Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh subunit ......2. Surat permohonan cuti akademik 3. Komputer, Printer, dan Scanner 4. ATK dan Stempel 5. SIAK NG PERINGATAN: PENCATATAN DAN

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh subunit Penjaminan Mutu Non Akademik. Setiap dokumen yang tercetak tanpa stempel dan paraf asli akan berstatus

“SALINAN TIDAK TERKENDALI”

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS INDONESIA

NO. POB : POB-013/UN2.F10/PAF.AKAD/2017 REVISI : 03 TGL. DIBUAT : 7 Agustus 2017 TGL. REVISI : 8 Juni 2020 TGL. EFEKTIF : 15 Juni 2020

DIBUAT OLEH

Koordinator Administrasi Pendidikan

DIPERIKSA OLEH

Manajer Pendidikan

Wakil Dekan Bidang Pendidikan, Penelitian dan

Kemahasiswaan

DISAHKAN OLEH

Pj. Dekan

PENGUSULAN CUTI AKADEMIK



No. Dok. : POB-013/UN2.F10/PAF.AKAD/2017 No. Revisi : 03 Tgl. Dibuat : 7 Agustus 2017 Tgl. Revisi : 8 Juni 2020 Tgl. Efektif : 15 Juni 2020 Kategori : ___________________________ Halaman : 2 dari 11

Gedung Dekanat Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia Kampus UI Depok 16424 Indonesia, Telp. 021-7864975, 7864976, Fax. 021-7864975, 7863472




DASAR HUKUM/REFERENSI: KUALIFIKASI PELAKSANA: 1. Keputusan Rektor Universitas Indonesia

Nomor: 2623/SK/R/UI/2019 tentang Pemberhentian Dekan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia dan Pengangkatan Pejabat Dekan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia

2. Keputusan Rektor Universitas Indonesia Nomor: 2622/SK/R/UI/2019 tentang Struktur Organisasi UI 2019-2024

3. Keputusan Rektor Universitas Indonesia Nomor 014/SK/R/UI/2016 tentang Penyelenggaraan Program Sarjana di Universitas Indonesia

4. Keputusan Rektor Universitas Indonesia Nomor 015/SK/R/UI/2016 tentang Penyelenggaraan Program Magister di Universitas Indonesia

5. Keputusan Rektor Universitas Indonesia Nomor 016/SK/R/UI/2016 tentang Penyelenggaraan Program Doktor di Universitas Indonesia

1. Memahami tugas dan fungsi administrasi fakultas

2. Pendidikan minimal Diploma III (D III) 3. Memiliki integritas tinggi 4. Dapat mengoperasikan komputer

KETERKAITAN: PERSYARATAN PELAYANAN DAN PERALATAN/PERLENGKAPAN:

1. Pedoman Mutu FKM-UI 2. SK Dekan Cuti Akademik 3. POB Pelaksanaan Perkuliahan

1. Pemohon adalah mahasiswa aktif FKM UI 2. Surat permohonan cuti akademik 3. Komputer, Printer, dan Scanner 4. ATK dan Stempel 5. SIAK NG

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN: Setiap tahapan kegiatan harus ada bukti verifikasi dan validasinya untuk memenuhi persyaratan ISO 9001-2015

1. Formulir Permohonan Cuti dari SIAK-NG 2. Surat Keputusan Dekan Cuti Akademik 3. Status cuti akademik mahasiswa dalam

SIAK-NG.








RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

REV. TGL. DIUSULKAN OLEH URAIAN SINGKAT PERUBAHAN

00 07-08-2017 Subunit Administrasi Pendidikan Pertama kali diterbitkan 01 09-11-2017 Subunit Administrasi Pendidikan Perbaikan dan Penambahan Lampiran 02 25-06-2018 Subunit Administrasi Pendidikan Penambahan Pemegang Dokumen pada

Distribusi Dokumen dan Form Cuti 02 08-06-2020 Subunit Administrasi Pendidikan (1) Perubahan Dasar Hukum berupa SK

Rektor Nomor: 2623/SK/R/UI/2019 dan Nomor: 2622/SK/R/UI/2019; (2) Perubahan Keterkaitan; (3) Perubahan dan penambahan keterangan pada judul Persyaratan Pelayanan dan Peralatan/Perlengkapan, (4) perubahan pada Daftar Distribusi Dokumen sesuai dengan SK Dekan Nomor: 275/SK/F10.D/UI/2019 tentang Struktur Organisasi FKM UI, (5) penambahan judul dan keterangan Waktu Pelayanan, Biaya/Tarif Pelayanan, Produk Pelayanan Serta Pengelolaan Pengaduan








