DISEÑO INFOGRÁFICO INSTRUCCIONAL PARA LA COMUNICACIÓN DE SECUENCIAS OPERATIVAS DE LA COORDINACIÓN DEL PROGRAMA PLAN

PADRINOS DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE

STIVEN VARGAS DURÁN CÓDIGO 2111218

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE DE CALI FACULTAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL

DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD Y DISEÑO PROGRAMA DISEÑO DE LA COMUNICACIÓN GRÁFICA

SANTIAGO DE CALI 2018

DISEÑO INFOGRÁFICO INSTRUCCIONAL PARA LA COMUNICACIÓN DE SECUENCIAS OPERATIVAS DE LA COORDINACIÓN DEL PROGRAMA PLAN

PADRINOS DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE

STIVEN VARGAS DURÁN CÓDIGO 2111218

Pasantía institucional para optar el título de Diseñador de la Comunicación Gráfica

Director CAROLINA LEDESMA MEJÍA

Diseñadora Visual Magister en Educación

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE DE CALI FACULTAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL

DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD Y DISEÑO PROGRAMA DISEÑO DE LA COMUNICACIÓN GRÁFICA

SANTIAGO DE CALI 2018

3

Nota de aceptación:

Aprobado por el Comité de Grado en cumplimiento de los requisitos exigidos por la Universidad Autónoma de Occidente para optar al título de Diseñador de la Comunicación Gráfica

Luis castro

Jurado

Lucas López

Jurado

Santiago de Cali, día 13 de septiembre del 2018

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CONTENIDO

RESUMEN 13

INTRODUCCIÓN 15

1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN 16

2. ANTECEDENTES 25

3. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 34

3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 34

3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 35

3.3 OBJETIVO GENERAL 35

3.4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 35

4. JUSTIFICACIÓN 37

5. INTERÉS ACADÉMICO PARA EL APRENDIZAJE DEL ESTUDIANTE 38

6. INTERÉS Y APORTE PARA LA ORGANIZACIÓN DONDE SE DESARROLLARÁ LA PROPUESTA 39

7. MARCOS DE REFERENCIA 40

7.1 MARCO CONTEXTUAL 40

8. MARCO TEÓRICO 42

5

8.1 REPRESENTACIONES GRÁFICAS CON PROPÓSITOS COGNITIVOS 42

8.2 DIAGRAMA DE PROCESOS 46

8.3 DIAGRAMA PARA LA MEJORA DE PROCESOS 47

8.4 DIAGRAMA DE PROCESOS GRÁFICOS 52

8.5 INFOGRAFÍA 54

8.6 DISEÑO INSTRUCCIONAL 57

9. DISEÑO METODOLÓGICO 59

9.1 FUENTES DE INFORMACIÓN 59

9.2 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 60

9.3 ELEMENTO INNOVADOR DE LA PROPUESTA 60

9.4 CRONOGRAMA 61

9.5 RECURSOS 61

9.5.1 Talento humano 61

9.5.2 Recursos financieros 62

9.6 INDAGACIÓN Y REVISIÓN 62

9.7 SISTEMA ANALÍTICO DE LAS CATEGORÍAS Y REQUERIMIENTOS DE LAS APLICACIONES 66

9.8 REPRESENTACIÓN GRÁFICA 71

9.8.1 Tipografía 72

9.8.2 Forma 73

6

9.8.3 Color 74

9.8.4 Etapa de bocetación 76

9.8.5 Iconización 80

9.8.6 Etapa final 81

10. CONCLUSIONES 90

11. CONSIDERACIONES 91

12. RECOMENDACIONES 92

REFERENCIAS 93

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LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Actividad Inducción, programa Plan Padrinos. Actividad inducción a los nuevos ahijados del programa Plan Padrinos. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por M. C. González, 2016. 17

Figura 2. Preinscripción programa Plan Padrinos. Preinscripción a los estudiantes que ingresan por primera vez a la universidad Autónoma de occidente y quieren ingresar al Programa Plan Padrinos. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por M.C González, 2015. 18

Figura 3. Actividad Bautizo programa Plan Padrinos. Primera actividad del semestre donde los ahijados escogen a su padrino o madrina que los acompañará durante un semestre académico. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por M. C. González, 2016. 19

Figura 4. Actividad Tour por la Ciudad de Cali programa Plan Padrinos. Visitan los lugares más emblemáticos de la ciudad de Cali. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por M. C. González, 2016. 20

Figura 5. Actividad Desafío PP programa Plan Padrinos. Tercera actividad del semestre donde el objetivo es conocer áreas de la Universidad Autónoma de Occidente, que le ayudará a los ahijados durante su proceso académico – universitario. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por M. C. González, 2015. 21

Figura 6. Actividad Zoológico de la ciudad de Cali, programa Plan Padrinos. Salida al Zoológico de Cali para el fortalecimiento del vínculo entre padrino/madrina y ahijado. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por M. C. González, 2016. 22

Figura 7. Actividad Campifogata, programa Plan Padrinos. Actividad de cierre de la promoción de padrinos e ahijados. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por M. C. Gonzáles, 2016. 23

Figura 8. Marca corporativa, programa Plan Padrinos. Logo representando al programa Plan Padrinos de la Universidad Autónoma

8

de Occidente. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por S. Vargas Durán, 2016. 24

Figura 9. Diagrama de flujo. Ingreso de pacientes del programa quirúrgico en una unidad Hospitalaria. De: El diagrama de flujo, herramienta para la gestión de procesos en una Unidad de Admisión Hospitalaria. (p #120), por C. Pinto Madroñero, 2003, 12(3). 26

Figura 10. Símbolos del diagrama de flujo. Significado de cada forma para el diseño adecuado del diagrama de flujo. De: El diagrama de flujo, herramienta para la gestión de procesos en una Unidad de Admisión Hospitalaria. (p #121), por C. Pinto Madroñero, 2003, 12(3). 27

Figura 11. Diagrama de procesos. Diseño de un diagrama de proceso respectivo del producto NDH. De: Mejora de proceso para la manufactura del evacuador para sistemas de irrigación laparoscópicos. (p #98), por A. González et al, 2015, 55(1). 29

Figura 12. Diagrama de flujo en una unidad administrativa. Diagrama general de procesos en el área administrativa en una institución de educación superior. De: Sistema de Gestión Digital para mejorar los procesos administrativos de la Instituciones de Educación Superior: universidad Autónoma metropolitana. (p#128), por R. Silva, E. Cruz, I. Méndez, J. Á. Hernández, 2013, 52(2). 32

Figura 13. Organigrama de Bienestar Universitario. Organigrama de la Universidad Autónoma de Occidente, mostrando las dependencias que conforma Bienestar Universitario Universidad Autónoma de Occidente. 41

Figura 14. Formas universales para uso del Diagrama de Flujo. Representaciones donde cada una define una función del diagrama de flujo. De: Mapas conceptuales, Mapas mentales y otras formas de representación del conocimiento (p#139), por A. Campos Arenas, 2005. 44

Figura 15. Diagrama del árbol. Representación y uso del diagrama del árbol. De: Mapas mentales y otras formas de representación del conocimiento (p#147), por A. Campos Arenas, 2005. 45

9

Figura 16. Diagrama de proceso. Diagrama de procesos sobre las etapas de elaboración del vino tinto. De: Mapas conceptuales, Mapas mentales y otras formas de representación del conocimiento (p#145), por A. Campos Arenas, 2005. 46

Figura 17. Diagrama de flujo, para la mejora de procesos. Añadiendo puntos de inspección en el ejemplo: Prepararse para ir a trabajar. De: Mejora continua de procesos (p#117), por D. Galloway, 2002. 48

Figura 18. Diagrama de flujo, para la mejora de procesos. Desarrollo de normas en el ejemplo: Prepararse para ir a trabajar. De: Mejora continua de procesos (p#117), por D. Galloway, 2002 49

Figura 19. Diagrama de flujo, para la mejora de procesos. Inspección después de la fuente de error en el ejemplo: Prepararse para ir a trabajar. De: Mejora continua de procesos (p#119), por D. Galloway, 2002 50

Figura 20. Diagrama de flujo, para la mejora de procesos. Proveedores y sus inputs error en el ejemplo: Lavar los platos. De: Mejora continua de procesos (p#123), por D. Galloway, 2002 51

Figura 21. Diagrama de flujo, para la mejora de procesos. Requerimientos (normas) que deben cumplir los inputs. De: Mejora continua de procesos (p#124), por D. Galloway, 2002 52

Figura 22. Diagrama de flujo. Diagrama Gestión documental en un entorno mixto. De: Diagrammatic Graphics (p#51), por N. Holmes, 1993. 53

Figura 23. Diagrama de flujo. Diagrama Gestión de la calidad total de una empresa. De: Diagrammatic Graphics (p#105), por N. Holmes, 1993. 54

Figura 24. Diagrama de flujo infografico. Infografía de un proceso de fabricación del papel. De: El Arte funcional, infografía y visualización de información (p#214), por A. Cario, 2011 56

Figura 25. Reunión programa Plan Padrinos. Reunión con el jefe del Departamento de Desarrollo Humano y los coordinadores del

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programa Plan Padrinos. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por S. Vargas Durán, 2017. 63

Figura 26. Reunión programa Plan Padrinos. Reunión con el jefe del Departamento de Desarrollo Humano y los coordinadores del programa Plan Padrinos. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por S. Vargas Durán, 2017. 65

Figura 27. Propuesta - Tipografía. Propuesta tipográfica para el manual instruccional de operaciones para la coordinación del programa Plan Padrinos. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por S. Vargas Durán, 2017. 72

Figura 28. Diagrama de flujo. Representación del diagrama de flujo, usando las formas correspondientes de acuerdo a las actividades del programa Plan Padrinos. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por S. Vargas Durán, 2017. 74

Figura 29. Propuesta – color. Propuesta de la gama cromática para las representaciones grafica operacionales del programa Plan Padrinos. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por S. Vargas Durán, 2017. 75

Figura 30. Bocetación – forma. Boceto de la forma que le corresponde a cada función de las actividades del programa Plan Padrinos, por S. Vargas Durán, 2017. 76

Figura 31. Bocetación – forma. Boceto de la forma que le corresponde a cada función de las actividades del programa Plan Padrinos, por S. Vargas Durán, 2017. 77

Figura 32. Bocetación – forma. Boceto de la forma que le corresponde a cada función de las actividades del programa Plan Padrinos, por S. Vargas Durán, 2017. 78

Figura 33. Boceto – diagrama de flujo. Boceto de la representación gráfica de los procesos operacionales (diagrama de flujo) del programa Plan Padrinos, por S. Vargas Durán, 2017. 79

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Figura 34. Boceto – iconos. Bocetos de los iconos utilizados para las representaciones gráficas de los procesos operacionales del programa Plan Padrinos, por S. Vargas Durán, 2017. 81

Figura 35. Construcción del diagrama de flujo. Construcción de las representaciones gráficas, agregando forma, color, tipografía, de los procesos operacionales del programa Plan Padrinos. Tomado de: Archivos programa Plan Padrinos – UAO, por S. Vargas Durán, 2017. 82

Figura 36. Iconos. Vectorización de los iconos para las representaciones gráficas de los procesos operacionales del programa Plan Padrinos. Tomado de: Archivos programa Plan Padrinos – UAO, por S. Vargas Durán, 2017. 83

Figura 37. Diagrama de flujo – Actividad Zoológico. Propuesta final de las representaciones gráficas de los procesos operacionales del programa Plan padrinos. Tomado por: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por S. Vargas Durán, 2017. 86

Figura 38. Diagrama de flujo – Actividad Bautizo. Propuesta final de las representaciones gráficas de los procesos operacionales del programa Plan padrinos. Tomado por: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por S. Vargas Durán, 2017. 87

Figura 39. Diagrama de flujo – Actividad Inducción a nuevos padrinos. Propuesta final de las representaciones gráficas de los procesos operacionales del programa Plan padrinos. Tomado por: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por S. Vargas Durán, 2017. 88

12

LISTA DE TABLAS

Tabla 1 61

Tabla 2 67

Tabla 3 68

Tabla 4 69

Tabla 5 70

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RESUMEN

El programa Plan Padrinos de la Universidad Autónoma de Occidente (UAO) tiene como uno de sus objetivos el acompañamiento a los estudiantes que ingresan por primera vez a la universidad y provienen de otras ciudades y países. Es un programa que contribuye a la adaptación social, académica y psicológica de los alumnos de primer ingreso. Plan Padrinos, coordinado por estudiantes son el puente entre los padrinos y madrinas, diseñan y construyen todo un cronograma para los ahijados de esa promoción. Por esta razón, Plan Padrinos está conformado por un cargo logístico y administrativo. Sin embargo, estos roles se han llevado bajo un componente netamente experiencial, donde se basan en generaciones pasadas de la coordinación del programa y la transferencia de información es totalmente desordenada, llevando a que los procesos de las actividades no se cumplan a cabalidad.

Por lo anterior, es pertinente que la información entre los coordinadores que dejan el cargo y los que asumen por primera vez, sean claros para su respectiva ejecución. Entonces, con la situación mencionada anteriormente es pertinente proponer una solución donde a través del diseño gráfico instruccional, evidenciando a través de un manual de operaciones de procesos, donde sistematice los procesos administrativos necesarios y los procesos logísticos del programa Plan Padrinos. Con este recurso gráfico, los estudiantes puestos al cargo de coordinadores, se puedan apoyar durante el desempeño de las actividades del programa. Con esto, el programa Plan Padrinos tendrá instrumentos donde se evidencie gráficamente los procesos operativos de las actividades de la misma, generando una correcta intervención y por supuesto, el cumplimento del programa para con los ahijados y ahijadas.

