20
AAN HET ROER Besturen in het jeugdhuis Achter elk straf jeugdhuis zit een sterke be- stuursploeg. Een groep geëngageerde jongeren die dag in dag uit de eindverantwoordelijkheid nemen in het jeugdhuis en de koers richting toe- komst uitzetten. Niet altijd een evidente taak, maar zeker een boeiende uitdaging. dossier . AAN . . HET . ROER . dossier1

DOSSIER - Aan het roer

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Alles over besturen in het jeugdhuis.

Citation preview

Page 1: DOSSIER - Aan het roer

AAN HET ROERBesturen in het jeugdhuisAchter elk straf jeugdhuis zit een sterke be-stuursploeg. Een groep geëngageerde jongeren die dag in dag uit de eindverantwoordelijkheid nemen in het jeugdhuis en de koers richting toe-komst uitzetten. Niet altijd een evidente taak, maar zeker een boeiende uitdaging.

dossier

. A A N .

. H E T .R O E R .

dossier•1

Page 2: DOSSIER - Aan het roer

Bij een straf jeugdhuis, hoort een sterk bestuur. Maar wat is een sterk bestuur? Hoe moet je bestuur eruitzien? Wat zijn je rechten en plichten en hoe vind je volk voor je bestuursploeg? En wat zijn de ta-ken van je bestuur? Je leest het in dit dossier.

Tekst: Stijn Bohez

Dat het leiden van een jeugdhuis een hele uit-daging is, is een statement dat we hier niet hoeven te maken. Bij de start van een jeugd-huis is het evidente uitgangspunt ‘voor en door jongeren’. Maar hoe moet de organisa-tie van het jeugdhuis zich in de jaren daarna ontwikkelen? Met je bestuur moet je bewust nadenken over hoe je jongeren betrekt bij het opbouwen van het jeugdhuis. En moet je bedenken welke structuur daarvoor nodig is.

Ook zakelijk is het besturen van je jeugdhuis geen evidentie. Veel jeugdhuizen zijn uitge-groeid tot kleine kmo’tjes, al dan niet met personeel. Het bewaken van het budget, het beheren van de infrastructuur, het aanvragen van subsidies, het opvolgen van verzekeringen

… Het vraagt niet alleen heel wat administra-tief en juridisch talent van het bestuur, maar ook om plannen en visie voor de toekomst.

Als bestuurder ben je de eindverantwoorde-lijke voor al deze uitdagingen in het jeugd-huis. Een functie met veel verantwoordelijk-heid. Formaat heeft daarom beslist om de bestuurders in de jeugdhuizen nog sterker te ondersteunen. Dat doen we met de jeugd-huisopleiding, met een speciaal aanbod op maat van bestuurders op onze RADAR’s, met Voorzitters.net … en met dit dossier. We ver-ruimen de expertise in je jeugdhuis. Zo kan je bewuster nadenken over het beleid voor de toekomst. En kan het jeugdhuis nog beter uitgroeien tot een duurzame organisatie, die innovatieve projecten uitwerkt voor morgen.

BESTUREN IN HET JEUGDHUIS

Handen uit de mouwen

“Als bestuurder heb je een functie

met veel verantwoordelijkheid”

INHOUDD3 BESTUREN IN HET JEUGDHUISD3 DE ROL VAN JE BESTUURD6 VOORUITZIENDE BLIKD8 BESTUURDERS AAN HET WOORDD10 GEZOCHT: STRAF BESTUURD12 TOPMODELD15 JOUW FOUT, MIJN FOUT D16 THIS IS HOW WE DO ITD18 COME TOGETHERD20 DREAMTEAM

dossier•2

Page 3: DOSSIER - Aan het roer

DE ROL VAN JE BESTUURHet ene bestuur is

het andere niet

Wat is jullie rol als bestuurders?

Michael: “Als secretaris heb ik contact met de gemeente, bereid ik de lokalenmap voor de subsidies voor en breng ik de verzekerin-gen in orde. Daarnaast zorg ik voor offertes bij infrastructuurwerken, doe ik prospectie voor sponsoring, stel ik brieven op die in de buurt moeten worden verspreid …. Ik houd me dus amper bezig met de instuifavonden.”

Leen: “Ik sta, samen met de andere bestuurs-leden, in voor de coördinatie van de vrijwilli-gers. Verder bekijken we de begroting, evalu-eren we de werking …”

Arne: “Ons jeugdhuis bestaat nog maar een paar jaar. Als voorzitter vorm ik, samen met de vier oprichters, het kernbestuur (de raad van bestuur, red.). Als kernbestuur zijn wij zeer nauw betrokken bij de dagelijkse wer-king van het jeugdhuis. Die bestaat, naast het kernbestuur, uit vijf andere bestuurders. Van-af volgend werkjaar gaan we het kernbestuur echter loskoppelen.”

Is het een bewuste keuze om dicht of juist ver van de dagelijkse werking te staan?

Michael: “Vroeger was de administratie van Tobit een ramp. Ik wilde daar iets aan doen. Ik heb in het begin van het werkjaar gemeld dat ik daardoor minder tijd zou hebben om te tappen en open te houden. Iedereen was daar meteen mee akkoord. Ook op de algemene vergade-ring werd deze keuze positief geëvalueerd.”

Leen: “Bijna al onze bestuursleden staan dicht bij de werking. Ik houd me bijvoorbeeld nog steeds bezig met de promotie. Ook organi-seer ik elke maand een evenement en ik werk mee aan een project dat jonge muzikanten ge-durende een jaar opvolgt.”

Arne: “Een raad van bestuur die los van de da-gelijkse werking staat, zorgt dat het dagelijks bestuur ontlast wordt van saaie en demotive-rende taken, zoals de boekhouding. Deze raad van bestuur heeft dan ook ervaring en experti-se, waardoor er altijd een back-up is. De Kaaf is voor veel bestuurders echt ‘hun kindje’. Ze heb-ben het jeugdhuis mee opgericht en vinden het moeilijk om het dagelijks bestuur op termijn af te staan. We moeten echter verder denken en garanderen dat het jeugdhuis er altijd zal zijn. Recent zijn er in de buurt twee jeugdhuizen gesloten door het wegvallen van een dagelijks bestuur. Wij willen hierop anticiperen en een sluiting in de toekomst vermijden.”

Vullen andere bestuurders hun rol op de-zelfde manier in?

Michael: “De andere bestuurders, Frederic en Gerrit, proberen dichter bij de dagelijkse werking te staan. Gerrit is de voorzitter. Hij ziet het als zijn taak om een goed contact te hebben met het dagelijks bestuur. Hij is elke vrijdag in het jeugdhuis, zodat mensen hem kennen en kunnen aanspreken. Frederic heeft het jeugdhuis er vorig jaar bovenop geholpen toen we het moeilijk hadden. Daarom vindt hij het wat moeilijker om los te laten en afstand te nemen. Maar dat komt goed. Mijn ambitie blijft dat Tobit gerund wordt door het dagelijks bestuur en dat Fré, Gerrit en ik wat meer op de achtergrond kunnen werken. We willen het dagelijks bestuur vooral ondersteunen met tips en tricks.”

Zoveel verschillende jeugdhuizen, zoveel verschillende besturen. Drie bestuurders vertellen over hun ervaring in het jeugdhuis. Michael van Tobit (Vilvoorde) houdt zich vooral met de administratieve kant van het bestuur bezig en bevindt zich wat meer op de achtergrond. Leen van de Kinky Star (Gent) staat samen met haar raad van bestuur volop in de dagelijkse werking van het jeugdhuis. Arne van De Kaaf (Moorsel) is samen met zijn mede bestuurs leden bezig met het hertekenen van de structuur van het bestuur.

Tekst: Nick Beerens en Jolien Clauw

“Voor veel bestuurders is het jeugdhuis echt

hun kindje” Arne (De Kaaf, Moorsel)

De raad van bestuur van De Kaaf is nauw betrokken bij de dagelijkse werking.

dossier•3

Page 4: DOSSIER - Aan het roer

Leen: “Elk lid van het bestuur neemt andere taken op zich. Sommigen zijn enkel met be-stuurstaken bezig, anderen helpen mee met de techniek in de club of staan zelfs achter de bar.”

Arne: “Naast de klassieke functies als voor-zitter, ondervoorzitter, secretaris en pen-ningmeester, hebben we ook een communi-catieverantwoordelijke, een Facebookverant-woordelijike, een materiaalmeester, en twee personen die verantwoordelijk zijn voor de shiften en de leden. Iedereen heeft zijn speci-fieke taak, maar die taken zijn erg met elkaar verweven. Er is dus zeker onderling contact.”

