DÖNER SERMAYE İŞLETMESİ MÜDÜRLÜĞÜ · Döner Sermaye İşletme biriminin birim evrak sorumluları veya gerçekleştirme görevlisi tarafından (dmiste veri giriş yetkisi

DÖNER SERMAYE İŞLETMESİ

MÜDÜRLÜĞÜ

İŞ AKIŞI ŞEMALARI (DİYAGRAM)

2017

SÜREÇ

NO ŞEMA (DİYAGRAM) ADI

1 DOĞRUDAN TEMİN (MAL/MALZEME ALIMI) İŞ AKIŞ ŞEMASI

2 DOĞRUDAN TEMİN (HİZMET ALIMI) İŞ AKIŞ ŞEMASI

3 EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI

4 BÜTÇE HAZIRLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI

5 EK BÜTÇE HAZIRLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI

6 ÖDENEK AKTARIMI İŞ AKIŞ ŞEMASI

7 SATINALMA EVRAKLARININ KONTROLÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI

8 KATKI PAYI, EK ÖDEME EVRAKLARININ KONTROLÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI

9 YOLLUK ÖDEME EVRAKLARININ KONTROLÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI

10 PERSONELE DAYALI HİZMET ALIMI EVRAKLARININ KONTROLÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI

11 PERSONELE DAYALI HİZMET ALIMI EVRAKLARININ HAZIRLANMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI

12 YOLLUK VE GÖREVLENDİRME EVRAKLARININ HAZIRLANMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI

13 BİRİMLERİN ALACAKLARININ KONTROLÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI

14 AÇIK İHALE USÜLÜ İLE PERSONELE DAYALI HİZMET ALIMI İHALESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

15 AYLIK VERGİLERİN HAZIRLANMASI VE MAHSUP EDİLMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

16 MALİ AKADEMİK TAKVİM HAZIRLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI

17 FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI

SELÇUK ÜNİVERSİTESİ

DÖNER SERMAYE İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ

İş Akış Şeması Listesi

18 PERSONEL MAAŞI HAZIRLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI

19 PERSONEL SGK PRİMİ HAZIRLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI

20 EK ÖDEME USUL ESASLARININ BELİRLENMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

21 GÖREVLENDİRME VE KOMİSYON ÜYELERİNİN BELİRLENMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

22 YETKİLENDİRME ÜYELERİNİN BELİRLENMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

23 HARCAMA YETKİLİLERİNİN BELİRLENMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

Birim Evrak Sorumluları

Yazılar elektronik ortamda Döner

Sermaye İşletme Birimine ulaşır veya

birim kendi ihtiyacı için alım yapabilir.


Gerçekleştirme Görevlisi

Harcama Yetkilisi

Alınan istem yazıları kaynak alınarak

birim evrak sorumluları tarafından

onay belgesi hazırlanır. Hazırlanan

onay belgesi gerçekleştirme görevlisi

ve harcama yetkilisi tarafından

imzalanır.


Piyasa Fiyat Araştırma Görevlileri

Harcama Yetkilisinden ilgili alım için

onay belgesi alındıktan sonra ilgili

kalemler için sözlü veya yazılı olarak

teklifler alınır ve piyasa fiyat araştırma

tutanağına girilir. Hazırlanan tutanak

döner sermaye işletme biriminin

piyasa fiyat araştırma görevlileri

tarafından imzalanır.


Piyasa fiyat araştırması sonucunda

uygun bulunan fiyat ve firma belirlenir

ve firmayla iletişime geçilir.



Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi

Piyasa Fiyat Araştırması sonucu uygun

bulunan firma malı kuruma getirir.

Taşınır kayıt kontrol yetkilisi veya

Gerçekleştirme Görevlisi tarafından

teslim alınır.



Muayene Kabul Komisyon Görevlileri

Birim Evrak Sorumluları tarafından

tutanak ve/veya taşınır işlem fişi

hazırlanır. Hazırlanan tutanak ve/veya

taşınır işlem fişi taşınır kayıt kontrol

yetkilisi, gerçekleştirme görevlisi ve

muayene kabul komisyon görevlileri




Harcama Yetkilisi

Döner Sermaye İşletme biriminin birim

evrak sorumluları veya gerçekleştirme

görevlisi tarafından (dmiste veri giriş

yetkisi olan personel) DMİS (Döner

Sermaye Mali Yönetim Sistemi)

programında ilgili muhasebe hesap

kodları kullanılarak ödeme emri

düzenlenir. Hazırlanan evrak birimin

gerçekleştirme görevlisi ve harcama

yetkilisi tarafından imzalanır.


Ödeme emri 4 adet diğer nüshalar 2

adet düzenlenir. 1 adet nüsha

muhasebe birimine verilir, 1 adet

nüsha ise söz konusu alım işletme



Doğrudan Temin Süreci (Mal/Malzeme Alımları)

İş Akış Şeması

Sorumlular İş Akışı Faaliyet

Gelen Mal/Malzeme Alımı İstem Yazısı

Mal/Malzeme Alımı için Onay Alımı

Mal/Malzeme Alımı için Piyasa Fiyat Araştırması

Yapılması

Makul Bulunan Teklifi Belirleme ve Firmayla İletişime

Geçme

Firmanın Malı/Malzemeyi Teslim Etmesi ve Kurumun

Teslim Alması

Tutanak ve/veya Taşınır İşlem Fişi Düzenleme

Ödeme Emri Düzenleme

Teslim Tutanağı Hazırlama ve Evrakları Ayırma

birimine ait ise döner sermaye işletme

biriminde dosyalanır.

