DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE

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INFORME NRO. DFOE-AE-IF-07-2014

28 de julio, 2014 (Ver Resoluciones R-DFOE-AE-06-2014 del

11 de agosto del 2014 y RC-DE-101-2014 (DC-0482(13909)2014)

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS AMBIENTALES Y DE ENERGÍA INFORME SOBRE LA AUDITORÍA FINANCIERA A LAS CUENTAS DE GASTO DEL MINISTERIO

DE AMBIENTE Y ENERGÍA PARA EL EJERCICIO ECONÓMICO 2013

2014

http://www.cgr.go.cr/


CONTENIDO Página nro.

RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCIÓN......................................................................................................................... 1

ORIGEN ....................................................................................................................................... 1

OBJETIVO ..................................................................................................................................... 1

NATURALEZA Y ALCANCE ................................................................................................................. 1

GENERALIDADES ............................................................................................................................ 2

METODOLOGÍA APLICADA ............................................................................................................... 2

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ...................................................... 3

2. RESULTADOS ............................................................................................................................. 3

RECONOCIMIENTO DE ZONAJE NO CONFORME CON LA NORMATIVA APLICABLE ......................................... 3

RECONOCIMIENTO DE TIEMPO EXTRAORDINARIO SIN JUSTIFICACIÓN SUFICIENTE....................................... 8

DÉBIL CONTROL SOBRE LA EJECUCIÓN DE ALGUNOS GASTOS POR REMUNERACIONES ............................... 10

DEBILIDADES EN LA CONFORMACIÓN DE ALGUNOS EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS ............................... 11

OMISIÓN DE ALGUNOS REQUISITOS EN EL PROCESO DEL VISADO DE GASTOS ........................................... 12

3. CONCLUSIONES ................................................................................................................................14

4. DISPOSICIONES ................................................................................................................................15

A LA LICDA. VIANNEY LOAIZA CAMACHO, EN SU CALIDAD DE DIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS, O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO ....................................................................................... 15

A LA MBA. ANA LÍA PADILLA DUARTE, EN SU CALIDAD DE DIRECTORA FINANCIERA, O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO ............................................................................................................... 16

AL LIC. MARCOS MONTERO CRUZ, EN SU CALIDAD DE PROVEEDOR INSTITUCIONAL, O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO ............................................................................................................... 16

CUADROS

Cuadro nro. 1. Monto de zonaje y domicilio residencial para 10 funcionarios ................................. 5

Cuadro nro. 2. Distancia aproximada entre el domicilio legal y las oficinas centrales del MINAE 5

Cuadro nro. 3. Tiempo Extraordinario Presupuestado y Ejecutado período 2013 ............................ 8

Cuadro nro. 4. Omisiones identificadas en casos de las partidas de Transferencias ....................... 13

ANEXO 1 ...................................................................................................................................................17

ANEXO 2 ...................................................................................................................................................18




RESUMEN EJECUTIVO ¿Qué examinamos? La Contraloría General de la República auditó el saldo de las cuentas presupuestarias de Remuneraciones, Servicios, Materiales y Suministros, así como, Transferencias Corrientes y de Capital, correspondiente a la ejecución presupuestaria del ejercicio económico 2013, así como, el cumplimiento del marco normativo aplicable.

¿Por qué es importante? El Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE) es el órgano encargado de emitir las políticas de la protección ambiental, el manejo y uso sostenible de los recursos naturales y la promoción del uso de fuentes de energía renovables, a fin de cumplir los objetivos y metas propuestas en el Plan Nacional de Desarrollo y los respectivos programas ministeriales. Para ello, el MINAE contó durante el año 2013 con un presupuesto final de ¢56.454.064.761,5, del cual ejecutó 41.581.519.517,80 (el 73,66%). Del presupuesto ejecutado se destinó el 99,56% a las cuentas presupuestarias auditadas, por lo que resulta relevante verificar la razonabilidad de los gastos asociados a esas cuentas.

¿Qué encontramos? El examen realizado en el MINAE permitió determinar que son razonables los saldos de las partidas presupuestarias de Servicios, Transferencias y la de Materiales y Suministros. No obstante, acerca de la partida de Remuneraciones no puede la Contraloría General rendir opinión favorable, ante debilidades de control e insuficiencia en la acreditación de los requisitos y condiciones para otorgar beneficios de tipo salarial.

Entre las debilidades identificadas está el reconocimiento de pago de zonaje al personal del Ministerio, como consecuencia de la aplicación incorrecta del concepto de dicho beneficio; por cuanto, se otorga a quién se traslade diariamente a su centro de trabajo con la única condición de recorrer una distancia mínima de 20 kilómetros para ello, sin que implique el traslado efectivo del funcionario a una zona o región lejos de su domicilio legal, a fin de compensar las molestias y el aumento en el costo de vida que ocasiona dicho traslado, ello, ante la decisión del empleador. Además, se paga tiempo extraordinario en forma permanente, sin que se acredite suficientemente el carácter extraordinario de las actividades desarrolladas en esta jornada, en contraposición a la naturaleza temporal de dicho plus salarial; acerca de lo cual informó el MINAE tomó acciones correctivas mediante instrucciones en circular DRH-DRC-TE-105 del 15 de mayo de 2014.

También, se determinó que la Unidad de Recursos Humanos no conoce a cabalidad el monto ejecutado por concepto de remuneraciones en lo relativo a cargas patronales, salario escolar, aguinaldo y aportes patronales a la Asociación Solidarista de los empleados del MINAE, lo que implica un débil control. Asimismo, fueron detectadas


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oportunidades de mejora en la conformación de expedientes administrativos de personal y contratación administrativa, toda vez que presentan falta de orden cronológico, insuficiente documentación y ausencia de foliado.

¿Qué sigue? Se giran disposiciones a las autoridades del MINAE para acreditar en los expedientes de los funcionarios que reciben el pago por zonaje el cumplimiento de los requisitos exigidos en la normativa y jurisprudencia atinente, principalmente que el funcionario se encuentre laborando en zona distinta al domicilio legal donde haya instalado un domicilio transitorio, temporal o permanente como consecuencia de una decisión del empleador, y las condiciones de la zona justifiquen la compensación; y establecer e implementar mecanismos de control sobre la partida Remuneraciones para dar seguimiento efectivo a su ejecución; así como, medidas para subsanar las debilidades de los expedientes de personal y de contratación administrativa, en cuanto a la insuficiencia de la información y falta de orden cronológico y foliatura.




DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS AMBIENTALES Y DE ENERGÍA

INFORME SOBRE LA AUDITORÍA FINANCIERA A LAS CUENTAS DE GASTO DEL MINISTERIO

DE AMBIENTE Y ENERGÍA PARA EL EJERCICIO ECONÓMICO 2013

1. INTRODUCCIÓN

ORIGEN

1.1. La Contraloría General de la República realiza auditorías financieras en las instituciones públicas con fundamento en lo estipulado en la Constitución Política y en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (LAFRPP), las cuales, disponen al Órgano Contralor remitir a la Asamblea Legislativa un dictamen sobre la razonabilidad de los saldos incluidos en la liquidación de ingresos y egresos del presupuesto nacional del ejercicio económico respectivo, y así, informar a la ciudadanía costarricense acerca de la ejecución de los recursos públicos conforme a la normativa.

OBJETIVO

1.2. Examinar las cuentas de gastos del Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE) relativas a las remuneraciones, servicios, materiales y suministros, así como, las transferencias efectuadas contenidas en la Liquidación del Presupuesto de la República correspondientes al ejercicio económico 2013, a fin de emitir opinión sobre la razonabilidad de dichos rubros y comprobar su apego al marco normativo aplicable.

NATURALEZA Y ALCANCE

1.3. El estudio comprendió la verificación de la razonabilidad del saldo de las partidas de Remuneraciones, Servicios, Transferencias y el de Materiales y Suministros. Se revisaron los registros de las transacciones presupuestarias y su documentación. El periodo examinado fue el ejercicio económico de 2013; período que se amplió cuando se consideró necesario.


