Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota …...luar kota cimahi, bertempat tinggal di kota cimahi dan tidak bermaksud menjadi penduduk tetap. 8. Peristiwa Kependudukan adalah Kejadian

1 LAMPIRAN : KEPUTUSAN KEPALA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA CIMAHI NOMOR : 602.2/Kep.27/Disdukcapil/2014 TANGGAL : 01 Juli 2014

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

KOTA CIMAHI

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar belakang Bahwa Negara berkewajiban melayani setiap warga Negara dan penduduk

untuk memenuhi hak dan kebutuhan dasarnya dalam kerangka pelayanan publik sebagai amanat Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. Pelayanan publik yang dilaksanakan guna membangun kepercayaan masyarakat

yang dilakukan oleh penyelenggara pelayanan publik, merupakan suatu keharusan seiring dengan harapan dan tuntutan seluruh warga Negara dan penduduk tentang

peningkatan pelayanan publik itu sendiri. Sebagai upaya mempertegas hak dan kewajiban setiap warga Negara dan

penduduk serta terwujudnya tanggungjawab Negara/dinas dan korporasi dalam

penyelenggaraan pelayanan publik diperlukan norma-norma yang mendukungnya. Salah satu norma dimaksud yaitu Standar Operasional Prosedur (SOP)

Administrasi Kependudukan. Sebagaimana dimaklumi bahwa Eksistensi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, menyelenggarakan pelayanan publik pada ruang lingkup

pelayanan administratif yaitu yang diwajibkan oleh negara dan diatur dalam undang-undang dalam rangka mewujudkan perlindungan pribadi, keluarga,

kehormatan, martabat dan harta benda. Fokus utama dari pelayanan administratif/administrasi kependudukan meliputi; pendaftaran penduduk, pencatatan sipil dan pengelolaan informasi

administrasi kependudukan.Kegiatan pendaftaran penduduk, meliputi; pendaftaran penduduk, pencatatan sipil dan pengelolaan informasi administrasi

kependudukan. Kegiatan pendaftaran penduduk meliputi penerbitan KK, KTP, mutasi penduduk;pengelolaan database kependudukan, pencatatan dan penerbitan surat keterangan kependudukan, Penerbitan KIPEM (Kartu Identitas Penduduk

Musiman), penerbitan KIK (Kartu Identitas Kerja) dan surat keterangan tempat tinggal (SKTT) kegiatan pencatatan sipil berupa; pencatatan dan penerbitan akta

kelahiran, pencatatan dan penerbitan akta kematian, pencatatan dan penerbitan akta perkawinan bagi yang bukan beragama islam, pencatatan dan penerbitan akta

perceraian bagi yang bukan beragama islam, pencatatan dan penerbitan akta

2 pengangkatan anak, pencatatan dan penerbitan akta pengakuan dan pengesahan anak sedangkan Kegiatan pengelolaan informasi administrasi

kependudukan dengan menggunakan SIAK merupakan alat untuk memfasilitasi pengelolaan database kependudukan, penerbitan NIK, dan penerapan e-KTP.

B. Tujuan dan Sasaran

Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk

melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan

prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Tujuan SOP adalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh SKPD untuk mewujudkan good governance.

Standar operasional prosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal, karena SOP selain dapat digunakan untuk mengukur kinerja organisasi

publik, juga dapat digunakan untuk menilai kinerja organisasi publik di mata masyarakat berupa responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Dengan demikian SOP merupakan pedoman atau acuan

untuk menilai pelaksanaan kinerja Pemerintah Kota Cimahi berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai dengan tata hubungan kerja

dalam organisasi yang bersangkutan. Oleh karena penyelenggaraan administrasi kependudukan pada Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Cimahi terkait dengan masalah teknis,

administratif dan prosedural sesuai dengan tata hubungan kerja yang berbeda (Kelurahan, Kecamatan dan Dinas) maka Tujuan dari penyusunan SOP ini adalah

untuk mengintegrasikan dan menciptakan sinergitas aparatur kelurahan, kecamatan dan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil di Lingkungan Pemerintah Kota Cimahi dalam mengidentifikasi, menyusun, mendokumentasikan,

mengembangkan, memonitor serta mengevaluasi SOP AP/Administrasi Kependudukan sesuai dengan tugas dan fungsi aparatur pemerintah di masing-

masing tingkatan. Sasaran yang diharapkan dapat dicapai melalui penyusunan SOP ini adalah:

1. Setiap Kelurahan, kecamatan dan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

di Lingkungan Pemerintah Kota Cimahi memiliki SOP Administrasi Kependudukan masing-masing dan terintegrasi;

2. Penyempurnaan proses penyelenggaraan Administrasi Kependudukan; 3. Ketertiban dalam penyelenggaraan Administrasi Kependudukan; 4. Peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat.

3 C. Pengertian 1. Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yang

dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan;

2. Standar Operasional Prosedur Administrasi Kependudukan (SOP AK) adalah standar operasional prosedur dari berbagai proses dan tingakatan penyelenggaraan administrasi kependudukan dan dintegrasikan kedalam

Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

3. SOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan;

4. SOP teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau

jabatan. 5. Penduduk adalah setiap orang baik Warga Negara Indonesia(WNI) maupun

Orang Asing (OA) yang bertempat tinggal tetap di dalam Wilayah Negara

Indonesia dan telah memenuhi peraturan Perundang-undangan yang berlaku; 6. Penduduk baru adalah setiap orang yang datang akibat mutasi kepindahan

dari luar daerah dan telah memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh walikota.

7. Penduduk Musiman adalah setiap warga Negara Indonesia yang datang dari

luar kota cimahi, bertempat tinggal di kota cimahi dan tidak bermaksud menjadi penduduk tetap.

8. Peristiwa Kependudukan adalah Kejadian yang dialami penduduk yang harus dilaporkan karena membawa akibat terhadap penerbitan atau perubahan Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan atau surat keterangan

kependudukan lainnya meliputi pindah datang, perubahan alamat serta perubahan status tinggal terbatas menjadi tinggal tetap.

9. Peristiwa Penting adalah Kejadian yang dialami seseorang meliputi kelahiran, Kematian, lahir mati, perkawinan, perceraian, pengakuan dan pengesahan anak, pengangkatan anak, pembatalan perkawinan, perubahan nama atau

perubahan status kewarganegaraan; 10. Azas pendaftaran penduduk menganut Azas Domisili artinya setiap penduduk

didaftar dimana yang bersangkutan bertempat tinggal; 11. Azas pendaftaran/pencatatan akta sipil menganut azas peristiwa/kejadian

artinya setiap terjadinya peristiwa di daftarkan dimana peristiwa itu terjadi.

12. Administrasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui

pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi administrasi

4 kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk melayani publik dan pembangunan sektor lainnya.

13. Kepala Keluarga (KK) adalah orang yang bertempat tinggal dengan orang lain baik mempunyai hubungan darah maupun tidak, yang bertanggungjawab

dalam keluarga itu; orang yang bertempat tinggal seorang diri; Kepala Ksatrian, asrama, rumah piatu dan lain-lain dimana beberapam orang bertempat tinggal bersama.

14. Pengakuan anak adalah pengakuan secara hukum dari seorang bapak terhadap anaknya yang lahir diluar ikatan perkawinan yang sah atas

persetujuan ibu kandung anak tersebut. 15. Pengesahan anak adalah pengesahan status hukum anak yang lahir diluar

ikatan perkawinan yang sah menjadi anak yang sah sepasang suami istri.

D. Manfaat

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya;

2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas;

3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab individual aparatur dan organisasi secara keseluruhan;

4. Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada

intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari;

5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas; 6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan aparatur cara

konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang

telah dilakukan; 7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat

berlangsung dalam berbagai situasi; 8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu,

waktu, dan prosedur;

9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh aparatur dalam melaksanakan tugasnya;

10. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang aparatur dalam melaksanakan tugasnya;

11. Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinan

tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan; 12. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur;

13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas; 14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam

memberikan pelayanan;

5 E. Prinsip 1. Prinsip Penyusunan SOP AK

a. Kemudahan dan kejelasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua aparatur bahkan

bagi seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya; b. Efisiensi dan efektivitas. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus

merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses

pelaksanaan tugas; c. Keselarasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras dengan

prosedur-prosedur standar lain yang terkait; d. Keterukuran. Output ; dari prosedur-prosedur yang distandarkan

mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur

pencapaian keberhasilannya; e. Dinamis. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat

disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan;

f. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani. Prosedur-prosedur

yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customer’s needs ) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna

g. Kepatuhan hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku;

h. Kepastian hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan

oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi aparatur atau pelaksana dari

kemungkinan tuntutan hukum.

2. Prinsip Pelaksanaan SOP AK

a. Konsisten. SOP AK harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama oleh seluruh

kelurahan, kecamatan dan SKPD;

b. Komitmen. SOP AK harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh kelurahan, kecamatan dan SKPD;

c. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP AK harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif;

d. Mengikat. SOP AK harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan;

e. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh aparatur melaksanakan

peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika aparatur tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan

6 mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada terganggunya proses penyelenggaraan pemerintahan;

f. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan acuan atau referensi bagi setiap pihak-pihak yang memerlukan.

F. Ruang Lingkup

SOP ini terdiri atas Pelayanan Pendaftaran Penduduk (KTP, KK, dan Pindah) dan Pelayanan Pencatatan Sipil (Akte Kelahiran, Akte Kematian, Akte Perkawinan) serta dilengkapi dengan SOP Sekretariat dinas (Program, Keuangan dan

Kepegawaian)

7 BAB II FORMAT DAN DOKUMEN SOP

A. Format Format penyusunan SOP yang dipakai adalah format yang sederhana dan

dapat menyampaikan informasi yang dibutuhkan secara tepat serta memfasilitasi implementasi SOP secara konsisten sesuai dengan tujuan penyusunan SOP.

Diagram Alir (Flowcharts) merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban (alternatif jawaban) seperti: jawaban “ya” atau

“tidak”, “lengkap” atau “tidak”, “benar” atau“ salah”, dsb yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah

untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pelaksana (pegawai) melalui serangkaian langkah-langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil. Penggunaan format ini melibatkan beberapa simbol yang umum digunakan dalam

menggambarkan proses (umumnya berjumlah 30 simbol). Simbol-simbol tersebut memiliki fungsi yang bersifat khas (teknis dan khusus) yang pada dasarkan

dikembangkan dari simbol dasar flowcharts (basic symbols of flowcharts ) yang terdiri dari 4(empat) simbol, yaitu simbol kapsul (terminator ), simbol kotak (process), simbol belah ketupat (decision) dan anak panah (arrow ). Format SOP

dalam bentuk flowcharts ini terdiri dari 2 (dua) jenis yaitu: Linear Flowcharts (diagram alir linier) dan Branching Flowcharts (diagram alir bercabang).

Linear Flowcharts dapat berbentuk vertikal dan horizontal. Ciri utama dari format linear flowcharts ini adalah ada unsur kegiatan yang disatukan, yaitu: unsur kegiatan atau unsur pelaksananya dan menuliskan rumusan kegiatan secara

singkat di dalam simbol yang dipakai. SOP format ini umumnya dipakai pada SOP yang bersifat teknis. Sedangkan Format Branching Flowcharts memiliki ciri utama

dipisahkannya unsur pelaksana dalam kolom-kolom yang terpisah dari kolom kegiatan dan menggambarkan prosedur kegiatan dalam bentuk simbol yang

dihubungkan secara bercabang-cabang. Dalam format ini simbol yang digunakan tidak diberi tulisan rumusan singkat kegiatan. Tulisan hanya diperlukan untuk memberi penjelasan pada simbol kegiatan yang merupakan pengambilan

keputusan (simbol “decision” atau belah ketupat). SOP format ini umumnya dipergunakan untuk SOP Administratif.

