Información precisa en sus manos para decisiones oportunas e inteligentes

Digitalizando la información del ciclo de vida de los activos

“Sin la información, tan solo eres otra persona con una opinión.”

(W. Edwards Deming - American Data Scientist)

Introducción 3

Retos 4

Fragmentación de la información 4

Resistencia al Cambio 5

Solución 6

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Conectando Datos vía una plataforma de Base

de datos Centralizada

Beneficios de Digitalizar la información del ciclo

de vida de los activos 7

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Venciendo la Resistencia al Cambio

Recomendaciones

Sobre los autores 11

Contenido

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IntroducciónTendencias como las siempre cambiantes normas,

estándares de cumplimiento mas estricto y accionistas mas demandantes están llevando la Gestión de Activos al siguiente nivel. Se espera que los dueños de los activos tengan estrategias de largo plazo que no afecten negativamente el medio ambiente. De manera simple, el negocio se ha vuelto mas complicado, y las decisiones y acciones deben ser rápidas y efectivas

Ver la información desde una sola perspectiva limita las opciones de solución. En un clima de negocios competitivo, debe integrarse información de diversos procesos para que las múltiples disciplinas (Mantenimiento, HSEQ, Operaciones e Ingeniería) puedan tomar juntos decisiones integrales y sensibles.

La cantidad de información disponible es enorme: reportes de desempeño, certificados, dibujos y espe- cificaciones, manuales, reportes de inspección y mante- nimiento; desafortunadamente, esta información reside en diferentes procesos o sistemas de gestión que rara vez la comparten. Una base de datos única conteniendo todos los activos permite a todos los usuarios ver su estado actual y facilita la resolución de problemas, independientemente de que se trate de una planta química o una terminal de tanques

En este documento resaltamos los problemas que resultan de la información imprecisa, y la renuencia de la industria a digitalizar la información del ciclo de vida de los activos. Por lo tanto, proponemos resolver este problema conectando la información usando una plataforma de base de datos centralizada y brindamos las recomendaciones para facilitar el proceso de transición.

Reunir los datos de activos requeridos y volverlos información útil es una labor tediosa, tardada y propensa a errores.

Imagine el tener toda su información a la mano, justo frente a usted, incluso - visible.

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RetosExiste cierta cantidad de información asociada a cada activo físico que se usa para tomar decisiones sobre el

mismo, por ejemplo, diseño y construcción, cumplimiento de los activos, regulaciones HSEQ, inspecciones, reparaciones y de-comisionamiento. Típicamente esta información reside en mas de un sistema de gestión, como el de diseño (CAD), el de gestión empresarial de activos (EAM), el ambiental, la aplicación para seguridad y salud (EHS) o el sistema de control distribuido (DCS).

El reto obviamente es que pocos sistemas de gestión de información se comunican entre sí o permiten la integración total. Esta fragmentación crea una situación donde los cambios que un departamento realiza a la información del activo puede no ser visible para los demás, resultando en versiones distintas de la situación real.

Fragmentación de la información

El departamento de ingeniería, usando el paquete As-Built en CAD como la base para nuevos proyectos (brownfield/greenfield), no esta consciente de los cambios realizados por el departamento de Mantenimiento.

El departamento de mantenimiento, usando sistemas EAM/CMMS, no cuenta con la información de inspec-ción, configuración de parámetros y auditorías que podrían ayudar a controlar los costos de reparación y mantenimiento. De hecho, pueden ser influenciados por estándares diferentes o contradictorios.

El departamento de HSEQ, usando aplicaciones EHS y software DMS para documentar el cumplimiento, deben recolectar todo tipo de documentos (Dibujos de ingeniería, reportes de inspección o certi-ficados de mantenimiento) que de hecho pueden tener conflicto o contradicción entre sí.

Podríamos incrementar la productividad y reducir las inconsistencias si todos los usuarios accedieran a la misma información precisa. Es particularmente importante contar con información integrada a través de todas las disciplinas en situaciones cruciales, como auditorias de cumplimiento, proyectos brownfield y decisiones de inversión.

