DOTELEC Courrier WEB

Modification de la Version 8.24e - 12/2019

Ajout de contrôles sur l’enregistrement des emails en tant que courriers arrivés, afin

d’empêcher la sélection d’un même email par deux personnes qui les enregistreraient en même temps. Cela offre donc la possibilité que plusieurs personnes puissent enregistrer les emails en même temps.

Ajout du numéro du courrier dans la page de visualisation des emails, en plus de l’objet et de la date déjà existants.

Modification de la Version 8.24d - 11/2019

Evolution de la génération des accusés de réception par email, avec l’ajout de messages d’erreurs plus explicites lorsque l’adresse d’expédition des emails pour les A.R. n’a pas été

spécifié dans la configuration.

Ajout de la possibilité d’ajouter plusieurs fois une même personne dans le circuit de validation

d’un courrier départ.

Remplacement de tous les champs d’envoi de fichier utilisant le plugin flash du navigateur par une

autre méthode d’envoi de fichier, celui-ci étant désormais bloqué par les navigateurs :

Modification de la Version 8.24c - 04/2019

Evolution de l’ouverture des documents archivés (prestation d’archivage) en les téléchargeant plutôt qu’en y accédant via une ouverture directe.

Modification de la Version 8.24b - 02/2019

Prise en compte des retours charriot (pouvant être ajouté lors de la saisie dans l’administration) sur les titres des signataires lors la génération des courriers, en les remplaçant par des espaces.

Modification de la Version 8.24a - 12/2018

Ajout d’une fonctionnalité dans l’administration des services, pour désactiver l’accès à la page « Mon Courrier » pour tous les utilisateurs du service, afin que le courrier soit uniquement traité depuis la page des courriers du service. Utile pour le petites structure.

Optimisation du temps de chargement des emails dans la page d’enregistrements des emails en tant que courriers arrivés.

Modification de la Version 8.23a - 07/2018

Ajout d’un bouton pour accéder directement à la création / modification des corps de texte lors

de la génération du document d’un courrier départ (spontané, réponse ou encore note interne) à condition de disposer des droit habituellement requis.

Ajout d’une remarque dans la fenêtre d’envoi en validation d’un courrier, afin de spécifier l’objet de la demande de validation.

Ajout de la possibilité de faire signer électroniquement un document avec l’envoi dans un parapheur électronique, en paramétrant le circuit du parapheur au niveau du dernier validateur du courrier dans DOTELEC.

Gestion de la correction des courriers départs, lors de leur validation, en mode d’accès distant avec l’ajout de l’option « Envoyer » dans le menu permettant l’accès à leur correction.

Modification de la Version 8.22d - 04/2018

Forçage de la sélection du contact avec saisie de l’adresse email lors de l’enregistrement d’un

email, afin de se conformer à la saisine électronique qui oblige à saisir toutes les coordonnées d’une personne. Si le contact n’a pas été saisi (bouton avec la loupe encadré en vert dans la capture) ou que le contact sélectionné ne dispose pas d’adresse email, un message s’affiche lors du clic sur le bouton pour sélectionner l’email à enregistrer :

Optimisation de la rapidité d’affichage de l’arborescence des services utilisateurs pour un chargement plus rapide de la fiche d’enregistrement du courrier.

Ajout de la possibilité de réactiver les ventilations des courriers pour information en plus de la ventilation pour l’attributaires, sur la fiche d’un courrier « arrivée » :

Modification de la Version 8.22c - 08/2017

Ajout d’une fonctionnalité paramétrable dans la gestion des services, afin d’exporter automatiquement les courriers enregistrés vers un répertoire :

Ajout des remarques des validations des courriers départs en info-bulle dans la liste des courriers départs à valider.

Ajout d’une fonctionnalité pour gérer les retours NPAI depuis la page des courriers arrivée afin d’indiquer que le contact n’habite plus à l’adresse indiquée ou de modifier ses coordonnées s’il elles sont connues. A noter qu’un message d’avertissement sera affiché lors de la

génération d’un courrier départ dont le contact est coché comme n’habitant pas à l’adresse indiquée.

Evolution sur la réactivation des courriers départs numérisés qui sont désormais possible pour un administrateur.

Evolution de la signature électronique lors de la validation d’un courrier départ afin que le

signataire puisse plus facilement valider (validation sans signature) un document si celui -ci n’est pas à signer.

