DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO (DNN) 2020 ......DE-456-2019, DNN: Presupuesto Ordinario 2020 Página 1 Resumen Ejecutivo Mediante oficio DNN-UA-0947 firmado digitalmente por la jefatura

DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO

(DNN)

Análisis Presupuesto Ordinario y POI

2020

DE-456-2018

Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria (STAP)

Diciembre 2019

Índice General

Resumen Ejecutivo ................................................................................................................................... 1

Introducción .................................................................................................................................................. 2

Capítulo I: Análisis Presupuesto Ordinario y POI 2020 .......................................................... 3

Apartado 1.1 Descripción General de la Entidad ................................................. 3

Apartado 1.2 Análisis de los Ingresos .................................................................. 6

Apartado 1.3 Análisis de los Gastos Presupuestados ......................................... 8

Apartado 1.4 Empleo y Salarios ........................................................................ 12

Apartado 1.5 Vinculación del POI 2020 con el PNDIP 2019-2022 ..................... 13

Capítulo II: Verificación del Cumplimiento de las Directrices ............................................ 15

Capítulo III: Disposiciones .................................................................................................................. 17

Bibliografía ................................................................................................................................................. 18

Índice de Tablas Tabla 1. DNN Variación Ingresos 2016 al 2020 ...................................................... 7

Tabla 2. DNN Estructura de egresos según Presupuesto 2020 .............................. 8

Tabla 3. DNN Ejecución por partidas 2016-2019 .................................................. 10

Tabla 4. DNN Distribución presupuestaria por programas .................................... 11

Índice de Gráficas Gráfico 1 DNN: Estructura de Ingresos ................................................................... 7

DE-456-2019, DNN: Presupuesto Ordinario 2020

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Resumen Ejecutivo Mediante oficio DNN-UA-0947 firmado digitalmente por la jefatura administrativa a.i., la Dirección Nacional de Notariado presenta el Presupuesto Ordinario para el ejercicio económico 2020, por la suma de ¢2.436,6 millones; señalándose en el oficio DNN-CSN-308-2019 de la secretaria de actas del Consejo Superior Notarial que el mismo fue aprobado mediante Acuerdo 2019-017-012, tomado en la Sesión 17-2019 del 12 de septiembre del 2019 del Consejo Superior Notarial, además, en la misma sesión y mediante Acuerdo 2019-027-014 se aprueba el Plan Operativo Institucional para el del 2020. Dado que la institución tiene diferentes fuentes de financiamiento, se puede determinar que este presupuesto se compone de 66,4% de ingresos por Timbres del Colegio de Abogados de Costa Rica, 22,8% por la proyección de ingresos por venta de servicios, 8,6% intereses sobre títulos valores y 2,2% de superávit libre; la institución no realiza un análisis comparativo de los ingresos del 2019 con relación a los del 2020. La estructura del presupuesto contiene 4 programas presupuestarios, a saber: Administración Superior con el 71,1% de los recursos, dado que la mayor cantidad del personal se encuentra en este programa, Servicios Notariales 6,5%, Fiscalización Notarial 14,1% y Legal Notarial 8,3%; estos tres últimos programas corresponden a las actividades sustantivas de la institución. Según el análisis realizado de la estructura de los egresos, las partidas que cuentan con mayor contenido presupuestario son Remuneraciones con 59,2% y Servicios con 34,5%, las cuales representan un 93,7% del presupuesto total, omitiendo realizar un análisis detallado de las partidas presupuestarias. Adicional a lo anterior, la institución presenta el Plan Operativo Institucional para el 2019, el cual contempla cinco objetivos estratégicos, y señala que si bien no se participa en el Plan Nacional de Desarrollo e Inversión 2019-2022, los objetivos se han relacionado transversalmente con este documento de planificación nacional. Se evidencia que en la relación de puestos la entidad da contenido presupuestario a la plaza 514116 de la Unidad Legal Notarial, la misma no ha sido creada por la Autoridad Presupuestaria, estando pendiente el conocer la solicitud, la cual ya fue presentada por la institución. También se presenta la observación de una plaza que no cuenta con clasificación de la Dirección General de Servicio Civil y una que será reasignada. Finalmente, en la valoración del cumplimiento de normativa, resalta que la institución posee compromiso con las normativas que la regulan y atiende las Directrices Presidenciales que enmarcan la contención del gasto, su accionar y aporte institucional como entidad gubernamental.