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GENERALIDADES

1.4. El MINAE es el órgano del Poder Ejecutivo encargado de emitir las políticas ambientales, así como de la protección ambiental, el manejo y uso sostenible de los recursos naturales y la promoción del uso de las fuentes de energía renovables, para lograr el cumplimiento de los objetivos y metas propuestas en el Plan Nacional de Desarrollo y en los programas ministeriales.

1.5. La misión institucional es contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos mediante la promoción del manejo, conservación y desarrollo sostenible de los recursos ambientales y naturales del país. La visión del Ministerio es ser un Sistema de Gestión Ambiental, Energética que le permita a Costa Rica posicionarse positivamente en materia de competitividad internacional y, asimismo, responder a los requerimientos del manejo, conservación y uso sostenible de los recursos ambientales y naturales.

1.6. Los objetivos estratégicos institucionales se han establecido en función de contar, principalmente, con una política de largo plazo que brinde los lineamientos y directrices generales para la correcta gestión del ordenamiento territorial; implementar la Estrategia Nacional de Cambio Climático orientada hacia la carbono neutralidad, y el Plan Nacional de Gestión Integrada de los Recursos Hídricos; promover soluciones integrales para la protección de los recursos ambientales; y asegurar la sostenibilidad y competitividad para atender las necesidades energéticas de la población y la producción.

1.7. Los programas presupuestarios del MINAE que conforman el presupuesto final 2013 por un total de ¢56.454.064.761,50, son los siguientes: 879-Actividades Centrales por ¢50.492.338.193,50, 883-Tribunal Ambiental Administrativo por ¢801.485.595,00, 888-Hidrometeorología Aplicada por ¢2.072.120.000,00, 889-Evaluación y Control Ambiental por ¢1.646.340.000,00, 890-Hidrocarburos, Transporte y Comercio de Combustibles por ¢548.827.000,00, 897-Conservación y Uso Racional de la Energía por ¢101.643.973,00 y 898-Geología y Minas por ¢791,310,000.00. Del total del presupuesto el 99.56% se utilizó para el financiamiento de las partidas de Remuneraciones, Servicios, Transferencias y el de Materiales y Suministros. La materialidad de dichos rubros revela la importancia de auditar la razonabilidad de los gastos asociados a estas cuentas.

METODOLOGÍA APLICADA

1.8. La metodología aplicada consideró lo estipulado en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual General de Fiscalización Integral, el Procedimiento de Auditoría de la Contraloría General de la República,


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los lineamientos establecidos en las Normas de auditoría emitidas por la INTOSAI y las Normas Internacionales de Auditoría (NIA).

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

1.9. La comunicación preliminar de los resultados de la auditoría se efectuó el 18 de junio de 2014, en las oficinas del MINAE. Estuvieron presentes por parte de ese Ministerio, Diego Mora Valverde, Oficial Mayor – Director Ejecutivo, Adela Mora Quesada, Subdirectora de Recursos Humanos, Ana Lía Padilla Duarte, Directora Financiero – Contable, Juan Alexander Moya Carrillo, Auditor Interno, y Leonardo Chacón Rodríguez, Asesor.

1.10. Mediante oficio nro. DM-205-2014 del 17 de julio de 2014, la Administración del MINAE planteó observaciones al borrador del informe; y mediante el oficio nro. PI-MINAE-0175-2014, recibido el 16 de julio de 2014, el señor Marcos Montero Cruz, Proveedor Institucional, presentó una certificación mediante la cual indica acreditar el cumplimiento de la disposición consignada en el párrafo 4.8 del borrador del informe. El detalle y análisis de ambos documentos se presenta en el Anexo 2 de este informe, incorporándose al texto de este, los ajustes pertinentes.

2. RESULTADOS

2.1 De acuerdo con las pruebas y procedimientos de auditoría realizados, se evidenció que los saldos de las partidas presupuestarias de Servicios, Transferencias y de Materiales y Suministros del MINAE presentan razonablemente el resultado de los gastos ejecutados durante el período económico 2013, de conformidad con el marco de referencia presupuestario aplicable. No obstante, acerca de la partida de Remuneraciones no puede la Contraloría General rendir opinión favorable, ante debilidades de control e insuficiencia en la acreditación de los requisitos y condiciones para otorgar beneficios de tipo salarial.

2.2 Las debilidades relativas al incumplimiento normativo y de control interno, que evidencian la importancia de fortalecer algunos de sus componentes se indican de seguido.

RECONOCIMIENTO DE ZONAJE NO CONFORME CON LA NORMATIVA APLICABLE

2.3 El zonaje es un beneficio salarial regulado por el “Reglamento para pago de zonaje a servidores de la Administración Pública” emitido mediante el Decreto Ejecutivo nro. 90-S.C. del 13 de diciembre de 1965. Este constituye la base del “Reglamento de zonaje de los funcionarios del Ministerio de Ambiente y Energía”, promulgado mediante el Decreto Ejecutivo nro. 33870-MINAE del 30 de abril de 2007, el cual,


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regula el pago de zonaje en dicho Ministerio, y constituye uno de los rubros de la partida presupuestaria de Remuneraciones.

2.4 La normativa atinente al zonaje permite derivar que este beneficio se paga cuando por disposición del empleador deba el funcionario trasladar su domicilio legal a una zona o región (centro de trabajo), lejos de su domicilio habitual; esto para compensar por las incomodidades y el aumento del costo de vida ocasionado en cuanto a la alimentación, vestido, educación y salud1.

2.5 El artículo 1° del Reglamento de zonaje de los funcionarios del Ministerio del Ambiente y Energía, en adelante Reglamento de zonaje del MINAE, establece como condición para otorgar el beneficio que el funcionario preste sus servicios a más de 20 km de distancia de su domicilio legal; o que eventualmente permanezca fuera de la circunscripción territorial del domicilio legal por más de un mes en forma continua, siempre que la zona donde laboren justifique tal compensación.

2.6 Al respecto, se determinó que la Relación de Puestos del MINAE al 10 de marzo de 2014, evidencia el reconocimiento de zonaje a 383 (95%) de los 403 funcionarios reportados en la planilla presentada en diciembre de 2013 ante la Caja Costarricense de Seguro Social. El monto total pagado por el Ministerio en el 2013 por concepto de zonaje, ascendió a la suma de ¢113.700.027,26.

2.7 Los funcionarios a quienes se les paga zonaje laboran en las oficinas del MINAE ubicadas en la Provincia de San José, como se detalla de seguido: en el Cantón Central, Distrito Catedral se ubican las Oficinas Centrales, el Tribunal Ambiental Administrativo, la Dirección de Aguas, la Contraloría Ambiental, la Dirección de Hidrocarburos y la Dirección de Gestión y Control Ambiental; así como, en el Distrito El Carmen, la Secretaria Técnica Nacional Ambiental (SETENA) y el Instituto Meteorológico Nacional (IMN). Por su parte, la Dirección de Geología y Minas se ubica en el Distrito Curridabat, Cantón de Curridabat de la Provincia de San José.

2.8 Al respecto, se determinó que en los expedientes de personal revisados y en las actas de la Comisión de Zonaje del MINAE, no se acredita el cumplimiento de las condiciones establecidas por la normativa que regula dicho beneficio, pues, únicamente consta la solicitud del interesado justificando el derecho al beneficio por residir en un lugar ubicado a más de 20 Km de su lugar de trabajo, y la constancia o declaración jurada acerca del domicilio legal. Así, de 15 casos analizados a 10 de ellos se les reconoce zonaje en las condiciones citadas, los cuales, se detallan de seguido.

1 Ver artículo 2 del Decreto Ejecutivo nro. 90-S.C., considerandos 3 y 5 y artículo 2 del Decreto Ejecutivo nro.

33870-MINAE y Sentencia nro. 1564-2010 del 30 de noviembre de 2010 de la Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia, que cita a su vez las sentencias números 571 del 14 de julio de 2004 y 205 del 31 de marzo de 2006.


