Docsvision для нефтегазового комплекса

Docsvision 5 Система управления документами и бизнес-процессами Нефтегазовая и химическая промышленность

www.docsvision.com Слайд: 2

О компании

«ДоксВижн»


О компании «ДоксВижн»

• Разработчик платформы управления документами и бизнес-процессами Docsvision

• На рынке с 2005 года (разработке более 10 лет)

• Продажи и внедрения – через сеть партнеров

• Сотрудники – признанные эксперты в области СЭД

• Курирование ключевых проектов разработчиком

• Более 80 партнеров в России и ближнем зарубежье

• Более 1000 внедрений

• Более 500 000 пользователей


Нефтегазовый сектор

• Один из лидеров российского рынка СЭД/ECM-продуктов в нефтегазовом секторе

• Более 60 внедрений в отрасли


Место нефтехимии во внедрениях Docsvision


Требования отрасли к СЭД

• Большой масштаб предприятий Высокие требования к системе поиска документов Интеграция с Active Directory (службой каталогов) Прозрачность процессов для управления

• Распределенная структура Дочерние компании, удаленные производства, централизованный документооборот

• Сложные производственные процессы Жесткая управляемость обработки документов и исполнения решений Большое количество пользователей из подразделений основного производства –

интеграция в привычное ПО (Microsoft Outlook)

• Масштабы контрактов Регламентация и автоматизация договорной деятельности, претензионно-исковой

работы

• Мобильность топ-менеджмента • Масштабируемость • Надежность • Безопасность


Docsvision и задачи

управления

нефтегазовой и

химической отрасли


Назначение Docsvision

• Автоматизация задач управления документами и бизнес-процессами: Общая управленческая деятельность

Функциональные задачи подразделений

Операционные процессы деятельности

• Примеры задач: Делопроизводство (документационное обеспечения управления)

Договорной документооборот от подготовки до исполнения

Архив первичных документов по хозяйственной деятельности

Документооборот, сопровождающий разработку новой продукции

Процессы обслуживания запросов клиентов на продукцию и услуги

Внутренние вспомогательные процессы (командировки, заявки в службы, и пр.)

Управление поручениями в рамках текущей и проектной деятельности

• Для предприятий и организаций различных размеров и видов деятельности


Ключевое преимущество для отрасли

• Хорошо проработанная функциональность в решении управленческих задач Управление документами

Согласование

Многоуровневые резолюции, контроль исполнения и отчетность

Управление доступом по трем различным моделям

• Высокая гибкость без программирования Настройка регламентов работы «по фигуре» организации

Настройка форм карточек

Интеграция в информационную систему (1С, SharePoint) на уровне бизнес-процессов

• Это сочетание делает Docsvision уникальным решением для отрасли


Готовые решения для

нефтегазовой

отрасли


Готовые решения Docsvision

• «Управление документами»

• «Административное делопроизводство» (Digital Design)

• «Управление совещаниями»


«Управление

документами» – простая

автоматизация для

дочернего предприятия


«Управление документами»

• Массовое приложение – для всех сотрудников, работающих с электронными документами

• Фокус – на удобство повседневной работы сотрудников

• Основа для специализированных решений

• Основные функции электронного документооборота: Ручной и автоматизированный ввод документов

Надежное хранение и удобная классификация

Гибкое разграничение прав доступа

Изменение документов, сохранение версий и комментариев

Поиск по штрих-коду, атрибутам и тексту документов

Согласование, подписание, утверждение, ознакомление

Наложение электронной подписи на документ, атрибуты и действия

Работа с заданиями: их создание, исполнение, контроль


Основные элементы приложения «Управление документами»

• Типовая структура папок хранения по видам документов и функциональным структурам предприятия Для папок настроены соответствующие табличные представления

Для поиска документов настроены поисковые запросы

• Настроены основные виды документов Корреспонденция внутренняя и внешняя

Организационно-распорядительные

Договорные

Произвольные

• Настроены жизненные циклы документов

• Типовое рабочее место пользователя Папки с заданиями сотрудника (как исполнитель, автор, контролер, заместитель)

Папки с документами сотрудника (с которыми он работает)


