DOKUMEN BAYARAN

DOKUMEN BAYARAN

DISEDIAKAN OLEH :JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI JOHOR

2

KANDUNGAN

0 PENGENALAN MENGENAI DOKUMEN BAYARAN0 DOKUMEN BAYARAN & KEGUNAAN0 UNDANG-UNDANG & PERATURAN BERKAITAN

DOKUMEN BAYARAN0 CARA PENYEDIAAN0 KESILAPAN YANG BIASA DILAKUKAN

KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN

1. PENGENALAN MENGENAI DOKUMEN BAYARAN

KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 3

4


Dokumen-dokumen kewangan yang terlibat bagi urusan sesuatu bayaran adalah seperti berikut :

(a) Waran Peruntukan

(b) Baucar Bayaran


5


(a) Waran Peruntukan

- Satu dokumen yang memberi kebenaran untuk membuat perbelanjaan.

- Tidak boleh melakukan perbelanjaan atau tanggungan tanpa waran peruntukan.

- Ada pelbagai jenis seperti waran peruntukan, waran peruntukan kecil, waran pindah peruntukan dan

waran tarik balik.


6


(b) Baucar Bayaran

- Disediakan sebagai permintaan bayaran kepada Perbendaharaan.

- Mesti ditandatangan oleh pegawai yang telah diberikuasa oleh Pegawai Pengawal sebagai

mengesahkan pembayaran yang akan dibuat.

- Kuasa mengesah dan memperakui baucar hendaklah mengikut had amaun.


7


0 Surat Pekeliling ANM Bil 1/2008

0 Pegawai yang memperakukan baucar hendaklah lebih kanan daripada pegawai yang mengesahkan baucar tersebut.


< RM20,000 > RM20,000

SEDIA W 17 KE ATAS W 17 KE ATAS

PERAKU 1 W 22 KE ATAS W 32 KE ATAS

PERAKU 2 W27 KE ATAS W 41 KE ATAS

8


- Sekiranya tiada perjawatan yang mencukupi bagi tahap kuasa untuk pegawai yang mengesahkan (Peraku 1) dan memperakukan (Peraku 2) baucar adalah ditentukan mengikut kekananan dan perjawatan di pejabat tersebut.

Ada pelbagai jenis baucar seperti baucar bayaran, baucar jurnal dan baucar kecil.


9


Setiap baucar bayaran mestilah disokong dengan dokumen-dokumen sokongan seperti :

- Pesanan Tempatan (AM 75 Pin6/86)- Bil / Invois asal- Perjanjian / Kontrak yang ditandatangani- Keputusan Sebutharga / Tender- Surat Kelulusan Perbendaharaan- Penyata Tuntutan


2. DOKUMEN BAYARAN & KEGUNAAN


11


0 Waran Peruntukan0 Baucar (Baucar Bayaran, Baucar Jurnal, Baucar Kecil)0 Borang Kawalan Kelompok0 Penyata-Penyata0 Buku VOT0 Daftar Bil0 Daftar Baucar0 Daftar Pembayaran0 DLL


12


0 Baucar (Baucar Bayaran, Baucar Jurnal, Baucar Kecil)

Definisi Baucar : Satu dokumen bayaran yang disokong dengan butir-butir penuh mengenai

tiap- tiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja seperti tarikh, nombor, kuantiti, kiraan jauhnya dan kadar, untuk membolehkannya disemak tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain daripada yang dikembarkan padanya bagi membolehkan Pejabat Pembayar menjelaskan bayaran. (AP 99a)


13



KEW304 – Digunakan untuk semua jenis

pembayaran.


14



KEW306 – Digunakan untuk menyelaras akaun1. Urusan antara dua jabatan.

Debit (-) : yang membayar

Kredit (+) : yang menerima

2. Pembetulan kesilapan akaun.

3. Bayaran yang tidak melibatkan cek/tunai.


15



KEW50 & 50A – Digunakan untuk membayar tuntutan

ganti bayaran tunai pegawai dari panjar wang runcit.

– Had bayaran : RM500 (AP97d)

Boleh lebih jika praktikal dan berfaedah.


16


0 Bayaran melalui baucar jurnal/waran

Bayaran yang dibuat di antara Jabatan-Jabatan Kerajaan di bawah kawalan Pejabat Pembayar yang sama.