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Cuadro nro. 1. Monto de zonaje y domicilio residencial para 10 funcionarios (En colones)

Funcionario Clase de Puesto Domicilio Residencial Lugar

Trabajo

Zonaje febrero

2014

1 Técnico de Servicio Civil 1 Distrito Daniel Flores de Pérez Zeledón IMN 24,136.00

2 Auditor Nivel 1 Distrito Oreamuno de Cartago MINAE 48,272.00

3 Profesional Jefe Servicio Civil 1 Distrito Agua Caliente de Cartago MINAE 48,272.00

4 Profesional Informática 1-A Distrito Barva de Heredia, Santa Lucía MINAE 48,272.00 5 Conductor Servicio Civil 1 Desamparados de Alajuela. Sta. Bárbara MINAE 24,885.00

6 Profesional Servicio Civil 2 Distrito San Ramón de Alajuela SETENA 24,136.00

7 Profesional Servicio Civil 3 San Vicente de Moravia MINAE 48,272.00

8 Profesional Servicio Civil 2 Distrito La Unión de Cartago SETENA 49,770.00 9 Profesional Jefe Servicio Civil 1 Distrito Zapote de San José MINAE 48,272.00

10 Secretario de Servicio Civil 1 Sabanilla de Montes de Oca, San José MINAE 49,770.00

Fuente: Relación de puestos de la Dirección de Recursos Humanos del MINAE al 10 de marzo de 2014.

2.9 Al respecto, considera el Órgano Contralor que aplicar como criterio para otorgar el beneficio la distancia recorrida en el traslado del funcionario desde el domicilio legal al centro de trabajo en un rango superior a 20 km, no resulta congruente con la naturaleza del zonaje; dado lo anterior, llama la atención que en los casos 4, 7, 9 y 10 del cuadro nro. 1 se les otorgó el beneficio sin cumplir con esta condición establecida en el Reglamento de zonaje del MINAE. Estos cuatro funcionarios laboran en las oficinas centrales del MINAE ubicadas en el Distrito Catedral, Cantón Central de la Provincia de San José2, y su domicilio legal se ubica a menos de 20 kilómetros como se muestra de seguido.

Cuadro nro. 2. Distancia aproximada entre el domicilio legal y las oficinas Centrales del MINAE para cuatro beneficiarios de zonaje

(En kilómetros)

Funcionario Clase de Puesto Domicilio Residencial Distancia

por carretera

Distancia en línea

recta

4 Profesional Informática 1-A Santa Lucía, Barva de Heredia 14,4 10,7

7 Profesional Servicio Civil 3 San Vicente de Moravia, San José 5,7 4,4 9 Profesional Jefe Servicio Civil 1 Por Universidad Veritas, Zapote, S.José 0,9 0,6

10 Secretario de Servicio Civil 1 Por Esc. Lab., Sabanilla de M.O., S.José 4,7 3,5

Fuente: Información calculada mediante aplicaciones Google Maps y Google Earth.

2.10 Al respecto, considera el Órgano Contralor que el reconocimiento de zonaje aplica únicamente en el tanto el funcionario se vea obligado a dejar su domicilio legal para trasladarse a un nuevo lugar, con el fin de cumplir allí sus funciones. Al respecto, la Contraloría General en oficio nro. 997 del 23 de enero de 1991, indica: “…en materia de zonaje, la compensación económica adicional se le pagará a aquel

2 Dirección física del MINAE: Edificio Vista Palace, Calle 25, Avenidas 8 y 10, San José, Costa Rica.


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funcionario que para el desempeño de sus labores deba trasladarse en forma permanente, a un lugar distinto de su domicilio legal, para residir en otro alejado de su circunscripción territorial, donde se presentarían las características de residencia habitual y permanente, pero sin la intención de fijar allí, ‘su principal establecimiento’. (…) en este caso, la residencia en el nuevo lugar no es voluntaria, puesto que el sujeto no escoge su traslado, sino que se ve obligado a ello para el mejor desempeño de sus labores. […] Se reconoce el zonaje, también para aquellos casos en los que el funcionario deba trasladarse fuera de su domicilio legal, en forma eventual, a otro lugar donde tenga que permanecer fuera de la circunscripción territorial de aquél, por cierto período, según lo establezca el respectivo reglamento, en forma continua y siempre que la zona en donde se realice su trabajo justifique tal compensación.”

2.11 Además, el Órgano Contralor en oficio nro. 960 (DJ-1106-2011) del 7 de octubre de 2011, señala que: “… el reconocimiento de zonaje se genera, cuando por disposición del empleador el trabajador debe trasladarse a una zona o región (centro de trabajo) lejos de su domicilio habitual”. En este sentido, el artículo 5 del Reglamento de zonaje del MINAE, dispone que el servidor no perderá el derecho al zonaje, entre otros casos: “a) Cuando se separe hasta por un mes de un puesto por motivo de incapacidad, aunque tenga que regresar a su domicilio...” 3 (el subrayado no es del original); de lo cual, se infiere dicha condición.

2.12 Otra condición para reconocer el zonaje es acreditar que la zona a la cual se trasladará el funcionario presente circunstancias y características que justifiquen tal beneficio. Es así como, el artículo 2 del Reglamento de zonaje del MINAE establece como requisito previo para determinar la procedencia del reconocimiento de zonaje, valorar los “…medios y riesgos de transporte, clima, salubridad, condiciones, facilidad, y costo local de vida, posibilidades de educación y atención médica para el servidor y su familia”.

2.13 En línea con lo anterior, el artículo 2º del Reglamento para el Pago de Zonaje a Servidores de la Administración Pública, Decreto Ejecutivo nro. 90-S.C, el cual, aplica en forma supletoria y complementaria, es aún más claro al reseñar: “El reconocimiento del zonaje se hará cuando la zona en donde el servidor desempeñe sus labores se encuentre por lo menos en una de las siguientes condiciones: a) Que el costo de la vida sea más alto que el de su domicilio, de acuerdo con los índices de la Dirección General de Estadística y Censos; b) Que los medios de comunicación con el lugar de su vecindario sean caros y difíciles; o c) Que no ofrezca facilidades de educación y de atención médica para la familia del servidor, o exista evidente riesgo para la salud de éste o de aquella.”

3 Las condiciones y características de la zona a la cual se traslade el funcionario, están descritas en el

considerando 5 y el artículo 2 del Decreto Ejecutivo nro. 33870-MINAE.


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2.14 Con respecto a las condiciones para el reconocimiento del zonaje y acerca del reglamento entonces vigente en el MINAE, la Procuraduría General de la República indicó en su Dictamen C-096-93 del 14 de julio de 1993, lo siguiente:

“Dicha definición apunta claramente la causa que origina ese pago, al subrayar "...prestar sus servicios permanentemente en lugar distinto al de su domicilio legal..., o que eventualmente permanezcan fuera de la circunscripción territorial de este por más de un mes, en forma continua, siempre que la zona en donde realicen su trabajo justifique tal compensación..." (…) Así, no es cualquier sitio de trabajo a que alude la normativa en estudio, para obtener el referido sobresueldo, sino aquel en el que el trabajador o trabajadora, le resulte evidentemente difícil el desplazamiento desde su domicilio habitual o viceversa, en un tiempo normal, por la lejanía del mismo; debiendo por tal circunstancia pagar habitación, alimentación atención médica, etc. y la de su familia si se asienta con ésta en esa zona, que es distinta a la que se encuentra su propia residencia, ocasionando con ello mayores gastos de los usuales. (…) / De modo que desde ese ángulo, no es posible la procedencia de la compensación adicional por concepto de zonaje a los funcionarios que tienen su domicilio habitual y prestan sus servicios en la misma área metropolitana, así como los otros que viven y también laboran en las otras áreas que señala el citado Decreto con porcentaje de 0 a 90%, por no encontrarse en ninguno de los supuestos apuntados vastamente. Verbigracia, si un funcionario o funcionaria tiene su residencia habitual en el mismo lugar de trabajo, obviamente el traslado que realiza de un punto a otro, no demanda tiempo, ni gastos onerosos que imposibilitan la permanencia normal en su residencia, ya sea con sus familiares o sus allegados, como sí sucedería si tuviera que desplazarse fuera del radio metropolitano […] este Despacho concluye que, no es procedente reconocer el pago del sobresueldo de zonaje a los funcionarios que tienen su residencia habitual en la misma área metropolitana donde trabajan, así como los que viven y laboran en las otras áreas señaladas con 0 a 90% en el artículo 11 Ibid., por no encontrarse dentro de los supuestos que dicha normativa prevé.”