Classement des droits des utilisateurs par thèmes avec la poss ibilité de dérouler / enrouler l’arborescence :

Modification de la Version 8.22b - 02/2017

Ajout de la possibilité de sélectionner un corps de texte lors de la création du modèle pour la génération d’une réponse multiple.

A l’enregistrement des emails, ajout d'un contrôle afin de forcer la sélection du contact dans la fenêtre de sélection des emails.

Ajout de la possibilité de réactiver un courrier du jour classé dans suite à l’enregistrement. En cliquant sur « Modifier » dans le menu contextuel, une boite de dialogue propose de réactiver le courrier :

Ajout de possibilité de diffuser les pièces jointes d’un courrier lors de sa diffusion (par email ou via la messagerie interne). Une colonne a été ajouté en face des documents afin d’indiquer la taille des fichiers, utile dans le cas d’une diffusion par email où la taille de l’email ne doit pas excéder 10 Mo.

Ajout d’une icône avec infobulle dans la liste des courriers « arrivée », afin d’informer des ventilations du courrier sans avoir à ouvrir la fiche.

A noter que contrairement à la page des courrier du service, cette icône s’affiche pour tous les courriers et non pas uniquement ceux possédant des ventilations pour information.

Ajout d’un mode de signature électronique des documents lors de la validation des courriers départs, utilisant un certificat RGS* installé sur le serveur.

Ajout d’un bouton « Envoyer doc », sur la fiches des courriers départs, visible uniquement en mode d’accès distant, afin de pouvoir envoyer (téléverser) à tout moment le document vers dotelec.

Evolutions sur le publipostage / réponses multiples (module optionnel) :

- Ajout d’une jauge sur la génération du document.

- Pour les modèles de document au format .DOCX, remplacement des 2 modes de générations disponibles par un seul mode de génération hybride, permettant à la fois

une génération rapide et une génération fiable des documents en toutes circonstances.

- Pour les documents au format .DOC et .DOCX, il est désormais possible d’ut iliser des

modèles avec plusieurs pages et des entêtes différentes pour chaque pages : le document généré conservera à la fois les entêtes et à la fois la numérotation pour chacun des courriers.

Ajout d’un bouton pour sélectionner l’occurrence suivante de la recherche d’une personne

,lors de la création d’un circuit de validation pour les courriers départs, permettant une recherche plus aisée.

Ajout d’un message pour faire patienter durant la génération des exports des listes de courriers :

Modification de la Version 8.22a - 09/2016

Ajout des pièces jointes pour les courriers arrivés, une fois le courrier enregistré :

Ajout de la possibilité d’ajouter des pièces jointes aux courriers départs terminés .

Modification de la Version 8.21b - 03/2016

Ajout de la possibilité de terminer les courriers spontanés par lot :

Evolutions des recherches avec inclusion des réponses aux courriers arrivés, dont le service est autre que celui de l'agent.

Ajout de la visualisation du journal dans l’administration, comme sur la version client lourd :

Ajout de la fonctionnalité « Importer PDF » dans le menu contextuel de la liste des

courriers spontanés et des réponses, permettant d’importer le courrier départ signé en PDF et de terminer le courrier par la même occasion :

Regroupement des droits d’accès des utilisateurs / groupes d’utilisateurs par catégories dans l’administration :

Intégration d’un module de statistiques, composé de 2 volets :

1) Traitement de courrier

2) Volume de courrier

Et ajout d’un accès aux statistiques sur la page d’accueil :

Modification de la Version 8.21a - 10/2015

Evolutions de la recherche multicritères :

- amélioration et fusion des critères de la recherches avancée dans une seule recherche, dont l’ergonomie a été entièrement revue.

Il est désormais plus aisé d’effectuer des recherches sur l’état de traitement des courriers ainsi que sur le délai de traitement des courriers arrivés et l’état de validation des courriers départs.

Des icones ont été ajoutées pour matérialiser les critères sélectionnés :

- Ajout de recherches prédéfinies comprenant les critères des recherches les plus courantes. Il est également possible de mémoriser les critères de ses propres recherches :

Evolution de la multi sélection avec restauration des cases à cocher. Le clic sur la case à cocher à le même effet que de maintenir la touche contrôle et permet la multi -sélection.