1. Format SOP

Format SOP yang dipersyaratkan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi

memiliki format yang telah distandarkan tidak seperti format SOP pada umumnya. Adapun format SOP yang dipergunakan dalam Kebijakan Reformasi

Birokrasi adalah sebagai berikut:

8 a. Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts) Format yang dipergunakan dalam SOP adalah format diagram alir

bercabang (branching flowcharts) dan tidak ada format lainnya yang dipakai. Hal ini diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas dan

fungsi instansi pemerintah termasuk di dalamnya Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah memuat kegiatan yang banyak (lebih dari sepuluh) dan memerlukan pengambilan keputusan yang banyak. Oleh sebab itu

untuk menyamakan format maka seluruh prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi administrasi pemerintahan dibuat dalam bentuk diagram alir

bercabang (branching flowcharts) termasuk juga prosedur yang singkat (sedikit, kurang dari sepuluh) dengan/atau tanpa pengambilan keputusan.

b. Menggunakan hanya Lima Simbol Flowcharts Simbol yang digunakan dalam SOP hanya terdiri dari 5 (lima) simbol, yaitu:

4 (empat) simbol dasar flowcharts (Basic Symbol of Flowcharts) dan 1 (satu) simbol penghubung ganti halaman (Off-Page Conector). Kelima simbol yang dipergunakan tersebut adalah sebagai berikut:

1) Simbol Kapsul/Terminator ( ) untuk mendeskripsikan kegiatan mulai

dan berakhir;

2) Simbol Kotak/Process ( ) untuk mendeskripsikan proses atau

kegiatan eksekusi;

3) Simbol Belah Ketupat / Decision ( ) untuk mendeskripsikan

kegiatan pengambilan keputusan; 4) Simbol Anak Panah / Panah / Arrow ( ) untuk mendeskrpsikan

arah kegiatan (arah proses kegiatan); 5) Simbol Segilima / Off-Page Connector ( ) untuk mendeskripsikan

hubungan antar simbol yang berbeda halaman. Dasar penggunaan 5 (lima) simbol dalam penyusunan SOP AK adalah:

1) Mendeskripsikan prosedur administratif, yaitu kegiatan-kegiatan yang

dilaksanakan oleh lebih dari satu pelaksana (jabatan) dan bersifat makro maupun mikro dan prosedur yang bersifat teknis yang detail

baik yang menyangkut urusan administrasi maupun urusan teknis; 2) Hanya ada dua alternatif sifat kegiatan administrasi pemerintahan

yaitu kegiatan eksekusi (process) dan pengambilan keputusan

(decision); 3) Simbol lain tidak dipergunakan disebabkan karena prosedur yang

dideskripsikan bersifat umum tidak rinci dan tidak bersifat teknis. disamping itu kegiatan yang dilakukan oleh pelaksana kegiatan sudah langsung operasional tidak bersifat teknikal (technical procedures)

yang berlaku pada peralatan (mesin); 4) Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif (menggunakan kata

kerja tanpa subyek) dengan demikian banyak simbol yang tidak

9 dipergunakan, seperti: simbol pendokumentasian, simbol persiapan, simbol penundaan, dan simbol lain yang sejenis;

5) Penyusunan SOP AK ini hanya memberlakukan penulisan flowcharts secara vertikal, artinya bahwa branching

flowcharts dituliskan secara vertikal sehingga hanya mengenal penyambungan simbol yang menghubungkan antar halaman (simbol segilima/off-page connector) dan tidak mengenal simbol lingkaran

kecil penghubung dalam satu halaman.

B. Dokumen SOP Secara umum dokumen SOP selalu dikaitkan dengan format SOP. Format SOP

sesuai konsep umum yang berlaku dinyatakan bahwa tidak ada format SOP yang baku (standar), yang mempengaruhi format SOP adalah tujuan dibuatnya SOP tersebut. Dengan demikian maka apabila tujuan penyusunan SOP berbeda maka

format SOP-nya pun akan berbeda. Namun demikian pada umumnya dokumen SOP memiliki 2 (dua) unsur utama

sesuai anatominya, yaitu: Unsur SOP dan Unsur Dokumentasi (Assessories). Unsur SOP merupakan unsur inti dari SOP yang terdiri dari Identitas SOP dan Prosedur SOP. Identitas SOP berisi data-data yang menyangkut identitas SOP, sedangkan

Prosedur SOP berisi kegiatan, pelaksana, mutu baku dan keterangan. Sesuai dengan anatomi Dokumen SOP yang pada hakekatnya merupakan dokumen yang

berisi prosedur-prosedur yang distandarkan yang secara keseluruhan membentuk satu kesatuan proses, sehingga informasi yang dimuat dalam dokumen SOP meliputi: Unsur Dokumentasi dan Unsur Prosedur.

1. Unsur Dokumentasi

Unsur dokumentasi merupakan unsur dari Dokumen SOP yang berisi hal-hal yang terkait dengan proses pendokumentasian SOP sebagai sebuah dokumen. Adapun unsur dokumentasi SOP AK antara lain mencakup:

a. Halaman Judul (Cover) Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul muka sebuah

dokumen SOP. Halaman judul ini berisi informasi mengenai:

• Judul SOP;

• Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD);

• Tahun pembuatan;

• Informasi lain yang diperlukan. b. Keputusan Pimpinan Pemerintah Daerah

Karena Dokumen SOP merupakan pedoman setiap pegawai (baik pejabat struktural, fungsional, atau yang ditunjuk untuk melaksanakan satu tugas

dan tanggung jawab tertentu), Dokumen ini harus memiliki kekuatan hukum. Dalam halaman selanjutnya setelah halaman judul, disajikan keputusan Kepala SKPD tentang penetapan dokumen SOP ini.

10 c. Daftar isi dokumen SOP Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian

informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian tertentu dari SOP terkait. (Catatan: Pada umumnya, karena prosedur-prosedur yang

di SOP-kan akan mencakup prosedur dari seluruh unit kerja, kemungkinan besar dokumen SOP akan sangat tebal. Oleh karena itu, dokumen ini dapat dibagi ke dalam beberapa bagian, yang masing-masing memiliki daftar isi).

d. Penjelasan singkat penggunaan Sebagai sebuah dokumen yang menjadi manual, maka dokumen SOP AK

hendaknya memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakan dokumen tersebut. Isi dari bagian ini antara lain mencakup: Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi; Ringkasan,

memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat; dan Definisi/Pengertian-pengertian umum, memuat beberapa definisi yang

terkait dengan prosedur yang distandarkan.

2. Unsur Prosedur

Unsur prosedur merupakan bagian inti dari dokumen SOP AK. Unsur ini dibagi dalam dua bagian, yaitu Bagian Identitas dan Bagian Flowchart.

a. Bagian Identitas Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP AK dapat dijelaskan

sebagai berikut:

1) Logo dan Nama Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), Nomenklatur satuan/unit organisasi pembuat;

2) Nomor SOP, nomor prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku di Pemerintah Kota Cimahi;

3) Tanggal Pembuatan, tanggal pertama kali SOP dibuat berupa tanggal

selesainya SOP dibuat bukan tanggal dimulainya pembuatannya; 4) Tanggal Revisi, tanggal SOP direvisi atau tanggal rencana ditinjau

ulangnya SOP yang bersangkutan; 5) Tanggal Efektif, tanggal mulai diberlakukan SOP atau sama dengan

tanggal ditandatanganinya Dokumen SOP;

6) Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkat satuan kerja, Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan,tanda tangan,

nama pejabat yang disertai dengan NIP serta stempel/cap instansi; 7) Judul SOP, judul prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan kegiatan

yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki;

8) Dasar Hukum, berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang di-SOP-kan beserta aturan pelaksanaannya;

9) Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (SOP AP

11 lain yang terkait secara langsung dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut).

10) Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak

dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain

yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakan kata

peringatan, yaitu jika/apabila-maka (if-than) atau batas waktu (dead line) kegiatan harus sudah dilaksanakan;

11) Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi

pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan. SOP Administrasi dilakukan oleh lebih

dari satu pelaksana, oleh sebab itu maka kualifikasi yang dimaksud adalah berupa kompetensi (keahlian dan ketrampilan) bersifat umum untuk semua pelaksana dan bukan bersifat individu, yang diperlukan

untuk dapat melaksanakan SOP ini secara optimal. 12) Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai

daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang di-SOP-kan.

13) Pencatatan dan Pendataan, memuat berbagai hal yang perlu didata

dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang

terlibat dalam proses. (Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan perizinan. Berdasarkan formulir dasar ini, akan diketahui apakah prosedur

sudah sesuai dengan mutu baku yang ditetapkan dalam SOP). Setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk

mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan

akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dengan benar”.

12 BAB III SOP ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN (SOP AK)

A. SOP PENDAFTARAN PENDUDUK

1. PELAYANAN KARTU TANDA PENDUDUK ELEKTRONIK (KTP-El)

Pemerintah Kota Cimahi

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Bidang Pendaftaran Penduduk

Nomor SOP Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

Kepala Dinas

H.M. Suryadi, SH. NIP. 196006031982031013

Nama SOP : Pelayanan KTP-El Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana 1. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006

tentang Administrasi Kependudukan;

2. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan;

3. Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan;

4. Peraturan Presiden Nomor 25 Tahun 2008 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Catatan Sipil;

5. Peraturan Daerah Kota Cimahi Nomor 4 Tahun 2010 tentang Administrasi Kependudukan di Kota Cimahi.

1. Memiliki kemampuan pengolahan data sederhana;

2. Mengetahui tugas dan fungsi sistem dan prosedur pemerintahan;

3. Mengetahui tugas dan fungsi mekanisme pembuatan laporan.

4. Disiplin 5. Ramah

Nama Pelayanan Persyaratan Pelayanan 1. Penerbitan KTP-El Baru bagi Penduduk

WNI

a. Telah berusia 17 (tujuh belas) tahun atau sudah kawin atau pernah kawin

b. Surat Pengantar RT/RW dan lurah dimana penduduk berdomisili;

c. Mengisi formulir yang telah disediakan; d. Fotocopi :

1. Kartu Keluarga; 2. Kutipan Akta Nikah/Kutipan Akta

Perkawinan bagi yang belum berumur 17 Tahun tapi sudah menikah;

3. Kutipan Akta Kelahiran; e. Surat Keterangan Datang dari Luar Negeri

yang diterbitkan oleh Disdukcapil Kota Cimahi bagi WNI yang datang dari Luar Negeri Karena pindah

2. Penerbitan KTP-El Baru bagi Penduduk

Orang Asing (OA) yang memiliki Izin Tinggal Tetap

a. Telah berusia 17 (tujuh belas) tahun atau sudah kawin atau pernah kawin

b. Surat Pengantar RT/RW dan lurah dimana penduduk berdomisili;

c. Mengisi formulir yang telah disediakan;

13

d. Fotocopi : 1. Kartu Keluarga; 2. Kutipan Akta Nikah/Kutipan Akta

Perkawinan bagi yang belum berumur 17 Tahun ;

3. Kutipan Akta Kelahiran; 4. Paspor dan Izin Tinggal Tetap

e. Surat Keterangan Catatan Kepolisian 3. Penerbitan KTP-El Perpanjangan bagi

Penduduk WNI atau Orang Asing yang memiliki Izin Tinggal Tetap

a. Mengisi Formulir yang telah disediakan; b. Fotocopi KK; c. KTP-El lama ditarik; d. Fotocopi Paspor dan Izin Tinggal Tetap

dan Surat Keterangan Catatan Kepolisian e. Ketentuan pasphoto:

1. Penduduk yang lahir tahun ganjil, latar belakang pasphoto bewarna merah;

2. Penduduk yang lahir tahun genap, latar belakang pasphoto bewarna biru;

3. Pasphoto berukuran 2X3 CM, 70% tampak wajah dan dapat menggunakan jilbab

4. Penerbitan KTP-El karena hilang atau

rusak bagi Penduduk WNI atau Orang Asing yang memiliki Izin Tinggal Tetap

a. Mengisi Formulir yang telah disediakan; b. Surat Keterangan kehilangan dari

kepolisian atau KTP-El yang Rusak; c. Fotocopi KK; d. Fotocopi Paspor dan Izin Tinggal Tetap

5. Penerbitan KTP-El karena Pindah

datang bagi Penduduk WNI atau Orang Asing yang memiliki Izin Tinggal Tetap

a. Surat Keterangan Pindah/Surat Keterangan Pindah Datang dan

b. SuratKeterangan Datang dari Luar Negeri bagi WNI yang datang dari luar negeri karena pindah

6. Penerbitan KTP-El karena adanya perubahan elemen data bagi Penduduk WNI atau Orang Asing yang memiliki Izin Tinggal Tetap

a. Fotokopi kk; b. KTP-El Lama; c. Surat Keterangan/bukti perubahan

peristiwa kependudukan dan peristiwa penting

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan 1. SOP Pelayanan KK; 2. SOP Surat Pindah;

1. Lembar kerja/rencana kerja dan anggaran 2. Term of Reference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan Internet

Peringatan Pencatatan dan Pendataan Apabila terdapat keterlambatan dalam pelaksanaan aktivitas dalam SOP ini maka akan menghambat proses berikutnya

Disimpan sebagai data elektronik dan manual

14 Flowchart SOP Penerbitan KTP-el Karena adanya perubahan elemen Data bagi Warga Negara Indonesia atau Orang Asing pemegang KITAP Tempat Pelayanan : Disdukcapil

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ket Front Office Petugas Operator

Kasi Sistem Informasi

Kabid Data dan Informasi

Kasi

Dafduk

Petugas Arsiparis

Kelengkapan Waktu Output

1 2 3 4 5 8 9 10 11 1. Petugas Loket menerima berkas permohonan

penerbitan KTP-el karena adanya perubahan elemen data pada KTP-el, berikut persyaratannya : Fotocopy Kartu Keluarga, KTP/KTP-el lama, Surat Keterangan/ bukti perubahan elemen data (Dokumen peristiwa kependudukan dan peristiwa penting).