DISTRIBUSI DOKUMEN

No. PEMEGANG DOKUMEN STATUS DOKUMEN NOMOR SALINAN

1 Dekan SALINAN TERKENDALI 01 2 Wakil Dekan Bidang I SALINAN TERKENDALI 02 3 Wakil Dekan Bidang II SALINAN TERKENDALI 03 4 Manajer Pendidikan SALINAN TERKENDALI 04

5 Manajer Riset dan Pengabdian Masyarakat SALINAN TERKENDALI 05

6 Manajer Pengembangan Karakter & Kepemimpinan Mahasiswa SALINAN TERKENDALI 06

7 Manajer Kerjasama, Hubungan Alumni, dan Ventura SALINAN TERKENDALI 07

8 Manajer Umum SALINAN TERKENDALI 08 9 Manajer Penjaminan Mutu SALINAN TERKENDALI 09

10 Departemen Admistrasi Kebijakan Kesehatan SALINAN TERKENDALI 10

11 Departemen Biostatistik SALINAN TERKENDALI 11 12 Departemen Epidemiologi SALINAN TERKENDALI 12 13 Departemen Gizi SALINAN TERKENDALI 13

14 Departemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja SALINAN TERKENDALI 14

15 Departemen Kesehatan Lingkungan SALINAN TERKENDALI 15

16 Departemen Pendidikan Kesehatan dan Ilmu Perilaku SALINAN TERKENDALI 16

17 Kelompok Studi Kesehatan Reproduksi SALINAN TERKENDALI 17

18 Kelompok Studi Mutu layanan Kesehatan SALINAN TERKENDALI 18

19 Program Studi S1 Gizi SALINAN TERKENDALI 19

20 Program Studi S1 Kesehatan Masyarakat SALINAN TERKENDALI 20

21 Program Studi S1 Kesehatan Lingkungan SALINAN TERKENDALI 21

22 Program Studi S1 Keselamatan dan Kesehatan Kerja SALINAN TERKENDALI 22

23 Program Studi S2 Epidemiologi SALINAN TERKENDALI 23

24 Program Studi S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat SALINAN TERKENDALI 24








No. PEMEGANG DOKUMEN STATUS DOKUMEN NOMOR SALINAN

25 Program Studi S2 Kajian Administrasi Rumah Sakit SALINAN TERKENDALI 25

26 Program Studi S2 Keselamatan dan Kesehatan Kerja SALINAN TERKENDALI 26

27 Program Studi S3 Epidemiologi SALINAN TERKENDALI 27

28 Program Studi S3 Ilmu Kesehatan Masyarakat SALINAN TERKENDALI 28

29 Subunit Administrasi Pendidikan SALINAN TERKENDALI 29 30 Subunit Penjaminan Mutu Non Akademik DOKUMEN ASLI -








DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ..................................................................................... ……….. 1

RIWAYAT PERUBAHAN .................................................................................................... 3

DISTRIBUSI DOKUMEN ..................................................................................................... 4

DAFTAR ISI ........................................................................................................................... 6

1. TUJUAN ............................................................................................................................. 7

2. RUANG LINGKUP ............................................................................................................ 7

3. ISTILAH DAN DEFINISI .................................................................................................. 7

4. KETENTUAN UMUM ...................................................................................................... 7

5. RINCIAN PROSEDUR ...................................................................................................... 8

6. KONDISI KHUSUS ......................................................................................................... 10

7. WAKTU PELAYANAN .................................................................................................. 10

8. BIAYA/TARIF PELAYANAN ........................................................................................ 10

9. PRODUK PELAYANAN ................................................................................................. 10

10. PENGELOLAAN PENGADUAN ................................................................................. 10

11. DIAGRAM ALIR PROSEDUR ..................................................................................... 11

12. DAFTAR FORMULIR DAN KELUARAN PROSEDUR ............................................ 11








1. TUJUAN Prosedur ini menjelaskan proses permohonan cuti mahasiswa agar mahasiswa dapat memahami hak cuti yang dimiliki selama menjadi mahasiswa aktif di Lingkungan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia. sesuai dengan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015.

