SISTEMAS DE CONTROL PARA GARANTAS DE TELEFONA MVIL AUTORES:Oliva Prez Zapata. Contadora publica de la corporacin politcnico Marco Fidel Suarez convenio ESCOLME. Bello Colombia,Oly1022@gmail.com.Yurani Mira Saldarriaga Contadora publica de la corporacin politcnico Marco Fidel Suarez convenio ESCOLME. Bello Colombia.yuranymirasaldarriaga@gmail.com

Fernanda Gil Gutirrez. Contadora publica de la corporacin politcnico Marco Fidel Suarez convenio ESCOLME. Bello Colombia. Yessifer208@gmail.comRESUMEN

El inventario en garanta es importante dentro de una empresa de importacin venta y distribucin de equipos de tecnologa a nivel mayorista por lo que la Administracin de estas deben tener un manual de control que les ayude a la organizacin de esta rea, ya que se ha demostrado que la forma que una empresa gestiona el inventario as se ver reflejado la rentabilidad. Por lo tanto, al tener falencias dentro de las garantas la entidad podr tener prdidas significativas ocasionando que los estados financieros reflejen utilidades no reales. Cabe sealar que dentro de un sistema de control de garantas deben estar muy claras las funciones y los procedimientos que se deben seguir al momento de recibir un equipo tecnolgico que presente alguna inconsistencia evitando que se generen errores y hayan perdidas de las mercancas de la empresa.ABSTRACT:The inventory as security is important within an import sale and distribution of technology equipment at wholesale level so that management of these should have a manual control to help them organize this area, as has been demonstrated that the way a company manages the inventory and will be reflected profitability. Therefore, to have shortcomings within the company guarantees may be causing significant losses to the financial statements do not reflect actual profits. Note that within a control system guarantees must be clear about the functions and procedures that must be followed upon receiving a technical team to present any inconsistency avoiding generating errors and have you lost goods company.PALABRAS CLAVES:Palabras claves: control de garantas, prdidas, utilidades no reales, funciones y procedimientos.A. INTRODUCINLos inventarios de garantas nos permiten registrar y documentar los bienes y dems mercancas pertenecientes a una empresa y estos se deben hacer con orden y precisin, por tanto los inventarios son la relacin ordenada de bienes y existencias a un tiempo determinado, por ejemplo, para entrar a los inventarios de garantas de las telefonas mviles su tiempo por daos de fbrica y seal es de un ao, por software y cmara es de tres meses.Las empresas de telefona mviles presentan inconsistencias en el inventario de garantas ya que el proveedor no las asume, por ende la organizacin se hace cargo generando un alto costo en el sistema de garantas y en consecuencia los estados financieros arrojan una utilidad que no es real. Analizando esta problemtica se detecta la necesidad de un Manual de control interno que especifique los procesos y funciones que se deben ejercer dentro del rea de garantas.Lo anterior conlleva al diseo de un sistema de control interno para garantas de telefona mvil que d solucin a la falencia encontrada; para ello y se comenzar analizando los estados financieros y detectar as las prdidas en las utilidades de la empresa; por consiguiente se recolectar la informacin histrica sobre las garantas de la telefona mvil y as se generar el manual de control interno en el cual se implementarn polticas para el mejoramiento continuo.Con la implementacin adecuada del manual de control interno evitaremos los sobrecostos y la inestabilidad en la rentabilidad y la sostenibilidad de la entidad creando as un ambiente de confianza que da seguridad al momento de invertir tanto de las personas internas como externas de la compaa.B. FUNDAMENTACION TERICA CONCEPTUAL

