1

: مدرس

قاي مهندس احمدرضا يزديجناب آ : تهيه كننده

شـبنم اردبـيلـي

١٣٨٢پاييز

2

) : 2000Access(سرفصل مطالب

MS Officeمعرفي نماينده .١ براي اين موضوعAccessمفهوم مستندساز و سند و بررسي وضعيت .٢ Access و Windowsمدلهاي مختلف .٣ Accessمعرفي عناصر اصلي يك فايل .٤ Accessرابطه اطالعاتي عناصر .٥ Accessورود به محيط .٦٧. Demo Tableطراحي .٨ Fieldتنظيم خصوصيات .٩

Filter و Sortايجاد . ١٠ Select Quaryايجاد . ١١ Quaryمحاسبات در . ١٢ Quaryگروه بندي اطالعات به كمك . ١٣ ارتباطات . ١٤ Formطراحي . ١٥ Reportطراحي . ١٦ طراحي ماكروهاي ساده . ١٧ Switch Formساخت . ١٨ Start upاستفاده از . ١٩

3

: OfficeMS معرفي خانواده . به بازار عرضه كرد١٩٩١ را در سال MSشركت مايكروسافت مجموعه

Microsoft Office كه شامل : ١ (Win word

.يك متن نگار است كه عمليات را روي يك متن انجام ميدهد كه جايگزين ماشين تحرير شد٢ (Excel

ي گوييم بر اساس فرموالسيون وارد يك آناليزگر اطالعات است كه در محيطي كه به آن صفحه گسترده م جوابگو Excelاگر اطالعات در حجم زياد و در انواع مختلف باشند ديگر . شده توسط ما جوابها عوض مي شود

نخواهد بود بدليل اينكه در حجم زياد اطالعات سرعت كم مي شود يعني براي ذخيره كردن اطالعات و يا بازكردن . سوابق اطالعات را نمي توان داشتExcel و همچنين در فايلها زمان زيادي طول مي كشد

را نداشته باشد كه كمترين آنها Excel نياز خواهيم داشت كه مشكالت Databaseاينجاست كه به يك Accessاست .

٣ (Access .يك بانك اطالعات است كه مي تواند سوابق اطالعات را نگهداري كند

٤ (Power Point بكار مي رود بطوريكه اساليد كامپيوتري مي سازد و ميشود آن را Presentationلب يا براي ارائه مط

كه Power Pointصداگذاري كرد و امروزه در ماشينهاي جديد عمال كاتالوگ حذف شده و براي آموزش از . بيان شده استCDمراحل را به ترتيب از طريق اساليد نمايش ميدهد كه روي

٥ (Outlook .است... و Inbox, Calender, journal,Contactقع كار يك منشي را انجام ميدهد، شامل در وا

Calender : كه امروزه براي قرار جلسات مي شود روي گوشي موبايل قسمتAppoinment ساعت و مكان و كرد تا برنامه موضوع جلسه را مشخص كرد و سپس به كامپيوتر وصل شد و اطالعات را از گوشي به كامپيوتر وارد

. باشدUpdateجلسات هميشه journal : براي اينكه اطالعات از بين نرود بايد ) رويدادهاي مهم در آن ثبت مي شود (كه دفتر روزانه مي باشد

.Delete كرد نه Exportآنها را Contact : براي شماره تلفن ها ميباشد.

٦ (Front Page : .اين نرم افزار جديدا اضافه شده است. تفاده قرار ميگيردجهت طراحي صفحات وب مورد اس

:Platformمفهوم

:براي طراحي است كه از نظر ساختماني به دو دسته تقسيم مي شود) ساختار مهندسي(يك استاندارد ١ (IBM ٢ (MAC

4

. خوانده نمي شود و بالعكسMAC بسازيم ديگر در IBMاگر فايلي را با MAC ما حتي . التري است ولي گران تر است و براي كارهاي خيلي صنعتي بكار مي رود داراي دقت باOffice

. هم داريم MACتحت ساخته اند Java و زبان برنامه نويسي را بنام HTML وجود دارد بنام Platformيك زبان مشترك بين اين دو

. سازگاري داردPlatformكه بين هر دو Front Page ها را بلد باشيم چون اينكار مشكل بود از Tagرست كنيم بايد همه وقتي ميخواهيم صفحه اي را د

.استفاده كردند كه خودش تبديالت الزم را انجام ميدهد

:Make Documentمفهوم ... وExcel ِ، Accessاتوكد، : برنامه هايي كه توانايي ساخت و ويرايش فايل را دارند مستندساز مي گوييم مانند

:Documentم مفهو

.فايلهايي كه توسط مستندساز ايجاد مي شود سند مي گويند

:بطور مثال . براي شناسايي فايلها از پسوند استفاده مي شود:نكته Notpadeفايل : Txtپسوند Wordpad و Wordفايل : Docپسوند Excelفايل : Xlsپسوند Paintفايل : Bmpپسوند Accessيل فا : Mdw و Mdbپسوند

Work Group :

گروه درست مي كنيم و در هر گروه يك سري افراد تعريف ميكنيم ، سپس مثال ميگوييم فالن گروه حق استفاده از . نيز باشدSubgroupممكنه يك گروه داراي . شبكه را دارد يا ندارد

و در غيراينصورت از پسوند Mdwد اگر فايل قرار است در اختيار گروههاي كاري قرار بگيرد از پسون Accessدر Mdbاستفاده مي كنيم .

) :مستندسازها (Make Documentتقسيم بندي

١ (Single Document) تك سند( ... ,Pain, Notpad, Wordpad,Accessفقط يك فايل خودشان را مي توانند در خودشان بازكنند مانند

٢ (Multi Document ) چند سند(

مانند . است ) لينكها(ا فايل خودشان را در خودشان بازكنند كه مزيت اين نوع در ارتباطات مي توانند چند ت Word, Excel, ...

. هستندDatabase ،Single Document تمامي نرم افزارهاي :نكته

5

) :Search Engine(موتورهاي جستجوگر

اختصاص دارد طوريكه اگر دو فايل بطور كامپيوتر دستوراتي وجود دارد كه به موتورهاي جستجوگر CPUدر است يعني Single Documentبه همين دليل . تصادف ميكنند CPUاين دو تا دستور در . همزمان باز باشند

.فقط به يك موتور جستجوگر مي تواند پاسخ دهد

: ها Windowsدسته بندي اصلي . باشد در آن امكان نفوذ وجود داردويندوز ساختارش جاسوسي است به دليل اينكه به شبكه متصل مي

:انواع ويندوزها به سه دسته تقسيم مي شوند١( 3.X

:اين گروه از ويندوزها سيستم عامل نيستند و برنامه هاي ابزاري هستند كه شامل ورژنهاي 3.1 3.0

3.11 ٢( 9X

ريت كامپيوتر را به عهده اين گروه از ويندوزها سيستم عامل هستند كه ميتوانند كامپيوتر را بوت كنند و مدي :شامل ورژنهاي . بگيرند

شيكاگو :95 نشوي :96 من فيس :97 ري ليز :98ME: ملنيوم

.اين اسامي شهرهايي است كه ويندوز در آنجا ساخته شده است با شبكه ميشود كاركرد؟WIN 98آيا در •

سطح امنيتي كه وجود نهايت. است) Pear to Pear( بصورت جفت جفت WIN98بله ولي ساختار شبكه براحتي به همه كامپيوترها مي شود دسترسي ) قفل شكن (Hacker است كه با User Passwordدارد يك

.داشت

aنسخه . روز در اختيار همگان قرار داد تا ايرادهايش گرفته شود ٤٠ را اول بطور رايگان WIN98بيل گيتس . شدهRelease يعني نسخه آزمايشي ، هر وقت تاييد شد يعنيbو

. بود يعني نسخه آزمايشي است١ شماره سريال آن همش CDاگر در يك ٣( NT) New Tecknolojy(

.اين گروه از ويندوزها هم سيستم عامل هستند با مديريت شبكه :شامل ورژنهاي

6

4 5 : WIN 2000 مي باشد 5.2: WIN XPمي باشد

بررسي ميكند آيا رد و بدل شدن اطالعات توسط تعريف شده كه Server يك كامپيوتر WIN NTدر •

ها گاردهايي را Serverدر . گوييم Client Serverاشخاص مجاز است يا نه كه به آن سرويس دهنده . مي كندUpdateداريم كه ويروس ياب ها را

. اطالعات را مديريت ميكندSwiching :هاب . است و مشكل فونت در آن حل شده است بخاطر خاصيت چند زبان بودن آن WIN2000اولين حسن •

. بايت فضا اشغال ميكند٢ چند زباني استفاده ميشود هر حرف Winوقتي از Costomize آمده كه سطح دسترسي در آن تا حدي باال رفته كه منوها را ميشود WIN 2003جديدا •

.كرد اين ويندوز هنوز ترخيص نشده استكه سه زبان چيني، ژاپني و ) Voice Prosessor(داست داراي خاصيت تحليل گر ص XPويندوز •

كنيم و ميكروفوني كه بايد از آن Active را Speechبعد از نصب بايد . انگليسي را ساپورت ميكند باشد به دليل اينكه صداهايي كه از محيط اطراف مي آيد روي آن تاثير USP Portاستفاده كنيم از نوع

ه دارد برايش مي خواند تايپ مي كند كه اين مسئله از لحاظ امنيتي هم ندارد و فقط صداي شخصي را ك .خيلي بهتر است

هستند نه TXT اطالعات را براي ستونهايي كه از نوع Unicode Comperentionدر ساختار ويندوز • . ميكند تا حجم پايين بيايد و حافظه به هدر نرودCompressستونهايي كه از نوع عدد هستند

قمري و ميالدي را مي شناسد ولي شمسي را ( ، مسئله تقويم است كه هنوز حل نشده WIN مشكل •

نيز اين مشكل حل نشده و محاسبات را اشتباه ميكند بطور مثال تعداد XPحتي در ويندوز ) نميشناسد بان روزه است و ما ناچاريم برنامه أي به ز ٢٨ ميالدي ٢ روز ولي ماه ٣١ شمسي ما ٢روزها كه ماه

VISUAL BASIC بنويسيم كه معادل ميالدي تاريخ شمسي را پيدا كند و روي أن عمليات را انجام .دهد

مشكل سورت براساس نام وجود دارد كه گ ژ پ چ را از لحاظ سورت براساس حروف الفبا win 98در • .آخر از همه قرارميدهد

: ACCESSورژن هاي مختلف

Access 1 2 95 97 2k 2000

XP 2002

Win 3.0 3.1 95 95 98 98 3.11 ME ME تا تا 98 98 NT NT

7

فاسي نصب شودWin) ١: براي اينكه فارسي بنويسد و حروف به هم بچسبند بايد عربي نصب شودAccessو ) ٢

Convertون ميخواهد ورژن ديگري را باز كنيم دچار مشكل مي شود چ Access ورژني بخواهيم Accessاگر با ها پاك شود به هيچ طريق قابل Dataاگر . ها دچار مشكل شود و از بين برود Dataكند و ممكن است بعضي از

.بازگشت نخواهد بود پس حتما يك نسخه كپي از فايل بايد در جايي نگهداريميق سيستم عامل ميشود فايل كرد فقط از طر Save as ي را نمي شود Database به هيچ عنوان فايلهاي :نكته

. كردPasteرا بست و بعد كپي كرد و در محل موردنظر

:Accessعناصر يك فايل

) :Table(جداول .١ Accessكه تعداد جداولي كه در هر فايل )جدول (Tableاولين جزء در تمام بانكهاي اطالعاتي عنصري است بنام

: جدول شامل رورد و فيلد استدر هر. تا است٢٥٦مي تواند وجود داشته باشد Field: به ستونهاي اطالعات كه همه از يك نوع و يك جنس هستند فيلد ميگويند .

