DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL · Web viewPor tal motivo, se visitó tanto el espacio destinado para el almacenamiento de los documentos del Archivo de Gestión Especializado

DIRECCIN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

Informe de asesora N001-2015

Tribunal de Servicio Civil

Direccin General del Archivo Nacional

Departamento Servicios Archivsticos Externos

Tribunal de Servicio Civil (TSC)

Informe de asesora N 001-2015

Elaborado por:

Mara Soledad Hernndez Carmona

Estrellita Cabrera Ramrez

Enero, 2015

Tribunal de Servicio Civil

Informe de Asesora N 001-2015

1. Justificacin

El presente informe de asesora se elabor en respuesta a la solicitud presentada por el seor Joyce Ugalde Huezo, Presidente del Tribunal de Servicio Civil, mediante oficio N TSC-013-2014 de 05 de diciembre de 2014, donde solicit una asesora con el fin de crear un archivo central y conocer el procedimiento de valoracin de documentos.

Por esta razn, el 20 de enero de 2015 se efectu una visita en las instalaciones del Tribunal, ubicadas en Sabana Norte, 100 metros al Norte del Banco Scotianbank. A continuacin el detalle:

2. Alcance

Esta asesora tiene como objetivo evaluar la gestin documental y la creacin del Archivo Central en este rgano colegiado. Por tal motivo, se visit tanto el espacio destinado para el almacenamiento de los documentos del Archivo de Gestin Especializado en Expedientes de gestin de despidos[footnoteRef:1], as como los archivos de gestin de las oficinas de la Direccin Administrativa (Seguridad y Vigilancia, Confeccin y Ejecucin Presupuestaria, Informtica, Recursos Humanos, Proveedura y Bodega, transportes y Servicios Generales) y la Secretara Administrativa del Tribunal. [1: Vase anexo 1]

3. Fuentes utilizadas

Entrevista a los funcionarios de la institucin, Augusto Ugarte Orias, Actuario; Paola Mndez Avendao, Directora Administrativa, Jos Manuel Chacn Gutirrez, Asesor Legal, Viviana Jimnez Abarca, Encargada del rea de Informtica y Carlos Aguiar Azofeifa, Encargado del Archivo de Gestin Especializado en Expedientes de gestiones de despido.

Ley N 6155 de 28 de noviembre de 1977

Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 y su Reglamento No. 24023-C.

Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrnicos, N 8454 de 30 de agosto de 2005

Ley General de Control Interno, N 8292 de 31 de julio de 2002

Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrnicos, Decreto N 33018 de 20 de marzo de 2006

Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional para la produccin de documentos en soporte papel de conservacin permanente, publicada en la Gaceta N 226 del 22 de noviembre de 2010

Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional con las regulaciones tcnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestin de documentos producidos por medios automticos, publicada en la Gaceta N 61 Viernes 28 de marzo de 2008

Directriz N 040 MICIT de 23 de junio 2005

Polticas de Formatos Oficiales de los Documentos Electrnicos Firmados Digitalmente

Actualizacin de la Gua de Trmites y Servicios de la Direccin General del Archivo Nacional Servicio Valoracin documental. Publicado en la Gaceta N 179 de 18 de setiembre de 2013

Instructivo para la elaboracin de tablas de plazos de conservacin de documentos (2013)

Resolucin CNSED-01-2009

Resolucin CNSED-01-2011. Publicada en la Gaceta N 184, del 26 de setiembre del 2011

Resolucin CNSED-01-2012. Publicada en la Gaceta Digital N 244, Alcance 206, del 18 de diciembre de 2012

Resolucin CNSED-01-2013. Publicada en la Gaceta Digital N 179 del 18 de setiembre de 2013

Resolucin CNSED-01-2014. Publicada en la Gaceta Digital N 5 de 8 de enero de 2015

4. Metodologa

Se consult al personal de las distintas unidades de la institucin.

Se realiz una visita a al Tribunal de Servicio Civil.

Se consult la normativa atinente a la institucin y a la materia archivstica.

5. Marco conceptual

A continuacin se ofrecen una serie de conceptos bsicos relacionados con el mbito archivstico en las instituciones pblicas de Costa Rica:

Archivo:

Conjunto orgnico de documentos e informacin que, independiente de sus caractersticas forma o soporte material en el que se encuentre, es producida o recibida por una persona jurdica, singular o colectiva, o por un organismo privado en el ejercicio de sus actividades y conservada, especializadamente en una institucin de servicios que tiene como finalidad el tratamiento, preservacin y uso de dicha informacin, como instrumento de apoyo a las actividades de los organismos y/o como testimonio de los mismos,[footnoteRef:2] [2: Archivo General de la Nacin Colombia (1997). Hacia un diccionario de terminologa archivstica, Bogot. p. 9. Citado por Mario Gonzlez Camacho en: Informe de Asesora 8-2007. Unin Mundial para la Naturaleza. Departamento de Servicios Archivsticos Externos, Direccin General del Archivo Nacional.]

Archivo Central[footnoteRef:3]: [3: ]

Archivo que custodia los documentos y expedientes completos, transferidos desde las unidades productoras o desde los archivos de oficinas, cuyo uso administrativo todava es frecuente.

Archivo de Gestin[footnoteRef:4]: [4: Mundet, J. (2011). Diccionario de Archivstica. Alianza Editorial, S.A. Pg. 80]

Es el propio de las unidades administrativas de una organizacin, de ah que sea tambin conocido como archivo de oficina, y est compuesto por los documentos y expedientes en fase de tramitacin, con plena vigencia administrativa y jurdica, as como los que son de uso frecuente para la gestin de los asuntos corrientes de dicha unidad.

Archivo de Gestin Especializado:

Consiste en un archivo que rene, conserva, clasifica, ordena, describe, selecciona, administra y facilita un tipo o serie documental especfico que responde a una funcin en particular. Por ejemplo:

Expedientes de gestin de despido (Tribunal de Servicio Civil)

Expediente de refugiados (Direccin General de Migracin y Extranjera, Unidad de Refugiados)

Expedientes de pensiones (Direccin Nacional de Pensiones)

Hospitales (Expedientes clnicos)

Libro sacramentales (Curia Metropolitana)

Documento[footnoteRef:5]: [5: Heredia, A. (2011). Lenguaje y vocabularios. Consejera de Cultura. Pg 89]

Cualquier informacin registrada en cualquier soporte.

Documento de archivo[footnoteRef:6]: [6: Ibid.]

Unidad de informacin estructurada y contextualizada, registrada en cualquier soporte, producida por un agente productor en el ejercicio de sus funciones y actividades atribuidas, testimonio y prueba de una o varias acciones cuya relacin entre ellas determina dicha unidad.

Expediente: Unidad organizada de documentos reunidos ..

Valoracin documental[footnoteRef:7]: [7: Mundet, J. (2011). Diccionario de Archivstica. Alianza Editorial, S.A. Pg. 356]

Acto de juicio formulado a partir del estudio de las series documentales, su origen funcional, la naturaleza de los actos que recogen, la tipologa documental, el valor que han tenido o puedan conservar en adelante para la entidad que los ha producido, el que puedan ofrecer para su propia historia, para la investigacin en general y para la difusin cultural; es decir, su valor administrativo, legal e histrico, de informacin y de investigacin, presente y futuro. En definitiva, se trata de apreciar el valor de los documentos para establecer los criterios que rigen su destino.

Tabla de plazos de conservacin de documentos[footnoteRef:8]: [8: Costa Rica. Leyes, decretos, etc. Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N 7202 del 24 de octubre 1990. Ministerio de Cultura y Juventud, Direccin General del Archivo Nacional. (Tercera edicin 2002)]

Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institucin, en el cual se anotan todas sus caractersticas y se fija el valor administrativo y legal.

Valoracin parcial de documentos[footnoteRef:9]: [9: Ibid. ]

Es un instrumento que se utiliza para hace consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que han perdido su valor administrativo y legal.

6. Identificacin de la entidad[footnoteRef:10] [10: Historia, sf. Disponible en: http://www.tsc.go.cr.]

6.1 Resea histrica:

Antes de la creacin del Rgimen de Servicio Civil el nombramiento y remocin de los funcionarios pblicos era realizado libremente por el Poder Ejecutivo (Presidente y Ministros) y era lo que se conoca como Botn Poltico, donde la mayora de los servidores eran removidos para dar paso a los "amigos" del nuevo Gobierno, lo que lgicamente atentaba no solo con la estabilidad de los trabajadores sino con la eficiencia de la Administracin, despidiendo a muy buenos servidores y con mucha experiencia que podran contribuir a mejorar el Estado.Esta situacin se mantuvo por varios aos y fue el principal motivo que revel la necesidad de crear el Rgimen de Servicio Civil.

Fue as, durante una de las administraciones de don Ricardo Jimnez como un primer intento, que se propuso dar estabilidad a los maestros; sin embargo esta propuesta no prosper por considerarse inconstitucional, ya que la Constitucin estableca que "corresponde al Poder Ejecutivo el libre nombramiento y remocin de los funcionarios pblicos".No es sino con la emisin de la Ley 1581, del 30 de mayo de 1953, que a su vez se fundamenta en los artculos 191 y 192 de la Constitucin Poltica, que se logra la creacin del Estatuto de Servicio Civil que, tal como lo define en su artculo 1, vendra a regular conjuntamente con sus reglamentos, las relaciones entre el Poder Ejecutivo y sus servidores, con el propsito de garantizar la eficiencia de la Administracin Pblica y proteger a dichos servidores. Con estos acontecimientos se da lugar al nacimiento de la Direccin General de Servicio Civil y del Tribunal de Servicio Civil (vanse artculos 7,10,14 y captulo IX del citado Estatuto).

