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INFORME FINAL Dirección Regional de Gendarmería de Chile de Magallanes y de la Antártica Chilena CONTRALORÍA REGIONAL DE MAGALLANES Y DE LA ANTÁRTICA CHILENA UNIDAD DE CONTROL EXTERNO Número de Informe: 10/2013 31 de mayo de 2013 www.contraloria.c1

Dirección Regional de Gendarmería de Chile de …...por el Reglamento para Contratos de Obras Públicas del Ministerio de Obras Públicas, contenido en el decreto N° 75, de 2004,

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INFORME FINAL

Dirección Regional de Gendarmería de Chile de Magallanes y de la Antártica

Chilena

CONTRALORÍA REGIONAL DE MAGALLANES Y DE LA ANTÁRTICA CHILENA UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

Número de Informe: 10/2013 31 de mayo de 2013

■ www.contraloria.c1

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE MAGALLANES Y DE LA ANTÁRTICA CHILENA

UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

UCE N° 218/2013 REF. N° 121.250/2013

REMITE INFORME FINAL QUE INDICA

N° ri /

PUNTA ARENAS, 3 1 MAYO 2013

Adjunto. remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, Informe Final N° 10, de 2013, debidamente aprobado, sobre auditoría al macroproceso de infraestructura en la Dirección Regional de Gendarmería de Magallanes y de la Antártica Chilena.

Sobre el particular, corresponde que esa autoridad adopte las medidas pertinentes, e implemente las acciones que en cada caso se señalan, tendientes a subsanar las situaciones observadas. Aspectos que se verificarán en una próxima visita que practique en esa Entidad este Organismo de Control.

Saluda atentamente a usted,

E .ÓN)CA ORREGO AHUMADA CONTRALOR REGIONAL

1993allanes y Antártica Chilena Contraloría Gama' de la República

AL SEÑOR

DIRECTOR REGIONAL DE GENDARMERÍA DE CHILE REGIÓN DE MAGALLANES Y DE LA ANTÁRTICA CHILENA PRESENTE

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE MAGALLANES Y DE LA ANTÁRTICA CHILENA

UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

PREG N° 12009/2013 REF. N° 121.250/2013

INFORME FINAL N° 10, DE 2013, SOBRE AUDITORÍA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA A CONTRATOS DE CONSTRUCCIÓN EJECUTADOS POR LA DIRECCIÓN REGIONAL DE GENDARMERÍA DE CHILE DE MAGALLANES Y DE LA ANTÁRTICA CHILENA.

PUNTA ARENAS, 3 MY0 7013

ANTECEDENTES GENERALES.

En cumplimiento del Plan Anual de Fiscalización de esta Contraloría Regional para el año 2013, y en conformidad con lo establecido en el artículo 95 y siguientes de la ley N° 10.336, sobre Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, y el artículo 54 del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánica de Administración Financiera del Estado, se efectuó una auditoría al macroproceso de infraestructura en la Dirección Regional de Gendarmería de Magallanes y de la Antártica Chilena. El equipo que ejecutó la fiscalización fue integrado por el señor y el auditor y supervisor respectivamente.

Gendarmería de Chile es un Servicio Público dependiente del Ministerio de Justicia, que tiene por finalidad atender, vigilar y contribuir a la reinserción social de las personas que, por resolución de las autoridades competentes, fueren detenidas o privadas de libertad y cumplir las demás funciones que le señala la ley.

Asimismo, este servicio, dentro de su organigrama, cuenta con un Departamento de Infraestructura de Obras que se rige por la resolución N° 411, de 2005, de la Dirección Nacional de Gendarmería de Chile, que aprueba las Bases Administrativas Generales para Contratos de Ejecución de Obras Públicas. Al respecto, se fiscalizaron tres contratos de obras, que se refieren a instalaciones sanitarias, de calefacción, eléctricas y de agua para alimentar redes secas de incendio.

A LA SEÑORA VERÓNICA ORREGO AHUMADA ,A

r'""-", ÓNTRALOR REGIONAL DE Ng ALLANES Y DE LA ANTÁRTICA CHILENA

7 p-ESENTE 111

C° O

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Cabe precisar que, con carácter de reservado el 29 de abril de 2013, fue puesto en conocimiento de Gendarmería, el preinforme de observaciones N° 10 de 2013, con la finalidad que formulara los alcances y precisiones que, a su juicio, procedieran, lo que se concretó mediante oficio N° 83, del 22 de mayo de 2013.

OBJETIVOS.

La fiscalización tuvo por objeto practicar una auditoría a los recursos destinados a infraestructura verificando que se inviertan correctamente, comprobando que las obras iniciadas durante 2012, por un monto igual o mayor a $30.000.000, se ciñan al proyecto contratado de conformidad a la normativa vigente, durante el periodo comprendido entre 1 de enero al 31 de diciembre de 2012.

Además, se revisó el funcionamiento de la obra destinada a dar calefacción al centro penitenciario de Punta Arenas que se encuentra en periodo de garantía.

La finalidad de la revisión fue verificar el cumplimiento, por parte de la Unidad Técnica Ejecutora de los proyectos, de la normativa legal y reglamentaria que rige la ejecución de las obras, y los controles administrativos y técnicos que rigen los contratos, comprobando que las funciones de la Inspección Fiscal y los diseños de construcción de los proyectos, se hayan gestionado y ejecutado dentro del marco contractual y en conformidad a la calidad, cantidad, costos y plazos pactados.

METODOLOGÍA.

El examen se practicó de acuerdo con la metodología de auditoría de este Organismo Superior de Control y los procedimientos de control aprobados mediante resoluciones N°s. 1.485 y 1.486, de 1996, de esta Entidad Fiscalizadora, considerando resultados de evaluaciones de control interno respecto de las materias examinadas, determinándose la realización de pruebas de auditoría en la medida que se estimaron necesarias. Asimismo, se practicó un examen de las cuentas de gastos relacionadas con la materia en revisión.

UNIVERSO Y MUESTRA.

De acuerdo con los antecedentes roporcionados por la Entidad Fiscalizada, al 31 de diciembre de 2012, el monto de

s comprometidos en contratos de obras, ascendía a $485.407.617.

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Las partidas sujetas a examen se determinaron mediante un muestreo aleatorio simple, con un nivel de confianza del 95% y una tasa de error del 3%, parámetros estadísticos aprobados por esta Entidad Fiscalizadora, cuya muestra asciende a $454.707.617, lo que equivale al 93,7% del universo antes identificado.

Adicionalmente, se analizó un contrato no incluido en la muestra estadística, ascendente a $634.989.260, debido a la envergadura de la obra, como también al impacto social que genera.

El total examinado, muestra estadística y partidas adicionales asciende a $1.089.696.877.

MATERIA ESPECIFICA

UNIVERSO MUESTRA ESTADÍSTICA

PARTIDAS ADICIONALES

TOTAL EXAMINADO

$ # $ # $ # $ Contratos de ejecución de

obras 485.407.617 3 454.707.617 2 634.989.260 1 1.089.696.877

La información utilizada, fue proporcionada por la Dirección Regional de Gendarmería de Chile de Magallanes y de la Antártica Chilena, y puesta a disposición de esta Contraloría a partir del 8 de febrero de 2013.

RESULTADOS DE LA AUDITORÍA.

Del examen practicado, y considerando los argumentos y antecedentes aportados por la autoridad en su respuesta, respecto de las situaciones observadas en este informe, se determinó lo siguiente:

I. ASPECTOS DE CONTROL INTERNO.

1. Obra: "Conservación de Servicios Básicos del Centro Penitenciario de Punta Arenas".

Los antecedentes del proyecto se indican en la tabla a continuación:

Tipo de licitación Trato directo.

Modalidad de contrato Suma alzada.

Financiamiento Fondo Nacional de Desarrollo Regional.

Código BIP 30089257-0.

ID Portal Compras Públicas 818-3-LP11. cumento que adjudica el

- ato Resolución N° 1.668, del 24 de noviembre de 2010.

V i d Técnica Ejecutora Dirección Regional de Gendarmería.

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Inspección Fiscal nombrado por resolución exenta

N° 1.668, de 2010, de profesión Constructor Civil. Contratista Presupuesto contractual $634.989.260. Plazo contractual 240 días corridos. Fecha de inicio real 03 de diciembre de 2010. Acta Entrega de Terreno 10 de diciembre de 2010 Fecha de término contractual 30 de julio de 2011. Situación administrativa de la obra al 2013

Con recepción provisoria efectuada el 05 de enero de 2012

El presente contrato de construcción se rige por el Reglamento para Contratos de Obras Públicas del Ministerio de Obras Públicas, contenido en el decreto N° 75, de 2004, del Ministerio de Obras Públicas, y por las resoluciones N°s. 411, de 2005, y 700, de 2010, ambas de la Dirección Nacional de Gendarmería de Chile, que aprueban las Bases Administrativas Generales, en el primer caso, y Especiales para la ejecución de obra pública en comento, en el segundo.