Record: به رديفهاي جدول كه اطالعات مربوط به يك موضوع يا يك شاخص خاص در قالب يك رديف را .ركورد ميگويند

.ندتمامي بانكهاي اطالعاتي به موتورهاي جستجوگر مجهز هست :بطور مثال اگر جدول پرسنلي را اينطور در نظر بگيريم

وضعيت تاهل كد پرسنلي فاميل حقوق ٢٠٠٦٥ احمدي ٢٨٥٠٠٠ * ٢٠٨٢ رضايي ٣٢٧٠٠٠

.به هر ستون اين جدول يك فيلد و به هر رديف يك ركورد مي گوييم

):Quary(پرس و جو . ٢ .وه بندي هايمان را انجام ميدهيم ها در واقع جستجوها ، محاسبات و گرQuaryبوسيله

) :Form(فرم .٣

: افرادي كه با بانكهاي اطالعاتي كار مي كنند ١( Designer) كاربران ارشد( ٢( User ها

براي اينكه كاربر به هر چيزي دسترسي نداشته باشد ما فرم را مي سازيم كه مثل واسطه عمل مي كند و اطالعات .مايش ميدهد يا مي توان در آن ورود اطالعات كرد مي گيرد و نQuary يا Tableرا از

طراحي ميكند ولي خودش با آن كار نمي Designerفرم را . ورود، مشاهده و ويرايش اطالعات را انجام مي دهد .فرم مورداستفادش روي مانيتور است. كند

8

) :Report( گزارش .٤ .اطالعاتي را فقط روي كاغذ نمايش ميدهند

) :Page(صفحه . ٥

كه همان فرم است اما فرمي كه به زبان Page به بعد عنصر پنجمي را تعريف كردند بنام Access 2000از HTML اگر بخواهيم از ) زبان برنامه نويسي صفحات وب ( در آمدهDatabase تحت وب استفاده كنيم و بتونيم

.باز ميكند ) وبمرورگر (Web Browser را يك Page. چيزهايي را كه ميخواهيم مشاهده كنيم

:Form با Pageتفاوت استفاده جهاني دارد يعني تحت وب است وكاربران راه Pageميخورد اما ) محلي (Localفرم به درد كاربر

دور هم براحتي مي توانند با آن كار كنند و الزم نيست آن نرم افزار مربوطه را كه فرم با آن نوشته شده داشته باز Page كه يك Yahoo در IDمثل گرفتن . داشته باشد User ، Web Browserباشند فقط كافيست

.ميشود و در آن اطالعات الزم را وارد مي كنيم بدون اينكه الزم باشد نرم افزار مربوطه را داشته باشيم ):Macro( ماكرو .٦

مي كنيم كه دستورات را وقتي بخواهيم يك سري عمليات با نظم و ترتيبي پشت هم اجرا شوند از ماكرو استفاده براي ماكرو يك كليد تعريف مي كنيم كه مي خواهيم يك .پشت هم اجرا ميكند تا به هدفي كه ميخواهيم برسد

فقط كليد را فشار ميدهد و عمليات پشت سر هم اجرا مي Userسري عمليات پشت سر هم انجام شود و ديگر .شود

. نداريمUndo در بانكهاي اطالعاتي :نكته

) :Module(ماژول .٧. كه يك زبان برنامه نويسي رويدادگر است VBAمحيط برنامه نوسي ويژوال بيسيك است، محيط برنامه نويسي

نباشد در اين صورت با ويژوال بيسيك Accessدر ) ابزارش( چيزي را بخواهيم كه امكانش Accessممكنه ما در پس در . نويسيم كه تاريخ شمسي را به ميالدي تبديل كند مثال برنامه أي مي . برنامه نوسي را شروع مي كنيم

.محيط ماژول برنامه نويسي مي كنيم و شرايط الزم را فراهم ميكنيم

: نكات . باشدTable حداقل بايد داراي يك Databaseهر )١ هرگز اطالعاتي را در خودش Quaryپس ، در بانكهاي اطالعاتي اطالعات در جداول ذخيره مي شوند )٢

.وظيفه اش فقط جستجو است. ره نميكندذخيبايد محاسبات ) امكان محاسبات به هيچ وجه وجود ندارد ( در جداول نمي توانيم محاسبات انجام دهيم )٣

. ها انجام ميشودQuaryعمدتا محاسبات در داخل ) انجام شودQuary, Form, Report, Pageحتما در

9

ستند يعني خود محاسبات را نگهداري نمي كند چون آنچه كه نگهداري ميكند فرمولها ه Quary در )٤ فرمولها دوباره اجرا مي شوند و محاسبه مي شوند و اطالعات نمايش Quaryحجم باال نرود و با هر بار اجراي

.داده مي شوند

: به سه گروه تقسيم مي شوند Databaseبطور كلي عناصر ):چشمه اطالعات (Data Sourceگروه .١

. مي گوييمData Sourceنصري كه بشود ارتباط برقرار كرد چشمه اطالعات يا بين هر دو عTable ها و Quary ها Data Sourceهستند

):عناصر گزارش گيري( ها Reporterگروه .٢

Form ، هاReport ها و Pageها عناصر گزارش گيري را تشكيل مي دهند .

) :عناصر برنامه نويسي(گروه برنامه نويسي .٣Macro ها و Maduleها هم عناصر برنامه نويسي را تشكيل ميدهند .

:رابطه اطالعاتي بين عناصر

Quary از Table اطالعات مي گيرد و به Table ارتباط دوطرفه است( اطالعات مي دهد( Report به Table و Quaryاطالعات نمي دهد .

. مي گيرندData Source اطالعاتشان را از Reporterعناصر . ها ندارند چون يك سري دستورات هستندReporter ها و Data Sourceاكروها و ماژولها هيچ ارتباطي با م

:Accessنقاط ضعف .دارند) Gbyte 2(محدوديت حجم فايل .١ ) كاربر مي توانند با آن كار كنند١٠بطور همزمان فقط ( نفر ١٠تعداد كاربران سيستم .٢ . نمي سازدEXEفايل .٣

:ccessAنقاط قوت

) انجام ميدهندSQLعمدتا كارهاي بزرگ را با (كاركردن با آن آسان است

:ي ا سيستمهاي جزيرهي ا سيستمهايي كه هر يك بطور مجزا هستند و تغذيه هاي يكديگر را نمي توانند برآورده كنند سيستمهاي جزيره

.گوييم

10

Total System: .اند نيازهاي مرحله بعد را برآورده كنديك سيستم يكپارچه كه هر مرحله اش مي تو

SubSystem:

. مي گويندSubSystem يك Total Systemبه هر جزء از

Management Information System= MIS : . گويندMIS يك پوسته أي را سوار كردند كه به آن Total Systemروي

:DSSسيستم

. گويندDSS كشيده اند كه به آن MIS يك پوسته ديگر روي سيستم تصميم گيرنده هوشمند است كه در واقع

:Accessپنجره ورود به . جديد مي توان ساختDatabase يك :Create a new database usingبا استفاده از : داخل آن وجود دارد Option Buttom گوييم كه دو تا Option Groupبه اين كادر

o Blank Access Database . را خودمان طراحي كنيمQuary و Tableخواهيم يك بانك اطالعاتي خالي بسازيم كه وقتي مي

o Access Database Wizards,Pages and Projects . ساخته مي شودData بدون Access هاي Wizard با Databaseبا انتخاب اين قسمت

o Open an existing file ات باز كردن يك بانك اطالع

اين ليست سوابق بانكهاي اطالعات باز شده .يا ويرايش شده است

. را بزنيم More fileاگر فايلي را كه مي خواهيم اينجا نبود بايد

: را انتخاب كنيم blank access databaseحاال ميخواهيم ساخته شود و اسمش مشخص گردد Databaseن قدم اين است كه بايد اولي. در اين حالت يك پنجره باز مي شود

كه جلوي آن يك عدد است مي باشد كه ما هر اسمي كه خواستيم مي توانيم …db معموال dafaultكه اسم .بدهيم

Mdb -: داريم Save as typeدر - Mdw كه همان Work Group است .

More files …….. …….

11

:را مي زنيم Createحاال كليد

جديد بسازيمdatabase را بزنيم يعني ميخواهيم newاگر اينجا

. جديد مي سازيمTable را بزنيم يعني داريم newاگر اينجا

:جداول داراي دو نما هستند

:Design Viewنماي -١

:در اين نما با فيلد سر و كار داريم )Field Name(نام فيلد - )Type (نوع اطالعات فيلد - )Description(توضيحات فيلد -

:Datasheet Viewنماي -٢

در اين نما با ركوردها سر و كار داريم ورود اطالعات جديد - مشاهده اطالعات - ويرايش و حذف اطالعات -

Option اول )Datasheet View: (

طراحي شده كه كاربرد كمي Default بصورت كنيم يه جدول جديد دراين نما ميسازد كه همه چيز Newاگر .دارد

Option دوم )Design View: (

.به اين معني است كه مي خواهيم يك جدول را طراحي كنيم كه عمدتا با اين سرو كار داريم

Option سوم )Table Wizard: (

مستند ساز

سند

12

يي كه جداول آماده دارند ها Wizard ندارد ولي از Dataيك جدول طراحي شده را مي شود بوجود آورد كه .ميشود استفاده كرد

Option چهارم )Import Table: (

يا از يك فايل ديگر ) از يك نرم افزار ديگر ( Accessممكن است يك سري اطالعات را بخواهيم از محيطي خارج Access عني اگر مثال در بياوريم كه در اين حالت از اين قسمت استفاده مي شود ولي تغييرات اعمال نمي شود ي

. اعمال نمي شودAccessفايل اصلي كه اطالعات از آن آمده تغييراتي دهيم اين تغييرات در فايل

Option پنجم )Link Table: ( در اين قسمت اگر . شده مي آورد Link ميكند و بعد بصورت access را وارد Accessيك سري اطالعات غير

نيز Access ما در Tableات از آنجا آورده مي شود داده شود اين تغييرات در تغييراتي در فايل اصلي كه اطالع .اعمال مي شود

. لينكها دوطرفه مي باشدAccess لينكها بصورت يكطرفه بود ولي در Excel در :نكته

:چند نكته در مورد نامگذاري فيلدها اسم اصلي فيلد قرار است در برنامه نويسي در نامگذاري فيلدها از اسمهاي مختصر استفاده كنيد چون اين )١

.ها و كد نويسيها استفاده شود بهتر است كوتاه باشد : ها استفاده كنيم كه شامل Spacial Characterدر نامگذاري فيلدها اجازه نداريم از )٢ مي باشد\ ? . > < / * فرمول وارد كنهحتي المقدور نام فيلدها را فارسي تايپ نكنيد چون مثال طرف وقتي بخواد )٣

اش Alignmentچون فرمول . ها را به هم مي ريزد Alignmentدر اين حالت ) حقوق* ساعت كاركرد ( .التين است

. نميتوان دو فيلد هم نام داشتTableدر يك )٤

:Data Typeانواع .مي كند اين است كه جلوي يك سري از اشتباهات را مي گيرد و همچنين فضا را كم Data Typeمزيت

- Text: حداكثر تعداد كاركتري كه ...) اعداد، عالئم و ( هر نوع كاركتر را مي شود در آن تايپ كرد . تا است٢٥٦مي توان وارد كرد

- Memo: مانند Text است اما تفاوت آنها با يكديگر اينست كه اينجا حداكثر كاركتري كه . كاركتر ميباشد٦٥٥٣٦ميتوان وارد كرد

- Number: كه يك بايت فضا اشغال ١٢٤بطور مثال عدد . فقط اعداد را ميتوان در آن وارد كرد . مي كند

0 < 1Byte <255نوع بايت اعشار قبول نمي كند .

13

- Date/Time: در تفريقها، ضربها و كال عمليات محاسباتي . نوعي عدد در قالب تاريخ و زمان است . ها رعايت مي شوندScaleنيز

- Currency: در . واحد پول رايج است كه بصورت عدد مي باشدAccess واحد پول رايج بصورت تعيين Start\setting\control panel\regional setting\currencyپيش فرض در منوي

.مي شود- Auto Number: تنها Data Type اي است كه كاربر در آن اطالعات وارد نميكند و منحصر

دد مي باشد و بيشتر براي كدگذاري استفاده مي شود چون منحصر است كه شامل ع Accessبه )تكراري نيست(به فرد است

- Yes/No: حالت Check Box مثال براي تعيين وضعيت تاهل يا . دارد كه تيك ميخورد ١فضايي كه اشغال ميكند . بود خالي مي ماند no بود تيك ميخورد و اگر yesجنسيت كه اگر

) كه حجم پايين آمدهمي بينيم( بيت است - OLE Object) Object Linking Embeding : (

در اين قسمت غير از ورود اعداد و حروف اگر بخواهيم تصوير، صدا، قسمتي از يك فيلم را وارد كنيم بياوريم كه سرعت دسترسي به اطالعات در آن باالست ولي تنها اشكال آن حجم OLEبايد بصورت

ستمهاي حفاظتي اثر انگشت كه شخصي كه وارد ميشود اثر انگشت خود را مانند سي . باالي آن است . آن اثرانگشت را با بقيه چك ميكند و بعد اجازه ورود ميدهدDatabase ميزند و بعد

- Hyperlink:

Shortcut كه در دل آن يك آدرس اجرايي قراردارد كه حجم آن بسيار كم است Hiperlink همان Shortcut دسترسي به آن نسبت به است كه سرعتOLE براي حل مشكل حجم از . كندتر است

Hiperlinkاستفاده ميكنيم . طوريكه بعضي از آنها عكس و تلفظ هم دارد كه . ي هستند Database هاي ديكشنري كه بيشتر آنها CDمثل

را مي Soundا عكس ي Folder شان يك هايپرلينك ساختها ند كه از آن Databaseلغاتي كه عكس دارند روي .آورد

Lookup Wizard- : Datatypeنيست يك Wizard است كه براي فيلدهاي Textكاربرد داردكه روي آن Combo ميسازد .

