DIMENSI SISTEM INFORMASI

1. Levels of Management Decision Making :

Ada beberapa tingkatan dalam sebuah manajemen guna membuat keputusan, yaitu :

a. Strategic Management

Seseorang yang menempati atau berada pada posisi ini akan mengembangkan tujuan,

strategi, kebijakan, dan sasaran organisasi.

b. Tactical Management

Orang yang menempati posisi ini adalah manajer dan profesional bisnis dalam tim

yang bekerja sendiri. Tugas untuk posisi ini adalah membangun rencana jangka pendek

dan menengah, jadwal kerja dan anggara, menentukan prosedur, kebijakan dan tujuan

bisnis untuk sub unit mereka.

c. Operational Management

Orang yang menempati posisi ini adalah manajer atau anggota tim bekerja sendiri.

Mereka membuat rencana jangka pendek seperti jadwal produksi mingguan.

2. Information Quality

Kualitas informasi adalah produk dari informasi yang mempunyai karakteristik, atribut atau kualitas yang menjadikan informasi lebih berarti.

Informasi mempunyai tiga dimensi, yaitu :

a. Time (Waktu)

Dimensi Time atau waktu mempunyai empat kriteria, yaitu :

– Timeliness (Tepat waktu, Informasi tersedia kapan saja saat dibutuhkan)

– Currency (Kekinian, informasi disampaikan tepat pada waktunya atau dengan kata lain up to date)

– Frequency (Frekuensi, Informasi diberikan secara berkala dan konsisten)

– Time Period (Periode Waktu, Informasi yang telah didapatkan maupun diperkirakan disusun berdasarkan periode waktu tertentu)

b. Form (Bentuk)

Dimensi Form atau Bentuk mempunyai lima kriteria, yaitu :

– Clarity (Kejelasan, informasi yang diberikan harus memiliki bentuk yang jelas sehingga mudah dipahami)

– Detail (rincian, Informasi yang diberikan harus terperinci)

– Order (Urutan, informasi yang diberikan harus berurutan agar penafsiran informasi tersebut tepat)

– Presentation (Presentasi, Informasi disajikan dalam bentuk bentuk tertentu seperti grafik, table, gambar, dan lain lain sesuai kebutuhan)

– Media (Media, Bentuk Media cetak atau visual)

c. Content (Isi)

Dimensi Content atau Isi mempunyai enam kriteri, yaitu :

– Accuracy (Ketepatan, Informasi harus akurat tanpa adanya kesalahan)

– Relevance (relevansi, Informasi harus saling berkaitan dengan kebutuhan dan informasi pendukung lainnya)

– Completeness (Kelengkapan, informasi yang diberikan haruslah utuh dan tidak meninggalkan 1 bagian pun)

– Consciouseness (Keringkasan, Informasi yang diberikan harus ringkas dan tepat guna)

– Scope (Lingkup, Informasi yang diberikan harus mencangkup segala informasi, baik informasi utama maupun pendukung)

– Performance (Kinerja, Informasi yang diberikan harus mampu memberikan suatu tolak ukur kinerja)

3. Decision Structure

Decision structure dibagi dalam tiga kategori, yaitu :

a. Structured

Situasi di mana prosedur yang harus diikuti pada saat keputusan sangat dibutuhkan dapat ditentukan

terlebih dahulu

b. Unstructured

Situasi di mana tidak mungkin untuk menentukan terlebih dahulu prosedur pengambilan keputusan untuk

menentukan keputusan

c. Semi Structured

Prosedur pengambilan keputusan yang dapat ditentukan terlebih dahulu, tetapi tidak cukup unutuk

menghasilkan keputusan yang direkomendasikan

4. Kinds of Application used as Information System

Ada cukup banyak aplikasi yang digunakan oleh suatu perusahaan guna mendukung dan mengatasi

masalah serta membuat keputusan. Aplikasi tersebut adalah :

a . Decision Support Systems

Memberikan dukungan informasi interaktida untuk manajer dan profesuinal bisnis selama proses

pengambilan keputusan.