Desde la concepcin del control se incluye una base terica fundamental de los elementos que componen un sistema de Control interno, as como una descripcin de la normativa vigente en relacin con esta materia. Para ello se proporcionan ejemplos de cules pueden ser los riesgos y controles de los principales procesos administrativos de un negocio. Se utiliza un enfoque que requiere el anlisis previo para permitir al lector tener una visin crtica y determinar si con los controles existentes se puede afirmar que el control interno es adecuado. Hay reflexiones sobre cmo adaptar los sistemas de control interno a los diferentes tipos y tamaos de empresa. (Miguel Barquero, 2013) y si miramos desde otro punto de vista se encontrarn modelos de control interno que permiten a las empresas llevar acabo todos sus procedimientos tareas y actividades con eficiencia y mayor eficacia: El Sistema Integrado de Control Interno,un informe que establece una definicin comn de control interno y proporciona un estndar mediante el cual las organizaciones pueden evaluar y mejorar sus sistemas de control. El objetivo del COSO es Mejorar la calidad de la informacin financiera concentrndose en el manejo corporativo, las normas ticas y el control interno. Unificar criterios ante la existencia de una importante variedad de interpretaciones y conceptos sobre el control interno que es la base de los dems componentes, aportando disciplina y estructura. Incluye: la integridad, los valores ticos y la capacidad de los empleados de la entidad, la filosofa de la Direccin y el estilo de gestin, la asignacin de la autoridad y las responsabilidades, la organizacin y el desarrollo de los empleados y la orientacin de la Direccin. (Modelo COSO, 1985) ambas posiciones nos difieren mucho de lo que se menciona de la auditora y control interno siendo este ms preciso en cuanto a los procedimientos que se deben seguir: la revisin, estudio y evaluacin del control interno, debera dirigirse principalmente a los siguientes aspectos:

- Segregacin adecuada de las funciones de autorizacin, custodia, registro, almacenaje y embarque de las existencias.

- Controles adecuados mediante registros de todas las entradas y salidas de mercancas.

- Controles adecuados sobre la obtencin, manejo y custodia de la evidencia documental que ampare las entradas y salidas de existencias propiedades de la compaa. - Inspeccin peridica y sorpresiva de los inventarios fsicos.

- Revisin del inventario para determinar la posible existencia de productos daados u obsoletos o de lento movimiento.

- Estudio de la correcta proteccin fsica de las existencias mediante la cobertura de seguro adecuado. (Aguirre, Ormaechea, Juan M.. 2005) para adquirir ms conocimiento de esta fundamentacin, se profundiza en El control interno de las empresas privadas se ha convertido ltimamente en uno de los pilares en las organizaciones empresariales, pues nos permite observar con claridad la eficiencia y la eficacia de las operaciones, y la confiabilidad de los registros y el cumplimiento de las leyes, normas y regulaciones aplicables. El control interno se sustenta en la independencia entre las unidades operativas, en el reconocimiento efectivo de la necesidad de contar con un control interno y la fijacin de responsabilidades. En consecuencia podramos decir que el control interno es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia y asegura la efectividad y, sobre todo, previene que se violen las normas y los principios contables.(Ramn Ruffner s.f.) es en este instante y con base a lo presentado anteriormente que se puede dar solucin al interrogante planteado Cmo disear un sistema de control interno para garantas de telefona mvil? si se observa detenidamente cuando se habla del control interno se dan las bases y pautas especficas que permiten afianzar conocimientos e implementar un manual donde se aclare las funciones y procedimientos adecuados que se deben ejercer en el rea de garantas y as cumplir a cabalidad con el objetivo y la meta anteriormente propuesta.C. METODOLOGAAl identificar la problemtica que se est presentando en los inventarios de garantas de las empresas de importacin venta y distribucin de equipos de tecnologa a nivel mayorista se realiz un autodiagnstico donde se detectaron las caractersticas del problema y sus posibles soluciones que llevarn a definir una propuesta acertada de acuerdo al objetivo plantado y as cumplir con la meta propuesta. Se comenz a recolectar informacin histrica dentro de la empresa y se realiza rastreo bibliogrfico en fuentes secundarias y primarias, indagando datos estadsticos. Financierosy tcnicos que nos llevaran a profundizar ms en el rastreo bibliogrfico. Despus de analizar la informacin se programa una visita para verificar la informacin recolectada y contrastarla con los hallazgos encontrados.se establece contacto con la contadora de la empresa a la cual se le da informacin al respecto sobre el tema, los objetivos y el beneficio que obtendr la entidad con lplan de mejoramiento y la propuesta dada para el rea de garantas. Luego se entabla una serie de entrevistas que nos permitan aclarar los procesos que se llevan a cabo con los equipos tecnolgicos entregados en el rea de garantas para establecer que funciones hacen falta o cuales estn mal ejecutadas con el fin de definir cmo van a estar organizados los procedimientos, funciones y responsabilidades dentro del manual de control interno que se va a implementar como propuesta dentro del sistema de control de la empresa. D. DESARROLLO DE LA TEMTICA

