DRAF – PROSEDUR DALAMAN

PERMOHONAN PENYEDIAAN KEMUDAHAN

PAKEJ BAGI TUGAS RASMI DAN KURSUS

BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN

Prosedur permohonan kemudahan pakej hendaklah dipatuhi selaras dengan Surat

Perwakilan Kuasa Pegawai Pengawal bertarikh 02 Januari 2014 dan Surat Pekeliling

Kewangan yang berkuatkuasa

Bahagian Teknologi Pendidikan

15 Januari 2014

2 | P r o s e d u r P e n y e d i a a n K e m u d a h a n P a k e j B T P T a h u n 2 0 1 4

1. PENGENALAN Penyediaan kemudahan pakej merupakan satu kawalan dan perbelanjaan berhemat bagi peruntukan di bawah Belanja Mengurus di Kementerian Pendidikan Malaysia. Peraturan semasa yang berkuatkuasa mengenai penyediaan kemudahan secara pakej bagi tugas rasmi dan kursus ialah :

a. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 3 Tahun 2003.

b. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 3 Tahun 2005.

c. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 2010.

d. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 4 Tahun 2012.

e. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 4 Tahun 2013.

f. Surat Arahan Perbendaharaan KK/BP/DS10/673/11 (s.k 1/2008) (16) bertarikh 28 Februari 2009.

g. Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 11 Tahun 2008.

h. Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 2 Tahun 2011.

i. Surat Edaran Bahagian Kewangan KP(BKEW)(PK)1587/6/A-4 Jilid 2(7) bertarikh 14 Februari 2012.

j. Surat Edaran Bahagian Kewangan KP(BKEW)(PK)1574/57A Jilid 13(63) bertarikh 5 Ogos 2013.

k. Surat Perwakilan Kuasa Khas Pegawai Pengawal untuk Meluluskan Penyediaan Kemudahan Secara Pakej di Bawah Kementerian Pendidikan Malaysia No. Rujukan : KP.1574/57/A/Jld.14(6) bertarikh 2 Januari 2014.

l. Lain-lain peraturan dan arahan yang dikeluarkan berkaitan dengannya dari semasa ke semasa

2. TUJUAN Panduan ini bertujuan untuk memaklumkan mengenai tatacara penyediaan kemudahan secara pakej bagi tugas rasmi dan kursus di Bahagian Teknologi Pendidikan, Kementerian Pendidikan Malaysia

3 | P r o s e d u r P e n y e d i a a n K e m u d a h a n P a k e j B T P T a h u n 2 0 1 4

3. LATAR BELAKANG Arahan Pegawai Pengawal, Kementerian Pendidikan Malaysia melalui surat rujukan KP.1574/57/A/Jld.14 (6) bertarikh 2 Januari 2014 telah bersetuju mewakilkan kuasa kepada Ketua Jabatan (Pengarah Bahagian) untuk meluluskan penyediaan kemudahan secara pakej bagi tugas rasmi dan kursus di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia. 4. TAFSIRAN Bagi maksud pemakaian Arahan Pegawai Pengawal ini;

a. Latihan bermaksud proses pemindahan ilmu pengetahuan bertujuan menambah pengetahuan, kemahiran dan sikap yang bersesuaian untuk memenuhi keperluan dan tuntutan semasa dalam organisasi. Ia meliputi konvensyen, kursus, bengkel, bengkel kerja, bengkel penilaian, makmal (lab), seminar, taklimat, kolokium, forum, simposium, lawatan rasmi / korporat / sambil belajar, klinik kaunseling dan lain-lain program yang memenuhi definisi latihan.

b. Pakej bermaksud perolehan yang dibuat dalam satu Pesanan Tempatan merangkumi kombinasi daripada mana-mana item kemudahan latihan seperti penginapan, makanan, dewan, bilik latihan, peralatan dan bahan yang berkaitan dengan latihan daripada penyedia kemudahan latihan yang berkeupayaan dan berkemampuan.

c. Tugas Rasmi bermakna tugas yang berkaitan dengan tugas pejabat yang merangkumi mesyuarat, taklimat dan persidangan

d. Kursus bermakna sebarang kursus atau latihan yang merangkumi kursus-kursus wajib, akademik atau pratikal, seminar, bengkel, lawatan sambil belajar yang bercorak latihan.

