebagai

berikut :

1.2.1 Bagaimana tugas pustakawan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta ?

1.2.2 Apakah tugas pustakawan tingkat terampil yang dilaksanakan dalam

peningkatan layanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

sudah sesuai dengan standar ?

1.2.3 Apa hambatan - hambatan yang dihadapi pustakawan di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam melaksanakan tugasnya ?

1.2.4 Bagaimana upaya yang di lakukan oleh pustakawan dan lembaga agar

pustakawan dapat bekerja dengan optimal ?

1.3 Tujuan

Tujuan utama pembahasan Tugas Akhir dengan judul Peran Pustakawan

dalam Peningkatan Layanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta adalah untuk mengetahui peran pustakawan dalam mengampu tugasnya

dalam peningkatan layanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

agar mampu bersaing dengan sarana penyedia informasi yang lain. Rincian tujuan

penelitian sebagai berikut :

1.3.1 Untuk mengetahui apakah tugas pustakawan di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sudah sesuai dengan standar yang

berlaku;


commit to user

5

1.3.2 Untuk mengetahui tugas yang dilaksanakan pustakawan di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam meningkatkan layanan;

1.3.3 Untuk mengetahui hambatan – hambatan yang dihadapi pustakawan dalam

melaksanakan tugasnya;

1.3.4 Untuk mengetahui upaya yang ditempuh pustakawan dan lembaga dalam

mengoptimalkan tugas pustakawan.

1.4 Metode Penelitian

Penelitian tentang permasalahan ini dilakukan seiring dengan kegiatan

Kuliah Kerja Pusdokinfo yang dilaksanakan pada tanggal 14 Februari 2011 sampai

tanggal 25 Maret 2011, di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

yang beralamat di Jalan Kepatihan No.3 Surakarta 57129 Telp. (0271) 643320.

Pelaksanaan Kuliah Kerja Pusdokinfo sesuai dengan jadwal yang diberikan

instansi terkait yaitu Senin sampai Kamis dimulai pukul 08.00 WIB sampai dengan

pukul 14.00 WIB, dan pada hari Jum’at dimulai pukul 08.00 WIB sampai dengan

pukul 11.00 WIB. Dalam pelaksanaannya terdapat tiga mahasiswa yang melakukan

Kuliah Kerja Pusdokinfo di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta dan

dalam melaksanakan tugas sehari – hari dibagi menjadi tiga divisi yaitu divisi

Pelayanan Sirkulasi, divisi Teknis, dan divisi Tata Usaha, sedangkan pergantian

divisi dilaksanakan setiap dua minggu sekali.


commit to user

6

Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis menggunakan beberapa teknik

dalam pengumpulan data, antara lain :

1.4.1 Metode observasi / pengamatan langsung

Pada metode ini peneliti hanya mengamati, mencatat apa yang terjadi.

Metode ini banyak digunakan untuk mengkaji pola perilaku pemustaka di

perpustakaan ( Basuki, 2006 : 147 ).

Dalam metode ini, penulis melakukan pengamatan situasi dilapangan yang

dialami selama kegiatan Kuliah Kerja Pusdoinfo berlangsung, dari sanalah penulis

mendapatkan data – data yang diperlukan dalam penulisan Tugas Akhir ini.

1.4.2 Metode wawancara terstruktur

Metode wawancara terstruktur adalah wawancara dengan menggunakan

daftar pertanyaan yang telah disiapkan sebelumnya. Pertanyaan yang sama diajukan

kepada semua responden, dalam kalimat dan urutan yang seragam ( Basuki,

2006:110).

Penulis melakukan tanya jawab dengan petugas dalam upaya pengumpulan

data yang akan digunakan sebagai acuan dalam penulisan Tugas Akhir, dengan

metode ini penulis mendapatkan gambaran langsung dari para pelaku lapangan. Staf

yang di wawancarai antara lain:

1. Bapak M. Ndandung. K, SH (Kepala Sub. Bag Tata Usaha)

2. Bapak Warsito (Pustakawan Bag. Pelayanan Perpustakaan)

3. Ibu Suparsi (Pustakawan Bag. Pelayanan Perpustakaan)

4. Ibu Trining Tyastuti (Staf Bag. Pelayanan Perpustakaan)

5. Bapak Haryanto, S.Sos (Staf Tata Usaha)


commit to user

7

1.4.3 Metode studi pustaka

Metode studi pustaka adalah cara pengumpulan data yang digunakan

sebagai acuan dan rujukan dalam pengolahan data dan menafsirkannya harus

dilakukan dengan tolak ukur berupa teori – teori yang diterima kebenarannya didalam

berbagai literatur (Nawawi, 1994 : 23).

Penulis memperoleh keakuratan data dengan melakukan penelusuran dan

pengumpulan data dan informasi dari referensi pustaka (buku,jurnal ilmiah, koran,

dll), yang didapat dari perpustakaan.

1.4.4 Metode dokumentasi

Metode dokumentasi adalah mencari data tentang hal – hal atau variable

yang berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen, rapat dan

lain – lain ( Arikunto, 1992 : 200).

Dengan metode ini penulis memperoleh data dengan mengumpulkan

dokumen – dokumen yang memiliki keterkaitan dengan kebutuhan data dalam

penulisan Tugas Akhir yang dimiliki oleh instansi yang bersangkutan.


commit to user

8

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Perpustakaan umum

Perpustakaan merupakan salah satu sarana pendidikan sepanjang masa (long

life education), dimana seluruh masyarakat dapat memanfaatkannya dengan efektif

dan efisien. Selain itu perpustakaan menyediakan informasi yang sarat ilmu

pengetahuan yang dapat digunakan sebagai sumber referensi, pengambilan

keputusan, rekreasi, dan sebagainya. Perpustakaan umum adalah satu diantara jenis

perpustakaan yang ada di Indonesia, dimana keberadaannya mampu menjawab

kebutuhan masyarakat akan informasi.

Menurut UU RI Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, perpustakaan

umum adalah perpustakaan yang diperuntukkan bagi masyarakat luas sebagai sarana

pembelajaran sepanjang hayat tanpa membedakan umur, jenis kelamin, suku, ras,

agama, dan status sosial ekonomi.

Sedangkan menurut Sulistyo Basuki, perpustakaan umum adalah perpustakaan yang didanai dari sumber yang berasal dari masyarakat seperti pajak dan retribusi, yang kemudian dikembalikan kepada masyarakat dalam bentuk layanan ( Supriyanto dkk, 2006 : 145 ). Soetminah ( 1992 : 34 ) menyebutkan, perpustakaan umum adalah

perpustakaan yang mempunyai fungsi melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa

membedakan tingkat usia, tingkat sosial, tingkat pendidikan dan lain – lain.


commit to user

9

Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan untuk

masyarakat umum yang meliputi seluruh lapisan masyarakat dalam radius wilayah

tertentu ( Nurhadi, 1983 : 48 ).

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan umum adalah

salah satu jenis perpustakaan yang ditujukan untuk masyarakat umum tanpa

membedakan jenis kelamin dan status sosial pengguna, yang didanai oleh pajak atau

retribusi dari masyarakat.

2.1.1 Ciri – ciri perpustakaan umum

Sebagai sebuah lembaga yang bertujuan untuk memberikan pelayanan

kepada masyarakat luas, perpustakaan umum memiliki perbedaan dengan

perpustakaan – perpustakaan lain yang terdapat di Indonesia.

Perpustakaan umum memiliki ciri – ciri sebagai berikut : 1. Terbuka untuk umum, pelayanannya tidak membedakan status sosial, usia,

pendidikan, jenis kelamin, agama, dan lain sebagainya. 2. Penyelenggaraannya dibiayai oleh masyarakat baik melalui dana yang dihimpun

oleh Pemerintah Provinsi, Kabupaten / Kota seperti (APBD), maupun oleh masyarakat langsung, secara perorangan atau kelompok.

3. Layanannya bersifat gratis atau cuma – cuma. 4. Koleksinya sangat beragam, disesuaikan dengan kebutuhan masyarakat yang

dilayaninya ( Hermawan dan Zen, 2006 : 31 ).

Ciri – ciri yang disebutkan di atas inilah yang membedakan perpustakaan

umum dengan perpustakaan lain di Indonesia. Selain dapat digunakan oleh

masyarakat luas tanpa membedakan latar belakang, koleksi yang dihadirkan pun

beragam sesuai dengan kebutuhan masyarakat pemakai.


commit to user

10

2.1.2 Tujuan perpustakaan umum

Setiap perpustakaan yang berdiri didalam maupun diluar negeri memiliki

tujuan yang berbeda satu sama lain, hal ini karena dipengaruhi oleh sektor yang dituju

serta jenis koleksi yang dikembangkan oleh perpustakaan.

Menurut Rachman dan Zen ( 2006 : 31 ), tujuan perpustakaan umum adalah sebagai berikut : a. Memberikan kesempatan kepada warga masyarakat untuk menggunakan bahan

pustaka dalam meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan kesejahteraannya. b. Menyediakan informasi yang murah, mudah, cepat, dan tepat yang berguna bagi

masyarakat dalam kehidupannya sehari – hari. c. Membantu dalam pengembangan dan pemberdayaan komunitas melalui

penyediaan bahan pustaka dan informasi. d. Bertindak selaku agen kultural, sehingga menjadi pusat utama kehidupan budaya

bagi masyarakat sekitarnya. e. Memfasilitasi masyarakat untuk belajar sepanjang hayat.

Sedangkan tujuan perpustakaan umum dari Manifesto Perpustakaan Umum yang dikeluarkan UNESCO pada Tahun 1972 yaitu : a. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang dapat

membantu meningkatkan mereka ke arah kehidupan yang lebih baik. b. Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat, dan murah untuk masyarakat,

terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi mereka yang sedang hangat di kalangan masyarakat.

c. Membantu warga belajar untuk mengembangkan kemampuan yang dimilikinya sehingga yang bersangkutan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapat dikembangkan dengan bantuan bahan pustaka.

d. Bertindak sebagai agen kultural, artinya perpustakaan umum merupakan pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya dengan tugas menumbuhkan apresiasi budaya masyarakat dengan cara : menyelenggarakan pameran budaya, menyelenggarakan pemutaran film, seminar yang dapat meningkatkan apresiasi masyarakat terhadap segala bentuk seni budaya ( Supriyanto dkk, 2006 : 144 ).

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan umum memiliki

tujuan dimana masyarakat luas dapat memanfaatkannya setiap saat, karena

perpustakaan umum memang ditujukan kepada masyarakat luas. Selain itu


commit to user

11

perpustakaan bertujuan sebagai wadah tumbuh kembang kebudayaan dan sebagai

sarana belajar sepanjang hayat.

2.1.3 Fungsi perpustakaan umum

Seperti tujuan perpustakaan umum yang telah diuraikan sebelumnya,

perpustakaan umum juga memiliki fungsi.

Fungsi perpustakaan umum adalah : ( Nurhadi, 1983 : 49 ) a. Mengumpulkan dan menyusun bahan pustaka yang menyangkut wilayah dan

semua jenis penerbitan di wilayah serta bahan pustaka lainnya; b. Memberikan pelayanan dan pendayagunaan bahan – bahan pustaka; c. Menyelenggarakan layanan referensi; d. Memelihara bahan – bahan pustaka; e. Menyusun katalogus induk wilayah; f. Membantu pelaksanaan pemberian bimbingan teknis perpustakaan; dan g. Melaksanakan urusan tata usaha dan urusan rumah tangga perpustakaan

wilayah.

Kantor Perpustakaan Kabupaten / Kota mempunyai fungsi : (Kamah, 2001:45 )

a. Perumusan kebijakan teknis di bidang perpustakaan b. Pelayanan penunjang, penyelenggaraan pemerintah kabupaten / kota dibidang

perpustakaan c. Pengadaan dan pengolahan bahan pustaka d. Pelaksanaan penyusunan bibliografi, abstrak dan literature sekunder.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi perpustakaan

antara lain, sebagai sarana penyedia informasi, memberikan layanan referensi,

pemeliharaan bahan pustaka, serta sebagai penunjang penyelenggaraan

kepemerintahan dibidang perpustakaan.


commit to user

12

2.1.4 Misi perpustakaan umum

Selain memiliki tujuan dan fungsi, keberadaan perpustakaan umum juga

memiliki misi yang berbeda dengan perpustakaan – perpustakaan yang lain. Misi

tersebut menjadi acuan guna memberikan pelayanan yang optimal bagi masyarakat

pemakai.

Misi utama yang terkait dengan informasi, melek huruf, pendidikan, dan budaya yang menjadi inti layanan perpustakaan umum, yakni : ( Sudarsono, 2006 : 160 )

a. Menciptakan dan menguatkan kebiasaan membaca sejak usia dini. b. Mendukung pelaksanaan bagi pendidikan formal maupun bagi perorangan

yang belajar mandiri. c. Memberikan peluang bagi pengembangan kreativitas perorangan. d. Merangsang imajinasi serta kreativitas anak dan kaum muda. e. Mempromosikan warisan budaya, penghargaan atas seni, penemuan ilmiah

dan inovasi. f. Menyediakan akses pada ekspresi budaya dan semua pertunjukan seni. g. Membina dialog antar budaya dan mendukung keanekaragaman budaya. h. Membantu budaya lisan. i. Menjamin akses atas semua jenis informasi kemasyarakatan bagi semua

warga. j. Menyediakan cukup informasi bagi perusahaan, asosiasi, dan kelompok

pemerhati setempat. k. Memberi kemudahan dalam pengembangan keterampilan akan ketidakbutaan

informasi dan komputer. l. Membantu dan aktif dalam kegiatan pemberantas buta huruf pada semua

tingkatan umur, dan bahkan memulainya apabila diperlukan.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa menumbuhkan kreatifitas,

mempromosikan budaya, menyediakan informasi, menyediakan akses bagi

perkembangan kebudayaan merupakan salah satu misi perpustakaan umum yang

ditujukan kepada masyarakat pemakai.


commit to user

13

2.2 Pustakawan

Perpustakaan berkembang dan meningkat dilatar belakangi oleh

pustakawan yang berperan aktif dalam mengembangkan dan meningkatkan kualitas

perpustakaan, sehingga perpustakaan mampu bersaing dengan berbagai macam

sarana penyedia informasi yang ada.

Menurut UU RI Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, pustakawan

adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dari /

atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk

melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan.

Kata pustakawan berasal dari kata “pustaka”, dengan demikian penambahan

kata “wan” diartikan sebagai orang yang pekerjaannya atau profesinya terkait erat

dengan dunia pustaka atau bahan pustaka ( Hermawan dan Zen, 2006 : 45 ).

Pustakawan adalah seorang yang melaksanakan kegiatan perpustakaan dengan jalan memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan tugas lembaga induknya berdasarkan ilmu pengetahuan, dokumentasi dan informasi yang dimilikinya melalui pendidikan. Pustakawan adalah seorang yang berkarya secara professional dibidang perpustakaan dan informasi ( Hermawan dan Zen, 2006 : 45 – 46 ). Dalam Jurnal Kepustakawanan dan Masyarakat Membaca, Gunawan dan Vitriani (2010:48) menyebutkan pustakawan adalah seseorang yang melaksanakan kegiatan perpustakaan dengan jalan memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan tugas lembaga induknya berdasarkan ilmu pengetahuan, dokumentasi dan informasi yang dimiliki melalui pendidikan.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan wajib dan harus

dikelola oleh pustakawan yang ahli dibidangnya, yang memiliki pendidikan di bidang

ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi.


commit to user

14

2.2.1 Jenjang dan jabatan pustakawan

Dalam karir dan jabatannya pustakawan memiliki jenjang atau kelompok

tersendiri yang dibedakan sesuai dengan pendidikan dan golongan yang didapat dari

pengumpulan angka kredit, sehingga pustakawan sebagai jabatan fungsional dapat

naik jabatan sesuai dengan angka kredit yang berlaku.

Jenjang dan jabatan Pustakawan dibagi menjadi dua, yaitu : ( Supriyanto

dkk, 2006 : 323 – 326 )

1. Jabatan fungsional keahlian Jabatan Fungsional Keahlian adalah jabatan fungsional kualifikasi

professional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang keahliannya. Lebih lanjut dikatakan bahwa, tugas utama Jabatan Fungsional Keahlian meliputi pengembangan pengetahuan, penerapan konsep dan teori, ilmu dan seni untuk pemecahan masalah, dan pemberian pengajaran dengan cara yang sistematis, dengan perkataan lain, sebagai berikut : a. Mensyaratkan kualifikasi professional dengan pendidikan serendah –

rendahnya berijasah Sarjana ( Strata- 1 ); b. Meliputi kegiatan yang berkaitan penelitian dan pengembangan,

peningkatan dan penerapan disiplin ilmu pengetahuan yang mendasari pelaksanaan tugas dan fungsi jabatan fungsional yang bersangkutan;

c. Terikat pada etika profesi tertentu yang ditetapkan oleh ikatan profesinya ( IPI - Ikatan Pustakawan Indonesia ).

Berdasarkan penilaian terhadap bobot jabatan fungsional, maka jabatan fungsional keahlian dibagi dalam 4 (empat) jenjang jabatan, yaitu : a. Jenjang utama, yaitu jenjang jabatan fungsional keahlian yang tugas dan

fungsi utamanya bersifat strategis operasional yang mensyaratkan kualifikasi professional tingkat tertinggi, dengan kepangkatan mulai dari Pembina Utama Madya (IV/d) s/d Pembina Utama (IV/e).

b. Jenjang madya, yaitu jenjang jabatan fungsional keahlian yang tugas dan fungsi utamanya bersifat strategis sektoral yang mensyaratkan kualifikasi professional tingkat tinggi, dengan kepangkatan mulai dari Pembina (IV/a) s/d Pembina Utama Muda (IV/c).

c. Jenjang muda, yaitu jenjang jabatan fungsional keahlian yang tugas dan fungsi utamanya bersifat taktis operasional yang mensyaratkan


commit to user

15

kualifikasi professional tingkat lanjutan, dengan kepangkatan mulai dari Penata (III/c) s/d Penata Tingkat I (III/d).

d. Jenjang pertama, yaitu jenjang jabatan fungsional keahlian yang tugas dan fungsi utamanya bersifat operasional yang mensyaratkan kualifikasi professional tingkat dasar, dengan kepangkatan mulai dari Penata Muda (III/a) s/d Penata Muda Tingkat I (III/b).

2. Jabatan fungsional keterampilan Jabatan Fungsional Keterampilan adalah jabatan fungsional

kualifikasi teknisi atau penunjang professional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan pengetahuan teknis di satu bidang ilmu pengetahuan atau lebih. Ada pun tugas Jabatan Fungsional Keterampilan meliputi pelaksanaan kegiatan teknis yang berkaitan dengan penerapan konsep dan metoda operasional di bidang ilmu pengetahuan tersebut serat pemberian pengajaran di bidang tertentu, dengan kata lain, sebagai berikut : a. Mensyaratkan kualifikasi teknisi professional dan / atau penunjang

professional dengan pendidikan serendah – rendahnya Sekolah Menengah Umum atau Sekolah Menengah Kejuruan dan setinggi – tingginya setingkat Diploma III (D-3);

b. Meliputi kegiatan teknis operasional yang berkaitan dengan penerapan konsep atau metode operasional dari suatau bidang profesi;

c. Terikat pada etika profesi tertentu yang ditetapkan oleh ikatan profesi (IPI).

