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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SEGUNDA FASE PARAMETROS PARA UN PROYECTO DE AUTOMATIZACION Colaboradores: MYRIAM MEJIA ECHEVERRI LILIA JEANNETTE CAÑON RODRIGUEZ JORGE WILLIAM TRIANA TORRES ALEXANDER MELO CASTRO AMANDA BARRERA PEREZ Autor ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA 2005

Documento Pgd Fase II

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PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTALSEGUNDA FASE PARAMETROS PARA UN PROYECTO DE AUTOMATIZACION Autor AMANDA BARRERA PEREZ

Colaboradores: MYRIAM MEJIA ECHEVERRI LILIA JEANNETTE CAON RODRIGUEZ JORGE WILLIAM TRIANA TORRES ALEXANDER MELO CASTRO ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA 2005

OBJETIVOABORDAR LOS ASPECTOS CONCEPTUALES, METODOLGICOS Y NORMATIVOS, QUE COMPRENDEN LOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL PARA CONJUGAR LAS POSIBILIDADES QUE BRINDAN LAS TECNOLOGAS EN EL DESARROLLO DE LOS ARCHIVOS

I. DEFINICION Y OBJETIVOS DE UN PGDEl Archivo General de la Nacin, como rector de la poltica archivstica y con miras a dotar a las entidades de una herramienta metodolgica,que les permita hacer mas eficiente la implantacin de su Programa de Gestin Documental, emiti el documento GUA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL.(Agosto 2005) Se describe en dicho documento el Programa de Gestin Documental como:2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL 2.2.1 DEFINICIN E IMPORTANCIA Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestin documental como el Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. Un programa de gestin documental se define como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestin documental al interior de cada entidad, tales como produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos.

Definicion y objetivos de un PGDCon la implantacin de un Programa de Gestin Documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos: Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administracin pblica, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participacin ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestin pblica y garanta de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalizacin y control en la produccin documental, en atencin a los procedimientos, trmites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalizacin de modelos y formatos para la produccin documental. Normalizar la utilizacin de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.

Definicion y objetivos de un PGDLograr una acertada normalizacin en los procedimientos para el recibo, radicacin y distribucin de la correspondencia mediante la utilizacin de sistemas eficientes de correo y mensajera. Regular el manejo y organizacin del sistema de administracin de documentos y archivos a partir de la nocin de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos bsicos de aplicacin de la tabla de Retencin Documental, organizacin, transferencias primarias, recuperacin, preservacin, conservacin de la informacin y disposicin final de los documentos. Facilitar la recuperacin de la informacin en forma rpida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de informacin, tiles para la administracin e importantes para la cultura.Gua para la implementacin de un Programa de Gestin Documental - AGN

II. ANTECEDENTES En torno al tema de la aplicacin de un PGD y de los principios y procesos archivsticos teniendo en cuenta que los documentos estn contenidos en diversos soportes, se han generado vacos e inquietudes planteados por profesionales y estudiosos en la materia, particularmente en lo que corresponde al tratamiento de los documentos electrnicos. La siguiente es una mirada general hacia las diversas inquietudes planteadas durante los ltimos aos

AntecedentesInquietudes encontradas y fuentes de informacinREVISTA DE LA ASOCIACIN LATINOAMERICANA DE ARCHIVOS ALA 22 JULIO DICIEMBRE DE 1999 POLITICAS NACIONALES DE AUTOMATIZACIN DE ARCHIVOS SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS,, SANTIAGO DE CHILE - ALA ABRIL DE 2002 REVISTA DE LA ASOCIACIN LATINOAMERICANA DE ARCHIVOS ALA 25 ENERO DICIEMBRE DE 2002 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN GUA DE CONSERVACIN PREVENTIVA DE NUEVAS TECNOLOGAS . BOGOT, D.C. MARZO 2004 SOPORTES DOCUMENTALES ALTERNATIVOS EN ARCHIVOS Y CENTROS DE INFORMACIN Mario Javier Santander Surez. Qumico, Laboratorio de Restauracin PARTICIPACIN DEL CRALC (Programa Memoria del Mundo) EN LA REUNION REGIONAL DE CONSULTA SOBRE PRESERVACIN DEL PATRIMONIO DIGITAL INFOLAC, REVISTA TRIMESTRAL DEL PROGRAMA DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIN PARA AMERICA LATINA Y EL CARIBE. . SEPTIEMBRE 2004 GESTIN DOCUMENTAL EN INTRANET DOCUMENTO INFORREA CONSULTORES EN INFORMACIN Y DOCUMENTACIN ESPAA

Inquietudes encontradas y fuentes de informacinARCHIVO GENERAL DE LA NACIN LOS ARCHIVOS Y LAS NUEVAS TECNOLOGIAS MEMORIAS DCIMO SEMINARIO SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS COLOMBIA - 2001EL DESAFO DEL MILENIO Y LAS NUEVAS TECNOLOGIAS Dr. DAN HAZEN. Bibliotecario, Universidad de Harvard, Estados Unidos PROGRAMAS DE GESTIN DOCUMENTAL EN EL MARCO DE LAS NUEVAS TECNOLOGIAS Dr. ALEXANDER MELO. Archivo General de la Nacin EL DOCUMENTO ELECTRNICO Ing. ADALGISA ABDALA BARCENAS. Subdirectora del Departamento de Documentacin Editorial Banco de la Repblica DISPOSICIONES LEGALES Y NORMAS TCNICAS RELACIONADAS CON EL EMPLEO DE NUEVAS TECNOLOGAS Dr. JOSE ALBERTO GIRALDO LOPEZ. Abogado, Asesor externo del Archivo General de la Nacin IMAGEN INTEGRADA Ing. LUIS GUILLERMO PEREZ MONTOYA. Ingeniero de Sistemas Eastman Kodak company

