DIGITALISERINGSSTRATEGI FÖR BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN

2020-2024

P. 24

1

Digitaliseringsstrategi 2020-2024

År 2024 ska det i Barn- och utbildningsförvaltningens verksamheter vara enkelt att använda

digitala tjänster för att underlätta vardagen för barn, elever, deltagare och medarbetare samt för

vårdnadshavare. Det ska vara naturligt att använda digitaliseringens möjligheter där det förstärker

lärandet och förenklar både pedagogiska och administrativa arbetssätt inom vår verksamhet och i

dialogen med andra aktörer. Syftet är att förstärka en god kvalitativ undervisning och goda

lärmoment. För att åstadkomma detta behöver följande mål uppnås:

Adekvat digital kompetens

Likvärdig tillgång och användning

Ändamålsenliga och effektiva processer

Inledning

Barn- och utbildningsförvaltningen i Västerås stad har tagit fram en gemensam digitaliseringsstrategi

som ska bidra till att uppnå bästa möjliga lärande för våra barn, elever och deltagare med hjälp av

digitaliseringens möjligheter.

Digitaliseringsarbetet är ett medel inte ett mål - digitala verktyg och tjänster ska användas i våra

verksamheter vid de tillfällen då de bidrar till en ökad pedagogisk kvalitet, minskad administration

och/eller ökad effektivitet.

Digitaliseringsstrategin ska vara hållbar över tid så att verksamheten metodiskt och sammanhållet

kan hålla i sitt förändringsarbete som tillgodoser identifierade behov och tar tillvara digitaliseringens

möjligheter att stödja barn, elever och deltagares lärande så att högre måluppfyllelse uppnås.

I våra styrande dokument tar digitalisering och digital kompetens ett allt större utrymme. Det finns

röster för och emot en ökad digitalisering i skolan men både forskning och utvärderingsrapporter1

inom skolan pekar på att det är viktigt att ha en strategi och handlingsplan för att

digitaliseringsarbetet ska lyckas. Att ha en pedagogisk metod för hur och när olika verktyg ska

användas är grundläggande för att bidra till att stimulera utveckling och lärande. Att endast

tillhandahålla digitala verktyg räcker inte.

Medarbetarna i våra verksamheter jobbar dagligen med digitaliseringens möjligheter och inom vissa

områden är Barn- och utbildningsförvaltningen ledande ur ett nationellt perspektiv vilket bland annat

ledde till kvalitetsutmärkelsen Guldtrappan 2017, men större samverka behövs för att få effekter

över helheten för våra verksamheter.

För att nå våra mål måste vi kraftsamla i en gemensam digitaliseringsstrategi

1 Unos Uno och Skolverkets uppföljning av den nationella digitaliseringsstrategin för skolväsendet 2018

2

Bakgrund och omvärld

Digitaliseringen genomsyrar våra liv och förändrar ständigt vårt sätt att tänka, agera och

kommunicera. Information och kunskap finns tillgänglig på ett helt annat sätt än för tidigare

generationer. Detta påverkar dagligen vårt arbete i Barn- och utbildningsförvaltningen och ger nya

möjligheter för undervisning, lärmoment, administration och utveckling.

Digitaliseringen är den enskilt största förändringsfaktorn fram till 20252

Det påverkar hela vårt samhälle i grunden och många av dagens elever förmodas jobba med yrken

som inte ens existerar idag.

De barn som idag börjar i våra verksamheter kommer vara där under hela deras uppväxt, alltså i

nästan två decennier. Vad sker på digitaliseringsarenan under två decennier? För att dra en parallell

så här i slutet av 2010-talet, så kan vi tänka på hur smarta mobiltelefoner påverkat våra liv sen de

slog igenom för den breda allmänheten för ungefär ett decennium sen. Få skulle idag vilja leva utan

smarta mobiler och de som är unga idag kan knappt förstå hur det är att leva utan dem.