e. Ibu Pejabat bermakna tempat tinggal biasa seseorang pegawai melaporkan diri untuk bertugas dan lingkungan jarak pentadbirannya ialah:

i. 25 km jika boleh dihubungi dengan jalanraya ii. 16 km jika boleh dihubungi oleh jalanraya dan boleh dilalui oleh

kenderaan bermotor dan iii. 8 km jika boleh dihubungi oleh jalan basikal atau sungai

4 | P r o s e d u r P e n y e d i a a n K e m u d a h a n P a k e j B T P T a h u n 2 0 1 4

5. KAEDAH DAN HAD NILAI KELULUSAN PAKEJ Bahagian adalah dibenarkan untuk memohon kelulusan pakej bagi tugas rasmi dan kursus di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia mengikut had nilai dan kuasa melulus yang ditetapkan seperti berikut:

Jadual 1 : Had Nilai Kelulusan Pakej

Bil

BahagianTeknologi Pendidikan (BTP) /

Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri (BTPN)

Had Nilai (Setiap Pakej)

Pegawai Pelulus

1. Bahagian Teknologi Pendidikan dan Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri

Melebihi RM 50,000

Ketua Setiausaha. Ketua Setiausaha II Timb.Ketua Setiausaha (Pengurusan) Setiausaha Bahagian Kewangan

2.

Bahagian Teknologi Pendidikan (BTP) dan Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri (BTPN)

Sehingga RM 50,000

Pengarah, Bahagian Teknologi Pendidikan

6. PENYEDIAAN KEMUDAHAN SECARA PAKEJ

a. Penyediaan kemudahan secara pakej bermaksud Ketua Jabatan mengajurkan sesuatu tugas rasmi/kursus dan mengaturkan penyediaan makan dan penginapan atau salah satu daripadanya kepada peserta yang hadir. Ketua Jabatan akan membayar terus bil inbois kepada pihak yang menyediakan kemudahan makan dan penginapan

b. Kemudahan pakej ini meliputi bayaran bilik urusetia, bilik seminar, alat pandang dengar, alat tulis, backdrop dan talian internet yang disediakan oleh pihak yang menyediakan pakej

c. Had maksimum bilangan hari untuk melaksanakan pakej ditetapkan seperti berikut

Tugas rasmi : 3 hari 2 malam Kursus/Bengkel : 4 hari 3 malam Bilangan Peserta : 15 orang ke atas

5 | P r o s e d u r P e n y e d i a a n K e m u d a h a n P a k e j B T P T a h u n 2 0 1 4

d. Bilangan peserta untuk melaksanakan pakej ditetapkan seperti berikut:

Bilangan peserta : Minima 15 orang atau lebih

Penginapan : Bermalam

Program/Aktiviti : Pagi, Petang dan Malam

7. PERATURAN ASAS PENYEDIAAN PAKEJ

a. Kos adalah menjadi asas penting dalam membuat cadangan bagi penyediaan kemudahan pakej. Jumlah perbelanjaan perlu ada penjimatan dan tidak melebihi kadar siling kelayakan pegawai yang ditetapkan bagi tuntutan Elaun Makan dan Bayaran Sewa Hotel mengikut mana yang berkenaan dari semasa ke semasa.

b. Bagi pakej di BTPN kadar makan minum ditetapkan RM 25.00 sehari (6 atau 5 kali makan) dan bermalam.

Jadual kursus/bengkel/mesyuarat perlu dinyatakan pagi, petang dan malam (8.00 pagi hingga 5.00 petang dan 8.30 hingga 10.30 malam)

c. Bagi pakej bermalam kurang daripada 15 orang boleh menggunakan kaedah “packs account” dengan syarat tidak melebihi kadar siling kelayakkan pegawai atau memohon kelulusan pakej dengan kadar pakej. Bagi pakej tidak bermalam dan lebih/kurang 15 orang peserta kadar makan minum adalah RM 12.00 sehari dengan kadar RM 3.00 (minum pagi), RM 6.00 (makan tengah hari) dan RM 3.00 (minum petang).