Tidak

Berkas Permohonan Lengkap dan Benar

15 Menit

Berkas Permohonan yang telah terverifikasi, tervalidasi dan telah terbit resi

2. Petugas Loket memferivikasi dan petugas loket memverifikasi dan memvalidasi berkas permohonan dan memberikan resi kepada pemohon, kemudian berkas diberikan kepada Petugas operator

ya

3. Petugas operator menerima berkas kemudian melakukan perekaman perubahan data kedalam database kependudukan melalui aplikasi SIAK dan menerbitkan konsep KTP-el.


20 Menit

berkas Permohonan Telah tercatat dalam buku harian peristiwa kependudukan dan peristiwa penting

4. Petugas operator menyerahkan berkas dan konsep cetakan KTP-el kepada Kasi Sistem Informasi Kependudukan

Tidak Sesuai


15 Menit

Berkas Permohonan

5. Kasi Sistem Informasi Kependudukan menerima berkas dan konsep cetakan KTP-el, kemudian memverifikasi dan memvalidasi konsep KTP-el, Jika tidak sesuai maka berkas dan konsep cetakan KTP-el dikembalikan kepada petugas operator untuk dilakukan penyesuaian

Sesuai

Berkas Permohonan

20 Menit

Berkas Permohonan Cetakan Blanko KK

15 6. jika sesuai maka konsep KTP-el di paraf Oleh Kasi Sistem Informasi dan paraf kepala Bidang Data


Berkas Permohonan Cetakan Blanko KK yang sudah diparaf

7. Berkas dan konsep KTP-el yang telah di paraf oleh Kepala Bidang Data dan Sistem Informasi Kependudukan di serahkan kepada Kasi Sistem Informasi Kependudukan untuk kemudian diserahkan kepada Kasi Pendaftaran Penduduk


berkas permohonan, Cetakan blanko KK, yang sudah di paraf dan sudah ditanda tangan oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

8. Kasi Pendaftaran Penduduk menerima berkas dan konsep KTP-el yang telah di paraf dan mengajukan permintaan blangko KTP-el (Blangko sesuai standar Kementrian Dalam Negeri) kepada Bendahara Barang serta memerintahkan petugas operator untuk mencetak Blangko KTP-el.


Cetakan blanko KK, yang sudah di paraf dan sudah ditanda tangan oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, dan diserahkan kepada pemohon

9. Petugas operator melaksanakan pencetakan KTP-el kemudian berkas dan konsep KTP-el serta Blangko yang sudah tercetak diserahkan kepada Kasi Pendaftaran Penduduk

Berkas Permohonan

Berkas Permohonan terarsipkan.

Kasi Pendaftaran Penduduk menerima berkas , Konsep KTP-el, dan Cetakan KTP-el kemudian menyerahkan : KTP-el kepada petugas Loket untuk diserahkan kepada pemohon Berkas dan konsep KTP-el kepada petugas arsipparis untuk diarsipkan

16 Flowchart SOP Penerbitan KTP-el Baru bagi Warga Negara Indonesia Tempat Pelayanan : Di Kantor Camat

No. Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Ket

Front Office Petugas Operator

Kasi Pemerintahan

Petugas Arsiparis Kelengkapan Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1. Pemohon menyerahkan Formulir permohonan KTP-el (

F1-21) yang sudah diisi dan ditanda tangani dan dilampiri kelengkapan persyaratan : potocopi KK, Kutipan Akta Nikah bagi penduduk yang belum berusia 17 tahun, kutipan Akta Kelahiran, Surat pengantar RT/RW, Surat keterangan datang bagi yang pindah domisili

Tidak


15 Menit


2. Petugas memferivikasi dan memvalidasi formulir dan kelengkapan persyaratan serta melakukan pengambilan data sidik jari, iris mata,dan foto digital kemudian petugas memberikan resi kepada pemohon

ya 20 Menit

3. Petugas Loket menyerahkan berkas kepada Operator SIAK dan memproses melalui aplikasi SIAK


20 Menit

Berkas Permohonan telah tercatat dalam buku harian peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting

5. petugas Operator memasukan nomor KK atau Nomor Nik ke aplikasi SIAK dan mencetak KTP el melalui blangko standar kementerian Dalam negeri dan menyerahkan kepada Kasi Pemerintahan

Berkas Permohonan 2 Hari Berkas Permohonan

Cetakan Blanko KK

6. Kasi Pemerintahan Menugaskan petugas loket untuk menyerahkan KTP el kepada Pemohon dan menugaskan petugas arsiparis untuk medokumentasikan berkas persyaratan KTP el

Cetakan Blanko KTP-El 1 Hari

Cetakan Blanko KTP-El yang sudah Tervalidasikan

7. Pendokumentasian berkas persyaratan

Berkas Permohonan 1 Hari Berkas Permohonan

Terarsipkan

17 2. PELAYANAN KARTU KELUARGA (KK)





Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Kepala Dinas

H.M. Suryadi, SH. NIP. 196006031982031013

Nama SOP :Pelayanan Kartu Keluarga Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana 1. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006





5. Peraturan Daerah Kota Cimahi Nomor 4 Tahun 2010 tentang Administrasi Kependudukan di Kota Cimahi;





Nama Pelayanan Persyaratan Pelayanan 1. KK Baru bagi penduduk yang sudah

tercatat sebagai penduduk Kota Cimahi karena adanya perubahan susunan dalam KK, baik adanya penambahan karena kelahiran dan/atau ada yang numpang kartu keluarga, maupun adanya pengurangan karena ada anggota keluarga yang meninggal, pindah atau membentuk keluarga sendiri.

a. Surat pengantar dari Ketua RT dan Ketua RW dimana penduduk berdomisili;

b. Mengisi formulir permohonan KK; c. Asli KK lama; d. Fotocopi Akta kelahiran anak apabila ada

penambahan karena kelahiran; e. Surat Keterangan Pindah dari daerah asal yang

ditandatangani oleh Kepala Instansi Pelaksana daerah asal bagi penduduk yang datang ke Kota Cimahi atau Surat Keterangan Pindah yang ditandatangani oleh Camat daerah asal bagi penduduk yang pindah antar kecamatan dalam Kota Cimahi atau surat Keterangan Pindah yang ditandatangani Lurah daerah asal bagi penduduk yang pindah antar kelurahan dalam satu kecamatan di Kota Cimahi atau surat keterangan pindah yang ditandatangani oleh ketua RW daerah asal bagi penduduk yang pindah antar RW dalam satu kelurahan atau surat pindah yang ditandatangani Ketua RT daerah asal bagi penduduk yang pindah - antar RT dalam satu wilayah RW, apabila ada penambahan karena ada yang numpang KK dari daerah lain;

f. Surat keterangan datang dari luar Negeri yang

18 diterbitkan oleh Instansi pelaksana bagi warga Negara Indonesia yang datang dari luar Negeri karena pindah yang akan numpang KK;

g. Fotocopi Izin tinggal tetap, paspor dan Surat Keterangan Catatan Kepolisian apabila ada Orang Asing (OA) yang akan numpang KK;

h. Fotocopi surat keterangan kematian apabila ada pengurangan karena kematian;

i. Fotocopi surat Keterangan Pindah apabila ada pengurangan karena ada anggota keluarga yang pindah ke daerah lain.

2. KK Baru bagi Penduduk yang sudah tercatat sebagai penduduk Kota Cimahi yang sebelumnya merupakan anggota keluarga seseorang dan kemudian membentuk keluarga baru.


b. Mengisi formulir permohonan KK; c. KK lama; d. Fotocopi KTP-El; e. Fotocopi kutipan Akta nikah/kutipan Akta

perkawinan apabila telah menikah; f. Fotocopi Akta Kelahiran anak apabila telah

memiliki anak; g. Surat Keterangan Pindah dari daerah asal

yang ditandatangani oleh Kepala Instansi Pelaksana daerah asal bagi penduduk yang datang ke Kota Cimahi atau Surat Keterangan Pindah yang ditandatangani oleh Camat daerah asal bagi penduduk yang pindah antar kecamatan dalam Kota Cimahi atau surat Keterangan Pindah yang ditandatangani Lurah daerah asal bagi penduduk yang pindah antar kelurahan dalam satu kecamatan di Kota Cimahi atau surat keterangan pindah yang ditandatangani oleh ketua RW daerah asal bagi penduduk yang pindah antar RW dalam satu kelurahan atau surat pindah yang ditandatangani Ketua RT daerah asal bagi penduduk yang pindah antar RT dalam satu RW, apabila ada anggota keluarga yang berasal dari daerah lain;

h. Fotocopi Izin tinggal tetap, paspor dan Surat Keterangan Catatan Kepolisian apabila ada Orang Asing yang akan numpang KK;

i. Surat keterangan datang dari luar negeri yang diterbitkan oleh Instansi pelaksana bagi Warga Negara Indonesia yang datang dari luar negeri karena pindah yang akan numpang KK.

3. KK bagi penduduk yang sudah tercatat sebagai penduduk Kota Cimahi yang melakukan pindah datang dalam wilayah Kota Cimahi.


b. Mengisi formulir permohonan KK; c. Menyerahkan KK daerah asal apabila belum

ditarik oleh Camat, Lurah, Ketua RW atau Ketua RT daerah asal;

d. Surat Keterangan Pindah dari daerah asal yang ditandatangani oleh Kepala Instansi Pelaksana daerah asal bagi penduduk yang datang ke Kota Cimahi atau Surat Keterangan Pindah yang ditandatangani - oleh Camat daerah asal bagi penduduk yang pindah antar kecamatan dalam Kota Cimahi atau surat Keterangan Pindah yang

19 ditandatangani Lurah daerah asal bagi penduduk yang pindah antar kelurahan dalam satu kecamatan di Kota Cimahi atau surat keterangan pindah yang ditandatangani oleh ketua RW daerah asal bagi penduduk yang pindah antar RW dalam satu kelurahan atau surat pindah yang ditandatangani Ketua RT daerah asal bagi penduduk yang pindah antar RT dalam satu RW, apabila ada anggota keluarga yang berasal dari daerah lain;

e. Fotocopi Izin tinggal tetap, paspor dan Surat Keterangan Catatan Kepolisian bagi orang asing.

4. KK bagi penduduk yang sudah tercatat sebagai penduduk Kota Cimahi yang KK-nya hilang atau rusak


b. Mengisi formulir permohonan KK; c. Menyerahkan surat keterangan kehilangan

dari kepolisian untuk penduduk yang KK-nya hilang;

d. Menyerahkan KK lama yang rusak untuk penduduk yang KK-nya rusak;

e. Fotocopi Izin tinggal tetap, paspor dan Surat Keterangan Catatan Kepolisian bagi orang asing.

5. KK bagi penduduk pindahan dari luar Kota Cimahi


b. Surat keterangan pindah dari daerah asal yang ditandatangani oleh Kepala Instansi pelaksana daerah asal;

c. Menyerahkan KK dan atau KTP-El daerah asal apabila belum ditarik oleh Instansi pelaksana daerah asal;

d. Mengisi formulir permohonan KK; e. Surat keterangan datang dari luar negeri

yang diterbitkan oleh instansi pelaksana bagi warga Negara Indonesia yang datang dari luar negeri karena pindah;

f. Menyerahkan surat keterangan memiliki tempat tinggal yang tetap atau Rumah di Kota Cimahi, yang ditandatangani oleh pemohon, Ketua RT dan Ketua RW;

g. Menyerahkan Surat Keterangan bekerja dari instansi/tempat bekerja atau surat keterangan usaha atau surat keterangan bekerja sektor informal yang ditandatangani oleh Ketua RT dan Ketua RW;

h. Menyerahkan surat keterangan Jaminan tempat tinggal dan pekerjaan dari Kepala Keluarga penduduk Kota Cimahi bagi penduduk pendatang yang numpang KK.

