Embed Size (px)
Citation preview
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 1 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส
การเขาสระบบ .............................................................................................................................................................. 3
หนาแรก (HOME) .......................................................................................................................................................... 7
เมนการใชงาน ............................................................................................................................................................. 10
ประเภทกลองเอกสารและการใชงาน ......................................................................................................................... 29
กลองสรางเอกสาร (DOCUMENT BOX) .................................................................................................................... 34
1 สรางเอกสาร DOCUMENT .................................................................................................................................. 35
2 สรางเอกสารแลวสงออก ................................................................................................................................... 49
3 รบเอกสาร ........................................................................................................................................................ 54
4 รบเอกสารแลวสงออก ....................................................................................................................................... 55
กลองเอกสารออก (SENTBOX) .................................................................................................................................. 57
กลองเอกสารเขา (INBOX) .......................................................................................................................................... 60
กลองเอกสารสาธารณะ (PUBLIC BOX) .................................................................................................................... 79
กลองไฟลเอกสารเผยแพร (SHARED BOX) .............................................................................................................. 81
การแกไขเอกสาร ........................................................................................................................................................ 83
TEMPLATE DOCUMENT ........................................................................................................................................... 90
การสแกนเอกสาร ....................................................................................................................................................... 93
เครองมออ านวยความสะดวก ................................................................................................................................... 101
ตราประทบ ............................................................................................................................................................ 110
มอบและถอนอ านาจ .............................................................................................................................................. 114
สงเอกสารอตโนมต ................................................................................................................................................ 117
การขอ / จองเลขเอกสาร ......................................................................................................................................... 119
3.1 จากการสรางเอกสารใหม ....................................................................................................... 122
3.2 จากการ แนบไฟลเอกสาร ...................................................................................................... 127
3.3 จากการผกเอกสารเดมทเคยสรางไว ....................................................................................... 130
การสรางเอกสารจากหนาแรก (HOME) ................................................................................................................... 136
การรบเอกสารเปนชด ............................................................................................................................................. 136
การสงเอกสารเปนชด ............................................................................................................................................. 138
การแสกนเอกสารทนท............................................................................................................................................ 139
การออกเลขและสรางเอกสารใหมทกๆปลายทางทสง ............................................................................................... 139
การคนหาเอกสาร ................................................................................................................................................... 140
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 2 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
การสรางโฟลเดอรในคนหาเอกสาร .......................................................................................................................... 142
ภาคผนวก .................................................................................................................................................................. 143
ภาคผนวก ก .......................................................................................................................................................... 144
ภาคผนวก ข .......................................................................................................................................................... 147
ภาคผนวก ค .......................................................................................................................................................... 148
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 3 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
การเขาสระบบ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 4 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
เปดโปรแกรม Internet Explorer
จากนนระบ URL ของระบบสารบรรณอเลกทรอนกสในชอง Address (โดยท URL ทจะระบนนจะแตกตางกนออกไปในแตละ Site)
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 5 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
จากนนท าตามขนตอนดงตอไปน
1. กด
2. กรอกขอมล ในหนาเขาสระบบใหครบถวน
2.1 กรณทมรหสผาน ใหกรอกชอผใชงานและรหสผาน ใหถกตองแลวกด
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 6 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
2.2 กรณทไมมรหสผาน ใหกรอกเฉพาะชอผใชงานแลวกด จะปรากฎหนาจอแจงใหตง
รหสผาน เรมตนใหกด
2.3 ในหนาเปลยนรหสผาน ใหกรอกรหสผานทใชในปจจบน ในชองรหสผานเดมกอน แลวจงกรอก รหสผานทตองการเปลยนใหมในชองรหสผานใหม และชองรหสผานทวน โดยตองกรอกใหรหสผานใหมและรหสผานทวนเหมอนกน จากนนกด
จะปรากฎหนาจอแจงยนยนการเปลยนแปลง Password เมอกด กจะเสรจสนขนตอนการเปลยนแปลง
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 7 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
หนาแรก (Home)
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 8 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
หนาแรกเมอเขาสการใชงานระบบ แบงสวนการใชงานออกเปน 3 สวน คอ
1. สวนเมนการใชงาน ซงประกอบไปดวยเมน ไฟล, มมมอง , รายงาน ,เครองมอ , ชวยเหลอ ซงจะอธบายในสวนถดไป
2. สวนแสดงกลองเอกสาร ซงจะแสดงรายชอ กลองเอกสาร ทผใชงานสามารถเขาใชงานหรอไดรบสทธ
ตางๆในการด าเนนงานในกลอง กลองนนได
3. สวนแสดงผล จะเปลยนแปลงแสดงผลไปตามการท างานในแตละสวน ในหนาแรกน จะแสดงรายชอ
เอกสารทยงไมไดเปดอานในกลอง Inbox โดยแบงตามสทธในการเขาดเอกสาร ดงตวอยาง
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 9 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 10 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
เมนการใชงาน
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 11 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
เมนการใชงานแบงออกเปน 4 หมวด หลกๆ คอ
1 เมน ไฟล ประกอบไปดวยฟงกชนการท างานตางๆ ดงตอไปน
1.1 บนทก : บนทกเอกสารทตองการ 1.2 พมพ : สงพมพเอกสารทตองการ 1.3 ตรวจสอบเอกสารใหม : ส าหรบใหโปรแกรมตรวจสอบวา มเอกสารใหมเขามาหรอไม 1.4 เปลยนรหสผาน : เปลยนรหสผานของผใชโปรแกรมปจจบน 1.5 Lock Screen : เขาสหนาจอกรอกรหสผานเมอตองการพการท างานชวคราว 1.6 ปด :
ออก : ออกจากโปรแกรม
เปลยนผใชงาน : ออกจากโปรแกรมและใหบคคลอนเขาใชงาน
ปดและตงตนโปรแกรม : ปดหนาการใชงานโปรแกรมระบบสารบรรณนทงหมด
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 12 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
2 เมน มมมอง เมนในกลมของ “มมมอง” ประกอบไปดวยฟงกชนการท างานตางๆ ดงตอไปน
2.1 แสดง/ซอนแถบ Folders : ซอนแสดงรายการ Folders ในกรอบทางซายมอ 2.2 ขนาดอกษร : ปรบขนาดตวอกษรในหนาการแสดงผลทวไป โดยขนาดตวอยางอกษรจะเทากบ A
ดงภาพ 2.3 แมแบบเอกสารและเอกสารส าคญ : เรยกดตนแบบเอกสาร และเอกสารส าคญทเกบอยใน
ระบบ (ถาม)
3 เมน เครองมอ ประกอบไปดวยฟงกชนการท างานตางๆ ดงตอไปน
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 13 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
3.1 ปดหนาตางทงหมด : ปดหนาการท างานของระบบทงหมด 3.2 สมดรายชอ : แสดงรายชอผใชงานหรอหนวยงานทใชโปรแกรมในระบบทงหมด เพอใช