A partir de la una necesidad apremiante de control de inventario de garantas de la empresa de importacin, venta y distribucin de equipos de tecnologa a nivel mayorista, se determin desarrollar un manual de control interno que componga los procedimientos y funciones para el personal encargado de las garantas que ayude a estos a mejorar la parte operativa de la entrada y salida de equipos tecnolgicos al rea de garantas propiciando la alta calidad de los productos y servicio al cliente, es importante que en esta rea haya un buen control interno, adems hay que tener en cuenta que las empresas asume la totalidad de los costos en garantas ya que el proveedor no se hace cargo, a causa de esto se despliega unas diferentes dificultadesque entorpecen la efectividad en los procesos, en efecto se ocasiona un sobrecosto por cada producto en garanta teniendo en cuenta que a este no se le da de baja ,los estados financieros y la contabilidad arrojan cifras de utilidad no real y hay prdidas que afectan directamente la estabilidad y rentabilidad de la organizacin no obstante tambin se crea desconfianza tanto en los empleados como en el cliente en el mbito externo se genera desempleo. La falta de polticas claras a la hora de llevar a cabo un proceso en el rea de garantas hace que haya desorden en los procesos, se genera tiempo ocioso, prdida de dinero, de equipos y clientes. Teniendo en cuenta estos aspectos identificados y definidos claramente es el momento donde empezamos con un desarrollo de la propuesta partiendo de las normas de auditoria generalmente aceptadas que enfocan a implementar adecuadamente: El propsito de esta Norma Internacional de Auditora (NIA) es establecer normas y proporcionar lineamientos sobre la planeacin de una auditora de estados financieros. Esta NIA tiene como marco de referencia el contexto de las auditoras recurrentes. En una primera auditora, el auditor puede necesitar extender el proceso de planeacin ms all de los asuntos que aqu se discuten.