Metode yang digunakan dalam DSS adalah

– Analytical models

– Specialized databases

– A decisions maker’s own insights and judments

– Interactive computer-based modeling

Penggunaan DSS mendukung semi structured business decisions.

b. Management Information Systems

Management Information Systems menghasilkan produk informasi yang mendukung

kebutuhan pengambilan keputusan setiap hari oleh manajer dan profesional bisnis.

Laporan yang ditetapkan sebelumnya menampilkan informasi dan tanggapan dari

informasi. Penggunaan MIS mendukung structured decisions.

c. Online Analytical Processing

Dengan menggunakan Online Analytical Processing (OLAP), dapat memungkinkan

para manajer dan analis untuk meneliti dan memanipulasi banyak data detail dan

penggabungan dari berbagai sudut pandang. OLAP dapat dilakukan secara interaktif

dan real time serta dengan respon yang cepat.

d. Geographis Information Systems

Geographic Information Systems merupakan DSS yang menggunakan geographic

databases untuk menyusun dan menampilkan peta dan tampilan gambar lainnya.

Penggunanaan GIS mendukung keputusan yang berpengaruh pada distribusi geografis

orang-orang dan sumber daya lainnya.

GIS lebih kita kenal dengan istilah GPS (Global Position Systems)

e. Data Visulizations Systems

Data visualiztions system merupakan DSS yang mewakili data komplek dengan

menggunakan bentuk grafis interaktif tiga dimensi seperti bagan, grafik, dan peta.

Peralatan DVS membantu pengguna untuk secara interaktif menyortir, membagi,

menggabungkan, dan mengatur data sementara itu dalam bentuk grafiknya

f. Executive Information Systems

Eksekutif Information Systems merupakan penggabungan dari fitur – fitur yang terdapat

pada MIS dan DSS. EIS menyediakan eksekutif yang paling tinggi secara langsung dan

akses yang mudah untuk informasi. Cukup populer, biasa digunakan oleh manajer, analis,

dan tenaga ahli lainnya.

g. Enterprise Interface Portals

Enterprise Interface Portals merupkan integrasi dari MIS< DSS, EIS, dan teknologi

lainnya.

EIS memberikan pengguna intranet dan pengguna ekstranet tertentu untuk mengakses.

Ada beberapa jenis Business Inteligence Application (Aplikasi pintar pembantu Bisnis) terutama dalam sistem informasi, yaitu :

1. DSS ( Decision Support System )

DSS memberi dukungan informasi interaktif selama proses pengambilan keputusan dan dalam memberikan dukungan informasi tersebut DSS menggunakan analytical model.

DSS memiliki beberapa komponen yaitu :

Database –> kumpulan dari data – data yang telah diolah

Model Base –> komponen perangkat lunak yang terdiri dari model

2. MIS ( Management Information System )

MIS berfungsi mendukung structured decisions

MIS menghasilkan produksi informasi yang mendukung pengambilan keputusan

Laporan MIS dapat bersifat

Khusus

Periodic

Permintaan

3. Data Mining4. OLAP ( On-Line Analysis Processing ) à berhubungan dengan data mining dan dapat dilihat dari

berbagai sudut pandang5. Geographic Information System6. Knowledge Management System

Komponen system informasi :

- Brainware (Manusia, AI)

- Hardware

- Software

- Data

- Jaringan

- Storage

Input Sumber Daya Data

Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan disiapkan untuk pemrosesan untuk aktivitas input. Input biasanya berbentuk aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan. Para pemakai akhir biasanya memasukan data secara langsung ke dalam sistem komputer, atau mencatat data mengenai transaksi dari beberapa jenis media fisik seperti formulir kertas. Hal ini biasanya meliputi berbagai aktivitas edit untuk memastikan bahwa mereka telah mencatat data dengan benar. Begitu dimasukkan, data bisa dipindahkan ke dalam media yang dapat dibaca mesin, seperti magnetic disk hingga dibutuhkan untuk pemrosesan.

