(DISEMINASI, PELATIHAN, WORKSHOP, BIMBINGAN TEKNIS DAN

PROSEDUR PELAKSANAAN PEMBINAAN

(DISEMINASI, PELATIHAN, WORKSHOP, BIMBINGAN TEKNIS DAN KONSULTASI)

Nomor Dokumen : SOP/UPM/DJBM-124 Tanggal Berlaku : 2 Mei 2017

Nomor Revisi : 00 Halaman : i dari iii

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari

Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

DAFTAR ISI

Daftar Isi i

Sejarah Dokumen ii

Daftar Distribusi Dokumen Dan Notasi iii

1. Ruang Lingkup 1

2. Tujuan 1

3. Acuan 1

4. Definisi 1

4.1 Pembinaan 1

4.2 Diseminasi 1

4.3 Pelatihan 1

4.4 Workshop 2

4.5 Bimbingan Teknis (Mentoring) 2

4.6 Pertemuan Konsultasi 2

4.7 Unit Pelaksana Kegiatan 2

5. Ketentuan Umum dan Rincian Prosedur 2

5.1 Ketentuan Umum 2

5.2 Rincian Prosedur 6

6. Kondisi Khusus 7

7. Bagan Alir 8

8. Bukti Kerja 9

9. Lampiran 9




Nomor Revisi : 00 Halaman : ii dari iii



SEJARAH DOKUMEN

TANGGAL CATATAN PERUBAHAN KETERANGAN




Nomor Revisi : 00 Halaman : iii dari iii



DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN DAN NOTASI

No. Distribusi Unit Penerima Dokumen Notasi

001 Sekretariat Direktorat Jenderal Bina Marga SET

002 Direktorat Pengembangan Jaringan Jalan PJJ

003 Direktorat Pembangunan Jalan PAJ

004 Direktorat Preservasi Jalan PEJ

005 Direktorat Jembatan JEM

006 Direktorat Jalan Bebas Hambatan Perkotaan dan Fasilitas Jalan Daerah

DJBHFJD

007 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional I BPJN I

008 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional II BBPJN II

009 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional III BPJN III

010 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional IV BPJN IV

011 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional V BBPJN V

012 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VI BBPJN VI

013 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VII BBPJN VII

014 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VIII BBPJN VIII

015 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional IX BPJN IX

016 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional X BPJN X

017 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional XI BBPJN XI

018 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XII BPJN XII

019 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional XIII BBPJN XIII

020 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XIV BPJN XIV

021 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XV BPJN XV

022 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XVI BPJN XVI

023 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XVII BPJN XVII

024 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional XVIII BBPJN XVIII

025 Balai Jembatan Khusus dan Terowongan BJKT

Catatan :

Masing-masing Unit Kerja (Setditjen, Direktorat-Direktorat, Balai Besar/Balai Pelaksanaan Jalan Nasional) dapat membuat ketentuan tersendiri tentang pengaturan/penomoran distribusi pada unit-unit yang berada dibawah koordinasinya.

1. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku sebagai panduan untuk melaksanakan kegiatan pembinaan dalam

bentuk bimbingan Teknis/Diseminasi/Pelatihan/Workshop dan Pertemuan Konsultasi di

lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum dan

Perumahan Rakyat.

2. Tujuan

Agar pelaksanaan bimbingan Teknis/Diseminasi/Pelatihan/Workshop dan Pertemuan

Konsultasi dilaksanakan effektif dan effisien serta memenuhi tujuannya dan

pelaksanaannya terkendali.

3. Acuan

3.1 Undang-Undang Republik Indonesia No. 13 tahun 2013 tentang Ketenaga kerjaan.

3.2 Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat No. 15/PRT/M/2015

Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan

Rakyat.

3.3 Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 20/PRT/M/2016 Tentang Organisasi dan

Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan

Rakyat.

3.4 Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No 04/PRT/M/2009 tentang Sistem

Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan Umum.