Hoe voelt de dagelijkse werking jouw manier van werken aan?

Michael: “Het dagelijks bestuur vindt onze manier van werken positief. Ik krijg misschien niet altijd even veel waardering voor het werk dat ik doe, maar dat stoort me niet. Ik wist op voorhand dat deze functie zich op de ach-tergrond bevindt. Ik redeneer ook als volgt:

doordat ik alle administratieve taken in orde breng, hebben de jonge gasten hier geen last van. Dat geeft mij meer dan genoeg voldoe-ning. Onlangs vroeg het dagelijks bestuur wat ik van mijn functie vind. Ik legde hen uit wat ik allemaal doe. Als zij dat dan beamen en appre-ciëren, doet dat natuurlijk nog meer deugd!”

Arne: “Tijdens onze maandelijkse vergade-ring, waar alle negen bestuursleden aan deel-nemen, wordt alles besproken. Op die manier kan iedereen feedback geven aan elkaar. Ja, ook de voorzitter maakt fouten en wordt dus tijdig op de vingers getikt.”

Hoeveel tijdslast vergt het om, naast de typi-sche taken van de raad van bestuur, ook in de dagelijkse werking te staan?

Leen: “Alles wat ik doe voor de Kinky Star, doe ik met zeer veel plezier. Met mijn smartphone bij de hand kan ik de hele dag door commu-niceren met vrijwilligers. Zo kan ik makkelijk afspraken maken en bellen als er problemen zijn. Daardoor kan ik alles goed combineren.”

Arne: “Het is de bedoeling dat het jeugdhuis plezant blijft voor iedereen. We verdelen de taken aan de hand van de talenten van de vrij-willigers. Het kernbestuur begint stilaan te werken of rond zware studies af. Met de schei-ding tussen het kernbestuur en het dagelijks bestuur anticiperen we op de werklast die een dubbele functie met zich meebrengt.”

Weet je wat er leeft in het jeugdhuis? En vind je dat nodig om je taak naar behoren te kun-nen invullen?

Michael: “We hebben een Facebookgroep met alle vaste vrijwilligers. Daardoor blijf ik ge-makkelijk op de hoogte van wat er speelt in Tobit. Communicatie is enorm belangrijk. In het begin faalde dit soms, maar nu hebben we hier bewust oog voor. Kleine dingen kunnen immers leiden tot grote problemen. Daarom informeren we elkaar zo snel mogelijk wan-neer we iets opvangen. Voor mijn functie als secretaris is het niet noodzakelijk dat ik alles weet over het dagelijkse reilen en zeilen. Ik apprecieer het echter wel als ik op de hoogte gehouden wordt. Daardoor voel ik me meer betrokken.”

Arne: “We proberen zo dicht mogelijk bij onze leden te staan en op hun noden in te spelen. Op vlak van communicatie zit het best wel goed. We hebben een bruisende Facebookpa-gina en zijn actief op Twitter. Onze leden krij-gen ook maandelijks een nieuwsbrief.”

Zijn er overlegmomenten met het dagelijks bestuur?

Michael: “Het dagelijks bestuur wordt uitge-nodigd op onze vergaderingen. Daar kunnen wij terugkoppelen wat haalbaar is en wat niet. Ik vind dat de mening van de mensen die elk weekend in het jeugdhuis zitten minstens even belangrijk is dan die van de raad van be-stuur. Zij weten wat er leeft in het jeugdhuis. Ik vind dat je mensen die iets willen doen, ook iets moet laten doen. Anders raken ze snel hun motivatie kwijt.”

“We verdelen de taken aan de hand van de talenten van

de vrijwilligers”Arne (De Kaaf, Moorsel)

“Doordat ik alle administratieve taken in orde breng, hoeven de jonge gasten zich daar

niet mee bezig te houden” Michael (Tobit, Vilvoorde)

“Ik communiceer de hele dag door met de vrijwilligers via mijn

smartphone”Leen (Kinky Star)

dossier•4

Page 5: DOSSIER - Aan het roer

Leen: “Er zijn een aantal Facebookgroepen waar de hele Kinky Star crew deel van uit-maakt. In deze groepen wordt over echt álles gecommuniceerd. Dat gaat van problemen in de club, over een doodle voor de vrijwil-ligers, tot slaapplekken voor de bands. Elke werkgroep heeft een eigen Facebookpagina. Overlegmomenten kunnen ook in de club zelf plaatsvinden, vaak op een vrijdagavond. Indien er veel op de agenda staat, kan zo’n vergade-ring wel eens uitlopen. Zo kan een vergadering soms drie uur duren. Maar aangezien ieder-een het goed met elkaar kan vinden, is dat geen probleem.”

Arne: “Elke eerste vrijdag van de maand houden we een algemene vergadering. Onze agenda ziet er haast altijd als volgt uit: finan-ciën – evenementen – shiften – aanbod – varia. Bij varia komt iedereen aan het woord. Ik vind het belangrijk dat tijdens zo’n vergadering iedereen een momentje de aandacht voor zich alleen heeft, daar komen vaak leuke ideeën of suggesties uit. Op het einde van het werkjaar houdt de voorzitter, nu ik dus, met elk bestuurslid een individueel gesprek. Daar wordt getoetst naar de eigen sterktes en zwaktes én naar die van de voorzitter. Ook de eigen visie en de wensen en dromen van het jeugdhuis komen aan bod.”

Is de structuur van het jeugdhuis uitnodigend genoeg om vrijwilligers aan te trekken?

Michael: “Er is op zich niets mis met de taak-verdeling in Tobit. Ik heb wel een probleem met de hiërarchische manier waarop die verdeling wordt voorgesteld, als een echte piramide-structuur. Hoewel dat in de praktijk nogal mee-valt, wordt de structuur wel zo gecommuni-ceerd. Je mag mensen echter niet het gevoel geven dat ze onder iemand moeten werken. Jongeren zijn altijd wat rebelser. Thuis en op school moeten ze al luisteren. Ik wil niet dat ze in het jeugdhuis ook dat gevoel hebben. In een jeugdhuis is iedereen gelijk. Sommigen hebben wat meer verantwoordelijkheid, maar iedereen is even veel waard. Elke vrijwilliger is een pi-laar van het jeugdhuis, als een van die pilaren wegvalt, valt alles toch in elkaar. We moeten dus duidelijk communiceren wat ieders taak is, maar ook dat iedereen naar waarde geschat wordt en echt zijn ding kan doen. Het dagelijks bestuur zorgt voor de ambiance in het jeugd-huis, daar vinden we wel vrijwilligers voor!”

Leen: “We maken coole, maffe promofilmpjes en flyers om nieuwe vrijwilligers aan te trek-ken. Ook sociale media zijn daarbij uitermate belangrijk. Mensen leren de Kinky Star ook kennen via een coole band die ze zagen spe-len. Zo raken ze sneller geïnteresseerd. De Kinky Star is een geval apart, daar mogen we best trots op zijn.”

Arne: “We doen graag beroep op onze actieve leden. Jammer genoeg hebben we hun func-tie een beetje verkeerd ingevuld, waardoor we actieve leden enkel vragen om shiften te draaien. We willen hen echter vanaf volgend jaar dichter bij de werking betrekken. Zeker door de ontkoppeling van het kernbestuur, is het de bedoeling dat dagelijks bestuur en ac-tieve leden meer op één lijn staan en elkaar versterken.”

“Vergaderingen duren soms drie uur. Gelukkig vindt

niemand dat erg”Leen (Kinky Star)

“Laat je vrijwilligers duidelijk merken dat

zij gewaardeerd worden”Michael (Tobit, Vilvoorde)

Kinky StarAl sinds 1997 schittert Kinky Star als een heldere ster aan het Gentse muziekfirma-ment. Met een stevig geworteld buikgevoel presenteert de Kinky Star crew de nieuwste muzikale en experimentele uitspattingen van zowel nationaal als internationaal talent.

www.kinkystar.com

TobitJeugdhuis Tobit moet de gezelligste chalet zijn van heel Vilvoorde. In Tobit krijgen jonge mensen de kans talenten te ontwikkelen en hun creativiteit de vrije loop te laten. Of om gewoon iets te drinken met vrienden.

www.jhtobit.be

De KaafMet bijna vijf kaarsjes op de verjaardag-staart is De Kaaf nog een jong veulen onder de jeugdhuizen. Je vind ze in Moorsel achter de kerk, aan de linkerkant van De Steenberg of 'in de put', zoals ze zelf zeggen.

www.dekaaf.be

dossier•5

Page 6: DOSSIER - Aan het roer

Als we de kranten mogen geloven, hangen er donkere wolken boven de jeugdhuizen. Vlaanderen be-spaart, de gemeenten zitten zon-der geld en de jeugdhuizen – en de hele vrijetijdssector – zullen het moeten bekopen. Te weinig meer-waarde, te weinig bereik … kortom, geen nut, is de reactie die opduikt om te verantwoorden waarom de overheid kan en moet besparen. Dat is wat geroepen wordt, maar is dat ook zo? En als dat zo is, kun-nen we er dan iets aan doen? Laten we eens kort door de bocht gaan en twee keer “ja” antwoorden op deze vragen: ja, er wordt bespaard en ja, we kunnen er iets aan doen. Maar een beetje nuanceren is op zijn plaats.

