Upload
vanxuyen
View
297
Download
10
Embed Size (px)
Citation preview
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0 Tarikh Pindaan : Muka Surat : 1/11
PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN UMK/PPI/SPK-01
PROFIL PINDAAN - EDISI …………..
Bil Butiran Pindaan Sumber Pindaan
Sebab Pindaan
Pindaan Dokumen
Sedia Semak Lulus
PPI ISO 001
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0 Tarikh Pindaan : Muka Surat : 2/11
PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN UMK/PPI/SPK-01
1.0 TUJUAN
Prosedur ini disediakan untuk menjelaskan tatacara kawalan dokumen SPK, dokumen rujukan dalaman
dan luaran yang diguna untuk melaksana dan mengekalkan SPK ISO 9001: 2015 PPI.
2.0 SKOP
Prosedur ini meliputi kawalan ke atas semua dokumen rujukan dalaman, dokumen rujukan luaran dan
dokumen SPK ISO 9001: 2015 PPI yang digunapakai untuk mengurus dan mengendali Pemberian
Perkhidmatan Perpustakaan dan Pengurusan Ilmu (PPI)
3.0 TERMINOLOGI/ SINGKATAN :
3.1 Dokumen SPK: Merujuk kepada Manual Kualiti, Prosedur SPK, Prosedur, Arahan Kerja
dan Borang-borang yang digunakan.
3.2 Dokumen rujukan dalaman: Dokumen yang disediakan untuk melaksanakan
pemberian perkhidmatan PPI yang dikeluarkan oleh Perpustakaan dan UMK seperti
Polisi, garis panduan dan sebagainya.
3.3 Dokumen rujukan luaran: Dokumen yang dirujuk untuk melaksanakan pemberian
perkhidmatan PPI tetapi dikeluarkan oleh pihak luar UMK seperti Pekeliling,
perundangan, standard profesional dan sebagainya.
3.4 UMK : Universiti Malaysia Kelantan
3.5 Pejabat PPI : Pejabat Perpustakaan dan Pengurusan Ilmu
3.6 SPK : Sistem Pengurusan Kualiti
3.7 KP : Ketua Pustakawan
3.8 WP : Wakil Pengurusan
3.9 SU : Setiausaha
3.10 PKMB : Pegawai Kawalan Maklumat Berdokumen
3.11 KAD : Ketua Audit Dalam
3.12 KB : Ketua Bahagian
3.13 KK : Kampus Kota
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0 Tarikh Pindaan : Muka Surat : 3/11
PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN UMK/PPI/SPK-01
4.0 DOKUMEN RUJUKAN
4.1 MS ISO 9001: 2015
4.2 Prosedur Kawalan Rekod (UMK/PPI/SPK-02)
4.3 Senarai tugas dan tanggungjawab, kuasa dan kompetensi anggota Perpustakaan UMK
(Fail Meja)
5.0 DOKUMEN SOKONGAN
5.1 Profil Pindaan (PPI ISO 001)
5.2 Senarai Induk Dokumen SPK ISO 9001:2015 PPI (Lampiran SPK 01-01)
5.3 Senarai Induk Dokumen Dalaman PPI (Lampiran SPK 01-02)
5.4 Senarai Induk Dokumen Luaran (Lampiran SPK 01-03)
5.5 Borang Pemindahan Rekod (UMK/B04.06/05/2014)
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0 Tarikh Pindaan : Muka Surat : 4/11
PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN UMK/PPI/SPK-01
6.0 PROSEDUR TERPERINCI
No Keterangan Prosedur
T/Jawab
6.0
6.1
PERINCIAN
Tanggungjawab Penyediaan, Semakan dan Kelulusan Dokumen SPK
Tanggungjawab menyedia, menyemak dan meluluskan dokumen PPI adalah
seperti berikut:
Jenis Dokumen Sedia Semak Lulus
Manual Kualiti SU WP KP
Prosedur SPK SU WP KP
Prosedur Kerja Pustakawan
Kanan/
Pustakawan/
Pem.Perpustakaan
WP KP
Dokumen rujukan
dalaman
Pustakawan KB KP
Dokumen rujukan
luaran
- - KP
Semua
PKMB
6.2
Penyediaan dan Pemberian Rujukan Dokumen
6.2.1 Sedia dokumen SPK ISO 9001: 2015 dan dokumen rujukan
dalaman PPI dan beri identifikasi/ rujukan dokumen seperti berikut:
a. Dokumen SPK ISO 9001:2015
i. Muka Hadapan
Logo dan Universiti Malaysia Kelantan.