. را فارسي نگيريدTable ، Quary ، Form نام :نكته

Statusbar: صفحه قرار دارد نوار وضعيت است كه اگر چيزي را در توضيحات بنويسيم در نوار وضعيت كه پايين .نمايش داده مي شود

يعني ركورد جاري : عالمت كه اگر خواستيم ركورد جديد وارد كنيم اينجا وارد مي شود ، اگر به شكل مداد در اومد New Record يعني :*

. استEditيعني هنوز ذخيره نشده و در حال . را باز ميكندF4 ، Combo Box در تمامي برنامه هاي تحت ويندوز كليد :F4كليد

14

. اگر اين دو كليد را همزمان بزنيم باعث ذخيره سازي مي شود :Enter و Shiftكليد . روي صفحه اول مي آيدDatabase پنجره :F11كليد .اگر اين دو كليد را همزمان بزنيم مي توانيم ركورد جديد وارد كنيم :+ و Ctrlكليد

Navigation) د كليد كه در پايين صفحه قرار دارند مي گويند به چن :)پيمايش.

. را نشان مي دهدPriviuse و First قرار گرفته به ترتيب Recordدو فلشي كه جلوي مي باشد شماره ركورد جاري را نشان مي دهد و مي توان شماره ركوردي را كه مد ١ بعد كه اينجا عدد Boxدر

.يم به ركورد موردنظر مي رودنظرمان است اينجا تايپ كنيم مي بين . را نشان ميدهندLast Record و Next Recordدو فلش بعدي هم

قانون بانكهاي اطالعاتي است كه ترتيب ورود اطالعات بسيار اهميت دارد يعني بين دو ركورد نمي شود :نكته

. كردInsertركورد ديگري ايجاد كرد يا . نداريمAccess ، Undoدر

.همنام داشته باشيم) چشمه اطالعات (Datasource نمي توان دو Database در يك :نكته مهم چند ستونه باشد كه ما Comboمي پرسه . ميسازيم Lookup Wizard ، Comboدر قسمت تحصيالت با

بزنيم Enter جابجا شويم اگر Tabحتما بايد با . وارد ميكنيم و بعد ميگوييم كدام ستون را براي ما نمايش بدهد . جابجا شويمTab پس بايد حواسمان باشد كه با Nextيعني يك مرحله به عقب Design اگر بطور همزمان اين دو كليد را فشار دهيم ، در مرحله :Tab و Shiftكليد

.برميگرديم كردن از قسمت طراحي به قسمت خصوصيات طراحي Switch براي :F6كليد

Field Size : تا مي 255 تا 0سمت راستش يك توضيحات دارد كه از . كاركترهايي كه ميتواند وارد شود محدود مي كنيم تعداد

. است 50تواند باشد و پيش فرض . بايت جا رزرو ميكند47 سه بايت فضا اشغال مي كند و Aliمثال

. شودSet درست Field Sizeپس بايد Format :

. به قالب و فرمت تعيين شده كه ميدهيم شكل مي گيردبعد از ورود اطالعات ، اطالعات

15

. همه حروف را به حرف بزرگ تبديل ميكند :<عالمت .كه اين دو عالمت در زبان انگليسي معنا دارند. همه حروف را به حرف كوچك تبديل مي كند : >عالمت . نماينده يك كاركتر و ورود اجباري است@ هر :@عالمت . نماينده يك كاركتر و ورود اختياري است&ر ه : &عالمت

مربوط به آن قسمت فعال مي شود كه بخوبي همه چيز را F1 ، Help با زدن كليد Accessدر تمام قسمتهاي .توضيح داده است

Input Mask:

دسته ١٤ن در آ . ماسك ورود اطالعات است كه قوانين و قواعدي است كه در حين ورود اطالعات بايد رعايت شود .كد وجود دارد

. هر كد صفر نماينده يك عدد است كه ورود بصورت اجباري است :0كد وارد كنيم و نما را عوض كنيم ، در ورود اطالعات مي بينيم كه فقط مي توانيم Input Mask را در 0000اگر

. را هم نمي دهدText رقمي و اجازه ورود ٤عدد وارد كنيم آنهم فقط رقم هم ٤ رقم وارد كرد يعني كمتر از ٤ مي شود حداكثر 9با . ورود يك عدد بصورت اختياري است 9 هر :9كد

. به اين صورت نبود0مي توانيم وارد كنيم اما در كد درحاليكه كدهاي . را هم قبول ميكند – و + و Space ورود يك عدد بصورت اختياري است و عالئم # هر :#كد

.بول نمي كردندقبلي اين عالئم را ق . بصورت اجباري استZ تا A بزرگ است كه ورود حروف L منظور :Lكد . ورود حروف بصورت اختياري است :?كد

اي بسازيد كه شماره تلفنهاي ثابت داخل شهري تهران را بتوان در آن وارد كرد؟Input Mask ) مثال

00999999: جواب Input Mask است ١٧د، دو رقم اول حتما اجباري بايد باشد چون شماره خرابي تلفن ها مي توانند تركيب شون

. رقمي باشد٨ يا ٧ يا ٦ ها هم براي شماره هاي داخل شهري است كه ميتواند 9پس دو رقم اجباري است و بقيه

: در داخل فيلدي شماره فني قطعات از چپ به راست با قاعده زير وارد مي شود )مثال ل ساخت، سه حرف بعدي مربوط به نام خودرو ، رقم بعدي كالس قطعه و ممكن است سه حرف دو رقم اول سا

بعدي نام سازنده را مشخص كند ؟ ???00LLL0: جواب

ورود حروف يا عدد بصورت اجباري :Aكد ورود حروف يا اعداد بصورت اختياري :aكد همين عالمت ورود كاركتر بصورت Formatولي در بصورت اجباري ) هر نوع كاركتري ( ورود كاركتر :&كد

.اختياري بود

16

. ورود هر نوع كاركتر بصورت اختياري است :Cكد . ميشود جز عدد و حرف تمامي عالمتها را هم وارد كرد&اينست كه در :A و &فرق

:عالئم جداكننده

. استفاده ميشود–يا / براي جداكردن روز از ماه در تاريخ از كه -يا / عالمت .كه براي جداكردن عدد اعشاري از كسري از دونقطه استفاده ميكنيم ) دونقطه( :عالمت . كه ورود اطالعات از سمت راست به چپ است كه در فرمها اثرش را مي بينيم!عالمت . تا عالمت كوچكتر بعدي تمام حروف را بزرگ نمايش مي دهد <عالمت .تر بعدي تمام حروف بصورت كوچك نمايش مي دهندتا عالمت بزرگ >عالمت

اسامي كه وارد مي شود حرف اول را بزرگ بزند و بقيه حروف را كوچك ؟)مثال ?????>L<: جواب

. مي كند پس حتما بايد به تعداد كافي عالمت سؤال بگذاريمبولاگر عالمت سؤال نگذاريم فقط يك حرف ق

. باشد را عينا نمايش ميدهدInput Maskه جزء كدهاي هر كاركتر يا عدد ك :\عالمت

????>SP >L )مثال حال اگر بخواهيم قبل تمام . قرار مي گيرد SPبا اين فرمول ديگر با ورود اطالعات اول همه آنها بصورت اتوماتيك

رد بايد قبلش يك را بياو Ali است براي اينكه عينا Input Mask جزء كدهاي L و A بياورد چون Aliحروفمان . بگذاريم\

????A\LI\ رو داخل كتيشن مي ياره ALIبعد خودش

Password: وارد شود* باعث ميشود اطالعات بصورت . دوباره حروف را Input Mask از Pasword درمي آيند و با برداشتن *يعني با ورود اطالعات همه بصورت

.درست نشان ميدهد

Caption: فيلدها مي توانند اسمهاي مجازي داشته باشند كه اين اسم مجازي را . ه اسم اصلي يا اسم واقعي است اسم فيلد ك

بصورت فارسي هم مي . ها از آن استفاده مي شود Viewاسم مجازي است كه در . مي توان وارد كرد Captionدر .شود نوشت ولي در برنامه نويسي حتما بايد از اسم واقعي استفاده كنيم

Default Value:

اگر بخواهيم آن را تغيير دهيم كافيست . براي ركورد جديد مقدار وارد شده در آن را بصورت پيش فرض مي آورد روي آن دوباره تايپ كنيم در اينصورت تغيير ميكند و اگر هم قبول داشتيم و نخواستيم تغيير دهيم كه با زدن اينتر

.به فيلد بعدي مي رويم

17

. را واردكنيم با عوض كردن نما تغيير را حس ميكنيمTehran كه اگر پيش فرض Cityمثال فيلد

Validation Rule: قانون اعتباري است كه در اين قسمت قانون مي گذاريم كه مثال

Validation Rule : >=18

Validation Text : گر چيزي غير از قانون اعتباري وارد شد پيغام عدم رعايت قانون اعتباري است كه در اين قسمت مي نويسيم كه ا

) تايپ ميكنيمValidation Textپيغام را هر چي كه خواستيم جلوي ( اين پيغام را بدهد :Validation Text سن وارد شده قانوني نمي باشد

Required:

. خالي باشد هيچ وقت نمي شود كه ركوردي كامال . ميگويند Nullوقتي در سلولي هيچي وارد نشود به آن Default ركوردي كه كامال . ها قابل قبول نيستند حتما بايد يك چيزي در آن تايپ شود يا ركوردي ذخيره شود

. بودن را مي گيردNull باشد جلوي Requierd ، Yesوقتي . نمي شودSaveخالي باشد هرگز

:عرض صفر هستند را از اين طريق Required فيلدهايي كه دابل كتيشن بهم چسبيده عرض صفر مي گويند كه “ “به دو تا

)يعني سرش كاله مي گذاريم(ميشود خالي گذاشت

Allow Zero Length : .را قبول كنه ) دو تا دابل كتيشن( يعني اجازه بده كه عرض صفر

Empty بزنيم يعني Spaceاگر در يك سلول يك : نكته

:Required و Allow Zero Lengthجدول تركيبهاي مختلف

Allow Req Null Enter

Zero “ “

EmptySpace

Yes Yes _ + + Yes No + + + No Yes _ _ _ No No + _ +

“ “ يا Space اگر اسم را وارد كنيم و در فاميلي هيچي وارد نكنيم واينتر بزنيم قبول نمي كند اما اگر :حالت اول .واردكنيم قبول ميكند

18

را تغيير دهيم بايد حتما اطالعات قبلي را كه واردكرديم پاك كنيم بعد از پاك Req و Allow اگر :حالت دوم .كردن نما را عوض مي كنيم و حالت بعد را تست ميكنيم

. هم باشد قبول ميكند“ “ يا Spaceاگر فاميلي را وارد نكنيم قبول ميكند اگر . به هيچ عنوان نمي شود از آن عبور كرد:حالت سوم

مثل جدول باال:حالت چهارم

Unicode Compression: همان دوبايت دوبايت درنظر Noاطالعات دو بايت دو بايتي بصورت يك بايتي فشرده مي شود و اگر بگوييم

.ميگيرد

Indexed : سيستم اطالعات را بصورت كامل . اينطور نيست Access هدف سرعت باالي دسترسي است اما در Foxproدر هميشه بايد فيلدي را . ها را باز كنيم Table قرار ميدهد و سرعت دسترسي باال مي رود حتي اگر اون RAMدر

Index كنيم كه كم حجم باشد چون اگر حجم زياد شود سرعت بقيه عمليات در Database كم ميشود و پايين . شده شناسه ركوردهاي ما شود Index مي كنيم كه هدف ما اين باشدكه فيلد Indexمعموال وقتي . مي آيد

مي كنيم مي توانيم خاصيتي بنام Indexزمانيكه فيلدي را . در ارتباطات استفاده مي كنيم Indexمعموال از Primary Key يا كليد اصلي به آن بدهيم كه سرعت دسترسي در آن باال رفته و در ارتباطات از آن استفاده مي

.كنيمIndex داشته باشد مي تواند سه حالت: ١( No ٢( Yes (Duplicates Ok)تكرار مجاز است ٣( Yes (No Duplicates)تكرار مجاز نيست

Foreign Key: كليد خارجي است .