Berdasarkan penilaian bobot jabatan fungsional, maka jabatan fungsional keterampilan dibagi dalam 3 (tiga) jenjang jabatan yaitu : a. Jenjang penyelia, adalah jenjang jabatan fungsional keterampilan yang

tugas dan fungsi utamanya sebagai pembimbing, pengawas, dan penilai pelaksanaan pekerjaan pejabat fungsional tingkat di bawahnya yang mensyaratkan pengetahuan dan pengalaman teknis operasional penunjang beberapa cabang ilmu pengetahuan tertentu, dengan kepangkatan mulai dari Penata (III/c) s/d Penata Tingkat I (III/d).

b. Jenjang pelaksanaan lanjutan, adalah jenjang jabatan fungsional keterampilan yang tugas dan fungsi utamanya sebagai pelaksana tingkat lanjutan dan mensyaratkan pengetahuan dan pengalaman teknisi operasional penunjang yang didasari oleh suatu cabang ilmu pengetahuan tertentu, dengan kepangkatan mulai dari Penata Muda (III/a) s/d Penatan Muda Tingkat I (III/b).

c. Jenjang pelaksana, adalah jenjang jabatan fungsional keterampilan yang tugas dan fungsi utamanya sebagai pelaksana dan mensyaratkan pengetahuan dan pengalaman teknis operasional penunjang yang didasari oleh suatu cabang ilmu pengetahuan tertentu, dengan kepangkatan mulai dari Pengatur Muda Tingkat I (II/b) s/d Pengatur Tingkat I (II/d).


commit to user

16

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa, tugas pustakawan dibedakan

sesuai dengan jenjang jabatan yang di embannya, semakin tinggi tingkat jabatannya,

semakin berat tugas dan tanggung jawab yang harus di emban.

2.2.2 Peran pustakawan

Dalam kiprahnya dalam mengembangkan perpustakaan, pustakawan juga

memiliki peran yang harus dilaksanakannya dengan baik.

Dalam banyak hal, pustakawan memainkan berbagai peran (berperan ganda) yang dapat disingkat dengan akronim EMAS dengan rincian sebagai berikut : (Hermawan dan Zen, 2006 : 57 – 59 )

1. Edukator Sebagai educator (pendidik), pustakawan dalam melaksanakan tugasnya harus berfungsi dan berjiwa sebagai pendidik. Sebagai pendidik, ia harus melaksanakan fungsi pendidikan yaitu mendidik, mengajar, dan melatih. Mendidik adalah mengembangkan kepribadian, mengajar adalah mengembangkan kemampuan berfikir, dan melatih adalah membina dan mengembangkan keterampilan.

2. Manajer Pada hakikatnya pustakawan adalah “manajer informasi” yang mengelola informasi pada satu sisi, dengan pengguna informasi pada sisi lain. Sebagai manajer pustakawan harus mempunyai jiwa kepemimpinan, kemampuan memimpin dan menggerakkan, serta mampu bertindak sebagai koordinator dan integrator dalam melaksanakan tugasnya sehari – hari. Pustakawan dalam perannya sebagai manajer juga harus dapat mengoptimalkan semua sumber daya yang tersedia di perpustakaan, baik yang berupa sumber daya manusia, sumber daya informasi, dana, termasuk sarana dan prasarana untuk mendukung tercapainya visi, misi perpustakaan.

3. Administrator Sebagai administrator pustakawan harus mampu menyusun, melaksanakan, dan mengevaluasi program perpustakaan, serta dapat melakukan analisis atas hasil yang telah dicapai, kemudian melakukan upaya – upaya perbaikan untuk mencapai hasil yang lebih baik.


commit to user

17

4. Supervisor Sebagai supervisor pustakawan harus: a. Dapat melaksanakan pembinaan professional untuk mengembangkan

jiwa kesatuan dan persatuan antar sesama pustakawan, sehingga dapat menumbuhkan dan peningkatan semangat kerja, dan kebersamaan;

b. Dapat meningkatkan prestasi, pengetahuan, dan keterampilan, baik rekan – rekan sejawat maupun masyarakat pengguna yang dilayaninya;

c. Mempunyai wawasan yang luas, pandangan jauh ke depan, memahami beban kerja, hambatan – hambatan, serta bersikap sabar, tetapi tegas, adil, obyektif dalam melaksanakan tugasnya;

d. Mampu berkoordinasi, baik dengan sesama putakawan maupun dengan para pembinanya dalam menyelesaikan berbagai persoalan dan kendala, sehingga mampu meningkatkan kinerja unit organisasi.

June Abbas dalam artikel berjudul The Library Profession and The Internet : Implcation and Scenarios for Change (Sudarsono, 2006 : 148) menyatakan bahwa beberapa peran Pustakawan antara lain:

a. Pustakawan sebagai gerbang menuju masa depan maupun masa lalu; b. Pustakawan sebagai guru atau yang memberdayakan sebagai guru; c. Pustakawan sebagai pengelola pengetahuan; d. Pustakawan sebagai pengorganisasian jaringan sumberdaya informasi; e. Pustakawan sebagai pengadvokasi pengembangan kebijakan informasi; f. Pustakawan sebagai mitra masyarakat; g. Pustakawan sebagai kolaborator dengan penyedia jasa teknologi

informasi; h. Pustakawan sebagai teknisi kepustakawanan; i. Pustakawan sebagai konsultasi informasi.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa selain sebagai pendidik,

pustakawan dapat berperan sebagai seorang manajer informasi yang bertugas

mengelola informasi untuk dimanfaatkan kembali, selain itu pustakawan juga sebagai

mitra bagi masyarakat, konsultan informasi, serta sebagai penyedia jasa teknologi

informasi.


commit to user

18

2.2.3 Tugas pustakawan

Pustakawan sebagai pengembang utama sebuah perpustakaan memiliki

tugas yang harus di embannya. Tugas tersebut diberikan kepada pustakawan sesuai

dengan jenjang jabatannya.

Tugas pustakawan sesuai dengan jenjang jabatannya adalah sebagai berikut : ( Hermawan dan Zen, 2006 : 51 – 57 )

1. Tugas pustakawan tingkat terampil Pustakawan tingkat terampil mempunyai tugas yang meliputi :

a. Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka / sumber informasi. Kegiatannya : 1) Pengembangan koleksi adalah kegiatan yang ditujukan untuk

menjaga agar koleksi perpustakaan tetap mutakhir dan sesuai dengan kebutuhan pemakai.

2) Pengolahan bahan pustaka / koleksi adalah kegiatan mendeskripsikan bahan pustaka dan menyiapkan sarana temu kembali informasi.

3) Penyimpanan dan melestarikan bahan pustaka adalah kegiatan menjaga penempatan koleksi perpustakaan yang ditujukan untuk memudahkan penemuan kembali.

4) Pelayanan informasi adalah memberikan bantuan dan jasa informasi kepada pemakai perpustakaan yang terdiri dari layanan sirkulasi, perpustakaan keliling, layanan pandang dengar, penyajian bahan pustaka, layanan rujukan, penelusuran literature, bimbingan membaca, bimbingan pemakai perpustakaan, membina kelompok pembaca, menyebarkan informasi terbaru atau kilat, penyebaran informasi terseleksi, membuat analisa kepustakaan, bercerita kepada anak – anak, dan statistik.

b. Pemasyarakatan perpustakaan, dokumentasi dan Informasi. Kegiatannya : 1) Penyuluhan adalah pemberian keterangan atau penjelasan kepada

masyarakat pemakai tentang manfaat dan penggunaan perpustakaan, dokumentasi, dan informasi.

2) Publisitas adalah menyebarluaskan informasi tentang kegiatan perpustakaan, dokumentasi dan informasi kepada masyarakat luas melalui media cetak dan elektronik seperti : artikel, brosur, film, slide, situs-web dan lain – lain.


commit to user

19

3) Pameran adalah kegiatan mempertunjukkan kepada masyarakat tentang aktivitas, hasil kegiatan, dan kemampuan sumber informasi perpustakaan, dokumentasi, dan informasi disertai pemberian keterangan / penjelasan mempergunakan bahan peraga.

2. Tugas pustakawan tingkat ahli Pustakawan tingkat ahli mempunyai tugas yang meliputi :

a. Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka / sumber informasi. Kegiatannya : 1) Pengembangan koleksi adalah kegiatan yang ditujukan untuk

menjaga agar koleksi perpustakaan tetap mutakhir dan sesuai dengan kebutuhan pemakai.

2) Pengolahan bahan pustaka / koleksi adalah kegiatan mendeskripsikan bahan pustaka dan menyiapkan sarana temu kembali informasi.

3) Penimpanan dan pelestarian bahan pustaka adalah kegiatan menjaga penempatan koleksi perpustakaan yang ditujukan untuk memudahkan penemuan kembali, memperkecil kerusakan dan memperpanjang usia bahan pustaka.

4) Pelayanan informasi adalah memberikan bantuan dan jasa informasi kepada pemakai perpustakaan yang terdiri dari layanan sirkulasi, perpustakaan keliling, layanan pandang dengar, penyajian bahan pustaka, layanan rujukan, penelusuran literature, bimbingan membaca, bimbingan pemakai perpustakaan, membina kelompok pembaca, menyebarkan informasi terbaru atau kilat, penyebaran informasi terseleksi, membuat analisa kepustakaan, bercerita kepada anak – anak, dan statistik.

b. Pemasyarakatan perpustakaan, dokumentasi dan Informasi. Kegiatannya : 1) Penyuluhan adalah pemberian keterangan atau penjelasan kepada

masyarakat pemakai tentang manfaat dan penggunaan perpustakaan, dokumentasi, dan informasi.

2) Publisitas adalah menyebarluaskan informasi tentang kegiatan perpustakaan, dokumentasi dan informasi kepada masyarakat luas melalui media cetak dan elektronik seperti : artikel, brosur, film, slide, situs-web dan lain – lain.

3) Pameran adalah kegiatan mempertunjukkan kepada masyarakat tentang aktivitas, hasil kegiatan, dan kemampuan sumber informasi perpustakaan, dokumentasi, dan informasi disertai pemberian keterangan / penjelasan mempergunakan bahan peraga.


commit to user

20

c. Pengkajian pengembangan perpustakaan, dokumentasi, dan informasi. Kegiatannya :

Pengkajian perkembangan perpustakaan, dokumetasi, dan informasi adalah kegiatan mengumpulkan, mengolah, dan menganalisis data berdasarkan metodologi tertentu untuk mengetahui kondisi atau akar permasalahan yang ada, dan hasilnya diinformasikan kepada pihak lain dalam bentuk laporan. Kegiatan tersebut adalah sebagai berikut : 1) Melakukan pengkajian perpustakaan, dokumentasi, dan

informasi. Pengkajian merupakan satu kesatuan kegiatan yang utuh, yang dilaksanakan melalui lima sub kegiatan, yaitu penyusunan instrument, pengumpulan, pengolahan, dan analisis data, serta perumusan, evaluasi dari penyempurnaan hasil kajian.

2) Melakukan pengembangan perpustakaan, dokumentasi dan informasi adalah kegiatan untuk memperoleh cara baru guna meningkatkan nilai tambah dari berbagau aspek pelaksanaan perpustakaan, dokumentasi, dan informasi yang sedang atau sudah berjalan, sehingga diperoleh hasil yang lebih optimal.

3) Menganalisis / kritik karya kepustakawanan adalah kegiatan membaca, menganalisis karya kepustakawanan orang lain baik dalam bentuk tulisan maupun informasi terekam lainnya yang selanjutnya dilaporkan dalam bentuk karya tulis baru berupa ulasan / kritik saran / tanggapan secara sistematis dan bersifat menyempurnakan karya tersebut.

4) Menelaah pengembangan di bidang perpustakaan, dokumentasi, dan informasi, setiap naskah. Menganalisis / kritik karya kepustakawanan adalah kegiatan membaca, menganalisis karya kepustakawanan orang lain baik dalam bentuk tulisan maupun informasi terekam lainnya yang selanjutnya dilaporkan dalam bentuk karya tulis baru berupa ulasan / kritik saran / tanggapan secara sistematis dan bersifat menyempurnakan karya tersebut.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tugas pustakawan berbeda –

beda sesuai dengan tingkat jabatan yang dimilikinya, karena kemampuan pustakawan

dibedakan berdasarkan dengan jenjang jabatan yang dimiliki.


commit to user

21

2.2.4 Pendidikan Pustakawan

Pendidikan merupakan bagian yang menentukan untuk meningkatkan

kualitas anggota profesi, termasuk profesi sebagai pustakawan. Pembinaan dapat

dilakukan melalui pendidikan, baik pendidikan formal, non-formal ataupun

pendidikan informal. Berikut penjelasannya :

1. Pendidikan formal Pendidikan formal pustakawan dapat dilakukan pada tingkat

diploma, sarjana, atau pascasarjana. Pendidikan formal adalah sarana tempat dimana pustakawan atau calon pustakawan mempersiapkan diri menjadi professional. Pendidikan ini diikuti baik bagi mereka yang akan terjun dalam dunia profesi, ataupun bagi mereka yang telah menjadi anggota profesi. Kegiatan pendidikan formal dilakukan oleh lembaga pendidikan formal, seperti perguruan tinggi yaitu universitas, akademi, institusi, sekolah tinggi dan sebagainya. Pembinaan pustakawan melalui pendidikan formal dapat dilakukan di lembaga – lembaga pendidikan tinggi, seperti universitas, institusi, atau yang sejenis yang menyelenggarakan program diploma, sarjana, magister atau doctor di bidang perpustakaan, dokumentasi, dan informasi. Pendidikan formal seperti tersebut di atas, dapat dilakukan baik di dalam maupun di luar negeri ( Hermawan dan Zen, 2006 : 155 – 156 ).

2. Pendidikan nonformal

Pembinaan melalui pendidikan nonformal adalah upaya peningkatan kualitas pustakawan secara bersama – sama, dan dapat dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan (diklat), penataran (up grading), symposium, seminar, lokakarya, kursus, magang (on the job training), studi banding, dan lain sebagainya. Merupakan bagian dari kegiatan pembinaan Perpustakaan Nasional RI mengadakan diklat penyetaraan yaitu melakukan pendidikan khusus untuk memasuki jabatan fungsional bagi mereka yang bekerja di perpustakaan dan pusat informasi. Diklat penyetaraan ini adalah diperuntukkan bagi mereka yang berpendidikan terendah D3 (sarjana muda non-perpustakaan), lamanya sekitar 480 jam pelatihan. Sedangkan bagi yang memiliki ijasah S1 (sarjana) untuk memasuki jabatan fungsional pustakawan harus mengikuti pendidikan penyetaraan sekitar 720 jam pelatihan (Hermawan dan Zen, 2006 : 158 – 159 ).


commit to user

22

3. Pendidikan informal Aktifitas yang dapat menjadi ajang pendidikan informal antara

lain adalah berkaryawisata, bertukar pengalaman, kunjung mengunjungi antar sesame pustakawan, yang kesemuanya itu bertujuan untuk meningkatkan mutu profesi pustakawan di negara kita. Kunjungan kerja pustakawan di tempat lain dapat diartikan sebegai tiga L, yaitu :

a. Lawatan; Lawatan dapat diartikan sebagai pertemuan silaturahmi, yaitu pertemuan antar sesame anggota profesi.

b. Latihan; Latihan bermakna penyegaran dan “meng-uptodate-kan” diri masing – masing anggota profesi.

c. Lomba; Lomba mempunyai makna membandingkan (benchmarking) suatu karya orang lain, dengan karya dirinya sendiri secara fair, sehingga dapat dijadikan sebagai sarana instropeksi dan pemantapan sikap mental masing – masing anggota profesi (Hermawan dan Zen, 2006 : 159 – 160 ).

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pendidikan pustakawan dapat

ditempuh dengan tiga langkah yakni pendidikan formal, pendidikan non formal, dan

pendidikan informal. Pustakawan memiliki hak sendiri dalam menentukan

pendidikan yang akan di ambilnya guna meningkatkan profesionalismenya.

2.3 Layanan perpustakaan

Layanan perpustakaan merupakan aspek yang penting dalam

keberlangsungan suatu perpustakaan, layanan diberikan kepada pengguna agar

pengguna mendapatkan kepuasan dari sarana yang dihadirkan. Layanan inilah yang

nantinya menentukan mutu suatu perpustakaan, oleh sebab itu pustakawan harus

mampu membina dan mengelola layanan di perpustakaan dengan baik.

Seperti yang diuraikan di atas, bahwa layanan yang baik adalah layanan

yang mampu memberikan kepuasan kepada pengguna. Adapun bentuk riil layanan

perpustakaan tersebut antara lain : (Sutarno, 2006 : 90 – 91)


commit to user

23

1. Layanan yang diberikan sesuai dengan kebutuhan / yang dikehendaki masyarakat pemakai.

2. Berorientasi kepada pemakai. 3. Berlangsung cepat waktu dan tepat sasaran. 4. Berjalan mudah dan sederhana. 5. Murah dan ekonomis. 6. Menarik dan menyenangkan, dan menimbulkan rasa simpati. 7. Bervariatif. 8. Mengundang rasa ingin kembali. 9. Ramah tamah. 10. Bersifat informatif, membimbing, dan mengarahkan, tetapi tidak bersifat

menggurui. 11. Mengembangkan hal – hal yang baru / inovatif. 12. Mampu berkompetisi dengan layanan di bidang yang lain. 13. Mampu menumbuhkan rasa percaya bagi pemakaian dan bersifat

mandiri.

Secara deskriptif (Fandy, 2002 : 23 ) mengemukakan bahwa layanan adalah suatu kegiatan yang terjadi dalam interaksi langsung antara seseorang dengan orang lain dalam menyediakan produk atau jasa, sedangkan melayani adalah membantu menyiapkan sesuatu yang diperlukan oleh seseorang.

Layanan yang diberikan kepada pengguna seharusnya bukan hanya layanan

yang biasa, melainkan layanan yang mampu memberikan tingkat kepuasan kepada

pengguna yang disebut dengan layanan prima.

Disebutkan Daryono ( 2010 : 3 ) dalam Jurnal Kepustakawanan dan Masyarakat Membaca, bahwa layanan prima dapat diartikan sebagai upaya maksimal yang diberikan oleh pustakawan disuatu perpustakaan kepada pemustaka untuk memenuhi harapan dan kebutuhannya hingga tercapai kepuasan.