Pejabat A yang berhutang dengan Pejabat B akan menyediakan Baucar Jurnal dan menghantarkannya ke Pejabat B untuk disahkan.

Setelah diterima kembali, maka baucar itu akan dihantar ke Pejabat Pembayar yang akan mendebitkan Peruntukan A dan kreditkan Hasil B.

Bagi Jabatan yang berlainan Pejabat Pembayar, Waran diperlukan.


17


0 Buku VOT

Sebuah buku yang diselenggarakan untuk merekod segala maklumat yang berkaitan dengan kedudukan peruntukan Jabatan.

Antara maklumat yang terdapat dalam buku vot :- Jumlah peruntukan bagi setiap objek sebagai,- Tanggungan mengikut tarikh yang dilakukan,- Pembayaran yang telah dibuat, dan- Baki masih ada.

Buku Vot eSPKB semuanya dibuat secara auto.KURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN

18


0 Buku VOT Manual

Menunjukkan dengan jelas tiap-tiap program & aktiviti atau projek bagi maksud perbelanjaan iaitu peruntukan yang diterima atau diagihkan, perbelanjaan kemaskini, tanggungan & baki peruntukan.

Pegawai yang memperakui baucar perlu tandatangan ringkas.

Semua tanggungan yang belum dijelaskan pada akhir tahun perlu dibawa ke hadapan.


19



Terima Waran Peruntukan

Penyediaan Pesanan Tempatan manual / eSPKB / ePerolehan

Terima Bil Dari Pembekal

Sediakan Laporan Penyesuaian

Pembayaran Kepada PembekalSediakan Baucar

Bayaran

ALIRAN PERBELANJAAN & PEMBAYARAN

20


0 Daftar Bil

Tarikh bil diterima Tarikh bil diperakui Tarikh bil diterima oleh Bhg. Kewangan Nama Pembekal Nombor dan tarikh bil. Amaun Nombor Pesanan Tempatan/Inden


21


0 Daftar Baucar

Tarikh baucar disahkan untuk dibayar Nombor baucar (Jabatan) Nombor Jadual Tarikh Jadual dihantar ke Pejabat Pembayar Tarikh Cek disediakan Tarikh Cek dihantar kepada penerima Catatan


22


0 Daftar Pembayaran

Diselenggara untuk mencatat maklumat-maklumat berikut:

- no. baucar jabatan;- perihal ringkas baucar;- no. baucar perbendaharaan;- butir-butir cek.- tarikh cek diterima untuk diagihkan- amaun- tarikh disahkan dan tandatangan ringkas- tandatangan pegawai yang menerima bayaran- tarikh bayaran disempurnakan


23


0 Pesanan Kerajaan

0AP 176(b) – Pembelian kecil yang kontrak formal tidak sesuai digunakan hendaklah menggunakan pesanan pembelian tempatan.

0Disediakan dalam 4 salinan0 Asal untuk bayaran0 Kedua untuk pembekal0 Ketiga untuk stor0 Kempat simpanan


24


0 Borang Perubahan Gaji

0 Digunakan untuk membayar gaji melalui sistem payroll

0 Membayar gaji dan elaun

0 Membuat pelbagai potongan0Potongan wajib (Kerajaan)0Potongan Peribadi


25


0 Waran Perjalanan Udara

0 Waran udara pukal0MAS0AIR ASIA

0 Waran udara bukan pukal


26


0 Kontrak

0 Satu kontrak formal bagi bekalan hendaklah disempurnakan oleh Pegawai Pengawal selepas sebutharga atau tender daripada firma yang berkenaan disetujuterima oleh pihak berkuasa yang berkenaan. (AP176.1a)


3. UNDANG-UNDANG & PERATURAN


28

3. UNDANG-UNDANG & PERATURAN

Sebelum bayaran dilakukan, Kem/Jabatan hendaklah memastikan perkara berikut dipatuhi :

• Perolehan/pembelian mengikut AP dan pekeliling berkaitan• Peruntukan mencukupi• Pesanan tempatan dikeluarkan• Merekod dalam buku vot• Perkhidmatan/ bekalan telah disempurnakan• Perakuan Pegawai Pengawal• Bil/invois telah diterima• Lain-lain dokumen sokongan mengikut keperluan Pejabat

Pembayar


4. PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN


SKOP1) Jenis – jenis Bayaran

2) Bayaran : Perolehan

3) Bayaran : Bil (Utiliti)