Planeacin del trabajo: La planeacin adecuada del trabajo de auditora ayuda a asegurar que se presta atencin adecuada a reas importantes de la auditora, que los problemas potenciales son identificados y que el trabajo es llevado a cabo en forma expedita. La planeacin tambin ayuda para la apropiada asignacin de trabajo a los auxiliares y para la coordinacin del trabajo hecho por otros auditores y expertos. El grado de planeacin variar de acuerdo con el tamao de la entidad, la complejidad de la auditora, la experiencia del auditor con la entidad y su conocimiento del negocio. Adquirir conocimiento del negocio es una parte importante de la planeacin del trabajo. El conocimiento del negocio por el auditor ayuda en la identificacin de eventos, transacciones y prcticas que puedan tener un efecto importante sobre los estados financieros. El auditor puede desear discutir elementos del plan global de auditora y ciertos procedimientos de auditora con el comit de auditora, la administracin y personal de la entidad, para mejorar la efectividad y eficiencia de la auditora y para coordinar los procedimientos de auditora con el trabajo de los empleados de la entidad.(Normas Internacionales De Auditoria, Federacin Internacional De Contadores18 De Octubre De 2012 Colombia). Teniendo en cuenta estas pautas y Como se menciona anterior mente se hace necesario implementar un nuevo modelo de control interno para el rea de garantas el cual se enfoca en nuevas polticas y funciones de organizacin y se establezcan responsabilidades a los empleados que estn ejecutando los procesos. Adems en la parte contable se establece una provisin mes a mes para que este gasto no afecte la utilidad de la empresa. Con esto se dar a la empresa un mayor orden y control en el rea de inventario de garantas, esta tendr unos estados financieros confiables y eficaces que le aseguren su permanencia en el mercado, a partir de procesos formalizados que impacten la rentabilidad en cada uno de los procesos articulados al de garantas. Como valor agregado a la propuesta dada se implementar de un Tratamiento contable y tributario de las prdidas o faltantes de inventarios: Artculo 64 E.T. donde hay Disminucin del inventario final por faltantes de mercancas. Cuando se trate de mercancas de fcil destruccin o prdida, las unidades del inventario final pueden disminuirse hasta en un tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial ms las compras. Si se demostrare la ocurrencia de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, pueden aceptarse disminuciones mayores. Cuando el costo de las mercancas vendidas se determine por el sistema de inventario permanente, sern deducibles las disminuciones ocurridas en mercancas de fcil destruccin o prdida, siempre que se demuestre el hecho que dio lugar a la prdida o destruccin, hasta en un tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial ms las compras.Articulo 63 Decreto 2649 de 1993.Inventarios.Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, as como aquellos que se hallen en proceso de produccin o que se utilizarn o consumirn en la produccin de otros que van a ser vendidos

Al cierre del perodo, deben reconocerse las contingencias de prdida del valor re expresado de los inventarios, mediante las provisiones necesarias para ajustarlos a su valor neto de realizacin. Como se observa, la provisin protege al inventariocontra la obsolescencia, daos, deterioro,diferencia contra el inventario fsico como la prdidao cualquier otro tipo de factor que influya a que el valor del mercado o realizacin sea diferente al costo de adquisicin (Estatuto Tributario).Fuente: Elaboracin propia

NOTAS BALANCE GENERAL

NOTA 10

El inventario de garanta cambio del mes de diciembre del 2015 al cierre del ao porque se gener una prdida de mercanca en este y se decidi por parte de la gerencia que su tratamiento contable fue sacarlo del inventario y llevarlo contra las utilidades acumuladas, se hizo de esta manera para no reflejarlo en el estado de resultados.CUENTADETALLEDEBITOSCREDITOS

140501INVENTARIO $ 100,000,000

370505UTILIDADES ACOMULADAS$ 100.000.000

Fuente: Elaboracin propiaDesacuerdo a la propuesta as se provisionara mes ames del inventario de garantas, para que al fin del periodo contable de cierre de ao no se tenga que realizar ajustes contra otras cuentas como utilidades acumuladas al hacer esto no se ver afectada la utilidad.

Desde el punto de vista contable, en Colombia hay libre albedro para establecer el mtodo que cada empresa quiera o necesite implementar para proteger el valor de sus inventarios.

Algunos mtodos que se utilizan son: Por tipo de mercanca que se maneje en la empresa

Con base en el sector empresarial

Con base en la experiencia propia tanto de la persona que implementa el sistema como de la empresa en particular.