En la exposicin de motivos que acompa al proyecto de esta Ley y en lo que atae al Tribunal, entre otras cosas se seal "...se crea un Tribunal encargado de vigilar la pureza y correccin de los procedimientos, sirviendo como cuerpo resolutivo en las querellas de los servidores que se sientan perjudicados en sus derechos.Este Tribunal, desde luego, no participa en el aspecto administrativo y tcnico del sistema y por la importancia y delicadeza de sus funciones, es deseable que sus miembros sean personas de reconocida probidad moral y partidarios de las prcticas y fundamentos del Servicio Civil...".El procedimiento indicado en el Proyecto trata de poner a salvo a los servidores contra abusos de poder y decisiones caprichosas y les da a stos la necesaria oportunidad de defenderse de los cargos e imputaciones que se les pudieran hacer, mediante el aporte de pruebas y el recurso de apelacin ante un cuerpo imparcial como es el Tribunal Superior de Trabajo. (Rodrguez Acosta, 1985, pg.2)

Tiempo despus, en La Gaceta del 19 de agosto de 1976, se public un proyecto de ley para la adicin de un nuevo Ttulo III al Estatuto de Servicio Civil, sealando la necesidad de una reorganizacin urgente del Tribunal de Servicio Civil, con el fin de dotarlo de los instrumentos tcnicos necesarios para que pueda cumplir satisfactoriamente su misin.Posteriormente, en el Alcance N151 a La Gaceta N200, del 22 de octubre de 1977, fue publicado el Dictamen afirmativo de mayora para esta adiccin y es as como, en el Alcance N187 a La Gaceta N242 del 22 de diciembre de 1977, se public la Ley N6155 del 28 de noviembre de ese ao que contiene el Ttulo III, denominado "Del Tribunal de Servicio Civil", como adicin al Estatuto de Servicio Civil. (Rodrguez Acosta, 1985, pg.4)

Tal y como lo seala Rodrguez Acosta (1985, pgs. 4 y 28), en su documento sobre el Tribunal de Servicio Civil; la validez de su existencia ha sido debatida varias veces, sobre todo en lo que se refiere a su constitucionalidad. sta ha sido cuestionada primordialmente derivada de la aplicacin de los artculos 43 y 44 del Estatutoantes citado, que establecen los procedimientos para el despido de los servidores pblicos protegidos por este Rgimen, basndose en que los artculos 70 y 153 de la Constitucin Poltica consagran que tal funcin corresponde solo a los Tribunales de Trabajo, aun cuando se trate de dirimir conflictos entre el Estado y sus servidores. En tales oportunidades el Tribunal de Servicio Civil ha salido airoso de estas pruebas, porque la Corte Suprema de Justicia ha confirmado su validez en todas las ocasiones en que se le ha sometido el asunto, avalando con ello su existencia y competencia.Tribunal de Servicio Civil, Rodrguez Acosta Hilda, Ctedra de Derecho Laboral Lic. Manuel Hernndez, Colegium Academicum, UACA, 1985.

Durante ms de treinta aos se interpret que el Tribunal actuaba en calidad de rgano jurisdiccional. No es sino hasta 1990 que la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, mediante el voto No.1148-90 de las 17:00 hrs, del 21 de setiembre de 1990, determin que se trata de un rgano de instancia administrativa, cuyas resoluciones por esto mismo agotan la va administrativa, abriendo as las vas jurisdiccionales comunes. En este Tribunal se cumplen los principios del debido proceso en relacin con los casos que le corresponde resolver. De conformidad con el artculo 185 del citado estatuto, al Tribunal de Servicio Civil se le invisti de independencia funcional y de criterio, de la atribucin de dictar su propio Reglamento Interior y hacer los nombramientos con sujecin al trmite de seleccin de personal previsto en el Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento, y de la Ley General del Presupuesto

6.2 Misin:

Administrar justicia en sede administrativa, en relacin con los conflictos que surjan entre la Administracin y los servidores amparados al Rgimen de Servicio Civil, con objetividad, independencia de criterio y con estricto apego a las normas y procedimientos que el ordenamiento jurdico establece.

6.3 Visin:

El Tribunal de Servicio Civil busca consolidarse como una institucin que administra eficientemente la justicia en sede administrativa dentro de Rgimen de Servicio Civil, totalmente profesionalizada y con procesos operativos completamente sistematizados, para garantizar la prestacin del servicio con el ms alto nivel de calidad.

6.4 Objetivos:

Fomentar y desarrollar la justicia que se imparte en esta sede administrativa, con estricto apego a los principios de legalidad, objetividad, transparencia e imparcialidad.

Procurar y fortalecer el desarrollo de un procedimiento actualizado, moderno y tecnificado que permita el desenvolvimiento eficaz, gil y oportuno de su gestin, con franca satisfaccin del inters pblico.

Propiciar la conformacin y mantenimiento de un equipo de trabajo altamente calificado en lo profesional, tcnico, moral y humano, que le permita a la organizacin cumplir a cabalidad su misin y alcanzar su visin y objetivos.

Facilitar e incrementar el control interno de su gestin, en garanta y resguardo del uso racional de sus recursos, la custodia y mantenimiento de sus bienes, agilidad u orden en la tramitacin de sus acciones.

6.5 Funciones:

La competencia del Tribunal (regulada en los artculos 14, 47 y 190 de la mencionada ley 63 de su Reglamento, y sus reformas), consiste en el conocimiento:

En primera instancia de los casos de despido;

En nica instancia de las reclamaciones que presenten los quejosos por disposiciones de la Direccin General;

En nica instancia de las reclamaciones contra las disposiciones o resoluciones de los jefes que causen perjuicio;

Decretar en cualquier estado de la diligencias de gestin de despido, la suspensin provisional del servidor en el ejercicio del cargo (la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia en reiteradas resoluciones ha indicado que la suspensin como media cautelar deber decretarse con goce de salario);

Autorizar la reduccin forzosa de servicios por falta de fondos o para lograr una eficaz y econmica reorganizacin.

7. Diagnstico:

De la evaluacin realizada en materia archivstica se determin que el Tribunal de Servicio Civil se ha especializado en la administracin de los expedientes de gestin de despidos y de reclamos de funcionarios de este rgimen, por lo que puede considerarse como un Archivo de Gestin Especializado. En este caso, los expedientes se encuentran custodiados en un local que anteriormente fue utilizado como garaje de una casa de habitacin, y que tanto, no cuenta con las condiciones medioambientales idneas para la conservacin de la muestra de estos expedientes, declarados con valor cientfico cultural.

En cuanto a la gestin de los expedientes es importante indicar que se ordenan en forma numrica consecutiva (carpeta) de acuerdo con el ingreso de cada trmite. El contenido principal de estos expedientes corresponde a las pruebas aportadas por las partes y la resolucin final dictada por este tribunal.

Ahora bien, durante la visita se determin que la mayora de los legajos de prueba que se utilizan como insumo para resolver cada denuncia no son incluidos dentro del expediente, por lo cual se fragmenta la unidad documental. Cabe sealar que el criterio de inclusin de la prueba en el expediente se realiza considerando el tamao del legajo, por lo cual los de menor volumen se conservan dentro del expediente de trmite y los de mayor volumen se archivan en carpetas aparte denominadas legajos de prueba. Estos legajos se ordenan de manera numrica en correspondencia con el nmero del expediente que les dio origen.

Para garantizar el acceso y facilitacin de la documentacin, la institucin posee una base de datos[footnoteRef:11] en Microsoft Access que permite recuperar la informacin segn el nmero de expediente y la vincula con el nombre de la persona. [11: Vase anexo 2.]

Asimismo, el TSC no ha conformado un Archivo Central, y por ende no se encuentran normalizados los procedimientos para clasificar, ordenar, describir, facilitar y conservar los documentos como lo establece la normativa vigente. Tampoco se ha nombrado un Encargado de Archivo Central especializado en Archivstica, aunque si es importante sealar que el seor Carlos Aguiar Azofeifa ha sido el encargado del Archivo Especializado en Gestin de Expedientes desde hace aproximadamente 5 aos.

En cuanto a la valoracin documental, se debe indicar que el Tribunal de Servicio Civil cuenta con un Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin de Documentos, conformado por los seores: Paola Mndez Avendao, Directora Administrativa, Jos Manuel Chacn Gutirrez, Asesor Legal y Carlos Aguiar Azofeifa, Encargado del Archivo de Gestin Especializado.

De acuerdo con los antecedentes del Tribunal de Servicio Civil, custodiados en el archivo de gestin de la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos (CNSED), este CISED solamente ha presentado un trmite de valoracin parcial correspondiente a los expedientes de gestiones de despidos y reclamos. Esta valoracin fue conocida por la CNSED en la sesin N 08-2012 de 09 de febrero de 2012 y acord declarar con valor cientfico cultural una muestra del 5.5% de dichos expedientes.

Cabe sealar, que debido a las funciones especficas que ejerce este rgano colegiado, los principales tipos documentales que produce son los expedientes de gestiones de despido y los expedientes de reclamos. Sin embargo, el Tribunal cuenta con varias unidades administrativas que facilitan el quehacer de la entidad, en las cuales tambin se producen y reciben documentos.