Pemrosesan Data Menjadi Informasi

Data biasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti perhitungan, perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran. Aktivitas-aktivitas ini mengatur, menganalisis, dan memanipulasi data, hingga mengubahanya ke dalam informasi bagi para pemakai akhir. Kualitas data apapun yang disimpan dalam sistem informasi juga harus dipelihara melalui proses terus-menerus dari aktivitas perbaikan dan pembaruan.

Output Produk Informasi

Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan untuk mereka dalam aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir. Produk informasi umum meliputi pesan, lapora, formulir, dan gambar grafis yang dapat disediakan melalui tampilan video, respons audio, produk kertas, dan multimedia.

Penyimpanan Sumber Daya Data

Penyimpanan adalah komponen dasar sistem informasi. Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara teratur untuk digunakan kemudian

Pengendalian Kinerja Sistem

Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian kinerja sistem. Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai aktivitas input, pemrosesan, output, dan penyimpanan. Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menetapakan apakah sistem dapat memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan. Kemudian, aktivitas sistem yang tepat harus disesuaikan agar produk informasi yang tepat dihasilkan bagi para pemakai akhir.

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :

1. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

2. Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).

3. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.

4. Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

5. Batas

Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai

contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbatasan dana.

6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

7. Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.

Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut.

Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka.

Sumber Daya Sistem Informasi

a. Sumber Daya Manusia

1 )End User Computing (EUC)

Adalah user yang dapat mengembangkan aplikasi komputer yang digunakan.

EUC berkembang karena empat pengaruh :

a.Meningkatnya pengetahuan tentang komputer Berbagai tingkatan manajement, terutama ditingkat bawah, diisi oleh orang-orang yang mengerti komputer dengan baik.

b.Antrian jasa informasi

c.Perangkat keras yang murah

Pemakai dapat memperoleh perangkat keras mereka sendiri dengan memesan pada tempat komputer local melalui telepon dan membayarnya dengan harga yang murah.

d.Perangkat lunak jadi

Menawarkan dukungan peningkatan dan kemudahan penggunaan dan memampukan perusahaan dan user individu dengan sedikit atau tanpa keterampilan komputer untuk menerapkan sistem berbasis komputer.

2)Spesialis Informasi

Spesialis Informasi bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis computer.

Ada lima golongan utama spesialis informasi yaitu :

a.Analis system

Analis sistem bekerjasama dengan user mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem sekarang yang ada. Analis sistem adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara computer membantu pemecahan masalah.

Fungsi analis sistem

Mengidentifikasikan kebutuhan pengguna.

Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dipakai untuk memenuhi kebutuhan pengguna.

Memilih alternative metode pemecahan masalah yang paling tepat.

Merencanakan dan menerapkan rancangan computer.

Tugas yang harus dilakukan oleh analis sistem

Mengumpulkan dan menganalisis dukumen-dokumen, file-file dan formulir yang berkaitan dengan sistem untuk merancang sistem yang baru.

Menyusun dan memberikan rokumendasi berdasarkan data-data yang sudah terkumpul

Merancang suatu sistem perbaikan dan mengidentifikasikan aplikasi-aplikasiuntuk penerapannya pada computer.

Menganalis dan menyusun biaya-biaya dan keuntungan dari sistem yang baru

Mengawasi kegiatan dari penerapan sistem yang baru.

b.Pengelola database

Pengelola database bekerja sama dengan user dan analis sistem menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan bagi user.

c.Spesialis jaringan

Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya computer yang tersebar.

d.Programmer

Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode intruksi-intruksi yang menyebabkan computer yang mengubah data menjadi informasi yang diperlukan user.

Tugas seorang programmer

Tanggung jawab yang terbatas pada pembuatan program computer (coding).

Pengetahuan yang cukup terbatas pada teknologi computer, sistem computer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan.

Pekerjaan programmer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan intrusi-intruksi program.