Tekst: Stijn Bohez

De besparingen van de Vlaamse overheid zijn niet mis. De minister van Jeugd liet vorig jaar weten tien procent te besparen op het lokaal jeugdbeleid. Voor elke honderd euro die de Vlaamse gemeenten vorig jaar kregen om hun jeugdbeleid vorm te geven, krijgen ze er dit jaar nog maar negentig. Een zware besparing, waarvan iedereen zeker wist dat het aanbod voor kinderen en jongeren in de gemeente hier zwaar onder zou lijden. Wat vergeten werd, is dat de gemeenten zelf ook investeren in hun lokaal jeugdbeleid. Voor elke twintig euro die Vlaanderen aan de gemeenten gaf in 2014, investeerden de gemeenten zelf nog eens meer dan tachtig euro in het lokaal jeugdbe-

leid. Voor wie iets verder keek, bedroeg de besparing geen tien procent maar minder dan twee procent op het totale budget voor lokaal jeugdbeleid.

Amper een vuiltje aan de lucht? De realiteit die achter deze cijfers schuilt, toont vooral het belang aan van de beslissingen die de lokale politiek neemt. Die lokale politiek beslist van-daag om heel wat geld te investeren in lokaal jeugdbeleid, maar jij zal hen moeten overtui-gen om dat in de toekomst te blijven doen. Zeker nu de Vlaamse overheid beslist heeft om vanaf 2016 het geld voor de gemeenten niet meer voor specifieke doelen toe te kennen. Tot nu krijgen de gemeenten geld van Vlaanderen, waarmee ze enkel lokaal jeugdbeleid mogen voeren. Vanaf volgend jaar zijn gemeenten vol-ledig vrij om te kiezen wat ze met die middelen doen en kunnen ze er even goed straten mee aanleggen, een rusthuis mee bouwen of extra boeken mee in de bibliotheek zetten. Formaat gelooft niet dat het zo’n vaart zal lopen. Toch zal jij er op moeten letten dat er in je ge-meente genoeg geld blijft voor jeugdbeleid en dus ook voor je jeugdhuis.

“De lokale politiek investeert veel in lokaal jeugdbeleid, maar jij zal hen moeten overtuigen om dat in de toekomst

te blijven doen.”

VOORUITZIENDE BLIK Een plan voor je jeugdhuis

Overtuig je gemeente om te blijven investeren in je jeugdhuis. Denk na over je verhaal.

dossier•6

Page 7: DOSSIER - Aan het roer

Met een plan verander je de wereld

Je moet je gemeente dus overtuigen om te blijven investeren in je jeugdhuis. Hoe je dat doet? Zorg ervoor dat de gemeente niet kan zeggen dat het jeugdhuis te weinig meer-waarde heeft, dat het te weinig bereikt of dat je jeugdhuis geen nut heeft. Als de gemeente vindt dat je werking de moeite waard is, zal ze in je jeugdhuis blijven investeren. Meer zelfs: hoe meer nut, hoe meer middelen. In theorie klinkt die uitleg misschien eenvoudig, maar het in de praktijk brengen is een hele uitdaging. Een uitdaging die het bestuur van een jeugdhuis aan moet gaan. Je jeugdhuis zal het niet direct merken als je hier geen werk van maakt, maar vroeg of laat zal je werking het moeten bekopen als de buitenwereld niet weet wat het nut is van je jeugdhuis.

Maatschappelijk nut

Wat is het ‘nut’ van je jeugdhuis en wat zou je jeugdhuis moeten nastreven? ‘Maatschap-pelijk nut’ is alles wat een positieve bijdrage levert aan de maatschappij. Het gaat in een jeugdhuis niet om het economisch nut, het positief bijdragen aan de economie. Het maat-schappelijk nut kan je niet alleen bepalen in je jeugdhuis. Bekijk hiervoor de wereld rond-om je jeugdhuis. Welke personen zijn er alle-maal in de omgeving van je jeugdhuis? Wat ge-beurt er rond je werking? Als je dat weet kan je verder met de volgende vraag: hoe kan je met je jeugdhuis inspelen op wat zich afspeelt in je omgeving? Ga samen met de mensen in en rond je jeugdhuis om zoek naar de antwoor-den op deze vragen. Zo creëer je meteen steun voor je plannen én heb je medestanders om ze te realiseren.

Als je op deze manier plannen maakt, veran-der je niet alleen iets in je jeugdhuis, je zorgt ook buiten het jeugdhuis voor impact. Je be-reikt een doelgroep waarvoor er nog geen, of te weinig, aandacht is. Je biedt een antwoord op een vraag die leeft in je buurt. Zo zorgen ook je realisaties voor steun van een grote groep mensen. Een jeugdhuis met nut? You betcha.

Om de beleidsmakers in je gemeente te over-tuigen van je nut, ga je er natuurlijk niet ko-men met één actie. Vele kleine acties zijn mis-schien niet zo doeltreffend. Denk na over je verhaal. Zorg dat je kan vertellen waarom het jeugdhuis er is (je missie ) en waar je naartoe wil (je visie). Als iedereen in je jeugdhuis dat verhaal kan vertellen en ook iedereen rond je jeugdhuis (buren, organisaties, ouders, de

jeugddienst, schepenen, de burgemeester …) dat verhaal kent, dan ben je goed op weg om een succesvol jeugdhuis te zijn én te blijven in de toekomst.

Aan de slag!Vond je het nog een beetje vaag? Weet je nog niet zo goed wat dit voor je jeugdhuis kan betekenen? We ma-ken het nog iets concreter met enkele voorbeelden:

Enkele vragen die je kan stellen:• Heb je er al eens over nagedacht

wat er in je jeugdhuis gebeurd op een dinsdagnamiddag? Veel kans dat er niets gebeurd en je locatie gewoon leeg staat. Kunnen ande-ren op die momenten geen gebruik maken van je ruimte? Misschien zijn de gepensioneerden in de buurt wel op zoek naar een plek om te kaarten.

• Heb je al eens een babbeltje ge-daan met de hangjongeren op het pleintje, twee straten verder? Zij hebben wellicht een tof idee waar je zelf nog niet op was gekomen. Kan jij hen iets bieden om het idee te realiseren? Of kunnen zij je hel-pen om één van je ideeën waar te maken? Wie weet heb je er zo nieu-we vrijwilligers bij.

• Diedrie jongerendiewillenmee-doen aan de kunstbende maar geen plek vinden om te repeteren? Kunnen zij terecht in het jeugd-huis? Vinden zij de weg naar je jeugdhuis?

Welk verhaal wil je naar buiten brengen? Sport, cultuur en jeugdbeleid moeten broeksriem aanhalen

Jongeren protesteren met kaartjesketting

tegen besparingen lokaal jeugdbeleid

Sven Gatz: 'Vrees jeugdbewegingen voor besparingen is ongegrond'

'We zitten in de schimmels, waar is ons nieuw lokaal?''Minister Gatz, de jeugd deelt wel in de klappen'

"Onze jeugd krijgt rake klappen door besparingen'

'Iedereen zal de besparingen voelen,

de een al harder dan de ander'

dossier•7

Page 8: DOSSIER - Aan het roer

BESTUURDERS

AAN HET WOORD

Een jeugdhuis besturen, het is niet voor iedereen weggelegd. Wat moet een bestuur kunnen om het jeugdhuis in goede banen te leiden? We trokken naar Kortrijk en legden deze vraag voor aan Laurent (voor-zitter), Xavier (ondervoorzitter) en Floris (activiteitenverantwoorde-lijke) van jeugdhuis Reflex.

