DIRECTIVA GENERAL N° 003 -2017-JUS/SG-OGTI

DIRECTIVA GENERAL PARA NORMAR EL USO DE LA FIRMA Y CERTIFICADO DIGITAL EN EL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS

Formulada por : Oficina General de Tecnologías de Información.

Tipo de Directiva : Directiva General.

I. OBJETIVO

Establecer las disposiciones para regular el uso de la firma y certificado digital en los actos administrativos del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, en adelante MINJUSDH, a fin de reducir el tiempo de atención y trámite de las solicitudes de los diferentes usuarios de los servicios que brinda la entidad, contribuyendo al desarrollo del gobierno electrónico.

II. BASE LEGAL

2.1. Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales; y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 052-2008-PCM.

2.2. Ley N° 27419, Ley sobre notificación por Correo Electrónico. 2.3. Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado y su

Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 030-2002-PCM. 2.4. Ley N° 29809, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y

Derechos Humanos y sus modificatorias. 2.5. Decreto Legislativo N° 681, que dicta normas que regulan el uso de

tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información tanto respecto a la elaborada en forma convencional cuanto la producida por procedimientos informáticos en computadoras, y sus modificatorias.

2.6. Decreto Legislativo N° 1310, que aprueba medidas adicionales de simplificación administrativa.

2.7. Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública.

2.8. Decreto Supremo N° 081-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de Gobierno Electrónico 2013-2017.

2.9. Decreto Supremo N° 026-2016-PCM, que aprueba medidas para el fortalecimiento de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica - IOFE y la implementación progresiva de la firma digital en el sector público y privado.

2.10. Decreto Supremo N° 006-2017-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

2.11. Decreto Supremo N° 013-2017-JUS, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

2.12. Resolución Ministerial N° 314-2006-JUS, que aprueba el Reglamento de Políticas de Seguridad de la Información.

2.13. Resolución de Secretaría General N° 0124-2016-JUS, que aprueba la Directiva General N° 003-2016-JUS/SG-OGPP, "Directiva General para normar el procedimiento para la formulación, trámite, aprobación y actualización de Directivas del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos".

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III. ALCANCE

La presente directiva es de obligatorio cumplimiento de los servidores civiles del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, entendiéndose como servidores civiles a aquellos servidores contratados bajo los regímenes de la Ley del Servicio Civil y el Decreto Legislativo N° 276, así como los servidores civiles bajo el ámbito del Decreto Legislativo N° 1057, a quienes se les otorgará su certificado digital para el uso de la firma digital.

IV. RESPONSABILIDADES

4.1. La Oficina General de Tecnologías de Información (OGTI) es la responsable de difundir la presente directiva, así como brindar asistencia técnica y realizar la instalación del certificado digital en las computadoras o laptops del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

4.2. Los servidores civiles del MINJUSDH, a quienes se les asignará el certificado digital, son responsables del adecuado uso de la firma digital. La contraseña para el uso del certificado digital es intransferible.

4.3. El incumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente directiva generará responsabilidad administrativa y, de ser el caso, sanción conforme a la normativa que corresponda, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y/o penales a las que hubiera lugar.

V. DISPOSICIONES GENERALES

5.1. Para la aplicación de la presente directiva se definen los siguientes términos:

5.1.1. Área usuaria: Es el órgano, unidad orgánica, consejo, comisión y programa del MINJUSDH.

5.1.2. Certificado digital: Es el archivo electrónico generado por una entidad de certificación, que asocia los datos de identidad a una persona física, organismo o empresa, confirmando de esta manera su identidad digital en Internet.

5.1.3. Entidad de certificación: Es la entidad responsable de emitir o cancelar los certificados digitales.

5.1.4. Firma digital: Es un mecanismo seguro que permite al receptor de un documento electrónico firmado digitalmente, identificar a la persona emisora de dicho documento, así como confirmar que el mismo no ha sido alterado. La firma digital tiene la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita.

5.1.5. Notación BPMN: Es un estándar de diagramación de procesos para construir un flujo de actividades que conforman el Modelo de Procesos.