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan 1. SOP Pelayanan KTP-El; 2. SOP Surat Pindah;

1. Lembar kerja/rencana kerja dan anggaran; 2. Term of reference; 3. Komputer/printer/scanner; 4. Jaringan Internet.

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Apabila terdapat keterlambatan dalam pelaksanaan aktivitas dalam SOP ini maka akan menghambat proses berikutnya.


20 Flowchart SOP Pelayanan KK Baru Bagi WNI dan OA

Tempat Pelayanan : Bagi WNI di Kantor Camat Bagi Orang Asing di Disdukcapil

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku


Kasi Pemerintahan/

Kasi Dafduk

Camat/Kabid Pendaftaran Penduduk

Kepala Dinas

Petugas Arsiparis


1 2 3 4 5 8 9 10 11 1. Pemohon menyerahkan Formulir

permohonan KK yang sudah diisi dan ditanda tangani (Pemohon, Lurah) dan dilampiri persyaratan : Izin Tinggal Tetap bagi Orang Asing; Pc Kutipan Akta Nikah, Surat Keterangan Pindah/ Surat Keterangan Pindah Datang bagi Penduduk yang pindah dalam wilayah NKRI, surat Keterangan Datang dari Luar Negeri yang diterbitkan oleh DISDUKCAPIL bagi WNI yang datang dari Luar Negeri karna pindah, kepada petugas loket.

Tidak


15 Menit


2. Petugas Loket memferivikasi dan memvalidasi formulir dan kelengkapan persyaratan.

ya

3. Petugas Loket melakukan pencatatan dalam buku harian peristiwa kependudukan dan peristiwa penting


20 Menit


4. petugas Loket menyerahkan berkas kepada Operator SIAK

berkas Prmohonan Telah tercatat dalam buku harian peristiwa kependudukan dan peristiwa penting

15 Menit

Berkas Permohonan

5. petugas Operator SIAK melakukan perekaman data kedalam database kependudukan melalui aplikasi SIAK dan mencetak KK melalui blanko standar Kementrian Dalam Negeri dan menyerahkan kepada Kasi Pemerintahan/ Kasi Pendaftaran Penduduk

Berkas Permohonan 20 Menit


6. Kasi Pemerintahan/ Kasi Pendaftaran Penduduk menerima dan memaraf blanko KK dan meneruskan kepada Camat/ Kabid Kependudukan untuk di paraf



21

7. Kasi Pemerintahan/ Kasi Pendaftaran Penduduk mengamibil Dokumen yang sudah di paraf oleh Camat/ Kabid dan dilanjutkan untuk penandatanganan KK oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dan memberikan stampel pada kolom tanda tangan Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil



8. Kasi Pemerintahan/ Kasi Pendaftaran Penduduk Menugaskan petugas loket untuk menyerahkan KK kepada Pemohon dan menugaskan petugas arsiparis untuk medokumentasikan berkas persyaratan KK



9. Pendokumentasian/ pengarsipan berkas persyaratan

Berkas Permohonan


22 Flowchart SOP Pelayanan KK karena Pengurangan Anggota Keluarga dalam KK

Tempat Pelayanan : Di Kantor Camat

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku


Kasi Pemerintahan/

Kasi Dafduk


Kepala Dinas

Petugas Arsiparis



permohonan KK) yang sudah diisi dan ditanda tangani (Pemohon, Lurah) dan dilampiri persyaratan: KK Lama, Surat keterangan Kematian dari RT atau RS, surat keterangan pindah/ surat keterangan pindah datang bagi penduduk yang pindah dalam wilayah NKRI, kepada petugas loket.

Tidak


15 Menit


2. Petugas Loket memferivikasi dan memvalidasi formulir dan kelengkapan persyaratan..

ya



20 Menit


4. Petugas Loket menyerahkan berkas kepada Operator SIAK


15 Menit

Berkas Permohonan


Berkas Permohonan

20 Menit


23




7. Kasi Pemerintahan/ Kasi Pendaftaran Penduduk mengamibil Dokumen yang sudah di paraf oleh Camat/ Kabid dan dilanjutkan untuk penandatanganan KK oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dan memberikan stampel pada kolom tanda tangan Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil







Berkas Permohonan


24 Flowchart SOP Pelayanan Penerbitan KK karena Hilang Atau Rusak Tempat Pelayanan : Di Kantor Camat

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku


Kasi Pemerintahan/

Kasi Dafduk


Kepala Dinas

Petugas Arsiparis



permohonan KK yang sudah diisi dan ditanda tangani (Pemohon, Lurah) dan dilampiri persyaratan : surat keterangan kehilangan dari Lurah; KK yang Rusak, Pc atau menunjukan Dokumen kependudukan dari salah satu anggota keluarga, Dokumen keimigrasian bagi Orang Asing, kepada petugas loket.

Tidak


15 Menit


2. Petugas Loket memferivikasi dan memvalidasi formulir dan kelengkapan persyaratan.

ya



20 Menit




15 Menit

Berkas Permohonan


Berkas Permohonan

20 Menit





25 7. Kasi Pemerintahan/ Kasi Pendaftaran Penduduk mengamibil Dokumen yang sudah di paraf oleh Camat/ Kabid dan dilanjutkan untuk penandatanganan KK oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dan memberikan stampel pada kolom tanda tangan Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil







Berkas Permohonan


26 Flowchart SOP Pelayanan Perubahan KK karena Penambahan Anggota Keluarga Bagi OA yang Memiliki

Izin Tinggal Tetap untuk Menumpang KK kedalam KK WNI atau OA Tempat Pelayanan : Di Disdukcapil

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku


Kasi Pemerintahan/

Kasi Dafduk


Kepala Dinas

Petugas Arsiparis



permohonan KK yang sudah diisi dan ditanda tangani (Pemohon, Lurah) dan dilampiri persyaratan : KK Lama, KK yang ditumpangi, Passport, Izin Tinggal Tetap, Surat Keterangan Catatan Kepolisian bagi Orang Asing Tinggal Tetap, kepada petugas loket.

Tidak


15 Menit


2. Petugas Loket memferivikasi dan memvalidasi formulir dan kelengkapan persyaratan..

ya



20 Menit




15 Menit

Berkas Permohonan

5. petugas Operator SIAK melakukan perekaman data kedalam database kependudukan melalui aplikasi SIAK dan mencetak KK melalui blanko standar Kementrian Dalam Negeri dan

Berkas Permohonan

20 Menit


27 menyerahkan kepada Kasi Pemerintahan/ Kasi Pendaftaran Penduduk




7. Kasi Pemerintahan/ Kasi Pendaftaran Penduduk mengambil Dokumen yang sudah di paraf oleh Camat/ Kabid dan dilanjutkan untuk penandatanganan KK oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dan memberikan stampel pada kolom tanda tangan Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil







Berkas Permohonan


28 3. PELAYANAN PINDAH WNI/ORANG ASING






H.M. Suryadi, SH. NIP. 196006031982031013

Nama SOP : Pelayanan Pindah WNI/ Orang Asing

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana 1. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006










Nama Pelayanan Persyaratan Pelayanan 1. Pendaftaran Pindah Datang Penduduk

WNI dalam Wilayah NKRI a. Persyaratan untuk mendapatkan Surat

Keterangan Pindah : 1. Surat Pengantar RT/RW 2. KK dan; 3. KTP-El.

b. Klasifikasi perpindahan penduduk: 1. Dalam satu kelurahan; 2. Antar kelurahan dalam satu kecamatan; 3. Antar Kecamatan dalam satu kota; 4. Antar Kabupaten/Kota dalam satu

Provinsi, atau 5. Antar Provinsi.

c. Surat Keterangan Pindah berlaku selama 30(tiga puluh) hari Kerja

d. Pada saat diserahkan Surat Keterang Pindah kepada penduduk, KTP-El yang bersangkutan dicabut dan dimusnakan oleh instansi yang menerbitkan Surat Keterangan Pindah

e. Surat Kterangan Pindah berlaku sebagai pengganti KTP selama KTP-El baru belum diterbitkan

f. Surat Keterangan Pindah digunakan sebagai dasar untuk : 1. Proses perubahan KK bagi

Kepala/anggota keluarga dalam KK yang tidak pindah;

2. Proses Penerbitan KK dan KTP-El dengan alamat baru;

29 3. Perekaman kedalam database kependudukan

2. Pendaftaran Penduduk yang Bertransmigrasi

a. Persyaratan Pelaporan Pendaftaran Penduduk yang akan bertransmigrasi: 1. Surat Pengantar RT/RW; 2. KK; 3. KTP-El; 4. Kartu Seleksi Calon Transmigrasi; 5. Surat Pemberitahuan Keberangkatan.

b. Klasifikasi perpindahan penduduk: 1. Antar Kabupaten/Kota dalam satu

Provinsi, atau 2. Antar Provinsi.

c. Pelaporan Penduduk yang akan bertransmigrasi dapat dibantu oleh instansi yang menangani urusan transmigrasi.

3. Pelaporan Pendaftaran Pindah Datang

Orang Asing dalam wilayah NKRI a. Memperhatikan Klasifikasi perpindahan

penduduk Orang Asing pemegang KITAS dan KITAP: 1. Dalam Kota Cimahi 2. Antar Kabupaten /Kota dalam satu

Provinsi. 3. Antar Provinsi

b. Persyaratan Pendaftaran Pindah Datang OA Pemegang KITAP 1. KK; 2. KTP-El orang asing; 3. Fc Paspor dengan menunjukkan aslinya 4. Fc Kartu Izin Tinggal Tetap; 5. Menunjukkan Buku Pengawasan Orang

Asing; 6. Surat Keterangan Catatan Kepolisian

c. Persyaratan Pendaftaran Pindah Datang OA Pemegang KITAS 1. Surat Keterangan Tempat Tinggal 2. Fc Paspor; 3. Fc Kartu Izin Tinggal Terbatas; 4. Surat Keterangan catatan Kepolisian

d. Surat Keterangan Pindah Datang digunakan sebagai dasar : 1. Proses perubahan KK bagi

Kepala/anggota keluarga dalam KK yang tidak pindah;

2. Penerbitan Surat Keterangan Tempat Tinggal dengan alamat baru bagi Orang asing pemegang KITAS;

3. Penerbitan KK dan KTP dengan alamat baru bagi Orang asing pemegang KITAP.

e. Disdukcapil Menyampaikan data Pindah Datang orang asing kepada camat dan lurah

4. Perpindahan penduduk antar negara Klasifikasi perpindahan dan persyaratan: 1. Penduduk WNI pindah ke luar negeri untuk

menetap dalam jangka waktu 1(satu) tahun atau lebih berturut-turut, dengan persyaratan: • Surat Pengantar pindah dari RT dan RW • KK dan KTP-El

2. WNI datang dari luar negeri karena pindah dan menetap di Indonesia, dengan persyaratan: • Paspor atau Dokumen Pengganti paspor

3. Orang asing datang dari luar negeri dengan izin tinggal terbatas dengan persyaratan: • Paspor dan • Izin Tinggal Terbatas

30 4. Orang asing yang memiliki izin tinggal terbatas atau izin tinggal tetap yang akan pindah ke luar negeri dengan persyaratan: • KK dan KTP-El bagi Orang Asing yang

memiliki izin tinggal tetap dan • Surat Keterangan Tempat Tinggal bagi

Orang Asing yang memiliki izin tinggal terbatas

5. Pendataan penduduk Rentan Administrasi

kependudukan a. Klasifikasi penduduk Rentan Administrasi

kependudukan 1. Pendataan penduduk korban bencana

alam dan korban bencana sosial 2. Pendataan orang terlantar

b. Pemerintah Kota Cimahi membentuk Tim Pendataan Penduduk: Korban Bencana; Orang Terlantar dengan susunan tim sebagai berikut: 1. Susunan Tim Pendataan Korban