Tekst: Valerie Vonck & Stijn Bohez • Foto: Valerie Vonck

Het besturen van het jeugdhuis doen we niet alleen met de raad van bestuur. Naast het be-stuur staan verschillende werkgroepen, zoals het dagelijks bestuur, de activiteitengroep en Reflex XL, de werkgroep die ons jaarlijkse fes-tival organiseert. Daarnaast kunnen we uiter-aard rekenen op veel vrijwilligers en bar mede-werkers. De raad van bestuur bestaat uit de voorzitters van die drie werkgroepen en heeft daarnaast nog een eigen voorzitter en onder-voorzitter. Tot slot hebben we ons bestuur aangevuld met een adviseur, Niels. Niels is nu niet meer zo actief, maar hij was ooit be-roepskracht in ons jeugdhuis. Hij staat ons bij met raad en daad. Ons bestuur komt maar om de twee maanden samen. Dan hebben we het vooral over de financiën en evalueren we de verschillende werkgroepen en de vrijwilligers-werking. De meesten van ons zijn ook actief in het dagelijks bestuur van het jeugdhuis. Daar-om vergaderen we vrij weinig. Deze manier van werken is redelijk nieuw voor ons. Eind 2013 verloren wij onze beroepskracht. Plots waren we verantwoordelijk voor een hoop dingen waar we niet in thuis waren. In het begin was dat moeilijk. Hoe wisten wij nu hoe belastingen in elkaar zitten? We hebben hard moeten wer-ken. Door zelf op zoek te gaan naar informatie en af en toe hulp in te roepen van de oude raad van bestuur, zijn we nu een bloeiend vrijwil-ligersjeugdhuis waar samenwerking centraal staat. Gelukkig hebben we goed contact met de jeugddienst en Formaat. Zo krijgen we meestal snel antwoord op vragen waar we geen raad mee weten. Dankzij het Kortrijks jeugdhuizen-overleg hebben we goede contacten met de jeugdhuizen in onze streek. Zo kunnen we ook elkaar verder helpen.

“Deze manier van werken is redelijk nieuw voor ons”

In de raad van bestuur hebben we elk een functie die past bij ons karakter en onze in-teresses. Floris is onze activiteitenverant-woordelijke, omdat hij altijd al interesse had voor het organiseren van feestjes. Door zijn opleiding grafisch ontwerp vond hij het logisch om de verantwoordelijkheid voor onze promo en de communicatie op zich te nemen. Xavier is dan weer zeer begaan met de vrijwilligers. Hij motiveert hen en stelt ze op hun gemak. Hij gaat nooit voor een té strenge aanpak. Hij heeft een goed oog voor detail en merkt op wat anderen niet opmerken. Laurent was de enige kandidaat om voorzitter te zijn, maar eigen-lijk heeft hij ook het karakter om de leiding te nemen. Hij coördineert graag en houdt ervan als alles vlot verloopt. Waar het fout loopt, kan hij bijsturen. We trekken deze manier van werken door in ons dagelijks bestuur. Ook daar heeft iedereen zijn eigen functie die aan-sluit bij zijn interesses. Op die manier is het bovendien voor iedereen duidelijk wat er van hen verwacht wordt. Wat ons zo uniek maakt? Wij zijn een echte vriendengroep. Dat zijn we geworden door het jeugdhuis. We doen ook activiteiten samen buiten het jeugdhuis. Als er nieuwe vrijwilligers bijkomen, worden zij onmiddellijk opgenomen in de groep. Nieuwe medewerkers zetten we bewust samen met ervaren medewerkers achter de toog. Per-fecte chemie!

“Iedereen heeft een functie die aansluit bij

zijn interesse”

dossier•8

Page 9: DOSSIER - Aan het roer

Vlnr: Xavier, Floris en Laurent, aan het roer van jeugdhuis Reflex.

dossier•9

Page 10: DOSSIER - Aan het roer

Een sterk profiel

Een goede bestuurder is geen superman of -vrouw. In het beste geval is je bestuur een Superploeg, waarin iedereen andere talen-ten en achtergronden heeft. Zo is er altijd wel iemand die een oplossing uit zijn/haar mouw kan schudden. Bij het zoeken naar nieuwe be-stuurders hou je dat best in gedachten: welke taken heeft het bestuur en welke competen-ties hebben we hier voor nodig?

Voor je met het opstellen van je profielen start, moet je weten wat de taken en de rol van de raad van bestuur zijn. Denk eens na over de plaats van het bestuur in de structuur van je jeugdhuis. Zo baken je af wat het bestuur doet en wat andere vrijwilligers in je jeugdhuis doen. Hier komen we later op terug. Door in het jeugdhuis goede afspraken te maken over wat het bestuur wel en niet doet, en door niet te verwachten dat een bestuurder alles kan, verlaag je de drempel om bij het bestuur te komen.

Checklist Is de plaats van het bestuur in je jeugdhuis duidelijk?

Zijn de taken van het bestuur duidelijk?

Weet je welke competenties je al hebt in je bestuur?

Weet je welke competenties een nieuwe bestuurder moet hebben om van het bestuur een echte superploeg te maken?

Zoek je niet te hard naar een superman of –vrouw?

GEZOCHT: STRAF BESTUUR

Op zoek naar nieuwe

bestuursleden

Je bestuur is geen superman of supervrouw, maar een superploeg.

Het is een uitdaging voor elk jeugdhuis: de zoektocht naar nieuwe bestuurders. Bestuurders worden ouder, andere uit-dagingen kruisen hun pad en de uitdaging in het jeugdhuis wordt minder. Zodra dit moment dichterbij komt, slaat de paniek toe: waar gaan we een nieuw bestuur vinden? Met deze checklists weet je waar je rekening mee moet houden.

Tekst: Stijn Bohez

dossier•10

Page 11: DOSSIER - Aan het roer

Zet je radar aan

In het jeugdhuis moet je constant uitkijken naar straf volk. Niet alleen voor je bestuur, maar voor alle taken die een vrijwilliger kan opnemen. Heb aandacht voor mensen die spontaan bepaalde rollen opnemen, moedig hen aan en geef hen complimenten. Zo houd je hen gemotiveerd en gaan ze zelf beter zien waar ze goed in zijn. Een bestuurder begin je niet te zoeken als de nood het hoogst is, het is iets waar je constant mee bezig moet zijn.

Durf van de traditionele paden af te wijken. Moet iemand eerst tapper zijn voor hij in de kern kan komen? En moet je in de kern zitten om bij het bestuur te kunnen komen? Die ma-nier van kijken naar vrijwilligers in het jeugd-huis, waarbij er een vastgelegd groeipad is, is erg klassiek in het jeugdhuiswerk. Maar is het ook efficiënt? Als je van die paden durft af te treden, kan je je radar misschien ook buiten het jeugdhuis opzetten. Misschien vind je wel een straffe bestuurder in de jeugdraad of is er een oud-vrijwilliger die ondertussen op-nieuw tijd heeft en die je misschien wel kan overtuigen.

Checklist

Staat je radar aan, ook als je

niet direct op zoek bent naar

een nieuwe bestuurder?

Geef je complimentjes aan

mensen die spontaan een rol

opnemen in het jeugdhuis?

Durf je af te wijken van de

traditionele paden?

Het echte werk

Heb je een nieuwe bestuurder op het oog? Dan begint het echte werk. Denk op voorhand na over de vraag waarom iemand bestuurder van je jeugdhuis zou willen worden. Iemand over-tuigen om samen je jeugdhuis mee te bestu-ren, is een beetje te vergelijken met daten. Jij ziet de persoon zitten, maar nu moet je hem of haar voor het jeugdhuis proberen te win-nen, zodat de liefde wederzijds is. Zet je sterke punten in de verf, en babbel veel met elkaar. Zo kom je te weten wat belangrijk is voor je kandidaat-bestuurder. Zorg ervoor dat je in

deze fase niemand overlaadt met informatie of verantwoordelijkheden. Daarmee zou je kunnen afschrikken. Maak bovendien niemand iets wijs: beloof geen dingen die je achteraf niet waar kan maken. Houd geen informatie achter die essentieel is om in te kunnen schat-ten hoe groot het engagement is.

Checklist Weet je waarom iemand bestuur-der van je jeugdhuis wil worden? Heb je genoeg gebabbeld om in te schatten wat belangrijk is voor de kandidaat-bestuurder? Heb je voldoende informatie gege-ven, maar ook niet teveel?

En… actie!

Het is gelukt! Je hebt iemand kunnen overtui-gen om bij het bestuur te komen. Weet dat het voor hem of haar waarschijnlijk een hele stap was. Vraag dus niet direct om ook nog de rol van voorzitter, penningmeester of secretaris op te nemen. Geef je nieuwe bestuurder rustig de tijd om te groeien in de functie en te ont-dekken welke taken hem of haar echt liggen.