คนหารายชอและจดกลมรายชอผใชงานหรอหนวยงาน
3.3 เลขรบและสงเอกสาร : ส าหรบการสรางและแกไข เลขรบและเลขสงเอกสาร
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 14 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
3.4 มอบและถอนอ านาจ : มอบอ านาจใหบคคลอนเขามากระท าการตางๆ แทนตนเองและถอนอ านาจทมอบใหบคคลอนได ในสวนของหนวยงานกด าเนนการดวยวธเดยวกนน
ไปท มอบอ านาจหรอบทบาทของ(ผมอบอ านาจ) โดยเลอกบคคลหรอหนวยงานใดเปนผมอบ
อ านาจ และจะมอบอ านาจใหแกบคคลใด โดยกดทป ม จะปรากฎหนาตางมอบอ านาจขนมาดงตวอยาง
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 15 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
กด จะปรากฎหนาตาง สมดรายชอขนมา
ใหท าการเลอกรายชอทตองการมอบอ านาจใหแลวกดทป ม จะกลบสหนาจอเดม ดงภาพ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 16 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
ท าการเลอกอ านาจหรอบทบาทจากรายการขางลาง วาตองการใหรายชอบคคลหรอหนวยงานไดรบสทธใด
3.5 สงเอกสารอตโนมต : ควบคมการสงเอกสารอตโนมต โดยสามารถก าหนดการสงไปยงบคคลหรอหนวยงานได
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 17 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
ดงภาพ ผใชสามารถสงเอกสารอตโนมต เมอมเอกสารเขาหรอออกจากระบบ โดยเลอกวาจะสงจากกลองเอกสารใด ทงกลองของบคคลหรอหนวยงาน แตโดยสวนมากจะใชในสวนของหนวยงานเปน
หลก โดยจะสงเอกสารอตโนมตไปยง บคคลหรอหนวยงานใดใหกดทป ม จะปรากฎหนาตางสงเอกสารอตโนมต ใหท าการเลอกเงอนไขในการสงเอกสารดงตวอยางภาพ
สงเอกสารอตโนมตตอเมอ
- มเอกสารเขามายงบคคลหรอหนวยงาน - มสงเอกสารออกบคคลหรอหนวยงาน
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 18 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
เงอนไข - ไมก าหนด / สงออกอตโนมตโดยไมค านงถงผ รบและผสง - เมอผสงตรงกบทระบ (การระบรายชอบคคลหรอหนวยงานสามารถท าไดโดย
กดทป ม จะปรากฎหนาสมดรายชอขนมาใหผใชท าการเลอกรายชอหรอหนวยงานทตองการ)
สงไปท
- การระบรายชอบคคลหรอหนวยงานสามารถท าไดโดยกดทป ม จะปรากฎหนาสมดรายชอขนมาใหผใชท าการเลอกรายชอหรอหนวยงานทตองการ
ลงนามสงการ - ใหท าการกดท จะมเปาหมายในการลงนามสงการใหเลอก ดงภาพ
ตวอยาง
และกดทป ม ระบบจะท าการบนทกรายชอดงกลาวและกลบสหนาจอมอบและถอนอ านาจ โดยมรายชอหนวยงานหรอบคคลปรากฎทชอเงอนไขการสงเอกสาร ดงภาพตวอยาง
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 19 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
หากตองการเพมรายชอบคคลหรอหนวยงานเปนชดใหผใชกดทป ม ระบบจะปรากฎหนาตาง สมดรายชอขนมา ดงภาพ
ผใชสามารถท าการเลอกเพมรายชอบคคลหรอหนวยงานไดครงละหลายรายชอ โดยกดป ม Shift
ทแปนพมพบนเครองคอมพวเตอร แลวเลอกรายชอทตองการทงหมด และกดทป ม ระบบจะท าการเพมรายชอทเลอกทงหมดและกลบเขาสหนาจอ สงเอกสารอตโนมต ดงภาพดานลาง
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 20 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
และหากตองการลบรายชอใดใหท าการกดไปทรายชอนน และกดป ม ระบบจะขนหนาตางยนยน ดงภาพ
ใหท าการกดท ป ม รายชอนนจะหายไป จากนนเมอท าการก าหนดคาตาง ๆ
เรยบรอยแลวให กดท เพมท าการปดหนาตางการตงคาการสงเอกสารอตโนมต
3.6 ขอ/จองเลขเอกสาร : การขอจองเลขทหนงสอเพอใชส าหรบการออกเลขรบหรอเลขสงเอกสารประเภทตางๆ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 21 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
3.7 Administrative Tools : ส าหรบผดแลระบบ เมอกดแลวระบบจะใหกรอกรหสผานดงภาพ
3.8 ตวเลอก : ชวยในการปรบแตงหนาจอและการใชงานใหเหมาะสมตามความตองการ ทงรปแบบการแสดงผลของโปรแกรม การแจงเตอนเมอมเอกสารเขา อปกรณ Scanner รวมถงการปรบคาการใชงาน โดยสามารถอนญาตใหหนวยงานอนสามารถท าการคนหาเอกสารทกครงทสรางหรอรบเอกสารอตโนมต
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 22 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
เครอขาย : จะแสดงเครองแมขาย ทท าการจดเกบเอกสาร
การแสดงผล : จะแสดงรายการเอกสารเขาใหมในหนาแรกของโปรแกรม โดยสามารถตงรายการแสดงเอกสารไดสงสดถง 250 รายการ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 23 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
แจงเตอน : สามารถก าหนดระยะเวลาการแจงเตอนเอกสารเขาใหมได ตงแต ไมแจงเตอน จนถง 1 ชวโมง
สแกนเนอร : ตงคาเครองสแกนเอกสารวาตวเครองเปนการท างานแบบ คอ แบบปกต หรอ อตโนมต
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 24 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
ความปลอดภย : สามารถก าหนดระยะเวลาการลอคหนาจอเมอไมมการใชงานได ตงแต ไมตองลอคหนาจอ จนถง 1 ชวโมง
ลายเซน : สามารถแนบรปลายเซนทจะปรากฎทายขอความแนบทายได
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 25 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
ขนสง : สามารถอนญาตใหหนวยงานอนท าการคนหาเอกสารทสราง/รบเอกสารอตโนมตได
4 เมน รายงาน ส าหรบการพมพเอกสารใหออกมาเปนรปแบบรายงาน เมอกดเลอกจะปรากฎหวขอ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 26 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
4.1 รายงานมาตรฐานประจ าระบบ โดยมสวนยอยเพอส าหรบเลอกพมพเอกสารดงตอไปน
4.1.1 รายงานเอกสารการสงออก กรองหนวยงาน [SYS.STD.01.1]
4.1.2 รายงานเอกสารการสงออก กรองหนวยงาน [SYS.STD.01.2]
4.1.3 รายงานเอกสารการสงออก กรองหมายเลขสง [SYS.STD.02.1]
4.1.4 รายงานเอกสารการสงออก กรองหมายเลขสง [SYS.STD.02.2]
4.1.5 รายงานเอกสารรบเขา กรองหนวยงาน [SYS.STD.03.1]
4.1.6 รายงานเอกสารรบเขา กรองหนวยงาน [SYS.STD.03.2]
4.1.7 รายงานเอกสารรบเขา กรองหนวยหมายเลขรบ [SYS.STD.04.1]
4.1.8 รายงานเอกสารรบเขา กรองหนวยหมายเลขรบ [SYS.STD.04.2]
4.1.9 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง [SYS.STD.05.1]
4.1.10 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง [SYS.STD.05.2]
4.1.11 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง และกรองหมายเลขรบ[SYS.STD.06.1]
4.1.12 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง และกรองหมายเลขรบ[SYS.STD.06.2]
4.1.13 รายงานเอกสารทด าเนนการแลวเสรจ / ระหวางด าเนนการ [SYS.STD.07.1]
4.1.14 รายงานเอกสารทด าเนนการแลวเสรจ / ระหวางด าเนนการ [SYS.STD.07.2] 4.2 รายงานlสรปมาตรฐานประจ าระบบ โดยมสวนยอยเพอส าหรบเลอกพมพเอกสารดงตอไปน
4.2.1 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง [SYS.SUM.01.1]
4.2.2 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง[SYS.SUM.01.2]
4.2.3 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง และกรองหมายเลขรบ [SYS.SUM.02.1]
4.2.4 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง และกรองหมายเลขรบ [SYS.SUM.02.2]
4.2.5 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามกลมหนวยงานตนทาง [SYS.SUM.03.1]
4.2.6 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามกลมหนวยงานตนทาง [SYS.SUM.03.2]
4.2.7 รายงานสถตการตอบรบหนงสอสงออก [SYS.SUM.04.1]
4.2.8 รายงานสถตการตอบรบหนงสอสงออก [SYS.SUM.04.2]
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 27 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
หมายเหต สามารถเลอกพมพรายงานแบบ ไฟลนามสกล .PDF และสามารถเลอกพมพ
แบบไฟลนามสกล .XLS ซงจะมเนอหารายงานเหมอนกนโดยแตกตางกนเฉพาะไฟลนามสกลทตองการสงพมพเทานน (ดสญลกษณภาพประกอบ)
5 ชวยเหลอ แสดงคมอการใชงาน เพออ านวยความสะดวกในการใชงานแกผใชหรอหนวยงานทใชในการศกษาขนตอนหรอวธการใชงานระบบ
5.1 About : จะแสดงขอมลเกยวกบตวโปรแกรมทใชงาน
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 28 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
5.2 View user manual : จะแสดงคมอการใชงานโปรแกรม ซงจะเปนไฟล .pdf โดยผใชระบบหรอหนวยงานสามารถสงพมพเปนเอกสารได
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 29 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
ประเภทกลองเอกสารและการใชงาน
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 30 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
กอนทจะเรมใชงานระบบนน ผใชควรท าความรจกกบสวนประกอบหนาจอการท างานตางๆของระบบเสยกอน
ปมค าสงในการสงงาน ประกอบไปดวยป มจากทางซายไปขวาตามล าดบดงตอไปน
1. ป มดภาพกอนพมพ โดยสามารถพมพหนารายงาน , รายการขอมลในสวนหนาแสดงรายละเอยดออกสเครองพมพได
2. ป ม Refresh ส าหรบการเรยกดรายการในกลองเอกสารจาก Server อกครง โดยให Server สงขอมลลาสดมาให
3. ป มคนหา เพอการคนหาเอกสารหรอรายการตางๆ หรอเปนการก าหนดเงอนไขในการแสดงรายการเอกสาร ใชงานไดโดยการคลกทรปแวนขยาย หรอพมพค าทตองการคนหาลงในชองวางหลงรปแวนขยาย จากนนกด Enter
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 31 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
รายการกลองเอกสารของผใชและของหนวยงาน
คอรายชอบคคลของผใชกลองเอกสารนน หากเปนหนวยงานหรอต าแหนงจะเปน
สญลกษณดงภาพ ภายในกลองเอกสารแตละกลองจะประกอบไปดวยสวนตางๆ ดงน
: รายการเอกสารเขา เกบรายการเอกสารทสงเขามายงผ ใชหรอหนวยงาน โดยใน inbox สามารถสราง Folder ยอย ๆ ไดอก
: กลองรายการเอกสารทบคคลหรอหนวยงานเผยแพรเอกสารสสาธารณะ
: รายการเอกสารออก เกบรายการเอกสารทผ ใชหรอหนวยงานสงออก
: รายการเอกสารทสรางขนหรอจดเกบกอนการสงเอกสารออกไปยงผ อน หรอหนวยงานอน เพอความสะดวกตอการใชงานของผใช
: เปนกลองเอกสารทใชส าหรบเอกสารทถกสงเขา หรอ สงออกจากสทธผถอครองต าแหนงนนๆ (ซงแตละสถาบนจะก าหนดสทธของผ ถอครองต าแหนงนนหรอไมกได โดยจะขนอยกบความเหมาะสมของแตละหนวยงาน)
: เปนกลองเอกสารทใชส าหรบเอกสารทถกสงเขา หรอ สงออกจากหนวยงานของผใชระบบ
: รายเอกสารทผใชหรอหนวยงานเปดชองทางใหผ ทตองการทราบสามารถสบคนได แตตองไดรบสทธในการเขาดเอกสารจากหนวยงานหรอบคคลผสรางเอกสารนน
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 32 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
: เมอผใชหรอหนวยงานไมตองการเอกสารชนใด สามารถไปยงกลองเกบเอกสารทไมตองการนนๆ แลวเลอกเอกสารทตองการจะลบดจาก List ของเอกสารกลองๆ นน (ดงภาพตวอยาง จะเปน List ของกลองเอกสาร Sentbox)
แลวกดทป ม Delete บนแปนพมพ จะมหนาตางแสดงขนมาทหนาจอระบบเพอถามวา “คณแนใจหรอทจะท าการยายรายการหลกนไปยง Recycle Bin” ดงภาพตวอยาง
ใหผใชกดทป ม Yes เพอยนยนการยายเอกสารไปยงถงขยะ โดยทจะเอกสารเหลานนจะยงอยในระบบ แตจะอยในสวนทเปน Recycle Bin หากท าการซอนไวกจะมองไมเหนเอกสารในกลองน