Pekerjaan tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang, terbatas pada sesame pemprogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) program.

e.Operator

Operator mengoperasikan peralatan computer berskala besar seperti mainframe. Operator memantau monitor, mengelola disk storage, dan lain-lain.

b. Sumber Daya Hardware

1)Sistem computer

Adalah suatu kumpulan dari elemen-elemen yang terdiri dari hardware, software, Brainware yang saling berhubungan berintegrasi untuk mencapai tujuan yang sama.

2)Periperal

c. Sumber Daya Software

1)Software sistem

Adalah Program yang berisi perintah untuk melakukan pengolahan data.

2)Software Aplikasi

Paket aplikasi

Word Star, dBase-II, Lotus 1-2-3, dll.

MS-Word, MS-Excell, MS-Power Point, dll.

3)Prosedur

d. Sumber Daya Data

1)Database

Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan pada hardware computer dan digunakan software untuk manipulasinya dan merupakan kumpulan dari beberapa file.

2)Basis Pengetahuan

e. Sumber Daya Network

1)Media Komunikasi

Tiga buah elemen untuk komunikasi data :

a.Transmisi data :

Media Transmisi (kabel, Satelit Sistem, Laser sistem)

Kapasitas Channel Transmisi (Voice Band, Wideband)

Tipe Channel Transmisi (One-Way, Either-Way, Both-Way)

Kode Transmisi (ASCII code, SBCDIC code)

Mode Transmisi (serial, Synchronous)

Protocol : Suatu kumpulan dari aturan yang berhubungang dari komunikasi data.

1. Sumber Daya Manusia

Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi. Sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar SI.

Pemakai akhir, adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut.

Pakar SI, adalah orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi

2. Sumber Daya Hardware

Meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesan informasi. Contoh-contoh hardware dalam sistem informasi berbasis komputer adalah :

Sistem komputer, yang terdiri dari unit pemrosesan pusat yang berisi pemrosesan mikro, dan berbagai peralatan periferal yang saling berhubungan.

Periferal komputer, yang berupa peralatan seperti keyboard atau mouse elektronik untuk input data dan perintah, layar video, atau printer untuk output informasi, dan disk magnetis atau optikal untuk menyimpan sumber daya data.

3. Sumber Daya Software.

Meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. contohnya adalah :

Software sistem, seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta mendukung operasi sistem komputer.

software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung bagi pengguna tertentu komputer oleh pemakai akhir.

Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang akan menggunakan sistem informasi.

4. Sumber Daya Data.

Data dapat berupa banyak bentuk, termasuk data alfanumerik tradisional, yang terdiri dari angka dan huruf serta karakter lainnya yang menjelaskan transaksi bisnis dan kegiatan entitas lainnya. Data teks, terdiri dari kalimat dan paragraf yang digunakan dalam menulis komunikasi, data gambar, seperti bentuk grafik dan angka, serta gambar video grafis dan video; serta data audio, suara manusia dan suara-suara lainnya, juga merupakan bentuk data yang penting. Sumber daya sistem informasi umumnya diatur, disimpan, dan diakses oleh berbagai teknologi pengolahan pengelolaan sumber daya data ke dalam :

database yang menyimpan data yang telah diproses dan diatur.

dasar pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuknya, seperti fakta, peraturan.

5. Sumber daya jaringan.

Menekankan bahwa teknologi informasi dan jaringan adalah komponen sumber daya dasar dari semua sistem informasi. Sumber daya jaringan meliputi :

Media komunikasi

Dukungan jaringan

6. Input sumber daya data

Pemrosesan data menjadi informasi. data bisasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti penghitungan, perbandingan, penilaian, pengklasifikasian, dan pengikhtisarian.

7. Output produk informasi.

Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan untuk mereka dalam aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir.

8. Penyimpanan sumber daya data.

Penyimpanan adalah komponen dasar sistem informasi. Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara teratur untuk digunakan kemudian.

9. Pengendalian kinerja sistem.

Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian kinerja sistem. Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai aktivitas input, pemrosesan, output, dan penyimpanan. Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menetapkan apakah sistem dapat memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan. Kemudian, aktivitas sistem yang tepat harus disesuaikan agar produk informasi yang tepat dihasilkan bagi para pemakai akhir.