Een goed onthaal van je nieuwe bestuurders is belangrijk. Bedenk welke informatie zij moeten krijgen om hun rol als bestuurders goed in te vullen. Waar ben je als bestuur in de afgelopen maanden mee bezig geweest? Wat staat er voor de komende maanden op de plan-ning? Breng je nieuwe bestuurder op de hoog-te van de stand van zaken. Let er ook nu op dat je geen stortvloed aan informatie geeft. Denk goed over na welke informatie prioritair is. En vergeet de praktische informatie die je moet meegeven niet: login-gegevens, sleutels …

Maak geregeld tijd voor een babbel met je nieuwe bestuurder(s). Is het wat ze ervan ver-wacht hadden? Krijgen ze voldoende ruimte om bezig te zijn met wat ze belangrijk vinden? Hebben ze voldoende informatie om hun rol als bestuurder in te vullen?

Checklist

Overlaad je je nieuwe bestuur-

ders niet met extra verant-

woordelijkheden?

Heb je opgelijst welke infor-

matie je moet meegeven aan

nieuwe bestuurders?

Geef je niet alle informatie in

één keer? Heb je nagedacht over de prak-

tische informatie die nieuwe

bestuurders moeten krijgen?

Maak je tijd voor tussentijdse

babbels met je nieuwe be-

stuurders?

Je jeugdhuis zit vol straffe vrijwilligers.

“Iemand overtuigen om samen je jeugdhuis mee te

besturen, is een beetje zoals daten”

dossier•11

Page 12: DOSSIER - Aan het roer

Gecentraliseerd model

In het gecentraliseerde model is er één groep in het jeugd-huis die alle beslissingen neemt. Daarnaast zijn er nog andere groepen die, binnen de contouren van de centraal genomen be-slissingen, zelf ruimte hebben om hier invulling aan te geven. Die andere groepen zijn dus eerder uitvoerders van de geno-men beslissingen.

Concreet zal bij een jeugdhuis dat volgens dit model werkt de raad van bestuur (dit kan ook een ander orgaan zijn) alle be-slissingen nemen. Werkgroepen, de kern, beroepskrachten … kunnen enkel binnen de genomen beslissingen iets onderne-men. Als iemand iets wil doen waarover nog geen besluit is genomen, zal hij eerst toestemming moeten vragen aan de raad van bestuur. Dit geldt niet enkel voor de grote besluiten op lange termijn, maar ook voor dagelijkse operationele beslis-singen.

VOORDELEN• Duidelijkwiewelkebeslissingenkannemen• Eindverantwoordelijkenzijngekendenaanspreekbaar• Geentegenstrijdigebeslissingen

NADELEN• Zijn er voldoende inspraakmogelijkheden voor wie niet in

centraal bestuur zit?• Isditmodelmotiverendvoorallemedewerkers?• Moetenallebeslissingenwachten tot centraal bestuur sa-

menkomt?• Isereentegrotedrukopledenvanhetcentralebestuur?

TOPMODELOrganisatiemodellen

onder de loep

Welke rol heeft het bestuur in het jeugdhuis? Welke plaats neemt het bestuur in binnen je werking? Wanneer je nadenkt over de rol van je bestuur, moet je ook kijken naar de rollen van andere groepen. Zo ontstaat de structuur van het jeugdhuis, waarin iedereen een plek in-neemt. We bekijken vier verschillende organisatiemodellen en zetten de voor- en nadelen op een rij.

Tekst: Stijn Bohez

Modellen zijn vaak heel duidelijk, maar hebben het nadeel dat ze in de praktijk zelden op exact die manier voorkomen. Je jeugdhuis zal hoogstwaarschijnlijk een mengvorm zijn van de modellen die we hier-onder beschrijven, waarin een bepaald model meer aanwezig is dan andere modellen.

Geen enkel model is het ideale model. Hoe je het jeugdhuis structu-reert, hangt af van de cultuur in je jeugdhuis, de noden van de vrijwil-ligers, en zal evolueren door de tijd. Dat betekent niet dat je niet bezig moet zijn met de structuur in je jeugdhuis. Kritisch kijken naar je struc-tuur en hier bewust van zijn, is belangrijk. Zo kan je stilstaan bij de na-delen en valkuilen die elke structuur heeft. Om vervolgens oplossingen te bedenken.

Welke structuur heeft jouw jeugdhuis?

dossier•12

Page 13: DOSSIER - Aan het roer

Organisch model

In dit model zijn er geen (vaste) organen: geen werkgroepen, geen kerngroep … en een bestuur dat er enkel is omdat de vzw-wet dit verplicht. In dit model werk je afwisselend met andere mensen en in andere structuren samen om een bepaald doel te realiseren. Nadien werk je voor een ander doel weer samen met anderen. Er zijn dus geen leiders, maar zoals je in de af-beelding kan zien, zijn de bollen niet allemaal even groot: er zijn dus wel verschillen in de mate waarin mensen betrokken zijn en zich engageren voor het jeugdhuis.

Jeugdhuizen waar dit model de structuur bepaalt, zijn heel open jeugdhuizen. Iedereen kan er binnenwaaien en onmiddel-lijk zijn ding doen, als hij of zij medestanders kan vinden. Er zijn veel verschillende projecten, die vaak naast elkaar bestaan. Iedereen is in dit jeugdhuis bezig met zijn project(en) en er is niemand die echt wakker ligt van het geheel of van de projecten van anderen.

VOORDELEN• Debetrokkenenhebbeneengrotetoewijdingvoorhuneigen

project• Iedereenkanopelkmomentbeslissenwaarhijwelofnietbij

betrokken is en welke richting een project uitgaat

NADELEN• Er zitnietnoodzakelijkeen lijn indeprojecten, zekunnen

zelfs tegenstrijdig zijn• Wieligterwakkervanhetgeheel,vandeorganisatie?

Gecoördineerd model

In het gecoördineerde model is er een groep die centraal staat in de organisatie. Deze groep, bijvoorbeeld de raad van bestuur, neemt niet alle beslissingen, maar is er vooral om alle andere groepen in het jeugdhuis te ondersteunen en te zorgen voor afstemming tussen die verschillende groepen. De centrale groep heeft hierbij nood aan een brede expertise om op alle vragen voor ondersteuning een antwoord te kunnen formule-ren.

In deze jeugdhuizen zijn de werkgroepen, de kern … de be-langrijke plekken. Hier nemen de vrijwilligers de beslissingen en ze krijgen veel ruimte om die beslissingen zelf vorm te ge-ven. De vrijwilligers kunnen wel rekenen op ondersteuning van de raad van bestuur. De raad van bestuur bewaakt het geheel en biedt ondersteuning vanuit een visie en strategie de opge-maakt is in overleg met alle betrokkenen.

VOORDELEN• Veelmogelijkhedenvoorinspraakenoverleg• Hetbestuurkentdenodenvandevrijwilligersenkangericht

ondersteuning bieden• Geentegenstrijdigebeslissingen• Gedeeldeverantwoordelijkheid

NADELEN• Grote verantwoordelijkheid voor het bestuur om overal bij

betrokken te zijn

Elk model heeft voor- en nadelen.

dossier•13

Page 14: DOSSIER - Aan het roer

Holistisch model

Het holistische model is het meest complexe model om te be-grijpen. Je zou kunnen zeggen dat het geen organisatiestruc-tuur is, omdat het uitgaat van het individu en er in dit model geen groepen zijn. Toch is er in het holistisch model meer spra-ke van een organisatie dan in het organische model. De holisti-sche organisatie heeft immers wel een duidelijke missie, visie, strategie en waarden. In tegenstelling tot het gecoördineerde model is er hier echter niemand die waakt over het geheel. De organisatie legt de verantwoordelijkheid bij ieder individu om vanuit de waarden de missie te realiseren.

Jeugdhuizen die werken volgens het holistische model, hebben een erg duidelijke identiteit, die door iedereen in het jeugdhuis gekend is. Iedereen draagt deze identiteit uit. Er is geen struc-tuur in deze jeugdhuizen, maar iedereen zal vanuit een sterke overtuiging meewerken aan de realisatie van de doelstellingen van het jeugdhuis. Dit model vind je vaak terug in kleine jeugd-huizen of startende jeugdhuizen, maar het is zeker ook toepas-baar op grotere werkingen.

VOORDELEN• Iedereengelooftinhetverhaalvanhetjeugdhuisenzalzich

ten volle inzetten• Gedeeldeverantwoordelijkheid

NADELEN• Werktalleenalsiedereenerechtingelooftenniemanderde

kantjes afloopt• Kan leiden tot een gesloten groep, waar nieuwe mensen

moeilijk bij kunnen komen

Valkuilen in je structuur? Tijd om oplossingen

te bedenken.

dossier•14

Page 15: DOSSIER - Aan het roer

Aansprakelijkheid

Als je een jeugdhuis bestuurt, ben je meestal ook bestuurder van een vzw. Een vzw is een rechtspersoon, waarmee een groep zich con-tractueel kan binden met derden. Dit heeft als voordeel dat de personen die samen de vzw vormen, hun persoonlijke bezittingen niet be-dreigd zien wanneer er financiële problemen opduiken in de vzw. Toch zal de vzw – in te-genstelling tot wat veel mensen denken – je als bestuurder (of zelfs als lid) niet altijd be-schermen.