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 33 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
รายการเอกสารทอยในกลองตางๆ
เมอกดเลอกทตวเอกสารแลวท าการกดทป ม ทางดานขวามอจะปรากฎหนาตางของเอกสารทเลอกโดยสงเขป และหากตองการซอนใหท าการกดทป ม
อกครง หนาตางทปรากฎขนกจะหายไป
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 34 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
กลองสรางเอกสาร (Document box)
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 35 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
1 สรางเอกสาร Document
1.1 เลอกวาตองการสรางเอกสารในนามของใคร (กรณทคณไดรบมอบสทธจากบคคลหรอหนวยงานใดๆ) โดยการกดทรายชอในกรอบทางซาย ดงตวอยางในภาพประกอบ
1.2 กดทป ม เลอกประเภทเปน
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 36 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
1.3 พมพหวเรองเอกสารในชองของ “หวเรอง” 1.4 กรอกขอความรายละเอยดตางๆในชอง “บทคดยอ”
1.5 กดทป ม เพอระบรายละเอยดปลกยอยเพมเตม โดยจะมชองใหกรอกรายละเอยดตางๆ (ดงภาพประกอบ)
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 37 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
วนทเขา (วนทผใชหรอหนวยงานท าการสรางเอกสาร หรอวนทเอกสารเขาใน Inbox ในกรณผใชหรอหนวยงานเปนผ รบ)
ประเภทเอกสาร (สามารถกดเลอกระบประเภทของเอกสารทสรางไดโดยกดป ม )
เลขหนงสอ (เมอกดทป ม จะปรากฎหนาตาง ขนมาดงตวอยางตอไปน)
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 38 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
จะม ป ม และ ทงนผสรางเอกสารจะตองท าการขอหรอท าการจองเลขกอน
กรณการขอเลข ในกรณทไดรบสทธการขอเลขหนงสอจากเจาของเลขหนงสอนน ผใชงานสามารถขอเลขหนงสอผานระบบเองไดโดย
คลกทเมน [เครองมอ] แลวเลอกรายการ จากนนใหเลอกรายการเลขหนงสอทตองการขอเลข ส าหรบเลขหนงสอทบคคลหรอหนวยงานไดรบสทธในการขอเลขจากเจาของเลขนน จะแสดงสถานะความเปนการไดรบสทธโดยมรปแบบการแสดงเปน
รปแบบ ชอบคคลหรอหนวยงานเจาของเลข (ชอเลมของเลขหนงสอ) – ผ ไดรบสทธใชเลข
ตวอยาง หนวยงานตวอยาง2 (เลขสงหนงสอภายนอก) – ขอใหกบหนวยงาน
คลกทป ม จากนนกรอกขอมลหนงสอทตองการจะขอเลข โดย 2.1. เลอกรปแบบเลขหนงสอทตองการ 2.2. กรอกชอเรองของหนงสอ 2.3. กรอกวนทหนงสอ 2.4. กรอกในสวนของ เรยน 2.5. กรอกในสวนของ จาก 2.6. กรอกในสวนของ หมายเหต 2.7. ในสวนบคคลหรอหนวยงานผใชเลขจะถกก าหนดโดยสทธทเจาของเลขก าหนดมาไมสามารถเลอกได
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 39 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
2.8. คลกทป ม เพอบนทกการขอเลขหนงสอ 2.9. รายการเลขหนงสอทขอไดจะแสดงในหนาแรกดงรป
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 40 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
โดยสวนนจะมไวส าหรบผใชทมสทธเปนผ ถอสมดคมเลข โดยระบบจะแสดงใหเหนวาไดมการจองเลขใดไวแตยงไมไดน าเลขทของหนงสอนนไปใช โดยสงเกตจากสญลกษณ ดงกลาว และหากเลขหนงสอทไดท าการจอง และ มการน าเลขนนไปใชจะสงเกตจากสญลกษณ ดงภาพ โดยจะมเครองหมายถก ในชอง ดงภาพตวอยาง
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 41 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
ระดบชนความเรว (สามารถกด เพอท าการเลอกระดบชนความเรวได)
ระดบชนความลบ (สามารถกด เพอท าการเลอกระดบชนความลบได)
วนทเอกสาร (คอวนททระบในตวเอกสาร)
เรยน ( ในสวนของชองนสามารถกรอกตวอกษรหรอกดทป ม กไดจะปรากฎสมดรายชอ / Address Book และเมอตองการจะลบรายชอทไดเลอกไปแลวเพอท าการแกไข ใหกดทป ม
จะลบรายชอนนออก แลวจงท าการเลอกรายชอใหมเขาไป ) o อธบาย (เรยน) (ในสวนของชองนผสรางเอกสารสามารถพมพตวอกษรตางๆได โดยจะ
เปนการขยายความเขาใจ ในชอง “เรยน”)
อางถง (ขอความ) (ในทนอาจกรอกรายละเอยดหรอไมกรอกกได) o อางถง (รายการ) (ในทนคอการแนบสงทอางถงเปนไฟลขอมลทตองการเขาสระบบ)
กดท มสองสวนใหเลอก คอ หากท าการเลอกท เชอมโยงหนงสอเดมทมอยในระบบจะปรากฎหนาตาง ดงภาพ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 42 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
ใหผใชท าการคนหาเอกสารจากกลองเอกสราง (Document box) หรอ กลองเอกสารเขา (Inbox)
แลวจงกดเลอกเงอนไขในการคนหาเอกสาร เชนถากดป ม จะเปนการคนหาเอกสารอยางรวดเรว ตวอยางดงภาพ
ใหผใชงานก าหนดเงอนไข คอ ค าคนหา และชวงวนท ทตองการและกดท ป ม แตหาก
ตองการคนหาแบบ Quick Search คอ สามารถระบแหลงทคนหาเอกสารไดใหกดป ม จะปรากฎ
หนาจอดงภาพ โดยผใชตองท าการก าหนดแหลงทคนหา และจงกดป ม
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 43 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
หรอหากตองการคนหาแบบอนกสามารถกดป ม ได เชน ถาเลอกการคนหาแบบ Advance Search จะปรากฎหนาจอดงภาพ ซงเปนการคนหาเอกสารอยางละเอยด
โดยผใชสามารถกดทสญลกษณ เพอก าหนดหวขอในการคนหา ดงภาพตวอยาง
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 44 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
ซงสามารถคนหาไดจากวนทเขาของเอกสาร, หวเรอง, เลขเอกสาร, ประเภทเอกสาร,ระดบชนความลบ, ระดบชนความเรว, บทคดยอ, Full text search, วนทเอกสาร, วนทรบ, วนทสง, วนทสราง, เรยน, อธบาย(เรยน) , จาก อธบาย (จาก) , ผสงเอกสาร, เลขรบ,สถานะการรบเอกสาร, เลขรบ, สถานะการรบเอกสาร, หมายเหต, Folder ทคนหา, แหลงทคนหา
หรอหากไมตองการก าหนดหวขอในการคนหาใหกดสญลกษณ เพอเปนการปดหวขอทไมตองการใชคนหา
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 45 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
สงทสงมาดวย (ทงนจะมหรอไมกได)
จาก ใชวธการเดยวกนกบ “เรยน” คอ สามารถกรอกตวอกษร หรอกดทป ม กไดจะปรากฎ
สมดรายชอ และหากตองการลบกใหกดสญลกษณ o อธบาย (จาก) ในสวนของชองนผสรางเอกสารสามารถพมพตวอกษรตางๆได โดยจะ
เปนการขยายความเขาใจ ในชอง “จาก”
จ านวนหนา สามารถกรอกจ านวนหนา ไดในกรณทเอกสารทแนบมจ านวนมากกวาหนง
กรอบระยะเวลาด าเนนการ ผสรางสามารถเลอกไดทงแบบก าหนดระยะเวลาหรอไมก าหนดและสามารถก าหนดใหผ รบเอกสารปรบสถานะของเอกสารนนๆได โดยท าเครองหมายถกทชองหนาขอความ อนญาตใหผ รบทกคน สามารถปรบสถานะการด าเนนการแลวเสรจ ในสวนของกรอบระยะเวลาด าเนนการ ดงภาพ
ซงผใชงานจะสามารถปรบสถานะลาสดของเอกสารได ทงในสวนของเอกสารขาเขา(Inbox),
เอกสารขาออก(Sent box) และเอกสารสราง(Document box) โดยเปดเอกสารทตองการปรบสถานะ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 46 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
แลวเลอกสถานะลาสดของเอกสารแลวกดป ม ระบบจะท าการปรบสถานะเอกสารใหอตโนมตพรอมแสดงขอมลผปรบและวนเวลาทแกไขครงลาสด ดงภาพ
อายเอกสาร เรมใชงานตงแต โดยจะมใหเลอกทงวนทปจจบน หรอ สามารถก าหนดวนทไดเอง
หมายเหต (สามารถกรอกรายละเอยดเพมเตมไดตามตองการ) ซงจะมชอง เพอใหใสเครองหมาย หากตองการเผยแพร / อนญาตใหหนวยงานอนๆ ท าการคนหาเอกสารนได
1.6 ขอมลเพมเตมและดชนสบคน ผใชสามารถกรอกไดตามตองการ ตามแตละประเภทของเอกสาร โดยสามารถก าหนดใหเอกสารแตละประเภทมดชนและขอมลเพมเตมได โดยตองตดตอ Admin ของระบบและเมอท าการเลอนเมาทลงมาดานลางสดในสวนของการกรอกรายละเอยดทเปนเนอหาจะเปนสวนของสทธในการแนบเอกสารเพมเตม
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 47 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
1.7 สทธในการแนบเอกสารเพมเตม ผใชตองก าหนดสทธในการแนบเอกสารสาธารณะของผ รบเอกสาร โดยอนญาตใหผ รบทกคน แนบเอกสารเพมเตมได หรอ จะอนญาตบางบคคลหรอ
หนวยงานทจะสามารถแนบเอกสารเพมได โดยกด จะเขาสหนา “สมดรายชอ” เพอท าการเลอกรายชอทตองการ ตวอยางจะปรากฎหนาตางดงภาพดานลาง
และเมอเลอกรายชอหรอหนวยงานเรยบรอยแลวใหกดท ป ม เพอปดหนาจอสมดรายชอ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 48 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
รายชอหรอหนวยงานทเลอกกจะปรากฎอยในชอง ดงภาพตวอยาง
จากนนใหท าการ กดท ป ม ทมมขวามอเพอปดหนาจอน ระบบจะท าการบนทกขอมลทกรอกไปแลวขางตนโดยอตโนมต และจะกลบเขาสหนาการสรางเอกสาร
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 49 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
1.8 สามารถท าการแนบเอกสารเพมเตมไดโดยกดทป ม แลวเลอกประเภทการแนบเอกสารตามความตองการ ตวอยางดงภาพ
1.9 เมอกรอกรายละเอยดตางๆในเอกสารครบถวนแลว ใหกดทป ม ระบบจะท าการ
สรางเอกสาร แลวเกบเอกสารทถกสรางนนไวในกลอง เปนอนจบขนตอนการสรางเอกสาร
2 สรางเอกสารแลวสงออก
2.1 เลอกวาตองการสรางเอกสารในนามของใคร (กรณทคณไดรบมอบสทธจากบคคลหรอหนวยงานใดๆ) โดยการกดเลอกทรายชอในกรอบทางซาย เหมอนกบการสรางเอกสาร ในหนา 35
กรณตวอยางดงภาพ จะเปนการสรางเอกสารจากกลอง ในนามของบคคล ชอ นางสาวเยาวด ใจด
2.2 กดทป ม เลอกประเภทการสรางเอกสารเปน
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 50 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
2.3 พมพหวเรองเอกสารทตองการสราง ในชองของ “เรอง” 2.4 กดท เพอระบรายละเอยดปลกยอยเพมเตม (ดงมรายละเอยดทไดกลาวไวใน
ขนตอนการสรางเอกสาร) 2.5 กรอกขอมลรายละเอยดเนอหาเอกสารอยางยอลงในชอง “บทคดยอ/เนอหาเอกสาร (Abstract)” 2.6 กดทป ม เพอระบปลายทางผ รบเอกสาร ระบจดมงหมายในการสงเอกสาร รวมทง
ระบรายละเอยดปลกยอยอนๆแยกตามรายบคคล ระบบจะท าการเปดหนาตางหนาใหมขนมา ซงสามารถท าเพมเตมรายชอปลายทางผ รบไดในหนาน โดยจะอธบายในขอ 2.9
2.7 กรอกรายละเอยดลงในชองขอความแนบทาย (ถาม) 2.8 แนบเอกสารสาธารณะ โดยกดทป ม ผ ทไดรบเอกสารฉบบนทกคน จะสามารถ
มองเหนไฟลน ไมวาจะเกดการสงตอไปอกกครง ผ รบทกคนกจะสามารถมองเหนไฟลนได 2.9 ในหนาสงถงจะเปดเขาสหนาสมดรายชอเพอเพมรายการปลายทางผ รบ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 51 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
โดยเลอกรายชอบคคลหรอหนวยงานทตองการ แลวกดแถบเมาทไปทชอนน เพอใหชองดาน
ขวามอแสดงรายละเอยดดงภาพดานลาง แลวจงกด ซงวธใชงานหนา “สมดรายชอ” อยางละเอยดจะอธบายในภายหลง
และเมอกด แลวระบบจะบนทกชอหรอหนวยงานทผใชเลอกและออกมาสหนา Forward & Reply Document ตวอยางดงภาพประกอบ
2.10 เลอกก าหนดเปาหมายในการสง แยกตามรายบคคลหรอหนวยงาน
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 52 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
2.11 เลอกก าหนดวธการสง แยกตามรายบคคลหรอหนวยงาน 2.12 เลอกก าหนดระดบการสง แยกตามรายบคคลหรอหนวยงาน
2.13 เลอกก าหนดวนทตองเปดอาน, วนทตองรบ, วนทตองสงตอ แยกตามรายบคคลหรอหนวยงาน 2.14 สามารถปรบแตงล าดบรายชอกอนหลง (ล าดบนจะมผลตอล าดบในการสงเอกสารในกรณทเลอก