به اين دليل كه كاربر بايد دو مقدار . باشند No Duplicate داشته باشيم بايد حتما Primary Keyاگر دو تا .صحيح را بگويد كه تكراري نباشند

را نگه داريم و فيلد دوم را هم Ctrl كنيم و بعد كليد Selectكردن فيلدها بايد فيلد اول را Primaryبراي . شوندPrimary Keyانتخاب كنيم و حاال كليد را بزنيم تا هر دو

Property هاي Data type ، Number :

19

Field Size: هستند كه براساس فضايي كه اشغال ميكنند يك اعداد براي خودشان داراي شرايط و قوانين خاصي :مثال . سري ريز دارندByte : 255 تا 0معادل يك بايت است كه بين

Decimal : ١٠اعداد در مبناي … Format :

.فرمت و قالب عدد را ميتوان با آن عوض كردGeneral Number: عدد معمولي

Currency: واحد پول رايج Fix: تا دو رقم اعشار نگه ميدارد و بقيه را روند ميكند اعداد را .

Standard: سه رقم سه رقم جدا ميكند Percent : اعشاري Sientific : اعداد بصورت نماد علمي

Decimal Place : 0وقتي . ميتوان گفت تا چند رقم اعشار را برايمان نمايش دهد، دقت اعشار را كم ميكنيم .ه باشدكنيم يعني اعشار نداشت

: هستند تنها تفاوت آنها اينست كهTextبقيه مشخصات مانند . ، ؟ رانمي توان استفاده كرد> ، < ، Lعالئم

: انتخاب كنيم Currencyاگر فيلد را از نوع

. استفاده مي كنيم Currencyفيلدي است كه خودش عددي است اما بدليل محاسبات از Currencyت اعشار دارد فيلد سايز ندارد فقط دق.

. استفاده كنيم formatبايد از تكنيكهايي در را با واحد پول روپيه بصورتي نمايش دهييم كه قسمت صحيح اعداد از راست sallery مي خواهيم ستون )مثال

به چپ سه رقم سه رقم جدا شود و حداكثر سه رقم اعشار و حداقل دو رقم اعشار داشته باشيم ؟ rop#00.###,# : جواب

ورود عدد بصورت اجباري :0كد ورود عدد بصورت اختياري :#كد

. سه رقم سه رقم جدا ميكند) :كاما (, . قسمت صحيح را از اعشاري جدا ميكند:نقطه

:Datatype ، Date/timeخصوصيات

General date: يك تاريخ كامل را با زمان نشان ميدهد .

20

Format: صورت واردكنيم اگر به اينyy/mm/dd ٣١/٢/٨٠حال اگر ما وارد كنيم . تاريخ را شمسي ميكند . روزه است و ميالدي ٢٨ميبينيم كه قبول نميكندبه دليل اينكه ماه فوريه

. وارد كنيم تا دچارمشكل نشويمTextپس براي ورود تاريخ شمسي بايد بصورت

.اشد مي بPrimary Key كه :Outo Numberديتا تايپ

New Values : - Increment : حالت افزاينده دارد - Random : تصادفي، اعداد را سيستم بصورت تصادفي ميدهد كه مطمئنا منحصر به فرد است

كه در اين حالت امنيت بسيار باال مي رود مانند چكهاي رمزي

: Yes/Noديتا تايپ

Format On = True = Yes = -1در قسمت Off = False = No = 0

منفي Logic Access. ها مورداستفاده قرار ميگيرد Quaryدر ساخت . بايت اشغال ميكند ٨/١يك بيت معادل .است

Yes/No را مي شود با Spaceتيك زد يا تيكش را برداشت به شرطيكه در داخل آن باشيم .

وارد كرد؟Database را در OLEچطور ميشود يك :پنجره آن بصورت زير باز مي شود. را انتخاب ميكنيمInsert Objectرايت كليك ميكنيم و Picابتدا روي

. به اين معني است كه همين االن مي خواهيم يك فايل جديد بسازيم :Create Newدر حالت ) ١

ندسازهاي مختلف كه روي كه ليستي از مست Object Typeسمت راست آن يك زيرليست وجود دارد با عنوان .كامپيوتر ما نصب شده را نشان ميدهد، اين ليست دقيقا بستگي به نرم افزارهاي نصب شده روي دستگاه ما دارد

Bitmap Image را انتخاب ميكنيم مي بينيم در Resultپايين توضيح مربوطه راميدهد .

21

: Display as Iconچك باكس چون اگر . نشان دهد، آيكون آن را نشان ميدهد كه در فرمها استفاده ميشود در فرم بجاي اينكه خود عكس را

بخواهيم خود عكس را بياورد سرعت پايين مي آيد پس با تيك زدن اين قسمت آيكون عكس مربوطه را مي آورد و را نمي پرسد Saveحاال يك عكس يا شكل هر چي خواستيم ميكشيم و ميبنديم مي بينيم ديگر . كه بهتر است

.مستقيما آنجا ذخيره ميكند . به اين معني است كه از فايلي كه قبال بوده مي خواهيم يك كپي بياوريم :Create From Fileدر حالت ) ٢

را Database را تيك بزنيم Linkاگر . را مي زنيم و فايل موردنظرمان را انتخاب ميكنيم Browseحاال كليد اما اين كار سرعت . نيم كه به مبدا سر بزند كه اگر تغييري كرد اين تغيير در فايل مقصد نيز اعمال گردد موظف ميك

Databaseرا پايين مي آورد .

:Hyperlinkآوردن عكس از طريق

را Edit Hyperlink وجود دارد قسمت Hyperlinkروي ركورد اول رايت كليك مي كنيم و از آيتمهايي كه در انتخاب مي كنيم

22

:آدرس اجرايي ممكنه فايلي باشد كه روي خود كامپيوتر ساخته شده) ١

فايلي باشد كه روي شبكه داخلي است) ٢ فايل يا سايتي باشد روي شبكه جهاني) ٣

:Hyperlink و OLEتفاوت عمده بين

OLEند سند باز كند ولي فقط مي تواHyperlinkمي تواند برنامه اجرايي را هم باز كند . Bookmark: قسمت موردنظر را مي توانيم انتخاب كنيم

File: Link to file يك فايل تصويري bmp انتخاب مي كنيم Ok را مي زنيم مي بينيم كه آدرس فايل كامل نوشته شده است

Text to display: كس قرار دارد كه در آن متني كه خواستيم مي نويسيم جلوي آن يك با بعد در جدولمان مي بينيم كه به رنگ Beautifull كليك كنيم توش مينويسيم مثال Screentipحال اگر روي

Beautifullآبي مثل اينترنت زير متن نوشته شده خط كشيده شده و با موس كه روي آن كليك كنيم مي بينيم .را نمايش مي دهد

. استTextيك فيلد هايپرلينك مانند Designدر نماي

:tab ، Lookupتوضيح : سه قسمت وجود دارد كه Display Controlدر قسمت

Text Box: در آن متن قرار مي گيرد

23

Combo Box: در اين قسمت خودمان ليست را باز ميكنيم و يكي را انتخاب مي كنيم ، بايد بدانيم كه فقط يكي . زيرليستهار ا ميتوانيم انتخاب كنيماز

List Box: هميشه باز است و در آن ميشود Multi Select كرد .

:Wizard از طريق Comboطريقه ساخت . مي سازدCombo Box فقط Wizard: نكته

Row Source Type: نوع اطالعات است كه سه قسمت دارد - Table/Quary : كلTableرا مي آورد . - Value List : ما خودمان تايپ ميكنيم كه چي مي خواهيم. - Field List : يك فيلد خاص از يكTableرا مي آورد .

Row Source: اطالعاتي كه در Combo در اين . وارد شده اينجا بصورت دابل كتيشن و ويرگول وارد شده است : مثال به اينصورت را تغيير دهيمComboقسمت است كه مي توانيم

“0861“;“Arak“; Bound Column: ارزش برگشتي ارزش ستون اول باشد يا ستون دوم Coulmn Count: Comboما چند ستونه باشد Column Heads: عات بخواهيم اولين چيزي كه گفتيم بعنوان سرتيتر باشد بايد اگر موقع ورود اطالYes

.در اين حالت وقتي نما را عوض كنيم ديگر اجازه نميدهد كه سرتيتر را انتخاب كنيم. باشدColumn Widths : پهناي هر كدام از ستونها چقدر باشد

List Rows: ،ليست Comboعدادي شد در آن چند تا را نشان دهد كه اگر بيشتر از يك تScrolbarمي آورد . List With: پهناي ليست

Limit to List: اگر Yes باشد به اون چيزهايي كه در Combo داريم محدود ميكند يعني غير از چيزهايي كه . هست ديگر كاربر اجازه ورود چيز ديگر را ندارد Comboدر اضافه نميشود Combo اما مطالبي كه واردكرده ديگر در باشد مي تواند چيزهاي ديگري را هم وارد كند Noاگر

. وارد مي شودTableبلكه فقط در

:Wizard بوسيله Tableساخت Business: كار تجاري Personal: كار شخصي

Sample Table: از اين قسمت Student and Classesرا انتخاب ميكنيم .

24

Sample Field: از اين قسمت نيز Student IDرا انتخاب ميكنيم . Modify the table Design : Design Viewباز ميكند .

Enter data directly into the table : Datasheet Viewباز ميكند . Enter Data into the table using a form the wizard Creates for me :

. ساخته مي شودTableما اينتر را ميزنيم و . ر ميدهد يك فرم هم مي سازد و فرم آن را دراختيار ما قراTableاز . شده استSet براساس استانداردهاي امريكا Tableاين

را Build اگر بخواهيم روي ركورد جديد يك فيلد بسازيم يا روي آن رايت كليك مي كنيم يا Designدر نماي .مي زنيم

و در Numberاليات وجود داشت بايد اين فيلد را از نوع اگر خواستيم جدولي بسازيم كه در آن ضريب م )مثال بدهيم به ١٠٠نكته اي كه وجود دارد اينست كه بايد اعداد را تقسيم شده بر . را انتخاب كنيم Percentفرمت

. انتخاب ميكنيم Single را Field Sizeهمين دليل

New ، قسمت Codeره گذاري شوند بايد در به بعد شما ١٠٠٠ اگر خواستيم در جدولمان كد افراد از )مثالValues را Increment را بنويسيم با اين كار درست ميشود ولي يك مشكل ١٠٠٠ انتخاب كنيم و در فرمت

را مي زند يعني دچار ١١٠٠٠ مي رسد بعد عدد ١٩٩٩ شماره گذاري ميكند مثال به ١٠٠٠وجود داردكه وقتي از . مي رويمQuaryن مشكل سراغ اشتباه مي شود كه براي حل اي

Find and Replace:

Look In: اگر ما روي فيلد خاصي اين را انتخاب كنيم آن فيلد را باكل جدول مي آورد . Match:

- Any Part of Field : مثال در مورد اسم رضا هر چيزي كه در آن رضا باشد مي آورد چه . چه نداشته باشدپيشوند داشته باشد

- Whole Field : فقط اسمي كه رضا باشد مي آورد - Start of Field : فقط اسمي كه با رضا شروع شود مي آورد.

25

More: .همه را بگرد : All -: وجود داردكه شامل Searchدر اين قسمت يك

- Up : از جايي كه كرسر قرار دارد به باال را بگرد. - Down : ز جايي كه كرسر قرار دارد به پايين را بگردا.