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Introducción De conformidad con lo establecido en los artículos 4, 23, 24 y 57 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N° 8131 y el artículo 20 inciso k) de su Reglamento, le corresponde a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria dictaminar los documentos presupuestarios remitidos por las entidades y órganos desconcentrados, para verificar el cumplimiento de las Directrices Generales de Política Presupuestaria, Salarial, Empleo, Inversión y Endeudamiento. Por lo que el objetivo general de este documento es realizar un análisis del presupuesto presentado por la Dirección Nacional de Notariado, con el fin de verificar el cumplimiento de la normativa que le compete a la Autoridad Presupuestaria y su Secretaría Técnica, así como su vinculación con la programación estratégica en el Plan Operativo Institucional. Dado lo anterior, el presente informe tiene por objetivo realizar un análisis del presupuesto 2020 de la Dirección Nacional de Notariado, con el fin de verificar el cumplimiento de la normativa y la vinculación del Presupuesto Ordinario y el Plan Operativo Institucional. Se evidencia que la institución no tiene participación en el Plan Nacional de Desarrollo e Inversión Pública 2019-2022, aunque se menciona que los objetivos estratégicos establecidos buscan la transversalidad con este documento de planificación nacional. Asimismo, se presenta un análisis del comportamiento de los ingresos del 2020, su estructura y participación relativa, así como la presupuestación histórica basada en decisiones de prioridad institucional y relacionando la incorporación de recursos para desarrollar las acciones de los programas de interés nacional. En cuanto a los egresos, se analiza el comportamiento histórico tanto de lo presupuestado como de lo ejecutado para el período 2016 - 2018 y una proyección al 2019 basada en la ejecución del tercer trimestre, donde se determinan los factores que incidieron en su porcentaje de ejecución, teniendo en consideración que la institución en los informes que presenta no se explana a indicar ampliamente. Adicional a lo anterior, se realiza una verificación en los temas de salarios y empleo. El informe consta de tres capítulos. El primero comprende el análisis del presupuesto y POI, ambos para el 2020, compuesto por varios apartados, iniciando con una breve reseña de la naturaleza de la entidad, un segundo y tercer apartado, analiza la tendencia de los ingresos y egresos presupuestados durante el periodo 2016-2020 y en el cuarto apartado se hace referencia al empleo y salarios, finalizando en el quinto apartado con la vinculación del Presupuesto y Plan Operativo Institucional, en relación con los objetivos, metas e indicadores, vinculado al Plan Nacional de Desarrollo, con la finalidad de resaltar la importancia institucional para el país.


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Capítulo I: Análisis Presupuesto Ordinario y POI 2020

Apartado 1.1 Descripción General de la Entidad A partir de la reforma al Código Notarial Ley N° 7764, introducida por Ley N° 8795 del 4 de enero de 2010, se establece que la Dirección Nacional de Notariado es un órgano de desconcentración máxima, adscrito al Ministerio de Justicia y Paz, contando con autonomía administrativa, presupuestaria y funcional, además, de personería jurídica instrumental para realizar actividad contractual y administrar sus propios recursos y patrimonio. Esta institución no se menciona en el Decreto 41187-MP-MIDEPLAN, publicado en el alcance 121 de La Gaceta del día jueves 21 de junio del 2018, el cual corresponde al Reglamento Orgánico del Poder Ejecutivo, por lo que no se encuentra en ningún Área Estratégica de Articulación Presidencial; tampoco tienen acciones incluidas en el Plan Nacional de Desarrollo e Infraestructura 2019-2022. Antes de la reforma del Código Notarial Ley N° 7764, la DNN era una dependencia del Poder Judicial, por lo que fue a partir de la promulgación de la Ley N° 8795, que modifica el Código Notarial, que la entidad ingresa al ámbito de la Autoridad Presupuestaria, lo cual fue comunicado en el oficio STAP-2570-2014 del 30 de octubre de 2014. En el mencionado oficio STAP se transcribe, en lo que interesa, el criterio legal de la Unidad de Asuntos Jurídicos de esta dependencia contenido en el informe DE-448-2014, en el que destaca:

“…la no sujeción de las directrices en materia económica o presupuestaria se limita al presupuesto de la Dirección Nacional de Notariado, por lo que en todo lo demás estaría incluida dentro del ámbito de la Autoridad Presupuestaria, tanto desde la perspectiva de la Ley N° 8131 como de otras normas que le otorguen competencias a este órgano colegiado, como lo sería por ejemplo Ley para el Equilibrio Financiero del Sector Público, No. 6955”; además, se indica que “solo el presupuesto de la Dirección Nacional de Notariado, es lo que está expresamente excluido por ley de las directrices en materia económica y presupuestaria que puedan delimitar de alguna forma, su ejecución y funcionamiento”.

Las remuneraciones salariales de los funcionarios de la Dirección Nacional de Notariado, tienen su fundamento en su ley de creación y conforme al oficio AJ-234-2010 del 9 de abril de 2010 de la Asesoría Jurídica de la Dirección General de Servicio Civil, sus puestos se asignan al Régimen de Clasificación y Valoración del Servicio Civil, con excepción del Auditor Interno que se rige por la Ley de Control Interno y el Director Ejecutivo el cual por la Ley de creación de la Dirección Nacional de Notariado lo excluye de dicho Régimen y son valorados por la Autoridad Presupuestaria. Esta situación se le aclaró a la entidad en oficio STAP 2570-2014 del 30 de octubre 2014 emitido por esta Secretaria Técnica.


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Mediante oficio STAP-1565-2018 se le comunicó la consulta efectuada a nuestra Unidad de Asuntos Jurídicos sobre la exclusión citada anteriormente, y que se menciona en el Artículo 21 del Código Notarial, que en el párrafo segundo dispone que “El presupuesto [de la Dirección]… no estará sujeto a las directrices en materia económica o presupuestaria que limiten en alguna forma su ejecución y funcionamiento”, señalando lo siguiente:

“Esta es una pregunta que debe abordarse enteramente desde el punto de vista técnico, ya que desde una óptica legal no se está en presencia de normas ambiguas o incompletas, puesto que tanto el artículo 19 como el 21 citados, son completamente inteligibles en cuanto a que la condición para que no se apliquen los lineamientos y directrices económicas o presupuestarias es que se esté dando una afectación o limitación en el funcionamiento o ejecución del presupuesto de las referidas instituciones. En síntesis, es responsabilidad de la institución demostrar la afectación que la aplicación de las directrices económicas y presupuestarias tienen en su funcionamiento o en su fase de ejecución presupuestaria y acreditarlo ante la Secretaría Técnica que eventualmente tendrá que valorar técnicamente si esa afectación se está dando o no, para decidir sobre la aplicación o inaplicación (parcial o total) de las mismas y en el caso particular de la consulta, determinar si deben o no, estar sujetos a un límite presupuestario.”