No obstante, el CISED no ha iniciado el proceso para la elaboracin de tablas de plazos de conservacin de documentos ni valoraciones parciales pertenecientes a dichas reas administrativas.

8. Propuesta sobre el desarrollo archivstico en el Tribunal de Servicio Civil

Con el propsito de alinear los objetivos institucionales con el marco normativo vigente, es importante considerar que segn se seala en los artculos 41, 42 y 43 de la Ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos, las instituciones deben:

Contar con un archivo central:

Artculo 41. -

Todas las instituciones debern contar con un archivo central y con los archivos de gestin necesarios para la debida conservacin y organizacin de sus documentos, lo que deber hacer, salvo normativa especial, de acuerdo con las disposiciones de esta ley, su reglamento y las normas de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, de la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos y de la Direccin General del Archivo Nacional.

Cumplir las funciones y competencias que la ley le confiere:

Artculo 42. -

a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institucin, de acuerdo con los plazos de remisin de documentos.

b) Coordinar con la Direccin General del Archivo Nacional la ejecucin de las polticas archivsticas de la institucin respectiva.

c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institucin. Asimismo, transferir a la Direccin General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el perodo de vigencia administrativa.

ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio pblico.

d) Velar por la aplicacin de polticas archivsticas y asesorar tcnicamente al personal de la institucin que labore en los archivos de gestin.

e) Colaborar en la bsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestin de la entidad.

f) Los archivistas que laboren en el Archivo Central debern asistir a la asamblea general de archivistas, cada ao.

g) Solicitar asesoramiento tcnico a la Direccin General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.

h) Integrar el comit a que se refiere el artculo 33 de la presente ley.

i) Solicitar a la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos autorizacin para eliminar documentos. El jefe formar parte de la Comisin de acuerdo con el artculo 32 de la presente ley.

j) Rendir un informe anual a la Direccin General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivstico de la institucin. Esta Direccin dar a conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

k) Entregar a la Direccin General del Archivo Nacional, segn lo establezca el reglamento, una copia de los instrumentos de descripcin, en los que est registrada toda la documentacin.

l) Cualquier otra por disposicin de la Junta Administrativa del Archivo Nacional. (El subrayado no es del original)

Tener un tcnico o profesional en Archivstica a cargo de la unidad:

Artculo 43.

Cada archivo central tendr dentro de su personal, cuando menos un tcnico profesional en archivstica y a los tcnicos necesarios de la misma especialidad.

Tomando en cuenta los artculos 41 y 42 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos las instituciones del Estado Costarricense deben normalizar y regular los siguientes procesos archivsticos: produccin, clasificacin, ordenacin, descripcin, valoracin, seleccin, eliminacin, conservacin y facilitacin documental. A continuacin se desarrollan una serie de apartados que tienen como objetivo explicar el sustento terico de cada uno de los procesos, as como recomendar las principales acciones que la institucin debe implementar para cumplir con el marco normativo vigente y las buenas prcticas archivsticas.

8.1 Normalizacin:

El proceso de normalizacin es uno de los ms importantes que debe liderar un Archivo Central puesto que implica la estandarizacin de polticas, procedimientos y normas bajo las cuales los archivos de gestin deben realizar las principales funciones archivsticas: reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar los documentos producidos o recibidos

En este sentido, es indispensable que se creen y utilicen manuales, lineamientos o polticas en materia archivstica que estn aprobados por las autoridades y que coadyuven a la normalizacin documental.

Archivo Central: Una vez creada la unidad de Archivo Central y designado el o la encargada de esta rea, es indispensable proceder a crear un manual de polticas, directrices y lineamientos para el Archivo Central y las oficinas productoras, cuyo objetivo es organizar y normalizar las funciones archivsticas dentro de la institucin. En atencin a lo anterior, se recomienda estandarizar la produccin de los principales tipos y series documentales que genera la entidad y crear formatos y plantillas modelo (oficios, cartas, memorandos, informes, expedientes)[footnoteRef:12]. [12: Para ampliar informacin con respecto a la elaboracin de polticas archivsticas se recomienda visitar el sitio web del Archivo Nacional de Costa Rica, especficamente en el apartado Rectora del Sistema, asesoras modelo. ]

Archivos de gestin: Los archivos de gestin y el Archivo de Gestin Especializado deben proceder a normalizar los distintos procesos archivsticos conforme se establezca en las polticas archivsticas institucionales emitidas por el Encargado del Archivo Central.

Es importante indicar, que es responsabilidad del Encargado del Archivo Central vigilar el cumplimiento de las polticas y procedimientos establecidos para el quehacer archivstico de la institucin, en cada una de las reas administrativas.

8.2 Clasificacin:

La clasificacin es el proceso archivstico que significa dividir el total de documentos de una entidad, organizacin u oficina, siguiendo algn criterio, pues estos no se pueden almacenar simplemente en el orden en que se van produciendo.

El uniformar o normalizar los criterios para archivar en los archivos de gestin de la institucin, permite identificar qu se produce y qu se recibe en cada departamento, con ello se logra que cualquier funcionario pueda archivar documentos, al seguir un esquema bsico, llamado cuadro de clasificacin. La uniformidad en estos cuadros permite tambin acceder a la informacin de manera oportuna, suficiente y exacta, elementos indispensables para que la toma de decisiones y la administracin sean eficientes y eficaces.

Los sistemas de clasificacin existentes son[footnoteRef:13]: [13: Ministerio de Educacin Pblica. Sistema Institucional de Archivos. Direccin Archivo Central. Manual de Procedimientos Archivsticos para los Archivos de Gestin. 4ta Edicin. Octubre 2007. pg., 7.]

-Clasificacin orgnica: los documentos se clasifican de acuerdo a la estructura orgnica de la entidad.

-Clasificacin por funciones: los documentos se clasifican segn las funciones y actividades de la institucin.

-Clasificacin por asuntos o materias: se refiere a la clasificacin de acuerdo con los contenidos sustantivos de los documentos, es decir, basado en los asuntos o materias de que versan.

Cada uno de estos sistemas de clasificacin presentan fortalezas y debilidades, tales como:

-El orgnico es objetivo, exacto, fcil y expedito, pero rompe la unidad de los trmites y de las funciones. Es lento para tomar decisiones, pues la bsqueda de la informacin se debe realizar en muchas carpetas.

-En el sistema funcional la capacidad de respuesta es rpida, haciendo expedita la toma de decisiones administrativas, adems no rompe la unidad de trmite. Sin embargo, se requiere conocer con profundidad las funciones de la organizacin y el proceso de archivar es ms lento.

-La principal desventaja del sistema por asuntos es su alto grado de subjetividad y que se pierde el contexto de produccin documental y su relacin con otros.

En este sentido, una buena estrategia es aprovechar las fortalezas de cada sistema de clasificacin, mediante el sistema llamado ORFUAS (orgnico, funcional, por asunto o materia).

Archivo Central: Se recomienda realizar una fase previa de anlisis de los tipos y series documentales producidos por la institucin y con base en ello, elaborar un cuadro de clasificacin conforme a las necesidades de la institucin.

Archivos de gestin: Se determin que las oficinas productoras clasifican segn la procedencia de los documentos, es decir en forma orgnica, aunque no existe un cuadro clasificacin o gua de archivo, por lo que se recomienda la implementacin de cuadros de clasificacin para las oficinas administrativas.

8.3 Ordenacin:

En lo relativo a la ordenacin Cruz Mundet[footnoteRef:14], seala que: [14: Cruz-Mundet, J.R. (2001). Manual de Archivstica. (4ta edicin). Madrid: Fundacin Germn Snchez Ruiprez. p.48]

() la organizacin de un fondo no termina con la clasificacin, sino que se complementa con la disposicin de los distintos elementos. Por tanto, la ordenacin es una tarea consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los nmeros. La ordenacin se puede aplicar en documentos, expedientes, series, entre otros. En el caso de los expedientes, los documentos se ordenan siguiendo la lgica de su tramitacin, que casi siempre coincide con su secuencia cronolgica.

Existen distintas alternativas para ordenar los documentos, pero lo relevante es aplicar aquella o aquellas que respondan a las necesidades de la institucin y que permita una localizacin gil y expedita de los documentos. Por ejemplo los mtodos de ordenacin comnmente utilizados son los siguientes[footnoteRef:15]: [15: Retana-Urea, C. y Bermdez-Muoz, M. (2006). Clasificacin y ordenacin documental en los archivos de oficina. Cuadernillos del Archivo Nacional. Serie Qu es y qu hace un archivo? 16 (1), 18-28.]

Cronolgico: El criterio ordenador empleado por este mtodo se basa en la fecha de los documentos, siguiendo sus tres componentes de mayor a menor: el ao, el mes y el da.

Alfabtico: Los documentos se ordenan siguiendo el orden continuo del alfabeto y se aconseja su aplicacin en series y subseries documentales pequeas. La ordenacin alfabtica puede ser a su vez onomstica (nombres de personas o razones sociales), toponmica (lugares geogrficos) y de materias (nombres comunes).

Numrico: en este mtodo se establece la ordenacin de los documentos mediante una numeracin correlativa (serie natural de los nmeros). Se recomienda su uso en archivos en los que el volumen documental es grande, permitiendo una ordenacin exacta de los documentos y una lectura gil. No obstante, este mtodo requiere la utilizacin de instrumentos descriptivos para poder localizar el documento.