2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku pada mahasiswa aktif, Unit Administrasi Pendidikan dan Program Studi yang ada Fakultas Kesehatan Masyarakat Univeristas Indonesia.

3. ISTILAH DAN DEFINISI 3.1. Cuti akademik adalah tidak melakukan kegiatan akademik selama satu atau dua

semester dapat dengan berurutan maupun tidak dengan persetujuan Dekan berdasarkan usulan mahasiswa.

3.2. Cuti akademik dengan alasan khusus adalah tidak melakukan kegiatan akademik dalam 2 (dua) dua semester pertama dengan persetujuan Dekan karena halangan yang tidak dapat dihindari.

4. KETENTUAN UMUM 4.1. Cuti akademik adalah masa tidak melakukan kegiatan akademik untuk waktu

sekurang- kurangnya 1 (satu) semester dan sebanyak-banyaknya 2 (dua) semester baik berurutan maupun tidak.

4.2. Cuti akademik hanya dapat diberikan kepada mahasiswa yang telah mengikuti kegiatan akademik sekurang-kurangnya 2 (dua) semester kecuali untuk cuti akademik dengan alasan khusus.

4.3. Cuti akademik tidak dihitung sebagai masa studi. 4.4. Cuti akademik pada semester yang akan datang, mahasiswa masih mempunyai masa

studi pada semester yang akan datang. 4.5. Mahasiswa mengusulkan surat permohonan cuti akademik kepada Dekan Fakultas.

Surat permohonan dapat langsung diakses melalui SIAK-NG. Surat permohonan cuti akademik ditandatangani oleh mahasiswa dan diketahui oleh Ketua Program Studi. Khusus mahasiswa tugas belajar harus mendapat persetujuan dari instansi/lembaga pemberi dana. Surat permohonan cuti akademik tersebut diserahkan ke Akademik Fakultas.

4.6. Permohonan surat usulan cuti akademik yang sudah disetujui Dekan, SBA fakultas membuat Surat Keputusan (SK) Dekan tentang Cuti Akademik. SK Dekan cuti akademik diserahkan kembali ke Dekan untuk mendapatkan tandatangan Dekan.








4.7. Berdasarkan Surat Keputusan Dekan tentang cuti akademik, operator Sistem Informasi Akademik (SIAK-NG) fakultas mengubah status mahasiswa menjadi cuti sebelum registrasi administrasi berakhir.

4.8. Surat Keputusan cuti akademik dari Dekan dikirm ke Direktorat Pendidikan. 4.9. Permohonan cuti akademik untuk semester yang akan datang dan diusulkan sesuai

dengan periode pada kalender akademik maka BOP mahasiswa untuk semester yang akan dating sebesar 25 (dua puluh lima) persen dari biaya pendidikan dan wajib dibayarkan pada masa registrasi administrasi.

4.10. Usulan cuti akademik dapat juga diajukan kepada Dekan untuk semester sedang berjalan sebelum periode masa registrasi administrasi semester berikutnya.

4.11. Bila usulan cuti akademik pada semester berjalan disetujui oleh Dekan maka SBA Fakultas membuat Surat Keputusan Dekan tentang Cuti akademik pada semester berjalan.

4.12. Operator Sistem Informasi Akademik (SIAK-NG) fakultas mengubah status mahasiswa dari status aktif menjadi status cuti pada semester berjalan.

4.13. Pengajuan cuti pada semester berjalan, BOP pendidikan yang telah dibayarkan pada awal semester tidak dapat dikembalikan.

5. RINCIAN PROSEDUR

No

Aktivitas

Mutu Baku Persyaratan/ Kelengkapan

Waktu (Maks)

Output

1 Mahasiswa membuat surat permohonan cuti akademik kepada Dekan Fakultas. Surat permohonan dapat langsung diakses melalui SIAK-NG. Surat permohonan cuti akademik ditandatangani oleh mahasiswa dan diketahui oleh Ketua Program Studi. Surat permohonan tersebut diserahkan ke Akademik Fakultas.