Palabras clave:

Plan Padrinos, procesos operativos, diseño gráfico instruccional, coordinación, administrativo, logístico, manual de operaciones, actividades.

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ABSTRACT

Plan Padrinos program of the Universidad Autónoma de Occidente (UAO) has as one of its objectives the accompanying students who enter of the first time to college and come from other cities and countries. It is program that contributes to the social, academic and psychological adaptation of students of firts entry. Plan Padrinos, coordinated by students are the bridge between the godfathers and godmothers, designed and built around a timetable to the good children of thath promotion. For this reason, Plan Padrinos program consisrt of a logistical and administrative fee. However, these roles have been under apurely experiential componet, which are based on generations past the coordination fo the program and the transfer of information is completely disordered. Leading activities processes to not be comply fully.

Therefore, it is pertinent that the information coordinators who leave office and which asume for the first time, be clear for their respective implementation. Then, with the situation mentioned above is relevant to propose a solution through instructional graphic design, demonstrating through an operations manual processes, where systemtize the administrative processes necessary and the logistic processes of the Plan Padrinos program. Whit this graphics resource, put in chrge of coordinators, students can support during the performance of the activities of the program. This Plan Padrinos program will have tolos where you experience graphically operational processes of the same activities, generanting a correct intervention and of course, compliance with the prorgram for godchildren and goddaughter.

Key words:

Plan Padrinos program, operative processes, instructional graphic design, coordination, administrative, logistic, operations manual, activities.

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INTRODUCCIÓN

La Universidad Autónoma de Occidente (UAO) tiene como uno de sus objetivos formar estudiantes integrales en todas las áreas; por ello, Bienestar Universitario se compone por diferentes departamentos que contribuyen con esta formación. En este sentido, uno de los programas que más contribuyen a la adaptación social, académica y psicológica de los alumnos de primer ingreso, es Plan Padrinos (PP).

Una de las particularidades de este Programa es que está conformado y coordinado por estudiantes, así, se cumplen con requisitos académicos y administrativos que exige la Universidad para el desarrollo de cada una de las actividades que se llevan a cabo. El cargo principal, se divide en coordinación administrativa y coordinación logística, quienes son los encargados de ser el puente entre los padrinos y madrinas y las diferentes dependencias. Sin embargo, estos roles se han llevado a cabo bajo un componente netamente experiencial, basado en las generaciones pasadas y sus vivencias frente a la delegación y manejo del programa, sin tener en cuenta la necesidad de crear unos procesos estructurales que guíen y delimiten las funciones de los coordinadores.

Por lo anterior, es necesario atender el problema de transferencia de información entre los coordinadores que dejan el cargo y los que lo asumen por primera vez, en los temas relativos a los procesos que deben ejecutar desde la coordinación. Dado la naturaleza comunicativa del problema es pertinente proponer una solución gráfica instruccional, concretado en un manual de instrucciones que sistematice los procesos administrativos necesarios del cargo de coordinación administrativa en el programa Plan Padrinos. De esta manera, con el relevo generacional, cada estudiante que asuma el rol de coordinador/a administrativo/a, tendrá un recurso gráfico que en el cual se pueda apoyar durante el desempeño de sus labores.

Esta investigación en modalidad pasantía institucional, pretende aportar al programa Plan Padrinos instrumentos que evidencien gráficamente los procesos operativos necesarios para la correcta intervención y cumplimiento del conducto regular que demanda la Universidad.

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1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

El programa de Bienestar Universitario Plan Padrinos (PP) se ha encargado de contribuir a la adaptación de los estudiantes que ingresan por primera vez a la universidad y vienen de otras ciudades, a excepción de Jamundí, Yumbo, Palmira y Candelaria; o que ingresan en modalidad de intercambio. Los que vienen en esta modalidad, no es requisito que sean de primer semestre. El programa tiene el objetivo principal de disminuir los índices de deserción estudiantil; además de facilitar el proceso de adaptación al medio universitario y a la ciudad de Cali y, generar un acompañamiento a los estudiantes en cinco ámbitos específicos: social, académico, personal, físico y familiar.

Los orígenes de PP, se remontan a una experiencia personal que tuvo su fundador y hasta el momento, actual Director, Alberto Cuervo Villafañe, Jefe del Departamento de Desarrollo Humano de Bienestar Universitario de la Autónoma de Occidente, quien, en su época estudiantil, decidió hacer un intercambio a otra ciudad del país, en la que no tuvo ningún apoyo por parte de la Institución, que le permitiera asumir más adecuadamente la transición que estaba viviendo. Por ello, en el año 2000, cuando Alberto Cuervo se vinculó profesionalmente con la Universidad Autónoma de Occidente, decidió proponer y contribuir a la creación de un programa que hiciera parte de Bienestar, que permitiera que los estudiantes de primer ingreso contaran con un acompañamiento especializado, que además fuese brindado por estudiantes de semestres avanzados y que se enfocaran en los cinco ámbitos de acompañamiento al estudiante foráneo.

El equipo idóneo para ejercer esta labor, son estudiantes de quinto semestre en adelante que cumplan con las características de: haber realizado y aprobado la Escuela de Liderazgo Universitario, mantener un promedio académico eficiente y demostrar una actitud de servicio social, que pase las pruebas psicológicas que se realizan por el Departamento de Desarrollo Humano. Bajo esos requisitos, se escoge a quienes serán las madrinas y padrinos de la nueva promoción de ahijados que harán parte de este espacio, durante cada semestre.

Estos estudiantes seleccionados, son los encargados del bienestar de los ahijados que se les asigna a inicio de cada periodo académico, como personas en capacidad de realizar un debido acompañamiento durante un semestre, para cumplir con los objetivos mencionados del Programa. El padrino o madrina, debe generar una relación de cercanía con su ahijado, donde prime la comunicación y la confianza. Este, a su vez, debe ser una ayuda incondicional, un consejero, un misionero de los buenos hábitos, de la rectitud y un motor de ánimo. El ahijado debe encontrar en su

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padrino o madrina, una persona a la que pueda acudir en todo momento, seguro de hallar en él un apoyo inmediato en sus dificultades.

Además del acompañamiento, Plan Padrinos tiene organizadas una serie de actividades que realizan la promoción respectiva de ahijados. La dirección de Bienestar Universitario elige los coordinadores del PP, quienes deben responder por las actividades propias del programa como por los padrinos y madrinas que integran la comunidad de apoyo. Los coordinadores junto con los padrinos y madrinas ejecutan todo un cronograma durante el semestre, priorizando las cinco actividades pedagógicas que el programa realiza. Antes de la primera intervención oficial, Plan Padrinos realiza una preinscripción en donde los estudiantes que ingresarán por primera vez a la Universidad y vienen de otras ciudades del país o está en proceso de intercambio, se inscriben al programa.

Figura 1. Actividad Inducción, programa Plan Padrinos. Actividad inducción a los nuevos ahijados del programa Plan Padrinos. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por M. C. González, 2016.

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Dos días después de la pre-inscripción, PP realiza una inducción para los estudiantes inscritos. En ese espacio se desarrollan una serie de actividades cuyo objetivo es darle una primera mirada al programa y a su vez se empiece a generar el vínculo con los demás estudiantes o ahijados.

Figura 2. Preinscripción programa Plan Padrinos. Preinscripción a los estudiantes que ingresan por primera vez a la universidad Autónoma de occidente y quieren ingresar al Programa Plan Padrinos. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por M.C González, 2015.

Una vez pasada la preinscripción y la inducción a los nuevos ahijados de la promoción al programa Plan Padrinos del semestre a cursar, los padrinos y madrinas, sabiendo el número de ahijados inscritos al programa, empiezan una preparación para las actividades propias del Plan Padrinos. Como la primera actividad es donde se le asigna a un padrino o madrina los ahijados de esa promoción, se realiza la primera semana una vez de haber empezado el semestre universitario. A partir de ahí, cada mes del semestre, se van realizando las 4

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actividades oficiales del programa Plan Padrinos de la universidad Autónoma de occidente.

La primera actividad del Programa, es el bautizo. Espacio en el que se pretende que, a través de dinámicas y lúdicas, los ahijados reconozcan sus aptitudes para verse reflejados en la personalidad de uno de los padrinos; de esta manera, se busca que cada uno seleccione por la personalidad y gustos, a quien considera más idóneo como su padrino o madrina. De esta forma, estratégicamente se espera que, durante el semestre, la permanencia de los ahijados sea absoluta en el programa, priorizando su comodidad y seguridad.

Figura 3. Actividad Bautizo programa Plan Padrinos. Primera actividad del semestre donde los ahijados escogen a su padrino o madrina que los acompañará durante un semestre académico. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por M. C. González, 2016.

Luego de que los ahijados conocen a su padrino o madrina que los acompañara durante el semestre, semanas después realizan la segunda actividad llamada el Tour por la ciudad de Cali. Esta actividad consiste, como su nombre lo indica, en

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realizar un tour por la Ciudad, pasando por los lugares más icónicos de Cali. Durante el recorrido, hacen dos paradas específicas: la plazoleta Jairo Varela y el Monumento Cristo Rey.

Figura 4. Actividad Tour por la Ciudad de Cali programa Plan Padrinos. Visitan los lugares más emblemáticos de la ciudad de Cali. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por M. C. González, 2016.

La tercera actividad que el programa Plan Padrinos implementa se llama el Desafío PP. Esta actividad se ejecuta en la Universidad y tiene como objetivo que, a través de actividades dinámicas y lúdicas, los estudiantes conozcan las diferentes áreas que conforman la UAO que les servirá mediante su proceso de formación.

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Figura 5. Actividad Desafío PP programa Plan Padrinos. Tercera actividad del semestre donde el objetivo es conocer áreas de la Universidad Autónoma de Occidente, que le ayudará a los ahijados durante su proceso académico – universitario. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por M. C. González, 2015.

Luego, hacen una visita al Zoológico de Cali donde consiste, además de conocer uno de los lugares turísticos de la Ciudad, el objetivo principal de la salida al zoológico es reforzar aún más el vínculo entre ahijado/a y padrino o madrina.

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Figura 6. Actividad Zoológico de la ciudad de Cali, programa Plan Padrinos. Salida al Zoológico de Cali para el fortalecimiento del vínculo entre padrino/madrina y ahijado. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por M. C. González, 2016.

Por último, se finaliza la promoción del semestre con la actividad Campifogata. Esta actividad consta de un día para otro y se ejecuta en un espacio a las afueras de la ciudad. La actividad tiene como objetivo hacer el cierre oficial de la promoción para los ahijados y también para los padrinos que no continúan en la otra promoción.

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Figura 7. Actividad Campifogata, programa Plan Padrinos. Actividad de cierre de la promoción de padrinos e ahijados. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por M. C. Gonzáles, 2016.

Dichas salidas se programan para un sábado de cada mes, con el fin de no irrumpir con las responsabilidades académicas de ningún integrante. Esto les permite facilitar la creación y afirmación de vínculos socio-afectivos, que les permita mejorar su desenvolvimiento en el proceso de adaptación al nuevo entorno al que se están enfrentando.

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Figura 8. Marca corporativa, programa Plan Padrinos. Logo representando al programa Plan Padrinos de la Universidad Autónoma de Occidente. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por S. Vargas Durán, 2016.

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2. ANTECEDENTES

Con el fin de comprender las distintas posiciones e investigaciones que se han realizado en torno al diseño gráfico institucional, se presentarán algunos documentos académicos que muestran el avance y las necesidades de esta área en los procesos empresariales actuales. El confluir de las posturas teóricas y los resultados de otros investigadores permitirán tener una visión más amplia y clara sobre las necesidades del campo del diseño. Basados en esto, se construirá el modelo propuesto para el programa Plan Padrinos de Bienestar Universitario de la Universidad Autónoma de Occidente, con el fin de encontrar los puntos claves para fortalecerlo como marca y como referente institucional a partir de las propuestas gráficas producto de investigaciones anteriores.

Al final, se indagó en fuentes de revistas indexadas y se seleccionaron estos artículos los cuales son investigaciones con temas afines al interés de esta investigación. Por lo tanto, estos reportes son fuentes confiables, pues han sido objeto de revisión por cada una de las editoriales de las revistas de las cuales fueron tomadas.

La investigación realizada por el Carlos Pinto Madroñero, titulado, El diagrama de flujo, herramienta para la gestión de procesos en una Unidad de Admisión Hospitalaria, aborda el desarrollo gráfico, de un proceso instruccional a través del concepto diagrama de flujo en el Hospital Virgen de los lirios. Alcoy España. El artículo menciona como objetivo principal de la investigación “dar a conocer de manera gráfica algunos procesos realizados a diario en una Unidad de admisión hospitalaria facilitando, con ello, su gestión” (Madroñero Pinto, 2003, p. 119-124). Esta investigación muestra a través de los procesos operacionales en cualquier área, en este caso en el área de Admisión del hospital, mejora el proceso y el aprendizaje, es decir, lo hace más óptimo y seguro al momento de ejecutar dichos procesos. En la siguiente imagen, muestra la forma como se emplea en el área de Admisiones a través de la técnica del diagrama de flujo:

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Figura 9. Diagrama de flujo. Ingreso de pacientes del programa quirúrgico en una unidad Hospitalaria. De: El diagrama de flujo, herramienta para la gestión de procesos en una Unidad de Admisión Hospitalaria. (p #120), por C. Pinto Madroñero, 2003, 12(3).

