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Dos and Don‘ts zum Textaufbau, Einstieg und Abschluss

Bürger/innen fragen, Sie antworten

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Wie drückt man Wertschätzung aus? Bezug zu Bürger/in und Thema

herstellen, Anliegen ernst nehmen (Beziehungsebene)

Klare Ansagen machen, Ergebnis mitteilen (Sachebene)

Ergebnis begründen (Selbstkundgabe)

Schlusspunkt setzen (ggf. Appell).

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„Sie dummer kleiner Bürger...“ Drücken Sie den Antrag Stellenden

gegenüber Ihre Wertschätzung aus. Beziehen Sie sich auf deren Schreiben,

etwa durch eine kurze Zusammenfassung Drücken Sie Ihr Verständnis aus (falls das

möglich ist – es gibt auch Anliegen, bei denen das nicht geht).

 Danken Sie für deren Engagement – aber nur, wenn Sie das wirklich meinen.

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Sachebene sichern, Ergebnis nennen Eine kurze Zusammenfassung zu Beginn

kann helfen, den Ist-Zustand für beide Seiten nachvollziehbar zu sichern.

Die Methode eignet sich meist nicht, wenn der Sachverhalt zu komplex oder die Vorgeschichte zu lang ist.

Tipp: Teilen Sie in einem solchen Fall (umfängliche Argumentation) gleich zu Beginn mit, ob das Ergebnis positiv oder negativ ist. Dann ist das Informationsziel für den Empfänger von vornherein klar.

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„Wir, die Lokalbaukommission...“ Stellen Sie zunächst die Argumente

dar, die in diesem konkreten Fall zum genannten Ergebnis geführt haben.

Lassen Sie in einem zweiten Schritt die zugrundeliegenden Leitlinien der Stadt München (Denkmalschutz, Naturschutz etc.) deutlich werden.

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„Und tschüss.“

Wie kann ein geeigneter Schluss aussehen? Das Ergebnis zusammenfassen. Appell: „Bitte haben Sie Verständnis...“ (bei negativem Bescheid): Bedauern ausdrücken

(„Leider...“): nur, wenn Sie das wirklich meinen. (bei negativem Bescheid): Ausweg aufzeigen,

falls möglich. (falls die Situation offen ist) Ausblick: „Die Stadt

möchte hier eine Lösung finden, mit der alle Beteiligten leben können. Daher...“

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Was Sie im Text nicht tun sollten... Füllwörter und –floskeln verwenden („übrigens“, „wie Sie

wissen“) Herabwürdigung. Möglichst keine Abkürzungen („o.g.“, „z. B.“) und internen

Kürzel (LBK, LHM), nicht „verschwurbeln“ Verständnisprobleme, Empfänger kommt sich „klein“ vor.

Handlungs- und Ausdrucksweise der Antrag Stellenden beurteilen („Sie scheinen ja mit XY nicht besonders gut auszukommen...“) drückt Überlegenheit aus.

Sich auf ein allzu langes Hin und Her mit den Antrag Stellenden einlassen fordert geradezu zu weiteren Anträgen/Anschreiben auf („it takes two to tango“).

Ironisch werden wird missverstanden.