Als bestuurder kan je in sommige gevallen aansprakelijk zijn voor fouten die je maakt. Dat wil zeggen dat je juridisch verantwoorde-lijk bent voor die fouten. Als je als persoon een fout maakt, ben je hier zelf verantwoordelijk voor, maar hoe zit dat bij een rechtspersoon? Wanneer is de vzw aansprakelijk en wanneer kunnen ze je als bestuurder aansprakelijk stellen? Om daar een antwoord op te geven moeten we een onderscheid maken tussen burgerlijke aansprakelijkheid en strafrechte-lijke aansprakelijkheid.

Burgerlijke aansprakelijkheid

Gewone burgerlijke aansprakelijkheid

Bij de burgerlijke aansprakelijkheid kunnen we een onderscheid maken tussen de gewone (ook wel buitencontractuele) burgerlijke aan-sprakelijkheid en de contractuele aansprake-

lijkheid. We spreken van gewone burgerlijke aansprakelijkheid als er sprake is van:• Schade;• Eenfoutdiejijhebtgemaakt;• Waarbijdeschadehetgevolgisvandiefout.

Het begrip fout moet je hierbij wel breed inter-preteren. Een fout is “elke onvoorzichtigheid, onwetendheid, onbedachtzaamheid en elk verzuim in het nemen van voorzorgsmaatre-gelen, waardoor je schade aan een ander kan voordoen”, aldus de wet. Men spreekt hier ook wel eens van het begrip ‘goede huisvader’. Daarmee wordt bedoeld dat je jezelf gedraagt als een normaal vooruitziend en zorgvuldig persoon. Vooruitziend betekent dat je binnen de redelijkheid probeert de (mogelijk) nadelige gevolgen in te schatten. Zorgvuldig houdt in dat je deze nadelige gevolgen probeert te voorko-men door de gepaste voorzorgsmaatregelen te nemen. Voor deze burgerlijke aansprake-lijkheid ben je verplicht je te verzekeren.

Contractuele aansprakelijkheid

Bij contractuele aansprakelijkheid leef je de afspraken van een contract niet na. Dat lijkt heel duidelijk, maar is het niet altijd. Want wanneer is er sprake van een contract? Als je spullen in bewaring geeft, bijvoorbeeld bij een vestiaire, is er sprake van een contract. Wan-neer de algemene vergadering je benoemt als bestuurder, ontstaat er feitelijk een contract

tussen jou en de vzw, dat bepaalt dat jij de vzw als een goede huisvader zal beheren. Zelfs buitenstaanders kunnen zich op dit contract beroepen en jou aansprakelijk laten stellen voor schade die zij lijden, omdat jij de vzw slecht beheert. Bijvoorbeeld als de vzw fac-turen niet kan betalen door wanbeheer. Voor specifieke vormen van contractuele aanspra-kelijkheid kan je wel een verzekering afslui-ten, maar in heel veel gevallen ben je hier niet voor verzekerd.

Strafrechtelijke aansprakelijkheid

Bij strafrechtelijke aansprakelijkheid over-treed je een wettelijke bepaling. Hier moet er geen schade zijn om te spreken van aan-sprakelijkheid. Om het samenleven ordelijk te laten verlopen, legt de wetgever (de over-heid) regels op over gedragingen die niet ge-tolereerd worden en die daarom beschouwd worden als een misdrijf. Aan een misdrijf zijn bepaalde sancties (boetes, gevangenis-straffen en vermelding in het strafregister) gekoppeld. In heel uitzonderlijke gevallen kan de vzw veroordeeld worden voor zo een mis-drijf. Meestal zijn de personen die het misdrijf begingen echter aansprakelijk. Uiteraard kan je hiervoor geen verzekering afsluiten.

Een bestuurder kan aansprakelijk worden gesteld voor fouten.

Een jeugdhuis besturen brengt een zekere verantwoordelijkheid met zich mee. Hoe zit dat nu precies met aansprakelijkheid? We sloegen er de wet nog eens op na.

Test: Stijn Bohez

JOUW FOUT, MIJN FOUT

Aansprakelijkheid

van je bestuur

dossier•15

Page 16: DOSSIER - Aan het roer

Besturen, dat doet iedereen op een andere ma-nier. Hoe ziet jouw bestuur eruit? We vroegen het aan jeugdhuizen Basta (Oelegem), Den Ast (Heule), Stam X (Denderleeuw) en Boucken-borgh (Merksem).

THIS IS HOW WE DO IT Vier jeugdhuizen over hun bestuur

BESTUURDER ZIJN IN HET JEUGDHUIS IS …

WIE ZIJN DE BESTUURDERS?

OP DE AGENDA VAN HET BESTUUR STAAT …

Basta: Bij ons zijn alle bestuurders ook nog medewerkers in het jeugdhuis. We vergaderen niet alleen maar, ook achter de bar staan hoort er bij. Naast de raad van bestuur hebben we ook een aantal werkgroepen om de vergaderdruk te verlichten. Alleen hebben we nog niet zo veel vrijwilligers, waardoor de meeste bestuurders er ook altijd bij zijn op die vergaderingen. Het voordeel is wel dat op die manier alle vrijwilligers betrokken zijn bij de beslissingen die we nemen in het jeugdhuis.

Den Ast: We zijn een groep van elf men-sen die de knopen doorhakken in het jeugdhuis. De meeste ideeën voor het jeugdhuis komen uit deze groep. We zijn dus echt wel de motor van het jeugdhuis. Uiteraard letten we er op dat we ook de vrijwilligers voldoende ruimte laten om hun inbreng te doen in het jeugdhuis.

Stam X: Ons bestuur bestaat uit een raad van bestuur van drie mensen en een dagelijkse werking van vijf mensen. De raad van bestuur houdt zich bezig met de administratie en financiën en helpt bij de grote evenementen. Het dagelijks bestuur zorgt – logischerwijs – voor het dagelijks bestuur. Stam X heeft echter het grote geluk dat er heel wat actieve leden zijn die meehelpen en zelf initiatief nemen. We zijn van plan om hen in werk-groepen te verdelen, zodat iedereen vol bezieling met zijn of haar eigen talent aan de slag kan gaan.

Bouckenborgh: Ons bestuur is vooral bezig met het beleid van het jeugdcen-trum. We proberen na te denken over de toekomst van Bouckenborgh. Als bestuur moeten we ook waken over de samen-werkingsovereenkomst die we hebben met de stad en het district. We steken ook wel een handje toe in de dagelijkse werking, bijvoorbeeld als tapper. Dat is op zich geen verwachting, maar het is gewoon fijn om te doen. Zo houden we ook contact.

Basta: We zijn groep vrienden die al in het jeugdhuis kwamen. Het bestuur was toen stilaan op zoek naar vervangers. Zo hebben we een half jaar nadat we in het jeugdhuis kwamen, het bestuur overge-nomen. Nu zijn we twee jaar bezig met deze ploeg, maar dat wil niet zeggen dat er geen mensen bij komen.

Den Ast: Onze jongste bestuurder is 17 jaar, de oudste is 26 jaar. We hebben eigenlijk een jonge bestuursploeg. Als je bij het bestuur wil komen, verwach-ten we wel dat je al een jaar actief bent in het jeugdhuis. We kijken vooral goed rond wie interesse toont in het bestuur. Daarna bespreken we binnen het bestuur of het ons een goed idee lijkt dat die per-soon er bij komt. Uiteraard hebben we ook een gesprek met die persoon zelf.

Stam X: De bestuurders waren eigenlijk geen vaste vriendengroep vooraleer ze in het bestuur kwamen. Iedereen is er via via een beetje ingerold. Nu zijn we echter de beste vrienden. Naast verga-deren, gaan we met de acht bestuurders vaak samen iets drinken, organiseren we een barbecue … Volgend jaar schuiven drie mensen uit de dagelijkse werking op naar de raad van bestuur. Er komt dus vers bloed in het dagelijks bestuur. We selecteerden hiervoor diegene die het voorbije jaar het meeste inzet en motiva-tie hebben getoond.