Alfanumrico: Consiste en la combinacin de letras y nmeros para componer los cdigos de ordenacin.

Archivo Central: No existe normalizacin al respecto por lo que se recomienda incluir los lineamientos sobre ordenacin en el Manual de polticas archivsticas que debe disear el profesional a cargo del Archivo Central con el apoyo de los superiores jerrquicos.

Archivos de gestin: En los archivos de gestin se utiliza principalmente el mtodo de ordenacin alfabtico para las unidades documentales ubicadas en carpetas. En general, los documentos dentro de las carpetas se ordenan cronolgicamente y en forma descendente, es decir, con el documento ms reciente a la vista.

En el caso del Archivo Especializado de Gestin de Expedientes se utiliza el mtodo de ordenacin numrico y cronolgico. Sin embargo, como se indic en el apartado 8, los legajos de prueba se conservan en un expediente aparte con el mismo nmero del expediente de gestin de despido o de reclamo que les dio origen. En este sentido, se recomienda normalizar la gestin de estos documentos en el siguiente sentido:

a) Archivar conjuntamente ambos expedientes aunque se encuentren en expedientes distintos, o caso contrario, referenciar correctamente los documentos de prueba con el expediente que contiene la resolucin del tribunal.

b) Procurar que los legajos de prueba de los expedientes se mantengan en un depsito que rena las condiciones medioambientales necesarias para una custodia responsable y que garantice la accesibilidad de esta importante documentacin.

c) Adquirir el equipo y mobiliario (estantera) adecuados para que los expedientes se conserven adecuadamente y estn ubicables y disponibles.

d) Habilitar un rea de tratamiento y de consulta de expedientes para los usuarios internos y externos.

8.4 Descripcin:

La descripcin archivstica[footnoteRef:16] se define como el conjunto de herramientas y tareas encaminadas a informar acerca del contenido de los documentos, desde la pieza simple hasta la agrupacin documental mayor, el fondo; con la finalidad de hacer eficazmente accesibles los documentos y ponerlos al servicio de los usuarios. [16: Cruz-Mundet, J.R. (2011). Diccionario de Archivstica. Madrid: Alianza Editorial, S.A.]

Constituye la parte culminante del trabajo archivstico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la propia documentacin: informar. Es una tarea primordial del quehacer archivstico y una consecuencia ineludible de la organizacin de los fondos, encaminada a poner los documentos en servicio, es decir, ponerlos a disposicin de la sociedad. En definitiva, el objeto de la labor descriptiva es hacer accesibles eficazmente los fondos documentales[footnoteRef:17]. [17: Cruz-Mundet, J.R. (2001). Manual de Archivstica. (4ta edicin). Madrid: Fundacin Germn Snchez Ruiprez.]

Archivo Central: Se recomienda identificar el fondo documental de la institucin, y posteriormente, valorar la posibilidad de iniciar la descripcin de este en una base de datos o sistema permita recuperar y facilitar la documentacin de forma eficiente, contemplando para ello campos solicitados en la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica (ISAD-G)[footnoteRef:18] del Consejo Internacional de Archivos. [18: Disponible en el sitio web del Consejo Internacional de Archivos: www.ica.org]

Archivos de gestin: Todo archivo de oficina o de gestin debe elaborar un programa descriptivo, de acuerdo con su fondo documental y el servicio que presta. En este sentido y en razn del debido control, deben ser prioritarios los registros de entrada y salida de documentos, las listas de remisin y las tablas de plazos de conservacin de documentos. Asimismo, las unidades administrativas debern contar con los materiales, equipo y mobiliario que permitan una buena conservacin de la documentacin.

En el Archivo Especializado de Gestin de Expedientes no existen instrumentos descriptivos normalizados, sin embargo; el seor Carlos Aguiar Azofeifa, Encargado de esta unidad seal que se cuenta con un libro de control de ingreso de los documentos tanto para el rea sustantiva como para la administrativa. Este instrumento recopila datos como: nmero de oficio, mes, ao, asunto y oficina a la que se dirige el documento.

Asimismo, la institucin dise para la localizacin de los expedientes de despidos y reclamos administrativos una base de datos en Microsoft Access que incluye aspectos como: nmero de expediente, nombre de la persona, cdula, tipo de reclamo, fecha de recibido, asunto, descripcin del asunto, ministerio del que proviene el trmite, dependencia y puesto.

Ahora bien, durante la reunin sostenida con la seora Viviana Jimenez Abarca, Coordinadora de Tecnologas de la Informacin, la funcionaria manifest el inters de la institucin por migrar la informacin contenida en Access a un sistema informtico ms completo y eficiente.

Por tal razn, se advierte que en caso de que la institucin opte por implementar una base de datos relacional u otra como Laserfiche, con captura de documentos digitalizados; debe proceder a crear plantillas, a establecer competencias y restricciones sobre la administracin y acceso a la base de datos, as como a generar polticas de preservacin a largo plazo y recuperabilidad de los documentos mediante la incorporacin de los metadados necesarios para garantizar la facilitacin y el derecho al acceso a la informacin y la transparencia administrativa.

8.5 Prstamo documental:

En relacin con el prstamo y facilitacin de los documentos custodiados por el Archivo Central y el Archivo Especializado del Tribunal del Servicio Civil, deben considerarse los aspectos citados a continuacin:

a. La documentacin no podr salir de la Institucin, salvo en casos de exposicin previamente autorizados por el Encargado del Archivo Central, el jerarca institucional y bajo las normas establecidas para tal efecto; o bien por requerimiento de los Tribunales de Justicia y de la Contralora General de la Repblica u rganos autorizados por Ley.

b. Los investigadores que utilicen informacin del Archivo Central estarn obligados a entregar una copia del trabajo realizado, cuando a juicio del Archivista este lo considere como un aporte importante para el inters institucional.

c. El prstamo de documentos se har a funcionarios y particulares siempre y cuando el documento no se haya declarado de consulta restringida ya sea por motivos de conservacin o porque los documentos contengan informacin sensible o sean secretos de Estado.

d. Para el prstamo de documentos se deber llenar una boleta[footnoteRef:19] denominada prstamo de documentos, y el funcionario que retire el documento firmar como responsable. El responsable del Archivo Central controlar la devolucin oportuna de los documentos facilitados. [19: Vase 3]

e. Cualquier ciudadano interesado en consultar documentos deber hacer solicitud por escrito indicando con toda claridad el objetivo de la investigacin, llenar la boleta de prstamo de documentos y adems deber identificarse con su cdula de identidad o carn de estudiante en su defecto.

Finalmente, cabe decir que los archivos de gestin tambin deben utilizar controles para el prstamo de documentos, entre los cuales se consideran fundamentales la boleta de prstamo y la boleta testigo.

8.6 Transferencias:

Archivo Central: Corresponde al Archivo Central establecer y regular los procedimientos adecuados para que los documentos ingresen debidamente descritos y organizados. Para ello, el o la funcionaria encargada de la unidad deber:

Realizar una buena capacitacin o explicacin a los encargados de los Archivos de Gestin sobre el proceso diseado por l mismo para la transferencia de los documentos (papel y electrnico) al Archivo Central.

Solicitar los Jefes de Departamento, la transferencia de los documentos al depsito del Archivo Central para lo cual establecer un cronograma anual de transferencias.

Los plazos o fechas en que se recibirn documentos en el Archivo Central, dependern de lo establecido en la tabla de plazos de conservacin de documentos de cada unidad.

Cotejar los documentos que se reciben contra la lista de remisin elaborada por el archivo de gestin.

Controlar el cumplimiento de los procedimientos y polticas archivsticas establecidas para el proceso de transferencia de documentos de los archivos de gestin al Archivo Central.

Archivos de gestin: Para efectos de realizar las transferencias documentales hacia el Archivo Central, se deben contemplar los siguientes aspectos:

a. Las personas encargadas de los archivos de gestin debern transferir al Archivo Central los documentos en soporte papel o electrnico, debidamente organizados (clasificados y ordenados), numerados y acompaados de una lista de remisin[footnoteRef:20], segn los procedimientos establecidos para cada caso. [20: Vase anexo 4.]

b. En el caso de los documentos en soporte papel, debern colocarse en cajas de cartn adecuadas para su conservacin, las cuales sern suministradas por el Archivo Central.

c. Dichas cajas debern llenarse en su totalidad, evitando dejar cajas semivacas, esto con el fin de optimizar los recursos materiales de la institucin.

d. No se aceptarn remisiones de documentos que incumplan con lo indicado en los puntos anteriores y/o los procedimientos pertinentes.

8.7 Conservacin documental:

En orden a cumplir lo establecido en la normativa vigente sobre conservacin documental en los archivos, es relevante priorizar lo establecido en los artculos 69, 70 y 71 del Reglamento de la Ley 7202, del Sistema Nacional de Archivos:

Artculo 69 Los Archivos de Gestin debern contar con los materiales, equipo y mobiliario que permitan una buena conservacin de los documentos.

En este sentido, es necesario garantizar el mobiliario y espacio fsico suficiente para que los Archivos de Gestin puedan custodiar correctamente todos los documentos producidos y recibidos por sus oficinas.

Artculo 70 La preservacin es el conjunto de medidas necesarias para mantener la integridad de los documentos y su contenido informativo.

