33
Panduan Praktis Keuangan PERTAMA (PMI Provinsi dan PMI Kab/Kota) Prosedur Keuangan dan Pelaporan ICBRR Financial Practical Guideline (PMI Provincial dan PMI District/Cit y) Working Advance and Reporting Procedure Program PERTAMA ICBRR Program Draft 2 1 (07 26 Juni Mei 2010) 1

Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

Panduan Praktis Keuangan PERTAMA(PMI Provinsi dan PMI Kab/Kota)Prosedur Keuangan dan Pelaporan

ICBRR Financial Practical

Guideline(PMI

Provincial dan PMI

District/City)Working Advance and Reporting Procedure

Program PERTAMA ICBRR Program

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 1

Page 2: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

PEDOMAN GUIDELINE

A. Pendahuluan A. Preface

Dokumen ini tidak dimaksudkan untuk mengganti kebijakan PMI dan Palang Merah Hongkong (HKRC). Dokumen ini adalah sebuah panduan praktis yang digunakan oleh PMI dan HKRC untuk menjalankan program PERTAMA. Dokumen ini dihasilkan dari lokakarya keuangan di Mataram, 25-26 Mei 2010 yang didasarkan pada standar operasional prosedur keuangan PMI.

Panduan praktis keuangan PERTAMA ini merupakan bagian dari sistem keuangan yang berlaku di PMI dan mendukung sistem itu sendiri. Pedoman ini merupakan prosedur pelaksana keuangan program PERTAMA yang disesuaikan dan menjembatani sistem yang berlaku pada PMI dan HKRC.

Pedoman ini bertujuan untuk menciptakan kegiatan prosedural dan administrasi yang efisien, tidak bergantung pada individu, meningkatkan pengendalian internal, menghasilkan laporan yang dapat diuji, dapat dipertanggungjawabkan dan terpercaya, tepat waktu serta berguna bagi para pemakai informasi.

Pedoman ini bersifat dinamis, dapat diubah bila diperlukan dan diharapkan dapat diimplementasikan dengan mudah.

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 2

Page 3: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

B. Prosedur Pelaksanaan

Pemegang uang, pencatat, pembukuan dan orang yang membelanjakan tidak boleh dilakukan oleh 1 (satu) orang

Penyusunan Anggaran PMI Kab/Kota

Fungsi yang terkait:1. Koordinator Lapangan;2. Staf Keuangan Program;3. Pokja;4. Komite.Penjelasan :Koordinator Lapangan dibantu Staf Keuangan Program membuat rincian anggaran dan kerangka acuan kegiatan yang dibutuhkan untuk 3 (tiga) bulan kedepan berdasarkan rencana kerja, kalendar perencanaan dan anggaran program untuk selanjutnya di periksa dan ditanda tangai oleh Pokja dan disetujui oleh Komite

Penyusunan Anggaran PMI Provinsi

Fungsi yang terkait:1. Koordinator Lapangan;2. Staf Keuangan Program;3. Pokja;4. Komite.

Penjelasan:Koordinator Lapangan dan Staf Keuangan Program membuat rincian anggaran dan kerangka acuan kegiatan yang dibutuhkan untuk 3 (tiga) bulan kedepan berdasarkan rencana kerja, kalender perencanaan dan anggaran program untuk selanjutnya di periksa dan ditanda tangai oleh Pokja dan disetujui oleh Komite.

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 3

Page 4: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

Permintaan Dana Kab/Kota

Fungsi yang terkait:1. Staf Keuangan Program PMI

Kab/Kota;2. Pokja PMI Kab/Kota;3. Komite PMI Kab/Kota;4. Staf Keuangan Program PMI

Provinsi.

Penjelasan:1. Staf Keuangan Program PMI

Kab/Kota mengisi formulir permintaan uang muka yang disertai dengan rincian anggaran dan kerangka acuan kegiatan untuk diketahui dan ditanda tangani oleh Pokja serta disetujui dan ditanda tangani oleh Komite;

2. Selanjutnya, Staf Keuangan Program PMI Kab/Kota membuat surat pengantar permintaan uang muka yang ditanda tangani oleh Komite;

3. Formulir permintaan uang muka, kerangka acuan dan rincian anggaran yang disertai dengan surat pengantar dikirimkan ke PMI Provinsi pada tanggal 22 pada bulan terakhir di periode berjalan (kuartal);

4. Staf Keuangan Program PMI Provinsi akan melakukan verifikasi dari formulir permintaan uang muka, kerangka acuan dan rincian anggaran yang dikirimkan oleh PMI Kab/Kota.