Buscar la información correcta a través de la organización es tardado, no es rentable y propensa a errores. Por lo tanto, los principales problemas en la gestión de información de activos son los problemas de información cruzada entre disciplinas y el retraso de tiempo para conseguir la información necesaria.

Mantenimiento

T&I Dirección ICT

HSEQ

OperacionesIngeniería

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El obstáculo que debe superarse en la gestión de la información de activos es la información cruzada entre disciplinas y el retraso de tiempo para conseguir la información. Las industrias altamente reguladas, como la de petróleo y gas, la química y la de tratamiento de agua, pueden resistirse al cambio porque la implementación de cualquier sistema de gestión de información a los sistemas críticos de seguridad y a las plantas de activos intensivos o a las terminales de tanques, pueden afectar los procesos y procedimientos ya validados.

En la práctica, los pasos necesarios para la implementación pueden ser vistos como obstáculos:

Definir el uso de estándares homologados (America vs. Europa vs. Asia)

Definir una convención unificada de nomenclatura o taxonomía para toda la organización ("Hemos usado esta nomenclatura por más de 40 años- usemos una lista de Excel extraoficial")

Identificar los sistemas que deben conectarse a la plataforma de integración (frecuentemente los sistemas son desarrollos in-house o personalizados a tal nivel que su soporte es doloroso)

Llegar a acuerdos sobre nuevos procesos, sin importar la generación de información/propiedad/niveles de seguridad aplicados y modificados dentro de una organización

Llegar a acuerdos sobre nuevos procesos, sin importar la generación de información/propiedad/niveles de seguridad aplicados y modificados dentro de una organización

El resultado: Se puede retrasar o posponer el cambio, mientras que los problemas de comunicación cruzada y retrasos empeoran.

Resistencia al cambio

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Para combatir la fragmentación de la información, es necesario traer los datos directamente de todas las diversas fuentes, para reflejar la situación actual en sitio en tiempo real.

Ya han habido intentos para crear sistemas que reúnan toda la información de activos, como los sistemas de gestión de documentos (DMS) y software de gestión de la vida del producto (PLM), pero carecen de la habilidad de realizar actualizaciones a los sistemas conectados.

Conectar los Datos vía una plataforma de Base de datos centralizada le brinda una integración mas fácil de los sistemas de terceros. Esto crea una comunicación abierta entre todas las disciplinas que trabajan con la información de los activos a través de su ciclo de vida, como Ingeniería, HSEQ, Mantenimiento y Operaciones.

Combinando conectores estandarizados con una plataforma de Base de datos centralizada lleva a la irrestricta comunicación entre todo tipo sistemas de gestión técnica de datos, y la habilidad de combinar diferentes sets de datos en información integrada. Los factores de éxito de esta plataforma incluyen:

Conectando Datos vía una plataformade Base de datos centralizada

Solución

Algoritmos para manejar los cambios entre los diversos sistemas de gestión de datos

Capacidad de combinar bibliotecas de componentes

Fácil traducción o conversión de estándares y convenciones de nombrado entre sistemas de gestión de datos

Capacidad de conectar y traducir los diferentes numeros de objeto/etiquetas de ubicación de un activo en particular

MantenimientoHSEQ

T&I Dirección ICT

OperacionesIngeniería

El departamento de ingeniería siempre tendrá el contenido CAD correcto As-Built para (re)diseñar, ahorrar tiempo de búsqueda y validación de la situación activa en sitio.

El departamento de mantenimiento puede incrementar considerable-mente la disponibilidad de los activos, ya que la documentación esta actualizada y disponible, los flujos de trabajo bien gestionados y los cambios rastreados.

El departamento de HSEQ, procederá suavemente con las auditorias porque toda la documentación esta actualizada, accesible y validada.