Artculo 71 La Direccin General del Archivo Nacional y los Archivos Centrales del Sistema debern observar las siguientes medidas de preservacin y control de los documentos y sus locales:

a. Slo tendrn acceso a los depsitos los funcionarios del archivo, o aquellas personas que cuenten con previa autorizacin.

b. Ser prohibido fumar dentro de los depsitos y en todos los lugares donde se mantenga documentacin.

c. Preferiblemente los documentos sern guardados en cajas libres de cido.

d. La estantera, cajas y los documentos debern someterse a limpieza peridica.

e. Se utilizarn en los depsitos niveles bajos de luz artificial.

f. Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las reas de depsito.

g. Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre los 45% y un 55%.

h. La temperatura en los depsitos deber fluctuar en lo posible entre los 18C y 22C.

i. Las paredes, suelos y cielo raso sern preferiblemente de material no flamable.

j. Existirn las alarmas de incendios e interruptores del fluido elctrico y los equipos de extincin necesarios.

k. Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro.

l. En los depsitos debe existir un buen sistema de ventilacin, para evitar focos de humedad.

m. Se deben realizar revisiones peridicas en los depsitos para detectar anomalas que afecten la documentacin.

n. En aquellos locales donde existan ventanas, debe protegerse la entrada directa de luz solar.

. La estantera de los depsitos tendr una altura entre 2,20 metros y 2,30 metros, con una distancia mnima de 10cm entre el suelo y el primer estante.

o. Los pasillos de circulacin principal tendrn de 1,00 a 1,20 metros de ancho y los secundarios tendrn de 0,70 m a 0,80 m.

p. Debe velarse porque a los documentos se les de el mejor trato por parte de archivistas y usuarios en general. (El subrayado no es del original)

Se debe enfatizar sobre la importancia de cumplir con las medidas antes mencionadas, debido a que tanto en el depsito como el patio exterior donde se almacenan los legajos de prueba, existen documentos colocados directamente sobre el suelo, y otros a la intemperie expuestos a la incidencia de luz natural y al dao causado por agentes naturales[footnoteRef:21]. Adems, al ser los depsitos espacios donde se custodian documentos en soporte papel, es indispensable contemplar medidas urgentes para prevenir posibles focos de deterioro, tales como extintores, alarmas, detectores de humo, deshumidificadores, aire acondicionado, entre otros. [21: Vase anexo 1.]

La institucin debe contar con los recursos necesarios para garantizar una adecuada conservacin de la documentacin en custodia, sin importar su clase, vigencia administrativa o soporte.

Archivo Central y Archivo de Gestin Especializado: es necesario que se adquiera la estantera y los complementos suficientes para conservar de manera correcta, tanto los documentos administrativos como los sustantivos (expedientes de gestin de despido y reclamos)

Archivos de gestin: se recomienda el uso de archivadores y no de portafolios tipo ampo, ya que al tener materiales metlicos, en conjunto con la humedad y la temperatura, tienden a corroerse y por ende daar los documentos que contiene, provocando la prdida de informacin relevante para administracin institucional y para el patrimonio cultural del pas.

Asimismo, es indispensable que a la mayor brevedad, los legajos de prueba colocados en el patio exterior del Tribunal sean reubicados en condiciones seguras para su conservacin. Es decir, que se coloquen en carpetas en buen estado y en un depsito que cumpla con las condiciones establecidas en la normativa antes mencionada.

8.8 Valoracin documental:

La seleccin documental es una funcin importante en la administracin actual, pues permite tanto la fijacin de plazos de vida para los documentos, como la eliminacin de estos cuando han cumplido su vigencia legal y administrativa y adems carezcan de valor cientfico cultural.

Una mala prctica en este campo, ha producido en algunas ocasiones la eliminacin prematura y deterioro propio de los documentos (con dolo o sin l), y en otras, acumulaciones masivas de papeles sin ningn valor. Ambos extremos producen problemas administrativos y legales, desperdicio de recursos humanos, de tiempo, de espacio y de dinero.

La Ley del Sistema Nacional de Archivos N 7202, de 24 de octubre de 1990, regula lo relacionado con la seleccin de documentos y establece lo siguiente:

Artculo 31: Crase la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos, como el rgano de la Direccin General del Archivo Nacional encargado de dictar las normas sobre seleccin y eliminacin de documentos, de acuerdo con su valor cientfico cultural y de resolver las consultas sobre eliminacin de documentos de los entes productores a los que se refiere el artculo 2 de la presente ley.

Artculo 33: Cada una de las entidades mencionadas en el artculo 2o de la presente ley integrar un comit institucional de seleccin y eliminacin de documentos, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentacin. El comit tendr las siguientes funciones:

a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.

b) Consultar a la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trmite administrativo.

Artculo 35: Todas las instituciones a que se refiere el artculo 2o de la presente ley, incluida la Direccin General del Archivo Nacional, estarn obligadas a solicitar el criterio de la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algn tipo documental. Tambin debern considerar las resoluciones que al respecto

emita la Comisin, las que sern comunicadas por escrito, por medio del director general del Archivo Nacional.

Asimismo, el Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos N 24023-

C, indica con respecto al tema lo siguiente:

Artculo 131: Las entidades productoras podrn hacer sus consultas a travs de dos procedimientos:

a. La tabla de plazos de conservacin: Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institucin, en el cual se anotan todas sus caractersticas y se fija el valor administrativo y legal.

b. Cuando no existan stas, se harn consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que ha perdido su valor administrativo y legal. La Comisin determinar cules tipos documentales tiene valor cientfico-cultural.

En acatamiento a lo dispuesto por la Ley y Reglamento vigentes, el Archivo Nacional propone a las instituciones la confeccin de tablas de plazos de conservacin de documentos, en las cuales se plasme la produccin documental total de la entidad, se detecten duplicidades, se establezcan plazos de conservacin racionales, y se indique cules son los documentos ms representativos de la institucin, para que estos sean conservados permanentemente, y se sumen al patrimonio documental del pas.

Para su confeccin debe existir un coordinador que brinde instrucciones acerca de cmo confeccionarlas, convoque al Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin de Documentos -que debe hacer la revisin y autorizacin de los plazos de vigencia legal y administrativa-, y remita a la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos dicho instrumento, para que esta asigne el valor cientfico-cultural a la documentacin.

Se recomienda hacer las tablas de plazos desde la fase de gestin; no esperar a que la acumulacin de documentos sea un problema en las oficinas o en los archivos centrales.

Asimismo, se recuerda que los Archivos Centrales son custodios de la documentacin que transfieren las unidades administrativas, las cuales son las productoras de dichos documentos. Por esta razn, en las tablas de plazos debe incluirse la documentacin que custodia tanto el Archivo Central, como aquella que se encuentra en el archivo de gestin de la dependencia que se valora.

La tabla de plazos de conservacin de documentos es un instrumento de gran valor para orientar las polticas documentales de la institucin. Si se elabora responsablemente, puede ayudar a un manejo ms eficiente del recurso humano y el espacio fsico, asegurando la informacin necesaria para la administracin y para la Historia del pas.

En el marco de la reorganizacin de los archivos, los diferentes procesos archivsticos (clasificacin, ordenacin, seleccin, etc.) deben enlazarse en un todo debidamente coordinado, para que las acciones archivsticas iniciadas en las oficinas fluyan ordenada y consecuentemente, hasta llegar a la eliminacin o conservacin -debidamente planificada-, de los documentos.

Por otra parte, la solicitud de VALORACIN PARCIAL es un procedimiento abreviado que facilita a las entidades la evaluacin de documentos, generalmente muy voluminosos, que ya han perdido su vigencia administrativa y legal y cuya eliminacin es urgente para habilitar espacios.

La diferencia con la tabla de plazos es que no se evala la produccin total de una oficina, sino slo algunas series documentales que ya han perdido su valor administrativo y legal.

Las solicitudes de valoracin parcial se deben elaborar en el mismo formato de tabla, lo nico que cambia es el nombre del instrumento, la cantidad de series evaluadas y que solo deben incluirse las series documentales que hayan perdido su vigencia administrativa y legal.

En cuanto a aspectos de cumplimentacin, deben seguirse las mismas instrucciones de forma y fondo que para la elaboracin de una tabla de plazos. La autorizacin para eliminar documentos derivada de una valoracin parcial, afecta nicamente las series, oficinas y fechas extremas expresamente indicadas en el documento.

Es importante indicar, que para la elaboracin tanto de las tablas de plazos como de las valoraciones parciales, se debe utilizar el formulario que la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos ha establecido para este fin, el cual se encuentra en la gua de trmites publicada en el diario oficial La Gaceta N 179 de 18 de setiembre 2013:

(Ttulo del formulario: Tabla de plazos de conservacin de documentos o valoracin parcial de documentos)

Ejemplo: Tabla de Plazos de Conservacin de Documentos o Solicitud de Valoracin Parcial

Fondo: _________________________________________________________

Subfondo:_______________________________________________________

Funciones de la unidad:____________________________________________

Confeccionada por: _______________________________________________

Fecha de elaboracin:______________________________________________

N

Serie o tipo documental

O/Copia?