III. REQUISITOS PARA INICIAR UN PROYECTO DE AUTOMATIZACIN DE UN PGD La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, regul en su Ttulo V: Gestin de documentos, la obligacin que tienen las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, en elaborar programas de gestin de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la informacin Con miras al proceso de automatizacin del PGD y con fundamento en la norma, se identifican aspectos que se constituyen en un requisito previo, dado su valor conceptual o metodolgico, a saber:

... REQUISITOS PARA INICIAR UN PROYECTO DE AUTOMATIZACIN DE UN PGD ...

CONCEPTUALIZACIN DEL PGD Formulacin de lineamientos y normalizacin de los aspectos involucrados en un PGD, contemplando: Procesos, flujos de informacin, formatos y normatividad. El AGN elabor el documento: GUA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

ELABORACIN , APROBACIN Y APLICACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

3.1

IV. PGD AUTOMATIZADOPara abordar el proyecto de automatizacin, vamos a considerar tres puntos principales, a partir de los cuales se efectuar un anlisis tendiente a identificar las reas o aspectos mnimos que debern estar contemplados en una herramienta de software, desarrollada para automatizar el Programa de Gestin Documental. Adicionalmente, para llegar a la formulacin mencionados, se integrar en el proceso conclusiones obtenidas como resultado antecedentes (Captulo II), ya que constituyen resolver con la herramienta de automatizacin. de los aspectos del anlisis, las del estudio de una necesidad a

PGD AUTOMATIZADO

PUNTO DE PARTIDA

Anlisis de los aspectos relevantes del panorama inicial de la Entidad y determinantes en el proceso de automatizacinESQUEMA GENERAL Se DEL SISTEMA busca plantear la conformacin general del sistema

4.1

automtico, teniendo en cuenta un marco conceptual y normativoCOMPONENTES DEL SISTEMA

4.2

Corresponde a un anlisis particular de los componentes mnimos que integrarn el sistema, al igual que en el punto anterior, partiendo de un marco conceptual especfico

4.3

4.1 PUNTO DE PARTIDA Generalmente se presenta un panorama inicial de la Gestin Documental en la Entidades, que integra elementos como los siguientes: AMBIENTE VIRTUAL EXTRANET INTERNET AMBIENTE REAL

INTRANET

FORMATOS Textos Cuadros Imgenes Bases de datos Datos Portales

SOPORTES Papel digital Videos Sonido Fotografas

4.1.1 CARACTERSTICAS

La informacin se produce con el empleo de variedad de HERRAMIENTAS. Para el caso de informacin digital: Software de oficina (procesadores de texto, mensajera), software de diseo, soft. de digitalizacin, Bases de Datos, etc., generndose diversidad de FORMATOS en diversidad de SOPORTES. En todo proyecto de automatizacin, se surte una etapa de anlisis en donde se identifican las caractersticas iniciales del sistema y de la informacin involucrada. Se puede considerar que para el caso de un PGD, se cuenta con algunos productos que constituyen ya una parte fundamental en el levantamiento de informacin inicial o etapa de anlisis as:

a. Documento GUA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL publicado por el AGN aporta los siguientes elementos: Conceptualizacin general del PGD Procedimientos: Flujos de informacin y Formatos Normatividad EL DOCUMENTO ES UN INSTRUMENTO DE ANLISIS PARA LA ETAPA DE DESARROLLO DEL SOFTWARE

b. LA TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL. Este instrumento aporta los siguientes elementos: Organizacin de los documentos (Series, subseries, etc) Identificacin de los tipos documentales Identificacin de tiempos de permanencia en cada fase del ciclo vital Disposicin final del documento

POR LOS ELEMENTOS QUE INVOLUCRA , LA TRD CONSTITUYE NO SOLO EL PRIMER ELEMENTO OBJETO DE AUTOMATIZACIN, SINO EL PUNTO DE REFERENCIA EN EL SISTEMA

c. Finalmente para la proyeccin adecuada de la herramienta de software que se ajuste a la gestin documental de la Entidad, es importante complementar la etapa de anlisis, con la generacin de un tercer producto que denominaremos MAPA DOCUMENTAL. El objetivo de este cuadro es precisar informacin sobre los tipos documentales como se describe a continuacin

MAPA DOCUMENTAL Produccin de documentos Por cada tipo documental especificar: Herramienta de produccin Formato (si se trata de herramientas para produccin digital, el formato se puede especificar con la extensin del archivo) Soporte para produccin (Digital,) Reproduccin . Soporte en el cual se reproduce (Papel, Microfilm,...) Motivo (Valor probatorio, Trmite, Conservacin, Para el acceso futuro ) Etapa del ciclo en que se debe efectuar la reproduccin Aproximacin de volumen documental en un periodo

MAPA DOCUMENTAL Recepcin de documentos Identificar los siguientes elementos con respecto a tipos documentales que se reciben y estn identificados en la TRD de la Entidad: Va de recepcin Tipo Documental Reproduccin . Soporte en el cual se reproduce (Papel, Digital, Microfilm) . Motivo (El tipo documental se encuentra en la TRD y difiere del soporte original, por trmite, por conservacin, para el acceso futuro) . Etapa del ciclo en que se efecta la reproduccin Dependencia que recibe Dependencia que efecta el trmite Aproximacin de volumen documental en un periodo

