STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN Jurusan Psikologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya 2017

Standard Operating Procedure

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

Jurusan Psikologi

Universitas Brawijaya

Malang

2017

Hal. i

LEMBAR IDENTIFIKASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F11/13/11/HK.01.02.A/14

1 November 2017

Skripsi

3

Halaman ..... dari .....

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

Proses Penanggung Jawab

Tanggal Nama Jabatan Tandatangan

1. Perumusan Ika Herani, S.Psi.,

M.Si.

Sekretaris

Jurusan

2. Pemeriksaan Cleoputri Al

Yusainy, S.Psi.,

M.Psi., Ph.D.

Ketua Jurusan

3. Persetujuan Cleoputri Al

Yusainy, S.Psi.,

M.Psi., Ph.D.

Ketua Jurusan

4. Penetapan Cleoputri Al

Yusainy, S.Psi.,

M.Psi., Ph.D.

Ketua Jurusan

5. Pengendalian Unita Werdi

Rahajeng, S.Psi.,

M.Psi.

Ketua Jaminan

Mutu

Hal. ii

DAFTAR ISI

LEMBAR IDENTIFIKASI ---------------------------------------------------------------------------------------------------- i

DAFTAR ISI -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ii

A. Tujuan ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait ----------------------------------------------------------------------------- 3

C. Standar Mutu yang Terkait ------------------------------------------------------------------------------------------- 3

D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

E. Urutan Prosedur --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4

F. Bagan Alir ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

G. Referensi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6

H. Lampiran ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 7

A. Tujuan Mengatur dan memelihara pengendalian semua dokumen (termasuk rekaman) yang

berhubungan dengan sistem manajemen mutu organisasi, sehingga semua pihak

memperolah dan menggunakan dokumen yang tepat.

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Prosedur ini berlaku dan dilaksanakan oleh Unit Jaminan Mutu (UJM) Jurusan Psikologi

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik (FISIP) Universitas Brawijaya (UB) dalam lingkup

pengendalian dokumen terkait penjaminan mutu dalam aktivitas penyusunan,

pengesahan, pengidentifikasian, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, revisi, dan

pemusnahan.

C. Standar Mutu yang Terkait ......<narasi standar mutu yang terkait dengan output/outcome dari prosedur>......

D. Istilah dan Definisi 1. Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah unit penjaminan mutu di level jurusan Psikologi

yang bertugas untuk menetapkan dan memelihara dokumen mutu terkait dengan

standar penjaminan mutu akademik dan standar penjaminan mutu internal. 2. Pengelola adalah ketua dan sekretaris jurusan Psikologi. Dalam hal ini dapat diwakili

oleh Management Representative. 3. Dokumen mutu adalah dokumen dalam bentuk hardcopy maupun softcopy yang

digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan standar penjaminan mutu

akademik dan standar penjaminan mutu internal, yang terdiri dari Manual Mutu dan

Standar Operating Procedure.

4. Rekaman adalah bukti pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal dan sistem

penjaminan mutu akademik baik yang dalam bentuk hardcopy maupun softcopy

5. Manual Mutu (MM) adalah pedoman dalam melaksanakan dan mendokumentasikan

sistem manajemen mutu Jurusan Psikologi FISIP UB untuk menunjukkan

kemampuan organisasi dalam menjalankan proses bisnisnya secara konsisten sesuai

dengan persyaratan dan peraturan yang berlaku

Hal. 4

6. Standard Operating Procedure (SOP) adalah pedoman yang menjelaskan urutan kerja

suatu aktivitas sesuai dengan proses bisnis

E. Urutan Prosedur 1. Pengelola jurusan mengusulkan pembuatan dokumen mutu kepada UJM. Usulan

pembuatan dokumen mutu dapat didasarkan atas umpan balik, temuan audit, atau

analisis yang dilakukan oleh pengelola.

2. UJM menuangkan usulan dari pengelola dalam bentuk dokumen mutu. Dalam proses

penyusunan usulan dokumen mutu, Pengelola dapat UJM untuk bekerja sama dengan

pihak-pihak yang akan menjadi pelaksana atau terlibat dalam proses bisnis yang diatur.

Proses penyusunan dokumen mutu adalah maksimal 3 bulan untuk MM dan 1 bulan

untuk SOP.

3. Usulan dokumen mutu berupa konsep atau draft dan diajukan oleh ketua UJM kepada

pengelola melalui sekretaris jurusan untuk kemudian melakukan proses kajian maksimal

selama 2 minggu. Sekretaris jurusan memberikan masukan revisi atau menyetujui

dokumen mutu.

4. Dokumen mutu yang disetujui, disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jurusan,

Sekretaris Jurusan, serta Ketua UJM. Proses pengesahan maksimal 1 minggu setelah

persetujuan draft. Dokumen mutu yang ditandatangani dilengkapi dengan cover dan

harus memenuhi aturan dokumen naskah dinas Universitas Brawijaya.