Cules otras oficinas tienen esta serie? Seale a la par si es O o C

Contenido

Soporte

Vigencia para docs en c/soporte

Cantidad en metros

Fechas

extremas

Observaciones

Oficina

Arch. Ctrl

____________________________________________________________________________

Nombre y firma del Jefe de la Oficina Productora Nombre y firmadel Pte. Comit Institucional de

Seleccin yEliminacin de Documentos

SelloSello

FechaFecha

Asimismo, esta Comisin emiti un instructivo para la elaboracin de las tablas de plazos de conservacin de documentos y valoraciones parciales, el cual se detalla a continuacin:

1. Nmero de orden: Es el nmero consecutivo que se asigna a cada tipo documental, en el orden en que se anoten.

N de orden


1

2

3

2. Serie o tipo documental:

En esta columna debe anotarse la lista de todas las series o tipos documentales que produce o recibe la oficina. Las series son conjuntos de documentos homogneos, repetitivos, porque tienen en comn algn elemento. Generalmente el elemento comn es el tipo documental y su presentacin externa, aunque tambin una serie puede ser definida por una funcin o actividad.

Tipo documental es "la forma en que se encuentra expuesta la informacin en el soporte", y que responde a funciones, actividades e incluso la legislacin de una institucin o de un pas; es decir, el tipo documental es el nombre con que se conocen los documentos, sea porque el mismo documento trae escrito su nombre, o porque la costumbre ha llevado a nombrarlos as.

Ejemplos:

Actas Expedientes

Acuerdos Informes

Balances contables Investigaciones

Circulares Leyes

Contratos Licitaciones

Convenios Manuales

Cuadros estadsticos Memorandos

Cheques rdenes de compra

Decretos Planes de trabajo

Estudios Presupuestos, etc.

A veces estos tipos documentales tienen su "apellido", es decir, una palabra que los especifica ms. Ejemplo: Existen varios tipos de expedientes; es bueno especificar el tipo de expediente de que se trata: de personal, judicial, legislativo. Un estudio a secas no dice mucho, pero si se ampla el nombre, se logra una mejor descripcin. Ejemplo: Estudios sobre costo de vida; estudios sobre migraciones, estudios sobre enfermedades epidemiolgicas.

Se recomienda que la correspondencia (cartas enviadas y recibidas), se anote de primera en la lista, ya que todas las oficinas producen este tipo documental. En caso de que la organizacin del archivo as lo amerite, la correspondencia puede dividirse en los apartes que sean necesarios, para efecto de fijar plazos diferentes a cada grupo, segn las necesidades de cada oficina

Ejemplo:

Correspondencia interna

Correspondencia externa

Correspondencia sustantiva

Correspondencia facilitativa

Esta misma recomendacin puede aplicarse a otros tipos documentales, cuando se amerite su divisin, por razones de organizacin del archivo, de diferente importancia histrica, diferente plazo de conservacin, etc.

Ejemplo:

Planos de proyectos hidroelctricos nacionales,

Planos de reparacin de edificios.

Contratos que afectan las funciones sustantivas de la entidad,

Contratos de mantenimiento de limpieza.

En el listado de tipos documentales no debe tomarse en cuenta slo documentacin que est en papel, o escrita con letras. Tambin deben incorporarse los mapas, planos, fotografas, etc., estn plasmados en papel o en cualquier otro soporte, como el microfilm o electrnico.

Cuando se elabora una tabla, lo comn es anotar la serie documental una sola vez, sin importar si hay un ejemplar o miles de ejemplares.

N


O/Copia?


Contenido

Soporte


Cantidad en metros

Fechas

extremas

Observaciones

Oficina

Arch. Ctrl

1


2


3

Criterios Legales

3. Es original y/o copia?:

En esta columna se debe indicar para cada tipo o serie documental, si la oficina evaluada custodia el original o la del documento. Si tiene el documento original en la columna se anota O. Si tiene ambos se anota: O y C. Si tiene 2 3 copias del mismo se anota CC o CCC. En el caso de la correspondencia se anota O y C. Ejemplo: Si se est analizando la documentacin de una Direccin Legal.

N


O/Copia?


Contenido

Soporte


Cantidad en metros

Fechas

extremas

Observaciones

Oficina

Arch. Ctrl

1


O y C

2


O y C

3

Criterios Legales

O

4. Cules otras oficinas tienen original y/o copia de este documento?:

En esta columna deben anotarse los nombres de otras oficinas que tienen original o copia de la serie o tipo documental en cuestin. Debe sealarse cul oficina tiene el original.

Continuando con el ejemplo: Si se est analizando la documentacin de una Direccin Legal.

N


O/Copia?


Contenido

Soporte


Cantidad en metros

Fechas

extremas

Observaciones

Oficina

Arch. Ctrl

1


O y C

Unidades administrativas: O y C

2


O y C

O y C: Direccin General de Servicio Civil, particulares

3

Criterios Legales

O

C: Actuara, Direccin General de Servicio Civil

Expediente de gestin de despidos y Expedientes de Reclamos

En el caso de la correspondencia, se generaliza anotando la principal oficina o principales oficinas, a las cuales se elevan las decisiones o informaciones de la unidad estudiada.

La informacin de esta columna es fundamental para detectar duplicados y determinar a cul oficina se le va a asignar la custodia temporal o permanente de determinado tipo documental. Por lo tanto, si en una oficina se indica que otra unidad tiene original o copia de un documento, esta informacin debe constar en la Tabla de ambas oficinas.

Es importante tener en cuenta que para cumplimentar las columnas que se explican en los puntos 3 y 4 del presente instructivo, la persona que elabora la tabla debe plantearse las siguientes preguntas.

-En dnde est el documento original?

-Existen copias de este documento en otras oficinas?

-Cules unidades son las que tienen copia del documento?

5. Contenido:

Se resume el contenido o temtica de cada serie / tipo documental, destacando los principales asuntos de cada uno.

En el caso de las series documentales compuestas, como por ejemplo los expedientes es indispensable que se haga un resumen de los tipos documentales que lo conforman. Asimismo, en cuanto al tipo documental correspondencia se debe indicar un resumen de las temticas de que trata.

Ejemplo: Si se est levantando la tabla de una oficina de Auditora

N


O/Copia?


Contenido

Soporte


Cantidad en metros

Fechas

extremas

Observaciones

Oficina

Arch. Ctrl

1


O y C

O y C: Unidades administrativas

Cartas relacionadas con la normativa que afecta el quehacer interno y administrativo del Tribunal de Servicio Civil

2


O y C


Cartas relacionadas con la normativa que afecta el quehacer del Tribunal de Servicio Civil

3

Criterios Legales

O



Criterios legales vinculantes que provocan cambios en la jurisprudencia de acatamiento obligatorio para en materia de servicio civil

6. Soporte:

En la columna soporte se debe anotar cada uno de los soportes en que est el documento: papel, microfilm, electrnico. A cada soporte se debe asignar el plazo en el rengln correspondiente, que puede ser igual o diferente para cada uno.

N


O/Copia?


Contenido

Soporte


Cantidad en metros

Fechas

extremas

Observaciones

Oficina

Arch. Ctrl

1


O y C



Papel

2


O y C



Papel

3

Criterios Legales

O




Papel

Electrnico

Ejemplo. Los criterios legales en soporte de papel pueden tener una vigencia administrativa legal de 20 aos, pero la copia electrnica puede tener distinta vigencias, y distinto valor desde el punto de vista administrativo- legal, segn lo determine el Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin de Documentos de la institucin.

En el caso de que el documento original est microfilmado, este dato puede modificar los plazos de vigencia administrativa-legal. Segn la Ley de Microfilm, N 4278, y el criterio de la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin, los documentos textuales que han sido microfilmados con todas las normas de calidad, y que carecen de valor cientfico-cultural, pueden eliminarse un ao despus de haber sido microfilmados. Tambin es posible que en una oficina se encuentre una misma serie documental en dos soportes, y el plazo de conservacin de cada uno sea diferente.

Asimismo, se debe tomar en cuenta la Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrnicos, N 8454 de 30 de agosto de 2005, en la cual se establece la equivalencia funcional del documento electrnico, siempre y cuando cumpla con los requisitos y las formalidades que la ley exija.

7. Vigencia Administrativa-Legal. Permanente en la Oficina:

La vigencia administrativa-legal es el perodo en que un documento tiene actualidad, plena capacidad para que, a travs de l, se ordene, testifique, o informe. El valor fundamental de los documentos durante su vigencia es servir para la toma de decisiones, para los trmites corrientes de la oficina, y para la defensa de derechos.

El plazo de vigencia es diferente segn cada tipo documental. El tiempo se puede dividir de tal manera que los documentos permanezcan un tiempo en la oficina productora, y otro en el Archivo Central. La columna que corresponde a permanencia en la oficina se fija atendiendo sobre todo a la frecuencia de consulta. El perodo en que los documentos son consultados ms frecuentemente, deben permanecer en la oficina productora, generalmente, por un plazo de 1 a 5 aos, dependiendo del tipo/serie documental, de acuerdo con el artculo 40 de la Ley 7202 y el artculo 62 de su Reglamento.

N


O/Copia?


Contenido

Soporte


Cantidad en metros

Fechas

extremas

Observaciones

Oficina

Arch. Ctrl

1


O y C



Papel

2 aos

2


O y C



Papel

2 aos

3

Criterios Legales

O




Papel

5 aos

Electrnico

1 ao

8. Vigencia administrativa-legal. Permanencia en el archivo central:

En esta columna se anota el tiempo que debe custodiarse la documentacin en el Archivo Central. El plazo se fija tomando en cuenta que los documentos guardan un valor potencial, que eventualmente pueden servir para probar derechos, o como antecedentes de proyectos. Durante su permanencia en el Archivo Central, un documento puede terminar de cumplir su vigencia administrativa-legal, o conservarse por precaucin. Si un documento pierde todo su valor en la etapa de gestin, no debe pasar al Archivo Central, y se anotar 0 (cero) en esta columna.

