DOKUMEN TIDAK TERKAWALperpustakaan.umk.edu.my/quality/images/quality/BPM...Rekod Terimaan / Denda Buku Hilang Folder Terimaan / Denda Buku Hilang Kaunter Sirkulasi BPM (KK, KB & KJ)

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 1/7

PROSEDUR PEMBAHARUAN (RENEWAL)

BAHAN (MONOGRAF)

UMK/PPI/BPM-04

PROFIL PINDAAN – EDISI …………..

Bil Butiran Pindaan Sumber

Pindaan

Sebab

Pindaan

Pindaan Dokumen

Sedia Semak Lulus

PPI ISO 001


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 2/7


BAHAN (MONOGRAF)

UMK/PPI/BPM-04

1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan untuk menjelaskan tatacara menguruskan pembaharuan bahan

perpustakaan.

2.0 SKOP

Prosedur ini meliputi pembaharuan bahan monograf di kampus Kota, kampus Bachok dan

kampus Jeli.

3.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN :

3.1 Bahan : Merujuk kepada monograf

3.2 Monograf : Buku

3.3 Pem.P Kanan : Pembantu Pustakawan Kanan

3.4 Pem.P : Pembantu Pustakawan

3.5 Pem. T : Pembantu Tadbir

3.6 BPM : Bahagaian Perkhidmatan Maklumat

3.7 KK : Kampus Kota

3.8 KB : Kampus Bachok

3.9 KJ : Kampus Jeli


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 3/7


BAHAN (MONOGRAF)

UMK/PPI/BPM-04

4.0 DOKUMEN RUJUKAN

4.1 Polisi Bahagian Perkhidmatan Maklumat.

5.0 DOKUMEN SOKONGAN


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 4/7


BAHAN (MONOGRAF)

UMK/PPI/BPM-04

6.0 CARTA ALIR

Terima bahan

Semak fizikal

bahan

Mula

Semak sistem

“Virtua”

Kenalpasti

kerosakan bahan

Maklumkan kepada

pengguna

Pembaharuan

“Renewal” tidak

boleh dibuat

Letak bahan di atas

“Panel” bagi tujuan

imbasan

Kemaskini

maklumat

pengguna

Uruskan

Pembaharuan

“Renewal” Bahan

Serah bahan dan

resit kepada

pengguna

Tamat

Pembayaran denda

oleh pelajar

Uruskan bayaran

denda

Kutipan denda

direkod dan

diserahkan kepada

pentadbiran

Bahan

Rosak

Sistem

tergendala

Sistem “Ok”

Ada denda

Memenuhi

Kelayakan

Baik

6.1

6.2

6.2.1

6.3

6.3.1

6.4

6.5

6.5.1

6.5.2

6.5.3

6.6

6.7


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 5/7


BAHAN (MONOGRAF)

UMK/PPI/BPM-04

PROSEDUR TERPERINCI

Tindakan

Tanggungjawab

Mula

6.1 Terima bahan dari pengguna (Staf/pelajar)

Pem.P Kanan, Pem.P

6.2 Semak fizikal bahan yang dipulangkan oleh pengguna. Sekiranya

bahan rosak, rujuk langkah 6.2.1. Sekiranya bahan baik, rujuk

langkah 6.3

6.2.1 Kenalpasti kerosakan bahan dan meminta pengguna

menggantikan atau membayar bahan tersebut

Pem.P Kanan, Pem.P

6.3

Semak Modul Sirkulasi dalam Sistem “ Virtua”. Sekiranya sistem

tergendala sila ke langkah 6.3.1. Sekiranya sistem tidak

tergendala, sila rujuk langkah 6.4

6.3.1 Maklumkan kepada pengguna (Staf/Pelajar) sistem

tergendala tidak boleh membuat proses pembaharuan

Pem.P Kanan, Pem.P


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 6/7


BAHAN (MONOGRAF)

UMK/PPI/BPM-04

6.4 Uruskan pembaharuan bahan, letakkan bahan di atas “Panel”

untuk proses imbasan (On/Off Security FRID) secara automatik

dalam sistem “Virtua”

Pem.P Kanan, Pem.P

6.5 Kemaskini maklumat pengguna (Staf/pelajar)

Denda

Overdue/ lewat - memastikan pengguna (Staf/pelajar)

membuat bayaran denda terlebih dahulu

Bilangan Kelayakan Pinjaman mengikut polisi BPM

Sekiranya bahan yang hendak di perbaharui melebihi tempoh

pinjaman, sila rujuk 6.5.1 dan jika pembaharuan dibuat sebelum

tamat tempoh pinjaman sila rujuk langkah 6.6

6.5.1 Pengguna (Pelajar/Staf) mempunyai denda

6.5.2 Uruskan pembayaran denda oleh pengguna (Staf/Pelajar)

6.5.3 Kutipan denda direkodkan dan dihantar ke Bahagian

Pentadbiran dan Bendahari secara mingguan

Pem.P Kanan, Pem.P

6.6 Uruskan pembaharuan dengan mengemaskini maklumat pinjaman

pengguna (Staf/Pelajar) dalam sistem “Virtua” modul “Circulation”

Pem.P Kanan, Pem.P

6.7 Serah bahan yang diperbaharui berserta resit kepada pengguna

Pem.P Kanan, Pem.P

Tamat


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 7/7


BAHAN (MONOGRAF)

UMK/PPI/BPM-04

7.0 REKOD KUALITI

Bil Nama Rekod Rujukan Lokasi

1 Laporan Pembaharuan Bahan Modul Circulation, Sistem Virtua Sistem Virtua

2 Rekod Kutipan Bayaran Denda /

Fotostat & Loker

Buku Rekod Harian Kutipan

Bayaran Denda / Fotostat &

Loker

Kaunter Sirkulasi BPM

(KK, KB & KJ)

3. Rekod Hasil Kutipan Denda /

Fotostat & Loker

Folder Hasil Kutipan Denda /

Fotostat / Loker


(KK & KJ)

4. Rekod Terimaan / Denda Buku

Hilang

Folder Terimaan / Denda Buku

Hilang


(KK, KB & KJ)

5. Buku Rekod Kehilangan Bahan Perpustakaan

Buku Rekod Kehilangan Bahan Perpustakaan

Kaunter Sirkulasi BPM (KK,KB & KJ)


AL

Documents

DOKUMEN TIDAK TERKAWALperpustakaan.umk.edu.my/quality/images/quality/BPM...Rekod Terimaan / Denda Buku Hilang Folder Terimaan / Denda Buku Hilang Kaunter Sirkulasi BPM (KK, KB & KJ)