4. Definisi

4.1 Pembinaan

Usaha, tindakan, dan kegiatan yg dilakukan secara efisien dan efektif untuk

memperoleh hasil yg lebih baik aspek kinerja, baik yang disebabkan oleh adanya

ketidaksesuaian pada penyelenggaraan kegiatan maupun yang diakibatkan oleh

adanya perubahan persyaratan/peraturan/perundang-undangan.

4.2 Diseminasi

Diseminasi adalah suatu kegiatan yang ditujukan kepada kelompok target atau

individu agar mereka memperoleh informasi, timbul kesadaran, menerima, dan

akhirnya memanfaatkan informasi tersebut.

4.3 Pelatihan

Pelatihan kerja adalah keseluruhan kegiatan untuk memberi, memperoleh,

meningkatkan, serta mengembangkan kompetensi kerja, produktivitas, disiplin,

sikap, dan etos kerja pada tingkat ketrampilan dan keahlian tertentu sesuai

dengan jenjang dan kualifikasi jabatan dan pekerjaan.




Nomor Revisi : 00 Halaman : 2 dari 18



(Undang-Undang No.13 Tahun 2003 Pasal 1 butir 9)

4.4 Workshop

Workshop adalah pelatihan kerja, yang meliputi teori dan praktek dalam satu

kegiatan terintegrasi, dicapai melalui tindakan penjelasan intensif kepada

kelompok kecil dan mengutamakan pemecahan masalah.

4.5 Bimbingan Teknis (Mentoring)

Didefinisikan sebagai hubungan profesional di mana orang yang berpengalaman

(Para mentor) membantu yang lain (mentoree) dalam mengembangkan

keterampilan khusus dan pengetahuan yang akan meningkatkan pertumbuhan

orang yang kurang berpengalaman profesional dan pribadi.

Bimbingan Teknis adalah interaksi antara orang yang lebih berpengalaman dan

orang yang kurang berpengalaman, tetapi memberikan bimbingan yang

memotivasi orang untuk dibimbing mengambil tindakan.

4.6 Pertemuan Konsultasi

Kegiatan dapat berupa rapat/pertemuan untuk mendapatkan kesimpulan

(nasihat, saran, dsb) yang sebaik-baiknya atau meminta pertimbangan untuk

memutuskan sesuatu.

4.7 Unit Pelaksana Kegiatan

Unit Pelaksana Kegiatan adalah Satuan Kerja dan Pejabat Pembuat Komitmen.

5. Ketentuan Umum dan Rincian Prosedur

5.1 Ketentuan Umum

5.1.1 Kegiatan Pembinaan

Kegiatan Pembinaan mengikuti bagan alir dalam langkah 5.

5.1.2 Penyusunan Rencana Kegiatan

Penyusunan Rencana Kegiatan dilakukan setiap awal tahun dengan

menggunakan formulir sesuai pada Formulir No. FRM-

01/SOP/UPM/DJBM-124

5.1.3 Persiapan Pelaksanaan Pembinaan

Persiapan Pelaksanaan Pembinaan sekurang-kurangnya mencakup







kegiatan :

1. Penyiapan dokumen administrasi (Surat Undangan, Surat

Pemberitahuan, Surat Perintah Perjalanan Dinas);

2. Penyiapan Administrasi Keuangan (bila diperlukan);

3. Penyusunan tim Bimbingan termasuk Narasumber;

4. Peserta (nasional, provinsi, kabupaten/kota);

5. Penyiapan rencana dan acara diseminasi/bimbingan/pelatihan/

workshop;

6. Penyiapan Bahan serahan;

7. Penyiapan formulir evaluasi Penyelenggaraan;

8. Penyiapan formulir (Daftar Hadir, format-format );

9. Kesiapan pengambil kebijakan;

10. Penyiapan prasarana & sarana (alat bantu presentasi, catering,

ATK, ruangan, Penginapan).