Muhasebe birimine teslim edilecek

olan evrak tutanak hazırlanıp

imzalanarak verilir.


Döner Sermaye İşletme biriminde

kalan nüsha dosyaya kaldırılarak

arşivlenir, ve süreç sonlanır.

Arşiv Hizmeti ve Süreç Sonu



Sermaye İşletme Birimine ulaşır veya

birim kendi ihtiyacı için alım yapabilir.



Harcama Yetkilisi

Alınan istem yazıları kaynak alınarak


onay belgesi hazırlanır. Hazırlanan

onay belgesi gerçekleştirme görevlisi

ve harcama yetkilisi tarafından

imzalanır.



Harcama Yetkilisinden ilgili alım için

onay belgesi alındıktan sonra ilgili

kalemler için sözlü veya yazılı olarak

teklifler alınır ve piyasa fiyat araştırma

tutanağına girilir. Hazırlanan tutanak

döner sermaye işletme biriminin

piyasa fiyat araştırma görevlileri



Piyasa fiyat araştırması sonucunda

uygun bulunan fiyat ve firma belirlenir

ve firmayla iletişime geçilir.




Piyasa Fiyat Araştırması sonucu uygun

bulunan firma mal veya hizmeti

kuruma getirir. Gerçekleştirme

Görevlisi tarafından teslim alınır.





tutanak hazırlanır. Hazırlanan tutanak

muayene kabul komisyon görevlileri




Harcama Yetkilisi


evrak sorumluları veya gerçekleştirme

görevlisi tarafından (dmiste veri giriş

yetkisi olan personel) DMİS (Döner

Sermaye Mali Yönetim Sistemi)

programında ilgili muhasebe hesap

kodları kullanılarak ödeme emri

düzenlenir. Hazırlanan evrak birimin




Ödeme emri 4 adet diğer nüshalar 2

adet düzenlenir. 1 adet nüsha

muhasebe birimine verilir, 1 adet

nüsha ise söz konusu alım işletme

birimine ait ise döner sermaye işletme

biriminde dosyalanır.



Doğrudan Temin Süreci (Hizmet Alımı)

İş Akış Şeması


Gelen Hizmet Alımı İstem Yazısı

Hizmet Alımı için Onay Alımı

Hizmet Alımı için Piyasa Fiyat Araştırması Yapılması

Makul bulunan teklif belirleme ve firmayla iletişime

geçme

Firmanın Hizmeti Teslim Etmesi ve Kurumun Teslim

Alması

Muayene Kabul Komisyon Tutanağı Düzenleme

Ödeme Emri Düzenleme

Teslim Tutanağı Hazırlama ve evrakları ayırma

Muhasebe birimine teslim edilecek

olan evrak tutanak hazırlanıp

imzalanarak verilir.







Yazılar elektronik ortamda döner

sermaye işletme birimine ulaşır.


Evrak ve eklerin uygunluğu kontrol

edilir.

Birim Evrak Sorumluları Evrak ve ekleri tamamlanmak üzere

uygunsuzluk formuyla iade edilir.

(Karar:Döner Sermaye İşletme

Müdürü)

(Kayıt:Birim Evrak Sorumlusu)

Evrakla ilgili işlem yapılıp

yapılmayacağına karar verilir ve Evrak

kaydedilir.


İşlem yapılmayacaksa evrak dosyaya

kaldırılır ve işlem sonuçlandırılır.

Birim Evrak Sorumluları İşlem yapılacaksa evrak birim evrak

sorumlularına sevk edilir.


Birim evrak sorumluları tarafından

evrak belirtilen şekilde işlemden geçer.



evrak ile ilgili işlem sonuçlanır ve arşive

alınarak süreç sonuçlandırılır.



Evrak İş Akışı


Gelen Evrak

Hayır

Gelen Evrak ve

ekleri tamam

mı?

Evrak İade İşlemi Evet

Evrak ile ilgili

işlem yapılacak

mı?

Hayır

İşlem sonuçlandırılır. Evet

Evrakın yönlendirilmesi

Evrak İşlem Süreci



Ekim ayında Döner Sermaye İşletme

Müdürlüğü tarafından bütçe çağrısı

yapılır.


Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü

tarafından yapılan bütçe çağrısı

üzerine birimler tarafından bütçe

teklifleri hazırlanır.


Birimler tarafından hazırlanan bütçe

teklif ve tasarıları Döner Sermaye

İşletme Müdürlüğüne gönderilir.


Süreç, Döner Sermayeli İşletmeler

Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği

hükümlerine göre yürütülür.


Döner Sermaye İşletmesi Yürütme

Kurulu

Bütçe teklifleri ve bütçe

gerçekleşmeleri dikkate alınarak

İşletme Müdürlüğü ve Saymanlık

Müdürlüğünce hazırlanan bütçe

tasarısı, Döner Sermaye İşletmesi

Yürütme Kuruluna sunulur.


Üniversite Yönetim Kurulu

Hazırlanan bütçe tasarısı Üniversite

Yönetim Kuruluna sunulur.


Rektör

Bütçe Tasarısı Rektörün Onayına

Sunulur.