d. Sebut harga dari pihak yang menyediakan pakej hendaklah merangkumi kos penginapan, makan dan kemudahan-kemudahan lain yang disediakan mengikut tarikh semasa.

e. Ketua Jabatan hanya dibenarkan menggunakan peruntukan OS29000 bagi menampung kos makan dan penginapan, OS 24000 untuk sewaan dan OS 42000 untuk aktiviti pelajar. Pengiraan jumlah kos pakej berdasarkan jumlah keseluruhan OS 29000, OS 24000 dan OS 42000 sahaja.

f. Jika kemudahan makan atau penginapan telah disediakan oleh pihak pengajur, peserta tidak layak menuntut elaun makan atau bayaran sewa hotel mana yang berkenaan.

6 | P r o s e d u r P e n y e d i a a n K e m u d a h a n P a k e j B T P T a h u n 2 0 1 4

g. Kemudahan pakej di hotel hanya boleh dijalankan jika tiada tempat di

premis kerajaan termasuklah Bahagian Teknologi Pendidikan, 1MTC dan premis kerajaan yang lain. Keutamaan tempat diberikan premis kerajaan (BTPN, 1MTC dan ILA)

h. Pengangkutan secara berkumpulan (berkongsi kenderaan) ke tempat kursus/tugas rasmi hendaklah digunakan sekiranya perlu bagi penjimatan tuntutan perjalanan. Pihak urusetia perlu menyediakan jadual perkongsian kenderaan untuk peserta.

i. Bagi memastikan perbelanjaan berhemat dan penjimatan maka urusetia yang dibenarkan maksimum 2 orang sahaja. Urusetia yang terlibat hendaklah dimasukkan dalam permohonan pakej dan tidak dibenarkan membuat tuntutan berasingan. Jika keperluan urusetia melebihi 2 orang sebagaimana ditetapkan maka perlu ada kelulusan khas daripada Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan dengan justifikasi yang kukuh.

8. PEMILIHAN TEMPAT Pemilihan tempat hendaklah diadakan dalam zon pakej :

a. Peserta dari pejabat / daerah / negeri yang sama Jika peserta datang dari pejabat/daerah/negeri yang sama, pemilihan tempat hendaklah dibuat di dalam negeri tersebut, melainkan tiada kekosongan tempat maka pakej boleh diadakan di negeri lain tetapi dalam zon yang sama

b. Peserta dari zon yang sama Jika peserta dari zon yang sama, pemilihan tempat hendaklah berasaskan kepada tempat / daerah / negeri yang mempunyai bilangan pegawai peserta paling ramai

c. Peserta dari pelbagai zon / keseluruhan negeri Jika peserta dari seluruh negeri, pemilihan tempat hendaklah berasaskan kepada negeri yang mempunyai bilangan pegawai peserta yang paling ramai

7 | P r o s e d u r P e n y e d i a a n K e m u d a h a n P a k e j B T P T a h u n 2 0 1 4

d.

Zon Pakej (seperti jadual di bawah)

1. PERLIS Perlis, Kedah dan Pulau Pinang

2. KEDAH Kedah, Perlis, Pulau Pinang dan Ipoh

3. PULAU PINANG Pulau Pinang, Perlis, Kedah, Taiping, Ipoh dan Pulau Pangkor

4. PERAK Perak, Kedah, Pulau Pinang, Kuala Lumpur, Shah Alam dan Cameron Highlands

5. SELANGOR Selangor, Kuala Lumpur, Putrajaya, Negeri Sembilan, Cameron Highlands, Ipoh, Pulau Pangkor dan Genting Highlands

6. KUALA LUMPUR / PUTRAJAYA Kuala Lumpur, Selangor, Negeri Sembilan, Melaka, Ipoh dan Genting Highlands

7. NEGERI SEMBILAN Negeri Sembilan, Selangor, Melaka dan Kuala Lumpur, Putrajaya

8. MELAKA Melaka, Johor, Negeri Sembilan dan Kuala Lumpur

9. JOHOR Johor, Melaka dan Negeri Sembilan

10. PAHANG Pahang, Terengganu, Kuala Lumpur dan Mersing

11. TERENGGANU Terengganu, Kelantan dan Pahang

12. KELANTAN Kelantan, Terengganu dan Pahang

13. SABAH Sabah dan Labuan

14. SARAWAK Sarawak

15. LABUAN Labuan dan Sabah

8 | P r o s e d u r P e n y e d i a a n K e m u d a h a n P a k e j B T P T a h u n 2 0 1 4

