Systemhaus für öffentliche Verwaltungen

Sascha Köhler Vertriebsbeauftragter

Nürnberg

Dokumenten Management System komXwork

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Landkreis Miltenberg

Andreas Meister Softwareberater

Nürnberg

Bernhard Väth Vertriebsbeauftragter

AKDB Würzburg

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Anforderungen an die Digitale Akte

• Dokumente und Akten müssen lange und ggf. revisionssicher

aufbewahrt werden

• Schnellste Zugriffszeiten (2-6 Sekunden je Mappe) durch Nutzung

einer Volltextdatenbank (Verity Basis)

• Gleichzeitige Zugriffe mehrerer Nutzer ohne Kopien

• Einfaches Handling z.B. in Verbindung mit Fachverfahren

• Integrationen durch Anbindung an zentrale und dezentrale Systeme

/ Fachverfahren

• Flexibilität aufgrund unterschiedlichster Anforderungen der

Verwaltungen / Sachgebiete

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Grundlagen der Digitalen Akte

• Alle Dokumente in einem Vorgang im Überblick

• Ablagesystematik nach Einheitsaktenplan (EAPl)

• Automatisierte Ablage von Office-Dokumenten zum Vorgang

• Integration von Outlook für Email-Ablage

• Ablage durch Drag & Drop

• Terminüberwachung / Wiedervorlage / Aufgaben

• Checklisten

• Recherche auch für Nutzer ohne Verfahrenslogin

• Dokumentenvorlagen-Management

• Adress-Management

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Elektronische Akte

Dokumente aus

OK.FIS / ZAS / Tera / PWS u.w.

Papierdokumente

Das digitale Archiv –

die Basis für revisionssichere Archivierung

Archivimport

Office-Dokumente

E-Mails, Word, …

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Einführung DMS in der Gemeinde

• Telefonischer Erstkontakt mit dem zuständigen Softwareberater Terminplanung, Checkliste, Wünsche bzw. Vorstellungen, etc.

• Organisationsgespräch

• Installation

• Einrichtung gemäß Organisationsgespräch, z.B. Rechte, etc.

• Fachverfahrensanbindungen

• Schulungen

• Weitere Betreuung durch regelmäßigen Kontakt

Live Demo komXwork • Oberfläche

• Suchen / Finden

• Posteingang dezentral

• Archivierung

• Office Integration

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Verfügbare eAkten-Lösungen

OK.JUG Digitale Jugendhilfeakte Realisiert

OK.SOZIUS Digitale Sozialhilfeakte Realisiert

OK.WOBIS Digitale Wohngeldakte Realisiert

SOZIUSOpenÜ Digitale Sozialhilfeakte überörtlich Geplant

OK.PWS Digitale Personalakte Realisiert

Aktenablage Pers-Auswertung (PDF) Realisiert

TERAwin Digitale Akte für TERAwin Realisiert

OK.FIS Digitale Steuerakte (Abgabenakte) Realisiert

OK.EFA Digitale Führerscheinakte Realisiert

OK.EWO Digitale Einwohnerakte Geplant

OK.VISA Digitale Ausländerakte Geplant

TDVHKR/ZAS Digitale Steuerakte (PDF-Import) Realisiert

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g Vorteil für Landratsamt und Kommunen

• Einheitliches System zentral und dezentral - Geringerer Schulungsaufwand - Einheitliche Oberfläche

• Integration von zentralen Dokumenten in dezentrale Vorgänge

• Dezentraler Posteingang ist in zentralen eAkten integriert

• komXwork-Lizenzen werden bei eAkten-Kauf angerechnet

• Landkreisweite Rechtegruppen möglich

• Dokumente können optional ins Intra- und Internet veröffentlicht werden (komXpress)

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g Preisangebot DMS Landkreis Miltenberg

komXwork Server inkl. 5 User € 3.900,-

jeder weitere User € 200,- € 50,-

Erweiterung Easy Archiv (10 User) € 3.500,-

Rabattierung für Kommunen

Bestelleingang in 2010 20% Rabatt auf Lizenzkosten

Bestelleingang in 2011 15% Rabatt auf Lizenzkosten

Bestelleingang in 2012 10% Rabatt auf Lizenzkosten

Bestelleingang in 2013 Preisbindung an Preisliste 2010

20% Rabatt verlängert bis 31.08.2011

bei mindestens 6 komXwork Bestellungen

Beispiel komXwork 10 User inkl. Easy Archiv

regulär € 10.400,-

Projekt Miltenberg bis 31.08.2011 € 6.520,-

Ersparnis € 3.880,-

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Steueramt Neustadt a.d. Donau

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Digitale Abgabenakte

Aufruf komXwork

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Die Praxis

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Die Praxis

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