5.1.4 Pelaksanaan Pembinaan

Pelaksanaan Pembinaan dapat dilakukan dengan cara :

1. Diseminasi.

2. Pelatihan.

3. Work Shop.

4. Bimbingan Teknis.

5. Pertemuan/Konsultasi.







5.1.5 Tim yang terlibat dalam kegiatan pelaksanaan pembinaan

diatur sebagai berikut:

No.

Diseminasi/Pelatihan/

Workshop/Bimbingan

Teknis

Pertemuan / Konsultasi

1 Pengarah

2 Penanggung Jawab

3 Ketua Tim Ketua Tim

4 Sekretaris Tim Sekretaris

5 Seksi Umum

6 Seksi Pembelajaran

7 Nara Sumber (Bila

diperlukan)

Nara Sumber (Bila

diperlukan)

* Catatan : Jumlah Personil dalam tiap seksi disesuaikan kebutuhan

5.1.6 Pelaksanaan Diseminasi

Dilakukan setiap timbul Dokumen Sistem Manajemen Mutu yang baru,

yang pelaksanaannya dapat dilakukan di masing-masing Unit Kerja

ataupun secara berkelompok ataupun secara terpusat di Unit Kerja

Penyelenggara.

5.1.7 Pelatihan, Workshop dan Bimbingan Teknis

Pelaksanaannya dapat dilakukan di masing-masing lokasi Unit, ataupun

secara berkelompok ataupun secara terpusat di Unit Kerja di

lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga, minimal dilakukan 1 kali

dalam setahun untuk masing-masing bidang Keteknikan, bidang

Kepegawaian, Bidang Keuangan dan Manajemen.

5.1.8 Pelaksanaan Pertemuan/Konsultasi

Minimal 2 kali dalam setiap tahun untuk setiap unit kerja Eselon 3 dan

PPK, dimana pelaksanaannya dapat dilakukan di unitnya masing-

masing atau digabungkan secara berkelompok.







5.1.9 Surat Pemberitahuan

Setiap akan melaksanakan kegiatan bimbingan penerapan/

pemeliharaan Sistem Manajemen Mutu harus dibuat surat

pemberitahuannya/surat undangannya paling lambat 7 hari sebelum

pelaksanaan.

5.1.10 Memastikan Tingkat Kesiapan Pelaksanaan

Untuk memonitor tingkat kesiapan Pelaksanaan

Diseminasi/Pelatihan/Workshop/Bimbingan Teknis digunakan Daftar

Simak sesuai pada Formulir No. FRM-02/SOP/UPM/DJBM-124

5.1.11 Agenda Pembinaan

Pelaksanaan Diseminasi/Pelatihan/Workshop/ Bimbingan Teknis

sekurang-kurangnya terdiri mencakup kegiatan :

1. Pembukaan;

2. Pengarahan Program dan Tata Tertib;

3. Penyajian materi;

4. Diskusi & Tanya Jawab;

5. Simulasi/praktek (sesuai keperluan); dan

6. Penutupan.

5.1.12 Evaluasi Pelaksanaan

Setiap pelaksanaan kegiatan Diseminasi/Pelatihan/Workshop/

Bimbingan Teknis harus dilakukan evaluasi penyelenggaraan dengan

menggunakan formulir evaluasi sesuai pada Formulir No. FRM-

03/SOP/UPM/DJBM-124.