Bouckenborgh: De meeste bestuurders kwamen hier al lang voor ze de stap naar het bestuur zetten. De leeftijd van onze bestuurders ligt rond de 26 jaar. Het zijn zeker mensen die al wat erva-ring hebben. Alleen voor onze voorzitter ging het veel sneller. Na anderhalf jaar in Bouckenborgh, zette hij de stap naar het bestuur. Hij was toen al geëngageerd in bijna alle werkgroepen. Het was dus een logische stap.

Basta: Uiteraard staan de financiën op de agenda. Ook het aanvragen van subsi-dies en andere wettelijke verplichtingen zijn taken waar we ons mee bezig hou-den. Op dit moment werken we aan een bouwdossier, waar een vergunning voor nodig is. Dat vraagt heel veel tijd en over-heerst nu wel een beetje de werking van het bestuur.

Den Ast: Onze vergaderingen zijn vooral heel praktisch. We overlopen het afgelo-pen weekend, we bespreken de werklijs-ten en uiteraard zijn de komende activi-teiten een belangrijk punt op de agenda.

Stam X: De financiële situatie van het jeugdhuis komt steeds aan bod. Daar-naast worden de afgelopen activiteiten geëvalueerd en de komende evenemen-ten besproken. Vaak is dit zeer praktisch: we koppelen altijd afspraken aan zo’n vergadering, zo weet iedereen wie wat moet doen. We hebben het vaak over de visie en structuur van het jeugdhuis, dat is iets waar je constant stil moet bij staan.

Bouckenborgh: We maken elke verga-dering een stand van zaken op van de financiën en van wat er reilt en zeilt bij het personeel. Daarnaast zijn er altijd andere grote punten die we aanpakken. Zo hebben we het afgelopen jaar ons ar-beidsreglement herwerkt en onze statu-ten herbekeken. Nu werken we aan een nieuw beleidsplan.

“Duidelijke communicatie is heel belangrijk”

Den Ast

dossier•16

Page 17: DOSSIER - Aan het roer

DE AMBITIE VAN HET BESTUUR IS…

VRIJWILLIGERS EN BEZOEKERS ZIEN HET BESTUUR ALS …

DE GROOTSTE UITDAGING VOOR EEN STRAF BESTUUR IS…

Basta: We hopen tegen volgend jaar een groot evenement op poten te kunnen zet-ten. We willen het jeugdhuis hiermee nog meer op de kaart zetten, zodat meer jon-geren de weg naar het jeugdhuis vinden. En natuurlijk zou het mooi meegenomen zijn als we er nog een beetje geld aan over kunnen houden.

Den Ast: In de eerste plaats willen we dat Den Ast een plek blijft waar de jeugd te-recht kan. Daarnaast vinden we het een belangrijke uitdaging om onze optredens gratis te houden. En een goede sfeer is natuurlijk een onmisbaar ingrediënt voor een jeugdhuis.

Stam X: Stam X wil echt een plaats voor en door jongeren zijn. Jongeren uit de streek weten dat ze in “’t Stam” terecht-kunnen als ze iets willen organiseren. We schrijven volgend jaar een duidelijke visie en missie, zodat we jonge gasten en grie-ten hier nog beter in kunnen ondersteu-nen. Binnen enkele jaren zetten we – als de politieke soap in Denderleeuw opge-lost raakt – een nieuw gebouw. Daar zijn we, samen met de overkoepelende vzw al een hele tijd mee bezig.

Bouckenborgh: We willen een nieuw be-leidsplan schrijven om zo terug een dui-delijk beeld te krijgen waar we naar toe willen. We hebben scherpere ambities nodig om duidelijke keuzes te kunnen maken.

Basta: Ik denk dat de meeste bezoekers wel weten wie het bestuur is. De vrijwil-ligers kennen ons zeker. Eigenlijk is dat niet zo belangrijk, het maakt niet uit of je in het bestuur zit of niet. Iedereen kan zijn zegje doen in het jeugdhuis en ieder-een neemt beslissingen.

Den Ast: Er is een nauwe band tussen de vrijwilligers en het bestuur. De vrij-willigers krijgen echt de ruimte om mee te beslissen. De meeste bezoekers ken-nen wel een aantal bestuurders, dus de afstand tot het bestuur is zeker niet te groot.

Stam X: De laatste tijd zijn we serieus aan het groeien. Niet elke nieuwe be-zoeker kent de bestuurders. We zetten volgend jaar in op zichtbaarheid van het bestuur. De band tussen vrijwilligers en bestuurders is zeer goed. Eigenlijk dragen de vrijwilligers het jeugdhuis: zij houden open, tappen, zorgen voor een goede sfeer, komen met ideeën … Het bestuur is er gewoon om alles in goede banen te leiden.

Bouckenborgh: De vrijwilligers kennen de bestuurders ondertussen wel. We hebben dat vaak gecommuniceerd naar de vrijwilligers. De vrijwilligers zijn ze-ker ook betrokken bij het bestuur. We letten er op dat de belangrijkste beslis-singen die het bestuur neemt ook door-vloeien naar de vrijwilligers.

Basta: Goed naar elkaar luisteren en tijd maken om dat te doen. Dat is heel be-langrijk. Daar voldoende tijd voor vrij ma-ken is niet gemakkelijk, maar wanneer je dat niet doet, loopt het mis. Dat hoeft niet altijd in de vorm van een vergadering zijn. Zorgen dat je elkaar regelmatig ziet en babbelen over de dingen waar je mee bezig bent, daar draait het om.

Den Ast: Een goede samenwerking en communicatie is heel belangrijk. Dat is niet altijd even gemakkelijk en dus moet je er voor zorgen dat er voldoende res-pect is voor iedereen in het bestuur. Als voorzitter heb je daar ook een belangrijke rol in te spelen. Je moet de andere be-stuurders er soms aan herinneren dat ze voldoende informatie delen met elkaar.

Stam X: Luisteren naar de noden en behoeften van iedereen in het jeugd-huis. Het is niet altijd gemakkelijk om zowel voor de vaste bezoekers als voor de nieuwe jongeren goed te doen. Actief luisteren naar elke stem in het jeugdhuis is de boodschap. Bij ons is het ook een uitdaging om ons een weg te banen door het politiek kluwen in Denderleeuw. Bo-ven ons hoofd worden politieke spelletjes gespeeld, waar wij niks mee te maken hebben, maar wel de dupe van zijn. Maar we blijven ons ding doen, keep on smiling!

Bouckenborgh: Oplossingen zoeken waar iedereen zich in kan vinden. Het is niet altijd makkelijk om goeie beslis-singen te nemen, waar het personeel en alle vrijwilligers van de verschillende werkgroepen zich in kunnen vinden. Om de juiste oplossingen te vinden, is het be-langrijk om iedereen te betrekken bij de besluitvorming en vooraf met iedereen het gesprek aan te gaan.

“We zijn echte vrienden” Stam X

dossier•17

Page 18: DOSSIER - Aan het roer

In jeugdhuizen wordt veel verga-derd. Goed vergaderen is echter niet gemakkelijk. Al snel voeren enkelen de bovenhand, blijven dis-cussies hangen en komt er geen besluit, kijkt iedereen de kat uit de boom … Tips om efficiënt te verga-deren.

Tekst: Stijn Bohez

De deelnemers aan de vergadering

De personen die je rond de tafel brengt, zijn personen die een relevante bijdrage kunnen leveren voor de agendapunten. Niets is zo vervelend als op een vergadering zitten en je afvragen waarom je werd uitgenodigd.

Ook als deelnemer aan de vergadering ben je verantwoordelijk voor een goed verloop:• Bereid je voor op de vergadering. Lees

eventuele stukken door en bepaal je stand-punten.

• Zorg voor een goed verloop van de verga-dering door je eigen bijdragen duidelijk te structureren. Heb aandacht voor de bijdra-gen van de andere deelnemers.

• Komdegemaakte afspraken na. • Zorgervoordat jeniet gestoord wordt tij-

dens de vergadering. Zet je gsm uit.

Taken van de voorzitter

Alle personen die aan een vergadering deel-nemen zijn belangrijk voor een goed resultaat. De voorzitter leidt dit allemaal in goede banen. Wie kies je als voorzitter? Een aantal kwalitei-ten komen hierbij van pas:• analytischdenkvermogen:problemeninlo-

gische onderdelen ontrafelen.• eenflexibelegeest:snelleuitwisselingvan

ideeën en visies verwerken.• tact:discussieselegantleidenofafbreken.• gevoel voorhumor:hevigediscussiesmet

een grapje relativeren.

• gevoelvoortiming:beoordelenofhetlatendoorgaan van een discussie, of juist niet, zal leiden tot resultaat.

• een open mentaliteit: niets is onzinnig,maar onrelevante zaken moeten tijdig wor-den beëindigd.