Den snabba utvecklingen gör att skolan behöver omvärdera vilka förmågor våra barn, elever och

deltagare behöver för att kunna verka i ett demokratiskt samhälle och på en framtida

arbetsmarknad. Redan idag finns robotar som kan utföra avancerade uppgifter bättre än människor,

artificiell intelligens utvecklas och tekniken ger oss hela tiden nya, oanade möjligheter. Vi på Barn-

och utbildningsförvaltningen behöver anpassa och utforma våra lärmiljöer för att stötta våra barn,

elever och deltagare på bästa sätt gällande kunskapsinhämtning och måluppfyllelse. Med dagens

teknik kan undervisning och lärmoment individanpassas bättre än någonsin vilket ger nya

förutsättningar för lärande. Alla kan delta på lika villkor, tekniken möjliggör för tillgänglighet, för olika

anpassning och är platsoberoende. Då måste vi våga testa nytt och göra strategiska vägval över tid.

De barn, elever och deltagare som finns i våra verksamheter använder sig i hög grad av olika digitala

hjälpmedel3 och umgås med varandra på digitala ytor. De växer upp och blir digitala medborgare som

ser internet och digitala tjänster som en naturlig del av livet. Men även om de är vana att använda

digitala verktyg så betyder det inte att de använder dessa på ett sätt som stödjer lärandet. De

behöver hjälp att förstå hur digitala verktyg fungerar, hur internet är uppbyggt med algoritmer och

hur man bör vara källkritisk till den information som finns där.

2 UD: Kansliet för strategisk analys 3 Internetstiftelsen, Svenskarna och internet 2018

3

Regeringen har fastslagit att ”Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens

möjligheter”.4 För att leva upp till regeringens höga ambition har man inom skolväsendet tagit fram

en digitaliseringsstrategi5. Målsättningen är:

”Det svenska skolväsendet ska vara ledande i att använda digitaliseringens möjligheter på

bästa sätt för att uppnå en hög digital kompetens hos barn och elever och för att främja

kunskapsutvecklingen och likvärdigheten”.

Inom strategin pekar regeringen ut tre fokusområden som gäller nationellt och som därför är av stor

vikt för oss på Barn- och utbildningsförvaltningen.

Digital kompetens för alla i skolväsendet

Likvärdig tillgång och användning

Forskning och uppföljning kring digitaliseringens möjligheter

Arbetssätt och metodval

Ett ingångsvärde i arbetet med strategin har varit att den ska spänna över en längre tid och ha en

bred förankring i våra verksamheter.

Under våren 2019 sammanställdes nuläget på våra verksamheter utifrån fyra områden; Ledning och

styrning, undervisning, administration/kommunikation och infrastruktur/IT-arbetsplats. Inom dessa

områden kartlades; likvärdig tillgång, likvärdig användning och adekvat digital kompetens.

För att få en förankring i våra verksamheter och få med verksamheternas olika behov framåt har

arbetsgången under våren varit att jobba med olika verktyg så som möten, workshoppar, enkäter och

digitala rådslag. Dessa olika forum har haft representanter från olika delar av Barn- och

utbildningsförvaltningen som elever, vårdnadshavare, medarbetare och politiker men även externa

aktörer för att få andra infallsvinklar.

4 För ett hållbart digitaliserat Sverige - Digitaliseringsstrategi 5 Digitaliseringsstrategi för det svenska skolväsendet

4

Principer för digitalisering i Västerås stad

I Västerås stad har vi ett antal vägledande principer för digitalisering. Dessa är antagna av

komunfullmäktige som en del av ”Program för digital förnyelse för Västerås stad och helägda bolag”.

Principerna ska genomsyra vårt arbete på Barn- och utbildningsförvaltningen vid utvecklingen och

strategiska val framåt.

Utgå alltid från användarnas behov

•Börja med att hitta och förstå användarnas verkliga behov. Fokus på behoven ger möjlighet att koncentrera sig på det som ger mest värde. Identifiera tidigt vilken effekt som ska nås och beskriv nyttan för olika målgrupper.

Gör det enkelt och säkert att använda för alla

•Allt oftare har användarna inga alternativ till digitala lösningar. Men många upplever ofta att tjänsterna är krångliga att använda. För att vi ska dra full nytta av digitaliseringens möjligheter måste tjänsterna vara enkla, säkra och oemotståndligaför alla, oavsett arbetssituation och funktionsförmåga.

