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DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES- DAFP
Departamento Administrativode la Función Pública
República de Colombia
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DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES- DAFP
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COMPLEMENTARIEDAD DEL MECI Y EL SIGC
PRODUCTOS RESULTADO DE LA IMPLEMENTACIÓN
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BASES NORMATIVAS MECI - SGC
LEY 87 DE 1993
LEY 872 DE 2003
Decreto 1599 de 2005
2 Años
20 mayo 2007 8 diciembre 2008
Decreto 2913de 2007
4 Años
8 diciembre 2008
MECI
SGC
MECI 1000:2005 NTCGP 1000: 2004
Decreto 4110 de 2004
Constitución Política1991, arts. 209 y 269
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El Control Interno es un sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
El Control Interno es un sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO (L87/93)
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SISTEMA DE CONTROL INTERNO
CONTROL ESTRATÉGICO
Mecanismos deEvaluación yVerificación
CONTROL ESTRATÉGICO
CONTROL DE GESTIÓN
CONTROL DE EVALUACIÓN
ESQUEMA DE ORGANIZACIÓN
PLANESPRINCIPIOS
NORMAS
MÉTODOS PROCEDIMIENTOS
ACTUACIONESACCIONES
ADM. INFORMACIÓNADM. RECURSOS
MECANISMOS DEEVALUACIÓN YVERIFICACIÓN
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SUBSISTEMA DE
CONTROL
ESTRATÉGICOPLANEAR
ACTUA
R
VERIFICAR HACERSUBSISTEM
A DE
CONTRO
L DE
EVALUACIÓN
SUSB
SIST
EMA D
E
CONTR
OL
DE
EVALU
ACI
ÓN
SUBSI
STEM
A DE
CONTR
OL
DE
GES
TIÓN
4. Requisitos generales
5. Responsabilidad de la Dirección
6. Gestión de recursos
7. Realización del producto o servicio
8. Medición, Análisis y
Mejora
PHVA MECI - SGC
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PROPOSITOMECI 1000:2004
Proporciona una estructura para el control de la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades, con el fin de orientarlas hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado.
SGC – NTCGP 1000:2004
Orientado a dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades
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AUTOCONTROL
AUTOGESTIÓN
FUNDAMENTOS
Capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo detectar desviaciones y efectuar correctivos.
Aplicar de manera participativa los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad que permitan el desarrollo e implementación del SCI.
Capacidad para interpretar, coordinar y aplicar la función administrativa que le ha sido
asignada
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AUTORREGULACIÓNAUTORREGULACIÓN
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Cultura vs. Políticas
• Las políticas oficiales especifican que es lo que quieren los directores que suceda.
• La cultura de la organización determina lo que sucede en la realidad, y que reglas se obedecen o ignoran.
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Alto
Bajo
Bajo Alto
AB AA
BB BA
Formales:Formales:
ManualesManuales
PolíticasPolíticas
ProcedimientosProcedimientos
BurocraciaBurocracia
JerarquíaJerarquía
RegulacionesRegulaciones
LeyesLeyes
NormasNormas
Factores de Control Informales vs. Formales
Informales:Informales:
Etica, Liderazgo, Competencia, Etica, Liderazgo, Competencia, Comunicación, Moral, Trabajo en equipo, Comunicación, Moral, Trabajo en equipo, Confianza.Confianza.
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Confianza Resultado de tres clases de JuiciosConfianza Resultado de tres clases de Juicios
“Esperanza firme que se tiene de algo o de alguien”Juicio de veracidad: Coherencia entre lo que se dice
y lo que se hace.
Juicio de competencia: Se conoce la idoneidad del otro para el desempeño.
Juicio de inclusión: Se hace parte de la planeación hacia el futuro. Se tienen en cuenta mutuamente, preocupación por el bienestar común.
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PRINCIPIOS MECI - SGC
CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
IGUALDAD Enfoque hacia el cliente
Participación activa de los servidores públicos
MORALIDAD Liderazgo
Participación activa de los servidores públicos
EFICACIA Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones
ECONOMÍA Mejora continua
Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones.
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CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
CELERIDAD Enfoque basado en los procesos
Mejora continua
IMPARCIALIDAD Participación activa de los servidores públicos
PUBLICIDAD Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores
Coordinación, cooperación y articulación
RESPONSABILIDAD Enfoque hacia el cliente
Enfoque del sistema para la gestión.
Liderazgo
EFICIENCIA Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones.