Bencana alam Ketua : Sekretaris Daerah Sekretaris : Kepala Disdukcapil Anggota : BPS, Kesbang, BPBD, Badan Pemberdayaan, Dinsos, Dinas Kesehatan, Disdik,Camat dan instansi terkait

2. Susunan Tim Pendataan orang terlantar Ketua : Kepala Disdukcapil Wakil Ketua : Kepala Dinas Nakertranso Sekretaris : Kepala Bidang Kependudukan Anggota : BPS, Kesbang, BPBD, Badan Pemberdayaan, Dinsos, Dinas Kesehatan, Disdik,Camat dan instansi terkait

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan 1. SOP Pelayanan KTP-El; 2. SOP Pelayanan KK;

1. Lembar kerja/rencana kerja dan anggaran 2. Term of reference 3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan Internet


Apabila terdapat keterlambatan dalam pelaksanaan aktivitas dalam SOP ini maka akan menghambat proses berikutnya


31 Flowchart SOP Pelayanan Perpindahan Penduduk dalam Satu Kelurahan

Tempat Pelayanan : Kantor Lurah

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku


Kasi Pemerintahan

Kelurahan

Lurah

Petugas Arsiparis


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1. Pemohon menyerahkan permohonan Pindah

(............) yang sudah di tanda tangani, dilampiri persyaratan : surat pengantar RT/RW, KK dan KTP-el. Kepada Petugas Loket,

Tidak


20 Menit


2. Petugas Loket memferivikasi, memvalidasi data penduduk dan mencatat data, buku harian, peristiwa kependudukan, dan peristiwa penting serta menyerahkan berkas perubahan kepada operator SIAK

ya

3. Operator SIAK menerima dan melakukan perekaman data. Serta memproses Surat Keterangan Pindah Datang melalui aplikasi SIAK


1 hari berkas Permohonan cetak surat pindah datang

4. Kasi Pemerintahan menerima dan memaraf Surat Keterangan Pindah Datang dari operator SIAK serta menyerahkan kepada Lurah untuk ditanda tangani atas nama Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Cimahi serta mengambilnya setelah selesai di tandatangani oleh Lurah. Dicatat dalam Buku Induk dan Buku Mutasi Penduduk.

Tidak Sesuai

Sesuai

berkas Permohonan cetak surat pindah datang 1 hari

Cetakan surat keterangan pindah datang yang sudah diparaf kasi pem dan ditandatangan lurah

5. Untuk diserahkan kepada Pemohon (sebagai dasar untuk penerbitan KK dan KTP/KTP-el dengan alamat baru)


20 Menit

6. berkas persyaratan kepada petugas arsiparis untuk di arsipkan

Berkas Permohonan pindah datang Berkas Permohonan

pindah datang

32 Flowchart SOP Pelayanan Perpindahan Penduduk Antar Kelurahan dalam Satu Kecamatan Tempat Pelayanan : Kantor Lurah

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku


Kasi Pemerintahan

Kelurahan

Lurah

Petugas Arsiparis



(............) yang sudah di tanda tangani, dilampiri persyaratan : surat pengantar RT/RW, KK dan KTP-el. Kepada Petugas Loket,

Tidak


20 Menit



ya




4. Kasi Pemerintahan menerima dan memaraf Surat Keterangan Pindah Datang dari operator SIAK serta menyerahkan kepada Lurah untuk ditanda tangani atas nama Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Cimahi serta mengambilnya setelah selesai di tandatangani oleh Lurah. Dicatat dalam Buku Induk dan Buku Mutasi Penduduk.

Tidak Sesuai

Sesuai



5. Untuk diserahkan kepada Pemohon (sebagai dasar untuk penerbitan KK dan KTP/KTP-el dengan alamat baru)


20 Menit



pindah datang

33 Flowchart SOP Pelayanan Perpindahan Penduduk Antar Kecamatan dalam Satu Kota Tempat Pelayanan : Kantor Kecamatan

Flowchart SOP Pelayanan Perpindahan Penduduk Antar Kabupaten atau kota dalam Satu provinsi dan antar provinsi

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku


Kasi Pemerintahan

Kecamatan

Camat

Petugas Arsiparis



(............) yang sudah di tanda tangani oleh pemohon dan lurah, dilampiri persyaratan : surat pengantar RT/RW, KK dan KTP-el. Kepada Petugas Loket,

Tidak


20 Menit



ya




4. Kasi Pemerintahan menerima dan memaraf Surat Keterangan Pindah Datang dari operator SIAK serta menyerahkan kepada Camat untuk ditanda tangani atas nama Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Cimahi serta mengambilnya setelah selesai di tandatangani oleh Camat. Dicatat dalam Buku Induk dan Buku Mutasi Penduduk.

Tidak Sesuai

Sesuai


Cetakan surat keterangan pindah datang yang sudah diparaf kasi pem dan ditandatangan Camat

5. Untuk diserahkan kepada Pemohon (sebagai dasar untuk penerbitan KK dan KTP-el dengan alamat baru)

Cetakan surat keterangan pindah datang yang sudah diparaf kasi pem dan ditandatangan Camat

20 Menit



pindah datang

34 Tempat Pelayanan : Disdukcapil

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku


Kasi Pendaftaran Penduduk

Kabid Pendaftaran Penduduk

Petugas Arsiparis



(............) yang sudah di tanda tangani oleh pemohon dan lurah, dilampiri persyaratan : surat keterangan pindah dari kelurahan diketahui Camat, KK dan KTP-el. Kepada Petugas Loket,

Tidak


20 Menit



ya




4. Kasi Dafduk menerima dan memaraf Surat Keterangan Pindah Datang dari operator SIAK serta menyerahkan kepada Kabid Dafduk untuk ditanda tangani atas nama Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Cimahi serta mengambilnya setelah selesai di tandatangani oleh Kabid Dafduk.

Tidak Sesuai

Sesuai


Cetakan surat keterangan pindah datang yang sudah diparaf kasi Dafduk ditandatangan Kabid Dafduk

5. Untuk diserahkan kepada Pemohon (sebagai dasar untuk penerbitan KK dan KTP-el dengan alamat baru)

Cetakan surat keterangan pindah datang yang sudah diparaf kasi Dafduk ditandatangan Kabid Dafduk

20 Menit



pindah datang

35 B. SOP PENCATATAN SIPIL 1. PELAYANAN KUTIPAN AKTE KELAHIRAN



Bidang Pencatatan Sipil



Disahkan Oleh

Kepala Dinas

H.M. Suryadi, SH. NIP. 196006031982031013

Nama SOP : Pelayanan Kutipan akte Kelahiran











Nama Pelayanan Persyaratan Pelayanan P Kutipan akte Kelahiran

a. Foto copy KTP-El dan KK orang tua anak bersangkutan;

b. Surat Pengantar RT/RW; c. Mengisi formulir yang telah disediakan; d. Surat keterangan kelahiran dari penolong

kelahiran (Rumah Sakit/Puskesmas/ Klinik/Rumah bersalin/Dokter/ Bidan;

e. Fotocopi surat nikah/ akta perkawinan orang tua;

f. Akta kelahiran ibu bagi anak diluar kawin; g. Surat bukti kewarganegaraan RI (SKBRI)

dan ganti nama (kalau ganti nama); h. Pasport, dokumen Imigrasi dan STMD dari

Kepolisian (bagi WNA); i. Dua orang saksi yang memenuhi

Persyaratan dan melampirkan foto copy KTP-El nya.

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan

1. SOP Pelayanan KK; 2. SOP Pelayanan KTP-El

1. Lembar kerja/rencana kerja dan anggaran 2. Term of reference

36

3. Komputer/printer/scanner 4. Jaringan Internet




37

Flowchart SOP Pelayanan Kutipan Akte Kelahiran

Tempat Pelayanan : Disdukcapil Kota Cimahi

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ket Petugas Front Office

Petugas Entri

Kasi Kelahiran dan Kematian

Kabid

Pencatatan Sipil

Kepala Dinas


1 2 3 4 5 6 8 9 10 11 1.

Menerima berkas lengkap dari pemohon, memverifikasi, memvalidasi dan memberikan resi, berkas diserahkan kepada petugas entri data

Berkas permohonan 1 hari

Berkas permohonan yang telah : • Verifikasi • Validasi • Copy resi

2. Mengentri dan print dokumen akte kelahiran dan diserahkan kepada Kasi Pencatatan Kelahiran dan Kematian

tidak


2 hari

• kutipan akte kelahiran

• register akte kelahiran

• database

3. Verfikasi dan validasi berkas dan dokumen akte kelahiran jika dokumen dan persyaratan sesuai maka diparaf dan diserahkan kepada Kabid Pencatatan Sipil, jika tidak sesuai dikembalikan ke front office untuk dikonfirmasikan kepada pemohon.

ya

ya

tidak

Berkas permohonan yang telah : • Verifikasi • Validasi • Copy resi kutipan akte kelahiran register akte kelahiran

3 hari kutipan akte kelahiran dan register yang sudah diparaf

4. Verfikasi dan Validasi berkas dan dokumen akte kelahiran jika dokumen dan persyaratan sesuai diparaf dan diserahkan kepada Kepala Dinas jika tidak sesuai dikembalikan ke Kasi untuk diperbaiki


2 hari kutipan akte kelahiran dan register yang sudah diparaf

5. Menandatangi dokumen akte kelahiran dan menyerahkan kepada Kasi Pencatatan Kelahiran dan Kematian


2 Hari

kutipan akte kelahiran dan register yang sudah ditandatangani

38

6. Kasi Pencatatan Kelahiran dan Kematian menugaskan front office untuk menyerahkan dokumen akte kelahiran kepada pemohon dan menugaskan petugas arsiparis untuk medokumentasikan register dan berkas persyaratan


1 Hari

Disposisi kutipan akte kelahiran dan register yang sudah ditandatangani

7.

Penyerahan dokumen akte kelahiran dan Penandatanganan register oleh pemohon serta menyerahkan register kepada petugas arsiparis dan mendokumentasikan berkas persyaratan


20 menit

Register Akta Kelahiran yang sudah Ditandatangani pemohon

8.

Pendokumentasian berkas persyaratan


2 hari

Dokumentasi persyaratan dan register akta kelahiran

39 2. PELAYANAN KUTIPAN AKTE KEMATIAN






Disahkan Oleh

Kepala Dinas

H.M. Suryadi, SH. NIP. 196006031982031013

Nama SOP : Pelayanan Kutipan akte Kematian











Nama Pelayanan Persyaratan Pelayanan

Pelayanan Surat Keterangan Kematian

a. Surat Pengantar dari Ketua RT/RW; b. Foto copy KTP-El Pemohon; c. Foto copy KK Pemohon; d. Surat keterangan kematian dari Dokter

Rumah Sakit atau Puskesmas (jika meninggal di rumah sakit atau Puskesmas);


1. SOP Pelayanan KK

2. SOP Pelayanan KTP-El





40 Flowchart SOP Pelayanan Kutipan Akte Kematian Tempat Pelayanan : Disdukcapil Kota Cimahi

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku


Petugas

Entri Kasi Kelahiran dan Kematian

Kabid

Pencatatan Sipil

Kepala Dinas


1 2 3 4 5 6 8 9 10 11 1.




2. Mengentri dan print dokumen akte kematian dan diserahkan kepada Kasi Pencatatan Kelahiran dan Kematian

tidak


2 hari

• kutipan akte kematian

• register akte kematian

• database

3. Verfikasi dan validasi berkas dan dokumen akte kematian jika dokumen dan persyaratan sesuai maka diparaf dan diserahkan kepada Kabid Pencatatan Sipil, jika tidak sesuai dikembalikan ke front office untuk dikonfirmasikan kepada pemohon.

ya

ya

tidak

Berkas permohonan yang telah : • Verifikasi • Validasi • Copy resi kutipan akte kematian register akte kematian

3 hari kutipan akte kematian dan register yang sudah diparaf

4. Verfikasi dan Validasi berkas dan dokumen akte kematian jika dokumen dan persyaratan sesuai diparaf dan diserahkan kepada Kepala Dinas jika tidak sesuai dikembalikan ke Kasi untuk diperbaiki


2 hari

kutipan akte kematian dan register yang sudah diparaf

5. Menandatangi dokumen akte kelahiran dan menyerahkan kepada Kasi Pencatatan Kelahiran dan Kematian


2 Hari

kutipan akte kematian dan register yang sudah ditandatangani

6. Kasi Pencatatan Kelahiran dan Kematian menugaskan front office untuk menyerahkan dokumen akte kelahiran kepada pemohon

Berkas permohonan yang telah : • Verifikasi • Validasi

1 Hari

Disposisi kutipan akte kematian dan register yang sudah

41

dan menugaskan petugas arsiparis untuk medokumentasikan register dan berkas persyaratan

• Copy resi kutipan akte kematian register akte kematian

ditandatangani

7.

