26
FMHaaglanden facilitaire dienstverlener van en voor het Rijk Congres Digital Groep ‘De kracht van SamenWerken’ Ingrid van de Boel directeur FMHaaglanden 22 september 2011

Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid van de Boel

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMHaaglandenfacilitaire dienstverlener van en voor het Rijk

Congres Digital Groep

‘De kracht van SamenWerken’

Ingrid van de Boeldirecteur FMHaaglanden22 september 2011

Page 2: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk2

De kracht van SamenWerken is…

helder gezamenlijk doel/resultaat/noodzaak

gezamenlijk belang boven eigen (organisatie)belang

elkaars wereld willen kennen

en het oude loslaten

Page 3: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk3

Missie FMHaaglanden (FMH)

We gaan ervoor

dat klanten en medewerkers

FMHaaglanden

aanbevelen bij anderen!

Page 4: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk4

De weg naar FMHaaglanden (FMH)

Samenwerking BZK en Justitie, met oog op de nieuwbouw

FaSam: 2009 gestart

4FM: initiatief van vier facilitaire directeuren n.a.v. personele taakstelling van 25%

1 april 2010 gestart als batenlastendienst met 27% minder personeel (min 20 FTE demandorganisatie)

1-7-2011 FMHaaglanden, versneld door “Compacte Rijksdienst”

Page 5: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk5

Wat doen wij? Gebouwbeheer,

Beveiliging en receptie,

Werkplekinrichting en verhuizingen,

Catering en vergaderservices,

Schoonmaak,

Post en repro,

Kantoorartikelen,

(VIP)vervoer Telefonisten,

Advies en projecten op gebied van facilitair management

5

Page 6: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk6

Visie FMH

FMH wil de professionele dienstverlener zijn voor rijksorganisaties in de regio Haaglanden, die gefaciliteerde rijkswerkplekken levert waardoor klanten comfortabel kunnen werken

Klantgerichtheid is hierbij onze belangrijkste succesfactor

Parallel daaraan ontwikkelt FMH zich tot één van de vier rijksbrede preferente aanbieders, die tezamen de gehele rijksoverheid gaan bedienen

Page 7: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk7

FMH op 1 januari 2012

7 departementen: BZ, SZW, IenM, BZK, VenJ, OCW, VWS + Rijksverzamelkantoor Beatrixpark

380 medewerkers

22.000 werkplekken

45 panden

€ 120 mln (omzet/kosten)

Page 8: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk8

Klant X

vraag

Klant Y

vraag

Klant Z

vraag

Demand FMH

Catering

Schoonmaak

Beveiliging

Enz

Huisvesting

Organisatie en personeel

Financieel

ICT

Page 9: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk9

Governance

De vierhoek

KaderstellerICBR/ICFH

Vraagzijdedepartementen Aanbodzijde

FMH e.a.

EigenaarDGOBR

Page 10: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk10

Ontwikkeling

1-1-13 : + FIN (regie op PPS)/andere rijksonderdelen

1-1-14 : + EL&I en AZ

En verder:TaakstellingenMasterplan huisvesting den HaagStandaardiseringIntensivering samenwerkingsverbanden

Page 11: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk11

Wat er aan vooraf ging (1 van 2)

11

2007: initiatief van 4 facilitaire directeuren nav personele taakstelling van 25%

Medio 2008 tot medio 2009: programmamanager, programmateam, facilitaire directeuren, PSG’s, stafmedewerkers

Output: bedrijfsplan,veranderplan, O&F-rapport

Geplande startdatum 1 april 2010

Decharge programmateam

De oprichting van 4FM (1 van 2)

Page 12: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk12

De oprichting van 4FM (2 van 2)

Medio 2009: kwartiermaker(steam)/beoogd directeur/-MTTot 1 april 2010:

• Projecten 1 dienstverleningsportaal, processen, p&c, contracten, personeel, ICT, PDC, DVA, kostprijsmodel etc.etc.

• Plaatsings Advies Commissie (PAC)• Batenlastendiensttraject• Inrichting organisatie/werkwijzen• Communicatie met medewerkers, ministeries, OR/vakbonden,

Ministeries van Financiën en BZK (eigenaar)• Eigen huisvesting

1 april 2010: start 4FM

Page 13: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk13

Hoe? Dat hebben we gefilmd!