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ELEMENTOS COMUNES
Responsabilidad Alta Dirección
Comité de Coordinación Equipo MECI- Calidad Representante por la
Dirección Principios Gestión por procesos
Capacitación Equipos y servidores
Administración del Riesgo
Controles Información Comunicación Satisfacción usuarios
clientes Necesidades grupos de
interés
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ROLES Y RESPONSABILIDADES
Informa en tiempo real los inconvenientes detectadosInforma en tiempo real los inconvenientes detectados
COMITÉ DE COORDINACIONCOMITÉ DE COORDINACIONDE CONTROL INTERNODE CONTROL INTERNO
GOBERNANTE O GOBERNANTE O GERENTE GERENTE PUBLICOPUBLICO
NIVELNIVELDIRECTIVODIRECTIVO
SERVIDORESSERVIDORESPUBLICOSPUBLICOS
JEFE DE CONTROLJEFE DE CONTROLINTERNOINTERNO
Evaluador IndependienteEvaluador Independiente
ResponsabilidadResponsabilidadDe ImplementarDe Implementar
El SCIEl SCI
Establecer, Desarrollar y MantenerEstablecer, Desarrollar y Mantener
Diseñar Métodos y Procedimientos Diseñar Métodos y Procedimientos
AplicarlosAplicarlos
Mide el Grado de Avance y Desarrollo del SCIMide el Grado de Avance y Desarrollo del SCI
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MECISGC
Acuerdos, compromisos y
protocolos éticos (Estandar de
conducta)
P. Transparencia
6.2 Talento Humano
6.2.2. Competencia, toma de conciencia
y formación
AMBIENTE
DE
CONTROL
SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO
Documento con principios y valores construido con participación.
Socialización de a todos los servidores
PRODUCTO
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MECI SGC
Desarrollo del Talento Humano
6.2 Talento Humano
6.2.2.
Competencia, toma de
conciencia
Y formación
AMBIENTE
DE
CONTROL
SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO
Plan Institucional de Formación y Capacitación.Manual de funcionesPrograma Inducción Programa Bienestar Plan incentivosSelección Meritocrática Evaluación desempeño
PRODUCTO
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MECI SGC
Estilo de
Dirección
5. Responsabilidad de la Dirección
5.1 Compromiso de la
Dirección
5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación
AMBIENTE
DE
CONTROL
SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO
5.2 Enfoque al cliente
Acuerdos de Gestión suscritos y evaluados en las entidades.
Evidencias que soporte el compromiso de la alta dirección
Procesos de Comunicación
PRODUCTO
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MECISGC
DIR
EC.
ESTRATÉGICO
SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO
PRODUCTO
Planes y Programas
5.Responsabilidad de la Dirección
5.3 Política de calidad
5.4.2 Planificación del sistema de calidad
La misión y visión institucionalesObjetivos institucionalesCronogramas, responsabilidades y metasDefinición de indicadores
5.4 Planificación
7.1 Planificación del
producto/servicio
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MECISGC
Modelo de operación por procesos
4. Sistema de gestión de la
calidad
4.1
Requisitos generales
5.4.2 Planificación del sistema de calidad
DIR
.
ESTRATÉGICO
SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO
4.2
Gestión Documental
Procesos caracterizadosMapa de procesosDivulgación del Modelo de Operación por ProcesosGestión por procesos
PRODUCTO
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MECI SGC
Estructura organizacional
5. Responsabilidad de la Dirección
6. Gestión de Recursos
6.1. Provisión de recursos
DIR
.
ESTRATÉGICO
SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO
5.5. Responsabilidad, autoridad y
comunicación
6.2. Talento Humano
Estructura organizacional flexible.Estructura con planta de personas, funciones, competencias, niveles de responsabilidad y autoridadLos perfiles de los cargo.
PRODUCTO
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MECI SGC
• Contexto estratégico
• Identificación de riesgos
• Análisis de riesgos
• Valoración de riesgos
• Políticas de administración de riesgos
4.1(g) Identificar puntos de control
sobre riesgos
ADMON.