Permintaan Dana Provinsi

Fungsi yang terkait:1. Staf Keuangan Program PMI

Provinsi;2. Pokja PMI Provinsi;3. Komite PMI Provinsi;4. Staf Program PMI Pusat.

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 4

Page 5: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

Penjelasan:1. Staf Keuangan Program PMI

Provinsi mengisi formulir permintaan uang muka yang disertai dengan rincian anggaran dan kerangka acuan kegiatan untuk diketahui dan ditanda tangani oleh Pokja serta disetujui dan ditanda tangani oleh Komite;

2. Selanjutnya, Staf Keuangan Program PMI Provinsi membuat surat pengantar permintaan uang muka yang ditanda tangani oleh Komite;

3. Formulir permintaan uang muka, kerangka acuan dan rincian anggaran yang disertai dengan surat pengantar dikirimkan ke PMI Pusat pada tanggal 25 pada bulan terakhir di periode berjalan (kuartal);

4. Staf Program PMI Pusat dan HKRC akan melakukan verifikasi dari formulir permintaan uang muka, kerangka acuan dan rincian anggaran yang dikirimkan oleh Daerah.

Pencairan dan Pengiriman Dana

Fungsi yang terkait:1. Pengurus Pusat PMI;2. Divisi PB PMI Pusat;3. Divisi Keuangan PMI Pusat;4. Staf Keuangan PMI Provinsi;5. Pokja PMI Provinsi;6. Komite PMI Provinsi;7. Staf Keuangan PMI Kab/Kota;8. Pokja PMI Kab/Kota;9. Komite PMI Kab/Kota.

Penjelasan:1. Setelah proses verifikasi

dilakukan oleh PMI Pusat dan

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 5

Page 6: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

mendapat persetujuan dari HKRC, Staf Program PMI Pusat membuat memo permohonan pengiriman dana per kuartal kepada Pengurus Pusat PMI untuk mendapatkan persetujuan;

2. Setelah mendapatkan persetujuan dari Pengurus Pusat PMI, memo tersebut akan diteruskan ke Divisi Keuangan PMI Pusat untuk selanjutnya dilakukan proses pengiriman dana ke PMI Provinsi;

3. PMI Pusat akan melakukan proses transfer dana dengan melihat jumlah hutang uang muka yang belum diselesaikan oleh PMI Propinsi;

4. Staf Program PMI Pusat akan menginformasikan kepada Staf Keuangan Program PMI Propinsi jika Divisi Keuangan PMI Pusat telah melakukan pengiriman dana;

5. Staf Keuangan Program PMI Propinsi akan melakukan pengiriman dana ke PMI Kab/Kota sesuai dengan permintaan uang muka dari PMI Kab/Kota yang telah diverifikasi;

6. Staf Keuangan Program PMI akan melakukan pencairan dana per kegiatan;

7. Untuk PMI Provinsi, PMI Kab/Kota, cek yang digunakan untuk pencairan dana ditanda tangani oleh Pokja dan Komite atau Pengurus PMI.

Pelaporan Kab/Kota

Fungsi yang terkait:1. Koordinator Lapangan;2. Staf Keuangan Program;3. Pokja;4. Komite.

Penjelasan:1. Koordinator Lapangan

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 6

Page 7: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

menyiapkan laporan kegiatan dan laporan perkembangan pelaksanaan program;

2. Laporan kegiatan harus di tanda tangani oleh Koordinator Lapangan, diperiksa dan diketahui (tanda tangan) oleh Pokja;

3. Staf Keuangan Program menyiapkan laporan keuangan;

4. Laporan keuangan harus di tanda tangani oleh Koordinator Lapangan (jika diperlukan) dan Staf Keuangan Program, diperiksa dan diketahui (tanda tangan) oleh Pokja serta disetujui (tanda tangan) oleh Komite;

5. Laporan kegiatan dan keuangan dikirimkan kepada PMI Propinsi tanggal 22 setiap bulannya dengan disertai surat pengantar dari PMI Kab/Kota yang ditanda tangani oleh Komite.

Pelaporan Daerah:

Fungsi yang terkait:1. Koordinator Lapangan;2. Staf Keuangan Program;3. Pokja;4. Komite.