El proyecto se ejecutó en la ciudad de Punta Arenas y consistió en la conservación de las redes de servicios básicos del complejo penitenciario de Punta Arenas, refiriéndose a los sistemas de calefacción, agua sanitaria, electricidad y corrientes débiles.

En relación con los antecedentes que acompañan la adjudicación de la obra "Conservación de Servicio Básicos del Centro Penitenciario de Punta Arenas", es dable señalar que ello se materializó por medio de la resolución N° 1.668, de fecha 24 de noviembre de 2010, de la Dirección Nacional de Gendarmería de Chile, bajo la modalidad de trato directo, acto administrativo que, fue cursado con alcance por esta Entidad Fiscalizadora, a través del oficio N° 3.346, del 3 de diciembre de 2010.

Sin perjuicio de lo anterior, del examen practicado en los aspectos administrativos y técnicos de la obra, se detectaron las siguientes observaciones:

1.1 Falta de antecedentes de la entrega del terreno.

Se observa que no existe documentación donde el servicio le comunique por escrito al contratista el día en que deberá tener lugar la entrega de terreno, según consta en declaración del inspector fiscal señor

de fecha 9 de abril de 2013, transgrediendo la entidad lo que establece el artículo 73 de las Bases Administrativas Generales, en relación con esta materia.

En su oficio de respuesta, el servicio señala efectivo que no existe una comunicación por escrito al contratista de la fecha

realizó la entrega de terreno, tal como lo exige el artículo 73 de las Bases

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Administrativas Generales. Agrega que sin perjuicio de lo anterior, se le dio oportuno aviso, en forma verbal, a la empresa adjudicada respecto a la celebración de este acto, lo que se acredita a través de la suscripción por parte de la empresa del acta de entrega de terreno. Por último, indica que procurará corregir esta omisión en futuras obras.

En atención a la respuesta entregada, se mantiene lo observado hasta que en una futura auditoría de seguimiento se verifique el efectivo cumplimiento de lo señalado por la entidad en su oficio de respuesta. Sin perjuicio de lo anterior, la Dirección Regional de Gendarmería deberá instruir un procedimiento sumarial tendiente a determinar las eventuales responsabilidades administrativas que puedan derivarse de los hechos observados, debiendo remitir a esta Contraloría Regional copia de la resolución que instruye dicho procedimiento en un plazo de 15 días hábiles.

1.2 Registros equívocos de las fechas de inicio y término de la obra.

Se comprobó que la fecha de inicio del proyecto registrada en los libros de obras, es errónea, toda vez que el inicio del contrato se contabilizó a partir de la data indicada en el Acta de Entrega de Terreno, es decir, 10 de diciembre de 2010, y no desde el día 3 de diciembre de 2010, fecha en que la resolución N' 1.668, de fecha 24 de noviembre de 2010, de la Dirección Nacional de Gendarmería de Chile, que adjudicó el contrato, ingresó totalmente tramitada a la oficina de partes del servicio, tal como lo establece el contrato. Producto de lo anterior, la entidad vulneró el artículo 31 de las Bases Administrativas Generales, al no dar cumplimiento al procedimiento administrativo establecido en esa disposición.

Asimismo, en los referidos libros de obras, se anotó como fecha de término de obra el día 3 de agosto de 2011, en circunstancias que, de acuerdo al periodo contratado, la data correcta de finalización de la obra, tomando en consideración el plazo inicial del contrato -210 días-, más la prórroga de 30 días autorizada mediante el oficio N° 828, de 2011, dirigido a la División de Análisis y Control de Gestión de la Región de Magallanes y de la Antártica Chilena, debió ser el día 30 de julio de 2011.

Ante esta observación, la Dirección Regional de Gendarmería señala que de la revisión a la fórmula de conteo de los plazos, efectivamente hay un error producto de que el inicio del plazo de la obra se basó en la fecha del acta de entrega a terreno, y no de la fecha que corresponde en virtud de lo dispuesto en el artículo 31 de las Bases Administrativas Generales. Asimismo, expresa que en futuras obras se corregirá este error.

Al respecto, corresponde que esta Contraloría Regional mantenga lo observado, hasta verificar en una próxima auditoría de seguimiento la efectividad de lo indicado por el servicio en su respuesta para la no

c. natación del hecho observado.

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1.3 Ausencia de resolución que autorice el aumento de plazo.

Se verificó que no hay resolución que apruebe el aumento de plazo de 30 días, solicitado mediante carta de fecha 13 de junio de 2011, por el administrador de la obra. don de la Empresa

., al Director Regional de Gendarmería de Chile de Magallanes y de la Antártica Chilena,

Al respecto, sólo se emitió el citado oficio N° 828, de 8 de julio de 2011, dirigido por el Director Regional de Gendarmería subrogante a la División de Análisis y Control de la Gestión del Gobierno Regional, donde se autoriza dicha ampliación, lo que consta en declaración del 9 de abril de 2013, del señor , Asesor Jurídico Regional de Gendarmería. Por lo tanto, el Servicio no dio cumplimiento a lo señalado en el artículo 3° de la ley N° 19.880, de Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, donde se establece que todos los actos administrativos o decisiones escritas tomarán la forma de decretos supremos o resoluciones.

En cuanto a esta observación, la Dirección informa que efectivamente no existe una resolución administrativa que formalice la autorización de aumento de plazo para la ejecución de la obra, no obstante haber oficios de comunicación entre esta Dirección Regional de Magallanes (Oficio N° 828/08.07.2011) y la Intendencia Regional de Magallanes (Oficio N° 1088/08.07.2011), ambos con distribución a la empresa contratista, que dan cuenta de la ampliación del plazo.

Agrega a lo expuesto, que si bien existe una clara omisión administrativa, esta fue producto de la falta de un Asesor Jurídico Regional en la época del desarrollo de la obra y, que con el objeto de profesionalizar aún más el servicio, a partir del 3 de octubre del año 2011 se cuenta con un abogado a cargo de dicha área en la Dirección Regional.

En relación a los argumentos esgrimidos por Gendarmería. esta Contraloría Regional mantiene lo observado, debiendo el Servicio informar en un plazo de 30 días hábiles de las medidas implementadas para evitar la reiteración de los hechos observados, lo cual será validado en una futura auditoría de seguimiento.

1.4 Observaciones a los libros de obras.

Se observa que los cuatro libros de obras examinados, además de no estar firmados por el inspector fiscal del contrato, no cumplen con lo señalado en el artículo 51 de las Bases Administrativas Generales, por cuanto en ellos no se individualiza al Inspector Fiscal y la fecha de entrega del terreno. Asimismo, no se registra el cumplimiento, por parte del contratista. de las

ficaciones técnicas y obligaciones contractuales.

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De igual forma, en los mencionados documentos, no solo hay anotaciones del inspector fiscal, sino que también las hay del contratista e inspectores externos contratados por el servicio, lo que infringe el reseñado artículo 51 de las Bases Administrativas Generales.

Sobre esta irregularidad. Gendarmería dice que ello se debió a que existe un solo encargado de Infraestructura Regional, quien hace las veces de Inspector Fiscal, no teniendo este funcionario exclusividad para una obra determinada, sino que debe desempeñar la totalidad de sus funciones en paralelo y en cortos periodos de tiempo, debiendo llevar en muchos casos la coordinación administrativa de todos los procesos de obras en las Unidades Penitenciarias de la Región, Punta Arenas, Puerto Natales y Porvenir, siendo esta la dinámica de trabajo a nivel nacional para los encargados de infraestructura.

Agrega que si bien existe una clara omisión administrativa, el servicio. a objeto de profesionalizar y regularizar los futuros procesos observados en el preinforme, cuenta desde el mes de abril con una funcionaria administrativa a cargo de los contratos a nivel regional, que trabaja en directo apoyo a las áreas de jurídico e infraestructura, entendiéndose por ende que existen herramientas para subsanar esta observación en los procesos futuros.

En relación a los argumentos expuestos por el servicio, se mantiene lo observado, debido a que la inspección fiscal del contrato no cumplió con la obligación de acreditar el cumplimiento de cada una de las partidas especificadas en el contrato, según se establece en el artículo 51, de las Bases Administrativas Generales, por tanto el servicio deberá dar acatamiento a lo expuesto en su oficio de respuesta, lo que será verificado en una futura auditoría de seguimiento. Sin perjuicio de lo anterior, la Dirección Regional de Gendarmería deberá instruir un procedimiento sumarial tendiente a determinar las eventuales responsabilidades administrativas que puedan derivarse de los hechos observados, debiendo remitir a esta Contraloría Regional copia de la resolución que instruye dicho procedimiento en un plazo de 15 días hábiles.

1.5 Ausencia de registros en los informes del Inspector Fiscal.

En la ejecución del aludido contrato, no hay registros en los informes u oficios del Inspector Fiscal, señor , en los que se indique la fecha exacta de término de la construcción, según consta en su declaración del 9 de abril de 2013.

Al respecto, los únicos reportes del citado inspector que hacen alusión al término del plazo, son los informes N°s. 28, de 12 de octubre de 2011, y 7, de 14 de noviembre de 2011, ambos remitidos al Director Regional de Gendarmería de Chile; sin embargo, en dichos documentos no se precisa la fecha exacta de finalización de la obra. Con lo anterior, se vulnera lo establecido en el artículo 101 de las Bases Administrativas Generales.

