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SAP „Leader´s Club“
Dokumenten-Technologien:Wohin geht die Reise?
Dr- Ulrich Kampffmeyer
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Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
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SAP „Leader`s Club“ Regensdorf/Zürich, 09.09.2003
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Agenda
• Einführung
• Wege aus der babylonischen Sprachverwirrung
• ECM Enterprise Content Management: die neue Vision
• Aktuelle Trends
• Die organisatorische Herausforderung bleibt
• Ausblick
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Einführung
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Ein uraltes Thema
Wissensmanagement gibt es seit 100.000en von Jahren:
Wissensmanagement basierte zunächst auf mündlicher Überlieferung
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Ein uraltes Thema
Durch die Erfindung der Schrift vor 5.000 Jahren wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen zu überliefern:
Das Dokument war geboren
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Ein uraltes Thema
Die Verwaltung der Dokumente,
modern Dokumentenmanagement genannt,
entstand ebenfalls bereits vor 5.000 Jahren in den frühen Kulturen
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Ein altes Thema
Elektronisches Dokumentenmanagement existiert seit ca. 25 Jahren.
Durch die elektronische Informationsverarbeitung wird der Dokumentbegriff neu definiert:
Ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuelles Datenobjekt
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Der neue Dokumentbegriff
Ein Dokument kann heute alles sein:
• gescannte Faksimiles• E-Mails mit Attachement• Office-Dateien• Host-Output• Web-E-Business-Formulare• Transaktionen• dynamische HTML-Seiten• digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen• dreidimensionale Vektorgebilde• Datensätze mit zugewiesener Struktur• elektronisch signierte Dateien• Container mit beliebigen digitalen Komponenten
• etc. etc. etc. etc. etc. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
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Ein aktuelles Thema
Elektronische Dokumente erhalten ein neue Qualität:
Elektronisch signierte Dokumente erhalten die gleiche rechtliche Qualität wie herkömmliche Papierdokumente
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Funktionalität
Dokumenten-Technologien sind diejenigen Lösungen der Informationstechnik, die sich mit der
Erstellung,
Erfassung,
Verwaltung,
Erschließung,
Aufbereitung,
Kontrolle,
Verteilung,
Ausgabe,
Speicherung und
Bewahrung
von schwachstrukturierten und unstrukturierten Informationsobjekten beschäftigen
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Wege aus der babylonischen Sprachverwirrung
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Babylonische Sprachverwirrung
Imaging, Optical Filing, Scanning, Workflow, HSM, WW Elektronische Archivierung, Records Management, E-S Dokumenten-Management im engeren Sinn, COLD, Pod Groupware, E-Commerce, MultiMedia-Datenbanken, QES EDM Electronic Document Management, Capture, DMS, ED
E-Business, BPM Business Process Management, IDOM, Form Knowledge Automation, KM Knowledge Management, Intranet, Di Repository, Data Mining, Content Management, Portal, CRM Custom EAI Enterprise Application Integration, Output Management, MoReq, Fo Dokumenten-Management im weiteren Sinn, Media Asset Management, M Collaborative Commerce, Document Warehouses, Wissensmanagement, Doc EDM Engineering Document Management, DAM Digital Asset Management, Singl ASP Application Service Providing, DRT Document Related Technologies, Archiv, Journ DMCO Document Management Complete Outsourcing, Collaboration, Digital Signature, Enablin
IDARS, ECM Enterprise Content Management, Web Content Management, OCR, ICR, E-Forms, PDF, WORM, DRM Digital Rights Management, Elektronische Signatur, revisionssichere elektronische Archivierung, Digital Library, Watermark, Fingerprint, CAS Content Adressed Storage, elektronische Bürokommunikation, Barcode, Cach DVD, VERS, ISO 15489, DoD 5015-2, TIFF, JPEG, AFP, CD, Jukebox, Tape Library, Storage, Rendition, E-Publishing, E-Mail-Archiv, EDI, GEVER, DOMEA, SAGA, Information Delivery, Browser, collaborative Knowledge Solutions, audit-proof, XML, FbA- M/O, etc. etc. etc. etc. etc. etc.