Penjelasan:1. Koordinator Lapangan

menyiapkan laporan kegiatan dan laporan perkembangan pelaksanaan program;

2. Laporan kegiatan harus di tanda tangani oleh Koordinator Lapangan dan diketahui (tanda

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 7

Page 8: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

tangan) oleh Pokja3. Staf Keuangan Program

melakukan verifikasi laporan keuangan PMI Kab/Kota dan menyiapkan laporan bulanan;

4. Laporan keuangan harus di tanda tangani oleh Koordinator Lapangan (jika diperlukan) dan Staf Keuangan Program, diperiksa dan diketahui (tanda tangan) oleh Pokja serta disetujui (tanda tangan) oleh Komite;

5. Koordinator Lapangan melakukan verifikasi laporan kegitan PMI Kab/Kota;

6. Laporan kegiatan harus di tanda tangani oleh Koordinator Lapangan, diperiksa dan diketahui (tanda tangan) oleh Pokja;

7. Laporan kegiatan dan keuangan dikirimkan kepada PMI Pusat tanggal 25 setiap bulannya dengan disertai surat pengantar dari PMI Provinsi yang ditanda tangani oleh Komite.

Catatan:

Laporan kegiatan terdiri dari (form terlampir):

PMI Propinsi1. Surat pengantar;2. Rekap laporan kegiatan;3. Rencana kerja per 3 (tiga)

bulan;

4. Laporan kegiatan;5. Laporan perkembangan

pelaksanaan program.

PMI Kab/Kota1. Surat pengantar;2. Rencana kerja per 3 (tiga)

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 8

Page 9: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

bulan;3. Laporan kegiatan;4. Laporan perkembangan

pelaksanaan program.

Lampiran hard copy laporan kegiatan terdiri dari:1. Daftar hadir peserta, pelaksana

dan fasilitator (jika sudah dilampirkan dalam laporan keuangan kegiatan tidak perlu dilampirkan kembali);

2. Jadwal kegiatan;3. Rekap hasil evaluasi fasilitator

(pelatihan/lokakarya);4. Rekap hasil evaluasi peserta

(pelatihan/lokakarya);5. Rekap hasil penilaian peserta

(pelatihan);6. Rekap hasil evaluasi kegiatan

(jika ada);7. Beberapa print out foto

kegiatan yang dilengkapi dengan keterangan.

Lampiran soft copy kegiatan terdiri dari:1. Materi

pelatihan/lokakarya/sosialisasi dan kegiatan lainnya;

2. Foto-foto kegiatan;3. Dokumen-dokumen pendukung

laporan kegiatan lainnya.

Laporan keuangan bulanan terdiri dari (form terlampir):

PMI Propinsi1. Surat Pengantar;2. Laporan keuangan;3. Laporan buku kas;4. Laporan buku bank dilampirkan

rekening koran;5. Laporan buku pembantu uang

muka untuk pengiriman dana (dropping) per Provinsi dan Kab/Kota;

6. Laporan buku pembantu uang muka untuk uang muka (persekot) per Provinsi dan Kab/Kota;

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 9

Page 10: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

7. Formulir permintaan uang muka per 3 (tiga) bulan) yang dilampirkan dengan rincian anggaran dan kerangka acuan kegiatan.

PMI Kab/Kota1. Surat Pengantar;2. Laporan keuangan;3. Laporan buku kas;4. Laporan buku bank dilampirkan

dengan rekening koran;5. Laporan buku pembantu uang

muka (persekot);6. Formulir permintaan uang

muka per 3 (tiga) bulan) yang dilampirkan dengan rincian anggaran dan kerangka acuan kegiatan.

Dokumen laporan keuangan yang diperlukan1. Dokumen sumber: invoice

atau kwitansi atau tanda pembayaran asli yang dianggap sah;

2. Dokumen pendukunga. Surat tugas;b. Daftar hadir;c. Airport tax dan boarding

pass;d. Dokumen pendukung

lainnya yang disetujui.

Syarat-syarat bukti transaksi yang sah1. Asli;2. No kwitansi/invoice/tanda

pembayaran (jika ada);3. Tanggal;4. Identitas toko;5. Keterangan barang;6. Harga per unit;7. Harga sub total dan atau total;8. Tanda tangan

petugas/karyawan;9. Stempel;10. Materai (jika

diperlukan/pembelian diatas Rp. 1.000.000,-1 (satu) juta rupiah).

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 10

Page 11: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

Dalam keadaan force major/terpaksa:Sedikitnya pemilik toko dapat memberikan keterangan atau identitas yang dapat dihubungi dan menjelaskan keadaan tersebut serta tidak berjumlah material.

