Dorota Pec

Twarde czy miękkie zarządzanie zmianą?Standard wdrożenia złożonej zmiany w organizacji: CHAMPS2

Dorota Pec

Dyrektor Ogólnopolskiego Centrum Akredytacji i Certyfikacji, Trener Wiodący Change Management, Akredytowany Trener PRINCE2 w CRM S.A.

Co to jest CHAMPS2?

• Metoda zarządzania zmianą transformacyjną CHAMPS2 (Change Management for the Public Sector) została opracowana przez Birmingham City Council

• CHAMPS2 można stosować jednocześnie z takimi metodykami zarządzania projektami i programami jak PRINCE2, czy MSP

• Metoda CHAMPS2 została pomyślana w celu skutecznego przeprowadzenia radykalnej zmiany w Birmingham City Council

Increased job satisfactionWzrost satysfakcji pracowników

Improved efficiencyZwiększona efektywność procesów

Step-change in service qualitySkokowa poprawa jakości obsługi klientaKlienci

Procesy

Pracownicy

Cele transformacji w Birmingham City Council

Obszary i efekty transformacji

Doskonałość w zarządzaniu informacją Praca na rzecz przyszłości Doskonałość w zarządzaniu

ludźmi

Urzędnicy Państwowi Klienci urzędu

Dzieci, Młodzież i Rodziny Dorośli

Budownictwo mieszkaniowe Środowisko

W okresie 10 lat, korzyści finansowe z inwestycji wynoszącej 591 milionów GBP osiągnęły ponad 2 biliony GPB

Zmiana transformacyjna - definicje

• Radykalna zmiana polegająca na wytworzeniu lepszych produktów i usług, przy jednoczesnym, bardziej efektywnym wykorzystaniu zasobów

CHAMPS2

• Transformacja wiąże się z porzuceniem przeszłości, przyjęciem nowych zachowań i sposobów myślenia

William BridgesMaking sense of

Change Management

CHAMPS2: metodyczna precyzja

Potrzeby Strategiczne

StrategiczneWyniki

Kierowane Wizją

Kierowane Korzyściami

Faza 0

Inicjowanie Przekształceń

StrategicznePotrzeby

Faza 1

BudowaWizji

Faza 2

Kształtowanie i

Planowanie

Faza 3

Projekto – wanie

Faza 4

Stworzenie i Realizacja

Usług

Faza 5

Próbowanie i

Przekształ -canie

Faza 6

Stabilizacja

Faza 7

Realizacja Korzyści

Wynik Strategiczny

CHAMPS2 twarde podejście do zarządzania zmianą (fazy, etapy, działania)


Faza 1

BudowaWizji

Faza 2

Kształtowanie i

Planowanie

Faza 3

Projekto – Wanie

Faza 4


Usług

Faza 5

Próbowanie i

Przekształ –canie

Faza 6

Stabilizacja

Faza 7

Realizacja Korzyści Faza 0


Wynik Strategiczny

Faza 0: Inicjowanie Przekształceń ( Co chcemy przekształcać?)

0.1 Uzgodnij podejście do Fazy 00.2 Zapewnij zaangażowane przywództwo0.3 Określ strategiczne potrzeby0.4 Określ strategiczne wyniki0.5 Zbuduj Strategiczne Uzasadnienie Biznesowe0.6 Kontynuacyjny przegląd decyzyjny

Kluczowy produkt: Strategiczne Uzasadnienie Biznesowe

Faza 0: Inicjowanie Przekształceń

Faza 1: Budowa Wizji (Dokąd chcemy dojść?)

1.1 Uzgodnij podejście do Fazy 1 1.2 Prowadź Zespół Budujący Wizję1.3 Definiuj Wizję1.4 Przeglądaj bieżący biznes1.5 Rozwijaj Przyszły Model Operacyjny 1.6 Rozwijaj Zarys Uzasadnienia Biznesowego1.7 Kontynuacyjny przegląd decyzyjny

Kluczowy produkt: Zarys Uzasadnienia Biznesowego

Faza 0



Faza 2

Kształtowanie i

Planowanie

Faza 3

Projekto – Wanie

Faza 4


Usług

Faza 5

Próbowanie i


Faza 6

Stabilizacja

Faza 7


Faza 1

BudowaWizji

Wynik Strategiczny

Faza 1: Budowa Wizji

Faza 0



Faza 1

BudowaWizji

Faza 3

Projekto – Wanie

Faza 4


Usług

Faza 5

Próbowanie i


Faza 6

Stabilizacja

Faza 7


Faza 2

Kształtowanie i

Planowanie

Wynik Strategiczny

Faza 2: Kształtowanie i Planowanie(Jak chcemy tam dojść?)