5.1.13 Pelaporan Diseminasi/ Pelatihan/ Workshop/ Bimbingan

Teknis

Kegiatan pembinaan Diseminasi/Pelatihan/Workshop/Bimbingan Teknis

dalam rangka penerapan/pemeliharaan Sistem Manajemen Mutu

dilaporkan dengan pengaturan sebagai berikut :

Laporan Diseminasi/Pelatihan/Workshop/Bimbingan Teknis berisikan

sekurang-kurangnya :







1. Daftar Isi.

2. Pendahuluan :

a. Tujuan penyelenggaraan

b. Dasar Penyelenggaraan

c. Kepesertaan

d. Tata Tertib

e. Pembiayaan

3. Pelaksanaan Kegiatan

a. Jadwal Kegiatan

b. Tim Instruktur/Nara Sumber

c. Tim Pelaksana

d. Daftar Peserta Pelatihan

e. Materi Pelatihan

f. Presentasi/ujian/simulasi

4. Kesimpulan dan Saran

5. Lampiran-lampiran :

a. Dokumentasi

b. Lain-lain disesuaikan keperluan

5.1.14 Laporan Pertemuan/Konsultasi

Laporan Pertemuan/Konsultasi menggunakan Formulir sesuai pada

Formulir No. FRM-04/SOP/UPM/DJBM-124.

5.1.15 Referensi dan Sertifikat

Setiap peserta Pelatihan/Workshop/Bimbingan Teknis diberikan Surat

Referensi atau Sertifikat yang dikeluarkan oleh Kesatuan Unit Kerja

dan ditandatangani oleh Direktur di lingkungan Direktorat Jenderal

Bina Marga dengan menggunakan format sesuai Formulir No. FRM-

05/SOP/UPM/DJBM-124 dan lampiran 9.6 Formulir No. FRM-

06/SOP/UPM/DJBM-124.

5.1.16 Persyaratan Untuk Memperoleh Sertifikat/Referensi

Pemberian Sertifikat hanya diberikan kepada peserta tingkat

kehadirannya > 75%.







5.2 Rincian Prosedur

1. Penyusunan Rencana Kegiatan

Ka. Subdit/Ka. Bid/Kasi menyusun Rencana Kegiatan.

2. Persetujuan

Direktur Terkait/Ka. Balai …… memberikan persetujuan terhadap Rencana

Kegiatan. Jika tidak, mengembalikan kepada Ka. Subdit/Ka. Bid/Kasi.

3. Persiapan Pelaksanaan Bimbingan

Ka. Subdit/Ka. Bid/Kasi melakukan persiapan-persiapan untuk pelaksanaan

pembinaan. (lihat butir 5.1.3)

4. Pemberitahuan Rencana Pembinaan

Ka. Subdit/Ka. Bid/Kasi menyampaikan Surat Pemberitahuan REncana

Pembinaan. Setidaknya disampaikan Jadwal Pembinaan, Materi Pembinaan,

Pembina, Peserta yang diharapkan dan lainnya yang relevan.

5. Pelaksanaan Bimbingan

Ka. Subdit/Ka. Bid/Kasi melaksanaan pembinaan dan mencatat hasil

pelaksanaan.

6. Penyusunan Laporan

Ka. Subdit/Ka. Bid/Kasi menyusun Laporan Hasil Bimbingan dan disampaikan

kepada Direktur Terkait atau Ka. Balai ……….

6. Kondisi Khusus

Tidak Ada







7. Bagan Alir

PENANGGUNG

JAWABPROSES

LAMA

PROSESDOKUMEN/REKAMAN

MULAI

PENYUSUNAN RENCANA

KEGIATAN

PERSIAPAN PELAKSANAAN

PEMBINAAN

PEMBERITAHUAN RENCANA

PEMBINAAN

1

2

3

Persetujuan ?

Ya

Cek Terima ?