4) Bayaran : Tuntutan Oleh Pegawai

5) Senarai Semak

6) Kod Bank

7) Maklumat Penerima

8) Latihan


4.1 JENIS-JENIS BAYARAN


Waran Peruntukan Perbelanjaan


JENIS – JENIS BAYARAN

PEROLEHAN Bekalan Perkhidmatan Kerja

TUNTUTAN & ELAUN PEGAWAI

Perjalanan Rasmi Perjalanan Kursus Pertukaran Perpindahan dll

Bil (utiliti)


4.2 BAYARAN :PEROLEHAN


RUJUKAN : PEROLEHAN1. Surat Perk. Perb. Bil 12/2007 - PEMBELIAN TERUS

2. Surat Perk. Perb. Bil 5/2009 – SEBUTHARGA

3. Surat Perk. Perb. Bil 5/2007 – TENDER

4. Pekeliling Kontrak yang berkuat kuasa

5. Perk. Perb. Bil 5/2004 – KOD SODO

6. Arahan Perbendaharaan : 95(Buku Vot), 99(Dokumen Sokongan),

102(Perakuan Pegawai), 103(Bayar Dalam Tempoh 14 hari), 169(Kajian

Pasaran) & 176.1(Kontrak Formal)

7. Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil 1/1983

8. Buletin eSPKB bertarikh 5/10/2011

– Penjelasan setiap jenis itemKURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 35

PEROLEHAN

Kategori BekalanPerkhidmat

anKerja

Kaedahi. Pembelian

Terusii. Sebuthargaiii. Tender


HAD AMAUN BEKALAN/PERKHIDMATAN

<RM50K :

1. ‘QUOTATION’ (Kajian Pasaran)2. PESANAN TEMPATAN3. INVOIS

>RM50K – 500K :

1. SEBUTHARGA2. PESANAN TEMPATAN3. INVOIS4. SIJIL KEM. KEW.5. BON PELAKSANAAN (RM 200K-500K)> RM500K :

1. TENDER2. PESANAN TEMPATAN3. INVOIS4. SIJIL KEM. KEW.5. BON PELAKSANAAN


HAD AMAUN KERJA-KERJA

KERJA AWAM<RM20K :

1. ‘QUOTATION’2. PESANAN TEMPATAN3. INVOIS

KERJA AWAM>RM20K :

1. SEBUTHARGA2. PESANAN TEMPATAN3. INVOIS4. SIJIL CIDB/PKK

KERJA ELEKTRIK<RM50K :

1. ‘QUOTATION’2. PESANAN TEMPATAN3. INVOIS

KERJA ELEKTRIK>RM50K :

1. SEBUTHARGA2. PESANAN TEMPATAN3. INVOIS4. SIJIL CIDB/PKK

(ELEKTRIK)


PROSES BAYARAN

Sedia Nota Minta

Cop tarikh terima

pada PT dan Invois

Sediakan baucar bayaran sehingga

Perakuan 2

Pembelian terus (kajian pasaran)/ sebutharga/

tender

Terima PT dan Invois beserta

dokumen sokongan yang

lain

*Pastikan dokumen lengkap

Sedia Pesanan

Tempatan (PT)

Beri PT kepada Pembekal

sebanyak 2 salinan

Penerimaan: bekalan/perkhidma

tan/kerja-kerja dilaksanakan

dengan sempurna

Perolehan Bekalan/Perkhidmatan melalui sistem eSPKB : MODUL PESANAN TEMPATAN

Semak dan pastikan

peruntukan mencukupi


PROSES BAYARAN

Sebutharga / Tender

Inden Kerja / JKR

66

Perolehan Kerja-kerja Awam/elektrik melalui sistem eSPKB : Modul BB Dengan Invois Tanpa PT

Cop tarikh terima

Sediakan baucar bayaran sehingga

Perakuan 2

Sekiranya bayaran pendahuluan, interim 1,

muktamad dan pemulangan WJP

Kemukakan dokumen yang lengkap kepada JANM

Terima dokumen & Semak

*Pastikan dokumen lengkap


DOKUMEN SOKONGAN

Bayaran: Perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja-kerja

Invois Asal

*disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa. AP

99(e).

