Documentação Comercial

Objectivos da sessão

No final da sessão as formandas deverão ser capazes de:

• Distinguir os documentos do processo de entrega

• Preencher os documentos relativos à entrega

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Fases do processo de compra e venda

1. Encomenda

2. Entrega

3. Liquidação

4. Pagamento

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1. Encomenda

• Requisição

• Nota de encomenda

• Nota de venda

• Ordem de compra

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2. Entrega

• Guia de remessa

• Talão de recepção

• Guia de transporte

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3. Liquidação

• Factura

• Factura-recibo

• Venda a dinheiro

• Nota de débito

• Nota de crédito

• Nota de lançamento

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4. Pagamento

• Recibo

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2. Entrega• É o momento da recepção dos bens encomendados

• A fase da entrega é aquela em que o vendedor envia as mercadorias, dando assim execução à encomenda feita pelo comprador

• A expedição dos bens objecto de compra e venda pode ser feita: Pelos próprios compradores ou vendedores Por outras pessoas especialmente contratadas para o efeito

(contrato de transporte)

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Os documentos utilizados são os seguintes:

• Guia de remessa

• Talão de recepção

• Guia de transporte

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Legislação aplicável à fase da entrega

DL 147/2003 de 11-07-2003 – Regime de bens em

circulação objecto de transacções entre sujeitos

passivos de IVA, nomeadamente quanto à obrigatoriedade e

requisitos dos documentos de transporte que os acompanham.

Despacho 21 994/99 de 16-11-1999 – Define os elementos

obrigatórios da guia de transporte a utilizar no transporte

por conta de outrem, bem como aprova os modelos indicativos

da mesma.

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Legislação aplicável à fase da entrega Continuação

DL 239/2003 de 04-10-2003 – Regime jurídico do

contrato de transporte rodoviário nacional de

mercadorias

DL n.º 38/99 de 06-02-1999 – Regime jurídico aplicável

aos transportes rodoviários de mercadorias por

conta de outrem ou por conta própria, nacionais e

internacionais

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Legislação aplicável à fase da entrega Continuação

DL n.º 102/2008 de 20-07-2008 – Altera e republica o

Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado

Lei n.º 15/2001 de 05-07-2001 – Reforça as garantias dos

contribuintes e a simplificação processual, reformula a

organização judiciária tributária e estabelece um novo

regime geral para as infracções tributárias

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Guia de remessa e talão de recepção

Serve para o comprador fazer a conferência dos bens recebidos

Também é um documento de transporte, tal como a factura, nota de venda a dinheiro, nota de devolução e guia de transporte

Documento especifico para a entrega de bens

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Guia de remessa e talão de recepção

Pode substituir a Guia de Transporte quando se trate de bens a serem agrupados no armazém do transportador para posterior

distribuição

Caso os bens não se encontrem nas condições acordadas, eles deverão ser, no todo ou em parte, devolvidos ao vendedor,

mencionando-se esse facto na Guia de Remessa

Talão de recepção é devolvido pelo comprador ao vendedor após a boa recepção das mercadorias

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Guia de remessa e talão de recepção

A falta de documentos de transporte implica uma coima entre €100 a € 2500

Aplicável a bens em circulação, objecto de operações realizadas por sujeitos passivos de IVA – Entre comerciantes

Têm que ser arquivados por 2 anos quando produzidos em tipografia ou 4 anos quando processados por computador

Elaborada pelo vendedor e o comprador deverá assinar confirmando a boa recepção dos bens

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Preenchido em triplicado, ou

quadruplicado, se tiver talão de

recepção

Original para comprador

Duplicado para as autoridades fiscalizadoras

Triplicado para o vendedor

Quadruplicado servirá de Talão

de Recepção

Quando não é suficiente o uso

de um só documento, utiliza-se a próxima via,

referindo que é continuação da

anterior

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Elementos obrigatórios

Do remetente ou expedidor• Nome, firma ou denominação social• Sede• Número de identificação fiscal

Do adquirente• Nome, firma ou denominação social• Sede• Número de identificação fiscal, só quando sujeito

passivo de IVA

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Elementos obrigatórios (cont.)

Designação comercial dos bens, com indicação das quantidades

Locais de carga e descarga, referidos como tais

Data e hora em que se inicia o transporte

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Modo de emissão dos documentos Processados por computador

– Numerados por ordem progressiva no acto da impressão

– Não conter mais de 11 dígitos

– Conter a menção: “Processado por computador”

– Para a utilização de sistemas informáticos deve ser assegurada a respectiva integridade operacional, a integridade da informação arquivada electronicamente e a disponibilidade da documentação técnica relevante

– Para fazer mais de três exemplares dos documentos é necessário colocar uma barra com a seguinte indicação:“Cópia de documento não válida para os fins previstos no Regime de bens em circulação”

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Modo de emissão dos documentos Impressos tipograficamente

– Referência à autorização ministerial relativa à tipografia que os imprimiu

– Numeração atribuída

– Elementos identificativos da tipografia (designação social, nome, sede, número de identificação fiscal)

– Para fazer mais de três exemplares dos documentos é necessário colocar uma barra com a seguinte indicação:“Cópia de documento não válida para os fins previstos no Regime de bens em circulação”

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Guia de transporte

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Guia de transporte

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Guia de transporte

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Preenchido em

triplicado

Original para comprador

Duplicado para as autoridades fiscalizadoras

Triplicado para o vendedorQuando não é

suficiente o uso de um só documento, utiliza-se o próximo conjunto,

referindo que é continuação do anterior

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Elementos obrigatórios(Para além dos elementos mencionados para a Guia de Remessa)

Do remetente ou expedidor• Nome, firma ou denominação social• Sede• Número de identificação fiscal

Do Transportador• Nome, firma ou denominação social• Sede• Número de identificação fiscal• Número de alvará ou licença comunitária

2615-10-2010

Elementos obrigatórios(Para além dos elementos mencionados para a Guia de Remessa)

Do Destinatário• Nome, firma ou denominação social• Sede ou morada

Quanto à realização do Transporte• Lugar e data em que é preenchida• Lugar e data do carregamento da mercadoria• Local previsto da entrega• Prazo para a realização do transporte

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Elementos obrigatórios(Para além dos elementos mencionados para a Guia de Remessa)

Denominação corrente da mercadoria e tipo de embalagem Peso bruto da mercadoria, número de volumes ou

quantidade expressa de outro modo Podem ainda fazer parte da Guia de Transporte os

seguintes elementos:– Declaração de interesse especial na entrega– Entrega mediante reembolso– Preço do transporte e outras despesas– Lista de documentos entregues ao transportador– Instruções do expedidor ou destinatário– Cláusula de verificação– Observação de reservas

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Caso prático

A empresa “Algodões e Linhos, Lda.”, com sede em Faro e número de identificação fiscal 000 000 000, pretende expedir 50 conjuntos de lençóis, para uma loja de artesanato em Monchique, da empresa “Tesourinhas, Lda.”, como número de identificação fiscal 111 111 111.

O local de carga será Estói e o local de descarga será Monchique.

O Serviço está agendado para o dia 15-10-2010 da parte da tarde.

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Ficha de actividade

• Divisão em grupos de quatro.

• Dois grupos, seleccionados por sorteio, irão elaborar uma Guia de Remessa e apresentar na sessão

• Outros dois grupos, também seleccionados por sorteio, irão fazer uma Guia de Transporte e apresentar na sessão

• O grupo sobrante irá fazer uma apresentação sobre a Guia de Remessa e a Guia de Transporte

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