MAPA DOCUMENTAL Diseo de Tipos Documentales. Un segundo aspecto objeto de automatizacin, se presentar en el Archivo de Gestin, mas exactamente en el proceso de PRODUCCIN. Para este punto, un insumo fundamental lo constituye la definicin previa de la forma como se aplicarn en la Entidad los aspectos relativos a la DIPLOMATICA DOCUMENTAL. Bsicamente especificaciones en cuanto a formas, impresin y firmas de los documentos. (ver Marco Conceptual 4.1.2)

MAPA DOCUMENTAL El diseo y estandarizacin de formas de presentacin de tipos documentales. Para el efecto se requiere revisar y/o redisear o crear las nuevas formas necesarias para la presentacin de los documentos, tomando como fuente las normas existentes para produccin documental. Mecanismos de impresin de documentos (Papel, Tinta) Definicin del procedimiento a adoptar para firma de los documentos en que esta sea requerida: Tipo de firma: Posibilidad de implementar la firma digital certificada o continuar con firma manuscrita Definicin de cargos que estn autorizados para firmar la documentacin externa e interna Numeracin de Actos Administrativos

MAPA DOCUMENTALLOS ELEMENTOS QUE INVOLUCRA EL MAPA DOCUMENTAL, PERMITIRN IMPLEMENTAR CONTROLES RESPECTO A SOPORTES, FORMATOS Y MECANISMOS DE REPRODUCCIN DE LOS DOCUMENTOS, POR LO CUAL ES OBJETO DE AUTOMATIZACIN

Sobre los resultados iniciales del anlisis, se efectuar una estandarizacin o normalizacin para producir el mapa documental definitivo. Esta herramienta constituye un insumo importante para dos fines, de una parte el proyecto de automatizacin del PGD y de otra, definir las polticas de eliminacin, almacenamiento, reproduccin y conservacin de la documentacin en los diferentes soportes, lo cual contribuye a la: Actualizacin del SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIN. Es recomendable disear e implementar paralelamente este sistema con el sistema de informacin automatizado del PGD.

4.1.2 MARCO CONCEPTUAL NORMAS ARCHIVSTICAS AGN 4.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTNDARES NORMAS TECNICAS NORMAS LEGALES

DIPLOMTICA DOCUMENTAL 4.1.2.2 CONCEPTOS FIRMA DIGITAL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIN

4.1.2.3 TEMAS RELACIONADOS

4.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTANDARES FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD, consultados y adaptados segn la norma ICONTEC 3393 o la que la modifique o actualice MANUAL DE FORMAS PERTENECIENTE A LA ENTIDAD DIRECTRICES GENERALES PARA LA PRODUCCIN DOCUMENTAL MANUAL DE ORGANIZACIN DE FONDOS ACUMULADOS. AGN, 2004. ORDENACIN DOCUMENTAL. AGN, 2003. Resolucin No. 089 de 2003 - Reglamento para el uso de Internet y Correo Electrnico en el AGN. Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta hmeda . Gua para la administracin de comunicaciones oficiales. Bogot : AGN, 2003. Concepto tcnico sobre uso de tintas. 2001. Grupo Laboratorio de Restauracin AGN Cdigo Procedimiento Civil. Artculo 251. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografas, cintas cinematogrficas, discos, grabaciones magnetofnicas, radiografas, talones, contraseas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carcter representativo o declarativo, y las inscripciones en lpidas, monumentos, edificios o similares.

Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 527 de 1999 Artculo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. Decreto 2150 de 1995 Artculos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos nicos. Acuerdo No. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas Cdigo de Procedimiento Penal Artculos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificacin de los documentos pblicos. Artculo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. Artculo 261. Sobre el valor probatorio de documento pblico. Artculos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado. Cdigo de Comercio Artculo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios para el asiento de operaciones Artculo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artculo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artculo 123. Soportes contables Decreto 1584 de 1994 Documentacin indispensable Registro proponentes Cmaras de Comercio

NTC 1673 ICONTEC. Papel y cartn: papel para escribir e imprimir NTC 2223:1986:, Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir NTC 3369 Elaboracin de sobres NTC 3393. Elaboracin documentos comerciales NTC 2896: Sistemas de procesamiento de la informacin. Estructura de archivo y rotulado de cintas magnticas para intercambio de informacin. NTC 2676: Elementos para informtica. Cartuchos de disco flexible de 90 mm (35 pulgadas) caractersticas fsicas y dimensionales, numeral 6.1.4

AL CONCLUIR EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN A TRAVS DEL MAPA DOCUMENTAL, SE ENCONTRAR LA NECESIDAD DE MODIFICAR NORMAS, DADA LA ACTUALIZACIN DE TIPOS DOCUMENTALES, FORMATOS Y SOPORTES

4.1.2.3 SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIN (SIC) El PGD, requiere del funcionamiento en paralelo de un sistema integral para conservacin de documentos en los diferentes soportes. Como resultado de la etapa de anlisis y conformacin de un Mapa Documental, con miras al proyecto de automatizacin del PGD, se hace necesario la revisin y ajuste del sistema de conservacin, acorde a la nueva situacin de la Entidad en cuanto a soportes documentales.o PROYECTO DE CONSERVACIN PREVENTIVA o INVESTIGACIONES o ESTADSTICAS o HISTORIAS CLNICAS o DIAGNOSTICO DE LA DOCUMENTACIN o MONITOREO DE CONDICIONES AMBIENTALES o OBRAS INTERVENIDAS o EXPOSICIONES o CONTRATOS o REGISTRO DE PROVEEDORES Y ESPECIFICACIONES TCNICAS DE PRODUCTOS Y MATERIALES o INVENTARIO DE PRODUCTOS QUIMICOS o REGISTRO DE PROFESIONALES o CENTRO DE DOCUMENTACIN ESPECIALIZADO o MATERIAL DIDCTICO

PRINCIPALES OBJETIVOS DEL SIC.

