Documentum Portlets 사용설명서 · 목차 1장 Documentum Portlets..... 7 캐비닛..... 8 범주..... 8 범주탐색..... 9

Documentum Portlets사용설명서

버전 5.3 SP22006년 1월

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목차

1장 Documentum Portlets ................................................................................ 7캐비닛 ............................................................................................ 8범주 ............................................................................................... 8범주탐색 ..................................................................................... 9범주작업 ..................................................................................... 9

홈캐비닛....................................................................................... 10받은편지함 ................................................................................... 10작업및알림보기......................................................................... 11작업수락 ................................................................................... 11작업완료 ................................................................................... 12

로그인 .......................................................................................... 12로그인세부정보입력................................................................... 12암호변경 ................................................................................... 13

내룸 ............................................................................................. 13룸액세스 ................................................................................... 13룸멤버쉽정보 ............................................................................ 14룸멤버쉽관리 ............................................................................ 15

최근파일....................................................................................... 17검색 ............................................................................................. 17고급검색....................................................................................... 18Subscriptions(가입) ...................................................................................... 20워크플로 ....................................................................................... 21퀵플로 ....................................................................................... 23

2장 컨텐트관리 ................................................................................. 25체크아웃....................................................................................... 25모든버전보기 ................................................................................ 26체크아웃취소 ................................................................................ 27체크인.......................................................................................... 28체크아웃....................................................................................... 29내보내기 ....................................................................................... 30가져오기 ....................................................................................... 30컨텐트정렬 ................................................................................... 31등록정보....................................................................................... 31등록정보개요 ............................................................................ 31사용권한 ............................................................................... 32

등록정보설정 ............................................................................ 33히스토리보기 ............................................................................. 34

변환 ............................................................................................. 34변환보기 ................................................................................... 35기본변환미리보기...................................................................... 35

Documentum Portlets사용설명서 3

목차

변환만들기 ................................................................................ 35변환가져오기 ............................................................................. 36

버전 ............................................................................................. 37보기 ............................................................................................. 37

3장 캐비닛,폴더및파일관리 ............................................................... 39항목삭제....................................................................................... 39위치보기....................................................................................... 40새캐비닛만들기 ............................................................................. 40새파일만들기 ................................................................................ 42새폴더만들기 ................................................................................ 43표시정보구성 ................................................................................ 45열기본설정 ................................................................................... 45

4장 클립보드관리 .............................................................................. 47클립보드에항목추가 ....................................................................... 47클립보드항목제거 .......................................................................... 48여기로복사 ................................................................................... 48여기에링크 ................................................................................... 49항목이동....................................................................................... 49드래그앤드롭 ................................................................................ 50클립보드보기 ................................................................................ 50

5장 검색관리 .................................................................................... 53검색결과....................................................................................... 53저장된검색 ................................................................................... 54검색저장 ................................................................................... 54저장된검색실행 ......................................................................... 55검색편집 ................................................................................... 56

6장 공동작업관리 ............................................................................. 57협업서비스개요 ............................................................................. 57토론 .......................................................................................... 57메모 .......................................................................................... 58컨텍스트폴더및캐비닛 ............................................................... 58

토론작업....................................................................................... 58토론보기 ................................................................................... 59의견추가및편집......................................................................... 59의견삭제 .............................................................................................. 60검색결과의토론 ......................................................................... 60

메모작업....................................................................................... 61검색결과의메모 ......................................................................... 62

컨텍스트폴더및캐비닛작업 ............................................................ 62컨텍스트폴더만들기 ................................................................... 63검색결과의컨텍스트폴더및캐비닛 ............................................... 63

7장 양식관리 .................................................................................... 65새양식만들기 ................................................................................ 66템플릿을사용하여새양식만들기(새양식) ............................................. 66기존양식을사용하여새양식만들기(다른이름으로저장)....................... 67

4 Documentum Portlets사용설명서

목차

양식편집....................................................................................... 67

8장 주기관리 .................................................................................... 69주기적용....................................................................................... 70주기상태내리기 ............................................................................. 71주기제거....................................................................................... 71주기상태올리기 ............................................................................. 71주기재개....................................................................................... 72주기일시중지 ................................................................................ 72

9장 기본설정관리 ............................................................................. 73일반기본설정지정 ......................................................................... 73가상문서기본설정지정 .................................................................. 74로그인기본설정 ............................................................................. 75검색기본설정 ................................................................................ 75

10장 가입관리 .................................................................................... 77

11장 가상문서관리 ............................................................................. 79가상문서를단순문서로변환 ............................................................ 80가상문서로변환 ............................................................................. 80보기,가상문서 ............................................................................... 80

12장 워크플로및퀵플로관리 ................................................................ 83워크플로시작 ................................................................................ 84워크플로첨부파일시작 ................................................................... 85퀵플로시작 ................................................................................... 86워크플로종료 ................................................................................ 87워크플로일시중지 .......................................................................... 88


목차

그림 목록

그림 1–1. 룸구성원,그룹및역할과저장소구성원의관계 ........................................ 15그림 1–2. 워크플로와주기의통합 ....................................................................... 22그림 2–1. 분기버전 .......................................................................................... 27


1장

Documentum Portlets

Documentum Portlets는확실하고안전한컨텐트를작성,찾기,검토,수정및전달하려는사용자에게해당기능을제공합니다. Documentum Portlets는사용자가작업을간단하게수행할수있도록해주며,개발노력과컨텐트가풍부한포털의구현에드는시간을줄여줍니다.

정보화면을표시하려면임의포틀릿의 EMC|Documentum아이콘을클릭합니다. Documentum Portlet의정보화면에는 Document Portlets의 DFC, WDK, Portal버전번호가표시됩니다. 제공된링크를클릭하면 DQL Editor및 API Tester에액세스할수도있습니다.

DQL질의에들어가서실행하려면 DQL Editor버튼을클릭합니다.

API질의에들어가서실행하려면 API Editor버튼을클릭합니다.

Documentum은포털에서사용할수있는여러포틀릿을제공합니다.• 8페이지의 캐비닛• 8페이지의 범주• 10페이지의 홈 캐비닛• 10페이지의 받은 편지함• 12페이지의 로그인• 13페이지의 내 룸• 17페이지의 최근 파일• 17페이지의 검색• 18페이지의 고급 검색• 20페이지의 Subscriptions(가입)• 21페이지의 워크플로


Documentum Portlets

캐비닛

저장소에서가장높은수준의파일저장소는저장소의캐비닛입니다. 저장소의캐비닛은캐비닛노드를통해액세스합니다.

각캐비닛에는폴더와파일이들어있습니다.

사용자는자신의사용권한수준에따라새캐비닛,새폴더및새파일을만들수있습니다. 파일가져오기,복사또는링크등의다양한파일관리작업이가능합니다. 파일을수정하려면파일편집중에다른사용자가해당파일을편집할수없도록저장소에서

파일을 체크 아웃해야합니다.

사용자가파일을만들거나가져올때다음두유형의정보를저장하는컨텐트개체가 만들어집니다.

• 파일의컨텐트 -파일을구성하는텍스트,그래픽,사운드또는비디오• 파일의등록정보 -작성날짜,만든이,버전번호,기타정보등파일에대한설명적특성캐비닛포틀릿은저장소의컨텐트(캐비닛,폴더,파일)에대한액세스를제공합니다.캐비닛포틀릿에서는다음과같은여러장에서설명되는기능을사용하여저장소의

컨텐트를관리할수 있습니다.• 2장, 컨텐트 관리• 3장, 캐비닛, 폴더및파일관리• 4장, 클립보드 관리• 8장, 주기 관리• 9장, 기본 설정 관리• 10장, 가입 관리• 11장, 가상 문서 관리• 12장,워크플로 및퀵플로 관리

범주

범주는저장소에서파일을체계화하는또다른방법입니다. 범주는서로다른두용도(예:웹사이트게시용도및내부사용자에게손쉬운액세스를제공하기위한용도)를위해서로다른방법으로파일을구성해야하는경우에유용합니다.

예를들어,캐비닛노드아래의폴더구조에파일을만든부서별로항목을구성할수있습니다(예: 한폴더에는공용게시판이,또다른폴더에는제품설계사양이들어가도록구성). 그러나내부부서와는관계없이정기적으로특정한주제영역의정보에액세스하는사용자라면,게시판과설계사양모두를한영역에넣는구성방식이좋습니다. 범주노드를사용하면이러한대체구조를만들수있습니다.


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몇가지다른범주구조를만들수있습니다. 이러한개별적인범주구조를각각분류라고합니다. Documentum범주포틀릿에서는기존분류및범주를보거나그러한분류및범주내에서파일을조작할수만있으므로분류와범주를만들려면대체 Documentum제품이있어야합니다. 한항목이여러폴더에링크될수있는것처럼,항목은여러범주에도링크될수 있습니다.

이단원에서는다음항목을다룹니다.• 9페이지의 범주 탐색• 9페이지의 범주 작업

범주 탐색

파일이저장소에서저장되어있는위치를통해해당파일에액세스하는대신,파일이속해있는범주에따라액세스할수있습니다.

범주를탐색하려면다음과같이하십시오.

1. 분류를 선택합니다.

2. 범주를열려면범주를클릭합니다. 찾고있는항목이나타날때까지범주를계속엽니다.

범주작업

범주포틀릿은저장소의컨텐트에대한액세스를제공합니다. 범주포틀릿에서는다음과같은여러장에서설명되는기능을사용하여저장소의컨텐트로작업할수있습니다.• 2장, 컨텐트 관리• 4장, 클립보드 관리• 6장, 공동 작업 관리• 8장, 주기 관리• 9장, 기본 설정 관리• 10장, 가입 관리• 11장, 가상 문서 관리• 12장,워크플로 및퀵플로 관리


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홈캐비닛

저장소에서가장높은수준의파일저장소는저장소의캐비닛입니다. 저장소의캐비닛은캐비닛노드를통해액세스합니다.

각캐비닛에는폴더와파일이들어있습니다.

사용자는자신의사용권한수준에따라새캐비닛,새폴더및새파일을만들수있습니다. 파일가져오기,복사또는링크등의다양한파일관리작업이가능합니다. 파일을수정하려면파일편집중에다른사용자가해당파일을편집할수없도록저장소에서

파일을 체크 아웃해야합니다.

사용자가파일을만들거나가져올때다음두유형의정보를저장하는컨텐트개체가 만들어집니다.

• 파일의컨텐트 -파일을구성하는텍스트,그래픽,사운드또는비디오• 파일의등록정보 -작성날짜,만든이,버전번호,기타정보등파일에대한설명적특성홈캐비닛에는개인적인문서나폴더,기타개인항목을저장할수있습니다.

홈캐비닛은여러기능에대한액세스를제공합니다.• 2장, 컨텐트 관리• 3장, 캐비닛, 폴더및파일관리• 4장, 클립보드 관리• 6장, 공동 작업 관리• 8장, 주기 관리• 9장, 기본 설정 관리• 10장, 가입 관리• 11장, 가상 문서 관리• 12장,워크플로 및퀵플로 관리

받은 편지함

받은편지함포틀릿은전자메일프로그램의받은편지함과비슷합니다. 다른저장소사용자가문서를보내면받은편지함을통해그사실을통보받습니다. 워크플로에참여하는경우에는받은편지함을통해작업알림을받습니다.

받은편지함은사용자가관리할수있는여러기능에대한액세스를제공합니다.

• 11페이지의작업및 알림보기• 11페이지의 작업 수락• 12페이지의 작업 완료


Documentum Portlets

작업및알림보기

특정작업이나알림으로작업하려면받은편지함에서해당항목을열어야합니다.

작업및알림을보려면다음과같이하십시오.

1. 작업또는알림의제목을클릭합니다.

2. Documentum받은편지함페이지가표시됩니다. 선택한작업또는알림의정보탭이기본적으로표시됩니다.정보탭에서작업지침을보고첨부파일을보거나체크아웃할수있습니다.

참고: 정보탭은알림에대해서만나타납니다. 작업에는설명과진행률탭이있습니다.

작업에는해당작업에대해완료,위임,반복,닫기를수행할수있는단추가있습니다.작업의현재상태에허용된동작단추만사용할수있습니다.

작업수락

자신에게전송된작업을수행하고설명을추가하려면해당작업을수락해야합니다. 해당작업이다른사용자에게도전송된경우에는먼저수락한사람이작업을수행하게됩니다.특정사용자가작업을수락하면다른사용자의받은편지함에서그작업이제거됩니다.

작업을수락및수행하려면다음과같이하십시오.

1. 작업을엽니다 (작업이름을클릭해서열수있습니다.)

2. Documentum받은편지함페이지가표시됩니다. 선택한작업또는알림의정보페이지가기본적으로표시됩니다. 설명탭을클릭합니다.

3. 설명탭에서다음중하나를수행하여설명을추가합니다.

a. 추가를클릭합니다. 이미설명을추가한경우에는편집단추가나타납니다.

b. 설명필드에설명을입력합니다.

c. 다음중하나를선택합니다.• 이후의모든받는사람: 워크플로의모든향후작업을수행할모든사용자에게설명을전송합니다.

• 다음받는사람만: 워크플로의바로다음작업을수행할사용자에게만설명을 전송합니다.

d. 확인을 클릭합니다.

e. 설명을추가할때마다위단계를반복합니다. 설명을제거하려면제거를클릭합니다.


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4. 설명을추가한후작업이나알림에대해수행할작업에따라완료,위임,반복또는닫기 단추를 클릭할수 있습니다.

5. 작업을전달하지않고닫으려면닫기를클릭합니다.

작업완료

다음단계로전달하기전에작업에대해수행할수있는여러작업이있습니다. 다음절차는 이러한작업을설명합니다.

작업을수행하려면다음과같이하십시오.

1. 작업이름을클릭하여작업을엽니다.진행률탭에서는작업히스토리를볼수있습니다.

2. 필요에따라완료,위임,반복또는닫기단추를클릭합니다.

3. 암호를입력하라는메시지가표시되면암호를입력합니다.

4. 확인을 클릭합니다.

로그인

Documentum로그인화면에서는추가옵션단추를클릭하여추가필드를표시할수있습니다. 이러한필드에는도메인,추가액세스옵션,암호변경이있습니다.

Login Portlet을사용하여다음을수행할수있습니다.• 12페이지의로그인세부정보입력• 13페이지의 암호 변경

로그인세부정보입력

Login Portlet을사용하여 Documentum저장소에액세스할수있습니다. 포털이저장소인증을필요로하도록구성되어있는경우 Documentum Portlets를사용하려면저장소에 로그인해야 합니다.

로그인세부정보를입력하려면다음과같이하십시오.

1. 로그인이름및암호필드에로그인이름과암호를입력합니다.

2. 저장소드롭다운목록에서로그인할저장소를선택합니다.

3. 도메인필드에도메인이름을입력할수있습니다.


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암호변경

Documentum로그인화면에서추가옵션단추를클릭합니다. 암호변경단추를클릭합니다. 암호변경화면이나타납니다.

암호변경화면에서기존암호를문자와숫자가혼합된새암호로변경할수있습니다.

암호를변경하려면다음과같이하십시오.

1. 포털로그인페이지에서추가옵션링크를클릭합니다.