Modification de la Version 8.20 - 03/2015

Gestion de favoris pour les contacts.

Ajout d'une recherche dans l'entête des colonnes des listes de courriers.

Evolution dans la modification des ventilations pour informations d'un courrier : si seule la ventilation pour information des courriers est modifiée dans la fiche du courrier, le courrier

n'est pas renvoyé aux destinataires évitant ainsi la réactivation des courriers pour information ayant déjà été archivés.

Evolution de la sélection des courriers :

- Les lignes sélectionnées sont mises en évidence avec un fond jaune.

- Gestion du clic droit sur la liste permettant l'accès au menu contextuel (menu de la flèche verte de la fin de ligne).

- Disparition de la case à cocher pour la multi sélection, celle-ci se fait désormais en maintenant la touche CTRL appuyée en même temps que la sélection des lignes.

Ajout d'une fonctionnalité afin de rattacher un courrier spontané en tant que réponse à un courrier arrivé :

Ajout de la possibilité d'imprimer une étiquette avec code barre lors de la génération d'un courrier départ :

Ajout d'une fonctionnalité réservée aux administrateurs pour tester les modèles de courriers :

Envoi d'un message pour signaler un apport de corrections sur un courrier départ en cours de validation.

Le message est envoyé à l'auteur de la demande de validation du courrier + aux validateurs ayant déjà validé le courrier.

Ajout de la possibilité de déplacer la branche complète d'un service au sein de l'arborescence dans l’administration des services.

Modification de la Version 8.10 - 10/2014

Evolution dans l'édition du modèle d'e-mail : il est possible d'administrer plusieurs modèles d'e-mails qui sont désormais gérés de la même manière que les modèles "papier" :

Ajout d'une fonctionnalité d'intégration des courriers arrivés numérisés par un copieur, dont les pages sont séparées par des intercalaires :

Ajout d'une option dans le menu "Autres paramétrages" de la configuration générale (Administration), donnant accès à l'activation de nouvelles fonctionnalités encore en tests

Ajout des champs téléphone, fax, email dans l'administration des signataires ainsi que des étiquettes correspondantes dans l'administration des modèles de courriers.

Modification de la Version 8.00 - 11/2013

Amélioration de l’ergonomie et de l’interface :

o Dans le menu principal :

Ajout d’icônes (que l’on retrouve sur chaque page pour mieux les identifier), de

libellés plus courts, avec réintégration de l’accès à messagerie et à l’administration, et accès aux sous menu au survol (suppression des clics pour dérouler les sous menus).

o Sur la page d’accueil :

Intégration de statistiques sur le traitement des courriers arrivés et le nombre de courriers départs crées, sous forme d’un tableau de bord, dans la partie droite de la page d’accueil.

Ajout d’une option « Connexion automatique », proposée lorsque l’utilisateur choisi de mémoriser son login et son mot de passe, permettant un accès directe au logiciel lors des accès suivants.

Remplacement du sélecteur, par des cases à cocher dans le filtre de la recherche des contacts, permettant de combiner plusieurs critères.

Ajout d’un accès aux courriers échangés avec un contact, depuis la fenêtre de recherche des contacts et depuis la fiche de consultation d’un courrier arrivé :

Evolution dans l'impression du publipostage : le document généré est désormais stocké afin de pouvoir être modifié ultérieurement via l'option "Visualiser" :

Modification de la Version 7.40 - 06/2013

Ajout d’une fonctionnalité pour classer sans suite et archiver les courriers par lot, dans la recherche multicritères :

Ajout d’une gestion complète de notes internes :

Ajout de la possibilité de gérer des pièces jointes et d’un historique pour les courriers départs :

Compatibilité avec IE 10

Modification de la Version 7.35 - 06/2012

Ajout d’un bouton, sur la fiche de validation d’un courrier départ, permettant d’imprimer la fiche détaillée de la validation du courrier avec l’historique complet des validations.

Ajout de la possibilité d’attribuer plusieurs délégations à une même personne :

Amélioration de l’ergonomie des fenêtres de sélection des destinataires de la messagerie et de gestion des groupes de diffusion.