Por lo anterior, y en concordancia con lo indicado por nuestra Unidad de Asuntos Jurídicos, se le comunicó a la institución lo siguiente:

“(…) la Dirección Nacional de Notariado se encuentra sujeta al cumplimiento en lo establecido en el artículo 24 de la Ley 8131, artículo 2º del Decreto Ejecutivo No. 38916-H y su reforma, denominado Procedimientos de las Directrices Generales de Política Presupuestaria, Empleo, Inversión y Endeudamiento, oficio STAP-CIRCULAR-1136-2018 del 17 de agosto del 2018; teniendo la responsabilidad de demostrar que existiera alguna afectación que limite la ejecución o funcionamiento.”

Considerando lo anterior, es que esta Secretaría Técnica le ha comunicado, en varias ocasiones, a la institución que la misma si se encuentra dentro del ámbito de la Autoridad Presupuestaria, dado que, tal y como lo señala el criterio legal, es responsabilidad de la DNN el demostrar si las diferentes Directrices están afectando, de alguna forma, la ejecución o su funcionamiento. La Dirección Nacional de Notariado cuenta con los siguientes programas presupuestarios:

Administración Superior (Consejo Superior Notarial, Dirección Ejecutiva, Área de Comunicación, Asesoría Jurídica, Unidad de Planificación, Unidad Administrativa, Archivo Institucional, Tecnologías de la Información y Comunicación, Auditoría Interna y la Contraloría de Servicios)

Servicios Notariales


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Fiscalización Notarial

Legal Notarial

Lo anterior, para cumplir con las siguientes funciones:

Juramentar a los notarios públicos e inscribirlos en el registro que debe llevarse para tal efecto.

Mantener un registro actualizado de las direcciones exactas de los notarios públicos y de sus oficinas o despachos.

Llevar un registro de firmas de los notarios y de los sellos que deben utilizar en sus actuaciones, así como cualquier otro medio idóneo de seguridad que acuerde el Consejo Superior Notarial.

Llevar un registro de las sanciones disciplinarias que se les impongan a los notarios y velar por que se cumplan efectivamente.

Autorizar la entrega de tomos de protocolos.

Velar por que los protocolos de los notarios fallecidos, suspendidos o incapacitados sean entregados a la entidad respectiva. En estos casos, el Director Ejecutivo queda facultado para requerir, trasladar y entregar los tomos respectivos.

Realizar inspecciones en las oficinas de los notarios públicos, a efecto de fiscalizar que tengan oficina abierta al público y cumplan la ley, las disposiciones, las directrices y los lineamentos de acatamiento obligatorio. Durante las inspecciones, que deberán realizarse con aviso previo, la Dirección está facultada para requerir los documentos y las informaciones necesarios para el adecuado cumplimiento de sus atribuciones fiscalizadoras.

Denunciar a los notarios ante el Consejo Superior Notarial, cuando estime que han cometido alguna irregularidad que merezca sanción.

Tramitar y llevar a cabo la reposición total o parcial de los protocolos.

Listar las empresas autorizadas, en forma exclusiva, para suplir los medios idóneos de seguridad que deben contener los documentos notariales y los tomos de protocolo.

Llevar un listado de quienes se desempeñen como notarios externos en las instituciones estatales descentralizadas y empresas públicas estructuradas como entidades privadas.

Autenticar la firma de los notarios, en los casos en que la ley así lo requiera.

Ejecutar los acuerdos que, según esta Ley, le corresponde tomar al Consejo Superior Notarial.

Ejercer la representación legal de la Dirección Nacional de Notariado.

Instruir de oficio o a solicitud de parte la causa en los procedimientos disciplinarios contra los notarios que se elevarán ante el Consejo Superior Notarial.

Participar en todas las sesiones del Consejo Superior Notarial, con voz pero sin voto.

Todas las demás atribuciones que le sean asignadas por el Consejo Superior Notarial.


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Apartado 1.2 Análisis de los Ingresos Mediante oficio DNN-UA-0947, del 26 de septiembre del 2019, firmado digitalmente por la Jefa Administrativa a.i. de la DNN, se le indica a esta Secretaría Técnica que el Presupuesto 2020 fue subido al Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos de la Contraloría General de la República, adjuntándose el oficio DNN-CSN-308-2019 del 13 de septiembre del 2019, firmado digitalmente por la Secretaría de Actas del Consejo Superior Notarial, donde se comunica el Acuerdo 2019-017-012, aprobación del presupuesto de la DNN, por la suma de ¢2.436,6 millones. Señala la institución, en el documento de presupuesto, que los ingresos considerados corresponden a los montos que establecen los artículos 24 ter y 185 de la Ley 7764 Código Notarial, los cuales señalan lo siguiente:

Artículo 24 ter. Financiamiento: Para el cumplimiento de sus fines, la Dirección Nacional de Notariado se financiará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 185 de este Código, así como mediante el producto del cobro de los servicios administrativos que realice la Dirección por medio de sus órganos, tales como autorización de tomos de protocolo, la autenticación de firmas y la reposición de tomos. Las tarifas para el cobro de los servicios administrativos se definirán por medio del reglamento que deberá emitir el Consejo Superior Notarial.