2.15 Además, previo a la promulgación del actual reglamento de zonaje la asesoría legal del MINAE, en el oficio nro. DAJ-1748-06 del 6 de diciembre de 2006 señaló que dicho beneficio tiene por objeto compensar al funcionario por las molestias y un mayor costo de erogaciones tales como alimentación, educación y salud generadas por el traslado a otro sitio diferente de su domicilio legal para prestar sus servicios. Dicha asesoría jurídica indica que “este traslado al que se refiere la norma, se trata de un cambio efectivo del lugar de residencia del servidor, generado por la necesidad de cumplir las funciones encomendadas en un sitio diferente y más lejano al que usualmente representa su residencia habitual, ya que por traslados


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periódicos mediante medios de transporte existen otros componentes diferentes como son, por ejemplo, los viáticos.”

2.16 Al respecto, la aplicación de las normas del Reglamento de zonaje del MINAE conlleva la erogación de fondos públicos sin acreditar suficientemente el cumplimiento de las condiciones que subyacen en el reconocimiento del beneficio, como lo requiere el principio de legalidad establecido en el artículo 11 de la Constitución Política y 11 de la Ley General de la Administración Pública; los principios generales de proporcionalidad, razonabilidad y justicia del artículo 14 de la Ley General de la Administración Pública; así como, los parámetros del Reglamento para el pago de zonaje a los servidores de la Administración Pública, Decreto Ejecutivo N° 90-S.C.; y el apego al principio de sana administración de los recursos públicos4.

RECONOCIMIENTO DE TIEMPO EXTRAORDINARIO SIN JUSTIFICACIÓN SUFICIENTE

2.17 El rubro de tiempo extraordinario forma parte de la cuenta Remuneraciones, para el cual el MINAE presupuestó y ejecutó en el 2013 los montos mostrados en el cuadro nro. 3:

Cuadro nro. 3. Tiempo Extraordinario Presupuestado y Ejecutado

Ejercicio Económico 2013 (En Colones)

Programa Nombre Programa Presupuesto % Peso Ejecución % Peso % Ejec.

879 Actividades Centrales 86.855.183,0 56,47% 57.646.905,3 56,83% 66,37%

883 Tribunal Ambiental Administrativo 8.101.738,0 5,27% 5.562.365,5 5,48% 68,66%

888 Hidrometeorología Aplicada 39.302.389,0 25,55% 22.473.896,4 22,15% 57,18%

889 Evaluación y Control Ambiental 12.095.545,0 7,86% 11.992.451,3 11,82% 99,15% 898 Geología y Minas 7.459.160,0 4,85% 3.765.247,0 3,71% 50,48%

Total 153.814.015,0 100,00% 101.440.865,4 100,00% 65,95%

Fuente: Elaboración propia con base en información del Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera del Ministerio de Hacienda.

2.18 Como se observa, el Programa Presupuestario 879-Actividades Centrales concentra el 56,83% del total de recursos ejecutados por tiempo extraordinario. En relación con estos recursos fueron examinados reportes para 26 casos por un total de ¢51.520.833,42 y una cantidad de horas de 14.505, cuyo detalle se muestra en el Anexo 1. De estos casos 13 funcionarios reportaron horas extra durante todos los meses del 2013 en puestos como Profesional Jefe Servicio Civil 3, Asesor Profesional, Profesional Informática 1 A, Asesor B, conductores y oficiales de

4 Ver oficios de la Contraloría General nro. 00369 (FOE-AM-12) del 15 de enero de 2002 y nro. 1176 (FOE-

AM-45) del 5 de febrero de 2002.


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seguridad; seis casos reportan horas extra para 11 meses, y los siete restantes para 10 meses, que incluye un Profesional Jefe Servicio Civil 3.

2.19 En este sentido, se observó que en 29 formularios de Tiempo Extraordinario la justificación apuntada por el funcionario es poco precisa, pues, la descripción que respalda la solicitud del pago de horas extra indica solamente “labores propias del puesto” o “funciones propias del cargo”, sin incluir detalle suficiente para conocer las actividades o tareas específicas realizadas. Todo lo cual, debilita el control acerca del uso correcto de los fondos que se pagan por este concepto.

2.20 La Unidad de Recursos Humanos indicó acerca de la falta de precisión de los justificantes indicados, que lo usual es una justificación “marco” avalada por la jefatura inmediata para explicar la razón de laborar en tiempo extraordinario, lo cual, considera la Administración indicio de que las labores a desarrollar no se pueden efectuar durante la jornada ordinaria. Además, esta Unidad atribuyó la situación descrita a la falta de personal en el Ministerio.

2.21 La falta de precisión de los documentos de respaldo de la jornada extraordinaria no permite determinar si estas funciones corresponden efectivamente a la jornada extraordinaria que es de naturaleza excepcional, y por ende, prevenir la autorización de horas extra de forma permanente para labores ordinarias, como lo regula el artículo nro. 29 del Reglamento Autónomo de Servicios del MINAE, Decreto Ejecutivo nro. 28409 del 1º de diciembre de 1999. Además, debilitar el control de este rubro puede afectar negativamente el rendimiento laboral de los funcionarios sometidos a dicho régimen, y con ello, la gestión institucional.

2.22 Mediante el oficio DM-205-2014 del 17 de julio de 2014, como parte de las observaciones al borrador de este informe, la Administración adjuntó copia de la circular DRH-DRC-TE-105 del 15 de mayo de 2014 mediante la cual giró instrucciones a las unidades y órganos del MINAE, indicando que el pago de tiempo extraordinario “sólo corresponderá cuando, de previo se haya presentado una justificación por escrito ante la Oficialía Mayor indicando las circunstancias especiales que demandan el pago de tiempo extraordinario y cuando esta haya sido aprobada por el Oficial Mayor-Director Ejecutivo vía oficio o memorándum que señale expresamente el número de horas a reconocer por funcionario…”. Es así como, se considera que el MINAE tomó las acciones para subsanar las debilidades en materia de reconocimiento de tiempo extraordinario.


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DÉBIL CONTROL SOBRE LA EJECUCIÓN DE ALGUNOS GASTOS POR REMUNERACIONES

2.23 La Unidad de Recursos Humanos del MINAE está a cargo del control del gasto sufragado por la partida de Remuneraciones. Al respecto, el numeral 3.7 del Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado, nro. M-1-2003-CO-DFOE del 1° de enero de 2004, emitido por la Contraloría General de la República, indica:

“Las Unidades de Recursos Humanos de conformidad con lo establecido en el Decreto Ejecutivo No. 26402-H, tienen la responsabilidad de procesar las planillas de gastos correspondientes a la partida de servicios personales. Bajo ese esquema le corresponde a los titulares de las Unidades de Recursos Humanos de la Administración Activa (…) observar lo siguiente: / 1. Ejercer un adecuado seguimiento y control de la partida de servicios personales, de forma que se garantice la ejecución de estos gastos en estricto apego al bloque de legalidad. / 2. Establecer los mecanismos y procedimientos de control interno que les permitan garantizar la adecuada ejecución y seguimiento de la partida de servicios personales y gastos asociados.”

2.24 No obstante, se determinó que la Unidad de Recursos Humanos al momento de la auditoría desconocía el monto ejecutado a enero 2013, por concepto de cargas patronales pagadas por la Dirección Financiera a la Caja Costarricense de Seguro Social. Además, desconocía los montos ejecutados en ese mismo año por salario escolar, aguinaldo y aportes patronales a la Asociación Solidarista de Empleados del MINAE (ASOMINAE). Al respecto, dicha Unidad argumenta que en los dos primeros conceptos el pago lo realiza la Tesorería Nacional y técnicamente no puede detallar los procesos respectivos, y acerca de los aportes patronales a ASOMINAE que la Oficialía Mayor es la encargada del pago5.