2. 암호 변경을 클릭합니다.

3. 현재암호필드에현재의암호를입력합니다.

4. 새암호및새암호확인필드에새암호를입력합니다.

참고: 문자와숫자가혼합된암호를사용하는것이좋습니다.

5. 적용단추를클릭합니다. 암호가변경됩니다.

내 룸

내룸포틀릿홈페이지에는룸개체목록만표시됩니다. 룸의개체에는룸의구성원목록에포함된사용자가접근할수있습니다.

적절한사용권한이있는저장소사용자들은시스템관리자의도움없이도내룸포틀릿에

룸을만들고관리할수있습니다. 룸작성자와룸소유자도룸구성원목록을관리합니다.

룸으로이동하면경로기록의앞부분에홈링크가있습니다. 내룸포틀릿페이지를열려면이 홈링크를클릭합니다.

룸액세스

룸은탐색트리의폴더와비슷합니다. 자신이구성원으로속해있는룸의홈페이지를열려면항목목록에서룸아이콘( )을클릭합니다.

룸의홈페이지에처음으로방문하면해당룸에가입할수있는옵션이제공됩니다(룸작성자이거나이미가입한경우에는제공되지않음). “예” 또는 “아니오”를선택한후계속을클릭합니다. “예”를 선택하면룸의홈페이지가가입에추가됩니다.

룸의홈페이지는폴더의최상위수준과비슷하며다음과같은사항이고유하게적

용됩니다.

• 홈페이지제목은룸의 + “홈 페이지”입니다.


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• 배너그래픽(있는경우)은룸의시작메시지위에나타납니다. (룸의배너그래픽은해당룸에서관리되는폴더,메모,독립형토론의페이지에도나타납니다.)

• 룸등록정보의멤버쉽탭에대한링크가홈페이지상단에나타납니다.• 시작메시지(있는경우)는폴더의서식있는텍스트설명과유사합니다.• 내장토론은 “공지”라고 합니다.

룸멤버쉽정보

룸구성원은룸작성자나룸소유자가룸의구성원목록에추가한저장소의사용자,그룹, 역할들입니다.

각룸구성원은해당룸에서기여자또는소유자역할을갖습니다.

• 기여자는모든룸개체의 ACL에포함되며일반적으로개체에대해읽기권한을부여받습니다. 대부분의룸구성원은기여자입니다.

• 소유자는구성원목록관리를수행할수있고모든룸개체의 ACL에포함되며일반적으로개체에대해삭제권한을부여받습니다.

로컬역할은룸개체및위치에대해서만유효하며룸외부에서는적용되지않습니다.

기여자역할에직접할당된구성원이간접적(예: 그룹을통해)으로소유자역할에도할당된경우,해당구성원에대해소유자역할이우선순위를갖습니다.

룸소유자는룸구성원들로이루어진전용로컬그룹을만들수있습니다. 이로컬그룹은해당룸내에서사용자정의역할(예: “사양승인자”)을지원합니다. 로컬그룹의이름은 룸내에서고유해야합니다.


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그림 1-1. 룸구성원,그룹및역할과저장소구성원의관계

룸 멤버쉽관리

모든룸구성원이룸의구성원목록을볼수있지만룸멤버쉽관리는룸소유자만수

행할 수 있습니다.

룸구성원목록을열려면다음과같이하십시오.

1. 다음중 하나를수행합니다.• 룸의홈페이지에서구성원링크를클릭합니다.• 룸등록정보의멤버쉽탭을엽니다(등록정보: 멤버쉽).

룸에저장소구성원을추가하려면다음과같이하십시오.

1. 룸의등록정보: 멤버쉽탭에서추가를클릭하여구성원선택페이지를엽니다.

2. 왼쪽창에서,룸구성원목록에추가할저장소의구성원,그룹및역할을찾아선택합니다.

3. 저장소구성원을선택한상태에서 을클릭하여오른쪽창에추가합니다.

4. 확인을클릭하여오른쪽창에있는구성원을룸구성원목록에추가합니다. 멤버쉽탭으로돌아갑니다. 모든새구성원은처음에기여자역할을갖습니다.

룸에서구성원을제거하려면다음과같이하십시오.

1. 룸의등록정보: 멤버쉽탭에서제거를클릭하여구성원선택: 룸구성원탭을엽니다. 이탭에는로컬그룹을포함한룸구성원이나열되어있습니다.


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2. 왼쪽창에서,룸구성원목록으로부터제거할룸의구성원,그룹및역할을찾아선택합니다.

3. 구성원을선택한상태에서 을클릭하여오른쪽창에추가합니다.

4. 확인을클릭하여오른쪽창에있는구성원을룸구성원목록에서제거합니다. 멤버쉽 탭으로 돌아갑니다.

로컬구성원의역할을변경하려면다음과같이하십시오.

1. 룸의등록정보: 멤버쉽탭에서역할변경을클릭하여구성원선택: 룸구성원탭을엽니다. 이탭에는룸구성원만나열되어있습니다.

2. 왼쪽창에서,역할을기여자에서소유자로또는소유자에서기여자로변경할룸의구성원및그룹을찾아선택합니다.

3. 룸구성원을선택한상태에서 을클릭하여오른쪽창에추가합니다.

4. “룸구성원”탭옆에있는 “역할선택”탭을클릭하여구성원선택: 역할선택탭을열기위해 “역할선택” 탭을클릭합니다(룸구성원탭옆에있음).

5. 역할선택탭에서,선택된구성원에대한역할을선택한후확인을클릭합니다. 룸의구성원 목록으로돌아갑니다.

새로컬그룹을만들려면다음과같이하십시오.

1. 룸의등록정보: 멤버쉽탭에서새그룹을클릭하여새룸그룹만들기탭을엽니다.

2. 그룹이름을입력합니다(필수사항). 이름은룸에있는로컬그룹이름간에고유해야 합니다.

3. 그룹에대한단순텍스트설명을입력합니다(선택사항).

4. 확인을클릭하여그룹을만들고룸의구성원목록으로돌아갑니다.

로컬그룹의등록정보를편집하려면다음과같이하십시오.

1. 룸의등록정보: 멤버쉽탭을엽니다.

2. 그룹이름이있는행에서 을클릭하여정보탭을엽니다.

3. 그룹등록정보를원하는대로수정하고확인을클릭하여변경내용을적용합니다.

로컬그룹에룸구성원을추가하려면다음과같이하십시오.

1. 룸의등록정보: 멤버쉽탭에서멤버쉽을수정할그룹의이름을클릭합니다. 그룹의구성원목록이열립니다.

2. 그룹구성원목록페이지에서추가를클릭합니다. 룸구성원찾기페이지가열립니다.

3. 왼쪽창에서,그룹에추가할룸의구성원,그룹및역할을찾아선택합니다.


5. 확인을클릭하여구성원을추가하고그룹의구성원목록으로돌아갑니다.


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로컬그룹에서룸구성원을제거하려면다음과같이하십시오.

1. 룸의등록정보: 멤버쉽탭에서멤버쉽을수정할그룹의이름을클릭합니다. 그룹의구성원목록이열립니다.

2. 그룹구성원목록페이지에서제거를클릭합니다. 그룹구성원찾기페이지가열립니다.

3. 왼쪽창에서,제거할그룹구성원을찾아선택합니다.


5. 확인을클릭하여구성원을제거하고그룹의구성원목록으로돌아갑니다.룸구성원을제거하는것과동일한방법으로룸에서로컬그룹을제거합니다. 룸에서로컬그룹을제거하면해당그룹이저장소에서도사실상삭제됩니다. 그러나룸구성원은룸에서제거되더라도저장소구성원으로남아있습니다.

최근파일

최근파일포틀릿에는최근에체크아웃한후다시체크인한파일과현재체크아웃되어

있는파일이 모두표시됩니다.

최근파일포틀릿은여러기능에대한액세스를제공합니다.• 2장, 컨텐트 관리• 3장, 캐비닛, 폴더및파일관리• 4장, 클립보드 관리• 6장, 공동 작업 관리• 8장, 주기 관리• 9장, 기본 설정 관리• 10장, 가입 관리• 11장, 가상 문서 관리• 12장,워크플로 및퀵플로 관리

검색

Documentum은저장소검색을수행할수있는검색포틀릿을제공합니다.

검색포틀릿에서는하나의텍스트상자에입력하여검색을수행합니다. Documentum의전체텍스트인덱스기능을사용하여텍스트를검색할수있습니다.


Documentum Portlets

검색 실행

1. 검색할텍스트를 입력합니다.

2. 실행 단추를 클릭합니다.자격증명을인증받아야할수도있습니다.

검색포틀릿은여러기능에대한액세스를제공합니다.

• 53페이지의 검색 결과• 54페이지의 저장된 검색자세한내용은 5장,검색관리을참조하십시오.

고급검색

Documentum은여러매개변수에대해검색할수있는고급검색포틀릿입니다.

고급검색은단순검색보다다양한옵션을제공합니다. 고급검색화면에서는선택한내용을조정하고편집할수있습니다. 외부소스뿐만아니라여러저장소를검색할수있습니다. 고급검색을이용하여아래에서설명하는위치,등록정보,날짜,크기,개체등록정보,버전등다양한매개변수를조정할수있습니다.

고급검색을수행하려면다음과같이하십시오.

1. 일반 탭을 클릭합니다.

2. 문서에서검색할단어가들어있는텍스트를입력합니다.

3. 현재위치는현재연결된저장소를말합니다. 기본적으로,현재위치에서검색할수 있습니다.현재위치를변경하려면편집을클릭합니다. 이옵션을선택하면검색위치를여러저장소,하위디렉터리,여러외부위치또는그조합으로설정할수있습니다.나열된저장소에서검색하려면내부소스를선택합니다.사용가능한저장소에서원하는저장소를선택한다음 +기호를클릭하여기본검색위치의목록에추가합니다. 선택한저장소의자격증명을저장해두지않았다면사용자이름과암호를입력해야합니다.

참고:기본설정에서표시저장소를변경할수도있습니다.자격증명을미리지정하거나저장하지않으면저장소내부를탐색할수없습니다.저장된자격증명이있는데변경하고싶은경우,자격증명관리화면으로가서저장된자격증명을삭제합니다. 그러면다음에로그인할때보통의로그인화면과마찬가지로새자격증명을입력하라는메시지가표시됩니다.사용자 이름과 암호를 입력합니다. 로그인 자격 증명을 저장하려면 save mycredentials for this source(이소스의자격증명정보저장)를선택합니다.


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확인을 클릭합니다.저장소아래의폴더를선택한후검색에포함시키려면 <를클릭하고검색위치에서제외하려면 >를 클릭합니다.선택한저장소를기본저장소로하려면 select as default sources(기본소스로선택)를 선택합니다.확인을클릭하여검색소스를변경합니다.

4. 대부분의외부소스에는인증이필요없습니다. 인증을요구하는소스의경우,링크를통해직접인증화면으로갑니다. 자격증명이필요없거나자격증명을저장해둔경우,해당외부소스를선택한다음 <를클릭하여검색위치에포함시킬수있습니다. 선택한소스를검색위치에서제외하려면 >를클릭합니다.

참고:ECI를설치하지않은경우검색의외부소스가표시되지않습니다.

5. 등록정보: 등록정보선택을클릭하여검색하려는등록정보값의첫번째집합을다음절차에따라 지정합니다.

a. 등록정보영역의이름필드드롭다운목록에서,검색하려는등록정보를선택합니다.

b. 두번째필드에서검색값과의관계를결정하는연산자를선택합니다. 예를들어, John Brown이작성한모든문서를찾으려면만든이등록정보를같음:“John Brown” 또는다음을포함: “Brown” 또는다음으로시작: “John”으로지정할 수 있습니다.

c. 나머지필드에도검색값을입력합니다.

d. 대소문자를구분하여지정한값을검색하려면대소문자구분을선택합니다.검색할등록정보값의이후집합에대해서는다음을수행하십시오.

i. 다른등록정보추가를클릭합니다.등록정보값을지정할수있는행이추가됩니다.

ii. 새행의첫번째필드에서,앞에서지정한등록정보와현재등록정보의관계를선택합니다. 다음중하나를선택합니다.• AND:이연산자는현재등록정보의값과이전등록정보의값에대해검색결과가모두일치되어야함을나타냅니다.

• OR:이연산자는현재등록정보의값과이전등록정보의값중하나에대해검색결과가일치되어야함을나타냅니다.

iii. 이름필드에서검색할등록정보의이름을선택합니다.

iv. 다음필드에서검색값과의관계를결정하는연산자를선택합니다. 예를들어, John Brown이작성한모든문서를찾으려면만든이등록정보를같음:“John Brown” 또는다음을포함: “Brown” 또는다음으로시작: “John”으로지정할 수 있습니다.

v. 나머지필드에도검색값을입력합니다.


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vi. 대소문자를구분하여지정한값을검색하려면대소문자구분을선택합니다.기본적으로대소문자가구분됩니다.

vii. 검색에서등록정보를제거하려면해당등록정보의행항목에서제거를 클릭합니다.

e. 날짜: 파일또는폴더가작성되거나수정된날짜로검색하려면다음과같이합니다.고객의구성에따라수정날짜드롭다운목록에는수정날짜,액세스날짜,작성날짜등의옵션이표시됩니다. 파일이나폴더를마지막으로액세스,수정,작성한날짜를지정하려면목록에서해당옵션을선택합니다.기본적으로,날짜범위는모든날짜입니다. 이전일중,이전주중,이전월중,이전연중이나열된드롭다운목록에서적당한날짜범위를선택합니다.날짜범위를설정하려면라디오단추를클릭한다음옆에있는아이콘을클릭

하여시작날짜와종료날짜를선택합니다. 검색을저장하면그날짜범위도저장됩니다.

f. 크기: 파일크기를기준으로검색합니다. 드롭다운목록에서검색기준을선택합니다.

g. 개체유형: 개체드롭다운목록에서개체유형을선택합니다.

h. 추가: 숨겨진개체또는모든버전을찾을수있습니다. 숨겨진개체를찾으려면숨겨진개체찾기를선택합니다. 숨겨진개체는해당개체에대한읽기또는쓰기사용권한을가진사용자만볼수있습니다. 해당사용자가보기권한을가지는개체만검색결과에표시됩니다. 파일의모든버전을찾으려면모든 버전 찾기를 선택합니다.고급검색에검색범위를좁힐수있는별도의매개변수가있는경우,필요한 매개 변수를 선택합니다.

고급검색포틀릿은여러기능에대한액세스를제공합니다.

• 53페이지의 검색 결과• 54페이지의 저장된 검색자세한내용은 5장,검색관리을참조하십시오.

Subscriptions(가입)자주사용하는파일에가입하는것이좋습니다. 직접적으로연관되지는않았어도간접적으로관심을갖고있는파일에가입해두는것도좋습니다. 가입하면해당파일에대한변경사항을추적관리할수있습니다. 가입포틀릿에는가입한파일목록이표시됩니다.

가입포틀릿에서파일을열거나볼때,포털은원래저장소위치에서그파일에액세스합니다.

가입포틀릿은여러기능에대한액세스를제공합니다.