Artículo 185.- Reforma de la Ley No. 3245: Modificase el artículo 6 de la Ley No. 3245, de 3 de diciembre de 1963, cuyo texto dirá: Artículo 6.-Un cincuenta por ciento (50%) de este aumento, producto de las operaciones notariales inscribibles en el Registro Nacional, será girado por el Colegio de Abogados de Costa Rica a la Dirección Nacional de Notariado, para financiar sus funciones. Estas sumas serán giradas según información contable remitida por el Registro Nacional al Colegio de Abogados una vez al mes, el cual deberá girar, a la Dirección Nacional de Notariado, a más tardar quince días después de recibida la información indicada. El cincuenta por ciento (50%) restante del producto de este aumento ingresará al Colegio de Abogados, como contribución forzosa que los notarios aportarán a dicha corporación para sostenerla, así como para formar y acrecentar el fondo de pensiones y jubilaciones aludido en el artículo 3. Este aumento se pagará mediante el timbre de abogados, el cual se agregará y cancelará en todo testimonio que se expida, salvo si se ha cancelado en la matriz.


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Gráfico 1 DNN: Estructura de Ingresos (Millones de colones y porcentajes)

Fuente: STAP con información del Presupuesto Ordinario 2020 del DNN.

Indica la institución que las estimaciones se hicieron tomando como base las estadísticas de venta de timbres del periodo de enero a julio 2018 y la venta de servicios de enero a junio 2019. En el documento de Presupuesto 2020 de la DNN se presenta el Cuadro No 1, donde se detallan los montos por conceptos de ingresos presupuestados, señalando la descripción y el código presupuestario. La clasificación del Ingreso por Timbres y el Ingreso por Venta de Servicios se encuentran bajo el código 1.1.9.1, siendo correcto que Ingresos por Servicios se establezca en 1.3.2.3. La DNN para el 2020, estima por concepto de Timbres del Colegio de Abogados ¢1.616,9 millones, correspondientes al 66% de los recursos presupuestados, teniendo para la proyección del 2019 la suma de ¢1.537,5 millones (que dependen de la demanda de los servicios que ofrecen y de la venta de timbres), además, señala que por servicios brindados ingresen ¢556.5 millones, aproximadamente ¢14,4 millones menos que lo proyectado para el presente 2019 y ¢210,7 millones por concepto de intereses, la cual si presenta un aumento en comparación con los ¢137,1 millones del 2019. Por concepto de superávit libre la institución presupuesta ¢52,6 millones. No recibe fondos por transferencia del Gobierno Central Con el fin de analizar la consistencia de los ingresos presupuestados para el 2020, y comparándolos con años anteriores, en el siguiente cuadro se muestran las tasas de variación de los montos presupuestados y percibidos en el periodo 2016-2020:

66%

23%

9%

2% Timbres Colegio deAbogados de Costa Rica(1,616,9)

Ingresos por Venta deServicios (556,5)

Intereses sobre TítulosValores (210,7)

Superavit Libre (52,6)


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Tabla 1. DNN Variación Ingresos

2016 al 2020 (Millones de colones y porcentajes)

Partida Presupuestaria Monto Presupuestado Tasa de variación

2016 2017 2018 2019 2020 17/16 18/17 19/18 20/19

INGRESOS CORRIENTES 2.010,0 2.231,6 2.182,5 2.384,0 2.384,07 11,0 -2,2 9,2 0,0

INGRESOS TRIBUTARIOS 1.490,0 1.685,0 1.500,6 1.616,8 1.616,88 -10,9 7,7 0,0

IMPUESTOS A LOS INGRESOS Y UTILIDADES

- -

OTROS INGRESOS TRIBUTARIOS

1.490,0 1.685,0 1.500,6 1.616,8 1.616,88 13,0 -10,9 7,7 0,0

INGRESOS NO TRIBUTARIOS

520 546,6 681,9 767,1 767,1 5,1 24,7 12,5 0,0

VENTA DE BIENES Y SERVICIOS

520 546,6 554 556,4 556,4 5,1 1,3 0,4 0,0

INGRESOS DE LA PROPIEDAD

- -

OTROS INGRESOS NO TRIBUTARIOS

- - 127,9 210,7 210,6 64,7 0,0

FINANCIAMIENTO 5.010,4 4.808,6 0,00 52,6 52,6 -4,0 -100,0 0,0

RECURSOS DE VIGENCIAS ANTERIORES

5.010,4 4.808,6 0,00 52,6 52,6 -4,0 -100,0 0,0

SUPERAVIT LIBRE 5.010,4 4.808,6 0,00 52,6 52,6 -4,0 -100,0 0,0

Total general 7.020,4 7.040,2 2.182,5 2.436,6 2.436,6 0,2 -69,0 11,6 0,0

Fuente: STAP con información del presupuesto ordinario del 2020, ejecución presupuestaria al mes de septiembre del 2019 y liquidaciones presupuestarias de los períodos 2016 a 2018 de la DNN.

Tal y como se puede evidenciar en la tabla anterior, la Dirección Nacional de Notariado presenta variaciones en los montos que se presupuestan, como se indicó anteriormente principalmente por la demanda de servicios y a la venta de timbres por parte del Colegio de Abogados. Otro dato a considerar, es que la entidad está considerando en su presupuesto una suma igual a la del 2019. La institución no presenta la información del superávit libre, la cual debe señalarse por año.