Otro punto que el reporte comparte, es la forma como el hospital diseñó el diagrama de flujo, es decir, mostró la relación de las formas con la característica del evento o situación del proceso, cada figura geométrica cumple una función específica y así lo emplean en el área de admisión mencionada anteriormente:

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Figura 10. Símbolos del diagrama de flujo. Significado de cada forma para el diseño adecuado del diagrama de flujo. De: El diagrama de flujo, herramienta para la gestión de procesos en una Unidad de Admisión Hospitalaria. (p #121), por C. Pinto Madroñero, 2003, 12(3).

Al final la investigación sacó resultados del uso del diagrama de flujo para solución de la situación planteada. Concluye que

“Las unidades de admisión, por las características de las actividades que realizan, forman un núcleo funcional de elección para la aplicación de la gestión de procesos. Los diagramas de flujo se han mostrado como herramientas metodológicas óptimas en el conocimiento de los procesos y, por extensión, en la gestión de los mismos. Las unidades de admisión son clave en la coordinación de la programación de pacientes del programa quirúrgico y del registro de actividad quirúrgica. La red informática integrada es un instrumento necesario para el funcionamiento óptimo del hospital. Su ausencia genera ineficiencias en los procesos de registro de actividad y su implantación

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progresiva debe considerarse como objetivo prioritario de la Dirección del hospital” (Madroñero Pinto, 2003, p. 123-124).

Del anterior artículo de investigación, se extrae la importancia de las técnicas de diagramación de procesos, en este caso el diagrama de flujo, con el fin de agilizar procesos en cualquier área de la organización y a su vez tiene un direccionamiento positivo en la facilidad del aprendizaje. Esto, en los procesos operativos de la coordinación del programa Plan Padrinos, generara una mayor fluidez y que sobretodo los procesos se realicen de manera correcta, tanto para los coordinadores actuales, como los que vendrán.

Otra investigación es la realizada por los autores Alejandrina González, Noé Alba Baena, Jorge García, Rodrigo Ríos Rodríguez, Gerardo Sandoval Montes, Ángel Israel Soto, Marrufo, María Guadalupe, titulada, Mejora de proceso para la manufactura del evacuador para sistemas de irrigación laparoscópicos, el objetivo del artículo de investigación es “mejorar el proceso de manufactura de evacuador para sistemas de irrigación laparoscópicos, reduciendo su nivel de desperdicio a un 97 %.”(González et al, 2015, p. 96-105). Este artículo tiene una particularidad, debido a que a través de una fuga, se vio la necesidad de realizar un sistema de medición de pruebas de fuga, y lo este lo hacen a través de los diagramas de flujo. Se creyó pertinente mencionar dicho artículo, dado que, a pesar de que no se está hablando de una organización o de algún proceso administrativo, toman como ayuda para resolver el problema, la representación gráfica diagrama de flujo, con el fin de facilitar un proceso y a su vez la superación de la situación problemática.

La investigación buscó que con la técnica diagrama de flujo, se pueda representar gráficamente los procesos respectivos de ensamble en el producto NDH, para así reducir los niveles de desperdicio del mismo y a su vez no perder la calidad de la empresa y por supuesto de los productos. La siguiente imagen muestra el proceso respectivo del producto NDH:

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Figura 11. Diagrama de procesos. Diseño de un diagrama de proceso respectivo del producto NDH. De: Mejora de proceso para la manufactura del evacuador para sistemas de irrigación laparoscópicos. (p #98), por A. González et al, 2015, 55(1).

Al final, los autores mencionan algunas conclusiones que pudieron identificar usando el proceso del diagrama de flujo. Ellos concluyen

“El objetivo se cubrió al lograr mejorar el proceso de ensamble y reducir el desperdicio utilizando las herramientas de seis sigmas y validando los datos estadísticamente esto se realizó de una manera ordenada, intentado descartar toda posibilidad aunque fuera obvia, gracias a esto se aceleró la solución del problema. Se aportó con la contribución durante el desarrollo del proyecto de establecer un diagrama de flujo que aplica en otra situación de problema ya sea fuera de especificación o control en un proceso y no solo a este proyecto y así se podrá utilizar como herramienta para la solución de futuros eventos.” (González et al, 2015, p. 104).

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A través de un sistema de representación gráfica, se logró solucionar un problema, en este caso, una fuga del producto NDH, donde, en los próximos procedimientos, no solo del producto sino los productos de la empresa, haya un orden de ejecución, evitando este tipo de problemas en este caso, procedimientos de material industrial.

Rafaela Silva, Elena Cruz, Iris Méndez, José Ángel Hernández en el año Junio del 2013, en su trabajo, Sistema de Gestión Digital para mejorar los procesos administrativos de la Instituciones de Educación Superior: Caso de estudio en la universidad Autónoma Metropolitana (Silva, Cruz, Méndez, Hernández, 2013, p. 104-134), realizó un estudio acerca de los procesos educativos administrativos, especialmente en la Universidad Autónoma Metropolitana. En el informe de investigación se plantea mejorar dicha área, a través de un sistema de gestión digital, enfocado a un sistema de representación gráfica de procesos para facilitar el aprendizaje, la productividad en términos de tiempo y respuesta de ejecución, y mayor orden en las tareas administrativas del área.

Un punto importante para mencionar incluido en el artículo es la propuesta de una rutina metodológica previo al desarrollo de un diagrama de procesos. Antes de mencionarlos, el investigador realizó un proceso de selección de categorías, para el este caso, lo llama “Meta-modelo”, donde evidencia las categorías que se desarrollan en el área administrativa. Luego pasa al diagrama de proceso, donde antes de desarrollarlo, menciona tres puntos que ayudara a diseñar el diagrama de manera acertada. Empieza con una identificación del personal el cual menciona el personal identificado en el área. Luego pasa a una identificación de actividades momento en el que las categorías asociadas a las actividades son identificadas, pues son las que se ejecutan en el área administrativa. Asimismo son divididas por sub categorías, con el propósito de aclarar el rol dentro del proceso; en este caso de investigación, se muestra de la siguiente manera:

• Planeación presupuestal Procesos de. Actividades: estimación de presupuesto y carga/actualización de presupuesto.

• Procesos de contratación. Actividades: solicitar personal de acuerdo con las necesidades académicas, aprobar los requerimientos, realizar formatos de contratación, revisar y actualizar formatos, enviar documentación, aviso de publicación, recibir dictamen, generar o actualizar expediente, recibir contrato/archivar, firmar contrato, enviar contrato a recursos humanos, evaluar y solicitar prórrogas.

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• Procesos financieros. Actividades: solicitar ejercicio del presupuesto, transferencias, requisiciones, trámites, reembolso, vales (almacén y librería), autorización de ejercicio de presupuesto, enviar y dar seguimiento a trámites.

• Procesos de prestaciones y sanciones. Actividades: solicitar periodo sabático / días económicos, dar visto bueno de sabático/días económicos, y realizar oficio para sabático/días económicos, documentar incapacidades, tramitar inasistencias.

• Procesos de docencia. Actividades: recibir horarios de la división, pre asignar y proponer cambios, asignar actividades (carga académica), impartir Unidades de Enseñanza Aprendizaje, servicio social, proyectos terminales, realizar y entregar informe, realizar y entregar plan de actividades. (Silva, Cruz, Méndez, Hernández, 2013, p. 126)

• Procesos de investigación. Actividades: realizar propuestas de proyecto de investigación, proponer proyectos a petición de los integrantes del área, evaluar y llevar las propuestas a Consejo Divisional.

• Procesos de gestión de proyectos. Actividades: proyectos externos, revisar y dar visto bueno a los proyectos, realizar productos de trabajo de proyectos externos.

• Procesos de comunicación. Actividades: recibir documentación, entregar documentación y archivar, elaborar oficios, enviar documentación, recibir solicitudes, dar seguimiento a las solicitudes.

Por último, menciona el tercer punto Flujo de actividades de cada proceso. Con base a la información de las categorías seleccionadas y con la definición del proceso de cada una, se desarrolla el diagrama de procesos; como muestra en la siguiente imagen:

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Figura 12. Diagrama de flujo en una unidad administrativa. Diagrama general de procesos en el área administrativa en una institución de educación superior. De: Sistema de Gestión Digital para mejorar los procesos administrativos de la Instituciones de Educación Superior: universidad Autónoma metropolitana. (p#128), por R. Silva, E. Cruz, I. Méndez, J. Á. Hernández, 2013, 52(2).

Al final, los autores afirman

“El desarrollo de este trabajo tendrá un impacto positivo en todos los niveles de la Institución, para los órganos personales reducirá el tiempo dedicado a organizar, vincular y analizar la información histórica asociada a su cargo, lo que ayudará a sustentar mejor la toma de decisiones y de manera eficiente (en menor tiempo) por lo que podrá atender otras actividades críticas. El personal académico reducirá el tiempo que invierte en el desarrollo de informes al tener la información concentrada en una base de datos. Al personal administrativo le ayudará a mantener organizada y vinculada la información que se envía o se recibe con una disminución

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considerable de traslapes y extravió de documentos, además se disminuirán los requerimientos de espacios físicos para el archivo.” (Silva, Cruz, Méndez, Hernández, 2013, p. 104-134).

Los antecedentes citados dan cuenta que la representación gráfica instruccional, a través de diagramas de flujo y de procesos, aplicados en una organización o producto, son pertinentes para ayudar, facilitar, agilizar y organizar procesos a través de unas secuencias de instrucciones visuales que permiten a las personas una mejor comprensión sobre los datos y eventos propios de un proceso particular,

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3. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En el año 2000, el programa Plan Padrinos de la UAO, la estructura funcional ha tenido una sola variación, que implicó que desde el año 2015, se estableciera que para el cargo de coordinación habrían dos personas asignadas; una, de los asuntos logísticos y la otra, de los administrativos. El cargo de coordinación logística se desarrolla basado en una planeación previa a inicios del semestre con el equipo de trabajo; además, todas las decisiones son consensuadas y sufren de variaciones, dependiendo las necesidades que haya con cada promoción de ahijados, en el periodo en curso. Por su parte, el cargo de coordinación administrativa no cumple con las mismas características, dado que éste está enfocado en los procesos operativos que se deben llevar a cabo, sin alteración alguna.

El coordinador administrativo es la encargada al funcionamiento, rendimiento del programa Plan Padrinos. Aquí es donde se hace las solicitudes previas para los espacios lúdicos, asignación de materiales y solicitud de transporte que el programa requiere para sus actividades semestrales. Además, cada semestre diseña una base de datos con los estudiantes inscritos al programa Plan Padrinos. En cambio, el coordinador logístico se encarga organizar y estructurar las actividades lúdicas del programa Plan Padrinos. En este punto presentan todo un cronograma donde se explica cómo realizar la actividad, que espacio se necesita y los materiales a utilizar.

Desde las generaciones pasadas, se ha identificado la necesidad de conocer con antelación y por medio de un instrumento informativo el cual indique los procedimientos institucionales que se deben llevar a cabo para que, quien direccione el Programa desde lo administrativo, tenga pleno conocimiento sobre la sistematización de solicitudes, permisos, contratos y protocolos en general, que son definidos como el conducto regular que el coordinador debe interiorizar.

En términos de procesos, la única exigencia de presentación de documentos formales por parte del director del Programa, Alberto Cuervo, es la elaboración de un informe anual por parte de los coordinadores, en el que se debe dar cuenta sobre el desarrollo de las actividades durante el año, además de los casos especiales relevantes como, por ejemplo, aspectos a mejorar. No obstante, al inicio del Plan Padrinos no se consolidó una especificación de roles que definiera las funciones de los coordinadores; por lo tanto, cada uno en el cambio generacional, debía transmitir dichos procesos por medio de la transmisión oral de las experiencias.

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Un aspecto a tener en cuenta es la importancia del empalme en cualquier grupo de trabajo; más aún, en una Institución de Educación Superior (IES) en la que semestralmente hay cambio de personal, implica un plan de acción efectivo para dar manejo a la contingencia y las posibles crisis dentro de un programa, escuela, grupo o departamento. En este sentido, el diseño infográfico instruccional se plantea como solución a la sistematización de procesos dado que actuaría como un elemento precisado de funciones, que permitirá el mejor desarrollo del rol de coordinador administrativo, teniendo como insumo el conocimiento a priori de las funciones, eventos y procesos que se deben llevar a cabo.

Ahora bien, el objetivo principal no es únicamente la delimitación de roles sino también aportar con la descripción detallada de la realización de dichas funciones, de manera que se plantee también un instrumento metodológico que permita que las futuras generaciones de Plan Padrinos tengan un consolidado pedagógico, que facilite y optimice los procesos administrativos.

3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo graficar procesos sistemáticos para comunicar secuencias operativas de la coordinación del Plan Padrinos de la Universidad Autónoma de Occidente?

3.3 OBJETIVO GENERAL

• Diseñar piezas gráficas para comunicar las secuencias operativas de la coordinación del programa Plan Padrinos de la Universidad Autónoma de Occidente.