ประเภทวธการสงออกเปนแบบ “ตามขนตอน” หรอเลอกรปแบบการสงเอกสารเปนแบบ “ตามล าดบ”) โดยเลอกรายชอแลวกดป ม หรอ
2.15 กรณทตองการเพมผ รบปลายทางสามารถเพมได โดยกดไปทป ม
2.16 กรณทมการเพมปลายทางผ รบผดพลาด สามารถลบออกได โดยกดไปทป ม 2.17 ระบวาเอกสารฉบบใดเปนเอกสารตนฉบบและใครเปนผมารบเอกสารตนฉบบ โดย
- กดป ม
- ใสชอผมารบตนฉบบแลว กดป ม ดงภาพ
- ระบบจะแสดงในชองตนฉบบตอทายชอผ รบ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 53 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
- หากตองการลบ ใหกดป ม ดงภาพ
2.18 ก าหนดรปแบบการสงเอกสารออก วาตองการสงเอกสารแบบใด 2.19 บนทกการเตอน โดยก าหนดเมอผ รบด าเนนการใดๆ กบตวเอกสารทสงไป 2.20 ก าหนด “การออกเลขสง” 2.21 เพมเอกสารแนบ ซงเอกสารทแนบในสวนน ไมไดถกแนบตดไปกบตนฉบบเอกสาร ผ ทไดรบไฟล
แนบนมเพยงผ ทมรายชออยในรายการปลายทางผ รบ ทจะรบเอกสารเทานน หากเกดการสงเอกสารฉบบนออกไปอก ผ ทรบตอกจะไมเหนไฟลแนบน ท าไดโดยการกดป ม
จากนนเลอก ประเภทการแนบไฟล แลวท าตามขนตอนเลอกไฟลทตองการแนบ
2.22 เมอระบรายละเอยดครบถวนตามตองการแลวจง กดปดหนาจอน
2.23 เมอตรวจสอบจนแนใจวาไดระบรายละเอยดครบถวน พรอมสงแลว จงกดทป ม
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 54 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
3 รบเอกสาร
3.1 เลอกวาตองการสรางเอกสารในนามของใคร (กรณทคณไดรบมอบสทธจากบคคลหรอหนวยงานใดๆ) โดยการกดเลอกทรายชอในกรอบทางซาย
3.2 กดทป ม เลอกประเภทการสรางเอกสารเปน
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 55 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
3.3 เลอกระบประเภทการออกเลขรบ วาจะออกหมายเลขรบหรอไม โดยถาเลอกออกหมายเลขรบ
สามารถท าการปรบเลขได โดยท าการกดทป ม 3.4 เลอกระบเปาหมาย ตามจรงของเอกสาร โดยกดทป ม เพอเลอก 3.5 ระบหวเรองเอกสารทตองการรบ 3.6 กดทป ม เพอระบรายละเอยดปลกยอยเพมเตม (ดงมรายละเอยดทไดกลาวไวใน
ขนตอนการสรางเอกสาร) 3.7 กรอกเนอความโดยสงเขปของเอกสารทตองการ ลงในชอง “บทคดยอ”
3.8 แนบเอกสารเพมเตม ไดโดยการกดทป ม
3.9 เมอตรวจสอบวาไดกรอกขอมลจนครบถวนแลว จงกดป ม ระบบจะท าการบนทกขอมลการรบเอกสาร
4 รบเอกสารแลวสงออก
4.1 เลอกวาตองการสรางเอกสารในนามของใคร (กรณทคณไดรบมอบสทธจากบคคลหรอหนวยงานใดๆ) โดยการกดเลอกทรายชอในกรอบทางซาย
4.2 กดทป ม เลอกประเภทการสรางเอกสารเปน
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 56 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
4.3 เลอกระบประเภทการออกเลขรบ วาจะออกหมายเลขรบหรอไม โดยถาเลอกออกหมายเลขรบ
สามารถท าการปรบเลขได โดยท าการกดทป ม 4.4 เลอกระบเปาหมาย ตามจรงของเอกสาร โดยกดทป ม เพอเลอก 4.5 ระบหวเรองเอกสารทตองการรบ 4.6 กดทป ม เพอระบรายละเอยดปลกยอยเพมเตม (ดงมรายละเอยดทไดกลาวไวใน
ขนตอนการสรางเอกสาร) 4.7 กรอกเนอความโดยสงเขปของเอกสารทตองการ ลงในชอง “บทคดยอ” 4.8 กดทป ม เพอระบปลายทางผ รบเอกสาร ระบจดมงหมายในการสงเอกสาร รวมทง
ระบรายละเอยดปลกยอยอนๆแยกตามรายบคคล ระบบจะท าการเปดหนาตางใหมขนมา ซงสามารถท าการเพมเตมรายชอปลายทางผ รบไดในหนาน วธการใชงานดงทไดกลาวไวในขอ สรางเอกสารแลวสงออก
4.9 กรอกรายละเอยดลงในชองขอความแนบทาย (ถาม) 4.10 แนบเอกสารสาธารณะ ผ ทไดรบเอกสารฉบบนทกคน จะสามารถมองเหนไฟลน ไมวาจะเกดการ
สงตอไปอกกครง ผ รบทกคนกจะสามารถมองเหนไฟลนได โดยการกดป ม
4.11 เมอตรวจสอบวากรอกขอมลจนครบถวนแลว จงกดป ม ระบบจะท าการบนทกการสรางเอกสารรบแลวสงออกกจะเสรจสมบรณ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 57 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
กลองเอกสารออก (Sentbox)
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 58 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
1 กลองเอกสารออก
1.1 สามารถเชครายการสงเอกสาร สถานะของเอกสาร แยกตามรายบคคล ไดจาก Sent box โดยการ
กดท 1.2 ตรวจดสถานะของเอกสาร จากสญลกษณหนารายการทแสดงขนมา
1.3 ดบเบลคลกทรายการเอกสารทสนใจ หรอ เรอง เพอเขาสหนาเนอหาเอกสารทไดสงออก
2 การยกเลกการสงเอกสาร สามารถท าไดทกลองเอกสารออก ในกรณทคณเปนผสงเอกสารออก และผ รบนนยงไมไดท าการเปดดเอกสารเทานนจงท าการยกเลกได (โดยยกเลกได แยกตามรายบคคล)
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 59 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
2.1 ในหนา เนอหาเอกสารของ กดทป ม 2.2 จะปรากฎหนาจอยนยนการยกเลกเอกสาร ใหกรอกเหตผลในการยกเลกลงในชองวาง
2.3 จากนนกดป ม
2.4 หากการยกเลกเอกสารเสรจสมบรณ ระบบจะแสดงกรอบโตตอบ ยนยนการยกเลกเอกสาร เสรจสน
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 60 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
กลองเอกสารเขา (Inbox)
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 61 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
1. กลองเอกสารเขา
1.1 เขาสกลองเอกสารเขาโดยการ คลกท
1.2 เมอตองการเขาไปดเนอหาเอกสารอยางครบถวน ใหดบเบลคลกทรายการเอกสาร
1.3 สามารถกดป ม เพอท าการซอนแสดงหนาจอรายละเอยด เอกสารอยางยอ โดยในหนารายละเอยดเอกสารจะเหนรายละเอยดตางๆ ดงภาพตวอยาง
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 62 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 63 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 64 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
1.4 ขอมลของผสง โดยระบบจะแสดงเลขทสง สงจาก วนทสง ระดบการสง และวตถประสงคลงนาม/สงการของการสงเอกสารฉบบนน
1.5 ขอมลเอกสาร ระบบจะแสดง เลขเอกสาร ระดบชนความเรว ระดบชนความลบ ประเภทเอกสาร วนททระบในเอกสาร เรยนถง อางถง สงทสงมาดวย จ านวนหนา (ถาม) เจาของเอกสาร (บคคลหรอหนวยงาน) วนทสรางเอกสารฉบบนน
1.6 บทคดยอ หรอ เนอหาเอกสาร 1.7 หมายเหต (ถาม) 1.8 ขอมลเพมเตมและดชนสบคน 1.9 สถานะการด าเนนการแลวเสรจ จะแสดงสถานะและรายละเอยดของการด าเนนงาน 1.10 ประวตการแกไข จะม Link แถบสญลกษณ เพอแสดงขอมล หากกดแลวไมมการแกไขเอกสาร
ระบบจะแจงวา “ไมมรายการ / No record” 1.11 ขอความแนบทาย จะม Link แถบสญลกษณใหกดเพอแสดงรายการ 1.12 เอกสารแนบจากตนเรอง ผ รบสามารถกดท Link เพอแสดงขอมลทตนเรองแนบมากบเอกสาร
ฉบบนไดคณสามารถเรยกด ไฟลตางๆทถกแนบมากบเอกสารโดยกดทรายชอไฟลทแนบมา กรณไฟลทแนบมาเปนภาพ จะเปดหนาตางการแสดงภาพขนมา และสามารถพมพออกสเครองพมพ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 65 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
ได กรณไฟลทแนบเปนไฟลประเภทเอกสาร เชน Word, PowerPoint, Excel ฯลฯ โปรแกรมจะเปลยนจากการเปดหนาตางแสดงภาพเอกสาร เปนการใหคณบนทก (Save) เอกสารสคอมพวเตอรของคณ เพอใหคณสามารถเปดดในภายหลง
1.13 ขอมลการรบเอกสาร ระบบจะแสดงวนทรบ เลขรบ และใครเปนผ รบเอกสาร 1.14 ผลการลงนาม/สงการ ทงนผสงจะเปนผระบเปาหมายเพอใหผ รบลงนาม หากผสงไมไดระบ
เปาหมายระบบจะ แจงเปน เพอทราบ 1.15 หมายเหต หากผสงมการหมายเหต ขอความจะแสดงทสวนน 1.16 การปฏบต 1.17 ขอมลการสงเอกสาร หากมการตงแสดง 1.18 ทางเดนเอกสาร ผ รบและผสงสามารถกด Link เพอแสดงขอมลทางเดนเอกสารได วาไดมการสง
เอกสารตอไปยงบคคลหรอหนวยงานอนๆหรอไมอยางไร โดยระบบจะแสดงเปนกราฟ และสามารถตรวจดสถานะเอกสารในแตละเสนทางไดดวยการกดทรายการทางเดนเอกสารทคณสนใจ จะแสดงหนา “Route Information” ขนมา
รายละเอยดทจะแสดงในหนาน จะประกอบไปดวย ขอมลทวไป (เอกสารจากใคร ถง ใคร) Date/Time (วนท เวลา ของทางเดนเอกสาร)
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 66 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
หมายเลข (หมายเลขสง หมายเลขรบเอกสาร) เปาหมาย ( เพอ , ลงนามโดย ) ขอความแนบทาย
2. การรบเอกสาร
2.1 ในหนาแสดงรายการเอกสารใน Inbox วธรบเอกสามารถท าไดโดย กดเลอกทรายการเอกสารทตองการรบ ดบเบลคลกเขาสหนาเนอหาเอกสาร ดงภาพ
2.2 กดทป ม จะเปดหนาการรบเอกสารขนมา
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 67 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
2.3 เลอกประเภทในการรบเอกสาร จากนนกดทป ม เปนอนเสรจสนการรบเอกสาร
2.4 ดงภาพจะเหนวาเมอท าการลงรบ ตรงทเปนป มคลกทนเพอรบเอกสาร จะเปลยนเปนเลขหนงสอรบทตวบคคลหรอหนวยงานไดด าเนนการรบเอกสาร
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 68 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
3. การตอบกลบเอกสาร
3.1 ในหนาเนอหาเอกสารในหนา Inbox กดทป ม จะเปดหนาตางโตตอบส าหรบการตอบกลบ
3.2 ในรายการชอปลายทางผ รบจะปรากฏชอของผ ทสงเอกสารมาหาคณใหโดยอตโนมต ในชองสงไปท
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 69 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
3.3 เลอกประเภทการสงเปาหมายในการสงเอกสาร
3.4 การสงตามล าดบคอวธการสงท ระบบจะสงหาบคคลหรอหนวยงานแรกในรายการผ รบเอกสาร และจะบงคบวาบคคลแรกในรายการผ รบเอกสารตองเปนผสงเอกสารตอไปยงบคคลทสองในรายการผ รบเอกสาร และจะบงคบใหสงตอไปเรอยๆ จนครบทกรายชอในรายการ บคคลสดทายในรายการผ รบเอกสารนนจงสามารถทจะสงตอใหบคคลอนได แตหากผสงตองการใหผ รบไดรบเอกสารพรอมกนทกคน ใหน าเครองหมายถกออกจากชอง
3.5 รปแบบการสงเอกสารมใหเลอก 2 แบบ โดยจะมรปแบบ สงออก และ รปแบบ เวยนออก
3.6 กรอกขอความแนบทาย ทตองการสงใหแกผ รบหรอหนวยงานทรบ (ถาม)
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 70 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
และหากท าเครองหมายถกทชอง ระบบจะท าการแนบไฟลเอกสารและขอความแนบทาย(ถาม) ของบคคลหรอหนวยงานกอนหนาไปยงผ รบหรอหนวยงานรบทไดรบเอกสารตอจากเรา แตหากไมไดท าเครองหมายใดๆผ รบหรอหนวยงานรบจะเหนเพยงขอความแนบทายจากบคคลหรอหนวยงานทสงมาเทานนตามปกต โดยผ รบหรอหนวยงานรบจะไมเหนขอความแนบทายทมการแนบมาจากตนเรอง
ถาคณไมตองการใหบคคลหรอหนวยงานทรบเอกสารตอจากคณ เหนขอความแนบทายทบคคลหรอหนวยงานสงใหคณ ท าไดโดยการน าเครองหมายถกออกจากชอง
3.7 การออกหมายเลขสง o ไมออกเลข o ใชหมายเลขรบ o [ชดเลขเอกสารทเราสรางขนมา โดยสามารถแกไขปรบเลขได]
3.8 วธการแนบไฟล กดป ม จะปรากฎ ลงค ใหเลอกวธการแนบไฟล ดงภาพ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 71 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
โดยสามารถ น าเขาจากไฟลในเครอง (File) น าเขาจาก สแกนเนอร (Scanner) น าเขาจาก เอกสารเดม น าเขาจาก ทอยอนเตอรเนต (URL)
โดยวธการน าเขาใหเลอกไฟลทตองการแนบและท าตามวธการ เชน เมอน าเขาจากไฟลในเครองระบบกจะแสดงลงค ใหเลอกไฟลทตองการดงภาพ ใหผใชเลอกไฟลทตองการแลวกด ป ม