Pejabat Perpustakaan dan Pengurusan Ilmu.
Nama Dokumen.
Nombor Rujukan iaitu nama ringkas UMK dan Nama ringkas PPI
diikuti dengan:
Manual Kualiti Nama ringkas dokumen
Tahun
Prosedur SPK Nama ringkas SPK
No berlari dari 01 - 06
KP WP SU PKMB KB Staf berkaitan
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0 Tarikh Pindaan : Muka Surat : 5/11
PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN UMK/PPI/SPK-01
Prosedur Kerja Nama ringkas Bahagian
No berlari bagi Bahagian
Edisi dan Tarikh kuat kuasa edisi (bagi edisi kedua dan seterusnya).
Tarikh kuat kuasa iaitu tarikh SPK berkuat kuasa.
Maklumat ‘Disediakan’, ‘Disemak’ dan ‘Diluluskan’ termasuk
tandatangan, nama, jawatan dan tarikh.
Contoh:
Manual Kualiti Prosedur SPK Prosedur Kerja
UMK/PPI/MK-2017 UMK/PPI/SPK-01 UMK/PPI/BPM-01
ii. Kandungan
Profil pindaan.
Logo dan Universiti Malaysia Kelantan.
Pejabat Perpustakaan dan Pengurusan Ilmu.
Nama penuh dokumen, tajuk/seksyen (Manual Kualiti sahaja) dan
rujukan dokumen.
Pindaan iaitu bilangan pindaan dari 0 – 10.
Tarikh pindaan iaitu tarikh pindaan dibuat ke atas muka surat
dokumen.
Muka surat.
Pengisian prosedur iaitu: 1. Tujuan; 2. Skop; 3.
Terminologi/Singkatan; 4. Dokumen rujukan; 5. Dokumen sokongan;
6. Prosedur terperinci (Prosedur SPK) dan Carta Alir; diikuti dengan
penerangannya (Prosedur Kerja); dan 7. Rekod Kualiti.
b. Dokumen Rujukan Dalaman
Nyatakan dengan jelas nama dokumen tersebut dan bulan serta
tahun keluarannya untuk memudahkan rujukan dan menentukan
kedudukan terkini dokumen rujukan dalaman PPI sebagaimana
ditunjukkan dalam Senarai Induk Dokumen Rujukan Dalaman ISO
9001: 2015 PPI.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0 Tarikh Pindaan : Muka Surat : 6/11
PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN UMK/PPI/SPK-01
c. Dokumen Rujukan Luaran
Identifikasi dan rujukan dokumen yang boleh dirujuk dan status
terkini ditentukan berdasarkan tahun keluaran, organisasi/ Jabatan/
Bahagian yang mengeluarkan atau tarikh penggunaan di PPI
sebagaimana ditunjukkan dalam Senarai Induk Dokumen Rujukan
Luaran ISO 9001: 2015 PPI.
d. Borang-borang dan lampiran (dikeluarkan oleh PPI)
Borang Prosedur Kerja Nama ringkas UMK
Kod PPI iaitu B04 bersama
kod Bahagian – Cth 03 bagi
Bahagian Pengurusan
Teknikal
Nombor berlari bagi PPI
Tahun borang dikeluarkan
Pind (Jika ada)
Cth: Borang Rekod
Pemprosesan Bahan –
UMK/B04.03/01/2014
Borang Prosedur SPK Nama ringkas PPI
Nama ringkas ISO
No. berlari
Pind (Jika ada)
Cth: Borang Semak Pasti Audit
Dalaman SPK 9001:2015 PPI –
PPI ISO 002
Lampiran MK dan SPK Nama Ringkas Manual Kualiti
(bagi MK) atau Sistem
Pengurusan Kualiti (bagi SPK)
No. Seksyen (bagi MK) atau
No Prosedur (bagi SPK)
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0 Tarikh Pindaan : Muka Surat : 7/11
PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN UMK/PPI/SPK-01
No. berlari
Cth: Lampiran Senarai Induk
Dokumen SPK ISO 9001: 2015
PPI – Lampiran SPK 01-01
6.3 Semakan dan Kelulusan Dokumen
6.3.1 Semak dan pastikan kecukupan dan ketepatan maklumat dan
kandungan dokumen mengikut tanggungjawab di para 6.1. Bagi
dokumen SPK, tandatangan di ruangan ditetapkan.