C. Pelaksanaan Kegiatan

Pembayaran Kompensasi

1. Biaya perdiema. Keten

tuan perdiem PMI Provinsi dan PMI Kab/Kota yang berlaku adalah tarif yang disepakati oleh PMI Provinsi NTB dengan Palang Merah Hongkong (2008);

b. Perdiem akan dibayarkan kepada Staf PMI jika melakukan tugas diluar kantor dan menginap sesuai dengan aturan a;

c. Bagi Pengurus dan Relawan PMI, perdiem akan diberikan jika mengikuti kegiatan PMI sesuai dengan surat tugas dan mengikuti kegiatan lebih dari empat jam sesuai dengan aturan a;

d. Formulir penerimaan perdiem (terlampir) harus ditanda tangani oleh penerima perdiem tersebut (Pengurus, Staf dan Relawan) dan harus ditanda tangani oleh Staf Keuangan Program (disiapkan), Pokja (diketahui) dan Komite (disetujui);

e. Lampiran formulir penerimaan perdiem ialah daftar hadir dan surat tugas.

2. Biaya fasilitator internalHonor fasilitator diberikan sesuai

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 11

Page 12: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

dengan jam pelajaran efektif sebesar Rp. 40.000 (fasilitator yang di mobilisasi oleh PMI Provinsi) dan Rp. 75.000 (fasilitator yang di mobilisasi oleh PMI Pusat). Formulir honor fasilitator (terlampir) ini harus didukung dengan jadwal kegiatan atau acara, daftar materi fasilitator dan surat tugas.

3. Biaya honorarium fasilitator eksternalHonor fasilitator eksternal diberikan sesuai dengan hasil kesepakatan antara pihak penyelenggara dengan fasilitator. Formulir honor fasilitator ini harus didukung dengan jadwal kegiatan atau acara, daftar materi fasilitator, CV/kartu nama/identitas fasilitator dan surat permohonan menjadi fasilitator atau narasumber.

4. Surat tugas Baik peserta, pelatih, dan bagian yang terlibat lainnya dalam suatu kegiatan pelatihan, lokakarya ataupun kegiatan PMI lainnya harus memiliki surat tugas. Berdasarkan surat tugas tersebut, maka semua biaya-biaya atas personal tersebut dapat dibayarkan, dengan ketentuan:a. Ada permintaan tertulis

dari PMI Pusat/PMI Provinsi/PMI Kab/Kota untuk personil yang dibutuhkan ke PMI Provinsi maupun PMI Kab/Kota yang dituju;

b. PMI Provinsi atau PMI Kab/Kota yang dituju mengeluarkan surat tugas

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 12

Page 13: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

sesuai dengan permintaan tersebut;

c. Semua biaya yang dibutuhkan oleh personil akan ditanggung oleh pelaksana atau sesuai dengan informasi yang tertera di permintaan tertulis (surat) dari PMI Pusat/PMI Provinsi/PMI Kab/Kota penyelenggara kegiatan.

Akomodasi

1. Penginapana. Jika biaya menginap di

tanggung oleh pihak penyelenggara, maka pihak penyelenggara harus melampirkan kwitansi/invoice/nota cetakan resmi dari hotel atau penginapan disertai yang ditanda tangani diatas materai Rp. 6.000 oleh Petugas Hotel dan di stamp atau cap. Bukti tersebut harus dilengkapi dengan guest bill yang ditanda tangani oleh peserta/pemakai kamar hotel dan Petugas Hotel dan di cap/stamp;

b. Jika biaya menginap tidak di tanggung oleh pihak penyelenggara, maka pelaksana kegiatan hanya memerlukan guess bill yang ditanda tangani oleh peserta/pemakai kamar hotel dan Petugas Hotel dan di cap/stamp;

c. Untuk non hotel maka digunakan kwitansi biasa yang disertai identitas atau alamat pemilik rumah yang ditanda tangani oleh pemilik rumah dan di stempel dengan cap yg menjelaskan identitas Desa tersebut;

d. Jika menginap di hotel atau penginapan, biaya minibar tidak akan ditanggung;

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 13

Page 14: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

e. Binatu akan dibayar bila peserta tinggal lebih dari 3 (tiga) hari di penginapan. Satu stel pakaian per hari per orang.