Üniversite Yönetim Kurulu

Rektör

Bütçe, Üniversite Yönetim Kurulunca

kabul edilmesi ve rektörün

onaylamasıyla yürürlüğe girer.


Yürürlüğe giren bütçe döner sermaye

işletme müdürlüğüne bağlı birimlere

ve saymanlık müdürlüğüne bildirilir ve

süreç sona erer.



Bütçe Hazırlama İş Akışı


Bütçe Çağrısı

Bütçe Çağrısı Üzerine Birimlerin Bütçe Tekliflerini

Hazırlaması

Hazırlanan Tekliflerin Döner Sermaye İşletme

Müdürlüğüne Gönderilmesi

Bütçe Hazırlık Süreci

Bütçe Tasarısının Döner Sermaye İşletmesi Yürütme

Kuruluna Sunulması

Bütçe Tasarısının Üniversite Yönetim Kuruluna Sunulması

Bütçenin Yürürlüğe Girmesi

Onaylanan ve Yürürlüğe Giren Bütçenin Döner Sermaye

İşletmesi Müdürlüğüne Bağlı Birimlere ve Saymanlık

Müdürlüğüne Bildirilmesi ve Sürecin Sona Ermesi

Bütçe Tasarısının Rektörün Onayına Sunulması


Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğü

Personeli veya ödeneği yetersiz kalan

birimin personeli tarafından ödenek

yetersizliği tespit edilir.


Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü ve

Döner Sermaye Saymanlık Müdürlüğü

tarafından Ek Bütçe Tasarısı hazırlanır.



Kurulu

Hazırlanan Ek Bütçe tasarısı Döner

Sermaye İşletmesi Yürütme Kuruluna

sunulur.


Rektör

Hazırlanan Ek Bütçe tasarısı için

Rektörden olur (onay) alınır.


Rektör

Ek Bütçe için Rektörden olur alındıktan

sonra Ek Bütçe yürürlüğe girer.


Yürürlüğe giren ek bütçe , ek bütçesi

yapılan ilgili birime bildirilir ve süreç

sona erer.



Ek Bütçe Hazırlama İş Akışı


Ödenek Yetersizliğinin Ortaya Çıkması

Ek Bütçe Tasarısı Hazırlama

Hazırlanan Ek Bütçe Tasarısının Döner Sermaye İşletmesi

Yürütme Kuruluna Sunulması

Ek Bütçe için Rektör Oluru Alınması

Ek Bütçenin Yürürlüğe Girmesi

Onaylanan ve Yürürlüğe Giren Bütçenin Döner Sermaye

İşletmesi Müdürlüğüne Bağlı Birimlere Bildirilmesi ve

Sürecin Sona Ermesi


Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğü

Personeli veya bütçe kalemlerinde

ödeneği yetersiz kalan birimin

personeli tarafından ödenek

yetersizliği tespit edilir.




tarafından ilgili birimin ödenek

kalmayan kalemleri ile ödeneği fazla

olan kalemleri arasında ödenek

aktarılır.



Kurulu

Hazırlanan Ödenek Aktarımı tasarısı


Kuruluna sunulur.


Rektör

Hazırlanan Ödenek Aktarımı tasarısı

için Rektörden olur (onay) alınır.


Rektör

Ek Bütçe için Rektörden olur alındıktan

sonra Ek Bütçe yürürlüğe girer.


Yürürlüğe giren Ödenek Aktarımı,

Döner Sermaye Saymanlık

Müdürlüğüne Bildirilir ve süreç sona

erer.



Ödenek Aktarma İş Akışı


Bütçe Kalemlerinde Ödenek Yetersizliğinin Ortaya Çıkması

Kalemler Arasında Ödenek Aktarımı

Hazırlanan Ödenek Aktarımı Tasarısının Döner Sermaye

İşletmesi Yürütme Kuruluna Sunulması

Ödenek Aktarımı için Rektör Oluru Alınması

Ödenek Aktarımının Yürürlüğe Girmesi

Onaylanan ve Yürürlüğe Giren Ödenek Aktarımının Döner

Sermaye Saymanlık Müdürlüğüne Bildirilmesi ve Sürecin

Sona Ermesi


Birimlerin mal ve hizmet satın alma

evraklarını döner sermaye işletme

birimine getirip birim evrak

sorumlusuna teslim eder.


Birim Evrak Sorumlusu tarafından

evrak ve eklerin uygunluğu kontrol

edilir.


Evrak ve eklerindeki eksiklikler ilgili

kişilere izah edilerek tamamlanmak

üzere uygunsuzluk formuyla iade

edilir.

Birim Evrak Sorumlusu

Satınalma ile ilgili evrakların bütün

unsurları tekrar tam olarak kontrol

edilir.

Birim Evrak Sorumluları Ödeme emri 3 adet, diğer nüshalar 1

adettir.


Teslim tutanağı yapılarak satın alma

evrakları muhasebe birimine teslim

edilir.


Evrakın teslimi ile süreç sonlandırılır.



Satın alma Evraklarının Kontrolü İş Akışı


Gelen Satın Alma Evrakları

Hayır

Gelen Evrak ve

ekleri tamam

mı?


Evrak ve eklerinin

bütün unsurları

tamam mı?

Hayır


Evrakın Teslimi

Teslim ve Süreç Sonu


Birimler katkı payı ve ek ödeme

evraklarını döner sermaye işletme

birimine getirip birim evrak

sorumlusuna teslim eder.




edilir.





edilir.


