Upload
digital-groep
View
1.040
Download
4
Embed Size (px)
Citation preview
FMHaaglandenfacilitaire dienstverlener van en voor het Rijk
Congres Digital Groep
‘De kracht van SamenWerken’
Ingrid van de Boeldirecteur FMHaaglanden22 september 2011
FMH van en voor het rijk2
De kracht van SamenWerken is…
helder gezamenlijk doel/resultaat/noodzaak
gezamenlijk belang boven eigen (organisatie)belang
elkaars wereld willen kennen
en het oude loslaten
FMH van en voor het rijk3
Missie FMHaaglanden (FMH)
We gaan ervoor
dat klanten en medewerkers
FMHaaglanden
aanbevelen bij anderen!
FMH van en voor het rijk4
De weg naar FMHaaglanden (FMH)
Samenwerking BZK en Justitie, met oog op de nieuwbouw
FaSam: 2009 gestart
4FM: initiatief van vier facilitaire directeuren n.a.v. personele taakstelling van 25%
1 april 2010 gestart als batenlastendienst met 27% minder personeel (min 20 FTE demandorganisatie)
1-7-2011 FMHaaglanden, versneld door “Compacte Rijksdienst”
FMH van en voor het rijk5
Wat doen wij? Gebouwbeheer,
Beveiliging en receptie,
Werkplekinrichting en verhuizingen,
Catering en vergaderservices,
Schoonmaak,
Post en repro,
Kantoorartikelen,
(VIP)vervoer Telefonisten,
Advies en projecten op gebied van facilitair management
5
FMH van en voor het rijk6
Visie FMH
FMH wil de professionele dienstverlener zijn voor rijksorganisaties in de regio Haaglanden, die gefaciliteerde rijkswerkplekken levert waardoor klanten comfortabel kunnen werken
Klantgerichtheid is hierbij onze belangrijkste succesfactor
Parallel daaraan ontwikkelt FMH zich tot één van de vier rijksbrede preferente aanbieders, die tezamen de gehele rijksoverheid gaan bedienen
FMH van en voor het rijk7
FMH op 1 januari 2012
7 departementen: BZ, SZW, IenM, BZK, VenJ, OCW, VWS + Rijksverzamelkantoor Beatrixpark
380 medewerkers
22.000 werkplekken
45 panden
€ 120 mln (omzet/kosten)
FMH van en voor het rijk8
Klant X
vraag
Klant Y
vraag
Klant Z
vraag
Demand FMH
Catering
Schoonmaak
Beveiliging
Enz
Huisvesting
Organisatie en personeel
Financieel
ICT
FMH van en voor het rijk9
Governance
De vierhoek
KaderstellerICBR/ICFH
Vraagzijdedepartementen Aanbodzijde
FMH e.a.
EigenaarDGOBR
FMH van en voor het rijk10
Ontwikkeling
1-1-13 : + FIN (regie op PPS)/andere rijksonderdelen
1-1-14 : + EL&I en AZ
En verder:TaakstellingenMasterplan huisvesting den HaagStandaardiseringIntensivering samenwerkingsverbanden
FMH van en voor het rijk11
Wat er aan vooraf ging (1 van 2)
11
2007: initiatief van 4 facilitaire directeuren nav personele taakstelling van 25%
Medio 2008 tot medio 2009: programmamanager, programmateam, facilitaire directeuren, PSG’s, stafmedewerkers
Output: bedrijfsplan,veranderplan, O&F-rapport
Geplande startdatum 1 april 2010
Decharge programmateam
De oprichting van 4FM (1 van 2)
FMH van en voor het rijk12
De oprichting van 4FM (2 van 2)
Medio 2009: kwartiermaker(steam)/beoogd directeur/-MTTot 1 april 2010:
• Projecten 1 dienstverleningsportaal, processen, p&c, contracten, personeel, ICT, PDC, DVA, kostprijsmodel etc.etc.
• Plaatsings Advies Commissie (PAC)• Batenlastendiensttraject• Inrichting organisatie/werkwijzen• Communicatie met medewerkers, ministeries, OR/vakbonden,
Ministeries van Financiën en BZK (eigenaar)• Eigen huisvesting
1 april 2010: start 4FM
FMH van en voor het rijk13
Hoe? Dat hebben we gefilmd!