Por la zona geogrfica en que este ubicada la empresa

Cualquier otra causal que sea aplicable al ente econmico

ContabilizacinCUENTADETALLEDEBITOCREDITO

1499PROVISION INVENTARIOS $ 10,000,000

2605PROVISION INVENTARIOS $ 10,000,000

Fuente: Elaboracin Propia

CUANDO SE PROVISIONA

CUENTADETALLEDEBITOCREDITO

529915PROVISION INVENTARIO$ 10.000.000

149910PARA DIFERENCIA DE INV FISICO$ 10.000.000

Fuente: Elaboracin Propia

CUANDO SE DA DE BAJA POR DIFERENCIA EN EL INVENTARIO FISICO

CUENTADETALLEDEBITOCREDITO

149910PARA DIFERENCIA DE INV FISICO$ 10.000.000

143501MCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA$ 10.000.000

Fuente: Elaboracin Propia

BALANCE GENERAL

DETALLEDICIEMBRE 2014 ANTES DE AODICIEMBRE 2014 CIERRE DE AO

ACTIVO CORRIENTE

DISPONIBLE150.029.607150.029.607

INVERSIONES20.000.00020.000.000

DEUDORES15.000.00015.000.000

INVENTARIOS250.000.000150.000.000

TOTAL ACTIVO CORRIENTE435.029.607335.029.607

ACTIVO NO CORRIENTE

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO200.000.000200.000.000

DIFERIDOS7.000.0007.000.000

TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE207.000.000207.000.000

TOTAL ACTIVOS642.029.607542.029.607

PASIVO CORRIENTE

OBLIGACIONES FINANCIERAS248.560.000248.560.000

CXP3.046.2503.046.250

IMPUESTOS GRAVAMENES Y TASAS12.052.50012.052.500

OBLIGACIONES LABORALES451.881451.881

DIFERIDOS43.33343.333

TOTAL PASIVO CORRIENTE264.153.964264.153.964

TOTAL PASIVO264.153.964264.153.964

PATRIMONIO

CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO80.000.00080.000.000

UTILIDAD DEL EJERCICIO297.875.643197.875.643

TOTAL PATRIMONIO377.875.643277.875.643

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO642.029.607542.029.607

Fuente: Elaboracin Propia

Fuente: Elaboracin Propia

Fuente: Elaboracin Propia

Fuente: Elaboracin Propia

E.PRINCIPALES RESULTADOS El sistema de control interno para el rea de garantas permiti identificar las variables que se necesitan para el mejoramiento continuo de la empresa logrando una propuesta solida que mostrara los procesos, procedimientos y funciones que se deben llevar a cabo dentro de la organizacin ms precisamente en el sitio de garantas que es donde se evidencia el problema y es en el cual se quiere implementar el manual de control interno que permita optimizar el trabajo y se distribuyan las responsabilidades permitiendo un trabajo integral donde las funciones estn repartidas de acuerdo al saber especifico de cada una de las personas encargadas de esta rea, as se da paso a un servicio y producto con calidad, proyeccin, sostenibilidad en el mercado y lo ms importante una rentabilidad real que se ver reflejada en los estados financieros de la compaa. Los resultados del manual de control interno y la provisin mes ames arrojan un resultada viable y sustentable de gran aceptacin de la empresa y garantes de este, que hacen que se llegue al objetivo anterior mente planteado y se cumpla con la meta propuesta. MANUAL.docxF.DISCUSION Y CONCLUSIONES