2. Biaya konsumsia. Kwitansi dari katering atau

restoran dengan nama, alamat dan nomor telepon beserta cap/logo;

b. Jika tidak memiliki stempel rumah makan maka disertakan nomor identitas atau alamat dan atau nomor telepon pemilik rumah makan;

c. Jika bukti berupa nota atau struk yang tidak dapat menjelaskan jenis yang dibayarkan, maka dibuat kwitansi yang ditanda tangani dan dijelaskan oleh penjual.

Biaya Operasional1. Tunjangan komunikasi diberikan

kepada Staf Program PERTAMA (Koordinator Lapangan dan Staf Keuangan) sesuai dengan anggaran Program PERTAMA yang telah disetujui PMI dan HKRC;

2. Tunjangan operasional kantor bulanan yang dimaksud disini adalah: telepon kantor, air, alat tulis kantor, bensin, listrik, perawatan kendaraan dan pajak kendaraan diberikan kepada PMI Provinsi, PMI Kab/Kota sesuai dengan anggaran yang telah disetujui PMI dan HKRC.

3. Penggunaan tunjangan operasional kantor bulanan (alat tulis kantor, bensin, perawatan dan pajak kendaraan) akan dikelola oleh Staf Program;

4. Bukti pembayaran tunjangan komunikasi berupa tanda terima yang ditanda tangani oleh Staf Program PERTAMA;

5. Bukti pembayaran tunjangan operasional kantor bulanan

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 14

Page 15: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

(telepon kantor, listrik dan air) berupa kwitansi tanda terima yang dikeluarkan oleh PMI Provinsi/PMI Kab/Kota yang ditanda tangani oleh Kepala Markas/Bendahara PMI/Bagian Keuangan dan di cap/stamp PMI Provinsi/PMI Kab/Kota;

6. Bukti pembayaran tunjangan operasional kantor bulanan (alat tulis kantor, bensin, perawatan dan pajak kendaraan) berupa kwitansi tanda terima yang dikeluarkan oleh PMI Provinsi/PMI Kab/Kota yang ditanda tangani oleh Pokja/Komite dan di cap/stamp PMI Provinsi/PMI Kab/Kota.

Transportasi

1. Transportasi dengan kuitansi lengkapa. Udara: kwitansi

pembelian tiket resmi yang dikeluarkan oleh agen perjalanan yang telah ditanda tangani oleh Petugas/Karyawan dan di cap/stamp, tiket pesawat, boarding pass dan airport tax/pajak bandara;

b. Taksi: kwitansi dapat disiapkan terlebih dahulu, lalu minta tanda tangan supir taksi, nama supir taksi dan no pintu taksi. Jika berpergian bersama rekan-rekan dengan jadwal, lokasi dan tujuan yang sama, maka 1 (satu) taksi ditumpangi oleh 3 (tiga) orang;

c. Laut/Kereta Api/Bus: kwitansi pembelian tiket

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 15

Page 16: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

dikeluarkan oleh agen perjalanan;

d. Bensin (kegiatan): nota atau struk print out harus asli dari SPBU dan dituliskan nomor plat kendaraan dan tanda tangan pemakai. Jika nota manual harus di isi lengkap dan ditanda tangani oleh Petugas SPBU dan di cap/stamp. Jika tidak ada nota atau struk asli, maka harus dibuatkan log book kendaraan (formulir terlampir);

e. Parkir dan tol: struk harus asli.

2. Pembayaran Tunjangan Transportasia. Pembayaran tunjangan

transport ini akan diberikan kepada Pengurus, Staf, Relawan dan atau peserta pelatihan/lokakarya/kegatan lainnya jika kegiatan tersebut dilakukan diluar jam kerja dan masih berada di daerah tempat tinggal mereka atau wilayah kerjanya;

b. Besarnya tunjangan transportasi ini sesuai hasil kesepakatan PMI Provinsi NTB dan HKRC.

Uang Muka Staf

Penjelasan:1. Staf harus mengisi lengkap

formulir permintaan uang muka;2. Disetujui oleh (lihat prosedur

pelaksanaan permintaan dana di atas);

3. Aturan ini berlaku untuk internal

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 16

Page 17: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

PMI.

Rincian termasuk:1. Transportasi;2. Perdiem atau uang saku;3. Akomodasi;4. Konsumsi;5. Biaya lain yang telah

dianggarkan sebelumnya atau sesuai dengan anggaran program.

