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TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES I

UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIAFACULTAD DE INGENIERÍA Y SISTEMAS

DISEÑO DE TABLAS, USO DE FORMULAS, CREACIÓN DE TITULOS Y CREACIÓN DE

COLUMNAS

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Que los estudiantes aprendan el proceso para insertar tablas, uso de formulas, creación de títulos y la creación de columnas en Microsoft Word 2013.

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DISEÑO DE TABLAS

Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos.

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Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas.

Las tablas permite mejorar el diseño de los documentos, su estructura facilita la distribución de los textos, esquemas y gráficos contenidos en sus casillas.

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Se puede crear una tabla siguiendo tres procesos:

1. Seleccionado en la cinta de opciones la Ficha insertar, luego en la cuadricula, las filas o columnas.

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2. Crearla, usando la opción Insertar tabla y luego especificando el de filas y columnas se necesitan.

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3. La tercera forma para crear una tabla es Dibujándola con el ratón. En la ficha Insertar luego la opción Dibujar tabla.

Nota: El proceso para crear las tablas dependerá del tipo de tabla que desea, estas pueden ser regulares o irregulares.

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TABLAS REGULARESTABLAS REGULARES

1. Una de los métodos es utilizar un cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sería una celda de la misma.

2. La segunda opción es haciendo clic tabla en Insertar Tabla, este vínculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla.

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TABLAS IRREGULARESTABLAS IRREGULARES

3. La tercer opción es usar el comando Dibujar Tabla, aquí se dimensiona la tabla dibujándola con el mouse. Este método es ideal para crear tablas irregulares, como se muestra en la siguiente figura.

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Para crear la tabla irregular, agregue una tabla regular y luego, diseñe la tabla irregular dibujando las líneas de las columnas y de las filas dentro del rectángulo o combinando mas de una celda como se muestra a continuación

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Para borrar una línea o un bloque de líneas, haga clic en Borrador de la ficha emergente Herramientas de tabla / Diseño del grupo Dibujar bordes y a continuación, haga clic en la línea que desee borrar.

Ejemplo de tabla irregular

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AGREGAR FILAS Y COLUMNAS A UNA AGREGAR FILAS Y COLUMNAS A UNA TABLATABLA

Para agregar rápidamente una fila al final de una tabla, haga clic en la última celda de la última fila y presione la tecla TAB o la tecla ENTRAR.

Para agregar una columna o fila en cualquier posición de una tabla, sitúese el cursor en una celda en la fila o columna y automáticamente podrá agregarlas al presionar clic en el comando +.

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ESTILOS DE TABLAESTILOS DE TABLA

Cuando se crea una tabla, Word 2013 permite aplicarle directamente un estilo con un sólo clic para ello seleccionamos la tabla automáticamente aparece los Estilos de las tablas.

Mediante esta opción podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, Word aplicará las características del formato elegido a nuestra tabla.

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La pestaña Presentación muestra las herramientas que se observan en la imagen anterior.

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MANIPULACIÓN DE DATOS EN UNA TABLAMANIPULACIÓN DE DATOS EN UNA TABLA

Diseño de Tablas

1. Ordenar. Permite ordenar la información en la tabla en orden descendente o ascendente según su contenido. Si las celdas contienen fechas o números lo tendrá en cuenta al ordenar.

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MANIPULACIÓN DE DATOS EN UNA TABLA MANIPULACIÓN DE DATOS EN UNA TABLA (USO DE FORMULAS)(USO DE FORMULAS)

Diseño de Tablas

2. Fórmula. Hay que colocar el cursor en la celda que deseamos que contenga el resultado y seleccionamos la ficha Presentación/formula, de forma predeterminada se mostrará la fórmula de suma de todas las celdas que estén por encima (en la misma columna).

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Posibles errores: Para que se pueda realizar la suma, el contenido de las celdas ha de ser números. Si el contenido no son números podría aparecer un mensaje de error.

No obstante, esta función tiene un comportamiento en cierta forma "inteligente" puesto que, por ejemplo, si una columna contiene números en todas las celdas excepto en la primera (donde suele ir el título de la columna) no se produce ningún error y la suma se realiza correctamente.

También, si colocamos varios números dentro de una misma celda, separados por espacios, los considerará a todos al realizar las sumas.

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A parte de la suma de arriba abajo =SUM(ABOVE), se pueden hacer otras muchas operaciones en una tabla en otro sentido, como obtener el promedio (AVERAGE), producto (PRODUCT), valor máximo (MAX), valor mínimo (MIN), etc. de izquierda a derecha.

Por ejemplo, se puede realizar la suma de las celdas situadas a la izquierda, y también se puede especificar un formato concreto para visualizar los resultados, como en el caso que vemos en la siguiente figura.

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Si aparecen códigos entre llaves, por ejemplo, {=SUM(LEFT)}, en lugar del resultado de la suma, Word está mostrando códigos de campo.

Código de campo: texto de marcador de posición que muestra dónde aparecerá la información especificada del origen de datos; El código de campo incluye los caracteres de campo, el tipo de campo e instrucciones.

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Para activar o desactivar los resultados de los códigos de campo, haga clic en el Ficha archivo y luego clic en el botón Opciones (Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Word) seleccione la opción de menú Avanzadas y busque la categoría Mostrar contenido de documento, desactive o active la casilla de verificación Mostrar códigos de campo en lugar de sus valores.

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TÍTULOSTÍTULOSUn título es un rótulo numerado, por ejemplo, "Figura 1", que puede agregar a una tabla, ilustración, ecuación u otro elemento. Para ello, ficha Referencia / grupo títulos /insertar título.