PELAKSANAAN PEMBINAAN

PENYUSUNAN LAPORAN

4

5

Ya

SELESAI

Ka.Subdit/KaBid/

Kasi

DIPA

Surat Pemberitahuan

Rencana Pembinaan

Catatan Hasil

Pelaksanaan

Laporan Hasil

Bimbingan

2 hr

1 hr

1 hr

1 hr

2 hr

Tdk

Tdk

PERSETUJUANDirektur /

Ka.Balai

Ka.Subdit/KaBid/

Kasi

6

1 hr

Rencana Kegiatan

· Dokumen Administrasi

· Administrasi Keuangan

· Tim Pembinaan

· Peserta

· Penyiapan Jadwal

· Penyiapan Bahan Serahan

· Formulir Evaluasi

· Sarana & Prasarana

Keterangan : Ka. Subdit (Eselon III) untuk tingkat Direktorat Ka. Bidang (Eselon III) untuk tingkat Balai Besar Ka. Seksi (Eselon IV) untuk tingkat Balai







8. Bukti Kerja

8.1 Program Rencana Kegiatan Pelatihan/Workshop/Bimbingan Teknis

8.2 Daftar Simak Persiapan

8.3 Evaluasi Penyelenggaraan Diseminasi/Pelatihan/Workshop/Bimtek

8.4 Konsultasi/Pertemuan

8.5 Surat Referensi

8.6 Contoh Format Sertifikat Pelatihan

9. Lampiran

9.1 Rencana Kegiatan Diseminasi/Pelatihan/Workshop/ Bimtek

(FRM-01/SOP/UPM/DJBM-124 Rev.00)

9.2 Daftar Simak Persiapan


9.3 Formulir Evaluasi Penyelenggaraan Diseminasi/Pelatihan/Workshop/Bimtek


9.4 Formulir Pertemuan/Konsultasi


9.5 Surat Referensi


9.6 Contoh Sertifikat Pelatihan








Lampiran 9.1

RENCANA KEGIATAN DISEMINASI/PELATIHAN/WORKSHOP/BIMTEK


No Nama Kegiatan Rencana

Pelaksanaan Tempat Peserta Keterangan

Disetujui Oleh :

Kasubdit

Disusun Oleh :

Kasi…..

Disahkan Oleh :

Direktur







Lampiran 9.2

DAFTAR SIMAK PERSIAPAN


Nama Kegiatan : .................................

Waktu Penyelenggaraan : .....................................

Tempat Penyelenggaraan : .....................................

No. JENIS SARANA DAN PRASARANA PENANGGUNG

JAWAB PARAF KET.

A DOKUMEN

1 Surat Undangan ke Satker, SKS, Kabag, Kabid

2 Konfirmasi kesediaan Peserta

3 Jadwal Acara

4 Sambutan Pembukaan & Penutupan utk

Ka. Balai

5 Formulir evaluasi Pelatihan

6 Daftar Hadir Peserta

7 Hand Out untuk peserta

B SARANA DAN PRASARANA

1 Spanduk (Bila ada)

2 Kelengkapan Peserta (Training Kit)

3 A T K

4 Ruang Kelas dengan bentuk …………….

5 Infocus yang ada Kamera







No. JENIS SARANA DAN PRASARANA PENANGGUNG

JAWAB PARAF KET.

6 Sound System

7 White board, penghapus serta boardmarker …

8 Toilet & tempat Sholat

9 CAMERA untuk dokumentasi

C AKOMODASI & KONSUMSI

1 Catering (2x Snack, 1x makan Siang)/hari

......, .......20..

Tim Penyelenggara







Lampiran 9.3

FORMULIR EVALUASI PENYELENGGARAAN

DISEMINASI/PELATIHAN/WORKSHOP/BIMTEK


1. MATERI PELATIHAN

No. Perihal Penilaian Anda

Kurang Cukup Baik

1 Pencapaian Sasaran dan tujuan

Bimbingan Teknis

2 Materi yang disajikan dapat

bermanfaat bagi pelaksanaan kerja

di tempat Anda

3 Materi yang disajikan menambah

wawasan anda dalam

melaksanakan pekerjaan ditempat

anda

2. INSTRUKTUR PELATIHAN


Terhadap : Kurang Cukup Baik

1 Penguasaan materi yang

diajarkan

Instrukt. (1)

Instrukt. (2)

2 Pemberian contoh

penerapan

Instrukt. (1)

Instrukt. (2)