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• 2장, 컨텐트 관리• 3장, 캐비닛, 폴더및파일관리• 6장, 공동 작업 관리• 8장, 주기 관리• 9장, 기본 설정 관리• 10장, 가입 관리• 11장, 가상 문서 관리• 12장,워크플로 및퀵플로 관리

워크플로

워크플로란특정사용자에게작업을순서대로할당하고,경우에따라그작업과관련된파일을전달하는업무프로세스입니다. 사용자가작업을완료하면워크플로는순서에따라다음사용자에게수행해야할작업을알립니다. 이때워크플로는해당사용자의받은편지함으로그작업(전달된파일포함)을전송하게됩니다.

워크플로를시작할때는워크플로템플릿을토대로사용합니다. 작업순서와사용자할당은템플릿으로결정되지만,특정작업에대한사용자지정옵션을제공하는템플릿도있습니다. 또한,템플릿으로사용자그룹에작업을할당할수도있습니다. 이경우처음으로작업을수락하는사용자가작업을수행하게되고,다른사용자의받은편지함에서는해당작업이제거됩니다.

여러사용자가동일한워크플로템플릿에서동시에워크플로를시작할수있습니다. 템플릿에대해관계이상의권한을가지는한명의사용자가동일한템플릿에서여러워

크플로를시작할수 있습니다.

워크플로에파일을첨부한뒤전달하여처리하도록할수도있습니다. 파일을첨부할경우먼저워크플로를시작한다음파일을첨부하거나,파일을먼저첨부한다음워크플로를시작할수있습니다. 파일을첨부하지않고,대신워크플로의받는사람이필요한파일을직접추적하거나만들도록할수도있습니다.

사용자들이첨부된파일을편집하고버전을변경함에따라워크플로템플릿은워크플로

를진행할때첨부할파일버전을결정합니다. 워크플로템플릿은워크플로를진행하면서새로운버전을전달할것인지,아니면기존버전을전달할것인지결정합니다.

각워크플로에는워크플로의일시중지또는중지와같이실행중인워크플로를변경

할수있는워크플로감독자가있습니다.

스크립트실행과같은자동작업을워크플로에포함시킬수있습니다. 자동작업이실패할경우워크플로감독자는이에대한통지를받은후작업을재시도하거나수행또는중

지할수있습니다. 자동작업은워크플로를주기와통합할수있습니다. 예를들어,워크플로가진행되면서파일을새로운주기상태로올릴수있습니다.


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워크플로가시작되면실행중상태가됩니다. 즉,모든워크플로작업이해당워크플로템플릿에따라할당되고분배됩니다. 워크플로는모든작업이완료될때까지또는중단하거나종료해야될필요가있을때까지이상태를유지합니다. 워크플로의상태는 다음 세 가지입니다.

• 실행중: 워크플로가워크플로템플릿에따라정상적으로실행중입니다.• 일시중지됨: 워크플로가일시적으로중지되었지만복원이예상됩니다. 복원되면워크플로는중지된지점부터계속됩니다.

• 종료됨: 워크플로가취소되었고다시복원할수없습니다.다음그림은워크플로와주기의통합을보여줍니다. 만든이는웹에사용할파일을작성하여워크플로에전달합니다. 워크플로는파일검토작업을편집자에게보냅니다.편집자는변경사항을제안하고파일을만든이에게돌려보냅니다. 만든이는파일을개정하여작업을전달합니다. 그러면자동작업이시작됩니다. 자동작업은WIP에서준비단계로파일상태를올리고파일을개발자에게보냅니다. 개발자는준비단계의웹서버에서이파일을테스트합니다. 개발자가파일을거부하는경우,파일상태를진행중으로내리고만든이에게반송합니다. 개발자가파일을승인하면,자동작업이파일상태를승인됨으로올리고워크플로는종료됩니다.

그림 1-2. 워크플로와주기의 통합

워크플로보고유틸리티는워크플로관리및이와관련된주요정보보고를위해설계된

프로그램입니다. 이유틸리티를통해저장소의모든워크플로보기,워크플로인스턴스의모든측면보기,별칭집합값표시및수정,워크플로에대한기본적인유지관리


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및관리기능수행,전자메일을통해워크플로수행자에게연락,워크플로정보저장및인쇄등의작업을수행할수있습니다.

퀵플로

퀵플로는사전정의된템플릿을사용하지않고도사용자,그룹,또는역할에개체를라우트할수있는단순한워크플로버전입니다.

워크플로포틀릿에서액세스가제공되는기능은다음과같습니다.

• 12장,워크플로 및퀵플로 관리


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2장

컨텐트관리

컨텐트관리에는저장소외부로컨텐트이동,컨텐트편집또는보기,업데이트된컨텐트버전을저장소로반환작업이포함됩니다.

여러기능을사용하여컨텐트를관리할수있습니다.• 27페이지의체크아웃취소—범주포틀릿에서사용할수없음• 28페이지의체크인—범주포틀릿에서사용할수없음• 29페이지의체크아웃—범주포틀릿에서사용할수없음• 30페이지의 내보내기• 30페이지의가져오기—범주포틀릿에서사용할수없음• 31페이지의 컨텐트 정렬• 31페이지의 등록 정보• 34페이지의 변환• 37페이지의 버전• 37페이지의 보기

체크 아웃

파일을편집하려면저장소에서해당파일을체크아웃합니다. 파일을체크아웃하면그파일이저장소에서잠금설정되어다른사용자가편집할수없게되며,사용자컴퓨터로 복사됩니다.

파일을체크아웃하면그파일이잠금설정되어다른사용자가편집할수없게됩니다. 파일이여러위치에연결된경우,파일은모든위치에서체크아웃되고잠겨집니다. 파일을체크아웃한사용자만그파일을수정하거나다시체크인할수있습니다. 다른사용자는보기기능을사용하여파일을읽기전용모드로열수있으며,그파일의다른버전을체크아웃하고편집할수는있지만잠금설정된버전은변경할수없습니다.

파일에변경내용을저장하지않으려면체크아웃을취소할수있습니다. 체크아웃된파일에만든모든변경내용이손실됩니다.


컨텐트 관리

체크아웃한사람정렬기준을클릭하여사용자가잠근파일별로내파일목록을정

렬할 수 있습니다.

파일을닫은후에체크아웃상태로유지할수있습니다. 이경우,다음에파일을편집할때마지막으로저장된파일버전이열립니다.

편집내용을취소하려면체크아웃을취소합니다. 그러면컴퓨터의복사본(있는경우)이삭제되고,저장소의파일은업데이트되지않습니다. 체크아웃을취소할경우저장소에마지막으로저장된파일버전이현재버전으로유지됩니다.

모든버전보기

파일을저장소에체크인할때새버전으로설정하여파일의개정을추적관리할수있습

니다. 이로써파일변경날짜,변경한내용,변경한사람을알수있습니다.

파일을저장소에처음체크인하면버전이 1.0으로지정됩니다. 이후버전을체크인할때해당파일을주버전또는부버전으로체크인할지여부를결정합니다. 주버전은전체번호단위로증가합니다. 즉,첫번째주버전은 2.0,두번째주버전은 3.0등입니다. 부버전은 0.1씩증가합니다. 파일버전 1.0을체크아웃한후부버전으로체크인하면해당파일은버전 1.1로저장됩니다. 다음부버전은 1.2입니다. 그런다음,다음버전을주버전으로지정한경우버전번호는 1.2에서 2.0으로증가됩니다.

해당사용권한이있을경우,편집한버전을체크아웃한버전과동일한버전으로체크인할수있습니다. 편집한버전을동일한버전으로체크인하면해당버전의원본파일을 덮어씁니다.

가장최근에체크인한파일은 ’현재’로표시됩니다. 모든버전을표시하도록선택하지않은경우표시되는파일은항상현재파일입니다.

현재버전(CURRENT로표시)이아닌파일버전을편집할경우분기가만들어집니다. 아래다이어그램에서 Susan은문서의버전 5를체크아웃하여편집한다음버전 6으로다시체크인했습니다. 이제현재문서의버전은버전 6이됩니다. 이후에 John이라는사용자가더이상현재버전이아닌버전 5를편집한다음다시체크인하면,버전 5.1로시작하는새문서분기가만들어집니다.


컨텐트 관리

그림 2-1. 분기 버전

파일의분기버전을체크인하는경우,해당분기버전을새로운현재버전으로설정할지여부를선택할수있습니다. 분기버전이현재버전이되는경우해당파일의모든버전을표시할때상위버전번호를갖는파일은목록에계속나타납니다.

체크아웃취소

체크아웃취소를선택한경우,파일을체크아웃한이후에변경한모든사항은취소되며저장소에서해당파일의잠금이해제됩니다.

체크아웃을취소하려면다음과같이하십시오.

1. 저장소에서해당파일로이동합니다.

2. 파일옆에있는체크아웃취소를클릭합니다.

참고: 링크가표시되지않으면작업링크를클릭한다음작업페이지에서필요한 링크를 클릭합니다.


컨텐트 관리


체크 인

다음절차는파일을다시저장소로체크인하는방법입니다. 파일에대한잠금소유자즉,현재파일을체크아웃한사용자만해당파일을체크인할수있습니다.

파일을체크인하려면다음과같이하십시오.

1. 저장소에서원하는파일을찾습니다.

2. 파일의행항목에서체크인을클릭합니다.


3. 체크인세부정보를입력합니다.

a. 필수버전라디오단추를선택합니다.• 동일한 버전

• 부 버전

• 주 버전

b. 필요할경우다음을수행합니다.• 버전레이블을 입력합니다.• 설명을 입력합니다.• 드롭다운목록을사용하여개체의형식을변경합니다.• 전체텍스트인덱스확인란을선택하여전체텍스트인덱스를활성화(선택)또는비활성화(선택취소)합니다.

• 잠금유지확인란을선택하여체크인이완료될때파일에대한잠금을유지

(선택)또는유지하지않습니다(선택취소).• 이버전을현재버전으로만들기확인란을선택하여체크인중인개체를현

재 버전으로 만듭니다.• 이파일에가입확인란을선택하여체크인중인개체에가입합니다.

c. 체크인할파일을선택합니다.

i. 찾아보기단추를클릭합니다.

ii. 체크인할개체로이동합니다.

iii. 개체를 선택합니다.

iv. 열기단추를 클릭합니다.

4. 확인 단추를 클릭합니다.


컨텐트 관리

체크인정보에는일반적으로다음이포함됩니다.• 다른이름으로저장: 체크인되는파일의버전번호입니다. 같은버전을선택하면원래파일을새버전으로덮어씁니다. 부버전을선택하면버전번호의소수자릿수가증가됩니다(예: 1.4에서 1.5로증가). 주버전을선택하면전체버전번호가증가됩니다(예: 1.4에서 2.0으로증가).

• 버전레이블: 업데이트된버전의이름입니다.• 설명: 업데이트된버전에대한설명입니다.• 형식: 업데이트된버전의형식입니다.• 잠금유지: 저장소의잠금을유지합니다. 이경우다른사용자가읽기전용모드로파일을열어업데이트내용을볼수는있지만파일은잠긴채로유지됩니다.

• 이버전을현재버전으로만들기: 업데이트된파일을저장소에서현재버전으로 만듭니다.

• 체크인후로컬사본보관: 로컬시스템에파일의복사본을보관합니다.• 파일에서체크인: 이옵션이사용가능한경우원래파일을사용자의로컬컴퓨터에있는파일로바꿀수있는옵션이제공됩니다. 두가지방법으로이옵션을 사용할 수 있습니다.

— 파일에대한전체경로와파일확장자를포함한파일이름을입력합니다. 예를들어, SOP.doc라는파일이 C드라이브의My Documents폴더에있을경우C:\My Documents\SOP.doc를입력합니다.

— 찾아보기단추를사용하여파일을찾은후선택합니다.

체크아웃

이절차는파일을편집응용프로그램에서열지않고체크아웃합니다. 저장소의파일이잠금설정되고로컬체크아웃디렉터리로복사됩니다. 해당사용자의이름으로파일이체크아웃됩니다. 로컬컴퓨터에서파일에액세스하려면해당체크아웃디렉터리로이동하여파일을열면됩니다.

파일을체크아웃하려면다음과같이하십시오.

1. 파일을 찾습니다.

2. 파일의행항목에서체크아웃을클릭합니다.



4. 가상문서를체크아웃할때잠겨있는일부파일이읽기전용모드로체크아웃된다

는경고가표시될경우계속을클릭하여체크아웃작업을계속하십시오.


컨텐트 관리

내보내기

저장소의파일을로컬또는네트워크컴퓨터로내보낼수있습니다. 파일을내보내면선택한위치에파일의복사본이저장됩니다. 원본파일은저장소에남아있습니다.

파일을내보내려면다음과같이하십시오.


2. 파일옆에있는내보내기링크를클릭합니다.


3. 파일위치를선택하라는메시지가표시됩니다. 파일을내보낼위치를선택하고저장을 클릭합니다.

가져오기

파일을찾아서가져오거나,폴더를선택하고그폴더의모든파일(해당하위폴더의파일포함)을가져올수있습니다. 그러나폴더디렉터리는가져올수없습니다. 대신,파일을가져오고있는저장소위치의동일한수준에파일이나타납니다.

가져오기를수행하면,가져온각각의파일에대해컨텐트개체및등록정보세트가작성됩니다.

참고: 리치미디어파일을가져올경우,축소판그림,대체변환,또는스토리보드를가져오는시간사이에시간차가발생합니다.

항목을저장소로가져오려면다음과같이하십시오.

1. 파일을가져올저장소의해당위치로갑니다.

2. 가져오기 링크를 클릭합니다.


3. 찾아보기단추를클릭하여가져올개체를찾습니다.

참고: 찾아보기단추를다시선택하여동시에다른개체를가져올수있습니다.

4. 다음 단추를 클릭합니다.

5. 가져올개체의유형과형식을입력하고다음단추를클릭합니다.

참고: 여러개의파일을가져올경우각파일의유형과형식을입력해야합니다.

6. 완료 단추를 클릭합니다.


컨텐트 관리

파일을 가져옵니다.

컨텐트정렬

필드에따라목록의항목을정렬할수있습니다. 항목은내림차순으로표시됩니다.

저장소 파일 정렬

1. 정렬하려면정렬기준행의등록정보중에서하나를클릭합니다.

2. 정렬순서를반대로하려면등록정보를한번더클릭합니다.기본적으로이름,형식,크기,수정된날짜와같은등록정보속성및정렬기준행에표시된체크아웃한사람별로파일과폴더를정렬할수있습니다.

목록에 표시할 열 선택

1. 포틀릿의열기본설정아이콘( )을클릭하여정렬기준행에나오는등록정보유형을변경/추가/제거할수있습니다.

2. 열기본설정을지정하려면 45페이지의열기본설정을참조하십시오.

3. 열설정은사용자프로파일과시스템별로유지됩니다. 다른시스템을사용하게되면해당시스템에대해열설정을다시한번지정해야합니다.

등록정보

이단원에서는다음항목을다룹니다.

• 31페이지의 등록 정보 개요• 33페이지의 등록 정보 설정• 34페이지의 히스토리보기

등록 정보개요

등록정보는작성날짜,형식,주기상태등과같은설명적특성입니다. 모든저장소항목(문서,캐비닛,폴더,워크플로또는기타항목)에는등록정보가있으며,해당사용권한이있으면이러한등록정보에액세스하고수정할수있습니다.