Apartado 1.3 Análisis de los Gastos Presupuestados En este apartado se realiza un análisis desde el 2016 y hasta el 2019, de los diferentes gastos presupuestados por la Dirección Nacional de Notariado, según sus diferentes partidas presupuestarias. En el siguiente cuadro se pueden observar, los montos presupuestados en cada una de las respectivas partidas; además, del porcentaje que representa cada una:


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Tabla 2. DNN Estructura de egresos según Presupuesto 2020 (Millones de colones y porcentajes)

Partida Presupuestaria Presupuesto Participación

Relativa

Remuneraciones 1.442,5 59,2%

Servicios 841,4 34,5%

Materiales y Suministros 28,8 1,1%

Bienes Duraderos 38,9 1,6%

Transferencias Corrientes

84,9 3,4%

Cuentas Especiales - 0,0%

Total General 2.436,6 100,0%

Fuente: STAP con información del Presupuesto Ordinario 2020 del DNN

Al igual que en años anteriores, y entendiendo la naturaleza de la institución, Remuneraciones es la partida presupuestaria que tiene la mayor cantidad de fondos presupuestados, se destinan ¢1.442,59 millones, los cuales corresponden al 59,2% del monto total, teniendo un monto presupuestado inferior al del 2019. Señala la institución que este monto considera la totalidad de 72 plazas existentes, más la plaza de Auditoría Interna y el Director Ejecutivo, para un total de 73 plazas, cuando en realidad se suman 74 plazas. La institución, en el Cuadro 1 del informe, adjunta el cuadro de las plazas, señalando tres observaciones:

Puesto 503926 clasificado como Oficinista de Servicio Civil 1: Indica la institución que este puesto se estará reasignando como Profesional Jefe de Servicio Civil 1, en este aspecto se le recuerda a la institución que debe de tener presente lo dispuesto en el artículo 59 de las Directrices Generales de Política Presupuestaria, Salarial, Empleo, Inversión y Endeudamiento para Entidades Públicas, Ministerios y Órganos Desconcentrados, según corresponda, cubiertos por ámbito de Autoridad Presupuestaria, para el año 2020, que establece que no se permitirán las reasignaciones de puestos ocupados en propiedad y vacantes, exceptuando aquellas reasignaciones que sean descendentes; la institución omite indicar si esta plaza se encuentra con nombramiento.

Puesto 509546 clasificado como Profesional de Servicio Civil 2: Se destaca que este puesto no ha sido aprobado por la Autoridad Presupuestaria, actualmente se encuentra pendiente de conocimiento de la AP la solicitud de creación.

Puesto 504162 sin clasificación: No tiene clasificación de la Dirección General de Servicio Civil.

Sobre lo anterior, si bien la institución no presenta mayor información, en el apartado de empleo y salarios se hacen algunas observaciones. En la partida de servicios se presupuesta ¢841,45 millones, poco más de ¢224,0 millones en relación al 2019, representa el 34,5% del presupuesto total. La entidad señala que se


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destinan recursos para la cuota condominal y de parqueos del Edificio Sigma, sin embargo, no se muestran sumas al respecto, por lo que la institución deberá aclarar lo correspondiente. Además, se incluyen entre otros, recursos para el alquiler de equipo de cómputo, tales como equipo, infraestructura y sistemas con su respectivo mantenimiento. Llama la atención que en la sub partida Alquileres, se presente un monto de ¢1,4 millones en negativo. En el caso de la subpartida de Servicios Comerciales y Financieros, se consideran ¢153,0 millones para la digitalización de documentos (se presume que la institución estará implementando la digitalización de expedientes). La partida Materiales y Suministros tiene asignado el 1,18% de los recursos presupuestados incluyéndose la compra de combustibles, pinturas, tóner, repuestos y suministros de cómputo. Dentro de los gastos incluidos llama la atención que la institución destine recursos para la compra de repelente y bloqueador solar, teniendo sus instalaciones en San Pedro de Montes de Oca, San José. Bienes Duraderos presupuesta ¢38,9 millones, los cuales incluyen recursos para la compra de ventiladores, abanicos, bibliotecas, estantes y sillas, entre otros. En el caso de la subpartida de Equipo y Programas de cómputo se presupuestan ¢12,8 millones para la compra de equipo funcional y ¢14,7 millones para un scanner: entre otros gastos, como lo son licencias de diferentes programas. Transferencias Corrientes, con 3,4% del presupuesto, incluye ¢13,4 millones en cumplimiento con lo que establece la Ley 8488 sobre la transferencia que se debe realizar del 3,0% del superávit acumulado a la Comisión Nacional de Emergencias, ¢0.1 millones para el canon a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes y ¢48,9 millones en Otras prestaciones a terceras personas, para la cual no se indica el detalle de la misma, y muestra un monto de ¢10,0 millones superior al del 2019.. La Dirección Nacional de Notariado, a excepción del 2018, ha mantenido ejecuciones presupuestarias históricamente bajas, con porcentajes inferiores al 25% del total; siendo un aspecto que debe atender la institución, en la tabla siguiente se puede observar el histórico:

Tabla 3. DNN Ejecución por partidas 2016-2019

(Millones de colones y porcentajes)