Grupo de Laboratorio y Restauracin AGN

4.2 ESQUEMA GENERAL DEL SISTEMA

Para este punto se van a considerar los siguientes elementos: cuales son las caractersticas que debe presentar el sistema, se hace un esquema de su conformacin general y se incluyen algunos aspectos tericos relacionados

4.2.1 CARACTERSTICAS La Ley 594 de 2000 en su Artculo 22. Procesos Archivsticos. Establece que la gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos. Para efectos de la conceptualizacin de un programa de gestin documental, se determinan los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre s y se desarrollarn en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico): Produccin, Recepcin, Distribucin, Trmite, Organizacin, Consulta, Conservacin, y Disposicin final de documentos.

4.2.2 ESQUEMA PROCESO ENTRADA TABLA DE RETENCIN DOCUMENTALDISTRIBUCIN Y TRMITEORGANIZACIN CONSULTA CONSERVACIN DISPOSICIN FINAL

SALIDA MAPA DOCUMENTAL

DOCUMENTOS

ARCHIVO DE GESTIN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTRICO DOCUMENTOS

AREAS QUE INTEGRAN EL SISTEMA AUTOMTICO

El sistema automatizado del PGD integrar como mnimo los siguientes aspectos: a. El principal insumo lo constituyen los documentos. Los documentos se producen y se reciben en la Entidad en diferentes formatos y soportes. El sistema debe admitir vincular todo tipo de documentos en la produccin y en la recepcin, efectuando la validacin de formatos y soportes frente a lo establecido en la TRD y en el MAPA DOCUMENTAL. b. Conformar una central automtica de correspondencia recibida y producida c. Requerir un registro de informacin que identifica el documento producido o recibido d. Involucrar los procedimientos automticos necesarios para la Distribucin, Trmite y Organizacin electrnica de los documentos e. Involucrar los procedimientos automticos para consulta de los documentos, en cualquiera de las fases del ciclo vital f. Incluir mecanismos de seguridad de la informacin

ARCHIVO DE GESTIN SISTEMA PGD ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTRICO

USUARIOS INTERNOS (DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD)

AREA DE CORRESPONDENCIA

USUARIOS EXTERNOS

4.2.3 MARCO CONCEPTUAL

4.2.3.1 NORMATIVIDAD Y ESTNDARES

4.2.3.2 CONCEPTOS

INTEROPERABILIDAD

4.2.3.3 TEMAS RELACIONADOS

SISTEMAS DE GESTIN DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIN

4.2.3.1 NORMATIVIDAD Y ESTNDARES PAUTAS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE POLTICAS Y PLANES DE AUTOMATIZACIN DE ARCHIVOS. BOGOT : AGN, 1998. 53 P. REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS. 3 ED. BOGOT : AGN, 2003 NTC-BS 7799-2 SISTEMAS DE GESTIN DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIN (SGSI) ESTNDARES PARA INTEROPERABILIDAD. (VER 4.2.3.2)

4.3 COMPONENTES DEL SISTEMA

SE EFECTUAR UN ANLISIS DE CARACTERSTICAS DE LOS PROCESOS DEL PGD, EN CADA UNA DE LAS FASES DEL CICLO VITAL, CON LA FINALIDAD DE IDENTIFICAR ELEMENTOS RELEVANTES PARA EL SISTEMA AUTOMATIZADO. 4.3.1. PROCESOS EN EL ARCHIVO DE GESTIN: PRODUCCION RECEPCIN DISTRIBUCIN TRMITE 4.3.2. PROCESOS PRESENTES EN TODO EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: ORGANIZACIN CONSULTA CONSERVACIN DISPOSICIN FINAL

4.3.1 PROCESOS EN EL ARCHIVO DE GESTIN 4.3.1.1. CARACTERSTICAS

A. PRODUCCINDEFINICIN: Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. (GRGA)

CARACTERSTICAS SISTEMA MANUAL 1.Creacin y diseo de documentos. a. Medios y tcnicas de produccin y de impresin (mquinas de escribir y procesadores de texto). b. Determinacin y seleccin de soportes documentales (cintas magnticas, CD-ROM, discos pticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). c. Determinacin de tamaos , calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. d. Instructivos para el diligenciamiento de formularios.

CARACTERSTICAS SISTEMA MANUAL e. Determinacin de uso y finalidad de los documentos. f. Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. g. Adecuado uso de la reprografa. 2. Normalizacin de la produccin documental a. Identificacin de dependencias productoras. b. Definicin de tipologas documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD. c. Directrices relacionadas con el nmero de copias. d. Control de la produccin de nuevos documentos. e. Determinacin de la periodicidad de la produccin documental.