항목의등록정보는 아이콘을클릭하여열수있습니다. 항목의등록정보를열때표시되는등록정보페이지에는종종여러탭이있으며,탭마다특정기능의설정이들어있습니다. 등록정보설정이있는특정기능에대한자세한내용은이설명서에서해당기능의설명단원을참조하십시오.


컨텐트 관리

등록정보페이지의기본탭은정보탭입니다. 정보탭은항목이름,작성자,버전번호및키워드와같은일반적인등록정보를표시합니다. 키워드란검색시해당파일을찾기위한근거가 되는단어입니다.

등록정보페이지에는서로다른정보를제공하는여러탭이있습니다. 정보탭은항목이름,작성자,버전번호및키워드와같은일반적인등록정보를표시합니다. 키워드란검색시해당파일을찾기위한근거가되는단어입니다. 등록정보값이편집가능한경우다음두가지방법으로값을편집할수있습니다. 등록정보필드에서값을직접설정하거나등록정보옆에편집링크가있으면편집링크를클릭하여별도로열

리는페이지에서등록정보의값을설정할수있습니다.

가입탭에서는해당항목에가입할지여부를선택합니다. 항목의히스토리를보려면 히스토리 탭을선택합니다.

사용권한탭(사용가능할경우)을사용하여개체에대한사용권한을설정할수있습니다.

사용 권한

Documentum은저장소의개체에대한사용권한을설정함으로써보안을관리합니다.사용권한에는두가지유형이있습니다.• 기본사용권한은개체에대한액세스권한을다음과같이설정합니다.

— 없음—액세스권한이없습니다.

— 찾아보기—개체의속성값은볼수있으나컨텐트는볼수없습니다.

— 읽기(기본값) —개체의컨텐트를볼수있습니다.

— 관계—개체에주석을연결할수있습니다.

— 버전—개체의버전을만들수있습니다.

— 쓰기—개체를편집하고업데이트할수있습니다.

— 삭제—개체를삭제할수있습니다.• 확장사용권한이있을경우개체에대해추가기능을수행할수있습니다.

— 프로시저 실행

— 위치 변경

— 상태 변경

— 사용 권한 변경

— 소유자 변경


컨텐트 관리

등록 정보설정

등록정보는관련있는등록정보끼리모아놓은몇가지탭으로구성된페이지에표시됩

니다. 각탭을클릭하여해당그룹의등록정보를볼수있습니다.

편집가능한등록정보값의경우두가지방법으로편집할수있습니다. 등록정보필드에서값을직접설정하거나등록정보옆에편집링크가있으면편집링크를클릭하여별도

로열리는페이지에서등록정보의값을설정할수있습니다.

날짜를설정하는등록정보의경우캘린더단추가나타납니다.

캘린더단추를클릭한다음나타나는드롭다운캘린더에서날짜를선택하여날짜를설정할

수있습니다. 캘린더에서이전달또는다음달로이동하려면화살표키를사용하십시오.

등록정보를보거나설정하려면다음과같이하십시오.

1. 등록정보를설정할항목으로이동합니다.

2. 등록정보링크를클릭합니다.


3. 정보탭에서필요에따라등록정보를설정합니다. 사용가능한등록정보는해당조직에 의해 지정됩니다.

참고: 키워드등록정보(사용가능한경우)에는각항목의검색단어가포함됩니다.

등록정보옆에편집링크가나타나는경우에는,편집을클릭하고결과화면에값을입력하여등록정보의값을설정합니다. 새값입력상자에값을입력하거나,목록에서선택상자에서값을선택한후추가를클릭합니다. 결과목록에서값을선택하고위로이동또는아래로이동을클릭하여값을위나아래로이동할수있습

니다. 특정한값을제거하려면그값을선택하고제거를클릭합니다. 필요한값을모두추가했으면확인을클릭합니다.해당조직에서 CIS를사용하는경우에는등록정보값이자동으로나타납니다. 제안된등록정보값을보려면 CIS값보기(사용가능한경우)를클릭합니다. 수락할값을선택한다음확인을클릭합니다.

4. 사용권한탭(해당하는경우)에서사용권한을설정합니다.

a. 사용권한집합을선택하려면선택을클릭합니다. 선택페이지에서사용권한집합을선택합니다(선택페이지사용에대한자세한내용).

b. 필요에따라사용자또는그룹을추가합니다.

5. 히스토리탭에서는항목의히스토리를볼수있습니다.


7. 컨텐트파일의등록정보를설정하는도중에폴더매핑규칙때문에파일의위치를변

경해야한다는메시지가표시되면다음중하나를수행합니다.


컨텐트 관리

• 요청에따라위치를변경하려면업데이트를클릭합니다.• 파일을원래위치에두려면취소를클릭합니다.

등록 정보 값 보기

1. 해당항목으로 이동합니다.

2. 작업링크를클릭한후보기→등록정보→등록정보유형을선택합니다. 여기서, "등록정보유형"은작성날짜,형식,주기상태등과같은설명적특성입니다.

히스토리보기

항목히스토리는체크아웃,체크인,상태올리기등과같이해당항목에발생한이벤트의목록입니다. 이벤트를담당하는사용자,해당이벤트가발생한날짜및시간등의정보를 볼 수 있습니다.

참고: 이벤트를표시하려면,관리자는추적할이벤트를등록하고사용자에게구성감사권한을 할당해야합니다.

이벤트추적설정에대한자세한내용은 Content Server Fundamentals를참조하십시오.

히스토리를보려면다음과같이하십시오.

1. 히스토리를보려는항목으로이동합니다.

2. 등록정보아이콘( )또는등록정보링크를클릭합니다.


3. 히스토리탭을 선택합니다.

변환

변환은원본과는다른형식으로된특정파일의사본입니다. 파일의변환이여러개인경우,일반적으로하나의파일변환만파일목록에나타납니다. 변환링크를클릭하여파일의모든변환을표시할수있습니다.

보통첫번째변환이그파일의기본변환이됩니다. 목록에는일반적으로기본변환이 표시됩니다.

예를들어,한사용자가Microsoft Word에서파일을작성하여 Sales.doc라는이름을지정한다음, Documentum Content Rendition Services에서 Sales.htm이라는 HTML변환을생성할수있습니다. 두파일에는동일한컨텐트가들어있지만파일의형식은각기다릅니다. 대부분의목록에는기본변환인Word변환이표시됩니다. HTML변환으로작업하려면해당파일의모든변환을표시해야합니다.


컨텐트 관리

파일의새버전을작성할때축소판그림변환을포함한모든변환이파일의새버전과연

결되지는않습니다. 파일의새버전을작성하더라도해당파일의모든변환은이전버전과연결된상태로유지됩니다. 하지만설정에따라,파일을체크인하여새버전을작성할때새변환이자동으로생성될수도있습니다. 자세한내용은관리자에게문의하십시오.

같은파일형식으로새변환을만들수있습니다. 파일형식이같은여러개의파일변환을구별하기위해,각변환의변환설명필드에고유한설명을입력해야합니다. 설명은변환개체이름끝에고유한식별자로추가됩니다.

변환보기

이절차는파일의여러변환목록을표시하는방법에대해설명합니다.

파일에대한변환을보려면다음과같이하십시오.


2. 변환 링크를 클릭합니다.


기본변환미리보기

기본변환을미리보려면필요한항목을클릭합니다. 해당응용프로그램이열리고기본 변환이 표시됩니다.

변환만들기

이절차는파일의새변환을만드는방법에대해설명합니다.

참고: PDF또는 HTML변환을만들려면 AutoRenderPro가필요합니다.

변환을만들려면다음과같이하십시오.

1. 변환을만들파일로이동합니다.

참고: 원본파일또는원본파일의기존변환을사용하여새변환을만들수있습니다.기존변환에서변환을만들려면기존변환을찾으십시오 (변환을찾는방법은 35페이지의변환보기에설명되어있습니다).



컨텐트 관리


3. 변환Type작성을클릭합니다. Type은파일형식(HTML또는 PDF)입니다.

4. 변형페이지가나타나면다음을수행합니다.

a. 프로파일선택탭에서변형프로파일을선택하고다음을클릭합니다.

b. 변형구성탭에서변형매개변수를설정하는데필요한정보를입력합니다.

c. 이형식의파일변환이이미존재하는경우,변환설명필드에고유한설명을입력하여기존변환과구별할수있습니다. 설명은변환개체이름끝에고유한식별자로추가됩니다. (이파일을기존파일과동일한형식및설명으로저장할경우에는기존파일을덮어씁니다.)

d. 완료를 클릭합니다.

e. 동일한형식과설명의파일이이미존재한다는메시지가표시될경우예를클

릭하면기존파일을덮어쓰고,아니오를클릭하면새파일과기존파일을모두 유지할 수 있습니다.

변환가져오기

이절차는저장소외부로부터파일을가져와서기존저장소파일의새변환으로사용

하는방법에 대해설명합니다.

파일에대한변환을가져오려면다음과같이하십시오.

1. 변환을가져올대상파일로이동합니다.



3. 변환가져오기링크를클릭합니다.

4. 가져올파일필드에가져올파일을입력합니다. 파일의경로를입력하거나찾아보기를클릭하여파일을찾아선택할수있습니다.

5. 형식필드에서변환의파일형식을선택합니다.

6. 가져오기를 클릭합니다.


컨텐트 관리

버전

다음절차는모든파일버전을표시하는방법입니다. 각버전은고유의버전번호를 갖습니다.

파일의모든버전에대한목록을표시하려면다음과같이하십시오.


2. 버전 링크를 클릭합니다.


보기

파일보기는읽기전용모드로파일을여는것입니다. 따라서파일보기를통해파일의컨텐트를볼수는있지만저장소에있는해당파일을수정할수는없습니다.

파일보기를사용하면파일을체크아웃하지않고파일의컨텐트를볼수있으며,다른사용자에의해파일이잠긴경우또는파일편집을위한적절한권한이할당되어있지않

은경우파일의컨텐트를볼수있습니다.

읽기전용모드로파일을보려면다음과같이하십시오.

1. 저장소에서해당파일을찾습니다.

2. 다음중 하나를수행합니다.• 파일이름을 클릭합니다.• 축소판이표시된경우,그축소판을클릭할수있습니다.


컨텐트 관리


3장

캐비닛,폴더및파일관리

여러기능을사용하여캐비닛,폴더및파일을관리할수있습니다.• 39페이지의 항목 삭제• 40페이지의 위치 보기• 40페이지의새 캐비닛 만들기• 42페이지의 새 파일 만들기• 43페이지의 새 폴더 만들기• 45페이지의 표시 정보구성• 45페이지의 열 기본 설정

항목 삭제

이절차는저장소에서항목을삭제하는방법에대해설명합니다. 파일,폴더,워크플로나기타모든저장소항목을삭제할때이절차를사용합니다.

항목을삭제하려면다음과같이하십시오.

1. 저장소에서원하는항목을찾습니다.

2. 삭제 링크를 클릭합니다.


3. 삭제할항목을지정하라는메시지가표시되면적절한항목을선택합니다.• 선택된버전: 이옵션을선택하면선택된파일버전만삭제됩니다.• 모든버전: 이옵션을선택하면선택된파일의모든버전이삭제됩니다.



캐비닛, 폴더 및 파일 관리

위치 보기

저장소의항목이링크되는위치목록을볼수있습니다. 예를들어여러사용자그룹이템플릿에쉽게액세스할수있도록하기위해템플릿을여러폴더에링크한경우,링크된템플릿을포함하는폴더의목록을볼수있습니다.

위치를보려면다음과같이하십시오.

1. 해당항목으로 이동합니다.

2. 위치 링크를 클릭합니다.


새캐비닛만들기

이절차는저장소에서새캐비닛을만드는방법에대해설명합니다. 캐비닛은저장소에서가장높은수준의파일저장소입니다.

새캐비닛을만들려면다음과같이하십시오.

1. 캐비닛을만들저장소로이동합니다.

2. 새 캐비닛을 클릭합니다.


3. 작성탭에다음을입력합니다.• 이름: 새캐비닛의이름입니다.• 유형: 캐비닛의유형입니다. 다음중일부또는모두를사용할수있습니다.

— dm_cabinet: 일반저장소캐비닛입니다.

— dm_channel: 웹캐비닛입니다. 즉,웹사이트작성에사용되는저장소캐비닛입니다.

— dm_edition: 웹사이트보관에사용되는저장소캐비닛입니다.

— 조직이사용하는기타사용자정의캐비닛유형이있습니다.• 필요할경우옵션표시링크를클릭하고다음을선택하여추가옵션을표시합니다.

— 이캐비닛은개인캐비닛입니다.

— 이 캐비닛에 가입합니다.

해당확인란을 선택합니다.



4. 정보탭에서필요에따라정보를입력합니다.

참고: 모든등록정보보기확인란을선택하여캐비닛의등록정보전체목록을표시할 수 있습니다.

5. 사용권한탭(사용가능한경우)에서원하는사용권한을설정합니다.

참고: 캐비닛을보호된캐비닛으로설정하려면,해당캐비닛을만들때사용권한집합을할당해야합니다. 기본적으로캐비닛은저장소의사용권한집합을상속합니다.

사용권한집합을선택하려면다음과같이하십시오.

a. 필요할경우기타사용권한집합을추가합니다.

i. 추가링크를 클릭합니다.

ii. 추가할사용권한집합을찾습니다.

참고: 다음으로시작: 필드에텍스트를입력하고실행단추를클릭하여검색할 수 있습니다.

iii. 추가할사용권한집합에대한확인란을선택합니다.

iv. 추가단추를 클릭합니다.

v. 확인단추를 클릭합니다.

vi. 해당하는기본사용권한라디오단추를선택합니다. 기본사용권한에대한자세한내용은을참조하십시오.

vii. 해당하는확장사용권한확인란을선택합니다. 기본사용권한에대한자세한 내용은을 참조하십시오.

viii.확인단추를 클릭합니다.

b. 필요할경우기존사용권한집합을편집합니다.

i. 편집할사용권한집합에대한확인란을선택합니다.

참고: 사용자/그룹사용권한을선택하여한번에모든사용권한집합을편집할 수 있습니다.

ii. 편집링크를 클릭합니다.

iii. 필요할경우대체라디오단추를클릭하여기본사용권한을변경합니다. 기본사용권한에대한자세한내용은을참조하십시오.

iv. 필요할경우확장사용권한확인란을선택하거나선택을취소합니다. 기본사용권한에대한자세한내용은을참조하십시오.


c. 필요할경우기존사용권한집합을제거합니다.

i. 삭제할사용권한집합에대한확인란을선택합니다.



참고: 사용자/그룹사용권한을선택하여한번에모든사용권한집합을삭제할 수 있습니다.

ii. 제거링크를 클릭합니다.

6. 완료를 클릭합니다.

새파일만들기

이절차는저장소에서새파일을만드는방법에대해설명합니다. 새파일을만들때,그파일및해당등록정보뿐만아니라파일에대한컨텐트개체가저장소에만들어집니다.

파일을만들려면다음과같이하십시오.