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En relación a lo precedentemente expuesto, es oportuno señalar que el acta de recepción provisoria, de fecha 5 de enero de 2012, que emite la comisión de recepción de la obra, consigna en su numeral 2, que la fecha de término de la obra correspondería al día 13 de octubre de 2011, fecha que no es posible verificar por la ausencia de los citados registros.

En la respuesta presentada por el servicio se señala que dicha anomalía se ha debido principalmente, a que el encargado de Infraestructura Regional. quien hace las veces de Inspector Fiscal, no tiene exclusividad para una obra determinada, sino que debe desempeñar diversas funciones relacionadas con obras en unidades de Porvenir y Puerto Natales, debiendo llevar en muchos casos la coordinación administrativa de todos los procesos de obras en la Región.

Asimismo señala que para subsanar gran parte de las observaciones, en futuros procesos, se ha implementado desde el mes de abril del presente año como apoyo a las áreas de Jurídica e Infraestructura, una funcionaria administrativa a cargo de los contratos y actos admirativos.

De acuerdo a lo expuesto, cabe consignar, que la inspección fiscal no dio cumplimiento a la obligación de registrar la fecha exacta de término de la obra, infringiendo de este modo el artículo 101, de las bases Administrativas Generales. Tal omisión por parte de la inspección fiscal, imposibilitó determinar fehacientemente el cumplimiento de los plazos contractuales.

En consecuencia, corresponde mantener lo observado, hasta verificar la eficacia de lo señalado por el servicio para regularizar en lo sucesivo lo advertido, lo será validado en una futura auditoría de seguimiento. Sin perjuicio de lo anterior, la Dirección Regional de Gendarmería deberá instruir un procedimiento sumarial tendiente a determinar las eventuales responsabilidades administrativas que puedan derivarse de los hechos observados, debiendo remitir a esta Contraloría Regional copia de la resolución que instruye dicho procedimiento en un plazo de 15 días hábiles.

1.6 Designación extemporánea de la comisión de recepción provisoria.

Se determinó que, con fecha 16 de noviembre de 2011, el Servicio nombró la comisión de recepción provisoria, es decir, 35 días después de la fecha en que el Inspector Fiscal comunicó, mediante Informe N° 28, de 12 de octubre de 2011, al Director Regional de Gendarmería, el término del contrato. Lo anterior, transgrede lo dispuesto en el artículo 102 de las Bases Administrativas Generales, el cual establece que dicho nombramiento debe efectuarse dentro de los 20 días. contados desde la fecha del oficio del Inspector Fiscal.

En relación a esta observación, la entidad indica que efectivamente no se dio cumplimiento al artículo 102 de las Bases

Administrativas Generales, en el sentido de dictar la resolución que designa a la tc)Ñ-'1';.: 145n de recepción provisoria, en el plazo de 20 días exigido por la norma referida,

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a continuación:

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de Infraestructura y el Departamento Jurídico, de la Dirección Nacional de Gendarmería de Chile, en coordinación con esta Dirección Regional, ocasionándose una demora a causa del exceso de trabajo administrativo existente, rotación de jefaturas Nacionales y Asesor Jurídicos Nacionales de la época en que fue realizada la dictación de la resolución respectiva, en el nivel central de esta institución.

Agrega que sin perjuicio de lo anterior, se procurará por parte de esa Dirección Regional, acelerar las tramitaciones para este tipo de resoluciones, para así subsanar estas observaciones en las futuras obras que deberán tramitarse a nivel nacional.

En relación a los argumentos dados por el servicio ante este retraso, el cual no afectó el desarrollo del proceso administrativo, esta Entidad Fiscalizadora subsana lo observado.

1.7 Acta de recepción provisoria incompleta.

El Acta de Recepción con observaciones, redactada con fecha 1 de diciembre de 2011, no establece plazos para subsanar los defectos señalados en dicha certificación, vulnerando con ello el artículo 103 de las Bases Administrativas Generales, en el cual se indica que el servicio debe proponer un plazo para que se ejecuten los trabajos o reparaciones.

Respecto a lo observado, la Dirección reconoce que no se estableció un plazo para que el contratista subsane las observaciones hecha a la obra por la comisión tal como lo exige el artículo 103 de las Bases Administrativas Generales. Lo anterior se debió a la falta de un funcionario a cargo de la confección y tramitación administrativa en los procesos de Infraestructura, hecho que se ha subsanado con la implementación de una funcionaria encargada de contratos a nivel regional, tal como se ha señalado en este informe, entendiéndose por ende que esta observación será corregida en los procesos de contrataciones futuras de obras.

En relación con lo anterior, se mantiene lo observado por cuanto la comisión encargada de recepcionar la obra, no dio cumplimiento con el artículo 103 de las Bases Administrativas Generales. Por tanto el servició deberá dar cumplimiento a lo señalado en su oficio de respuesta, lo que será verificado en una futura auditoría de seguimiento. Sin perjuicio de lo anterior, la Dirección Regional de Gendarmería deberá instruir un procedimiento sumarial tendiente a determinar las eventuales responsabilidades administrativas que puedan derivarse de los hechos observados, debiendo remitir a esta Contraloría Regional copia de la resolución que instruye dicho procedimiento en un plazo de 15 días hábiles.

2. Obra: "Construcción red seca para incendios en el Complejo Penitenciario de Punta Arenas".

Los antecedentes del proyecto se indican en

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Tipo de licitación Licitación Pública. Modalidad de contrato Suma alzada. Financiamiento Fondos Sectoriales. ID Portal Compras Públicas 1965-62-LP12. Documento que adjudica contrato

Resolución N° 795, del 6 de agosto de 2012.

Unidad Técnica Ejecutora Dirección Regional de Gendarmería. Funcionario encargado del control e inspección de la obra

Contratista Presupuesto contractual $ 349.000.000. Plazo contractual 190 días corridos. Fecha de inicio contractual 06 de agosto de 2012 Acta Entrega de Terreno 03 de septiembre de 2012 Fecha de término 11 de febrero de 2013 Situación administrativa de la Obra al 2013

Con recepción provisoria efectuada el 13 de marzo de 2013.

El presente contrato de construcción se rige por el Reglamento para Contratos de Obras Públicas del Ministerio de Obras Públicas, contenido en el decreto N° 75, de 2004, del Ministerio de Obras Públicas, y por las resoluciones N°s. 411, de 2005, y 639, de 22 de junio de 2012, ambas de la Dirección Nacional de Gendarmería de Chile, que aprueban las Bases Administrativas Generales, en el primer caso, y Bases Administrativas y Técnicas del Contrato, en el segundo.

El proyecto se ejecuta en la ciudad de Punta Arenas, y consiste en la construcción de las redes secas para combatir siniestros de incendio que podrían ocurrir en el Complejo Penitenciario de Punta Arenas.

En relación con los antecedentes que acompañan la adjudicación de la obra "Construcción red seca para incendios en el Complejo Penitenciario de Punta Arenas", es dable señalar que ello se materializó por medio de la resolución exenta N° 795, de fecha 6 de agosto de 2012, de la Dirección Regional de Gendarmería de Chile de Magallanes y de la Antártica Chilena, que adjudica el contrato, bajo la modalidad de propuesta pública.

Sin perjuicio de lo anterior, del examen practicado en los aspectos administrativos y técnicos de la obra, se detectaron las siguientes observaciones:

2.1. Ausencia de protocolización de resolución que aprueba el contrato.

La resolución que aprueba el contrato de ción de obras públicas, no fue protocolizada ante un notario público de acuerdo a

lecido en el contrato, según consta en declaración del señor

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, Asesor Jurídico de Gendarmería, de fecha 9 de abril de 2013. Dicha inobservancia, vulneró lo dispuesto en el artículo 32 de las bases administrativas generales, en relación con esta materia.

En relación con este tema, el servicio contesta que esto se ha debido a un error administrativo, ya que en vez de protocolizarse la resolución que aprueba el contrato, sólo se protocolizó este último.

A su vez, agrega que para corregir esta falta, se optó por profesionalizar aún más la entidad, y regularizar esta situación en los futuros procesos, asignando desde el mes de abril del presente año a una funcionaria administrativa para hacerse cargo de los contratos a nivel regional.

Dada la respuesta del servicio, este Órgano de Control, mantiene lo observado, hasta verificar en una futura auditoría de seguimiento el efectivo cumplimiento de las medidas indicadas en su oficio de respuesta.

2.2. Ausencia de documento de entrega de terreno.

Se observa, que no existe un documento escrito donde el servicio le comunique al contratista el día en que deberá tener lugar la entrega de terreno, según se exige en el contrato, lo que consta en declaración del Inspector Fiscal, señor , de fecha 9 de abril de 2013. Por lo anterior, se contraviene el artículo 73 de las Bases Administrativas Generales.