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Die Hybris des Marktes
Jedes Jahr neue Schlagworte und sogenannte Trends:
• ständig neue Begriffe verunsichern die Anwender, verringern das Investitionsinteresse und lassen das Bild der Branche verschwimmen
• die Anbieter sind nicht in der Lage, ständig neue Produkte zu kreieren, Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 Umetikettierung überwiegt
• der Spagat, immer das Neueste zu bieten und gleichzeitig Jahrzehnte Informationsverfügbarkeit zu garantieren, meistern nur wenige
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Was ist der Unterschied? Document Management (DM)
DM KM ECMArchival Collaboration Federated Repository
Groupw are Groupw are Collaboration
Workflow Workflow eProcess
Document Management Document Management Content Management
Intranet Intranet Intranet
Scanning Capture Capture
Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization
Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines
Document Warehouse Data Mining Document Warehouse
Records Management Personalisation Web-Content-Management
Portal Portal
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Was ist der Unterschied? Knowledge Management (KM)
DM KM ECMArchival Collaboration Federated Repository
Groupw are Groupw are Collaboration
Workflow Workflow eProcess
Document Management Document Management Content Management
Intranet Intranet Intranet
Scanning Capture Capture
Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization
Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines
Document Warehouse Data Mining Document Warehouse
Records Management Personalisation Web-Content-Management
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Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management (ECM)
DM KM ECMArchival Collaboration Federated Repository
Groupw are Groupw are Collaboration
Workflow Workflow eProcess
Document Management Document Management Content Management
Intranet Intranet Intranet
Scanning Capture Capture
Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization
Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines
Document Warehouse Data Mining Document Warehouse
Records Management Personalisation Web-Content-Management
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Was ist der Unterschied? DM, KM & ECM
DM KM ECMArchival Collaboration Federated Repository
Groupw are Groupw are Collaboration
Workflow Workflow eProcess
Document Management Document Management Content Management
Intranet Intranet Intranet
Scanning Capture Capture
Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization
Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines
Document Warehouse Data Mining Document Warehouse
Records Management Personalisation Web-Content-Management
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DRTDocument Related Technologies
• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution
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DRTDocument Related Technologies
• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution
DRT sind
a) Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierterInformation („Dokumente“) spezialisiert sind
b) Dokumentenorientierte Funktionen,die in beliebige Anwendungen undIT-Infrastrukturen integriert werden
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ECM Enterprise Content Management –die neue Vision
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Definition ECM Enterprise Content Management
The technologies used to capture, manage, store, deliver, and preserve information to support business processes
AIIM International, 2003
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MerkmaleEnterprise-Content-Management
• Enterprise-Content-Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document-/Content-Warehouse)
• ECM umfasst herkömmliche Informations-technologien wie Dokumentenmanagement, Collaboration, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Web-Content-Management, Portal- und anderen Internet-Technologien
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MerkmaleEnterprise-Content-Management
• Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen
• ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse
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ECM als Unternehmensinfrastruktur
AIIM International
ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications
EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content
ManagementDoc MgmtImaging
Domino Exchange RDMSFile
System
Workflow Collaboration
Data WarehousingMining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
Quelle: AIIM 2001 Industry Study
AP/AR RM/A CRM HRM
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ECM BasisideenIntegrative Middleware
AIIM International
ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications
EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content
ManagementDoc MgmtImaging
Domino Exchange RDMSFile
System
Workflow Collaboration
Data WarehousingMining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
AP/AR RM/A CRM HRM
Basis Idee Nr. 1
Integrative Middleware
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ECM Basisideen Dienstekonzept
AIIM International
ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications
EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content
ManagementDoc MgmtImaging
Domino Exchange RDMSFile
System
Workflow Collaboration
Data WarehousingMining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
AP/AR RM/A CRM HRM
Basis Idee Nr. 2
Unabhängige Dienstefür alle Anwendungen
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ECM Basisideen Einheitlicher Speicherort
AIIM International
ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications
EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content
ManagementDoc MgmtImaging
Domino Exchange RDMSFile
System
Workflow Collaboration
Data WarehousingMining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
AP/AR RM/A CRM HRM
Basis Idee Nr. 3
Ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository
für jeden Informationstyp
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AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
Quelle: AIIM “101” 2003
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CAPTURE
Human created Recogniton
Indexing
Input Designs
Categorization
• Office Documents • OCR