Filmpje

13

Page 14: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk14

De kracht van SamenWerken is…. (1 van 6)

1. Helder gezamenlijk doel/resultaat, noodzaak, prikkel:

Parallel met oprichting 4FM:

Gelijkblijvend dienstverleningsniveauMet 25% minder FTE’s en €

Inkoop€reductieOveral op dezelfde manier kunnen werkenExpertise bundelen

14

Page 15: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk15

De kracht van SamenWerken is…. (2 van 6)

2. Enthousiaste en gedreven samenwerkers, gericht op resultaat:

Parallel met oprichting 4FM:

Enthousiaste en gedreven kopgroep, van deadline naar deadline!

Page 16: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk16

De kracht van SamenWerken is…. (3 van 6)

3. Ze hebben elkaar nodig om het te realiseren:

Parallel met oprichting 4FM:

Per departement zouden we de dienstverlening niet op peil kunnen houden met lagere budgetten

Page 17: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk17

De kracht van SamenWerken is…. (4 van 6)

4. Geven zonder te weten of/wanneer je er iets voor terug krijgt en het oude loslaten

Parallel met oprichting 4FM:

Vier facilitair directeuren heffen eigen stoel en directie op

Page 18: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk18

De kracht van SamenWerken is…. (5 van 6)

5. Vertrouwen en wantrouwen is dicht bij elkaar

Parallel met oprichting 4FM:

Een besluit is pas definitief als het is gerealiseerd, spannend tot de start

Page 19: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk19

De kracht van SamenWerken is…. (6 van 6)

6. Eén aap kan het verschil maken

Parallel met oprichting 4FM:

Wisseling van de wacht is een groot risico of een grote kans

Page 20: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk20

Ook verschillen…

overleg overleg overleg overleg

business cases rapportages mijlpalen in-control

bedrijfsplan O&F-rapport veranderplan prestatie-indicatoren

bestuurlijke besluitvorming processen positionering

medezeggenschap vakbonden

geen sancties bij niet (tijdig) nakomen afspraken

Page 21: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk21

De vraag voor de start is:

Is er voldoende vertrouwen bij de opdrachtgevers om “los te laten”?

Waardeer en koester dat!

Hoe is het met de medewerkers?

Want klanten en medewerkers zijn hèt kapitaal!

STARTEN MAAR!

Page 22: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk22

Wat zou ik nu anders doen?

Tot de start: programmamanager èn kwartiermaker

Programmamanager: focus op realisatie

Kwartiermaker: focus op besluitvorming, communicatie, omgeving

Z.s.m. één ontvlechtingsmanager per departement

Investeren in nieuwe deelnemers bij wisselingen

Page 23: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk23

Metafoor o.b.v. onderzoek Daniëlle Verhof:Opdrachtgever heeft last van het empty nestsyndroom SSO is het kind dat ouderlijk huis verlaat

Moraal:Naarmate ouders er meer vertrouwen in hebben dat het goed gaat met hun kind, geven ze meer ruimte om zelf volwassen te worden.

Tot die tijd: opdrachtgever is bezorgd en gaat controlerenSSO ervaart dit als ongewenste bemoeienis

Samenwerking vanaf de start (1 van 2)

Page 24: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk24

Tips:

• Continu investeren in plezierig samenwerken• Verklein de afstand, ken elkaars wereld• Leer elkaar beter kennen• Betrouwbare managementinfo • Lever de afgesproken prestaties• Normen als middel (niet doorslaan), klanttevredenheid telt• Herijk waar nodig, bv “de knip”, wie doet wat

Samenwerking vanaf de start (2 van 2)

Page 25: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk25

De kracht van SamenWerken is…

helder gezamenlijk doel/resultaat/noodzaak

gezamenlijk belang boven eigen (organisatie)belang

elkaars wereld willen kennen

en het oude loslaten

Page 26: Digital Groep Congres 2011 Presentatie Ingrid  van de Boel

FMH van en voor het rijk26

Droom:

Meer samenwerking (Rijks)overheid?

Kwestie van tijd?