3 Cara penyajian Instrukt. (1)

Instrukt. (2)

Catatan : Sesuaikan dengan Instruktur yang dilibatkan







3. WAKTU


Kurang Cukup Baik

1 Alokasi waktu untuk pemberian

materi hari pertama

2 Alokasi waktu untuk work shop &

presentasi hari kedua

4. SARANA & PRASARANA


Kurang Cukup Baik

1 Ruang Kelas

2 Konsumsi

3 Peralatan Bantu Presentasi

5. PANITIA PENYELENGGARA

No. Perihal

Penilaian Anda

Kurang Cukup Baik

1 Pelayanan Panitia pada saat

pendaftaran

2 Pelayanan Panitia pada saat

istirahat

3 Kekompakan & Kesigapan Panitia

Penyelenggara







6. SARAN ANDA : Apabila Anda mempunyai saran untuk meningkatkan kegiatan bimbingan

teknis dimasa mendatang, silahkan tulis dalam Kotak berikut ini.

TERIMA KASIH ATAS PARTISIPASI ANDA MENGISI FORMULIR

EVALUASI INI.







Lampiran 9.4

FORMULIR PERTEMUAN/KONSULTASI


Unit Kerja : (isi unit kerja pemberi konsultasi)

Hari dan Tanggal :

Tempat Konsultasi :

Unit Kerja Konsultasi : (isi unit kerja pengguna konsultasi)

No Topik

Pembahasan/Masalah

Rencana

Tindak Lanjut

Penanggung Jawab

Target Waktu

Pelaksanaan Keterangan

Disusun Oleh :

………………………….







Lampiran 9.5

KOP DIREKTUR TERKAIT/KA. BALAI……..

SURAT REFERENSI


No. …………………………………

Surat Referensi ini diberikan kepada

Nama : ______________________

NIP : ______________________

Pangkat/Golongan : ______________________

Jabatan : ______________________

Atas partisipasinya dalam kegiatan Diseminasi/Pelatihan/Workshop/Bimbingan

Teknis :

Nama Kegiatan :

Waktu Pelaksanaan :

Tempat Pelaksanaan :

DIKELUARKAN DI : .........................................

PADA TANGGAL : ........................................

DIREKTUR TERKAIT / KA. BALAI...........................

( ...................................................)

NIP. ………………………………

PR

OSED

UR P

ELA

KSAN

AAN

PEM

BIN

AAN

(DIS

EM

INASI, P

ELA

TIH

AN

, WO

RKH

SO

P, B

IMBIN

GAN

TEKN

IS D

AN

KO

NSU

LTAN

SI)

Nom

or Doku

men

:

SOP/U

PM/D

JBM-124

Tanggal Berlaku :

2 Mei 2017

Nom

or Revisi

: 00

Halam

an :

18 dari 18

Dilarang m

emperbanyak sebagian atau seluruh isi dokum

en tanpa ijin tertulis dari

Direktorat Jenderal B

ina Marga, K

ementerian P

ekerjaan Um

um dan P

erumahan R

akyat La

mp

iran

9.6

CO

NT

OH

SE

RT

IFIK

AT

PE

LA

TIH

AN

(FRM

-06/SOP/U

PM/D

JBM

-124 Rev.00 )

No …

……

……

……

……

……

…

Dib

erikan kep

ada

Nam

a :

Tem

pat T

gl Lah

ir :

NIP

:

Jabatan

:

Telah

men

giku

ti ;

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

…..

Yan

g D

iselenggarakan

Oleh

: Direkto

rat/Balai P

ada T

anggal…

……

.. s/d …

……

. Di …

……

……

……

……

……

…. , …

……

……

……

……

……

…..

(……

……

……

……

……

……

…)

Direktu

r ……

……

. / Ka. B

alai ……

……

.

Documents

(DISEMINASI, PELATIHAN, WORKSHOP, BIMBINGAN TEKNIS DAN