Los plazos pueden ser recomendados por la Oficina productora, pero la responsabilidad de su fijacin definitiva corresponde al Comit Institucional. El Comit debe discutirlos muy bien. Si los fija demasiado bajos, puede resolver el problema de espacio, pero enfrentarse a problemas legales posteriores. Si los plazos son demasiado altos, se pueden conservar durante aos documentos que no tienen ninguna utilidad, y que pueden causar graves problemas de espacio a la institucin.

N


O/Copia?


Contenido

Soporte


Cantidad en metros

Fechas

extremas

Observaciones

Oficina

Arch. Ctrl

1


O y C



Papel

2 aos

3 aos

2


O y C



Papel

2 aos

3 aos

3

Criterios Legales

O




Papel

5 aos

5 aos

Electrnico

1 ao

0 aos

9. Cantidad en metros:

Se anota, en metros lineales, la cantidad total correspondiente a cada tipo/serie documental. La medida en metros se hace tomando en cuenta el espacio que los documentos ocupan en una gaveta o una estantera. Es decir, se mide la estantera ocupada.

En el caso de que la tabla de plazos incluya documentos electrnicos (audiovisuales y grficos) y textuales firmados digitalmente, se debe indicar la cantidad en bytes, megabytes, entre otros (de acuerdo con su tamao).

N


O/Copia?


Contenido

Soporte


Cantidad en metros

Fechas

extremas

Observaciones

Oficina

Arch. Ctrl

1


O y C



Papel

2 aos

3 aos

3 ml

2


O y C



Papel

2 aos

3 aos

4 ml

3

Criterios Legales

O




Papel

5 aos

5 aos

1 ml

Electrnico

1 ao

0 aos

730 Mb

Este dato es importante para planificar la conservacin, tanto a nivel administrativo legal, como cientfico-cultural.

10. Fechas extremas:

Se anotan -las fechas extremas de cada tipo/serie documental, correspondientes al momento en que se realiza la tabla.

Se debe recordar que en las tablas de plazos debe incluirse la documentacin que custodia el Archivo de Gestin y el Archivo Central, segn las dependencias administrativas correspondientes. Por lo tanto, deben incluirse la fechas extremas de ambas etapas de archivo (gestin y central).

Para el caso de las Valoraciones Parciales, se debe recordar que slo se deben anotar las fechas extremas de los documentos que ya han perdido su vigencia administrativa y legal. Ejemplo:

N


O/Copia?


Contenido

Soporte


Cantidad en metros

Fechas

extremas

Observaciones

Oficina

Arch. Ctrl

1


O y C



Papel

2 aos

3 aos

3 ml

1953-2015

2


O y C



Papel

2 aos

3 aos

4 ml

1953-2015

3

Criterios Legales

O




Papel

5 aos

5 aos

1 ml

1994-2015

Electrnico

1 ao

0 aos

730 Mb

1994-2015

NOTA: En el caso de tratarse de una valoracin parcial, la correspondencia del ao 2010 en adelante, no podra incluirse en la valoracin parcial ya que an no ha caducado su vigencia administrativa y legal, lo cual es requisito indispensable al presentar una solicitud de valoracin parcial, de acuerdo con el artculo 131, inciso b) del Reglamento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

11. Observaciones:

Este es un espacio especial que se destina para que la Comisin Nacional defina si el tipo documental tienen valor cientfico cultural y por ende deber ser de conservacin permanente, o si puede eliminarse una vez que caduque su vigencia administrativa-legal.

Asimismo, puede aprovecharse, tanto por las oficinas productoras como por el Comit Institucional y la Comisin Nacional, para datos no contemplados en las columnas anteriores. Tambin aqu se puede anotar si otras oficinas o instituciones tienen informacin complementaria, aunque el tipo documental no sea duplicado.

La tabla se autoriza, pero puede someterse a revisiones peridicas para incluir nuevos documentos, ratificar o rectificar plazos. Adems, su vigencia es de 5 aos a partir de su aprobacin, de acuerdo con el artculo 132 del Reglamento a la Ley 7202.

Las actualizaciones de tablas de plazos deben realizarse en un plazo mximo de 6 aos posterior a su aprobacin, de acuerdo con la Resolucin CNSED-01-2012. Ejemplo:

N


O/Copia?


Contenido

Soporte


Cantidad en metros

Fechas

extremas

Observaciones

Oficina

Arch. Ctrl

1


O y C



Papel

2 aos

1 ao

3 ml

1953-2015

Esta correspondencia es de carcter rutinario y administrativo

2


O y C



Papel

2 aos

3 aos

4 ml

1953-2015

3

Criterios Legales

O




Papel

5 aos

5 aos

1 ml

1994-2015

Electrnico

1 ao

0 aos

730 Mb

1994-2015

Tambin, es importante indicar que la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos ha dictado algunos requisitos de forma para la presentacin de tablas de plazos y valoraciones parciales, las cuales el CISED debe tomar en cuenta para llevar a cabo el proceso de valoracin documental. A continuacin se explican dichos requisitos:

A- Requisitos de forma que se deben cumplir para la presentacin de tablas de plazos de conservacin de documentos:

1. El formulario de la tabla de plazos debe tener todas las columnas debidamente cumplimentadas, tal como se indica en el instructivo correspondiente.

2. Las tablas de plazos deben remitirse con un oficio de solicitud dirigido a la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos, suscrito por el presidente o secretario del Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin de Documentos respectivo, el cual debe contener la conformacin actualizada del Comit que aprob el trmite (miembros que lo conforman, cargo y representacin que ostentan). Adems, debe indicarse el nmero de sesin y fecha en que este rgano colegiado aprob dichas tablas.

3. Las tablas de plazos deben estar acompaadas del organigrama de la institucin, debidamente aprobado por MIDEPLAN o por la autoridad competente.

En este punto, es importante que el oficio de presentacin de las tablas se explique la razn por la cual MIDEPLAN no aprueba el organigrama del Tribunal, as como el funcionamiento de cada una de las unidades que conforman el rgano colegiado.

4. Las tablas de plazos de conservacin de documentos deben presentarse en estricto orden jerrquico, iniciando con las dependencias de mayor rango. Lo anterior, debe hacerse siguiendo la jerarqua establecida en el organigrama del Tribunal.

5. Slo se aceptarn tablas de oficinas que estn legalmente constituidas (segn organigrama aprobado por MIDEPLAN o por la autoridad competente). Lo anterior, de acuerdo con las Resoluciones CNSED-01-2011, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N 184 de 26 de setiembre de 2011 y CNSED-001-2012, publicada La Gaceta Digital N244, alcance 206 de 18 de diciembre de 2012.

6. En el encabezamiento de la frmula debe indicarse la oficina a que corresponde, segn su ubicacin en la estructura orgnica. Si es una seccin, indicar a qu Departamento o Direccin pertenece. Esta informacin debe aparecer en todas la pginas de la tabla de plazos. Ejemplo:

Tabla de Plazos de Conservacin de Documentos

Fondo: Tribunal de Servicio Civil

Subfondo: Actuara

Subfondo: Direccin Administrativa

Subfondo: Informtica

Funciones de la unidad:

Confeccionada por:

Fecha de elaboracin:

N


O/Copia?


Contenido

Soporte


Cantidad en metros

Fechas

extremas

Observaciones

Oficina

Arch. Ctrl

___________________________________________________________________________

Nombre y firma del Jefe de la Oficina Productora Nombre y firmadel Pte. Comit Institucional de

Seleccin yEliminacin de Documentos

SelloSello

FechaFecha

7. Indicar el nombre de la persona que elabor la tabla, y la fecha en que lo hizo.

8. Apuntar en la parte superior del formulario el objetivo y las funciones de la oficina. Estas deben estar acordes con el decreto de creacin de las unidades administrativas, el manual de funciones institucional o cualquier otro documento formal con que cuente la institucin.

9. Debe contar con el nombre y la firma del jefe de la unidad productora, y el sello de esta unidad, en cada uno de los folios que componen la tabla de plazos. En el caso de tablas de plazos de conservacin de documentos de unidades homlogas, estos instrumentos deben ser firmados por el superior jerrquico de las unidades homlogas productoras de los documentos o en su defecto el superior jerrquico de la entidad.

10. Debe contar con el nombre y firma del Presidente o Secretario del CISED y el sello de este rgano, en cada una de las pginas de las tablas de plazos.

11. Numerar las pginas de la tabla.

12. El Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin de Documentos revisa las tablas, corrobora las duplicaciones de tipos documentales, asigna definitivamente el valor administrativo-legal, y hace las recomendaciones pertinentes.

13. El Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin de Documentos remite dos originales en soporte papel y una copia en soporte electrnico (se debe remitir al correo electrnico de la CNSED), con las observaciones pertinentes, a la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin, la cual seala los documentos con valor cientfico cultural, y devuelve las tablas, debidamente autorizadas al Comit, para que este haga saber a cada parte interesada lo que corresponde.

B- Requisitos de forma que se deben cumplir para la presentacin de valoraciones parciales de documentos

1. El formulario de valoracin parcial debe tener todas las columnas debidamente cumplimentadas.

2. La valoracin parcial debe ser remitida con un oficio de solicitud dirigido a la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos, suscrito por el presidente o secretario del Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin de Documentos respectivo, el cual debe contener la conformacin actualizada del que aprob el trmite (miembros que lo conforman, cargo y representacin que ostentan). Adems, debe indicarse el nmero de sesin y fecha en que este rgano colegiado aprob la valoracin parcial.