Filmpje
13
FMH van en voor het rijk14
De kracht van SamenWerken is…. (1 van 6)
1. Helder gezamenlijk doel/resultaat, noodzaak, prikkel:
Parallel met oprichting 4FM:
Gelijkblijvend dienstverleningsniveauMet 25% minder FTE’s en €
Inkoop€reductieOveral op dezelfde manier kunnen werkenExpertise bundelen
14
FMH van en voor het rijk15
De kracht van SamenWerken is…. (2 van 6)
2. Enthousiaste en gedreven samenwerkers, gericht op resultaat:
Parallel met oprichting 4FM:
Enthousiaste en gedreven kopgroep, van deadline naar deadline!
FMH van en voor het rijk16
De kracht van SamenWerken is…. (3 van 6)
3. Ze hebben elkaar nodig om het te realiseren:
Parallel met oprichting 4FM:
Per departement zouden we de dienstverlening niet op peil kunnen houden met lagere budgetten
FMH van en voor het rijk17
De kracht van SamenWerken is…. (4 van 6)
4. Geven zonder te weten of/wanneer je er iets voor terug krijgt en het oude loslaten
Parallel met oprichting 4FM:
Vier facilitair directeuren heffen eigen stoel en directie op
FMH van en voor het rijk18
De kracht van SamenWerken is…. (5 van 6)
5. Vertrouwen en wantrouwen is dicht bij elkaar
Parallel met oprichting 4FM:
Een besluit is pas definitief als het is gerealiseerd, spannend tot de start
FMH van en voor het rijk19
De kracht van SamenWerken is…. (6 van 6)
6. Eén aap kan het verschil maken
Parallel met oprichting 4FM:
Wisseling van de wacht is een groot risico of een grote kans
FMH van en voor het rijk20
Ook verschillen…
overleg overleg overleg overleg
business cases rapportages mijlpalen in-control
bedrijfsplan O&F-rapport veranderplan prestatie-indicatoren
bestuurlijke besluitvorming processen positionering
medezeggenschap vakbonden
geen sancties bij niet (tijdig) nakomen afspraken
FMH van en voor het rijk21
De vraag voor de start is:
Is er voldoende vertrouwen bij de opdrachtgevers om “los te laten”?
Waardeer en koester dat!
Hoe is het met de medewerkers?
Want klanten en medewerkers zijn hèt kapitaal!
STARTEN MAAR!
FMH van en voor het rijk22
Wat zou ik nu anders doen?
Tot de start: programmamanager èn kwartiermaker
Programmamanager: focus op realisatie
Kwartiermaker: focus op besluitvorming, communicatie, omgeving
Z.s.m. één ontvlechtingsmanager per departement
Investeren in nieuwe deelnemers bij wisselingen
FMH van en voor het rijk23
Metafoor o.b.v. onderzoek Daniëlle Verhof:Opdrachtgever heeft last van het empty nestsyndroom SSO is het kind dat ouderlijk huis verlaat
Moraal:Naarmate ouders er meer vertrouwen in hebben dat het goed gaat met hun kind, geven ze meer ruimte om zelf volwassen te worden.
Tot die tijd: opdrachtgever is bezorgd en gaat controlerenSSO ervaart dit als ongewenste bemoeienis
Samenwerking vanaf de start (1 van 2)
FMH van en voor het rijk24
Tips:
• Continu investeren in plezierig samenwerken• Verklein de afstand, ken elkaars wereld• Leer elkaar beter kennen• Betrouwbare managementinfo • Lever de afgesproken prestaties• Normen als middel (niet doorslaan), klanttevredenheid telt• Herijk waar nodig, bv “de knip”, wie doet wat
Samenwerking vanaf de start (2 van 2)
FMH van en voor het rijk25
De kracht van SamenWerken is…
helder gezamenlijk doel/resultaat/noodzaak
gezamenlijk belang boven eigen (organisatie)belang
elkaars wereld willen kennen
en het oude loslaten
FMH van en voor het rijk26
Droom:
Meer samenwerking (Rijks)overheid?
Kwestie van tijd?