Penyerahan dokumen akte kematian dan Penandatanganan register oleh pemohon serta menyerahkan register kepada petugas arsiparis dan mendokumentasikan berkas persyaratan


20 menit

Register Akta kematian yang sudah Ditandatangani pemohon

8.



2 hari

Dokumentasi persyaratan dan register akta kematian

42 3. PELAYANAN KUTIPAN AKTE PERKAWINAN






Disahkan Oleh

Kepala Dinas

H.M. Suryadi, SH. NIP. 196006031982031013

Nama SOP : Pelayanan Kutipan akte Perkawinan







1. Memiliki kemampuan pengolahan data sederhana; 2. Mengetahui tugas dan fungsi sistem dan prosedur pemerintahan; 3. Mengetahui tugas dan fungsi mekanisme pembuatan laporan. 4. Disiplin 5. Ramah


Pelayanan Kutipan akte Perkawinan

a. Surat keterangan telah terjadinya perkawinan dari pemuka agama/pendeta atau surat perkawinan penghayat kepercayaan yang ditandatangani oleh pemuka penghayat kepercayaan (Surat bukti perkawinan agama); b. Foto copy KTP-El dan KK; c. Pas photo berdampingan ukuran 4x6 m; d. Foto Copy KTP-El 2 (dua) orang saksi yang telah berusia 21 tahun keatas); e. Foto copy Kutipan akte kelahiran suami dan isteri; f. Pasport bagi suami atau isteri orang asing; g. Izin dari Komandan bagi anggota TNI/Polri.


3. SOP Pelayanan KK

4. SOP Pelayanan KTP-El





43 Flowchart SOP Pelayanan Kutipan Akte Perkawinan

Tempat Pelayanan : Disdukcapil Kota Cimahi

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku


Petugas

Entri Kasi Kelahiran dan Kematian

Kabid

Pencatatan Sipil

Kepala Dinas


1 2 3 4 5 6 8 9 10 11 1.




2. Mencatat dalam register akte Perkawinan dan mengentri data kutipan akte perkawinan kemudian diserahkan kepada Kasi Pencatatan Kelahiran dan Kematian

tidak


2 hari

• kutipan akte Perkawinan

• register akte Perkawinan

• database

3. Verfikasi dan validasi berkas dan register akte perkawinan jika register dan kutian akte perkawinan dan persyaratan sesuai maka diparaf dan diserahkan kepada Kabid Pencatatan Sipil, jika tidak sesuai dikembalikan ke front office untuk dikonfirmasikan kepada pemohon.

ya

ya

tidak

Berkas permohonan yang telah : • Verifikasi • Validasi • Copy resi kutipan akte Perkawinan register akte Perkawinan

3 hari

kutipan akte Perkawinan dan register yang sudah diparaf

4. Verfikasi dan validasi berkas dan register akte perkawinan serta persyaratan sesuai diparaf dan diserahkan kepada Kepala Dinas jika tidak sesuai dikembalikan ke Kasi untuk diperbaiki


2 hari

kutipan akte Perkawinan dan register yang sudah diparaf

5. Mengundang suami isteri, orang tua dan saksi untuk membubuhkan tandatangan pada register akte perkawinan kemudian menyerahkan kepada kepala dinas untuk

Berkas permohonan yang telah : • Verifikasi • Validasi • Copy resi kutipan akte

30 Menit

kutipan akte Perkawinan dan register yang sudah ditandatangani

44

ditandatangani beserta kutipan akte perkawinan.

Perkawinan register akte Perkawinan

6. Kasi Pencatatan perkawinan menyerahkan kutipan akte perkawinan kepada pemohon dan menugaskan petugas arsiparis untuk medokumentasikan register dan berkas persyaratan


30 Menit

Disposisi kutipan akte Perkawinan dan register yang sudah ditandatangani

7.



1 hari

Dokumentasi persyaratan dan Register Akta Perkawinan

45 C. SOP SEKRETARIAT

1. PENYUSUNAN RKA/DPA


Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Sekretariat Dinas



Disahkan Oleh

Kepala Dinas

H.M. Suryadi, SH. NIP. 196006031982031013

Nama SOP : Penyusunan RKA/DPA Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana 1. Peraturan Pemerintah Nomor 40 Tahun

2006 tentang Tatacara Penyusunan Rencana Pembangunan Nasional (lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 97, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4664);;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah (lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 25, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4614);

3. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian urusan pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota (lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737);;

4. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, tatacara penyusunan, Pengendalian dan evaluasi pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah (lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 21, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4817);;

5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tatacara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 517);

6. Peraturan Daerah Kota Cimahi Nomor 2 Tahun 2006 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Daerah (Lembaran Daerah Kota Cimahi Tahun 2006 Nomor 58 seri D);

1. Memiliki kemampuan pengolahan data sederhana; 2. Mengetahui tugas dan fungsi sistem dan prosedur pemerintahan; 3. Mengetahui tugas dan fungsi mekanisme pembuatan laporan. 4. Disiplin

46


Penyusunan RKA/DPA


1. RPJMD Kota Cimahi

2. RKPD

3. SOP Penyusunan Renstra

1. Lembar kerja/rencana kerja dan anggaran 2. Term of reference 3. Komputer/printer/scanner




47 Flowchart SOP Penyusunan RKA/DPA No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku Ket Bapeda Subbag

Program Bidang Teknis SKPD Terkait/TAPD

Sekretaris Kepala Dinas Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output

1 2 3 4 5 6 8 9 10 11 1. Permintaan

penyusunan RKA dari instansi teknis ke Kepala Dinas

1 hari Disposisi Penyusunan

RKA

2. Dimintakan data/ masukan dari bidang teknis

10 hari Konsep RKA Disertai KAK/TOR

3. Data diolah Subbag program, dibahas bersama PPTK, KPA dan PA serta input RKA dalam SIPKD

3 hari RKA hasil pembahasan SKPD

4. Format RKA ditelaah bersama TAPD dalam Kegiatan Asistensi dan Pembahasan Lanjutan dengan DPRD Kota

10 hari RKA hasil koreksi TAPD dan DPRD Kota

Disertai Lembar Asistensi

5. Input kedalam SIPKD dan Pencetakan DPA/DPPA

7 hari DPA/DPPA hasil pembahasan

6. Pemarafan dan penandatanganan DPA/DPPA, oleh kepala dinas dan TAPD

3 hari DPA/DPPA format SIPKD

7. Distribusi DPA/DPPA pada TAPD

5 hari DPA/DPPA SKPD

Pengesahan DPA/DPPA oleh Sekretaris Daerah

48 2. PENYUSUNAN RENSTRA





Disahkan Oleh

Kepala Dinas

H.M. Suryadi, SH. NIP. 196006031982031013

Nama SOP : Penyusunan Renstra Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana 1. Peraturan Pemerintah Nomor 40 Tahun

2006 tentang Tatacara Penyusunan Rencana Pembangunan Nasional (lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 97, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4664);









4. Disiplin


49


1. RPJMD Kota Cimahi





50 Flowchart SOP Penyusunan Renstra

No. Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Ket

Bapeda Subbag Program Bidang Teknis Sekretaris Kepala Dinas Persyaratan/


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1. Permintaan

penyusunan Rancangan awal Renstra SKPD dari instansi teknis ke Kepala Dinas

2. Permintaan data ke bidang teknis di kordinasikan melalui subbag program

Data dari masing-masing bidang 15 hari Konsep Awal

RENSTRA

3. Data dihimpun, diolah dan dianalisa serta dibahas bersama para Kasi, kasubbag, KPA dan PA

3 hari Konsep Awal RENSTRA

4. Rancangan Awal Renstra hasil periksa kepala dinas disampaikan pada Kasubbag Program

3 hari Rancangan Awal RENSTRA

5. Rancangan awal Renstra SKPD diasistensi dan dibahas bersama instansi terkait

15 hari Integrasi dan Sinkronisasi dengan RPJMD Kota

6. Hasil konsolidasi dan Revisi Renstra SKPD serta penandatangan oleh Kepala Dinas

3 hari

7. Diperbanyak dan Didistribusikan ke SKPD lain

2 hari Renstra SKPD

51 3. PENYUSUNAN RENJA





Disahkan Oleh

Kepala Dinas

H.M. Suryadi, SH. NIP. 196006031982031013

Nama SOP : Penyusunan Renja Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana 1. Peraturan Pemerintah Nomor 40 Tahun

2006 tentang Tatacara Penyusunan Rencana Pembangunan Nasional (lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 97, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4664);;




5. Peraturan Daerah Kota Cimahi Nomor 2 Tahun 2006 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Daerah (Lembaran Daerah Kota Cimahi Tahun 2006 Nomor 58 seri D).




4. Disiplin


Penyusunan Renja


1. RKPD Kota Cimahi

2. Hasil Musrenbang


52




53 Flowchart SOP Penyusunan Renja

No. Aktivitas Pelaksana Mutu Baku

Ket Bapeda Subbag Program Bidang Teknis Dinas Terkait Sekretaris Kepala Dinas Persyaratan/


1 2 3 4 5 6 8 9 10 1. Permintaan penyusunan

Rancangan awal Renja SKPD dari instansi teknis ke Kepala Dinas

2. Permintaan data ke bidang teknis, ke subbag program untuk diolah dan direkap

Data dari masing-masing bidang

15 hari Konsep Awal RENJA

3. Data diolah dan dibahas subbag program kemudian diperiksakan ke kepala dinas melalui sekretaris

3 hari

4. Data yang sudah diperiksa kepala dinas kemudian direvisi subbagian program

3 hari

5 Setelah disetujui dimintakan tanda tangan kepala dinas melalui sekretaris

1 hari Rancangan Awal Renja

6. Rancangan awal Renja SKPD diasistensi dan dibahas bersama instansi terkait

15 hari

Integrasi dan Sinkronisasi dengan RKPD Kota

7. Hasil konsolidasi dan Revisi Renja SKPD serta penandatangan oleh Kepala Dinas

3 hari

8. Diperbanyak dan Didistribusikan ke SKPD lain

2 hari Renja

SKPD

54 4. PENYUSUNAN LAKIP





Disahkan Oleh

Kepala Dinas

H.M. Suryadi, SH. NIP. 196006031982031013

Nama SOP : Penyusunan LAKIP Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana 1. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun

2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah (lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 25, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4614);


3. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, tatacara penyusunan, Pengendalian dan evaluasi pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah (lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 21, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4817);

4. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah;






4. Disiplin


Penyusunan Lakip


1. Lembar kerja/rencana kerja dan anggaran 2. Term of reference

55

3. Komputer/printer/scanner




56

Flowchart SOP Penyusunan LAKIP


Ket SKPD subbag program Bidang Teknis Dinas Terkait Sekretaris

Kepala Dinas Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output

1 2 3 4 5 6 8 9 10 11 1. Permintaan Laporan

LAKIP dari SKPD

Data dari masing-masing bidang 1 bulan

2. Permintaan data ke bidang teknis, subbag program untuk diolah dan direkap

Data dari masing-masing bidang

3. Data diolah subbagian program kemudian diperiksakan ke kepala dinas melalui sekretaris

4. Data yang sudah diperiksa kepala dinas kemudian direvisi subbagian program

5 Setelah disetujui dimintakan tanda tangan kepala dinas melalui sekretaris

6. Diperbanyak/ digandakan dan dijilid oleh subbagian program

7. Didistribusikan ke SKPD lain

57 5. KENAIKAN PANGKAT PEGAWAI





H.M. Suryadi, SH. NIP. 196006031982031013

Nama SOP : Kenaikan Pangkat Pegawai

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana 1. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil;

1. Memiliki kemampuan pengolahan data sederhana; 2. Mengetahui tugas dan fungsi system dan prosedur kepegawaian; 3. Mengetahui tugas dan fungsi mekanisme pembuatan laporan. 4. Disiplin 5. Ramah