หรอเมอเลอกน าเขาจาก สแกนเนอร (Scanner) จะปรากฎหนาจอดงภาพ หากเราไดท าการตอเครองสแกนเนอรไวเรยบรอยแลว
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 72 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
โดยเราตองท าการตงคา เลอกเครองใหเหมาะกบคณสมบตของเครองสแกน เพยงครงแรกในการใชงาน ครงเดยว จากนนใหกดท ป ม โปรแกรมจะท าการสงค าสงไปยงเครอง
สแกนเนอร เพอท าการสแกนและจดเกบเอกสารเขาในระบบ จากนน เลอกไปทป ม เปนอนเสรจสนกระบวนการตอบกลบ จากนนระบบจะแสดงลงคแจงขนมาวา ระบบสงเอกสารเสรจสน ดงภาพ ใหกด
ป ม
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 73 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
4. การสงตอ
4.1 ในหนาเนอหาเอกสารในหนา Inbox กดทป ม
4.2 จะเปดหนา “สมดรายชอ” ขนมาใหเลอกรายชอทจะก าหนดเปนปลายทางผ รบ ซงจะอธบายการใชงานหนา “สมดรายชอ” ในภายหลง
4.3 เมอเลอกปลายทางผ รบเสรจแลว จะเปดเขาสหนา “Forward & Reply Document” เพอใหระบรายละเอยดทตองการ เชน เงอนไขการสงเอกสาร รายชอบคคลหรอหนวยงานผ รบเอกสาร , ขอความแนบทาย
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 74 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
ซงเมอเลอนเมาทมาดานลางจะมใหเลอก ในสวนทผใชสามารถก าหนดผ รบขอความแนบทาย , บนทกการเตอน , เลขสง , และเอกสารแนบ ไดเหมอนวธการ ตอบกลบ
5 การตอบกลบแบบงาย
5.1 การตอบกลบเอกสารแบบงาย ใหผ ใชกดทป ม ระบบจะใหผใชเลอก ดงภาพประกอบ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 75 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
โดยระบบจะขนรายชอบคคลหรอหนวยงานทสงเอกสารมา โดยทผใชไมตองเลอก แตอยางใด ซงผใชสามารถเลอก ลงนาม/สงการ และ เลอกระดบความส าคญของการสงเอกสารฉบบนได ซงจะตองพมพ
ขอความแนบทายดวย จากนนกดทป ม จากนนระบบจะแจงขนมาวาระบบสงเอกสารเสรจสน ดงภาพ
6 ยกเลกรายการ
6.1 การยกเลกรายการ ใหกดป ม ระบบจะขนลกษณะดงภาพ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 76 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
โดยใหผใชใสเหตผลทตองการยกเลกรายการเอกสารน และใหกดทป ม ระบบจะท าการยกเลกเอกสารฉบบนน และ กลบเขาสหนาเนอหาเอกสารโดยจะแสดงสญลกษณการยกเลกเอกสารใหเหนดงภาพ
6.2 การยกเลกเอกสารทท าการรายการยกเลกไปแลว เมอผใชไดท าการยกเลกเอกสารและตองการน าเอกสารกลบมาใชใหม ใหเปดทหนาเอกสารทท าการยกเลกจะเหนสญลกษณการยกเลกเอกสาร
ดงภาพ กดป ม จะมลกษณะเหมอนถกกดสวทซ ลงไป
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 77 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
ใหผใชกดทป ม อกครงหนง ระบบจะถามวา ผใชแนใจหรอไมทจะลบ สญลกษณการยกเลกจากเอกสารน ดงภาพ ใหกดป ม สญลกษณการยกเลกจะหายไป
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 78 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
7 เมนเพมเตม
7.1 ในหนาเนอหาเอกสาร กดทป ม จะมสวนเพมเตมใหเลอก ดงภาพตวอยาง
o “ ตกลบ ” คอการทผใชสงเอกสารกลบไปยงผสง เพอใหผสงแกไขเอกสาร หรอ เอกสารฉบบนนไมเกยวของกบผใช ลกษณะเหมอนการ ตอบกลบเอกสาร เพยงแตเอกสารทถกตกลบอาจเปนเอกสารทมขอมลไมสมบรณจงถกตกลบเพอใหผสงน ากลบไปแกไข
o “ ขอความสาธารณะ ” คอ ผใชสามารถน าเอกสารทไดรบเผยแพรสสาธารณะ โดยสามารถเขยนขอความเพมเตมได สามารถกระท าไดในสวนของ Document box, Sent box และ inbox การฝากขอความลกษณะนเปรยบไดกบการปดประกาศบนบอรด ทกคนทรบเอกสารจะสามารถมองเหนขอความไดทกคน
o “แนบเอกสารเพมเตม” คอ ผใชสามารถแนบไฟลเพมเตมในตวเอกสารฉบบทไดรบตอมาไดหากผสงไดท าการเปดสทธไว
o “แนบเอกสารตนเรอง” คอ ผ ใชสามารถแนบไฟลเอกสารซงเปนเปนการแนบเอกสารจากหนวยงานตนเรอง
o “เปดเอกสาร” คอ ผใชสามารถเปดหนาไฟลเนอหาเอกสารไดจากหนานเชนกน o “แกไขเนอหา” คอ ผใชงานสามารถแกไขรายละเอยดของเอกสารได
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 79 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
กลองเอกสารสาธารณะ (Public box)
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 80 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
จะสงเกตจากดานซายมอในสวนทเปนกลองเอกสาร จะเหนกลอง ซงเปนกลองเอกสาร
สาธารณะ ส าหรบใหบคคลหรอหนวยงานทสามารถเขาใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส เขาดเอกสารทผใช หรอหนวยงานแตละหนวยงานยนยอมเผยแพรเอกสารใหผ อนไดทราบเพยงอยางเดยวโดยจะไมสามารถท าการแกไขใดๆ กบตวเอกสารได ซงสวนมากมกจะใชกบค าสงหรอประกาศ ลกษณะการเผยแพรน จะ คลายกบ แผนบอรดตดประกาศ ใหผใชงานไดทราบ เชนหากผ ใชหรอหนวยงานใดตองการทราบขาวทราบสารหรอเอกสารประกาศ หรอค าสง ทมไดเปนความลบแตอยางใด กสามารถทจะคนหาเอกสารไดจากกลองน แตทงน ตองขนอยกบผสรางเอกสารฉบบนน วายนยอมเผยแพรเอกสารดงกลาวใหเปนเอกสารสาธารณะหรอไม
ซงจะสงเกตจากภาพดานบนวา กลอง จะมอยใน Inbox ของทกๆกลองท ผใชมสทธเขาใชงาน โดยหากเปนเอกสารหนวยงาน หากตองการดประกาศหรอค าสง จ าเปนจะตองเขาดเอกสารเผยแพรใน
กลอง ของหนวยงานทผใชงานสงกดอย
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 81 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
กลองไฟลเอกสารเผยแพร (Shared box)
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 82 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
ใหผใชหรอหนวยงานทเปนเลอกกลอง ทจะน าเขาเอกสาร แลวเลอกทตวเอกสาร ดงภาพตวอยาง ดานลาง
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 83 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
การแกไขเอกสาร
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 84 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
การแกไขเอกสาร จะสามารถท าการแกไขเอกสารได ไมวาจะเปนเอกสารทอยกลองขาเขา (Inbox), กลองเอกสารขาออก (Sent box) และกลองเอกสารสราง (Document box) ดงน
1. กดเลอกทกลองเอกสารทตองการแกไข(Inbox, Sent box หรอ Document box) 2. เปดเอกสารโดยดบเบลคลกทรายการเอกสารทตองการแกไข
3. เลอก และกดทป ม เพอเปดหนาขอมลเอกสารขนมา
4. ท าการแกไขรายละเอยดตางๆ ภายในเอกสาร ใหครบถวนเรยบรอย จากนนจงกดป ม
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 85 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 86 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
การแนบเอกสารเพมเตมเขาสตนฉบบกรณแกไขเอกสาร
ใหกดทป ม จะปรากฎหนาตางเพอใชเลอกไฟลทจะแนบเอกสาร
เลอกไฟลทตองการ จากนนกดป ม เพอเปนการยนยนการน าเอกสารเขาสระบบ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 87 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
การสงตอเอกสาร
ดวยการกดทป ม จะปรากฎ หนาสมดรายชอ ใหด าเนนวธการเดยวกนกบ ขอ 4 หนา 75 การสงตอเอกสาร
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 88 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
การระงบเอกสาร
กดทป ม เพอเปดเขาสหนาระงบการใชงานเอกสาร
กรอกเหตผลทระงบการใชงานเอกสาร
จากนนกดป ม เพอเปนการยนยนการระงบการใชงานเอกสาร
ระบบจะท าการระงบเอกสารฉบบนน และ กลบเขาสหนาจอเนอหาเอกสารโดยจะแสดงสญลกษณการระงบเอกสารใหเหนดงภาพ
การยกเลกเอกสารทท าการระงบไปแลว เมอผใชไดท าการระงบเอกสารและตองการน า
เอกสารกลบมาใชใหม ใหเปดทหนาเอกสารทท าการระงบจะเหนป ม ม
ลกษณะเหมอนถกกดสวทซ ลงไป ใหผใชท าการกดทป ม อกครงหนง ระบบ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 89 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
จะ ถามผใชวาแนใจหรอไมทจะลบ สญลกษณการระงบเอกสาร ดงภาพ ใหกดป ม สญลกษณการระงบเอกสารจะหายไป
แลวจงสามารถท าการใดๆกบเอกสารฉบบนนไดอยางเดม
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 90 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
Template Document แมแบบเอกสาร
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 91 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
หนาการสรางเอกสาร ยงมฟงกชนการท างานเพออ านวยความสะดวกอนๆอก นนคอ แมแบบเอกสารและเอกสารส าคญ โดยน ามาใชในกรณทจ าเปนตองมการสงเอกสารทมรปแบบตายตว หรอแบบฟอรมตางๆ สามารถใชงานไดโดยกดไปทเมน แลวเลอกไปท มมมอง แลวท าการเลอกไปทแมแบบเอกสารและเอกสารส าคญดงภาพ
จะปรากฎหนาตางดงภาพ หากเราตองการใชแบบฟอรมใดทมอยในไฟลทปรากฎใหกดเลอกทรายการ “ฟอรมเอกสาร” ทตองการ
จะปรากฎหนาตางไฟลใหกดเลอก หากตองการใชไฟลนน กดป ม เพอท าการบนทกเอกสารเอาไว หลงจากนนจงไปเปดเอกสาร เพอแกไขเนอหาภายใน แลวน าไปแนบกบเอกสารอเลกทรอนกสทตองการตอไป
เลอกไฟลทตองการแลวดบเบลคลกทไฟลนนๆ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 92 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 93 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
การสแกนเอกสาร
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 94 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
การปรบตงคากอนการสแกน
ใหผใชเลอกกลองทจะน าเขาเอกสาร แลวเลอกทป ม ตวอยางเปนการเลอก เพมรายการสแกนในกลอง หนงสอเขาภายใน ดงภาพตวอยาง ดานลาง
เลอกไปท จะปรากฎหนาจอ ดงภาพ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 95 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
เพอใหผใชเลอกรายการเพมเอกสารแนบ โดยผใชตองใสรายละเอยด รหส เรอง หรอค าอธบาย เพอ
สะดวกในการคนหาไฟล จากนนกดทป ม ดงภาพ เลอกน าเขาจาก สแกนเนอร (Scanner)
เมอกดเลอกแลวจะปรากฎหนาตางขนมา แถบเมนจะอยท “ทวไป” ดงภาพ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 96 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
ผลลพธการสแกนเอกสาร ใหผใชเลอก นามสกลของไฟลทจะสแกน การเลอกนามสกลไฟล คอการเลอกความละเอยดของเอกสารทจะสแกนออกมาจากตนฉบบ
ชอไฟล จากนนเลอกการตงชอไฟลทจะสแกน วาตองการก าหนดเอง หรอ ใหระบบก าหนดให โดยใชวนทและเวลา เปนตวก าหนด แลวเลอกไปทแถบเมน “ตงคา”
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 97 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
อปกรณ / สแกนเนอร เมอกดเลอกกจะปรากฎหนาตางส าหรบการตงคาเครองสแกนขนมา โดยหากมการตอเครองสแกนมากกวา 1 เครองขนไป ใหผ ใชระบเครองสแกนทตองการใช
ความละเอยดของภาพ ทงนระบบจะก าหนดไวใหเรยบรอยแลว โดยสวนมากผใชจงไมจ าเปนตองตงคาในสวนน หากเมอไดเลอกนามสกลไฟลทมความละเอยดสงไวแลว เชน เลอก > ( .PDF )
ส หากเครองสแกน สามารถสแกนสได ระบบกมเมนรองรบการสแกนส เชนกน
สแกนเอกสารและการแปลงไฟล ระบบสามารถใหสแกนและแปลงเอกสารออกเปนไฟล .PDF ได ทงนเพอปองกนการแกไขไฟลตางๆ จากไฟลของตนฉบบตน โดยสามารถเลอกแนวและขนาดกระดาษได แลวเลอกไปทแถบเมน “คณภาพ”
