DIGITALIZACIÓN

Dra. Belén RomeroLV congreso samfyre19-20 mayo 2011

Archivo

Gestión documental

Digitalización

Esquema de la charla, conceptos

Archivo

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de la historia.

Gestión documental

Conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo

Una correcta gestión documental permite:

1. la recuperación de información desde los documentos

2. determina el tiempo que deben guardarse

3. elimina los que ya no sirven

4. asegura la conservación indefinida de los más valiosos

 

Gestión documentalLa digitalización, se ha convertido en estos últimos años en

el aparato locomotor de las tecnologías documentales. La

necesidad de mantener los documentos corporativos

seguros y fácilmente accesibles, así como la necesidad

de reducir el consumo de papel y de optimizar el tiempo,

han sido las piedras angulares en las que se ha basado

este desarrollo

Definición

Conversión de documentos a formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento y almacenamiento, con la finalidad de preservar, conservar y difundir la información en ellos contenida

Objetivo

La finalidad principal de la digitalización de documentos es permitir el acceso telemático a los contenidos informativos de los mismos de forma ágil y eficaz , salvarguandando siempre las garantías previstas en la legislación vigente

Proceso de digitalización

1º Preparación de los originales

2º Obtención de las imágenes

3º Tratamiento de las imágenes

4º Creación, validación y conservación de ficheros maestros

5º Creación, validación y conservación de ficheros de consulta

Proceso de digitalización 1º Preparación de los originales

verificar que las unidades documentales no contengan documentos duplicados, copias, borradores, notas de régimen interno y documentos que carezcan de valor informativo

enumerar las página de los documentos seleccionados

2º Obtención de las imágenes

seleccionar el dispositivo de captura para no deteriorar los originales

escáner versus cámara

3º Tratamiento de las imágenes alineadas, sin margen añadidos, legibles y fiel copia del original tratamiento de ajuste y dimensionado

4º Creación, validación y conservación de ficheros maestros

copias fieles de los documentos originales

5º Creación, validación y conservación de ficheros de consulta

formato PDF, así nadie puede cambiar el contenido

formato word, para posterior utilización

libros e imagenes MP3 o WMA.

Guarda y custodia de archivos y documentos

El proceso de gestión documental incluye la guarda y

custodia de archivos y documentos

Una vez terminada la digitalización de los documentos y

cumpliendo siempre con la Ley Orgánica de Protección

de Datos (LOPD) se decidirá la conservación o

destrucción de la documentación en formato papel

La digitalización ofrece la posibilidad alojamiento online

Ventajas de la digitalización

- Agilidad en la búsqueda, Acceso inmediato

- Posibilidad de consulta simultánea

- Optimización del tiempo

- Seguridad de los documentos consultados

- los originales se mantienen en archivos

- Se evita el desgaste

-No hay riesgo de perdida o destrucción

- Reducción de espacio físico de los archivos

- Posibilidad de copia de seguridad de documentos

Propuestas de valor añadido

Estado actual:

Comprobación y clasificación del contenido de los archivadores

Organización y preparación del archivo para su gestión interna

Creación y/o actualización de ficheros

Se propone, pues:

convertir    los  fondos documentales de SAMFYRE a soporte digital 

mejorar    la  disponibilidad  de  la  información  y  preservar  los 

originales

Clasificación de documentación 7 ficheros

Actas y certificados

Correspondencia de entrada

Correspondencia de salida

Programas y convocatorias de las distintas reuniones

Informes de tesorería

Grupos de trabajo y documentación científica

Premios de trabajos científicos

Reconocido y legalizado en Registro

Tras ser dado de alta enviando la primera hoja del Libro de Actas anterior y las hojas del Acta de la asamblea de constitución de la Junta Directiva

Aporta la posibilidad de poder imprimir directamente en sus hojas

Libro de actas con hojas móviles

Muchas gracias