En relación al contenido de la observación, Gendarmería ratifica que si bien no existe una comunicación por escrito al contratista respecto de la fecha en que se realizará la entrega del terreno, tal cual lo exige el artículo 73 de las Bases Administrativas Generales, dicho aviso si se transmitió al contratista de forma verbal y oportuna, lo cual está acreditado a través de la suscripción por parte de la empresa del acta de entrega del terreno.

Asimismo, dicha entidad informa que en resguardo y respeto de la normativa vigente, que regula los procesos Administrativos de Infraestructura en Gendarmería de Chile, se procurará por parte de esta Dirección Regional, el corregir esta omisión en la tramitación de las futuras obras.

Esta observación se mantiene, hasta validar en una futura auditoría de seguimiento lo indicado por el Servicio en su oficio de respuesta. Sin perjuicio de lo anterior, la Dirección Regional de Gendarmería deberá instruir un procedimiento sumarial tendiente a determinar las eventuales responsabilidades administrativas que puedan derivarse de los hechos observados, debiendo remitir a esta Contraloría Regional copia de la resolución que instruye dicho procedimiento en un plazo de 15 días hábiles.

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE MAGALLANES Y DE LA ANTÁRTICA CHILENA

UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

2.3. Diferencia en el registro de la fecha de inicio del contrato.

Se comprobó que la fecha que se consigna como de inicio del contrato en los estados de pago N°s. 1, 2 y 3, no es concordante con la data establecida en el respectivo contrato.

En efecto, en los estados de pago singularizados, se indica como fecha de inicio del contrato el día en que se llevó a cabo el Acta de Entrega de Terreno, es decir, 3 de septiembre de 2012, en circunstancias que la data correcta es aquella que comienza a regir desde que la resolución exenta N° 795, de 2012, de la Dirección Regional de Gendarmería, que adjudica la licitación pública del caso, ingresó totalmente tramitada a la oficina de partes del servicio, es decir, el 6 de agosto de 2012.

De este modo, la fecha que el servicio determinó para dar comienzo al plazo contractual, vulneró el artículo 31 de las Bases Administrativas Generales.

Ante esta observación, la Dirección Regional de Gendarmería señala que, de la revisión a la fórmula de conteo de los plazos, efectivamente hay un error producto de que el inicio del plazo de la obra se basó en la fecha del acta de entrega a terreno, y no de la fecha que corresponde en virtud de lo dispuesto en el artículo 31 de las Bases Administrativas Generales. Asimismo, expresa que en futuras obras se corregirá este error.

Al respecto, corresponde que esta Contraloría Regional mantenga lo observado, hasta verificar en una próxima auditoría de seguimiento la efectividad de lo indicado por el servicio en su respuesta para la no reiteración del hecho observado.

2.4. Falta de certificación de la fecha de término de la obra.

Se constató, que no hay registros en los informes u oficios del inspector fiscal del contrato, de la fecha exacta de término de la construcción, según consta en declaración del inspector fiscal de 9 de abril de 2013. Al respecto, el único reporte del inspector antes citado que hace alusión al término del plazo, sin precisar la fecha de finalización de la obra, es el informe N° 3, de 12 de febrero de 2013, remitido al Director Regional de Gendarmería de Chile. Producto de lo anterior, se vulnera el artículo 101 de las Bases Administrativas Generales, al no cumplir el inspector fiscal con la obligación de indicar la data en que el contratista puso término a la construcción.

En este tema, la Dirección señala que al realizar una revisión de los informes y oficios respectivos consta que no se ha dado un

cumplimiento al artículo 101 de las Bases Administrativas Generales, debido a administrativo involuntario al no consignar la fecha de término de la obra en

IDAVo_ 5 mos, indicando, a su vez, que se procurará por parte de esta Dirección (-'11

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Regional, corregir este error en la tramitación de las futuras obras, incluyéndose la fecha de término de la obra en los informes respectivos.

En lo referente a lo tratado precedentemente, se mantiene lo observado, ya que la inspección fiscal no dio cumplimiento a la obligación de registrar la fecha exacta de término de la obra, tal cual se estipula en el artículo 101, de las bases Administrativas Generales. Cabe consignar que el alcance de esta omisión referida a la falta de acreditación por parte de la inspección fiscal, de la fecha real de término del contrato, imposibilitó determinar fehacientemente el cumplimiento de los plazos contractuales.

En consecuencia, corresponde mantener la observación, hasta que dicho servicio remita los antecedentes que contengan las medidas implementadas para no reiterar en lo sucesivo la situación observada, para lo cual tiene un plazo de 30 días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción del presente informe, lo que será verificado en una futura auditoría de seguimiento.

Sin perjuicio de lo anterior, la Dirección Regional de Gendarmería deberá instruir un procedimiento sumarial tendiente a determinar las eventuales responsabilidades administrativas que puedan derivarse de los hechos observados, debiendo remitir a esta Contraloría Regional copia de la resolución que instruye dicho procedimiento en un plazo de 15 días hábiles.

2.5. Problemas en el libro de obras.

Se verificó que el libro de obras, además de no estar firmado en todos sus folios por el inspector fiscal del contrato, no cumple con lo señalado en el artículo 51 de las Bases Administrativas Generales, toda vez que no cuenta con la individualización del Inspector Fiscal, la indicación de la fecha de entrega de terreno, así como los registros del cumplimiento por parte del contratista de las especificaciones técnicas y obligaciones contractuales.

Sobre esta irregularidad, Gendarmería dice que ello se debió a que existe un solo encargado de Infraestructura Regional, quien hace las veces de Inspector Fiscal, no teniendo este funcionario exclusividad para una obra determinada, sino que debe desempeñar la totalidad de sus funciones en paralelo y en cortos periodos de tiempo, debiendo llevar en muchos casos la coordinación administrativa de todos los procesos de obras en las Unidades Penitenciarias de la Región, Punta Arenas, Puerto Natales y Porvenir, siendo esta la dinámica de trabajo a nivel nacional para los encargados de infraestructura.

Asimismo, agrega que, si bien existe una clara omisión administrativa, el servicio, a objeto de profesionalizar y regularizar los futuros procesos observados en el preinforme, cuenta desde el mes de abril con una funcionaria administrativa a cargo de los contratos a nivel regional, que trabaja en ir_e_cto apoyo a las áreas de jurídico e infraestructura, entendiéndose por ende que

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En relación a los argumentos expuestos por el servicio, se mantiene lo observado, debido a que la inspección fiscal del contrato no cumplió con la obligación de acreditar el cumplimiento de cada una de las partidas especificadas en el contrato, tal cual se establece en el artículo 51, de las Bases Administrativas Generales, por tanto la entidad deberá dar cumplimiento a lo expuesto en su oficio de respuesta, lo que será verificado en una futura auditoría de seguimiento.

Sin perjuicio de lo anterior, la Dirección Regional de Gendarmería deberá instruir un procedimiento sumarial tendiente a determinar las eventuales responsabilidades administrativas que puedan derivarse de los hechos observados, debiendo remitir a esta Contraloría Regional copia de la resolución que instruye dicho procedimiento en un plazo de 15 días hábiles.

3. Obra: "Construcción de Estanque de agua y sala de equipos en el Complejo Penitenciario de Punta Arenas".

Los antecedentes del proyecto se indican en la tabla a continuación:

Tipo de licitación Licitación Pública. Modalidad de contrato Suma alzada. Financiamiento Fondos Sectoriales. ID Portal Compras Públicas 1965-62-LP12. Documento que adjudica contrato

Resolución N° 942, del 31 de agosto de 2012.

Unidad Técnica Ejecutora Dirección Regional de Gendarmería. Funcionario encargado del control e inspección de la obra Contratista Presupuesto contractual $ 117.707.617.- Plazo contractual 105 días corridos. Fecha de inicio contractual 31 de agosto de 2012 Acta Entrega de Terreno 25 de septiembre de 2012 Fecha de término 13 de diciembre de 2012 Situación administrativa de la obra al 2013

Con recepción provisoria efectuada el 10 de diciembre de 2012.

El presente contrato de construcción se rige por el Reglamento para Contratos de Obras Públicas del Ministerio de Obras Públicas, contenido en el decreto N° 75, de 2004, del Ministerio de Obras Públicas, y por las resoluciones N°s. 411, de 2005, y 821, de 10 de agosto de 2012, ambas de la Dirección Nacional de Gendarmería de Chile, que aprueban las Bases Administrativas Generales, en el primer caso, y Bases Administrativas y Técnicas del Contrato, en el

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El proyecto se ejecuta en la ciudad de Punta Arenas y consiste en la construcción de un estanque metálico de capacidad de 200 metros cúbicos de agua y una sala de equipamiento con bombas de impulsión, para combatir siniestros de incendio que podrían ocurrir en el Complejo Penitenciario de Punta Arenas.

En relación con los antecedentes que acompañan la adjudicación de la obra "Construcción de Estanque de agua y sala de equipos en el Complejo Penitenciario de Punta Arenas", es dable señalar, que ello se materializó por medio de la resolución exenta N° 942, de 31 de agosto de 2012, de la Dirección Regional de Gendarmería de Chile de Magallanes y Antártica Chilena, que adjudica el contrato, bajo la modalidad de propuesta pública.