3.4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Identificar las categorías esenciales de los procesos para la coordinación del programa Plan Padrinos de la Universidad Autónoma de Occidente.

• Sistematizar de los protocolos operativos de la coordinación del programa Plan Padrinos de la Universidad Autónoma de Occidente.

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• Representar gráficamente las instrucciones de los protocolos operativos de la coordinación del programa Plan Padrinos de la Universidad Autónoma de Occidente.

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4. JUSTIFICACIÓN

El programa Plan Padrinos (PP) de la Universidad Autónoma de Occidente, lleva 16 años en procesos de formación, en el cual los estudiantes que ingresan por primera vez a la UAO, además de enriquecerse en sus procesos académicos, cuentan con un programa donde trabajan toda la parte humanística y el bienestar de este es importante para PP, sobre todo se espera que los estudiantes puedan sentirse el campus Universitario como si fuera su segundo hogar. Con lo anterior, Plan Padrinos desarrolla toda una planeación para que los estudiantes que ingresan al programa se sientan ameno con el mismo y su vivencia en la UAO. Aun así, no existe un manual para los coordinadores que les permita conocer el alcance del cargo. Especialmente el cargo administrativo, su desarrollo ha generado una contrariedad, debido que Plan Padrinos no instruye adecuadamente sobre los mecanismos administrativos para la ejecución de actividades en el entorno institucional.

Entonces, se considera importante realizar los procesos operativos que el coordinador tiene como cargo, para que así sea más eficiente el trabajo, no solo para el actual coordinador, sino para los futuros al cargo. Además, es importante este tipo de procesos en cualquier grupo de trabajo; más aún, en una Institución Educativa en la que constantemente hay cambio de personal y sobre todo en una Universidad que se encuentra acreditada y pretende seguir acreditándose.

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5. INTERÉS ACADÉMICO PARA EL APRENDIZAJE DEL ESTUDIANTE

El aporte que esta investigación modalidad pasantía institucional, dejara en el desarrollo de las competencias, es colocar al campo los saberes aprendidos durante su proceso académico Universitario. Desarrollar una propuesta de diseño en un contexto real, donde solucionara un problema del mismo, generara confianza y experiencia a la hora de enfrentarse al campo laboral. Además, que, soluciona un asunto importante para el Programa Plan Padrinos de la UAO.

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6. INTERÉS Y APORTE PARA LA ORGANIZACIÓN DONDE SE DESARROLLARÁ LA PROPUESTA

Para el programa Plan Padrinos, es importante que la propuesta planteada en el programa sea necesaria a la hora se seguir creciendo el programa y sobre todo en una Universidad acreditada. Además, por parte de los actuales coordinadores y los futuros que recibirán el cargo, tendrán mayor y mejor facilidad a la hora de realizar procesos operativos en el Programa, creando la tranquilidad de ejecutar los procedimientos y que sobre todo de una manera acertada.

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7. MARCOS DE REFERENCIA

7.1 MARCO CONTEXTUAL

La universidad Autónoma de Occidente de la ciudad de Cali, cuenta con más de cuarenta y siete años de experiencia en la educación, desde su fundación en los años 70, en un espacio pequeño y con pocos programas académicos. Luego de todo un arduo trabajo, 29 años después, la UAO se transforma como la conocemos hoy en día. La misión de la Universidad se basa en

“Una institución de educación superior de carácter privado, cuya misión es la de integrar, con perspectiva internacional, las funciones sustantivas de docencia, investigación y proyección social para contribuir a la formación de personas con visión humanística, creativas y emprendedoras, a la generación de conocimiento y a la solución de problemas del entorno regional, nacional e internacional”.

Con una visión

“Ser una universidad consolidada, con desarrollos organizacionales propios de una institución reconocida regional y nacionalmente, y cuya proyección internacional garantice la excelencia en sus programas de formación, la calidad y pertinencia de su investigación y proyección social, y un alto nivel de integración de sus egresados con la sociedad en que viven y laboran”.

La universidad cuenta con diferentes áreas de aprendizaje y una de ellas es el área de Bienestar Universitario. El área cuenta con diferentes departamentos, como lo es cultura y deportes, el CEA (Centro para la Excelencia Académica), CASA (Centro de Atención, Servicio y Acompañamiento), el área psicosocial, el Departamento de Desarrollo Humano. Dentro de Desarrollo Humano cuenta con diferentes programas extracurriculares que contribuyen de manera íntegra en la vida universitaria de los estudiantes que se vinculan a estos: La Escuela de Liderazgo, Escuela de Facilitadores Sociales, Organización de Grupos Estudiantiles (OGE), y el programa Plan Padrinos son algunos de los programas bandera del Departamento, donde cada uno de éstos le apunta a cumplir un objetivo en particular.

El programa Plan Padrinos está ubicado en el tercer piso de Bienestar, la oficina se encuentra al lado de la Organización de Grupos Estudiantiles (OGE). Cuenta con un equipo de trabajo aproximadamente de Veinte un padrinos y madrinas y un numero de ahijados por semestre de aproximadamente 120 estudiantes; tanto de

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primer semestre como estudiantes de intercambio. El cargo donde se realizó la investigación, modalidad pasantía institucional, fue específicamente en el área administrativa del Programa. Este proceso contó con un tiempo aproximadamente seis meses.

Figura 13. Organigrama de Bienestar Universitario. Organigrama de la Universidad Autónoma de Occidente, mostrando las dependencias que conforma Bienestar Universitario Universidad Autónoma de Occidente.

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8. MARCO TEÓRICO

8.1 REPRESENTACIONES GRÁFICAS CON PROPÓSITOS COGNITIVOS

Históricamente el diseño gráfico estaba asociado a los productos tradicionales como el cartel, editorial, identidad corporativa, empaques, etc. Sin embargo, la dimensión comunicativa de la apuesta que tiene la universidad Autónoma de Occidente de Diseño de la comunicación gráfica, amplia el espectro de productos del diseñador de la comunicación gráfica incluyendo aspectos que no son estrictamente orden de consumo, sino que también hacen parte de naturaleza mayoritariamente comunicativa.

En ese sentido entendiendo la capacidad que tiene la imagen para transmitir información, cuando esta información es de naturaleza conceptual se han establecidos modelos sistemáticos de representación de aspectos abstractos, es decir, que no tiene una representación icónica como tal, ya que no tiene sustrato material a la cual se pueda referir.

Los autores Ed Yourdon y Larry Constantine, pioneros de la informática, en el libro “Structured Design” hablan sobre la creación de las convenciones de los diagramas de flujo. Los autores se basaron a través de modelos computacionales, en su momento llamados diagrama de flujo de datos, basándose en el concepto de gráfico de flujo de datos, de los creadores David Martin y Gerald Estrin, donde llego a ser conocido en el campo de la ingeniera; es allí el nacimiento del diagrama de flujo. A partir de ese momento, el diagrama de flujo se fue expandiendo en otras áreas de conocimientos como en las negociaciones, en los espacios académicos, entre otros.

También, los autores hablan de los símbolos o formas convencionales para la construcción del diagrama de flujo, donde la forma de uso traza la información hacia cualquier proceso, a través de formas definidas como lo son los rectángulos, círculos, rombos y flechas de dirección. Además de ello, especifican que deben ser textos breves, donde debe informar en el diagrama de flujo, la entrada y salida de los procesos, puntos de decisiones y por supuesto la rutas hacia cada uno de los destinos. Por último, a medida que el diagrama de flujo se fue escuchando a nivel mundial, expertos de otros lugares contribuían a la construcción, con el motivo de que el proceso fuese cada día mejor. Tom DeMarco, Chris Gane y Trish Sarson, fueron los autores que colaboraron creando diferentes combinaciones y es ahí donde llegaron a mejorar las formas o símbolos mencionadas anteriormente.

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En este orden de ideas para efectos de este proyecto, se trabaja los diagramas de flujo dado que “un diagrama es una representación gráfica de un hecho, actividad, situación, movimiento o una relación cualquiera, mediante símbolos convencionales” (Arenas Campos, 2005, p. 139), dicho por el autor Agustín Campos Arenas en su libro Mapas conceptuales, Mapas mentales y otras formas de representación del conocimiento.

Existen dos formas de diagramas de flujo, esto se da de acuerdo al tipo de información que esta contenga, el motivo de dicha información, cuál será su uso, qué tan complejo está la información. Agustín Campos menciona que existen dos tipos de diagramas, “un primer tipo general o de resumen, en el sentido que presenta el panorama global de un procedimiento, sin especificar en detalle, la operación del mismo. Y un segundo tipo detallado o analítico, pues presenta el detalle de la mecánica operativa de los procedimientos desde su inicio hasta su fin.” (Arenas Campos, 2005, p. 139).

Otro punto importante que se menciona en el libro, son los elementos que deben utilizar a la hora de crear un diagrama de flujo. Son formas geométricas, donde cada una, dependiendo de su forma, tiene un papel importante a la hora de la organizar la información y así el lector, tenga más claridad del contenido y su comprensión; estas son algunas que el libro menciona:

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Figura 14. Formas universales para uso del Diagrama de Flujo. Representaciones donde cada una define una función del diagrama de flujo. De: Mapas conceptuales, Mapas mentales y otras formas de representación del conocimiento (p#139), por A. Campos Arenas, 2005.

En su elaboración, Campos menciona aspectos importantes del mismo “En una hoja escribir las acciones, eventos, pasos que se dan cuando se ejecuta el procedimiento. Revisamos, a continuación, dicha descripción para verificar su validez. Se empieza la representación gráfica con el símbolo del inicio.” (Arenas Campos, 2005, p. 140-141). De acuerdo con lo anterior, representar un procedimiento adecuadamente, requiere llevar los pasos adecuados y a través de las formas geométricas adecuadas y, toda vez reforzada con una leyenda inscrita dentro de la forma será posible que la persona o las personas se den cuenta fácilmente del orden y el contenido.

Por último, es importante mencionar el propósito de la elaboración de un diagrama de flujo y así acerca a los objetivos mencionados en esta investigación. Agustín muestra al momento de diseñar un diagrama, saber con antelación el motivo del mismo. Dado que, como se mencionó al inicio, existen muchos diagramas con el fin de poder representar el conocimiento. Dicho a lo anterior, Agustín Campos menciona la importancia y los respectivos usos de los diagramas de flujo. Menciona, “Poner en evidencia procedimientos, en términos de sus pasos y operaciones, para favorecer el razonamiento lógico, para ayudar a comprender una situación y sus

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elementos constitutivos, para evaluar situaciones en términos de sus insumos, procesos y salidas y para diagnosticar fallas en la compresión de procesos.” (Arenas Campos, 2005 p. 143).

El autor propone diferentes modelos de representación con el propósito de comunicar elementos que responde a necesidades cognitivas. Existen varios modelos, uno de ellos llamado Diagrama de Árbol mencionado por Agustín Campos, este lo define “éste se desagrega a través de un número determinado de atributos los que, a su vez, se siguen desagregando hasta llegar a lo más simple o al límite deseado. La subdivisión es de arriba hacia abajo” (Arenas Campos, 2005, p. 147).

Figura 15. Diagrama del árbol. Representación y uso del diagrama del árbol. De: Mapas mentales y otras formas de representación del conocimiento (p#147), por A. Campos Arenas, 2005.

Sin embargo, estos modelos pueden implicar distintos vínculos que no necesariamente están direccionados. En el caso, el diagrama de flujo es un diagrama que responde a una necesidad de procesos secuenciales direccionados donde es posible dejar declarado visualmente la toma de decisiones. Por lo tanto, no se deja representado una situación con secuencia lineal sino una situación de recorridos múltiples.

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8.2 DIAGRAMA DE PROCESOS

A lo anterior, se explica detalladamente que es un diagrama. Agustín Campos Arenas, presenta otro tipo de diagrama que es fundamental para la construcción de esta investigación. Un diagrama de proceso, que “Permite visualizar las etapas, pasos, o eventos que se dan para que ocurra un suceso o hecho. Es la expresión gráfica de un proceso que lo ilustra y lo simplifica.” (Arenas Campos, 2005 p. 145). Con lo anterior, menciona que el diagrama de procesos ayuda a representar gráficamente la información, a través de unos pasos o etapas, con el fin de llevar la solución de este. Sin embargo, el autor afirma que “No existe una estructura definida para representar el diagrama de procesos” (Arenas Campos, 2005, p. 145). Este punto, está sujeto a la naturaleza de la información que se quiere representar y al grado de iconicidad que el autor selección para tal representación. Un ejemplo de diagrama de procesos sobre la elaboración del vino tinto:

Figura 16. Diagrama de proceso. Diagrama de procesos sobre las etapas de elaboración del vino tinto. De: Mapas conceptuales, Mapas mentales y otras formas de representación del conocimiento (p#145), por A. Campos Arenas, 2005.

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Al final, así como el diagrama de flujo, el diagrama de procesos también tiene sus usos respectivos, pero con el mismo fin de llegar a facilitar a la persona el aprendizaje de un proceso determinado. Como lo menciona la autora, es útil “Para objetivar pasos, etapas, procedimientos, para tener una visión simplificada de un proceso y para favorecer la imaginación1 y visualización.” (Arenas Campos, 2005, p. 146).