Als voorzitter zorg je voor een goede verga-dering. Je hebt hierbij niet alleen een rol tij-dens de vergaderingen, maar ook bij de voor-bereiding ervan.

De agenda

Bij de voorbereiding is de opmaak van de agenda je belangrijkste taak. De agenda is een belangrijk instrument om je vergade-ring in goede banen te leiden. Het is de rode draad en houvast voor alle deelnemers. Een agenda brengt structuur in je vergadering. Stuur de deelnemers op tijd de agenda van de geplande vergadering door. Zo weten ze wat

kunnen verwachten en kunnen ze zich er goed op voorbereiden. Een agenda helpt je om tij-dens de vergadering bij ‘de orde van de dag’ te blijven. Op die manier kan je, indien er te sterk wordt afgedwaald, bijsturen naar het doel van de vergadering.

Een goede agenda bevat minimaal de volgen-de aspecten:• dedatum,aanvangstijdendetijdvanbeëin-

diging van de vergadering.• de plaats waar de vergadering wordt ge-

houden en, indien nodig, een routebeschrij-ving.

• het onderwerp dat behandeld wordt; eenkorte beschrijving van elk agendapunt. Het kan helpen om in het agendapunt een dui-delijke doelstelling op te nemen: wat moet het resultaat zijn na de bespreking?

• overlopen en goedkeuren van het vorigeverslag.

• hoeveel tijd elk onderwerp in beslag gaatnemen

• variapunten

COME TOGETHER Vergaderen voor

professionals

Een goede voorbereiding is het halve werk.

Zorg voor een agenda.

dossier•18

Page 19: DOSSIER - Aan het roer

Het openen van de vergadering

Het is beter om niet onmiddellijk te starten met de vergadering, maar eerst te zorgen voor:• Het verwelkomen van de deelnemers. Als

er nieuwe deelnemers zijn, of het is een groep die nog niet eerder samenkwam, is het uiteraard belangrijk om een voorstel-lingsronde te doen. Zo weet iedereen wie er rond de tafel zit.

• Hetoverlopenvandeagenda.Devoorzitterlicht de agendapunten kort toe, geeft wijzi-gingen door en vertelt welke inbreng van de deelnemers verwacht wordt. Dit is ook het moment waarop gevraagd wordt of deel-nemers variapunten hebben. Deze worden dan geïnventariseerd.

• Overlopen en goedkeuren van het verslagvan de vorige vergadering.

Uiteraard zorg je ervoor dat de vergadering op tijd start.

In het heetst van de strijd

Eén van de belangrijkste taken van de voorzit-ter tijdens de vergadering is het bewaken van de structuur. Een effectieve remedie tegen uitweiden of afdwalen, is het samenvatten van de hoofdpunten. Op die manier ben je functioneel met de inhoud bezig. Het is be-langrijk om te weten wie je deelnemers zijn. Niet elke deelnemer kan dezelfde inbreng ge-ven. Dat mag je ook niet verwachten.

Vergadering sluiten en opvolgen

Bij het afronden van de vergadering bedankt de voorzitter de aanwezigen voor hun inbreng en legt hij of zij een nieuwe datum vast. Op het einde van de vergadering is het goed om nog kort even de gemaakte afspraken (taken voor de deelnemers) te overlopen. Belangrijk is om dit in het verslag duidelijk op te nemen. Wie doet wat, tegen wanneer? Als voorzitter kan je, naarmate de deadlines voor bepaalde afspraken naderen, polshoogte nemen naar de opvolging ervan.

Taken van de notulist

De notulist is een tweede belangrijke schakel in de opvolging van de vergadering. Hij of zij moet in een verslag de kern van de discussie weergeven en afspraken duidelijk formuleren. Op die manier worden de gemaakte afspraken goed opgevolgd en geëvalueerd.

Bereid je goed voor

Een goede voorbereiding is het halve werk. Door een goede voorbereiding, weet je waar-over gepraat wordt. Bepaal vóór de verga-dering op welke manier je je aantekeningen gaat structureren. Dit zal afhangen van het soort notulen dat je gaat maken:• Besluiten- en/of actielijst: alleen de uit-

komsten van de discussies

• Beknopt verslag: argumenten en uitkom-sten van de discussies

• Uitvoerig verslag: alle serieuze bijdragenvan de deelnemers

Goed luisteren

Je kan je niet permitteren om af te dwalen. Zorg ervoor dat je naast het notuleren geen andere taken hebt. Houd de rode draad van de vergadering vast. De discussie wordt erg vaag voor je als je de grote lijnen uit het oog verliest.

Een goed verslag maken, gaat het makkelijk-ste als je jezelf niet in de discussie mengt, al heb je wel recht op duidelijkheid. Wanneer de vergadering rommelig wordt, kun je niet goed meer notuleren. Wees niet bang om om duide-lijkheid te vragen. Stimuleer de voorzitter om samenvattingen te geven en help de voorzitter om het doel van de vergadering in het oog te houden.

Aantekeningen maken

Delen waarvan je weet dat ze belangrijk zijn, voorzie je van een markering. Je moet in ieder geval de besluiten en conclusies snel terug kunnen vinden.

Agenda Voorzitter stelt op Op tijd versturen Deelnemers agendapunten

laten doorsturen

Start Op tijd beginnen Verwelkoming door voorzitter Voorstellingsrondje Agenda overlopen Overlopen en goedkeuren

vorig verslag

Verloop vergadering Vasthouden structuur Regelmatig samenvatten

Einde Voorzitter bedankt deelnemers

voor inzet en inbrengGemaakte afspraken overlopen

Nieuwe vergaderdatum vastleggen

VerslagNotulist neemt verslag

Voorzitter controleert verslagVoorzitter controleert of verslag

wordt verzonden

Opvolgen afspraken

dossier•19

Page 20: DOSSIER - Aan het roer

DREAMTEAMCompetenties voor

een top bestuursploeg

Soms lijkt het alsof je als bestuurder een superman of superwoman moet zijn. Er komen zoveel vragen en problemen op je af dat je amper weet waar te begin-nen. Maar met een goed bestuur in je jeugdhuis hoef je zelf geen superkrachten te hebben. Als iedereen an-dere kwaliteiten heeft en je taken slim verdeeld zijn, zal niemand het gevoel hebben dat zij voor een onmo-gelijke taak staan. Ga het gesprek aan met je bestuur:

wie is waar goed in? Wie doet wat graag? Welke com-petenties hebben we nodig? Op die manier ontdek je welke kwaliteiten je in huis hebt en welke nog nodig zijn. Zo kan je gericht op zoek gaan naar mensen voor je bestuur met de juiste competenties. Welke compe-tenties dat zijn? Wij zetten er een aantal op een rij.

Tekst: Stijn Bohez

VerantwoordelijkheidIk heb me geëngageerd als bestuurder. Je mag van mij verwachten dat ik mijn

verantwoordelijkheid neem. Als ik denk dat mij iets niet lukt, praat ik daar over

met de andere bestuurders. Als het toch eens misloopt, verstop ik me niet

achter anderen.

OnderhandeltalentVoor ik aan een onderhandeling begin,

weet ik wat belangrijk is, voor mezelf en het jeugdhuis. In een gesprek ga ik op

zoek naar wat de tegenpartij belangrijk vindt. Zo komen we tot een evenwichtig

compromis. Ik vertegenwoordig het jeugdhuis op een goede manier bij

externen.

Duidelijke meningIk heb een mening over het jeugdhuis.

Ik kan mijn mening duidelijk maken aan anderen. Dat betekent niet dat ik niet luister naar wat anderen te

zeggen hebben. Ik ga in gesprek met anderen over mijn standpunten. Ik

durf mijn mening bij te sturen. Als we beslissingen moeten nemen, blijf ik

niet rond de pot draaien, maar zorg ik ervoor dat we knopen doorhakken.

Duidelijke visieAls bestuurder kijk ik niet enkel naar

wat er vandaag gebeurt. Ik heb een idee over de toekomst van het jeugdhuis en

ik kan dit vertalen in een plan.

ProbleemoplossendAls er problemen zijn, kan ik snel

inschatten wat er fout loopt. Ik bedenk welke problemen er kunnen

opduiken en probeer ze te voorkomen. Ik ben creatief in het bedenken van

oplossingen.

Vrijwilligers ondersteunenEen jeugdhuis is een samenleving in het klein. Vrijwilligers laten samenwerken,

hen de kans geven hun talenten in te zetten … Het is niet altijd eenvoudig. Ik ga het gesprek met hen aan. Ik wil ontdekken van hun talenten zijn en hoe zij die willen inzetten voor het

jeugdhuis. Ik breng mensen samen. Zo loopt alles in het jeugdhuis op rolletjes.

dossier•20