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Los beneficios de resolverlos problema de comunicación cruzada y retrasos son significativos:

Hasta un 15% de ahorros en costo de mantenimiento (“Time on tools” - productividad del mantenimiento, “In first

time right” - bien y a la primera)

Ahorros en proyectos de ingeniería de hasta el 6% ocasionada por la diaria validación del As-built y la normalización

de estándares de ingeniería y convenciones de nombrado

Reducción de hasta 4% en falta de disponibilidad técnica por mantenimiento, inspección y actividades de ingeniería

Reducción de los incidentes y retrasos de seguridad por no cumplimiento y menos penalizaciones de HSEQ

Facilita las decisiones de inversión gracias a la disponibilidad y representación visual de modelos y sets de

información integrados

Mejor identificación de riesgos en activos gracias a la interconexión de inspección, información As-built y la

información de mantenimiento

Beneficios de Digitalizar la información del ciclo de vida de los activos

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El sistema de gestión de información de activos va a cambiar la forma en que la información se crea, se maneja y se mantiene en la industria técnica. Para facilitar el proceso de lograr el control, reducir los umbrales dentro de la organización y generar la aceptación de la mayor cantidad de empleados posible, hemos desarrollado el Método de Enriquecimiento de la Información de Activos (ADEM).

ADEM se basa en la premisa de que la digitalización de la información relacionada con los activos debe realizarse en fases, reflejando el ciclo de vida del activo. Las fases se diseñan de acuerdo a los departamentos que manejan la información del activo, como Ingeniería, Operaciones, Mantenimiento y HSEQ. Implementar las fases de digitalización de acuerdo a la estructura de la organización garantiza que se consideren todos los procesos nucleares de cada departamento.

Como se muestra en la grafica, el método se divide en tres fases:

En la fase EA se obtiene el control de la información As-Built y de Comisionamiento:

Recolectar y digitalizar la información del As-Built al mismo tiempo que se define una convención aceptada de nomenclatura y configurar detonadores activos que actualicen los cambios realizados en otros departamentos.

Venciendo la Resistencia al Cambio

“Los empleados se acostumbran a trabajar con una convención de nomenclatura para toda la compañía y

experimentan los beneficios de la conectividad sin miedo o cambios dramáticos a su trabajo.”

“Punto único de fallas, p.ej. Los empleados que se retiran pueden transferir su conocimiento a la organización.”

Recolectar y digitalizar la información de comisionamiento de los activos recién instalados o de nueva adquisición. Conectar la documentación As-Built usando el modelo Smart 3D o los Smart DTIs.

Nota* Haga un plan para recolectar o recrear la información de comisionamiento de activos viejos.

El problema de la comunicación cruzada queda resuelto al final de la fase EA. Sin embargo, los problemas de retrasos pueden seguir existiendo dependiendo de la herramienta que la organización haya elegido para gestionar los detonadores de actualización.

Paquete OM: As-Built + DCS & EAM

Cumplimiento (C)

Ingeniería y

As-Built (EA)FASE

S

CICLO DE VIDADE ACTIVOS

Disposición, DecomisionamientoReemplazo

Operar &Mantener

Producción, Construcción,Comisionamiento,Despliegue

Diseño,Desarrollo,Adquisición

Paquete As-Built: Documentos de Comisionamiento

Paquete de Ingeniería: contenido CAD (PFD, P&ID, 2D, 3D)

Paquete cumplimiento: O&M + HSEQ

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Operaciones & Mantenimiento (OM)

En la fase OM, la información del sistema de Mantenimiento o el Sistema Empresarial de Gestión de Activos (EAMS) y el Sistema de Control Distribuido (DCS) pueden conectarse al As-Built (de acuerdo a los requerimientos del cliente). Esto garantiza que los cambios en la planta son trazables y se identifican las actualizaciones de la situación As-Built.

Desarrollar un interfaz entre los sistemas EAM y DCS y una plataforma que incluya la Estructura de desglo-

se de activos (ABS) ligada a números de objeto y etiquetas de localización.