Match Case: يعني تطبيق حروف كه اگر تيك خورده باشد به حروف كوچك و بزرگ نوشتن توجه ميكند . Search Field as Formatted: اگر در Find What 4 بنويسيم-feb-98 و در داده هايمان داشته باشيم

.ن مثل فرمتي كه ما داديم نيست مي بينيم كه پيدا نميكند چو4/2/98

Tab ، Replace: بزنيم ميره سراغ Next را بزنيم اولين رضا را پيدا ميكند و اگر باز Find Nextاگر . در اين قسمت جايگزين ميكند

.رضاي بعدي و اون رضاي اول را جايگزين نميكند . را بزنيم همه را جايگزين ميكندReplace Allاگر

Tools باز كنيم بعد در منوي Exclusiveگذاشتن رمز روي فايل بايد فايلمان را حتما بصورت براي :نكته

. را مي زنيم و رمزمان را وارد ميكنيم Set database password ، آيتم Securityقسمت

Sort) مرتب سازي: ( Z به Aو نزولي داريم كه از مرتب سازي صعودي . براي مرتب كردن مهم است كه كرسر در كدام فيلد قرار دارد

. يعني نزوليA به Zيعني صعودي و از .در مرتب سازي در واقع اين ركوردها هستند كه جابجا مي شوند كه در گزارش گيري بسيار بااهميت است

ما فقط Access قبلي نگاه ميكند اما در Sort كردن به Sort اگر چند تا اسم مثل هم داشتيم براي Excelدر استفاده Quary يا Advance filter/sort داريم نه چندين مرحله كه براي اين منظور از Sortمرحله يك

.ميكنيم

)ترتيب ورود اطالعات (Data entry orderاگر بخواهيم ترتيب ورود اطالعات را داشته باشيم .د اطالعات سورت ميكند قرار دارد بزنيم به ترتيب وروRecords را كه در منوي Remove filter/sortاگر

Difrageوقتي اطالعاتي كه روي ديسك داريم بخواهيم پاك كنيم باز هم جا اشغال ميكند، كه در اينصورت بايد بااين كار سرعت دسترسي به اطالعات باال مي رود چون Windows است نه Accessكنيم كه مخصوص

.فضاهاي اشغال شده پاك ميشود

) :Filter(فيلتر .بوسيله فيلتر ميتوانيم بعضي از ركوردها را مخفي يا بعضي از آنها را نمايش دهيمما ١ (Filter by selection :

26

قسمت Recordاگر بخواهيم فيلتر را بردارد در منوي . براساس چيزي كه ما انتخاب كرديم فيلتر ميكند Remove filterيش داده مي شوند را مي زنيم مي بينيم كه دوباره اطالعات قبلي نما.

“ و “روي حاصل يك فيلتر مي شود فيلتر يا فيلترهاي ديگري را قرار داد كه اين فيلتر يا فيلترها نسبت به هم .منطقي مي شوند

Remove filter: اطالعات اصلي را نشان ميدهد . Apply Filter: رورفته داردكه حالت برجسته يا ف. آخرين فيلتري را كه اعمال كرديم برميگرداند.

٢ (Filter excluding selection:

. به غير از اوني كه روش كليك كرديم بقيه را مي آورد يعني مي گوييم شامل اين نباشد ٣ (Filter for:

Filter وقتي تعداد رديفها خيلي زياد باشد ديگر آن دو فيلتر كه در باال گفتيم به دردنمي خوردند در اين حالت از for تفاده مي كنيم كه خودمان در آن فيلد درست را انتخاب ميكنيم و مي نويسيم كه چه ميخواهيم ، در اين اس

.قسمت اجازه استفاده از يك سري عملگرها و دستورات را نيز داريم

:دستورات و عملگرها <>و = يگيرد ولي مورد استفاده قرار م Numeric عالئم مقايسه بيشتر براي فيلدهاي :عملگرهاي مقايسه اي

. نيز مورد استفاده قرار ميگيردTextبراي عملگرهاي مقايسه اي

= <> < > <= >=

:دستورات

Null :nullها را ميشود از عرض صفر جدا كرد كه عرض صفر دابل كتيشن بود .

Between: بياورد اين دستور باعث مي شود بين دو مقدار و خود دو مقدار را هم. را بياورد ؟30 و 20اگر بخواهيم بين : مثال

between 20 and 30: جواب

Wild card و *( ها ? : ( )هر كاركتري( نماينده گروه كاركتري است *هر )هر كاركتري( نماينده تنها يك كاركتر است ?هر

27

شروع شود ؟a اسمي كه با حرف )مثال *a : جواب

ختم شود ؟a اسمي كه به حرف )مثال a*: جواب

حرفي باشد ؟٤ شروع شود و a اسمي كه با حرف )مثال ???a: جواب

. براي استفاده از عالمت سؤال حتما بايد شروع يك حرف باشد:نكته

مي باشد؟nا فيلتر كنيد افرادي راكه حرف دوم فاميلي آنه)مثال اگر بخواهيم با استفاده از دستوراتيكه باال گفتيم حل كنيم ميتوان گفت جواب ندارد چون هم: جواب

?n* غلط است و هم *n*

Like: دستوري است كه براي Wild card ها استفاده مي شود يعني قبل از دستور خودش Like را مي آورد .كه حل مثال باال از اين طريق امكان پذير است. آن را بنويسيمبراي همين ديگر الزم نيست ما خودمان

In: عمل ميكند“ يا “ مثل .

:عملگرهاي منطقي And ، Or ، Not ، XORمي باشد كه به اينصورت عمل ميكنند

X Y And Or Not XOr 0 0 0 0 1 0 0 1 0 1 1 1 1 0 0 1 0 1 1 1 1 1 0 0

Xor: است١ي غيريكسان باشند خروجي برابر اگر دو مقدار ورود .

٢٥٠٠٠٠ تا ١٥٠٠٠٠ پيشنهاد هيد حداكثر راه حلهايي كه براي نمايش افرادي كه حقوق آنها بين )مثال نميباشد؟

: جواب ١( Not between 150000 and 250000 ٢( Not ( >150000 and <250000) ٣( <150000 or >250000 ٤( >150000 Xor <250000

28

: ي عملگرهاي رياض+ ، - ، * ، /

. اجازه داريم از توابع استفاده كنيمAccessدر . اين تابع ازكامپيوتر تاريخ روز را مي گيرد و نمايش ميدهد :( )Dateتابع

سال مي باشد؟٢٠ فيلتر كنيد افرادي را كه سابقه خدمت آنها نسبت به تاريخ امروز بيش از )مثال

. جمع ميكنيم٥ تا كبيسه داريم با ٥ به دليل اينكه ، سال پيش اين موقع چه روزي بوده٢٠بايد بدانيم ابتدا : جواب < Date( )-(365 * 20 + 5)

Filter by form: يك ركورد دراختيار ما ميگذارد كه ما فيلترهايي را كه ميخواهيم وارد ميكنيم ، بعد از

.ميزنيم و نتيجه را مي بينيم را Apply Filterواردكردن شرايط Clear Grild: باعث ميشود اثر آخرين فيلتر از بين برود .

سال دارند؟٤٠ است و يا سني بيش از Ali فيلتر كنيد افرادي را كه متاهل مي باشند و اسم آنها )مثال تيك مي زنيم و اسم آنها شرايط را وارد ميكنيم ابتدا متاهل باشند كه Filter formبراي اين منظور در : جواب

داشته باشند كه اين ٤٠ مي شوند ، در ادامه گفته يا سني بيش از andعلي باشد كه مينويسيم اين دو شرط با هم . داشته باشند40< مي رويم و آنجا وارد ميكنيم متاهل باشند و سني orشرط را بايد در پايين صفحه در تب .حاال اجرا ميشود جواب درست است

ختم ميشود؟a سال ميباشد يا اسم آنها به حرف ٣٥ تا ٢٥ فيلتر كنيد افرادي را كه سن آنها بين )مثال : جواب

Save as كرد و همچنين ميشود Save جزو فيلترهايي است كه ميشود شرايط آن را Filter by form :نكته Quary مي بينيم كرد كه هر وقت آن را اجرا كرديمQuaryاجرا ميشود .

sort/Advanced filter:

. كردsave آخرين فيلتري راكه قبال اجرا شده به ما نشان ميدهد كه ميشود آن را

29

. هم بكند اينجا مي گوييمSort كه اگر بخواهيم در هنگام فيلتر كردن Field Listپنجره Criteria: تان را مي نويسيد و اگر بخواهيم بيش از يك شرط داشته باشيم در صورت جايي كه شما شرطand

شود در خط پايين Orشدن شرطها بايد شرط دوم را جلوي شرط اول مي نويسيم و اگر بخواهيم با شرط اول .مينويسيم

. كردSaveپس يك فيلتر را ميشود با اين شرايط

ول را مرتب كنيد براساس فاميل ، چنانچه فاميلها يكسان بود اطالعات جد Advance filter به كمك )مثال مرتب كنيد؟)همگي صعودي(براساس اسم و در صورت يكسان بودن اسم براساس سن

: جواب

Quary ها : ) Relationship(امكان محاسبات در آن وجود دارد و ارتباطات . در خودشان هيچ اطالعاتي را ذخيره نميكنند

.معنا دارد : سه نما داريم Quaryدر

. كه در اين قسمت تنظيمات را انجام ميدهيمDesign viewنماي .١ . كه نماي مشاهده اطالعات استDatasheet viewنماي .٢ . كه زبان ساختاريافته استSQL viewنماي .٣

:نكات ١( Access خودش كدهاي SQLرا ايجاد ميكند . عالوه بر جدا كردن ركوردها ميشود فيلدها را هم Quary ميكنيم در حاليكه در در فيلتر ركوردها را جدا )٢

.جدا كرد . استفاده كندTable ميتواند از چندين Quary استفاده كند اما Data Sourceفيلتر فقط ميتواند از يك )٣ . مي شودQuary منجر به نمايش آن در Setting ، Quaryترتيب ورود اطالعات در )٤

:Design View از طريق ryQuaساخت

را انتخاب ميكنيم و مي بينيم يك پنجره باز Design View را مي زنيم و Quary ، Newبراي ايجاد كه اينجا تعيين مي كنيم از كدام يك از اين Table - Quary - Both دارد با عناوين Tabميشود كه سه تا

Tab در ها مي خواهيم استفاده كنيم ، بدليل اينكه Quary گفتيم امكان استفاده از چند تا Data source وجود .دارد

ميكنيم ، مي بينيم كه روي صفحه نشان داده Add قرار ميگيريم و جدولمان را Tab ، Tableپس اينجا ما روي . اين كار انجام ميشودdeleteميشود حال اگر خواستيم از صفحه آن را برداريم با كليد

30

هاي آنها استفاده كنيم ، اگر غير از اين Data هايي را مي آوريم كه قرار است از Quary يا Table هميشه :نكته . اضافه نبايد روي صفحه مان بياوريمQuary يا Tableپس . اجرا نخواهد شدQuaryباشد

Table: اسم ( اينجا بايد نام جدولي را كه مي خواهيم ، بنويسيمData Source( Show: اگر فيلدي Show آن تيك خورده باشد يعني در نماي Datasheet view نمايش داده شود و اگر تيك

نمايش داده نمي شود ولي عمليات مرتب سازي و شرايط روي Datasheet viewنخورده بود آن فيلد در نماي .آن اعمال ميشود

: دو راه وجود داردQuaryبراي اجراي

. استQuary كه مخصوص runكليد .١ Quary از منوي runانتخاب كليد .٢

چون در شبكه آنچه كه . باشد SQL از نظر ما بهترين است كه داراي حداقل دستور و محتوي Quary :نكته

. تاثير داردDatabase هستند پس در سرعت SQLجابجا ميشود كدهاي

باشيم به دليل اينكه در ارتباطات مشكل بوجود مي آورد همنام داشته Data Source هرگز نبايد دو :نكته مهم .طوريكه اگر همنام باشند نميتوانند ارتباط داشته باشند

سال ٣٥ تومان يا سني كمتر از ١٥٠٠٠٠ بسازيد كه افرادي با نام علي و حقوقي بيش از Q3 با نام Quary )مثال

ترتيب فيلدها به همان ترتيب فيلدهاي Quaryاين مرتب شده براساس فاميل صعودي باشد؟ در نمايش اطالعات . باشدTableموجود در

: جواب

بسازيد كه تمامي اطالعات جدول ما رامرتب شده براساس فاميل و چنانچه فاميلها يكسان بود Quary )مثال براساس اسم صعودي نمايش دهد ؟

: جواب

31

دارند را جستجو كنيد ؟null سال يا فاميلي ٤٠ افرادي را كه سني بيش از Quary بوسيله )مثال :جواب

Quary هاي محاسباتي : :بطور مثال . هاي محاسباتي هيچ دليلي ندارد كه خود فيلد را بياوريم اما اگر بياوريم بهتراست Quaryدر

total : [salary] + [add] : محاسبه كل در آمد

. فرمول اجرا ميشودQuary هيچي ذخيره نميشود بلكه فرمول نگهداري ميشود وبا هر بار اجراي Quary در:نكته

ميكند و بزرگ ميشود و Zoom را بزنيم در اين حالت Shift + F2 اگر روي فيلدي كه فرمولها را نوشتيم :نكته . فرمول را نوشتبراحتي در آن ميشود