2.1 Uzgodnij podejście do Fazy 22.2 Definiuj zakres i cele Programu2.3 Przeprowadź szczegółową analizę bieżącego biznesu2.4 Przygotuj pierwszą koncepcję nowej organizacji 2.5 Opracuj koncepcję nowej organizacji na wysokim poziomie2.6 Ocena Rady Programu2.7 Dokonaj wyboru dostawców i produktów2.8 Ocena Rady Programu2.9 Definiuj Korzyści 2.10 Zbuduj strukturę programu2.11 Zbuduj Ład Programu i jego strategie2.12 Zaplanuj Program i jego koszty2.13 Zbuduj Pełne Uzasadnienie Biznesowe2.14 Kontynuacyjny Przegląd Decyzyjny Kluczowy produkt : Pełne Uzasadnienie BiznesoweKorzyści: Zidentyfikowane

Faza 2: Kształtowanie i Planowanie

Faza 0



Faza 1

BudowaWizji

Faza 2

Kształtowanie i

Planowanie

Faza 4


Usług

Faza 5

Próbowanie i


Faza 6

Stabilizacja

Faza 7


Faza 3

Projektowanie

Wynik Strategiczny

Faza 3: Projektowanie (Jakie jest nowe rozwiązanie i jak będzie ono działać?)

3.1 Uzgodnij podejście do Fazy 33.2 Przygotuj szczegółowe projektowanie 3.3 Wykonaj szczegółowe projektowanie procesów3.4 Wykonaj szczegółowe projektowanie organizacji3.5 Wykonaj szczegółowe projektowanie technologii3.6 Przygotuj Model Docelowy 3.7 Weryfikuj Pełne Uzasadnienie Biznesowe3.8 Kontynuacyjny przegląd decyzyjny3.9 Projektuj specyfikacje funkcjonalne3.10 Ocena Rady Programu Kluczowy produkt: Model Docelowy Korzyści: Potwierdzone

Faza 3: Projektowanie

Faza 0



Faza 1

BudowaWizji

Faza 2

Kształtowanie i

Planowanie

Faza 3

Projekto – Wanie

Faza 5

Próbowanie i

Przekształ -canie

Faza 6

Stabilizacja

Faza 7


Faza 4


Usług

Wynik Strategiczny

Faza 4: Tworzenie i Realizacja Usług (Tworzenie nowych rozwiązań i budowa systemów wsparcia)

4.1 Uzgodnij podejście do Fazy 44.2 Przygotuj realizację nowych rozwiązań4.3 Opracuj zasady, standardy i procedury4.4 Zbuduj organizację4.5 Przeprowadź analizę scenariuszową4.6 Przeprowadź testy komponentów4.7 Przeprowadź testy systemu4.8 Przygotuj dane operacyjne4.9 Przeprowadź testy integralności 4.10 Aktualizuj korzyści4.11 Ocena Rady Programu

Korzyści: Potwierdzone

Faza 4: Tworzenie i Realizacja Usług

Faza 0



Faza 1

BudowaWizji

Faza 2

Kształtowanie i

Planowanie

Faza 3

Projekto – Wanie

Faza 4


Usług

Faza 6

Stabilizacja

Faza 7


Faza 5

Próbowanie i

Przekształcanie

Wynik Strategiczny

Faza 5: Próbowanie i Przekształcanie (Sprawdzanie nowych rozwiązań i ich implementacja)

5.1 Uzgodnij podejście do Fazy 55.2 Przygotuj przekształcenie5.3 Przeprowadź testy akceptacyjne użytkownika5.4 Przeprowadź operacyjne testy akceptacyjne5.5 Zaakceptuj rozwiązanie5.6 Ocena Rady Programu5.7 Dokonaj przekształcenia procesów i organizacji5.8 Dokonaj przekształcenia technologii5.9 Sprawdź gotowość do wdrożenia5.10 Ocena Rady Programu5.11 „Go-Live”

Korzyści: Przekazane do realizacji

Faza 5: Próbowanie i Przekształcanie

Faza 0



Faza 1

BudowaWizji

Faza 2

Kształtowanie i

Planowanie

Faza 3

Projekto – Wanie

Faza 4


Usług

Faza 5

Próbowanie i


Faza 7


Faza 6

Stabilizacja

Wynik Strategiczny

Faza 6: Stabilizacja (Stabilizowanie nowych rozwiązań w środowisku biznesu)

6.1 Uzgodnij podejście do Fazy 66.2 Realizuj korzyści 6.3 Kontynuacyjny przegląd decyzyjny6.4 Dostarczaj wsparcie 6.5 Dokonaj stabilizacji procesów i organizacji6.6 Dokonaj stabilizacji technologii6.7 Dokonaj przekształcenia wsparcia biznesowego6.8 Przegląd powdrożeniowy6.9 Ocena Rady Programu6.10 Zamknięcie Programu