8.3 DIAGRAMA PARA LA MEJORA DE PROCESOS

En el libro “Mejora continua de procesos” de la autora Dianne Galloway, se menciona cómo diseñar diagramas de flujo y la importancia de la misma. En el capítulo del libro “Utilización del diagrama para la mejora de procesos” (Galloway, 2002, p. 113-124), La autora propone una rutina metodológica para el diseño de diagramas de procesos organizados en cinco técnicas. Esta rutina de técnicas aporta recursos estratégicos para desarrollar procesos de una manera efectiva y como menciona el autor “a un coste inferior” (Galloway, 2002, p. 113-124).

La autora propone una rutina metodológica para el diseño de diagramas de procesos organizados en cinco técnicas. La primera técnica llamada “Eliminar o minimizar las tareas que no incorporan valor añadido” (Galloway, 2002, p. 113-124), es la indagación y recolección de la información que es importante para la ejecución de los procesos. En algunas organizaciones, los procesos que se emplean en la misma están diseñados con el fin de tener un orden en términos operativos de la organización y por supuesto, la satisfacción del cliente o los clientes. Pero, hay procesos que no incorporan valor añadido, es decir, “solo sirven para satisfacer los intereses de otro miembro de la organización”, como lo menciona Dianne Galloway. Entonces, para utilizar esta técnica, es importante tener en claro cuál son las necesidades de las personas y las expectativas, facilitando el desarrollo del proceso.

En la segunda técnica que menciona el libro, se denomina “Desarrollar y aplicar normas” (Galloway, 2002, p. 113-124), donde definen como “especificar claramente las condiciones que se deben superar o aprobar”, es decir, después de analizar y eliminar los puntos que no contienen valor añadido para el desarrollo del proceso, se especifica claramente las condiciones de la misma, para así evitar errores y no volver a empezar desde el inicio. Galloway grafica un ejemplo con un proceso de

1 Puede comprenderse que el concepto imaginación sea tan amplia como la historia de la filosofía. Sin embargo para efectos de esta investigación, se asume la imaginación como la cualidad ontológica de crear representaciones mentales, tal como lo propone Castoriadis.

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“Prepararse para ir a trabajar” donde muestra el paso que debe realizar antes de ir a trabajar, hasta aprobar el “test del espejo” para quedar satisfecho del resultado; de no ser así, se repite el proceso hasta que haya cumplido con las expectativas esperadas:

Figura 17. Diagrama de flujo, para la mejora de procesos. Añadiendo puntos de inspección en el ejemplo: Prepararse para ir a trabajar. De: Mejora continua de procesos (p#117), por D. Galloway, 2002.

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Figura 18. Diagrama de flujo, para la mejora de procesos. Desarrollo de normas en el ejemplo: Prepararse para ir a trabajar. De: Mejora continua de procesos (p#117), por D. Galloway, 2002

Menciona Dianne Galloway “La lista de criterios o normas mensurables no tienen por qué constar en el diagrama de flujo, pero deben constar como documento aclaratorio fundamental para varios puntos de inspección” (Galloway, 2002, p. 113-124); para llevar a cabo este procedimiento que ella plantea, menciona también unos pasos a seguir que son importantes a la hora de redactar el documento aclaratorio. Menciona la autora que “Seleccionar un punto de inspección para el que empezará a desarrollar criterios o normas mensurables. Utilizando el “Flip Chart” elabore una lista de las posibles normas, mediante una tormenta de ideas. Reduzca la lista utilizando los criterios de criticalidad, objetividad, mensurabilidad y practicabilidad. Acuerde las normas para cada punto de inspección del proceso.” (Galloway, 2002, p. 118).

Luego, la autora menciona tercera técnica llamada “Mover o desplazar los puntos de inspección hacia adelante” (Galloway, 2002, p. 113-124), consiste en la prevención de los errores y evitar que el proceso se repita constantemente, es decir, una reelaboración del trabajo. En el libro menciona que la manera de evitar dichos errores es “colocar los pasos de inspección o detección de errores, lo más cerca posible del lugar donde se comete el error”.

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Siguiendo con el ejemplo anterior “Prepararse para ir a trabajar”, los puntos de inspección se colocan cerca del fin del proceso, para que, al momento de pasar por el proceso, en este caso seria “Peinarse”, aparezcan las normas de inspección antes para la verificación del proceso; ¿Pelo limpio?, ¿Brillante?, ¿Enredado?, etc. Para que así se den cuentan del error con antelación y no volver a realizar el mismo proceso desde el inicio. En el ejemplo que Dianne Galloway muestra, especifica claramente la tercera técnica:

Figura 19. Diagrama de flujo, para la mejora de procesos. Inspección después de la fuente de error en el ejemplo: Prepararse para ir a trabajar. De: Mejora continua de procesos (p#119), por D. Galloway, 2002

En la cuarta técnica, Dianne Galloway la denomina “Eliminar la necesidad de los puntos de inspección” (Galloway, 2002, p. 113-124), donde a través de la tercera técnica, que evidencia los posibles errores en los puntos de inspección, tiene la manera de eliminar o prevenir que dichos errores se comentan; en pocas palabras, genera una prevención de los errores, generando un abanico de soluciones para el proceso que ejecute.

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Para terminar, la autora termina mencionado la quinta técnica llamada “Represente gráficamente y evalué inputs y proveedores” (Galloway, 2002, p. 113-124), es donde se desarrolla el diagrama adecuado, de acuerdo con los pasos anteriores, para que la ejecución del proceso sea totalmente efectivo y satisfactorio. Aquí también, sale a luz que tipos de inputs o como lo define Galloway “Los materiales, equipamiento, información, recursos humanos, financieros o condiciones medio ambientales necesarias para que el proceso se lleve a cabo” (Galloway, 2002, p. 113-124). En la imagen a continuación, muestra un diagrama de proceso grafico de lavar los platos, donde muestra los inputs que necesita para que el proceso salga adecuadamente.

Figura 20. Diagrama de flujo, para la mejora de procesos. Proveedores y sus inputs error en el ejemplo: Lavar los platos. De: Mejora continua de procesos (p#123), por D. Galloway, 2002

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Figura 21. Diagrama de flujo, para la mejora de procesos. Requerimientos (normas) que deben cumplir los inputs. De: Mejora continua de procesos (p#124), por D. Galloway, 2002

8.4 DIAGRAMA DE PROCESOS GRÁFICOS

‘Diagrammatic Graphics’ del autor Nigel Holmes, es un libro donde muestra algunos ejemplos de modelos de representación gráfica que varios diseñadores de diferentes partes del mundo han diseñado, con el objetivo de generar un mejor aprendizaje y una mayor facilidad a la hora de ejecutar algún proceso.

El diagrama llamado “Document management in a mixed environment” (Holmes, 1993, p. 51) del diseñador Nevin Berger, desarrolla un diagrama de flujo de documentos, cuyo tema se basa en la trayectoria a la hora de usar una publicación en un entorno de plataforma mixta.

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Figura 22. Diagrama de flujo. Diagrama Gestión documental en un entorno mixto. De: Diagrammatic Graphics (p#51), por N. Holmes, 1993.

En la gráfica anterior y conectándolo con las formas geométricas importantes a la hora de diseñar un diagrama, se evidencia el uso de cuadros y líneas conectoras, dando a mostrar un proceso operativo, generando el fácil uso de entender y de aprender.

“Het Groenere Boekje (The Green Book)” (Holmes, 1993, p. 105) del diseñador Rene Hofman, desarrolla un diagrama para una empresa de gestión de calidad, que tiene como objetivo generar un servicio óptimo en los procedimientos de la empresa, generando un mayor acercamiento del mismo.

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Figura 23. Diagrama de flujo. Diagrama Gestión de la calidad total de una empresa. De: Diagrammatic Graphics (p#105), por N. Holmes, 1993.

Como muestra la imagen anterior, evidencia un sistema de representación, basado en la técnica diagrama de flujo, donde organiza y mejora la calidad de los procesos operativos de la empresa. Además de ello, menciona como debe hacerse adecuadamente la categoría para que la ejecución sea efectiva.

8.5 INFOGRAFÍA

El libro, El Arte funcional, infografía y visualización de información del autor Alberto Cairo, habla de la representación visual como herramienta de comunicación y de análisis. Para ello, habla de dos conceptos importantes; la infografía y la visualización. Algunos especialistas mencionan, según el libro, que:

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“La infografía y la visualización marcan una frontera entre ambas disciplinas basadas en que, supuestamente, la infografía consiste en representar información por medio de gráficos estadísticos, mapas y esquemas, mientras que la visualización se basa en la creación de herramientas visuales, estáticas o interactivas, que un público pueda usar para explorar, analizar y estudiar conjuntos complejos de datos”. (Cairo, 2011, p. 17)

Mientras que Alberto Cairo hace énfasis en los dos conceptos como infografía y visualización pertenecen a un mismo continuo en el que cada ocupa extremos opuestos de una línea. Algunos gráficos son todo presentación y casi nada de exploración, por lo que son mas infográficas, mientras que otros permiten un enorme número de lecturas, por lo que son más visualización.” (Cairo, 2011, p. 17), tanto la infografía como la visualización ayudan en la introversión sobre lo que visualiza las personas. Pero, como se habló de infografía, se centró en el capítulo del libro llamado “El proceso de creación de gráficos informativos”, donde menciona los pasos a tener en cuenta a la hora de diseñar una infografía, el cual tiene como objetivo atraer la atención del lector sea una herramienta de información frente a un proceso de producción. Alberto comenta que “no existe un único método, cada profesional crea su propia receta”. Pero el autor, a través de su experiencia menciona ciertos pasos importante. Entre ellos están “Definición del tema, investigación preliminar, primeros esbozos, investigación completa, esbozos detallados, creación del gráfico.” (Cairo, 2011, p. 214).

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Figura 24. Diagrama de flujo infografico. Infografía de un proceso de fabricación del papel. De: El Arte funcional, infografía y visualización de información (p#214), por A. Cario, 2011

En la imagen anterior del libro ‘Diagrammatic Graphics’ del autor Nigel Holmes, muestra el proceso de fabricación del papel, desde la tala de los árboles, hasta ser llevados a diferentes empresas. En el libro, el diseñador Jean Wisenbaugh, quien fue el creador de la infografía menciona que “Las representaciones simplificadas, colorantes, enganchan al lector mostrando claramente los pasos en la fabricación del papel” (Cairo, 2011, p. 214). Se observa claramente que hay un estudio detallado de la información, en este caso del papel, donde después busca detalladamente el proceso del mismo, para pasar a un proceso de bocetación, y luego de obtener la información completa, desarrolla un boceto más amplio y explicito, para así llegar al diseño final de una infografía como proceso de información, generando un aprendizaje a las personas que observen dicha infografía y a su vez genera una facilidad del proceso para las personas encargadas en la creación de papel en las fábricas.

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8.6 DISEÑO INSTRUCCIONAL

Se entiende como el proceso sistemático por medio del cual se hace planos para el desarrollo de materiales y actividades de enseñanzas con base a los principios de aprendizajes. En el proceso de planificación de actividades de aprendizajes en detalle y manera de ordenada, se hace una planeación diseño e implementación de las experiencias. El propósito es facilitar el aprendizaje de las personas para lo cual se fundamenta en el desarrollo de teorías y los modelos pedagógicos, si se hace una ilustración instruccional e posible que las personas aprendan más fácil el proceso.

La comunicación visual, de acuerdo con Bruno Munari en el libro “Diseño y comunicación visual” lo define como “Prácticamente, es todo lo que ven nuestros ojos” (Munari, 2011, p. 79). El autor habla de dos tipos de comunicación visual, la casual y la intencional. La comunicación visual casual es aquello que se puede ver, pero no tiene una intención alguna, en cambio la comunicación visual intencional es lo contrario a la casual, es decir, hay una intención comunicativa hacia algo o alguien. Munari menciona dos ejemplos para que las definiciones anteriores queden más claras. Menciona que “La nube es una comunicación visual casual, ya que al pasar por el cielo no tiene intención alguna de advertirme que se acerca el temporal. En cambio, es una comunicación visual intencional aquella serie de nubecitas de humo que hacían los indios para comunicar, por medio de un código preciso, una información precisa” (Munari, 2011, p. 79).

En la comunicación visual intencional se puede distinguir do tipos de información: una información práctica y una información estética. De acuerdo con esto, la información práctica hace referente a la información que no tiene que ver con el componente estético; por ejemplo, como lo menciona el autor “un dibujo técnico, la foto de actualidad, las noticias visuales de la TV, una señal de tráfico, etc” (Munari, 2011, p. 82). La información estética es subjetiva, es por ello que no se puede llegar a discusión la opinión estética entre una persona y la otra. Pero, lo importante es que el usuario pueda identificar el objetivo visual. En cambio, la información estética, si tiene que ver el componente de la misma y hace referencia a las relaciones armónicas, formales, espaciales y a las temporales. Los ejemplos que toma Munari para definir o representar la información estética son “las líneas armónicas que componen una forma, las relaciones volumétricas de una construcción tridimensional, las relaciones temporales visibles en la transformación de una forma en otra” (Munari, 2011, p. 82).