فرمول محاسبه مبلغ اضافه كار )مثال

= Overكل درآمد / * 1.4 * 220ساعت اضافه كار Over = [total] / 220 * 1.4 * [overtime]: جواب

: تقدم عملگرها

پرانتز .١ توان .٢ ضرب ، تقسيم .٣ جمع ، تفريق .٤

.ت بعدي ميتوان استفاده كرد از محاسبات قبلي در محاسباQuary در همان :نكته

.مقادير ثابت احتياج به كوروشه ندارند

Build: مي سازيم و Quaryابتدا يك . است Excel هاي Function استفاده كرد كه شبيه Build ميتوان Quaryدر

، Build مي كنيم و سپس شروع ميكنيم به فرمول نويسي كه با زدن كليد saveستاره را مي زنيم بعد بالفاصله

32

هاي موجود در Table كليك كنيم ليست Tableاگر روي . باز مي شود Expression Builderپنجره Database در واقع روي هر چي كه كليك كنيم محتوياتش را در سمت راست نشان ميدهد و . نشان داده ميشود

ردن خودمان نيستميشود فرمول نويسي را با استفاده از فيلدها نوشت و ديگر الزم به تايپ ك كرديم رايت كليك كنيم در Selectاگر روي فيلدي كه . هم ميشود تغيير داد Quaryخصوصيات را حتي در

. ميتوان تغييرات را اعمال كرد و بعد اجرا مي كنيمPropertiesقسمت

:Access در Ifشرط Iifشرط

. هاي تودرتو استفاده كنيمif از اگر چند شرط داشته باشيم ناچاريم

: ها Quaryگروه بندي اطالعات بوسيله

:گروه بندي ميكنيم ) Total(اطالعات را بوسيله سيگما .براساس كدام فيلد گروه بندي انجام شود )١ .چه محاسباتي را ميتوان روي آن انجام داد )٢

يشود براي هر كدام از فيلدها گروه بندي را كه اضافه ميشود كه م Totalوقتي سيگما را مي زنيم يك ركورد بنام .ميخواهيم تغيير دهيم

آن فيلد را مي خواهيم و يك بار Sumيك فيلد ميتواند چند بار با گروه بندي هاي متفاوت بيايد مثال يك بار Avgآن را .

حاصل جمع هر گروه را بسازيد كه از حاصل گروه بندي كاال بر روي تعداد توليد و تعداد ضايعات Quary )مثال

حاصل جمع توليد از حاصل جمع ضايعات كم شده و مانده محصول سالم را نشان Quaryبدست آورد و در همان دهد؟

True Part

False Part

33

:جواب

كنيم و سپس Save است كه در اين حالت قبل از فرمول نويسي بايد Buildيك راه ديگر آن استفاده از Groupby را Expressionانتخاب كنيم يعني عبارت .

؟ab مربوط به كاالي بسازيد كه حاصل جمع كل توليد و حاصل جمع كل ضايعات را بدهدQuary )مثال :جواب

بسازيد كه براساس نام كاال، كاالهايي را كه در شهر تهران يا شيراز توليد شده حاصل گروه بندي از Quary )مثال دل توليد و تعداد دفعات توليد نشان دهيد؟مع

: جواب

:Sample Quary Wizard از طريق Quaryساخت . بسازيمQuary ها هم ميتوانيم Wizardبوسيله

Crosstab Quary Wizard:

اطالعات يك فيلد است كه اطالعات يك فيلد در رديفها قرار ميگيرد و Excle در Pivot Tableخيلي شبيه .ميتوانيم دو تا فيلد را نسبت به هم تقاطعش را ببينيم . ديگر هم در ستونها

Crosstab را بصورت دستي هم ميشود ايجاد كرد ، از طريق Design viewاينكار را ميتوانيم انجام دهيم .

بيش از يك فيلد را نميشود اين است كه فقط يك فيلد را بعنوان تقاطع قرار ميدهد و Crosstab مشكل :نكته Row heading فقط يك فيلد در - در آن داشت يعني

Column heading فقط يك فيلد در - Value فقط يك فيلد در -

34

.ميتوان داشت

، واريانس ضايعات را نمايش دهد؟Sup بسازيد كه از تقاطع نام كاال نسبت به نام Quary )مثال :جواب

Quary هاي پارامتريك : يك كوروشه باز ميكنيم و پيغامي را كه ميخواهيم در آن تايپ ميكنيم و كوروشه رامي بنديم Critriaدر قسمت

.بعد اجرا ميكنيم

. اطالعات مربوط به هر كاال را خواستيم تايپ ميكنيم)مثال :Criteria ] لطفا كاالي موردنظر را وارد كنيد[

. بيايد Fieldول نويسي نام فيلد درست بايد در هنگام فرم

هاي پارامتريك هرگز نبايد نام فيلد به تنهايي بعنوان پيغام نوشته شود چون قابل اجرا نخواهد Quary در :نكته .چون وقتي اسم فيلد به تنهايي بيايد فكر ميكند ميخواهيم محاسبات انجام دهيم. بود

يد كه با گفتن حداقل ميزان توليد كاالهايي با اين مشخصات را بطور كامل نشان پارامتريكي بساز Quary )مثال دهد؟

:جواب

. دستورها و عملگرها و عالئم بايد بيرون كوروشه باشند:نكته

كامل بسازيد كه با گفتن در مقدار حداقل و حداكثر ضايعات كاالهايي با اين مشخصات را بطور Quary )مثال نشان دهد؟

:جواب

35

بسازيد كه با پرسيدن نام كاال يا نام شهر توليد، كليه مشخصات مربوط به اين كاال را نمايش دهد؟Quary )مثال : جواب

شهرها را با جزئيات بسازيد كه با پرسيدن يك يا چند حرف اول نام شهر، كاالهاي مربوط به اين Quary )مثال كامل نشان دهد؟

]Like يك يا چند حرف اول نام شهر را وارد كنيد+[ ”*“: جواب ]Like يك يا چند حرف اول نام شهر را وارد كنيد&[ ”*“ يا

&ا ي + و پيغام به هم بچسبند كه براي چسباندن آنها از عالمت * است كه بايد string در واقع يك :نكته .استفاده مي كنيم

بسازيد كه يك يا چند حرف از هر قسمت نام شهر را كه گفتيم كاالهايي با اين مشخصات را بطور Quary )مثال

كامل نشان دهد؟ Like ”*“ +[please enter one or more letter of city]+”*“ : جواب

:ارتباطات وقتي درست است كه ارتباطات درستي Databaseيك . باطات مهم ترين مسئله است ي ارت Databaseدر هر

. مي توانند با هم ارتباط داشته باشندDatabaseهر دو . داشته باشد . باز باشدQuary يا Table براي ايجاد ارتباطات نبايد :نكته

فرعي وجود داشته باشد ولي Table در يعني اگر ركوردي (به ركوردي كه پدر نداشته باشد ركورد يتيم ميگويند .كه ما ميتوانيم جلوي بوجود آمدن ركوردهاي يتيم را بگيريم ) اوليه وجود نداشته باشدTableدر

:انواع ارتباطات One-to-Oneارتباط يك به يك )١

ارتباط برقرار يك ركورد از اطالعات جدول اوليه فقط و فقط با يك ركورد از اطالعات جدول ثانويه ميتوانند به اين دليل جدول اوليه ميگوييم كه مثال در جدول پرسنلي و جدول احكام، تا كسي استخدام نشود نمي . كنند

.پس پرسنلي جدول اوليه و احكام جدول ثانويه است. شود برايش حكم زد ثانويه، راست، به جدول پرسنلي جدول اوليه، پايه، والد، چپ، اصلي نيز ميگويند و به جدول احكام جدول

.فرعي، فرزند ميگويند ٢٥٦ مي تواند Tableهر . ارتباط يك به يك معموال براي تقسيم كردن يك جدول بزرگ استفاده مي شود

.فيلد داشته باشد كه بوسيله ارتباطات ميشود اين محدوديت را برداشت

36

. باز باشندQuary يا table براي ايجاد ارتباطات نبايد :نكته Pkمي آوريم وقتي آورديم مي بينيم ) هر دو را ( ها را Table را مي زنيم و Relationshipرتباطات ، كليد براي ا

سعي كنيد جدول اوليه سمت چپ . هار ا ضخيم مي آورد پس اين نشان ميدهد كه ما كارمان را درست انجام داديم ويه درگ مي كنيم يك پنجره باز مي شود بنام جدول ثان Pk جدول اوليه را به Pkحاال . و ثانويه سمت راست باشد

Edit Relationship كه در آن : Enforce Refrentional Integrity :

اگر تيك بخورد جلوي بوجود آمدن ركورد يتيم را ميگيرد كه براساس اينكه مي گوييم يتيم قبول نكند شرايطي را :بوجود مي آورد

Cascade update related Fields : ميكندUpdate شده را نسبت به هم Relateبصورت پيوسته دو ركورد : گر تيك بخورد ا

.اجازه نميدهد كه اطالعات جدول اوليه تغيير كند چون باعث ايجاد ركورد يتيم مي شود: اگر تيك نخورد

Cascade delete related record: .كنيم نظيرش را در جدول ثانويه نيز پاك مي كنداگر ركوردي را در جدول اوليه پاك : اگر تيك خورده باشد .اجازه پاك كردن ركورد در جدول اوليه را نمي دهد: اگر تيك نخورده باشد

ايجاد شده كه اگر بازش كنيم معادلش را + مي كنيم مي بينيم كنار تمام ركوردها يك عالمت Createحاال .ميبينيم

) :Join Type(نوع پيوند

باز Edit Relationship كنيد روي خط ارتباط يك دابل كليك مي كنيم پنجره Editارتباطي را اگر خواستيد .ميشود

:سه نوع پيوند داريم يعني ركوردهايي از در جدول اوليه و ثانويه كه دقيقا . بصورت پيش فرض هميشه روي پيوند نوع اول است .١

.باشد نوع اول استوقتي فلش نداشته . نظير به نظير هم هستند را نشان دهدوقتي فلش . تمامي ركوردهاي جدول اوليه به همراه ركوردهايي از جدول ثانويه كه دقيقا نظير اوليه هستند .٢

.از اوليه به ثانويه باشد يعني نوع دوم استتمام فيلدهاي جدول ثانويه به همراه فيلدهايي از . را برداريم Enforceبراي نوع سوم بايد حتما تيك .٣

.ليه كه با هم ارتباط دارندجدول او

. خصوصيات خودش را حفظ ميكند و تاثيري روي يكديگر ندارندQuary هر :نكته را مي زنيم پاك ميشود deleteبراي شكستن ارتباط ، ميتوان روي آن يك بار كليك كنيم پررنگ ميشود و بعد

.يعني ارتباط شكسته ميشودنبايد همنام بگيريم به دليل اينكه اگر همنام بگيريم بعد از شكستن ارتباط را Tableگفتيم كه نام دو فيلد از دو

. مي بينيم يك خط نازك بين دو فيلد همنام وجود داردQuaryهنگام ساخت

37

Many-to-Oneارتباط يك به چند )٢

Pk اين حالت در. مي توانيم اطالعات يك ركورد از جدول اوليه را با چندين ركورد از جدول ثانويه برقرار كنيم Edit جدول ثانويه درگ مي شود كه ارتباط يك به چند را بوجود مي آورد، در پنجره Fkجدول اوليه به

Relationship قسمت Enforce حاال . بايد تيك بخوردQuary مي سازيم كه در ارتباط يك به چند بايد . را از جدول ثانويه بياوريم و گرنه اشتباه مي شود*هميشه

. استفاده شده باشدPkشه اونجايي ايجاد ميشود كه همي+ Many-to-Manyارتباط چند به چند )٣

طراح در ارتباط چند به چند بايد يك جدول . براي اين منظور ناچاريم از دو تا ارتباط يك به چند استفاده كنيم .د مي كنيم و آدرس آن را ميدهيم مي آورimport ديگر databaseدر يك . واسطه بسازد

ي قرار table اينكه اطالعات ترتيب ورودش به چه صورت باشد و اينكه هر فيلدي در چه :تجزيه و تحليل كردن

. ها به چه صورت باشد Tableبگيرد و رابطه بين تجزيه پذير باشد يعني اينكه مثال اگر نام قطعات بعنوان فيلد يك جدول است نبايد tableنبايد فيلد يك : نكته :ايش به اين شكل باشد آيتمه

Cpu-Ram-Hard Keyboard-Mouse

.پس فيلد نبايد تجزيه پذير باشدكه به آن نرمال سازي مي گوييم. در اينصورت ما دچار مشكل خواهيم شد

يك مؤسسه آموزشي دوره هاي تك درس را اجرا ميكند، در اين مركز آموزش درسهايي مشخص در )تمرين دانشجو هنگام ثبت نام به . هر درس داراي پيش نياز است . مدرسين مشخص اجرا ميشود كالسهايي معلوم توسط

مسئول ثبت نام فقط يك كد ميدهد كه مشخص ميكند آن درس توسط چه استادي و در چه كالسي ودر چه تاريخ .ودشروع و پاياني ودر چه زماني اجرا خواهد شد؟ در ضمن نمرات و تعداد جلسات غيبت نيز بايد ثبت ش

پيش نياز درس كالس دانشجو

مدرس زمانبندي ثبت نام وضعيت تحصيلي دوره براي دانشجو

كد درس درس نام درس

...