Layanan perpustakaan sangat dipengaruhi beberapa faktor kualitas manusia, antara lain :

1. Kualitas Jasmani Kualitas ini sangat berhubungan dengan kesehatan, hal ini sangat berpengaruh terhadap kualitas diri individu secara keseluruhan.

2. Kualitas Psikologi Kualitas ini diukur dari tingkat pengembangan dan pendayagunaan potensi yang terdapat didalamnya, seperti bakat, minat/perhatian, kemampuan


commit to user

24

berpikir pengendalian emosi, kepedulian. Hal ini menyangkut aspek (a) keluaran dan kedalaman pengetahuan tingkat pemahaman dan ketajaman berpikir. Aspek ini berarti memiliki pengetahuan memadai berupa pengetahuan umum dan khusus di bidangnya. Disamping itu memiliki pola kemampuan yang baik dalam memahami kondisi kehidupan yang bersifat umum maupun bidang masing – masing (b) keterampilan atau keahlian yang memungkinkan untuk menjadi sumber daya manusia yang produktif. Oleh karena itu aspek ini sangat erat hubungannya dengan keluaran dan kedalaman pengetahuan, pemahaman dan ketajaman berpikir. Setiap keterampilan atau keahlian yang telah dikuasai perwujudannya dalam bekerja akan lebih efektif dan efisien apabila ditunjang dengan penguasaan pengetahuan yang cukup luas dan mendalam, kemampuan memahami yang tinggi dan proses berpikir cepat, realistik, dan obyektif.

3. Kualitas sebagai makhluk sosial Dilihat dari aspek ini memiliki sikap dan perilaku sosial yang positif. Perwujudan dalam kebersamaan, tidak sekedar mampu bergaul dengan orang lain, tetapi memiliki kepekaan dan kepedulian sosial yang tinggi.

4. Kualitas Kemandirian Kemandirian merupakan totalitas kepribadian yang harus dimiliki oleh setiap individu sebagai sumber daya manusia. Kemandirian merupakan sikap dan perilaku yang dapat mengantar manusia pada sukses dalam menjalankan kehidupan.

5. Kualitas Iman Ciri dari kualitas ini adalah harus mampu mewujudkan kehidupan secara spiritualitas, mampu mengendalikan diri untuk tidak melanggar perintah-Nya (Mardiyanto, 2007: 2).

2.3.1 Kegiatan pelayanan perpustakaan

Sebagai lembaga yang bergerak dibidang pelayanan, perpustakaan memiliki

beberapa jenis kegiatan pelayanan yang dilakukan guna meningkatkan kepuasan

pengguna, sehingga pengguna memiliki keinginan untuk memanfaatkan kembali

layanan yang diberikan perpustakaan. Kepuasan pengguna berpengaruh penting

dalam upaya peningkatan pengunjung di perpustakaan, karena perkembangan dan

eksistensi perpustakaan salah satunya dipengaruhi oleh tingkat kunjungan pengguna

perpustakaan.


commit to user

25

Kegiatan pelayanan perpustakaan dapat dilihat dari dua sisi, yaitu dari sisi penyedia layanan dan dari sisi pemakai layanan. Dari sisi penyedia layanan, kegiatan pelayanan perpustakaan meliputi :

1. Pengadaan pustaka : pembelian, pelangganan, pencarian/pengumpulan 2. Penyiapan pustaka : antara lain, pemberian label dan katalogisasi 3. Pemberian layanan : antara lain, penempatan bahan pustaka di rak,

pengeluaran bahan pustaka untuk dipinjamkan (sirkulasi), dan seringkali pula mencarikan bahan pustaka atas permintaan pengguna layanan

4. Pemeliharaan bahan pustaka : perbaikan dari kerusakan, pemeliharaan agar tidak rusak, penyimpanan dalam media lain (misal: dari buku ke CD-ROM)

Selain itu, penyedia layanan juga menyediakan ruang beserta sarana prasarana yang diperlukan untuk kegiatan pengguna layanan perpustakaan.Dari sisi pengguna layanan, terdapat beberapa kegiatan sebagai berikut :

1. Mencari bahan pustaka : mencari dari katalog, menelusur di rak – rak buku

2. Membaca/memanfaatkan bahan pustaka (di ruang perpustakaan) 3. Meminjamkan pustaka (untuk dibawa ke luar perpustakaan)

Seringkali pengguna layanan juga melakukan kegiatan menyalin isi pustaka dengan cara menulis di buku catatannya atau memfotokopi isi pustaka. Selain itu, sering pula pengguna layanan meminta staf perpustakaan untuk mencari bahan pustaka. Bahan pustaka yang dimaksud di atas meliputi media cetak (antara lain : buku, majalah, surat kabar), media elektronis (antara lain : berkas elektronis di disk, CD, internet ) dan media foto/slide (Amsri, 2007 : 47 ).

Pelayanan inilah yang nantinya ditingkatkan oleh pustakawan guna

memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan sekaligus meningkatkan tingkat

kepuasan pengguna.

2.3.2 Sistem layanan perpustakaan

Setiap perpustakaan perlu menentukan penggunaan sistem layanan yang

akan diterapkan di perpustakaan tersebut, sehingga pengguna dapat memanfaatkan

layanan dengan baik dan tidak mengalami hambatan. Dengan menentukan sistem

pelayanan, pengguna dapat mengetahui bagaimana cara memanfaatkan layanan

dengan baik.


commit to user

26

Menurut Darmono (2001:55) sistem layanan perpustakaan ada 2 (dua) yaitu: 1. Sistem layanan terbuka (opened access)

Sistem layanan terbuka adalah sistem layanan yang memungkinkan para pengguna secara langsung dapat memilih, menemukan dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi perpustakaan. Pada sistem ini pemakai perpustakaaan dapat melakukan browsing bahan pustaka dari jajaran koleksi.

2. Sistem layanan tertutup (closed access) Sistem layanan tertutup adalah sistem layanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pemakai perpustakaan mengambil sendiri bahan pustaka diperpustakaan. Pengambilan bahan pustaka harus melalui petugas perpustakaan, demikian juga dengan pengembalian bahan pustaka yang telah dipinjamnya.

Sistem layanan perpustakaan ini bertujuan untuk memberikan keamanan

kepada bahan pustaka atau koleksi sehingga koleksi yang tidak seharusnya dipinjam

dengan alasan apapun masih tersimpan didalam rak, hal ini dapat mengurangi tingkat

kehilangan dalam koleksi. Selain itu, untuk mengetahui tentang identitas peminjam

bahan pustaka, oleh sebab itu jika terjadi penyalahgunaan dapat langsung ditelusuri.

Setiap perpustakaan memiliki sarana dan prasarana yang tidak sama satu

dengan yang lainnya, oleh sebab itu penerapan sistem pelayanan pun berbeda – beda

dari masing – masing perpustakaan yang ada di Indonesia.

Darmono (2001 : 137) juga menjelaskan bahwa ada beberapa faktor yang

perlu diperhatikan perpustakaan dalam pemilihan suatu sistem antara lain : 1. Pertimbangan tingkat keselamatan koleksi perpustakaan, 2. Pertimbangan jenis koleksi dan sifat rentan dari koleksi. Untuk koleksi

pandang dengar dan bentuk mikro pada umumnya layanan yang diberikan bersifat tertutup,

3. Perbandingan antara jumlah staf, jumlah pemakai, dan jumlah koleksi. Jika jumlah pemakai sangat besar maka perpustakaan cenderung memilih sistem pelayanan yang bersifat terbuka,


commit to user

27

4. Luas gedung perpustakaan. Pada umumnya perpustakaan yang menempati gedung yang sangat luas dengan jumlah tenaga pengelola yang relatif terbatas cenderung akan menggunakan sistem terbuka,

5. Rasio antara jam layanan dengan jumlah staf perpustakaan. Setiap sistem layanan memiliki beberapa kelebihan tetapi juga memiliki kekurangan.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa, perpustakaan memiliki dua

sistem pelayanan yaitu sistem layanan terbuka dan sistem layanan tertutup. Dengan

adanya dua sistem tersebut, perpustakaan dapat menerapkan salah satu atau keduanya

sekaligus tergantung dengan kondisi perpustakaan yang ada.

2.3.3 Jenis – jenis pelayanan

Perpustakaan memiliki beberapa jenis layanan yang digunakan dalam upaya

memuaskan pengguna, layanan ini diberikan secara cuma – cuma dengan tujuan agar

pengguna tidak bosan ketika mengunjungi perpustakaan. Jenis pelayanan

perpustakaan sebagai berikut :

1. Layanan sirkulasi

2. Layanan referensi

3. Layanan terbitan berseri

4. Layanan audio visual

5. Layanan penunjang

Jenis layanan yang tersebut diatas akan diuraikan satu persatu dibawah ini.


Layanan sirkulasi digunakan oleh pengguna untuk meminjam,

mengembalikan dan memperpanjang koleksi yang diinginkannya.


commit to user

28

Rahayuningsih (2007 : 95) menyebutkan bahwa, pelayanan sirkulasi adalah layanan pengguna yang berkaitan dengan peminjaman, pengembalian dan perpanjangan koleksi. Namun layanan sirkulasi perpustakaan bukan hanya sekedar pekerjaan peminjaman, pengembalian dan perpanjangan koleksi saja, melainkan suatu kegiatan menyeluruh dalam proses pemenuhan kebutuhan pengguna melalui jasa sirkulasi. Sedangkan menurut Darmono (2001 : 141), pelayanan sirkulasi adalah layanan kepada pemakai perpustakaan berupa peminjaman bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Dalam layanan ini biasanya digunakan sistem tertentu, dengan aturan peminjaman yang disesuaikan dengan kondisi perpustakaan.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa dalam layanan perpustakaan

terdapat pelayanan – pelayanan yang termasuk kedalam pelayanan sirkulasi yaitu

peminjaman, pengembalian, perpanjangan, pembuatan kartu anggota dan sebagainya.


Layanan referensi biasanya digunakan pengunjung dalam mencari bahan

rujukan untuk penelitian atau laporan yang sedang dikerjakannya dan bahan rujukan

ini hanya dapat dibaca di tempat.

Darmono (2001 : 141) menyatakan bahwa, layanan referensi adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan untuk koleksi - koleksi khusus seperti kamus, ensiklopedia, almanak, direktori, buku tahunan yang berisi informasi teknis dan singkat. Koleksi ini tidak boleh dibawa pulang oleh pengunjung perpustakaan tetapi hanya untuk dibaca di tempat. Sedangkan menurut Rahayuningsih (2007 : 103) menyatakan bahwa, pelayanan referensi adalah suatu kegiatan untuk membantu penggunan perpustakaan dalam menemukan informasi yaitu dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menemukan dan memakai koleksi referensi.


commit to user

29

Layanan referensi merupakan layanan yang ditujukan untuk memudahkan

pengguna dalam mencari bahan pustaka berupa rujukan, sehingga pengguna dapat

menggunakannya dengan mudah.


Layanan audio visual merupakan layanan berupa bahan non cetak yang

digunakan oleh pengguna sebagai referensi dan penekanan terhadap suatu karya

cetak.

Dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku pedoman (1994 : 47) dikemukakan bahwa, pelayanan audiovisual adalah kegiatan meminjam bahan pustaka audio visual kepada pengguna untuk ditayangkan dengan bantuan perlengkapannya di dalam perpustakaan. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa layanan audio visual bertujuan

untuk memudahkan pengguna dalam menggunakan karya non cetak sebagai sumber

referensi.


Layanan terbitan berseri merupakan layanan yang diberikan kepada

pengguna perpustakaan yakni berupa bahan pustaka yang terbit secara berkala, seperti

majalah, koran, buletin,atau pun jurnal.

Menurut Yusup (1995 : 58) terbitan berseri adalah bentuk publikasi yang ada pada umumnya memuat berbagai tulisan atau artikel, baik publikasi umum maupun yang khusus dari beberapa pengarang yang dianggap penting dengan waktu terbitan dan dalam jangka waktu yang tidak ditentukan. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa layanan terbitan berseri

merupakan layanan yang menyediakan bahan pustaka yang memuat tulisan atau

artikel yang terbit secara berkala atau pada waktu tertentu.


commit to user

30

5. Layanan penunjang untuk perpustakaan umum

Perpustakaan umum merupakan jenis perpustakaan yang memiliki sekmen

pasar yang luas yakni masyarakat umum, dengan jumlah pengguna yang beragam,

sehingga layanan dalam perpustakaan umum perlu ditunjang dengan layanan lain,

diantaranya :

a. Layanan anak dan permainan anak, seperti play, games and kids. Perpustakaan harus menyediakan berbagai jenis permainan untuk mengembangkan daya kreativitas, imajinasi, motivasi dan kemampuan berpikir serta keingintahuan (couriusity) yang dirangsang melalui koleksi tersebut.

b. Layanan mendongeng (story telling). Layanan ini sebaiknya dilakukan secara teratur, misalnya sebulan sekali yang dibawakan oleh petugas layanan anak atau pendongeng dari sanggar, gunanya untuk menarik pengunjung anak – anak, dan ikut melestarikan budaya mendongeng. Sumber cerita dapat diambil dari buku – buku di perpustakaan atau sumber yang lain.

c. Disamping hal – hal tersebut perpustakaan umum perlu menyediakan layanan untuk para penderita cacat (disabilities). Dengan menyediakan koleksi dan fasilitas tertentu, seperti buku – buku dengan huruf braile (Sutarno, 2006 : 98).

Dengan penambahan layanan yang dikhususkan untuk perpustakaan umum,

diharapkan masyarakat lebih tertarik untuk memanfaatkan perpustakaan, bukan hanya

sebagai penyedia informasi, tetapi dapat juga sebagai sarana rekreasi yang baik bagi

anak – anak, maupun fasilitas yang memadai bagi penyandang cacat.


commit to user

31

BAB III

GAMBARAN UMUM KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH

KOTA SURAKARTA

3.1 Sejarah

Sebelum berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

dengan berdasarkan Peraturan Daerah No. 6 Tahun 2001, penyelenggaraan urusan

pemerintahan di bidang kearsipan ditangani oleh Kantor Sekretaris Daerah

Pemerintah Kota Surakarta, khususnya di Bagian Umum. Namun, pada tanggal 28

September 1992, Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah mengirimkan Surat

dengan No. 061/29056 kepada Menteri Dalam Negeri. Surat Gubernur tersebut berisi

usulan tentang peningkatan pola organisasi Sekretariat Wilayah/Daerah Tingkat II

yang merupakan kelanjutan dari Surat Walikota Madya Kepala Daerah Tingkat II

Surakarta tanggal 29 April 1992 yang berisi pengajuan permohonan agar susunan

organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola

maksimal.

Menteri Dalam Negeri menjawab surat tersebut dengan mengeluarkan surat

persetujuan atas perubahan susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat

/WilayahDaerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal, surat tersebut keluar pada

tanggal 8 Oktober 1992 No. 061/2597/SJ. Dengan keluarnya Surat Keputusan


commit to user

32

Menteri Dalam Negeri tersebut, selanjutnya disusun Peraturan Daerah Kotamadya

Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata

Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Atas

hal tersebut maka terbentuklah Peraturan Daerah No. 7 Tahun 1993 seri: D No. 6

tanggal 22 April 1993, yang kemudian disahkan dengan Keputusan Gubernur Kepala

Daerah Tingkat I Jawa Tengah No. 183.3/173/1993 tanggal 23 Maret 1993.

Peraturan Daerah tersebut, mengalami perubahan sebanyak dua kali,

perubahan pertama dengan Peraturan Daerah Kotamadya daerah Tingkat II No. 2

Tahun 1996 tentang Perubahan Pertama Peraturan Daerah Kotamadya Daerah

Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja

Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Kotamadya Daerah Tingkat II

Surakarta. Kemudian Peraturan Daerah dirubah lagi dengan Peraturan Daerah

Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 17 Tahun 1999 tentang Perubahan

Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993

tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan

Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Perubahan kedua Peraturan daerah ini

termuat dalam Lembaran Daerah Kotamadya Surakarta Tahun 1999 No. 31 Seri: D

No. 12.

Dengan adanya Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta

tentang Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Tingkat II Surakarta No. 1

Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah

dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta tersebut, maka penyelenggaraan urusan


commit to user

33

pemerintah di bidang kearsipan masih ditangani oleh Bagian Umum di bawah

Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta.

Kemudian, dengan adanya Undang – Undang No. 22 Tahun 1999 tentang

Pemerintahan Daerah yang menganut prinsip penyelenggaraan otonomi daerah yang

luas, nyata dan bertanggungjawab. Demi kelancaran penyelenggaraan tersebut,

Pemerintah Daerah Kota Surakarta merasa perlu adanya penataan kembali perangkat

Pemerintah Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 84 Tahun

2000 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah. Untuk itu, diterbitkanlah

Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001 yang termuat dalam Lembaran

Daerah Kota Surakarta Tahun 2001 No. 14 Seri: D 12 tentang Susunan Organisasi

dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta.

Dengan adanya Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001

tersebut, maka dibentuklah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

yang menangani penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan. Peraturan

Daerah ini kemudian ditindak lanjuti dengan Keputusan Walikota Surakarta No. 36

Tahun 2001 tentang Pedoman Uraian Tugas Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta. Kemudian, muncul Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008

tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.


commit to user

34

3.2 Visi dan Misi

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mempunyai visi dan

misi dalam melaksanakan tugas dan kegiatannya. Adapun visi dan misi tersebut

adalah sebagai berikut :

3.2.1 Visi

“ Terwujudnya budaya masyarakat yang cerdas dan berbudi luhur

tertumpu pada informasi “

3.2.2 Misi

a. Menyediakan dan melayani kebutuhan informasi serta pengetahuan

ilmiah;

b. Mendorong, meningkatkan dan memotivasi masyarakat untuk gemar

membaca;

c. Mendorong terwujudnya penataan arsip dan perpustakaan yang

modern;

d. Menjadikan arsip dan perpustakaan sebagai pusat ilmu pengetahuan

dan teknologi (IPTEK), sarana penelitian, sarana rekreasi serta

pendidikan;

e. Mewujudkan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah sebagai Pembina

kearsipan dan perpustakaan di instansi dan masyarakat.


commit to user

35

3.3 Struktur Organisasi

Dalam rangka melaksanakan ketentuan pasal 72 Peraturan Daerah Kota

Surakarta Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kota Surakarta,

maka ditetapkan Peraturan Walikota tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi

serta Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Adapun

struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sesuai

dengan Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas

Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

Mengenai bagan struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta adalah sebagai berikut :

Bagan 3.1. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta

Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, 2011

KEPALA

SEKSI PENGELOLAAN

PERPUSTAKAAN

SUB BAGIAN TATA USAHA

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

SEKSI PENGELOLAAN

ARSIP

SEKSI PELAYANAN

PERPUSTAKAAN


commit to user

36

Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing – masing

bagian dalam struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta adalah sebagai berikut :

3.3.1 Kepala kantor

Kepala Kantor mempunyai tugas sebagai motivator dan innovator.