Katkı Payı ve Ek Ödeme ile ilgili

evrakların bütün unsurları tekrar tam

olarak kontrol edilir.


Evraklar iki nüsha olarak ayrılır. Bir

nüsha işletme biriminde kalır ve bir

adet nüsha ise muhasebe birimine

teslim edilir.


Teslim tutanağı yapılarak katkı payı ve

ek ödeme evraklarının bir nüshası

muhasebe birimine teslim edilir.


İşletme birimine kalan evrak ise tarih

sırasına konur. Ek Ödeme ve Katkı Payı

evrakı eki olan bordroda yer alan

kişilerin bilgileri sisteme kaydedilir.


Evrak arşivlenmek üzere dosyaya

kaldırılır.



Katkı Payı, Ek Ödeme Evraklarının Kontrolü İş Akışı


Gelen Katkı Payı, Ek Ödeme Evrakları

Hayır

Gelen Evrak ve

ekleri tamam mı?


Evrak ve eklerinin

bütün unsurları

tamam mı?

Hayır


Evrakın Teslimi




Birimler yolluk ödeme evraklarını

döner sermaye işletme birimine getirip

birim evrak sorumlusuna teslim eder.




edilir.





edilir.


Yolluk Ödeme ile ilgili evrakların bütün

unsurları tekrar tam olarak kontrol

edilir.


Ödeme emri 3 nüsha diğer ekler 1’er

nüshadır. Bu nüshalar muhasebe

birimine teslim edilir.

Birim Evrak Sorumluları Teslim tutanağı yapılarak yolluk

ödeme evrakları muhasebe birimine

teslim edilir.


Evrakın teslimi ile süreç tamamlanır.



Yolluk Ödeme Evraklarının Kontrolü İş Akışı


Gelen Yolluk Ödeme Evrakları

Hayır

Gelen Evrak ve

ekleri tamam mı?


Evrak ve eklerinin

bütün unsurları

tamam mı?

Hayır


Evrakın Teslimi

Teslim ve Süreç Sonu


Birimler, Döner Sermaye İşletme

Müdürlüğünün yapmış olduğu

personele dayalı hizmet alım ihalesi

sonucu istihdam ettikleri personelin

dosyalarını hazırlayıp işletme birim

evrak sorumlularına teslim eder.




edilir.





edilir.


Personele dayalı hizmet alımı ile ilgili

evrakların bütün unsurları (damga

vergisi, tevkifat vb.) tekrar tam olarak

kontrol edilir.


Evraklar iki nüsha olarak ayrılır. Bir

nüsha işletme biriminde kalır ve bir

adet nüsha ise muhasebe birimine

teslim edilir.


Teslim tutanağı yapılarak personele

dayalı hizmet alımı evraklarının bir

nüshası muhasebe birimine teslim

edilir.


İşletme birimine kalan evrak ise tarih

sırasına konur. Personele dayalı

hizmet alımı evrakı eki olan bordroda

yer alan kişilerin bilgileri sisteme

kaydedilir.


İşletme birimine ayrılan evrak

arşivlenmek üzere dosyaya kaldırılır ve

süreç sonlandırılır.



Personele Dayalı Hizmet Alımı Evraklarının

Kontrolü İş Akışı


Gelen Personele Dayalı Hizmet Alımı Evrakları

Hayır

Gelen Evrak ve

ekleri tamam mı?


Evrak ve eklerinin

bütün unsurları

tamam mı?

Hayır


Evrakın Teslimi




Şirket tarafından kesilen fatura,

bordro ve SGK evrakları döner

sermaye işletme biriminin birim evrak

sorumlularına teslim edilir.



evrak sorumluları tarafından kesilen

bordro göz önüne alınarak puantaj

hazırlanır.



evrak sorumluları tarafından yapılan

hizmet için muayene kabul teklif

belgesi hazırlanır.




hizmet için muayene kabul tutanağı

hazırlanır.




hizmet için hakediş belgesi hazırlanır.


DMIS Programında veri giriş yetkisi

olan birim evrak sorumlusu tarafından

ödeme emri belgesi hazırlanır.


İnsan Kaynakları Birimi


Kontrol Teşkilatı


Harcama yetkilisi

Hazırlanan bütün evraklar insan

kaynakları birimi, muayene kabul

komisyon görevlileri, kontrol teşkilatı,




İmzalanan belgelerin bir nüshası imza

karşılığı tutanakla muhasebe birimine

teslim edilir.







Personele Dayalı Hizmet Alımı Evraklarının

Hazırlanması İş Akışı


Bordro, Fatura ve SGK Evraklarının İşletme Birimine

Gelmesi

Puantaj Hazırlama

Muayene Kabul Teklif Belgesi Hazırlama

Muayene Kabul Tutanağı Hazırlama

Hakediş Raporu (Belgesi ) Hazırlama

DMIS Programından Ödeme Emri Belgesi Hazırlama

Belgelerin İmzaya Sunulması

Muhasebe Birimine Teslim




Sermaye İşletme Birimine ulaşır.


Harcama Yetkilisi

Alınan istem yazıları birimin harcama

yetkilisine sevkedilir. Onay (İzin)

alındıktan sonra evrak hazırlanmasına

geçilir.