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 98 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
คณภาพไฟล ผใชสามารถเลอกคณภาพไฟล นามสกลตางๆ ได ดงภาพตวอยาง จากนน กดป ม
เปนอนเสรจสนกระบวนการการตงคา กอนการสแกนเอกสาร
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 99 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
1. วธการสแกนเอกสาร
1.1. เลอกรปแบบไฟลจากการสแกน
o Image file (JPG) - ผลจากการสแกน จะไดไฟลรปภาพ จะไดหนงไฟลตอหนงหนากระดาษ o Adobe Acrobat Document (PDF) - ผลจากการสแกน จะไดไฟล PDF ไฟลประเภทน
สามารถบรรจหลายๆหนากระดาษในหนงไฟล สามารถอานและพมพเปนชดได โดยเครองทจะเปดไฟลประเภทนไดนน จะตองตดตงโปรแกรม Acrobat reader กอน
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 100 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
o Multi-Page Fax Document (TIFF) - ผลจากการสแกน จะไดไฟล TIFF ไฟลประเภทน สามารถบรรจหลายๆหนากระดาษในหนงไฟล สามารถอานและพมพเปนชดได ภาพทไดเปนเอกสารขาวด า ขนาดเลก เหมาะส าหรบเอกสารทประกอบดวยตวหนงสอเปนสวนใหญ
1.2. ระบชอไฟลทเกดจากการสแกนเอกสาร
1.3. กดป ม ภาพทไดจากการสแกนจะปรากฏในรายการในชองดานลาง
1.4. กดป ม เมอคณสแกนเอกสารครบตามตองการ
1.5. หากตองการ แปลงไฟลใหกดทป ม
1.6. ระบบจะปรากฎหนาตางขน ผใชตองการแปลงไฟลเปนแบบใด ใหกดเลอกไฟลนามสกลทตองการ
และเมอกดกจะปรากฎ หนาตางขนเพอใหกรอกชอไฟลใหมทตองการสราง
1.7. กรอกชอไฟลในชอง และกดป ม 1.8. โปรแกรมจะแปลงไฟลรปภาพทผานการสแกน ใหเปนไฟล PDF หรอ TIFF ตามตองการ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 101 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
เครองมออ านวยความสะดวก
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 102 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
การปรบแตงการใชงานของโปรแกรม
เรยกโปรแกรมนโดยการไปยง เมนหลกดานบน > เครองมอ > ตวเลอก ดงภาพตวอยาง
ตวเลอก > เครอขาย ดงภาพ ซงหากมมากกวา 1 ใหเลอกเครอขายทตองการ แตโดยสวนมากระบบจะตงเครอขายทใชงานไวอยแลว ผใชจงไมตองก าหนดตรงสวนน
ตวเลอก > การแสดงผล ซงผใชสามารถก าหนดไดวา เมอมเอกสารใหมเขามาตองการใหแสดงรายการลาสดในหนาแรกของโปรแกรมจ านวนกรายการ โดยสามารถตงใหแสดงผลไดสงสดถง 250 รายการ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 103 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
และผใชสามารถเลอกรปแบบการแสดงผลได โดยเลอก แบบ กรอบเลอนลง หรอ เปดหนาตางใหม
แลวกดป ม ระบบจะท าการบนทกขอมลตามทผใชตงไว
ตวเลอก > การแจงเตอน โดยระยะเวลาการแจงเตอนนนสามารถระบไดและสามารถยกเลกการแจงเตอนได โดยผใชสามารถตงแจงเตอน
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 104 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
เมอมเอกสารเขาใหม ไดสงสด 60 นาท หรอจะไมตงแจงเตอนกสามารถท าได o สวนทเปนเสยงแจงเตอน ระบบจะตงคาใหใชเสยงจากระบบ แตหากผใชมไฟลเสยงก
สามารถน าเขามาเพอใชแจงเตอนเมอมเอกสารใหมเขามาได
o สงจดหมายเตอนมายงทอยทระบขางลาง โดยผใชงานสามารถสง จมหมายแจงเตอนมายงทอยทผ ใชตองการใหสงไปหา โดยทงนตองไดรบการอนมตจากทางมหาวทยาลยดวยวาสามารถสงเมลแจงเตอนไปยงเมลอนๆ ทนอกเหนอจากการใชงานเครอขายภายในองคกรหรอไม
แตระบบการแจงเตอนจะท างานเมอเปดโปรแกรมนไวเทานน ดงนนถาตองการใหโปรแกรมนแจงเตอนทกครงทมเอกสารเขา สามารถท าไดโดยเปดโปรแกรมนเมอเรมใชงานคอมพวเตอร เมอโปรแกรมนถกยอลง โปรแกรมจะกลายเปน Tray icon แตผใชยงสามารถใชโปรแกรมไดโดยการ Double click ท icon ของโปรแกรม ดงภาพ
ตวเลอก > สแกนเนอร วธการสแกนเอกสาร ใหผใชเลอกก าหนดวา เครองสแกนทตออย เปนเครองสแกนรนใด เพอความสอดคลองในการใชโปรแกรมระบบสารบรรณอเลกทรอนกส
เมอเลอกแลวกดป ม ระบบจะท าการบนทกขอมลตามทผ ใชตงไว
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 105 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
ตวเลอก > ความปลอดภย ระบบสามารถตง ลอกหนาจอ เมอผใชไมไดมการใชงานโปรแกรมเปนระยะเวลาสงสดไดถง 60 นาท
เมอเลอกแลวกดป ม ระบบจะท าการบนทกขอมลตามทผ ใชตงไว
ตวเลอก > ลายเซน ในกรณททางสถาบนเหนควรใหเอกสารสารบรรณอเลกทรอนกส สามารถแนบลายเซน เปนไฟลได ผใชสามารถสแกนลายเซนเพอน ามาใชในโปรแกรมได
เมอเลอกแลวกดป ม ระบบจะท าการบนทกขอมลตามทผ ใชตงไว
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 106 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
ตวเลอก > ขนสง ซงผ ใชสามารถเลอกรายการอนญาตใหหนวยงานอนๆ ท าการคนหาเอกสาร ทกครงทสราง / รบเอกสารอตโนมต ได
โดยท าเครองหมาย ในชอง เลอกรายการอนญาตใหหนวยงานอนๆ ท าการคนหาเอกสาร ทกครง
ทสราง / รบเอกสารอตโนมต แลวกด ระบบจะบนทกขอมลตามทผใชตงไว
สมดรายชอ โดยเลอกท เครองมอ > สมดรายชอ
จะปรากฎสมดรายชอ ดงภาพดานลาง
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 107 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
เลอกสมดรายชอใน > ชองสมดรายชอของ ซงในสวนนจะมผลในกรณทผใชงานไดท าการสรางกลมปลายทางผ รบ เอาไวใชงานเปนการสวนตว หากเลอกสมดรายชอทไมถกตองกจะไมแสดงรายการกลมดงกลาวทไดสรางเอาไว โดยปกตจะม 1 รายการ คอสมดรายชอสวนตวของบคคล คณสามารถทจะสรางและบนทกปลายทางหรอกลมปลายทางทผใชสงถงบอยๆ โดยรายชอทอยในสมดรายชอของผใช จะไมสามารถดหรอใชงานไดโดยบคคลอน และในกรณทคณมรายการใน “สมดรายชอของ” มากกวา 1 รายการ รายการทเพมขนนนคอสมดรายชอของหนวยงานทผใชรบผดชอบ ผใชสามารถจดการสมดรายชอของหนวยงานได โดยการเลอกสมดรายการของหนวยงานในชองเลอก สมดรายชอของหนวยงานจะมประโยชนอยางมาก ในกรณทหนวยงานของคณตองการทจะจดท ารายชอและกลมใหเปนมาตรฐานเดยวกนทงหนวยงาน เพราะสมดรายชอหนวยงานสามารถอนญาตใหบคคลในหนวยงานเขาใชงานได ทกคนกจะมรายชอกลมเหมอนกน ถามการแกไขกจะแกไขทจดเดยว ทกๆคนกเหนความเปลยนแปลง ในสวนบนนยงรวมไปถงการก าหนดเงอนไขในการคนหารายชอทตองการ (จะอธบายในสวนตอไป)
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 108 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
เลอกกลมรายชอในกรอบทางซายมอ มกลมพนฐานทระบบจดเตรยมเอาไวคอ o รายชอทงหมด ในกลมนจะรวบรวมรายชอทงหมดทม จากทกๆกลมในสมดรายชอของผใชท
ถกสรางขนมาแสดงรวมกน กลมนจะชวยในการคนหารายชอทงหมดทมอยในระบบ (จะกลาวถงในสวนถดไป)
o กลมสงตอเอกสาร กลมนจะชวยอ านวยความสะดวกในกรณทจ าเปนจะตองมการสงเอกสารตอไปยงหลายๆปลายทางผ รบและเปนปลายทางผ รบกลมเดยวกน หรอชวยในการกระจายเอกสาร กลมนจะท าหนาทจดเกบรายชอบคคลหรอหนวยงานทมกจะใชในการกระจายเอกสารออกไป
o รายชอลาสด คอกลมทผใชงานสงเอกสารไปใหลาสด o กลม โดยภายในกลมนจะม Folder กลมยอย เชน รายชอทใชประจ า หรอกลมอนๆ แลวแตท
ผใชจะก าหนด โดยจะชวยอ านวยความสะดวกแกผใช ในกรณทมปลายทางผ รบใดๆ ทมการใชงานบอยครง ผใชสามารถเพมรายชอปลายทางผ รบนนเขาในกลมนได เพอลดขนตอนในการคนหาปลายทางผ รบได
o ถงขยะ ในกรณทตองการลบรายชอบคคลหรอกลมใดๆ สามารถท าไดโดยคลกทรายการทตองการลบแลวลากมาใสไวทถงขยะ ผใชสามารถเพมกลมไดโดยการกดป ม หรอลบกลมได (โดยจะไมสามารถลบกลมทระบบจดเตรยมใหได)
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 109 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
o สามารถสรางกลมเพมเตมไดโดยการกดทป ม โปรแกรมจะแสดงหนาตางขนมาใหผ ใชกรอกชอกลมใหมทตองการสราง
แลวกดทป ม ระบบจะท าการเพมกลมรายชอทสรางเขาส กลม ดงภาพตวอยาง
ดงตวอยาง จะมรายชอ กลม งานสารบรรณ เพมเขามาใน กลมรายชอ o หรอตองการลบกลมรายชอทสรางขนกสามารถท าไดโดยการคลกทกลมรายชอทตองการ
แลวลากมาวางท “ถงขยะ”
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 110 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
o เมอเลอกกลมรายชอในชอง “รายชอทงหมด” ชอง “รายชอทงหมด” (ชองกลาง) จะแสดงรายชอทอยภายใตกลมนนๆ
o สามารถเลอกคนหารายชอไดโดยระบชอทตองการคนหาลงในชอง
o สามารถระบขอบเขตในการคนหาไดดวยการคลกทรปแวนขยาย จากนนจงเลอกก าหนดขอบเขตทตองการคนหา ดงภาพ คนหาทงหมด คนหาในสงกดเดยวกน คนหาในสงกดเดยวกนและระดบต ากวา ดงภาพ
ตราประทบ
เปนตวแทนของตราประทบออกเลขรบ/สง ทอยในรปแบบดจตอล เพอใชในการรบสงเอกสาร แตไมจ าเปนวาผ ทจะรบหรอสงเอกสารจ าเปนตองมตราประทบ เพราะโปรแกรมสามารถใหคณรบหรอสงเอกสารโดยไมตองออกเลขรบหรอเลขสงได
เขาสหนาจอการใชงาน (สรางและแกไข) ไดโดย เมนเครองมอ > เลขรบ/สงเอกสาร
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 111 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
สามารถทจะเพมตราประทบโดยการกดป ม เพอเปดหนาตาง “Create new running number”
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 112 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
1. ขอมลทวไป
1.1 ระบชอลงในชอง สรางใหกบ วาจะสรางตราประทบใหใคร เหตทตองเลอกบคคลเพราะตรา
ประทบทสรางขนนนจะใชแยกกนแตละหนวยงาน จะไมมการใชปนกน 2. ประเภท
2.1 เลขรบ ผใชสามารถตงวาจะใหหนวยงานหรอบคคลอนเหนหมายเลขรบนหรอไม กรณทสรางเลขรบเอกสารเฉพาะหนวยงาน โดยทมใชหนวยงานกลาง ทออกเลขใหกบทางองคกร
2.2 เลขสง ผใชสามารถก าหนดวาตองการสรางเลขใหมใหกบทกๆปลายทางหรอไม ในกรณทสง
เอกสารเรองเดยวใหกบหลายหนวยงาน
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 113 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
3. การสรางรหส
3.1 ระบปท : ใชส าหรบการสรางรหส ในชอง “ปท” 3.2 ระบเลมท : ใชส าหรบการสรางรหส ในชอง “เลมท” 3.3 ระบขนเลมใหมเลขท : จ านวนเลขสงสดเมอถงเลขนแลว เลขใน “เลมท” จะถกปรบขนหนง
หมายเลข และ ”เลขปจจบน” จะถกปรบเปนเลข 1 ถาคณไมตองการใหมการปรบเลขใหกรอกเปน “9999999”
3.4 ระบเลขปจจบน : เลขทจะถกประทบสเอกสาร และจะปรบขนหนงหมายเลขหลงจากการประทบ
3.5 ระบรปแบบการสรางรหส : โปรแกรมจะใชรปแบบในชองนในการประทบเลขบนเอกสาร ถาชองนไมถกกรอกขอความใดๆ โปรแกรมจะไมประทบเลขใดบนเอกสาร ดงนนจงตองก าหนดรปแบบการสรางรหสใหกบตราประทบ (สามารถศกษารปแบบในการสรางรหสไดในภาคผนวก)
3.6 ท าเครองหมายถกท “ใชตวเลขไทย” ในกรณทตองการใชตวเลขไทย 3.7 ท าเครองหมายถกท “ใชระบบตงตนเลขอตโนมต” ในกรณทตองการใชงาน (สามารถระบการ
ตงตนเลขไดอตโนมต ไดโดยการระบวนท)
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 114 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
3.8 ท าเครองหมายถกท ”ก าหนดเลขทหนงสอตาม ปท” ในกรณทตองการแสดงปท ของเลขทหนงสอนน
มอบและถอนอ านาจ
เปนการมอบอ านาจใหบคคลอน สามารถเขามากระท าการตางๆแทนได จะใชในกรณทมอบอ านาจใหบคคลในหนวยงานเขามาจดการเอกสารของหนวยงาน
เขาใชงานไดโดยกดทเมน เครองมอ > มอบและถอนอ านาจ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 115 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