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De acuerdo con lo anterior, la representación gráfica de un proceso es ante todo es una representación que pertenece al mundo de la comunicación visual, donde como diseñador de la comunicación gráfica se debe analizar la información práctica, pero también, usar la información estética para poder que el mensaje se potencia, es decir, que el mensaje que se quiere dar a conocer se lleve a cabo. Entonces, desde el punto de vista del proyecto en modalidad pasantía institucional se hace un proceso de información práctica cuando se analiza los requerimientos o funciones, es decir, la información que implica el proceso. Una vez distinguido la información práctica, se trabaja la información estética, es ahí donde se mira las relaciones ya mencionadas anteriormente para construir una secuencia de elementos gráficos que puedan comunicar la intención; en este caso es representar un proceso grafico a través del concepto de diagrama de flujo, el cual es una representación abstracta.

En este orden de ideas, los sistemas de representación que se describieron anteriormente (los diagramas y su variación), son imágenes que tienen un alto de nivel de información práctica, que el diseñador debe estar en la capacidad de analizar para encontrar las relaciones entre los elementos que constituyen la información práctica. Además, se trabaja directamente sobre la información estética en la medida que los valores de la misma se puedan caracterizar para optimizar la intención comunicativa.

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9. DISEÑO METODOLÓGICO:

9.1 FUENTES DE INFORMACIÓN

Plan Padrinos de la universidad Autónoma de Occidente, lo conforma un grupo de estudiantes de semestres avanzados y de diferentes carreras, los cuales son llamados padrinos y madrinas. Estos estudiantes son los que acompañan durante un semestre a los estudiantes que ingresan por primera vez a la vida universitaria. El programa, además que lo direccionan los estudiantes de la UAO, son liderados por el director del programa Plan Padrinos, Alberto Cuervo Villafañe, es ahí donde Alberto es la primera fuente de información sobre el programa.

Alberto Cuervo, escoge dos estudiantes vinculados al programa, para tomar el rol de coordinadores, para la toma de decisiones frente a cualquier situación; ya sea hacia los padrinos o madrinas o hacia los ahijados. Entonces, los coordinadores toman el puesto de la segunda fuente de información para el desarrollo de esta investigación, debido que se encuentran en la cabeza del programa y por su rol, deben saber todas las situaciones, tanto positivas como negativas, que puede ocurrir en el programa Plan Padrinos durante el transcurso del semestre.

Con lo anterior y para efectos de esta pasantía institucional, esta propuesta de diseño infográfico instruccional se consolido a través de tres momentos. En el primer momento, están relacionado aquellas acciones asociadas a la indagación y a la revisión del rol de la coordinación del programa Plan Padrinos de la universidad Autónoma de Occidente. Con este propósito, es necesario implementar un análisis documental sistemático, donde luego será objeto de la categorización necesaria para ofrecer la propuesta. Luego, en el segundo momento se creó un sistema analítico donde se relacionaban las categorías con los requerimientos de aplicación. En el sistema analítico, también se identificaron los actores vinculados en la toma de decisiones y las responsabilidades.

Por último, en el tercer momento es la traducción a partir del análisis sistemático, donde se pretende reconocer los actores, reconocer los componentes necesarios para las secuencias operativas dándoles una representación gráfica y hacer toda la representación del proceso que debe llevar cada actividad que son propias del programa Plan Padrinos de la universidad Autónoma de Occidente.

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9.2 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

En el momento inicial, empieza con una indagación al programa Plan Padrinos que se deben tener en cuenta a la hora de realizar los procesos operativos del programa. Con esto, pretende identificar las categorías esenciales del programa y también las operaciones que el coordinador del Programa Plan Padrinos debe seguir. Luego, que adquirió la información de los procesos que el cargo de coordinador debe llevar a cabo, se ordenó la información para así poder identificar las categorías esenciales de los procesos para la coordinación de Plan Padrinos. Por último, se organizaron las categorías, se representaron gráficamente a través del diseño de unas piezas infográficas instruccionales, es decir, un manual en el cual presentaron el paso a paso de las categorías y subcategorías necesarias para ejecutar adecuadamente los procesos operativos de la coordinación del programa Plan Padrinos de la UAO.

9.3 ELEMENTO INNOVADOR DE LA PROPUESTA

El programa Plan Padrinos, ha llevado a cabo sus procesos operativos a través de las experiencias que los coordinadores en generación tras generación han aprendido. La comunicación entre los actuales coordinadores y los anteriores, era su fuente de información para la ejecución de las actividades. Esto llevó a que los estudiantes que dejaron el cargo tuvieran que sacar espacios para la explicación de la coordinación a los que ahora tiene el rol. Pero, en varias ocasiones los estudiantes anteriores al cargo no pudieron reunirse con los actuales coordinadores, generando que las actividades se realizaran de manera improvisada. Con lo anterior, se propuso que, con la creación del manual instruccional, se podrán realizar de manera controlada y efectiva las actividades propias del programa Plan Padrinos. Teniendo en cuenta los antecedentes que implantan las infografías instruccionales puede derivarse que este documento servirá para mejorar la transferencia de la información práctica sobre los procesos propios del cargo de coordinador administrativo del programa de Plan Padrinos.

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9.4 CRONOGRAMA

Tabla 1

Cronograma de elaboración del proyecto, modalidad pasantía institucional, para el programa Plan Padrinos de la Universidad Autónoma de Occidente.

MESES AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE

SEMANAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

actividades

Indagación y revisión de los documentos

X X X X

Análisis y sistematización de la información

X X X

Análisis y sistematización de la información

X X X X X

Elaboración de informe final

X X

9.5 RECURSOS

9.5.1 Talento humano

• Alberto Cuervo Villafañe, director del programa Plan Padrinos y Jefe del Departamento de Desarrollo Humano de Bienestar Universitario.

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• Beatriz Murillo, secretaria del Departamento de Desarrollo Humano de Bienestar Universitario.

9.5.2 Recursos financieros

• Papelería: El recurso se usó para la impresión del libro del Manual de representaciones operativas para la coordinación del Programa Plan Padrinos. EL costo tuvo un valor de aproximadamente de $150.000.

9.6 INDAGACIÓN Y REVISIÓN

En este punto se realizó una reunión con Alberto Cuervo Villafañe en compañía de los coordinadores actuales del programa Plan Padrinos. En la reunión se tocó varios puntos donde uno de ellos fue la confirmación de la información sobre las actividades del programa.

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Figura 25. Reunión programa Plan Padrinos. Reunión con el jefe del Departamento de Desarrollo Humano y los coordinadores del programa Plan Padrinos. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por S. Vargas Durán, 2017.

En le reunión se confirmó que las actividades que el programa realiza (bautizo, tour, desafío, Zoológico y Campifogata), fueran correctas. Pero durante la reunión, Alberto Cuervo y los coordinadores del programa, llegaron a mencionar unas actividades un poco más administrativas, pero que son importantes y también el paso a paso de cada una de ellas para que se realicen correctamente. Con lo anterior, en la reunión se identificó todas las actividades que conforma el programa Plan Padrinos de la universidad Autónoma de Occidente:

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• Inducción a nuevos padrinos.

• Convivencia de padrinos.

• Planeación – Preinscripción e inducción.

• Preinscripción al programa.

• Inducción.

• Reunión Bautizo.

• Actividad Bautizo.

• Reunión Tour por la ciudad de Cali.

• Actividad Tour por la ciudad de Cali.

• Reunión Desafío PP.

• Actividad Desafío PP.

• Reunión Zoológico.

• Actividad Zoológico.

• Convocatoria d nuevos padrinos.

• Reunión Campifogata.

• Coevaluación del semestre a Padrinos.

• Proceso caja menor.

• Informe de gestión anual.

Figura 26. Reunión programa Plan Padrinos. Reunión con el jefe del Departamento de Desarrollo Humano y los coordinadores del programa Plan Padrinos. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por S. Vargas Durán, 2017.

Después de identificar todas las actividades del programa, se llegó a hablar sobre las posibles categorías donde identificaran la función cada actividad, generando un mejor manejo a la hora de la ejecución de esta. Alberto Cuervo y los coordinadores llegaron a las siguientes categorías:

Administrativo: Es la encargada al funcionamiento, rendimiento del programa plan padrinos. Aquí es donde se hace las solicitudes previas para los espacios lúdicos, asignación de materiales y solicitud de transporte que el programa requiere para sus actividades semestrales. Además, cada semestre diseña una base de datos con

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los estudiantes inscritos al programa plan padrinos. Las labores que lleva a cabo esta categoría son:

• Documentación de los ahijados para base de datos. • Reservas de espacios internos. • Envió de correos electrónicos para reservación. • Realizar listado de personas. • Diligenciar formato de transporte.

Logístico: Es la encargada de organizar y estructurar las actividades lúdicas del programa plan padrinos. En este punto presentan todo un cronograma donde se explica cómo realizar la actividad, que espacio se necesita y los materiales a utilizar. Las labores que lleva a cabo esta categoría son:

• Solicitud de materiales lúdicos para las actividades. • Planeación de actividades. • Cronograma de actividades. • solicitud de espacios externos.

Comunicación: Es la encargada de realizar difusión sobre las actividades del programa plan padrinos, a través de redes sociales que maneja el programa; tales como facebook e instagram. El motivo de la difusión es informar a los estudiantes (ahijados) las fechas, hora y lugar donde se realizará la actividad correspondiente a la fecha. Otra manera que se usa es si se necesita dar una información importante a los ahijados. También, suben a las redes todo el material fotográfico de las actividades que se han hecho hasta ese momento del semestre. Las labores que lleva a cabo la categoría son:

• Comunicación externa a través de redes sociales.

9.7 SISTEMA ANALÍTICO DE LAS CATEGORÍAS Y REQUERIMIENTOS DE LAS APLICACIONES:

De acuerdo con la información recogida, se diseñó una tabla en donde se muestra como las categorías representa cada función de las actividades del programa Plan Padrinos. En la tabla o la síntesis del análisis, se adecuó de acuerdo en orden cada actividad que realizan en el transcurso del semestre y a la categoría correspondiente a su función o tarea de la actividad. Con la tabla se podrá identificar de manera

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ordenada las actividades del programa, las funciones o tareas de cada actividad y a que categoría le corresponde cada función.

Tabla 2

Análisis sistemático de las actividades del programa Plan Padrinos. (Inducción a los padrinos, Convivencia, Planeación preinscripción e inducción, Preinscripción, Inducción).

Categorías Inducción a

nuevos padrinos

Convivencia De padrinos

Planeación preinscripción -

inducción Preinscripción Inducción

Logístico

Solicitar lugar (formato

solicitud de espacios)

Planear cronograma de

la preinscripción e inducción.

Decorar el punto de

información.

Revisar materiales

lúdicos

Entrega de tabletas

Imprimir formatos de inscripción

Cronograma de

actividades

Diseñar banner de bienvenida.

Asignación de llamadas a los

ahijados

Imprimir formatos de inscripción Solicitar

cronograma

Hacer inventario de

materiales

Administrativo

Reservar el espacio

Diligenciar formato de transporte Reservar el

espacio Solicitud de

sillas y mesas Reservar el

espacio Hacer listado de Padrinos (nombre y

documento).

Reunión en la oficina PP

Enviar formato y listado.

Reunión en la oficina PP

Solicitud de tabletas

Llamar al Centro de información y documentación

Presentación del programa

PP

Enviar 3 días antes a la

fecha

Planear fechas y salidas

semestrales Confirmar almuerzos

Solicitar dinero en caja menor Fin de la

reunión Llamar al CESSA

Realizar reunión

extraordinaria Entregar al día siguiente

Solicitud de alimentación

Solicitar materiales

Aprobación del lugar

Enviar información

Fin de la jornada

Fin de la jornada

Comunicación

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Tabla 3

Análisis sistemático de las actividades del programa Plan Padrinos (Reunión bautizo, Actividad bautizo, Reunión tour por Cali, Actividad Tour por Cali, Reunión desafío PP).

Categorías Reunión Bautizo Actividad Bautizo Reunión Tour

Por Cali Actividad Tour

por Cali Reunión

Desafío PP

Logístico

Asignación de

funciones de la

actividad

Solicitar lugar (formato de solicitud) Asignación de

funciones de la actividad

Asignación de funciones

de la actividad Enviar cronograma de

actividades

Administrativo

Realizar reunión

extraordinaria

Diligenciar formato de transporte

Realizar reunión

extraordinaria

Diligenciar formato de transporte

Realizar reunión

extraordinaria

Hacer listado de Padrinos y ahijados

Hacer listado de Padrinos y ahijados

Enviar formato y listado. Enviar formato y listado.

Enviar 3 días antes a la fecha

Enviar 3 días antes de la fecha

Llamar al CESSA Llamar al Dpto. de protección y control Solicitud de alimentación

Llamar al Dpto. de protección y control

Fin de la reunión Aprobación del lugar Fin de la

reunión Fin de la actividad Fin de la reunión

Comunicación Comunicación externa Comunicación externa

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Tabla 4

Análisis sistemático de las actividades del programa Plan Padrinos (Actividad desafío PP, Reunión zoológico, Actividad zoológico, Convocatoria a nuevos padrinos, Reunión campifogata).