1. Kenaikan Pangkat Reguler bagi PNS yang tidak menduduki jabatan Struktural dan Fungsional.

a. FC SK CPNS, PNS dan Pangkat terakhir; b. FC Kartu Pegawai; c. FC SK NIP baru; d. FC DP3 2 tahun terakhir ( masa Januari s/d Desember); e. FC Sertifikat tanda lulus Ujian Dinas bagi kenaikan pangkat dari Gol II/d ke III/a; f. FC STTPL Diklat Prajabatan bagi kenaikan pangkatnya pertama kali; g. FC Izajah Pendidikan sesuai SK CPNS dan Izajah pendidikan terakhir; h. Surat Perintah Pindah Tugas bagi yang pernah pndah unit kerja; i. SK Pemberhentian dari Jabatan Fungsional bagi yang sebelumnya pernah menduduki Jabatan Fungsional; j. SK Pindah Wilayah Kerja bagi PNS yang pindahan dari Luar Kota Cimahi; k. SK Cuti di Luar Tanggungan Negara bagi yang pernah menjalani; l. SK Tugas Belajar bagi yang menjalani Tugas Belajar; m. SK Peninjauan masa kerja bagi yang memiliki; n. FC Akta Kelahiran;

58 2. Kenaikan Pangkat Pilihan bagi PNS yang menduduki jabatan Struktural.

a. FC SK CPNS, PNS dan Pangkat terakhir; b. FC Kartu Pegawai; c. FC SK NIP baru; d. FC DP3 2 tahun terakhir ( masa Januari

s/d Desember); e. FC SK Jabatan dan surat pernyataan

pelantikan (Lama dan baru); f. Sertifikat tanda lulus Pendidikan

Struktural/ Ujian Dinas tingkat II/Izajah Pasca Sarjana yang dilegalisir oleh PT.

g. FC SK jabatan dan surat pernyataan pelantikan atasan (baru);

h. FC Izajah Pendidikan sesuai SK CPNS dan Izajah pendidikan terakhir;

i. Surat Perintah Pindah Tugas bagi yang pernah pndah unit kerja;

j. SK Pemberhentian dari Jabatan Fungsional bagi yang sebelumnya pernah menduduki Jabatan Fungsional;

k. SK Pindah Wilayah Kerja bagi PNS yang pindahan dari Luar Kota Cimahi;

l. SK Cuti di Luar Tanggungan Negara bagi yang pernah menjalani;

m. SK Peninjauan masa kerja bagi yang memiliki;

n. FC Akta Kelahiran; 3. Kenaikan Pangkat Pilihan Penyesuaian

Izajah. a. FC SK CPNS, PNS dan Pangkat terakhir; b. FC Kartu Pegawai; c. FC SK NIP baru; d. FC DP3 2 tahun terakhir ( masa Januari

s/d Desember); e. Uraian Tugas sesuai dengan Izajah yang

dimiliki dan ditandatangani oleh Pejabat Eselon II;

f. FC Izajah dan Transkrip nilai yang telah dilegalisir oleh sekolah penerbit Izajah;

g. FC Surat tanda lulus ujian kenaikan pangkat penyesuaian izajah;

h. STTPL Diklat prajabatan (bagi kenaikan pangkat pertama kali);

i. Surat Perintah Pindah Tugas bagi yang pernah pndah unit kerja;

j. SK Pindah Wilayah Kerja bagi PNS yang pindahan dari Luar Kota Cimahi;

k. SK Cuti di Luar Tanggungan Negara bagi yang pernah menjalani;

l. SK Peninjauan masa kerja bagi yang memiliki;

m. FC Akta Kelahiran; Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan


59 Flowchart SOP Kenaikan Pangkat Pegawai


Dinas/Instansi Teknis

Kasubbag Umum/Kepegawaian

Sekretaris

Kepala Dinas

Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output Keterangan

1 2 3 4 5 6 9 10 11 12 1. Penyampaian Surat

Edaran tentang kenaikan pangkat pegawai

30 Menit Disposisi

2. Pemberitahuan kepada pegawai yang akan mengajukan kenaikan pangkat, pemberkasan, Penelitian serta pemeriksaan kelengkapan berkas

Berkas Kenaikan Pangkat 3 Hari

Berkas telah diteliti dan

lengkap

3. Pembuatan surat pengantar dan Pengajuan berkas ke Instansi Teknis terkait

Berkas telah diteliti dan lengkap

30 Menit Surat Pengantar

4. Pengarsipan dokumen kenaikan pangkat

60 6. PENCAIRAN DANA KEGIATAN (UP/GU)





H.M. Suryadi, SH. NIP. 196006031982031013

Nama SOP : Pencairan Dana Kegiatan (UP/GU)

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana 1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembahan Negara Negara Republik Indonesia Nomor 4286); 2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004

tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembahan Negara Negara Republik Indonesia Nomor 4355); 3. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggungjawab Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 66, Tambahan Lembahan Negara Negara Republik Indonesia Nomor 4400); 4. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 140, Tambahan Lembahan Negara Negara Republik Indonesia Nomor 4578); 5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah; 6. Peraturan Daerah Kota Cimahi Nomor 2 Tahun 2013 tentang Pokok-Pokok Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Daerah Kota Cimahi Tahun 2013 Nomor 158).

1. Memiliki kemampuan pengolahan data sederhana; 2. Mengetahui tugas dan fungsi sistem dan prosedur pemerintahan; 3. Mengetahui tugas dan fungsi mekanisme pembuatan laporan. 4. Disiplin


Penyusunan Lakip

61






62

Flowchart SOP Pencairan dana Kegiatan (UP/GU)

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ket KPA/PPTK Bendahara Pengeluaran

Kasubbag Keuangan selaku PPK

Sekretaris

Kepala Dinas

Bagian

Keuangan Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1. Mengajukan

kebutuhan UP/GU kepada Kepala Dinas dan Menghitung kebutuhan anggaran sesuai ketentuan yg berlaku

DPA, Anggaran Kas 1 hari Didapatkannya nilai ajuan untuk UP dan SPD

2. Membuat Nota Dinas UP/GU yg ditandatangani Kepala Dinas melalui Sekretaris

Anggaran Kas 1 jam Nota Dinas UP/GU dan SPD

3. Menyampaikan Nota Dinas UP/GU kepada bagian Keuangan

Nota Dinas UP dan anggaran kas 1 hari Persetujuan bagian

keuangan

4. Membuat SPP dan SPM

SPD dan Penelitian kelengkapan dokumen

1 hari SP2D

5 Pencairan uang di bank

Cek 1 jam Dana

6. Memberikan uang kegiatan kepada Bendahara Pembantu dan dibelanjakan oleh PPTK

Nota Dinas 1 jam Kwitansi

63 7. PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR



Nomor SOP : 07/Sek/SOP/2017 Tanggal Pembuatan

: 07 April 2017

Tanggal Revisi : Tanggal Efektif : 01 Mei 2017 Disahkan Oleh Kepala Dinas

H.M. Suryadi, SH. NIP. 196006031982031013

Nama SOP : Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar


tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah;

2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2014 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah;

4. Peraturan Walikota Cimahi Nomor 26 Tahun 2012 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Kota Cimahi.

1. Mampu memahami Peraturan tentang Tata Naskah Dinas;

2. Memiliki pengetahuan tentang Kearsipan Dasar;

3. Teliti; 4. Mampu berkomunikasi dengan baik.


1. Surat Masuk

2. Surat Keluar: a. Surat Keluar Walikota b. Surat Keluar Sekda c. Surat Keluar Asisten Pemerintahan

1. Register Surat 2. Lembar disposisi 3. Arsip 1. Data/bahan pendukung 2. Register Surat 3. Arsip 4. Stempel

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan 1. Komputer;

2. Printer; 3. ATK; 4. Peralatan Komunikasi. 5. Buku Register Surat Masuk /Buku

Register Surat Keluar ; Lembar Disposisi.



Disimpan dalam bentuk softcopy/hardcopy.

64 Flowchart SOP Pengelolaan Surat Masuk

No Aktivitas

Mutu Baku

Ket Pelaksana Administrasi

Kepala Dinas Kelengkapan Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 1 Menerima surat masuk

surat masuk 10 menit

dicatat dalam Agenda surat masuk

2 Mencatat nomor surat masuk (didistribusikan kepada pihak yang dituju, apabila tidak jelas diberikan kepada Kadis


surat masuk dan copiannya

3 Mengisi lembar disposisi dan menyerahkannya ke pelaksana administrasi untuk didistribusikan ke tujuan disposisi


surat masuk dengan lembar disposisi yang sudah diisi oleh Kabag

4 Mengirimkan surat masuk ke pihak yang dituju

surat masuk dengan lembar disposisi

10 menit

penerimaan pihak yang dituju

5 Menyimpan arsip fotocopy/surat masuk yang telah dilaksanakan

10 menit

arsip

65 Flowchart SOP Pengelolaan Surat Keluar

No Aktivitas

Mutu Baku

Ket Pelaksana

Administrasi Kepala Dinas Kelengkapan Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8

1 Membuat surat keluar

surat keluar 10 menit

Surat Keluar

2 Mencatat nomor surat keluar (didistribusikan kepada kepada sekdis/Kadis)


surat keluar

3 Menandatangani surat keluar dan menyerahkannya ke pelaksana administrasi untuk didistribusikan ke tujuan surat keluar


surat keluar yang telah disahkan oleh Kadis

4 Mengirimkan surat keluar ke pihak yang dituju


Surat Keluar yang siap didistribusikan

5 Menyimpan arsip fotocopy/surat keluar yang telah dilaksanakan

10 menit

arsip

66 8. SOP SPK JASA LAINNYA METODE PENGADAAN LANGSUNG

PEMERINTAH DAERAH KOTA CIMAHI

Nomor SOP : Tanggal Pembuatan

:

Tanggal Revisi : Tanggal Efektif : Nama SOP : Surat Perintah Kerja

(SPK) Jasa Lainnya Metode Pengadaan Langsung


tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah beberapakali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah;

3. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah beberapakali terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;

4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 19 Tahun 2016 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah (Berita Negara Tahun 2016 Nomor567);

5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 19 Tahun 2016 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah;

6. Peraturan Wali Kota Cimahi Nomor 25 Tahun 2012 tentang Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan di Lingkungan Pemerintah Kota Cimahi.

1. Memiliki integritas, disiplin dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas;

2. Memahami pekerjaan yang akan diadakan;

3. Memahami jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas ULP/Pejabat Pengadaan yang bersangkutan;

4. Memahami isi dokumen, metode dan prosedur pengadaan;

5. Tidak mempunyai hubungan keluarga dengan pejabat yang menetapkannya sebagai anggota ULP/Pejabat Pengadaan;

6. Memiliki sertifikat keahlian Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan kompetensi yang dipersyaratkan;

7. Menandatangani Pakta Integritas.

Nama SOP Persyaratan Surat Perintah Kerja (SPK) Jasa Lainnya Metode

Pengadaan Langsung 1. Harga Perkiraan Sendiri (HPS); 2. Data Hasil Survei Pejabat Pengadaan; 3. Dokumen Pengadaan Langsung:

a. Undangan Pengadaan Langsung b. Instruksi kepada Penyedia c. Lembar Data Pengadaan d. Spesifikasi Teknis dan Gambar e. Daftar Kuantitas Harga f. Bentuk Dokumen Penawaran g. Pakta Integritas h. Formulir Isian Kualifikasi i. Bentuk Surat Perintah Kerja (SPK)

4. Dokumen Penawaran : a. Penawaran Administrasi b. Penawaran Teknis; c. Penawaran Harga; d. Pakta Integritas; e. Formulir Isian Kualifikasi

5. Dokumen lainnya yang dipersyaratka

67

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan SOP Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Komputer;

2. Printer; 3. ATK; 4. Peraturan perundang-undangan terkait; 5. Jaringan internet; 6. Lembar Kerja/rencana kerja.

Peringatan Pencatatan dan Pendataan Apabila terdapat keterlambatan dalam pelaksanaan aktivitas dalam SOP ini maka akan menghambat pengadaan barang dan jasa.

Disimpan dalam bentuk hardcopy.