Ketentuan:1. Hanya diberikan untuk kegiatan

yang berhubungan dengan program;

2. Penyelesaian uang muka harus dilaporkan tidak lebih lebih dari 2 (dua) minggu setelah kegiatan selesai;

3. Staf tidak diizinkan meminta uang muka baru sebelum menyelesaikan uang muka sebelumnya;

4. Jika ada selisih yang tidak bisa dijelaskan, jumlah selisih akan dikurangi dari gaji staf yang meminta uang muka.

Laporan Pertanggung Jawaban Uang Muka

1. Formulir ini harus diisi pelaksana/staf yang meminta uang muka sebagai bentuk laporan keuangan kegiatan kepada bagian keuangan;

2. Staf Keuangan Program membandingkan dengan formulir permintaan uang muka dan jika ada selisih lebih dapat dijadikan bukti;

3. Pengembalian dana oleh pelaksana kegiatan. Jika ada selisih kurang, dapat dijadikan dasar dalam penyerahan uang kas tambahan kepada pelaksana.

Buku Pembantu Uang Muka (BPUM)

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 17

Page 18: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

Formulir ini merupakan rekapitulasi permintaan uang muka selama satu periode tertentu dan sebagai alat bantu pengendalian oleh Staf Keuangan Program.

Kas Kecil

Dana yang ada di kas kecil tidak boleh melebihi nominal Rp. 2.000.000. Jika melebihi nominal tersebut, maka harus dimasukkan ke rekening Bank.

Peraturan Sewa Menyewa Barang dan Jasa

1. Jika transaksi pembayaran lebih dari Rp. 2.500.000 sampai dengan Rp. 50.000.000,-maka akan dibuat perjanjian sewa menyewa yang berisi tentang tanggal sewa menyewa, barang atau jasa yang disewa, kondisi, berapa banyak, dari mulai tanggal berapa sampai tanggal selesai sewa menyewa;

2. Biaya sewa menyewa memiliki nilai yang wajar;

3. Biaya sewa menyewa harus disepakati oleh kedua belah pihak pada saat pertama melakukan perjanjian tersebut, sehingga tidak terjadi perselisihan dikemudian hari;

4. Pembayaran sewa menyewa barang dan jasa ini harus dilengkapi dengan surat penawaran harga, profil perusahaan/CV/identitas penyedia sewa barang atau jasa yang telah ditunjuk oleh pelaksana.

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 18

Page 19: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

Pengadaan Barang atau Jasa

1. Pengadaan barang atau jasa (Rp. 0,- s/d. Rp. 2.500.000,-)a. Pengadaan barang dan

jasa ini bisa dilakukan oleh PMI Provinsi dan PMI Kab/Kota;

b. Pembelian sebesar Rp. 0,- s/d. Rp 2.500.000,- hanya memerlukan bukti asli transaksi berupa faktur/bon/kwitansi/nota yang jelas tempat pembelian dan tertera nomor telepon serta nama toko/pabrik, dll. Bukti tersebut harus ditanda tangani oleh penjual tersebut. Jika toko/pabrik tersebut tidak memiliki stempel dan lainnya, harap dilampirkan kop surat atau kartu nama pemilik toko serta disertai dengan materai Rp. 6.000 (jika pembelian diatas Rp. 1.000.000,-) kecuali harga barang termasuk pajak;

c. Untuk barang yang pemakaiannya melebihi satu tahun dimasukkan ke daftar aktiva tetap atau fixed asset (formulir terlampir);

d. Semua dokumen ini dilampirkan pada formulir pembukuan;

e. Ditanda tangani oleh Koordinator Lapangan dan Staf Keuangan diketahui oleh Pokja dan disetujui oleh Komite.

2. Pengadaan barang atau jasa Rp. 2.500.000,- s/d. 50.000.000a. Pen

gadaan barang dan jasa ini bisa dilakukan oleh PMI

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 19

Page 20: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

Provinsi dan PMI Kab/Kota diketahui dan disetujui oleh Divisi PB PMI Pusat dan HKRC;

b. PMI Provinsi/Kab/Kota harus menyediakan setidaknya 3 (tiga) penawaran dari pemasok atau penyedia barang/jasa yang sebanding kecuali dalam keadaan tertentu dan harus dijelaskan dalam formulir tersebut. Penawaran harga ini harus diketahui PMI Pusat dan HKRC;

c. Jenis barang/jasa yang ditawarkan oleh pemasok ata penyedia barang/jasa harus memiliki spesifikasi, kualifikasi dan merk yang sama;

d. Pemilihan pemasok atau penyedia barang/jasa tidak harus selalu lebih murah tetapi memperhatikan kualitas, kebutuhan dan kesepakatan kedua belah pihak (PMI-HKRC). Dalam formulir tersebut harus mengisi kolom penjelasan terhadap putusan pilihan pemasok. Formulir perbandingan harga (terlampir) harus ditanda tangani dan disetujui oleh Staf Program PMI Provinsi/Kab/Kota, Pokja dan Komite serta harus diketahui oleh PMI Pusat dan HKRC;.