5.1.6. Sistema de Gestión de Servicios: Es un sistema de información que presenta y establece los catálogos de servicios a un usuario interno y/o externo del MINJUSDH.

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5.2. Condiciones para el uso de la firma digital

5.2.1. El proceso donde se utilizará la firma digital, deberá ser definido por la OGTI, en coordinación con el área usuaria solicitante. La descripción del mismo se documentará en un informe técnico emitido por la OGTI, donde se incluirá el modelo de proceso en notación BPMN, la identificación de los servidores civiles que utilizarán la firma digital, así como el detalle de cómo se realizará el manejo de los documentos físicos en dicho proceso.

5.2.2. Deberá existir un sistema de información que abarque todo el proceso definido para el uso de la firma digital.

5.2.3. El servidor civil deberá hacer uso de la firma digital conforme a lo establecido en el informe técnico de la OGTI donde se describió el proceso.

5.2.4. La OGTI deberá sustentar el uso de la firma digital mediante un informe técnico, en los casos que no se cumplan con todas las condiciones establecidas en los numerales del 5.2.1 al 5.2.3, siempre y cuando corresponda su utilización.

5.3. En caso que las áreas usuarias requieran el uso de un documento físico, en contraposición al informe técnico establecido en el numeral 5.2.1, deberá ser sustentado a la OGTI para su evaluación.

5.4. La implementación de la firma digital a través de los certificados digitales, se realizará de forma progresiva, en coordinación entre la OGTI y las áreas usuarias.

VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

6.1. Procedimiento para el uso del certificado digital

6.1.1. El área usuaria solicitará a la OGTI el uso de la firma digital en un proceso específico, mediante el Sistema de Gestión de Servicios o un documento escrito.

6.1.2. La OGTI definirá el proceso sobre el cual se implementará la firma digital, en coordinación con el área usuaria.

6.1.3. La OGTI elaborará el informe técnico, donde se describirá el proceso en el cual se utilizará la firma digital en los diferentes documentos electrónicos que lo componen.

6.1.4. El área usuaria revisará y emitirá un Acta de Conformidad al informe técnico elaborado por la OGTI.

6.1.5. La OGTI solicitará a la entidad de certificación la emisión del certificado digital, de acuerdo a las pautas definidas por dicha entidad. La OGTI comunicará al área usuaria en caso de que la entidad de certificación solicite un requisito adicional.

6.1.6. La entidad de certificación emitirá y entreg á eeirtifi ado digital. Minrste,,

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6.1.7. El área usuaria solicitará a la OGTI la instalación del certificado digital.

6.1.8. la OGTI instalará el certificado digital, y cualquier otro software asociado al uso de la firma digital, en la computadora o laptop del servidor civil.

6.1.9. La OGTI realizará la capacitación sobre el uso de la firma digital con el certificado digital al servidor civil, así como la explicación del proceso en que se utilizará dicha firma.

6.2. Procedimiento para la cancelación del certificado digital

6.2.1. El área usuaria solicitará la cancelación del certificado digital a la OGTI, mediante el Sistema de Gestión de Servicios o un documento escrito.

6.2.2. La OGTI realizará la solicitud de dicho trámite a la entidad de certificación.

6.2.3. La OGTI desinstalará el certificado digital, y cualquier otro software asociado al uso de la firma digital, de la computadora o laptop del servidor civil.

6.3. El área usuaria efectuará las coordinaciones necesarias con la OGTI en caso de presentarse situaciones como: olvido o pérdida de la contraseña, renovación o reasignación del certificado digital, entre otros, a fin de poder solucionar la incidencia.

6.4. En caso de que ya no sea necesario utilizar la firma digital en el proceso definido para dicho fin, el área usuaria comunicará dicha situación a la OGTI, quien evaluará el caso y, de considerarlo pertinente, procederá a la anulación del proceso formalizándolo mediante un informe técnico.

VII. ANEXOS

Anexo N° 01 : Flujograma del procedimiento para el uso del certificado digital. Anexo N° 02 : Flujograma del procedimiento para la cancelación del certificado

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ANEXO N° 01

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL USO DEL CERTIFICADO DIGITAL

ANEXO N° 02

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACIÓN DEL CERTIFICADO DIGITAL

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