- Nouvelle fenêtre dédiée à la sélection des destinataires, regroupant les utilisateurs/groupes et les destinataires extérieurs :

- Ajout de deux champs dans la fenêtre d’envoi de message / diffusion :

Un champ affichant la liste des destinataires sélectionnés dans la nouvelle fenêtre de

sélection des destinataires et un champ « Compte » affichant le nom de l’utilisateur (ou l’adresse email lorsque la messagerie est configuré pour envoyer des emails)

- Evolution de la fenêtre de gestion groupes de diffusion, reprenant l’interface de la version client lourd :

Activation de l’accès à l’enregistrement des emails « Récupérer les emails » dès lors qu’un sous service de l’utilisateur a un compte email de paramétré dans l’administration.

Ajout d’un nouveau droit « Enregistrement des emails pour le service » donnant l’accès aux courriers arrivés uniquement pour l’enregistrements des emails du service.

Ajout d’une fonctionnalité d’export au format xls des contacts affichés dans la page de gestion des contacts :

Ajout d'un ascenseur pour la liste des ventilations d’un courrier dans la fiche d'un courrier arrivé

Ajout d’une fonctionnalité « Tout valider » dans la validation des ventilations des courriers arrivés, permettant de valider en une seule fois, tous les courriers en attente de validation :

A noter que le bouton ne s’affiche que lorsque l’on est positionné sur la liste des courriers à

valider et qu’il est actif uniquement pour les utilisateurs ayant les droits de valider les ventilations des courriers arrivés.

Ajout d’une fonctionnalité « Service(s) extérieur(s) en information » dans la ventilation détaillés des courriers du service, permettant de ventiler un courrier en information vers d’autres services.

Ajout d’une option offrant la possibilité de faire remonter le courrier seulement au service n-1 lors du signalement d’une erreur d’attribution dans les courriers du service.

Le choix entre les deux options sera proposée uniquement dans le cas où le service pour lequel est affecté un courrier, est un sous service. Par défaut, le courrier est renvoyé au service courrier comme auparavant.

Ajout d’un bouton permettant de compléter l’objet d’un courrier depuis la fenêtre de ventilation détaillée :

Ajout de l’icône donnant accès à toutes les ventilations d’un courrier lors du survol, dans l’aperçu rapide des courriers du service :

[Module optionnel] – Publipostage :

Evolutions de la gestion des réponses multiples (clients bénéficiant du module de publipostage) :

- L’évolution apportée à la gestion des réponses multiples permet désormais de :

1) Créer plusieurs réponses à un courrier arrivé ayant déjà une réponse multiple, de manière indépendante ou en créant une réponse multiple supplémentaire.

2) Traiter (supprimer, terminer) en dehors de la gestion des réponses multiples, les

réponses crées via les réponses multiples

3) Numériser en départ (numérisation simple ou par lot) séparément les réponses liées à une réponse multiple, chaque réponse ayant un numéro de courriers unique.

4) Terminer en une action, toutes les réponses liées à une réponse multiple et éventuellement tous les courriers arrivés liés à cette réponse.

- Les réponses multiples en cours sont désormais accessibles via une liste faisant également office de filtre affichant uniquement les courriers arrivés correspondants :

La fenêtre d’édition des réponses est, elle, accessible via l’icône se trouvant à droite de la liste :

- Amélioration de l’ergonomie de l’édition des réponses multiples avec l’ajout d’une fenêtre dédiée à la création/modification du modèle de réponse comme dans le module de publipostage.

La fenêtre d’édition des réponses multiples, permet désormais de visualiser l’état des

réponses (1), dispose d’un historique (2) et de deux boutons permettant de terminer les réponses et éventuellement les courriers arrivés (3).

Modification de la Version 7.34 - 01/2012

Ajout d’une fonctionnalité permettant de modifier l’expéditeur d’un email en arrivé et d’ajouter l’expéditeur de l’email dans les contacts de Dotelec.

Evolution du format des emails générés en départ, passant du mode TEXTE au mode HTML,

permettant un formatage du contenu. Le modèle globale des emails est désormais éditable dans l’administration via un éditeur HTML.

Ajout d’une option « Voir validation » dans le menu contextuel de l’onglet « Mes demandes à valider » de la page d’accueil. Cette fonctionnalité qui remplace l’option « Voir remarques », permet d’obtenir plus de détails sur l’état d’une validation en cours ou rejetée.