CARACTERSTICAS DEL SISTEMA AUTOMTICO EN EL PROCESO DE PRODUCCINANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO

PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA. Para el proceso de produccin del documento, el sistema automtico del PGD, en adelante SAPGD, debe contar con los siguientes elementos implementados: TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL CUADRO O MAPA DOCUMENTAL FORMULARIOS O FORMATOS (a manera de plantillas de acuerdo a lo identificado en el mapa) DEFINICIN DE USUARIOS HABILITADOS PARA LA PRODUCCIN (Opciones para administracin de usuarios con identificacin de perfiles y niveles de acceso) MENU U OPCION PARA IDENTIFICACION Y DESCRIPCIN DEL DOCUMENTO

ESQUEMA DEL PROCESO DE PRODUCCIN DEL DOCUMENTO EN EL SISTEMA AUTOMTICO DEL PGDPRODUCCIN EFECTA VALIDACIONES PARA DATOS BSICOS DEL DOCUMENTO OFRECE PLANTILLAS PRODUCCIN DEL DOCUMENTO PARA

SAPGD

HABILITA MENU PARA CARGUE DE INFORMACIN DE IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO ASIGNA FECHA Y NMERO DE RADICACIN AL DOCUMENTO SI SE REQUIERE EL SOPORTE FSICO (Ej: Impreso y firmado, segn lo establecido en el mapa documental), se registra la informacin sobre reproduccin

B. RECEPCIN DEFINICIN: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica. (GRGA) CARACTERSTICAS SISTEMA MANUAL Recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de diferentes medios tales como: mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo tradicional, correo electrnico, pgina web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo

1. Radicacin de documentos Asignacin de un nmero consecutivo a los documentos en los trminos establecidos en el artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo. Impresin de rtulo de la radicacin. Registro impreso de planillas de radicacin y control. 2. Registro de documentos Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignacin de datos conforme al artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Conformacin del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelacin de documentos recibidos y enviados.

CARACTERSTICAS DEL SISTEMA AUTOMTICO EN EL PROCESO DE RECEPCINANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO

PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA. El proceso de Recepcin de documentos se da en dos vas, los documentos que generan las dependencias para el envo a una Entidad externa y los documentos que llegan de Entidades externas. En este punto el SAPGD, debe contar con los siguientes elementos implementados: CUADRO O MAPA DOCUMENTAL DEFINICIN DE USUARIOS HABILITADOS PARA LA RECEPCIN (Opciones para administracin de usuarios con identificacin de perfiles y niveles de acceso) MENU U OPCION PARA IDENTIFICACION Y DESCRIPCIN DEL DOCUMENTO

ESQUEMA DEL PROCESO DE RECEPCIN EN EL SA PGDHABILITA MENU PARA CARGUE INFORMACIN DE IDENTIFICACIN DOCUMENTO EN CORRESPONDENCIA DE DEL

INGRESO DE DOCUMENTOS

SAPGD

UBICA EL DOCUMENTO EN UN BUZN VIRTUAL PARA LA DEPENDENCIA DESTINATARIA Y LO HABILITA PARA CONSULTARLO EMITIENDO MENSAJE AL DESTINATARIO USUARIO CONSULTA EL BUZN, VALIDA TIPO DOCUMENTAL SI EL DOCUMENTO NO EST IDENTIFICADO COMO UN TIPO DOCUMENTAL DE LA DEPENDENCIA, EL SISTEMA DEBE OFRECER LA OPCIN DE UBICARLO EN UN BUZN TEMPORAL PARA ACTUALIZACIN DE TRD ( La Entidad debe efectuar un anlisis para determinar si se requiere actualizacin de la TRD, as como un tiempo de permanencia de los documentos en este buzn ) HABILITA MENU PARA CARGUE INFORMACIN DE IDENTIFICACIN DOCUMENTO POR EL DESTINATARIO DE DEL

REA DE CORRESPONDENCIA

ENVO DE DOCUMENTOS

C. DISTRIBUCIN DEFINICIN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (GRGA) CARACTERSTICAS SISTEMA MANUALLa distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: 1. Distribucin de documentos externos Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo competencia. Clasificacin de las comunicaciones. Organizacin de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reasignacin de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos. a la

2. Distribucin de documentos internos Identificacin de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control SISTEMA MANUAL CARACTERSTICASde entrega de documentos internos. 3. Distribucin de documentos enviados Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo tradicional, correo electrnico, apartado areo, trmite en lnea, pgina web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Mtodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guas y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organizacin mensajera externa. Registro de control de envo de documentos.

CARACTERSTICAS DEL SISTEMA AUTOMTICO EN EL PROCESO DE DISTRIBUCINANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO

PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA. Como consecuencia del proceso de Recepcin, la Distribucin se efecta desde tres puntos:REMITIDOS A UNA DEPENDENCIA INTERNA REMITIDOS A UNA ENTIDAD EXTERNA DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS PRODUCIDOS EN LA ENTIDAD

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS DE UNA ENTIDAD EXTERNA

EL PROCESO DE DISTRIBUCIN EN EL SAPGD, QUEDA SURTIDO CON LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES.

AL CONCLUIR EL REGISTRO DE INFORMACIN DEL DOCUMENTO EN LA ETAPA DE PRODUCCIN EL SAPGD:UBICA EL DOCUMENTO EN UNA ESTRUCTURA DISEADA CONFORME A LA TRD, LO HABILITA PARA CONSULTA Y TRMITE, IMPLEMENTANDO MECANISMOS DE SEGURIDAD QUE IMPIDAN SU ALTERACIN Y ENVA MENSAJE AL DESTINATARIO SI EL DESTINATARIO ES EXTERNO A LA ENTIDAD, UBICA EL DOCUMENTO Y LO HABILITA PARA CONSULTA, IMPLEMENTANDO MECANISMOS DE SEGURIDAD QUE IMPIDAN SU ALTERACIN. ENVIA MENSAJE AL AREA DE CORRESPONDENCIA, DONDE REGISTRARN EL ENVO.