Harcama Yetkilisi

Harcama Yetkilisinden ilgili onay ve izin

alındıktan sonra eğitim verilecek olan

ilgili tarih aralığı için, eğitime gidecek

olan kişiler nerede görevli ise o birime

tarih aralığı için eğitime gideceği ve o

tarih aralığında izinli sayılması

gerektiği bildirilir.



Harcama Yetkilisi

Harcama Yetkilisinden izin alındıktan

sonra eğitim zamanı yapılacak olan

harcamalarda kullanılmak üzere

gidecek kişilere avans verilmesi için

harcama talimatı düzenlenir. Belge,





Harcama Yetkilisi

DMIS programında veri giriş yetkisine

sahip olan birim evrak sorumlusu

tarafından muhasebe işlem fişi

hazırlanır. Hazırlanan evrak




Avans evrakları iki nüsha halinde

hazırlanır. Bir nüsha işletme biriminde

kalır. Diğer nüsha ise tutanak

hazırlanarak ekleriyle birlikte

muhasebe servisine teslim edilir.


Eğitimden dönen kişilerden fatura vb.

evraklar teslim alınır.


Eğitime giden kişiler için yolluk

bildirimi hazırlanır. Bildirimde eğitim

sırasında yapılan harcamalara dair

beyanlar yer alır. Daha sonra

hazırlanan belgeler imzaya sunulur.



Harcama Yetkilisi

Eğitim için önceden verilen avansı

kapamak için yolluk bildirim evrağı baz

alınarak veri giriş yetkisine sahip olan

birim evrak sorumlusu tarafından

ödeme emri belgesi düzenlenir.



Yolluk ve Görevlendirme Evraklarının Hazırlanması

İş Akışı


Gelen Eğitim veya Görevlendirme

İstem Yazısı

Harcama Yetkilisinden İzin Onay Alımı

İlgili Yere Göreve Gidileceği ve İzinli Sayılmasına Dair Bilgi

Yazısı Yazılması

Harcama Talimatı Hazırlanması ve İmzaya Sunulması

DMİS Programında Muhasebe İşlem Fişi Hazırlanması ve

İmzaya Sunulması

Avans Evraklarının Muhasebe Servisine Teslim Edilmesi

Eğitim Sonrası Avans Kapama İşlemlerine Başlama

Yolluk Bildirimi Evrağı Hazırlama ve İmzaya Sunulması

DMIS Programında Ödeme Emri Belgesi Düzenleme ve

İmzaya Sunulması

Hazırlanan belge gerçekleştirme

görevlisi ve harcama yetkilisi



Birim evrak sorumlusu tarafından

hazırlanan ve ilgili kişiler tarafından

imzalanan evrak ekleriyle birlikte

tutanak hazırlanarak imza karşılığı

teslim edilir.






Evrakların Muhasebe Birimine Teslimi

Gelir Kontrolü Yetkilisi

Birim tarafından kesilen faturalar

sisteme yüklenip muhasebe servisi

onay verince alacak doğmuş sayılır.

Onay verilip sisteme yüklenince alacak

takibi başlar.


Alacaklarla ilgili (127,128 )

hesaplarının DMIS programı üzerinden

dökümü alınır.


Birimin Muhasebe Yetkilisi

Alacağın tespiti sonrası tahsilat zamanı

uzun sürmüşse birimin muhasebe

yetkilisi ile irtibata geçilir.


Muhasebe Yetkilisi ile irtibat

kurulmasına rağmen alacak hala tahsil

edilmemiş ise yetkili uyarılır.

Gelir Kontrolü Yetkilisi Hesabın tekrar dökümü alınır. Alacak

tahsil edildikten sonra süreç sona erer.



Birimlerin Alacaklarının Kontrolü İş Akışı


Alacak Doğduğu Anda Tespitinin Yapılması

İlgili Hesapların Dökümünün Alınması

İlgili Birimin Muhasebe Yetkilisi ile İrtibat Kurulması

Birimin Uyarılması

Sürecin Sonu



bağlı birimlerde personel ihtiyacının

ortaya çıkması ile süreç başlar.


İhtiyacın doğduğu birimlerde birim

evrak sorumluları tarafından hangi

birimde ne kadar ihtiyaç olduğu tespit

edilir.


Rektör

Miktar tespit edildikten sonra

kurumun en üst harcama yetkilisi olan

rektörden olur alınır.


Personel İstihdam Edecek Birimlerin

Harcama Yetkilileri

Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü


ihalenin teknik şartnamesi hazırlanır

ve imzaya sunulur.



İhale ile ilgili bütün unsurların yaklaşık

maliyeti tek tek yaklaşık maliyeti

hesaplanır ve imzaya sunulur.


İhale Yetkilisi

Yaklaşık maliyet cetveli hazırlanan

ihale için ihale yetkilisinden onay

alınır.



Harcama Yetkilisi

İhalenin ilanı için DMIS programından

muhasebe işlem fişi kesip muhasebe

servisine verilerek avans çıkılır.


İşletme biriminin birim evrak

sorumluları tarafından hazırlanan

veriler EKAP (Elektronik Kamu Alımları

Platformu) ‘a yüklenir ve İhale kayıt

numarası alınır.


İhale Yetkilisi

Veriler yüklendikten sonra ihale

komisyonu oluşturulur ve komisyon

için ihale yetkilisinden olur (onay)

alınır.


Komisyon Üyelerine ihale tarih ve saati

için bilgilendirme yazısı yazılır.