9. KELAYAKAN PENYEDIAAN PENGINAPAN Penginapan kepada pegawai-pegawai yang terlibat hendaklah diaturkan mengikut kelayakan seperti berikut :

a. Gred 44 ke bawah hendaklah diaturkan secara berkongsi

b. Gred 45 dan ke atas diaturkan penginapan secara perseorangan

c. Bagi penceramah, fasilitator atau jurulatih boleh disediakan penginapan secara perseorangan

10. SYARAT PEMBAYARAN Pembayaran pakej hanya dibayar kepada bilangan peserta yang hadir berdasarkan kelulusan pakej selama tugas rasmi/kursus dijalankan. Pengiraan penuh bagi pembayaran adalah pada hari pertama sahaja, hari kedua dan seterusnya berdasarkan kehadiran sebenar (credit note). 11. PINDAAN TARIKH / TEMPAT Sebarang pindaan terhadap tarikh pelaksanaan program yang telah diluluskan hendaklah dimaklumkan ke Bahagian Teknologi Pendidikan. Sekiranya perubahan melibatkan pertambahan kos pakej, bilangan peserta dan tempat hendaklah dikemukakan permohonan baharu untuk kelulusan. 12. TATACARA MENGEMUKAKAN PERMOHONAN Bahagian hendaklah memastikan permohonan kemudahan latihan secara pakej mematuhi syarat-syarat berikut:

a. Permohonan kelulusan pakej daripada Sektor BTP dan BTPN perlu dihantar ke Unit Perolehan, Bahagian Teknologi Pendidikan dalam masa 14 hari (mengikut kalender) sebelum sesuatu program atau aktiviti dilaksanakan.

b. Keutamaan pakej dilaksanakan di Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri (BTPN), Pusat Latihan 1Malaysia (1MTC) dan juga kemudahan di Institusi Latihan milik kerajaan.

9 | P r o s e d u r P e n y e d i a a n K e m u d a h a n P a k e j B T P T a h u n 2 0 1 4

c. Jika BTPN, 1MTC dan Institut Latihan tiada kekosongan maka dibenarkan dibuat di hotel dengan menyertakan surat yang menyatakan BTPN dan 1MTC penuh serta justifikasi.

d. Masih tertakluk pada zon yang telah ditetapkan.

e. Kadar kelayakan bagi penginapan, makan dan minum peserta latihan hendaklah tidak melebihi kadar kelayakan semasa yang berkuat kuasa. Bahagian hendaklah mendapatkan kelulusan daripada Bahagian Dasar Saraan, Wang Awam dan Khidmat Pengurusan, Kementerian Kewangan sekiranya kadar penginapan, makan dan minum bagi peserta melebihi kadar kelayakan semasa yang berkuat kuasa.

f. Menghantar permohonan pakej beserta dengan dokumen yang lengkap seperti berikut:

i) Surat iringan daripada Ketua Sektor BTP / Ketua Penolong Pengarah BTPN kepada Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan, u.p Unit Perolehan, BTP

ii) Borang KEW-Pakej sebanyak 2 salinan yang lengkap (Nama/ Tarikh/ Tempat Program, justifikasi permohonan yang jelas, sumber kewangan diisi selengkapnya, pengesahan Unit Kewangan, pengesahan Ketua Jabatan / Timbalan atau yang setaraf dengannya).

iii) Jadual perbandingan kelayakan pegawai (Senarai nama disusun ikut kekananan dan nyatakan sekiranya melibatkan Urusetia / Penceramah / Fasilitator).

iv) Jadual program yang terperinci

v) 1 salinan kontrak kafeteria yang disahkan atau muka surat yang berkaitan sahaja (nama pembekal, nombor rujukan dan tarikh kontrak, perihal, tempoh, amaun bulanan dan keseluruhan kontrak, tandatangan kedua pihak antara pembekal dan PTJ yang menandatangani perjanjian

vi) 3 salinan sebutharga jika melibatkan hotel serta justifikasi

vii) Jadual 3 sampul

viii) Sijil Akuan Pendaftaran Kontraktor dengan Kementerian Kewangan Malaysia dalam bidang perkhidmatan di bawah kod kepala/ sub-kepala: 220210/222501 – Perhotelan (disahkan).