5. Ketua UJM menyerahkan dokumen kepada Sekretaris UJM untuk ditindaklanjuti dengan

penggandaan dan distribusi dokumen mutu. Dokumen mutu yang telah ditandatangani

diberi cap ASLI dan disimpan sebagai dokumen internal UJM. Dokumen tersebut

digandakan untuk diserahkan kepada sekretaris jurusan dan diberi cap COPY. Jika

diperlukan dokumen mutu dapat diperbanyak untuk dibagikan kepada stakeholder/unit

pelaksana yang terkait dengan proses bisnis yang diatur dan dokumen tersebut diberi cap

COPY. Proses pendistribusian maksimal 1 minggu setelah dokumen mutu ASLI

disahkan.

6. Sekretaris UJM menyimpan dokumen mutu yang telah disahkan dalam bentuk softcopy

dan dipublikasikan melalui web Jurusan Psikologi dengan akses terbatas.

7. Jika dokumen mutu yang telah disahkan merupakan revisi dari dokumen mutu

sebelumnya atau berimbas pada tidak berlakunya dokumen lama maka dokumen lama

Hal. 5

harus diberi tanda KADALUWARSA dan dapat disimpan sampai masa retensi

(maksimal 1 tahun) kemudian dapat dimusnahkan.

8. Pemeliharaan dan pencatatan runtutan pembuatan/revisi dokumen mutu diserahkan

kepada salah satu anggota UJM.

9. Setiap kurun waktu 6 bulan sekali, UJM melakukan tinjauan dokumen mutu yang

dipelihara dan dikendalikan.

F. Bagan Alir

<pelaku prosedur> <kegiatan/tahap prosedur> <input/output

kegiatan>

Unit Jaminan Mutu.

Ketua Unit Jaminan

Mutu

Sekretaris Jurusan

Ketua UJM, Ketua

Jurusan, Sekretaris

Jurusan

Mulai

Menyusun draft usulan dokumen mutu. Durasi penyusunan MM maksimal 3 bulan sedangkan SOP maksimal 1 bulan.

Draft usulan dokumen mutu

Mengajukan draft usulan dokumen mutu kepada pengelola lewat Sekretaris Jurusan

Draft usulan dokumen mutu

Mengkaji dan memberikan rekomendasi untuk revisi atau menyetujui draft yang diajukan oleh UJM. Durasi pengkajian maksimal 1 bulan.

Draft usulan dokumen mutu yang disetujui

Ketua UJM menyiapkan dokumen untuk disahkan lengkap dengan cover dan format formal untuk ditandatangani. Dokumen yang untuk ditandatangani maksimal siap 1 minggu setelah rekomendasi persetujuan diterima

Dokumen mutu ASLI

A

Hal. 6

Sekretaris UJM

Sekretaris UJM

Anggota UJM yang

ditunjuk

G. Referensi

......<daftar dokumen acuan dalam penyusunan prosedur>......

1. …………………………………………..

2. ……………………………………………………….

3. ……………………………………………………………..

A

Menerima dokumen yang telah ditandangani dan memberikan cap ASLI. Menggandakan dokumen untuk diberi cap COPY kepada pengelola dan stakeholder terkait. Durasi maksimal 1 minggu setelah pengesahan

Dokumen Mutu ASLI dan COPY

Membuat versi softcopy untuk diarsipkan dan dipublikasikan di web jurusan dengan akses terbatas. Durasi maksimal 2 minggu setelah masa pengesahan.

Softcopy dokumen mutu dan publikasi via web

Melakukan pencatatan dan retensi terhadap dokumen yang tidak berlaku akibat adanya dokumen mutu yang baru. Pencatatan dilaporkan secara periodik setiap 6 bulan sekali di rapat UJM.

Catatan rekaman dokumen mutu

Selesai

Hal. 7

H. Lampiran 1. Formulir Pengajuan Dokumen Mutu 2. Template Manual Mutu 3. Template SOP 4. Formulir Catatan Rekaman Dokumen Mutu

Hal. 8

FORMULIR PENGUSULAN DOKUMEN MUTU

Tanggal :

Dokumen Mutu yang diusulkan:

Alasan pengusulan:

Gambaran Umum Spesifikasi SOP:

Malang, …………………….20...

(Pengelola)

FORMULIR CATATAN REKAMAN DOKUMEN MUTU ASLI Periode …………. s/d ………………….

Nama Dokumen No Dokumen Tanggal Pengesahan Evaluasi Relevansi Rekomendasi

Malang, ……………………………

Mengetahui, Ketua UJM

(………………………………….)

Penanggung Jawab Rekaman

(……………………………………..)

Hal. 10

FORMULIR CATATAN REKAMAN DOKUMEN MUTU KADALUWARSA Periode …………. s/d ………………….

Nama Dokumen No Dokumen Tanggal Pengesahan Tanggal Kadaluwarsa Rekomendasi

Malang, ……………………………

Mengetahui, Ketua UJM

(………………………………….)

Penanggung Jawab Rekaman

(……………………………………..)

UNIT JAMINAN MUTU | 2017