CUANDO SE RECIBE DOCUMENTACIN EXTERNA A LA ENTIDAD, Y EL DESTINATARIO CONCLUYE EL REGISTRO DE INFORMACIN, EL SAPGD:UBICA EL DOCUMENTO EN UNA ESTRUCTURA DISEADA CONFORME A LA TRD, LO HABILITA PARA CONSULTA y TRMITE, IMPLEMENTANDO MECANISMOS DE SEGURIDAD QUE IMPIDAN SU ALTERACIN

A PARTIR DE LA UBICACIN, EL SAPGD, DEBE INICIAR UN REGISTRO DE OPERACIONES (LOG) REALIZADAS CON CADA DOCUMENTO, DONDE LOS PRIMEROS REGISTROS SE PRODUCIRN CON EL MENSAJE ENVIADO AL DESTINATARIO INTERNO O EXTERNOFECHA DE RADICACIN DEL DOCUMENTO No. DE RADICACIN DEL DOCUMENTO TIPO DE OPERACIN REALIZADA FECHA Y HORA DE LA OPERACIN DESCRIPCIN DE LA OPERACIN

DISTRIBUCIN (documentos internos o documentos externos recibidos) DISTRIBUCIN (envo de documento externo)

MENSAJE DE AVISO AL DESTINATARIO Forma de envo a Entidad externa: personal, fax, correo tradicional, correo electrnico, apartado areo Mtodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Fecha de entrega. Fecha de recepcin por el destinatario Devolucin.

ACCESO A DOCUMENTO (CONSULTA / ACTUALIZACIN PARA EL CASO DE DOCUMENTOS BORRADOR ) Autor Versin del documento

D. TRMITE DE DOCUMENTOS DEFINICIN: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa. (GRGA) CARACTERSTICAS SISTEMA MANUALACTIVIDADES En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en cuenta los tiempos mximos establecidos para el trmite oportuno de las comunicaciones.

En este proceso se sealan las actividades de: 1. Recepcin de solicitud o trmite Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite. Identificacin del trmite. Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias. Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. 2. Respuesta Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin. Proyeccin y preparacin de respuesta. Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la culminacin del asunto.

CARACTERSTICAS DEL SISTEMA AUTOMTICO EN EL PROCESO DE TRMITE

ANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA. Los elementos del trmite automtico de los documentos, se determinan en el curso de los procesos sealados previamente. El SAPGD, podr generar reportes o informes con los datos que se requieran respecto a los documentos producidos en el curso de un determinado trmite

4.3.1.2. MARCO CONCEPTUAL

4.3.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTNDARESCONSIDERACIN DE LAS NORMAS DESCRITAS EN EL DOCUMENTO PRODUCIDO POR EL AGN : GUA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL.(Agosto 2005)

4.3.1.2.2 CONCEPTOS

LA DESCRIPCIN DE OTROS SOPORTES

4.3.2 PROCESOS PRESENTES EN TODO EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

4.3.2.1. CARACTERSTICAS A. ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS DEFINICIN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos (GRGA) CARACTERSTICAS SISTEMA MANUAL ACTIVIDADES Comprende los procesos archivsticos de: 1. Clasificacin documental. Proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad (GRGA). Actividades: Identificacin de unidades administrativas y funcionales. Aplicacin de la tabla de retencin y/o valoracin de la dependencia. Conformacin de series y subseries documentales. Identificacin de tipos documentales de la tabla de retencin y /o valoracin y de los documentos de apoyo. Control en el tratamiento y organizacin de los documentos.

2. Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Actividades: Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. Conformacin y apertura de expedientes. Determinacin de los sistemas de ordenacin. Organizacin de series documentales de acuerdo con los pasos metodolgicos. Foliacin. 3. Descripcin documental: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la gestin o la investigacin (GRGA). Actividades: Anlisis de informacin y extraccin de contenidos. Diseo de instrumentos de recuperacin como Guas, Inventarios, Catlogos e ndices. Actualizacin permanente de instrumentos.

CARACTERSTICAS DEL SISTEMA AUTOMTICO EN EL PROCESO DE ORGANIZACIN ANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.En el SAPGD, las actividades que comprenden el proceso de organizacin de documentos se desarrollan as: CLASIFICACIN ORDENACIN DESCRIPCIN AL REGISTRAR LOS DATOS BASICOS EN EL DOCUMENTO PRODUCIDO O RECIBIDO CONFORMACIN DE EXPEDIENTES SE DAN NIVELES DE DESCRIPCIN DEL DOCUMENTO DESDE EL MOMENTO MISMO DE SU PRODUCCIN O RECEPCIN (LO QUE DENOMINAMOS IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO)

ESQUEMA DEL PROCESO DE ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS EN EL SAPGD SERIE 1 SUBSERIE 1

SAPGD

EXPEDIENTE A DOCUMENTO UNOMETADATOS

DOCUMENTO DOS EXPEDIENTE B DOCUMENTO EN EL SAPGD: Metadatos, Datos, Anexos DOCUMENTO UNO

La ordenacin de documentos se puede establecer por cualquier criterio que se desee: Fechas, Tipos Documentales, etc

