Embed Size (px)
DESCRIPTION
http://www.konicaminolta.dk/fileadmin/content/dk/Business_Solutions/apsis/Digitalisering_i_det_Offentlige_Michael_Fray_Konica_Minolta.pdf
Citation preview
DIGITALISERING I DET OFFENTLIGE
Michael Fray, chefkonsulent ITS & ECM
2
AGENDA
Hvad er digitalisering Status på papirfri arbejdsgange ECM som næste skridt Konica Minolta og digitalisering
3
DIGITALISERING
Undgå papir i arbejdsgange Få så mange henvendelser som muligt digitalt – via den billigste kanal Start så mange processer som muligt digitalt Få digitaliseret papir mv. så tidligt i processen som muligt
4
PROCESSER MED PAPIR..
Er svære at styre Er svære at deltage i ”remote” Er tilbøjelige til at skabe forsinkelser Koster ofte unødig tid
Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars“, Juli 2013
5
DIGITALISERING - FORUDSÆTNING FOR
Automatisering – Fjernelse af den ineffektivitet papir giver, VIL give besparelser og øget
produktivitet – og ja, det er også godt for miljøet.. Mobilitet – Den mobile medarbejder kan ikke komme til informationer fra f. eks. sin
tablet, hvis informationer og dokumenter ikke er digitale. – Informationer, billeder og andet data skal fanges digitalt så hurtigt som
muligt for at effektivisere processer. Finde informationer med mening på det rette tidspunkt – AAA! – (Any time, Any Where, Any Device)
6
HÆNDERNE OP – ELLER PENGENE UD AF VINDUET
Hvor mange mener, at det at fjerne papir fra processer vil medføre effektivitet? Hvor mange arbejder målrettet med kanalstrategier? Hvor mange arbejder med mobilitet? Hvor mange arbejder målrettet på at fjerne papiret fra arbejdsgangene? Hvor mange arbejder både med at digitalisere borgervendte OG interne arbejdsgange? Hvor mange har fået fjernet så meget papir som muligt fra alle arbejdsgange? Hvor mange arbejder målrettet på at automatisere så mange arbejdsgange som muligt?
Økonomi • Indkøb • Fakturagodkendelse • Månedsafslutning • Debitorstyring • Kreditorstyring • Auditeringer • Udgiftsafregninger • Kørselsafregninger
HR • Rekruttering • Introduktionsforløb • Politikker og procedurer • Medarbejderudvikling • Opsigelser • Selvbetjening • Personalesager
Borgerservice • Håndtering af sager • Selvbetjening • Reperationer • Garantihåndtering • Ordrehåndtering • Service Requests
Facility Management / Anlæg • Anlægsplanlægning • Styring af arbejdsordrer • Vedligehold af bygninger og områder • Inventarstyring • Sikkerhed • Beredskabsplaner
IT • Helpdesk • Indkøb • Styring af kontrakter • Drift • Beredskabsplaner • Procedurer
Administration • Kvalitetssikring • Posthåndtering • Indkøb • Arkiver • Flådestyring • Anlægsaktiver
Juridisk • Kontraktstyring • Compliance • Auditering • Sagshåndtering
Salg og Marketing • PR • Kampagnestyring • Produktstyring • Opfølgning • Salgsplaner • Tilbud • Ordreoptagelse • Ordrehåndtering
7
HVAD MED DISSE PROCESSER?
8
STATUS PÅ PAPIRFRI ARBEJDSGANGE
“Winning the Paper Wars” – AIIM International , July 2013
9
KEY FINDING #1
74% har gang i optimeringstiltag, der vil have gavn af at være papirfri Kun 24% af dem har en politik eller en “leveregel” til at drive papiret ud af arbejdsgangene
Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars“, Juli 2013
10
KEY FINDING #2
Gennemsnitligt, forbedres svartider til kunder, borgere, kollegaer og partnere med en faktor 4.0x Dem med mere erfaring med papirfri processer, rapporterer endnu større forøgelse med op til faktor 4.6x- (10% helt op til faktor 10x!)
Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars“, Juli 2013
11
KEY FINDING #3
Gennemsnitligt, forøges produktiviteten for administrativt arbejde med 29,7% stigende til 35,4% for dem med mere erfaring
Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars“, Juli 2013
12
KEY FINDING #4
Næsten halvdelen (47%) af virksomhederne har kun gjort 5% fremskridt mod at skabe papirfri processer 18% er slet ikke startet endnu
Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars“, Juli 2013
13
KEY FINDING #5
2/3 af de der tager papirfri processer til sig, realiserer deres ROI indenfor 18 måneder 50% indenfor kun 12 måneder
Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars“, Juli 2013
14
KEY FINDING #6
Fysiske underskrifter og juridisk holdbarhed er blandt de største papirfri bekymringer hos ansatte med juridisk ansvar og i nogen grad hos økonomifolk Overordnet er dog, inkl. dem med juridisk ansvar, 37% for og 26% imod (Ledere og topledelse mest for)
Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars“, Juli 2013
15
INVESTERINGSPLANER
Workflow og BPM er det område flest vil bruge flere penge på
Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars“, Juli 2013
16
ITS PLANEN HOS KONICA MINOLTA
IT Products • Hard- & software • Provisioning • IT solutions
IT Consultancy • Infrastructure specialist • Operation & support • Management, projects & ITIL
Managed IT services • Cloud services • Managed office services
Business Applications • ECM • CRM
17
EGEN SCENE TIL ECM
18
ECM?
Enterprise Content Management
Virksomhed Indhold Håndtering
19
ECM!
Enterprise Content Management
Virksomhed Indhold Håndtering
20
DEFINITION PÅ ECM
Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at
opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter,
som er relateret til organisatoriske processer.
21
STRATEGIER, METODER OG VÆRKTØJER
Strategi Metoder Værktøjer
Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at
opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter,
som er relateret til organisatoriske processer.
22
OPSAMLE, LAGRE, HÅNDTERE, BEVARE OG LEVERE
Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at
opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter,
som er relateret til organisatoriske processer.
AIIM Intl. – ECM Roadmap
23
OPSAMLE
Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at
opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter,
som er relateret til organisatoriske processer.
AIIM Intl. – ECM Roadmap
24
LAGRE
Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at
opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter,
som er relateret til organisatoriske processer.
AIIM Intl. – ECM Roadmap
25
HÅNDTERE
Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at
opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter,
som er relateret til organisatoriske processer.
AIIM Intl. – ECM Roadmap
26
BEVARE
Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at
opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter,
som er relateret til organisatoriske processer.
AIIM Intl. – ECM Roadmap
27
LEVERE
Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at
opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter,
som er relateret til organisatoriske processer.
AIIM Intl. – ECM Roadmap
28
INDHOLD
Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at
opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter,
som er relateret til organisatoriske processer.
Økonomi • Indkøb • Fakturagodkendelse • Månedsafslutning • Debitorstyring • Kreditorstyring • Auditeringer • Udgiftsafregninger • Kørselsafregninger
HR • Rekruttering • Introduktionsforløb • Politikker og procedurer • Medarbejderudvikling • Opsigelser • Selvbetjening • Personalesager
Kundeservice • Håndtering af sager • Selvbetjening • Reperationer • Garantihåndtering • Ordrehåndtering • Service Requests
Facility Management • Anlægsplanlægning • Styring af arbejdsordrer • Vedligehold af bygninger og områder • Inventarstyring • Sikkerhed • Beredskabsplaner
IT • Helpdesk • Indkøb • Styring af kontrakter • Drift • Beredskabsplaner • Procedurer
Corporate / administration • Kvalitetssikring • Posthåndtering • Indkøb • Arkiver • Flådestyring • Anlægsaktiver
Juridisk • Kontraktstyring • Compliance • Auditering • Sagshåndtering
Salg og Marketing • PR • Kampagnestyring • Produktstyring • Opfølgning • Salgsplaner • Tilbud • Ordreoptagelse • Ordrehåndtering
29
RELATERET TIL ORGANISATORISKE PROCESSER
Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at
opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter,
som er relateret til organisatoriske processer.
KONICA MINOLTA - ECM ”PRODUCT MAP”
AIIM Intl. – ECM Roadmap
DET HANDLER OM EFFEKTIVITET
Digital Archive
• Hurtig genfinding • Fælles adgang • Fælles hukommelse • Fundament for fremtiden
Integration
• Hurtigere genfinding • Udveksling af data med forretningssystemer
• Færre fejl • Dokument generering med forretningssystemer
Digital Processes
• Strømligning • Medarbejdere har klare arbejdsgange
• Nemmere nye arbejdsgange
• Intet arbejde forsvinder eller glemmes
• Hurtigere håndtering
Automation
• Trivielle opgaver automatiseres
• Mere fokus på vigtige opgaver
• Medarbejder tilfredshed
• Meget hurtigere håndtering
32
DET SKAL VÆRE LET…
33
SPØRGSMÅL
TAK FOR OPMÆRKSOMHEDEN
Michael Fray E-mail: [email protected] Telefon: +45 42 14 30 77 LinkedIn: linkedin.com/in/michaelfray Twitter: @michaelfraydk LinkedIn gruppe: ECM - Enterprise Content Management i Danmark