• Form • HCR
• Rich Media • ICR
• Microfilm • OMR
• Barcode
Application created Forms Processing
E-Forms/Web-Forms• ERP
• XML
• Finacial Applications Aggregation
• E-Billing COLD/ERM
Input
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MANAGE
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
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Document Management
STORE WCM
RM
WF/BPM
DMCollab
DocumentManagement
• Checkin/Checkout• Versionsmanagement• Suchen und Navigieren• Visualisierung
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Collaboration
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab Collaboration
• Gemeinsames Editieren• Wissensbasen • Whiteboards • Videoconferencing• Informationszusammen-
führung
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Web Content Management
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
Web Content Management
• Editieren und Gestalten• Publikationsprozess• Konvertierung• Sicherheit• Visualisierung
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Records Management
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
Records Management
• Ablagesystematik• Indizierung und
Thesaurus• Aufbewahrungsfristen• Meta-Daten• Archiverwaltung
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Workflow / Business Process Management
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
Workflow / Business Process
Management
• Ablauf- und Aufbauorganisation• Prozessdesign• Vorgangsbildung• Routen• Mitzeichnung• Paralleles und
sequentielles Bearbeiten• Wiedervorlage, Fristen• Kontrolle• Protokollierung
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STORE
Repositories• File Systems• Content Management Systems• Databases • Data Warehouses
Library Services• Search/Retrieval• Version Control• Check In/Check Out• Audit Trail
Technologies• SAN• NAS• Magneto Optical• DVD• CD-ROM
• Tape• Magnetic Storage• RAID• Optical Disc
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PRESERVE
Archive• Paper• Mikrofilm• NAS/SAN• CAS• WORM• WORM-TAPE
Aussonderung
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DELIVER
DitributionSecurity
Technologies
Transformation
• PapierViewer
• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing
• Syndication
• Compression
• Datenübermittlung mittels
EDI, XML u. anderer Formate
• CD / DVD
• Email und Fax• Digital Rights
Management/
Watermark
• XML
• E-Business-Portale• Personalization
• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design
DitributionSecurity
Technologies
Transformation
• PapierViewer
• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing
• Syndication
• Compression
• Datenübermittlung mittels
EDI, XML u. anderer Formate
• CD / DVD
• Email und Fax• Digital Rights
Management/
Watermark
• XML
• E-Business-Portale• Personalization
• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design
Security as ECM Infrastructure
Output
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ECM als Unternehmensinfrastruktur Anforderungen
• Speicherung aller Arten von Informationen• Speicherung dynamischer und unveränderlicher
Informationen• Dienstekonzept• Große und kleine Lösungen• Eigener Client oder Einbindung in vorhandene
Anwendungen• Zentrale und verteilte Datenbanken• Konsistente Langzeitspeicherung• Modular ausbaubar• Verteilte Repositories• Integration in vorhandene Systeme
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ECM als Unternehmensinfrastruktur Implementationsfragen
• Definition von Metadaten, Richtlinien, Prozeduren• Import, Konvertierung, Migration• Plattformen, Datenbanken, Browser, Client• Desktop Integration, Integration von Anwendungen,
Back Office Integration• Prozess- und Workflow-Modellierung• Kulturelle Grenzen bei Online- vs. Offline-Arbeit• Wie werden die Komponenten vernetzt?
(EAI Enterprise Application Integration)
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Integriertes ECM-System mit Einbindung von WCM und Applikationen
Firewall
Portal
InterfaceRedaktions-Applikation
Capture
Fachan-wendung
Groupware-Kommuni-
kation
ERPApplication
Portal
Intranet
Server
Content
Management
Classification
Knowledge
Management
Application
ServerGroupware
ServerERP
Content
RepositoryLegacy Groupware
RepositoryERP
Repository
Enterprise Records Management
(Archivierung)
DMSWorkflow
EA
I
WebServer
Präsentation
eBusiness-Transaktionen
Contentenabled
Contentenabled
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Aktuelle Trends
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Trends aus Anwendersicht
• Rechtssichere Archivierung• Virtuelle elektronische Akten • Die universelle Inbox • Entlastung für E-Mail und ERP • Prozessunterstützung • Erschließung und Wiedernutzung von Inhalten • Effiziente Posteingangsverarbeitung • Ablösung von Inseln und proprietären Systemen
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Anforderungen aus Anwendersicht
• Geschwindigkeit • Kosteneinsparungen• Personaleinsparungen • Preis und ROI • Out-of-the-Box: Vorkonfiguration • Sicherheit und Vertrauen • Compliance • IT-Konsolidierung • Flexibilität
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Trends aus Marketingsicht
• ECM Enterprise Content Management • RM Records Management• DAM Digital Assets Management • DLM Document Life-cycle Management • Capture • E-Government• GDPdU
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Trends aus Marktsicht
• Wieder verstärktes Interesse an DRT• Marktkonsolidierung • Konvergenz • Das Partnergeschäft wird schwieriger • Keine geschlossene DMS-Branche mehr
• Öffentliche Verwaltung • Gesundheitswesen • Industrie-Mittelstand
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Trends aus Produktsicht
• JAVA • XML • Linux • Browser-basierte
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Die organisatorische Herausforderung bleibt
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Grundsatz
Strategie vor Organisation,
Mensch und Organisation vor Technik
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Herausforderungen an DRT-Projekte
• Veränderung des Arbeitsplatzes• Veränderung der Ablauforganisation• Veränderung der Aufbauorganisation• Veränderung des Berufsbildes• Veränderung der Qualifikationsanforderungen• Veränderung der Ablageorganisation• Veränderung der Arbeitsweisen• Veränderung der Kommunikation mit Kollegen• Veränderung gewohnter Benutzeroberflächen
• Veränderungen, Veränderungen, Veränderungen ...