Arbeta öppet, återanvänd och dela

•Använd färdiga komponenter, standarder eller vägledningar som redan finns. De grunddatakällor som redan finns och erbjuds ska användas. Resultatet blir bättre när vi arbetar öppet och lär från andra och låter andra lära oss. Flera parter, offentliga och/eller privata aktörer, har ofta liknande behov som kan lösas genom att samverka på olika sätt. Bidra till det digitala kretsloppet genom att bygga öppna lösningar och dela öppna data som andra kan bygga nya tjänster av.

Balansera förnyelse, stabilitet och långsiktighet

•Våga pröva nytt! Men starta i liten skala, låt användare testa tidigt och utveckla vidare efter deras behov. Ju tidigare brister upptäcks desto lättare är de att justera. Var medveten om eventuella avsteg mot satta spelregler. Jobba systematiskt med innovation och omvärldsbevakning. Utmana - pröva om det går att digitalisera! Beakta de nya kompetenserna din verksamhet kan behöva för att utmana och utveckla de gamla arbetssätten.

Beakta tidigt säkerhet, juridik, teknik, arkitektur och ekonomi

•Användarna måste kunna känna tillit och förtroende för våra lösningar. För att nå rätt kvalitetsnivå och undvika onödiga hinder behöver arbetet tidigt bedömas ur olika perspektiv som teknik, ekonomi, juridik och informationssäkerhet. Bedöm förutsätningar och analysera vilka risker som finns. Tänk på att den lokala utvecklingen kan växlas upp och användas av flera.

5

Identifierade utmaningar

I det förberedande arbetet som gjorts har digital kompetens och behovet av kompetensutveckling

lyfts fram i samtliga forum. Kompetens behövs både för att öka likvärdigheten i den digitala

undervisningen och i digitala lärmoment. Detta för att säkerställa att verksamheterna använder

befintliga system fullt ut och på så sätt kan nå förväntade effekter. Idag saknar Barn- och

utbildningsförvaltningen ett systematiskt sätt att jobba med utveckling och uppföljning av resultat

inom digitaliseringsarbetet. Det efterfrågas en tydlig styrning av vem som ska göra vad och när samt

legitimitet i befintliga nätverks olika roller med syfte att öka det kollegiala lärandet.

Kartläggningarna visar att den generella tillgången på digitala verktyg i infrastrukturen är likvärdig

men att undantagsfall finns inom grundskolans lägre åldrar. De visar även att omfattande insatser

behövs för att användningen ska bli likvärdig över våra olika verksamheter. Skillnaden är stor mellan

olika enheter men även mellan olika grupper på samma enhet. För att skapa en likvärdig användning

och tillgång efterfrågas standardiserade arbetssätt och effektiva processer.

Idag saknas en långsiktig strategi som definierar digitala vägval och samtidigt efterfrågas arbetssätt

som möjliggör lättrörlighet och fångar upp verksamheternas löpande behov i form av till exempel

testbäddar som kan skalas upp till nytta för verksamheterna. Upphandlingsförfarandet står inför en

stor utmaning att kunna möta den snabba teknikutvecklingen. Digitala tjänster blir snabbt inaktuella

eftersom verksamheternas behov ständigt ökar och förändrar sig.

Barn- och utbildningsförvaltningen har idag många arbetsmoment som är manuella vilket innebär

ineffektiva samt icke kvalitetssäkrade processer så som blanketthantering. Redan idag förväntar sig

våra vårdnadshavande att flera av våra tjänster ska finnas tillgängliga digitalt. Vårdnadshavare har

behov av att kunna kommunicera med verksamheterna på ett likvärdigt sätt samt få tillgång till

information på ett enkelt sätt.

6

Strategins mål

Mål är identifierade utifrån utmaningar som finns både lokalt och nationellt med syfte att uppnå

bästa möjliga lärande för våra barn, elever och deltagare med hjälp av digitaliseringens möjligheter.