e. Formulir tersebut tidak perlu

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 20

Page 21: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

dilaporkan dalam laporan keuangan kegiatan dan digunakan sebagai alat bantu dalam menentukan penyedia barang atau jasa;

f. Perbandingan harga tidak harus selalu dilakukan pada jenis transaksi yang sama. Tetapi dapat sekali dilakukan dan berlaku selama 6 (enam) bulan kecuali terjadi perubahan harga;

g. Bukti asli transaksi berupa faktur/bon/kwitansi/nota yang jelas tempat pembelian dan tertera nomor telepon serta nama toko/pabrik, dll. Bukti tersebut harus ditanda tangani oleh penjual tersebut. Jika toko/pabrik tersebut tidak memiliki stempel dan lainnya, harap dilampirkan kop surat atau kartu nama pemilik toko serta disertai dengan materai Rp. 6.000 (jika pembelian diatas Rp. 1.000.000,-) kecuali harga barang termasuk pajak;

h. Untuk barang yang pemakaiannya melebihi satu tahun dimasukkan ke daftar aktiva tetap atau fixed asset (formulir terlampir);

i. Semua dokumen ini dilampirkan pada formulir pembukuan;

j. Ditanda tangani oleh Koordinator Lapangan dan Staf Keuangan diketahui oleh Pokja dan disetujui oleh Komite.

Pengadaan barang atau jasa diatas Rp. 50.000.000,- akan

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 21

Page 22: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

dibentuk Tim Pengadaan Barang atau Jasa, proses pengadaan barang atau jasa akan dilakukan oleh PMI Pusat.

Khusus untuk kegiatan pelatihan, pengadaan akomodasi pelatihan/pertemuan/rapat hanya melampirkan surat penawaran dan kontrak kerja (jika diperlukan) dari Hotel atau penginapan yang sudah ditunjuk oleh PMI Provinsi, PMI Kab/Kota sebagai dokumen pendukung laporan keuangan.

Buku Kas

Formulir yang menjelaskan semua transaksi keuangan sehari-hari, yang memiliki ketentuan:1. Transaksi penerimaan dan

pengeluaran dana dicantumkan sesuai dengan formulir;

2. Ditanda tangani oleh Staf Keuangan Program, diketahui oleh Pokja dan disetujui oleh Komite.

Buku Bank

Formulir yang menjelaskan transaksi keuangan (penerimaan dan pengeluaran) yang dilakukan melalui Bank, yang memiliki ketentuan:1. Transaksi penerimaan dan

pengeluaran dana dicantumkan sesuai dengan formulir;

2. Bunga bank diakui sebagai penerimaan;

3. Beban, biaya administrasi dan pajak diakui sebagai pengeluaran;

4. Ditanda tangani oleh Staf Keuangan Program, diketahui oleh Pokja dan disetujui oleh Komite.

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 22

Page 23: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

Rekening Koran

Lembaran yang berisi rincian penerimaan dan pengeluaran dana yang dikeluarkan oleh Bank, ditanda tangani oleh Petugas Bank dan di stempel atau cap oleh Bank. Rekening koran harus asli dan dilampirkan saat pelaporan buku bank.

Surat Pengantar Laporan Keuangan dan Kegiatan

Surat yang harus dilampirkan ketika laporan keuangan dan kegiatan akan dikirimkan, baik dari PMI Kab/Kota ke PMI Provinsi maupun dari PMI Provinsi ke PMI Pusat. Surat ini harus ditanda tangani oleh Komite. Surat ini mencerminkan persetujuan dari Pengurus mengenai penggunaan dana program.

Daftar Aktiva Tetap

Untuk setiap pembelian barang diatas Rp. 500.000 dan pemakaiannya melebihi 1 (satu) tahun harus dicantumkan dalam formulir daftar aktiva tetap (terlampir) setiap satu bulan sekali untuk menunjukkan kondisi barang tersebut setiap periodenya.