Wczesne korzyści: Zrealizowane

Faza 6: Stabilizacja

Wynik Strategiczny

Faza 0



Faza 1

BudowaWizji

Faza 2

Kształtowanie i

Planowanie

Faza 3

Projekto – Wanie

Faza 4


Usług

Faza 5

Próbowanie i


Faza 6

Stabilizacja

Faza 7


Faza 7: Realizacja Korzyści (Upewnianie się, że korzyści są osiągane)

7.1 Uzgodnij podejście do Fazy 7 7.2 Realizuj korzyści 7.3 Decyzyjny przegląd kontynuacyjny7.4 Ciągle udoskonalaj

Korzyści: Zrealizowane

Faza 7: Realizacja Korzyści

Etap0.1.

Etap0.2

Etap0.3 Etapy Etapy Etapy Etapy Etapy Etapy Etapy Etapy Etapy Etapy Etapy Etapy

DZIAŁANIE

DZIAŁANIE

DZIAŁANIE

DZIAŁANIE

DZIAŁANIE

DZIAŁANIE

DZIAŁANIE

DZIAŁANIE

DZIAŁANIE

DZIAŁANIE

DZIAŁANIE

DZIAŁANIE

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

DZIAŁANI

E

Jak ?Wzorce E-PrzykładyWięcejInfo

Faza 0



Faza 1

BudowaWizji

Faza 2

Kształtowanie i

Planowanie

Faza 3

Projekto – Wanie

Faza 4


Usług

Faza 5

Próbowanie i


Faza 6

Stabilizacja

Faza 7


Wynik Strategiczny

Działania w etapach

Statystyki CHAMPS2

Fazy 8

Etapy73

Działania 307

Produkty22

0 1 2

3

6

4

5

7

Czas

Fazy transformacji

CHAMPS2 zarządzanie zmianą organizacyjną

ZAKOŃCZENIE STREFA NEUTRALNA

NOWY POCZĄTEK

CHAMPS2 miękkie elementy zarządzania zmianą: Faza 0

0.1.4 Zespół ekspertów zarządzania zmianą


1.3.4 Wizja dla przyszłej organizacjiWarsztaty z udziałem facylitatora

Nieograniczone myślenie o organizacji po transformacji

Wykorzystanie jednej z metafor organizacyjnych:

maszyna, organizm, system polityczny, przepływy i transformacje


2.2.3 Zarządzanie interesariuszami Identyfikacja interesariuszy

Pozycjonowanie interesariuszy

Określenie strategii wobec intersariuszy

Komunikacja z interesariuszami

Zarządzanie interesariuszami


3.4.1 Projektowanie ról Opisy ról (odpowiedzialności, obowiązki i kompetencje)

3.4.2 Tworzenie profili stanowisk Zakomunikowanie różnicy między stanowiskiem a rolą


4.11.3 Komunikacja i konsultacjeRóżne formy komunikacji z interesariuszami programu

Od monologu do dialogu, informacja nt. planowanych zmian

Przygotowanie opisów nowych ról i stanowisk

Informacja o planowanym wsparciu w postaci szkoleń


5.7.3 Komunikacja i konsultacjeRóżne grupy interesariuszy (związki zawodowe, klienci)

5.7.5 Przygotowanie ludzi na zmianyPrezentowanie korzyści wynikających z procesu transformacji

Egzekwowanie oczekiwanych zachowań (podejście behawioralne)

Prezentacje możliwości rozwoju

Informowanie o planie transformacji


6.5.1 Wdrożenie zmian organizacyjnych Przeprowadzenie niezbędnej rekrutacji (i określenie jej zasad)

Dokonanie koniecznych przeniesień i alokacji pracowników

Weryfikacja i optymalizacja zakresów obowiązków


7.4 Ciągłe doskonalenieFeed-back - podstawowe narzędzie zarządzania zmianą

Informowanie interesariuszy o postępach w realizacji korzyści

Analiza propozycji udoskonaleń

Kiedy stosować CHAMPS2?sektor publiczny i prywatny

Nowa zmiana transformacyjna Fazy 0-7

Zmiana transformacyjna w toku Fazy 3-7

Programy o mniejszej skali Fazy 0-2

Analiza wykonalności (programy i projekty)

Fazy 3-4

CHAMPS2 Foundation

CHAMPS2 ?

CHAMPS2 Practitioner

Egzaminy CHAMPS2

www.champs2.info

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ www.crm.com.pl

Documents

Dorota Pec