Partida Presupuestaria 2016 2017 2018 2019

Ejecutado % Ejecutado % Ejecutado % Ejecutado %

Remuneraciones 1.120,9 78,0 1.060,8 71,8 1.114,0 23,8 1.048,5 46,5

Servicios 443,3 49,9 459,0 48,3 460,8 12,7 425,6 18,9

Materiales y Suministros 18,1 33,6 20,2 42,6 20,8 0,7 13,9 0,6

Bienes Duraderos 75,7 1,8 5,2 0,1 3.023,5 64,8 11,4 0,5

Transferencias Corrientes 19,6 4,4 26,3 3,3 45,5 1,0 23,6 1,0

Cuentas Especiales - - - - - 0,0 - 0,0


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Partida Presupuestaria 2016 2017 2018 2019

Ejecutado % Ejecutado % Ejecutado % Ejecutado %

Total General 1.678,0 23,9 1.571,5 22,3 4.664,8 88,7 1.523,2 67,6

Fuente: STAP con información del presupuesto ordinario del 2019, ejecución presupuestaria al mes de septiembre del 2019 y liquidaciones presupuestarias de los períodos 2016 a 2018 de la DNN.

Es importante indicar que, la Dirección Nacional de Notariado, en los informes de ejecución presupuestaria, presenta la información correspondiente de los montos presupuestados y las erogaciones hasta la fecha del documento, sin exponer ampliamente las diferentes situaciones que le afectaron o facilitaron la ejecución de los recursos disponibles; lo anterior presenta una limitante para esta Secretaría Técnica al tratar de desarrollar el presente dictamen. La institución presenta la información presupuestaria por programas, pero, al igual que en años anteriores, omite en la mayoría de los gastos presupuestados, las justificaciones correspondientes.

Tabla 4. DNN Distribución presupuestaria por programas (Millones de colones y porcentajes)

Programa Presupuestario

Partida Presupuestaria

Administración Superior Notarial


Unidad de Fiscalización

Unidad Legal Notarial

Monto % Monto % Monto % Monto %

Remuneraciones 765,0 31,4 159,0 6,5 320,5 13,2 197,9 8,1

Servicios 815,1 33,5 0,8 0,0 18,3 0,8 7,0 0,2

Materiales y Suministros 25,8 1,1 0,4 0,0 2,5 0,1 0,0 0,0

Bienes Duraderos 37,8 1,6 - 0,0 0,1 0,0 0,8 0,0

Transferencias Corrientes 84,8 3,5 - 0,0 - 0,0 - 0,0

Cuentas Especiales - 0,0 - 0,0 - 0,0 - 0,0

TOTAL 1.728,7 71,1 160,3 6,5% 341,6 14,1 205,9 8,3 Fuente: STAP con información del Plan Operativo Institucional 2020 del DNN

En el POI 2020, se señala que la Administración Superior presupuesta los recursos destinados a la ejecución de las actividades prioritarias para el cumplimiento de los fines institucionales; además, incluye el presupuesto requerido por las diferentes unidades en cuanto a remuneraciones salariales, insumos, servicios e inversiones, así como los recursos para los aspectos de soporte administrativo y los de índole Archivístico. Otro de los componentes de este programa es el que tiene que ver con los servicios de soporte informático en sistemas de información, software, bases de datos, hardware, redes y telecomunicaciones y asesoría informática en general para todas las Unidades y dependencias de la Institución.


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Apartado 1.4 Empleo y Salarios Para el año 2020 la Dirección Nacional de Notariado tiene autorizadas 73 plazas, todas por cargos fijos, según lo establecido en el acuerdo 12312 de la Autoridad Presupuestaria de la Sesión Extraordinaria 02-2019 y comunicado en oficio STAP-0486-2019. Como se mencionó anteriormente, la institución indica que la partida de Remuneraciones considera la cantidad de 74 plazas por cargos fijos, señalando que las mismas corresponden a 72 plazas más la de la Auditoría Interna y la del Director Ejecutivo; una más a las aprobadas por la Autoridad Presupuestaria. Además, y sin hacer mayor explicación sobre el tema, se señala que una plaza será reasignada a Profesional Jefe de Servicio Civil 1 en este aspecto la institución debe de tener presente las limitaciones que existen para las reasignaciones de plazas “hacia arriba”, por lo que una eventual solicitud de este tipo de movimientos, debe cumplir con lo dispuesto en el artículo 59 de las Directrices Generales de Política Presupuestaria, Salarial, Empleo, Inversión y Endeudamiento para Entidades Públicas, Ministerios y Órganos Desconcentrados, según corresponda, cubiertos por ámbito de Autoridad Presupuestaria, para el año 2020, que establece que no se permitirán las reasignaciones de puestos ocupados en propiedad y vacantes, exceptuando aquellas reasignaciones que sean descendentes. Se indica que una plaza no cuenta con la clasificación correspondiente de la Dirección General de Servicio Civil, situación que no se aclaró en el Presupuesto Ordinario 2020. Adicionalmente, se señala que la plaza 509546, clasificada como Profesional de Servicio Civil 2 (asesor jurídico), no está aprobada por la Autoridad Presupuestaria, enviando la solicitud de creación mediante el oficio DNN-DE-695-2019. A la fecha dicho requerimiento está en estudio. Las remuneraciones salariales de los funcionarios de la Dirección Nacional de Notariado, tienen su fundamento en su ley de creación y conforme al oficio AJ-234-2010 del 9 de abril de 2010 de la Asesoría Jurídica de la Dirección General de Servicio Civil, sus puestos se asignan al Régimen de Clasificación y Valoración del Servicio Civil, con excepción del Auditor Interno que se rige por la Ley de Control Interno y el Director Ejecutivo el cual por la Ley de creación de la Dirección Nacional de Notariado lo excluye de dicho Régimen y son valorados por la Autoridad Presupuestaria. Esta situación se le aclaró a la entidad en oficio STAP-2570-2014 del 30 de octubre 2014 emitido por la Secretaria Técnica de la Autoridad Presupuestaria. Por lo que, mediante oficio STAP-1214-2018 del 29 de agosto del 2018, se comunica el Acuerdo 12200 tomado por la Autoridad Presupuestaria en la Sesión Ordinaria No. 08-2018, en el cual se notifica la valoración de los puestos de Director Ejecutivo y Auditor Interno en el nivel Institucional I-B, teniendo respectivamente un salario base al II semestre del 2018 de ¢1.467.750,0 y ¢1.1131.050,0; sobre lo anterior en el mismo acuerdo se hace la salvedad de que dado que el puesto de Director Ejecutivo actualmente está ocupado y el funcionario que lo ocupa devenga un salario mayor al autorizado por la Autoridad Presupuestaria, en el momento en que dicho puesto quede vacante, el nuevo