Salinan Buku Bank atau

Penyata Bank Pihak Pembekal yang diakui sah

Pesanan Tempatan/Inden

Kerja/ JKR 66

Lain-lain dokumen – *jika

berkaitan

•Borang permintaan dari Unit/Bahagian

•Sebutharga

• Bon Pelaksanaan•Salinan insurans

Lain-lain dokumen – *jika berkaitan:

• Sijil Pemfaktoran• Nota Kredit• Nota Debit• Salinan Sijil Kem.

Kewangan/PKK/CIDB

• Perjanjian/KontrakKURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 41

Contoh Invois Contoh Perjanjian


PERIHAL BAUCAR BAYARAN


PERKARA CARA MEREKOD

BAYARAN BAGI BEKALAN BARANG ATAU PERKHIDMATAN DARI PEMBEKAL

CONTOH : Bayaran bagi pembelian alat tulisNo. Invois : L1234Tarikh Invois : 15.02.2012

L1234/15.02.2012-bekalan alat tulis

KETERANGAN :Masukkan No. Invois diikuti Tarikh Invois beserta keterangan bayaran




BAYARAN WANG JAMINAN PELAKSANAAN (WJP)

BAYARAN INTERIM

WJP/JKR/PERS/001/08-Wang Jaminan Pelaksanaan

KETERANGAN :WJP(No. Inden / No. Kontrak)-Wang Jaminan Pelaksanaan

INT02/JKR/PERS/001/08-Interim Kedua

KETERANGAN :Bilangan Interim/(No. Inden / No. Kontrak)




BAYARAN PEMFAKTORAN WJP/JKR/PERS/002/12(Pembinaan L) – Bayaran Kerja-kerja Penyelenggaraan Bangunan

KETERANGAN :Sila masukkan No. Inden atau No. Kontrak atau No. Invois beserta tarikh diikuti nama pembekal dan keterangan bayaran




PHARMANIAGA LOGISTICS SDN BHD

MALAYSIA AIRLINES SYSTEM SDN BHD (MAS)

AIR ASIA

CBR12345/0212-Bekalan Ubat Feb 2012

KETERANGAN :Sila masukkan No. Rujukan Invois diikuti keterangan bayaran

0015/0212 – Waran Udara Feb 2012

KETERANGAN :Sila masukkan No. Waran Udara diikuti keterangan bayaran




KUMPULAN WANG SIMPANAN PEKERJA (KWSP)

000770628052012A0010-Caruman KWSP 04/12

KETERANGAN :Sila masukkan No. Majikan (9 Digit), Bulan dan Tahun (6 Digit), Jenis Bayaran (1 Abjad), Kod Negeri (4Digit) diikuti keterangan bayaran

4.3 BIL (UTILITI)


RUJUKAN : BIL (UTILITI)

1. Arahan Perbendaharaan (AP) 93, 99 dan 102(a)

2. Buletin eSPKB bertarikh 23/08/2011

- Penukaran akaun bank Pos M’sia bagi

bayaran EFT

3. Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil 3/2009

-kaedah pembayaran melalui sistem pukal


BIL (UTILITI)Merupakan bil yang dikeluarkan oleh pihak yang membekalkan perkhidmatan kemudahan.

Contoh seperti :

1. SAJ Holding – Bekalan air

2. Pos Malaysia – Pos Laju, setem

3. Celcom/Maxis dll - Perhubungan


PROSES BAYARANBayaran Bil (utiliti) melalui sistem eSPKB : Modul BB Dengan Invois Tanpa PT

Terima Bil tuntutan

asal

Cop tarikh terima

Pastikan bil telah diperakui oleh pegawai yang diberikuasa. AP 93

Pastikan bil diperakui atas urusan rasmi oleh pegawai yang diberi kuasa

Sedia Baucar

Bayaran sehingga

Perakuan 2

Cetak baucar (Kew.304E) dan Senarai Semak

Sila pastikan amaun semasa

sahaja yang dibayar

Dokumen sokongan :i. Bil Asal





SUPERCARD SERVICES SDN BHD (SHELL)

SYARIKAT AIR JOHOR HOLDINGS SDN BHD (SAJH)

123456/0212-Bekalan Diesel Feb 2012

KETERANGAN :Sila pastikan digit bagi No. Akaun Bil Pengguna adalah 6 digit

12345678L1234567/0212-Bil Air Feb 2012





INDAH WATER KONSORTIUM SDN BHD (IWK)