Ajout d’une fonctionnalité « Envoyer » sur la page de rédaction d’un courrier par email. L’envoi de l’email aura pour effet de terminer le courrier par la même occasion.

Ajout de la possibilité de modifier le code du service dans l’administration des services.

Ajout de l’administration des circuits de validation des courriers départs. Comme pour les modèles de courrier, il est désormais possible de créer des modèles pour tous les services ou pour un service en particulier. Les agents qui devront soumettre leurs courriers départ à la

validation ne pourront créer des modèles de circuit de validation (pour leur service uniquement) qu’à la condition de disposer du droit « Gestion des circuits de validation »

Ajout de la possibilité d’affecter plusieurs groupes de droits à un même utilisateur dans l’administration des utilisateurs :

Ajout du choix des tailles de police 6 et 7 dans l’édition des étiquettes du publipostage.

Ajout d’un paramètre permettant de sélectionner la qualité (et donc la taille) de l’export en PDF d’un courrier numérisé.

Amélioration de l’affichage des fenêtres liées à la recherche et à la gestion des contacts.

Modification de la Version 7.33 - 05/2011

Ajout de la possibilité de rendre les coordonnées des contacts confidentielles aux yeux des

utilisateurs ne disposant pas du nouveau droit « Visualisation des adresses personnelles cachées »

Ajout d’un message avertissant qu’il y a des emails à enregistrer sur la page des courriers arrivés.

Agrandissement de la taille du nom et du titre du signataire.

Agrandissement de la taille de la raison sociale et de la fonction d’un contact.

Ajout de la possibilité d’ajouter une adresse email dans les groupes de destinataires pour la diffusion des courriers (sous réserve d’utiliser le serveur de mail DOTELEC).

Ajout d’une fenêtre avec un champ remarque lors du signalement d’une erreur d’attribution d’un courrier afin de pouvoir donner d’éventuelles indications sur la réaffectation du courrier.

Suppression de l’ascenseur horizontale sur toutes les pages de l’application.

Evolutions sur le visualiseur de documents numérisés :

- Ajout des boutons afin de faire défiler plus facilement les pages

- Ajout de zoom supplémentaires et des boutons pour faciliter l’utilisation du

zoom. - La page visualisée est mise en évidence dans les aperçus.

Ajout de la possibilité d’annuler une demande de validation d’un courrier départ depuis la page d’accueil

Amélioration de l’export des contacts d’un publipostage : les contacts de toutes les entités (groupes, catégories, ect) sont désormais exportés au format .CVS

L’impression des étiquettes d’un publipostage s’effectue désormais dans un fichier PDF que l’utilisateur peut télécharger avant de l’imprimer.

Ajout d’une fonctionnalité dans l’administration des modèles de courriers, permettant de copier des modèles vers d’autres services.

Ajout du droit « Gestionnaire de service », qui affecté à un utilisateur responsable d’un service, lui permet d’administrer tout ce qui concerne son service.

Ajout de l’option « Répondre » dans le menu contextuel de la page « Mon Courrier »

Evolution de la fenêtre de recherche des contacts :

- Agrandissement de la fenêtre en largeur et optimisation de la taille des colonnes. - Amélioration de la fluidité de la saisie dans le champ de recherche. - Ajout du service et de l’adresse email du contact dans l’aperçu du contact sélectionné.

Modification de la Version 7.32 - 01/2011

Ajout de filtres dans la recherche multi-critères afin de pouvoir effectuer des recherches sur les appels téléphoniques, rendez-vous et invitations.

Ajout d’une fiche pour visualiser les appels téléphoniques, rendez-vous et invitations.

Ajout de la possibilité de réattribuer un courrier depuis la page Mon Courrier pour les utilisateurs disposant du droit « modification des ventilations »

Amélioration de la fonction de rotations dans la visualisation des documents scannés.

Ajout d’une fonction « Améliorer la qualité de l’image » dans les visualisations de documents

scannés. Cette fonction est activable en cochant la case

Ajout d’une icône indiquant la présence d’une remarque, dans les listes des courriers arrivés. Au survol de l’icône, la remarque s’affiche dans une « info bulle »

Ajout de la possibilité d'intégrer des documents de formats autres que le PDF à l'enregistrement des courriers.