1. 새파일을만들위치로이동합니다.

2. 새 폴더 링크를클릭합니다.


3. 항목선택페이지가표시되면새문서에대한템플릿을선택해야합니다. 템플릿을선택하고확인을클릭합니다.

4. 새문서에대한등록정보를입력하려면다음과같이하십시오.• 이름필드에새문서의이름을입력합니다.• 필요에따라나머지등록정보를입력합니다. 등록정보옆에편집링크가나타나는경우에는,편집을클릭하고결과화면에값을입력하여등록정보의값을설정합니다. 새값입력상자에값을입력하거나,목록에서선택상자에서값을선택한후추가를클릭합니다. 결과목록에서값을선택하고위로이동또는아래로이동을클릭하여값을위나아래로이동할수있습니다. 특정한값을제거하려면그값을선택하고제거를클릭합니다. 필요한값을모두추가했으면 확인을클릭합니다.

5. 정보탭에서필요에따라정보를입력합니다.

참고: 모든등록정보보기확인란을선택하여파일의등록정보전체목록을표시할 수 있습니다.

6. 사용권한탭(사용가능한경우)에서원하는사용권한을설정합니다. 사용권한집합을선택하려면다음과같이하십시오.

























참고: 아이콘을클릭하여파일의등록정보를편집할수도있습니다.

새폴더만들기

캐비닛,폴더또는범주에서폴더를만들수있습니다.

새폴더를만들려면다음과같이하십시오.

1. 새폴더를만들캐비닛또는폴더위치로이동합니다.

2. 새 폴더 링크를클릭합니다.




3. 작성탭에서새폴더의이름을입력합니다. 작성탭에서필요에따라기타정보를입력합니다.

4. 작성탭에다음을입력합니다.• 이름: 새폴더의이름입니다.• 유형: 폴더의 유형입니다.• 필요할경우옵션표시링크를클릭하고이폴더에가입확인란을선택하여기

타 옵션을 표시합니다.5. 정보탭에서필요에따라정보를입력합니다.

참고: 모든등록정보보기확인란을선택하여폴더의등록정보전체목록을표시할 수 있습니다.

6. 사용권한탭(사용가능한경우)에서원하는사용권한을설정합니다. 사용권한집합을선택하려면다음과같이하십시오.

























표시정보구성

페이지당항목수를설정할수있습니다.

페이지당표시할최대항목수를선택할수있습니다. 최대항목수를초과하면다음페이지에이어표시됩니다. 다음과같은페이지당항목수목록에서최대수를선

택하십시오.

목록에포함된페이지의수가목록위의필드에표시됩니다.

5페이지짜리목록의첫페이지를보고있는상황입니다.

한번에한페이지씩앞또는뒤로이동하려면단일화살표를클릭합니다. 또는

목록의첫번째페이지나마지막페이지로이동하려면이중화살표를클릭합니다.또는

특정페이지번호로 이동하려면텍스트필드에 페이지 번호를입력한 후 Enter키를 누릅니다.

열기본설정

1. 표시된정보의포털배너머리글에있는편집기호(오른쪽)를클릭할수있습니다. 기본 설정페이지가 나타납니다.

2. 열을설정하려는개체유형(폴더,문서또는기본항목)을선택할수있습니다.

3. 등록정보를표시하려면다음과같이하십시오.



a. 개체유형선택드롭다운목록에서표시할등록정보가포함된개체유형을선

택합니다. 해당개체유형에사용할수있는등록정보가표시할속성선택목록에표시됩니다. 기본항목을선택하면저장소의모든개체유형에대한등록 정보가 표시됩니다.

b. 표시할속성선택목록에서열로표시될등록정보유형을선택합니다.

c. 등록정보를추가하려면 을클릭합니다.

d. 위단계를반복하여원하는등록정보를모두추가합니다.

4. 표시할열의순서를변경하려면열제목으로표시할속성목록에서등록정보를선택

한후위쪽또는아래쪽화살표를클릭하여원하는위치로변경합니다.

5. 디스플레이에서등록정보를제거하려면열제목으로표시할속성목록에서제거할

등록정보를선택하고 를클릭합니다.

6. 기본열설정을복원하려면기본값으로재설정을클릭합니다.



4장

클립보드관리

클립보드에는저장소의다른위치로이동하거나복사하거나링크할파일이보관됩니다. 클립보드는한번에여러개의파일을보관할수있습니다.

여러작업을수행하여클립보드를관리할수있습니다.• 47페이지의클립보드에항목 추가• 48페이지의 클립보드 항목 제거• 48페이지의 여기로 복사• 49페이지의 여기에 링크• 49페이지의 항목 이동• 50페이지의 드래그 앤드롭• 50페이지의 클립보드 보기

클립보드에항목추가

클립보드는저장소에서항목을복사,링크,및이동하는데사용됩니다. 이기능을사용하기전에필요한항목을클립보드에추가해야합니다.

항목을클립보드에추가하려면다음과같이하십시오.

1. 클립보드에추가할항목으로이동합니다.

2. 항목이표시되면클립보드에추가링크를클릭합니다.



클립보드 관리

클립보드항목제거

항목옆의상자를선택하고제거단추를클릭하여클립보드에서항목을제거할수있습니

다. 클립보드는여러개의파일을보관할수있습니다. 저장소의다른위치로이동하거나복사하거나링크할파일을보관합니다.

클립보드에서파일을제거하려면다음과같이하십시오.

1. Documentum Portlets의상단에서클립보드보기링크를클릭합니다.


2. 그옆에있는상자를선택하여클립보드항목을선택합니다.

3. 선택한항목을클립보드에서제거하려면제거버튼을클릭합니다.

4. 클립보드를닫으려면닫기를클릭합니다.

여기로복사

저장소의특정위치에서다른위치로파일을복사할수있습니다. 이미같은이름의파일이있는위치로파일을복사하면그파일이름에복사본이라는단어가추가됩니다. 다시같은위치로파일을두번째로복사하면그파일이두번째복사본임을나타내는단어가파일이름에추가됩니다. 이후로복사본을만들때마다그파일이몇번째복사본인지나타내는단어가파일이름에추가됩니다.

항목을복사하려면항목이클립보드에있어야합니다. 클립보드에는한번에여러개의파일을보관할수있습니다. 이절차를사용할경우클립보드의모든파일이복사된다는점을주의하십시오. 클립보드에보관되어있는항목을보려면 50페이지의클립보드보기를 참조하십시오.

항목을새위치로복사하려면다음과같이하십시오.

1. 해당 항목을 찾아갑니다.

2. 항목옆에있는클립보드에추가링크를클릭합니다.


3. 복사할 위치로 이동합니다.

4. 여기로복사링크를클릭합니다.


5. 클립보드페이지가나타나면복사할항목을선택한다음복사를클릭합니다.


클립보드 관리

여기에 링크

저장소의여러위치에파일을링크할수있습니다. 그러면링크된모든위치에서해당파일에액세스할수있습니다. 이때파일은링크된모든위치에존재하는것으로간주됩니다. 한위치에서파일을체크아웃하면다른모든링크위치에서도체크아웃되고,한위치에서파일을변경하면다른위치에서도모두변경됩니다.

항목을링크하려면항목이클립보드에있어야합니다. 클립보드는한번에여러개의파일을보관할수있습니다. 클립보드의모든파일이새위치에링크된다는점을주의하십시오.

클립보드에보관되어있는항목을보려면 50페이지의클립보드보기를참조하십시오.

항목을다른위치에링크하려면다음과같이하십시오.


2. 항목에대한클립보드에추가링크를클릭합니다.


3. 항목을링크할위치로이동합니다.

4. 여기에링크링크를클릭합니다.


5. 클립보드페이지가나타나면링크할항목을선택한다음링크를클릭합니다.

항목이동

항목을이동하려면항목이클립보드에있어야합니다. 클립보드는한번에여러개의파일을보관할수있습니다. 이절차를사용할경우클립보드의모든파일이이동된다는점을주의하십시오. 클립보드에보관되어있는항목을보려면 50페이지의클립보드 보기를 참조하십시오.

클립보드의모든항목을이동하려면다음과같이하십시오.

1. 해당 항목을 찾아갑니다.

2. 항목에대한클립보드에추가링크를클릭합니다.


3. 항목을이동할위치로이동합니다.

4. 여기로이동링크를클릭합니다.


클립보드 관리


드래그앤드롭

드래그앤드롭기능을사용하면마우스로파일이나기타개체를끌어서새위치로놓을

수있습니다. 드래그앤드롭기능은WdkPluginCab플러그인을설치한후기본설정을통해활성화할수있습니다. 이플러그인은로컬컴퓨터의다음위치에설치됩니다.

C:\WINDOWS\Downloaded Program Files

드래그앤드롭기능은다음위치간에항목을옮길때사용할수있습니다.

• 클립보드에서 저장소로

• 목록보기(예: 폴더목록,범주목록,검색결과등)에서저장소의다른위치로항목을다른위치로드래그앤드롭하기

1. 마우스포인터를원하는항목위에놓습니다.

2. 마우스오른쪽단추를누르고있습니다.

3. 마우스단추를누른채항목을끌어반대쪽창의위치에놓습니다.

4. 마우스 단추를 놓습니다.

5. 메뉴가나타날경우원하는작업을선택합니다.

클립보드보기

저장소의다른위치로이동하거나복사하거나링크할파일을클립보드에보관합니다. 클립보드는한번에여러개의파일을보관할수있습니다.

클립보드를보려면다음과같이하십시오.

1. Documentum Portlets의상단에서클립보드보기링크를클릭합니다.


2. 클립보드를닫으려면취소를클릭합니다.


클립보드 관리

참고: 항목옆의상자를선택하고제거단추를클릭하여클립보드에서항목을제거할 수 있습니다.


클립보드 관리


5장

검색관리

Documentum은저장소검색을수행할수있는다음두포틀릿을제공합니다.• 검색 -하나의텍스트상자에입력하여검색하는단순검색입니다.• 고급검색 -여러매개변수에대해검색할수있는복합검색입니다.검색은검색어를인덱스된텍스트및등록정보와비교하여검색합니다. 그밖의등록정보까지검색하도록시스템을설정할수도있습니다. 공백을입력하여키워드를구분할수있습니다. 특정구문을검색하려면큰따옴표를사용할수도있습니다.

검색관리기능은고급검색및검색포틀릿에서만사용할수있습니다.

검색포틀릿은여러기능에대한액세스를제공합니다.

• 53페이지의 검색 결과• 54페이지의 저장된 검색

— 54페이지의 검색 저장

— 55페이지의 저장된 검색 실행

— 56페이지의 검색 편집

검색 결과

검색이완료되면검색결과페이지가표시됩니다. 해당하는경우다음결과가표시됩니다.

• 이름 — 개체의 이름• 크기 — 개체의 크기• 버전 — 개체의 버전• 수정날짜—개체가마지막으로수정된날짜• 경로 — 개체의 경로


검색 관리

기본적으로결과는다음을기준으로정렬할수있습니다.• 이름

• 수정 날짜

검색결과가완료되면나중에사용할수있도록검색을저장하거나(자세한내용은 54페이지의저장된검색참조),닫기단추를클릭하여검색페이지로돌아갈수있습니다.

검색결과화면에서가능한작업

1. 열머리글을클릭하여결과를정렬할수있습니다. 각열은기본설정에따라표시됩니다. 편집아이콘을클릭하고기본설정화면을편집하여열을변경하고표시 설정을 변경할수 있습니다.용어일치하이라이트표시를전환할수있는단추가있습니다.

2. 등록정보아이콘( )을클릭하여검색소스의등록정보를표시할수있습니다. 표시되는등록정보에는형식,소스,크기,사이트,이름,요약,전체컨텐트크기,캐시URL,관련 URL, URL등이있습니다.

3. 등록정보페이지를닫으려면닫기를클릭합니다.

4. 검색을저장하려면검색저장을클릭합니다. 현재로그인되어있는저장소만표시됩니다. +기호를클릭하여저장소를확장하고위치를선택합니다.속성을편집하려면다음을클릭합니다.저장소에저장하려면완료를클릭합니다.결과를여러개선택해도모두같은위치에저장됩니다.검색매개변수를편집하려면 56페이지의검색편집을참조하십시오.

검색결과가완료되면나중에사용할수있도록검색을저장(자세한내용은 54페이지의저장된검색참조)하거나,닫기단추를클릭하여검색페이지로돌아갈수있습니다.

이기능은고급검색및검색포틀릿에서만제공됩니다.

저장된검색

Documentum은검색을저장하여나중에다시실행할수있도록해주는몇가지기능을제공합니다. 검색을저장해두면정기적으로또는비정기적으로검색을반복해야할때드는시간을절약할수있습니다.


검색저장

수행한검색을저장했다가나중에다시사용할수있습니다. 검색은검색결과페이지에서 저장합니다.


검색 관리

검색을저장하려면다음과같이하십시오.

1. 검색결과페이지에서검색저장을클릭합니다.

2. 검색 이름을 입력합니다.

3. 검색에대한설명을입력합니다.

4. 검색을저장하려면드롭다운목록에서위치를선택합니다.여기가검색을저장할위치입니다. 사용자는여전히 ’저장된내검색’에저장된모든 검색에 접근할수 있습니다.

5. 검색 저장을 클릭합니다.

저장된검색실행

이전에저장한검색을다시실행할수도있습니다. 검색을재실행하면이전검색에서와같은매개변수로검색하지만업데이트된결과가나타납니다.


저장된검색을실행하려면다음과같이하십시오.

1. 저장된내검색탭또는저장된모든검색을선택합니다.저장된내검색에는사용자가저장한모든검색이설명및수정된날짜와시간의상세정보와함께나열됩니다.

2. 저장된모든검색에는다른소유자가수행한검색도모두표시됩니다. 여기에는소유자,설명및수정된시간및날짜와같은검색상세정보가나열됩니다.

3. 실행할검색이름을클릭합니다.

4. 검색을편집하려면편집을클릭합니다.

5. 저장된내검색에서검색을삭제하려면제거를클릭합니다.삭제하려는버전을선택하고확인버튼을클릭합니다.

6. 검색결과를표시하려면검색을클릭합니다.저장된검색에정의된조건을기준으로검색이시작됩니다.

7. 풀다운메뉴에서로그인자격증명을제공하여다른저장소로위치를변경할수있

습니다.

참고: 등록정보보기아이콘을클릭하여저장된검색과관련된등록정보를볼수 있습니다.


검색 관리

검색 편집

• 검색매개변수를수정하여다시검색하려면검색편집을클릭합니다. 일반탭이표시된검색페이지가열립니다. 텍스트상자에는이전에실행한질의가입력되어있습니다. 1단계부터 10단계까지반복하여새매개변수로검색을개정합니다.

• 검색결과를저장하려면검색저장을클릭합니다. 54페이지의검색저장을참조하십시오.


6장

공동작업관리

이단원에서는다음항목을다룹니다.