เลอกผมอบอ านาจหรอบทบาทของ (ผมอบ) วาตองการมอบอ านาจของบคคลหรอหนวยงาน (ในรายการทคณมสทธ)
กดทป ม เพอมอบอ านาจ หรอเลอกผ รบมอบอ านาจทตองการเพม/ถอนอ านาจ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 116 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
เลอกทป ม จะขนหนาสมดรายชอมาใหเลอก ใหท าการเลอกรายชอบคคลหรอหนวยงานทตองการ
เลอกท าเครองหมาย ทหนาชองรายการขางลางเพอมอบอ านาจหรอบทบาท หรอท าเครองหมาย
ทหนาชองรายการขางลางเพอถอนอ านาจหรอบทบาท แลวกดป ม เปนการเสรจสนการมอบอ านาจ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 117 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
สงเอกสารอตโนมต
ควบคมกฎการสงเอกสารแบบ 4
จะปรากฎหนาจอดงภาพดานลาง เลอกทชอหนวยงานหรอบคคล หากตองการสงเอกสารอตโนมตไป
ยงบคคลหรอหนวยงานใด ใหกดทป ม
จะขนหนาจอสงเอกสารอตโนมต
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 118 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
.1 ใหผใชงานท าการเลอกวาตองการสงเอกสารตอเมอมเอกสารเขามา หรอมการสงเอกสารออก
.2 เงอนไข ใหผใชก าหนด เมอสงออกอตโนมตมหรอไมก าหนด
.3 สงไปท ใหกดท จะปรากฎสมดรายชอขนมาใหผ ใชท าการเลอกรายชอบคคลหรอหนวยงาน
.4 ลงนาม / สงการ ใหระบเปาหมายในการสงเอกสารวาตองการใหผ รบ ลงนาม เลอก “เปาหมายเพอ” กดป ม ระบเปาหมายของการสงเอกสาร ถาไมระบจะใชเปาหมายเดยวกบการสงเอกสารเขาสหนวยงาน หรอสงเอกสารอกจาหนวยงาน
.5 จากนนกดทป ม เปนอนเสรจสนกระบวนการ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 119 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
การขอ / จองเลขเอกสาร
ส าหรบการออกเลขหนงสอสงออกภายนอก นนสามารถใชงานจากสวนของเครองมอจองและขอเลขเอกสาร
ได โดยคลกทเมน [เครองมอ] แลวเลอกรายการ ดงรป
ส าหรบหนาการขอ/จองเลขเอกสารน จะเปนหนาการจดการเลขเอกสาร ททางผใชงานไดรบมอบอ านาจในการดแลและใชงานนน ดงรป
โดยจะแบงการท างานไดดงนคอ 1. จองเลขหนงสอ ในกรณทเปนหนวยงานเจาของเลขหนงสอสงออก จะสามารถท าการออกเลข
หนงสอเองไดโดยการจองเลขเอกสาร ส าหรบเลขหนงสอทบคคลหรอหนวยงานเปนเจาของนน จะแสดงสถานะความเปนเจาของโดยมรปแบบการแสดงเปน
รปแบบ ชอบคคลหรอหนวยงาน (ชอเลมของเลขหนงสอ) – สถานะเจาของ ตวอยาง งานการเงน – ทะเบยนคมหนงสอสงภายนอก – เจาของ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 120 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
1.1 เขาสหนาการจองเอกสารโดย เมน เครองมอ > ขอ/จองเลขเอกสาร
1.2 สามารถจองเลข โดยกดป ม แลวระบบจะแสดงหนาจอขนมาใหผใชงานเลอก เพอใสรายละเอยดการจอง
1.2.1 รปแบบ, เรอง, วนทจองเอกสาร, เรยน, จาก, หมายเหต และในชองจองใหกบ คอ หากหนวยงานหรอตวบคคลไมมสทธจองเลขแอกสารเองตองใหหนวยงานสารบรรณกลางเปนผจองให หนวยงานสาร
บรรณกลาง จะตองท าการเลอกทป ม เพอเลอกวา เลขทจองนน จองใหหนวยงานหรอบคคลใด จากนนใสจ านวนการจอง
1.2.2 แลวกดป ม ระบบจะกลบมาสหนาเดม ดงภาพดานลาง แตจะมรายการเลข เรองทท าการจองเอาไว
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 121 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
2. ขอเลขหนงสอ ในกรณทไดรบสทธการขอเลขหนงสอจากเจาของเลขหนงสอนน ผใชงานสามารถขอเลขหนงสอผานระบบเองได ส าหรบเลขหนงสอทบคคลหรอหนวยงานไดรบสทธในการขอเลขจากเจาของเลขนน จะแสดงสถานะความเปนการไดรบสทธโดยมรปแบบการแสดงเปน
รปแบบ ชอบคคลหรอหนวยงานเจาของเลข (ชอเลมของเลขหนงสอ) – ผ ไดรบสทธใชเลข ตวอยาง งานการเงน – ทะเบยนคมหนงสอสงภายนอก – ขอเลขใหกบ นางสาวเยาวด ใจด
2.1 เขาสหนาการจองเอกสารโดย เมน เครองมอ > ขอ/จองเลขเอกสาร
2.2 สามารถขอเลข โดยกดป ม แลวระบบจะแสดงหนาจอขนมาใหผใชงานเลอก เพอใสรายละเอยดการจอง
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 122 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
2.2.1 รปแบบ, เรอง, วนทจองเอกสาร, เรยน, จาก, หมายเหต และในชองจองใหกบ คอ หากหนวยงานหรอตวบคคลไมมสทธจองเลขแอกสารเองตองใหหนวยงานสารบรรณกลางเปนผจองให หนวยงานสารบรรณการจะตองท าการเลอกทป ม เพอเลอกวา เลขทจองนน จองใหหนวยงานหรอบคคลใด เรองอะไร, เรยน ใคร, จาก ใคร
2.2.2 แลวกดทป ม ระบบจะกลบมาสหนาเดม ดงภาพดานลาง แตจะมรายการเลข เรองทท าการจองเอาไว
3. การน าเลขหนงสอกลบไปใชงาน สามารถน าเลขหนงสอไปใชงานได 3 แบบ ดงน
3.1 จากการสรางเอกสารใหม ในขนตอนการสรางเอกสารสามารถน าเลขหนงสอทจองหรอขอไวมาใชงานได หรอหากมสทธในการ
เปนเจาของหรอขอเลขหนงสอสามารถ จอง/ขอเลขหนงสอ และน ามาใชไดทนทดงน 3.1.1. เลอกสรางเอกสารในนามของบคคลหรอหนวยงานทเปนเจาของเรอง และมสทธในการใชเลขหนงสอ
3.1.2. คลกสรางเอกสารและเลอกรายการสรางเอกสาร
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 123 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 124 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
3.1.3. กรอกเรอง และเนอหา/บทคดยอเอกสาร และคลกทป ม เพอท าการกรอกเนอหางานสารบรรณและใชเลขหนงสอ
3.1.4. กรอกเนอหางานสารบรรณตางๆ และท าการใชเลขหนงสอไดโดยคลกทป ม
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 125 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
3.1.5. จะแสดงหนาการใชเลขเอกสาร
โดยตองเลอกเลขหนงสอทตองการใชงาน
3.1.6. เลอกเลขหนงสอทเคยจอง/ขอไวเพอใชงานไดหรอหากมสทธในการขอ/จองเลขหนงสอก
สามารถคลกท เพอจอง/ขอเลขใหมและใชเลขหนงสอนนไดทนท และสามารถใชเลข
หนงสอโดยคลกท
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 126 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
3.1.7. เมอเลอกใชเลขหนงสอทตองการจะกลบเขาหนาสรางเอกสารเดมเพอท าการ สามารถทจะแนบไฟลเอกสารเขาสระบบและบนทกรายการหนงสอสงออกเกบไวได
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 127 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
3.2 จากการแนบไฟลเอกสาร
สามารถใชเลขหนงสอทตองการโดยการแนบไฟลเอกสารไดในหนาของการจอง/ขอเลขเลขเอกสาร โดยระบบจะสรางเอกสารเกบใหอตโนมต
3.2.1. คลกทเมน [เครองมอ] แลวเลอกรายการ จากนนเลอกรายการเลขหนงสอทตองการใช
3.2.2. คลกเลอกเลขหนงสอทตองการแนบไฟลเอกสารใหเปนแถบสน าเงน และคลกท
และเลอกรายการ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 128 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
3.2.3. จะแสดงหนาการแนบไฟลเอกสาร ผใชงานสามารถแนบไฟลจากเครองคอมพวเตอรหรอ แสกนเอกสารนนเขาสระบบได จากนนคลกท เพอบนทกรายการหนงสอ
3.2.4. เมอบนทกหนงสอเรยบรอยจะกลบสหนาจอการจอง/ขอเลขเอกสาร และสถานะของเอกสารจะถกปรบเปน ถกใชงานและมเอกสารแนบ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 129 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
3.2.5. รายการเอกสารทมการแนบไฟลเอกสารสามารถเปดดเอกสารทน าไปใชไดทนทโดยคลกเลอก
รายการ และคลกท และเลอกรายการ
3.2.6. จากนนจะแสดงเอกสารทมการใชเลขนน
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 130 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
3.3 จากการผกเอกสารเดมทเคยสรางไว จะใชในกรณทมการสรางเอกสารและแนบไฟลเขาสระบบเรยบรอยกอนแลว แตยงไมไดใชเลขหนงสอ
สามารถเลอกรายการหนงสอทสรางไวผกกบเลขหนงสอทจอง/ขอไวได ขนตอนการผกเอกสารท าไดดงน
3.3.1. คลกทเมน [เครองมอ] แลวเลอกรายการ จากนนเลอกรายการเลขหนงสอทตองการใช
3.3.2. คลกเลอกเลขหนงสอทตองการแนบไฟลเอกสารใหเปนแถบสน าเงน และคลกท
และเลอกรายการ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 131 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
3.3.3. จะแสดงหนาการคนหาเอกสาร จากกลอง Document Box ท าการคนหาเอกสารและเลอกรายการทตองการผกเอกสาร
3.3.4. จากนนคลกท เพอผกเอกสารเขากบเลขทหนงสอ
4. การกรองขอมลเลขหนงสอ ในหนาการจอง/ขอเลขเอกสาร สามารถทจะท าการคนหา
เอกสารทออกเลขหนงสอไดโดยกดทป ม
4.1 ระบค าคนหา (โดยคนหาจากหวขอหรอหมายเหตทระบในขนตอนของการขอหรอจองเลข) เลอกสถานะของเลข ก าหนดชวงวนท ทตองการ(เลอกไดจากวนทเอกสารหรอวนทสราง) จากนนกดป ม
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 132 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
5. การยกเลกเลข ในการณทมการจองเลขไปแลวไมมการน าเลขนนไปใช หรอจองผด ฯลฯ โดยกดเลอกทรายการทตองการยกเลก จากนนกดคลกขวา จะปรากฎหนาจอดงภาพ ใหเลอกท ยกเลกการจองเลข
จะปรากฏหนาตาง “ยกเลกการจองเลข” ดงภาพดานลาง
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 133 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
5.1 เลอกประเภทการยกเลกเลข เปนแบบยกเลกเลข โดยจะเปนสญลกษณ มเครองหมาย แสดงใหทราบ (โดยสามารถน าเลขกลบมาใหไดใหม)
5.2 ยกเลกเลข โดยอนญาตใหมการจองเลขนไดอกภายในระยะเวลาทก าหนด(เลขทถกยกเลกระบบจะน ามาออกใหกบผขอรายใหมภายใตกรอบระยะเวลาทก าหนด) แลวกด จะแสดงกรอบแจง สถานะการยกเลกเสรจสมบรณใหกด อกครง เปนอนเสรจสนขนตอนการยกเลกเลข
โดยระบบจะกลบมาสหนาจอเดม และจะมสญลกษณเกดขนทหนาตวเอกสารทจองเลข สงเกตดงภาพดานลาง
- ยกเลกเลข โดยไมมเงอนไข สามารถน าเลขกลบมาใชใหมได หากเมอไดมการน าเลขกลบมา ใชใหม ผขอเลขรายถดไปจะไดเลขนอตโนมต
- ยกเลกเลขโดยมเงอนไข โดยอนญาตใหมการจองเลขนไดอกภายในระหวาง วนเวลาทก าหนด
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 134 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
สามารถน าเลขทยกเลกแลวกลบมาใชใหมได โดยกดทรายการทท าการยกเลกไปแลว จากนนกดคลกขวา จะปรากฎหนาจอดงภาพ ใหเลอกท น าเลขกลบมาใชใหม
กรอกรายละเอยดเชนเดยวกบการจองเอกสารใหครบถวนแลวกด
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 135 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
กรอกรายละเอยดตางๆใหครบถวนเชนเดยวกบการจองเลข และระบประเภทการแทรกซงเปนสวนส าคญทจะมสวนในการก าหนดวาเลขทจะไดจากการแทรกจะออกมาเปนเลขใด
จากนนจงกดป ม ระบบจะท าการแทรกเลขเอกสารใหและแสดงขนในรายการจองเลขเอกสาร
สามารถแกไขวนทเอกสารและรปแบบเลขเอกสารในรายการจองเลขเอกสารได โดยการคลกขวาทรายการทตองการแกไข เลอกรายการ “แกไขเลขและวนทเอกสาร
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 136 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
ท าการแกไขเลขเอกสารหรอวนทเอกสารตามตองการ (เลขเอกสารทเปนเลขหลกจะไมสามารถแกไขได)
จากนนกดป ม ระบบจะท าการแกไขรายละเอยดทไดระบไวและแสดงในรายการเลขเอกสาร
การสรางเอกสารจากหนาแรก (HOME)
อ านวยความสะดวกในการสรางเอกสาร ผใชสามารถสรางเอกสารในนามบคคลหรอหนวยงานทไดรบมอบอ านาจไดจากหนาแรกของระบบ ดงภาพตวอยาง
การรบเอกสารเปนชด