Surat Permohonan Cuti Akdemik

3 hari kerja Permohonan Cuti Akademik








No

Aktivitas


Waktu (Maks)

Output

2 Permohonan usulan cuti akademik pada semester yang akan datang diajukan oleh mahasiswa kepada Dekan sesuai dengan periode pengusulan cuti akademik dalam kalender akademik

Permohonan cuti akademik


3 Setelah permohonan usulan cuti akademik disetujui oleh Dekan, SBA fakultas memeriksa persyaratan cuti akademik. Bila dipenuhi, SBA fakultas membuat Surat Keputusan (SK) Dekan tentang Cuti Akademik semester yang akan datang


3 hari kerja SK Dekan Cuti Akademik

4 Berdasarkan Surat Keputusan cuti akademik dari Dekan, SBA fakultas mengubah status mahasiswa menjadi cuti dalam SIAK-NG pada semester yang datang sesuai dengan periode usulan cuti pada kalender akademik.

SK Dekan Cuti Akademik

1 hari kerja Status cuti akademik dalam SIAK-NG

5 Permohonan usulan cuti akademik pada semester sedang berjalan dapat diajukan oleh mahasiswa kepada Dekan sebelum berakhirnya semester berjalan.



6 Setelah permohonan usulan cuti akademik pada semester berjalan disetujui oleh Dekan, SBA memeriksa persyaratan cuti akademik. Bila dioenuhi, SBA fakultas membuat Surat Keputusan (SK) Dekan tentang Cuti Akademik


3 hari kerja SK Dekan Cuti Akademik








No

Aktivitas


Waktu (Maks)

Output

7 Berdasarkan Surat Keputusan cuti akademik dari Dekan, SBA fakultas mengubah status mahasiswa menjadi cuti dalam SIAK-NG pada semester yang datang.


1 hari kerja Status cuti akademik dalam SIAK-NG

8 Surat Keputusan cuti akademik dari Dekan dikirimkan kepada Direktorat Pendidikan UI.


1 hari kerja SK Dekan cuti akademik

6. KONDISI KHUSUS

6.1. Permohonan cuti akademik bagi mahasiswa Tugas Belajar (Tubel) harus mendapat persetujuan dari penyandang dana atau institusi pemberi beasiswa

6.2. Status cuti akademik dapat dibatalkan selama dalam periode registrasi administrasi dengan membuat permohonan pembatalan cuti akademik ke Direktorat Pendidikan.

6.3. Status aktif pada semester berjalan dapat diusulkan untuk cuti dan BOP yang sudah dibayarkan tidak dapat dikembalikan.

6.4. Status tidak aktif pada semester berjalan dapat mengusulkan cuti pada semester tersebut dengan membayar 100 persen BOP ditambah denda sebesar 50 persen bila periode masa registrasi administras sudah berakhir.

7. WAKTU PELAYANAN

Waktu Pelayanan : Senin – Jumat, 09.00 – 17.00 Jangka Waktu Penyelesaian : 15 (lima belas) hari kerja setelah pengajuan cuti

8. BIAYA/TARIF PELAYANAN Tidak dikenakan biaya

9. PRODUK PELAYANAN Status cuti mahasiswa dalam SIAK-NG

10. PENGELOLAAN PENGADUAN Pengaduan, saran dan masukan dapat disampaikan melalui: a. Aplikasi E-Komplain : http://komplain.fkm.ui.ac.id/ b. Whatsapp : 081319288552








11. DIAGRAM ALIR PROSEDUR

(terlampir) 12. LAMPIRAN (DAFTAR FORMULIR DAN KELUARAN PROSEDUR)

12.1. Surat permohonan cuti yang langsung diunduh dari SIAK-NG atau manual 12.2. Surat permohonan cuti akademik ke Dekan yang sudah ditandatangani oleh

mahasiswa dan Ketua Program Studi 12.3. SK Dekan cuti akademik 12.4. Status cuti mahasiswa dalam SIAK-NG


MAHASISWA FAKULTAS DIREKTORAT PENDIDIKAN

Mulai

Permohonan Cuti

diketahui KPS Cek Persyaratan

Cuti Akademik

Lengkap

/dipenu

hi

Pembuatan SK

Dekan Cuti

Akademik

SK Dekan Cuti

Akademik

Selesai

Tidak

Ya

SBA Update status

Cuti di SIAK-NG

Status cuti

di SIAK-NG

Tembusan SK Dekan

Cuti Akademik

Documents

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh subunit ......2. Surat permohonan cuti akademik 3. Komputer, Printer, dan Scanner 4. ATK dan Stempel 5. SIAK NG PERINGATAN: PENCATATAN DAN