كددرس نام درس

مدت بهاء

...

كد كالس محل كالس

ظرفيت امكانات

كددانشجو نام

فاميل

كد مدرسمنا

فاميلExcel

Access ...

كد ثبت نام تعداد غيبت نمره عملي نمره تئوري نمره نهايي

كد دانشجو كد ثبت نام

تاريخ ثبت نام درصد تخفيف كد زمانبندي

كد زمانبندي كد درس

كد مدرس كد كالس

تاريخ شروع تاريخ پايان

ساعت شروع

38

Form ها : نمي گذاريم ، يك سري واسطه ميگذاريم براي مشاهده، ورود اطالعات Quary و Tableما معموال در اختيار كاربر

.و حذف اطالعات كه از فرم استفاده مي كنيمControl: Objectهايي هستند كه در صفحه نمايش به نمايش در مي آيند .

: به دو دسته تقسيم مي شوند VBنظر كنترلها از

١ (Frameكنترلهايي كه ميتوانند كنترلهاي ديگري را در خودشان دسته بندي كنند . ٢ (None Frameكنترلهايي كه نمي توانند اين كار را بكنند .

. هستندFrame كه از نوع Tab يا Sheetكنترل

Access كنترلها را به سه دسته تقسيم مي كند : ١ (Bound: اطالعاتش را از يك فيلد ديگر مي آورد . ٢ (Unbound: اطالعاتش به فيلد هيچQuary وابسته نيست . يكطرفه است يعني اگر جواب را عوض كنند اجازه نميدهد ولي اگر در فرمول تغييري ايجاد كنند : محاسباتي ) ٣

.جواب عوض خواهد شديك فايل از يك جا كپي ميشود و اينجا آورده مي شود ولي است چون Unboundمثال آرم ساپكو يك كنترل

. است چون ركورد به ركورد عوض ميشودBoundعكس پرسنلي

:براي ساخت فرم Outoformاز طريق ) ١ Wizard بوسيله ) ٢

Design Viewاز طريق )٣

:تنظيمات روي كنترلها

.ا تنظيم ميكند اندازه كنترلها رSize كنيم در منوي فرمت Selectوقتي كنترل را To fit: از نظر پهنا جمع ميشود تا متن در آن جا شود .

To Grid: صفحه Grid بندي شده است كه كنترل را آنقدر جابجا ميكند تا به نزديكترين Grid بچسبد كه در .واقع باعث ميشود اطالعات هم راستا شوند

To Tallest: قد كنترلها را به ) و تاي آنها را انتخاب كرده باشيم حداقل بايد د ( بين آنهايي كه انتخاب كرديم .اندازه بلندترينشان ميكند

To Short: بين آنهايي كه انتخاب كرديم به اندازه كوتاه ترين آنها ميكند . To Widnest: از نظر پهنا هم اندازه ميكند .

39

چيدمان را تنظيم ميكند از نظر تراز :Alignقسمت Horizontal Spacing :فاصله افقي بين كنترلها را تنظيم ميكند .

Vertical Spacing: فاصله عمودي بين كنترلها را تنظيم ميكند . Increse: يك Grid يك Gridاز هم دور ميشوند .

Decrease: يك Grid يك Gridبه هم نزديك ميشوند . Make Equal : باشند كه مياد مساوي ميكند تا ٣حداقل كنترلهاي انتخاب شده براي اين مورد بايد.

هايي كه تنظيم Property آن Propertyاگر روي تقاطع عمودي و افقي گوشه چپ فرم رايت كليك كنيم روي كنيم مي بينيم نقطه ها را هم ٢ را اگر GridY و GridX اگر Formatميكنيم مربوط به فرم است در قسمت

.روي صفحه نشان ميدهد Snap to Grid: عال باشد، حتما كنترل روي اگر فGrid قرار ميگيرد ولي اگر فعال نباشد هر جا خواستيم مي

. كنيم و اندازه آن را تغيير دهيمMoveتوانيم كنترلمان را

Form Header در منوي View: ي را اگر فرم . مينويسيم در باال و پايين هر فرم نشان داده ميشود Page Header و Form Headerآنچه كه در

Page قرار دهيم در باالي صفحه اول مياد ولي Form Header به آن بدهيم اگر چيزي را در Printدستور Header موقع پرينت( باالي هر صفحه مياد(

Form footer هم هر جا كه آخرين كنترل بود اگر وسط صفحه هم قرار داشت همان جا مي بندتش و حتما .ر بگيرد بلكه بعد از آخرين كنترل مي آيداينطور نيست كه پايين صفحه قرا

Relate زماني كارميكند كه Subformچون . نياز داريم Relate حتما به Subform و Formبراي ساخت . وجود داشته باشدTableهاي بين دو Navigation وجود دارد كه اگر خواستيم Navigate ايجاد شد پايين هر دو آنها يك Subformوقتي فرم و

. تبديل كردNo به Yes را از حالت Navigation Bottomنمايش داده نشود مي توان

) :Report( گزاش ميكنيم بعد تنظيمات الزم را انجام ميدهيم مثال مرتب شده براساس كدام Report ، Newبراي ساخت

ايش آن به چه شكل باشد ، بعد آر. باشد صفحه را پر ميكند Justified آن چطور باشد اگر Layoutفيلد باشد و اگر بخواهيم . مي بينيم و كنترلها را از لحاظ چيدمان و غيره تنظيم ميكنيم مثل فرم Designكه ساخته شد در

. مي كنيم يعني پوشش بدهSolid را Border Style قسمت Formatدور سلولها خط بكشد در قسمت قرار ميدهيم و Page Headerورد يك كنترل مي سازيم و در اگر خواستيم در گزارش ما شماره رديف را هم بيا

١حال اگر خواستيم از شماره . مي كنيم و از لحاظ تنظيمات با ديگر كنترلها هماهنگ ميكنيم Align rightآن را Runnung قرار دهيم و 1= را Control Source قسمت Propertyشروع به شماره گذاري كند بايد در

Sum را Over all انتخاب كنيم در اينصورت يكي يكي مي شمارد، اگر Running Sum ، No بود در اينصورت . شماره گذاري مي كرد١همه را

40

:پياده سازي يك سناريو

: جدول داريم ٤

جدول درس جدول كالس كد درس كدكالس بهاي درس زمان نام درس ظرفيت محل كالس شبكه تخته

24 32 27 41

AccessExcel

SPS Iso

40 25 40 18

25000 34000 17000 26000

205 207 209 210

L F F L

22 18 26 30

* *

* * *

جدول زمانبندي جدول مدرس

كدكالس كدزمانبندي كددر س

كدمدر س

تاريخ شروع

تاريخ پايان كدمدر س

تحصيال فاميل ت

آدرس

10 20 30

يزدياحمدي تهراني

BS MS

PHD

تهران تبريز شيراز

جداول درس، مدرس، كالس و زمانبندي را ساخته و رابطه هاي الزم را برقرار كنيد؟)١

٢ (Quaryم ؟ بسازيد كه به كمك آن بتوانيم اطالعات زمانبندي را وارد كني

داشته باشيم واز بقيه جداول Pk را مي آوريم چون فقط بايد يك * از جدول زمانبندي Quaryبراي ساخت اين . شان بقيه فيلدها را مي آوريمPkبجز

41

٣ (Quary بسازيد كه با پرسيدن كد درس يا نام درس اطالعات كاملي از زمانبندي و ساير مشخصات

ش دهد؟درس را نماي . باال استفاده ميكنيمQuary از Quaryبراي ساخت اين

٤ (Quary بسازيد كه با پرسيدن كد درس يا نام درس جمع تعداد افراد آموزش ديده و تعداد دفعات

آموزش آن درس را نشان دهد؟ باال استفاده ميكنيمQuary از Quaryبراي ساخت اين

٥ (Quaryبسازيدكه درسهاي زمانبندي نشده را نشان دهد؟

ثانويه خواهد بود Q1 و جدول درس را ميخواهيم كه درس جدول اوليه و Q1 رابطه بين Quaryبراي ساخت اين . برقرار كنيمRelationكه بايد بين اين دو

:زمانبندي نشده اند را مي آورد تمام درسها را چه آنهايي كه زمانبندي شده اند و چه آنهايي كه

: را مي خواهيم كه فقط درسهايي رانشان دهد كه زمانبندي نشده اند Quaryولي ما

42

قرار بگيرد؟Subformفرمي بسازيد كه اطالعات درس در فرم اصلي و زمانبندي ها در فرم ) ٦

عمليات را انجام ميدهيم طوريكه د Wizard مي كنيم و از طريق Newم بايد ابتدا در فر Subformبراي ساخت

Table ي را كه در فرم اصلي بايد بيايد را انتخاب مي كنيم و Next را مي زنيم سپس فيلدهاي آن را Add مي Add آن رانيز قرار بگيرد را انتخاب مي كنيم و فيلدهاي Subform ي را كه قرار است در Tableكنيم و حاال

را مي زنيم Finishمي كنيم و در مراحل بعدي آرايشي را كه مي خواهيم به فرممان بدهيم تنظيم مي كنيم و :فرممان ساخته مي شود

گزارشي تهيه كنيد تا گزارشي از درسهاي گروه بندي شده، ظرفيت، نام استاد و تاريخ شروع و پايان ) ٧

باشد و حاصل جمع نفرات هر گروه و درصد فراواني آنها ١و هر گروه شماره گذاري شده از را بدهد نسبت به كل را داشته باشيم؟

كه در آن تمام اطالعات وجود دارد مي Quary انجام ميدهيم طوريكه Wizardبراي ساخت گزارش از طريق باشه ، كد درس گروه باشه و زير آن نام Bytimingآوريم و فيلدهايي كه برايمان مهم هستند مي آوريم، مي گيم

Nextدرس يه گروه ديگر باشد، سورت كند بر اساس تاريخ شروع و جمع را بدهد و درصد فراواني را هم بدهد بعد Name درست مي شود كه ما headerبه ازاي هر گروه يك . Finish و Align Leftرا مي زنيم آرايش

Footer حاال سيستم ميخواهد به ما شماره بدهد يك . ه ديگر دو تا جمع به ما ندهد را بر ميداريم كText Box را Running Sum مي نويسيم و 1= را Data ، Control Source آن قسمت Propertyمي كشيم در Overgroupمي كنيم .

43

:ماكروها يك ماكرو هميشه بايد . نظم و ترتيب مشخص انجام شوند يك سري عمليات هستند كه قرار است پشت سر هم با

.يك هدف تعيين شود : وجود دارد كه عبارتند از Actionدر ماكرو يك سري

Add Menu: منوسازي Copy: از يك عنصر Accessكپي مي گيرد . Echo: انعكاس يك دستور است .

Hourglass: ساعت شني را مي آورد . MoveSize: محل پنجره تغيير ميكند اندازه يا.

Output: از آن خروجي مي گيريم .

Swich Form: Swich كردن آن فرمي به نام Ok ماكرويي بسازيد كه پس از اجرا پيغام ميدهد مبني بر خوشامدگويي بعد از

و Form( شده باز شود بصورتي كه بوسيله آن فرم امكان دسترسي به ساير قسمتها Maximizeبصورت Report؟) در مراحل بعدي امكان پذير باشد

گويند كه اول بايد فرم را بسازيم و بعد يك سري Swich Formبه اين فرمي كه حكم مدار فرمان را انجام ميدهد :تكنيكها به آن اضافه كنيم

در بعد . ي را انتخاب نمي كنيمDatasourceخالي مي سازيم يعني هيچ (Design Viewيك فرم مي سازيم با براي تغييرات روي آن رايت كليك مي كنيم قسمت . Swich Form مي سازيم بنام Lableفرم خاليمون يك

Propertiesتغييراتي را كه مي خواهيم اعمال مي كنيم . مي آوريم يك كليد مي سازيم كه ينجره Drag & Drop را با Command Buton قسمت Toolbarاز منوي

Command Buton Wizard باز مي شود كه براي كليدها يك ماكرو ساخته:

44

Record Navigation: كه دستورات آن شامل

- Find Next: براي پيدا كردن كلمه بعدي - Find Record: پنجره Findباز مي شود . - Goto First Record: به اولين ركورد مي برد . - Goto Last Record: برد به آخرين ركورد مي . - Goto Next Record: به ركورد بعدي مي برد . - Goto Previous Record: به ركورد قبلي مي برد .