PETRONAS DAGANGAN BERHAD

12345678/0212-Bil Pembentungan Feb 2012


12345/0212-Bekalan Minyak Feb 2012





TENAGA NASIONAL BERHAD (TNB)

12345678901234-/0212Bil Elektrik Feb 2012





TELEKOM MALAYSIA BERHAD

TM NET SDN BHD

L123456789012/014 /0212– Bil Telefon Feb 2012

KETERANGAN :Sila pastikan digit bagi No. Akaun Bil Pengguna adalah 13 aksara

20020063744310/014/0212 – Internet Feb 2012

KETERANGAN :Sila pastikan digit bagi No. Akaun Bil Pengguna adalah betul dan catatkan maklumat yang dikehendaki diikuti keterangan bayaran




POS MALAYSIA BERHAD 12345678-Setem

KETERANGAN :Sila pastikan digit bagi No. Akaun Bil Pengguna adalah betul.




MAXIS COLLECTIONS SDN BHD

CELCOM (M) SDN BHD

123456/0121234567/0212-Bil Telefon Feb 2012

123456/0191234567/0212-Bil Telefon Feb 2012

KETERANGAN :Masukkan No. Akaun Pengguna atau No. Invois diikuti No. Telefon di ruangan Perihal Bayaran beserta keterangan bayaran.

4.4 BAYARAN :TUNTUTAN OLEH PEGAWAI


RUJUKAN : TUNTUTAN PEGAWAI1. Pek. Perb. Bil 4/1995 - Pertukaran dan

Perpindahan

2. Pek. Perb. Bil. 3/2003 - Tugas Rasmi

3. Pek. Perb. Bil. 5/2005 - Kursus

4. Pek. Perkh. Bil. 1/2012 - kelas tuntutan

5. Arahan Perbendaharaan (AP) 99 , 100


Terima borang tuntutan

Pastikan borang tuntutan lengkap.

AP 100 (c)

Cop tarikh terima pada borang tuntutan. Pastikan AP 100(a) dipatuhi

PROSES BAYARAN TUNTUTAN PEGAWAITuntutan Perjalanan Rasmi, Kursus, Pertukaran, Perpindahan dll

Pastikan dokumen sokongan lengkap

AP 99(a)

Semak Kelayakan Pegawai

Sedia Baucar

Bayaran sehingga

Perakuan 2

Cetak baucar (Kew.304E) dan Senarai Semak


Tuntutan oleh pegawai

Contoh : Tuntutan Perjalanan (T&T)

Borang Tuntutan yang lengkap

Surat Arahan/Kursus/Pertukar

an/Perpindahan

Lain-lain dokumen bagi T&T :

•Resit Asal

•Kelulusan keluar Pejabat

•Borang kebenaran membawa kenderaan melebihi 240km

•Salinan Kad Pengenalan

Salinan buku akaun bank atau penyata

bank

T&T tertakluk kepada:

•AP 100

•AP 99(a) dan ( c )

•Pek. Perb. Bil 4/1995



•Pek. Perkh. 1/2012

DOKUMEN SOKONGAN


MAKLUMAT PEGAWAI

NAMA (HURUF BESAR) :

NO. KAD PENGENALAN :

GRED/KATEGORI/KUMPULAN (*)]

:

JAWATAN :

GAJI : RM

PENDAPATAN (RM) ELAUN-ELAUN : RM

JUMLAH : RM

JENIS/MODEL : -

KENDERAAN NO. PENDAFTARAN : -

KUASA (C.C) : -

KELAS TUNTUTAN : -

ALAMAT PEJABAT JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIANEGERI JOHOR,TINGKAT 8 & 11, MENARA TABUNG HAJI, JALAN AYER MOLEK

80720 JOHOR BAHRU

ALAMAT RUMAH

KENYATAAN TUNTUTAN PERJALANAN DALAM NEGERIBAGI BULAN JAN 2012

NO.AKAUN/BANK : /CIMBNO. GAJI :

Contoh muka depan borang T&T

** Perlu isi dengan lengkap. AP 100(c )

Contoh Surat Arahan


Contoh Resit

5





Tuntutan Perjalanan Bagi Bulan Februari 2012

Apungan Panjar Wang Runcit

Apungan Panjar Khas

Rekupmen Panjar Wang Runcit

Elaun Penceramah Bagi Bulan Februari 2012

Elaun Kerja Luar Waktu Bekerja Biasa (EKLWBB) Bagi Bulan Februari 2012

T&T02/12-Tuntutan Perjalanan Feb 2012

Apungan PWR(R123456789) Feb 2012

Apungan PK(K123456789)