Виды документов

Настроены основные виды документов, формы карточек, и состояния жизненного цикла


Интерфейс приложения


Работа с заданиями

Создать задание





Отправить задание исполнителю





Исполнитель получает задание

Документ приложен к заданию

Действия исполнителя с заданием: • Взять в работу • Делегировать • Выдать подчиненное задание • Завершить • Вернуть автору • Установить напоминание о задании


Отчеты по выполнению заданий


Возможности поиска


Разнообразные возможности поиска






Административное

делопроизводство – мощный инструмент для

крупного холдинга


DocsVision «Административное делопроизводство»

• Решение для органов государственного управления и крупных компаний

• Обобщение опыта частных решений

Министерство Экономического Развития и Торговли

Министерство Промышленности и Энергетики

Министерство Регионального Развития

Верховный Арбитражный Суд

Агентство по Ипотечному Жилищному Кредитованию

Гипротрубопровод (Транснефть)

• Основано на «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», соответствует положениям стандарта ISO 15489 «Информация и документация - Управление документами»


Организация исполнения по документам


Делопроизводство (канцелярия)

• Регистрация документов

• Сканирование и распознавание документов

• Поиск по реквизитам РК и тексту документа

• Шаблоны документов и РК

• Различные виды документов, включая обращения

граждан


Регистрационная карточка документа


Движение документов

• Подготовка, согласование и утверждение проектов документов

• Электронно-цифровая подпись проектов документов

• Шаблоны маршрутов согласования

• Доведение документов и резолюций до исполнителя

• Отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла

• Удобные отчёты по движению документов


Исполнение и контроль

• Расписание и исполнение резолюций

• Электронное согласование проектов резолюций

• Электронно-цифровая подпись резолюций

• Специализированные средства контроля по исполнению поручений и резолюций

• Контроль разного уровня

• Отчёты по контролю исполнения


Дерево резолюций


Управление

совещаниями


Назначение

• Автоматизация процессов подготовки совещаний, протоколирования, исполнения и контроля исполнения принятых решений.

• Повышение уровня исполнительской дисциплины - контроль исполнения поручений по решениям совещаний.

• Предоставление средств для оценки эффективности совещаний.


Ценности

• Готовый регламент организации совещаний

• Оптимизация всех процессов, связанных с подготовкой и проведением совещаний

• Контроль исполнения решений совещания

• Механизм оценки эффективности совещаний

• Приложение полностью реализовано на Конструкторе приложений версии 5


Функциональность

• Подготовка и отражение результатов совещаний

• Согласование результатов совещаний и доведение их до сведения участников и заинтересованных лиц

• АвтоФормирование заданий для исполнителей

• Контроль за исполнением решений

• Предоставление средств оценки эффективности совещаний и исполнения решений

• Формирование базы знаний по проведенным совещаниям

Подготовка Совещания

Подготовка Совещания

Подсказка следующего действия

Заполнить повестку и докладчиков Назначить:

всем участникам будут разосланы уведомления и повестка

Указать прочих участников

Указать тему, время и место совещания

Формирование вопроса

повестки

Докладчик может прикрепить материалы к совещанию

Карточка Обращение

Повестка совещания генерируется по шаблону

Карточка Обращение

Согласование протокола производится в стандартной

карточке документа


Отчеты

• Руководителям доступны следующие виды отчетов:

Статистика по проведенным совещаниям

Отчеты по исполнительской дисциплинеОтчет о

посещаемости совещаний

Отчет по отклонению фактической длительности

совещаний от запланированной.


Адаптивность

Docsvision


Конструкторы

• Ключевая концепция Docsvision 5, обеспечение универсальности и адаптивности

• Ответ на требования заказчиков: быстрые, экономичные, и легко модифицируемые решения