Cakupan tugas – tugasnya adalah menggerakkan seluruh unsur, baik berupa

sumber daya manusia, dana maupun lainnya untuk dapat dikelola dan

dimanfaatkan menjadi kekuatan – kekuatan yang potensial bagi instansi.

Kegiatan utama yang di emban adalah pelayanan masyarakat yang

membutuhkan suatu informasi bersumber dari buku, dokumen dan media

informasi lainnya.

3.3.2 Jabatan fungsional

Jabatan Fungsional mempunyai tugas sesuai dengan Jabatan

Fungsional masing – masing berdasarkan peraturan perundang – undangan

yang berlaku.

3.3.3 Sub bagian tata usaha

Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan penyiapan

perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan

tugas secara terpadu, pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang Tata

Usaha, meliputi: perencanaan, evaluasi dan pelaporan, keuangan, umum dan

kepegawaian.


commit to user

37

3.3.4 Seksi pengelolaan arsip

Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melakukan penyiapan

perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang

pengelolaan arsip, meliputi: pembinaan teknis kearsipan, pengelolaan arsip

dinamis inaktif dan statis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan

kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.

3.3.5 Seksi pengelolaan perpustakaan

Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan

penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang

pengelolaan perpustakaan, meliputi: pengadaan, pengolahan dan pemeliharaan

bahan pustaka sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala

Kantor.

3.3.6 Seksi pelayanan perpustakaan

Seksi Pelayanan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan

penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang

pelayanan perpustakaan, meliputi: pelayanan sirkulasi dan referensi,

pendidikan pemakai dan penyebarluasan informasi serta pembinaan

perpustakaan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala

Kantor.


commit to user

38

3.4 Tugas dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

3.4.1 Tugas pokok

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang

berkedudukan di Kota Surakarta, merupakan unsur penunjang pemerintahan

daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah. Adapun kedudukan,

tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta yaitu Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah dalam melaksanakan

tugas dipimpin seorang Kepala Kantor yang berkedudukan di bawah dan

bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Tugas pokok

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah yakni melaksanakan penyusunan dan

pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan.

3.4.2 Fungsi

Untuk melaksanakan tugas pokok, Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah mempunyai fungsi sebagai berikut :

a. Penyelenggaraan kesekretariatan kantor

b. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan pelaporan

c. Pengelolaan dan pelayanan arsip

d. Pengelolaan perpustakaan

e. Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan

f. Penyelenggaraan sosialisasi

g. Pembinaan jabatan fungsional


commit to user

39

3.5 Sumber Daya Manusia

Jumlah personalia yang terlibat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta ada 29 orang. (lihat tabel 3.1)

Tabel 3.1

Daftar Karyawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

Februari 2011

NO NAMA JABATAN PANGKAT/GOL. PEND.

1. Dra. Siti Muryati, MM Kepala Kantor Pembina Tk.I/IV/b S2

2. M. Ndandung. K,SH Ka. Sub. Bag. TU Penata Tk.I/III/d S1

3. Haryanto,S.Sos Staff TU Penata/III/c S1

4. Daryana Staff TU Penata/III/c DIII

5. Budiningsih Staff TU Penata Muda Tk.I/III/b SMA

6. Tri Suyanto Staff TU Penata Muda Tk.I/III/b SMA

7. Anis Widhaningsih,SE Staff TU Penata Muda Tk.I/III/b S1

8. Selvia Berthisani Staff TU Pengatur Muda Tk.I/II/b SMA

9. Sri Mulyanti Staff TU Pengatur Tk.I/II/d SMK

10. Nina Dewi SES Staff TU Pengatur Muda/II/a SMA

11. Muhammad Yuhri Kepala Seksi Arsip Penata Tk.I/III/d S1

12. Arief Heri Wiyana,S.SI Staff Arsip Penata Muda Tk.I/III/b S1

13. Budi Sofyan Hadi Staff Arsip Penata Muda Tk.I/III/b DIII

14. Damayanti Mieke. D Staff Arsip Penata Muda Tk.I/III/b SMA

15. Sriyari Staff Arsip Pengatur Muda Tk.I/II/b SMA

16. Muhammad Arif M, S.Sos Kepala Seksi Pelayanan Penata Tk.I/III/d S1

17. Suparsi Pustakawan Penata/III/c SMA

18. Warsito Pustakawan Penata/III/c SMA

19. Agus Madiyono Seksi Pelayanan Penata Muda Tk.I/III/b SMA

20. Hermawanto Seksi Pelayanan Penata Muda Tk.I/III/b SMA


commit to user

40

21. Trining Tyastuti Seksi Pelayanan Penata Muda/III/a SMA

22. Fatimah Rohaniwati Seksi Pelayanan Pengatur Muda/II/a SMA

23. Agus Sunaryo Seksi Pelayanan Pengatur Tk.I/II/d SMK

24. Rachmadi Seksi Pelayanan Pengatur/II/c SMA

25. Sri Rahayu,S.Pd Kepala Seksi Teknis Penata Tk.I/III/d S1

26. Umi Sudarjani Pustakawan Penata/III/c SMA

27. Sri Wahyudi,S.Sos Staff Teknis Penata Muda Tk.I/III/b S1

28. Kurniawati,Ama Pustakawan Penata Muda/III/a D2

29. Reny Wahyuningsih,SH Staff Teknis Pengatur Muda/II/a S1

Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Februari 2011

3.6 Gedung dan Ruang Perpustakaan

Gedung Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari 4

(empat) bagian, yaitu bagian layanan, teknis, administrasi, dan arsip. Gedung ini

terdiri dari dua lantai, yaitu lantai satu adalah bagian layanan, sedangkan lantai dua

adalah bagian teknis, administrasi, dan arsip. Luas gedung 554 m2 dengan sertifikat

No. AH371769, gedung tersebut merupakan bekas gedung DKRP dan KB.

3.7 Sumber Dana

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memperoleh sumber

dana dari pemerintah, baik dari pusat maupun pemerintah daerah yang

mengalokasikan anggaran perpustakaan dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja

Negara (APBN) dan Anggaran Pendapatan dan Belanja daerah (APBD). Selain itu,

sumber dana juga diperoleh dari pendaftaran anggota dan denda keterlambatan

pengembalian buku.


commit to user

41

3.8 Sarana Prasarana

Sarana dan prasarana yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta dapat dilihat pada tabel 3.2.

Tabel 3.2 Sarana Prasarana

NO NAMA BARANG JUMLAH

1. Meja 20

2. Kursi 78

3. Rak 25

4. Papan Kegiatan 1

5. Almari Buku 4

6. Kotak Katalog 2

7. Brankas 1

8. Kulkas 1

9. Jam Dinding 7

10. AC 6

11. Telepon 5

12. Mesin Ketik 3

13. White Board 4

14. Mesin Fotokopi 1

15. Komputer 7

16. Printer 4

17. Kipas Angin 3

18. Dispenser 4

19. Mobil Perling 4

20. Mobil Dinas 1

21. Sepeda Motor 2


commit to user

42

22. Filling cabinet 5

23. Laptop 2

24. Mesin Press 1

25. Mesin Pemotong Kertas 1


3.9 Koleksi

Koleksi yang dimiliki Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta tiap tahunnya mengalami peningkatan, ini disebabkan oleh pengadaan

koleksi dengan menggunakan anggaran APBD serta bantuan dari Perpustakaan

Provinsi dan Perpustakaan Nasional. ( lihat tabel 3.3 )

Tabel 3.3 Jumlah Buku Selama 5 Tahun Terakhir

Tahun 2006 2007 2008 2009 2010

Jumlah Koleksi 32.129 32.523 33.151 36.043 37.443


Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memiliki berbagai

jenis koleksi, diantaranya :

3.9.1 Koleksi umum

Koleksi umum merupakan koleksi yang bebas dipinjam oleh

pengunjung, meliputi berbagai macam tema, materi, serta disiplin ilmu, atau

lebih sering dibedakan dengan istilah fiksi dan non fiksi. Fiksi merupakan

koleksi yang berisi tentang hal – hal yang dianggap tidak real atau nyata,

koleksi ini biasanya terdiri dari buku cerita, buku dongeng maupun novel.


commit to user

43

Sedangkan non fiksi adalah koleksi yang berisi hal – hal real atau nyata yang

telah melalui tahap uji coba atau menyangkut tentang teori – teori dari pakar

yang telah diuji kebenarannya.

Pemberian kode atau call number sesuai dengan klasifikasi DDC

untuk koleksi non fiksi, sedangkan untuk koleksi fiksi dibedakan dengan

penulisan kode huruf.

3.9.2 Majalah

Majalah merupakan kumpulan berita, artikel, cerita, opini, dan lain

sebagainya yang dicetak dengan lembaran kertas ukuran plano kuarto atau

folio, dijilid dalam bentuk buku. Majalah merupakan jenis koleksi terbitan

berkala yang terbit teratur dalam tempo seminggu sekali, dua minggu sekali

atau satu bulan sekali.

Pemberian kode yang dipakai adalah kode huruf dan angka, kode ini

dapat dipakai sebagai ciri penempatan majalah atau tanda majalah. Koleksi

majalah yang terdapat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta meliputi Penyebar Semangat, Kartini, Femina, Media Pustaka,

Motor, Civitas, Tempo, India Perspektif, Gadis, Hidup, T & T, Matra, dan lain

– lain. Majalah ini berasal dari pembelian dan hadiah.

3.9.3 Surat kabar

Surat kabar adalah kumpulan berita, artikel, cerita, iklan dan

sebagainya yang dicetak dalam lembaran kertas ukuran plano, terbit secara

teratur, bisa setiap hari atau seminggu sekali.


commit to user

44

Surat kabar yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta, antara lain Solopos, Suara Merdeka, Joglo Semar, dan Kompas.

Surat kabar berasal dari pembelian yang berlangganan.

3.9.4 Referensi

Buku referensi adalah jenis buku yang isinya tidak untuk dibaca

secara keseluruhan tetapi digunakan sebagai alat konsultasi. Di Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta disamping menyediakan buku

koleksi umum juga menyediakan buku referensi, antara lain ensiklopedi,

kamus, buku tahunan, biografi, bibliografi, buku pegangan dan pedoman,

buku petunjuk atau direktori, sumber – sumber ilmu murni (geografi), indeks

dan abstrak serta penerbitan – penerbitan pemerintah.

3.9.5 Audio visual

Koleksi audio visual adalah koleksi bukan cetak atau non buku yaitu

dalam bentuk soft copy atau bentuk digital. Biasanya ini berupa CD,

flashdisk, CD-ROM, kaset, dan koleksi bentuk mikro. Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta hanya memiliki jenis CD dan alat – alat

untuk memutarnya. Koleksi Audio visual ini berasal dari pembelian dan

hadiah atau bawaan dari buku.

3.9.6 Koleksi khusus

Koleksi khusus adalah koleksi yang sudah langka, sulit diperoleh,

dan mempunyai nilai informasi yang penting. Koleksi khusus ini tidak bisa

dipinjam untuk dibawa pulang tetapi hanya bisa dibaca di tempat atau di


commit to user

45

fotokopi. Koleksi khusus ini antara lain adalah biografi tokoh – tokoh penting

Indonesia, buku mengenai seluk beluk suatu kota, buku mengenai kebudayaan

suatu daerah, dan lain sebagainya.

3.10 Layanan

Sistem pelayanan suatu perpustakaan adalah hal yang sangat penting untuk

diketahui oleh pemustaka pada umumnya dan pustakawan pada khususnya. Pada

dasarnya dikenal adanya dua macam sistem pelayanan perpustakaan, yaitu :

1. Sistem pelayanan terbuka (opened access), yaitu suatu sistem pelayanan

dimana pemustaka memiliki kebebasan untuk memilih dan mengambil

koleksi sesuai dengan keinginannya.

2. Sistem pelayanan tertutup (closed access), yaitu suatu sistem pelayanan

dimana pemustaka tidak memiliki kebebasan untuk mencari dan

mengambil sendiri koleksi yang diinginkannya, melainkan petugas

perpustakaanlah yang memiliki hak untuk mengambilkannya.

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang dibuka secara

resmi pada tanggal 21 Agustus 1971 menggunakan sistem pelayanan terbuka (opened

access) untuk public service. Setelah keluarnya kebijakan dari Kepala Perpustakaan,

mulai tanggal 21 Agustus 1979, pelayanan campuran dipergunakan oleh perpustakaan

dalam pelayanan kepada pemustaka.


commit to user

46

Sistem pelayanan campuran yaitu pelayanan dimana pemustaka diberi

kebebasan tetapi tidak penuh untuk mencari dan mengambil sendiri bahan pustaka

yang dikehendaki dengan kata lain sistem terbuka dan sistem tertutup, keduanya

digunakan secara bersama – sama.

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memberikan layanan

kepada pemustaka antara lain :

3.10.1 Layanan arsip, yaitu layanan bagian tempat penyimpanan surat – menyurat.

3.10.2 Layanan administrasi, yaitu layanan tentang kepengurusan institusi.

3.10.3 Layanan teknis, yaitu bagian pengolahan bahan pustaka. Pengolahan bahan

pustaka dilakukan setiap koleksi diterima, baik berasal dari hadiah, pembelian

maupun tukar menukar bahan pustaka. Tahap – tahap pengolahan koleksi adalah

sebagai berikut :

a. Stempel, terdiri dari dua stempel yaitu stempel kepemilikan dan

stempel inventarisasi.

b. Pencatatan pada buku induk dan inventarisasi.

c. Klasifikasi, dilakukan untuk mempermudah penelususran dan

penempatan koleksi dengan cepat dan tepat. Sistem klasifikasi yang

dipakai adalah DDC (Dewey Decimal Classification) atau Klasifikasi

Persepuluh Dewey.


commit to user

47

d. Katalogisasi, sistem yang digunakan adalah Anglo-American

Cataloging Rule 2 (AACR2) yang merupakan standar katalogisasi

internasional.

e. Pasca Katalogisasi, yaitu kegiatan setelah katalogisasi, di antaranya

adalah pemasangan label buku, kartu buku, kantong buku, slip tanggal

kembali (date due slip).

f. Ekspedisi, yaitu kegiatan penyerahan bahan pustaka ke bagian

sirkulasi disetai bukti penyerahan koleksi dari bagian pengolahan.

g. Filling (penyusunan kartu catalog).

h. Shelving (penyusunan koleksi di rak).

3.10.4 Layanan sirkulasi

Layanan sirkulasi adalah proses peminjaman, pengembalian bahan pustaka

dan pembuatan kartu anggota. Disamping menggunakan teknologi informasi

(automasi) berupa alat barcode reader dan perangkat pendukungnya, juga masih

digunakan cara manual.

Syarat menjadi anggota perpustakaan antara lain :

a. Penduduk Surakarta, pelajar/mahasiswa, karyawan dan lain – lain

b. Mengisi formulir permohonan menjadi anggota perpustakaan

c. Mendapatkan pengesahan

1) Umum/swasta dari kepala/sekretaris kelurahan

2) Pelajar dari kepala sekolah


commit to user

48

3) Mahasiswa dari Dekan/Pembantu Dekan, Direktur, Ketua Jurusan

(bukan kepala itu)

4) Karyawan dari kepala kantornya

5) ABRI dari komandan dan kesatuan

d. Menyerahkan 2 (dua) lembar pas foto ukuran 3x4

e. Menyerahkan 1 (satu) lembar fotokopi kartu pelajar/kartu

mahasiswa/identitas lainnya

f. Menyerahkan 1 (satu) lembar fotokopi KTP/identitas diri

g. Pendaftar tercatat sebagai anggota perpustakaan yang sah apabila

kepadanya telah diberikan “Kartu Anggota”

h. “Kartu anggota” berlaku 1 (satu) tahun

i. “Kartu anggota” tidak boleh dipinjamkan kepada orang lain

j. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 3.500,-

Jam pelayanan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

adalah sebagai berikut :

Senin s/d Kamis : 08.00 – 15.30 WIB

Jum’at : 08.00 – 11.00 WIB

Sabtu : 08.00 – 13.00 WIB

Pada hari Minggu melakukan pelayanan perpustakaan keliling di Balai

Kambang Surakarta mulai pukul 08.00 – 12.00 WIB.


commit to user

49

Tata tertib peminjaman koleksi adalah sebagai berikut :

a. Peminjaman bacaan

1) Peminjaman Keluar (dibawa pulang)

2) Peminjaman di tempat (tidak dibawa pulang sama dengan dibaca di

ruang baca perpustakaan).

b. Yang boleh melakukan peminjaman keluar adalah

1) Semua anggota yang telah memenuhi syarat

2) Yang boleh melakukan peminjaman di tempat adalah : semua orang

yang ingin menggunakan perpustakaan, dengan lebih dahulu mengisi

buku pengunjung.

c. Bacaan yang tidak boleh dipinjam keluar adalah

1) Buku referensi : kamus, ensiklopedi, buku petunjuk atau pedoman.

2) Undang – undang dan peraturan pemerintah termasuk kitab undang –

undang

3) Majalah, surat kabar

4) Tabel – table/data statistik, peta, dan sebagainya

5) Buku – buku langka/termasuk manuskrip

6) Lain – lain, bacaan yang menurut pertimbangan pimpinan

perpustakaan sebaiknya tidak dipinjam keluar.


commit to user

50

d. Setiap anggota berhak meminjam bacaan apa saja dari perpustakaan

dengan ketentuan sebagai berikut :

1) Untuk peminjaman tidak dipungut biaya

2) Untuk setiap peminjaman harus diperlihatkan “kartu anggota”

e. Setiap anggota hanya diperbolehkan meminjam keluar sebuah buku

pada tiap peminjaman kecuali “anggota” yang sedang menyelesaikan

suatu pekerjaan ilmiah (research, thesis, disertasi, skripsi, dsb) dapat

meminjam 2 (dua) buku yang mana harus dibuktikan dengan suatu

keterangan/pernyataan tertulis dari yang berwenang yang mendapat

persetujuan dari pimpinan perpustakaan.

f. Apabila buku yang sedang dipinjam belum dikembalikan, anggota tidak

dapat meminjam buku yang lain.

g. Jangka waktu peminjaman keluar ditetapkan :

1) Untuk buku fiksi ditetapkan 1 (satu) minggu atau 7 (tujuh) hari

terhitung dari hari peminjaman

2) Untuk buku non fiksi ditetapkan 2 (dua) minggu atau 15 (lima belas)

hari terhitung dari hari peminjaman,

h. Apabila perlu buku – buku non fikdi dapat diperpanjang 2 (dua) minggu

lagi terhitung dari hari peminjaman dengan catatan perpanjangan tidak

diperbolehkan apabila ada anggota lain yang memesannya.


commit to user

51

i. Buku yang dipinjam harus dikembalikan selambat – lambatnya pada

tanggal yang ditetapkan sebagai tanggal “habis” waktu peminjaman

(date due)

j. Terhadap keterlambatan pengembalian (over due) dikenakan denda

sebesar Rp 200,- per eksemplar setiap hari keterlambatan.

k. Para peminjam yang telah melalaikan kewajibannya mengembalikan

buku lebih dari 1 (satu) bulan diberi peringatan untuk segera

menunaikan kewajiban agar tidak kena sanksi penjabutan hak pinjam.

l. Para anggota perpustakaan yang telah melalaikan

kewajibannya/mengabaikan peringatan tersebut diatas, dicabut haknya

sebagai peminjam pada perpustakaan sekurang – kurangnya 6 (enam)

bulan. Sanksi ini tidak menghapuskan kewajibannya untuk

mengembalikan buku yang masih dipinjam.

m. Apabila buku yang dipinjam hilang, peminjam harus segera melaporkan

kepada perpustakaan, dan menggantikan dengan buku baru yang serupa

dengan yang hilang/jika tidak dapat menggantikan dengan buku baru,

membayar kerugian sebesar harga dari buku (harga terakhir).

n. Para pengunjung dilarang mencabut kartu – kartu katalog yang ada

dalam kotak katalog.

o. Segala sesuatu yang belum diatur dalam tata tertib ini diatur tersendiri.


commit to user

52

3.10.5 Layanan locker

Layanan locker adalah penyediaan fasilitas untuk menitipkan tas atau barang

– barang yang tidak boleh dibawa masuk perpustakaan.