• 57페이지의협업 서비스 개요• 58페이지의 토론 작업• 61페이지의 메모 작업• 62페이지의컨텍스트폴더및캐비닛작업

협업 서비스개요

협업서비스는그룹이컨텐트(문서)를중심으로함께작업하는방식을지원하고개선합니다. Documentum플랫폼에서보다빠르고쉽게정보에액세스하고정보를사용,재사용,배포할수있으며협업서비스를통한정보전달로고유의팀웍이강화됩니다. 협업서비스에서기업의저장소는작업을저장하는장소가아니라작업을수행하는장소가됩니다.

협업서비스는다음과같은개체및기능으로구성되어있습니다.

토론

토론온라인의견제시의장으로,각각의저장소항목에대한비공식적이거나자발적인참여를가능하게합니다. 예를들어,웹사이트제작팀은해당웹사이트를게시하기전에특정컨텐트에대한의견을공유하기위한토론을구성할수있습니다. 제품개발팀은토론을사용하여아이디어를끌어내기위한브레인스토밍을개최하고특정이슈에대한논쟁

을거쳐여론에도달할수있습니다. 사용자는토론의의견에대해답변을추가하거나편집하거나삭제할수있습니다. 포틀릿의개체에는대부분관련된토론이있을수있습니다.


공동 작업 관리

메모

메모토론이내장되어있으며컨텐트를포함할수있는작고간단한문서입니다. 메모를사용하면텍스트기반의협업을위해응용프로그램을별도로실행하는수고를덜

수 있습니다.

컨텍스트폴더및캐비닛

컨텍스트폴더및캐비닛텍스트설명(선택사항)과내장된토론이있다는점에서표준저장소컨테이너와다릅니다. 이기능을통해폴더계층의작업지향컨텍스트를캡처하고나타낼수있습니다. 이러한컨텍스트정보에는프로젝트목표,작업,역할,중요시점등에대한세부정보가포함될수있습니다. 전체텍스트검색을수행할때저장소에있는모든설명과토론의인덱스가유지되므로특정설명및토론과관련항목을

쉽게 찾을 수 있습니다.

토론작업

온라인토론은의견트리로구성됩니다. 일반적으로의견트리는연속적인일련의의견과다른의견에대한답변을함께사용합니다.

룸개체의토론은 "공지"라고합니다. 공지는주로상위개체(예: 문서또는텍스트파일)와연결되어있습니다. 포틀릿에상위항목(예: 폴더또는메모)에대한페이지가있는경우토론은일반적으로해당페이지에포함됩니다. 그렇지않으면토론은고유의 독립형페이지를 갖습니다.

다른저장소항목과달리토론은체크아웃되거나버전이지정될수없으며여러변환을

가질수도없습니다. 상위항목과관련된토론은선택하거나편집할수없으며해당등록정보에 액세스할수 없습니다.

새로운상위개체버전을체크인하면이버전은바로앞버전(분기버전,주버전또는부버전)과동일한토론을공유합니다. 첫번째버전은새토론을갖습니다. 각각의새로운부버전이나분기버전만토론을공유하거나(주버전은새토론을가짐),어떤개체버전도토론을공유하지않도록(모든버전이고유한토론을가짐) WDK설정에서이기본동작을변경할수있습니다. 개체버전은각토론의의견과함께해당개체에대한일종의시간대를제공할수있습니다. 버전에서토론을공유할때각체크인에대한버전표시기가의견사이에나타납니다.

토론에대한액세스는해당기본상위항목(현재버전또는가장최근버전)에대한액세스와동일합니다. 일반적으로자신이작성한의견만편집하고삭제할수있습니다.

개체를복사하면해당토론도복사되며모든의견의사본(의견에대한답변등)과원본작성날짜,만든이및 ACL이포함됩니다.



토론 보기

목록의선택적인토론상태열( 아이콘으로표시)에서토론의견이있는개체는다음과같은토론아이콘중하나로구별됩니다.

• 은토론에있는모든의견을읽었음을의미합니다.

• 은읽지않은토론의견이있음을의미합니다.룸개체의토론은 "공지"라고합니다. 의견을볼수없으면,룸으로가서등록정보링크를클릭합니다. "공지보기"확인란을선택하면 "공지보기"기능이활성화됩니다. 이제,공지의의견을추가,편집,삭제할수있습니다.

토론을의견과함께보거나의견을추가할목적등으로의견없이보려면토론아이콘을

클릭하거나,하나의개체를선택한후보기→토론을선택합니다.

토론의견(읽음,읽지않음또는없음)에따라개체목록을정렬하려면토론상태열의상단에있는 을클릭합니다. 열에대한디스플레이설정기본설정을사용하여토론상태열표시를해제할수있습니다.

토론의의견을모두읽음이나읽지않음으로표시할수있습니다. 예를들어,특정토론에새로추가되는의견만시각적으로구분하려면해당토론과관련된개체를선택하거

나연후파일→읽은토론으로표시를선택합니다. 반대로,파일→읽지않은토론으로표시를사용하여모든의견을읽지않은상태로표시할수있습니다. 여러개체를선택한경우이러한명령은선택한각개체에적용됩니다.

의견추가및편집

개체에대해쓰기이상의권한이있는사용자는해당개체에대한등록정보: 정보탭으로이동한후토론보기확인란을선택하거나지울수있습니다. 토론이표시되면,해당토론의기본상위항목에대해관계이상의사용권한을가지는사용자는그토론

에의견이나응답을추가할수있습니다.

포털환경에서는서식있는텍스트편집기가지원되지않습니다. 포털환경에서개체를작성및편집할때는서식있는텍스트편집기대신일반텍스트편집기를사용합니다.

개체에서식정보가포함되어있는경우에는읽기전용버전으로만표시됩니다. 포털환경에서는서식있는개체를편집할수없으므로데이터손실이발생하지않습니다. 서식정보가없는개체는일반텍스트편집기를사용하여편집할수있습니다.

토론에의견을추가하려면다음과같이하십시오.

1. 다음중하나를수행하여토론을표시합니다.• 토론아이콘( 또는 )을클릭합니다.• 하나의개체를선택하고보기→토론을선택합니다.



2. 토론에서마지막의견아래의설명추가를클릭합니다. (개체에대한 “설명추가”단추가없으면상위개체에대해관계보다낮은수준의권한을갖고있는것입니다.)

3. 편집창에의견제목(필수사항)및본문(선택사항)을입력합니다.

4. 확인을클릭합니다. 입력한내용이마지막의견아래에나타납니다. 왼쪽여백은바로위의마지막의견과동일하게설정됩니다.

특정의견에답변을달려면다음과같이하십시오.

1. 답변을달려는의견의제목옆에있는 을클릭합니다.

2. 편집창에의견제목및본문을입력합니다. 입력한내용이답변을달고있는대상의견의아래에오른쪽으로들여쓰기되어나타납니다.

의견응답을위한 아이콘이나타나지않는것은상위개체에대한해당사용자의사

용권한이의견을추가하거나의견에응답하기에는부족하기때문입니다. 관계이상의사용권한이필요합니다.

의견을편집하려면다음과같이하십시오.

1. 자신이추가한의견제목옆에있는 을클릭합니다.

2. 편집창에서의견제목및/또는본문을편집합니다.

3. 확인을클릭하여변경내용을적용합니다.관리권한이없으면자신이추가한의견만편집할수있습니다.

의견삭제

지정된의견에대한삭제권한과해당토론의기본상위항목에대한관계권한이있으면

토론의의견및의견에대한답변을삭제할수있습니다.

토론의모든상위항목에대한삭제권한이있는경우다른사람이작성한의견도포

함하여모든의견을삭제할수있습니다.

모든상위항목에대한삭제권한이있으면모든상위항목을삭제하여토론을사용할

수 없도록설정할수있습니다.

검색결과의토론

저장소검색인덱스에는토론의텍스트내용이포함되지만메타컨텐트나등록정보는

포함되지않습니다. 즉,전체텍스트를기준으로토론의견을검색할수는있지만,개체유형이나작성일자등의등록정보로는검색할수없습니다. 그러나의견만든이의 이름은검색할수있습니다.



토론이검색용어와일치하는경우결과에는토론자체가아닌상위개체가표시됩니다.다른컨텍스트에서와동일한방법을사용하여검색결과의토론을열수있습니다.

메모작업

메모는다른응용프로그램을사용하지않고도정보를작성,편집,공유할수있는단순한 페이지입니다.

메모는문서가표시되어있는포틀릿에만나타납니다. 메모에는메모임을나타내는아이콘이 있습니다.

메모는가입대상이될수있으며버전이나변환을갖지않습니다. 메모를편집,이동,복사,링크할수는있지만메모에대해체크인이나체크아웃,내보내기를수행할수는 없습니다.

메모를만들려면다음과같이하십시오.

1. 메모를만들컨테이너로이동합니다.

2. 제공되는옵션에따라다음중하나를실행하십시오.• 새 메모를클릭합니다.• 메뉴표시줄을사용할수있는경우파일→새로만들기→메모를선택합니다..

3. 새메모마법사의작성탭에서다음을입력합니다.• 이름(필수사항): 새메모의이름은동일한컨테이너에있는다른개체이름간에 고유해야 합니다.

• 메모(선택사항): 편집창에서메모의본문을작성합니다.• 원할경우 “이룸에가입” 옵션(필요에따라 [+]옵션표시클릭)을선택하여메모에 가입합니다.

다른탭으로계속하거나완료를클릭하여마법사를완료할수있습니다.

4. 새메모마법사를완료하려면완료를클릭하여메모를만듭니다. 또는,메모를만들지않고마법사를끝내려면취소를클릭합니다.

메모에대한쓰기권한이있는경우메모이름과본문을편집할수있습니다.

메모본문을편집하려면다음과같이하십시오.

1. 제공되는옵션에따라다음중하나를실행하십시오.• 편집을 클릭합니다.• 메뉴표시줄을사용할수있는경우파일→편집을선택합니다.

2. 편집창에서메모의본문을편집합니다.

3. 확인을클릭하여변경내용을적용합니다.



메모이름을편집하려면다음과같이하십시오.

1. 제공되는옵션에따라다음중하나를수행합니다.

• 메모이름이있는행에서 을클릭합니다.• 메모를선택하고보기→등록정보→정보를선택합니다.등록정보: 정보탭이열리고왼쪽상단에메모아이콘( )과메모이름이나타납니다.

2. 메모이름과기타등록정보를원하는대로편집합니다.

3. 확인을클릭하여변경내용을적용합니다.

메모를삭제하려면다음과같이하십시오.

1. 제공되는옵션에따라다음중하나를수행합니다.• 삭제를 클릭합니다.• 추가링크를사용할수있는경우추가→파일→삭제를클릭합니다.• 메뉴표시줄을사용할수있는경우메모를선택하고파일→삭제를선택합니다.

메모에는버전이없기때문에메모에대한삭제대화상자는일반적인문서에대한삭제

대화상자와다릅니다. 삭제대화상자의선택항목은다음과같습니다.• 링크: 위치이름에대한링크를삭제합니다. (메모에한위치만있는경우에는선택되지않고비활성화되며그렇지않으면기본적으로선택됩니다.)

• 참고: 메모를영구적으로삭제합니다. (메모에한위치만있는경우기본적으로선택됩니다.)

검색결과의메모

메모의본문및의견텍스트는저장소검색을위해인덱스화되어있습니다. 메모를찾으려면고급검색대화상자에서개체유형을 “Sysobject(dm_sysobject)” 또는 “메모(dmc_notepage)”로 설정합니다.

메모본문이검색기준과일치하면결과목록에그메모가표시됩니다.

컨텍스트폴더및캐비닛작업

컨텍스트폴더및캐비닛은일반텍스트설명(선택사항)과내장토론에의해표준저장소컨테이너와구별됩니다.

텍스트설명은룸의시작메시지처럼컨텍스트폴더상단에표시됩니다. 서식있는텍스트설명은문서요약,프로젝트자재사용에대한지침,다른위치에대한포인터등을 제공할 수 있습니다.



컨텍스트폴더페이지에포함된토론은팀구성원이프로젝트에대응함에있어전자

메일을사용하는대신작업의원활한연결(예: 문서검토용)을위해의사소통에초점을두도록조성합니다. 의견 “트리”로 구성된이러한토론은작업과관련된정보흐름을수집하고보존할수있게해줍니다.

어떤형태로든모든프로젝트팀은사례별이슈,일정,개발계획,제품아이디어,고객피드백등의다양한주제에대해의견을나눕니다. 컨텍스트폴더의토론을사용하면가치있는히스토리가될수있는이와같은특별한의사교환을저장하고액세스할수있습니다.

폴더설명은등록정보필드와같이메타데이터로되어있습니다.

컨텍스트폴더만들기

컨텍스트폴더도통상적인방법으로만듭니다.

새컨텍스트폴더를만들려면다음과같이하십시오.

1. 새폴더를만들저장소위치로이동합니다.

2. 제공되는옵션에따라다음중하나를실행하십시오.• 새 폴더를클릭합니다.• 파일→새로만들기→폴더를선택합니다.

3. 작성탭에서다음을입력합니다.• 이름(필수사항): 새폴더의이름입니다.• 유형: 폴더의 유형입니다.• 설명(선택사항): 편집창에서폴더페이지의탐색경로아래에표시될설명을작성합니다.

4. 추가정보를원하는대로입력한후완료를클릭하여폴더를만듭니다.

검색결과의컨텍스트폴더및캐비닛

폴더의설명및의견텍스트는저장소검색을위해인덱스화되어있습니다. 폴더설명은전체텍스트를가지고있으며고급검색대화상자에서개체유형이 Sysobject(dm_sysobject)또는폴더(dm_folder)또는폴더하위유형으로설정되어있는모든검색에포함됩니다.



이설명이검색기준과일치하는폴더는결과로표시됩니다.


7장

양식관리

양식을관리할수있는여러가지일반기능이있습니다.• 4장, 클립보드 관리• 2장,컨텐트관리—컨텐트관리기능모두를양식관리에사용할수는없습니다. 다음기능만 사용 가능합니다.

— 30페이지의 내보내기

— 30페이지의 가져오기

— 31페이지의 등록 정보

— 34페이지의 변환

— 37페이지의 버전

— 37페이지의 보기• 3장,캐비닛,폴더및파일관리—캐비닛,폴더및파일관리기능모두를양식관리에사용할수는없습니다. 다음기능만사용가능합니다.

— 39페이지의 항목 삭제

— 40페이지의 위치 보기• 6장, 공동 작업 관리• 8장, 주기 관리• 10장, 가입 관리• 11장, 가상 문서 관리• 12장, 워크플로 및퀵플로관리또한양식관리에만사용가능한특정기능이있으며다음과같은작업을위한변형된기능도있습니다.• 66페이지의 새 양식 만들기• 67페이지의 양식 편집


양식 관리

새 양식 만들기

새양식은두가지방법으로만들수있습니다. 기존양식템플릿을사용하거나이미만든양식을재사용합니다. 기존템플릿이나양식을사용하지않고양식을만들려면추가Documentum클라이언트가필요합니다.

템플릿을사용하여새양식만들기(새양식)

처음으로특정유형의양식을만들어야하는경우기존템플릿을사용하여새양식을만

드는기능을 사용할수있습니다.

템플릿을사용하여새양식을만들려면다음과같이하십시오.

1. 새양식을만들캐비닛또는폴더로이동합니다.

2. 새 양식 링크를클릭합니다.


3. 필요에따라양식세부정보를입력합니다.

1. 만들양식의이름을입력합니다.

2. 드롭다운목록에서필요한양식템플릿을선택합니다.

3. 다음을 클릭합니다.

4. 양식에대한추가세부정보를완성합니다.

참고: 이러한세부정보는사용하는양식템플릿에따라달라집니다.

5. 양식 작성을확인합니다.

• 양식을만들고닫으려면제출단추를클릭합니다.

• 양식을만들고이후편집(필요한경우)을위해열어두려면저장단추를클릭합니다.

참고: 양식을만드는동안실수를한경우다음을수행할수있습니다.

• 변경사항을저장하지않고양식을닫으려면취소단추를클릭합니다.

• 마지막저장한양식세부정보로되돌리고이후편집(필요한경우)을위해양식을열어두려면재설정단추를클릭합니다.


양식 관리

기존양식을사용하여새양식만들기(다른이름으로저장)

특정유형의양식을이전에만들었고해당세부정보의대부분을재사용하려는경우기존

양식을사용하여새양식을만드는기능을사용할수있습니다.

기존양식을사용하여새양식을만들려면다음과같이하십시오.

1. 새양식을만드는데사용할양식을찾습니다.

2. 다른이름으로저장링크를클릭합니다.



1. 만들양식의이름을입력합니다.

2. 다음을 클릭합니다.

3. 양식에대한추가세부정보를완성합니다.


4. 양식 작성을확인합니다.

• 양식을만들고닫으려면제출단추를클릭합니다.

• 양식을만들고이후편집(필요한경우)을위해열어두려면저장단추를클릭합니다.

참고: 양식을만드는동안실수를한경우다음을수행할수있습니다.



양식편집

기존양식의세부정보를수정하는편집기능을사용할수있습니다.

기존양식을편집하려면다음과같이하십시오.

1. 편집할 양식을 찾습니다.

2. 편집 링크를 클릭합니다.


양식 관리



1. 양식세부정보를편집합니다.


2. 양식의업데이트내용을확인합니다.

• 양식을업데이트하고닫으려면제출단추를클릭합니다.

• 양식을업데이트하고이후편집(필요한경우)을위해열어두려면저장단추를 클릭합니다.

참고: 양식을편집하는동안실수를한경우다음을수행할수있습니다.




8장

주기관리

주기는파일이작성,편집,승인,폐기되는동안거치는여러단계를정의합니다. 예를들어,한직원은새인력관리양식을작성하고,다른직원은양식을검토하여개정을위해반송하며,세번째직원은모든직원이해당양식을사용할수있도록승인할수있습니다. 주기는이과정의각시점에서파일이어떤단계에있는지를정의합니다.

항목이도달한특정단계를해당항목의주기상태라고합니다. 기본주기에는다음상태가있습니다.

• 시작

컨텐트를새로작성하거나새버전을작성할때초기화를위해컨텐트가자동으로시작상태로

지정되며,즉시진행중상태로올라갑니다.• WIP(진행 중인 작업)

진행중은드래프트또는검토중인컨텐트에사용됩니다.• 준비 단계

컨텐트를완성하여테스트할준비가되면사용자나워크플로는해당컨텐트를준비단계상태로

올립니다. 기본적으로주기상태가준비단계이상인항목은변경할수없습니다. 즉,항목의컨텐트를편집하거나위치또는등록정보를변경할수없습니다. 그러나관리자는시스템수준옵션을설정할수있습니다. 특정사용권한이있는사용자는이관리자설정을무시할수있습니다.

항목의상태가자동으로올라가거나사용자가항목의상태를수동으로올리면해당항목이다음주

기상태로바뀌게됩니다. 항목상태를자동으로올리기위해충족되어야하는조건은주기에따라결정됩니다. 항목을이전주기상태로내리는것도가능합니다.

예 8-1. 주기 작동 방식이예에서는한보험회사가새배상청구양식을개발합니다. 배상청구양식은다음과같은단계로 개발됩니다.

• 변호사의 초안 작성

• 손해사정인과고객서비스담당자의검토

• 관리자의 사용 승인

• 사용 개시

• 법률또는내부절차의변경에따른변호사의개정


주기 관리

• 관리자의 사용 재승인

• 사용 기간이 지난 후 폐기

관리자는 Documentum 5를사용하여각단계를반영하는주기를설계합니다. 첫번째상태를기초상태라고합니다. 주기는단계상태라는각단계별상태의앞으로또는뒤로이동하여완료됩니다. 마지막상태를최종상태라고합니다. 배상청구양식은초안,검토됨,승인됨,사용중,개정됨,재승인됨,폐기됨등의상태를가질수있습니다. 시간이경과함에따라상태가변경되면파일의주기상태를이동합니다.

여러기능을사용하여주기를관리할수있습니다.

• 70페이지의 주기 적용• 71페이지의주기 상태 내리기• 71페이지의 주기 제거• 71페이지의주기 상태 올리기• 72페이지의 주기 재개• 72페이지의 주기 일시중지

주기 적용

항목에주기를할당하려면쓰기이상의권한이있어야합니다.

파일에주기를할당할때해당파일및주기와연결할별칭집합을선택할수도있습니다.별칭집합은파일에대해검토,상태올리기또는상태내리기작업을수행하는특정개인을식별할수있도록합니다. 별칭집합으로사용권한집합과저장소의위치도지정할수있습니다. 사용중인프로그램의별칭집합에대해서는저장소관리자에게문의하십시오.

템플릿에대한주기를설정하는경우,해당주기는템플릿에서작성한이후의모든파일에할당됩니다. 새주기는이미작성된파일에는적용되지않습니다.

주기를적용하려면다음과같이하십시오.

1. 저장소에서원하는파일을찾습니다.

2. 주기 적용을 클릭합니다.


3. 주기를 선택합니다.



주기 관리

주기 상태내리기

상태를내리면항목은이전주기상태로돌아갑니다. 항목의상태를내리려면관계이상의 권한이있어야합니다.

항목의상태를내리려면다음과같이하십시오.


2. 주기상태내리기를클릭합니다.


3. 상태내리기를 클릭합니다.

주기제거

항목에서주기를제거하려면쓰기이상의권한이있어야합니다.

주기를제거하려면다음과같이하십시오.


2. 주기 제거를 클릭합니다.


주기상태올리기

상태올리기는항목을주기의다음단계로올립니다. 항목의상태를올리려면관계이상의 권한이있어야합니다.

항목의상태를올리면해당항목이상태를올릴수있는다른후보항목과링크되어있는

지확인이이루어집니다. 링크되어있을경우,이러한후보항목의상태도함께올릴지확인하는메시지가표시됩니다.

항목을주기의다음상태로올리려면다음과같이하십시오.


2. 주기상태올리기를클릭합니다.



주기 관리

주기 재개

재개는일시중지되어있는주기의진행을다시시작합니다. 일시중지되어있는항목을재개하려면관계이상의권한이있어야합니다.

일시중지된항목을재개하려면다음과같이하십시오.


2. 주기 재개를 클릭합니다.


3. 재개를 클릭합니다.

주기일시중지

항목을일시중지하면주기의진행이일시적으로중지됩니다. 예를들어,승인된파일의사용을일시적으로금지하도록회사정책이변경될수있습니다. 항목을일시중지하려면관계이상의권한이있어야합니다.

항목을현재주기상태에서일시중지하려면다음과같이하십시오.


2. 주기일시중지를클릭합니다.


3. 일시 중지를 클릭합니다.


9장

기본설정관리

기본설정은개인포털설정을정의합니다. 기본설정은사용자컴퓨터의쿠키에저장됩니다. 쿠키가컴퓨터에남아있으면기본설정의변경사항은유지되며,쿠키를삭제하면기본설정이손실됩니다. 컴퓨터마다기본설정이다를수있습니다.

이장에서소개한기본설정중일부는표시되지않을수도있습니다. 조직의설정에따라표시되는기본설정 항목이 결정됩니다.

포털배너에서최대화및최소화단추옆에있는,머리글의편집링크를클릭합니다. 기본설정페이지가 나타납니다.

자주액세스하는폴더의폴더경로를설정할수있습니다. 주어진텍스트상자에폴더경로를입력하면초기폴더경로로설정되며,다음번로그인시포틀릿이해당경로가설정된폴더를엽니다.

일반기본설정지정

이절차를사용하여일반기본설정을지정할수있습니다.

일반기본설정을지정하려면다음과같이하십시오.

1. 일반문서기본설정이라는링크를클릭합니다.

2. 일반 탭을 선택합니다.

3. 드롭다운목록에서문서저장소를선택합니다.드롭다운목록에서저장소를추가할수도있습니다. 드롭다운목록에서저장소추가를 클릭합니다.저장소를선택한후자격증명을인증받아야할수도있습니다. 사용자이름과암호를입력합니다. 다음에로그인할때로그인정보기억을선택하여다음번로그인을위한자격증명을저장합니다.

4. 변경사항을저장하려면저장및돌아가기를클릭합니다.


기본 설정 관리

가상 문서기본설정지정

포틀릿에서가상문서를사용하는경우이절차를사용하여가상문서의기본설정

을 지정합니다.

가상문서의기본설정을지정하려면다음과같이하십시오.


2. 가상문서탭을선택합니다.

3. 목록의가상문서이름을클릭할때수행될작업을선택합니다.링크클릭에서,목록의가상문서이름을클릭할때수행될작업에대한기본설정을 지정할 수 있습니다.• 구조보기 -가상문서를열고구조를봅니다.

가상문서의이름을클릭하면첫번째수준의중첩파일이나타납니다.• 컨텐트보기 -가상문서를열고컨텐트를봅니다.

가상문서의이름을클릭하면컨텐트의읽기전용사본이나타납니다.• 항상메시지표시 -사용자확인을요구하는메시지를항상표시합니다.

가상문서의이름을클릭할때구조를표시할것인지또는읽기전용컨텐트를

표시할것인지를선택하는메시지가표시됩니다.4. 가상문서에컨텐트가없는경우 Virtual Document Manager(VDM)는이기본설정의내용과상관없이자동으로가상문서의구조를표시합니다.

5. VDM에끊어진바인딩을표시하려면끊어진바인딩표시를선택합니다. VDM이컴포넌트의바인딩규칙에지정된컴포넌트버전을찾을수없을경우바인딩

이끊어진것입니다. 끊어진바인딩을표시할경우페이지를로드하는데시간이더 소요될 수 있습니다.

6. 복사에서가상문서를클립보드로복사할때수행될작업에대한기본설정을지정

합니다.• 루트만

상위파일만의컨텐트와등록정보를복사합니다.• 루트 및 하위 항목

상위파일과상위파일에중첩된모든하위항목을복사합니다. 이경우하위항목의하위항목도함께복사됩니다.

• 루트및기존하위항목에대한링크

상위파일을복사하고하위항목을참조합니다.• 항상 메시지 표시

복사할항목을선택하라는메시지가항상표시됩니다.



• 체크아웃에서가상문서를클립보드로체크아웃할때수행될작업에대한기

본 설정을 지정합니다.• 읽기 전용 다운로드

파일을읽기전용으로다운로드합니다. 파일을편집할수없습니다.• 항상 메시지 표시

복사할항목을선택하라는메시지가항상표시됩니다.7. 변경사항을저장하려면저장및돌아가기를클릭합니다.

로그인기본설정

로그인할때다음에로그인할때로그인정보기억을선택한경우로그인기본설정에서

저장된자격증명을볼수있습니다. 이로써로그인할때마다자주사용하는자격증명을제공할필요가없어졌습니다. 이전에저장한자격증명을삭제하고새로운자격증명을 추가할수도 있습니다.

로그인기본설정을지정하려면다음과같이하십시오.


2. 로그인탭을선택합니다. 저장된인증서가표시됩니다.

3. 저장된자격증명을삭제하려면자격증명제거를클릭합니다.저장된자격증명을제거해도저장소가제거되지는않습니다. 자격증명을다시입력해야 합니다.

4. 저장및돌아가기를클릭합니다.

검색기본설정

검색의기본위치를설정할수있습니다. 이로써저장소의위치를검색하는시간이절약됩니다. 기본설정에서변경하지않으면검색결과를볼때마다기본위치로갑니다.

검색소스를설정하려면다음과같이하십시오.

1. 검색 탭을 선택합니다.

2. 다음중에서검색의기본위치를선택합니다.

3. 현재 저장소만:검색하는시점에보고있는저장소만을기본검색위치로설정합니다.

4. 기타: 사용자가선택한특정위치를기본검색위치로설정합니다.



사용자이름과암호를묻는메시지가나타나면해당이름과암호를입력합니다.

5. 기타를선택한경우다음을수행하십시오.• 사용가능한저장소목록에서추가할위치를찾아서선택합니다. 을클릭합니다.

위단계를반복하여원하는위치를모두추가합니다.

외부소스에대한사용자이름과암호를묻는메시지가나타나면해당이름

과 암호를 입력합니다.6. 검색에포함위치에서위치를제거하려면제거할위치를선택하고 을클릭합니다.

7. 변경사항을저장하려면저장및돌아가기를클릭합니다.


10장

가입관리

캐비닛,폴더및파일에가입하거나가입을취소하여가입을관리할수있습니다.

캐비닛,폴더또는파일에가입하려면다음과같이하십시오.

1. 캐비닛,폴더또는파일이름을클릭하여해당세부정보를표시합니다.

2. 표시되는경우가입링크를클릭합니다.


캐비닛,폴더또는파일에대한가입을취소하려면다음과같이하십시오.

1. 가입을취소할캐비닛,폴더또는파일로이동합니다.

참고: 가입포틀릿에서가입한캐비닛,폴더,파일을찾는것이더쉽습니다. 그러나,다른모든포틀릿에서가입에액세스하고동일한단계를수행할수있습니다.

2. 표시되는경우가입취소를클릭합니다.


캐비닛,폴더또는파일이가입목록에서제거되며가입포틀릿에더이상표시되지 않습니다.


가입 관리


11장

가상문서관리

가상문서는그안에중첩된하나이상의추가파일을가집니다. 가상문서는 “상위”문서라고하고가상문서안에포함된파일은 “하위” 항목이라고합니다.

예를들어,가상문서를책으로만들고해당책의각장을구성하는파일로가상문서를채울수있습니다. 각장은그장의단원에해당하는다른하위항목을포함하는가상문서가될수있습니다.

각하위항목은다른파일형식을가질수있습니다. 예를들어 Excel스프레드시트, Word문서, TIFF이미지를혼합하여가상문서를만들수있습니다.

가상문서의하위항목을원하는순서로배열할수있습니다. 하위항목을다시배열하지않으면 원래 순서로 유지됩니다.

가상문서는다음과같은경우에특히유용합니다.

• 파일그룹을한단위로액세스하려는경우

• 여러사용자가문서구성요소로동시에작업해야하는경우

• 문서세트가너무커서한파일로결합할수없는경우

• 한단위로그룹화하려는파일들의소유자가두명이상인경우

• 파일들의형식이서로다른경우(예: Word문서및 Excel스프레드시트)• 문서세트를특정순서(예: 책의각장)로유지하려는경우• 여러다른문서에같은정보(예: 급여또는기타참조정보)를포함시키는한편,매번포함시킬정보내용을직접 제어하려는경우

• 개정문서를유지하고특정중요시점에생성한버전을추적관리해야하는경우

• 저장소에함께저장하고 Microsoft Binder를통해그룹으로게시할 Microsoft Office문서모음이있는 경우

다음의몇가지예는가상문서가중요한역할을할수있는상황입니다.

