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Diseño de un sistema de gestión electrónica de los documentos

Jordi Serra SerraUniversitat de Barcelona

XXV Congreso Archivístico Nacional“Desafío archivístico: la gestión electrónica entre normas”

San José de Costa Rica, julio de 2013

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de 2013 - Jordi Serra Serra

• The role of records managers and records management has to be redefined, including all processes of when and how an information object becomes a record. We are already running out of time, and future historians might name our era “The dark age of the early information society.”

Kampffmeyer, Ulrich. Breaking the Barriers of traditional Records Management.DLM Forum Conference, Toulouse 2008.

Sistema y aplicación de gestión documental

La implantación de sistemas degestión documental: el ideal

S.I. normalizado

S.I. normalizado

S.I. normalizado

S.I. normalizado

Frontal externo único Frontal interno único

Sistema de archivo digital a largo plazo

ISO 16175-2

ISO 16175-3

ISO

14721

Sistema de gestión documental para los soportes físicos no integrado con el electrónico

La implantación de sistemas degestión documental: la realidad

S.I. no normalizado ni interop.




Múltiples frontales externos Múltiples frontales internos

Ausencia de un sistema de archivo digital a largo plazo

Aplicación de gestión documental con alcance parcial, y sin

integración con los sistemas productores

Cultura de silos


La consecuencia:

Interoperabilidad•Datos normalizados y

enlazados/bles

Externalización•Cloud services

Desarrollo modular

•Economia de escala

Mundo en red•Dilución del concepto de

productor

Mayor capacidad•De proceso

•De almacenaje

Reutilización•Multiplicación de

contextos

Big Data•Creación de nueva

información

Control del entorno

…o caos?


Ideas revisables

• El sistema de gestión documental tiene como principal objetivo cumplir la legalidad.

• Un sistema de gestión de documentos electrónicos es una aplicación informática.

• Para los documentos electrónicos nos sirve el modelo utilizado para el papel.

• El sistema de gestión documental es competencia exclusivamente archivística.

EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL TIENE COMO PRINCIPAL OBJETIVO CUMPLIR LA LEGALIDAD?


La información es (el) poder


enlazados/bles


Desarrollo modular



productor


•De almacenaje


contextos


información

Control del entorno

…o caos???


Fuerzas motrices de la gestión documental


enlazados/bles


Desarrollo modular



productor


•De almacenaje


contextos


información

Control del entorno

Control delciclo de vida

Fiabilidad•Autenticidad e integridad

• Usabilidad


Alcance de la gestión documental


enlazados/bles


Desarrollo modular



productor


•De almacenaje


contextos


información

Control del entorno

Control delciclo de vida

Fiabilidad•Autenticidad e integridad

• Usabilidad


Generally AcceptedRecordkeeping Principles (GARP)

• Principle of Accountability• Principle of Integrity• Principle of Protection • Principle of Compliance• Principle of Availability• Principle of Retention• Principle of Disposition• Principle of Transparency


El control del ciclo de vida requiere un sistema de gestión documental…

• Que garantice la integridad en todas las transacciones.

• Normalizado/ante (que garantice la interoperabilidad).

• Fiable, sistemático, que inspire confianza.

• Conceptualmente consistente (estable pero flexible).

• Efectivamente (y no sólo nominalmente) implantado.

UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ES UNA APLICACIÓN INFORMÁTICA?