Sin perjuicio de lo anterior. del examen practicado en los aspectos administrativos y técnicos de la obra, surgieron las siguientes observaciones:

3.1. Ausencia de protocolización de resolución que aprueba el contrato.

Se ratificó que los ejemplares de la resolución exenta N° 1.016, de 25 de septiembre de 2012, que aprueba contrato de ejecución de obras pública, no fueron protocolizadas ante un notario público, contraviniendo lo dispuesto en el artículo 32 de las Bases Administrativas Generales.

En relación con este tema, el servicio contesta que esto se ha debido a un error administrativo, ya que en vez de protocolizarse la resolución que aprueba el contrato, sólo se protocolizo este último.

A su vez, agrega que para corregir esta falta, se optó por profesionalizar aún más la entidad, y regularizar esta situación en los futuros procesos, asignando desde el mes de abril del presente año a una funcionaria administrativa para hacerse cargo de los contratos a nivel regional.

Dada la respuesta del servicio, este Órgano de Control, mantiene lo observado, hasta verificar en una futura auditoría de seguimiento el efectivo cumplimiento de las medidas indicadas en su oficio de respuesta.

3.2. Ausencia de antecedentes que comuniquen la fecha de la entrega del terreno.

No existe un documento donde el servicio comunique al contratista el día en que deberá tener lugar la entrega de terreno tal cual se estipula en el contrato, según consta en declaración del inspector fiscal señor

de fecha 9 de abril de 2013. Por lo anterior, se contraviene el artículo 73 de las Bases Administrativas Generales.

En relación al contenido de la observación,

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artículo 73 de las Bases Administrativas Generales, dicho aviso si se transmitió al contratista de forma verbal y oportuna, lo cual está acreditado a través de la suscripción por parte de la empresa del acta de entrega del terreno.

Asimismo, dicha entidad dependiente del Ministerio de Justicia, informa que, en resguardo y respeto de la normativa vigente que regula los procesos Administrativos de Infraestructura en Gendarmería de Chile, se procurará por parte de esta Dirección Regional, corregir esta omisión en la tramitación de las futuras obras.

Esta observación se mantiene, por cuanto la entidad fiscalizada no dio estricto cumplimiento con la obligación de informar por escrito la fecha en que tendría lugar la entrega de terreno, por tanto el servicio deberá informar a esta Contraloría Regional en un plazo de 30 días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción del presente informe, las medidas a implementar para no reiterar en lo sucesivo la situación observada, lo que será validado en una futura auditoría de seguimiento.

Sin perjuicio de lo anterior, la Dirección Regional de Gendarmería deberá instruir un procedimiento sumarial tendiente a determinar las eventuales responsabilidades administrativas que puedan derivarse de los hechos observados, debiendo remitir a esta Contraloría Regional copia de la resolución que instruye dicho procedimiento en un plazo de 15 días hábiles.

3.3. Ausencia en los registros de la certificación del término de la obra.

Se verificó, que no hay registros en los informes u oficios del inspector fiscal del contrato, de la fecha exacta de término de la construcción de la obra, según declaración del inspector fiscal señor

de 9 de abril de 2013. Al respecto, el único reporte del mencionado inspector que hace alusión al término del plazo, sin precisar la fecha de finalización de la obra, es el informe técnico N° 2, de 7 de diciembre de 2012, remitido al Director Regional de Gendarmería de Chile; vulnerando, en consecuencia, dicha omisión, el artículo 101 de las Bases Administrativas Generales, al no cumplir el inspector fiscal con la obligación de indicar la data en que el contratista puso término a la construcción.

En este aspecto la Dirección responde que no se ha dado cumplimiento con consignar la fecha de término de la obra tal cual se indica en el artículo 101, de las Bases Administrativas Generales, debido a un error administrativo involuntario, y que con el objeto de subsanar este tipo de observaciones, tal como se ha expresado, desde el mes de abril del presente año, se cuenta con una funcionaria administrativa a cargo de los contratos a nivel regional, entendiéndose por ende que esta observación será corregida en los próximos procesos de obras.

En relación a lo expuesto, se mantiene lo ya que la inspección fiscal no dio cumplimiento a la obligación de registrar cta de término de la obra, incumpliendo de esta forma lo estipulado en el de las Bases Administrativas Generales. Al respecto, cabe consignar que

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el alcance de esta omisión referida a la falta de acreditación por parte de la inspección fiscal, de la fecha real de término del contrato, imposibilitó determinar fehacientemente el cumplimiento de los plazos contractuales.

En consecuencia, corresponde mantener la observación, hasta que dicho servicio remita los antecedentes que contengan las medidas implementadas para no reiterar en lo sucesivo la situación observada, para lo cual tiene un plazo de 30 días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción del presente informe, lo que será verificado en una futura auditoría de seguimiento.

Sin perjuicio de lo anterior, la Dirección Regional de Gendarmería deberá instruir un procedimiento sumarial tendiente a determinar las eventuales responsabilidades administrativas que puedan derivarse de los hechos observados, debiendo remitir a esta Contraloría Regional copia de la resolución que instruye dicho procedimiento en un plazo de 15 días hábiles.

3.4. Ausencia de registro del cumplimiento del contratista.

En el libro de obras, el inspector fiscal del contrato no dejó registro del cumplimiento por parte del contratista de las especificaciones técnicas y obligaciones contractuales que debe realizar, transgrediendo el artículo 51 de las Bases Administrativas Generales, al no certificar las obras contratadas.

Sobre esta irregularidad, Gendarmería señala que ello se debió a que existe un solo encargado de Infraestructura Regional, quien hace las veces de Inspector Fiscal, no teniendo este funcionario exclusividad para una obra determinada, sino que debe desempeñar la totalidad de sus funciones en paralelo y en cortos periodos de tiempo, debiendo llevar en muchos casos la coordinación administrativa de todos los procesos de obras en las Unidades Penitenciarias de la Región, Punta Arenas, Puerto Natales y Porvenir, siendo esta la dinámica de trabajo a nivel nacional para los encargados de infraestructura.

Asimismo, agrega que, si bien existe una clara omisión administrativa, el servicio, a objeto de profesionalizar y regularizar los futuros procesos observados en el preinforme, cuenta desde el mes de abril con una funcionaria administrativa a cargo de los contratos a nivel regional, que trabaja en directo apoyo a las áreas de jurídico e infraestructura, entendiéndose por ende que existen herramientas para subsanar esta observación en los procesos futuros.

En relación a los argumentos expuestos por el servicio, se mantiene lo observado, debido a que la inspección fiscal del contrato no cumplió con la obligación de acreditar el cumplimiento de cada una de las partidas especificadas en el contrato, según se establece en el artículo 51, de las Bases Administrativas Generales, por tanto, la entidad deberá dar cumplimiento a lo expuesto en su oficio de respuesta, lo que será verificado en una futura auditoría de

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Sin perjuicio de lo anterior, la Dirección Regional de Gendarmería deberá instruir un procedimiento sumarial tendiente a determinar las eventuales responsabilidades administrativas que puedan derivarse de los hechos observados, debiendo remitir a esta Contraloría Regional copia de la resolución que instruye dicho procedimiento en un plazo de 15 días hábiles.

II. EXAMEN DE CUENTAS.

1. Obra: "Conservación de Servicios Básicos del Centro Penitenciario de Punta Arenas".

1.1. Partida no ejecutada íntegramente.

Se constató que una de las tres calderas contratadas no fue instalada en el Complejo Penitenciario de Punta Arenas. Al respecto, no aparecen antecedentes que den cuenta de que esa disminución de obra haya sido compensada o rebajada del monto contratado, relativo a esa partida, en la proporción que corresponde por la no instalación de este artefacto. Todo ello, según consta en el acta de aclaraciones, de fecha 9 de abril de 2013, respondida por el señor inspector fiscal del contrato.

Por lo anterior, el servicio infringió el artículo 43 de las Bases Administrativas Generales, al no efectuar las deducciones del presupuesto contratado, producto de la eliminación de una de las tres calderas convenidas, vulnerando además el párrafo 3 de la cláusula primera y séptima del contrato, de fecha 9 de noviembre de 2010.

En la respuesta dada por el servicio en este punto, señala que la no instalación de la tercera caldera adquirida en la central térmica del Complejo Penitenciario, obedeció a una decisión de Gendarmería de mantener la existente, dicha decisión, encontró su fundamento en base a que el complejo penitenciario ya tenía instalada y funcionando hace menos de un año, en ese lugar una caldera, lo cual hacía innecesario su reemplazo. Además añade que esta situación fue comentada en el informe N° 9, de fecha 14 de julio del año 2010 confeccionado por el Inspector fiscal.

Por otra parte, expresa el servicio que no se elaboraron antecedentes que den cuenta de la disminución o compensación de la partida de instalación de esta caldera que no se realizó, debido a que no se detallaron en su momento los costos asociados a su ejecución.