3.10.6 Layanan referensi

Layanan referensi adalah suatu kegiatan layanan yang berupa pemberian

bantuan kepada pengguna perpustakaan agar dapat menemukan informasi yang

dibutuhkan.

3.10.7 Layanan penelusuran informasi

Layanan penelusuran informasi adalah suatu kegiatan layanan untk mencari

kembali dokumen/informasi yang pernah ditulis atau diterbitkan mengenai suatu

objek tertentu. Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

menggunakan 2 (dua) jenis penelusuran yaitu dengan komputer dan manual.

3.10.8 Layanan ruang baca

Layanan ruang baca berupa penyediaan fasilitas – fasilitas untuk

membaca/belajar di ruang perpustakaan. Fasilitas yang disediakan adalah berbagai

jenis koleksi perpustakaan, meja, kursi, penerangan, komputer penelusuran dan AC.

3.10.9 Layanan fotokopi

Layanan fotokopi adalah penyediaan fasilitas penggandaan informasi

tertulis atau tercetak untuk keperluan studi dan penelitian. Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memiliki satu buah mesin fotokopi.


commit to user

53

3.10.10 Layanan perpustakaan keliling

Perpustakaan keliling dilaksanakan ke daerah – daerah yang belum

terjangkau oleh layanan perpustakaan menetap. Layanan perpustakaan keliling ini

tiap harinya dilaksanakan. Biasanya dilaksanakan di sekolah – sekolah, lembaga

pemerintah, dan taman rekreasi. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta memiliki 4 (empat) mobil keliling yang terdiri dari 2 (dua) bus keliling,

mobil pintar, dan SIKIB (Solidaritas Istri Kabinet Indonesia Bersatu).

Mobil pintar biasanya jalan pada hari Minggu, yaitu di Taman Rekreasi

Balai Kambang Surakarta. Di dalam mobil pintar terdapat televisi, VCD, laptop, dan

mainan anak – anak. Hal ini dilakukan untuk dapat menarik minat pemustaka

terutama anak – anak. Sedangkan bus keliling dan SIKIB tiap hari jalan sesuai

dengan jadwal, baik dari petugas maupun tempat yang dituju.


commit to user

54

BAB IV

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1 Analisis Masalah


perpustakaan daerah yang dikelola oleh Pemerintah Kota Surakarta. Awalnya

perpustakaan ini terletak di Jl. Urip Sumoharjo, letaknya yang strategis berada di

salah satu jalan protokol kota Surakarta, membuat perpustakaan ini mudah untuk

dijangkau. Keberadaannya juga tepat berada disekitar wilayah akademik, berdekatan

dengan SMP dan SD serta salah satu program studi dari Universitas Sebelas Maret.

Selain jumlah pengunjung yang banyak, perpustakaan daerah ini mampu menjuarai

beberapa lomba perpustakaan tingkat daerah.

Namun, setelah di pindah ke gedung yang terletak di Jl. Kepatihan No.3,

perpustakaan ini seolah kehilangan peminat. Gedung yang memiliki dua lantai ini

merupakan bangunan lama, ruangan yang dimiliki jauh dari kata luas untuk

pengelolaan sebuah perpustakaan, apabila menempatkan koleksi di lantai dua,

bangunan tidak kuat untuk menopang puluhan buku. Sehingga seluruh koleksi

diletakkan dilantai satu, termasuk koleksi referensi. Ruangan lantai satu yang tidak

luas, harus menampung puluhan koleksi, ruang baca, meja sirkulasi, sekaligus ruang

kerja para staf. Pencahayaan harus dibantu dengan cahaya lampu listrik, sehingga jika

terjadi pemadaman lampu, ruangan terlihat gelap. Ventilasi yang dimiliki sangat


commit to user

55

kurang, hanya berpusat pada satu pintu keluar masuk, sehingga udara tidak berganti

dengan baik, hal ini menyebabkan ruangan menjadi lembab dan pengap.

Pelayanan merupakan salah satu faktor penting dalam sebuah perpustakaan,

begitu pula pelayanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

Pelayanan yang diberikan kurang optimal, hal ini membuat tingkat keterpakaian

perpustakaan oleh masyarakat semakin rendah. Meskipun beberapa pengunjung

masih setia memanfaatkannya, tetapi mereka menyayangkan pelayanan yang kurang

optimal dari pengelola perpustakaan. Pelayanan yang kurang optimal ini dapat dilihat

dari pelayanan yang diberikan, mulai dari pelayanan sirkulasi dimana pencatatan

dilakukan dengan dua cara yakni manual dan automasi, pelayanan referensi yang

terletak satu ruangan dengan koleksi yang lain, pelayanan terbitan berseri yang tidak

tertata dengan rapi, pelayanan audio visual yang sebenarnya memiliki beberapa

koleksi namun tidak disediakan untuk pengunjung, pelayanan penunjang yang tidak

diberikan, serta pelayanan perling yang kurang sesuai. Pelayanan – pelayanan yang

kurang maksimal ini masih diberikan kepada pengguna, puas atau tidaknya pengguna

dalam memanfaatkan seluruh layanan yang ada tidak menjadi pertimbangan dari

pihak pengelola perpustakaan.

Layanan di perpustakaan akan menjadi layanan yang baik atau prima

apabila didukung dengan peran aktif dari pustakawan, sebagai tenaga ahli yang

diwajibkan mengelola perpustakaan. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta memiliki empat jabatan fungsional pustakawan, tiga diantaranya


commit to user

56

mendapatkan jabatan tersebut dengan jalur diklat selama enam bulan, dan hanya satu

staf yang menempuh jalur pendidikan akademik yakni diploma dua (D2) bidang

perpustakaan. Berdasarkan pendidikan yang mereka miliki, mereka menempati

jenjang kelompok jabatan fungsional yang berbeda, tiga staf yang memilih jalur

diklat memiliki golongan III/c yang masuk ke dalam pustakawan tingkat terampil

jenjang penyelia, sedangkan satu staf dengan pendidikan diploma dua memiliki

golongan III/a yang masuk ke dalam pustakawan tingkat terampil jenjang

pelaksanaan lanjutan. Perbedaan golongan ini berpengaruh pada tugas pustakawan,

setiap jenjang pustakawan memiliki tugas yang berbeda – beda.

Tabel 4.1

Pustakawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

No. Nama Golongan Jenjang Jabatan Pendidikan Bagian Kerja 1. Warsito Penata/III/c Pustakawan Tingkat

Terampil Jenjang Penyelia

SMA Diklat Pustakawan 6 bulan

Bagian Pelayanan Perpustakaan

2. Suparsi Penata/III/c Pustakawan Tingkat Terampil Jenjang Penyelia


Bagian Pelayanan Perpustakaan

3. Umi Sudarjani Penata/III/c Pustakawan Tingkat Terampil Jenjang Penyelia


Bagian Teknis / Pengolahan Bahan Pustaka

4. Kurniawati,Ama Penata Muda/III/a

Pustakawan Tingkat Terampil Jenjang Pelaksanaan Lanjutan

D2 Ilmu Perpustakaan

Bagian Teknis/ Pengolahan Bahan Pustaka



commit to user

57

Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, tugas

pustakawan kurang sesuai dengan tugas yang dibebankan kepada masing – masing

jenjang jabatan, sehingga pengelolaan perpustakaan dan peningkatannya kurang

berjalan secara maksimal. Selain itu, keterbatasan tenaga pustakawan juga

mempengaruhi dalam upaya peningkatan perpustakaan, kebanyakan staf

perpustakaan tidak memiliki latar belakang pendidikan perpustakaan, oleh sebab itu

mereka tidak mengetahui apa yang harus dilakukan guna meningkatkan dan

mengelola perpustakaan.

4.2 Pembahasan

Berdasarkan analisis masalah di atas, tentang kurang maksimalnya

pelayanan yang terdapat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta,

serta peran pustakawan yang kurang dalam menjalankan fungsinya sebagai pengelola

perpustakaan, berikut pembahasan selengkapnya :

4.2.1 Tugas pustakawan

Pustakawan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

berjumlah empat orang, mereka di tempatkan pada dua bagian yakni bagian teknis

dan bagian pelayanan perpustakaan. Empat pustakawan tersebut memiliki jenjang

yakni Pustakawan Tingkat Terampil Jenjang Penyelia, dan Pustakawan Tingkat

Terampil Jenjang Pelaksanaan Lanjutan. Tugas antara jenjang penyelia dan jenjang

pelaksanaan lanjutan berbeda karena dibedakan berdasarkan golongannya.


commit to user

58

Kedudukan jenjang penyelia yang lebih tinggi memiliki peran sebagai pengawas,

pembimbing dan penilai atas tugas yang dikerjakan oleh pejabat fungsional tingkat

dibawahnya. Sedang tugas jenjang pelaksanaan lanjutan sebagai pelaksana tingkat

lanjutan dari pejabat fungsional tingkat dibawahnya. Adapun pembagian tugas

pustakawan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sebagai

berikut:

“Berapa jumlah total pustakawan di sini dan apa saja tugas mereka Pak?” “Ada empat pustakawan dan tugas mereka dibagi menjadi dua bagian yaitu bagian teknis dan bagian layanan perpustakaan. Di bagian teknis mereka melakukan pengolahan buku, seperti katalogisasi, klasifikasi, stempel dan lainnya. Di bagian layanan mereka melayani peminjaman dan pengembalian serta pembuatan kartu anggota” ( Wawancara dengan Bapak Ndandung, Kepala Bagian Tata Usaha, 14 Februari 2011 ).

4.2.1.1 Bagian teknis ( pengolahan bahan pustaka )

Pada bagian teknis atau pengolahan bahan pustaka, terdapat dua pustakawan

dengan golongan III/c dan III/a dengan jenjang jabatan yaitu Pustakawan Tingkat

Terampil jenjang Penyelia dan Pustakawan Tingkat Terampil jenjang Pelaksanaan

Lanjutan. Adapun tugas keduanya di bagian ini adalah :

1. Inventarisasi ( registrasi bahan pustaka )

Kegiatan ini adalah mencatat identitas bahan pustaka pada buku induk atau kartu indeks (cardek) dan sejenisnya atau secara elektronis ke pangkalan data computer. Data pustaka yang didaftarkan pada buku induk meliputi : a. Nama pengarang b. Judul buku c. Tanggal terima di perpustakaan


commit to user

59

d. Tahun terbit e. Edisi ke berapa f. Nama penerbit g. Tempat dan tahun terbit h. Sumber (membeli, sumbangan, atau lainnya) i. Keterengan lain yang dianggap perlu, seperti harga, jumlah

eksemplar, dan seri (Sutarno, 2006 : 179).

2. Klasifikasi

Klasifikasi berasal dari kata classification, dari kata to classify, yang berarti menggolongkan dan menempatkan benda – benda yang sama di suatu tempat. Sedangkan mengklasifikasi adalah kegiatan menganalisis bahan pustaka dan menentukan notasi yang mewakili subjek bahan pustaka dengan menggunakan system klasifikasi tertentu (Sutarno, 2006 : 180).

Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, system

klasifikasi yang digunakan adalah Dewey Decimal Classification (DDC).

3. Katalogisasi

Katalogisasi merupakan proses mengatalog koleksi bahan pustaka di perpustakaan, seperti buku, majalah, koran, kliping, brosur, dan laporan. Hasil pekerjaan katalogisasi adalah catalog, yang berisi keterangan – keterangan yang lengkap tentang keadaan fisik bahan pustaka. Katalogisasi adalah kegiatan membuat deskripsi data bibliografi suatu bahan pustaka menurut standar atau peraturan tertentu (Sutarno, 2006 : 182).

4. Penjajaran kartu (file) Kartu – kartu catalog yang sudah selesai dibuat (ditik) sesuai dengan format, deskripsi isi dan jumlah yang diperlukan , kemudian dijajarkan (di-file) pada laci atau lemari catalog. Penjajaran kartu – kartu itu menurut urutan abjad atau kamus. Selanjutnya dipergunakan oleh pengunjung sebagai sarana mencari buku yang diperlukan (Sutarno, 2006 : 184 ).


commit to user

60

Tugas lain di bagian teknis seperti, stempel, pembuatan kelengkapan

pustaka, ekspedisi dan shelving dilakukan oleh staf non pustakawan. Jumlah staf non

pustakawan di bagian teknis adalah dua orang, mereka bertugas membantu jabatan

fungsional pustakawan dalam melaksanakan tugasnya.

“Di bagian teknis itu apa saja yang dikerjakan Pak untuk meningkatkan layanan?” “Ya, kalau ada bahan pustaka yang tiba ya diolah, kalau tidak ya tidak melakukan apa – apa, ini saja banyak bahan pustaka yang belum memiliki barcode, soalnya mesin barcode-nya rusak jadi hanya dibiarkan saja, di sini banyak sekali bahan pustaka yang rusak, tidak diperbaiki hanya dibiarkan didalam kardus – kardus ditumpuk, padahal alat – alat untuk memperbaiki sudah ada, ya saya tidak mau kalau saya yang kerja sendiri sedang yang lain hanya melihat, saya jadi ikut malas – malasan” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).

Dari hasil wawancara di atas, dapat di ambil kesimpulan bahwa petugas di

bagian teknis baik yang pustakawan maupun non pustakawan tidak melakukan tugas

apapun apabila tidak ada bahan pustaka yang diterima oleh perpustakaan, mereka

juga tidak melakukan perbaikan kepada bahan pustaka yang sudah tidak layak untuk

digunakan.

4.2.1.2 Bagian pelayanan perpustakaan

Pada bagian pelayanan perpustakaan terdapat dua jabatan fungsional

pustakawan dengan golongan masing – masing III/c yang berarti memiliki jenjang

jabatan pustakawan tingkat terampil jenjang penyelia. Adapun tugas keduanya di

bagian ini adalah :


commit to user

61


a. Kartu anggota

Layanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan yang

memungkinkan pengguna untuk melakukan pembuatan kartu

anggota sebagai kartu keanggotaan perpustakaan dan sebagai syarat

peminjaman bahan pustaka yang ada.

Syarat dari pembuatan kartu anggota dirasakan oleh pengunjung

terlalu sulit, sehingga banyak pengunjung yang merasa kerepotan

dan tidak paham dengan maksud dari syarat tersebut.

b. Peminjaman


memungkinkan untuk melakukan peminjaman bahan pustaka yang

diinginkan sesuai dengan batas waktu yang ditentukan, baik koleksi

umum yang dapat dibawa pulang ataupun koleksi referensi yang

hanya dibaca di tempat.

Pencatatan peminjaman dilakukan dengan menggunakan dua cara

yaitu cara manual dan menuliskan data di komputer dengan software

NCI Bookman, selain itu kartu buku dimasukkan ke dalam rak sesuai

dengan tanggal kembali. Cara manual ditempuh guna penentuan data

statistik dari peminjam buku serta nomor klasifikasi yang sering

dipinjam.


commit to user

62

c. Pengembalian


memungkinkan pengguna untuk mengembalikan bahan pustaka yang

dipinjamnya sesuai dengan batas waktu yang ditentukan.

Dalam melakukan proses pengembalian petugas melakukan

penghapusan data di software NCI Bookman, setelah itu mencari

kartu buku yang sesuai dengan tanggal kembali kemudian

dimasukkan ke dalam kantong buku. Jika terlambat melakukan

pengembalian, peminjam dikenai denda sebesar Rp 200,- per hari.

d. Shelving (penyusunan koleksi di rak)

Bahan pustaka yang selesai diproses atau selesai di baca oleh

pengguna harus ditempatkan kembali ke dalam rak yang sesuai

dengan nomor klasifikasi yang sudah ditentukan. Sehingga

pengguna mudah dalam menemukan kembali bahan pustaka.

Shelving tidak dilakukan oleh petugas perpustakaan, sehingga bahan

pustaka terletak di nomor klasifikasi yang tidak sesuai, ini sangat

menyulitkan pengguna yang melakukan pencarian menggunakan

OPAC.


commit to user

63


Layanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan yang berisi

bahan – bahan pustaka rujukan, seperti kamus, ensiklopedi, undang –

undang, dan sebagainya yang tidak dapat dibawa pulang hanya dapat

dibaca di tempat dengan meninggalkan identitas.

Layanan yang diberikan pihak perpustakaan kepada pengguna kurang

optimal, karena letak layanan referensi berada satu ruangan dengan

koleksi umum, selain itu lemari tempat penyimpanannya terhalang oleh

meja para staf perpustakaan.



koleksi terbitan berseri seperti koran, majalah. bulletin, dan sejenisnya

yang terbit secara berkala.

Namun layanan ini kurang optimal diberikan kepada pengguna

perpustakaan, bahan koleksi ini dibiarkan berantakan dan tidak sesuai

dengan urutan tanggal terbit, selain itu koleksinya tidak berurutan sesuai

dengan edisi yang ada.



koleksi non cetak, berupa CD-ROM, flashdisk, dll. Namun, layanan ini

kurang optimal diberikan kepada pengguna, karena koleksinya tidak

dipamerkan kepada pengunjung.


commit to user

64

5. Layanan penunjang

Layanan penunjang meliputi :

a. Layanan anak dan permainan

Layanan ini ditujukan kepada pengunjung anak – anak, koleksi

khusus untuk anak – anak tersedia, namun ruangan khusus untuk

mereka tidak disediakan begitu pula dengan permainannya.

b. Layanan mendongeng

Layanan yang diberikan oleh pustakawan dengan tujuan menarik

minat anak – anak dengan dunia membaca, namun layanan ini tidak

dihadirkan di perpustakaan.

c. Layanan bagi penyandang cacat

Layanan ini bertujuan untuk memudahkan pengunjung yang

memiliki kekurangan, namun layanan ini tidak diberikan kepada

pengunjung.