อ านวยความสะดวกในการรบเอกสาร ในกรณทหนงวนมเอกสารเขามาท “Inbox” ของคณมากมาย ท าไดโดยเลอกทกรอบรายการเอกสาร คณสามารถเลอกไดมากกวา 1 รายการโดย
ใชป ม Shift หรอ Ctrl บนแปนพมพชวยในการเลอกรายการเอกสารทตองการรบ
กดทเมนเพมเตม > [รบเปนชด…]
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 137 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
จะเขาสหนารบเอกสารเพอท าการรบเอกสาร ใหเลอกรปแบบในการรบเอกสาร ซงมดวยกน 3 วธ คอ 1. ไมออกเลขรบ ในกรณทผ รบไมมหมายเลขรบ หรอไมจ าเปนตองออกเลขรบ 2. ใชหมายเลขเดม จากบคคลหรอหนวยงานกอนหนา 3. ออกเลขรบ โดยเลอกจากเลขรบทตองการใช คณสามารถปรบเลขตราประทบทเลอกโดยกด
ป ม จะปรากฎหนาตางใหคณกรอกเลขใหมทตองการปรบ
จากนนกดป ม เปนอนเสรจสนกระบวนการรบเอกสารเปนชดโดยการปรบเลข
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 138 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
การสงเอกสารเปนชด
อ านวยความสะดวกในการสงเอกสาร ในกรณทตองการสงเอกสารเขามาท “Inbox” ของคณมากกวาหนงเรอง ท าไดโดยเลอกทกรอบรายการเอกสาร คณสามารถเลอกไดมากกวา 1 รายการโดย
ใชป ม Shift หรอ Ctrl บนแปนพมพชวยในการเลอกรายการเอกสารทตองการรบ
กดทเมนเพมเตม > [สงเปนชด…]
จะเขาสหนาจอสมดรายชอ ดงภาพ ผใชงานสามารถเลอกผ รบปลายทาง เขาสกระบวนการสงเอกสารตามปกต
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 139 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
เมอระบรายละเอยดครบถวน พรอมสงแลว จงกดทป ม
การแสกนเอกสารทนท ผใชงานสามารถแสกนเอกสารเขาสระบบทนท ในกรณผ ใชงานตองการแนบเอกสารเขาสระบบผาน
เครองแสกนเนอรทเชอมตอไว โดยกดป ม Scan Now! ในขนตอนการสรางเอกสาร ดงภาพ
การออกเลขและสรางเอกสารใหมทกๆปลายทางทสง
ในกรณทผใชงานตองการสรางและสงเอกสารใหผ รบปลายทางมากกวาหนง ผใชงานสามารถก าหนดเลขหนงสอให running ตามล าดบของผ รบเอกสารได โดยการท าเครองหมายถก หนาขอความ ออกเลขและสรางเอกสารใหมทกปลายทางทสง ดงภาพ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 140 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
การคนหาเอกสาร
คลกเลอกทกลองเอกสารทตองการคนหา (ดตวอยางจากภาพประกอบ)
คลกทรปแวนขยาย แลวเลอกก าหนดขอบเขตการคนหา ในหวขอ “คนหาขอมความในเอกสาร”
ก าหนดประเภทการคนหา (Quick search หรอ Advance search)
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 141 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
เลอกประเภทการก าหนดเงอนไขในการคนหา โดยตางกนทความสามารถในการเพมเงอนไขในการคนหา มดวยกนสองประเภทคอ Quick search : เปนการคนหาทรวดเรวและงาย โดยระบค าทตองการคนหา ชวงวนทตองการ
คนหาเอกสาร และ Folder ทคนหา
Advance search : เปนการคนหาทมความละเอยดสง สามารถระบเงอนไขทตองการคนหาไดมากกวาการคนหาทวไป เชน วนทเอกสารเขา, วนทสงเอกสาร, หวเรอง, บทคดยอ, หนวยงานทสงเอกสารมา, หนวยงานทรบเอกสาร, ประเภทเอกสาร, ชนความลบ, เลขรบ-เลขสง เปนตน สามารถคนหาค าไดมากกวา 2 ค าไดโดยใช AND, OR
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 142 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
หรอคณสามารถใชวธคนหาอยางงายไดโดยการกรอกค าทตองการคนหาลงในชองวาง แลวกดป ม Enter บนคยบอรด ระบบจะท าการแสดงผลจากการคนหาขนทรายการเอกสารในกลองทคณเลอก
การสรางโฟลเดอรในคนหาเอกสาร
ผใชงานสามารถสรางโฟลเดอรคนหาอยางงายดวยตนเอง ดงน
เลอกกลองเอกสารทตองการคนหา (Inbox, Sent box, Document) จากนน คลกขวาเลอก Advance
Search
จากนนก าหนดเงอนไขในการคนหา แลวกดป ม
ตงชอโฟลเดอรคนหา
ระบบจะท าการสรางโฟลเดอร ภายใตโฟลเดอรนนๆและคนหาเอกสารตามเงอนไขทก าหนดใหอตโนมต
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 143 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
ภาคผนวก
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 144 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
ภาคผนวก ก
ค าอธบายรายการสทธ ส าหรบการมอบสทธหรอมอบอ านาจ
รายการสทธ ความหมาย อานรายการเตอน / Read alert list มสทธในการเขาสกลอง Alert box (เทานน) ของผ ทมอบ
สทธให เพอดรายการเตอนเทานน จดการรายการเตอน / Manage alert list มสทธในการเขาสกลอง Alert box(เทานน) ของผ ทมอบ
สทธให โดยสามารถจดการรายการเตอนได เชนการ เปด การลบรายการเตอน การจดการโฟลเดอรภายใน เปนตน
ลบรายการเตอน / Delete alert list มสทธในการเขาสกลอง Alert box(เทานน) เพอเปดอาน/ลบรายการเตอน ของผ ทมอบสทธให
รบเอกสาร/ Receive document มสทธในการเขาถง Inbox(เทานน) ของผ ทมอบสทธให โดยสามารถเปดอานรายการเอกสาร/สามารถรบเอกสาร ไดเทานน
อานเอกสารเขาเทานน / Read inbox only มสทธในการเขาถง Inbox (เทานน)ของผ ทมอบสทธให แตการเขาถงดงกลาว ท าไดเพยงเปดอานรายการเอกสารเทานน ไมสามารถท าการแกไข รบเอกสาร หรอกระท าการตางๆกบรายการเอกสารได
จดการเอกสารรบ / Manage inbox มสทธในการเขาถง Inbox(เทานน) ของผ ทมอบสทธให โดยมสทธเตมทในการจดการรายการเอกสารทอยภายใต Inbox เชนการรบเอกสาร การจดโฟลเดอรเอกสาร การลบเอกสาร แตไมไดรวมถงการสงเอกสารออก(Reply และ Forward)
มสทธรบ E-Mail แจงเมอมเอกสารเขา/ Mail alert
มสทธในการรบ E-mail เมอมเอกสารเขาสกลอง Inbox (กรณนผก าหนดสทธคอผดแลระบบวาจะอนญาตใหผใชงานคนใดสามารถรบ E-Mail แจง เมอมเอกสารเขา แตทงนระบบจะตองเปดสทธในการใชงานฟงกชนดงกลาวเอาไวดวย )
สงเอกสาร / Send document มสทธในการเขาถง Sent box(เทานน) ของผ ทมอบสทธให เพอดรายการ สงเอกสารออกทงหมด
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 145 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
รายการสทธ ความหมาย จดการเอกสารออก / Manage Sent box มสทธในการเขาถง Sent box(เทานน) ของผ ทมอบสทธให
โดยมสทธในการจดการรายการเอกสารขาออก ภายในกลองไดทงหมด
ถอนเอกสารทสง / Revoke sent document
มสทธในการเขาถง Sent box(เทานน) ของผ ทมอบสทธในกรณทเอกสารยงไมถกเปดอาน)
สรางงานสแกนเอกสาร / Create scan job มสทธในการเขาถง Upload box(เทานน) ของผ ทมอบสทธให โดยสามารถสรางงานสแกนเอกสารเพมได
จดการกลองเอกสารสแกน / Manage scan box
มสทธในการเขาถง Upload box(เทานน) ของผ ทมอบสทธให โดยสามารถสรางงานสแกนเอกสาร/จดการรายการสแกนภายใตกลองน
ลบรายการงานสแกนเอกสาร / Delete scan job
มสทธในการเขาถง Upload box(เทานน) ของผ ทมอบสทธให โดยสามารถเขาไปท าการลบรายการสแกนได
แกไขรายการงานสแกนเอกสาร / Edit scan job
มสทธในการเขาถง Upload box(เทานน) ของผ ทมอบสทธให โดยสามารถเขาไปเปดและท าการแกไขรายการสแกนได
สรางเอกสาร / Create document มสทธในการเขาถง Document box(เทานน)ของผ ทมอบสทธให โดยสามารถเขาไปท าการสรางเอกสาร(เทานน)แลวบนทกเกบไวใน Document box นนได แตไมสามารถท าการสงเอกสารออก หรอกระท าการอนๆกบรายการเอกสารได
แกไขเอกสาร / Edit document box มสทธในการเขาถง Document box(เทานน) ของผ ทไดมอบสทธให โดยสามารถเขาไปจดการแกไขเนอหาภายในเอกสาร รวมถงการแนบไฟลเพมเตม แตไมสามารถท าการสงเอกสารได
อานเอกสารสรางเทานน / Read document only
มสทธในการเขาถง Document box(เทานน) ของผ ทไดมอบสทธให แตการเขาถงดงกลาว ท าไดแคเพยงอานรายการเอกสารภายในเทานน
จดการเอกสารสราง / Manage document box
มสทธในการเขาถง Document box(เทานน) ของผ ทไดมอบสทธให โดยสามารถเขาไปจดการโยกยายรายการเอกสารภายในได
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 146 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
รายการสทธ ความหมาย เปนเจาของ / Owner ผ ทไดรบสทธน สามารถกระท าการใดๆกได(ทงหมด) กบ
เอกสารทงหมดของผ ทมอบสทธให เสมอนเปนเจาของ รบสบทอดอ านาจ / Right inheritance ผ ทไดรบสทธน จะไดรบการสบทอดรายการสทธตางๆ
จากผ ทมอบสทธให นนหมายความวา หากผมอบสทธไดรบการมอบสทธใดๆ จากบคคลกอนหนา ผ ทรบมอบสทธ จะสบทอดรายการสทธตางๆเหลานนมาจากผมอบสทธดวย
จดการและใชงานสมดรายชอ / Manage address book
ผ ทไดรบสทธนจะสามารถเขาไปจดการและเรยกใชงานสมดรายชอ ของผ ทมอบสทธได
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 147 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
ภาคผนวก ข
ความหมายของสญลกษณตางๆ โดยจะแยกไดเปนกลมตาง ๆ ดงน
แสดงสถานะเอกสาร หมายถง เอกสารเขาทยงไมไดเปดอาน คอจะเปนรป “ซองจดหมายปดสเหลองเขมทยงไมมการเปดซอง”
หมายถง เอกสารทผสงยงไมไดท าการสงแตจะตองมการสงไปยงผ รบแนนอน คอจะเปนรป “ซองจดหมายดานทอยผ รบ” (สญลกษณนจะเหนไดในกลอง Document box ของผสรางเทานน)
หมายถง เอกสารรบทเปดอานแลว คอจะเปนรป “ซองจดหมายสขาวทมการเปดซองแลว” หมายถง เอกสารรบทเปดอานและไดท าการลงรบแลว คอจะเปนรป “ซองจดหมายสขาวทมการเปดซองแลว และมเอกสารแนบอยขางซอง”
หมายถง เอกสารทไดตอบกลบหรอสงตอไปยงบคคลหรอหนวยงานอน คอจะเปนรป “ซองจดหมาย สขาวทมการเปดและมลกศรชออก”
หมายถง เอกสารเขามายงหนวยงานซงคณไดรบสทธในการเขาถงเอกสารนนและคณยงไมไดเปดอานเอกสารรายการนน คอจะเปนรป “ซองจดหมายปดสขาวขนาดเลกทยงไมมการเปดซอง”
หมายถง เอกสารเขามายงหนวยงานซงคณไดรบสทธในการเขาถงเอกสารนน มการแกไขและคณยงไมไดเปดอานเอกสารรายการนน คอจะเปนรป “ซองจดหมายปดสขาวขนาดเลกและมสเหลองทซองจดหมาย”
หมายถง ระดบชนความลบ
หมายถง ระดบชนความลบมาก
หมายถง ระดบชนความลบทสด
แสดงสถานะการสงตอเอกสารโดยอตโนมต หมายถง ระบบไดท าการสงส าเนาเอกสารฉบบนออกโดยอตโนมตเมอผ รบไดรบเอกสาร คอจะมสญลกษณรป “cc สน าเงน” ทมมลางซายของสถานะเอกสารตางๆ ดงตวอยางตอไปน
หมายถง ระบบไดท าการสงส าเนาเอกสารฉบบนออกโดยอตโนมตเมอผสงไดสงเอกสาร คอจะ มสญลกษณรป “cc สเขยว” ทมมลางซายของสถานะเอกสารตางๆ ดงตวอยางตอไปน
แสดงสถานะการยกเลกเอกสาร หมายถง ระบบไดท าการยกเลกเอกสารฉบบนแลว โดยสญลกษณรปจะปรากฎทมมบนขวาของสถานะเอกสารตาง ๆ
E-Document Windows Application User Manual
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 148 of 148
E-D
ocu
me
nt fo
r win
do
ws
use
r ma
nu
al
แสดงสถานะการระงบเอกสาร หมายถง ระบบไดท าการระงบเอกสารฉบบน โดยสญลกษณรปเครองหมาย “กญแจลอค” จะปรากฎทหนาเนอหาเอกสารทไดท าการระงบไว
ภาคผนวก ค
ความหมายของสญลกษณทใชในการก าหนดรปแบบของตราประทบ พรอมแสดงตวอยางการประยกตใช
สญลกษณ ค าอธบาย %Y เลขปท ทระบในชองกรอก %B เลขเลมท ทระบในชองกรอก %N เลขปจจบน ทระบในชองกรอก %y ป ค.ศ. ปจจบนของระบบ %b ป พ.ศ. ปจจบนของระบบ %% เครองหมาย “%”
ตวอยางการสรางรหส การประยกตใช สมมตวา
ปท ทระบในตราประทบของคณคอ 2546 เลมท ทระบในตราประทบของคณคอ 2 เลขปจจบน ทระบในตราประทบของคณคอ 471 ป พ.ศ.ปจจบนคอ 2547
รปแบบการสรางรหส เลขทจะประทบในเอกสาร %N/%b 471/2547 %5N 00471 %2b-%N 47-471 %2B-%N/%Y 02-471/2546 ศธ 0520.207/%4N ศธ 0520.207/0471