2.25 Tampoco dicha Unidad pudo explicar la diferencia de ¢62.424.523,32 entre el monto total de cargas patronales ejecutado en el período 2013 por ¢949.345.535,68 (según cálculo global realizado por la Contraloría General6) y el monto por ¢1.011.770.059,007 ejecutado por el MINAE en ese mismo año, ello de acuerdo con la ejecución presupuestaria mostrada en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF). Posteriormente, la diferencia fue aclarada a satisfacción por la Directora Financiera del MINAE.

5 Ver oficios DRH-261-2014 del 27 de marzo de 2014 y DRH-300-2014 del 08 de abril de 2014.

6 Las cargas sociales son: aporte Banco Popular 0.50%, Invalidez Vejez y Muerte 4.92%, Seguro de

Enfermedad y Maternidad 9.25%, Fondo de Pensiones Complementarias (FPC) 1.50% y Fondo de Capitalización Laboral (LPT) 3%. Así, el total de los salarios mensuales reportados a la Caja Costarricense de Seguro Social de diciembre 2012 a noviembre 2013, se multiplicó por el 9.17% que paga el MINAE por ese concepto. 7 Según reporte del Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera.


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2.26 La situación descrita, se origina en el débil control de la Unidad de Recursos Humanos del MINAE sobre el monto ejecutado por concepto de gastos cargados a la partida Remuneraciones. Lo indicado, limita el seguimiento eficaz a la ejecución presupuestaria que le corresponde realizar a dicha Unidad, que incluya todos los rubros de gasto que conforman la partida Remuneraciones; así como, su capacidad para rendir cuentas acerca de la razonabilidad del gasto y su apego a las condiciones y requisitos que para su pago establece la normativa atinente.

DEBILIDADES EN LA CONFORMACIÓN DE ALGUNOS EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS

2.27 De 15 expedientes de personal examinados se determinó que todos presentan algún tipo de debilidad en su conformación. Las debilidades de cita se refieren a: falta de orden cronológico, números de folio repetidos, así como, la ausencia de documentos relevantes como sentencias del Tribunal General del Servicio Civil y la inclusión de acciones de personal a nombre de otros funcionarios. Al respecto, la Unidad de Recursos Humanos atribuyó la situación a limitaciones técnicas de los funcionarios del Archivo de Expedientes de Personal, actualmente desvinculados de la institución, y señala haber iniciado desde el 2012 el proceso de corrección de este tipo de omisiones.

2.28 Al respecto, el artículo nro. 45 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil indica:

“Los Ministerios o Instituciones reguladas por el Estatuto de Servicio Civil deberán llevar un expediente personal de cada uno de sus servidores, en el cual se guardarán los documentos relativos a su empleo y constancia de aquellos datos que sirven para mantener un historial de sus servicios lo más exacto posible (…) Llevarán también un prontuario por cada servidor, en el cual se anotarán las calificaciones de servicios, correcciones disciplinarias y los datos más importantes de las respectivas acciones de personal, en orden cronológico…”

2.29 Además, nueve de los 15 expedientes de la partida 1-Servicios examinados corresponden a procesos de contratación administrativa y de ellos seis presentan debilidades en su conformación. Estas debilidades se refieren a: i. no están numerados los folios de los expedientes nros. 2012LA-000251-87900 y 2013CD-000094-89700; ii. no presenta orden cronológico ni está completo el expediente de la contratación directa nro. 2007CD-005122-88900, pues, faltan documentos como oficios de la SETENA y de la Contraloría General a los cuales refieren otros documentos del expediente; iii. no tienen foliatura consecutiva los relativos a las contrataciones nro. 2009CD-002298-88300 y nro. 2010LN-000040-87900; y iv. presentan dos numeraciones consecutivas distintas, los folios del expediente nro. CD-3077-2004.


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2.30 Al respecto, la Unidad de Proveeduría manifestó8 que esta situación se debe a la ausencia de políticas acerca del manejo de archivos, y a la falta de recurso humano para desarrollar estas funciones.

2.31 En este sentido, es importante tomar en cuenta lo establecido por el artículo 11 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa9, acerca de la conformación de los expedientes administrativos: “Dicho expediente deberá estar debidamente foliado y contendrá los documentos en el mismo orden en que se presentan por los oferentes o interesados, o según se produzcan por las unidades administrativas internas. Los borradores no podrán formar parte de dicho expediente (…) Para ello, la Administración, deberá adoptar las medidas necesarias a fin de cumplir la actualización del expediente.

2.32 En suma, las debilidades identificadas en la conformación de expedientes administrativos, lesionan la integridad de estos y dificultan la comprensión de los actos administrativos relacionados con la gestión de los recursos humanos y de la contratación de servicios del MINAE; lo cual a su vez limita la rendición de cuentas.

OMISIÓN DE ALGUNOS REQUISITOS EN EL PROCESO DEL VISADO DE GASTOS

2.33 De la revisión de 30 expedientes relativos a las partidas 1-Servicios y 2-Materiales y Suministros, se determinó que en su mayoría cumplen con los requisitos del proceso de visado de gastos, aplicable para los documentos justificantes de los gastos con cargo a dichas partidas. Al respecto, únicamente se encontraron dos facturas y una certificación de contenido presupuestario sin el sello de la Dirección Financiero – Contable, requisitos establecidos en el numeral 2.2 del Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado de gastos10.

2.34 En cuanto a las partidas de gasto 6-Transferencias Corrientes y 7-Transferencias de Capital correspondientes al 2013, fueron examinadas la totalidad de las transferencias de capital y tres transferencias corrientes que representan el 97,71% del monto total ejecutado en esta última partida. Al respecto, se identificaron las siguientes omisiones en los requisitos para el visado de gastos:

8 Ver oficio PI-MINAE-0129-2014 del 02 de junio de 2014.

9 Decreto Ejecutivo nro. 33411-H. Publicado en La Gaceta nro. 210 del 02 de noviembre de 2006.

10 Instructivo M-1-2003-CO-DFOE de la Contraloría General de la República, del 3 de diciembre de 2003.


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Cuadro nro. 4. Omisiones identificadas en casos de las partidas “6-Transferencias

Corrientes” y “7-Transferencias de Capital”, Periodo 2013 (En Colones)

Tipo de Transf.

Planilla Beneficiar

io Concepto Monto (¢)

Tipo de omisión

Corriente OM-006-2013 de 26/02/2013 Fundación Parque Marino

Pago de salarios

44.818.750,00 A – B – C - D

Corriente OM-027-2013 de 21/05/2013 44.818.750,00 B – C - D



Corriente OM-008-2013 de 26/02/2013 OM-010-2013 de 26/02/2013 OM-029-2013 de 07/05/2013 OM-059-2013 de 19/11/2013 OM-066-2013 de 11/12/2013 OM-007-2013 de 26/02/2013

SINAC

Pago remuneraciones y otros gastos operativos

1.300.000.000,00 5.450.000,00

1.000.000.000,00 1.100.000.000,00

16.350.000,00 378.971.587,00

A

De capital

OM-054-2013 del 21/05/2013 FONAFIFO

Contrato de préstamo No.7388-CR (BIRF)

1.377.298.985,13 A y E

Tipo de Omisión:

A. Falta sello del Departamento de Tesorería. B. No consta declaratoria de que los fondos se administrarán en una cuenta corriente separada, en un

banco estatal y que se llevarán registros de su empleo, independientes de los que correspondan a otros fondos de su propiedad o administración.

C. No consta declaratoria suscrita por el representante legal del sujeto privado con los datos de: monto, finalidad y código presupuestario de la partida.