Beberapa tugas yang dilakukan pustakawan di bagian pelayanan

perpustakaan ini dibantu oleh tenaga non pustakawan. Tenaga non pustakawan ini

membantu di bagian peminjaman, pengembalian dan pembuatan kartu anggota,

sedangkan untuk melakukan shelving dan pelayanan referensi mereka di rasa kurang

mampu.


commit to user

65

“Pustakawan disini lulusan ilmu perpustakaan atau diklat Pak” “Tiga pustakawan yaitu saya, Bu Parsi dan Bu Umi itu dari diklat di Jakarta, kalau Mbak Kurnia itu D2 Perpustakaan, jadi kami bertiga termasuk golongan pustakawan jenjang penyelia dan Mbak Kurnia jenjang pelaksana lanjutan” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagaian Pelayanan Perpustakaan, 14 Februari 2011).

Tugas pustakawan tingkat terampil jenjang penyelia adalah sebagai

pembimbing, pengawas dan penilai pekerjaan yang dilakukan oleh jabatan fungsional

dibawahnya, namun di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta,

pustakawan jenjang penyelia masih melaksanakan tugas pustakawan jenjang

pelaksana, maupun jenjang pelaksanaan lanjutan. Hal ini dikarenakan kurangnya

tenaga pustakawan pada kedua jenjang tersebut, pustakawan yang seharusnya

menjadi pembimbing, pengawas, dan penilai masih ditugaskan untuk melaksanakan

kegiatan yang seharusnya sudah tidak dilaksanakan olehnya. Pustakawan jenjang

pelaksanaan lanjutan berjumlah satu staf, pustakawan ini tidak mungkin

melaksanakan seluruh kegiatan yang harus dilaksanakan oleh pustakawan jenjang

pelaksanaan lanjutan seorang diri. Oleh sebab itu, mau tidak mau pustakawan dengan

jenjang yang lebih tinggi harus melakukan pekerjaan yang seharusnya sudah tidak

dikerjakannya.

Ketidak tepatan tugas pustakawan ini berakibat pada kurang optimalnya

pekerjaan dan hasil akhir yang dicapai. Hal ini akan berdampak luas pada

pengelolaan perpustakaan secara keseluruhan, karena pustakawan merupakan kunci

dari keberhasilan pengelolaan perpustakaan.


commit to user

66

4.2.2 Tugas pustakawan tingkat terampil dalam peningkatan layanan

Layanan yang terdapat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta masih banyak kekurangan dan kelemahan, hal ini mengakibatkan tidak

maksimalnya pemanfaatan masyarakat terhadap perpustakaan sebagai sarana

penyedia informasi. Tugas yang dilaksanakan pustakawan pun pada akhirnya harus

dipertanyakan, bagaimana bisa sebuah perpustakaan yang dikelola oleh pustakawan

memiliki pelayanan yang kurang optimal bagi masyarakat pemakai?

Tugas yang dilaksanakan pustakawan Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta sejauh ini dapat dikatakan kurang khususnya dalam upaya

peningkatan layanan yang telah ada. Mereka mempertahankan layanan yang ada

tanpa berusaha untuk meningkatkannya menjadi jauh lebih baik. Pustakawan di

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari empat pustakawan

tingkat terampil, dengan tiga orang termasuk ke dalam jenjang penyelia dan satu

orang termasuk ke dalam jenjang pelaksana lanjutan. Adapun tugas pustakawan

tingkat terampil dalam peningkatan layanan yang ditinjau dari beberapa aspek,

sebagai berikut :

4.2.2.1 Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan / sumber informasi

Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi merupakan salah satu tugas

yang harus dijalankan oleh pustakawan salah satunya berguna untuk meningkatkan

layanan yang ada, tugas ini meliputi :


commit to user

67

1. Pengembangan koleksi

Mengembangkan koleksi merupakan salah satu tugas dari pustakawan

tingkat terampil, sehingga koleksi yang ada terus berkembang dari

waktu ke waktu. Berikut pengembangan yang dilakukan pustakawan

tingkat terampil di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta :

a. Layanan sirkulasi (koleksi umum)

“Koleksi umum ini didapat darimana Pak?” “Ada anggaran dari dana APBD dan bantuan dari perpustakaan provinsi, kami sering meminta bantuan untuk pengadaan bahan pustaka ke perpustakaan – perpustakaan besar, seperti perpustakaan nasional” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan

memiliki anggaran dari dana APBD dan bantuan dari perpustakaan

besar dalam upaya mengembangkan koleksi.

b. Layanan referensi

“Koleksi dilayanan referensi ini kenapa kurang mutakhir Pak?” “Layanan referensi kurang diminati oleh pengguna, sehingga kami jarang meminta bantuan untuk koleksi di layanan referensi” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa

pengembangan koleksi di layanan referensi kurang di perhatikan

oleh pustakawan, koleksi yang ada kurang mutakhir dengan

perkembangan ilmu pengetahuan dan informasi saat ini.


commit to user

68

c. Layanan audio visual

“Pak kenapa di sini tidak ada layanan audio visual, apa tidak memiliki koleksinya?” “Koleksi audio visual ada, namun kami tidak memiliki tempat untuk memamerkan koleksi tersebut, jadi koleksi audio visual hanya saya simpan di laci” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi audio

visual tidak dipamerkan kepada pengunjung dikarenakan masalah

sarana dan prasarana yang kurang memadai.

Dari ketiga layanan yang dimiliki oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta, koleksi yang terdapat di masing – masing

layanan tidak dikembangkan secara optimal oleh pustakawan, mereka

cenderung mempertahankan apa yang ada, tanpa berniat untuk

melakukan program pengembangan atau pun peningkatan.

2. Pengolahan bahan pustaka / koleksi

Kegiatan yang dilakukan untuk mengolah bahan pustaka menjadi layak

untuk dipinjamkan kepada pengunjung perpustakaan, selain itu untuk

memudahkan temu kembali informasi. Berikut pengolahan bahan

pustaka yang dilakukan pustakawan tingkat terampil di Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta :

· Layanan teknis (pengolahan bahan pustaka)

“Apa saja yang dilakukan pustakawan dalam melakukan pengolahan bahan pustaka?” “Inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi, stempel penjajaran kartu katalog, itu dilakukan kalau bahan pustaka sudah tiba, kalau tidak ada bahan pustaka yang datang, tidak melakukan apa – apa” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).


commit to user

69

“Semua kegiatan itu dilakukan oleh dua pustakawan di bagian teknis saja?” “Inventarisasi, klasifikasi dan katalogisasi dilakukan oleh dua pustakawan tersebut, selebihnya seperti stempel, penempelan call number, kantong buku, dan kartu buku dilakukan oleh staf yang lain. Sedangkan penjajaran kartu katalog dilakukan oleh pustakawan, karena staf lain tidak tahu menahu masalah itu” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). “Proses klasifikasinya seperti apa Pak?” “Kalau koleksi umum disesuaikan dengan nomor klasifikasi DDC, kalau buku yang isinya cerita fiksi maka nomor klasifikasinya di awali dengan FIK, sedangkan majalah menggunakan kode huruf” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa pustakawan hanya

melakukan pengolahan bahan pustaka jika bahan pustaka sudah

datang, selain itu mereka tidak melakukan apapun. Tugas seperti

inventarisasi, katalogisasi, klasifikasi dan penjajaran kartu catalog

dilakukan oleh dua orang pustakawan yang satu diantaranya hampir

memasuki masa pensiun. Penomoran klasifikasi menggunakan

struktur bagan DDC untuk koleksi non fiksi, sedangkan koleksi fiksi

dan majalah menggunakan kode huruf.

3. Penyimpanan dan melestarikan bahan pustaka

Kegiatan menjaga penempatan koleksi perpustakaan dengan tujuan

memudahkan dalam penemuan kembali bahan pustaka. Berikut

penyimpanan dan pelestarian yang dilakukan pustakawan tingkat

terampil di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta :


commit to user

70

a. Layanan sirkulasi (koleksi umum)

“Mengapa koleksi di sini tidak urut sesuai dengan nomor klasifikasi, ini bukankah menyulitkan pengunjung dalam proses temu kembali?” “Iya memang menyulitkan, namun kebanyakan pengunjung tidak menggunakan katalog yang telah kami sediakan, mereka lebih sering langsung datang ke rak – rak buku mencari sendiri dan mengembalikannya sendiri. Saya sudah berusaha menata sesuai dengan klasifikasi, tapi tidak ada yang membantu jadi saya kerepotan, maka tidak saya teruskan” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). “Bagaimana dengan pelestarian bahan pustaka di sini?” “Banyak bahan pustaka yang sudah tidak layak pakai yang hanya dibiarkan didalam kardus, tidak dilakukan perbaikan. Karena kurangnya kesadaran dari pustakawan maupun staf non pustakawan. Kalau saya sendiri yang mengerjakan, saya tidak bisa, makanya saya jadi ikut – ikutan cuek” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa pustakawan tidak

melakukan shelving dengan baik maupun membantu pengunjung

dalam menemukan bahan pustaka yang dicari. Selain itu mereka

tidak melakukan pelestarian bahan pustaka yang merupakan tugas

mereka, hal ini dikarenakan kurangnya kesadaran akan tugas yang

diemban.

b. Layanan referensi

“Untuk melakukan proses temu kembali pada layanan referensi bagaimana Pak?” “Kami menyediakan katalog baik manual maupun OPAC, tapi pengunjung dapat menyebutkan koleksi seperti apa yang di minta, nanti akan diambilkan oleh petugas, karena pengunjung tidak boleh mengambil sendiri ataupun dibawa pulang hanya boleh dibaca di tempat dengan meninggalkan kartu identitas” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).


commit to user

71

“Kenapa layanan referensi diletakkan satu ruangan dengan ruang koleksi umum, apa lagi letaknya terhalang oleh meja para staf?” “Ini masalahnya pada gedung yang kurang luas, awalnya layanan referensi diletakkan dilantai dua, namun usia gedung sudah tua tidak mampu menahan beban dari koleksi referensi, lantai dua jadi melengkung ke bawah, ini sangat membahayakan bagi lantai satu, maka layanan referensi dipindah ke lantai satu” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa proses temu

kembali untuk koleksi di layanan referensi dilakukan oleh petugas,

pengunjung dapat menggunakan OPAC maupun katalog manual

untuk mendapatkan call number. Selain itu tempat penyimpanan

layanan referensi terhalang oleh meja para staf, sehingga

menyulitkan petugas dalam melakukan pencarian bahan pustaka

yang diminta pengunjung.

c. Layanan terbitan berseri

“Mengapa koleksi terbitan berseri berantakan dan tidak dikelompokkan berdasarkan bulan terbit atau tahun terbit?” “Ini dikarenakan kurangnya tempat untuk meletakkan koleksi terbitan berseri, selain itu tidak ada pustakawan atau staf yang melakukan pengelompokan atau penjilidan, kemudian setiap selesai dibaca pasti diletakkan sembarangan tidak diurutkan kembali” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa pustakawan tidak

melakukan pengelompokan atau penjilidan terhadap koleksi terbitan

berseri, selain itu koleksi terbitan berseri diletakkan sembarangan.


commit to user

72

Tugas penyimpanan dan pelestarian bahan pustaka dilakukan sesuai

dengan keadaan ruangan dan gedung yang di tempati, namun untuk

tugas melakukan shelving atau penempatan kembali bahan pustaka

sesuai dengan nomor klasifikasi tidak dilakukan dengan baik, selain itu

pustakawan juga tidak melakukan tugasnya dalam melestarikan bahan

pustaka yang sudah rusak.

4. Pelayanan informasi

Memberikan bantuan dan jasa informasi kepada pemakai perpustakaan

yang terdiri dari layanan sirkulasi, perpustakaan keliling, layanan

pandang dengar, penyajian bahan pustaka, layanan rujukan, penelusuran

literature, bimbingan membaca, bimbingan pemakai perpustakaan,

membina kelompok pembaca, menyebarkan informasi terbaru atau kilat,

penyebaran informasi terseleksi, membuat analisa kepustakaan, bercerita

kepada anak – anak, dan statistik. Berikut pelayanan informasi yang

dilakukan pustakawan tingkat terampil di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta :

a. Layanan sirkulasi

“Di sini sistem peminjaman dan pengembaliannya bagaimana Bu’?” “Kalau meminjam, nanti dicatat pakai komputer, ditulis nomor anggota sama nomor barcodenya. Kalau sudah ditulis lagi dibuku statistik, jenis peminjamnya siapa nanti digaris satu dikolom seperti pemilu itu Mbak, terus ini juga sama dibagian klasifikasi sama bahasanya ditandai juga. Terus kartu bukunya ditaruh di rak ini sesuai dengan tanggal kembali bukunya. Kalau mau mengembalikan kamu cek di komputer terus kamu cari kartu bukunya sesuai dengan tanggal kembalinya kalau sudah ketemu dimasukkan ke kantong buku terus dikembalikan ke rak. Kalau telat ya kamu minta dendanya telat sehari 200” (Wawancara dengan Ibu Suparsi, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).


commit to user

73

“Kalau mau menjadi anggota perpustakaan bagaimana Bu’?” “Ya sesuai dengan peraturan yang ada, itu semua harus dipenuhi, nanti formulirnya bisa dibawa pulang diisi di rumah, bayarnya 3.500. Kalau mau memperpanjang ya bayar lagi, kalau tidak bayar ya tidak dibuatkan” (Wawancara dengan Ibu Trining, Staf bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).

Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahawa sistem

peminjaman dan pengembalian kurang efisien karena membutuhkan

banyak waktu dalam setiap prosesnya, selain itu peminjam dibiarkan

menunggu terlalu lama pada saat proses peminjaman berlangsung

dimana petugas harus melakukan dua kali pencatatan, selain proses

peminjaman dan pengembalian, pembuatan kartu anggota memiliki

syarat yang cukup sulit, pengguna perpustakaan sering mengeluhkan

syarat – syarat yang harus mereka penuhi guna pembuatan kartu

anggota perpustakaan, dengan demikian pelayanan informasi yang

diberikan pustakawan kurang maksimal, selain itu petugas dan

pustakawan di bagian sirkulasi kurang ramah terhadap pengunjung.

b. Layanan perpustakaan keliling

“Perpustakaan kelilingnya lumayan bagus, tapi koleksinya kurang merata ya Pak?” “Iya, sebenarnya saya sudah memilih – milih buku yang mau saya tata di mobil perling tapi belum saya masukkan soalnya tidak ada yang membantu, ada yang bilang sudah cukup koleksi untuk perling, jadi seadanya saja yang terdapat di mobil perling sekarang, padahal minat masyarakat di tempat – tempat yang kami kunjungi itu bagus” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).


commit to user

74

Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa tingkat

pemanfaatan masyarakat dengan adanya mobil perling dapat

dikatakan cukup tinggi, namun hal itu tidak didukung dengan

pelayanan maksimal pada koleksi yang ada, selain itu ada beberapa

petugas perpustakaan keliling yang tidak melakukan tugasnya untuk

mengunjungi lokasi yang telah ditentukan. Kurangnya tanggung

jawab dan pelayanan yang baik dari petugas perpustakaan keliling

ini pernah dikeluhkan oleh lembaga yang mendapat kunjungan

perpustakaan keliling, padahal antusias masyarakat dengan

kehadiran perpustakaan keliling tersebut sangat tinggi.

c. Layanan pandang dengar (audio visual)

“Bapak pernah memberitahukan adanya koleksi audio visual kepada pengguna perpustakaan?” “Tidak pernah, soalnya banyak yang tidak tahu tentang adanya koleksi lain selain buku, selain itu tidak ada sarana yang mendukung untuk menyajikan koleksi tersebut kepada pengguna” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Layanan audio visual atau pandang dengar tidak diberikan kepada

pengunjung karena sarana untuk memamerkan koleksi ini tidak

mendukung, selain itu juga dikarenakan kendala gedung yang

memiliki ruangan yang sempit untuk menghadirkan seluruh layanan

yang seharusnya ada di perpustakaan.

d. Layanan rujukan (referensi)

“Tingkat keterpakaian layanan rujukan di sini seperti apa Pak?” “Tingkat keterpakaiannya masih rendah, karena letaknya yang terhalang oleh meja para staf sehingga pengunjung tidak tahu bahwa itu koleksi rujukan, biasanya yang menggunakan layanan ini adalah kaum terpelajar” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).


commit to user

75

Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa keberadaan

layanan rujukan belum begitu dikenal oleh masyarakat, pemakainya

hanya kaum terpelajar, walaupun demikian layanan rujukan harus

dikelola dengan baik demi kepuasan pengunjung dan citra

perpustakaan.

e. Layanan penyajian bahan pustaka dan penelusuran literatur

“Di sini apakah terdapat layanan penyajian bahan pustaka dan penelusuran literature Pak?” “Tidak ada, bahan pustaka dikelompokkan sesuai dengan nomor klasifikasi dan penelusuran hanya ada penelusuran katalog” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa layanan berupa

penyajian bahan pustaka dan penelusuran literatur belum

dikembangkan oleh perpustakaan, hal ini dikarenakan sumber daya

pustakawan yang bekerja kurang mengerti dengan teori baru ilmu

perpustakaan saat ini, sehingga mereka tidak melakukan sebagian

tugasnya.

f. Layanan bimbingan membaca, membina kelompok membaca, dan

bimbingan pemakai perpustakaan

“Layanan yang berupa bimbingan membaca, kelompok membaca, dan bimbingan pemakai perpustakaan sudah ada Pak?” “Belum, kami belum melakukan layanan – layanan tersebut, karena kurangnya staf yang menguasai layanan – layanan perpustakaan” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).


commit to user

76

Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa layanan bimbingan

membaca dan pembinaan kelompok membaca belum dilaksanakan

padahal hal ini sangat baik apabila diterapkan kepada anak – anak

guna menumbuhkan budaya gemar membaca sedari dini. Selain itu

layanan bimbingan pemakai perpustakaan juga belum dilaksanakan,

hal ini sangat terlihat jelas dimana pengunjung tidak menggunakan

katalog sebagai pilihan untuk melakukan temu kembali bahan

pustaka, serta pengunjung kurang mengetahui apa saja layanan yang

ada di perpustakaan tersebut.

g. Layanan penyebaran informasi terbaru atau kilat, penyebaran

informasi terseleksi, dan membuat analisa kepustakaan

“Layanan yang berupa penyebaran informasi secara kilat atau informasi terseleksi dan analisa kepustakaan sudah dilaksanakan Pak?” “Dulu pernah kami laksanakan, seperti pembuatan kliping tentang suatu subjek tertentu, tapi lama kelamaan tidak ada lagi petugas yang melaksanakan tugas tersebut, jadi banyak kliping yang tidak terselesaikan alhasil tidak disajikan kepada pengguna” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa layanan yang

meliputi penyebaran informasi terbaru atau kilat dan terseleksi serta

pembuatan analisa kepustakaan pernah dilakukan oleh petugas

maupun pustakawan, namun seiring berjalannya waktu tugas

tersebut sudah tidak dilaksanakan lagi, sehingga banyak hasil

pekerjaan yang tidak terselesaikan dengan baik.


commit to user

77

h. Layanan bercerita kepada anak – anak

“Kalau layanan penunjang seperti story telling itu ada tidak Pak? Lantas kunjungan Adik – Adik dari PAUD itu apa merupakan agenda Perpustakaan?” “Kalau story telling belum ada, pustakawannya belum mampu melakukan seperti itu, karena pustakawannya sudah terlalu tua dan hampir mau pensiun. Kalau kunjungan PAUD itu bukan agenda perpustakaan, tapi memang mereka sendiri yang berkeinginan untuk datang ke sini” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa layanan

bercerita kepada anak – anak tidak dilakukan, padahal ini merupakan

salah satu layanan penunjang perpustakaan umum yang mampu

menarik minat anak – anak untuk berkunjung ke perpustakaan dan

mulai menggemari budaya membaca, hal ini dikarenakan

pustakawan yang bertugas dua diantaranya hampir memasuki masa

pensiun sedangkan dua pustakawan yang lainnya mengurusi layanan

– layanan yang lain, sehingga perhatian pustakawan dengan layanan

– layanan untuk anak – anak sangat kurang.

i. Statistik

“Bagaimana dengan data statistik Pak, apakah pustakawan juga mengerjakan tugas ini?” “Iya, tugas ini harus dikerjakan sebagai laporan kepada pusat tentang tingkat kunjungan dan peminjaman di perpustakaan, namun data statistik ini tidak dipamerkan kepada pengunjung, karena tidak ada yang bersedia membuatnya” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).


commit to user

78

Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa tugas

pembuatan data statistik masih dilakukan oleh petugas perpustakaan,

hal ini dilakukan untuk melaporkan data pengunjung dan

peminjaman kepada pemerintah pusat sebagai lembaga tertinggi

pengelolaan perpustakaan daerah, yang tidak dilakukan pustakawan

adalah pembuatan data statistik yang digunakan untuk

menginformasikan kepada pengunjung tentang data statistik yang

ada.