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nombramiento que efectúe la Institución deberá aplicar el salario consignado en el acuerdo mencionado; la institución no indica la valoración que sirvió de base para la proyección, ni las resoluciones salariales del Servicio Civil. Se destaca que la entidad deberá considerar para todos sus puestos los ajustes salariales que decrete el Poder Ejecutivo, y haga extensivos la Autoridad Presupuestaria. La institución omite presentar la base legal y el detalle de cada uno de los incentivos salariales que presupuesta y aplica para los puestos existentes.

Apartado 1.5 Vinculación del POI 2020 con el PNDIP 2019-2022 La Dirección Nacional de Notariado no cuenta con acciones estratégicas vinculadas con el Plan Nacional de Desarrollo y de Inversión Pública 2019-2022, elabora su Plan Operativo Institucional basado en los Lineamientos Técnicos y Metodológicos para la Planificación, Programación Presupuestaría, Seguimiento y la Evaluación en el Sector Público, utilizando la Matriz de Articulación Plan Presupuesto La planificación estratégica de la institución para el 2020 establece lo siguiente:


Producto Final Indicadores

Administración superior

Gestión directiva y administrativa Total de gestiones realizadas para fortalecer la gestión de la Dirección

Nacional de Notariado

Imagen institucional

Cumplimiento de las acciones de comunicación e imagen en tiempo y forma según el proyecto de Fortalecimiento de la

Imagen Institucional

Modernización de la infraestructura tecnológica institucional

Porcentaje de estabilidad de la plataforma tecnológica


Autenticación de firmas de notario Total de razones de autenticación

realizadas

Autorización de tomo de protocolo Total de autorizaciones de tomos

realizadas

Certificaciones Total de certificaciones realizadas

Respuestas a interesados Total de respuestas a interesados

brindadas

Actualizaciones de datos Total de actualizaciones registradas

Fiscalización

Informe final de procesos de inspección

Conteo total de informes finales emitidos sin errores respecto a la meta propuesta

Recuperación efectiva de mecanismos de seguridad o tomos de

protocolo

Porcentaje recuperaciones efectivamente realizadas respecto a las programadas


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Producto Final Indicadores

Acto final de procesos de verificaciones notariales

Conteo de actos finales emitidos respecto a la meta programada

Informe final de procesos de inspección por denuncia

Conteo total de informes finales emitidos sin errores respecto a la meta propuesta