DEL
RIESGO
SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO
5.6.2 (h) Riesgos como entrada a revisión por la
Dirección
8. Medición, Análisis y Mejora
PRODUCTOS
7. Realización del producto o servicio
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CONTEXTO ESTRATÉGICO Identificación de los factores internos y externos de riesgo
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Identificación de los riesgos con base en los objetivos de los procesos institucionales
ANÁLISIS DE RIESGOS Análisis de la probabilidad de ocurrencia de los riesgosAnálisis del impacto de las consecuencias de los riesgosEvaluación del riesgo frente a los procesos
VALORACIÓN DE RIESGOS Mapa de riesgos institucional (Plan de manejo de riesgos)
POLÍTICAS DE
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
Definición y divulgación de las políticas de administración del riesgo a todos los servidores de la entidad
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MECI
SGC
Políticas de operación
8.2.4. Seguimiento y medición del producto
y/o servicio
8.3 Control de producto no conforme
8.4 Análisis de datos
ACT
IVIDADES
DE
CONTROL
SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN
Políticas de Operación adoptadas por procesos y documentadasDivulgación de las políticas de operación
PRODUCTO
7.1. Planificación de la realización del producto
7.2 Procesos relacionados con el cliente
7.3 Diseño y desarrollo producto / servicio
7.5 Producción y prestación
•4.1. Requisitos generales
•4.2. Gestión documental
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MECISGC
Procedimientos
8.5.3. Acción preventiva
ACTIVIDADES DE CONTROL
SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN
8.3 Control de producto no conforme
8.4 Análisis de datos
7.1. Planificación de la realización del producto
7.2 Procesos relacionados con el cliente
7.3 Diseño y desarrollo producto / servicio
7.5 Producción y prestación
Procedimientos adoptados y divulgados
PRODUCTO
4.1. Requisitos generales
4.2. Gestión documental
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MECI
SGC
Controles
Indicadores8.2.4. Seguimiento y medición del producto y/o servicio.
SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN
8.2 Seguimiento y medición
8.3 Control de producto no conforme
8.4 Análisis de datos
7.1. Planificación de la realización del producto
7.2 Procesos relacionados con el cliente
7.3 Diseño y desarrollo producto / servicio
7.5 Producción y prestación
Incorporar los controles preventivos riesgos.
Indicadores definidos por proceso
PRODUCTO
4.1. Requisitos generales
4.2. Gestión documental
ACTIVIDADES DE CONTROL
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MECISGC
Manual de
Procedimientos/ Operación
SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN
8.3 Control de producto no conforme
8.4 Análisis de datos
7.1. Planificación de la realización del producto
7.2 Procesos relacionados con el cliente
7.3 Diseño y desarrollo producto / servicio
7.5 Producción y prestación
Manual de Operaciones adoptado y divulgado
PRODUCTO
8.3 Control de producto no conforme
8.4 Análisis de datos
7.1. Planificación de la realización del producto
7.2 Procesos relacionados con el cliente
7.3 Diseño y desarrollo producto / servicio
7.5 Producción y prestación
4.1. Requisitos generales
4.2. Gestión documental
ACTIVIDADES DE CONTROL
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• Normas que establecen objetivos, estructura y funciones de la entidad.
• Acto Administrativo de adopción o modificación del Sistema de Control Interno.
• Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos. • Misión y Visión.• Objetivos. • Mapa de Procesos. • Caracterización de Procesos incluyendo los
indicadores y controles. • Normograma de la entidad. • Descripción de procesos.
MANUAL DE OPERACIÓNMANUAL DE OPERACIÓN
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MECI
SGC
Información
Primaria
INFORMACION
SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN
PRODUCTOS
4.2.3 ( f) Control de documentos de origen externo
5.2. Enfoque al cliente
Recepción y registro de la ciudadaníaFuentes de información primariaMecanismos para la obtención información para la gestión
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SGC
Información Secundaria
4.1. b, Determinar secuencia e
interacción de procesos
4.2. Gestión Documental
SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN
4.2.4. Control de registros
8.2 Seguimiento
y Medición
8.4. Análisis de datos
PRODUCTOS
INFORMACION
Recibir sugerencias o recomendaciones de servidoresTablas de retención documental Información primaria procesada (manuales informes, actos administrativos, registros)
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MECI
Sistemas de Información
4.1. (d) Recursos e información para apoyo a la operación
6.3. (b) Equipo para
los procesos
SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN
Sistematización de la correspondencia Medios para la atención de quejas y reclamos.Sistema documental institucional
4.1 (d) Recursos e información para apoyo a la operación
SGC PRODUCTO
INFORMACION
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MECI
Comunicación Organizacional
5.1 Compromiso de la Dirección
5.5. Responsabilidad, autoridad y comunicación
5.5.3. Comunicación interna
COMUNICAC
IÓN
PÚBL
I
CA
SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN
POLÍTICA DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL Comunicación entre la dirección y los servidores Comunicación entre los responsables de los procesos
SGC PRODUCTO
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MECI
Comunicación informativa
7.2. Procesos relacionados con el
cliente
7.2.3. Comunicación
con el cliente
COMUNICACIÓN PÚBL
ICA
SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN
PRODUCTOSSGC
Medios de Comunicación entre la entidad y cliente, organismos de control y los grupos de interésInforme de resultados de gestión de la EntidadRendición anual de cuentas.Publicación trámites y formularios oficiales
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MECI
Medios de comunicación
5.5.3. Comunicación
Interna
7.2. Procesos relacionados con el cliente
6.3. (c) Servicios de
apoyo comunicación
7.2.3. (a), Información sobre
producto / servicio
SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN
Medios de comunicación entre la dirección de la entidad y los servidores
Area de atención al usuario.