Pelayanan informasi yang telah diberikan kepada pengguna

perpustakaan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

adalah layanan sirkulasi, layanan perpustakaan keliling, layanan rujukan,

sedangkan pelayanan informasi yang lain pernah diterapkan di

perpustakaan tersebut namun sekarang tidak dilaksanakan lagi.

Pemberian pelayanan informasi yang memadai kepada pengguna

perpustakaan merupakan salah satu tugas yang harus dilakukan oleh

pustakawan sebagai pengelola perpustakaan.

Tugas pustakawan tingkat terampil yakni pengorganisasian dan

pendayagunan koleksi bahan pustaka / sumber informasi yang meliputi

pengembangan koleksi, pengolahan bahan pustaka / koleksi, penyimpanan dan

melestarikan bahan pustaka, serta pelayanan informasi sebagian telah dilaksanakan

oleh pustakawan, namun tugas tersebut kurang dilaksanakan dengan optimal,

sehingga tingkat kepuasan pengguna dengan layanan yang ada sangat kurang.

Seharusnya pustakawan mampu melaksanakan tugas tersebut guna peningkatan dan

pengembangan layanan serta peningkatan dan pengembangan perpustakaan pada

umumnya.


commit to user

79

4.2.2.2 Pemasyarakatan perpustakaan, dokumentasi dan informasi

Pemasyarakatan perpustakaan, dokumentasi dan informasi merupakan salah

satu tugas yang harus dijalankan oleh pustakawan yang berguna untuk meningkatkan

layanan yang ada di perpustakaan, tugas ini meliputi :

1. Penyuluhan

Pustakawan bertugas memberikan keterangan ataupun penjelasan

kepada masyarakat pemakai tentang manfaat dan penggunaan

perpustakaan, dokumentasi, dan informasi, hal ini dilakukan untuk

meningkatkan tingkat kunjungan masyarakat terhadap perpustakaan,

yang secara tidak langsung dapat mempengaruhi peningkatan layanan

yang diberikan perpustakaan kepada masyarakat pemakai.

“Petugas maupun pustakawan di sini tidak memberikan penyuluhan kepada masyarakat tentang manfaat perpustakaan Pak?” “Tidak, tidak ada agenda untuk memberikan penyuluhan kepada masyarakat, jadi kami juga tidak memberikan penyuluhan, masyarakat memang datang sendiri tanpa adanya penyuluhan dari kami” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). “Menurut Bapak, tingkat kunjungan yang relatif rendah ini diakibatkan kurangnya penyuluhan?” “Iya, banyak masyarakat yang tidak tahu bahwa perpustakaan daerah pindah, dan yang saya tahu mereka kesulitan mencari alamat perpustakaan daerah yang sekarang, saya mengetahui hal ini dari beberapa pengunjung yang datang” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). “Kenapa pustakawan tidak melakukan penyuluhan Pak?” “Karena tidak ada perintah dari atasan, dan belum pernah mengusulkan hal itu, ya saya pikir masyarakat tahu tentang keberadaan perpustakaan ini” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).


commit to user

80

Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa pustakawan dan staf di

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta tidak melakukan

penyuluhan kepada masyarakat dikarenakan belum adanya agenda yang

ditetapkan oleh pimpinan, selain itu mereka tidak memberikan usulan

kepada pimpinan tentang pentingnya penyuluhan kepada masyarakat.

Hal ini mengakibatkan tingkat kunjungan masyarakat rendah, dengan

tingkat kunjungan yang rendah ini membuat pustakawan dan staf tidak

peduli dengan peningkatan layanan yang seharusnya dikerjakannya.

2. Publisitas

Penyebar luasan informasi tentang perpustakaan dan kegiatannya

melalui media cetak dan elektronik seperti : artikel, brosur, film, slide,

situs-web, dll. Hal ini dilakukan untuk memberitakan kepada

masyarakat tentang keberadaan perpustakaan agar masyarakat

menggunakan perpustakaan sebagai alternatif pencarian informasi.

“Apa di sini tidak membuat brosur atau artikel yang disebar luaskan kepada masyarakat?” “Dulu pernah ada brosur, dan artikel tentang perpustakaan dan kegiatannya, tapi waktu tahun 90-an, sekarang sudah tidak membuat lagi, saya juga kurang tahu itu kenapa, mungkin kendala pada dana, yang pasti tiba – tiba itu sudah ditiadakan lagi, padahal itu bagus untuk peningkatan pengunjung” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). “Kalau situs website tentang perpustakaan ini ada Pak?” “Ada, baru saja membuat tapi sepertinya belum bisa digunakan, setiap dicari ada peringatan halaman tidak ditemukan, sepertinya masih harus dibenahi lagi” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).


commit to user

81

Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa publisitas yang

dilakukan oleh pustakawan sangat kurang, brosur dan artikel yang

dahulu pernah dibuat, sekarang tidak dilakukan pembuatannya lagi,

sedangkan situs website yang ada belum bisa diakses oleh masyarakat

luas, hal ini semakin membuat tingkat keterpakaian perpustakaan oleh

masyarakat sangat rendah, pengetahuan mereka tentang keberadaan

perpustakaan daerah juga rendah.

3. Pameran

Kegiatan mempertunjukkan kepada masyarakat tentang aktivitas, hasil

kegiatan kepada masyarakat luas. Hal ini merupakan salah satu cara

untuk memperkenalkan tentang aktivitas yang dilakukan oleh

perpustakaan, dengan demikian diharapkan masyarakat tertarik untuk

datang dan memanfaatkan layanan – layanan di perpustakaan.

“Perpustakaan ini pernah melakukan pameran Pak?” “Iya, jika ada acara – acara tertentu yang menyangkut dengan kebudayaan atau pun acara pendidikan kami mengusahakan untuk datang menggunakan mobil perpustakaan keliling, biasanya yang digunakan yaitu mobil pintar dan SIKIB karena mobilnya lebih menarik perhatian anak – anak apalagi didalamnya terdapat laptop yang bisa digunakan untuk anak – anak dalam melakukan pembelajaran” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). “Selain itu, apa perpustakaan pernah melakukan pameran tunggal di gedung perpustakaan sendiri?” “Belum pernah, kami tidak memiliki anggaran yang cukup untuk melakukan itu dan gedung yang tidak memadai, padahal itu sangat bagus untuk pengenalan kepada masyarakat” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).


commit to user

82

Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa kegiatan

pameran memang dilakukan oleh pihak perpustakaan, namun itu

dilakukan dengan mengikuti acara – acara tertentu dimana antusias

masyarakat baik dewasa maupun anak – anak besar. Tetapi pameran

tunggal yang dilaksanakan di gedung perpustakaan sendiri belum

terlaksana dikarenakan masalah gedung yang tidak mendukung.

Tugas pustakawan tingkat terampil yakni pemasyarakatan perpustakaan,

dokumentasi dan informasi yang meliputi penyuluhan, publisitas dan pameran,

sebagian pernah dilaksanakan oleh pustakawan di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta, namun pelaksanaan tugas tersebut kurang optimal mengingat

masih banyaknya masyarakat yang kurang mengetahui tentang keberadaan

perpustakaan daerah serta pelayanan apa saja yang terdapat di sana. Pemasyarakatan

perpustakaan ini merupakan tugas yang sangat penting untuk pustakawan guna

mengenalkan dan memberikan penjelasan tentang manfaat perpustakaan dalam

penelusuran informasi.

Apabila tugas pustakawan tersebut dapat dilaksanakan dengan baik oleh

seluruh pustakawan guna pengelolaan perpustakaan, maka akan dihasilkan

perpustakaan yang bermutu dan bernilai jual yang tinggi. Nilai jual inilah yang

nantinya mampu menaikkan tingkat keterpakaian pengunjung perpustakaan, selain itu

kepuasan pengunjung dengan layanan prima menjadi salah satu prioritas utama. Serta

dapat menumbuhkan perpustakaan yang mampu bersaing di era teknologi seperti saat

ini.


commit to user

83

4.2.3 Hambatan – hambatan

Dalam upaya melakukan sebuah perubahan, tentu dalam perjalanannya

menemui hambatan dan kendala. Begitu pula, dalam proses peningkatan pelayanan

yang dilakukan oleh pustakawan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta, mereka juga menemui hambatan – hambatan yang mampu menjadi

penghalang dalam perannya untuk meningkatkan layanan. Adapun hambatan yang

ditemui pustakawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam

melaksanakan perannya adalah :

4.2.3.1 Sumber daya manusia pustakawan

“Saya dan Bu Umi sebentar lagi mau pension sebagai pustakawan, jadi tinggal dua pustakawan, pekerjaannya akan semakin berat, sepertinya dalam waktu dekat nanti kita akan mengajukan permohonan untuk memdapatkan pustakawan dari test CPNS, tapi itu baru rencana mudah – mudahan terlaksana karena di sini memang sangat membutuhkan pustakawan apalagi yang dari program pendidikan formal, mereka kan memiliki pengetahuan dalam pengembangan perpustakaan lebih bagus dan lebih baru dari kami yang hanya melalui program diklat” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta hanya memiliki

empat pustakawan, dua diantaranya akan memasuki masa pensiun. Selain itu, jenjang

jabatan fungsional pustakawan tidak seimbang, dimana terdapat tiga pustakawan

dengan jenjang penyelia dan satu pustakawan dengan jenjang pelaksana lanjutan.

Apabila tugasnya dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang berlaku, maka hanya

satu pustakawan saja yang melakukan seluruh tugas yang terdapat di perpustakaan

sebagai tanggung jawab atas jabatan sebagai pustakawan tingkat terampil jenjang

pelaksanaan lanjutan.


commit to user

84

Selain kendala akan jenjang jabatan fungsional yang ada, kinerja

pustakawan dapat dikatakan kurang maksimal. Seorang pustakawan mengakui bahwa

dari seluruh pekerjaan yang terdapat di perpustakaan jika dilakukan oleh seorang

pustakawan, maka pustakawan yang lain tidak bersedia untuk membantu. Hal

tersebut membuat pustakawan yang memiliki semangat untuk melakukan perubahan

menjadi ikut malas – malasan dan terkesan acuh terhadap perkembangan serta

peningkatan layanan di perpustakaan.

4.2.3.2 Gedung / bangunan dan ruangan

“Dulu letaknya bukan di sini, di Panggung sana Jln. Urip Sumoharjo, di sana dulu ramai, sampai sore kita buka, kadang hampir jam tutup masih banyak pengunjungnya, gedungnya luas, tapi karena sering bocor jadi dipindahkan ke sini. Gedung ini juga sudah tua, lantai dua itu sudah tidak bisa untuk menampung seluruh koleksi, nanti lantainya bisa melengkung turun, kurang aman” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).

Bangunan yang digunakan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta di Jl. Kepatihan No.3 Surakarta merupakan bangunan tua yang tidak

layak jika digunakan sebagai gedung perpustakaan. Gedung tersebut memiliki dua

lantai, lantai pertama digunakan sebagai layanan perpustakaan, sedangkan lantai

kedua sebagai administrasi dan layanan pengolahan bahan pustaka. Ruangan yang

digunakan sebagai tempat layanan perpustakaan tidak cukup nyaman untuk

menampung seluruh koleksi, sebagai ruang baca, dan sebagai meja layanan sirkulasi.

Selain ruangan yang sempit, ventilasi pun kurang dan pencahayaan harus dibantu

dengan cahaya listrik. Sehingga jika terjadi pemadaman lampu, ruangan perpustakaan

menjadi gelap dan mengurangi kenyamanan bagi pengguna.


commit to user

85

Suwarno (2009:80) menyebutkan aspek yang perlu diperhatikan pada unsur gedung adalah :

1. Lokasi, harus ditempat yang mudah dan ekonomis didatangi masyarakat pemakainya;

2. Luas tanah (jika perpustakaan menempati gedung tersendiri) diusahakan cukup menampung bangunan gedung, dengan kemungkinan perluasan dalam kurun waktu 10 – 15 tahun mendatang;

3. Luas gedung atau ruangannya harus cukup menampung ruang koleksi bahan pustaka, ruang baca dengan kapasitas minimal 10% dari jumlah masyarakat yang dilayani, ruang layanan, ruang kerja pengolahan dan administrasi;

4. Ruangan – ruangan lain yang diperlukan, seperti gedung dan kamar kecil;

5. Konstruksi, mencakup aspek kekuatan dan pengamanan; 6. Cahaya didalam ruangan harus terang; 7. Kesejukan didalam ruangan dan pertukaran udara / ventilasi harus baik; 8. Lingkungan yang tenang; 9. Tempat parkir kendaraan secukupnya; 10. Taman,dll.

Sedangkan menurut Sutarno (2006:82), sebuah gedung yang dibangun dan diperuntukkan perpustakaan diharapkan memiliki sejumlah ruangan untuk menampung berbagai kegiatan perpustakaan. Ruangan – ruangan tersebut antara lain meliputi : ruangan koleksi, dengan kapasitas (daya tampung) bahan pustaka tertentu, misalnya untuk perpustakaan umum kabupaten / kota dapat menampung 20.000 – 30.000 judul buku, dan berbagai koleksi yang lain yaitu :

1. Ruangan bacanya dapat menampung jumlah pengunjung sekitar 30 – 40 orang (tempat duduk);

2. Ruangan koleksi referensi; 3. Ruangan koleksi pandang dengar (PD) untuk perpustakaan umum dan

perpustakaan tertentu lainnya; 4. Ruangan kerja pengolahan; 5. Ruangan kerja tata usaha / administrasi; 6. Ruangan kepala perpustakaan; 7. Ruangan layanan, lemari catalog dan penitipan barang; 8. Ruangan lobi dan ruang pengumuman / pamer; 9. Ruang pertemuan dengan kapasitas tertentu, misalnya 75 – 100 orang; 10. Ruang gudang; 11. Kamar kecil, garasi secukupnya;


commit to user

86

12. Di luar gedung, diperlukan lahan parkir untuk mobil, motor pengunjung dan karyawan secukupnya, serta halaman dengan ingkungan yang hijau asri-taman.

Hal – hal yang tersebut di atas belum diterapkan secara optimal oleh pihak

pengelola perpustakaan, hal ini berdampak kepada seluruh sektor layanan yang

terdapat di perpustakaan. Selain itu, mampu mengurangi angka kunjungan dari

masyarakat pemakai.

4.2.3.3 Sarana / prasarana

“Koleksi disini banyak sebenarnya tapi masih ada yang di kardus, soalnya rak bukunya kurang untuk menampung seluruh koleksi baik yang umum, terbitan berseri maupun yang audio visual. Kalau mau menambah rak sebenarnya bisa tapi ruangannya yang tidak memungkinkan, terlalu sempit untuk ruangan pelayanan perpustakaan.” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).

Sarana dan prasarana perpustakaan di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta dapat dikatakan kurang. Hal ini dapat dilihat dari kurangnya

rak bahan pustaka baik bahan pustaka umum, terbitan berseri, atau audio visual. Hal

ini menyebabkan sebagian besar bahan pustaka tidak di tampilkan di ruang koleksi.

Selain rak bahan pustaka, lemari penitipan pun hanya seadanya, tidak memakai kunci

pengaman, hal ini mengurangi tingkat keamanan bagi pengguna. Papan pengumuman

/ pamer pun tidak dimanfaatkan dengan baik, hanya di tempatkan sembarangan, hal

ini menyebabkan pengunjung tidak mengetahui pengumuman – pengumuman terbaru

tentang perpustakaan tersebut.


commit to user

87

Menurut Sutarno (2006:71), perlengkapan, peralatan, dan perabot sebuah perpustakaan tergantung kepada jenis dan besar kecilnya unit organisasi yang bersangkutan. Namun yang utma harus disediakan antara lain :

1. Rak bahan pustaka : buku, majalah, surat kabar, dan koleksi pandang dengar;

2. Lemari catalog; 3. Meja dan kursi baca; 4. Meja sirkulasi; 5. Mesin (tik, computer, foto kopi, jilid, dsb); 6. Meja kursi kerja; 7. Lemari penitipan; 8. Papan pengumuman / pamer; 9. Lemari arsip; 10. Telepon/ fax; 11. Jam dinding; 12. Peralatan kesekretariatan.

Semua sarana dan prasarana tersebut di atas wajib di adakan oleh pengelola

perpustakaan dengan jumlah dan kapasitas yang sesuai dengan kondisi dan keadaan

perpustakaan. Sehingga masalah yang ada dapat dicegah atau pun ditanggulangi

dengan cepat.

4.2.3.4 Manajemen

Manajemen merupakan faktor penting dalam sebuah pengelolaan lembaga

atau organisasi, melalui manajemen yang baik sebuah lembaga atau organisasi

mampu berkembang dan berjalan dengan baik pula. Proses ini lah yang nantinya

menjadi tolak ukur keberhasilan sebuah lembaga atau instansi.