El servicio fundamenta que el costo pagado demás en esta partida, fue compensado con creces por la empresa, al montar provisoriamente todo un sistema de cañerías y bombas, para alimentar las redes

Is»ntes de calefacción, mientras se ejecutaba la obra en comento, y así poder m 'temer la infraestructura que en ese momento albergaba 350 privados de libertad,

UNIDAD DE mas ":0,̀Is funcionarios que trabajaban en la Unidad Penal con calefacción y agua

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potable caliente sanitaria, funcionando en condiciones normales, y que en base a este fundamento se acordó con la empresa, no instalar la caldera pero en su lugar se ejecutarían trabajos de reemplazo de los sistemas de redes de alimentación provisorios por los definitivos.

Respecto de la respuesta otorgada por el servicio, si bien hay una mención en el informe N° 9, de fecha 14 de julio del año 2010, confeccionado por el Inspector fiscal, que fundamenta lo innecesario de reemplazar la caldera recientemente aportada por Gendarmería, ello no era impedimento para efectuar las correspondientes acciones administrativas, técnicas y económicas para sancionar la citada modificación de obra conforme lo establecido en las bases del contrato.

En consecuencia esta observación se mantiene por cuanto en su oportunidad no se regularizó administrativamente esta modificación, ni se rebajó del presupuesto adjudicado la instalación de la caldera eliminada, situación que contravino las normas aludidas en esta observación, por tanto el servicio deberá elaborar e informar a esta Entidad Fiscalizadora en un plazo de 30 días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción del presente informe, las medidas tendientes a no reiterar en lo sucesivo la situación observada.

En base a estos argumentos, la Dirección Regional de Gendarmería deberá instruir un procedimiento sumarial tendiente a determinar las eventuales responsabilidades administrativas que puedan derivarse de los hechos observados, debiendo remitir a esta Contraloría Regional copia de la resolución que instruye dicho procedimiento en un plazo de 15 días hábiles.

1.2. Recepción provisoria posterior al plazo contractual.

El contratista del proyecto, don o, solicitó la recepción provisoria 26 días después de concluido el plazo

contractual el día 30 de julio de 2011. En efecto, el señor de la empresa , el 26 de agosto requirió al Director Regional de Gendarmería de

Magallanes y Antártica Chilena, , la recepción provisoria de la obra.

Producto de lo anterior, el servicio debió aplicar una multa por incumplimiento del plazo del contrato, de acuerdo a lo prescrito en los artículos 99 y 100 de las citadas bases administrativas generales.

En relación con esta observación, el servicio señala que es efectivo que la empresa contratista solicitó la recepción provisoria con posterioridad al término del plazo de ejecución de la obra. Pese a lo anterior, y habiéndose incurrido en un error al momento de calcular la fecha de finalización de la obra, el servicio no se percató inicialmente del atraso, y que con el objeto de resguardar los intereses fiscales involucrados, la entidad procederá a cobrar las

ue resulten pertinentes, en atención a lo dispuesto por los artículos 99 y 100 es Administrativas Generales.

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% DE RETENCIÓN MONTO EQUIVALENTE A. Aplicado: 6,9 $43.823.480.- B. Reglamentado: 5,0 $31.749.463.- C. Diferencia: A — B $12.074.017.-

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Esta observación se mantiene hasta que Gendarmería haga efectivas las multas por atraso, y se remitan a esta Contraloría Regional los antecedentes en donde conste dicho cobro, para lo cual cuenta con un plazo de 30 días hábiles contados desde la recepción del presente informe.

1.3. Ausencia del registro de la multa.

En relación a la observación anterior, según declaración del señor del 9 de abril de 2013, se corroboró que no existe un informe del Inspector Fiscal, que se refiera a los días de atrasos y el monto de la multa a cobrar. Como consecuencia de esta omisión, la inspección fiscal infringió el artículo 100 de las Bases Administrativas Generales, al no dejar evidencia escrita de la procedencia de la multa.

En respuesta a esta observación la institución reconoce que el inspector Fiscal no elaboró un informe referido a los días de atraso en que incurrió el contratista al término de la obra, debido al cálculo erróneo realizado al momento de determinar la fecha de finalización de la obra.

Finalmente, agrega que se procederá a cobrar las multas que resulten pertinentes, en atención a lo dispuesto por los artículos 99 y 100 de las Bases Administrativas Generales.

Tomando en consideración los fundamentos dados por la Dirección, ante el incumplimiento expuesto, este Órgano de Control, mantiene lo observado, hasta que el servicio remita los antecedentes del cobro de la mencionada multa, para lo cual cuenta con un plazo de 30 días hábiles contados desde el siguiente día a la recepción del presente informe, sin perjuicio de lo anterior esto será validado en una futura auditoría de seguimiento.

La Dirección Regional de Gendarmería deberá instruir un procedimiento sumaria! tendiente a determinar las eventuales responsabilidades administrativas que puedan derivarse de los hechos observados, debiendo remitir a esta Contraloría Regional copia de la resolución que instruye dicho procedimiento en un plazo de 15 días hábiles.

1.4. Descuento erróneo de las retenciones.

Se determinó que el servicio descontó, por concepto de retenciones de los siete estados de pago, un porcentaje aproximado del 6,9% del monto adjudicado, cifra que es superior al 5% estipulado en el contrato. Por lo expuesto, se vulneró lo dispuesto en el artículo 94 de las Bases Administrativas Generales, al sobrepasar el porcentaje establecido en las bases del contrato. Ver el siguiente cuadro.

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Ante esta anomalía, Gendarmería ratifica que se retuvo un porcentaje superior al 5 % estipulado en el contrato, y que con la finalidad de sanear esta situación, dicha entidad procederá a gestionar los actos administrativos que correspondan, a través de los departamentos involucrados a nivel nacional, para dictar la resolución de devolución de las retenciones excedidas.

Al respecto, esta Contraloría Regional mantiene lo observado, hasta que el servicio remita los actos administrativos respectivos en donde conste la devolución de lo retenido en exceso, para lo cual la entidad tiene un plazo de 30 días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción del presente informe.

2. Obra: "Construcción red seca para incendios en el Complejo Penitenciario de Punta Arenas".

2.1. Errores en monto de la boleta de garantía.

Se comprobó que el monto señalado en la boleta de garantía que cauciona el fiel cumplimiento de la ampliación del contrato, no fue calculado de acuerdo a los porcentajes establecidos en las bases administrativas del convenio.

En efecto, la boleta bancaria de garantía N° 225957- 6, , que cauciona el fiel cumplimiento del contrato de la ampliación de obras, aprobada por resolución N° 1.369, de fecha 27 de diciembre de 2012, de la Dirección Regional de Gendarmería de Magallanes y de la Antártica de Chile, se caucionó por un valor de $500.000, que resultó de aplicar el 5,5% del monto del aumento de obras por $9.000.000.

Al respecto, esta proporción de 5,5% utilizada para el resguardo de la obra, no es coincidente con los porcentajes establecidos en las bases del contrato, cuyos valores son 3%, 5% y 8%. Por lo tanto, el monto de esta boleta bancaria de garantía, contraviene las cláusulas 37 y 22 de las bases administrativas generales y especiales, respectivamente, al no corresponder a los porcentajes establecidos en dichas bases.

En lo tocante con esta observación, la Entidad corrobora que se solicitó una garantía equivalente al 5,5%, para resguardar el aumento de las obras, y que la intención de Gendarmería de Chile, fue la de obtener una caución ascendente al 5%, en conformidad a las cláusulas 37 y 22 de las Bases Administrativas Generales. A su vez señala que en resguardo y respeto de la normativa vigente, que regula los procesos Administrativos de Infraestructura de Gendarmería de Chile, se procurará por parte de la Dirección Regional, el corregir este error en la tramitación de las futuras obras, respetando los porcentajes de retención establecidos en las Bases Administrativas Generales.

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De lo anterior, esta Entidad de Fiscalización, mantiene lo observado hasta que la Dirección Regional de Gendarmería, cumpla con lo señalado en su oficio de respuesta, lo que será verificado en una próxima auditoría de seguimiento.

2.2. Diferencia entre los montos y avances a pagar.

Se advierten diferencias entre los montos y avances a pagar, señalados en la segunda disposición del Contrato de Servicios, el cual establece un monto a pagar de $112.500.000, al 20% de la obra; $159.000.000 al 70% de avance de la obra, y $ 68.500.000 al 100% de avance de la obra.

Lo anterior, incumple con lo establecido en el artículo 27 de las Bases Administrativas Especiales, en donde se indica pagar $97.500.000, al 20% de avance de la obra; $159.000.000, al 70% de avance de la obra, y el tercero de $ 68.500.000, al 100% de avance de la obra.

Respecto a esta materia, Gendarmería confirma que existe una diferencia entre los montos expuestos en el artículo 27 de las bases administrativas especiales y los montos señalados en el respectivo contrato, y que ello se produjo porque el monto ofertado por él contratista correspondiente a la suma de $ 354.220.371, excedió el presupuesto oficial en $30.000.000 aproximadamente. Al respecto, la necesidad y urgencia de ejecutar este contrato de construcción de redes de incendios en las unidades penales a nivel nacional, obligó a ajustar la oferta económica al presupuesto disponible, esto es, a la suma de $340.000.000.-. En relación con lo expuesto adjunta a su respuesta, la resolución exenta N° 795, de fecha 6 de agosto de 2012, donde consta lo citado precedentemente.