• Конструктор: набор базовых объектов + средства настройки

• Изменение процесса создания решения: быстрое прототипирование

• Изменение команды: предметный специалист вместо программиста

• Сокращение времени и стоимости создания решения

• Базовые объекты: • Документы, Задания, Бизнес-процессы

• Папки, Представления, Поисковые запросы

• Справочники, Отчёты


Список конструкторов

• Конструктор папок

• Справочник ссылок

• Справочник категорий

• Конструктор представлений

• Конструктор поисковых запросов

• Средства конструирования карточек: Справочник видов карточек

Конструктор разметок

Конструктор состояний

Конструктор ролей

Конструктор скриптов

• Конструктор правил нумерации

• Конструктор справочников

• Конструктор бизнес-процессов


Конструктор разметок

Список разметок

Область конструирования

Дерево дизайнов

Добавление новых полей

Структура текущей разметки


Конструктор состояний

Настройка жизненного цикла документов и заданий

Жизненный цикл Состояния

Переходы

Разрешенные операции


Конструктор ролевой модели

Настройка прав в зависимости от

роли пользователя и состояния документа


Конструктор правил нумерации • Правила выдачи номеров для разных видов и групп

документов

Порядковый номер

Префиксы и суффиксы

• Задание условий для правил нумерации

• Диапазоны номеров для сотрудников

• Автоматические обновление


Конструктор бизнес-процессов

• Простая автоматизация часто выполняемых бизнес-процессов компании

• Реализация при помощи встроенных средств Docsvision: карточки бизнес-процесса

с набором основных функций


Интернет-доступ и

мобильные клиенты


Клиент для SharePoint


Клиент для Outlook


Встраивание папок Docsvision в окно просмотра папок Outlook


Клиент для Windows 8


Клиент для планшета


Клиент для смартфона (Informer)


Преимущества


Масштабирование

• Диапазон внедрений – от небольших локальных подразделений до крупных распределенных холдингов и федеральных структур

• Нагрузочные испытания подтвердили работоспособность при нагрузках: Пользователей – тысячи

Документов в день – десятки тысяч

Документов всего – сотни миллионов

Объем базы данных – десятки терабайт

• Масштабирование в пределах одного сервера: Использование многопроцессорных конфигураций и 64-битного режима

Кластеризация всех серверных компонент

• Распределенные решения, обе стратегии: Централизованная архитектура и удаленный доступ клиентов (веб, терминальный)

Межсерверное взаимодействие (синхронизация справочников, документов, обмен заданиями, распределенные бизнес-процессы)


Безопасность

• Интеграция с системой безопасности Windows

• Дискреционная безопасность Прямое назначение прав пользователям доступа к объекту (списки)

• Мандатная безопасность На основе уровней доступа объектов и уровней допуска пользователей

• Настраиваемый механизм контекстно-ролевой безопасности

• Электронная подпись по ФЗ-63 (простая, усиленная, квалифицированная) Использование внешних СКЗИ (в т.ч. сертифицированных) через Microsoft

CryptoAPI

• Соответствует требованиям ФСТЭК по защите от НСД по 5-му классу защищенности

• Может использоваться в АС до класса 1Г включительно и ИСПДн до класса К2 включительно


Почему Docsvision?

1. Функциональность: Готовые решения задач СЭД для среднего бизнеса

Мощная платформа для создания корпоративных СЭД/ECM-систем

2. Гарантированное качество: Входит в группу лидеров российского рынка СЭД/ECM

Промышленный процесс разработки

Соответствие стандартам отрасли

3. Простота выбора, внедрения, и сопровождения: Полнофункциональные ознакомительные версии

Широкая сеть квалифицированных партнеров по внедрению в любом регионе России, СНГ и Балтии

4. Инновационность: Клиенты для мобильных устройств

Доступность как облачный сервис

Новейшие технологии инфоормационных систем


Почему Docsvision?

5. Видимые результаты в сжатые сроки: Внедрение за 1-4 месяца

Готовые решения для стандартных задач (СМК, OHSAS)

Возможность автоматизации бизнес-процессов без программирования

6. Информационная безопасность: Сертификат ФСТЭК – готовность к аттестации ИСПДн в соответствии

с условиями 152-ФЗ

Мощная система защиты конфиденциальных документов

7. Высокое качество сервиса: Проактивная техническая поддержка со стороны вендора

Совместная работа вендора и партнера на всех этапах внедрения


Нефтегазовый сектор

• Один из лидеров российского рынка СЭД/ECM-продуктов в нефтегазовом секторе

• Более 60 внедрений в отрасли


Пример внедрения

Docsvision в госсекторе

Documents

Docsvision для нефтегазового комплекса