Categorías Actividad Desafío PP Reunión Zoológico

Actividad Zoológico

Convocatoria a nuevos padrinos

Reunión Campifogata

Logístico Revisar materiales lúdicos

Asignación de funciones de la actividad

Asignación de funciones de la actividad

Administrativo

Solicitar dinero en caja menor

Realizar reunión

extraordinaria

Diligenciar formato de transporte Dirigirse a la oficina

de PP

Realizar reunión

extraordinaria

Solicitud del espacio

Llamar al Dpto. de protección y control

Enviar solicitud Solicitar formulario de inscripción

Llamar al zoológico

Diligenciar formulario

Hacer listado de padrinos e ahijados

Preguntar algún padrino o madrina

Enviar Reservar el espacio

Enviar 3 días antes a la fecha Realizar pruebas

Llamar al Dpto. de protección y

control

No continua en el proceso

Resultado de pruebas

Fin de la actividad Fin de la reunión Fin de la actividad Nuevos padrinos Fin de la

reunión

Comunicación Comunicación externa

Comunicación externa

Comunicación externa

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Tabla 5

Análisis sistemático de las actividades del programa Plan Padrinos (Actividad campifogata, Coevaluación del semestre a padrinos, Caja menor, Informe de gestión anual).

Categorías Actividad Campifogata Caja menor Informe de gestión anual

Logístico

Solicitar lugar (formato de solicitud)

Enviar cronograma de

actividades Revisar materiales lúdicos y

documentos

Administrativo

Diligenciar formato de transporte

Diligenciar solicitud Diligenciar informe Hacer listado de Padrinos (nombre y documento).

Enviar Firma del jefe del

Dpto. de Desarrollo Humano

Usar las coevaluaciones de los ahijados

Enviar 3 días antes a la fecha Llevar a tesorería Revisar por el jefe del Dpto. de

Desarrollo humano Llamar al CESSA Solicitud no aprobada Llamar al Dpto. de protección y

control

Aprobación del lugar Recibir dinero Entregar informe

Comunicación Comunicación externa

En las tablas anteriores aparecen las categorías y las actividades mencionadas anteriormente. Antes de explicar las tablas, es importante mencionar que es una sola tabla, pero se dividió en cuatro partes para que el lector pueda entender con claridad como es el paso a paso de cada actividad. Por ende, la tabla se correlaciona de acuerdo al orden que vienen en el documento (tabla 2, tabla 3, tabla 4 y tabla 5), mostrando a su vez el proceso del programa Plan Padrinos semestralmente.

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Ya mencionado lo anterior, en la tabla aparece en las filas las categorías ya mencionadas anteriormente y en cada columna está organizado por las actividades correspondientes del Programa. Las actividades aparecen en orden de ejecución y se desarrollan a medida que va pasando el semestre universitario. El propósito de la tabla es organizar en cada actividad que función se debe realizar para su ejecución y a que categoría le corresponde. Por lo tanto, se observa en la tabla 3 la tercera columna llamada “Actividad bautizo” todas las funciones que debe realizarse y a que categoría le corresponde cada función.

En algunas actividades no es necesario que las tres categorías estén en función de esta. Por ejemplo: en la tabla 2 la segunda columna “inducción a nuevos padrinos” aparece que, para la ejecución de la actividad, solo le corresponde a la categoría “administrativo” para la ejecución de la actividad. Otro ejemplo es en la tabla 4 la cuarta columna “Actividad Zoológico” en donde aparece que, para realizar la actividad, les corresponde a las categorías “administrativo” y “comunicación” para la ejecución de la actividad.

Otro punto importante que mencionar es que en las tablas aparecen una actividad que inicia con el nombre de “reunión” ya el complemento es dependiendo de la actividad que se va a realizar; ya sea bautizo, tour por Cali, desafío PP, zoológico de Cali o campifogata. En estas actividades “reuniones”, se planea como se va a ejecutar la actividad, es decir, que se va hacer en ella; eso le corresponde a la categoría “logístico”. Las funciones o tareas que aparecen debajo de cada actividad son los pasos previos que se deben hacer para que cuando llegue el día de la actividad se pueda ejecutar de manera correcta en conjunto con las funciones que el grupo de padrinos se le asigno en la reunión. Cabe agregar, que las funciones previas son pasos ya establecidos por Bienestar Universitario de la universidad Autónoma de Occidente.

Con las tablas, se logró explicar de manera más detallada las funciones previas de cada actividad y a que categoría le corresponde cada una. Así, los coordinadores asignados del programa podrán entender y a la vez ejecutar, que funciones deben realizar para que las actividades tengan su correcta ejecución.

9.8 REPRESENTACIÓN GRÁFICA

Ya resuelto el análisis sistemático donde se representa a través de una tabla las actividades, las funciones previas y las categorías, se representó gráficamente los procesos que debe llevar cada actividad del programa Plan Padrinos. Para ello, se tuvo en cuenta los conceptos del diagrama de flujo y conceptos básicos del diseño gráfico (color, forma, tipografía, diagramación, iconos).

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9.8.1 Tipografía

La fuente tipográfica que usó para la propuesta gráfica fue la tipografía Bariol con su familia Bold y Regular. La decisión tipográfica obedece a la continuidad de la marca gráfica definida por los identificados del programa Plan Padrinos. Entonces, se requiere seguir la misma línea tipográfica para los demás elementos de diseño que se diseñen para el programa Plan Padrinos con el propósito de mantener la unidad gráfica.

Además, la fuente es apropiada ya que es una tipografía Display por su forma redondeada en las astas o remates, posee un alto contraste debido a la diferenciación entre las altas y bajas, su forma redondeada es totalmente abierta, sus astas son gruesas, tanto en la familia Bold como la Regular lo cual genera buena legibilidad.

Figura 27. Propuesta - Tipografía. Propuesta tipográfica para el manual instruccional de operaciones para la coordinación del programa Plan Padrinos. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por S. Vargas Durán, 2017.

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Para el uso de la propuesta gráfica, es decir, el manual instruccional, se empleó las familias tipográficas de la siguiente manera:

La fuente Bariol bold se utilizó para los títulos de los capítulos y para los títulos de las actividades. En los títulos de los capítulos del manual va la tipografía en altas y los títulos de las actividades en bajas. En cambio, la Bariol regular se utilizó para describir las funciones o tareas de cada actividad del programa Plan Padrinos. Cabe mencionar que las funciones o tareas es lo que representara el diagrama de flujo, en conjunto de la forma de acuerdo a la acción de la tarea y al color dependiendo de la categoría. Los ítems anteriores se mencionarán más adelante del documento.

9.8.2 Forma

De acuerdo a la definición que Agustín Campos alude sobre los diagramas de flujo, muestra el autor que en el desarrollo de del diagrama de flujo, existen unas formas universales donde cada uno representa una acción, con el propósito de toma de decisiones. Para la creación de los diagramas de flujo de las actividades del programa Plan Padrinos, se miró en la tabla anterior, las funciones o tareas de las actividades. A partir de ahí y de acuerdo con su acción, se incorporó la forma correspondiente de acuerdo a lo que el autor Agustín Campos menciona para la construcción del diagrama de flujo.

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Figura 28. Diagrama de flujo. Representación del diagrama de flujo, usando las formas correspondientes de acuerdo a las actividades del programa Plan Padrinos. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por S. Vargas Durán, 2017.

En la imagen anterior se tomó un ejemplo de una de las actividades del programa Plan Padrinos, donde en la tabla 2 de la sexta columna, llamada “Inducción” muestra las funciones o tareas para realizar la actividad. A su vez se incorporó en cada función la forma correspondiente, de acuerdo a la significación de cada una de las formas, para la creación del diagrama de flujo. Con esto, es donde a partir de la tabla y las funciones previas de cada una de las actividades del programa Plan Padrinos, se incorpora la información en cada una de las formas. Es ahí donde poco a poco se va creando una representación gráfica a través del diagrama de flujo, con el fin de la toma de decisiones de la actividad y generar una buena ejecución.

9.8.3 Color

En el color se escogió de acuerdo con las acciones de las funciones de cada actividad del programa Plan Padrinos. Para la asignación del color se pensó en las categorías, en el color de la tipografía, las funciones o tareas, las decisiones a tomar

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del diagrama de flujo y la dirección de una función a otra, hasta llegar a la ejecución de las actividades.

Figura 29. Propuesta – color. Propuesta de la gama cromática para las representaciones grafica operacionales del programa Plan Padrinos. Tomado de: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por S. Vargas Durán, 2017.

En la imagen anterior se representó el color a través de la analogía del azul y la analogía del amarillo. En la analogía del azul, se escogió las categorías administrativa y comunicación, donde la categoría logística posee un color amarillo verde con un valor medianamente alto y la categoría de comunicación se manejó un color azul verde. Cabe mencionar que la analogía es representativa para el programa, ya que, en la mayoría de las construcciones en términos gráfico, se representa con ese color. Además, que el color de la camiseta oficial del programa que lleva los padrinos y las madrinas es del color azul verde. El color de la tipografía es un color azul violeta oscuro. Se pensó en ese color dado que genera un contraste entre el color de la forma y las funciones previas de las actividades que van adherida a ellas.

En la analogía del amarillo se asignó para la categoría logística con el color naranja medianamente claro, pensando en que no se llegara a confundir con las demás

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categorías; además que genera un buen contraste entre la tipografía y la forma. Por último, para la forma de toma de decisiones se asignó un color amarillo naranja y las respuestas de las mismas se le asignaron un color azul. Esto representará hacia qué dirección tomar si una función no ha sido realizada.

La asignación de los colores para la propuesta del manual instruccional representa de una manera armónica debido a la intensidad del color y el contraste que genera. Con los elementos anteriores ya la representación gráfica del manual tiene más conexión con lo que representa el programa Plan Padrinos, desde su tipografía, su color y su forma.

9.8.4 Etapa de bocetación

Después de saber cuáles son los elementos que desde el diseño se empleó para iniciar la representación de los diagramas de flujo, se hizo una etapa de bocetación donde a partir de los elementos anteriores, se empezó a diseñar el diagrama de flujo en cada actividad del programa Plan Padrinos de la universidad Autónoma de Occidente.

Figura 30. Bocetación – forma. Boceto de la forma que le corresponde a cada función de las actividades del programa Plan Padrinos, por S. Vargas Durán, 2017.

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En la imagen anterior se mostró el proceso de bocetación que se llevó a cabo para la representación gráfica de los diagramas de flujo. Aparece la forma establecida de acuerdo con la función de la actividad, en este caso es una forma que representa el inicio del proceso del diagrama, donde dentro de él se agregó una sombra de 20° de ángulo aproximadamente para generar relieve entre la forma y la tipografía. Luego, en la parte derecha se colocó el espacio donde va el icono, apoyando la función o tarea de la actividad del programa Plan Padrinos.

Figura 31. Bocetación – forma. Boceto de la forma que le corresponde a cada función de las actividades del programa Plan Padrinos, por S. Vargas Durán, 2017.

En esta imagen se representó la forma de operación o acción, de acuerdo con las formas ya estipuladas para el uso del diagrama de flujo. Se hizo el mismo proceso gráfico, se encuentra la sombra a un ángulo de 20° aproximadamente, lo acompaña el icono de acuerdo a la función o tarea que está representando esa acción. Cabe agregar que la forma también se colocó en los vértices de una manera redondeada para que así fuese más fluida la forma en conjunto con el diagrama de flujo.

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Figura 32. Bocetación – forma. Boceto de la forma que le corresponde a cada función de las actividades del programa Plan Padrinos, por S. Vargas Durán, 2017.

En esta imagen se representó la forma de decisión, de acuerdo con las formas ya estipuladas para el uso del diagrama de flujo. Se hizo el mismo proceso gráfico, se encuentra la sombra a un ángulo de 20° aproximadamente. En esta forma no se acompañó de iconización, debido a que es un paso de pregunta con respuesta corta “si-no” y de acuerdo a la decisión, lo lleva inmediatamente a la siguiente acción.

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Figura 33. Boceto – diagrama de flujo. Boceto de la representación gráfica de los procesos operacionales (diagrama de flujo) del programa Plan Padrinos, por S. Vargas Durán, 2017.

De acuerdo a los bocetos anteriores, se hizo una construcción del diagrama de flujo, mostrando el inicio y el fin del proceso, las conexiones entre una función a otra, a la hora de toma de decisiones, hacia donde lo lleva y por supuesto las formas ya

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establecidas de acuerdo a la función de la actividad. Se tomó como ejemplo de la actividad “Zoológico de Cali” del programa Plan Padrinos.

Este último momento es donde se representó gráficamente a partir del análisis sistemático, se evidencia el reconocimiento de actores y demás componentes necesarios para llevar una secuencia operativa a las actividades del programa Plan Padrinos de la universidad Autónoma de occidente. También, se representó un modelo de diagrama donde no es lineal, donde tiene un inicio para llegar a un fin y contiene recorridos múltiples. Entonces, con esta representación gráfica para llevar procesos operativos en Plan Padrinos, será más eficaz a la hora de realizar alguna actividad.

9.8.5 Iconización

Para apoyo de la representación gráfica de las secuencias operativas, se hizo una iconización de acuerdo con las funciones de las actividades del programa Plan Padrinos. De acuerdo a las tablas de análisis sistemático, aparecen todas las funciones de las actividades, y lo que se hizo fue representar gráficamente dichas funciones; para que así sirva como apoyo gráfico en las representaciones de secuencias de diagrama de flujo.

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Figura 34. Boceto – iconos. Bocetos de los iconos utilizados para las representaciones gráficas de los procesos operacionales del programa Plan Padrinos, por S. Vargas Durán, 2017.