Formulir Laporan Keuangan dan Kegiatan

Formulir-formulir laporan kegiatan dan keuangan terlampir.

Administrasi Lainnya

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 23

Page 24: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

PMI Kab/KotaSurat-surat yang terkait dengan teknis pelaksanaan program ditujukan kepada Pengurus PMI Provinsi NTB dan ditembuskan ke PMI Pusat (Cq. Kepala Divisi PB) dan HKRC.

Surat-surat yang terkait dengan kebijakan pelaksanaan program ditujukan kepada Pengurus PMI Provinsi NTB dan ditembuskan ke Pengurus Pusat PMI dan HKRC.

PMI ProvinsiSurat-surat yang terkait dengan teknis pelaksanaan program ditujukan kepada Pengurus Pusat PMI (Cq. Kepala Divisi PB) dan ditembuskan ke HKRC.

Surat-surat yang terkait dengan kebijakan pelaksanaan program ditujukan kepada Pengurus Pusat PMI dan ditembuskan ke HKRC.

PMI Provinsi/Kab/Kota harus memiliki arsip dari surat, laporan kegiatan, laporan keuangan, daftar aktiva tetap dan dokumen pendukung lainnya.

Setiap pertemuan harus dibuat laporan hasilnya untuk kemudian diinformasikan kepada pihak-pihak terkait (Internal PMI dan HKRC).Hal-hal yang terkait dengan pengambilan keputusan harus didokumentasikan secara tertulis, bisa melalui surat dan email.

Email terkait dengan pelaksanaan program yang ditujukan kepada pihak tertentu harus ditembuskan kepada pihak pelaksana terkait (Pusat, Provinsi, Kab/Kota dan HKRC)

D. Pendampingan

Komitmen partner (HKRC) akan diberikan selama berlangsungnya program dan keperluan

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 24

Page 25: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

pendampingan akan di berikan pada semua tingkatan.

Pendampingan dapat dilakukan secara langsung (kunjungan) maupun tidak langsung (telepon, email dan melalui akses komunikasi lainnya).

Jika PMI Kab/Kota memerlukan pendampingan langsung dari PMI Provinsi, maka PMI Kab/Kota harus mengirimkan surat permohonan pendampingan kepada Pengurus PMI Provinsi NTB ditembuskan kepada PMI Pusat dan HKRC.

Jika PMI Provinsi memerlukan pendampingan langsung dari PMI Pusat, maka PMI Kab/Kota harus mengirimkan surat permohonan pendampingan kepada Pengurus Pusat PMI ditembuskan kepada HKRC.

Sesuai dengan hasil monitoring dan evaluasi, PMI Pusat dan HKRC akan mengkaji sebab-sebab dari keterlambatan dan permasalahan terkait dengan pelaksanaan program di berbagai tingkatan. Dukungan teknis dan upaya pemecahan masalah akan dilakukan jika itu diperlukan.

E. Perubahan

Panduan ini berlaku sejak tanggal disahkan dan ditanda tangani oleh PMI Pusat (Divisi Keuangan) dan PMI Propinsi/Kab/Kota (Pokja). Segala perubahan yang dibuat harus disetujui oleh pihak-pihak terkait yakni antara PMI Pusat, PMI Provinsi/Kab/Kota dan HKRC yang kemudian akan dilakukan revisi terhadap panduan ini (jika diperlukan).

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 25

Page 26: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

Perubahan terhadap lampiran dapat dilakukan secara terpisah melalui persetujuan bersama. Segala perubahan akan dikomunikasikan dan dikoordinasikan kepada setiap pihak yang terlibat.

LEMBAR PENGESAHAN

Mataram, .........................

Disahkan oleh,

Ketua Kelompok Kerja Program PERTAMA

PMI Provinsi NTB

Head of Field Office Hongkong Red Cross

Lalu Hasbullah Floyd Barnaby

Ketua Kelompok Kerja Program PERTAMA

PMI Kab. Sumbawa Barat

Ketua Kelompok Kerja Program PERTAMA

PMI Kab. Lombok Timur

Syamsul Kamil Lalu Ansori Fauzan, SE, M.Si

Diketahui oleh,

Ka. Divisi PB PMI Pusat Ka. Divisi Keuangan PMI Pusat

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 26

Page 27: Draft Panduan+Pelaksanaan+Program 070610

Arifin Muh. Hadi Nurbaiti Muchtar

Draft 21 (0726 JuniMei 2010) 27