Medios de acceso a la información con la que cuenta la Entidad
COMUNICACIÓN
PÚBLICA
PRODUCTOSGC
5.5.. Responsabilidad, Autoridad y Comunicación
5.5. Responsabilidad, Autoridad y Comunicación
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MECI
SGC
Autoevaluación del control
4.1. c, Requisitos generales
AUTOEVALUACIÓN
SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN
8.2.3. Seguimiento y mediciónDe los procesos
Actividades de sensibilización sobre la cultura de la autoevaluación.
Procedimientos de autoevaluación definidos
PRODUCTO
8.2.4. Seguimiento y medicióndel producto y/o servicio
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MECI
SGC
Autoevaluación de Gestión
5.6. Revisión por la Dirección
8.4. Análisis
de datos
AUTOEVALUACIÓN
8.5.1. Mejora
continua
SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN
Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación.
Procedimientos de autoevaluación de gestión definidos
Seguimiento a los indicadores
PRODUCTO
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MECI
Evaluación del sistema de
control interno
Auditoría interna
5.6. Revisión por la Dirección
8.2.2. Auditoría
interna
8.5.3. Acción preventiva
EVALUACION INDEPENDIENTE
SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN
Informe ejecutivo anual del sistema de control interno.
Procedimiento de auditoria interna
8.4. Análisis
de datos
PRODUCTO
SGC
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MECI SGC
PLANES DE
MEJORAMIENTO
• Institucional
PLANES DE MEJORAMIENTO
INSTITUCIONAL
8.5.1 Mejora continua
8.4. Análisis de datos
5.6. Revisión por la Dirección
8.5.2. Acciones Correctivas
8.5.3. Acciones Preventivas
6.2.2., d Competencia, Toma de conciencia y formación
Procedimiento definido para la elaboración del plan de mejoramiento institucional
PRODUCTO
SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN
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MECI SGC
PLANES DE
MEJORAMIENTO
•Procesos
• Individual
INSTITUCIONAL
8.5.1 Mejora continua
8.4. Análisis de datos
5.6. Revisión por la Dirección
8.5.2. Acciones Correctivas
8.5.3. Acciones Preventivas
6.2.2., d Competencia, Toma de conciencia y formación
Procedimiento definido para la elaboración del plan de mejoramiento por procesos e individual
PRODUCTO
SUBSISTEMA DE EVALUACIÓNPLANES DE MEJORAMIENTO
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VENTAJAS Y RIESGOS PARA LA VENTAJAS Y RIESGOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y IMPLEMENTACIÓN Y
CONSOLIDACIÓN DELCONSOLIDACIÓN DELMECIMECI
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Facilita que todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de la política y objetivos de calidad
Define y aplica medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir desviaciones
Mejora el servicio y atención al usuario, destinatario o beneficiario
VENTAJAS DE IMPLEMENTAR EL MECI
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Mejora la rentabilidad de la entidad en cuanto a la administración de sus áreas
Garantiza la estructura para el control a la estrategia, a la gestión y a la evaluación.
Evita la duplicidad de acciones y desgaste administrativo
Permite unificar criterios
VENTAJAS DE IMPLEMENTAR EL MECI
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Falta de liderazgo y apoyo de la alta gerencia
Deficiencia en las actividades previas a la implementación: Sobredimensionar o subestimar del alcance del proyecto
No disponibilidad del equipo de trabajo humano adecuado
Ausencia de compromiso del personal de la entidad
RIESGOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL MECI
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• Entrega de información pobre, incompleta o tardía
• No preparación adecuada en la capacitación
• No asignación de recursos
• Baja disposición al estudio y autocapacitación
• Distribución inadecuada de responsabilidades
RIESGOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL MECI
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“ TODO LO QUE USTED HAGA O SUEÑE QUE PUEDE HACER, COMIENCELO YA, LA OSADIA CONTIENE EN SI, PODER Y MAGIA”
GOETHE
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Direccción de Políticas de Control Interno Direccción de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de TrámitesEstatal y Racionalización de Trámites
WWW.dafp.gov.coWWW.dafp.gov.co
Carrera 6 No. 12 – 62. Piso 5Carrera 6 No. 12 – 62. Piso 5PBX: 3344080 a 87 Extensión 165, 126,146 y PBX: 3344080 a 87 Extensión 165, 126,146 y
135. FAX: 3412120135. FAX: 3412120Teléfono Directo: 3360686Teléfono Directo: 3360686
E_mail: [email protected]_mail: [email protected]