6.3.2 Sahkan kelulusan dokumen dengan cara:
a. Dokumen SPK ISO 9001: 2015 PPI – menandatangani
dokumen di ruang yang ditetapkan.
b. Dokumen rujukan dalaman dan luaran - Mesyuarat Perpustakaan
UMK/ Jawatankuasa Pelaksana ISO.
KP WP PKMB KB Staf berkaitan
6.4 Edaran Dokumen SPK
6.4.1 Cop ‘DOKUMEN TERKAWAL’ (SALINAN ASAL untuk dokumen
PKMB) dan edarkan dokumen cetak melalui surat/ memo kepada
staf yang ditetapkan seperti berikut :
Manual Kualiti PKMB KK dengan cop ‘SALINAN ASAL’
KP
WP
PKMB Kampus Bachok dan Kampus Jeli
Prosedur SPK PKMB KK dengan cop ‘SALINAN ASAL’
KP
WP
PKMB Kampus Bachok dan Kampus Jeli
Prosedur Kerja &
Arahan Kerja
PKMB KK dengan cop ‘SALINAN ASAL’
KP
WP
Ketua Bahagian berkenaan
Staf yang melaksana kerja berkenaan
6.4.2 Muat naik dokumen SPK ISO 9001:2015 (elektronik) ke portal PPI
dan emelkan kepada staf/ KAD/ Juruaudit Dalaman untuk capaian
PKMB KB
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0 Tarikh Pindaan : Muka Surat : 8/11
PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN UMK/PPI/SPK-01
dan rujukan staf/ juruaudit semasa menjalankan aktiviti kerja PPI/
pengauditan. PKMB bertanggungjawab memastikan dokumen SPK
yang terkini dimuatnaik atau dikekalkan dalam portal.
6.4.3 Edarkan dokumen rujukan dalaman dan luaran (cetak) kepada staf
atau letakkan di lokasi yang ditetapkan dalam Senarai Induk
Dokumen untuk rujukan dan penggunaan staf.
Nota: WP/ PKMB/ KB akan pastikan staf mendapat dokumen yang
perlu dimilikinya/ dokumen berada di lokasi ditetapkan untuk rujukan
staf.
6.5 Pindaan dan Edaran/ Muat Naik Semula Dokumen
6.5.1 Buat penilaian dan kemas kini dokumen dari masa ke semasa
berdasarkan kepada:
i. Laporan Audit Dalaman dan Luaran.
ii. Analisa Tindakan Pembetulan dan Kawalan Risiko dan Peluang.
iii. Kesesuaian operasi kerja dengan dasar PPI UMK dan UMK dan
keperluan pelanggan serta perubahan semasa.
iv. Keperluan menambah baik kerja melalui cadangan Jawatankuasa
Pelaksana SPK ISO 9001:2015 PPI.
v. Cadangan atau rungutan pelanggan yang boleh meningkatkan
kecekapan kerja dan sesuai dengan dasar dan matlamat PPI.
6.5.2 Uruskan pindaan, semakan dan kelulusan dokumen mengikut
tanggungjawab ditetapkan seperti di para 6.1 meliputi:
Dokumen SPK:
a. Buat pindaan pada dokumen SPK termasuk borang-borang.
b. Buat semakan dan dapatkan kelulusan staf bertanggungjawab.
c. Bincang/ kemukakan pindaan kepada PKMB untuk mengemaskini
rekod pindaan serta menentukan status terkini dokumen dengan
cara berikut:
i. Merekodkan pindaan di Profil Pindaan mengikut butiran
dinyatakan.
ii. Menyatakan bilangan Pindaan dimulai daripada 1 hingga 10 bagi
semua muka surat dokumen berkenaan.
PKMB, KB, Staf berkaitan
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0 Tarikh Pindaan : Muka Surat : 9/11
PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN UMK/PPI/SPK-01
iii. Menyatakan Tarikh pindaan iaitu tarikh pindaan diluluskan.
iv. Menyatakan Edisi, jika berkaitan. Edisi akan bertukar apabila
pindaan dokumen mencapai 5 kali dan tarikh kuat kuasa edisi
dinyatakan di muka depan dokumen. (Rujuk Para 6.2.1 a.)
Nota: Edisi boleh ditukar sekiranya perubahan besaran dibuat seperti
pengstrukturan semula dan pertukaran versi ISO.
v. Merekodkan pindaan (Pind) dalam rujukan Borang dan Lampiran
vi. Kemas kini Senarai Induk Dokumen berdasarkan pindaan yang
telah dibuat/ diluluskan.