En trminos generales puede decirse que el problema de los inventarios de garantas dentro de la empresa de tecnologa puede solucionarse con una buena distribucin y el intercambio dinmico de responsabilidades entre las persona encargadas de esta rea, mediante el buen uso del manual de control interno que es la principal herramienta y es la que da las pautas para el buen uso de las operaciones funcionales evaluando competencias y controlando los procesos y procedimientos que se implementan. La distribucin de funciones es una parte fundamental en el diseo de un sistema de control de garantas que permite que el rea de garantas opere de manera segura y es bastante efectivo en condiciones de un mejoramiento continuo en el tiempo ocioso, en manejo operativo de inventarios y lo ms importante en la seguridad de los activos de la empresa. Los manuales de control interno sirven para ayudar a la empresa a que logre sus metas y sus propsitos en determinados tiempos, con determinados presupuestos minimizando todo riesgo implicado en la consecucin de sus objetivos; adems genera ms confianza ante terceros, ante sus empleados y con sus dueos. Mucho se ha hablado del control interno el cual hoy en da existe en innumerables organizaciones, impulsado en gran medida por la parte gerencial que lo han puesto en marcha y con ello han facilitado y mejorado todo proceso interno de las compaas. El control interno no solo es importante aplicarlo por el hecho de adquirir algn tipo de certificacin, que es uno de los objetivos de las mayoras de las empresas, ya que con estas certificaciones es ms fcil la adquisicin de nuevos contratos, y es ms, en muchas ocasiones son requisitos para lograr a algn tipo de acuerdo comercial o contractual. Tambin es importante porque si en una empresa se realiza una comparacin del antes y despus de la implementacin del control interno se va a dar cuenta que mejora todo tipo de proceso en cuanto a tiempos, seguridad, calidad, desarrollo, confiabilidad etc. Lo cual implica ms crecimiento de las empresas, porque van a tener mejores garantas para generar seguridad ante sus clientes. En el momento de la implementacin del manual de control interno para el rea de garantas se puede generar una pequea inversin econmica por parte de la empresa y de tiempo por parte de sus directivos como tambin de empleados, lo cual puede llegar a ser el limitante que impide principalmente la implementacin pero estn dispuestos a realizarlo olvidando los inconvenientes que se presenten, puesto que el resultado econmico derivado el incremento de la eficiencia y eficacia en la operatividad de la empresa supera con creces lo invertido en el control interno. Es importante aclarar que las personas que actualmente presentan el manual tiene los conocimientos, habilidades, cualidades, actitud, formacin suficiente para un desarrollo de un sistema de control interno para el rea de garantas, porque dependiendo de la calidad del control realizado as mismo ser el resultado externo e internos que pueden verse reflejados en la efectividad de los procesos y en utilidad para la empresa. Luego de analizar todo el rastreo bibliogrfico y delos conocimientos adquiridos con la investigacin sobre inventarios, rea de garantas y sistemas de control interno, se puede concluir que el control interno es tan importante tanto a nivel financiero, operativo, de talento humano y dems componentes de una organizacin, que a nivel mundial existen tanto normas como empresas que orientan, certifican y apoyan este tipo de decisiones para el desarrollo, crecimiento y mejoramiento continuo de las empresas.G. RECOMENDACIONES Al implementar el control interno la organizacin debe garantizar el seguimiento apropiado a sus procesos realizados sino de nada sirve el trabajo ejecutado, como tambin se debe estar realizando revisiones y ajustes de acuerdo a las necesidades de las operaciones, a los resultados y las evaluaciones realizadas.

Es importante que todos los gerente o dueos de empresas de distribucin de equipos mviles conozcan los beneficios de aplicar un manual de control interno en las empresas, porque esto los beneficiara para dejar atrs todos los problemas por los que sean enfrentado por la mala distribucin de responsabilidades y funciones de las personas encargadas no solo del rea de garantas sino te todas las reas en general. Generar una cultura de responsabilidad y sentido de perteneca en los empleados del rea de garanta es una forma para que estos desarrollen sus potencialidades creativas para que as aporten sus conocimientos en pro de solucionar la problemtica actual y tengan una oportunidad que les genere utilidad al individuo como a la empresa, es decir se genera los mejores escenarios posibles para que los empleados valoren constantemente el trabajo y creen soluciones significativas y perdurables para los problemas que se presenten.

BIBLIOGRAFIA

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Ramn.,(s.f.), el control interno en las empresas privadas, Lima-Per.Vallejo, M.,(2015) manual de responsabilidades y competencias, archivos de la empresa Jml Inevrsiones Sas, Medelln. ANEXOSFigura 1. Bodega de almacenamiento de equipos tecnolgicos (inventario fsico)

Figura 2. Reparacin de Equipo dado en garanta - rea de garantas

Figura 3. Reparacin de Equipo dado en garanta - rea de garantas