Barn och utbildningsförvaltningen i Västerås stad ska uppnå:

Adekvat digital kompetens

Adekvat digital kompetens innebär att den digitala kompetensen förändras över tid i takt

med utvecklingen. Digital kompetens är en förutsättning för likvärdig användning av digitala

tjänster. Inom Barn- och utbildningsförvaltningen kommer vi att definiera vad det innebär för

oss på en årlig basis.

Likvärdig tillgång och användning

Likvärdig tillgång och användning av digitala tjänster syftar till att förbättra utbildningen och

skapa förutsättningar utifrån individers och gruppers behov att nå kunskapsresultat genom

god kvalitativ undervisning. Det ska finnas ändamålsenlig infrastruktur samt teknisk och

pedagogisk support i verksamheten. De digitala lärresurser som används i undervisningen

eller i lärmoment ska vara ändamålsenliga och medföra att teknikens möjligheter kan

utnyttjas effektivt.

Ändamålsenliga och effektiva processer

Digitaliseringen ska användas för att underlätta medarbetarnas samt underlätta dialogen

med andra aktörer. Barn- och utbildningsförvaltningen ska skapa effektiva flöden i våra

kritiska processer där digitaliseringen är en möjliggörare. Arbetsflödena ska vara kartlaggda,

kvalitetssäkrade och väl förankrade i våra verksamheter och förenkla effektiv styrning av

verksamheten.

7

Målområden

För att realisera målen inom våra verksamheter har vi valt att kategorisera fyra målområden som

målen styrs mot. Dessa målområden speglar hur vi redan idag valt att organisera vårt arbete med

digitaliseringsarbetet inom Barn- och utbildningsförvaltningen. Inom respektive målområde

genomförs olika aktiviteter för att möjliggöra målen och detta konkretiseras i den årliga

handlingsplanen.

1. Ledning och styrning

Ledningens engagemang är avgörande för allt förändringsarbete. För att Barn- och

utbildningsförvaltningen i Västerås stad ska kunna möta dagens och morgondagens utmaningar och

ta tillvara på de digitala möjligheterna på bästa sätt krävs en ledning som har en övergripande

förståelse och visar vägen genom mod och innovation. Ledningen beslutar om strategiska vägval,

fastställer tydliga mål för digitaliseringsarbetet och skapar förutsättningar för verksamheten genom

bland annat kompetensutveckling, kollegialt lärande och ändamålsenliga IT-miljöer för att uppnå

bästa möjliga lärande. Det är ledningens ansvar att säkerställa att vår digitala utveckling och våra

digitala tjänster utgår från användarnas behov och sätts i ett helhetsperspektiv.

2. Undervisning och arbetsmarknadsinsatser

De digitala lärmiljöerna för våra barn, elever och deltagare ska vara likvärdiga och inkluderande.

Digitaliseringen ska erbjuda förstärkta möjligheter till lärande och kunskapsutveckling som anpassar

och motiverar lärandet både på individ- och gruppnivå. För att tillgodose det behöver Barn- och

utbildningsförvaltningen skapa strukturer för systematisk kompetensutveckling inom digitaliseringen

för våra medarbetare. En kvalitetssäkrad digital basnivå behöver säkerställas och bli en del av det

kollegiala lärandet. Vi behöver tillgängliggöra aktuell forskning inom digitaliseringens möjligheter för

undervisning och lärmoment i våra verksamheter men samtidigt vara medvetna och ha kunskap om

potentiella risker.

MÅL

Adekvad digital kompetens

Likvärdig tillgång och användning

Ändamålsenliga och effektiva processer

MÅL

Adekvad digital kompetens

Likvärdig tillgång och användning

Ändamålsenliga och effektiva processer

MÅL

Adekvad digital kompetens

Likvärdig tillgång och användning

Ändamålsenliga och effektiva processer

MÅL

Adekvad digital kompetens

Likvärdig tillgång och användning

Ändamålsenliga och effektiva processer

8

3. Administration och kommunikation

De administrativa processerna ska vara ett stöd för att bedriva en ändamålsenlig verksamhet för alla

enheter på Barn- och utbildningsförvaltningen. Digitaliseringen ska bidra till en minskad

administration genom effektiva och kvalitetssäkrade flöden för alla våra medarbetare. För våra

pedagoger ska digitaliseringen förbättra förutsättningarna så att fokus kan vara utbildning och

lärmoment för våra barn, elever och deltagare.