Legal notarial

Procesos disciplinarios contra notarios

Porcentajes de procesos tramitados de manera exitosa

Devoluciones de fondo de garantía Porcentajes de procesos tramitados de

manera exitosa

Habilitación de notarios Porcentajes de procesos tramitados de

manera exitosa

Inhabilitación de notarios Porcentajes de procesos tramitados de

manera exitosa

Reposiciones de tomos de protocolo Porcentajes de procesos tramitados y

notificados de manera exitosa

Denuncias penales Porcentajes de procesos tramitados y

notificados de manera exitosa

Reapertura de Sucesorios Porcentajes de procesos tramitados de

manera exitosa

Notificaciones Porcentaje de notificaciones tramitadas de

manera exitosa


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Capítulo II: Verificación del Cumplimiento de las Directrices La institución, mediante oficio DNN-UA-0947-2019 firmado digitalmente por la Jefa Administrativa a.i., informa a esta Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria, de la presentación del Presupuesto Ordinario 2020 a la Contraloría General de la República, como se puede ver en el oficio DNN-CSN-308-2019 firmado digitalmente por la Secretaria de Actas del Consejo Superior Notarial el mismo fue aprobado mediante Acuerdo 2019-017-12 de la Sesión 17-2019 del 12 de septiembre del 2019. En el mencionado acuerdo se indica el monto del presupuesto, el cual coincide con el documento para análisis que presenta la institución. Adicional a lo anterior, se presenta oficio DNN-CSN-309-2019 firmado digitalmente por la Secretaria de Actas del Consejo Superior Notarial, donde se le indica a la Unidad de Planificación de la DNN que mediante Acuerdo 2019-017-014 de la sesión ordinaria 17-2019, se aprueba el Plan Operativo Institucional, para el año 2020. La institución omite presentar la certificación, por parte del Jerarca Supremo, sobre el cumplimiento de los Decretos y Directrices relacionados con las medidas de contención y reducción del déficit fiscal y gasto público emitidos por el Poder Ejecutivo. La Dirección Nacional de Notariado no incorpora recursos en las subpartidas de “Publicidad y propaganda”, para pautar con el Sistema Nacional de Radio y Televisión Cultural (SINART), tal y como se evidencia de la asignación de fondos. Dado que la institución presentó de forma incorrecta e incompleta la información solicitada para la verificación de la Regla Fiscal, de conformidad con lo establecido en el Decreto No. 41641-H y su reforma y los oficios STAP-CIRCULAR-0754-2019, STAP-CIRCULAR 1453-2019 y STAP-CIRCULAR-1472-2019, mediante oficio STAP-2079-2019 del 31 de octubre del 2019, se le comunicó a la Contraloría General de la República que lo anterior generó que esta Secretaría Técnica no contara con la información necesaria en forma precisa y veraz, que permitiera contrastarla con la registrada en el Sistema de Información de Presupuestos Públicos, a fin de emitir la correspondiente certificación de la Regla Fiscal aplicada al gasto corriente del presupuesto ordinario 2020 de la entidad, en apego al artículo 11 del referido Título IV. Según se indica en el documento de Presupuesto Ordinario 2020, la DNN incorpora el contenido económico para cubrir el pago de 74 plazas, estando pendiente de realizar el respectivo análisis de la solicitud de creación de plaza de Asesor Legal, la cual, según Cuadro 1 del documento presupuestario, se encuentra contenida en la relación de puestos. Se verificó que la Dirección Nacional de Notariado cumple con el envío de las ejecuciones presupuestarias, el nivel de empleo al tercer trimestre de 2019, los informes de conciliaciones, flujo de caja. Sin embargo, está pendiente su inclusión en el Sistema de


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Consolidación de Cifras del Sector Público Costarricense (SICCNET), para lo cual la entidad aclara que se hará al final el 2019. Incumple con la remisión de la relación de puestos del I y II semestre 2019; además, con lo establecido en Capítulo III, artículo 26 Nº 40981-H, de las Directrices Generales de Política Presupuestaria, Salarial, Empleo, Inversión y Endeudamiento para las Entidades Públicas, Ministerios y Órganos Desconcentrados según corresponda, cubiertos por el Ámbito de esta Autoridad Presupuestaria 2019; por cuanto, la institución mantiene inversiones en el Sistema Bancario Nacional, sin contar con la respectiva autorización de la Tesorería Nacional, situación que se le ha reiterado a la institución en múltiples oficios.


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Capítulo III: Disposiciones

La entidad deberá considerar para todos puestos los ajustes salariales que decrete el Poder Ejecutivo, y haga extensivos la Autoridad Presupuestaria.

La DNN debe presentar el fundamento legal para el reconocimiento de los incentivos salariales que paga, de acuerdo con lo solicitado en el oficio STAP-CIRCULAR-1351-2019 sobre Requerimientos Presupuesto Ordinario y POI 2020.

La DNN deberá de presentar el desglose del superávit por año, dado que en el documento presentado se omite.

Dado que la institución señala que estará reasignando el puesto 503926, de Oficinista de Servicio Civil 1 a Profesional Jefe de Servicio Civil 1, la institución deberá de considerar lo establecido en el artículo 59 de las Directrices Generales de Política Presupuestaria, Salarial, Empleo, Inversión y Endeudamiento para Entidades Públicas, Ministerios y Órganos Desconcentrados, según corresponda, cubiertos por ámbito de Autoridad Presupuestaria, para el año 2020, que establece que no se permitirán las reasignaciones de puestos ocupados en propiedad y vacantes, exceptuando aquellas reasignaciones que sean descendentes.

La institución externa que el puesto 504162 no cuenta con clasificación de la Dirección General de Servicio Civil, por lo que deberá aclarar las razones de esta situación, dado que en el Presupuesto Ordinario 2019 no se establece la justificación respectiva.

La institución señala que está destinando recursos al pago de Cuota Condominal y de Parqueos del Edificio Sigma, no obstante, no se muestran montos para ese concepto, por lo que deberá aclarar lo correspondiente.

La institución debe presentar certificación, por parte del Jerarca Supremo, sobre el cumplimiento de los Decretos y Directrices relacionados con las medidas de contención y reducción del déficit fiscal y gasto público emitidos por el Poder Ejecutivo. Por lo anterior, se solicita que las aclaraciones o explicaciones citadas anteriormente sean remitidas a esta Secretaría Técnica a más tardar 10 días hábiles posteriores a la fecha en que se recibe el presente informe.


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Bibliografía

Dirección Nacional de Notariado. Presupuesto Ordinario para el período 2020.

Dirección Nacional de Notariado. Ejecución Presupuestaria al mes de septiembre

del 2019.

Dirección Nacional de Notariado. Liquidaciones presupuestarias a diciembre de los

años 2016, 2017 y 2018.

Presidencia de la República, Directrices Generales de Política Presupuestaria,

Empleo, Salarial, Inversión y Endeudamiento del año 2020. San José, CR.

Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas (N°9635), publicada en el diario oficial La Gaceta N°225 del 04 de diciembre de 2018.

Elaborado por: Julián Arias Varela Analista Sectorial

Secretaría Técnica de Autoridad Presupuestaria

Revisado por: Yancy Víctor Arrieta Jefe Sectorial

Secretaría Técnica de Autoridad Presupuestaria

Documents

DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO (DNN) 2020 ......DE-456-2019, DNN: Presupuesto Ordinario 2020 Página 1 Resumen Ejecutivo Mediante oficio DNN-UA-0947 firmado digitalmente por la jefatura