Dokumen Rujukan Dalaman:
6.5.3 Bagi dokumen rujukan dalaman, pindaan dan kelulusan semula
hendaklah dibuat oleh Ketua Bahagian dan pengurusan PPI.
Edaran dibuat setelah pindaan diluluskan mengikut yang dinyatakan
dalam Senarai Induk Dokumen Rujukan Dalaman. Pindaan
dimaklumkan kepada PKMB untuk mengemas kini Senarai Induk.
Edaran/ Muat Naik Semula Dokumen Dipinda:
6.5.4 Edar semula dokumen SPK dan Dokumen Rujukan Dalaman (cetak)
kepada staf berkaitan dengan salinan yang mencukupi dan muat
naik (elektronik) ke portal PPI.
6.5.5 Maklumkan pindaan dokumen kepada staf PPI melalui emel untuk
merujuk kepada dokumen / pindaan terkini.
6.6 Senarai Induk Dokumen PPI
6.6.1 Sediakan Senarai Induk Dokumen PPI berikut:
i. Senarai Induk Dokumen SPK ISO 9001:2015 PPI – Lampiran
SPK 01-01.
ii. Senarai Induk Dokumen Rujukan Dalaman SPK ISO 9001:2015
PPI – Lampiran SPK 01-02.
iii. Senarai Induk Dokumen Rujukan Luaran SPK ISO 9001:2015
PPI – Lampiran SPK 01-03.
6.6.2 Kemaskini semua Senarai Induk Dokumen SPK ISO 9001:2015 PPI
dari masa ke semasa termasuk apabila pindaan dokumen dan/ atau
dokumen baru diluluskan bagi menentukan status terkini dokumen.
PKMB
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0 Tarikh Pindaan : Muka Surat : 10/11
PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN UMK/PPI/SPK-01
6.7 Pelupusan Dokumen
6.7.1 Keperluan pelupusan dokumen diniali oleh Bahagian Arkib untuk
dilupuskan.
6.7.2 Sahkan pelupusan dokumen dengan mengisi Borang Pemindahan Rekod. (Rujuk Prosedur Pemindahan)
6.7.3 Salinan asal dokumen lama untuk rujukan hendaklah disimpan oleh Bahagian Arkib
6.7.4 Salinan asal dokumen lama untuk rujukan hendaklah disimpan oleh PKMB
6.8 Kawalan Dokumen Usang
6.8.1 Dokumen usang yang tidak lagi diguna atau dirujuk hendaklah dikawal bagi mengelakkan rujukan secara tidak sengaja. Kawalan meliputi:
a. Hendaklah dicop ‘DOKUMEN USANG’ pada dokumen usang yang tidak lagi digunakan.
b. Menggantikannya dengan dokumen baru yang dikemukakan oleh PKMB.
c. Mengeluarkan dokumen usang dari tempat rujukan (dokumen cetak) dan melupuskannya mengikut Para 6.7.
d. ‘Delete’ atau ‘overwrite’ (elektronik) melalui kemas kini dokumen di Portal PPI.
6.8.2 Mana-mana dokumen usang yang perlu disimpan hendaklah disimpan di Bilik Fail PPI sekiranya masih aktif (masih digunakan untuk rujukan yang kerap). Sekiranya Dokumen Usang sudah tidak aktif (untuk simpanan jangka masa lama tanpa rujukan yang kerap) perlulah direkod dalam Borang Pemindahan Rekod untuk dihantar ke Bahagian Arkib.
PKMB KK, KB
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0 Tarikh Pindaan : Muka Surat : 11/11
PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN UMK/PPI/SPK-01
7.0 REKOD KUALITI
Bil Nama Rekod Rujukan Lokasi
1 Profil Pindaan (PPI ISO 001 ) Folder Kawalan Dokumen/ Rekod
PKMB setiap kampus 2 Senarai Induk Dokumen SPK ISO 9001: 2015 PPI
(Lampiran SPK 01-01)
3 Senarai Induk Dokumen Dalaman SPK ISO 9001: 2015 PPI (Lampiran SPK 01-02)
4 Senarai Induk Dokumen Luaran SPK ISO 9001: 2015 PPI (Lampiran SPK 01-03)
5 Borang Pemindahan Rekod (UMK/B04.06/05/2014)
6 Portal Perpustakaan Portal Perpustakaan
Portal Perpustakaan
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL