Dokumentasi Iso

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MLK3

Oleh : Ir. Heriyanto, M.Si

© Created by Misjar W.

PELATIHAN PEMBUATAN

MENGAPA DIDOKUMENTASIKANMENGAPA DIDOKUMENTASIKAN

Merupakan persyaratan standar Menyediakan panduan kerja yang standar untuk menjamin

konsistensi dan proses yang sistematis. Menyediakan bukti obyektif kepada pelanggan dan auditor bahwa

Sistem Manajemen Mutu , SML dan K3 telah ada dan ditetapkan Merupakan pedoman bagi Auditor dalam memverifikasi Sistem

Manajemen Mutu, Lingkungan dan K3 Sebagai bahan pelatihan, khususnya untuk personel baru Memudahkan manajemen untuk menerapkan Sistem Manajemen

Mutu pada fasilitas atau lokasi lain yang mempunyai kesamaan proses (misal : kantor cabang, anak perusahaan)

Sebagai alat pengendali dan monitor proses operasi

MENGAPA

MENDOKUMENTASIKAN

MENGAPA

MENDOKUMENTASIKAN

Jangan Mendokumentasikan

Hanya untuk memperoleh sertifikat

Atau

Hanya untuk menyenangkan

Auditor Eksternal saja

APA YANG HARUS

DIDOKUMENTASIKAN

APA YANG HARUS

DIDOKUMENTASIKAN

Pedoman Mutu, Lingkungan dan K3

Prosedur Mutu, Lingkungan dan K3

Dokumen Pendukung : Intruksi Kerja Formulir

APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKANAPA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN

PEDOMAN MUTU, LINGKUNGAN DAN K3

Pedoman Mutu merupakan dokumen tingkat pertama yang memberikan gambaran mengenai : jawab Tanggung Kebijakan Perusahaan yang berkaitan dengan produk atau

jasa yang dihasilkan dan wewenang personil Proses atau kegiatan yang dibutuhkan untuk menjamin mutu produk atau

jasa Referensi silang (hubungan antara Pedoman Mutu dengan Prosedur Mutu)

Pedoman Mutu seperti hal sebuah buku, maka Pedoman Mutu sebaiknya dibagi menjadi beberpa bagian.

Hal ini bertujuan agar memudahkan dalam penambahan atau pengurangan salah satu bagiannya jika terjadi revisi, tanpa harus secara drastis mempengaruhi bagian lain yang tidak diubah (direvisi)

CONTOH PEDOMAN MUTU, LINGKUNAGN DAN K3

CONTOH PEDOMAN MUTU, LINGKUNAGN DAN K3

5.1 Komitmen Manajemen

Direktur Utama mempunyai komitmen untuk menetapkan, menerapkan dan memelihara Sistem Manajemen Mutu, yaitu dengan cara : Menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu Menetapkan struktur organisasi Menetapkan tanggung jawab dan wewenang Menyediakan sumber daya personil yang memadai Menunjuk Wakil Manajemen Meninjau Sistem Manajemen Mutu secara berkala

No. Bagian : 5.0

Pedoman MLK3

PT. XYZ

Tanggung Jawab Manajemen

No. Rev : 0.0 Tgl. Berlaku : 24-07-02 Halaman : 1/4


• Prosedur MLK3

Standar ISO-dan OHSAS tidak secara khusus memberikan bentuk atau format Prosedur MLK3

Hal ini berarti bahwa perusahaan dapat merancang bentuk atau format sesuai dengan kebutuhan.

Prosedur Mutu merupakan dokumen yang berisi mengenai urutan suatu proses secara kronologis yang melibatkan fungsi – fungsi dalam organisasi.

Format Prosedur MLK3 : Tujuan Ruang Lingkup Definisi Dokumen Pendukung Rincian Prosedur Catatan MLK3 Kriteria Keberhasilan Catatan Perubahan


FORMAT PROSEDUR MLK3

TujuanSuatu pernyataan singkat yang menerangkan mengapa prosedur ini diberlakukan dan apa yang harus dicapai.

Ruang LingkupSuatu pernyataan singkat yang menerangkan kegiatan perusahaan yang dicakup dalam prosedur.

DefinisiSuatu daftar keterangan dari singkatan atau terminologi atau istilah khusus yang digunakan dalam prosedur.

Dokumen PendukungSuatu daftar dari dokumen lain (seperti prosedur, intruksi kerja, peraturan pemerintah, peraturan perusahaan, standar teknis, manual book) yang berhubungan dengan prosedur

Apa Yang Harus Didokumentasikan ?Apa Yang Harus Didokumentasikan ?

FORMAT PROSEDUR MLK3

Rincian Prosedur

Suatu uraian langkah demi langkah dari setiap tahapan proses atau kegiatan

Catatan MLK3

Suatu daftar hasil kegiatan yang dituangkan dalam bentuk dokumen yang berasal dari pemilik proses atau dari unit kerja lain, atatupun dari luar perusahaan yang disimpan oleh pemilik proses (dalam bentuk hardcopy maupun softcopy)

Kriteria Keberhasilan

Suatu uraian mengenai ukuran secara kuantitatif maupun kualitatif keberhasilan pelaksanaan prosedur dikaitkan dengan tijuan prosedur itu sendiri

Catatan Perubahan

Suatu uraian ringkas mengenai perubahan yang terjadi antara prosedur yang berlaku dengan prosedur revisi sebelumnya.

CONTOH PROSEDUR MUTUCONTOH PROSEDUR MUTU

• TUJUANMemberikan penjelasan mengenai proses penanganan keluhan pelanggan agar keluhan tersebut diselesaikan dan tidak terjadi dikemudian hari.

• RUANG LINGKUPProsedur ini berlaku mulai dari penerimaan keluhan pelanggan sampai dengan keluhan terselesaikan

• DEFINISITidak ada

No. Bagian : 5.0

Prosedur MLK3

PT. XYZ



CONTOH PROSEDUR MLK3CONTOH PROSEDUR MLK3

• DOKUMEN PENDUKUNG

Tidak ada

5. RINCIAN PROSEDUR

5.1 Staf Marketing menerima keluhan pelanggan, baik melalui telepon ataupun surat/fax dan mencatatnya dalam formulir keluhan pelanggan.

Data yang dicatat antara lain :• Nama Pelanggan• Alamat Pelanggan/Lokasi• Nomor Telepon Pelanggan• Jenis Keluhan

No. Bagian : 5.0

Prosedur MLK3

PT. XYZ




5.2 Berdasarkan jenis keluhan, staf Marketing kemudian memberitahukan kepada manager terkait.5.3 Manager terkait mempelajari keluhan tersebut dan mengevaluasi terjadinga keluhan.5.4 …….dst……..dst…..

• CATATAN MLK36.1 Formulir gangguan jaringan

• KRITERIA KEBERHASILAN7.1 Respon terhadap keluhan pelanggan

No. Bagian : 5.0

Prosedur MLK3

PT. XYZ




• CATATAN PERUBAHANBelum ada

No. Bagian : 5.0

Prosedur MLK3

PT. XYZ




DOKUMEN PENDUKUNG

Intruksi Kerja

Intruksi Kerja merupakan dokumen yang berisi uraian langkah demi langkah yang lebih rinci suatu aktifitas dari satu fungsi organisasi dan biasanya bersifat teknis.

Suatu contoh yang baik mengenai Intruksi Kerja adalah mengenai pengoperasian komputer.

Intruksi Kerja dapat berupa : narasi, diagram alur, gambar, foto, sampai materi atau kombinasi dari bentuk tersebut.

CONTOH INTRUKSI KERJACONTOH INTRUKSI KERJA

• PELAKSANA : Staf Sistem Informasi

2.RINCIAN INTRUKSI KERJA2.1. Pastikan semua instalasi kabel telah tersambung dengan benar2.2. Tekan tombol “Power” pada monitor CPU2.3. Tunggu sampai layar monitor menampilkan icon – icon program2.4. Pilih menu yang akan digunakan, lalu tekan dengan tombol kiri mouse2.5. Dst………..

• CATATAN PERUBAHANBelum ada

No. Bagian : 5.0

Prosedur MLK3

PT. XYZ

Cara Pengoperasian Komputer

No. Rev : 0.0 Tgl. Berlaku : 24-07-02Halaman : 1/1


DOKUMEN PENDUKUNG

Formulir

Formulir merupakan media untuk mencatat hasil proses dan digunakan sebagai bukti diterapkannya Sistem Manajemen MLK3

Mengenai format Formulir, standar ISO & K3 Tidak memberikan pedoman khusus. Perusahaan dapat menggunakan format Formulir yang sudah ada atau merancang format yang sesuai dengan prosedurnya.

BAGAIMANA MENDOKUMENTASIKANNYABAGAIMANA MENDOKUMENTASIKANNYA

1. Tetapkan ruang lingkup penerapan sertifikasiContoh :

Pembuatan televisi berwarna Pembuatan televisi berwarna 20 inch

Pelayanan Perkebunan Pembayaran klaim asuransi

Komoditi perkebunan Pengolahan perkebunan karet

2. Identifikasi proses – proses yang mempengaruhi mlk3• Proses penerimaan order• Proses pembelian• Proses perencanaan produksi• Proses perawatan peralatan• Proses pengiriman produk• Proses penyimpanan barang• Proses pemeriksaan barang datang• Dst……….

BAGAIMANA MENDOKUMENTASIKANNYA BAGAIMANA MENDOKUMENTASIKANNYA

3. Perhatikan semua persyaratan standar yang relevan, khususnya titik kunci (key points) nya.

Contoh : Proses Pembelian

Titik kuncinya :

• Menilai dan dan menseleksi rekanan / suplier dan memasukkannya kedalam daftar rekanan terseleksi

• Menjamin bahwa spesifikasi produk yang akan dibeli jelas dan dimengerti oleh bagian pembelian dan rekanan.

4. Perhatikan pula persyaratan – persyaratan lain yang harus dipenuhi

Contoh• SK (Surat keputusan)• Standar produk• Peraturan pemerintah• Dst……


5. Gunakan bahasa yang mudah dipahami, ringkas, logis dan sistematis

Asumsikan anda sebagai seorang ahli yang akan menjelaskan proses yang anda miliki kepada personnel baru atau orang awam.

6. Perhatikan urutan penyusunan dokumentasinya

• Proses pendokumentasian dapat dimulai dengan penyusunan Prosedur MLK3 (dan formulir), Intruksi Kerja + yang baru kemudian Pedoman Mutu.

• Pendekatan ini dipandang lebih efektif mengingat persyaratan standar lebih banyak menekankan kepada Prosedur Mutu.


1. Perhatikan urutan penyusunan dokumen

Sebelum memulai untuk menyusun dokumen, adalah penting untuk menetapkan terlebih dahulu mengenai urutan atau hirarki penyusun.

Meskipun dalam standar hanya mensyaratkan ada personel yang meninjau (reviewed) dan mensahkan (approved), ada baiknya dibuat tiga tingkat :

Contoh :

Disiapkan Oleh : Diperiksa Oleh : Disetujuin Oleh :


2. Perhatikan format atau lay out dokumen

Format atau lay out dokumen dapat dirancang sesuai dengan kebutuhan atau selera. Bagaimanapun format atau lay outnya, data atau informasi yang harus tetap ada adalah :

No. Dokumen : No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : Halaman :

Jenis Dokumen

Nama Perusahaan

Judul Dokumen


3. Perhatikan identifikasi dokumen

Identifikasi dapat diberikan dengan judul dokumen dan kode atau nomor dokumen agar ada kemudahan dalam mengenalnya.

Contoh :Identifikasi

Biasanya diidentifikasi per bagian

PM-PEM-01 ATAU QP-MAR-01

IK-PEM-01-01 atau WI-MAR-01-01

F-PEM-01-01 atau FM-MAR-01-01

Jenis Dokumen

Pedoman Mutu

Prosedur Mutu

Instruksi Kerja

Formulir

PM : Prosedur MLK3 atau QP : QES Prosedur

IK : Instruksi Kerja atau WI : Work Instruktion

F/FM : Formulir

PEM/MAR : Unit kerja pemasaran atau marketing


4. Perhatikan distribusi dokumen

Standar mensyaratkan bahwa dokumen harus tersedia di unit kerja dimana proses yang mempengaruhi mutu berlangsung (terkendali

Dapat pula dokumen tersebut didistribusikan kepada pihak lain (internal atau eksternal) dianggap perlu diberikan (tak terkendali

Kecuali Pedoman Mutu, dokumen lain sangat disarankan untuk tidak didistribusikan secara tek terkendali.

Yang dimaksud dengan dokumen mutu terkendali adalah dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi), maka Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu yang telah beredar 9revisi lama) dan mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru (revisi baru)

Sedangkan dokumen mutu tak terkendali adalah dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi), maka wakil manajemen tidak bertanggung jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu yang telah beredar (revisi lama) dan tidak harus mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru (revisi baru)

BAGAIMANA MENGENDALIKAN DOKUMEN BAGAIMANA MENGENDALIKAN DOKUMEN

5. Perhatikan Pengendalian Dokumen Kedaluarsa

Standar mensyaratkan bahwa harus ada jaminan dokumen kedaluarsa (tidak berlaku lagi) tidak digunakan lagi dan tidak berada di unit kerja

Dokumen mutu kedaluarsa (tidak berlaku lagi) adalah master (asli) dokumen mutu revisi lama jika dokumen tersebut diperbaharui (revisi baru)

Jika dokumen yang disusun dalam bentuk hardcopy, maka metode pengendaliannya berbeda dengan bentuk softcopy (elektronik media)

Perbedaan tersebut antara lain :PERIHAL

Pengesahan

Distribusi

Perubahan

Dokumen kadaluarsa Lebih rumit

Lebih rumit

Lebih rumit

Tanda tangan / cap

HARDCOPY SOFTCOPY

Password

Lebih mudah

Lebih mudah

Lebih mudah

BAGAIMANA MENGENDALIKAN DOKUMEN BAGAIMANA MENGENDALIKAN DOKUMEN

5. Perhatikan Pengendalian Dokumen Kedaluarsa

Standar mensyaratkan bahwa harus ada jaminan dokumen kedaluarsa (tidak berlaku lagi) tidak digunakan lagi dan tidak berada di unit kerja

Dokumen mutu kedaluarsa (tidak berlaku lagi) adalah master (asli) dokumen mutu revisi lama jika dokumen tersebut diperbaharui (revisi baru)

Jika dokumen yang disusun dalam bentuk hardcopy, maka metode pengendaliannya berbeda dengan bentuk softcopy (elektronik media)

Perbedaan tersebut antara lain :PERIHAL

Pengesahan

Distribusi

Perubahan

Dokumen kadaluarsa Lebih rumit

Lebih rumit

Lebih rumit

Tanda tangan / cap

HARDCOPY SOFTCOPY

Password

Lebih mudah

Lebih mudah

Lebih mudah

© Created by Misjar W.

Terima Kasih

Documents

Dokumentasi Iso