PWR02/12-Panjar Wang Runcit Feb 2012

CER02/12-Elaun Penceramah Feb 2012

EKLWBB02/12-On Call Feb 2012




Elaun Lebih Masa Bagi Bulan Februari 2012

Bantuan Orang Tua Bagi Bulan Februari 2012

Bayaran Balik Deposit

ELM02/12-Elaun Lebih Masa Feb 2012

BOT02/12-Bantuan Orang Tua Feb 2012

DEP/CJB1234-Bayaran Balik Deposit Feb 2012

KETERANGAN:DEP/No. Resit-Bayaran Balik Deposit




JABATAN / PTJ YANG MENGENAKAN BAYARAN BAGI PERKHIDMATAN YANG DIBERIKAN KEPADA PTJ / AGENSI YANG LAIN

CONTOH :Bayaran sewaan dewanJabatan : 501PTJ : 123456No. Invois : AB789Tarikh Invois: 15.02.2012

501123456AB789/15.02.12-Sewaan dewan

KETERANGAN :Kombinasi Kod Jabatan / PTJ / No. Invois dan Tarikh Invois

4.5 SENARAI SEMAK


SENARAI SEMAKSekiranya dokumen sokongan yang disertakan tidak tersenarai di dalam Senarai Semak, maka perlu catat jenis dokumen/no. rujukan surat kelulusan pada ruangan catatan.

No. kontrak : JANM/B 2012 Tempoh:01/01/2012 – 31/12/2012

CONTOH

Paparan di skrin eSPKB


CONTOH

Paparan di skrin eP - eSPKB

No. ruj Sebutharga/tender


4.6 KOD BANKKURSUS GENERIK - DOKUMEN BAYARAN 70

KOD BANKNAMA BANK KOD BANK BILANGAN DIGIT

AFFIN BANK BERHAD PHBMMYKL 12

AGRO BANK BHD AGOBMYKL 10/11/16

AMBANK BHD ARBKMYKL 13

BANK ISLAM MALAYSIA BIMBMYKL 14

BANK RAKYAT M’SIA BHD BKRMMYK 12

BANK MUAMALAT (M) BHD

BMMBMYKL 14

RHB BANK BHD RHBBMYKL 14

BANK SIMPANAN NASIONAL (BSN)

BSNAMYKL 16


KOD BANKNAMA BANK KOD BANK BILANGAN DIGIT

CIMB BANK BHD CIBBMYKL 14

CIMB ISLAMIC BANK BHD< 100 K

CIBBMYKL 14

CIMB ISLAMIC BANK BHD> 100K

CTBBMYKL 14

HONG LEONG BANK HLBBMYKL 11/13

MAYBANK MBBEMYKL 12

OCBC BANK OCBCMYKL 10

PUBLIC BANK PBBEMYKL 10


Sekiranya PTJ hendak menggunakan cek sebagai

medium bayaran, suatu kelulusan perlu diperolehi

terlebih dahulu daripada Jabatan Akauntan Negara

Malaysia Negeri Johor.

AP 97 (e) : Dalam persekitaran elektronik,

bayaran dibuat terus kepada akaun

penerima melalui pindahan dana elektronik.


EFT/CEK TERBATAL

Tafsiran EFT terbatal / situasi EFT terbatal boleh berlaku :

i. Kesilapan maklumat penerima bayaran. Contoh : akaun penerima telah tutup, akaun penerima tidak aktif, akaun penerima tidak sah, kesilapan nama atau nombor akaun penerima.

ii. Penolakan disebabkan oleh kegagalan sistem bank

Surat Makluman Penolakan Bayaran EFT dari Unit Akaun akan dihantar kepada PTJ berkenaan


Tindakan yang perlu di ambil oleh pihak PTJ:

a) Mohon gantian kepada Pejabat Perakaunan - Mengisi Borang Tuntutan Pembayaran Balik EFT/Cek Terbatal

b) Pastikan permohonan disertakan dengan dokumen-dokumen sokongan yang lengkap

Tindakan penggantian baucar bayaran adalah di peringkat Pejabat Perakaunan

Samb.

Rujuk Buletin eSPKB :

i. ANM.JB(T)22 Jld.4(34) bertarikh 15 Julai 2009ii. ANM.JB(A)20/5( ) bertarikh 05 September 2011


4.7 MAKLUMAT PENERIMARujuk Buletin eSPKB: ANM.JB(KP)/3 Jld 4(24) bertarikh 16 Ogos 2011


Paparan di skrin eSPKB

CONTOH

Maklumat penerima bayaran perlu dikemaskini supaya penerima bayaran mendapat makluman bayaran (emaklum) melalui no. tel bimbit/email.


5. KESILAPAN YANG BIASA DILAKUKAN


KESALAHAN :TIDAK MEREKOD TARIKH DAN NO. INVOIS

KETERANGAN :Masukkan No. Invois diikuti tarikh invois beserta keterangan bayaran


KESALAHAN :KESALAHAN MEREKOD NO. INVOIS

KETERANGAN :PASTIKAN NO. DAN TARIKH INVOIS DIMASUKKAN DENGAN TEPAT


KESALAHAN :TIADA MAKLUMAT PENERIMA

KETERANGAN :Maklumat Penerima wajib diisi bagi memudahkan penerima menerima maklumat pembayaran


KESALAHAN :TIDAK MENANDA DI RUANGAN AP58(a)

KETERANGAN :Bagi perbelanjaan bukan tahun semasa, setiap PTJ perlu mendapatkan kelulusan AP58(a) dari JANM terlebih dahulu


KESALAHAN :NO. AKAUN BIL PENGGUNA

KETERANGAN :Pastikan digit bagi No. Akaun Bil Pengguna adalah 16 Digit : 96843348J5721329 dicatatkan diawal perihal bayaran.


KESALAHAN :PERIHAL TIDAK JELAS

KETERANGAN :GUNAKAN SINGKATAN BAHASA YANG MUDAH DIFAHAMI BAGI MENERANGKAN PERIHAL BAYARAN TERSEBUT


KESALAHAN : TIADA NO. SEBUT HARGA

KETERANGAN :BAGI PEROLEHAN BEKALAN MELEBIHI RM 50,000.00, PERLU DILAKUKAN SECARA SEBUT HARGA DAN NO. RUJUKAN TERSEBUT DICATATKAN DI BAHAGIAN RUANGAN SENARAI SEMAK


TIADA NO. SEBUT HARGA

KESALAHAN : TIADA NO. SEBUT HARGA DICATATKAN

KETERANGAN :BAGI PEROLEHAN BEKALAN MELEBIHI RM 50,000.00, PERLU DILAKUKAN SECARA SEBUT HARGA DAN NO. RUJUKAN TERSEBUT DICATATKAN DI BAHAGIAN RUANGAN SENARAI SEMAK


KESALAHAN : TIDAK MENCATATAKAN NAMA KONTRAKTOR PADA 20 AKSARA PETAMA

KETERANGAN :BAGI BAYARAN DI BAWAH PEMFAKTORAN, SILA PASTIKAN NAMA KONTRAKTOR DI MASUKKAN PADA 20 AKSARA YANG PERTAMA DI DALAM PERIHAL BAYARAN.


KESALAHAN : BULAN CARUMAN KWSP

KETERANGAN :SILA PASTIKAN BAYARAN KWSP PERLU DIANJAKKAN SATU BULAN KE HADAPAN LEBIH AWAL. BAGI TUNGGAKAN GAJI, POTONGAN KWSP PERLU DIASINGKAN MENGIKUT BULAN.

CONTOH :GAJI BULAN 4 DAN 5, POTONGAN KWSP ADALAH BAGI BULAN 5 DAN 6


KESALAHAN : BAYARAN UNTUK KERJA-KERJA MENGGUNAKAN eP

KETERANGAN :eP-ESPKB TIDAK SESUAI UNTUK TUJUAN PEROLEHAN SECARA KERJA KERANA TIDAK MENUNJUKKAN SENARAI SEMAK CIDB, PKK & SEBUTHARGA


KETERANGAN :SILA NYATAKAN NO. BAUCAR YANG TELAH DIKUIRI DI SENARAI SEMAK APABILA MEMBUAT BAUCAR YANG BARU


Baucar bayaran yang tidak mematuhi tatacara yang telah ditetapkan akan dikuiri.


Unit Bayaran JANM Johor


Documents

DOKUMEN BAYARAN