El modelo ISO 15489 / 30300

Procesos ISO 15489 Subsistemas

Clasificación Subsistema de clasificación

Utilización Subsistema de control de acceso y uso

Disposición Subsistema de valoración y selección

Captura y registro Subsistema de descripción

Almacenaje y preservación Subsistema de conservación

Política formal ISO 30300

Responsabilidades para el

aseguramiento de la calidad

Herramientas+

Procedimientos


Componentes de un sistemade gestión documental


El diseño del sistema:la dimensión conceptual


El diseño del sistema:la dimensión física


El diseño del sistema híbrido: elementoscon implementación diferenciada

Instrumento de descripción

Depósitos

Procedimientos

Registros de actividad

Instrumento de descripción

Depósitos lógicos (formatos digitales)

Procedimientos (automáticos

monitorizados)

Registros de actividad

Depósitos físicos (soportes físicos)

Procedimientos (semiautomáticos)

El elemento integrador:el gestor documental

Sistemas de negocio

(BO/ERP/EAI)

Gestores de procesos

(BPM)

Entornos de colaboración

Gestor documental (RM)

Herramientas de oficina

Sistema de archivo permanente

Gestor documental (DM)

DigitalizaciónGestión en soportes

físicos

PARA LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS NOS SIRVE EL MODELO UTILIZADO PARA EL PAPEL?


Control de funciones y procesos

• La clasificación puede ser múltiple.

• La clasificación funcional equivale a un mapeo de procesos, sin limitación a procesos reglados.

• Con múltiples relaciones más allá de la jerarquía (concreción).

• BCS vs. RCS o File Plan.

• Clasificación útil!!! (ante Big Data, eDiscovery, Big Buckets)


Reglas de acceso y uso (seguridad)

• Poco desarrollado en la tradición archivística.

• Control de acceso externo• Control de uso por productores

• Múltiples sistemas de asignación (por listas de control de acceso, por capacidades, etc.).

• Requiere control de usuarios, grupos y roles.

• Refuerza el valor de las agrupaciones documentales.


Reglas de ciclo de vida

• Tratamiento documental sujeto a un cambio de estado.

• Cambio de estado sujeto a múltiples eventos.

• Tratamiento = resolución + parámetros interoperables.

• Resoluciones de eliminación, transferencia, transformación, revisión, cambio de tipo o permisos, etc.

• Combinación de reglas transversales (por tipo o formato) con reglas verticales (por serie).


Control de tipos documentales

• Elementos descriptibles (estructurables):

– Objetos documentales– Componentes del sistema– Registros del sistema

• Frontera difusa entre dato y metadato:

• El documento es el dato• El dato es reutilizable• Metadatos autentificantes

• Modelo de datos (tipos GD/ECM) vs. Tipos documentales (SGD).

• Tipos de UDC y UDS como ejes de la automatización de procesos (MdV) y de la interoperabilidad del conjunto.

Record, Manage,Enable, use

Mandates

People(Agents) Records

Create

Used by

Business

Recordsmanagement

business

Establishcompetencies

of

Account forExecution

ofIsdocumented

inDo

Do

Govern


Control de agentes

• Carácter prescriptivo del organigrama acumulado.

• El inventario de sistemas de información, en tanto que agentes productores y custodios.

• La definición de características de los sistemas parte del mapa de sistemas:

• Valor evidencial (integridad)• Opciones de integración (EAI)• Evolución / sustitución• Interoperabilidad

• Vinculación sistemática de los agentes a las funciones/procesos.

La necesidad de integración

Qué se haceProcesos

Qué quedaSeries

Quien lo haceAgentes

Cómo se haceCircuitos

Cómo se haceGuías

Cómo se haceModelos

Como se agrupaClases

Cómo se haceSistemas

Cuanto se conservaCalendarios y reglas

Qué se haceTrámites


El nodo integrador: la serie documental


Las relaciones entre series

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

A. Control de la actividad empresarialA.1. Programación de inspeccionesA.2. Realización de inspeccionesA.3. Gestión de procesos sancionadoresA.4. Elab. de la memoria de activ. de control

B. Fomento de la actividad empresarialB.1. Gestión de subvenciones a empresas


El mapa de series documentales

Intrumento de descripción

Intrumento de control de la implantación

Intrumento de análisis y mejora

Intrumento de desarrollo

Intrumento compartido y

interdisciplinar


El mapa de series como plataforma de análisis

Identificación de series clave o vitales

Detección de necesidades de

nuevos interfaces o integraciones entre sistemas

Valoración de esfuerzo y resultados de tramitación

EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ES COMPETENCIA EXCLUSIVAMENTE ARCHIVÍSTICA.