Ajout de la possibilité de modifier la date d’échéance d’un courrier arrivé depuis la page des courriers arrivés.

Ajout du lien « Voir le document original » sur le visualiseur de documents scannés, afin

d’avoir accès aux courriers départ avant leur numérisation (au format RTF ou ODT), lorsqu’ils sont numérisés.

Ajout de l’administration des services utilisateurs et du paramétrage du logiciel. L’administration peut désormais s’effectuer entièrement depuis la version web.

Evolutions apportées sur la validation des courriers départs :

- Pour les personnes effectuant des demandes de validations : o Ajout d’un onglet « Mes demandes de validation » permettant directement depuis

la page d’accueil de suivre l’état de ses demandes en cours, de terminer un

courrier départ validé, de modifier un document rejeté et relancer la validation. - Pour les validateurs :

o Il est désormais possible de voir les demandes de validation dès qu’une personne

en fait la demande et non plus lorsque c’est un tour du validateur de valider. Ces courriers qui ne sont pas à valider dans l’immédiat peuvent être masqués en cochant l’option « Masquer validations à venir ».

o Le nombre de clic à effectuer lors de la validation des courriers a été réduit. Une option permettant de lancer automatiquement le courrier à valider lors de la consultation de la demande de validation a été ajouté.

- Pour les personnes responsables du service en charge de suivre l’état des validations en cours :

o Ajout de la possibilité de suivre les validations en cours depuis la recherche multi -

critère grâce à l’ajout du filtre « Attente de validation » depuis la recherche avancée ainsi que grâce à l’ajout de l’option « Suivi validation » dans le menu contextuel des courriers départs à valider. Depuis ce suivi il est possible de forcer la validation des étapes.

Ajout de la possibilité de créer (ou d’ajouter) des modèles de courriers au format .RTF, .DOCX et .ODT quelque soit le format de base utilisé jusqu’alors.

Ajout de la possibilité de voir / modifier le signataire d’un courrier départ lors de la regénération du courrier.

Evolutions apportées sur la ventilation des courriers au sein du service :

- La ventilation détaillée est désormais proposée par défaut.

- L’icône apparaît dans la colonne des destinataires lorsque le courrier a été ventilé à

plusieurs personnes dans le service et permet au survol de la souris, de voir directement quels sont ces destinataires. La même icône a été ajouté sur la fenêtre de ventilation et permet de voir tous les destinataires (même ceux qui sont hors du service).

- les boutons ont été ajoutés sur la fenêtre de ventilation détaillée, afin de

passer au courrier suivant/précédent sans avoir à fermer et ouvrir la fenêtre. Une case à

cocher a également été ajoutée, permettant de passer automatiquement au courrier suivant après la ventilation d’un courrier.

Modification de la Version 7.31 - 06/2010

Intégration d’un plan de classement comprenant 3 parties distinctes :

o Administration du plan de classement avec administration des dossiers, des accès (par services ou utilisateurs) et des droits des utilisateurs sur la gestion des dossiers.

o Classement des courriers depuis les menus contextuels

o Recherche sur le plan de classement (un filtre est également disponible dans la recherche multicritères)

Gestion des erreurs d’attribution du courrier o Signalement des erreurs d’attribution depuis les courriers du service :

o Alerte et consultation des erreurs d’attribution depuis les courriers arrivés :

Ajout d’un aperçu rapide des courriers depuis les courriers du service (disponible également dans la recherche sur le plan de classement)

Ajout de la possibilité d’intégrer des documents pdf à la place de numériser les courriers :

Possibilité de compléter l’objet d’un courrier depuis la fiche de consultation d’un courrier arrivé :

Ajout d’un champ de recherche dans la diffusion afin d’accéder plus rapidement aux utilisateurs destinataires :

Ajout de la possibilité de créer des catégories de contacts depuis la fenêtre de création d’un nouveau contact:

Demande d’auto attribution d’un courrier qui n’a pas d’attribution lorsque l’on crée une réponse à un courrier depuis les courriers du service :

Mémorisation du tri sur les listes de courriers dans les différentes pages d’une session à l’autre.

Ajout de la possibilité de gérer des objets prédéfinis pour l’enregistrement du courrier arrivé. Les valeurs des champs utilisateurs peuvent être associées à chaque objet. Cette option est accessible via un droit d’accès.