Pendapat James F. Stoner (1982) dalam Handoko (1993:8) yang dikutip oleh Lasa (2005:1), menyatakan bahwa manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan para anggota dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.


commit to user

88

“Pemimpin di sini yang dulu pernah menjabat kurang perhatian dengan keadaan perpustakaan, malah tidak tahu menahu apa yang harus dilakukan, sehingga manajemen dan pengelolaannya sangat terganggu, kurang pengawasan, jadi para staf juga seenaknya sendiri, kurang pengarahan untuk staf” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).

Manajemen yang diterapkan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta dalam pengelolaan perpustakaan dapat dikatakan kurang. Hal ini

dapat terlihat jelas dari peningkatan sistem layanan perpustakaan yang tidak terjadi

peningkatan, dengan demikian tujuan dari didirikannya perpustakaan ini tidak

terlaksana dengan baik. Dalam proses perencanaan, belum ada upaya yang jelas untuk

merealisasikan segala rencana yang ada. Sedangkan pengorganisasiannya kurang

efektif, karena tenaga yang dimiliki belum memiliki satu tujuan yang sama yakni

untuk meningkatkan pelayanan perpustakaan. Pengarahan yang diberikan oleh atasan

kurang maksimal, sehingga tenaga kerja cenderung menganggap tujuan tersebut

sebagai sesuatu yang sepele. Dari sisi pengawasan dapat dikatakan kurang, hal ini

dikarenakan pemimpin atau pun kepala bagian tidak mengetahui dengan pasti

tugasnya sebagai kepala bagian, sehingga mereka jarang melakukan pengawasan.

Menurut Lasa (2005:52), menyatakan dalam penataan manajemen perlu dirumuskan dengan jelas tentang hal – hal berikut ini :

1. Visi, misi, dan tujuan perpustakaan 2. Skill yang memadai 3. Sumber daya yang sesuai 4. Rencana kerja yang matang 5. Insentif yang layak 6. Perubahan sikap dan penampilan (performance) petugas.


commit to user

89

Pegawai perpustakaan perlu mengubah pola pikir dan penampilan. Anggapan tentang pemakai perpustakaan merepotkan petugas perlu diubah menjadi keyakinan bahwa pemakai adalah pelanggan (customer). Kepuasan pelanggan menjadi salah satu tujuan pelayanan suatu perpustakaan, dapat diukur dengan rumus :

Satisfication = f (performance – expectation)

1. Apabila performance < expectation berarti pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan belum sesuai dengan harapan pemakai.

2. Apabila performance = expectation berarti pelayanan yang diberikan perpustakaan biasa – biasa saja.

3. Apabila performance > expectation, berarti pelayanan lebih baik dan memuaskan.

Berdasarkan uraian di atas, manajemen merupakan faktor penting dalam

suatu pengelolaan perpustakaan, dimana fokus utamanya adalah kepuasan bagi

masyarakat pemakai. Dengan demikian citra perpustakaan yang baik akan didapat

oleh masyarakat.

4.2.3.5 Pemimpin

Pemimpin suatu lembaga atau organisasi harus mampu membawa anak

buahnya untuk mewujudkan visi dan misi lembaga atau organisasi terkait sehingga

tujuan yang akan dicapai dapat terlaksana, dengan demikian dalam sebuah lembaga

atau organisasi dibutuhkan pemimpin yang piawai.

Menurut Kartono (2005:39), pemimpin adalah pribadi yang memiliki kecakapan khusus, dengan atau tanpa pengangkatan resmi dapat mempengaruhi kelompok yang dipimpinnya, untuk melakukan usaha bersama mengarah pada pencapaian sasaran – sasaran tertentu.

“Pemimpin maupun Kepala bagian pelayanan dan teknis itu tidak tahu menahu tentang seluk beluk perpustakaan. Mereka tahunya hanya tanda tangan, jadi misalkan ada usulan dari pustakawan untuk peningkatan layanan, kurang mereka perhatikan, atau pun usulnya seperti ini tapi nanti dirubah oleh mereka” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).


commit to user

90

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memiliki satu

pemimpin terpusat yang menaungi beberapa sub bagian. Pemimpin instansi tidak

memiliki pengetahuan yang cukup tentang pengelolaan perpustakaan, sehingga

apabila mendapat usulan dari bawahan terutama pustakawan, pemimpin masih

merasa ragu – ragu untuk menyetujui usulan tersebut. Sedangkan kepala bagian

pelayanan teknis dan pelayanan perpustakaan, bukanlah tenaga kerja yang memiliki

kecakapan di bidang perpustakaan, sehingga mereka tidak tahu bagaimana langkah

yang tepat guna meningkatkan dan mengembangkan layanan yang ada. Pustakawan

tidak mampu mengambil sikap dikarenakan mereka harus memperoleh persetujuan

terlebih dahulu dari pemimpin, sedangkan pemimpin menganggap upaya – upaya

yang diusulkan pustakawan tidak penting.

Menurut Lasa (2005:303), kepemimpinan yang efektif minimal memiliki sifat – sifat sebagai berikut :

1. Bertanggung jawab 2. Mampu melihat masa depan 3. Mampu mengorganisir dan mengarahkan potensi yang dimiliki 4. Mampu menyeimbangkan potensi bawahan 5. Menghargai bawahan 6. Percaya diri dan luwes 7. Mampu melakukan diplomasi 8. Mampu mengendapkan ketegangan antar pribadi 9. Mampu mempengaruhi orang lain.

Sifat – sifat tersebut di atas seharusnya mampu diterapkan pemimpin Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, guna peningkatan layanan yang

terdapat di perpustakaan.


commit to user

91

4.2.4 Upaya yang Dilakukan

Dalam upaya mengoptimalkan peran pustakawan dalam peningkatan

layanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, baik pustakawan

maupun lembaga memiliki upaya tersendiri untuk bersama – sama menjalin kerja

sama guna peningkatan peran pustakawan. Berikut, upaya yang dilakukan baik

lembaga maupun pustakawan dalam pengoptimalan peran pustakawan :

4.2.4.1 Pendidikan

Dalam upaya pengoptimalan peran pustakawan dalam peningkatan layanan

perpustakaan, lembaga yang menaungi yakni Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta melakukan pengajuan permohonan pendidikan dan pelatihan (Diklat)

kepada pusat, guna memberikan pendidikan kepada jabatan fungsional pustakawan.

Hal ini dilakukan mengingat peran penting pustakawan guna kemajuan dan

perkembangan perpustakaan, pustakawan sebagai pemegang peranan penting dalam

kemajuan perpustakaan harus mendapatkan pendidikan yang terbaru tentang seluk

beluk perpustakaan.

“Pustakawan atau staf di sini beberapa kali dikirim untuk mengikuti diklat atau pelatihan – pelatihan singkat yang bertujuan untuk mengoptimalkan kinerja mereka dalam mengelola perpustakaan. Sehingga mereka memiliki ilmu pengetahuan terbaru tentang bidang perpustakaan. Kalau melakukan diklat biasanya dilakukan di luar kota selama beberapa minggu, pengirimannya juga bergantian, supaya merata ilmu yang didapat para staf atau pustakawan, perbedaannya biasanya dari diklat yang diambil, yang satu bagian ini, yang satunya bagian itu” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).


commit to user

92

Pendidikan biasanya dilakukan di luar kota, dengan waktu yang beragam

sesuai dengan diklat yang diambil. Pendidikan dan pelatihan ini, mengambil tema

yang berbeda – beda disetiap tahunnya. Sehingga jika ingin mendapatkan pustakawan

yang mampu menangani seluruh seluk beluk tentang perpustakaan maka pihak

lembaga harus lebih sering mengirim stafnya untuk mengikuti diklat.

4.2.4.2 Motivasi kerja

Motif atau motivasi (latin, motives) ialah :

1. Gambaran penyebab yang akan menimbulkan tingkah laku, menuju pada satu sasaran tertentu;

2. Landasan dasar, pikiran dasar, dorongan bagi seseorang untuk berbuat; 3. Ide pokok yang sementara berpengaruh besar terhadap tingkah laku

manusia, biasanya merupakan satu peristiwa masa lampau, ingatan, gambaran fantasi, dan perasaan – perasaan tertentu ( Kartono,2005 :106).

Staf maupun pustakawan pengelola Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta dalam kiprahnya melakukan peningkatan dan perkembangan

perpustakaan sering menjumpai kendala ataupun halangan. Oleh sebab itu, baik

pemimpin dan para staf saling memberikan motivasi satu sama lain, agar mampu

menumbuhkan semangat kerja guna peningkatan pelayanan perpustakaan.

“Pemimpinnya ini baru ditempatkan, ini pemimpin baru, lebih bagus dari sebelumnya, lebih tertarik dan perhatian untuk mengembangkan dan meningkatkan layanan perpustakaan untuk pengguna. Selain itu pemimpinnya sering memberikan saran kepada bawahan, motivasi kerja agar pekerjaannya jauh lebih bagus dalam meningkatkan layanan perpustakaan” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).


commit to user

93

Pemimpin Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sering

memberikan motivasi atau dorongan kepada bawahannya agar mampu bekerja

dengan baik untuk memenuhi kebutuhan masyarakat akan informasi juga dalam

upaya mencapai tujuan organisasi yang telah ada.

Adapun motivasi yang diberikan oleh pemimpin itu pada umumnya bermaksud untuk :

1. Meningkatkan asosiasi dan integrasi kelompok serta menjamin keterpaduan;

2. Manjamin efektivitas dan efisiensi kerja semua anggota kelompok; 3. Meningkatkan partisipasi aktif dan tanggung jawab social semua

anggota; 4. Meningkatkan produktivitas semua sector dan anggota kelompok; 5. Menjamin terlaksananya realisasi – diri dan pengembangan diri pada

setiap anggota kelompok. Dan memberikan kesempatan untuk melakukan ekspresi bebas ( Kartono, 2005 : 108 ).

Dari kutipan di atas dapat disimpulkan bahwa motivasi dari atasan atau

pemimpin sangat berpengaruh dalam peningkatan kinerja staf atau bawahan di sebuah

lembaga.

4.2.4.3 Permohonan pembuatan Solo Education Park

“Ini kita mau mengajukan proposal untuk Solo Education Center, sebagai permintaan untuk mendapatkan gedung baru, sarana dan prasarana yang lebih baik. Seandainya diwujudkan oleh Bapak Walikota ini akan menjadi yang pertama di Jawa Tengah, karena nanti akan ada pusat untuk kursus, ada kios untuk usaha misalkan warnet atau counter pulsa, tapi pusatnya tetap perpustakaan daerah, intinya kita akan membuat pusat dari edukasi untuk masyarakat Solo dan sekitarnya, kan nanti bias dijadikan alternatif untuk rekreasi bagi keluarga yang berbasis pada bidang pendidikan dan ilmu pengetahuan. Ya mudah – mudahan bisa diwujudkan sama Bapak Walikota, kami sangat berharap” (Wawancara dengan Bapak Haryanto, Staf Tata Usaha, 21 Maret 2011).


commit to user

94

Staf dan pemimpin Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

melakukan penyusunan proposal guna permohonan pembuatan Solo Education Park.

Solo Education Park merupakan sarana yang menyediakan beberapa fasilitas yang

ditujukan untuk masyarakat, kelak Solo Education Park ini akan dikelola oleh Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, dimana perpustakaan daerah tetap

menjadi pusat dari Solo Education Park. Selain itu pembuatan sarana tersebut

merupakan salah satu langkah untuk mendapatkan gedung, sarana dan prasarana yang

memadai untuk sebuah pengelolaan perpustakaan.

Besar harapan staf dan pemimpin Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta kepada Walikota Surakarta agar permohonan tersebut dikabulkan.

Dengan demikian Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta akan

mendapatkan gedung baru, sarana dan prasarana yang memadai. Hal ini sangat

penting, mengingat gedung dan sarana prasarana merupakan salah satu hambatan

yang dihadapi oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam

peningkatan layanan perpustakaan.


commit to user 95

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan


perpustakaan daerah yang dikelola oleh Pemerintah Kota Surakarta. Dalam

melakukan pelayanan kepada masyarakat dan untuk meningkatkan layanan yang

terdapat di perpustakaan guna memenuhi keinginan serta kepuasan pengguna,

perpustakaan tersebut memiliki jabatan fungsional pustakawan yakni :

5.1.1 Pustakawan tingkat terampil yang terdiri dari empat orang pustakawan, dengan

tugas yang meliputi : (1) pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan

pustaka / sumber informasi yang kegiatannya adalah : pengembangan koleksi,

pengolahan bahan pustaka / koleksi, penyimpanan dan melestarikan bahan

pustaka serta pelayanan informasi ; (2) pemasyarakatan perpustakaan ,

dokumentasi, dan informasi yang kegiatannya adalah : penyuluhan, publisitas,

dan pameran. Masing – masing dari tugas tersebut ada telah dikerjakan dan

adapula yang belum dikerjakan, namun tugas yang telah dilaksanakan kurang

berjalan secara optimal.


commit to user

96

5.1.2 Pustakawan tingkat ahli, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

belum memiliki jabatan fungsional pustakawan tingkat ahli, yang memiliki

persyaratan adalah pendidikan serendah – rendahnya berijasah S1 bidang ilmu

perpustakaan, dokumentasi, dan informasi atau bidang lain yang nantinya harus

mengikuti program diklat ilmu perpustakaan.

5.1.3 Hambatan – hambatan yang dialami pustakawan dalam melaksanakan tugasnya

dalam meningkatkan layanan perpustakaan antara lain : sumber daya manusia

pustakawan dimana dua pustakawan yang saat ini bekerja akan memasuki masa

pensiun, gedung yang terlalu kecil untuk sebuah pelayanan perpustakaan, sarana

dan prasarana yang tidak memadai seperti kurangnya rak dan lemari untuk

bahan pustaka baik cetak maupun non cetak, manajemen yang diterapkan di

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta berjalan kurang baik,

dan pemimpin yang tidak tahu menahu tentang seluk beluk sebuah

perpustakaan.

5.1.4 Upaya yang dilakukan oleh pustakawan dan lembaga untuk mengoptimalkan

tugas pustakawan dalam peningkatan layanan antara lain : memberikan

pendidikan dan motivasi kerja kepada rekan sejawat, atasan kepada bawahan,

maupun usulan kepada atasan.


commit to user

97

Seluruh langkah terbaik ditempuh oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta demi kepuasan masyarakat pemakai dengan pelayanan yang

diberikan kepada mereka. Kepuasan masyarakat pemakai inilah yang nantinya

menjadi barometer perkembangan perpustakaan daerah yang dikelola. Dengan

demikian perpustakaan daerah tetap bertahan dalam memberikan pelayanan yang

optimal dalam rangka pemenuhan informasi kepada masyarakat luas di era teknologi

informasi seperti saat ini.

5.2 Saran

Dalam rangka mengoptimalkan peran pustakawan dalam peningkatan

layanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ada baiknya

dilakukan tindakan sebagai berikut :

1. Pemberian hadiah atau penghargaan dari lembaga atas hasil yang telah

dicapai pustakawan dalam peningkatan layanan perpustakaan;

2. Peneguran atau sanksi yang tegas bagi staf dan jabatan fungsional

pustakawan yang lalai menjalankan kewajibannya dalam peningkatan

pelayanan;

3. Perekrutan jabatan fungsional pustakawan sesuai dengan jenjang jabatan

sehingga tugas pustakawan dapat disesuaikan dengan jenjang jabatan

yang dimiliki;

4. Mutasi kerja atau pengurangan staf non pustakawan yang tidak memiliki

kontribusi dalam peningkatan layanan perpustakaan.


commit to user

DAFTAR PUSTAKA

Amsri. 2007. “Pelayanan Perpustakaan yang Didukung Oleh Kemajuan Teknologi Informasi”. Jurnal Kepustakawanan dan Masyarakat Membaca, Vol. 23 Juli – Desember 2007

Arikunto, Suharsini. 1996. Prosedur Penelitian : Suatu Pendekatan Praktek. Yogyakarta : Rineka Cipta

Basuki, Sulistyo. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama

_____________. 2006. Metode Penelitian. Jakarta : Wedatama Widya Sastra dan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia

Darmono. 2001. Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama

Daryono. 2010. “Kompetensi Pustakawan dalam Memberikan Layanan Prima di Perpustakaan Perguruan Tinggi”. Jurnal Kepustakawanan dan Masyarakat Membaca, Vol. 26 No. 2 Juli – Desember 2010

Fandy dan Anastasia Diana. 2002. Total Quality Management. Yogyakarta: Andi

Gunawan, Hendry dan Novita Vitriani. 2010. “Profesionalisme Pustakawan”. Jurnal Kepustakawanan dan Masyarakat Membaca, Vol. 26 No. 2 Juli – Desember 2010


commit to user

Hermawan, Rachman dan Zulfikar Zen. 2006. Etika Kepustakawanan. Jakarta : Sagung Seto

Kamah, Idris. 2001. Pola dan Strategi : Pengembangan Perpustakaan dan Pembinaan Minat Baca. Jakarta : Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

Kartono, Kartini. 2005. Pemimpin dan Kepemimpinan. Jakarta : Raja Grafindo Media

Lasa HS. 2005. Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta : Gama Media

Mardiyanto, Fx. 2007. “Penerapan Manajemen Mutu Terpadu untuk Pengembangan Layanan Perpustakaan”. WIPA, Vol. 10 Edisi Mei 2007

Nawawi, H. 1994. Penelitian Terapan. Yogyakarta : UGM Press

NS, Sutarno. Manajemen Perpustakaan : Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta : Sagung Seto

__________. 2006. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta : Sagung Seto

Nurhadi, Muljani A. 1983. Sejarah Perpustakaan dan Perkembangannya di Indonesia. Yogyakarta : Andi Offset

Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. 1994. Jakarta : Direktorat Jenderal Departemen Pendidikan Tinggi dan Pendidikan Nasional

Rahayuningsih, F. 2007. Pengelolaan Perpustakaan. Jakarta : Gema Insani


commit to user

Soetminah.1992. Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan. Yogyakarta : Kanisius

Sudarsono, Blasius. 2006. Antologi Kepustakawanan Indonesia. Jakarta : Ikatan Pustakawan Indonesia

Supriyanto. et al. 2006. Aksentuasi Perpustakaan dan Pustakawan. Jakarta : Ikatan Pustakawan Indonesia Pengurus Daerah DKI Jakarta

Suwarno, Wiji. 2009. Psikologi Perpustakaan. Jakarta : Sagung Seto

Yusuf, Pawit M. 1995. Pedoman Praktis Mencari Informasi. Bandung : Remaja Rosda Karya

Documents

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id TUGAS PUSTAKAWAN ...eprints.uns.ac.id/7585/1/215891611201104461.pdf · : penyuluhan, publisitas, dan pameran. Tugas pustakawan yang belum