D. No consta declaratoria de que los fondos del beneficio patrimonial no favorecen directa ni indirectamente, en su carácter personal o como socios o miembros de la Junta Directiva o Consejo de Administración del sujeto privado, a: diputados, sus cónyuges, hijos, padres, hermanos, suegros, yernos y cuñados, ni a los asistentes, asesores y secretarias de las fracciones políticas de la Asamblea Legislativa.

E. Falta sello de la Dirección Financiero - Contable.

2.35 En cuanto a los sellos de la Dirección Financiero - Contable y del Departamento de Tesorería, son requisitos establecidos en el numeral 2.2 del Instructivo citado11. Por su parte, las declaratorias referidas en las omisiones de tipo B, C y D son requerimientos del aparte II de la Circular nro. 14298 titulada “Requisitos para el giro de los fondos de beneficios patrimoniales incluidos como transferencias en el Presupuesto de la República”.

2.36 En atención a estos casos particulares, la Dirección Financiero - Contable del MINAE12, señaló que tomarán acciones para corregir la ausencia de los sellos y también aportó las declaratorias de la Fundación Parque Marino del Pacífico, las cuales no habían sido archivadas en el expediente respectivo13.

11

M-1-2003-CO-DFOE, del 3 de diciembre de 2003. 12

Ver oficio DFOE-AE-0192 del 28 de marzo de 2014. 13

Ver oficio DFC-0378-2014 del 02 de abril de 2014.


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2.37 Al respecto, la Dirección Financiero - Contable indica que situaciones como las descritas se presentan por la falta de personal para cumplir a cabalidad con las tareas que les corresponde realizar; e indica que se dieron involuntariamente por la saturación de trabajo y el recargo de funciones en el personal.

2.38 Las acciones para subsanar estas omisiones permiten reforzar para estos gastos el control del concedente sobre el uso y destino de los recursos y evita deteriorar la confianza en la veracidad del gasto, favoreciendo el apego a los requisitos mínimos de control establecidos por la Contraloría General en el Instructivo M-1-2003-CO-DFOE.

3. CONCLUSIONES

3.1 De acuerdo con los resultados de la auditoría, se puede afirmar que el MINAE ha venido aplicando el incentivo salarial de zonaje a sus funcionarios de manera contraria a su naturaleza jurídica, al considerar para dicho pago, el desplazamiento diario del funcionario de su casa de habitación al centro de trabajo, y no un traslado efectivo de su domicilio residencial a una zona alejada por decisión del empleador; situación que ya se le había advertido a la Administración de ese Ministerio por parte de la Procuraduría General y la propia Asesoría Jurídica de la institución.

3.2 En lo que respecta al pago de tiempo extraordinario, durante el periodo 2013 la Administración reconoció dicho beneficio de manera permanente a varios funcionarios del Ministerio, sin que exista en los expedientes justificantes suficientes que acrediten lo extraordinario de esas jornadas. Si bien, la Administración alega falta de personal para llevar a cabo las labores habituales de la institución, el pago de tiempo extraordinario en forma permanente y sin justificación suficiente, desvirtúa su razón de ser.

3.3 Por otra parte, se observan oportunidad de mejora en el control ejercido por la Unidad de Recursos Humanos del Ministerio, en relación con el gasto por remuneraciones, función que le corresponde según la normativa aplicable. En ese sentido, el desconocimiento manifestado por la citada Unidad acerca del monto ejecutado de algunos gastos por remuneraciones, evidencian la ausencia de mecanismos y procedimientos de control interno, que permitan garantizar la adecuada ejecución y seguimiento de tales gastos.

3.4 Finalmente, debilidades identificadas en la conformación de expedientes administrativos de personal y de contratación administrativa, relacionadas con la falta de orden, foliado y suficiencia de la documentación; así como en el proceso de visado de gastos, también presentan oportunidad de mejora para mayor apego a normas de control interno y fortalecer así la integridad y comprensión de los


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documentos de respaldo de los procesos relativos a recursos humanos, contratación y visado de gastos.

4. DISPOSICIONES

4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, nro. 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, se emiten las siguientes disposiciones de acatamiento obligatorio a cumplir dentro del plazo conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2 Este Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar la efectiva implementación de las disposiciones emitidas y de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

A LA LICDA. VIANNEY LOAIZA CAMACHO, EN SU CALIDAD DE DIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS, O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO

4.3 Acreditar en los expedientes de los funcionarios que reciben el pago por concepto de zonaje, el cumplimiento de los requisitos exigidos por la normativa y jurisprudencia atinente, principalmente que el funcionario se encuentre laborando en una zona distinta a la de su domicilio legal donde haya instalado un domicilio transitorio, temporal o permanente como consecuencia de una decisión de traslado del empleador, y las condiciones de dicha zona justifican tal compensación. Iniciar los procedimientos para determinar si corresponde la suspensión del beneficio, cuando dichos requisitos no estén presentes, ello, en garantía del debido proceso. Remitir a la Contraloría General un plan de acción que indique las actividades, responsables y plazos para realizar lo dispuesto, a más tardar el 31 de octubre de 2014, así como, informes de avance al 15 de diciembre de 2014 y 29 de mayo de 2015. Asimismo, un informe final con todo lo actuado al 30 de noviembre de 2015. Ver párrafos del 2.3 al 2.16.

4.4 Establecer e implementar mecanismos de control sobre la partida Remuneraciones, de manera que permita dar seguimiento efectivo a la ejecución del gasto en los conceptos que conforman dicha partida. Remitir a la Contraloría General una certificación que acredite el establecimiento e implementación de los citados mecanismos de control, a más tardar el 30 de noviembre de 2014. Ver párrafos del 2.23 al 2.26.


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4.5 Establecer e implementar medidas que permitan subsanar las debilidades de los expedientes de personal relativas a la insuficiencia de la información, y ausencia de orden cronológico y foliatura, apuntadas en los párrafos del 2.27 al 2.28 de este informe. Remitir a la Contraloría General una certificación que acredite el cumplimiento de lo dispuesto, a más tardar el 15 de diciembre de 2014.

A LA MBA. ANA LÍA PADILLA DUARTE, EN SU CALIDAD DE DIRECTORA FINANCIERA, O A QUIEN EN

SU LUGAR OCUPE EL CARGO

4.6 Establecer e implementar medidas de control para evitar omisiones en cuanto a las cartas de declaratoria, los sellos y las firmas que deben constar en los documentos sujetos a visado, según se indicó los párrafos del 2.33 al 2.38; ello, en cumplimiento del numeral 2.2 del Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado de gastos, y del apartado II de la Circular con regulaciones sobre fiscalización y control de beneficios patrimoniales, gratuitos o sin contraprestación alguna, otorgados a sujetos privados. Remitir a la Contraloría General una certificación que acredite el cumplimiento de lo dispuesto, a más tardar el 30 de setiembre de 2014.

AL LIC. MARCOS MONTERO CRUZ, EN SU CALIDAD DE PROVEEDOR INSTITUCIONAL, O A QUIEN EN

SU LUGAR OCUPE EL CARGO

4.7 Subsanar las debilidades relativas a la insuficiencia de la información, ausencia de orden cronológico y foliatura que presentan los expedientes de contratación administrativa descritos en los párrafos del 2.29 al 2.32 de este informe. Remitir a la Contraloría General una certificación que acredite el cumplimiento de lo dispuesto, a más tardar el 30 de setiembre de 2014.



ANEXO 1

Programa Presupuestario 879-Actividades Centrales Horas Extra mensuales aprobadas y reportadas a Unidad de Recursos Humanos

Periodo 2013 (En Miles de Colones)

N ro . C lase de P uesto

Salario

P ro m.

M ensual

Enero F ebrero M arzo A bril M ayo Junio Julio A go sto Set iemb. Octubre N o viem. D iciem.

M o nto T o tal

H o ras Extras

P agadas

T o tal

H o ras

H o ras Extras

P ro m.

M ensual

H .E.P .M ./

Salario P ro m.