Distintos entornos a capturar

Sistemas de negocio

(BO/ERP/EAI)

Gestores de procesos

(BPM)

Entornos de colaboración

Gestor documental (RM)

Herramientas de oficina

Sistema de archivo permanente

Gestor documental (DM)

DigitalizaciónGestión en soportes

físicos

Empezando con un plan estratégico...

Análisis de los procedimientos

Análisis de los sistemas de información

Automatización de la gestión documental

Identificación y normalización del sustrato

documental

ISO 15489ISO 26122

Aplicación a proyectos concretos

ISO 16175-2ISO 23081

...o mediante proyectos concretos

Análisis del procedimiento X

Análisis del sistema de

información X

Desarrollo de una solución tecnológica

Identificación y normalización del sustrato

documental

ISO 26122ISO 23081

Aportación a la solución transversal

ISO 16175-3


Niveles de actuación


Patrón de actuación parasistemas de negocio

•ERP•EAI

•Aplicaciones verticales

Proyecto TIC a petición del responsable del dominio de negocio.

Participación del RGD en la definición funcional.

•Datos estructurados•Documentos XML•Firmas electrónicas•Documentos PDF/Imagen

Conservar expedientes finalizados, íntegramente electrónicos y mayormente estructurados, junto con documentos registrales (recapitulativos).


Patrón de actuación para gestores de procesos

•BPM•Workflow

Proyecto organizativo de reingenieria de procesos a petición del responsable del dominio de negocio.

Participación del RGD en la definición del proceso.

•Datos estructurados•Documentos XML•Firmas electrónicas•Documentos PDF/Imagen•Documentos Office•Correo electrónico

Conservar expedientes finalizados, íntegramente electrónicos y mayormente docucéntricos, junto con el historial del flujo de trabajo, y con vínculos EAI.


Patrón de actuación para entornos de colaboración

•Mensajería•Trabajo en grupo•Redes sociales

Proyecto organizativo a iniciativa del área de comunicación, org. o RGD.

Participación del RGD en la creación del expediente eletrónico de proyectos.

•Documentos PDF/Imagen•Documentos Office•Correo electrónico•Documentos multimedia•Documentos texto/XML

Gestionar expedientes en fase activa, íntegramente electrónicos y mayormente docucéntricos, y posterior. conservarlos.


Patrón de actuación para herramientas de oficina

•Herramientas de oficina•Correo electrónico

Proyecto organizativo de carácter documental a iniciativa del RGD.

Participación del RGD en todos los aspectos del diseño e implantación.

•Datos estructurados•Documentos PDF/Imagen•Documentos Office•Correo electrónico•Documentos multimedia

Gestionar expedientes en fase activa, parcialmente electrónicos y casi exclusivamente docucéntricos, y posterior. conservarlos.


Ideas de futuro

• El sistema de gestión documental tiene un doble objetivo: compliance (seleccionar/eliminar/proteger), y también mejorar la gestión de la información (RIM).

• Un sistema de gestión de documentos electrónicos es un conjunto de herramientas conceptuales con múltiples implementaciones tecnológicas posibles.

• Para los documentos electrónicos el modelo utilizado para el papel debe ser revisado y enriquecido.

• El sistema de gestión documental es competencia exclusivamente archivística sólo en las fases finales. En fases anteriores, responde a una competencia compartida.

Muchas gracias

Jordi Serra Serrahttp://bd.ub.edu/pub/serra/

Universitat de Barcelona

XXV Congreso Archivístico Nacional“Desafío archivístico: la gestión electrónica entre normas”

San José de Costa Rica, julio de 2013

http://bd.ub.edu/pub/serra/

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