EKAP’a yüklenen verilerde ihale

tarihine kadar değişiklik olması

durumunda zeyilname düzenlenerek

firmalara bilgi verilir.



Açık İhale Usulüne Göre Personele Dayalı Hizmet

İhalesi Yapımı İş Akışı


İhtiyacın Ortaya Çıkması

İhtiyaç Miktarının Tespit Edilmesi

Teknik Şartname Hazırlanması ve İmzaya Sunulması

İhalenin Unsurları ile ilgili Yaklaşık Maliyet Hesabının

Yapılması ve İmzaya Sunulması

İlan için Kamu İhale Kurumuna Avans Çıkılması

Verilerin EKAP Platformuna yüklenmesi ve İhale Kayıt

Numarası Alınması

İhale Komisyonunun Oluşturulması ve Komisyon için İhale

Yetkilisinden Olur Alınması

Yüklenen verilerde değişiklik varsa zeyilname düzenleme

ve firmalara bildirme

Komisyon Üyelerine İhale Tarih ve Saati Konusunda

Bilgilendirme Yazısı Yazılması

İhale İçin Onay Alınması ve İmzaya Sunulması

Rektörden Olur Alınması


Yapılacak olan ihale için Konya

Valiliği’ne bilgilendirme yazısı yazılır.

İhale Komisyonu

Belirlenen tarih ve saatte ihale kanuna

uygun bir şekilde gerçekleştirilir.


İhale Komisyonu

İhale gerçekleştikten sonra

komisyonun verdiği karar imzaya

sunulur. Daha sonra komisyon kararı

ilgili firmalara bildirilir.


İhale Yetkilisi

İhaleyi Kazanan Firma

İhaleyi kazanan firma ile sözleşme

imzalanır.


Sözleşme imzalandıktan sonra

sözleşmenin asıl sureti Döner Sermaye

İşletme Müdürlüğünde arşivlenir, ve

süreç sonlanır.


Valiliğe İhale İle İlgili Bilgilendirme Yazısı Yazılması

İhalenin Gerçekleştirilmesi

İhale Komisyon Kararının İmzaya Sunulması Firmalara

Bildirilmesi

Sözleşme İmzalanması


Vergileri hesaplanacak ayın bütün

hesapları kapanır ve kesin mizan alınır.


Mizan kesinleştikten sonra bütün

birimler için ayrı ayrı yardımcı mizanlar

alınır.


DMIS Programı kullanılarak ilgili ay için

bütün birimlerin tek tek tevkifat

dökümleri çıkarılır.


DMIS Programı kullanılarak ilgili ay için

bütün birimlerin tek tek 191 (1,8,18)

ve 391 (1,8,18) hesaplarının dökümü

çıkarılır.


Tevkifat dökümleri göz önüne alınarak

ilgili birim için hangi firmaların tevkifat

kestiği tespit edilir.


Bütün birimler için alınan dökümler ile

KESİN MİZANda yer alan 360 hesabının

tutturulması gerekir.


Hazırlanan vergi dökümleri göz önüne

alınarak beyanname hazırlanır.


Alınan dökümler ile KESİN MİZANDA

yer alan 360 hesap bakiyesi

tutturulduktan sonra veriler

beyanname düzenleme programı ile

sisteme yüklenir.


Veriler sisteme yüklendikten sonra

gelir idaresi başkanlığının web

sitesinden giriş yapılarak tahakkuk

işlemi gerçekleştirilir ve tahakkuk

fişlerinin çıktısı alınır.


Çıktısı alınan tahakkuk fişlerinin bir

nüshası bankaya diğer nüshası ise

ödenmesi amacıyla Döner Sermaye

Saymanlık Müdürlüğüne gönderilir.



Açık İhale Usulüne Göre Personele Dayalı Hizmet

İhalesi Yapımı İş Akışı


İlgili Ayın Hesaplarının Kapanması ve KESİN MİZAN

Alınması

Bütün Birimler için Ayrı Ayrı YARDIMCI MİZANLARIN

Alınması

Birimler için Tek Tek Tevkifat Dökümlerinin Çıkarılması

Birimlerin Tek Tek 191 ve 391 KDV Dökümlerinin

Çıkarılması

Birimler için Tek Tek Tevkifat Kesen Firmaların Tespiti

Alınan Dökümlerle KESİN MİZAN 360 hesabının

tutturulması

Beyanname Hazırlanması

Hazırlanan Bütün Verilerin Beyanname Düzenleme

Programı (BDP) ile sisteme yüklenmesi

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Web Sayfasından Giriş

Yapılarak Verilerin Tahakkuk Ettirilmesi

Tahakkuk Fişlerinin Çıktı Alımı ve Muhasebe Birimi ve

Bankaya Gönderilmesi









tarafından bütün birimlerin hesapları

yıl sonu kapatılır. Birim Evrak

Sorumluları tarafından mizan ve

yardımcı mizanlar alınır.



bilgi formu 1 (form 1) hazırlanır. Evrak

iki nüsha olarak hazırlanır.



bilgi formu 2 (form 2) hazırlanır. Evrak

iki nüsha olarak hazırlanır.



akademik takvimin A cetveli (form 3)

hazırlanır. Evrak iki nüsha olarak

hazırlanır.



akademik takvimin B cetveli (form 4)

hazırlanır. Evrak iki nüsha olarak

hazırlanır.