M ensual

1 ASESOR PROF. 654,10 39,78 51,72 27,85 63,65 43,76 48,65 62,78 41,85 71,15 150,67 92,08 46,04 739,98 180 61,67 9,43%

2 ASISTENTE TECNICO CONF. 409,15 29,76 57,04 57,04 80,90 85,96 91,01 93,97 88,75 83,53 88,75 124,42 46,99 928,12 366 77,34 18,90%

3 CONDUCTOR SERV. CIVIL 1 300,89 141,77 60,60 51,45 77,06 114,39 84,68 117,54 54,85 61,13 62,69 47,01 23,51 896,67 499 74,72 24,83%

4 CHOFER CONFIANZA 461,07 84,32 112,43 87,13 159,28 178,45 93,97 126,43 99,97 98,01 105,85 108,79 29,40 1.284,05 452 107,00 23,21%

5 CONDUCTOR SERV. CIVIL 1 438,27 64,69 231,81 215,64 233,60 233,60 251,57 248,61 256,03 300,56 241,19 241,19 129,87 2.648,35 1.000 220,70 50,36%

6 TRABAJ. CALIF. DE SERV. CIVIL 2 449,39 - 72,12 - 104,07 26,47 54,77 171,80 155,14 89,47 137,06 159,90 77,09 1.047,89 385 87,32 19,43%

7 PROF. SERV. CIVIL 3 1.503,26 - 438,90 - 341,31 373,59 147,59 561,33 214,07 476,35 333,45 571,63 152,43 3.610,66 384 300,89 20,02%

8 M ISCELANEO DE SERV. CIVIL 2 271,89 124,84 118,86 105,65 141,72 134,27 125,97 145,92 132,02 136,65 159,81 150,55 34,74 1.511,01 896 125,92 46,31%

9 ASISTENTE TECNICO CONF. 431,46 - 73,48 83,98 102,35 110,22 85,52 55,19 - 93,82 126,93 115,89 49,67 897,04 333 74,75 17,33%

10 PROF. JEFE SERV. CIVIL 3 2.085,42 - - 270,13 754,52 553,29 575,29 607,14 409,16 343,17 679,74 587,35 197,98 4.977,77 393 414,81 19,89%

11 PROF. SERV. CIVIL 3 1.254,45 331,17 390,60 235,37 314,01 178,70 - 231,44 213,17 271,79 319,75 530,26 151,88 3.168,14 420 264,01 21,05%

12 CONDUCTOR SERV. CIVIL 1 463,96 172,97 168,26 160,62 202,48 171,11 211,04 206,89 199,56 237,77 237,77 237,77 - 2.206,25 760 183,85 39,63%

13 M ISCELANEO DE SERV. CIVIL 2 436,66 247,97 240,89 129,10 213,86 231,68 220,98 241,61 293,65 245,33 275,06 230,46 126,38 2.696,96 1.221 224,75 51,47%

14 M ISCELANEO DE SERV. CIVIL 2 499,96 55,76 43,37 43,37 121,43 111,52 117,71 140,73 121,54 127,94 147,13 134,34 - 1.164,84 372 97,07 19,42%

15 TECNICO DE SERV. CIVIL 1 347,55 - 67,60 38,92 71,70 81,31 47,95 51,43 53,57 59,34 42,72 - 26,11 540,66 252 45,05 12,96%

16 PROF. JEFE SERV. CIVIL 3 1.701,79 363,65 581,84 519,50 431,18 581,84 493,52 508,13 654,09 605,95 507,68 431,26 278,41 5.957,05 561 496,42 29,17%

17 CONDUCTOR SERV. CIVIL 1 427,01 118,74 126,43 111,32 139,60 134,33 134,33 105,68 135,48 132,77 132,77 138,19 62,32 1.471,99 552 122,67 28,73%

18 PROF. INFORM ATICA 1-A 923,35 39,45 69,71 71,59 101,74 82,90 98,93 117,66 158,85 166,69 227,48 229,44 88,25 1.452,70 330 121,06 13,11%

19 ASESOR B 736,15 143,97 180,62 135,47 180,62 180,62 162,56 195,39 176,78 169,47 65,91 197,72 75,32 1.864,46 406 155,37 21,11%

20 SECRETARIO DE SERV. CIVIL 1 378,95 41,25 15,12 35,17 39,86 52,76 60,96 71,13 63,90 48,22 36,17 39,79 - 504,33 213 42,03 11,09%

21 OFICINISTA DE SERV. CIVIL 2 298,74 98,38 114,78 87,45 109,31 96,56 91,09 112,86 85,38 110,32 115,12 113,20 56,60 1.191,05 639 99,25 33,22%

22 PROF. SERV. CIVIL 3 1.567,99 274,33 81,96 77,14 454,07 260,85 328,47 358,73 279,01 378,66 413,53 281,34 - 3.188,09 325 265,67 16,94%

23 CONDUCTOR SERV. CIVIL 1 296,97 - 149,25 167,10 178,07 175,64 179,12 184,46 187,02 187,02 153,72 105,04 138,34 1.804,78 1.014 150,40 50,64%

24 OFICIAL SEGUR. DE SERV. CIVIL 1 274,18 154,44 148,84 156,68 160,03 161,15 157,80 165,22 166,38 - 174,70 172,34 127,48 1.745,07 1.067 145,42 53,04%

25 CONDUCTOR SERV. CIVIL 1 436,10 205,24 299,08 257,92 309,76 288,40 234,58 323,02 308,17 - 271,04 297,03 55,69 2.849,93 1.090 237,49 54,46%

26 ASISTENTE TECNICO CONF. 474,21 34,94 91,97 84,67 108,02 99,26 105,10 126,40 108,34 96,30 120,38 143,45 54,17 1.173,01 399 97,75 20,61%

T o tal 2.767,43 3.987,27 3.210,25 5.194,22 4.742,64 4.203,21 5.331,50 4.656,72 4.591,41 5.327,07 5.480,43 2.028,68 51.520,83 14.505

Nota: Incluye funcionarios que reportaron horas extra en el Programa 879 en períodos mayores a 9 meses.



ANEXO 2

VALORACIÓN DE OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL INFORME SOBRE LA AUDITORÍA

FINANCIERA A LAS CUENTAS DE GASTO DEL MINISTERIO DEL AMBIENTE Y ENERGÍA PARA EL EJERCICIO ECONÓMICO 2013

Nro. Párrafos Del 2.3 al 2.17 Reconocimiento de Zonaje no conforme con la normativa aplicable

Observaciones Administración

La Administración indica que a la mayoría de los funcionarios, incluyendo los cuatro casos referidos en el párrafo 2.9, se les otorgó el beneficio de zonaje al amparo del Decreto Ejecutivo 33074-MINAE publicado en La Gaceta #109 del 07/06/2006 y no del Decreto Ejecutivo actual 33870-MINAE. Asimismo, que el Decreto 33074-MINAE se emitió conforme a los lineamientos del Decreto Ejecutivo 90-S.C. y afirman lo siguiente: “cada uno de los funcionarios de la institución que gocen del mismo cumplen a cabalidad con todos los requisitos que el criterio vigente en ese momento exigía”. Que el Decreto Ejecutivo 33074-MINAE, entonces vigente, fue previamente autorizado por la Dirección General del Servicio Civil; así también, la Contraloría General mediante oficio FOE-PGAA-0022 emitió criterio sobre el pago retroactivo del zonaje.