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Einige kritische Aspekte
• Einführungsprojekte: „Zurück in die Linie“
• Beteiligung: „Was wollen die Querköppe vom Personalrat
hier“• Qualizifierung:
„Da ist doch der Meier viel zu alt für“• Akzeptanz:
„Das kann doch gar nicht funktionieren“• Homo Buerocraticus:
„Das haben wir noch nie so gemacht“• Informationszugang:
„Das soll doch nicht jeder wissen“
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Einige Konsequenzen
• Fokus auf Kosteneinsparung und ROI: „Mehr Arbeitslosigkeit“
• Keine Integration: „Insellösung“
• Proprietäre Lösung:„Mangelnde Migrationssicherheit“
• Schlechte Administrationswerkzeuge:„Hohe Betriebskosten“
• Sparen bei der Systemauslegung:„Mangelnde Sicherheit“
• Keine Neuorganisation von Prozessen:„Elektrifizierung der Ineffizienz“
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DRT-Projekte
... sind Unternehmensentscheidungen!
... benötigen die Unterstützung und das Committment des Managements!
... sind nur erfolgreich bei konsequenter Projekt- und Einführungsorganisation!
... führen nur bei sozial- und humanverträglicher Einführung zu Erfolg!
... dürfen nicht allein unter dem ROI-Aspekt sondern im Sinne der Nachhaltigkeit durchgeführt werden!
... müssen im vollen Bewusstsein, der Auswirkungen durchgeführt werden!
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Ausblick
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Der Wert von Information
Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn man die Information als Wissen auch in Prozessen nutzbar macht
Dem Wert von Information muss bei der Planung und beim Betrieb mehr Rechnung getragen werden
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Die Abhängigkeit von Information
Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig
Unternehmen, Behörden und Gesellschaft sind von der Verfügbarkeit von Information inzwischen existentiell abhängig geworden
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Die Bedeutung von DRT
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„Wir ertrinken in Informationund dürsten nach Wissen.“
John Naisbitt, Megatrends 2000
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Information Overflow
Wir leiden an einer Informationsüber-flutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen
Der systematischen Erschließung der exponentiell wachsenden Information kommt eine immer größere Bedeutung zu
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Die gesellschaftliche Bedeutung von Information
„Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft.“
Erkki Likaanen, EU-Kommissar, 1999
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Information Gap
Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf: Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen
Die geordnete und nutzbare Bewahrung wertvoller Information wird zunehmend wichtiger
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Information Divide
Information steht nicht jedem gleichermaßen zur Verfügung
Die Trennung betrifft Kontinente und Gesellschaftsschichten, aber auch die einzelnen Mitarbeiter in Unternehmen und Verwaltung
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Die Vision vom papierlosen Büro
„Das papierlose Büro wird es genauso wenig geben wie das papierlose Klo“
von Pierer zugeschrieben
• das „papierreiche Büro“
• das „papierarme Büro“
• das „papierlose Büro“
• das „menschenlose Büro“© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
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Fazit: 3 Argumente
Anfangen, nicht länger warten:
1. Die Basistechnologien sind matur!
2. Die wachsenden Probleme werden durch Zuwarten nicht kleiner!
3. Ihr Wettbewerber tut es bereits!
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
Dr. Ulrich Kampffmeyer E-Mail: [email protected]
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