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Previo a la definicin del Proceso de Consulta, es importante tratar el tema de las Transferencias DEFINICIN: Con base en la Gua para la organizacin y manejo de los archivos de gestin del Archivo General de la Nacin, elaborada por el Grupo de Correspondencia y Archivo AGN, 2004. La transferencia documental es un proceso mediante el cual, una vez cumplidos los tiempos de retencin estipulados en la Tabla de Retencin Documental, se trasladan los documentos del Archivo de Gestin al Archivo Central y/o de ste, al Archivo Histrico. Todas las dependencias debern preparar los documentos a transferir, de conformidad con las series, subseries y tiempos de retencin estipulados en la TRD vigente

ESQUEMA DE LOS PROCESOS DE TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS EN EL SAPGD EMITE INFORMES AL AREA DE ARCHIVO RESPECTO A

SAPGD

TRANSFERENCIAS PREVISTAS SEGN LAS TRD HABILITA OPCIN PARA QUE EL AREA DE ARCHIVO PROGRAME EN EL SISTEMA EL CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS PARA UN PERIODO REQUERIDO EMIITE MENSAJES DE ALERTA A LAS REAS INVOLUCRADAS EN LA TRANSFERENCIA

EMITE REPORTE A LA DEPENDENCIA QUE EFECTUAR LA TRANSFERENCIA, CORRESPONDIENTE AL INVENTARIO DE DOCUMENTOS QUE DEBEN SER TRANSFERIDOS (FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL) PARA LOS DOCUMENTOS QUE SE ENCUENTRAN ADEMS EN SOPORTE FSICO, HABILITA MENU PARA QUE LA DEPENDENCIA PUEDA COMPLEMENTAR LA INFORMACIN DEL INVENTARIO. SE REGISTRA INFORMACIN SOBRE LAS UNIDADES DE ALMACENAMIENTO EN QUE SERN ENTREGADOS ESOS SOPORTES

LA TRANSFERENCIA AUTOMTICA SE EFECTA MEDIANTE LA IDENTIFICACIN O MARCADO DE LOS DOCUMENTOS OBJETO DE LA TRANSFERENCIA. ESTA OPERACIN CONSISTE EN AGREGAR EN FORMA AUTOMTICA UN DATO AL DOCUMENTO, QUE IDENTIFICA EN QUE FASE DEL CICLO VITAL SE ENCUENTRA. ASI MISMO ESTE DATO SE ENLAZA CON LA INFORMACIN DE LA TRANSFERENCIA EN EL CRONOGRAMA PROGRAMADO. LA TRANSFERENCIA AUTOMTICA, NO REQUIERE TRASLADO DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES, SU ORGANIZACIN NO SE MODIFICA Y LA TOTALIDAD DE LA INFORMACIN DEL DOCUMENTO PUEDE ESTAR DISPONIBLE EN CUALQUIERA DE SUS FASES.

DOCUMENTO UNOMETADATOSFECHA PROGRAMADA PARA TRANSFERENCIA TIPO DE TRANSFERENCIA DEPENDENCIA QUE TRANSFIERE FECHA DE TRANSFERENCIA AUTOMTICA

I. T.FECHA DE TRANSFERENCIA DE SOPORTES FISICOS IDENTIFICACION TRANSFERENCIA

RESULTADOS DE LAS TRANSFERENCIAS EN EL SAPGD Y OPCIONES QUE OFRECE EN LOS ARCHIVOS CENTRAL E HISTRICO ARCHIVO CENTRALPOSIBILIDAD DE ACCEDER A LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS, PARA ACTUALIZAR EN ELLOS LA INFORMACIN CORRESPONDIENTE A LA UBICACIN DE LOS SOPORTES FSICOS PARA LOS CASOS EN LOS CUALES SE TENGAN DOCUMENTOS EN FONDOS ACUMULADOS, EL SAPGD DEBER OFRECER MECANISMOS PARA VINCULACIN AUTOMTICA O REGISTRO DE LOS DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL. PARA ESTE EFECTO ES FUNDAMENTAL EFECTUAR LA VALORACIN DOCUMENTAL Y UN ANLISIS ARCHIVSTICO PREVIO (Mapa Documental), SOBRE: Nivel de Decripcin a implementar para los documentos del fondo Esquema de organizacin de los documentos POSIBILIDAD DE CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS, POR EL CRITERIO QUE SE REQUIERA, PRODUCCIN DE INFORMES, ATENCIN DE SOLICITUDES DE REPRODUCCIN DE LOS DOCUMENTOS

ARCHIVO HISTRICOPOSIBILIDAD DE ACCEDER A LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS, PARA AMPLIAR LA DESCRIPCIN, SEGN COMO LO DETERMINE LA ENTIDAD. EL SAPGD DEBE CONTEMPLAR EN SU ESTRUCTURA TODOS LOS TEMS INCLUDOS EN LAS NORMAS INTERNACIONALES Y NACIONALES DE DESCRIPCIN (ISAD-G -NTC 4095-, ISAAR-CPF) Y LA ENTIDAD REGISTRA LOS DATOS HASTA EL NIVEL QUE CONSIDERE PERTINENTE EL SAPGD, OFRECER MECANISMOS PARA VINCULACIN AUTOMTICA O REGISTRO DE INFORMACIN POR TRANSFERENCIA, DONACIN, ETC.. DE OTRAS ENTIDADES. ES IMPORTANTE ESTABLECER PREVIAMENTE: El nivel de descripcin a implementar Esquema de organizacin de los documentos POSIBILIDAD DE CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS, POR EL CRITERIO QUE SE REQUIERA, PRODUCCIN DE INFORMES, ATENCIN DE SOLICITUDES DE REPRODUCCIN DE LOS DOCUMENTOS