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Puede usar diversos rótulos de título y el formato para diferentes tipos de elementos; por ejemplo, "Tabla II" y "Ecuación 1-A". O bien, puede cambiar el rótulo de uno o varios títulos; por ejemplo, cambiar "Tabla 6" por "Figura 6".

También puede crear un nuevo rótulo de título, por ejemplo, "Foto".

Si más tarde agrega, elimina o mueve los títulos, puede actualizar fácilmente todos los números a la vez.

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¿CÓMO AGREGAR TÍTULOS?¿CÓMO AGREGAR TÍTULOS?Utilizar los títulos de ilustraciones predefinidos

por Word.Para utilizar esta opción debemos seleccionar nuestra ilustración, ya sea tabla, imagen o gráfico; luego acceder a la ficha Referencias / grupo Títulos / Insertar título.

En el cuadro de diálogo Título podemos observar el nombre del titulo, usted puede cambiar el tipo (tabla, ilustración o ecuación).

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Al seleccionar la tabla, gráfico, imagen, ecuación, etc. y seleccionar Título, Word lo detecta automáticamente y le asigna el título y el tipo de rotulo adecuado. La posición del título puede ser incluida encima de la selección o por debajo de la selección. Algunas opciones que tenemos a disposición en el cuadro de diálogo Título son:

Nuevo rótulo... Este botón sirve para modificar el Título de la ilustración Numeración... Este botón nos

abre el cuadro de diálogo que vemos en la imagen y sirve para modificar el estilo de la numeración de los títulos.

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Autotítulo... Este botón sirve para generar automáticamente los títulos de un determinado tipo. Por ejemplo podemos hacer que se generen automáticamente los títulos de las imágenes de mapa de bits (*.bmp) que vayamos incluyendo en el documento.

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Utilizar estilos personalizados para las ilustraciones.

Podemos definir nuestros propios estilos personalizados de ilustraciones y asignárselos posteriormente a un gráfico, tabla o ecuación. Debemos crear un estilo propio para la ilustración y usarlo únicamente para ese motivo, posteriormente cuando hallamos aplicado un título a la ilustración podemos aplicarle el estilo personalizado.

En la opción Rótulo podemos seleccionar en que tabla de ilustraciones queremos incluir la ilustración.

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COLUMNASCOLUMNASEn Word, siempre se está trabajando con columnas. Aunque no lo parezca. Una sola, de margen a margen.

Cuando en un documento, se desee dar un aspecto diferente a grandes bloques de texto, que inicialmente pueden suponer un muro para la lectura por parte de quien lo lee, podemos crear columnas con lo que estéticamente el texto parece que invita más a su lectura. Otros tipos de documentos, como boletines, folletos, etc. lo imponen.

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COLUMNAS TIPO PERIODÍSTICOCOLUMNAS TIPO PERIODÍSTICOSon aquellas en las que el texto fluye de arriba a abajo en la primera columna, de ahí continúa en la parte superior de la siguiente columna hacia abajo y así sucesivamente de modo "serpenteante" entre todas las columnas que el usuario haya definido. Tal es el caso de las columnas de los periódicos (de ahí su nombre).

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1) Las periodísticas simples. En ellas, el usuario define las columnas antes de escribir y salta de columna cuando lo necesite (generalmente tras un cambio de párrafo). Se apreciará, por lo tanto, un cambio de párrafo, de frase entre una columna y la siguiente y las columnas no tienen porque tener la misma longitud:

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2) Las periodísticas balanceadas. En ellas, el usuario escribe primero todo el texto como lo hace normalmente hasta un fin de párrafo, y después lo selecciona y al aplicar el formato de columnas el texto escrito, "fluye" y se reparte balanceándose entre el número de columnas que se hubieran definido. Las columnas quedan prácticamente del mismo tamaño y el usuario no ha roto con un salto entre la primera y la segunda columna.

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Para agregar columnas periódicas simples debe ficha Diseño de página / grupo Configuración de página / comando columnas.

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Cont.

2) Ahora podemos definir el número de columnas que deseamos para nuestro texto. Este panel inicial, nos ofrece algunas opciones de columnas para aplicar al documento, pero en el caso de que ninguna de ellas sea adecuada para nuestras necesidades, pulsaremos sobre la opción "Más columnas...“.

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3) A partir de este cuadro de diálogo de columnas, podemos fijar el número de columnas que deseemos para nuestro documento. Las columnas se pueden definir cada una con una anchura diferente, si bien lo más usual es trabajar con columnas de igual ancho (por eso la casilla de verificación de columnas de igual ancho está inicialmente activada).

MUY IMPORTANTEAl aplicar de aquí en adelante y aceptar. (Observar la vista previa a la derecha del panel).

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En este paso, Word habrá insertado un salto de sección continua y a partir de ese código de salto de sección, ya trabaja a razón del número de columnas definidas. Observar la regla de la parte superior, como en ella se ven claramente definidas las columnas con sus sangrías, tabuladores, etc. El trabajo será igual que antes solo que se trabajará en una anchura menor.

4) Nuestro siguiente paso será, Comenzar a escribir en la primera columna.

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5) Cuando se desee dar por terminado el texto de la primera columna, cuando se quiera saltar a la siguiente columna, se debe efectuar un salto de columna bien desde la opción saltos de la ficha Diseño de página o bien pulsando las teclas Control+Mayús+Intro simultáneamente una sola vez.

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Continuaremos escribiendo, sangrando, tabulando, etc. lo que fuera necesario...(de existir mas columnas repetir el salto tantas veces como fuera preciso).

Para terminar, observe los códigos, los saltos de sección continua con los que Word "abraza" al texto al que le hemos aplicado el formato de columnas. De este modo, en un documento de una página podríamos tener varias secciones.

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