Harcama Yetkilisi


imzalanan formlar Harcama Yetkilisi



Strateji Daire Başkanlığı

İki nüsha olarak hazırlanan formların

bir nüshası Strateji Daire Başkanlığına

Elektronik Bilgi Yönetim Sistemi (EBYS)

üzerinden gönderilir.


Diğer nüsha ise Döner Sermaye

İşletme biriminde dosyaya kaldırılarak




Mali Akademik Takvim Hazırlama İş Akışı


Yıl Sonu Hesaplarının Kapanması, Mizan ve Yardımcı

Mizanların Alınması

Bilgi Formunun (Form 1) Hazırlanması

Bilgi Formunun (Form 2) Hazırlanması

A Cetvelinin (Form 3) Hazırlanması

B Cetvelinin (Form 4) Hazırlanması

Hazırlanan Formların İmzaya Sunulması

Hazırlanan Formların Strateji Daire Başkanlığına

Gönderilmesi



Bağlı Birimlerin Birim Evrak

Sorumluları


Elektronik Bilgi Yönetim Sistemi (EBYS)

üzerinden bağlı olan bütün birimlere

veri talebi yazısı yazılır. Tıp ve Diş

Hekimliği fakültesinden 10 aylık

gerçekleşen gerçekleşen gelir ve

giderler ile yapılan sunum(ameliyat

vs.) sayıları, yatak sayısı vb. istatistiki

bilgiler istenir. Tıp ve Diş Hekimliği

Fakülteleri dışındaki birimlerden ise

sadece 10 aylık gerçekleşen gelir ve

giderler istenir.



toplanan veriler rapor haline getirilir.

Birimlerin faaliyetleri belirlenir.



toplanan veriler ışığında Faaliyet

Raporu hazırlanır.







Faaliyet Raporu Hazırlama İş Akışı


İlgili Mali Yılın Sonu İtibariyle Bağlı Birimlerden Bilgi

Alınması

Toplanan Verilerin Rapor Haline Getirilmesi ve Birimlerin

Faaliyetlerinin Belirlenmesi

Faaliyette Bulunan Birimler İçin Faaliyet Raporunun

Hazırlanması




bordro programına giriş yapılarak

ayrıntılı bordro ve diğer bordronun 2’şer

adet çıktısı alınır.



bordro programından asgari geçim

indirimine ait bordro 2 nüsha olarak

alınır.


Birim evrak sorumluları tarafından alınan

bordrolar ışığında 2 nüsha personel icmal

bordrosu hazırlanır.


Birim Evrak Sorumluları tarafından 3

nüsha olarak personel bildirimi

hazırlanır. İki nüshası muhasebe birimine

teslim edilir.


DMIS veri giriş yetkisine sahip personel

tarafından DMIS programında 4 nüsha

ödeme emri belgesi hazırlanır.



Harcama Yetkilisi


hazırlanan belgeler gerçekleştirme

görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından

imzalanır.



hazırlanan evrakların bir nüshası tutanak

karşılığında muhasebe birimine teslim

edilir.


Diğer nüsha ise Döner Sermaye İşletme

biriminde dosyaya kaldırılarak arşivlenir,

ve süreç sonlanır.



Personel Maaşı Hazırlama İş Akışı


Bordro Programından Bordroların Alınması

Bordro Programından Asgari Geçim İndirimine Ait

Bordronun Alınması

Personel İcmal Bordrosunun Hazırlanması


Personel Bildiriminin Hazırlanması

DMIS Programında Ödeme Emri Belgesinin Hazırlanması

Hazırlanan Belgelerin İmzaya Sunulması

Evrakların Muhasebe Birimine Teslim Edilmesi



bordro programına giriş yapılarak

kesenek dosyası bilgisayara indirilir.



SGK Web Sitesine giriş yapılarak

kesenek bildirim bölümünden bildirim

yapılır.



kesenek bildiriminden sonra sistem

tarafından bildirge numarası verilir.


Birim evrak sorumluları tarafından 2

nüsha halinde Kesenek Bildirimi

dökümü alınır.



nüsha olacak şekilde Kesenek Detay

Bilgileri dökümü alınır.



SGK Döküm Listesi hazırlanır.



Harcama Yetkilisi

Birim Evrak Sorumluları hazırlanan

bütün belgeler gerçekleştirme

görevlisi ve harcama yetkilisi




EBYS Üzerinden Muhasebe birimine

üst yazı yazılır.



hazırlanan evrakların bir nüshası

yazılan üst yazıya eklenerek muhasebe

birimine teslim edilir.







Personel SGK Primi Hazırlama İş Akışı


SGK Web Sitesinden Bildirim Yapma

Bildirge Numarası Alma

Web Sitesinden Aylık Kesenek Bildirimi Dökümü Alma


Web Sitesinden Kesenek Detay Bilgileri Dökümü Alma

Alınan Belgeler Işığında SGK Döküm Listesi Hazırlama

Hazırlanan Belgelerin İmzaya Sunulması

Muhasebe Birimine EBYS Üzerinden Üst Yazı Yazılması

Muhasebe Birimine Evrakların Teslim Edilmesi

Bordro Programından Kesenek Bildirim Dosyasını İndirme

ve Bildirim Yapma


Birim Evrak Sorumluları İşletme

Müdürlüğüne bağlı olan birimlere ek

ödeme dağıtılıp dağıtılmayacağı,

dağıtılacaksa yönetim kurulu kararı

almaları için yazı gönderir.