DISPOSICIN FINAL DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN LA TRD, EL SAPGD, DEBE EMITIR LISTADOS DE LOS DOCUMENTOS CUYA DISPOSICIN FINAL ES LA ELIMINACIN EL SISTEMA HABILITAR OPCIN O PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR AJUSTES SI SE REQUIEREN EL SISTEMA PERMITIR PRODUCIR ACTA DE LA ELIMINACIN, CON LA INFORMACIN QUE SE REQUIERA RESPECTO A LOS DOCUMENTOS ELIMINADOS EL SISTEMA HABILITAR OPCIN O PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR ELIMINACIN O BORRADO AUTOMTICO DE DOCUMENTOS PARA LAS SERIES DOCUMENTALES, CUYA DISPOSICIN FINAL SEA LA SELECCIN, EL SAPGD DEBE CONTAR CON UN MECANISMO DE SELECCIN ALEATORIA. PARA LA ADOPCIN E IMPLEMENTACIN AUTOMTICA, ESTE MECANISMO DEBE SER ESTUDIADO Y APROBADO POR EL COMIT DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD.

B. CONSULTA DEFINICIN: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen. (GRGA) CARACTERSTICAS SISTEMA MANUAL ACTIVIDADES La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la informacin contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propsito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefnica, correo electrnico o remitiendo al usuario al funcionario competente.

La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, stas debern ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y slo se permitir cuando la informacin no tenga carcter de reservado conforme a la Constitucin y a las leyes. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del rea, o al funcionario responsable del Archivo de Gestin, Archivo Central o Histrico. La recuperacin de los documentos entendida como la accin y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualizacin de stos, ya sean inventarios, guas, catlogos e ndices.

Las actividades bsicas en esta fase son: 1. Formulacin de la consulta Determinacin de la necesidad y precisin de la consulta. Determinacin de competencia de la consulta. Condiciones de acceso. Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones por reserva o por conservacin. Reglamento de consulta. 2. Estrategia de bsqueda Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de informacin. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicacin de los documentos. 3. Respuesta a consulta Atencin y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de prstamo. Uso de testigos y formatos para el control de devolucin. Implantacin de medios manuales o automticos para localizacin de informacin.

CARACTERSTICAS DEL SISTEMA AUTOMTICO EN EL PROCESO DE CONSULTA ANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.Desde el punto de vista de la Consulta, El SAPGD, debe considerar los siguientes aspectos: HERRAMIENTAS DE CONSULTA FINALIDAD DE LA CONSULTA Debe ofrecer mecanismos para establecer criterios, que permitan la mayor precisin, y satisfagan la finalidad de consulta al usuario Conocer informacin del documento Actualizar informacin del documento Posibilidad de registro de informacin sobre: La solicitud de consulta Reproduccin de documentos

PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON LA CONSULTA

ESQUEMA DEL PROCESO DE CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS EN EL SAPGD

SAPGD

EL SISTEMA HABILITA OPCIONES PARA QUE EL USUARIO ESTABLEZCA CRITERIOS DE BUSQUEDA EL SISTEMA PRESENTA LA INFORMACIN QUE SE AJUSTA A LOS CRITERIOS DE BUSQUEDA PERMITE EL ACCESO A LA INFORMACIN PARA CONSULTA, PREVIA VERIFICACIN DE LOS PRIVILEGIOS DE USUARIO Y DE LAS CONDICIONES DE RESERVA QUE PUEDAN PRESENTAR LOS DOCUMENTOS

ARCHIVO DE GESTIN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTRICO

DENTRO DE LOS CRITERIOS DE BUSQUEDA, SE PUEDEN CONSIDERAR LOS SIGUIENTES ASPECTOS: EL SAPGD DEBE INCLUIR OPCIONES PARA BUSQUEDA DE DATOS CONCRETOS O RANGOS DE VALORES, POR LAS DIFERENTES VARIABLES DE IDENTIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS. Ej: Fecha de Radicacin, Autor, Remitente, Formato, Soporte, PARA LA BUSQUEDA ESPECIALIZADA POR LOS CONTENIDOS DE LOS DOCUMENTOS, ES IMPORTANTE LA IMPLEMENTACIN DE TESAUROS EN EL SISTEMA EL SISTEMA DEBE HABILITAR OPCIONES PARA EL REGISTRO DE LAS SOLICITUDES DE CONSULTA REALIZADAS ASI COMO DE LAS SOLICITUDES DE REPRODUCCIN DE DOCUMENTOSFECHA DE CONSULTA FASE DE ARCHIVO (G/C/H) MOTIVO DE CONSULTA DOCUMENTO CONSULTADO SERIE SUB SERIE EXP IDENTIFICACIO N DEL USUARIO SOLICITUD DE REPRODUCCIN DEL DOCUMENTO FORMATO SOPORTE CANT

4.3.2.2. MARCO CONCEPTUAL

4.3.2.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTNDARESCONSIDERACIN DE LAS NORMAS DESCRITAS EN EL DOCUMENTO PRODUCIDO POR EL AGN : GUA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL.(Agosto 2005) NORMALIZACIN DEL LENGUAJE

4.3.2.2.2 CONCEPTOS