68 Flowchart SOP SPK Jasa Lainnya dengan Metode Pengadaan Langsung

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ket Penyedia Jasa

Pejabat PBJ PPK Kelengkapan Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 Menyusun dan

merumuskan spesifikasi bentuk pekerjaan dan HPS

KAK, Data

dan bahan 1 hari Harga

Perkiraan Sendiri (HPS)

2 Membuat Surat Undangan Pengadaan Langsung

HPS dan data hasil survei

1 hari Surat Undangan pengadaan langsung

3 Menyiapkan dokumen Penawaran dan menyampaikan sesuai jadwal dalam undangan pengadaan langsung

Surat Undangan pengadaan langsung

sesuai jadwal dalam

undangan

Surat Penawaran Harga berikut kelengkapannya

4 Membuka dan mengevaluasi penawaran

data hasil survei

Berita Acara Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran

5 Membuat Surat Undangan klarifikasi dan negosiasi (teknis dan harga)

hasil pembukaan dan evaluasi dokumen

Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi (Teknis dan harga)

6 Membuat Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung

Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi (Teknis dan harga)

Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung

7 Membuat Surat Penetapan Penyedia

Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung

Surat Penetapan Penyedia

8 Mengumumkan Penyedia


Pengumuman

9 Membuat Surat Laporan Usulan Pengadaan Langsung

dokumen pendukung dan Surat Penetapan Penyedia

Surat Laporan Usulan Pengadaan Langsung

12 Memeriksa dan menandatangani Surat Penunjukan Penyedia Barang Jasa (SPPBJ)


Surat Penunjukan Penyedia Barang Jasa (SPPBJ)

13 Memeriksa dan menandatangani Surat Perintah Kerja (SPK)


Surat Perintah kerja (SPK)

14 Melaksanakan pekerjaan sesuai kontrak

Surat

Perintah kerja (SPK)

sesuai kontrak

pelaksanaan pekerjaan sesuai dokumen kontrak

69 9. SOP SPK JASA KONSULTANSI METODE PENGADAAN LANGSUNG



:

Tanggal Revisi : Tanggal Efektif : Nama SOP : Surat Perintah Kerja

(SPK) Jasa Konsultansi Metode Pengadaan Langsung


tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah beberapakali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah;

3. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah beberapakali terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;

4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 19 Tahun 2016 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah (Berita Negara Tahun 2016 Nomor567);

5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 19 Tahun 2016 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah;

6. Peraturan Wali Kota Cimahi Nomor 25 Tahun 2012 tentang Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan di Lingkungan Pemerintah Kota Cimahi.

1. Memiliki integritas, disiplin dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas;

2. Memahami pekerjaan yang akan diadakan;

3. Memahami jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas ULP/Pejabat Pengadaan yang bersangkutan;

4. Memahami isi dokumen, metode dan prosedur pengadaan;

5. Tidak mempunyai hubungan keluarga dengan pejabat yang menetapkannya sebagai anggota ULP/Pejabat Pengadaan;

6. Memiliki sertifikat keahlian Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan kompetensi yang dipersyaratkan;

7. Menandatangani Pakta Integritas.

Nama SOP Persyaratan Surat Perintah Kerja (SPK) Jasa Konsultansi

Metode Pengadaan Langsung 1. Harga Perkiraan Sendiri (HPS); 2. Data Hasil Survei Pejabat Pengadaan; 3. Dokumen Pengadaan Langsung:

a. Undangan Pengadaan Langsung b. Instruksi kepada Penyedia c. Lembar Data Pengadaan d. Spesifikasi Teknis dan Gambar e. Daftar Kuantitas Harga f. Bentuk Dokumen Penawaran g. Pakta Integritas h. Formulir Isian Kualifikasi i. Bentuk Surat Perintah Kerja (SPK)

4. Dokumen Penawaran Teknis; 5. Dokumen Penawaran Biaya; 6. Dokumen lainnya yang dipersyaratkan.

Peralatan/Perlengkapan

70

SOP Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Komputer; 2. Printer; 3. ATK; 4. Peraturan perundang-undangan terkait; 5. Jaringan internet; 6. Lembar Kerja/rencana kerja.

Peringatan Pencatatan dan Pendataan Apabila terdapat keterlambatan dalam pelaksanaan aktivitas dalam SOP ini maka akan menghambat pengadaan barang dan jasa.

Disimpan dalam bentuk hardcopy.

71 Flowchart SOP SPK Jasa Konsultansi dengan Metode Pengadaan Langsung

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ket Penyedia Jasa Pejabat PBJ PPK Kelengkapan Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 menyusun dan

merumuskan spesifikasi bentuk pekerjaan dan HPS

KAK, Data dan

bahan 1 hari Harga Perkiraan

Sendiri (HPS)

2 Membuat Surat Undangan Paket Pekerjaan Jasa Konsultansi

Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

1 hari Surat Undangan Paket Pekerjaan Jasa Konsultansi

3 Menyiapkan dokumen Kualifikasi Pekerjaan

Surat Undangan Paket Pekerjaan Jasa Konsultansi

sesuai jadwal dalam

undangan

dokumen Kualifikasi Pekerjaan

4 Mengadakan evaluasi dokumen kualifikasi

dokumen Kualifikasi Pekerjaan

Berita Acara Evaluasi Dokumen Kualifikasi

5 Membuat surat Pemberitahuan hasil kualifikasi dan undangan pemasukan dokumen penawaran

Berita Acara Evaluasi Dokumen Kualifikasi

Surat Pemberitahuan hasil kualifikasi dan undangan pemasukan dokumen penawaran

6 Membuat Berita Acara Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran

Surat Pemberitahuan hasil kualifikasi dan undangan pemasukan dokumen penawaran

Berita Acara Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran

7 Membuat Surat Undangan Klarifikasi dan Negosiasi Teknis dan Biaya

Berita Acara

Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran

Surat Undangan Klarifikasi dan Negosiasi Teknis dan Biaya

8 Membuat Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung (BAHPL)

Surat Undangan Klarifikasi dan Negosiasi Teknis dan Biaya

Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung (BAHPL)

9 Membuat Surat Penetapan Penyedia

Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung (BAHPL)


10 Mengumumkan Penyedia


Pengumuman

11 Membuat Surat Laporan Usulan Pengadaan Langsung

dokumen pendukung dan Surat Penetapan Penyedia


12 Memeriksa dan menandatangani Surat Penunjukan Penyedia Barang Jasa (SPPBJ)



13 Memeriksa dan menandatangani Surat Perintah Kerja (SPK)



14 Melaksanakan pekerjaan sesuai kontrak


sesuai kontrak

pelaksanaan pekerjaan sesuai dokumen kontrak

72 10. SOP INOVASI DAN PELAYANAN KEPENDUDUKAN



:

Tanggal Revisi : Tanggal Efektif : Nama SOP : Inovasi dan Pelayanan

Kependudukan

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana 1. Peraturan Presiden Nomor 25 Tahun 2008

tentang Persyaratan dan tata cara pendaftaran penduduk dan Pencatatan Sipil.

2. Peraturan Presiden Nomor 35 Tahun 2010 tentang Penerapan Kartu Tanda Penduduk (KTP) berbasis Nomor Induk Kependudukan (NIK) secara Nasional.

3. Peraturan Presiden Nomor 88 tahun 2004 tantang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 119).

4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah diubah beberapakali terakhir dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 tahun 2011 tentang perubahan kedua atas peraturan menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah.

5. Peraturan Menetri Dalam Negeri nomor 25 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengkajian Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi Kependudukan.

6. Peraturan Menetri Dalam Negeri Nomor 61 Tahun 2015 tentang persyaratan, Ruang lingkup dan Tatacara Pemberian Hak Akses serta Pemenfaatan Nomor Induk Kependudukan, Data Kependudukan dan Kartu Tanda Penduduk Indonesia.

7. Peraturan Daerah Kota Cimahi Nomor 8 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan Kota Cimahi (Lembaran Daerah Kota Cimahi tahun 2014 Nomor 177).

8. Peraturan Daerah Kota Cimahi Nomor 8 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kota Cimahi (Lembaran Daerah Kota Cimahi Tahun 2016 Nomor 207).

1. Memiliki kemampuan pengelolaan, inovasi dan data kependudukan.

2. Mengetahui tugas dan fungsi sistem dan prosedur pemerintahan.

3. Mengetahui mekanisme dan tatacara pemberian Hak Akses Kependudukan.

4. Memiliki kemampuan pengelolaan website.

Nama SOP Persyaratan Inovasi dan Pelayanan Kependudukan Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan 1. Dinas terkait yang berada di lingkungan

Kota Cimahi dan yang berada di luar Kota Cimahi.

2. Diskominfoarpus Kota Cimahi Bidang NOC.

1. Komputer; 2. Printer; 3. Server; 4. ATK; 5. Peraturan perundang-undangan terkait;

73

3. SOP dan Prosedur 6. Jaringan internet; 7. Lembar Kerja/rencana kerja.

Peringatan Pencatatan dan Pendataan SK dan MOU dilaksanakan sebelum proses dan langkah berikutnya.

Disimpan dalam bentuk softcopy dan hardcopy.

74 Flowchart SOP Inovasi dan Pelayanan Kependudukan

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku Ket

Kepala Dinas

Mou dengan

Dinas Luar Dinas Terkait

Kasi Inovasi

Kabid Data dan

PIAK

Kasi SIAK Kasi Pemanfaatan

Data Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1. Permohonan dan Persetujuan MOU

Surat Ijin dan Disposisi

1 Minggu Permohonan MOU data Kependudukan

2. Rencana Kerjasama dengan Dinas terkait lainnya

1 Bulan

Perencanaan Kerjasama dengan dinas terkait

3. Rapat Awal rencana kerjasama pemanfaatan data kependudukan

Persiapan SK dan MOU 2 Bulan

Berkas disusulkan ke Walikota sebagai Ketua Tim

4. Proses SK dan Rapat Tim Teknis Kerjasama

6 Jam

Proses MOU dibahas di TKSK bagian pemerintahan

5. Rapat Pembahasan Lanjutan dan Aplikasi dengan Tim Teknis

3 Jam Rapat Teknis Jaringan dan Aplikasi

6. Pelaksanaan pembuatan aplikasi dan pemasangan jarnigan Aplikasi dan

peralatan server, SAM Card, Card Rider

3 Bulan Proses Pembuatan Aplikasi

7. Uji coba aplikasi dan rapat evaluasi MOU dan kendala teknis

7-14 Hari Uji Coba Aplikasi dan Jaringan

8. Pemeliharaan jaringan dan operasional data dan jaringan data kependudukan

12 Bulan Pemeliharaan

Jaringan

75 BAB IV P E N U T U P

SOP sebagai alat penilaian kinerja berorientasi pada penilaian kinerja internal

kelembagaan, terutama dalam hal kejelasan proses kerja di lingkungan SKPD termasuk kejelasan unit kerja yang bertanggung jawab, tercapainya kelancaran kegiatan operasional dan terwujudnya koordinasi, fasilitasi dan pengendalian yang meminimalisir tumpang tindih

proses kegiatan di lingkungan sub-sub bagian dalam SKPD yang bersangkutan. SOP merupakan acuan bagi aparat dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya termasuk

dalam pelaksanaan kegiatan. Selama ini, penilaian akuntabilitas kinerja instansi pemerintah umumnya didasarkan pada standar eksternal padahal sebagai bentuk organisasi publik, instansi pemerintah

memiliki karakteristik khusus yakni sifat birokratis dalam internal organisasinya. Oleh karena itu apabila pedoman yang sifatnya internal ini jika digabungkan dengan pedoman

eksternal (penilaian kinerja organisasi publik di mata masyarakat) berupa responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas, maka akan mengarah pada terwujudnya akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Hasil kajian menunjukkan tidak semua satuan unit kerja

instansi pemerintah memiliki SOP, karena itu seharusnyalah setiap satuan unit kerja pelayanan publik instansi pemerintah memiliki standar operasional prosedur sebagai acuan

dalam bertindak. Melalui penerapan SOP ini, akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dapat dievaluasi dan terukur. Meskipun SOP merupakan bagian kecil dari aspek penyelenggaraan administrasi

pemerintahan, namun memiliki peran yang besar untuk menciptakan pemerintahan yang efisien, efektif dan konsisten dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat.

Oleh karena itu, pedoman ini menjadi instrumen yang penting untuk mendorong setiap SKPD di Kota Cimahi memperbaiki proses internal masing-masing sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat juga akan meningkatkan kepercayaan

masyarakat kepada pemerintah.

KEPALA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA CIMAHI

H.M. SURYADI, SH Pembina Utama Muda, IV/c NIP. 19600603 198203 1 013

Documents

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota …...luar kota cimahi, bertempat tinggal di kota cimahi dan tidak bermaksud menjadi penduduk tetap. 8. Peristiwa Kependudukan adalah Kejadian