“Los Ingenieros tienen acceso visual instantáneo a la configuración de los parámetros”

“Los cambio en los objetos detonan las actualizaciones al As-Built directamente”

Extender la interfaz con información de flujos de trabajo, como Ordenes de trabajo, Permisos para trabajo (PTW), Lockout / Tagout (LOTO) y Gestión de Cambio (MOC).

“Operaciones, Ingeniería, Mantenimiento y HSEQ tienen acceso a un panorama general del trabajo diario en la planta (órdenes de trabajo, PTW, LOTO, MOC, etc.).”

“Esto crea un panorama general del estado de cumplimiento de cada componente de la planta”

“Los cambios en el As-Built modifican el estado de cumplimiento y detonan acciones”

“Operaciones, Ingeniería, Mantenimiento y HSEQ tienen una visión general del estado de cumplimiento de la planta y pueden definir programas de corto, mediano y largo plazo para mantener el control.”

El reto en esta fase es que los empleados, además de cambiar su forma de trabajo y la comprensión de la importancia de mantener toda la información de los activos actualizada, necesitan reinventar su proceso de toma de decisiones, ya que reciben mas y mas datos de diversos sistemas de gestión integrados como información útil.

En la fase final C, su sistema EHS se conectará y toda la información de cumplimiento, como las Inspecciones Basadas en Riesgo (RBI) deben ya estar disponibles en los dibujos 2D y los modelos 3D y pueden ligarse al sistema EAM:

Desarrollar una interfaz entre su sistema EHS y la plataforma que incluya información de cumplimiento como certificados y reportes ligados a regulación estándar, números de objeto y etiquetas de localización.

Expanda la interfaz con software de inspección como las aplicaciones RBI

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Mientras que la integración de diversos sistemas de gestión de datos en una plataforma de Base de datos centralizada ayuda a las organizaciones a ganar control sobre su información de cumplimiento As-Built, la hoja de ruta para lograrlo es muy importante también. Le presentamos cinco recomendaciones para digitalizar la información del ciclo de vida de sus activos que le ayudaran a maximizar su inclusión:

Recommendaciones

Inicie en pequeño. Reúna información que sea de fácil acceso y defina un plan para identificar la información faltante o que requiere validación extra. Esto mantiene involucrada a la gente y conserva su aceptación.

No espere hasta tener toda la información recolectada y validada al 100%. Arranque un piloto con los detonadores definidos y verifique su funcionalidad.

Tómese el tiempo de evaluar cada paso y obtenga retroalimentación de los usuario sobre los cambios que se reflejan en su trabajo diario. Esta entrada es crucial para los siguientes pasos, ya que el usuario sabe exactamente donde esta la información, cuando es requerida y que detonadores son necesarios.

Evite implementaciones con metodología tipo EAM o ERP. Mejor use un enfoque ágil/scrum en el que los operadores, ingenieros y otros especialistas tengan la oportunidad de identificar el que, el cuando y el donde de sus necesidades de información.

Considere el entrenar a sus empleados en nuevos procesos y técnicas de toma de decisiones, ya que están a punto de trabajar con mas datos, integrada en información útil y presentada desde una perspectiva totalmente nueva.

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CEA Systems tiene una larga historia resolviendo problemas para organizaciones complejas con la ayuda de nuestro software de ingeniería intuitivo. Nuestra experiencia en la alineación de la estrategia de sistemas de información de nuestros clientes con su modelo de negocios nos ayudo a desarrollar nuestra plataforma Plant-4D.

El poder de Plant-4D es la habilidad de unificar toda la información recabada de la planta y presentarla de forma comprensible. Plant-4D no reemplaza la funcionalidad de las aplicaciones existentes, sino que reúne y organiza la información para presentarla bajo una nueva perspectiva. Poder ver la imagen completa habilita a los dueños y a los usuarios de la plantas para realizar decisiones efectivas y oportunas. Plant-4D te pone al control del ciclo de vida completo de los activos.

Sobre los autores

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