• 새로운의약제품이소스가다른여러부분약품으로구성되어있으며,그러한부분약품중일부는미국제품에포함되나프랑스제품에는포함되지않습니다.

• 각영업프리젠테이션이해당가망고객과관련된제품만포함합니다.• 특정사용자가자신의컨텐트부분을회사의다른부서와공유하려는경우,다른부서에서는그사용자의컨텐트구조를다르게구성하고해당부서의컨텐트일부를추가하길원합니다.


가상 문서 관리

• 공개버전으로릴리스된문서를내부적으로계속업데이트하는한편,해당문서의특정버전을 보관하고자 합니다.

여러기능을사용하여가상문서를관리할수있습니다.• 80페이지의가상문서를단순문서로변환• 80페이지의가상 문서로 변환• 80페이지의 보기, 가상문서

가상문서를단순문서로변환

가상문서가하위항목을포함하지않는경우에만가상문서를단순문서로변환할

수 있습니다.

가상문서를단순문서로변환하려면다음과같이하십시오.

1. 해당가상문서로이동합니다.

2. 가상문서 ->단순문서로변환링크를클릭합니다.


가상문서로변환

가상문서를만들려면단순문서를가상문서로변환합니다. 이문서는하위항목을추가할 수있는 상위문서가됩니다.

가상문서를만들려면다음과같이하십시오.

1. 가상문서로변환할파일로이동합니다.

2. 가상문서 >가상문서로변환링크를클릭합니다.


보기,가상문서가상문서구조를볼때상위문서와해당하위항목이목록에표시됩니다. 각하위항목의경우바인딩규칙,문서형식및다른관련정보가있는지확인합니다. 이화면에서일반적인문서관리기능을수행할수있습니다.



가상문서구조를보려면다음과같이하십시오.

1. 해당가상문서로이동합니다.

2. 다음중 하나를수행합니다.• 가상문서의파일이름을클릭합니다.• 가상문서의가상문서보기를클릭합니다.





12장

워크플로및퀵플로관리

워크플로를시작할때는워크플로템플릿을토대로사용합니다. 작업순서와사용자할당은템플릿으로결정되지만,특정작업에대한사용자지정옵션을제공하는템플릿도있습니다. 또한,템플릿으로사용자그룹에작업을할당할수도있습니다. 이경우처음으로작업을수락하는사용자가작업을수행하게되고,다른사용자의받은편지함에서는해당작업이제거됩니다.

여러사용자가동일한워크플로템플릿에서동시에워크플로를시작할수있습니다. 템플릿에대해관계이상의권한을가지는한명의사용자가동일한템플릿에서여러워크플로를시작할수있습니다.

워크플로에파일을첨부한뒤전달하여처리하도록할수도있습니다. 파일을첨부할경우먼저워크플로를시작한다음파일을첨부하거나,파일을먼저첨부한다음워크플로를시작할수있습니다. 파일을첨부하지않고,대신워크플로의받는사람이필요한파일을직접추적하거나만들도록 할 수도 있습니다.

사용자들이첨부된파일을편집하고버전을변경함에따라워크플로템플릿은워크플로를진행

할때첨부할파일버전을결정합니다. 워크플로템플릿은워크플로를진행하면서새로운버전을전달할것인지,아니면기존버전을전달할것인지결정합니다.

각워크플로에는워크플로의일시중지또는중지와같이실행중인워크플로를변경할수있는워

크플로 감독자가 있습니다.

스크립트실행과같은자동작업을워크플로에포함시킬수있습니다. 자동작업이실패할경우워크플로감독자는이에대한통지를받은후작업을재시도하거나수행또는중지할수있습니다. 자동작업은워크플로를주기와통합할수있습니다. 예를들어,워크플로가진행되면서파일을새로운주기상태로올릴수 있습니다.

워크플로가시작되면실행중상태가됩니다. 즉,모든워크플로작업이해당워크플로템플릿에따라할당되고분배됩니다. 워크플로는모든작업이완료될때까지또는중단하거나종료해야될필요가있을때까지이상태를유지합니다. 워크플로의상태는다음세가지입니다.

• 실행중: 워크플로가워크플로템플릿에따라정상적으로실행중입니다.• 일시중지됨: 워크플로가일시적으로중지되었지만복원이예상됩니다. 복원되면워크플로는중지된 지점부터 계속됩니다.

• 종료됨: 워크플로가취소되었고다시복원할수없습니다.워크플로보고유틸리티는워크플로관리및이와관련된주요정보보고를위해설계된프로그램입니

다. 이유틸리티를통해저장소의모든워크플로보기,워크플로인스턴스의모든측면보기,별칭집합


워크플로 및 퀵플로 관리

값표시및수정,워크플로에대한기본적인유지관리및관리기능수행,전자메일을통해워크플로수행자에게연락,워크플로정보저장및인쇄등의작업을수행할수있습니다.

여러기능을사용하여워크플로와퀵플로를관리할수있습니다.

• 84페이지의 워크플로 시작• 85페이지의워크플로첨부파일시작• 86페이지의 퀵플로 시작• 87페이지의 워크플로 종료• 88페이지의 워크플로 일시 중지

워크플로시작

워크플로를시작하면워크플로를검색할수있는페이지가표시됩니다. 워크플로는파일에자동으로연결되지않으며,워크플로에파일을첨부할수있습니다.

자신이시작하려는작업순서를포함하는워크플로템플릿을선택할수있습니다. 각각의작업을맡을사용자가정해져있는워크플로템플릿도있고,특정한작업을맡길사용자를직접선택할수있는템플릿도있습니다. 워크플로를시작할때파일을첨부하여다른사용자들이보거나참조하도록할수있습니다.

워크플로를시작하려면다음과같이하십시오.

1. 캐비닛,폴더또는파일에대한워크플로시작링크를선택합니다.


2. 워크플로템플릿을선택합니다.

a. 화면왼쪽탭을사용하여검색을세분화할수있습니다.• 모두—저장소의모든워크플로를표시합니다.• 가입—가입한워크플로를표시합니다.• 내템플릿—사용자가소유한워크플로템플릿을표시합니다.• 폴더—저장소의폴더를표시합니다.• 최근사용—최근에사용한파일과폴더를표시합니다.

b. 다음으로시작: 필드에일부텍스트를입력한다음실행단추를클릭합니다.

c. 사용할워크플로템플릿에대한확인란을선택하고확인단추를클릭합니다.

3. 정보탭에워크플로정보를추가합니다.

a. 워크플로설명을입력합니다.

b. 필요할경우다른첨부파일을추가합니다.



참고: 첨부파일이필수일경우첨부파일제목아래에 doc1(필수)라는텍스트가 표시됩니다.


ii. 첨부할항목을찾은다음확인란을선택합니다.

iii. 확인단추를 클릭합니다.

참고: 제거링크를클릭하고확인단추를클릭하여원하지않는첨부파일을제거할 수 있습니다.

c. 워크플로에대한설명을설명탭에추가합니다.

i. 다음방법중하나를사용하여설명탭을표시합니다.• 설명 링크를 클릭합니다.• 정보탭에서다음단추를클릭합니다.

ii. 추가단추를 클릭합니다.

iii. 설명을 입력합니다.

iv. 설명을받는사람을지정하는필수단추를설정합니다.• 이후의모든받는사람—기본값입니다.• 다음 받는 사람만

d. 확인 단추를클릭합니다.


워크플로첨부파일시작

워크플로첨부 파일 시작 기능은 워크플로 시작 기능과 유사하며 Workflow StartAttachments(워크플로시작첨부파일)링크에해당하는파일이자동으로워크플로에 추가됩니다.

워크플로첨부파일을시작하려면다음과같이하십시오.

1. 워크플로에포함시킬항목옆에있는Workflow Start Attachments(워크플로시작첨부 파일)링크를선택합니다.


2. 워크플로템플릿을선택합니다.

a. 화면왼쪽탭을사용하여검색을세분화할수있습니다.• 모두—저장소의모든워크플로를표시합니다.• 가입—가입한워크플로를표시합니다.



• 내템플릿—사용자가소유한워크플로템플릿을표시합니다.• 폴더—저장소의폴더를표시합니다.• 최근사용—최근에사용한파일과폴더를표시합니다.

b. 다음으로시작: 필드에일부텍스트를입력한다음실행단추를클릭합니다.

c. 사용할워크플로템플릿에대한확인란을선택하고확인단추를클릭합니다.

3. 정보탭에워크플로정보를추가합니다.

a. 워크플로설명을입력합니다.

b. 필요할경우첨부파일을제거합니다.

참고: 첨부파일은워크플로에자동으로첨부됩니다.

i. 제거링크를 클릭합니다.

ii. 확인단추를 클릭합니다.

c. 워크플로에대한설명을설명탭에추가합니다.

i. 다음방법중하나를사용하여설명탭을표시합니다.• 설명 링크를 클릭합니다.• 정보탭에서다음단추를클릭합니다.

ii. 추가단추를 클릭합니다.

iii. 설명을 입력합니다.

iv. 설명을받는사람을지정하는필수단추를설정합니다.• 이후의모든받는사람—기본값입니다.• 다음 받는 사람만



퀵플로시작

퀵플로는사전정의된템플릿을사용하지않고도개체를선택하고대상에게라우트할수

있기때문에더유연한형식의워크플로입니다.

퀵플로를시작하려면다음과같이하십시오.

1. 라우트할개체옆의워크플로퀵플로링크를클릭합니다.


2. 항목을전송할사용자또는그룹을선택합니다.



a. 사용자/그룹선택링크를클릭합니다.

b. 사용자또는그룹을찾아해당확인란을선택합니다.

c. 추가 단추를클릭합니다.


3. 드롭다운목록에서우선순위를선택합니다.• 높음

• 중간 — 기본값입니다.• 낮음

4. 받는사람을위한지침을입력합니다.

5. 필요할경우사용자순서대로보내기확인란을설정합니다.

6. 사용자순서대로보내기확인란을선택한경우다음옵션을선택할수있습니다.• 나에게 거부 허용

• 이전 수행자에게거부 허용

7. 필요할경우내게로반송확인란을선택합니다.

8. 필요할경우서명필요확인란을선택합니다.

9. 확인단추를클릭하여퀵플로를시작합니다.

워크플로종료

워크플로는진행중언제든지종료할수있습니다. 종료된워크플로는다시시작할수 없습니다.

워크플로를종료하려면다음과같이하십시오.

1. 종료할워크플로옆의중단링크를클릭합니다.


2. 워크플로중단페이지에서중단된워크플로는삭제됩니다확인란이선택되어

있는지확인합니다. 이확인란을선택하면종료된워크플로가해당워크플로목록에서 자동으로삭제됩니다.




워크플로일시중지

워크플로일시중지는워크플로를잠시중단했다가다시시작할경우에사용합니다. 예를들어,워크플로템플릿을수정하기위해워크플로를일시중지할수있습니다. 변경을완료하고워크플로를재개하면일시중지되었던시점부터다시계속진행됩니다.

워크플로를일시중지하려면다음과같이하십시오.

1. 일시중지할워크플로옆에있는일시중지를클릭합니다.


2. 워크플로일시중지를확인하는메시지가표시됩니다. 확인을클릭합니다.


색인

협업서비스,공동작업, 57

ENGLISH TERMSContent Rendition Services, 34

ㄱ가상문서

관리, 79구조 보기, 80단순문서로변환, 80만들기, 80

가입, 20관리, 77캐비닛, 77파일, 77폴더, 77

가입 취소

캐비닛, 77파일, 77폴더, 77

가져오기

변환, 36파일, 30

검색, 53저장된검색,실행, 55검색 저장, 54결과, 53단순, 17저장된검색, 54

게시

개요, 21상태올리기사용, 69, 71워크플로사용, 21

결과

검색, 53관리

가상 문서, 79가입, 77기본 설정, 73

워크플로, 83주기, 69컨텐트, 25퀵플로, 83클립보드, 47

구성

표시 , 45구조

가상 문서, 80기본 변환, 34미리 보기, 35

기본 설정

관리, 73기여자역할, 14

ㄴ내보내기

파일, 30

ㄷ단순

검색, 17단순 문서, 80등록 정보

개요, 31사이트, 33설정, 33캐비닛, 33파일, 31, 33폴더, 31, 33

ㄹ로그인, 12룸, 13로컬 그룹, 14로컬 역할, 14멤버쉽, 14액세스, 13

룸 멤버쉽


색인

개요, 14관리, 15구성원제거, 15구성원추가, 15로컬그룹등록정보편집, 16로컬그룹만들기, 16로컬그룹에구성원추가, 16로컬그룹에서구성원제거, 17로컬역할변경, 16

룸의구성원목록, 15링크

여러위치에파일, 49여러위치에폴더, 49여러저장소위치에범주, 49

ㅁ만들기

가상 문서, 80메모, 61검색, 62만들기, 61삭제, 62편집, 61

목록

보기, 45여러페이지, 45정보 표시, 45파일 이름, 37파일이름클릭, 37표시, 45표시 정보, 45표시페이지, 45

문서파일,참조하십시오.

ㅂ받은편지함, 10버전

개요, 26버전 변환, 34번호, 26보기, 37삭제, 39새버전 저장, 28

범주, 8범주 노드참조관리, 9삭제, 39여러위치에링크, 49

범주 노드

개요, 8탐색, 9

변경

암호, 13변형

새변환만들기, 35변환

가져오기, 36개요, 34기본, 34기본변환미리보기, 35만들기, 35보기, 35한버전과연결, 34

보기

알림, 11작업, 11클립보드, 50

보호

파일,가져오기시지정, 30캐비닛, 40

복사

Docbase외부의위치로, 30저장소의항목, 48파일, 48폴더, 48

분류, 8분리

항목, 71

ㅅ사이트

등록정보, 31, 33히스토리, 34

삭제

버전, 39범주, 39저장소의항목, 39파일, 39폴더, 39

상태 내리기, 71항목, 71

상태올리기, 69, 71항목, 71

소유자역할, 14수락

작업, 11시작


색인

워크플로, 84 - 85

ㅇ알림

보기, 11암호

변경, 13완료

작업, 12워크플로, 21관리, 83시작, 84 - 85일시 중지, 88종료, 87중단, 87

워크플로보고, 22, 83, 88워크플로일시중지, 88워크플로종료, 87의견

검색, 60토론에추가, 59토론에서답변달기, 60토론에서삭제, 60토론에서편집, 60

이동

저장소의항목, 49파일, 49폴더, 49

일괄상태올리기, 69읽기전용보기, 37일시 중지

항목, 72

ㅈ자동작업

개요, 21작업, 21보기, 11수락, 11완료, 12

작업 진행률

닫기, 12반복, 12완료, 12위임, 12

잠긴 파일

개요, 25재개

항목, 72저장

Docbase에파일, 28개요, 25검색, 54새 버전, 28

적용

주기, 70정보, 7제거

주기, 71주기

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