Våra digitala tjänster ska förenkla vardagen för våra användare. Det ska vara lätt att logga in och

använda dem oberoende av IT-utrustning. Systemen ska vara transparenta och ge vårdnadshavare

möjlighet att vara delaktiga i syfte att kunna stödja sitt barn.

4. Infrastruktur och IT-arbetsplats

Den digitala utvecklingen går snabbt och det kräver en ständig utveckling av vår miljö. Ett

helhetskoncept för en digital miljö behöver skapas där IT-utrusningen kommunicerar och fungerar väl

tillsammans över tid. Den digitala utrustningen ska fungera i ett pedagogiskt sammanhang utan att ta

tid och kraft från undervisningen eller lärmoment. En ökad kompetens kring den egna digitala miljön

behöver byggas upp för att skapa en trygghet för alla användare i verksamheterna. Det är viktigt att

rätt stöd finns att tillgå i den digitala utvecklingen.

Implementering och uppföljning

Implementering

Verksamhetscheferna ansvarar för att implementera digitaliseringsstrategin i sina respektive

verksamheter. Till digitaliseringsstrategin kommer på årlig basis en handlingsplan att tas fram med

prioriterade aktiviteter för att uppnå målen utifrån nuläget.

Rektorer och enhetschefer ansvar för att digitaliseringsstrategin införs på sina respektive enheter

med centralt stöd i form av ett införandepaket.

Uppföljning

Digitaliseringsstrategin följs upp och rapporteras till respektive nämnd årligen utifrån den

handlingsplan som tas fram på årlig basis.

Verksamhetscheferna och enhetscheferna ansvarar för att följa upp och utvärdera de kritiska

framgångsfaktorerna i respektive verksamhetsplan årligen i det systematiska kvalitetsarbetet.

9

Referenslista

Forskningsrapporter inom UNOSUNO https://unosuno.blogspot.com Skolverkets uppföljning av den nationella digitaliseringsstrategin för skolväsendet 2018 https://www.skolverket.se/getFile?file=4041 UD: Kansliet för strategisk analys https://www.regeringen.se/contentassets/cb06e1fb555a4c22bc6ec7dbf9449cdd/strategiska-trender-i-globalt-perspektiv---2025-en-helt-annan-varld Internetstiftelsen, IIS. Svenskarna och internet 2018 https://internetstiftelsen.se/docs/Svenskarna_och_internet_2018.pdf Digitaliseringsstrategin för svenska skolväsendet https://www.regeringen.se/4a9d9a/contentassets/00b3d9118b0144f6bb95302f3e08d11c/nationell-digitaliseringsstrategi-for-skolvasendet.pdf För ett hållbart digitaliserat Sverige–en digitaliseringsstrategi https://www.regeringen.se/49adea/contentassets/5429e024be6847fc907b786ab954228f/digitaliseringsstrategin_slutlig_170518-2.pdf

Ordlista

Digitala tjänster – De program, appar och stöd vi använder och kommer åt genom våra digitala

verktyg.

Digitala verktyg - Tekniska verktyg som används som hjälpmedel. Mac, PC, Ipad, smartphones är de

vanligaste i våra verksamheter.

Digitaliseringen

Informationsdigitalisering avser en process där en analog förlaga transformeras till digital

information. Detta innebär att informationen kan bli strukturerbar, sökbar och tillgänglig

genom digitala kanaler

Samhällelig digitalisering är den ”samhälls- och människoomvälvande process som gradvis

blir allt svårare att överhuvudtaget särskilja från någon del av livet (…).”

(Båda från utredning: Digitalisering, främjande och framtid, 2015)

Likvärdighet - Likvärdighet betyder att eleverna genom undervisningen och betygssättningen ska ha

samma chanser att gå vidare, exempelvis till nästa nivå i utbildningssystemet, som elever i andra

skolor. Däremot betyder inte likvärdig likadan eller likformig.