Al tenor de la explicación dada por el servicio para respaldar los ajustes de porcentajes a pagar al contratista, este Organismo de Control da por subsanada la observación.

3. Obra: "Construcción de Estanque de agua y sala de equipos en el Complejo Penitenciario de Punta Arenas".

3.1. Retención al estado de pago mayor a la reglamentada.

Se constató que el Servicio retuvo en el estado de pago N° 1, un porcentaje aproximado del 7% del monto adjudicado, siendo este superior al 5% señalado en las bases del contrato.

Cabe consignar que en dicho pago se retuvo de los $114.707.617, que corresponde al monto adjudicado, la suma de $8.073.623, mientras que la cifra correcta que resulta al aplicar el 5% del valor contratado, corresponde a $5.735.381, generando, en consecuencia, una retención en exceso,

II 'recta de dinero equivalente a $2.338.242, lo que vulnera el artículo 94 de las ti",914ministrativas Generales, por cuanto no se aplicó en dicho estado de pago el

up-csn jade retención contratado. Ver el siguiente cuadro.

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE MAGALLANES Y DE LA ANTÁRTICA CHILENA

UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

% DE RETENCIÓN MONTO EQUIVALENTE A. Aplicado: 7 $ 8.073.623.- B. Reglamentado: 5,0 $ 5.735381.- C. Diferencia: A — B $ 2.338.242.-

Ante esta observación la institución reafirma el error de cálculo producido al retener más del 5 % señalado en las Bases Administrativas Especiales.

En este contexto, el servicio agrega que al día de hoy la totalidad de las retenciones excedidas han sido devueltas, y que, sin perjuicio de lo anterior, se procurará por parte de esta Dirección Regional corregir este error en la tramitación de las futuras obras.

De acuerdo a lo señalado por el servicio en relación a que los montos en exceso cobrados en la retención han sido devueltos, este Órgano de Control, mantendrá lo observado hasta que la entidad remita los antecedentes administrativos donde conste dicho reembolso al contratista, para lo cual cuenta con un plazo máximo de 30 días hábiles contados desde la recepción del presente informe.

III. EXAMEN DE LA MATERIA AUDITADA.

1. Obra: "Conservación de Servicios Básicos del Centro Penitenciario de Punta Arenas".

Con relación al control de calidad y a la inspección ocular realizada a las obras, se observó lo siguiente:

1.1. Faltó instalar una de las calderas.

Se constató y confirmó, que una de las tres calderas contratadas y pagadas, no se instaló en el Complejo Penitenciario de Punta Arenas, vulnerando este incumplimiento, lo establecido en la letra D1, "Calderas Centrales", de las Especificaciones Técnicas de Obras de Climatización. Ver Anexo N° 1 fotografía N° 5 y 6.

En la respuesta dada por el servicio en este punto señala que la no instalación de la tercera caldera adquirida en la central térmica del Complejo Penitenciario, obedeció a una decisión de la entidad de mantener la existente. Dicha decisión, encontró su fundamento en base a que el complejo penitenciario ya tenía instalada y funcionando hace menos de un año, en ese lugar una caldera, lo cual hacía innecesario su reemplazo. Además añade que esta situación fue comentada en el informe N° 9, de fecha 14 de julio del año 2010 c -#p do por el Inspector fiscal.

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Por otra parte, expresa el servicio que no se elaboraron antecedentes que den cuenta de la disminución o compensación de la partida de instalación de esta caldera que no se realizó, debido a que no se detallaron en su momento los costos asociados a su ejecución.

El servicio fundamenta que el costo pagado demás en esta partida, fue compensado con creces por la empresa, al montar provisoriamente todo un sistema de cañerías y bombas, para alimentar las redes existentes de calefacción, mientras se ejecutaba la obra en comento, y así poder mantener la Infraestructura que en ese momento albergaba 350 privados de libertad, más los funcionarios que trabajaban en la Unidad Penal con calefacción y agua potable caliente sanitaria, funcionando en condiciones normales, y que en base a este fundamento se acordó con la empresa, no instalar la caldera pero en su lugar se ejecutarían trabajos de reemplazo de los sistemas de redes de alimentación provisorios por los definitivos.

En consecuencia esta observación se mantiene por cuanto en su oportunidad no se regularizó administrativamente esta modificación, ni se rebajó del presupuesto adjudicado la instalación de la caldera eliminada, situación que contravino las normas aludidas en esta observación, debiendo el servicio elaborar e informar a esta Entidad Fiscalizadora en un plazo de 30 días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción del presente informe, las medidas tendientes a no reiterar en lo sucesivo la situación observada

Ahora bien, la Dirección Regional de Gendarmería deberá instruir un procedimiento sumarial tendiente a determinar las eventuales responsabilidades administrativas que puedan derivarse de los hechos observados, debiendo remitir a esta Contraloría Regional copia de la resolución que instruye dicho procedimiento en un plazo de 15 días hábiles.

1.2. Problema de mantención en piezas metálicas y uniones de tuberías.

Algunas piezas especiales metálicas de unión de los sistemas de calefacción de agua, presentan oxido y corrosión como se puede apreciar en Anexo N° 1, fotografía N° 1 y 2.

Asimismo, se observan amarres de alambre que envuelven algunos tramos cortos de tuberías de agua de calefacción, y que no están especificadas o mencionadas en el contrato. Ver Anexo N° 1 fotografía N° 3 y 4.

El servicio señala que estas observaciones han sido detectadas, y que se están analizando y agrupando, con el objeto de redactar un informe consolidado que será notificado a la empresa ., a efectos que estas sean subsanadas, o, de ser pertinente, hacer efectiva la garantía existente.

Según lo expuesto por la entidad fiscalizada, onde mantener lo observado, hasta que el servicio remita e informe de la

de las medidas correctivas anunciadas, teniendo para ello un plazo de 30

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días hábiles contados desde la recepción del presente informe, lo cual será validado en una próxima auditoría de seguimiento.

2. Obra: "Construcción de Estanque de agua y sala de equipos en el Complejo Penitenciario de Punta Arenas".

Con relación al control de calidad y a la inspección ocular realizada a las obras, se observó que en el libro de obras no hay constancia de lo siguiente:

2.1. Ensaye del hormigón que certifique que este cumplió con la resistencia de H-30 especificada en lámina CCP-PA-08.

2.2. Pruebas de compactación que certifiquen el cumplimiento del 95% del Proctor Modificado del estabilizado del sello de fundación, especificado en lámina CCP-PA-08.

2.3. Granulometrías que certifiquen el cumplimiento del tamaño máximo pétreo de 1 1/2", que sirvió de estabilizado.

2.4. De la inspección radiográfica y/o gamográfica de la soldadura del estanque, que certifique su cumplimiento, según lo especificado en el numeral 5.2, de la lámina CCP-PA-06.

Las observaciones descritas precedentemente en este informe, son ratificadas por el inspector fiscal en su declaración de fecha 9 de abril de 2013.

Por consiguiente, la falta de certificación de los controles de calidad a los materiales ocupados en obra, vulneró lo establecido en el artículo 51 de las Bases Administrativas Generales.

Para responder esta observación el servicio adjunta copia de lo siguiente:

a. Resultados de los ensayes de hormigón, compactación y granulonnetrías.

b. Resultado de la inspección radiográfica y/o gamográfica de la soldadura.

c. Certificado del control de la pintura.

Esta Contraloría Regional subsana lo observado, sin perjuicio de señalar al servicio que para cumplir con lo establecido en el artículo 51 de las Bases Administrativas Generales, es obligación del inspector fiscal dejar constancia en el Libro de Obras de los resultados o certificaciones de todos los controles de calidad que se establezcan en las especificaciones técnicas del contrato.

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IV. CONCLUSIONES.

Atendidas las consideraciones expuestas durante el desarrollo del presente trabajo, corresponde concluir, que las medidas implementadas por el servicio, han permitido salvar parte de las situaciones planteadas en el Preinforme de Observaciones N° 10 de 2013.