Record Operation :

عملياتي كه روي ركورد انجام مي شود و دستورات آن شامل - Add New Record: ركورد جديد ساخته مي شود . - Delete Record: باعث ميشود كه ركورد حذف شود . - Duplicate Record: از ركوردي كه در آن قرار داريم يكي ديگر مي سازد . - Print Record: فقط از ركوردي كه در آن قرار داريم پرينت مي گيرد . - Save Record: ذخيره مي كند . - Undo Record: دستور در حد سلول يك ركورد را برميگرداند .

Form Operation :

كه دستورات آن شامل - Apply Form Filter: كه از دو طريق انجام ميگيرد، يكي Advance by form و ديگري

Filter by form

45

- Close Form: فرم را مي بندد . - Edit Form Filter: فيلتر را در محيط Editمي برد . - Open Form: فرم را باز ميكند . - Open Page: يه Pageباز ميكند . - Print a Form: ت مي گيرد اما پرينت خام است بدون اطالعات است از فرم يك پرين. - Print Current Form: از فرم جاري با اطالعات پرينت مي گيرد . - Refresh Form Data: Data تغيير داديم ممكن است در محاسبات تاثير بگذارد كه با اين

.كار اطالعات را تازه سازي ميكند

Report Operations: كه دستورات آن شامل

- Mail Report: گزارش را Report مي كنيم بصورت Mail - Preview Report: بازبيني قبل از چاپ است . - Print Report: از گزارش پرينت مي گيرد . - Send Report To File: گزارش را در يك فايل مي ريزد بصورت يك Text كه ما بتوانيم

.گزارشمان را جابجا كنيم

Application: رات آن شامل كه دستو

- Quit Application : با زدن اين كليد از نرم افزاري كه در Application Run اجرا كرديم .خارج مي شويم

- Run Application: مثال در Database مي خواهيم يك برنامه اجرا شود يعني از يك نرم .كنيمافزار استفاده كنيم مثال ازماشين حساب استفاده كنيم كه اين را اجرا مي

- Run MS Excel: غير از اين سه نرم افزار Excel, Word, Notepad كه چون ارتباط شود Runنزديك با آنها دارد آدرسشان را نيز دارد، در صورتي كه خواستيم با نرم افزار ديگري

. شود به آن بدهيمRunبايد اسم و آدرسي كه بايد - Run MS Word: در باال گفته شد - Run Notepad: در باال گفته شد

Miscellaneous:

متفرقه ها كه شامل

46

- Auto Dialer: يعني شماره گيري كردن مثال وقتي مي خواهيم به اينترنت وصل شويم يك Auto Dialer كه اتصال بين كامپيوتر شما و . دارد كه شماره را مي خواهد بگيردISP برقرار

.ميكند- Print Table: رد از جدول پرينت مي گي. - Run Macro: يك ماكرو را به يك كليد مي توانيم وصل كنيم . - Run Quary: يك Quaryرا ميتوانيم به كليد وصل كنيم .

را Miscellaneous ، Run Macro مي سازيم از قسمت Command Buton يك Swich Formحاال در

: را مي زنيم Nextانتخاب ميكنيم بعد

را بياورد آن را انتخاب مي Text را انتخاب مي كنيم و اگر خواستيم Pictureخواستيم عكس را بياورد قسمت اگر را بياورد كه جلوي آن نام ماكروي را كه ميخواهيم برايمان اجرا كند را مي Textاال ما اينجا مي خواهيم . كنيم

. را مي زنيم Nextنويسيم و روي كليد Designمبادا در نماي . كنيد و بعد نما را عوض كنيد Design ، Saveحتما اول در نماي : نكته

.كليك كنيد كه در اينصورت اطالعات مي پرد

حال ميخواهيم كليد بسازيم كه وقتي روي آن كليك مي كنيم از فرممان خارج شود، در اينصورت از •. بار مي گوييم عكس آن را بياورد را انتخاب مي كنيم و اين Form Operations ، Close Formقسمت

. مي كنيم و بعد نما را عوض كرده و اجرا ميكنيمSaveباز هم اول

خارج شويم ، در اينصورت از قسمت Accessحال ميخواهيم كليدي بسازيم كه با زدن آن كال از •Application ،Quit Application د را انتخاب ميكنيم و مي گوييم عكس آن را بياورد بعNext را مي

. خارج مي شودAccessزنيم و از اين به بعد وقتي روي اين كليد كليك كنيم از

47

گوشه Design را نشان دهد ، بايد در نماي Swich Formاگر بخواهيم كه هنگام اجراي فرم فقط • : كنيم No آن آيتمهاي زير را Propertiesسمت چپ رايت كليك كنيم و در قسمت

Control Box ، Navigation Buttons ، Min Max Buttons ، Close Button را No مي كنيم . ما را نشان ميدهدSwich Formبعد مي بينيم كه فقط زمان اجرا

را انتخاب مي كنيم و در قسمت پايين Msgbox آن ، Actinحال يك ماكرو جديد مي سازيم و در •

و در قسمت » اگر بار گران بوديم و رفتيم « مثال پيغامي را كه مي خواهيم مي نويسيم Massegeجلوي Title چيزي كه مي خواهيم در Title و مي بينيم زمان اجرا به » خوش آمديد « بيايد مي نويسيم ، مثال

:اينصورت مي شود

اهيم انجام دهد اضافه هايي را كه مي خو Actionاگر خواستيم ماكروي ما عمليات ديگري را نيز انجام دهد ، بايد را انتخاب مي كنيم و آدرس آن را ميدهيم و بعد از Open Formكنيم ، مثال اگر بخواهيم فرم خاصي را باز كند

.اجرا ميبينيم كه اجرا مي شود

حروف پشت سرهم و (AutoEXEC ي اجازه داريم يك ماكرو داشته باشيم به اسم Databaseدر هر •در اينصورت هر وقت فايل ) شوند چون مهم است كه اسمش درست نوشته شود بدون فاصله بايد تايپ

Accessرا باز كنيم ماكرو بطور اتوماتيك اجرا ميشود . بگيرد و خارج Backupمي خواهيم ماكرويي بسازيم كه در آن هر وقت كليد خروج را مي زنيم برايمان •

ه باشيم از اين كار استفاده مي كنيم، اول بايد يك آخرين تغييرات را داشت Backupشود، براي اينكه هميشه Database ، Access ي جديد بسازيم براي اين كار در منوي File ،New مي كنيم به اسم Backup

Action ، Copy مي كنيم و New قبلي مي رويم ، در قسمت ماكرو Databaseميسازيم، سپس در Objectرا انتخاب ميكنيم در قسمت پايين

Distination Database : ساختيم مي نويسيم Backupي را كه جهت Databaseدرس كامل آNew Name : backup dars Source Object Type: table Source Object Name: dars

ين آن را انتخاب مي كنيم در قسمت پايAction ، Closeسپس Object Type: Form Object Name: Swich

Save: Yes. را انتخاب كنيم از ما سؤال ميكند كه ذخيره كنم يا نهPromptبراي ذخيره كردن اگر

48

را Miscelleneous ، Run Macro مي سازيم كه از Command Button يك Swich formحاال در . جديدي كه ساختيم درست مي شودDatabase در Backupاجرا شدن آن انتخاب مي كنيم كه با

:ساخت منو Costomize ، Toolbars ، Newبراي ساخت منو روي نوار ابزار رايت كليك مي كنيم در قسمت

آن تغييراتي Propertiesدر . مي كنيم ساخته مي شود Ok مي دهيم و Tempميكنيم و اسم نوار ابزار را مثال حاال . مي كنيم Ok را انتخاب ميكنيم و Type ، Menu bar كه ميخواهيم اعمال مي كنيم مثال در قسمت را

: هايي را كه مي خواهيم در آن قرار دهيمCommandبايد دستورات و مي كشيم Drag & Drop را با Categorise ، New Menu مي رويم و در قسمت Tab ،Commandsدر

، منو ساخته مي شود روي آن كليك ميكنيم مي بينيم كه در آن هيچي نيست حاال ي كه ساختيم Tempتوي & Drag را در آن قرار دهيم كه مي توانيم يكي يكي دستوراتي را كه ميخواهيم با Openميخواهيم دستور

Drop خط سياه رها داخل منو بگذاريم فقط بايد هنگام اضافه كردن دستورات به منو ، دقيقا زير دستور قبلي روي . ميكنيم تا دستور اضافه شود در غير اينصورت دستوري به منو اضافه نخواهد شد

.براي فارسي كردن منو و دستورات آن بايد روي دستور رايت كليك كنيم و به فارسي نام آن را بنويسيم

ميگذاريم نام آن را مي كنيم و كنار منوي قبلي Drag را New Menuبراي اضافه كردن منوي ديگر دوباره

سپس داخل آن دستوراتي را كه مي خواهيم قرار ميدهيم ، ازجمله دستور ) مثال كاربردي (فارسي مي كنيم Compact & Repair Database را از قسمت Categorise ، Toolsبه منوي كاربردي اضافه مي كنيم .

Startup:

.ات انجام شود و بعد فايل اجرا شودباعث ميشود هر وقت فايل را باز ميكنيم اول تنظيم : را انتخاب ميكنيم يك پنجره باز مي شود Tools ، Startupدر منوي

49

Application Icon: اگر خواستيم آيكون هم عوض شود اينجا آيكوني را كه داريم مسيرش را انتخاب ميكنيم . Menu Bar: ي كه خودمان ساختيم را انتخاب ميكنيم براي تعيين منو است كه ما منوي.

Alow Full Menus: اگر تيك بخورد منوها را بصورت كامل نشان ميدهد . Alow Default Shortcut Menus: اگر تيك بخورد منوها با كليد ميان بر باز ميشوند .

Display Form/Page : ) اتوماتيك باز شوددر اين قسمت تعيين ميكنيم كه كدام فرم بصورت ) فرم اوليه. Display Database Window: اگر تيك بخورد پنجره ديده ميشود .

Display Status Bar: نوار وضعيت را بردارد Shortcut Menu Bar: كليدهاي ميان بر

Allow Built-in Toolbars: اجازه نميدهد كه كاربر Toolbarجديد بسازد . Alow Toolbar/Menu Changes: نميدهد كه منويي را حتي اجازهEditكنيم .

Use Access Spesial Keys: اجازه بده كه ما از كليدهاي استثنايي Access استفاده كنيم . Use Hijri Calender: تقويم را به هجري قمري تبديل ميكند .

:شود را مي بنديم و فايلمان را اجرا ميكنيم مي بينيم به اين صورت باز ميAccessحاال كال

را بگيريم و اينتر را بزنيم ديگر Shift باز كنيم يعني روي فايل كليك كنيم و Shift اگر فايلي را با كليد :نكته Startupآن اجرا نمي شود .

50

Difrage كردن : در فايلمان به اين صورت است كه اگر Access فايلها را كنار هم ميگذارد اما در Difrageدر ويندوز

كنيم حجم فايلمان زياد Delete هاي جديد را Table كنيم و اين Past كپي گرفته و Tableچندين بار از كنيم به اين Defrage هاي زيادي وارد و خارج شده در اينصورت بايد فايلمان را Dataميشود يعني در فايل

را انتخاب Database Utility ، Compact & Repair Database ، از قسمت Toolsصورت كه در منوي .با اين كار حجم فايل پايين مي آيد. انجام ميشودDifrageميكنيم عمل

OfficeLinks:

- Merge It With MS Word: مديران مثال يك متن ثابت داريم كه قرار است متغيرهايي در آن بنشيند مثل فرستادن كارت براي عيد به

.كه براي اين كار ميتوان از اين قسمت استفاده كرد

- Publish It With MS Word: . مي نشيندWordبصورت يك جدول در

- Analyze It With MS Excle :

. مي نشيندExcelبصورت يك جدول در