10 | P r o s e d u r P e n y e d i a a n K e m u d a h a n P a k e j B T P T a h u n 2 0 1 4

ix) Sijil Halal (hotel sahaja)

x) Salinan surat kelulusan khas Perbendaharaan/ Bahagian Kewangan bagi pakej yang melibatkan bukan penjawat awam atau perkhidmatan konsultan jika berkaitan

13. KONTRAK FORMAL Bahagian Teknologi Pendidikan dan Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri hendaklah mengeluarkan Pesanan Tempatan (Local Order) dengan menyatakan syarat-syarat perolehan perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej yang dilaksanakan secara one off dengan jelas tanpa perlu mewujudkan satu kontrak formal. Bagi perolehan perkhidmatan kemudahan latihan secara bersiri dengan penyedia kemudahan latihan yang sama, satu kontrak formal hendaklah diwujudkan. 14. TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENILAIAN PAKEJ

a. Jawatankuasa Penilaian Pakej bertanggungjawab untuk memastikan harga bagi perkhidmatan yang diperoleh adalah munasabah dan mematuhi kadar yang ditetapkan, paling menguntungkan, berkualiti serta bersesuaian dengan keperluan Agensi.

b. Jawatankuasa Penilaian Pakej hendaklah mengamalkan perbelanjaan berhemat bagi memastikan program latihan dihadkan kepada yang benar-benar perlu sahaja dan dibuat pada tahap yang sederhana dan tidak melibatkan perbelanjaan yang besar serta membazir.

c. Jawatankuasa Penilaian Pakej hendaklah melaksanakan kuasa dan tugas tersebut dengan efisien, berintegriti dan berakauntabiliti serta mematuhi peraturan-peraturan yang telah ditetapkan

d. Jawatankuasa Penilaian Pakej perlu mempunyai pengetahuan dalam pengurusan perolehan dan kewangan.

11 | P r o s e d u r P e n y e d i a a n K e m u d a h a n P a k e j B T P T a h u n 2 0 1 4

15. Ahli Jawatankuasa Penilaian Pakej terdiri daripada:

Jadual 2 : Ahli Jawatankuasa Penilaian Pakej

AHLI JAWATANKUASA JAWATAN BILANGAN

Pengerusi Pengarah 1 orang

Naib Pengerusi Timbalan Pengarah 1 orang

Ahli Jawatankuasa Kecil Ketua Sektor/ Ketua Unit 1 orang

ATAU

Jadual 3 : Ahli Jawatankuasa penilaian Pakej

AHLI JAWATANKUASA JAWATAN BILANGAN

Pengerusi (Gantian) Timbalan Pengarah 1 orang

Naib Pengerusi Ketua Sektor 1 orang

Ahli Jawatankuasa Kecil Ketua Sektor/ Ketua Unit 1 orang

16. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB KETUA SEKTOR / KETUA PENOLONG PENGARAH BTPN Ketua Sektor BTP / Ketua Penolong Pengarah BTPN hendaklah memastikan prosedur permohonan pakej bagi tujuan tugas rasmi dan kursus dipatuhi sepenuhnya. Kegagalan dan ketidakpatuhan kepada prosedur seperti yang ditetapkan boleh menyebabkan tindakan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali dikenakan ke atas yang berkenaan.

12 | P r o s e d u r P e n y e d i a a n K e m u d a h a n P a k e j B T P T a h u n 2 0 1 4

17. TARIKH KUATKUASA Prosedur Permohonan Penyediaan Kemudahan Pakej bagi Tugas Rasmi dan Kursus Bahagian Teknologi Pendidikan Tahun 2014 ini berkuatkuasa serta merta mulai tarikh prosedur ini dikeluarkan. Sekian, terima kasih