Bağlı olan birimlerin Birim Evrak

Sorumluları, birimlerinin yönetim

kurulu kararlarını işletme birimi birim

evrak sorumlularına gönderir.


Bütün bağlı olan birimlerin yönetim

kurulu kararları bir arada toplanır.


Toplanan bütün evraklar birim evrak

sorumluları tarafından üst yazı ile

personel daire başkanlığına gönderilir.

Personel Daire Başkanlığı Birim Evrak

Sorumlusu

Personel Daire Başkanlığı, gönderilen

yönetim kurulu kararlarını Döner

Sermaye İşletmesi Yürütme Kuruluna

sunar.

Yürütme Kurulu Birim Evrak

Sorumlusu



Kurulu almış olduğu kararı Döner

Sermaye İşletme Birimine ulaştırır.


İşletme birimine gelen kararlar

birimlere tek tek bildirilir.



Kurulu Kararının Bir Nüshası Döner

Sermaye İşletme biriminde dosyaya

kaldırılarak arşivlenir, ve süreç

sonlanır.



Ek Ödeme Usul Esaslarının Belirlenmesi İş Akışı


Yönetim Kurulu Kararlarının İşletme Birimine

Gönderilmesi

Bütün Bağlı Olan Birimlerin Kararlarının Toplanması

Bütün Kararların Personel Daire Başkanlığına

Gönderilmesi


Personel Daire Başkanlığının Gönderilen Yönetim Kurulu

Kararlarını Döner Sermaye İşletmesi Yürütme Kuruluna

Sunması

Döner Sermaye İşletmesi Yürütme Kurulu Kararının

İşletme Müdürlüğüne Gönderilmesi

Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne Gelen Yürütme

Kurulu Kararının Bağlı Olan Birimlere Bildirilmesi

Bağlı Olan Birimlere Yönetim Kurulu Kararı İçin Yazı

Gönderilmesi



bağlı olan birimlere Görevlendirme ve

Komisyon Üyelerinin belirlenmesi

konusunda ekinde örnek bir form olan

üst yazı yazılarak üyelerin belirlenmesi

istenir.


Sorumluları


Bağlı olan birimlerin birim evrak

sorumluları formu hazırlayarak imzalı

şekilde işletme birimine gönderir.



gönderilen bütün listeler bir arada

toplanır.



toplanan bütün listeler bir üst yazı

yazılarak muhasebe birimine bildirilir.


Bir nüshası ise Döner Sermaye İşletme

biriminde dosyaya kaldırılarak




Görevlendirme ve Komisyon Üyelerinin

Belirlenmesi İş Akışı


Birimlerin Formu Hazırlayarak İmzalı Şekilde İşletme

Birimine Göndermesi

Bütün Birimlerin Listelerinin Toplanması

Birimlerin Listelerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi


Birimlere Görevlendirme ve Komisyon Üyelerinin

Belirlenmesi Konusunda Ekinde Örnek Form Olan Bir Üst

Yazı Gönderilmesi



bağlı olan birimlere yetkili kişilerin

belirlenmesi konusunda ekinde örnek

bir form olan üst yazı yazılarak üyelerin

belirlenmesi istenir.


Sorumluları


Bağlı olan birimlerin birim evrak

sorumluları formu hazırlayarak imzalı

şekilde işletme birimine gönderir.



gönderilen bütün listeler bir arada

toplanır.



toplanan bütün listeler bir üst yazı

yazılarak muhasebe birimine bildirilir.


Bir nüshası ise Döner Sermaye İşletme

biriminde dosyaya kaldırılarak




Yetkilendirme Üyelerinin Belirlenmesi İş Akışı


Birimlerin Formu Hazırlayarak İmzalı Şekilde İşletme

Birimine Göndermesi

Bütün Birimlerin Listelerinin Toplanması

Birimlerin Listelerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi


Birimlere Yetkili Kişilerin (Yetkilendirme) Belirlenmesi

Konusunda Ekinde Örnek Form Olan Bir Üst Yazı

Gönderilmesi



işletme birimine bağlı olan birimlerin

harcama yetkililerinin listesi yapılır.



Rektörlüğe konu ile ilgili üst yazı yazılır.


Harcama Yetkilisi


hazırlanan üst yazı ve Harcama Yetkilisi

Listesi İşletme Müdürü tarafından

imzaanır.


Rektör


hazırlanan üst yazı ve Harcama Yetkilisi

Listesi Rektör tarafından onaylanır.



nüsha olacak hazırlanan ve Rektör

tarafından onaylanan evrakların bir

nüshası muhasebe birimine bir üst yazı

ile teslim edilir.







Harcama Yetkililerinin Belirlenmesi İş Akışı


Rektörlüğe Üst Yazı Yazılması

Üst Yazı ve Listenin İşletme Müdürü Tarafından

İmzalanması

Gönderilen Liste ve Üst Yazının Rektör Tarafından

Onaylanması


Onaylanan Evrağın Muhasebe Birimine Bildirilmesi

Bağlı Birimlerin Harcama Yetkilileri Listesinin Yapılması

Documents

DÖNER SERMAYE İŞLETMESİ MÜDÜRLÜĞÜ · Döner Sermaye İşletme biriminin birim evrak sorumluları veya gerçekleştirme görevlisi tarafından (dmiste veri giriş yetkisi