3. Las valoraciones parciales de documentos deben estar acompaadas del organigrama de la institucin, debidamente aprobado por MIDEPLAN o la autoridad competente. Lo anterior, de acuerdo con las Resoluciones CNSED-01-2011, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N 184 de 26 de setiembre de 2011 y CNSED-001-2012, publicada La Gaceta Digital N244, alcance 206 de 18 de diciembre de 2012.

4. En el encabezamiento de la frmula debe indicarse la oficina a que corresponde, segn su ubicacin en la estructura orgnica. Ejemplo: si es una seccin, indicar a qu Departamento o Direccin pertenece. Esta informacin debe aparecer en todas las pginas de la valoracin parcial.

5. Indicar el nombre de la persona que elabor la valoracin, y la fecha en que lo hizo.

6. Apuntar en la parte superior del formulario el objetivo y las funciones de la oficina. Estas deben estar acordes con el decreto de creacin de las unidades administrativas, el manual de funciones institucional o cualquier otro documento formal con que cuente la institucin.

7. Debe contar con el nombre y la firma del jefe de la unidad productora, y el sello de esta unidad, en cada uno de los folios que componen la valoracin parcial. En el caso de valoraciones parciales de unidades homlogas, estos instrumentos deben ser firmados por el superior jerrquico de las unidades homlogas productoras de los documentos o en su defecto el superior jerrquico de la entidad.

8. Debe contar con el nombre y firma del Presidente o Secretario del CISED y el sello de este rgano en cada una de las pginas que componen la valoracin parcial.

9. Numerar las pginas de la valoracin parcial.

10. El Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin Documental revisa la valoracin parcial, corrobora las duplicaciones de tipos documentales, asigna definitivamente el valor administrativo-legal, y hace las recomendaciones pertinentes.

11. El Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin de Documentos remite dos originales en soporte papel y una copia en soporte electrnico (se debe remitir al correo electrnico de la CNSED), con las observaciones pertinentes, a la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos, la cual seala los documentos con valor cientfico cultural, y devuelve las valoraciones, debidamente autorizadas al Comit, para que este haga saber a cada parte interesada lo que corresponde.

12. En la valoracin parcial slo se incluyen los documentos que ya han perdido su vigencia administrativa y legal.

Asimismo, es indispensable que el CISED analice y tome en consideracin las siguientes resoluciones y circulares emitidas por la CNSED, previo a iniciar el proceso de elaboracin de tablas de plazos de conservacin de documentos:

a- Resolucin CNSED-01-2009[footnoteRef:22], cuyo contenido son las siguientes normas: [22: Ver anexo 5.]

N 1.2008: relacionada con la vigencia administrativa y legal permanente en la oficina productora o en el Archivo Central.

N 2.2008: relacionada con la declaratoria general de valor cientfico cultural para las liquidaciones presupuestarias anuales custodiadas en la Secretara Tcnica de la Autoridad Presupuestaria. (derogada mediante la resolucin CNSED-01-2014 de 08 de enero de 2015)

N 3.2008: indica que las eliminaciones posteriores a la caducidad de las tablas de plazos (5 aos), se realizan al margen de la Ley, por lo que procede es renovar las tablas de plazos.

b- Resolucin CNSED-01-2011, que contiene las siguientes normas[footnoteRef:23]: [23: Ver anexo 6.]

N 1.2011 Presentacin y trmite de tablas de plazos: se establece que cada trmite, solamente se puede presentar un mximo de 10 tablas de plazos y en orden jerrquico de los niveles superiores a los inferiores de conformidad con el organigrama institucional.

N 2.2011 Presentacin y trmite de valoraciones parciales: indica que al igual que las tablas de plazos, solamente se pueden presentar 10 valoraciones parciales por cada trmite.

c- Circular N 06-2012 Vigencia de las tablas de plazos de Conservacin de Documentos cuando son actualizadas (CNSED): seala que si el CISED decide revisar y actualizar las tablas de plazos ante la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos antes de que venza su vigencia de 5 aos, una vez finalizado el trmite, corre nuevamente la vigencia de los 5 aos para la tabla actualizada.[footnoteRef:24] [24: Ver anexo 7.]

d- Circular N 13-2012 Declaratoria con valor cientfico cultural y criterios de seleccin y rescate de afiches: reitera la declaratoria de valor cientfico cultural para los afiches y los parmetros que deben cumplir estos documentos[footnoteRef:25]. [25: Ver anexo 8.]

e- Resolucin CNSED-01-2012[footnoteRef:26], la cual contiene las siguientes normas: [26: Ver anexo 9.]

N 1.2012 Presentacin y trmite de actualizacin de tablas de plazos: indica que las actualizaciones de las tablas de plazos deben realizarse en un plazo mximo de 6 aos posteriores a su aprobacin, de lo contrario se iniciar como un trmite nuevo. (Derogada mediante la resolucin N CNSED-02-2013)

N 2.2012 Cantidad de valoraciones a resolver por la CNSED: establece que la CNSED, solamente tramitar un mximo de 10 valoraciones entre tablas, actualizaciones de tablas y valoraciones parciales por institucin y no se recibirn ms solicitudes hasta que se finalice el trmite.

f- Resolucin N 01-2013[footnoteRef:27], conteniendo las siguientes normas: [27: Ver anexo 10.]

N 1.2013 Presentacin de trmites ante la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos: regula que la presentacin de las tablas de plazos o valoraciones parciales de documentos deben presentarse tanto en soporte papel como electrnico y se reciben ya sea en la recepcin del Archivo Nacional, por correo postal o por correo electrnico.

N 2.2013 Instructivo y formularios para la elaboracin de tablas de plazos de conservacin de documentos y valoraciones parciales: seala que la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos modific los instructivos y formularios para la elaboracin de tablas de plazos y valoraciones parciales, los cuales pueden ser consultados en la pgina web del Archivo Nacional.

N 3.2013 Requisitos por cumplir para presentar trmites de valoracin documental: menciona que la presentacin de trmites de valoracin documental, deben presentarse ante la CNSED por medio de un oficio suscrito por el presidente o secretario del CISED, el cual debe contener los cargos dentro y fuera de cada uno de los miembros del CISED. As como presentarlas utilizando el formulario oficial aprobado por la CNSED y en tres tantos, dos originales en soporte papel y uno en electrnico.

N 4.2013 Comunicacin de avance: indica el procedimiento que se lleva a cabo en la Comisin cuando ingresa un trmite de valoracin y la forma que le ser comunicado al interesado su avance.

N 5.2013 Plazo para atender solicitudes de aclaracin o subsanacin formuladas por la Comisin de Seleccin y Eliminacin de Documentos: establece que la CNSED solicitar por una nica vez y por escrito, las aclaraciones relacionadas con las valoraciones documentales, en caso de que as lo requiera, para lo cual el CISED contar con 10 das hbiles para responder, prorrogables a 10 das ms a solicitud formal del CISED.

N 6.2013 Archivo de trmites de valoracin documental: advierte que la Secretara de la CNSED proceder a archivar el trmite, en caso de que el CISED no remita las aclaraciones solicitadas en el plazo establecido.

N 7.2013 Convocatoria a sesiones de la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos: establece que el Jefe o encargado del Archivo Central debe asistir a las sesiones de la CNSED cuando sea convocado para analizar las tablas de la institucin que representa.

N 8.2013 Conocimiento de las solicitudes de valoracin por parte de la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos: reitera las competencias y responsabilidades tanto de la CSNED como de los CISED

N 9.2013 Eliminacin de documentos: refiere a la comunicacin de acuerdos relacionados con la autorizacin para eliminar documentos una vez finalizada la vigencia administrativa y legal, as como la obligacin del CISED de elaborar actas de eliminacin de documentos.

N 10.2013 Presentacin de tablas de plazos de conservacin de documentos y valoraciones parciales para unidades administrativas de una misma institucin con funciones homlogas ante la CNSED: en esta norma se indica que los CISED tienen la posibilidad de presentar una valoracin parcial de documentos o tabla de plazos de conservacin de documentos aplicable para todas las unidades administrativas que tengan estructura orgnica y funciones homlogas dentro de una mima institucin. Por ejemplo: farmacias, escuelas, direcciones regionales, etc.

g- Resolucin CNSED-02-2013[footnoteRef:28], la cual incluye las normas: [28: Ver anexo 11.]

N 11.2013: Mediante la cual se indica que las Tablas de Plazos aprobadas deben someterse a una revisin, tanto del Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin de Documentos (CISED) de cada institucin que conforma el Sistema Nacional de Archivos, as como, de la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos (CNSED), cada cinco aos a fin de determinar si los criterios originales son an vlidos. Si antes de los cinco aos una institucin revisa y actualiza su tabla de plazos, la conoce el CISED de dicha institucin y la eleva ante la CNSED, cumpliendo todo el procedimiento formal establecido, concluido ese trmite, corre nuevamente el plazo de 5 aos que establece el artculo 132 del Reglamento a la Ley N 7202. (Deja sin efecto la norma N 1-2012)

h- Circular CNSED 01-2013[footnoteRef:29] Eliminacin de documentos en blanco: Se aclarar que la eliminacin de documentos en blanco no requiere autorizacin de la CNSED. [29: Ver anexo12. ]

i- Resolucin CNSED-01-2014

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