Respecto de aquellas observaciones que se mantienen, se deberán adoptar medidas con el objeto de dar estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias que las rigen, entre las cuales se estima necesario considerar, a lo menos, las siguientes:

a) Capítulo I, numerales 1.1. y 1.2., en una próxima auditoría de seguimiento se verificará el cumplimiento de lo señalado por la entidad en su oficio de respuesta.

b) Número 1.3., se mantiene lo advertido, por tanto la entidad deberá informar a este Órgano de Control en el plazo de 30 días hábiles las medidas implementadas para no reiterar en lo sucesivo la situación observada.

c) Numerales 1.4, 1.5 y 1.7., corresponde mantener lo observado, hasta verificar en una futura auditoría de seguimiento lo indicado por el servicio en su oficio de respuesta.

d) Número 2.1., 2.2. y 2.3., corresponde verificar lo indicado por el servicio en una próxima auditoría de seguimiento.

e) Numeral 2.4., en el cual el servicio deberá informar a este Órgano de Control en un plazo de 30 días hábiles de las medidas implementadas para no reiterar en lo sucesivo la situación observada.

f) Número 2.5., se mantiene lo observado y el servicio deberá dar cumplimiento a lo expuesto en su oficio de respuesta.

i) Numeral 3.1., se mantiene la observación, hasta verificar el efectivo cumplimiento de lo indicado por el servicio en su oficio de respuesta.

j) Número 3.2., el servicio deberá informar a esta Contraloría Regional en un plazo de 30 días hábiles las medidas a implementar para no reiterar en lo sucesivo el hecho observado lo que será validado en una próxima auditoría de seguimiento.

k) Numeral 3.3., sobre el particular, la Dirección Regional de Gendarmería deberá informar a esta Contraloría Regional en un plazo de 30 días hábiles de las medidas a implementar para no reiterar en lo sucesivo el hecho observado.

I) Número 3.4., se mantiene lo observado y el servicio deberá dar cumplimiento a lo expuesto en su oficio de respuesta.

m Acápite II, numeral 1.1., el servicio tendrá que informar a la Contraloría Regional didas tendientes a no reiterar en lo sucesivo el hecho observado en un plazo

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n) Número 1.2. y 1.3., se mantiene lo observado hasta que el servicio haga efectiva las multas por atraso, informando de lo anterior a esta Entidad Fiscalizadora en un plazo de 30 días hábiles contados desde la recepción del presente informe, lo que será verificado en una futura auditoría de seguimiento.

o) Numeral 1.4, se mantiene lo observado hasta que el servicio remita en un plazo de 30 días hábiles, los actos administrativos respectivos en donde conste la devolución de lo retenido en exceso.

p) Número 2.1, relacionado con errores en monto de la boleta de garantía, esta Contraloría Regional mantendrá lo observado hasta verificar el efectivo cumplimiento de lo indicado por el servicio en su oficio de respuesta.

q) Numeral 3.1, el servicio debe remitir en un plazo de 30 días hábiles los antecedentes administrativos donde conste dicho reembolso al contratista.

r) Lo observado en el acápite III, numeral 1.1 y 1.2, la Dirección Regional de Gendarmería tendrá que informar a esta Entidad Fiscalizadora en un plazo de 30 días hábiles, las medidas tendientes a no reiterar en lo sucesivo la situación observada.

Sin perjuicio de lo anterior, respecto de las observaciones consignadas en el acápite I, numerales 1.1., 1.4., 1.5., 1.7., 2.2., 2.4., 2.5., 3.2., 3.3., 3.4.; acápite II, números 1.1. y 1.3.; además, del acápite III, numeral 1.1., la Dirección Regional de Gendarmería deberá instruir un procedimiento sumarial tendiente a determinar las eventuales responsabilidades administrativas que puedan derivarse de los hechos observados, debiendo remitir a esta Contraloría Regional copia de la resolución que instruye dicho procedimiento en un plazo de 15 días hábiles.

Finalmente para aquellas observaciones que se mantienen se deberá remitir el "Informe de Estado de Observaciones" de acuerdo al formato adjunto en Anexo N° 2, en un plazo máximo de 30 días hábiles, a partir del día siguiente de la recepción del presente oficio, informando las medidas adoptadas y acompañando los antecedentes de respaldo respectivos.

Saluda atentamente a Ud.,

CRISTIAN CÓRDOVA MALUENDA Jefe

Unidad Auditoría e Inspección Contraloría Regional de Magallanes

y Antártica Chilena

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ANEXO N° 1

Foto N°1: Oxido con pérdida de material en uniones

Foto N° 2: Oxido en unión brida - Brida

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Foto N° 3: Amarre de tuberías con alambre

Foto N°4: Ídem foto N°3

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Foto N° 5: Caldera del contrato que no fue instalada en el Complejo Penitenciario de Punta Arenas.

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ANEXO N° 2

Estado de Observaciones de Informe Final N° 10 de 2013.

N° DE OBSERVACIÓN

MATERIA DE LA OBSERVACIÓN

REQUERIMIENTO PARA SUBSANAR LA OBSERVACIÓN SOLICITADA POR

CONTRALORÍA GENERAL EN INFORME FINAL

MEDIDA IMPLEMENTADA Y SU DOCUMENTACIÓN DE

RESPALDO

FOLIO O NUMERACIÓN DOCUMENTO

DE RESPALDO

OBSERVACIONES Y/0 COMENTARIO

DE LA ENTIDAD

(.Aspectos de Control Interno. 1.1

Antecedentes de la entrega de terreno.

La entidad deberá implementar las medidas de control que señala en su respuesta.

I. Aspectos de Control Interno. 1.2

Registros de la fecha de inicio y término de la obra.

La dirección deberá implementar las medidas de control que señala en su respuesta.

I. Aspectos de Control Interno. 1.3

Resolución que autoriza aumento de plazo.

Gendarmería deberá informar en un plazo de 30 días hábiles de las medidas implementadas para evitar la reiteración de los hechos observados

I. Aspectos de Control Interno. 1.4

Libros de Obras. La Entidad deberá aplicar las medidas que indica en su respuesta.

I. Aspectos de Control Interno. 1.5

Registros en los informes del inspector fiscal.

Gendarmería de Chile deberá implementar las medidas que indica en su respuesta.

I. Aspectos de Control Interno. 1 7

Acta de Recepción Provisoria.

Le corresponde a esa Dirección, dar cumplimiento con lo señalado en su respuesta.

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Contr ti rno.

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Protocolo en resolución que aprueba el contrato.

La dirección de Gendarmería deberá cumplir con las medidas indicadas en su oficio de respuesta.

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I. Aspectos de Control Interno. 2.2

Documento de entrega de terreno.

La dirección de Gendarmería deberá cumplir con las medidas indicadas en su oficio de respuesta.

I. Aspectos de Control Interno. 2.3

Registro de la fecha de inicio del contrato.

Gendarmería deberá aplicar las medidas que indica en su oficio de respuesta.

I. Aspectos de Control Interno. 2.4

Certificación de la fecha de término de la obra.

La Institución deberá informar en el plazo otorgado la implementar las medidas para no reiterar lo observado.

I.- Aspectos de Control Interno. 2.5

Libro de Obras. La Dirección deberá dar cumplimiento a las medidas expuestas en su oficio respuesta.

I. Aspectos de Control Interno. 3.1

Protocolo en la resolución que aprueba el contrato.

La entidad deberá implementar las medidas indicadas en su oficio de respuesta.

I. Aspectos de Control Interno. 3.2

Antecedentes de la fecha de entrega de terreno.

La entidad deberá informar a esta Contraloría Regional en un plazo de 30 días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción del presente informe, las medidas a implementar para no reiterar en lo sucesivo.

(.Aspectos de Control Interno. 3.3

Registros de certificación del término de la obra.

La Institución deberá implementar las medidas indicadas en su oficio de respuesta e informarlas a esta Contraloría Regional en un plazo de 30 días hábiles.

I • • - tos de —...._ Registro del cumplimiento del contratista.

La Institución deberá implementar las medidas aludidas en su oficio de respuesta. -z.z no.

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I. Examen de Cuentas. 1.1

Partida no ejecutada La entidad deberá informar a esta Contraloría Regional en el plazo establecido, las medidas tendientes a no reitera en lo sucesivo la situación observada, en un plazo de 30 días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción del presente informe.

íntegramente.

II. Examen de Cuentas. 1.2

Recepción provisoria posterior al plazo contractual.

La Institución deberá remitir a este Órgano de Control en donde conste el cobro de la multa observada en el preinforme en un plazo de 30 días hábiles.

II. Examen de Cuentas. 1.3

Registro de la multa. La Institución deberá remitir a este Órgano de Control en donde conste el cobro de la multa observada en el preinforme, en un plazo de 30 días hábiles.

II. Examen de Cuentas. 1.4

Descuento de las retenciones.

La entidad deberá remitir a esta Contraloría Regional los actos administrativos respectivos donde conste la devolución de lo retenido en exceso en un plazo de 30 días hábiles.

II. Examen de Cuentas. 2.1

Monto de la boleta de garantía

Gendarmería deberá cumplir con lo señalado en su oficio de respuesta para subsanar lo observado.

I. Examen de Cuentas. 3.1

Retención de los estados de pago.

La entidad deberá remitir en el plazo otorgado a esta Contraloría Regional los antecedentes donde conste el reembolso al contratista de exceso de dinero retenido.

II. Examen de la Materia

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Instalación de caldera Gendarmería deberá informar a esta Contraloría Regional, en un plazo de 30 días hábiles, las medidas tendientes a no reiterar en lo sucesivo la situación observada.

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III. Examen de Mantención Gendarmería deberá informar a esta la Materia Contraloría Regional, en un plazo de 30 días Auditada. hábiles, las medidas anunciadas tendientes 1.2 a no reiterar en lo sucesivo la situación

observada.

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