En el boceto anterior, a través de las descripciones de las funciones de cada actividad, se representó a través de la imagen dicha función. Dicho esto, en la mayoría de las funciones, como se muestra en las tablas de análisis, aparecen las palabras, formatos, transporte, comunicación, espacios, cronogramas, etc. Entonces, lo que se hizo fue tomar dichas acciones y poderlas representar gráficamente, para que, al momento de la construcción del diagrama de flujo, se incorpore con la función correspondiente de la actividad presente.

9.8.6 Etapa final

Como se mostró anteriormente, se desarrolló tres momentos en donde ayudó a la construcción de los sistemas operativos para la coordinación del programa Plan Padrinos de la universidad Autónoma de occidente. Después de la bocetación en las formas, los iconos y el diagrama de flujo, se prosiguió a la etapa final donde, a

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partir de los bocetos se pasó al vector, agregando los colores, tipografías y formas ya mostradas anteriormente.

Figura 35. Construcción del diagrama de flujo. Construcción de las representaciones gráficas, agregando forma, color, tipografía, de los procesos operacionales del programa Plan Padrinos. Tomado de: Archivos programa Plan Padrinos – UAO, por S. Vargas Durán, 2017.

En la imagen anterior, se demostró cómo se incorpora en las formas universales del diagrama de flujo, los colores de acuerdo con la categoría que desempeña los coordinadores del programa, el color de la tipografía sobre la forma, la conexión entre una forma y la otra haciendo que a la hora de la construcción del diagrama no sea lineal y los demás colores dando la representación de cada una de las formas a la hora de diseñar el diagrama de flujo.

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Figura 36. Iconos. Vectorización de los iconos para las representaciones gráficas de los procesos operacionales del programa Plan Padrinos. Tomado de: Archivos programa Plan Padrinos – UAO, por S. Vargas Durán, 2017.

Luego, se pasó a la vectorización de los iconos que son fuente de apoyo para las funciones previas correspondientes a cada actividad del programa Plan Padrinos. En ellas se clasificaron de la siguiente manera:

• Formatos: Creación de base de datos de los padrinos, madrinas e ahijados. También al momento de cada actividad, es de suma importancia hacer un listado con los ahijados, padrinos y madrinas que asistirán a la actividad.

• Transporte: Es diligenciar el formato que desde Bienestar universitario de la universidad Autónoma de occidente implementan para solicitar el medio de transporte; en su mayoría son buses escolares. En él formato se coloca el día, la hora de salida y de regreso, el motivo de la solicitud, número de pasajeros y además va incorporado con el listado de las personas que asistirán a la actividad donde requieren el medio de transporte.

• Correos: Es el proceso donde se envía toda la documentación correspondiente para la reserva, ya sea de espacios internos o externos, la solicitud

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del transporte y de materiales para el semestre. Se envía a la secretaria del Departamento de desarrollo humano de Bienestar universitario.

• Reservar: Es el proceso donde se solicita un espacio interno de la universidad Autónoma de occidente; ya sea auditorios para alguna presentación o actividad, salones para las reuniones quincenales entre padrinos y Alberto Cuervo Villafañe, entre otras funciones.

• Diseñar: Es el proceso donde los padrinos y madrinas crean una pancarta dándole la bienvenida a los nuevos ahijados de la promoción del programa Plan Padrinos. Cabe agregar que esta función solo se encuentra en una actividad llamada “Planeación”.

• Espacios externos: Es el proceso donde se solicita un espacio externo a la universidad. El espacio es para realizar las actividades del programa Plan Padrinos, específicamente en dos actividades: El bautizo o la iniciación a los ahijados al programa y la Campifogata que es el cierre para los ahijados de esa promoción. Como estas dos actividades se hacen juegos lúdicos, se necesita un espacio amplio y adecuado para la ejecución exitosa de las actividades.

• Planeación: Es el proceso donde los padrinos y madrinas, durante las reuniones que tienen cada quince días, planean las actividades y asigna roles a la misma. Cabe recordar que las operaciones de la coordinación son funciones previas de las actividades, para que cuando llegue el día de la actividad, se pueda realizar correctamente.

• Alimentación: Es el proceso donde se solicita la alimentación para las actividades, específicamente en el bautizo, preinscripción y la Campifogata. Se solicita en estas tres actividades ya que son momentos de jornadas largas y al medio de la jornada, en el espacio asignado, pasan los padrinos, madrinas y ahijados a pedir el almuerzo. Para realizar la función correctamente, solo solicitan el número de personas y el menú.

• Cronograma: Es el proceso donde una vez realizado la planeación de la actividad respectiva en las reuniones quincenales, los coordinadores hacen un cronograma donde se envía al Departamento de Desarrollo humano de Bienestar universitario, para que el área esté al tanto lo que el programa Plan Padrinos realizará en ese día.

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• Comunicación: Es el proceso donde los padrinos y las madrinas días antes de la actividad, realizan un material multimedia donde avisan el día, la hora, el lugar, que deben llevar y que no de la actividad respectiva. También, se apoyan con otros elementos de diseño como el flyer, una pieza grafica de información, etc. Después, el producto es subido a través de redes sociales propias del programa Plan Padrinos, donde se encuentran agregados los ahijados y ahijadas.

• Llamadas: Es el proceso donde los padrinos y madrinas al momento de enviar la solicitud del espacio externo a la universidad, llaman al CESSA (Centro de Soluciones de Servicios Asistenciales) donde tienen la información sobre el espacio que el programa Plan Padrinos requiere para la actividad.

• Importante: En este punto, el icono se diseñó para avisos importantes durante el desarrollo de la actividad, es decir, no está vinculado en el diagrama de flujo, sino que se encuentra en un espacio donde aparece un aviso importante para ejecutar de manera adecuada dicha actividad. Un ejemplo, que se podrá entender mejor mas delante de este documento, es dando a recordar a donde deben enviar los correos para las solicitudes o entregas de formatos.

Con lo anterior, se mostró como los iconos servirán de apoyo importante a las funciones previas de las actividades del Programa Plan Padrinos. Ya con las formas definidas, agregando el color correspondiente de acuerdo a su categoría y la tipografía, paso al proceso de la construcción de los diagramas de procesos en cada actividad, como lo ilustra las bocetaciones anteriores.

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Figura 37. Diagrama de flujo – Actividad Zoológico. Propuesta final de las representaciones gráficas de los procesos operacionales del programa Plan padrinos. Tomado por: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por S. Vargas Durán, 2017.

Finalmente, de acuerdo las formas respectivas con sus colores, tipografía y los iconos ya colocados anteriormente, se generaron productos infográficos, donde permitirán comunicar los procesos de las actividades de la universidad Autónoma

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de occidente. Con los diagramas de flujo se podrá solucionar aquellos inconvenientes que surgen durante la ejecución de la actividad.

En el diagrama se puede observar que tiene un inicio del proceso, a medida que se va realizando las funciones van pasando hacia las demás funciones. En el caso que no se ha hecho una función o tarea, lleva inmediatamente a la función anterior, hasta llegar a la función final donde la actividad queda lista para ser realizada.

Figura 38. Diagrama de flujo – Actividad Bautizo. Propuesta final de las representaciones gráficas de los procesos operacionales del programa Plan padrinos. Tomado por: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por S. Vargas Durán, 2017.

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Figura 39. Diagrama de flujo – Actividad Inducción a nuevos padrinos. Propuesta final de las representaciones gráficas de los procesos operacionales del programa Plan padrinos. Tomado por: Archivo programa Plan Padrinos – UAO, por S. Vargas Durán, 2017.

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Como se puede visualizar en los gráficos anteriores, las propuestas realizadas tienen como fin representar de manera adecuada, coherente, clara y esquemática los pasos a seguir para realizar alguna de las actividades que propone el programa Plan Padrinos. En estas propuestas, no solo se contempla un componente visual importante que tiene por objetivo facilitar la búsqueda y comprensión de la información, sino que también se refleja un mecanismo procedimental que permitirá optimizar las operaciones del programa. Es por ello que es importante resaltar que más los esquemas o mapas conceptuales utilizados a nivel institucional, facilitan la comprensión de los componentes a abordar y brindan un eje de coherencia a la empresa o entidad que lo utilice.

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10. CONCLUSIONES

En el primer momento se logró identificar las categorías y las actividades esenciales a través de la indagación (reunión). En aquel momento fue importante la participación del director Alberto Cuervo Villafañe y de los coordinadores, dado que salieron otras actividades del programa que no se tenían en cuenta y además se tomaron decisiones importantes para empezar con la construcción de los sistemas operacionales por medio del diagrama de flujo. De tal forma, al momento de obtener todas las actividades del programa Plan Padrinos, se logró explorar cuales fueron las categorías que llegasen a conectar con las actividades, logrando su comprensión y su buena ejecución a la hora de implementarla.

Luego, en la sistematización se logró conseguir compresión sobre las relaciones propias de las categorías esenciales de la fase anterior. Por lo tanto, se diseñó un análisis sistemático, agregando toda la información que se recogió en la fase anterior y a partir de ahí es donde depuraron las relaciones de acuerdo a las acciones expresadas en cada situación o actividad del programa Plan Padrinos.

A partir de las identificaciones y organización de los elementos y la compresión, se diseñó un plan de relaciones, donde a partir de las investigaciones anteriores sobre el diagrama de flujo, se añadió elementos de diseño esenciales para su construcción; entre ellas están los colores, tipografías, forma, símbolos, que permitieran indicar el tipo de relación y la direccionalidad de la acción.

Finalmente, con toda la información obtenida, se pudo generar productos infográficos de procesos operativos del programa Plan Padrinos, donde permitirán comunicar los procesos propios de las actividades del programa Plan Padrinos, vinculando responsables, requerimientos, momentos, gestión, de acuerdo al interés que se tenga en cada actividad.

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11. CONSIDERACIONES

El programa Plan Padrinos de la Universidad Autónoma de Occidente, desde la experiencia en él, ha sido un programa donde, además de que el objetivo del programa va encaminado hacia la ayuda y el bienestar del ser humano, es decir, tanto los padrinos como los ahijados que ingresan por primera vez a la Universidad, es un espacio en donde ayuda a crecer, tanto profesional como personal. La decisión de ser parte del programa y que además de tomar el rol de la coordinación, fue una responsabilidad grande en donde se tuvo varios tropiezos al no saber cómo hacer la labor y que, sobre todo, no hubo alguien constante que me indiciara como se realizaba algún proceso del programa PP. Pero, es importante mencionar también, que dicha experiencia fue enriquecedora y de un crecimiento como persona y como futuro profesional.

Es por ello, después de la salida del programa es donde evidencie que, para los futuros coordinadores, podría haber la posibilidad que llegaran a pasar por los momentos que pase. Es ahí donde en ayuda de la directora, la profesora Carolina Ledesma, en agradecimiento por su compromiso en el proceso y su retroalimentación del proyecto, se toma la decisión de hacer la modalidad de pasantía institucional con el fin de resolver ese inconveniente. Por supuesto, también el agradecimiento al director Alberto Cuervo Villafañe, los coordinadores y los padrinos y madrinas por participar en el proceso del proyecto y su retroalimentación.

Ahora, al culminar con el proceso en donde se diseñó el manual de diseño infográfico de procesos operacionales para los coordinadores del programa Plan Padrinos de la UAO, se espera que al momento de colocarlo en uso en un periodo de un semestre académico, se pueda evidenciar que los procesos operacionales, que es el caso de las funciones previas de las actividades, se hagan a cabalidad, generando una buena funcionalidad en los procesos del programa y que además los coordinadores se sentirán augustos por la buena labor brindada en el programa Plan Padrinos.

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12. RECOMENDACIONES

Es posible que la formación en diseño haya indicado unos protocolos y lo deseables es que se den a cabalidad. Pero hay que considerar también que la razón práctica de un producto de diseño termina siendo validado por quien autoriza su realización o no. En este caso la repuesta de aprobación no viene de una evaluación sino de un análisis empírico que realiza la persona que autoriza el producto, en este caso, el director Alberto Cuervo Villafañe. Si durante el proceso o al momento de evidenciar el producto, él como directo, puede exigir alguna modificación. Pero el considero importante y significativo el proceso que se hizo. Por lo tanto, por más despliegues que se haga, finalmente un producto de diseño es un producto setético, es decir, se valida en el contexto.

Como diseñador uno está en la posibilidad de anticipar determinadas situaciones posibles como respuesta a una propuesta de diseño. Pero también hay que entender que las pasantías tienen unas márgenes temporales en donde al evaluar solo será posible, no en el momento de evaluación como instrumento, sino una puesta en uso el cual implica más tiempo de una pasantía institucional. Con lo anterior, al decirles a los coordinadores del programa Plan Padrinos, si entienden lo que dice en el manual, no garantiza que el proyecto haya funcionado. El proyecto funcionaria en un largo alcance, cuando los coordinadores se remiten al manual para comprender el proceso. Por lo tanto, se sale del espectro de la pasantía al hacer tal validación y aceptar como valido el juicio de aprobación que da el jefe directo.

A partir de lo anterior, esta recomendación va dirigida a futuros pasantes de Diseño de la Comunicación Gráfica en el programa Plan Padrinos de Bienestar Universitario. Se sugiere que se establezca una evaluación profunda y detallada, para mirar cual es la relación que se construye entre el diseño infográfico instruccional y los usuarios directos, es decir, los coordinadores, los padrinos y madrinas y director, a lo largo de un periodo académico.

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REFERENCIAS

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