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

El Decreto Ejecutivo 33074-MINAE que fue derogado contiene las mismas condiciones y requisitos para el pago de zonaje que establece el Decreto Ejecutivo 33870-MINAE actualmente vigente y el Decreto Ejecutivo 90-S.C., a saber: que se deba prestar el servicio permanentemente en lugar distinto al domicilio legal o que eventualmente permanezcan fuera de la circunscripción territorial de éste por más de un mes en forma continua, siempre que la zona donde laboren justifique tal compensación. También, norma el deber de tomar en consideración medios y riesgos de transporte, clima, salubridad, condiciones, facilidades y costo local de vida, posibilidades de educación y atención médica para el servidor y su familia. Ningún expediente de los funcionarios parte de la muestra examinada, acredita el cumplimiento de estos requisitos y condiciones. Además, el zonaje no es un derecho adquirido conforme lo ha señalado reiteradamente la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia; como consta en sentencias 8129 del 12 de setiembre de 2000 y 1948 del 12 de marzo de 1999. La autorización de la Dirección General del Servicio Civil es un requisito para emitir el reglamento de zonaje por disposición del Decreto Ejecutivos 90-S.C., dicho acto comporta una verificación del contenido y su conformidad con este último decreto, no así, sobre su aplicación a casos concretos. El oficio FOE-PGAA-0022 de la Contraloría General contiene criterio sobre si procedía pago retroactivo de zonaje a los funcionarios, pero no entra a valorar si el beneficio fue otorgado conforme al ordenamiento jurídico.

Nro. Párrafos Del 2.3 al 2.17 – Reconocimiento de Zonaje no conforme con la normativa aplicable


La Administración solicita considerar la resolución de la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia Nro.14658-8 de las 08:51 del 30 de setiembre de 2008, acerca de la procedencia del pago de zonaje a funcionarios del MINAE de conformidad con el Decreto Ejecutivo 33074-MINAE.

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

No se considera atinente referir a dicha resolución en el informe, pues, la Sala Constitucional lo que resuelve se relaciona con el pago de zonaje no efectuado a un funcionario por no contar con contenido presupuestario, sin que dicha instancia entrara a analizar el contenido del decreto ejecutivo y cumplimiento de requisitos y condiciones en torno a este beneficio.


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Nro. Párrafos 4.4 Reconocimiento de Tiempo Extraordinario sin justificación suficiente


La Administración indica que según la Asesoría Jurídica del Ministerio corresponde a los directores de cada programa definir las necesidades en cuanto a la autorización de tiempo extraordinario; y la autorización a cada superior inmediato, no así, a la Dirección de Recursos Humanos. También, manifiesta que la Dirección de Recursos Humanos emitió el oficio circular DRH-DRC-TE-105 del 15 de mayo de 2014 en relación con tiempos extraordinarios.

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

Lo indicado es consistente con el texto del informe y el planteamiento de la disposición contenida en el párrafo 4.4 del borrador del informe, la cual, dispone se instruya a los jefes de departamento que autorizan horas extra a fin de acreditar el detalle suficiente y su justificación. Tal finalidad se cumple con lo consignado en el oficio circular DRH-DRC-TE-105 del 15 de mayo de 2014. Por ello, se elimina dicha disposición y se consigna lo correspondiente en los resultados del informe definitivo.

Nro. Párrafos Del 2.23 al 2.27 Débil control sobre la ejecución de algunos gastos por remuneraciones


Que iniciará gestiones ante el Ministerio de Hacienda para tener un mejor manejo del Sistema INTEGRA, sacar un máximo provecho de sus aplicaciones y ejercer un mejor control de las partidas de remuneraciones. También, indica que la ejecución de esos gastos corresponde a las diferentes dependencias del Ministerio de Hacienda.

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

Resulta valiosa la anuencia del MINAE para gestionar ante el Ministerio de Hacienda lo necesario para facilitar el cumplimiento a la disposición 4.5 del borrador del informe; gestiones que deberá acreditar ante el Área de Seguimiento de Disposiciones del Órgano Contralor una vez emitido el informe definitivo. El tema de las competencias del Ministerio de Hacienda, acerca de la ejecución de las partidas de gasto por remuneraciones, es consecuente con el contenido del borrador del informe.

Nro. Párrafos 2.28 - Debilidades en la conformación de algunos expedientes administrativos


La Administración manifiesta que los expedientes de personal no fueron entregados dentro del plazo requerido por la Contraloría General porque debían ser actualizados y foliados antes de ser remitidos. Además, indica que se implementarán medidas para subsanar las debilidades.

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

El hallazgo descrito en párrafo 2.28 del borrador del informe y la disposición respectiva no ameritan ser ajustados en modo alguno, pues, lo indicado más bien confirma los comentarios, y refiere precisamente a la necesidad de actualizar y foliar los expedientes, condiciones que deben cumplir los expedientes en todo momento.

Nro. Párrafos 2.30 - Debilidades en la conformación de algunos expedientes administrativos


De los seis expedientes de contratación administrativa que presentan debilidades según se indica en el borrador del informe, la Administración indicó que dos de ellos son digitales y que en su momento suministraron al equipo de auditoría un folder conteniendo el contrato original y otros oficios, que otro de ellos es el relativo al alquiler del edificio que ocupa la SETENA y los oficios citados en el borrador de informe no formaron parte del expediente, y acerca de los otros tres indica haber realizado correcciones de foliado. Además, mediante oficio PI-MINAE-0175-2014


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recibido el 16 de julio de 2014 el Proveedor Institucional suministró a la Contraloría General la certificación Nro.PI-C-005-2014, mediante la cual indica que esa Proveeduría ha cumplido con lo dispuesto en el informe de la auditoría financiera del MINAE en cuanto a las observaciones realizadas en el párrafo 2.30 del citado informe sobre los seis expedientes de contratación administrativa ahí indicados.

Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

En este punto es importante considerar los esfuerzos del MINAE para subsanar las debilidades apuntadas. Sin embargo, la certificación recibida por parte del Proveedor Institucional hace referencia a un informe que no es un acto final del Órgano Contralor por lo que la disposición respectiva tampoco ha sido emitida formalmente, al responder a un proceso de validación para la calidad del trabajo. Es así como, en el momento procesal oportuno podrá el MINAE acreditar su cumplimiento al Área de Seguimiento de Disposiciones de la Contraloría General. Por ello, el informe definitivo mantiene una disposición en relación con estos expedientes de contratación administrativa.

Nro. Párrafos Del 2.34 al 2.35 Omisión de algunos requisitos en el proceso del Visado de Gastos


La Administración solicita corregir la nomenclatura del Área Financiera, para que se consigne como Dirección Financiero-Contable en vez de Departamento Financiero, conforme al Decreto Ejecutivo 35669-MINAE. En relación con el oficio DFOE-AE-0214 del 10 de abril de 2014, donde consta el detalle de las omisiones identificadas en la documentación soporte de algunas muestras, lo cual, se relaciona con la ausencia de sellos y firmas, se indica que en todos los documentos consta la firma de la Directora Financiera y el sello de esa Dirección, a excepción de la factura Nro. 104292-2013 en la cual no consta el sello respectivo.

Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

Se acepta corregir la nomenclatura citada en el texto del informe final. Con respecto a las omisiones de sellos y firmas, lo que indica el borrador del informe es que se encontraron dos facturas y una certificación de contenido presupuestario sin el sello de la Dirección Financiera, lo cual, fue en su momento validado con la Directora Financiera, y justificada por esa Dirección mediante oficio DFC-0423-2014, recibido el 23 de abril de 2014. Las observaciones planteadas en esta oportunidad se entienden como subsanaciones de las debilidades aunque no afectan el contenido del informe ni la disposición girada, que va dirigida a establecer medidas de control para evitar que estas omisiones se presenten a futuro.

Nro. Párrafos Del 2.36 al 2.38 Omisión de algunos requisitos en el proceso del Visado de Gastos


La Administración indica con relación al párrafo 2.37 que no procede aplicar a los órganos desconcentrados del MINAE el aparte II “Requisitos para el giro de los fondos de beneficios patrimoniales incluidos como transferencias en el Presupuesto de la República” de la Circular nro. 14298, ya que esta hace referencia a regulaciones sobre fiscalización y control de beneficios patrimoniales, gratuitos o sin contraprestación alguna, otorgados a sujetos privados.

Sí

No

Parcial

Argumentos CGR

De acuerdo con el cuadro nro. 4 y con lo indicado en los párrafos 2.37 y 2.38 del borrador del informe, la ausencia de las declaratorias identificadas como B, C y D, corresponden a las transferencias giradas a la Fundación Parque Marino, que es un sujeto de derecho privado.


Documents

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE