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CONTABILIDAD II

PROGRAMA DE TECNOLOGÍA EN GESTIÓN PÚBLICA CONTABLE

ERNESTO SIERRA GONZÁLEZ

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

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ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Director HONORIO MIGUEL HENRIQUEZ PINEDO

Subdirector académico CARLOS ROBERTO CUBIDES OLARTE

Decano de pregrado JAIME ANTONIO QUICENO GUERRERO

Coordinador Nacional de A.P.T JOSE PLACIDO SILVA RUIZ

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ERNESTO SIERRA GONZÁLEZ

Bogotá D.C., Noviembre de 2008

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CONTABILIDAD II FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD PÚBLICA1.

Tabla de contenido

CONTABILIDAD II FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD PÚBLICA .................................. 3 CONCEPTO DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA ................................................................. 11 1. UNIDAD 1. GÉNESIS DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA...........................................14:

1.1 La Contabilidad Pública en las culturas universales......................................... 14 1.1.1 La contabilidad pública del imperio egipcio. ........................................................ 14 1.1.2 La contabilidad pública en Babilonia, Asiría y Persia. ......................................... 15 1.1.3 La contabilidad pública en Atenas....................................................................... 15 1.1.4 La contabilidad Pública de los romanos .............................................................. 15 1.1.5 La contabilidad pública en la Edad Media: .......................................................... 17 1.1.6 La contabilidad pública en la Edad Feudal. ......................................................... 18 1.1.7 La contabilidad pública en la Edad de las Comunas. .......................................... 18 1.1.8 La contabilidad pública en España...................................................................... 19 1.1.9 La contabilidad pública en Inglaterra y el surgimiento del derecho presupuestario. 19

1.2 Evolución de la Normativa Contable Pública en Colombia............................... 20 1.2.1 Período Colonial y Republicano atado al pasado colonial:.................................. 21 1.2.2 El período de consolidación de la República y la ruptura con la tradición normativa de la contabilidad pública de la Colonia. ....................................................... 24 1.2.3 Período de modernización del estado y la organización de la contabilidad nacional.......................................................................................................................... 26 1.2.4 La Contabilidad Pública Patrimonialista (1995 – Actualidad) .............................. 28

1.3 El reconocimiento del sector público y del sector privado............................... 29 1.3.1 El Fondo Monetario Internacional y los sectores económicos............................. 30 1.3.2 La Estructura del sector público colombiano ....................................................... 31

1.4 Naturaleza y concepto de la Contabilidad Pública. ........................................... 32 1.4.1 Clasificación de la contabilidad. .......................................................................... 33 1.4.2 Contabilidad Pública y Contabilidad del Sector Público ...................................... 35

1.5 Modelos Internacionales de Contabilidad Pública............................................. 37 2 UNIDAD 2. EL MODELO DE CONTABILIDAD PÚBLICA COLOMBIANO .................. 50

2.1 La reforma constitucional de 1991 y la creación de la Contaduría General de la Nación............................................................................................................................... 55 2.2 Análisis del modelo de Contabilidad Pública de Colombia .............................. 57

2.2.1 El modelo patrimonialista de la empresa adoptado en el Sistema de Contabilidad Pública Colombiano ....................................................................................................... 57 2.2.2 Primer Plan de Contabilidad Pública 1995: Estructura y Marco Conceptual. ...... 59 2.2.3 El primer marco conceptual de la contabilidad pública colombiana (1996). ........ 60 2.2.4 Objetivos del Plan General de Contabilidad Pública de 1995. ............................ 63

2.3 Características del Plan General de Contabilidad Pública de 1995.................. 64 2.3.1 Ámbito de aplicación del PGCPde 1995.............................................................. 64

1 Este documento es la ampliación y actualización de Módulo de Contabilidad Gubernamental.

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2.3.2 El modelo instrumental del Plan General de Contabilidad Pública de 1995. ....... 66 2.4 Catálogo de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública. ..................... 66 2.5 El proceso de consolidación del Balance General de la Nación. ..................... 67 2.6 El Plan General de Contabilidad Pública 2000 .................................................. 68

2.6.1 Marco Conceptual del Plan General de Contabilidad Pública de 2000. .............. 68 2.7 MODELO INSTRUMENTAL ................................................................................... 71

2.7.1 Manual de Procedimientos .................................................................................. 71 2.8 El Plan General de Contabilidad Pública Vigente (2008). ................................. 72

2.8.1 El marco conceptual ............................................................................................ 72 2.9 Manual de procedimientos de la contabilidad pública colombiana. ................ 79

2.9.1 El Catalogo General de Cuentas del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad ................................................................................................................... 80

2.10 .Proceso de la Contabilidad Pública Colombiana.............................................. 83 3 UNIDAD 3 EL PROCESO DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA Y LA CONTABILIDAD PRESUPUESTAL ................................................................................................................. 93

3.1 El proceso contable público ................................................................................ 95 3.1.1 Identificación ....................................................................................................... 96 3.1.2 Clasificación ........................................................................................................ 96 3.1.3 Proceso de cierre .............................................................................................. 104 3.1.4 Elaboración y presentación de los estados, informes y reportes contables ...... 107 3.1.5 Análisis, interpretación y comunicación de la información................................. 109

3.2 EL PROCESO DE LA CONTABILIDAD PRESUPUESTAL................................. 110 3.2.1 Presupuesto Público ......................................................................................... 110 3.2.2 Preparación del presupuesto............................................................................. 111 3.2.3 Fases del proceso presupuestal........................................................................ 113 3.2.4 Registros contables en la contabilidad presupuestaria ..................................... 114 3.2.5 EJERCICIO PRÁCTICO.................................................................................... 117

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DE LOS NÚCLEOS TEMÁTICOS Y PROBLEMÁTICOS

El programa de Tecnología en Gestión Pública Contable tiene diferente formas de interpretar la realidad que ha definido como su objeto específico de estudio. En esta medida se considera fundamental que el programa de Tecnología en Gestión Pública Contable tenga en cuenta tres puntos que se consideran indispensables dentro del proceso de construcción de conocimiento partiendo de cuatro núcleos problemáticos que contienen las asignaturas por desarrollar, teniendo en cuenta lo siguiente:

• La formación de tecnólogos debe conducir al desarrollo de las capacidades de comprensión y reflexión.

• La posibilidad del desarrollo de las capacidades de reflexión y comprensión exige abordar el conocimiento en sí mismo como objeto de estudio.

• La Gestión Pública Contable, como parte de la disciplina Administración Pública, debe enmarcarse en los fundamentos conceptuales y metodológicos de las ciencias sociales.

Estado y Poder

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN PÚBLICA

CONTABLE

Desarrollo y Gestión

Territorial

Organizaciones Públicas y Gestión Formación

Básica

Economía de lo Público

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NÚCLEO ECONOMÍA DE LO PÚBLICO  La administración pública es el eje fundamental para la aplicación de los preceptos de la nueva economía de lo público. La enseñanza de la economía de lo público para la formación de Tecnólogos en Gestión Pública Contable recoge herramientas básicas como las asignaturas integrales de pensamiento económico, la microeconomía, la macroeconomía, las finanzas públicas, le presupuesto público, la contabilidad y el análisis financiero del sector público. Igualmente, aporta a otras asignaturas como las de planeación, política económica, social y ambiental, en proyectos de desarrollo, enfoques del desarrollo y desarrollo territorial; y de una manera indirecta en las demás asignaturas del plan de estudios, pero también recibe aportes de otras áreas problemáticas como las de problemática de lo público, gestión y desarrollo territorial. Todo esto como proceso hacia un conocimiento integral u holístico. Resulta pertinente hacer la aclaración en relación a la denominación del núcleo en términos de economía de lo público, en tanto que economía pública hace relación restrictiva a la dicotomía Estado-Sociedad Civil, mientras que economía de lo público remite a la corresponsabilidad de la tríada Estado, Mercado y Sociedad Civil para el agenciamiento de los asuntos del bien común. Del universo de problemas propio de la economía pública el programa de Tecnología en Gestión Pública Contable abordan las asignaturas siguientes:

• Economía Pública.

• Contabilidad I, II, III y IV.

• Hacienda Pública Territorial.

• Costos y Costeo.

• Presupuesto Público Territorial.

• Contabilidad de Costos.

• Contabilidad Sistematizada I y II.

• Auditoría Financiera.

• Auditoría Fiscal.

• Análisis Financiero. Estas asignaturas buscan aportar al Tecnólogo en Gestión Pública Contable las teorías económicas, herramientas conceptuales y operativas que le permitan identificar de manera problémica la complejidad de la economía de lo público en sus diferentes vertientes, permitiéndole la formación de criterios para la toma de decisiones en el marco del fenómeno administrativo público que contribuyan a la construcción de una sociedad equitativa, justa y democrática.

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EL TRABAJO DEL TUTOR El tutor tendrá libertad de cátedra en cuanto a su posición teórica o ideológica frente a los contenidos del módulo, pero el desarrollo de los contenidos de los módulos son de obligatorio cumplimiento por parte de los tutores. Los Tutores podrán complementar los módulos con lecturas adicionales, pero lo obligatorio para el estudiante frente a la evaluación del aprendizaje son los contenidos de los módulos; es decir, la evaluación del aprendizaje deberá contemplar únicamente los contenidos de los módulos. Así mismo, la evaluación del Tutor deberá diseñarse para dar cuenta del cubrimiento de los contenidos del módulo. El Tutor debe diseñar, planear y programar con suficiente anticipación las actividades de aprendizaje y los contenidos a desarrollar en cada sesión de tutoría (incluyendo la primera), y diseñar las actividades para todas las sesiones (una sesión es de cuatro horas tutoriales). También debe diseñar las estrategias de evaluación del trabajo estudiante que le permita hacer seguimiento del proceso de autoaprendizaje del estudiante. Los módulos (asignaturas) de TGPC son de dos créditos (16 horas de tutoría grupal presencial por crédito para un total de 32 horas), tres créditos (48 horas de tutoría grupal presencial) y de 4 créditos (64 horas de tutoría grupal presencial, distribuidas así:

MÓDULO DE CONTABILIDAD II (4 créditos) No.

Créditos Horas por

crédito Total horas

Tutoría Grupal

No. de

sesiones

Horas por

sesión

No. mínimo de

encuentros tutoriales*

No. max. sesiones

por encuentro

2 16 32 8 4 2 8 3 16 48 12 4 3 12 4 16 64 16 4 4 16

* El número de encuentros se programara de acuerdo con las distancias y costos de transporte de la Sede Territorial al CETAP, por ejemplo para los casos de los CETAP de Leticia, San Andrés, Mitú, Puerto Inírida y Puerto Carreño, se podrán programar un mínimo de dos encuentros para un módulo de 2 Créditos (16 horas por encuentro), tres encuentros para un módulo de 3 créditos y cuatro encuentros para un módulo de 4 créditos. Encuentro: número de veces que se desplaza un Tutor a un CETAP para desarrollar un módulo. Sesión: número de horas por cada actividad tutorial, por ejemplo: 8-12 a.m., 2-6 p.m., 6-10 p.m.

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CONTABILIDAD I

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CONTABILIDAD II FUNDAMENTO DE CONTABILIDAD PÚBLICA2.

INTRODUCCIÓN La administración de las entidades públicas ya sean municipios, departamentos, ministerios u otro tipo de organizaciones requieren de la contabilidad como un sistema de información financiera, para la toma decisiones económicas. He ahí la importancia de la contabilidad pública y de la formación de personas que la apliquen. El análisis de los datos que suministra la contabilidad como los ingresos, el gasto o la deuda pública servirán como base para determinar las políticas públicas, la planeación de los entes públicos y el control de los recursos. En este sentido existe una relación transversal entre la Contabilidad Pública con asignaturas como Planeación Pública territorial, Presupuesto Público Territorial, Análisis Financiero, Costos y Costeo y otras del plan de estudios. La asignatura de Contabilidad ll o Fundamentos de Contabilidad Pública inicia al estudiante en el mundo de la contabilidad del sector público para una mejor comprensión de la importancia que ha tenido desde tiempos remotos hasta los actuales momentos, el campo de aplicación de la contabilidad pública, y el método que se emplea para conseguir una información financiera que sea útil para diferentes usuarios. Este módulo se desarrollará en 8 sesiones de 4 horas cada una con periodicidad de 15 días durante los cuales se tratarán los temas anteriormente mencionados. El curso está dirigido a la formación de tecnólogos profesionales en gestión pública contable con un conocimiento práctico del área contable que podrá ejercer en diferentes instituciones públicas. Esta formación práctica se basa en la adquisición de los conocimientos teóricos fundamentales del campo de la contabilidad. Los estudiantes se caracterizarán por su capacidad para aplicar los conocimientos contables tanto teóricos como prácticos en la solución de los problemas y problemáticas propios de la labor contable. OBJETIVOS Dotar al estudiante de las herramientas necesarias para el manejo de los procedimientos de la contabilidad pública, propiciando habilidades para la construcción de información contable pública. Aplicar las técnicas de contabilidad en las entidades del gobierno para la elaboración correcta de los estados financieros de contabilidad pública Argumentar las diferencias entre la contabilidad financiera del sector privado y la del sector público.

Diagnosticar, por parte del estudiante, sobre la situación de las finanzas públicas y el resultado de la gestión de las entidades públicas

2 Este documento es la ampliación y actualización de Módulo de Contabilidad Gubernamental.

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Reflexionar sobre el mejoramiento del sistema de contabilidad pública colombiano por medio del conocimiento de las características más importantes de los sistemas de contabilidad pública en los países latinoamericanos. Adquirir habilidad para el manejo práctico del Plan General y Manual de Procedimientos de contabilidad pública. Identificar los componentes de los Estados Financieros de la contabilidad pública.

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UNIDAD I.

CONCEPTO DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA

Para entender el estado de desarrollo actual de la contabilidad pública es necesario conocer sus antecedentes históricos. En este capítulo se realiza un repaso por los más importantes momentos de la contabilidad pública en sociedades antiguas como los griegos y egipcios, pasando por la edad media, con los carolingios, longobardos hasta entrar a la modernidad con la inglesa y la francesa. El surgimiento de las primeras instituciones de contabilidad pública a nivel mundial, fue una consecuencia de la necesidad de aumentar los gastos y las fuentes de ingreso, como resultado de los cambios en ciertos factores sociales, como el crecimiento de la población, las guerras, el desarrollo territorial y el progresivo cambio en la vida de la sociedad. En segundo lugar se observará como en Colombia se pueden identificar cuatro periodos para el surgimiento y evolución de la contabilidad, así:

1. La Contabilidad en el Periodo Colonial y Republicano atado al pasado Colonial (Desde el descubrimiento hasta 1847). 1. El periodo de la consolidación de la Republica y la ruptura con la tradición normativa

de la Contabilidad pública colonial (1847 – 1923) 2. Periodo de la modernización del estado y la organización de la contabilidad nacional

(1923 – 1995) 3. La Contabilidad Pública Patrimonialista (1995 – Actualidad).

En seguida, como tercer punto se mostrará como en los estados modernos se distinguen los sectores público y privado, el primero cumple con las funciones de asignación de bienes, redistribución de la renta y desarrollo económico, el segundo se rige por un sistema de precios fundamentado en la oferta y la demando, es decir en el mercado. A cada uno de estos sectores le corresponden sus sistemas contables con características particulares y cumplen unos objetivos específicos. Como cuarto elemento a tratar se describirá la contabilidad pública ecomo una aplicación de la contabilidad financiera. En Colombia se entiende como un sistema de información que registra todas aquellas operaciones que se llevan acabo con recursos públicos las entidades públicas o particulares que utilizan estos recursos. Por ultimo, se describen los modelos de contabilidad pública de diferentes países a nivel mundial. En la actualidad Colombia sigue un modelo de contabilidad patrimonialista al igual que algunos países Europeos como España y Francia. OBJETIVOS - Identificar los principales momentos históricos por los que ha transcurrido la contabilidad

pública a nivel universal, en diferentes tipos de sociedades. - Argumentar acerca de las principales etapas de evolución de la contabilidad pública a

nivel universal y en Colombia.

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- - Adquirir la habilidad necesaria para exponer cada una de las características históricas

por las que ha transcurrido la contabilidad pública colombiana, identificando los momentos más relevantes de la historia de la disciplina en Colombia.

- Plantear y explicar las principales diferencias entre el sector público y privado, así como

en las instituciones y empresas adscritas a cada sector. - Profundizar teóricamente la diferencia entre macrocontabilidad y microcontabilidad y su

importancia en el sistema de contabilidad pública. IDEAS CLAVE - El Estado ha jugado un papel fundamental en el desarrollo de las finanzas públicas a

nivel mundial. - El establecimiento de tributos y contribuciones, por parte del gobierno sobre los

ciudadanos, históricamente se ha hecho con el fin de brindar a los ciudadanos bienes colectivos y sostener los gastos gubernamentales.

- A lo largo de la historia se ha tratado de organizar la estructura administrativa y contable,

de tal forma que se pueda ejercer mayor y más eficiente control sobre el manejo de los recursos públicos y el desempeño de los poderes ejecutivos sobre las finanzas del Estado.

- En el sector privado rige el sistema de precios fundamentado en el comportamiento del

mercado. El sector público ofrece servicios que no ofrece el sector privado, desempeña las funciones de asignación de bienes colectivos y de redistribución de la renta nacional, de equilibrio económico y de dinamizador del desarrollo económico.

- La contabilidad puede ser de dos tipos: Macrocontabilidad o Microcontabilidad.

MAPA CONCEPTUAL

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CUESTIONES PARA REFLEXIONAR - Cada país tiene su propia legislación de contabilidad pública de acuerdo a su entorno

social, político y económico.

Una vez sea estudiada esta unidad, usted estará en capacidad de analizar cual ha sido el origen y evolución de la Contabilidad Pública en Colombia, desde el descubrimiento hasta el momento actual. De esta forma se muestran los periodos por los que ha atravesado la contabilidad pública en Colombia, a saber:

La Contabilidad en el Periodo Colonial y Republicano atado al pasado Colonial (Desde el descubrimiento hasta 1847). El periodo de la consolidación de la Republica y la ruptura con la tradición normativa de la Contabilidad pública colonial (1847 – 1923) Periodo de la modernización del estado y la organización de la contabilidad nacional (1923 – 1995) La Contabilidad Pública Patrimonialista (1995 – Actualidad)

Estos desarrollos implicaron ir avanzando paulatinamente en la construcción de un modelo contable que esté acorde con la época y resuelva las necesidades de sus diferentes usuarios. En los estados modernos se diferencian plenamente el sector público y el sector privado. Cada uno de estos sectores cumple con sus funciones y tiene sus sistemas contables como una herramienta para suministrar información a los diferentes usuarios, con el fin de tomar decisiones económicas. De acuerdo a la lectura del módulo y de sus conocimientos de contabilidad pública: ¿Cree usted que es importante conocer los desarrollos que la Contabilidad Publica ha tenido en el pasado para construir un futuro mejor? Explique su respuesta. Un estado moderno se caracteriza por tener un sector público y un sector privado. ¿Esta usted de acuerdo con que el estado, en la actualidad, debería asignar bienes como el servicio de salud, la educación, construcción de carreteras y otros servicios o estos servicios deben ser prestados mayoritariamente por el sector privado? ¿Cree usted que el gobierno debe utilizar la contabilidad pública para la toma de decisiones y como instrumento de control? ¿Considera usted que es posible que se adopte una regulación única de contabilidad pública a nivel internacional?

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1. GÉNESIS DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA

1.1 La Contabilidad Pública en las culturas universales. La historia de la contabilidad tiene su génesis desde tiempos inmemoriales. Con los primeros procesos civilizatorios aparece la contabilidad. Algunos descubrimientos arqueológicos revelan vestigios de la aparición de la contabilidad alrededor de 8.000 a.c.3 aún antes de la aparición de la escritura. La contabilidad pública se utilizó en antiguos pueblos. En este apartado se sigue al profesor Ale (2001) 4 quien describe el papel de la contabilidad pública en diferentes civilizaciones, desde culturas primigenias, pasando por las de la edad media y terminando en las aplicaciones de contabilidad publica en épocas modernas en países como Inglaterra y Francia. A continuación se describen los desarrollos contables en diferentes pueblos.

1.1.1 La contabilidad pública del imperio egipcio. En el antiguo Egipto los impuestos se establecían sobre las tierras más fértiles, que se ubicaban muy cerca del río Nilo. En caso de inundaciones, el Gobierno enviaba comisarios los cuales cuantificaban el daño, para deducir su valor del impuesto que debía pagarse por las tierras; al tiempo que se exigían rudimentarias funciones contables.

3 Richard Mattessich. “La misión histórica y cultural de la contabilidad” Arqueología e historia de la contabilidad, Unidad editorial Universidad INCCA de Colombia, 2004, p. 64. Mattessich describe las investigaciones de la arqueóloga Denise Schmandt-Besserat de la Universidad de Texas, sobre unas fichas de arcilla con figuras geométricas que al parecer representaban un tipo de registro de mercaderías. Estos son los promeros indicios de que la contabilidad antecedió a la escritura. 4 Ale, Miguel Ángel. (2001). Manual de Contabilidad Gubernamental. Buenos Aires: Ediciones Macchi, pp, 33-70.

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Los impuestos y las prestaciones personales requeridos para el mantenimiento de las obras públicas, eran repartidos con equidad, puesto que el rey conocía y controlaba tanto las propiedades privadas como las públicas. Los beneficiarios de tierras, debían pagar anualmente un quinto de sus ingresos al erario, como consecuencia de la propiedad legal y religiosa que tenía el faraón de Egipto, sobre las personas y sobre los bienes. El motor de la economía era la agricultura. Los impuestos se pagaban en dinero o en especie.

1.1.2 La contabilidad pública en Babilonia, Asiría y Persia. Los kudurru, daban validez a las operaciones comerciales, allí se anotaba de forma precisa los ingresos, los gastos y aquellos actos de comercio más importantes demostrándose de esta forma la organización de la actividad contable y administrativa que se mantenía en Babilonia, Asiría y Persia. El eje central de la economía no era la actividad agrícola, como en Egipto, si no el comercio. Se ejercía la defensa de la propiedad privada por medio de normas. Desde el tiempo de Hammurabi, en Babilonia el Estado estaba organizado en lo relacionado con la administración patrimonial del tesoro y de la hacienda, así como de los dominios. Allí existían las exenciones, que eran privilegios en cuanto al pago de tributos. En Asiría, la fuente de entradas del erario, eran los botines de guerra y los altos tributos que imponían a los vencidos de las guerras, los cuales se pagaban en dinero o en especie. Las propiedades de los asirios eran censadas periódicamente y controladas por medio de un registro catastral, con el fin de gravarlas según el ordenamiento fiscal. Existen anotaciones contables precisas acerca de los movimientos financieros del erario, correspondientes a las partidas contables internas y a las derivadas de la guerra. Las tierras eran valuadas. La población periódicamente censada. Los tributos se pagaban en dinero o en especie. El ordenamiento tributario aseguraba ingresos constantes bajo el principio del contingente, por lo que la carga fiscal era razonable para los contribuyentes.

1.1.3 La contabilidad pública en Atenas. En Atenas el ministro de Hacienda y del Tesoro de la república ateniense se encargaba de la administración general de los ingresos estatales; se ocupaba de organizar los servicios financieros y contables; era el responsable directo de la caja principal del Estado, en la cual se custodiaba todo el dinero que se destinaba a la gestión de obras públicas y todo lo relacionado con los gastos públicos. El ministro vigilaba a los demás funcionarios que tenían a cargo el manejo de dinero público y sólo él poseía toda la información y las cuentas generales de los ingresos y gastos del Estado. Bajo el mando del ministro encargado estaba un cuerpo de contadores, los logisti, los cuales se encargaban de ejercer control interno sobre la administración financiera y sobre los empleados encargados del manejo de dineros públicos y todo lo relacionado con éstos.

1.1.4 La contabilidad Pública de los romanos

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El período regio. La contabilidad de los romanos empezó por la costumbre de que el padre de familia llevara registro diario (adversaria) de los ingresos y gastos de la casa y que luego confrontaba con otro registro (codex occepti et expensi). La fe pública se aplica desde el tiempo de los romanos para actos contables privados. El período republicano. La institución fundamental del sistema financiero romano se denominaba censura, que se creó como consecuencia del incremento de la toda la organización administrativa y contable de Roma, así como de los gastos e ingresos. En este período, se realizaron algunos ejercicios similares al presupuesto, puesto que se asignaban partidas con base en los montos requeridos durante el año o los que se habían requerido en los cinco años anteriores. Para las asignaciones del año se establecía una reserva mayor sobre los gastos esperados, pero su valor real sólo se determinaba al finalizar el año. En el caso de las asignaciones que se realizaban para obras públicas, éstas se ejecutaban con base en los sobrantes de caja. Sin embargo, cuando no había sobrantes, no era posible realizar tales asignaciones, caso en el cual se tomaba la reserva o se suplían las respectivas necesidades por medio de préstamos públicos. En los libros del erario se anotaban todas las asignaciones concedidas, con el fin de llevar el control de las mismas. En el Senado se realizaba un balance quincenal de gastos y de entradas normales. A los censores se les otorgaba un crédito, durante cinco años, para que se realizaran obras públicas, mantenimiento de servicios y edificios. El crédito concedido era casi la mitad o la totalidad de los impuestos recaudados. El periodo del imperio. En la organización financiera romana, donde el sistema financiero se denominaba populus romanus; surge en el período del imperio una figura llamada princeps. Luego el dualismo populus-princeps empieza a cambiar hasta desaparecer, para dar lugar únicamente al princeps como centro de imputación. Aparece el fisco (fiscus), con lo cual se transforma el erario prácticamente hasta desaparecer, en el siglo IV a.c. En el imperio romano, se realizaban separaciones entre los que se consideraba patrimonio público y patrimonio privado. El patrimonio público se distinguía del patrimonio privado del príncipe y del emperador. También se clasificaban los bienes entre patrimoniales y no patrimoniales. Los bienes pertenecían a la res divini iuris y a la res humani iuris. Los bienes clasificados como res divini iuris, a su vez se subclasificaban en res sacrae que eran bienes que se consagraban a los dioses; res religiosae que eran bienes dedicados por los padres de familia a los dioses de la casa; res sanctae que eran bienes destinados a la defensa del Estado. Los bienes clasificados como res humani iuris, se subdividían en res publicae, eran los que se destinaban al uso público de las comunidades distintas del Estado; res universatum y res private, que eran bienes destinados al uso del pueblo cuya administración estaba en cabeza de Estado o de los entes públicos menores. En cada comunidad había una oficina encargada de registrar todos los fondos que existían en el territorio, lo cual estructuraba la organización periférica de los servicios financieros y daba una indicación de la situación económica del contribuyente e informaba acerca del

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estado de sus bienes. Para realizar el registro, se tomaba como información una descripción de las propiedades según lo que el propietario había declarado la última vez. Estos registros servían para planificar las contribuciones que se esperaba recibir durante los cinco años siguientes. Se realizaban registros de las cuentas, tanto de las operaciones contables mensuales como de la causa que las originaba.

1.1.5 La contabilidad pública en la Edad Media: La Época Bizantina. Las instituciones financieras del final del imperio se mantuvieron en la época Bizantina, pero con un aumento en los tributos, como consecuencia de la disminución de las entradas y un aumento en los gastos. Los tesoreros, revisores de cuenta, inspectores que actuaban mediante magistrados provinciales, en las provincias; conformaban el comes sacrarum largitionum, una institución que se encargaba de dirigir la administración de la hacienda y contabilidad pública, los monopolios y las casa de moneda, así como la recaudación de tributos y multas. En lo relacionado con los impuestos, éstos se clasificaban en directos e indirectos; se pagaban en dinero, en especie o por medio de la prestación de servicios, por ejemplo, la prestación de caballos para el servicio postal. Los terratenientes debían pagar un impuesto por quince años, el tributium o trina illatio, cuyo cobro era establecido anualmente por el prefecto. El tributium se pagaba en tres cuotas cada cuatro meses, sobre la productividad que tenían los terrenos. Otro impuesto era la annona, la cual se pagaba en dinero o especie dependiendo de la elección del contribuyente, y su recaudo se destinaba al mantenimiento del ejército. La capitatio humana se fijaba con base en los siervos y la capitatio animalum se fijaba con base en el ganado; ambos impuestos se derivaban de la annona. La organización contable y de los órganos administrativos permanecieron como en el imperio, se destacan los condes de los pagos sagrados y privados, que eran los órganos supremos de la organización administrativa de hacienda y de contabilidad pública. Los longobardos. La economía de los longobardos era agrícola. En una parte de las tierras se colocaba servidumbre para explotarlas, particularmente bosques y praderas cercanas a las casas de los longobardos; las porciones de tierra que no se explotaban, se daban en arriendo a largo plazo. Está actividad se denominaba curs, donde la parte explotada por el dueño se llamaba tierra sálica y las demás en arriendo. El rey y los duques eran dueños de la mayoría de curtes, así como de las tierras municipales de las que ellos se apoderaban; de las tierras del fisco del imperio romano; de los terrenos abandonados o confiscados a los contribuyentes romanos o de las tierras donadas por los monasterios. La permanencia de la actividad artesanal y comercial que se realizaba en las ciudades, y la organización de la propiedad territorial en forma de curtes y el sistema económico desarrollado al interior de los mismos donde se realizaban las actividades necesarias para la comunidad, impidió que en Francia, Alemania e Italia se desarrollara y afirmara dicho sistema.

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Había confusión en cuanto a la distinción del patrimonio que pertenecía al Estado y el patrimonio que pertenecía al príncipe, como consecuencia de la concentración de la propiedad fondiaria, lo que ocasionaba una administración irracional de los recursos que se encontraban en manos de reyes y duques. A pesar de ello, el imperio contaba con el servicio de tesorería en cabeza de los actores regis, que fijaban contribuciones para obras en las calles, puentes y muros de ciudades y castillos, que se pagaban en forma de servicios o en especie. El periodo Carolingio. El patrimonio Carolingio, era la suma de los patrimonios de todos los Estados que hacían parte de aquel. El rey como representante del Estado tenía derechos reservados, denominados regalías que se relacionaban con el concepto de fisco. Los privilegios estatales y fiscales heredados del sistema romano, al igual que los monopolios, gozaban de la aplicación de la regalías. Los ingresos por derechos de acuñación, como privilegio del rey, también eran importantes como fuente de entrada.

1.1.6 La contabilidad pública en la Edad Feudal. Además de los patrimonios privados existentes, en el período feudal, existía el patrimonio feudal, el patrimonio personal del rey, el del conde, el del obispo y los de varios feudatarios. Las entradas del fisco provenían de los tributos curtis regia o camera aeris, además de los bienes cuyo destino era el rey y la defensa del Estado. En este período existió una división de gastos similar a la del período Carolingio, se dividían en gastos ordinarios (los de la corte real para los oficiales y encargados de los varios servicios) y extraordinarios (expediciones militares y otros gastos). Las obras públicas eran efectuadas y mantenidas por el pueblo en forma gratuita.

1.1.7 La contabilidad pública en la Edad de las Comunas. Comienza la inserción de la ciudad en las actividades de intercambio comercial y de producción. Es así como las condiciones de la economía se transformaron, para crear nuevos tributos, nuevas instituciones que requieren la información de la contabilidad pública, nuevos servicios públicos y nuevas rentas. En este período se permitió las formaciones de capital no fijo, lo cual generó que el Estado pudiera tomar préstamos públicos con el fin de cubrir necesidades que surgían de forma extraordinaria. En el año 1407, se creó el banco San Jorge de Génova, para la negociación de los préstamos que se efectuaban por cuotas, las cuales tenían determinado valor nominal, con carácter negociable. De este período datan las primeras cuentas financieras, cuya fuente fue las escrituras contables realizadas por partida doble; al igual aparecen las primeras instituciones que efectuaban actividades de control sobre la contabilidad. A pesar del carácter rudimentario de la contabilidad de las comunas, se establecían principios de libertad y publicidad del sistema. Nació el balance para resumir de forma organizada las actividades financieras del Estado, existían normas respecto a la planificación financiera, tanto la realización del plan como la aprobación y la ejecución, cuyos responsables eran los gobernantes.

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1.1.8 La contabilidad pública en España. En materia normativa sobre la estructura administrativa y en particular la regulación contable, se encontraba inmersa en los grandes legajos de leyes, como Las Siete partidas de Alfonso X el Sabio de 1265. El Ordenamiento de Montalvo de 1484, fue otro código en donde se trata asuntos de contabilidad pública. Esta codificación se verá aumentada en la etapa de Felipe II, que mandó imprimir en 1567 la Nueva Recopilación, con cerca de 4.000 leyes. En 1680 aparece una vasta obra llamada La Recopilación de las Leyes de los Reinos de Indias5. Pero es importante mencionar el Cedulario indiano de Diego de Encinas de 1596 que incluye disposiciones a observar en años anteriores a su recopilación, el cual refleja las vicisitudes del día a día y el funcionamiento de las instituciones establecidas en aquellos dominios. Según el profesor Donoso Annes, el tomo 3 de dicho cedulario, abordaba lo referente a la Hacienda Real6 y de la contabilidad hasta esa fecha.7

1.1.9 La contabilidad pública en Inglaterra y el surgimiento del derecho presupuestario.

El Parlamento recibía periódicamente información de las cuentas de gastos y de ingresos. Otra función era la de iniciar los procesos adelantados en contra de los malversadores de fondos. También autorizó a la corona para que impusiera los tributos necesarios. Todos los ingresos recaudados, se destinaban a cumplir con el conjunto de gastos públicos, esto se estableció después que se instauró el presupuesto y se unificó el Tesoro. Antes de la unificación del Tesoro, existían varios presupuestos y cajas especiales. El primer intento por unificar el Tesoro, se hizo reuniendo los ingresos en tres fondos: El primero reunía el impuesto a las puertas y ventanas; y una parte de los impuestos recaudados por concepto de consumo. Un segundo fondo, donde se reunían los impuestos por concepto de aduana y otra parte de los impuestos recaudados por consumo. Finalmente, el tercer fondo donde se reunían todos los ingresos. El control legal de los gastos e ingresos de la hacienda se ejercía por medio de un alto magistrado, quien adicionalmente vigilaba los movimientos de dinero del Estado y sobre las relaciones de la hacienda con el banco estatal. Por otra parte un pagador general, realizaba funciones de control independiente del magistrado, al tiempo que llevaba el registro de sus funciones las cuales debían corresponder con los registros realizados en las oficinas administrativas. La contabilidad pública en Francia. La existencia de varias cajas y de diversos recaudadores que administraban los fondos de dichas cajas, impidió que se pusiera en práctica el presupuesto redactado en el año 1596. En esta época, Colbert ministro de Luis XIV, propuso un sistema contable que permitiría extraer un estado resumido de ingresos y gastos mensualmente. El estado resumido y las escrituras de las que se extraían las cuentas, se sometían a la aprobación real. Al finalizar

5 Tussel J., Introducción a la historia del mundo contemporáneo, Madrid, UNED, 1986 6 Incluyendo tópicos como: “(1) la forma y orden que los oficiales deben seguir en lo referente a la recaudación (2) custodiar lo recaudado (3) responsabilidad de los caudales (4) los libros que están obligados a llevar los oficiales reales (5) como debían realizar los pagos y libramientos y (6) normas relativas al cierre del ejercicio. El tomar cuentas, por parte de los oficiales de resultas, y la obligación de darlas” 7 Donoso Annes A. Aspectos contables recogidos en las Leyes de Indias hasta 1596. Homenaje al profesor Saez Torrecilla…ICAC, Pág. 268.

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un año se tenía preparado un estado de previsión del siguiente año, al comenzar éste último se elaboraba un estado que indicaba el balance del año anterior. Los recaudadores de impuestos entregaban periódicamente los recaudos y los registros contables relacionados con los impuestos, para su control mensual. En el año 1777, se estableció un sistema de contabilidad central general, cuya responsabilidad era asumida por una oficina que recopilaba los datos de las demás oficinas contables. El sistema de contabilidad funcionaba mediante el registro por partida doble, se fundamentaba en el principio de publicidad, con el fin de garantizar el orden, la exactitud y la transparencia en la actividad del manejo de los dineros públicos. El principio de publicidad fue muy importante para todos los asuntos en materia financiera y de contabilidad nacional, puesto que las cuentas aprobadas por los comisarios de la tesorería debían darse a conocer públicamente de forma impresa. La Revolución modificó la estructura administrativa contable, en tanto se abolieron doce cámaras de cuentas encargadas de realizar control financiero, las cuales se transformaron en una comisión de contabilidad nacional, que se encargaba de ejercer estricto control sobre la gestión financiera del Poder Ejecutivo. Se instituyó por medio del rey, el Tribunal de Cuentas francés, para ejercer riguroso control sobre toda la acción administrativa y contable.

IMPORTANTE La contabilidad pública ha existido desde tiempos antiguos. La emplearon los griegos, los romanos, los atenienses. En la edad media los longobardos y los carolingeos y en la modernidad Francia e Inglaterra.

1.2 Evolución de la Normativa Contable Pública en Colombia. La normativa contable pública colombiana se ha visto influenciada a lo largo de la historia por hechos de tipo social, económico, cultural e incluso religioso. Con el fin de proporcionar un marco histórico de la normalización contable pública en Colombia, se diseñaron los siguientes períodos de evolución:

1. La Contabilidad en el Periodo Colonial y Republicano atado al pasado Colonial (Desde el descubrimiento hasta 1847).

2. El periodo de la consolidación de la República y la ruptura con la tradición normativa de la Contabilidad pública colonial (1847 – 1923)

3. Periodo de la modernización del estado y la organización de la contabilidad nacional (1923 – 1995)

4. La Contabilidad Pública Patrimonialista (1995 – Actualidad)

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1.2.1 Período Colonial y Republicano atado al pasado colonial: Este período comienza con el descubrimiento de América y termina a mediados del siglo XIX. Se encuentran dos clasificaciones asociadas a este aparte, una la época de los Hasburgos donde se promulgaron las primeras leyes públicas y otra la época de los Borbones cuya influencia estuvo presente hasta el final del período. A comienzos del período colonial la contabilidad pública en las colonias se encontraba en manos de algunos funcionarios reales que se encargaban de controlar los ingresos y egresos oficiales correspondientes a la Expedición Conquistadora. Las riquezas extraídas de las colonias se convirtieron en fuentes importantes de recursos que se controlaban a través de la Hacienda Real y de prácticas contables. La estructura de la Hacienda Real Castellana, estaba compuesta de dos esferas claramente diferenciadas, la administración hacendística y la organización fiscalizadora o de intervención y control. La primera, comprendía la administración central, integrada por la Contaduría Mayor de Hacienda y la periférica. La Contaduría Mayor estaba compuesta por diversas secciones llamadas Contadurías Menores o Contadurías de libros, cuyas funciones generales eran ocuparse de todo lo relacionado con la división y asignación a las tareas de la recaudación de cada renta, por sectores y áreas geográficas. La periférica, estaba compuesta por Contadores, Administradores, Tesoreros, Recaudadores, entre otros, los cuales se encargaban de la recaudación directa de las rentas y la ejecución de los pagos de órdenes que recibía la autoridad central8. En el período colonial, la regulación contable se encontró con dos obstáculos importantes, en las Indias: Por un lado, la tensión de intereses entre la Corona y los estamentos privilegiados de naturaleza privada. Por otro lado, la dificultad técnica en la aplicación de las normas contables, resultado de la falta de conocimiento respecto al tema en las colonias. Según Jaramillo, los recaudos y el control lo realizaban las Cajas Reales y el Tribunal de Cuentas, éste último se encargaba de la revisión y cancelación de las cuentas y de los informes enviados desde las provincias a la Corona, correspondientes al producto de las rentas, los costos y gastos9. La gestión de recaudo y transferencia de las riquezas extraídas de las Indias se realizaba a través de las cajas reales. Las cajas más importantes de Indias fueron: la Caja Real de México, la de Veracruz; la Caja de Guatemala, la de Honduras; la Caja de Nicaragua, la de Potosí; la Caja Real de Lima, la de Santiago de Chile, la de Quito, la de Panamá, la de Cartagena de Indias y la de Santa fé de Bogotá. 10 En lo relacionado con la contabilidad puesta en práctica desde comienzos de la colonia, las operaciones de registro de las rentas e impuestos eran muy elementales, en un libro se anotaban los tributos coloniales (quintos reales, la alcabala, el tributo de los indios, etc.), que representaban ingresos, con el nombre de cargo. Mientras que, los sueldos de los

8 Hernández, E. (1992). “Propuestas de contabilidad por partida doble para llevar las cuentas centrales de la Real Hacienda Castellana (hacia 1574)”. En: Revista Técnica Contable. Madrid: Tomo XLIV, p. 539. 9 Jaramillo Uribe, Jaime. (1996). Historia Económica de Colombia. José Antonio Ocampo, Compilador. Santafé de Bogotá: Tercer Mundo Editores, p. 86. 10 Ulloa, M: La Hacienda Real en Castilla en el Reinado de Felipe II. Fundación Universitaria Española. Madrid, 1986.Pag.757.

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funcionarios y el pago de intereses de la deuda pública, representaban gastos, los cuales se anotaban en el mismo libro con el nombre de data11. El Tribunal de Cuentas era un componente de la Administración Colonial, que estaba facultado para exigir, ordenar y eximir de responsabilidades frente a la Hacienda, a quienes considerara necesario. Los conflictos de intereses entre la Corona y los privados; el sistema arcaico de recaudos; la crisis económica del reino propició el letargo y olvido del sistema de contabilidad pública, que es nuevamente estimulado con la llegada de los Borbones. En la época de los Borbones, se intento acabar con el “sistema de caja”, cuyos registros se hacían por cargo y data, y fue sustituido por el método de partida doble propuesto por el Contador General de la Contaduría de Indias, don Francisco Javier Machado, en el año 1780. En ese mismo año el rey invitó a Machado a elaborar una serie de instrucciones que fueran útiles a las cajas reales y a la administración de las Indias, las cuales fueron aprobadas por el monarca en el año de 1784. El sistema de partida doble en las Cajas Reales de Indias y en particular en el Nuevo Reino de Granada, se implantó en el año de 1786. Pero esta instrucción no pudo ser cumplida. El 24 de Octubre de 1787 Valdés, Arzobispo Virrey de Santa fé, emite una instrucción donde se manifiesta la imposibilidad de corresponder lo dispuesto en la instrucción del Contador General, don Francisco Machado, en virtud de la poca instrucción de los subalternos y amanuenses de las Cajas Reales. Siguiendo a Donoso Anes (1999, 820): dentro de la estructura administrativa de la Hacienda Real, las funciones de los Oficiales Mayores, debían recaudar y custodiar las propiedades de la Corona, para cumplir sus labores estaban obligados a llevar tres libros de cuentas: El libro Manual, en el que se registraban las partidas haciendo uso de los términos de “Cargo en” y “Abono a”, con el título de la cuenta respectiva; dichos registros se trasladaban posteriormente al libro Mayor y después al libro de Caxa o Tesorería. El primero de ellos, servía para anotar de forma individual todas las cuentas de ingresos y gastos de los diversos ramos, reuniendo todo lo que correspondía a la Real Hacienda; por su parte el segundo libro, estaba incluido en el primero, pero no necesariamente, en tanto podía separarse de ese y reunir todas las cuentas que correspondía a los Oficiales Reales o Ministro de la Tesorería.12

Entre el período borbónico y comienzos de la República Independiente, existieron transformaciones importantes, respecto a la concepción de la Hacienda Pública, por ejemplo, la adopción por parte de Colombia (1847), al igual que numerosos países europeos y americanos, de la modalidad de control creada en Francia por Napoleón Bonaparte en 1807, la Corte de Cuentas, la cual se encargaba de indagar, juzgar y sancionar todos los asuntos que estuvieran relacionados con la contabilidad de los dineros públicos.

11 Jaramillo Uribe, Jaime. Op. Cit., p. 82. 12 Donoso Anes, A. (2000). Nuevo método de cuenta y razón para la Real Hacienda en las Indias. La instrucción práctica y provisional en forma de advertencias comentada (27 de abril de 1784). AECA, p. 820.

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El período de la República Independiente, se caracterizó por las reformas de la Hacienda Pública13. Durante la República se reorganizó el sistema de información, pero dicha reorganización condujo a que con cada reforma se cambiara la estructura de la administración pública, los procedimientos y las prácticas, lo cual afectaba cualquier intento de separación con la tradición colonial, en lo referente a la contabilidad pública. En el año 1821, el Vicepresidente de la República el General Santander, reorganizó el tesoro público, y posteriormente en el año 1824, él mismo sancionó una ley mediante la cual se eliminó la Tesorería General de la República y la Contaduría General de Hacienda y se creó la Dirección General de Hacienda y Rentas Nacionales, para establecer tesorerías departamentales independientes entre sí, al tiempo que se reestructuró por primera vez la Hacienda Nacional; se crearon las Contadurías departamentales, que se encargaban de examinar, escribir y saldar las cuentas de las tesorerías principales; y se establecieron Juntas de Hacienda.14 Las Contadurías estaban compuestas por un Contador y un ordenador auxiliar, se encargaba de realizar los estados financieros con base en las cuentas que rindieran las oficinas departamentales, con el fin de presentarlos a la dirección general. Sin embargo, las oficinas principales, también debían remitir sus respectivos informes a la dirección general. Y las Juntas de Hacienda se componían por un intendente, un contador y un tesorero departamentales, los cuales podían aprobar gastos extraordinarios en casos de emergencia. Una segunda reforma al sistema de la Hacienda Pública, se llevó a cabo en el año 1826, con el fin de centralizarla. Se eliminó las direcciones de correos y casas de la moneda, para crear formalmente las Direcciones de aduanas, tabacos y de tesorerías; compuestas por tres contadores generales independientes en su ramo, cuyos deberes eran: mejorar el sistema administrativo de las contadurías; cuidar la uniformidad de las cuentas en los informes presentados por los empleados; formar modelos para estados de visitas mensuales a las arcas, cortes y tanteos anuales, así como, dar los modelos y reglas para la elaboración de libros de cuenta y razón de las oficinas correspondientes; y revisar las cuentas saldadas por los Contadores Departamentales, en los ramos correspondientes a cada Contador General Los estados generales de toda la República eran responsabilidad de los directores Contadores Generales y el administrador Contador General de correos. A nivel departamental se conservaron las tesorerías, las administraciones departamentales y las oficinas de aduanas y las contadurías departamentales, que debían presentar cuentas a los respectivos directores contadores generales en los términos que éstos fijaran para el respectivo trámite.15 . En el año 1832, se produjo una nueva reforma, con la cual se logra unificar en la Tesorería General de la República los gastos nacionales; la administración y control de las rentas y gastos públicos, se centralizó en la Dirección de la Hacienda y en las Gobernaciones de las provincias. La reforma, eliminó la Dirección Contadora General de Tabacos y creó los juzgados contenciosos de hacienda. Los tesoreros, debían cumplir con el recaudo de las

13 El investigador Luis Fernando López Garavito en su obra “ La historia de la Hacienda y el Tesoro en Colombia analiza diez reformas a la Hacienda Pública desde la independencia hasta 1873.En ese mismo orden se tratarán las reformas en este apartado. 14 López G., Luís Fernando. Historia de la Hacienda Real y el Tesoro. Banco de la República 1992.p.30. 15 Ley 18 de Abril de 1.826. Codificación Nacional de todas las Leyes de Colombia. Vol. 2, folio 305-311.

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rentas públicas; las transferencias de fondos a las provincias; el examen de informes de operaciones de las tesorerías regionales; la elaboración y presentación mensual de estados financieros del tesoro, relacionando ingresos y gastos, entre otras. 16 En el año 1846, se implantó una cuarta reforma, la cual dio origen a la Dirección General de Tesorerías, en reemplazo de la Tesorería General de la República; se establecieron direcciones de rentas estancadas para el manejo de los ingresos de las salinas, aguardiente y tabaco, al igual que direcciones de diezmos y rentas menores encargadas de administrar los ingresos por diezmos, papel sellado, vendutas y registros hipotecarios. Con la desaparición de la Tesorería General de la República, se clausuró la contabilidad que allí se había realizado durante veinticinco años17. En las tres primeras décadas de la República, se realizaron cuatro reformas a la Hacienda Pública. Se produjo una quinta reforma cuyas características fueron equiparables con las ideas liberales.

1.2.2 El período de consolidación de la República y la ruptura con la tradición normativa de la contabilidad pública de la Colonia.

El periodo abarca desde la ley 16 de 1847 hasta el año 1923 que con la ley 42 se reorganiza la contabilidad oficial y se crea el departamento de Contraloría, propuesto por la misión Kemmerer. En el año 1847 se expidió una nueva ley orgánica de la Administración de Hacienda Nacional, se produjo la quinta reforma desde el período de la independencia, gracias a la cual se realiza la primera programación presupuestal para los gastos e ingresos públicos. Para fines presupuestales la administración se dividió en varios departamentos: Hacienda, Tesoro, Contabilidad General, Deuda Nacional, Gastos de Hacienda y del Tesoro, Gobierno, Interior, Relaciones Exteriores, Justicia, Guerra Marina, Obras Públicas, Agricultura, Minas, Manufacturas, Comercio, Instrucción Pública, Culto, Beneficencia y recompensas. Por primera vez la formación, presentación, ejecución y control del presupuesto nacional, debía hacerse por mandato legal. Con la reforma, la Secretaria de Hacienda se encarga del manejo de la ejecución del gasto de Hacienda, Tesoro, Deuda Nacional y Contabilidad General. Se creó un sistema de pagadurías particulares; se transformó la Dirección General de Tesorería en Dirección General de Administración del Tesoro. Se creó la Corte de Cuentas, cuya función era el control del fisco y se estableció la Corte General de Cuentas para que examinara la Cuenta General de Presupuesto y del Tesoro. El orden que se instituyó, permitió que se centralizaran las cuentas y se siguiera un procedimiento para tal fin. En la Ley del 7 de Junio de 1847, se inscribieron las operaciones, que debían aparecer en los libros de la cuenta general del presupuesto y del Tesoro, como la situación activa y pasiva del Tesoro al comienzo y al final del año económico; y el registro 16 Ley 2 de Marzo de 1.832. Archivo General de la Nación, Sección República, Archivo Hispánico Restrepo. Caja 64. Fondo V, Folio 86-88. 17 Lopez.Op.Cit. p.82.

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de las transacciones relacionadas con liquidaciones y ordenaciones de rentas, ingresos, gastos y pagos; entre otros. La cuenta mencionada era responsabilidad del Contador General, así como también lo era el archivo de la Contaduría General. Los documentos que soportaban los registros que aparecían en la cuenta del Tesoro, eran remitidos al Contador General quien los enviaba a la Corte de Cuentas, y posteriormente eran regresados al Contador General para que este revisara las cuentas saldadas18. De esta manera la dirección del proceso presupuestario y la contabilidad del Tesoro y la Hacienda Pública se concentró en el Contador General, evitando la diversidad de resultados en las operaciones del gobierno19. Con la expedición del decreto del 30 de Septiembre de 1847, se expone que las operaciones que se realicen en universidades de la República y colegios que dependan del poder ejecutivo, deberían hacerse en libros de contabilidad: de inventario, de caja, de diario y mayor (principales); de presupuesto, balance, gastos varios y copiador (auxiliares). A éstos últimos la norma permitía que se anexara los libros necesarios con el fin de tener claridad en las operaciones. Adicionalmente, el decreto mencionado menciona las cuentas y la descripción del objeto de cada una; presenta los procedimientos requeridos para la comprobación de asientos en cada cuenta; e indica los modelos de los libros de contabilidad20. La reforma siguiente, se produjo en el año 1850 con la Ley del 20 de abril, cuyo eje central era la descentralización de las rentas y gastos públicos, por lo que la elaboración de los presupuestos de ingresos y gastos se realizó en cada provincia. Dicha reforma, dividió la administración nacional en siete departamentos administrativos (Gobierno, Deuda Nacional, Justicia, Guerra y Marina, Relaciones Exteriores, Obras Públicas y Beneficencia y Recompensas); declaró diez rentas nacionales (Aduanas, correo, papel sellado y salinas, entre otras que se cedieron a las provincias); se responsabilizó a las provincias por la expedición anual de la ordenanza del presupuesto de renta y gasto a cargo de las mismas. Dicha ordenanza por una parte, debía expresar todas las rentas y contribuciones establecidas por la cámara, metodológicamente enlistadas (columna de presupuesto de rentas); y por otra parte debía mostrar un cuadro completo y detallado, ordenado por capítulos y artículos donde se identificaran los créditos abiertos al ordenador del gasto en cada provincia (columna de presupuesto de gastos)21. En Noviembre de 1850, mediante decreto se establece por primera vez la obligación de llevar contabilidad pública por partida doble. Se presentaron los procedimientos requeridos para la contratación de bienes, servicios y obras públicas; también se planteo la obligatoriedad de la implementación del método de “partida doble”, en las operaciones que realizara la Tesorería General de la República, las casas de moneda, las aduanas de Buenaventura, Cartagena, Cúcuta, Santa Marta y Tumaco, las salinas de Zipaquirá y Chía y los correos de las principales ciudades22. En el año 1851, se realizó una nueva reforma (séptima reforma), con el fin de modificar el sistema de aduanas, al tiempo que se crearon los departamentos de Hacienda del Tesoro y

18 Ley del 7 de Junio de 1.847. Archivo General de la Nación. Sección República. Archivo histórico. Restrepo. Caja 64. Fondo V. Volumen 17. Folios 69-75. 19 Ibíd 20 Decreto del 30 de Septiembre de 1847. 21 Ley del 20 de Abril de 1.850. Archivo General de la Nación. 22 Decreto del 26 de Noviembre de 1.850

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de Contabilidad General Otra pretensión de la reforma, fue la tecnificación de los procesos presupuestales, tales como las etapas de programación, formulación, ejecución y control, al igual que la rendición y el fenecimiento de las cuentas Con la expedición de una Nueva Constitución en 1853, se pretendió la descentralización de la administración, dando poder a cada provincia para disponer de su propia administración interior sin afectar las competencias del gobierno central. Se ordenó la unión de Colombia bajo un sistema federal23. Con la ley del 10 de Mayo de 1859, se reorganizó la Secretaria General de Hacienda con sus respectivas direcciones y se crearon los cargos de Intendentes de los Distritos de Hacienda. La reforma de 1859, definió dentro del proceso presupuestario como administración activa de la hacienda la estructura de recaudo y como administración pasiva la de los ordenadores del gasto24. La ley 68 del 4 de Julio de 1866, reforma nuevamente el Estatuto Orgánico de la Hacienda Nacional, se crean las Secretarias de Hacienda y Fomento, así como la del Tesoro y Crédito Nacional. La ley 106 del 13 de Junio de 1873, representa la décima reforma que se realizó al régimen de Hacienda Pública, la cual presenta el primer Código Fiscal para la Nación. En el año 1886, se reforma la Constitución. La nueva Constitución se pronunció en temas contables para otorgar a la Contraloría General de la República la responsabilidad de vigilar la gestión fiscal de la administración25. Dicho organismo, sólo empezó a operar mediante la ley 42 de 1923, por recomendación de la Misión Kemmerer. La situación de la contabilidad siguió siendo muy precaria, en términos de la consolidación de la información a nivel nacional, que permitiera tener verdadera certeza acerca de los ingresos y gastos de la nación. Entre los años 1898 y 1904, el país estaba sumido en la Guerra de los Mil días, por lo que durante este período no se emitieron informes de contabilidad y tampoco hay claridad sobre la emisión de normas al respecto. Sólo hasta el año 1904, mediante decreto se reorganizó la elaboración general de cuentas presupuestales. En el año 1908, por primera vez se conoció los principios presupuestales, lo cuales debían ser observados por los funcionarios de la administración pública, éstos eran el de Responsabilidad, Unidad de Caja y Unidad de Cuenta.

1.2.3 Período de modernización del estado y la organización de la contabilidad nacional.

El período mencionado comprende desde la expedición de la ley 42 del 19 de Julio de 1923, cuando se creó el Departamento de Contraloría y se reorganizó la contabilidad oficial, hasta En el año 1995 con la aparición del primer Plan General de Contabilidad Pública. La Misión Kemmerer presentó al gobierno nacional diez proyectos de ley; algunos de dichos proyectos se relacionaban con el desarrollo contable y respondían al dinamismo económico del momento. De los proyectos presentados solamente ocho fueron aprobados, los cuales

23 Ley del 4 de Junio de 1.851. Codificación Nacional. Bogotá folio 524. 24 Codificación Nacional. Tomo 18, años 1858-1859. Imprenta Nacional Bogotá, p. 361-391. 25 Gómez Lee, Iván Dario. (2003) “El control de la gestión fiscal y sus alcances y los sujetos de control fiscal”. En Revista: Economía Colombiana Nº 298. Bogotá: Ed. Contraloría General de la República. Septiembre-Octubre de 2003.

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hicieron posible la organización fiscal del Estado, y fueron la condición previa al desarrollo ordenado del crédito y la actividad comercial. Mediante la Ley 42 de 1923 “Sobre Organización de la contabilidad nacional y creación de departamentos de contraloría”, la Misión Kemmerer presentó en la estructura de dicha norma la separación gradual de las funciones de revisión y de administración, lo mismo que estableció la prioridad de la responsabilidad que debían tener los funcionarios del gobierno y la importancia de la información financiera para efectos de verificación y control de los ingresos y gastos públicos, así como la facultad que tenía la Contraloría para ejercer otras funciones relacionadas con temas contables y con procedimientos de carácter administrativo. A pesar de la situación mundial que se presentó en 1929, Colombia fue un país que no sufrió consecuencias graves por la Gran Depresión, sin embargo el voluminoso crédito externo que había adquirido el país era la gran preocupación del gobierno26, debido a esto, se decidió contratar una segunda Misión Kemmerer con el fin de adelantar las reformas necesarias para sacar al país adelante. Como lo manifiesta Sáenz Rovner, “Olaya Herrera, estaba especialmente preocupado por asegurar mercados internacionales y mejores precios para las exportaciones de café, y por traer capital extranjero para explotar los recursos petroleros del país”27.En cuanto a la situación contable, la segunda Misión Kemmerer estableció el Departamento de Contraloría como una oficina de contabilidad y control fiscal, mediante el decreto-Ley 911 de 1932, el cual modificó la Ley 42 de 1923, a la vez le asignó las funciones correspondientes respecto al ejercicio contable y fiscal. A mediados de la década de los años cuarenta se presenta el primer intento de planificación contable a través de la circular 169 de 1944 del Ministerio de Hacienda28, dirigida a las granjas agrícolas y ganaderas y estaciones experimentales; la cual presenta en la primera parte la estructura del catálogo de cuentas y todo lo relacionado con la clasificación, dinámica y registro de las mismas. Además del catálogo de cuentas mencionado, el Departamento de Contraloría expidió otros catálogos para diferentes dependencias del gobierno nacional, casi hasta abarcar el total de las dependencias gubernamentales. La reforma constitucional de 1945, elevó a este nivel el control fiscal mediante los artículos 59 y 60, donde se establece que la Contraloría deja de “tener el carácter de simple departamento técnico de auditoria contable, para asumir la función fiscalizadora del manejo del tesoro público, no en una forma autónoma, sino como una prolongación de la función originaria de la Cámara de Representantes de vigilar el gasto público”29. En el año 1953, y por iniciativa de la Contraloría General se expide la circular general Nº 300, mediante la cual dicha institución propuso la formación de un Gran Balance de Tesoro y de la Hacienda Pública, en el que se determinarían y explicarían los rubros del balance financiero de la nación.

26 Es de advertir que 1928 se cerró el crédito a Colombia. 27 Sáenz Rovner, Eduardo. (1993). La ofensiva empresarial: Industriales, políticos y violencia en los años 40 en Colombia. Bogotá: Tercer Mundo Editores. 28 “Diario Oficial”. Bogotá, Enero- Febrero 1945. Pág. 1012. 29 Amaya Olaya, Uriel Alberto. (1996). Fundamentos Constitucionales de Control Fiscal. Bogotá: Ed. Umbral, p. 35.

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El Balance de la Nación se divide en dos partes, una corresponde al Balance de las cuentas del Tesoro en el que se enfrentan los activos y pasivos para deducir la situación fiscal; y la otra parte corresponde al Balance de Cuentas de la Hacienda en el cual se enfrentan los activos y pasivos diferidos, para obtener de su diferencia el capital de la Hacienda Pública. Estos esfuerzos darían fruto en el año 1957, cuando se aprobó el libro IV del Estatuto Unificado de Vigilancia Fiscal, donde se establecía la creación por primera vez en Colombia, de un plan general de contabilidad que fijaría los fundamentos, principios y el catálogo de cuentas que dio origen al “Balance del Tesoro y de la Hacienda”; con el fin de consolidar la contabilidad central de la nación, departamentos territorios y municipios. El incipiente modelo de Contabilidad Gubernamental, fue reestructurado para las entidades públicas a partir del año 1984, y se perfeccionaron los componentes de este sistema cuyos elementos son el subsistema presupuestario, financiero, patrimonial y de costos y el de cuentas de orden. Dicho sistema se extiende hasta la creación de la Contaduría General de la Nación en el año 1995. El subsistema presupuestario, registraba por el sistema de partida simple las partidas de ingreso y gasto público con el fin de controlar e informar sobre el origen de los recursos y el estado de compromisos y ejecución de los gastos. El subsistema financiero, registraba las operaciones del gobierno de ingresos y gastos por el sistema de partida doble y de causación. El subsistema patrimonial, registraba las operaciones que representaban bienes fiscales y el costo de las obras públicas y de producción de bienes y servicios. De otra parte el sistema de contabilidad gubernamental, producía los Estados Financieros del Balance General de la Nación, compuesto por dos partes: El Balance del Tesoro, revelaba la situación financiera del superávit o déficit de as operaciones del gobierno al cierre del período fiscal; y El Balance de la Hacienda, recogía los saldos favorables o desfavorables de la situación fiscal30.

1.2.4 La Contabilidad Pública Patrimonialista (1995 – Actualidad) Este periodo tiene su origen en la Constitución Política de Colombia de 1991 cuando se crea la figura del Contador General de la Nación y comienzan las funciones de la Contaduría General de la Nación. Para 1995 se expide el Primer Plan General de Contabilidad Pública, el cual ha tenido dos grandes reformas, en los año 2000 y 2007. En el capitulo dos se tratará el modelo patrimonialista de la Contabilidad Pública Colombiana detallando su génesis y desarrollos.

RECUERDA Que la historia de Colombia como la historia de su contabilidad pública es importante conocerla para ir desarrollando nuevos elementos y progreso en el diseño y construcción de un sistema de información que controle los recursos públicos y evite la corrupción en las esferas gubernamentales.

30 Los subsistemas fueron aprobados por la Contraloría General mediante el Manual de Contabilidad Gubernamental. Véase: CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. “Contabilidad de la Nación”. En: Economía Colombiana Nº 201-202.

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1.3 El reconocimiento del sector público y del sector privado Es importante tener en cuenta la existencia de los sectores público y privado en el ámbito económico de los países que han adoptado un modo de producción capitalista. En el sector privado rige el sistema de precios fundamentado en la oferta y demanda de bienes, es decir en el mercado. Los bienes asignados por el sector público no están sometidos al principio de exclusión y son catalogados como indivisibles en el sentido de que cualquier consumidor está en el derecho de poderlos alcanzar, en tanto, los bienes ofrecidos por este sector pueden jugar por fuera del mercado y las entidades productoras prescindir del ánimo de lucro. En este sentido los gobiernos ofrecen unos bienes denominados colectivos, que en gran parte no son prestados por el sector privado. Es así, como el sector público desempeña las funciones de asignación de bienes colectivos, de redistribución de la renta nacional en pro de la equidad social y la función de estabilización, tratando de corregir toda suerte de desequilibrios de tipo macroeconómico.

La selección de funciones y actividades del sector público es desempeñado por el Gobierno, que está compuesto por autoridades públicas y sus entidades establecidas mediante procesos políticos, ejerciendo un monopolio de poderes de observancia obligatoria en un territorio o sus divisiones, motivadas por consideraciones de fines públicos en los ámbitos económicos, social y político. Este sector se dedica fundamentalmente a la prestación de servicios públicos que difieren de las actividades de otros sectores en su carácter, elementos de costo y fuentes de financiación. La principal función del Gobierno, como se indicó anteriormente, es ejecutar la política por medio de la producción de servicios fuera del mercado, principalmente para consumo colectivo, y la transferencia de ingreso, lo cual se financia generalmente con gravámenes obligatorios aplicados a las unidades de otros sectores pertenecientes al sector privado. De esta forma, el Gobierno cumple esencialmente las funciones de proveer ciertos bienes y servicios públicos y de cumplir determinados objetivos públicos no por motivos comerciales o financieros aunque, si lo hace, no es ésta su motivación principal o no lo hace con el propósito fundamental de obtener una ganancia31. En términos generales, el profesor Comín F. manifiesta que las actividades económicas del sector público comprende las operaciones realizadas por los gobiernos para asignar bienes y servicios a la comunidad mediante la ejecución de los presupuestos públicos. En segundo lugar, se tienen las actividades de las empresas industriales y comerciales del estado, en donde el estado actúa como ente empresarial y en tercer lugar, la actuación del estado como agente regulador por medio de la legislación económica que expide. Es así como el sector público influye sobre la actividad económica actuando directamente sobre la oferta y la demanda de la economía a través de la actividad productiva de sus empresas y ejecutando el gasto público. Por otra parte tiene incidencia directa en la economía al regular el comportamiento de los agentes y sectores económicos privados a través de las normas que rigen los gastos fiscales y la reglamentación económica de todo tipo32. En razón de lo anterior, el sector público, en el sentido expresado por el profesor Musgrave, se encargará de proveer de bienes colectivos a la sociedad, bienes que según él, están seccionados en dos grandes categorías. En primer lugar, las necesidades sociales, es decir,

31 FONDO MONETARIO INTERNACIONAL. Manual de estadísticas de las finanzas públicas. 1989. Pág. 8 32Comin, F. (1996). Historia de la Hacienda Pública. Tomo I. Madrid: Ed. Grijalbo Mandadari, p. 28.

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aquellos bienes que son inherentes al Estado, como la defensa nacional, la administración de justicia, las relaciones diplomáticas en el exterior, la legislación que regula las relaciones entre los hombres, entre otros. Por otra parte, aquellos bienes que a pesar de ser provistos por el sector privado, por su importancia también los ofrece el sector público, bienes denominados meritorios como la salud, la educación, obras de infraestructura y en general todas aquellas actividades que requieran, para un país como Colombia, de grandes inversiones para su desarrollo y que no puede asumir el sector privado. Nota no hay Esto nos indica la existencia de gran heterogeneidad entre los diferentes entes que integran el sector público, en cumplimiento de sus funciones de cometido estatal. Organizaciones que van desde la recepción de los tributos impositivos del Estado (DIAN) hasta empresas industriales y comerciales que juegan sus valores en Bolsas y mercados financieros internacionales (ECOPETROL), pasando por los ministerios que prestan diversas funciones como justicia, salud, educación y otras. En este sentido son varios los sistemas contables de los cuales se sirve el sector público. Siempre adaptando sus sistemas de información a las necesidades cambiantes de la sociedad.

1.3.1 El Fondo Monetario Internacional y los sectores económicos.

Para el Fondo Monetario Internacional, FMI, la economía de un país puede dividirse en Sectores y estos a su vez se componen de unidades institucionales. Cada Sector cumple una función específica para los intereses de los ciudadanos. Son cinco los sectores señalados por el FMI: a) "El sector de corporaciones no financieras: que comprende las entidades creadas con

el objeto de producir bienes y servicios no financieros para el mercado. b) El sector de corporaciones financieras, que comprende las entidades cuya actividad

es prestar servicios financieros para el mercado. c) El sector de gobierno general, que comprende las actividades cuya actividad primaria

es desempeñar las funciones de gobierno. d) El sector de instituciones sin fines de lucro, que comprende todas las instituciones sin

fines de lucro, excepto las controladas y financiadas principalmente por el gobierno, que proporcionan bienes y servicios no de mercado a los hogares.

e) El sector de hogares, que comprende pequeños grupos de personas que comparten la misma vivienda, que mancomunan total o parcialmente, sus ingresos y su riqueza y que consumen colectivamente cierto tipo de bienes y/o servicios."33

A su vez, y de acuerdo a la división política de cada país, estos sectores podrán dividirse en sub-sectores, que pueden combinarse de diferentes formas. El FMI, define cuatro grupos de corporaciones públicas que pueden constituir la base de la cual se derivan otros grupos, así:34 Corporaciones públicas no financieras. Todas las corporaciones no financieras residentes controladas por unidades del gobierno general.

33 Fondo Monetario Internacional. Manual de Estadística de las Finanzas Públicas. 2001 pág. 9. 34 Ibid. Pág 17

31

Corporaciones públicas financieras no monetarias. Todas las corporaciones financieras residentes controladas por unidades del gobierno general, excepto el Banco Central y otras corporaciones públicas de depósito. Corporaciones públicas monetarias. Excluido el Banco Central, todas las corporaciones de deposito residentes, que están controladas por unidades del gobierno general. El Banco Central. En el caso colombiano, el Banco de la República, las autoridades monetarias independientes que emiten moneda nacional, plenamente respaldada por reserva de divisas. “A partir de los cuatro grupos enumerados anteriormente los subsectores del sector gobierno general pueden crearse otros subsectores del sector público tales como:

o El sector público no financiero: El sector gobierno general y las corporaciones publicas no financieras

o El sector público no monetario: Las corporaciones públicas no financieras, las corporaciones públicas financieras no monetarias y el sector gobierno general

o El sector público del gobierno central: el subsector gobierno central y las corporaciones públicas controladas por el gobierno central” 35 Esta clasificación del F.M.I. es una directriz para la clasificación de los diferentes sistemas contables y estadísticas de las finanzas públicas, sistemas de cuentas nacionales y balanzas de pagos de los diferentes los sistemas de información de países, en aras de una armonización conceptual de las finanzas públicas a nivel mundial.

1.3.2 La Estructura del sector público colombiano Todo análisis que aborde el sector público estatal debe partir necesariamente del reconocimiento de la heterogeneidad de éste. En el caso colombiano, el estado divide sus funciones en las que han sido denominadas ramas del poder público, que son ejercidas en el ámbito nacional y territorial. A nivel nacional el poder público se divide en la Rama Legislativa, La Rama Ejecutiva, La Rama Judicial, Los Órganos de Control y Los Organismos Constitucionales Autónomos. A nivel territorial se encuentran Los Departamentos, Los Municipios, Los Distritos, Las Regiones, los territorios indígenas, Las provincias, Las zonas de Frontera, Las Asociaciones de Municipios y Las Áreas Metropolitanas. A continuación se describen las principales características de la rama ejecutiva por considerarla de particular interés para el presente trabajo.

En la Rama Ejecutiva se establece una diferencia clara entre sector central y sector descentralizado, el primero, en los ámbitos nacional, departamental y municipal, dirige y desarrolla la labor administrativa de la nación. A nivel nacional esta función es desarrollada por la Presidencia y Vicepresidencia de la República, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, Unidades Administrativas Especiales y por organismos adscritos como las superintendencias cuyas funciones son la inspección y vigilancia.

35 Ibid. Pág 17-18.

32

El sector descentralizado está compuesto por algunos organismos administrativos que actúan bajo la autoridad del gobierno nacional, departamental o municipal con cierto grado de independencia en cuanto a su condición jurídica y responsabilidades en el cumplimiento de sus funciones especializadas en los campos de la salud, educación, el bienestar social, la capacitación profesional, las comunicaciones, etc. Es así como en Colombia se clasifica este sector en los Establecimientos Públicos que se definen como entidades creadas por el estado, con el objetivo de realizar autónomamente funciones de éste, de modo especializado y sometidos al mismo régimen jurídico del estado, es decir, al derecho administrativo. Entre otras entidades de este tipo encontramos La Escuela Superior de Administración Pública, El Servicio Nacional de Aprendizaje, el Instituto Colombiano de la Reforma Agraria, El Instituto Agustín Codazzi etc. Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta son definidas por la ley, como organismos creados y autorizados por ésta que desarrollan actividades de naturaleza industrial o comercial conforme a la reglamentación del derecho privado salvo las excepciones consagradas en la ley, con personería jurídica, autonomía administrativa y capital independiente. Estas empresas desarrollan sus actividades con el propósito de obtener utilidades y los precios de sus productos se fijarán de acuerdo al juego de la oferta y la demanda, en tanto su ámbito es de libre competencia. Las Empresas de Economía Mixta poseen las mismas características de las anteriores, pero los aportes para su establecimiento son estatales y de capital privado. Otras entidades de carácter particular son las Unidades Administrativas Especiales, creadas para ofrecer una atención adecuada a ciertos programas propios de un ministerio o departamento administrativo, pero que por su naturaleza o por el origen de los recursos que utilizan no deben ser sometidas al régimen administrativo ordinario, entre otras tenemos: la División de Impuestos Nacionales, La Superintendencia de Notariado y Registro, La Universidad Nueva Granada, las Instituciones financieras nacionalizadas, el Banco de la República, los entes universitarios autónomos, la Comisión Nacional de Televisión, las entidades públicas de seguridad social y otras. Los organismos descentralizados funcionan con rentas propias provenientes del cobro de tasas y derechos administrativos, o con transferencias presupuestales del sector central o con las dos a la vez. Estos organismos pueden utilizar contabilidad patrimonialista o presupuestal, separadas, según sea el caso.

SABIAS QUE…. La Contaduría General de la Nación es la entidad del Gobierno Nacional que regula la contabilidad pública y verifica que se cumpla la normativa por ella expedida. La cuenta que se remite a la Contraloría General de la Nación incluye los estados financieros y sus anexos para ejercicio del control a la gestión fiscal.

1.4 Naturaleza y concepto de la Contabilidad Pública.

33

La contabilidad pública es una parte de la contabilidad. Mattessich, uno de los mas connotados teóricos de la contabilidad la define así: “La contabilidad es una disciplina que se refiere a las descripciones cuantitativas y predicciones de la circulación de la renta y los agregados de riqueza por medio de un método basado en un conjunto de supuestos básicos….”36. La definición presentada por Mattessich deriva en que la contabilidad se aplica a todo tipo de organizaciones, tanto del sector público como del privado, ya sea a nivel macro o microcontable. Es decir que Mattessich se refiere a la contabilidad en un sentido amplio que abarca diferentes sistemas contables que son aplicados de acuerdo a necesidades específicas con el propósito de suministrar información referida al pasado, presente o futuro de las organizaciones.

1.4.1 Clasificación de la contabilidad. La clasificación elaborada por R. Mattessich en el año sirve de referente para entender los diferentes sistemas que componen la contabilidad. Si bien es cierto que se ha avanzado en ciertas aplicaciones, como la contabilidad ambiental (interdisciplinaria), inteligencia artificial y tecnologías emergentes en contabilidad, contabilidad pública, donde el contador puede profundizar y ampliar su radio de acción y que Mattessich no alcanzó a visualizar, también lo es que el marco de referencia construido por Mattessich aún conserva su vigencia. A continuación se presenta un esquema con las subdivisiones de la contabilidad que construyó Mattessich:

Fuente: (Mattessich, 1972, p139)

La micro-contabilidad: Es la definición utilizada para relacionar los sistemas contables aplicados a organizaciones individuales o grupos de sociedades que consolidan sus estados financieros. La información que se procesa está bien identificada y sus operaciones claramente definidas. Generalmente se aplica a tres tipos de organizaciones, a saber: 36 Mattessich, Richard. (1964) Accounting and Analytical Methods. Illinois: Richard Irwin. p, 17.

SUPUESTOS BÁSICOS DE LA CONTABILIDAD(BASES GENERALES)

CONTABILIDAD MONETARIA CONTABILIDAD NO MONETARIA

MICRO-CONTABILIDAD MACRO-CONTABILIDAD

CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTABILIDAD DE LA EMPRESA DE LA RENTA DE LA BALANZA NACIONAL Y CONTABILIDAD DE PAGOS REGIONAL INPUT-OUTPUT

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL CONTABILIDAD DE FLUJOS DE CONTABILIDAD FONDOS FAMILIAR

CONTABILIDAD CONTABILIDAD PLANIFICACIÓNFINANCIERA DE DIRECCIÓN Y PRESUPUESTO Y DE COSTOS PERIÓDICO

34

- A las empresas que pertenecen al sector privado ya sean con ánimo o sin ánimo de

lucro, como en el caso de Almacenes Éxito, o el Colectivo de Abogados José Alvear Restrepo. La contabilidad de la empresa puede emplear tres sistemas contables; el sistema de contabilidad financiera o contabilidad externa; el sistema de contabilidad de costos o contabilidad interna y el sistema de contabilidad presupuestaria o contabilidad predictiva.

- La contabilidad gubernamental, es decir la contabilidad que elaboran los gobiernos en

sus diferentes entidades. En el caso colombiano este tipo de contabilidad se puede llevar en los municipios, empresas públicas, ministerios, universidades y en general en todas las organizaciones estatales. A partir de 1953 se conoció como el balance financiero de la nación que presentaba los estados financieros del balance del tesoro y del balance de la hacienda. Posteriormente, en 1995 se aprueba el primer Plan General de Contabilidad Pública Colombiano que con algunas modificaciones es el que rige en la actualidad.

- La contabilidad familiar o contabilidad de los hogares

Ahora bien, para Mattessich la micro contabilidad es la de mayor tradición histórica y generalmente se ha referido al plano financiero y llama la atención sobre la necesidad de la extensión del concepto al plano macrocontable.

La macro-contabilidad: Tiene como función recopilar la información del nivel microcontable con el propósito de conocer el estado general de la economía. Así la macrocontabilidad comprende la contabilidad de la renta nacional, y cuentas de producto, que para nuestro caso podría asimilarse al sistema de cuentas nacionales, SCN, que divide las economías en cinco sectores y el resto del mundo: 1) empresas no financieras constituidas en sociedades y cuasi-sociedades de capital, 2) Instituciones Financieras, 3) Gobierno General, 4) Instituciones Privadas, 5) Unidades Familiares. Las actividades de cada uno de los sectores de las cuentas nacionales se reflejan en tres grupos principales de cuentas que indican: 1) producción, 2) los ingresos y los gastos y 3) el financiamiento del capital (acumulación)37. El organismo encargado de la configuración de dichas cuentas es el Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE. La contabilidad de flujo de fondos tiene como objetivo describir la actividad de Ahorro e inversión de once sectores económicos de relevancia. Las cuentas de estos sectores detallan el ahorro y la inversión y sus correspondientes orígenes y aplicaciones de fondos líquidos.38 De otro lado, la contabilidad de la Balanza de Pagos describe fundamentalmente las transacciones de unidades económicas de residentes con el resto del mundo. El Banco de la República y el Ministerio de Hacienda, son los entes que llevan registros de este tipo de estadísticas.

El método input-output, según Leontief define “la interdependencia existente entre los diferentes sectores que componen el sistema en cuestión, mediante una serie de 37 Manual de Estadísticas de las Finanzas Públicas. Fondo Monetario Internacional. 1987. 38 Mattessich, Richard. Teoría Moderna de la Medición y la Contabilidad. p, 134.

35

ecuaciones lineales cuyos coeficientes numéricos representan las características estructurales propias del mismo y se determinan empíricamente”39. (Dane) Como conclusión se puede afirmar que la contabilidad gubernamental, como la denomina Mattessich, pertenece a micro contabilidad, es decir que su aplicación es sobre unidades individuales y no trata de medir agregados económicos nacionales. Para el caso colombiano la contabilidad pública se ha elevado a la categoría de macrocontabilidad, pero esta apreciación ha sido sometida a fuertes críticas desde la academia, como se tratará en un próximo apartado. SABÍAS QUE: Colombia es uno de los pocos países del mundo que utiliza el modelo patrimonialista en su contabilidad pública presentando información a nivel macrocontable en el denominado Balance General de la Nación, en el que se consolida la situación financiera y el resultado de la gestión del gobierno nacional.

1.4.2 Contabilidad Pública y Contabilidad del Sector Público

En el apartado anterior se caracterizó la contabilidad, en micro y macro contabilidad, de acuerdo con una clasificación general, ubicando a la contabilidad pública en la microcontabilidad. Ahora, es necesario diferenciar entre la contabilidad del sector público y la contabilidad pública, pues dicho discernimiento nos permitirá observar el marco regulatorio y práctico de esta última. A continuación se presentan los conceptos referentes a estas dos categorías. Contabilidad del Sector Público

Como señalan Jones y Pendlebury la heterogeneidad del sector público no sólo se manifiesta en que "las organizaciones del sector público no sólo prestan variedad de servicios diferentes, sino que exhiben también una variedad de características legales, sociales, económicas y políticas. Estas organizaciones tienen poderes y responsabilidades distintos, objetivos y fuentes de financiación diferentes y diferentes estructuras organizativas. Adoptan diferentes prácticas contables. Estas diferencias reflejan como el desarrollo del Sector Público ha respondido a presiones cambiantes a lo largo del tiempo y también al entorno histórico"40.

39 Leontieff, W. Análisis Económico Input - Output. España: Edit. Planeta - Agostini. 1993. 40 Roman Jones & Maurice Pendlebury. (1984). Public sector accounting. London: Pitman Publishing Inc., pág 2.

36

La existencia de gran heterogeneidad en la naturaleza y funciones entre los diferentes entes que integran el sector público, en cumplimiento de sus funciones de cometido estatal, es evidente. Organizaciones que van desde la recepción de los tributos impositivos del Estado (DIAN) hasta empresas industriales y comerciales que tranzan sus valores en Bolsas y mercados financieros internacionales (ECOPETROL), pasando por entidades que prestan los servicios de seguridad nacional (Ejército de Colombia). Esta variedad de funciones impactan los sistemas de contabilidad. Por principio toda empresa o entidad, tanto del sector público como el privado, debe llevar contabilidad para observar su situación financiera y el resultado de sus operaciones. En algunos países, entidades del Estado pueden llevar su contabilidad acorde a la normativa privada, como algunas corporaciones y empresas con ánimo de lucro en donde el Estado tenga algún tipo de participación. Es decir, que la contabilidad del sector público puede regirse por normativa contable privada o pública, de acuerdo con las características específicas de cada entidad. Para el caso Colombiano todas las entidades pertenecientes al sector público deben llevar su contabilidad de acuerdo al PGCP por dictamen legal. La Contabilidad Pública: Algunas Aproximaciones Teóricas.

El término contabilidad pública es utilizado con diferentes acepciones de acuerdo a las circunstancias históricas y de entorno de cada región o país. Es así como se encuentran diferentes doctrinas respecto a este concepto. Siguiendo a Torres Pradas, la doctrina norteamericana, incluye la contabilidad pública dentro de la contabilidad de las organizaciones sin ánimo de lucro, distinguiendo entre la contabilidad gubernamental, contabilidad municipal y contabilidad del gobierno federal. Para los ingleses, la contabilidad pública está inmersa en la contabilidad del sector público, es decir, la contabilidad de los organismos de dicho sector en los diferentes niveles que está estructurado el sector público, como la contabilidad del gobierno central, del gobierno local, de la seguridad social y como una división adicional la contabilidad de las empresas públicas y la contabilidad de los organismos autónomos estatales.

Para la doctrina francesa e italiana el concepto de contabilidad pública es una rama claramente identificada de la contabilidad. Con un régimen legal específico y un ordenamiento jurídico a todos los niveles. 41 Doctrinalmente para el caso colombiano, la contabilidad pública se acerca a la francesa o española, en donde partiendo de la Constitución Política y siguiendo un ordenamiento jurídico es totalmente regulada por el Estado y reconocida como un instrumento para administración pública y el control de su gestión. Es así como en el PGCP se establece que la contabilidad pública "comprende además de la Contabilidad General de la Nación, la de las entidades u organismos descentralizados territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezca y la de

41 Torres Pradas Lourdes et Al. (1999). Manual de Contabilidad Pública. Madrid: Ediciones CEF. Centro de Estudios Financieros, 2 edición.

37

cualquier otra entidad que maneje o administre recursos públicos y sólo en lo relacionados con éstos"42. Así mismo, el Plan General de Contabilidad Pública establece que la contabilidad pública se entiende "como un sistema de información que incorpora las operaciones que se llevan a cabo con los recursos públicos, por parte de los entes gubernamentales y de los particulares que tienen a su cargo el manejo o administración de esta clase de recursos, en cumplimiento de una función pública, permite identificar, clasificar, reconocer, medir, registrar, revelar y evaluar, en términos cualitativos y cuantitativos, las operaciones, programas y proyectos, así como los costos de las funciones llevadas a cabo con dichos recursos"43.

SABIAS QUE… En algunos países, algunas empresas del sector público pueden llevar la contabilidad con la normativa de la contabilidad para el sector privado.

1.5 Modelos Internacionales de Contabilidad Pública44 En la tabla que se presenta a continuación se establecen rasgos fundamentales de algunos modelos de contabilidad pública, incluyendo el modelo colombiano a fin de establecer diferencias y similitudes entre éstos. PAÍS / ÁMBITO DE APLICACIÓN

CONCEPTOS PRINCIPIOS CONTABLES

BOLIVIA Se aplican sin excepción en todas las entidades del sector público señaladas por la ley.

Contabilidad del Estado. Puede ser definida como el conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos que permiten el registro sistemático de los hechos económicos y financieros de las organizaciones con el objeto de satisfacer las

El principio fundamental es el principio de equidad: “La contabilidad e información gubernamental deben fundamentarse en la equidad, de tal manera que el registro de las operaciones económicas y financieras se efectúe

42 Plan General de Contabilidad Pública. 2003. capítulo I, artículo 10 43 Ibíd. Presentación 44 Elaboración propia. Fuente Clasificación de las recomendaciones y conclusiones adoptadas hasta la fecha por los Congresos (congresos I hasta VIII) de la Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores. Los datos correspondientes a Colombia fueron obtenidos de Plan General de Contabilidad Pública de 1995.

38

PAÍS / ÁMBITO DE APLICACIÓN

CONCEPTOS PRINCIPIOS CONTABLES

Administración central, Instituciones descentralizadas, Empresas Públicas no Financieras e Instituciones Públicas Financieras.

necesidades de información destinada al control y apoyo del proceso de toma de decisiones de los administradores como también para el conocimiento de terceros interesados en la gestión. Plan de Cuentas: El Catálogo o plan de cuentas administrado por la Contaduría General del Estado, se estructurará en diferentes niveles de desagregación siguiendo el método de codificación y en coordinación de las subsecretarias de Presupuesto Tesoro y Tributación. Requisitos de la Información: La información de las entidades gubernamentales tiene que ser útil y beneficiosa para todos los usuarios y principalmente para quienes administran las instituciones del Sector Público, para lo cual deberá reunir las siguientes cualidades: Oportunidad, Claridad, Comparabilidad, Verificabilidad, Representatividad, Confiabilidad.

imparcialmente en los organismos y entidades públicas. Otros principios: Integridad, devengado, partida doble, registro, ente, bienes económicos, entidad en marcha, ejercicio, unidad monetaria, uniformidad, objetividad, prudencia, costo histórico, materialidad

ESTADOS UNIDOS • Fondos gubernamentales: - Fondo general - Fondos Especiales • Fondo para proyectos de Inversión - Fondos para la deuda - Fondos de Valoración especial • Fondos de Explotación comercial: - Fondos de

En este país el ámbito público es característica la contabilidad de Fondos, en razón de que las entidades publicas y no lucrativas reciben recursos financieros que son usados de acuerdo a restricciones legales y se considera como un objetivo principal del sistema el seguimiento de los fondos y el cumplimiento de las diferentes restricciones que son impuestas. Entonces, la contabilidad de fondos tiene como propósito controlar el destino de cada fondo

El criterio de registro de ingresos y gastos varía de acuerdo a la naturaleza de los fondos. Por tanto la contabilidad de fondos permite el uso de diversos principios contables en distintas operaciones realizadas por la misma entidad gubernamental.

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PAÍS / ÁMBITO DE APLICACIÓN

CONCEPTOS PRINCIPIOS CONTABLES

empresa - Fondos de servicios internos • Fondos Fiduciarios - Fondos Fiduciarios - Fondos de agencia

CHILE Niveles institucional, sectorial y nacional

La contabilidad pública mide e informa sobre el comportamiento de las transacciones del Sector Público y de los organismos que lo integran para apoyar el proceso de toma de decisiones del Gobierno. Además debe respaldar las acciones de control interno institucional, así como el control externo que ejerce la Contraloría General y otros organismos sectoriales de control. Requisitos de la información: Pertinencia, Verificabilidad, imparcialidad, cuantificabilidad.

Entidad, período contable, devengado, realización, bienes económico, dualidad económico, unidad de medida, entidad en marcha, costos como base de valuación , exposición, objetividad, equidad, prudencia, uniformidad, e importancia relativa.

ESPAÑA

Es la parte de la microcontabilidad constituida por un conjunto de principios y normas aplicables a aquellos entes del sector público que desarrollan su actividad en el entorno de la misma. El objetivo de la contabilidad pública es proporcionar información para la toma de decisiones. Debe reflejar la imagen fiel, de la situación financiera, de la ejecución del presupuesto y de los resultados de la entidad a que se refiera. Las cuentas que las sociedades públicas deben rendir al tribunal

Entidad contable, gestión continuada, uniformidad, importancia relativa, registro, prudencia, devengo, imputación de la transacción, precio de adquisición, correlación de ingresos y gastos, no compensación, desafectación. La aplicación de los principios esta dirigida a la obtención de la imagen fiel de l patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de las operaciones.

40

PAÍS / ÁMBITO DE APLICACIÓN

CONCEPTOS PRINCIPIOS CONTABLES

de cuentas constan de balance, cuenta de perdidas y ganancias y memoria.

COLOMBIA Será de aplicación para todos los entes públicos. Estos son los que integran las ramas del poder público en sus diferentes niveles y sectores. También por los órganos autónomos e independientes creados para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. Además a los Fondos de origen presupuestas, entidades de economía mixta y las que se asimilen.

La contabilidad pública es una rama especializada de la contabilidad que permite desarrollar los diversos procesos de medición, información y control en la actividad económica de la administración pública. Plan de Cuentas: Hace parte del sistema integral de información financiera definido por los funcionarios de la Contaduría General de la nación y su implantación es responsabilidad de todos los entes públicos Los requisitos de las información integridad, verificabilidad, economía y relevancia. Fines: Fines de gestión: Toma de decisiones financieras, administrativa, planificación, presupuestación. Fines de control: Facilita el ejercicio del control interno y externo de la administración pública, para asegurar la utilidad, oportunidad, eficiencia, eficacia y confiabilidad de la información y sus registros, estableciendo controles de legalidad, financiero, gestión y resultados. Fines de análisis y divulgación: posibilita el desarrollo de propósitos de investigación y asesoría de conformidad con los requerimientos de los usuarios de la información contable pública.

Principio de equidad, universalidad, esencia sobre la forma, control y cumplimiento de normas legales. El principio de control considera que el proceso contable público visto integralmente, permite suministrar, en forma eficaz, evidencias de los hechos financieros, económicos y sociales, para ejercer el control, en todas sus manifestaciones. Postulados básicos: Confianza ciudadana Confiabilidad Utilidad

MÉXICO Se aplica por las instituciones que integran los poderes de la Unión

La contabilidad gubernamental es considerada como un conjunto homogéneo de normas, sistemas, criterios, procedimientos, métodos y conceptos, destinados

Principio de ente, existencia permanente, cuantificación monetaria, periodo contable, costo histórico, importancia relativa, consistencia, base de

41

PAÍS / ÁMBITO DE APLICACIÓN

CONCEPTOS PRINCIPIOS CONTABLES

constituidos por el poder legislativo, judicial y ejecutivo, este último integrado por las Secretarias y Dependencias del Gobierno Federal y por el sector paraestatal conformado por los organismos descentralizados, con personalidad jurídica y patrimonio propios. Las empresas de participación estatal mayoritarias, las instituciones nacionales de crédito. Las instituciones nacionales de seguros y fianzas y los fideicomisos públicos.

a captar, clasificar, resumir, interpretar e informar sobre la actividad económica, financiera, administrativa, patrimonial y presupuestaria del sector público federal. En el sector central el Catálogo de cuentas (Plan de cuentas) es el instrumento básico que permite la operatividad del sistema de contabilidad gubernamental y se define como el conjunto de conceptos generales y homogéneos cuya ordenación hace posible distinguir y formar subagrupaciones de conceptos de orden particular. Su finalidad es convertirse en un clasificador, ordenado y pormenorizado de las cuentas de mayor que se utilizaran para el registro de las operaciones del Gobierno Federal. Se conforma de cuatro niveles de clasificación y cinco dígitos.

registro, revelación suficiente, cumplimiento de disposiciones legales, control presupuestario e integración de la información.

ARGENTINA El ámbito de aplicación comprende a todo el sector público nacional integrado por la Administración nacional conformada por la administración central y los organismos descentralizados, comprendiendo estos últimos a las instituciones de seguridad social, empresas y sociedades del estado.

La contabilidad gubernamental se concibe como un sistema integrado de información inherente al proceso económico financiero de los entes públicos que requiere el aporte conceptual de la teoría de sistemas y de la teoría contable. Fines: Registrar sistemáticamente todas las transacciones que produzcan y afecten la situación económico-financiera para la adopción de decisiones por partes de los responsables de la gestión financiera pública y para los terceros interesados en la misma.Presentar la información contable y la respectiva documentación de apoyo ordenadas de tal forma

El postulado básico es el principio de equidad, el cual establece que la incidencia en el patrimonio del ente respecto de las transacciones y consecuentemente, el registro de los hechos económicos y financieros, debe ser determinada conforme a un criterio ecuánime con relación a las partes interesadas. Otros Principios: Ente, ente en actividad, ejercicio contable, devengo, moneda de cuenta, valuación al costo, exposición, universalidad, importancia relativa, uniformidad, prudencia.

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PAÍS / ÁMBITO DE APLICACIÓN

CONCEPTOS PRINCIPIOS CONTABLES

que faciliten las tareas de control y auditoria. Permitir que la información que se procese y produzca en el sector público se integre al sistema de cuentas nacionales. La información contable debe exponer la ejecución presupuestaria, los movimientos de situación del tesoro y las variaciones, composición y situación del patrimonio de las entidades públicas.

Tanto en España como en la mayoría de los países latinoamericanos, incluida Colombia, la contabilidad pública tiene como objeto generar información sobre la situación económico-financiera de los entes públicos con el fin de ejercer control, así como servir de herramienta para la toma de decisiones. Los conceptos, principios y requisitos de la información, son muy similares para los países reseñados anteriormente, la gran diferencia se da con el modelo norteamericano, que usa una contabilidad por fondos, ya que considera como principal objetivo de la contabilidad el seguimiento de los fondos que reciben las entidades públicas, sin que se condicione la aplicación de los principios, los cuales dependerán de las distintas operaciones que lleva la entidad pública, teniendo en cuenta su destinación. Como se mencionó anteriormente, Colombia es uno de los pocos, casi el único, país que presenta información financiera agregada en el denominado Balance General de la Nación, en el que se consolida todas las operaciones del sector público a nivel nacional.

EJERCICIO Compara la normativa de la contabilidad pública argentina con la colombiana y encuentra las diferencias y similitudes.

PARA RECORDAR

Según descubrimientos arqueológicos, la Contabilidad data aproximadamente 8000 a.c. Existió antes que la escritura

Culturas antiguas como los Egipcios, asirios, Atenienses, Romanos utilizaban la Contabilidad. En la Edad Media los Longobardos y Bizantinos. En la Modernidad los Ingleses y Franceses y en la Actualidad prácticamente todos los países del mundo utilizan la Contabilidad Pública.

Colombia también tiene su historia. Los periodos que se han identificado en su Historia de la Contabilidad:

1. La Contabilidad en el Periodo Colonial y Republicano atado al pasado Colonial

(Desde el descubrimiento hasta 1847). 2. El periodo de la consolidación de la Republica y la ruptura con la tradición normativa

de la Contabilidad pública colonial (1847 – 1923)

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ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Actividad 1

Identifique algunas sociedades de la antigüedad y de la edad media que utilizaron la contabilidad pública.

Criterio para el profesorado: - pueblos como el romano, los atenienses, los asirios, los persas y los egipcios, utilizaron la contabilidad en épocas antiguas. En la edad media los longobardos y los carolingios también la utilizaron. En la edad moderna Inglaterra y Francia y muchos países europeos. En la actualidad prácticamente todos los países del mundo hacen uso de la contabilidad pública como un sistema de información y de control de sus recursos. Actividad 2 Describa las características más importantes de cada uno de los periodos históricos por los que ha trascurrido la contabilidad pública en nuestro país

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Criterio para el profesorado: -El Periodo Colonial y Republicano Atado Al Pasado Colonial. Abarca desde la llegada del conquistador español hasta 1847. Su característica es una contabilidad de cargo y data es decir de partida simple. Los inicios del periodo Republicano también siguió la misma práctica con sistemas contables obsoletos hasta la expedición de la ley 16 de 1847 en donde se plantea una contabilidad moderna con programaciones presupuéstales. Para 1850 se establece por primera vez la obligación de llevar contabilidad pública por partida doble. Actividad 3 Enuncie las principales características que desempeñan las finanzas públicas. Criterio para el profesorado: - las principales funciones que cumplen las finanzas del sector público son: la asignación de bienes; la redistribución de la renta y el desarrollo y equilibrio económico. Actividad 4 Describa el objeto de estudio de la contabilidad en su dimensión macro y micro y sus desagregados. Criterio para el profesorado A nivel macro la contabilidad, mide los fenómenos económicos de un país y de los municipios, de los departamentos y/o regiones de una nación; se desagrega en contabilidad de la renta nacional y cuentas de producto, la contabilidad de flujos de fondos y la contabilidad de la balanza de pagos. A nivel micro la contabilidad, se aplica en empresas privadas, en entidades públicas y en pequeñas empresas familiares y comerciales. La primera se desagrega en contabilidad financiera, en contabilidad de costos y en contabilidad presupuestaria. AUTOEVALUACIÓN Pregunta 1 Cual es la diferencia entre la contabilidad del sector público y la contabilidad publica. Criterio para el profesorado: La contabilidad del sector público es aquella que llevan las entidades de dicho sector. Algunas entidades se pueden regir por las normas de la contabilidad privada y otras por las normas de la contabilidad pública. La contabilidad pública es aquella que contiene una normativa específica para su aplicación en entidades del estado u organizaciones privadas que emplean recursos estatales. Para el caso colombiano esta normativa se encuentra en la regulación del régimen de contabilidad pública expedido por la Contaduría General de la Nación.

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Contesta verdadero) o falso a las preguntas 2 y 3 Pregunta 2 Pueblos antiguos como los griegos, los romanos, los persas emplearon sistemas rudimentarios de contabilidad pública. Respuestas: 1. Verdadero (correcta) 2. Falso (incorrecta) Feedback respuesta incorrecta: Deberías revisar el apartado 1.1.3. a 1.1.5.”La contabilidad pública en culturas universales”, recuerda que no son solamente estas culturas sino que hay otras culturas significativas en la historia universal Feedback respuesta correcta: Exactamente, tu respuesta es correcta, estas y otras culturas antiguas utilizaron contabilidad pública Puntuación: 1 punto Pregunta 3 Cuestión: El sector privado actúa como agente regulador por medio de la legislación económica que expida Respuestas 1. Verdadero (incorrecta) 2. Falso (correcta) Feedback respuesta incorrecta: Deberías revisar el tema 1.3. ”El reconocimiento del sector público y del sector privado”. Feedback respuesta correcta: Exactamente, tu respuesta es correcta, ya que la potestad de emitir leyes la tiene únicamente el estado colombiano. Puntuación: 1 punto Pregunta 4. Escribe la palabra o palabras que consideras que faltan en esta afirmación: El período comprendido entre 1847 (expedición de la ley 147) y 1923 (Misión Kemmerer). Se ha denominado período---------------------------------------------------------y marca el comienzo de la modernidad de la contabilidad pública en Colombia. Puntuación: 5 puntos Pregunta 5. ¿Cual es la diferencia entre la contabilidad del Sector Público y la Contabilidad Pública? Criterio para el profesorado:

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La contabilidad del sector público es aquella que deben llevar las entidades públicas las cuales dependiendo del entorno económico en el cual se desarrollan se clasifican en entidades de Gobierno General y Empresas Públicas. Puntuación: 5 puntos Pregunta 6 Escribe la palabra o palabras que consideras que faltan en esta afirmación: La contabilidad pública es una parte de la contabilidad: Mattessich, uno de los más connotados teóricos de la contabilidad la ________________________________________ ____________________________________de ______________un método basado en un conjunto de supuestos básicos Pregunta 7. Escribe la palabra o palabras que consideras que faltan en esta afirmación La macrocontabilidad tiene como función __________ la información del nivel ___________con el propósito de _______________ el estado general de la economía. Puntuación: 5 puntos Pregunta 8. Escribe la palabra o palabras que consideras que faltan en esta afirmación El período __________tiene su origen en la Constitución Política de Colombia de 1991 cuando se ______ la figura del Contador General de la Nación y___________ de la Contaduría General de la Nación. Puntuación: 5 puntos

Síntesis La contabilidad tuvo su origen en tiempos inmemoriales. Algunos autores manifiestan que antecedió a la escritura. Muestra de esto son las culturas antiguas como la egipcia; la Babilónica, la Asiría, la Persa, la atenienses y la romana. En la Edad Media. La Española e italiana y en la modernidad la Francesa y la Inglesa, utilizaron la contabilidad, con el fin de mantener bajo control los recursos que sostenían a los gobiernos y a sus gobernantes. En el caso colombiano la evolución de la Contabilidad Pública ha pasado por los siguientes periodos:

1 Período Colonial y Republicano atado al pasado colonial, que comprende desde la llegada de los españoles a tierra americana y el registro de las transacciones efectuadas por ellos con el sistema de cargo y data hasta la quinta reforma de la hacienda pública en época republicana, en donde las ideas de la naciente burguesía quedan plasmadas en la ley 16 de 1847, representando para la normativa de la contabilidad pública una ruptura a las ataduras coloniales y la victoria de los ideales liberales de la época.

2 Período de Consolidación de la República y la Ruptura con la Tradición Normativa de

la Contabilidad Pública de la Colonia. El período abarca desde la ley 16 de 1847 hasta 1923 con la ley 42 sobre la reorganización de la contabilidad oficial y creación del departamento de contraloría, propuesto por la misión Kemmerer, período que

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marca la desaparición de la corte de cuentas de origen francés y la creación del departamento de contraloría de ascendencia anglosajona.

3 Período de la Modernización del Estado: Propuesta de la Misión Kemmerer sobre la

Organización de la Contabilidad Nacional: Este período comprende desde la promulgación de la ley 42 de 1923 hasta la expedición del primer plan general de contabilidad pública de modelo eminentemente patrimonialista en el año de 1995.

4 La Contabilidad Patrimonialista en el Sector Público Colombiano. Este período

comienza con la expedición del primer plan general de contabilidad pública en el año de 1995, como materialización de la propuesta de la reforma constitucional de 1991 sobre la creación de la figura del Contador General de la Nación, hasta el presente momento. Incluye una visión crítica al pretendido modelo macroeconómico de contabilidad pública empleado en nuestro país.

Por otra parte Colombia ha adoptado un régimen de Contabilidad Pública en donde el Plan General de Contabilidad Pública y su manual de procedimientos proporcionan las herramientas para cumplir con la función de información y control de los entes públicos. Colombia se ha insertado en el conjunto de Naciones que utilizan un modelo de contabilidad patrimonialista, con el objetivo de satisfacer las demandas de información financiera de los usuarios de la Contabilidad Pública y también para el control y la eficiente gestión administrativa.

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Contabilidad: Es la producción de información que resulta de la implementación de técnicas. Dicha información hace referencia a la composición y los cambios en el patrimonio de una entidad económica, a la relación de aquellos bienes que pertenecen a otros pero que están en poder de la empresa y a ciertas contingencias. La información producida generalmente se expresa en la moneda nacional de cada país y sirve para la toma de decisiones de usuarios internos y externos, así como para ejercer vigilancia sobre los activos y los pasivos de la entidad.

Macrocontabilidad: Es la contabilidad Nacional de un país. Existen modelos contables asociados a la Renta Nacional, los flujos económicos de orden monetario y crediticio, transacciones interindustriales.

Microcontabilidad: Es la contabilidad que se elabora al interior de los entes con ánimo y sin ánimo de lucro. Estos entes pueden ser de carácter público o privado y la contabilidad tiene las mismas características, según su ámbito de aplicación

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Unidad 2

2 EL MODELO DE CONTABILIDAD PÚBLICA COLOMBIANO Introducción Colombia ha desarrollado varios modelos de contabilidad pública. El actual es una adaptación de la tradicional contabilidad financiera del sector privado en donde se trata de medir el patrimonio de las organizaciones públicas a través de su ecuación fundamental Activo – Pasivo = Patrimonio Neto. La reforma constitucional de 1991 orientó con precisión la función de la contabilidad pública, al crear la figura del Contador General de la Nación, asignándole entre otras competencias las de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir en el país conforme a la ley. En el desarrollo de este mandato constitucional se comenzaron a construir las bases y las aplicaciones en el primer Plan de Cuentas de 1995. Posteriormente se concretaron los aspectos teóricos en el marco conceptual de 1996. En el año 2000, se produjo la primera gran reforma al plan del 1996 modificando su estructura y algunos contenidos y aspectos de forma y de fondo. Para el año 2007 se lleva a cabo la segunda reforma asumiendo una metodología lógica deductiva y mejorando ostensiblemente su marco conceptual al señalar el entorno el cual se desarrolla la contabilidad pública. También señala coherentemente los elementos características y normas técnicas del Sistema Nacional de Contabilidad Pública. Los procedimientos a seguir para la elaboración de los Estados Financieros de la contabilidad pública, que en la práctica, se puede manifestar que, son los mismos que los

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empleados en la empresa privada. Es decir los descritos en el módulo I, con las particularidades que conlleva la contabilidad pública como la utilización de la cuenta 0 ó cuentas de presupuesto. La regulación contable pública en Colombia es facultad de la Contaduría General de la Nación quien expidió el nuevo Régimen de Contabilidad Pública integrado por El Plan General de Contabilidad Pública; el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública. Objetivos.

- Identificar el modelo de la Contabilidad Pública Colombiana señalando sus aspectos mas relevantes y analizando sus desarrollos a través de las reformas a los diferentes Planes Generales de Contabilidad Pública.

- Adquirir habilidad para ejecutar prácticas contables basadas en el Plan General de

Contabilidad Pública y el Manual de Procedimientos.

- Aplicar las bases teóricas de contabilidad pública para la elaboración de información financiera que sea útil a diferentes usuarios para la toma de decisionessobre las finanzas públicas.

Ideas clave - La Contabilidad pública patrimonialista en Colombia tuvo como origen Constitución

Política de 1991. - La constitució de 1991 creó la Contaduría General de la Nación - El primer plan de cuentas de la Contabilidad Pública en Colombia se realiza en el año de

1995 - El modelo patrimonialista tiene como objetivo esencial calcular el neto patrimonial por

medio de las siguientes variables: Activo – Pasivo = Neto Patrimonial - El primer marco conceptual de la Contabilidad Pública Colombiana se emite en 1996 y

desarrolla los postulados de confianza pública, de confiabilidad y de utilidad - Se realizaron tres reformas al plan General de Contabilidad Pública de 1991. La primera

en 1995, la segunda en el año 2000 y la tercera en el año 2007 - El Plan General de Contabilidad Pública vigente (2008) se expide con la resolucion 356

del 5 de Septiembre de 2007. - El régimen de Contabilidad pública Colombiano comprende el Plan General de

Contabilidad Pública y el Manual de Procedimientos - El método contable de partida simple es actualmente utilizado en el sector público en la

contabilidad presupuestal y en el sector privado en pequeños negocios.

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- El método contable de partida doble se caracteriza por que los registros contables afectan por lo menos a dos cuentas, tanto el crédito como el debito.

- El patrimonio es considerado como el resultado de sustraer del activo los pasivos, que se

generan en el curso de las transacciones económicas. - El registro contable, es la representación contable de un conjunto de hechos o

transacciones económicas ocurridas durante un período de tiempo determinado. Cuestiones para reflexionar

El actual modelo de Contabilidad pública tuvo su origen con la reforma constitucional de 1991 que creó lafigura del Contador General de la Nación. El plan de Contabilidad Pública que adoptó Colombia trata de medir el patrimonio de las organizaciones por medio de la ecuación: Activos – Pasivos = Patrimonio Neto. ¿Cree usted que es posible medir los activos de un ente público en particular, por ejemplo La ESAP, el Ministerio de Defensa, o de la ciudad de Bogotá? ¿Es posible conocer el patrimonio neto de un país como Colombia? ¿Es posible medir la deuda pública del municipio de Barranquilla?

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MAPA CONCEPTUAL

EL MODELO DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA COLOMBIANA

LA REFORMA CONSTITUCIONAL DE 1991 Y LA CREACION

EL MODELO DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA ENCOLOMBIA

PLAN GENERAL DE

ESTABILIDAD PÚBLICA

PLAN GENERAL DE

ESTABILIDAD PÚBLICA

2000

PLAN GENERAL DE

CONTABILIDAD PÚBLICA

2007

MODELO PATRIMONIALISTA

ACTIVO – PASIVO = NETOPATRIMONIAL

PLANES GENERALES DE CONTABILIDAD

PÚBLICA

MARCO CONCEPTUAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CATALOGO DE CUENTAS

DESCRIPCIONES Y DINAMICAS

ESTRUCTURA

CLASE

AUXILIAR

GRUPO

SUBCUENTA

CUENTA

1. Activo 2. Pasivo 3. Patrimonio 4. Ingresos 5. Gastos 6. Costos de Ventas 7. Costos de producción 8. Cuentas de orden

deudoras 9. Cuentas de orden

acreedoras 10. Cuentas de presupuesto

1. Activo 2. Pasivo 3. Patrimonio 4. Ingresos 5. Gastos 6. Costos de Ventas 7. Costos de producción 8. Cuentas de orden

deudoras 9. Cuentas de orden

acreedoras 10. Cuentas de presupuesto

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2.1 La reforma constitucional de 1991 y la creación de la Contaduría General de la Nación

La Constitución política de Colombia de 1991, en su artículo 354 prescribe que: “...habrá un contador general funcionario de la rama ejecutiva, quien llevará la contabilidad general de la nación y consolidará ésta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan, excepto la referente a la ejecución de presupuesto, cuya competencia se atribuye a la Contraloría General de la República”45. La constituyente de 1991, estableció la figura del Contador General con el fin de asumir la competencia de llevar la contabilidad general de la nación, función ésta que en el anterior régimen era ejercida por la Contraloría General de la República, desde su creación por la ley 42 de 1923 sobre la organización de la contabilidad nacional y la creación del departamento de contraloría, decisión ratificada en las diferentes reformas efectuadas al organismo de control fiscal y especialmente la reforma constitucional de 1968, la cual dispuso que mientras la ley determinaba la entidad encargada de llevar las cuentas públicas generales de la nación, dicha competencia seguiría siendo ejercida por la Contraloría. Y como en la práctica el Congreso no legisló sobre el particular, su ejercicio lo abocó en forma permanente el organismo fiscalizador. De la misma manera el artículo constitucional antes mencionado, faculta al Contador General, las funciones que tienes que ver con el desarrollo y la aplicación de la contabilidad pública y elaborar un balance general de la nación. En la Constitución anterior esa atribución la tenía el Contralor General, quien debía prescribir los métodos de contabilidad de la Administración Nacional y sus entidades descentralizadas. Es así como transcurrieron casi setenta años para que la función de la contabilidad del sector público fuese llevada por la rama ejecutiva, en tanto que ésta no es propiamente una actividad de control fiscal, sino de naturaleza esencialmente administrativa, motivo por el cual se despojó de ella a la Contraloría para otorgársela al Contador General de la Nación. La importancia de la figura del Contador, además de las derivadas de la centralización en un funcionario de esa esencial competencia, comporta en el plano sustancial las siguientes ventajas, de acuerdo a Hommes R.: “El Contador General de la Nación realizará sus funciones partiendo de la aplicación al sector público de los principios universales de contabilidad, con el fin de obtener permanentemente la situación financiera de la nación, los resultados de la gestión, así como los cambios en la posición financiera y demás elementos que un Estado moderno requiere. La introducción de conceptos modernos y consistentes de contabilidad, incluyendo la depreciación, la valorización y los ajustes por inflación permitirán corregir las grandes distorsiones hoy en día existentes en la cuantificación de los activos y pasivos no monetarios del Estado. El aumento en la calidad y confiabilidad de

45 Constitución Política de Colombia. 1991 Impreandes S.A. Bogotá. Pág. 137.

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la información disponible sobre los resultados de la gestión pública mejorará sustancialmente las perspectivas de la realización de procedimientos de evaluación posterior cuyos resultados son de verdadera utilidad”46. Ahora bien, la Constitución es clara en otorgar las competencias al Contador General de la Nación quien llevará la contabilidad general de la nación, excepto la referente a la ejecución del presupuesto, cuya competencia se atribuye a la Contraloría General de la República. Con la anterior directriz de la Constitución Política, se crea la Contaduría General de la Nación mediante el decreto 85 de enero 10 de 1995. La Contaduría General ha tenido el propósito de concebir el Sistema Nacional de Contabilidad, el cual tiene el objetivo de revelar la situación financiera y económica agregada de los entes que conforman los sectores público y privado, para la toma de decisiones de política económica47. Es conveniente observar el prólogo del Presidente de la República, Ernesto Samper, en la presentación del Plan General de Contabilidad Pública “... considero que con él [PGCP] damos un gran paso por cuanto éste constituye una herramienta, a mi juicio fundamental, no sólo para la organización de las cuentas nacionales, para el conocimiento real de nuestro patrimonio, de sus activos y pasivos, sino porque como columna vertebral del Sistema Nacional de Contabilidad Pública, será pieza clave del sistema nacional de control, sistema este último que deberá entrar en funcionamiento con la adecuada coordinación de las entidades involucradas en la formación y control sobre los bienes públicos. Cada ente público, de acuerdo a lo consignado en el presente Plan General producirá su información financiera de manera dinámica y veraz, debidamente avalada por los representantes de Control Interno; y la Contaduría General de la Nación sabrá consolidarla en el Gran Balance General; la Contraloría General de la República mediante la certificación del Balance dictaminará sobre su confiabilidad; y, el Congreso de la República, por conducto de la Cámara de Representantes, será responsable de su fenecimiento, previo estudio que efectúe la Comisión Legal de Cuentas. Cuando alcancemos esta meta, Colombia sabrá no sólo cuanto tiene y cuanto debe, sino con criterio de gerencia empresarial en sus distintos frentes, sabrá en qué, y con cuales resultados ha invertido sus recursos. Creando así las condiciones para la organización administrativa y financiera del Estado eficiente, transparente y ético, pilar de ese país que todos anhelamos”48 46 Hommes, R.: Control y evaluación de la gestión pública. Pág. 292 47 Plan general de Contabilidad pública. 1996. Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 48 PGCP, Op. Cit. Presentación.

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SABÍAS QUE: La Constitución Política Inglesa, o Carta Magna, como se conoce universalmente, es un texto del siglo XIII (1215), que aún no ha sido derogado, y que fue expedido por el rey Juan sin Tierra "quien al ser derrotado y excomulgado concede contra su voluntad el respeto de las libertades, costumbres y derechos de sus vasallos. La misma garantía con que los barones se cubren ante el rey cubrirá los hombres del pueblo ante sus señores."49

2.2 Análisis del modelo de Contabilidad Pública de Colombia Con el mandato constitucional, las declaraciones del presidente de la República de la época y posteriormente la expedición del primer Plan de Contabilidad Pública de 1995 se identifica el sistema de contabilidad pública colombiano como un sistema de contabilidad patrimonialista. Se debe tener en cuenta que la construcción del primer Plan de Cuentas se realiza en el marco de la llamada “Apertura económica” en donde Colombia comienza a integrarse a los modelos de globalización. Dentro de este proceso se aplica una gran reforma a la administración pública basada en los principios de eficiencia, eficacia, economía y equidad. Para lograr la efectividad en aplicación de estos principios el gobierno nacional sigue las teorías del gerencialismo. Bajo el concepto de gerencialismo fue concebido el PGCP, llevado a cabo en el marco de la modernización del aparato estatal refrendado por la Constitución de 1991 y cuyo origen se encuentra en la doctrina defendida por autores como Robert Anthony y el profesor Klaus Lüder, quienes, como lo manifiesta el profesor Dodero Jordan, son fieles defensores de la incorporación de criterios de administración privados aplicados a los actuales sistemas de gestión en la administración pública. "Una segunda fuerza de cambio es el gerencialismo o la Nueva Gestión Pública, que, para mejorar la eficacia y la eficiencia en el sector público intenta trasplantar al sector público las técnicas de gestión propias del mundo empresarial, entre ellas la técnica contable...” 50 manifestaba Lúder.

2.2.1 El modelo patrimonialista de la empresa adoptado en el Sistema de Contabilidad Pública Colombiano

Es indudable que este modelo corresponde al patrimonialista (con mayor vigencia histórica), en tanto en el marco conceptual como en el modelo instrumental del primer Plan de Cuentas de la contabilidad pública colombiana publicado en el año de 1996 así lo señalan. En este modelo – como lo describe 49 MARTINEZ GUILLEN, J.: Contabilidad Comparada de la Unión Europea. ICAC. Pág. 98. 50 Lüder, Klauss citado en Dodero Jordan, Adolfo. “Evolución de las Estructuras Contables en las Administraciones Municipales”Tesis Doctoral. Facultad de Ciencias Económicas Universidad San Pablo Ceu. 1999. Pág 400

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el profesor Carlos Mallo- el sujeto de cálculo es el capital propio o neto patrimonial, por lo que el objetivo esencial de la contabilidad es calcular la situación periódica de esta variable. Activo - Pasivo = Neto Patrimonial En la teoría de la firma, la empresa pasa a ser sujeto de cálculo, siendo los propietarios, accionistas, suministradores especiales de fondos a los que debe remunerarse con su correspondiente renta (dividendos); además mantienen una serie de relaciones contractuales con las empresas derivadas del riesgo de pérdida del capital que no asumen otros aportadores de fondos. Desde esta perspectiva la empresa se contempla como un conjunto de inversiones, financiaciones que contablemente se expresa: Activos = Pasivos + Patrimonio. Resultados = Ingresos - Costos. En otras palabras, la función primordial de la contabilidad es la de controlar la reproducción del capital generado por la circulación de la renta, desde la óptica del capital individual o privado. Bajo este enfoque de contabilidad empresarial, el patrimonio neto de una empresa a una fecha determinada se calcula como la sumatoria del efectivo, depósitos, activos financieros, cuentas por cobrar, inventarios, activos fijos, activos intangibles, menos cuentas por pagar, y pasivos externos. Neto Patrimonial Período(t) - Neto Patrimonial Período(t-1)= Resultado del período. Esto es que las utilidades de una empresa en un periodo determinado, se miden como la variación de su patrimonio neto entre la fechas de apertura y cierre del ejercicio51. De este modo, los sistemas contables de tipo patrimonialista utilizados en la empresa privada, incluyendo algunas de sus características cualitativas, son propuestos para que el Sector Público haga uso de ellos. Si se observan los planes de contabilidad pública de diferentes países los objetivos que debe poseer la información contable se ven permeados por el paradigma de la utilidad de la información para la toma de decisiones, en correspondencia a un nuevo concepto en el manejo de las entidades públicas basado en principios de eficiencia, eficacia y economía, con el propósito de que la productividad de este sector alcance niveles óptimos, exigencia de una moderna administración pública y un mundo globalizado. Entonces, este es e sistema de contabilidad pública utilizado por el gobierno nacional. Como se mencionó anteriormente, la naturaleza del gobierno difiere de los objetivos de la empresa privada en cuanto a sus funciones de asignación de recursos, distribución de la renta y el ingreso, y estabilización de la 51 Mallo, Carlos. Contabilidad Analítica. Ed. Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas: Madrid. 1992.

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economía procurando evitar cualquier tipo de desequilibrio económico. Funciones que no puede delegar en la empresa privada por su naturaleza , ya que los objetivos de esta corresponden a la defensa de un patrimonio particular, el cual se centra en el principio de rentabilidad a largo plazo, mientras el gobierno pretende satisfacer necesidades de la colectividad en general. Por lo tanto se ha pretendido adaptar el sistema patrimonialista de contabilidad a las condiciones del sector público y este acondicionamiento es reciente,52razón por la cual ha sufrido en los años 2000 y 2007 grandes reformas, además de de un gran número de resoluciones que tratan de mejorar el Plan a fin de cumplir con los objetivos propuestos en sus marcos conceptuales. Sin embargo el autor de estas letras manifiesta que los objetivos solo en parte se cumplen, debido a fallas estructurales en la concepción del plan General. La primera consiste en que se ha reconocido la gran hetereogeneidad del sector público. Sin embargo se ha diseñado un plan único de cuentas para la contabilidad pública que en su manual de procedimientos no alcanza a contemplar la totalidad de las transacciones que se producen en el sector público, de ahí el voluminoso número de resoluciones que expide casi a diario el órgano regulador. La posibilidad de utilizar planes sectoriales de acuerdo a las funciones prestadas por este sector debe analizarse. La segunda falla es de carácter teóricos pues la contabilidad pública se clasifica como un sistema microcontable. El llamado “Balance General de La Nación” pretende medir agregados económicos convirtiendo el modelo en macrocontable. En este sentido se desvirtúa la medición del patrimonio. En palabras de F.M.I. “... Es más, los conceptos de patrimonio neto e ingreso carecen de sentido para el gobierno. Aunque la administración de las finanzas públicas requiere datos sobre la deuda del gobierno y los créditos de otros para con el gobierno, la combinación de estas cifras con el valor de los activos de capital fijo del gobierno – edificios, carreteras, puentes, presas, equipos, etc. no da lugar a un “patrimonio neto total” útil para fines de administración o de política macroeconómica”53 Además de intuir que este tipo de balance carece de utilidad.

2.2.2 Primer Plan de Contabilidad Pública 1995: Estructura y Marco Conceptual.

La contabilidad de tipo gubernamental descrita en apartados anteriores no fue acogida por los entes públicos para procesar su información financiera, de tal manera que gran parte de las entidades carecían de este sistema contable, en tanto su estructuración y aplicación a nivel nacional contó con múltiples dificultades.

52 El primer Plan de Cuentas de Contabilidad Pública se expide en 1996, es decir que a hoy (2008) sólo tiene 12 años. 53 Manual de Finanzas Públicas. Fondo Monetario Internacional. pp. 38-39

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El modelo de contabilidad que emitía el Balance del tesoro y de la Hacienda es un modelo válido, en tanto está concebido como contabilidad por fondos y su objetivo no es el de medir el patrimonio de un país o unos entes públicos determinados, sino el de controlar la provisión de los fondos para el cumplimiento de las funciones de las entidades públicas. Sin embargo, este modelo no tuvo la acogida y el funcionamiento adecuado, pues la estructura administrativa del sector público no se correspondía a una estructura correlacionada con la información que producían los diferentes entes a nivel nacional y territorial. Sumado a lo anterior, no existía ningún tipo de sanción por no llevar contabilidad, sólo su carácter de obligatoriedad, es decir, que se aprovecha la falta de voluntad política y en ciertos términos la maldad administrativa para el fracaso de este sistema. Dado lo anterior, se aprueba el primer plan de contabilidad pública de tipo patrimonialista para Colombia con la resolución 4444 del 21 de noviembre de 1995, proveniente del despacho del Contador General de la Nación. Con esta resolución se avanza en la normalización contable pública al pasar de la elaboración de los balances del Tesoro y de la Hacienda a la Planificación contable pública de modelo patrimonialista. Es así, como se estructura un Plan General de Contabilidad Pública colombiano integrado por dos componentes; el primero, el marco conceptual de la información contable pública, integrado por enunciados, definiciones y normas que fijan las pautas necesarias para el reconocimiento de los hechos contables hasta su revelación, suministrando información útil para los usuarios. El segundo componente constitutivo del PGCP, es el modelo instrumental que comprende a) el catalogo general de cuentas, desarrollando su estructura en cinco niveles y con seis dígitos, conformando así un código contable, así mismo presenta la descripción y dinámica de las cuentas y b) el manual de procedimientos, tendiente a presentar razonablemente las operaciones de los entes públicos.54

2.2.3 El primer marco conceptual de la contabilidad pública colombiana (1996).

El primer marco conceptual desarrolló los postulados de confianza pública, de confiabilidad y de utilidad. Para satisfacer las necesidades de los usuarios de la información contable, el plan se propone como fines el de cultura ciudadana; el de gestión; el de control y el de análisis y divulgación. Los usuarios de la información contable pública según el plan, se agrupan en los organismos de representación política, las autoridades económicas, los organismos de gestión del nivel nacional, los organismos de control, los organismos jurisdiccionales, los organismos de gestión del nivel territorial, los organismos electorales, otros organismos que manejen o administren recursos públicos, y personas jurídicas y naturales

54 Ibid. Cap. 6 pág. 1

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Características del plan: comprenden "las condiciones que debe cumplir y las cualidades con que cuenta la información contable pública, como elementos imprescindibles en procura de satisfacer necesidades específicas de los usuarios, garantizando los niveles máximos de confiabilidad"55. Se establecen como condiciones para el postulado de confiabilidad de la información contable pública que sea que sea íntegra y verificable. Para el postulado de utilidad de la información contable pública que sea oportuna, productiva y única. Las cualidades del postulado de confiabilidad de la información contable pública son racionalidad, precisa y objetiva. De acuerdo al postulado de utilidad de la información contable, ésta deberá ser pertinente, comprensible, comparable y moderada. Los principios de contabilidad pública: establecidos en el marco conceptual, en el sentido de conceptos básicos y pautas generales que regirán la elaboración de la contabilidad a fin de analizar e interpretar por los diferentes usuarios la información financiera de los entes públicos,56 son: Equidad, Universalidad. Esencia sobre la forma, Control y Cumplimiento de las normas legales. Las normas generales :enunciadas en el plan, como conceptos fundamentales que delimitan el proceso contable son: el ente público, reconocimiento de hechos y actividades específicas, gestión continuada, unidad de medida, valuación, causación, prudencia, consistencia, no-compensación, revelación plena, hechos posteriores al cierre, período contable. 57 Las normas técnicas de la contabilidad pública : regulan los procesos de identificación, clasificación, registro y valoración de los hechos financieros, económicos y sociales; y disponen los criterios de revelación de la información de los entes públicos”58. A continuación se describen las normas técnicas que contiene el Plan General de Contabilidad Pública. Normas técnicas relativas a los estados contables e informes complementarios: Los estados contables del ente público como outputs del sistema contable se dirigen a ofrecer información útil a los diversos usuarios interesados en ella. Los estados contables del ente público identifican los elementos del activo, pasivo, patrimonio público, ingreso, gasto, costo, cuentas de orden y cuentas de planeación y presupuesto. Los estados contables de naturaleza cualitativa son los estados de objetivos y cuadro de mandos o tableros de control.

55 Ibíd. Cap. 5 pág. 5 56 Ibíd. Cap. 5 pág. 7. 57 Ibíd. Cáp. 5, Pág. 9 58 Ibíd. Cáp. 5, Pág. 15

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Los estados contables de naturaleza cuantitativa son los estados de balance general, estado de actividad financiera, económica y social, el estado de valor agregado, el estado de rentabilidad pública, el estado de origen y aplicación del excedente social, el estado de ahorro, inversión y financiamiento, el estado de cambios en la situación financiera, económica y social y las notas a los estados contables. 59 Los informes complementarios o específicos, suministran información sobre particularidades en el cumplimiento del objeto social de las entidades de forma comparativa con el año inmediatamente anterior. Entre ellos están: Informe de rentas por cobrar, el informe de inversión económica y social, el informe de inversión financiera, informe sobre la inversión ambiental, informe sobre capital humano, informe sobre transferencias aplicadas, el informe sobre avances de proyectos programas y subprogramas, informe del tesoro, informe de la hacienda, informe de ejecución presupuestal, informe de costos de producción, informes previsionales, estados contables e informes complementarios institucionales, estados contables informes complementarios sectoriales, estados complementarios e informes complementarios regionales, estados contables e informes complementarios territoriales, estados contables e informes complementarios de la nación, estados contables e informes complementarios del sector público. 60 Normas técnicas relativas al reconocimiento y valuación. Normas técnicas relativas a los activos correspondientes a las inversiones, rentas por cobrar, deudores, inventarios, propiedad, planta y equipo, bienes de beneficio y uso público, recursos naturales o del ambiente. Las normas que corresponden a otros activos son, activos diferidos, responsabilidades, intangibles.

Las normas técnicas relativas a los pasivos. Son normas sobre deuda pública, obligaciones financieras, cuentas por pagar, bonos y títulos emitidos, obligaciones laborales, pasivos estimados, contingencias, pensiones de jubilación y otros pasivos. Las normas técnicas relativas al patrimonio público. Son las que corresponden a normas sobre hacienda pública y al patrimonio institucional. Las normas técnicas relativas a las cuentas de actividad financiera, económica y social. Son las normas relativas a los gastos y a los ingresos. Las normas técnicas relativas a las cuentas de orden. Son las de liquidaciones reclamadas y los bienes decomisados o incautados. El plan también emite normas técnicas relativas a las cuentas de planeación y presupuesto. Son las que detallan las normas sobre ingresos y gastos en los presupuestos de funcionamiento e inversión.

59 Ibíd. 60 Ibíd. Cáp. 5 Pág 18.

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Las normas técnicas relativas a libros de contabilidad. Se refieren a la clase de libros que se deben utilizar, su diligenciamiento y la conservación, custodia y tenencia de los libros.61

2.2.4 Objetivos del Plan General de Contabilidad Pública de 1995.

El Plan General de Contabilidad Pública establece como objetivo general “lograr la uniformidad, centralización y consolidación de la contabilidad pública, para atender las necesidades de información en los procesos de gestión y de control, en procura de la eficacia de la administración pública” 62. Entre otros presenta los siguientes objetivos específicos: 1º. Suministrar información contable, confiable y oportuna, que revele la situación financiera, económica y social de los entes públicos. 2º. Promover una mayor participación ciudadana en los temas de gestión financiera, económica y social, a través de la Información Contable Pública. 3º. Determinar las normas generales y técnicas que permitan llevar el sector público y la contabilidad General de la Nación. 4o. Propender por la transparencia de la gestión en la administración pública, a través de su examen de control periódico. 5º. Interpretar la realidad cuantitativa y operacional del estado, como apoyo de los planes y decisiones de política a escala local, territorial y nacional. 6º. Dotar al Estado de instrumentos que permitan enfrentar el proceso de modernización administrativa financiera pública y coadyuvar en la eficacia de la gestión de la hacienda pública a todo nivel, definiendo indicadores de gestión y elaborando análisis económicos generales y sectoriales, en donde los entes públicos han realizado inversiones o ejecutado gasto. 7º. Servir de instrumento de información económica para la elaboración de las estadísticas de las finanzas públicas y por último, promover una moderna cultura contable para la gestión pública63. Con estos objetivos se pretendió modernizar el sistema de la información financiera del sector público colombiano, de tal manera que sirviera como instrumento de control del gasto público y de sus ingresos, que con frecuencia han sido sometidos a malos manejos y por lo tanto a la gestión ineficiente de sus recursos. Otro aspecto señalado en los anteriores objetivos y que merece especial atención, es el suministro de una información eficiente y oportuna que sirva para la toma de decisiones en la administración de los recursos públicos y de esta manera incrementar la eficiencia en el gasto público, en tanto, los indicadores muestran una gran ineficiencia en la aplicación de este tipo de gasto en relación con el privado.

61 Plan General de Contabilidad Pública 1996. Op cit. Cap.5. Págs 1-7. 62 Ibíd. Capítulo 3. Pág 1 y2 63 Ibíd. Capítulo 3. Pág 2 y 3

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SABIAS QUE…. El principio de Causación no aplica plenamente para todas las operaciones del gobierno. Por ejemplo en el caso de los ingresos al estado como es el impuesto al valor agregado que no se puede registrar cuando sucede el hecho económico, es decir el momento en que se vende el producto, sino que el gobierno conoce el hecho cuando el contribuyente presenta su declaración de impuestos.

2.3 Características del Plan General de Contabilidad Pública de 1995. El Plan General de Contabilidad Pública de 1.995 pretende ser universal, compresible, coherente y compatible. Es universal en tanto posee cobertura nacional, común a todos los entes públicos y está en capacidad de suministrar información a los distintos usuarios. Es flexible pues su estructura facilita la incorporación y asimilación de los hechos económicos del sector público. Su coherencia radica en permitir relacionar e identificar los objetivos de los entes públicos, sin perjuicio que estos realicen diferentes actividades y el carácter de compatibilidad lo da el hecho de poseer la capacidad de unirse o integrase con otros modelos contables sin perder su identidad64.

2.3.1 Ámbito de aplicación del PGCPde 1995.

Son sujetos de la contabilidad pública y por tanto deben aplicar el PGCP, entre otros, los siguientes entes públicos: 1. RAMAS DEL PODER EJECUTIVO. 1.1. Rama legislativa. 1.1.2. Senado de la República. 1.1.3. Cámara de Representantes. 1.2. Rama ejecutiva. 1.2.1. Sector Central. 1.2.1.1. Presidencia de la República. 1.2.1.2. Vicepresidencia de la República. 1.2.1.3. Ministerios. 1.2.1.4. Departamentos Administrativos. 1.2.1.5. Superintendencias. 1.2.2. Sector descentralizado. 1.2.2.1. Establecimientos Públicos. 1.2.2.2. Unidades Administrativas Especiales. 1.2.2.3. Empresas industriales y Comerciales del Estado. 1.2.2.4. Sociedades de Economía Mixta. 1.2.2.5. Otras entidades. 1.3. Rama Judicial. 1.3.1. Corte Suprema de Justicia.

64 Ibíd. Cap. 3, págs. 2 y 3.

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1.3.2. Corte Constitucional. 1.3.3. Consejo de Estado. 1.3.4. Consejo Superior de la Judicatura. 1.3.5. Fiscalía General de la Nación. 1.3.5.1. Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses. . 2 . ORGANOS CONSTITUCIONALES AUTONOMOS. 2.1. Banco de la República. 2.1.1. Comisión Nacional de Televisión. 2.1.2. Otras Entidades. 2.1.3. Otras entidades. 3. ORGANISMOS DE CONTROL. 3.1. Contraloría General de la República. 3.2. Ministerio público. 3.2.1. Procuraduría General de la Nación. 1.2.2. Defensoría del Pueblo. 4. ORGANISMOS ELECTORALES. 4.1. Consejo Nacional Electoral. 4.2. Registraduría Nacional del Estado Civil. l l NIVEL TERRITORIAL 1. ENTIDADES TERRITORIALES. 1.1. Departamentos. 1.2. Regiones. 1.3. Distritos. 1.4. Áreas Metropolitanas. 1.5. Asociaciones de Municipios. 1.6. Provincias. 1.7. Municipios. 1.8. Resguardos y Territorios Indígenas. 1.9. Otras entidades. 2. ENTIDADES TERRITORIALES DESCENTRALIZADAS. 2.1. Establecimientos Públicos. 2.2. Empresas Industriales y Comerciales del Estado. 2.3. Sociedades de Economía Mixta. 2.4. Otras entidades. 3. ORGANOS AUTÓNOMOS REGIONALES. 3.1. Asambleas Departamentales. 3.2. Concejos municipales. 3.3. Contralorías. 3.4. Veeduría. Es decir que según el PGCP de 1995, la contabilidad pública se aplica a todas las entidades del estado Colombiano sin excepción alguna y

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deben de rendir cuentas de su labor contable a la Contaduría General de la Nación y a los respectivos órganos de control.

2.3.2 El modelo instrumental del Plan General de Contabilidad Pública de 1995.

El modelo instrumental, segundo componente del Plan General de Contabilidad Pública de 1.995, comprende el catálogo general de cuentas y el manual de procedimientos. El primero se constituye en un instrumento para registrar las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales del ente público, contiene una clasificación flexible y la dinámica utilizada y pormenorizada de las cuentas. El manual de procedimientos pretende garantizar la razonabilidad de las cifras consignadas en los estados contables de las actividades que conforman el sector público. El Catálogo General de Cuentas está conformado por 5 niveles de clasificación: Clase, Grupo, Cuenta, Subcuenta y Auxiliar. Dicho catálogo está integrado por las clases siguientes: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costos de ventas, Costos de producción, Cuentas de orden deudoras, Cuentas de orden acreedoras, Cuentas de planeación y presupuesto. Recuerda que… No solo las entidades del gobierno nacional deben de utilizar contabilidad pública. También aquellas organizaciones que utilicen recursos públicos así pertenezcan al sector privado.

2.4 Catálogo de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública. Clases P.G.C. P.

2.4.1.1 1. Activos. 2. Pasivos. 3. Patrimonio. 4. Ingresos. 5. Gastos. 6. Costo de ventas. 7. Costo de producción. 8. Cuentas de orden deudoras. 9. Cuentas de Orden Acreedoras. 0. Cuentas de Planeación y Presupuesto.

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PARA SABER MAS… Para conocer todos los grupos, cuentas y subcuentas debes consultar el Plan general de Contabilidad Pública y su Manual de Procedimientos . Es la herramienta mas importante para registrar correctamente las transacciones que ejecuta una entidad pública.

2.5 El proceso de consolidación del Balance General de la Nación.

El proceso de consolidación del balance se cumple en tres fases a saber: 1. A escala territorial, los distritos, los municipios y los departamentos efectuarán la consolidación de sus balances tanto del sector central como en el descentralizado. 2. En el ámbito nacional se elaboran los balances de cada rama del poder público, de los órganos de control, de la organización electoral, los órganos constitucionales autónomos, y en general todos los organismos que comprenden este nivel y se procede a su consolidación. 3. La Contaduría General, es la rectora de la información que es enviada por cada uno de los entes públicos de acuerdo a lo descrito anteriormente y efectúa el proceso de consolidación. Las operaciones recíprocas son eliminadas en el nivel respectivo, obteniendo así, los saldos de consolidación los cuales se vierten una vez clasificados en los estados financieros. El resultado del proceso es el estado financiero denominado “Balance General de la Nación.” Es importante aludir a la falta de normativa en los Planes Generales de Contabilidad, sobre la consolidación de estados financieros, lo mismo para el sector público que para el sector privado en el sentido en que se pronuncia el profesor Álvarez Melcom65( para el sector privado) en cuanto esta normativa tenga las características de simplicidad y rigurosidad. Es conveniente recordar lo manifestado en relación del Plan General de Contabilidad Pública: “El sistema Nacional de Contabilidad Pública será una realidad cuando los alrededor de nueve mil entes públicos apliquen el mismo plan general. Este sistema de funcionamiento permitirá, a la Dirección General de la Contabilidad Pública o Contaduría General de la Nación, elaborar el balance general que consolide tanto los entes a nivel nacional como del territorial; esto es, hará factible el balance consolidado del sector público. De esta manera los departamentos, los municipios, los ministerios, los diversos establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del estado, progresivamente serán dueños de la cultura y la organización contables que les posibilite manejarse con criterio empresarial gerencial en tanto dispondrán de la información financiera

65 Alvarez Melcon, S. Consolidación de Estados Financieros. Ed. Mc Graw Hill. Madrid 1993. Pág. XI.

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histórica, confiable, eficiente y oportuna, determinante para la toma de decisiones"66.

2.6 El Plan General de Contabilidad Pública 2000

Este Plan modifica la estructura y contenidos del anterior conservando sus dos componentes principales: a) Marco conceptual de la Contabilidad Pública, en el que se desarrollan las definiciones básicas, los principios de contabilidad pública y las normas técnicas de contabilidad pública y b) Modelo instrumental, donde se presenta el manual de procedimientos y el Catálogo general de cuentas.

2.6.1 Marco Conceptual del Plan General de Contabilidad Pública de 2000.

El esquema de marco conceptual y modelo instrumental aunque ya está presente desde la primera versión del Plan General de Contabilidad, en 1995, sin embargo su real dimensión no se hizo explicita; en ese momento, solo se retomó el criterio de derivar la normativa y los procedimientos de un soporte teórico que legitimara el grado de consenso alcanzado para su elaboración y el apoyo del organismo responsable de la emisión de los criterios. Aunque solo hasta la reforma del año 2000, el concepto de “marco conceptual” se hace mas expedito, en la medida que incorpora los elementos fundacionales del avance investigativo de la contabilidad a nivel internacional, con sus diferencias relacionadas a las condiciones sociales, políticas, económicas y de reporte propias de esta parte del mundo, solo ahí puede verse, la verdadera dimensión que adquiere para el sector publico y su rendición de cuentas. La estructura de marco conceptual del PGCP La estructura del marco conceptual acepta, aunque no la desarrolla plenamente, una metodología deductiva para su construcción, que parte de la descripción de los rasgos característicos del entorno que se presentan bastante reducidos y omitiendo los del sistema de información, para a partir de ellos definir los principios, normas técnicas y procedimientos específicos. Como variante del esquema tradicional, se centra en el producto final del sistema, esto es la información contable publica, mientras que otros modelos deductivos se centran en las características del propio sistema. Premisas Postulacionales. El esquema así concebido, al considerar como punto de partida las premisas postulacionales, en la forma de exigencias del entono y del sistema de información, y no de los objetivos individuales de los usuarios, como otras propuestas, de manera implícita, procura satisfacer las necesidades de información genéricas de las distintas organizaciones o grupos de usuarios, que se consideran con prevalencia y orientación hacia el cumplimiento de las

66 Plan general de Contabilidad pública. 1996. Op. Cit. Presentación. Pág 2-3.

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premisas iniciales. Los usuarios, pueden disponer y determinar los tipos, usos y restricciones de la información que reciben actualmente, y requerir la satisfacción de nuevas demandas y necesidades; significa que estas no son estáticas, ni siquiera usuarios ubicados en el mismo grupo, dan el mismo uso a los reportes, por ello, el sistema ha de considerar su mejoramiento permanente. En medio de su estabilidad en el tiempo, la flexibilidad está determinada por el mismo entorno y las necesidades de información insatisfechas. Esto obliga a una revisión continua del Plan, labor que incumbe en particular a la CGN, pero en la que deben contribuir expertos, profesionales y estudiosos de la disciplina contable, bien con sus aportaciones personales o por medio de las instituciones que los agrupan. El contenido, que guarda alguna coherencia lógica con el método deductivo en que los escalones subsiguientes se van derivando de los precedentes, define los principios contables como pautas orientadoras del proceder en el proceso de generación de información y luego las normas técnicas que permiten el reconocimiento, medición y la revelación de las operaciones en tanto implican modificaciones a la riqueza neta de la sociedad en su conjunto, es decir, los derechos, las obligaciones, los ingresos y los gastos. El nuevo Marco conceptual reestructura el anterior y explicita aspectos de la contabilidad pública, antes no percibidos. Inicialmente, establece los aspectos metodológicos, describiendo las características del sector público colombiano, los atributos del sistema nacional de contabilidad pública, dentro los cuales se desarrollan los postulados, los objetivos, los usuarios, las características, los requisitos, los principios y las normas técnicas de la contabilidad pública. Es preciso señalar que dentro los aspectos metodológicos introducidos con la reforma, se indican las características del sector público colombiano, como una aproximación al entorno del marco conceptual, ya que no se define el concepto de entidad contable publica ni sus condicionantes, elementos fundamentales para la construcción del sistema contable. El sujeto contable constituye la unidad básica informativa, centro nodal de la construcción, la cual está influenciada por el entorno económico, jurídico y social. De su definición depende, en buena parte, clarificar los propósitos que orientan el sistema contable hacia la satisfacción de los objetivos y necesidades de los distintos usuarios. A pesar de ser uno de los elementos considerado habitualmente por la regulación contable, en casi todos los ámbitos, es desafortunada su mención en la estructura conceptual, lo que le ha permitido a la critica expresar reparos contundentes sobre la calidad de la metodología adoptada y por ende exponer comparaciones con otros modelos diferentes a nivel mundial que se han blindado, frente a esta situación. Los atributos del sistema de Contabilidad Pública De igual manera, con la reforma se incorporan los atributos del sistema nacional de contabilidad pública, donde se establecen los postulados de la contabilidad pública, los cuales son modificados, pasando de tres en el PGCP

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de 1.995 a dos en el actual, el postulado de confiabilidad y el postulado de utilidad social, eliminando el postulado de confianza pública. Los objetivos se reorganizaron, de acuerdo a las diferentes necesidades de los usuarios agrupándolos en cuatro categorías así: a) de gestión, b) de control, c) de cultura ciudadana y d) de análisis y divulgación. Eliminando el objetivo general y los objetivos específicos del PGCP de 1.995. Las características y los requisitos de la información contable pública Son reunidos en dos ítems diferenciados de los postulados, el primero establece como características de la información que sea: a) racional, b) universal, c) medible y d) comparable; el segundo indica los siguientes requisitos: a) oportuna, b) objetiva, c) consistente, d) relevante, e) verificable y f) comprensible. El PGCP anterior, reunía bajo el postulado de confiabilidad de la información contable pública el conjunto de cualidades y condiciones de la información que se consideraban relacionadas a éste. Los principios de contabilidad pública. El marco conceptual de 2000, los concreta así: reconocimiento, causación, registro, revelación, gestión continuada, esencia sobre la forma, prudencia, no-compensación, asociación de ingresos costos y gastos, hechos posteriores al cierre y período contable. A diferencia del anterior PGCP en donde éstos se encuentran en dos categorías diferentes, así: a) Los principios de contabilidad pública, constituidos por: equidad, universalidad, esencia sobre la forma, control y cumplimiento de las normas legales. y b) Las normas generales, conformadas por: ente público, reconocimiento de hechos y actividades específicas, gestión continuada, unidad de medida, valuación, causación, prudencia, consistencia, no-compensación, revelación plena, hechos posteriores al cierre, y período contable. Las normas técnicas de contabilidad pública. Se describen en siete categorías así, Normas técnicas relativas a: 1) Los activos, 2) Los pasivos, 3) La actividad financiera, económica o social, 4) Las cuentas de orden, 5) Las cuentas de Planeación y presupuesto, 6) Los libros de Contabilidad, 7) Los estados contables, fiscales y económicos e informes complementarios de los entes públicos. En el plan anterior, las normas técnicas de contabilidad se encontraban agrupadas en cuatro categorías, a saber: a) relativas a los estados contables e informes complementarios, b) relativas al reconocimiento y valuación, c) relativas a las cuentas de planeación y presupuesto y d) relativas a los libros de contabilidad.

EJERCICIO. Establezca las diferencias y similitudes de los principios y normas generales de la contabilidad pública y privada. Consulte el decreto 2649

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de 1993 y revise el módulo 1 de Fundamentos de Contabilidad Financiera y el Plan General de Contabilidad Pública de 1996.

2.7 MODELO INSTRUMENTAL El modelo instrumental sigue conservando la misma estructura, es decir, está conformado por el manual de procedimientos y el catálogo general de cuentas.

2.7.1 Manual de Procedimientos

En el manual de procedimientos se establecen nuevos elementos, pues en el PGCP de 1.995 sólo se indicaba que la Contaduría General de la Nación expediría con posterioridad dicho manual. El nuevo PGCP establece un manual de procedimientos seccionado así: relativos a: 1) los principios, 2) a las normas técnicas de contabilidad pública, 3) la presentación de información y estados contables, 4) a los sistemas de información contable, y 5) a desarrollos interinstitucionales específicos. El catálogo de cuentas Define su estructura y en segundo lugar las descripciones y dinámicas, en donde las clases y los grupos tienen la misma configuración y en la descripción y dinámica se establecen algunas subcuentas que no habían sido contempladas en el PGCP anterior.

A pesar de los esfuerzos, el aspecto de aplicación práctica del modelo contable público por parte de los funcionarios de las entidades no ha sido del todo afortunado. En este sentido, se puede observar el proceso de mejoramiento continuo que ha seguido la CGN, que no sólo se limita a la emisión del PGCP sino que ha tomado acciones, en tanto se hacía prioritario que la información financiera de la contabilidad pública reflejara los requerimientos fijados en el PGCP, con el objetivo de organizar las instituciones y corregir las fallas que habían aparecido en la elaboración de la contabilidad de las diferentes entidades del estado, de tal forma que ésta fuera útil para los gestores de las entidades públicas, así como para otros usuarios. Persisten los problemas en la información y la toma de decisiones. No se ha nutrido suficientemente de los datos, como se ha notado en el último tiempo hemos requerido de una Ley de saneamiento contable, y aún así la calidad de la información sigue siendo la preocupación. Finalmente, en la actualidad, la complejidad de las operaciones y el gran volumen de la información procedente de los flujos económicos, se puede transformar en una masa inerme y por lo tanto no útil para la toma de decisiones, por esto el objetivo del proceso de saneamiento contable es la búsqueda de la razonabilidad de los Estados Financieros, mediante la segmentación y el estudio cuidadoso y profundo de las cuentas, especialmente en los puntos críticos del balance, con el propósito de hacerlo

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inteligible y confiable para la administración de todas las entidades del sector público. Señalar la ley

SABIAS QUE… El primer antecedente que se puede considerar como origen de los planes contables, es la clasificación de Guilbault en 1865 basada en la función económica de la empresa. Años más tarde, cuando la preocupación se centró en la problemática económica de la empresa, el profesor alemán Schmalenbach aporta su famoso “Der Kontenrhamen” en 1937. Quien consideraba como base clasificadora la formación del valor en la empresa, esto es, la circulación económica que se producía dentro de la misma.

2.8 El Plan General de Contabilidad Pública Vigente (2008). 67

Por medio de Resolución 355 de 2007 se adoptó el Plan General de Contabilidad Pública el cual comprende el marco conceptual y la estructura y descripciones de las clases.

2.8.1 El marco conceptual

El marco conceptual de la contabilidad pública colombiana contenido en esta resolución representa un gran avance en relación con los precedentes descritos en apartados anteriores. El presente marco sigue un itinerario lógico deductivo al construir una estructura de conceptos básicos partiendo de la realidad de la nación colombiana, es decir, el reconocimiento de su entorno, en sus aspectos jurídicos, económicos, sociales y su relación con el Sistema Nacional de Contabilidad Pública. Es comprensible que en el transcurso del tiempo sean ido modificando sus aspectos y como es de esperarse de acuerdo a las dinámicas cambiantes del medio, este marco a pesar de ser una aproximación valida no será el definitivo.

67 Contaduría General de la Nación. Régimen de Contabilidad Pública. Editorial Legis.

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MARCO CONCEPTUAL DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTABILIDAD

CARACTERIZACION DEL ENTORNO DEL SECTOR PÚBLICO

SISTEMA NACIONAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA

1. Entorno Jurídico 2. Entorno Económico 3. Entorno Social 4. Entorno y Sistema Nacional de

Contabilidad Pública

1. Entidad Contable Pública 2. Usuarios de la Contabilidad Pública 3. Proceso Contable 4. Normalización y Regulación de la Contabilidad Pública 5. Propósitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública 6. Objetivos de la Información Contable Pública 7. Características Cualitativas de la Información Contable Pública 8. Principios de la Contabilidad Pública 9. Normas técnicas de la Contabilidad Pública 10. Estructura y Descripciones de la Clases

Siguiendo el proceso lógico deductivo a continuación se presentan sus elementos constitutivos: En el entorno jurídico del Marco Conceptual Se determina el ámbito de aplicación, partiendo del reconocimiento de la heterogeneidad del sector público colombiano, en donde el estado divide sus funciones en las ramas del poder publico, ejercidas tanto a nivel territorial como nacional y los Sectores Central y Descentralizado y otros organismos autónomos definidos en nuestro ordenamiento jurídico. El entorno económico Hace referencia a las entidades agrupadas en el gobierno general y empresas públicas, en cumplimiento de sus funciones de asignación de bienes, redistribución de renta y desarrollo económico. El entorno social Enmarcado en una economía de propiedad privada y de mercado en un sistema político de democracia participativa y con el fin del cumplimiento de los propósitos dictados en la Constitución Política Colombiana. La sociedad colombiana exige información sobre cuestiones sociales, ambientales, educativas, culturales, etc. El Sistema Nacional de Contabilidad Pública El Sistema Nacional de Contabilidad Pública produce la información de los diferentes intercambios económicos realizados por las entidades estatales individualmente consideradas o en su conjunto para efecto de toma de

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decisiones de los diferentes agentes interesados como lo son la sociedad en general, los organismos de control o los funcionarios públicos. Posteriormente, en el Título II del PGCP se establecen la definición del Sistema Nacional de Contabilidad Pública, SNCP, cuyos propósitos son: a) El propósito de Control que supone el apoyo al control, interno y externo; b) El propósito de Rendición de Cuentas significa que el SNCP permite que los servidores públicos y los administradores de recursos y/o patrimonio públicos, rindan cuentas periódicamente; c) El propósito de Gestión Eficiente indica que el SNCP apoya las decisiones de los gestores responsables de desarrollar funciones de cometido estatal, empleando los recursos y/o el patrimonio públicos de manera eficiente; y, d) El propósito de Transparencia deviene de las exigencias sociales por una estructura democrática, en la que las decisiones y uso de los recursos sean transparentes y de conocimiento público. Ahora bien, La caracterización del sistema comienza por la definición de la Contabilidad Pública como “una aplicación especializada de la contabilidad que a partir de propósitos específicos, articula diferentes elementos para satisfacer las necesidades de información y control financiero, económico, social y ambiental”. Así mismo, define los elementos que componen el sistema68, advirtiendo la necesidad de su adecuada articulación y sinergia para garantizar el logro de los propósitos y necesidades de los usuarios de la información contable pública. La entidad contable pública Es la unidad mínima productora de información que se caracteriza por ser una unidad jurídica y/o administrativa y/o económica, que desarrolla funciones de cometido estatal y controla recursos públicos. Y su obligación a desarrollar el proceso contable y producir estados, informes y reportes contables con base en las normas que se expidan. Además, señala que dada la naturaleza y finalidad de las entidades del Sector Público, por ausencia de lucro se entiende que no pretenden obtener rendimientos económicos y financieros que aumenten el patrimonio de la entidad. Cuando resultan excedentes, como consecuencia del desarrollo de las funciones de cometido estatal, se revierten a la comunidad mediante la redistribución de la renta y la riqueza. Los usuarios de la Contabilidad Pública. Enuncia los siguientes: la comunidad y los ciudadanos69, los organismos de planificación y desarrollo de la política económica y social70, los órganos de

68 El ente regulador, que es la Contaduría General de la Nación; la regulación contable pública, es decir el Régimen de Contabilidad Pública emitido por el regulador; los sistemas electrónicos o manuales, soporte para la construcción y conservación de la contabilidad; los contadores públicos responsables de la preparación y presentación de la información; las entidades contables públicas que emiten y presentan información y sus representantes legales en calidad de responsables; la información contable pública, estructurada en diferentes tipos de informes contables; los evaluadores internos y externos de la información, como los órganos de control fiscal y las auditorias; y los usuarios de la información contable pública, entre ellos las autoridades de control, de planeación y gestión de las políticas públicas y la ciudadanía. 69 Tienen interés en información contable pública transparente que les permita conocer la gestión, el uso y condición de los recursos y el patrimonio públicos. 70 Requieren información contable con el fin de orientar la política pública; coordinar los cursos de acción de las entidades del Sector Público dirigiéndolas hacia el interés general.

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representación política como el Congreso, las Asambleas y los Concejos71, las instituciones de control externo72, las propias entidades y sus gestores73, la Contaduría General de la Nación74. Los agentes nacionales o internacionales que entregan recursos para contribuir a la financiación o prestación de servicios o que realizan inversiones en, y con, las entidades del Sector Público75, otras personas naturales o jurídicas76. La Información contable pública debe dar cuenta del cumplimiento de la legalidad, la situación financiera, económica, social y ambiental de las entidades del sector público, el logro de objetivos, metas y nivel de desempeño de las entidades del Sector Público en cumplimiento de las funciones de cometido estatal, el impacto de la gestión y uso de los recursos públicos en el ámbito económico, social y ambiental, orientados a la intervención en beneficio de la comunidad. Para su producción se adoptan criterios generales, sin embargo cada emisor de información debe señalar los criterios particulares empleados en el reconocimiento y la preparación de la información contable pública, sus cambios y los efectos producidos en los resultados. El Proceso Contable. Se define como “un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular”. Normalización y regulación. Se establece además, que el Régimen de Contabilidad Pública es el medio de Normalización y Regulación contable pública en Colombia, la primera consiste en la identificación de criterios homogéneos, transversales y comparables para la preparación, presentación y conservación de la información contable de un sector, industria, región o país. La segunda es el acto de autoridad por el cual se exige la aplicación y observancia de un criterio dado o un conjunto de criterios o prácticas de acción, en aras de conseguir o salvaguardar el bienestar general y el interés público. Dado lo anterior, resalta que el PGCP no está soportado únicamente en la experticia o en la autoridad legal, sino que se fundamenta en preceptos lógicos y racionales que se contrastan con la realidad organizacional y el entorno jurídico, económico y social en el que se aplica. De igual manera,

71 Exigen la información contable para conocer el uso de los recursos públicos con el fin de ejercer control político. 72 Que con base en el sistema de contabilidad y la información individual o agregada reportada por la entidad contable pública, desarrollan controles de tipo fiscal. 73 Interesados en realizar seguimiento y control interno a sus operaciones por medio del sistema de contabilidad, así como preparar estados, informes y reportes contables con el fin de conocer su situación financiera, económica, social y ambiental. 74 Para los fines de consolidación y gestión de la información contable pública 75 Requieren información con el objeto de hacer seguimiento a la destinación de los recursos, al cumplimiento 76 Como fuente de compilación, investigación y divulgación, de acuerdo con necesidades particulares

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señala que ha sido armonizado con normas y prácticas de mayor aceptación a nivel internacional, en lo referente al Sector Público77. Los propósitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública. El PGCP contiene las pautas conceptuales que deben observarse para la construcción del Sistema Nacional de Contabilidad Pública (SNCP), y está integrado por el Marco Conceptual y la estructura y descripciones de las clases. Así mismo, el Manual de Procedimientos define los criterios y prácticas que permiten desarrollar las normas técnicas y contiene las pautas instrumentales para la construcción del SNCP. Los objetivos de la información contable pública Los objetivos de la información financiera buscan hacer útiles los estados, informes y reportes contables considerados de manera individual, agregada y consolidada provistos por el SNCP, satisfaciendo el conjunto de necesidades específicas y demandas de los distintos usuarios. En este sentido, el Marco Conceptual del Plan General de Contabilidad Pública identifica como objetivos de la información contable: a) El objetivo de Gestión Pública implica que la información contable sirve principalmente a la entidad contable pública que la produce, y de forma agregada y consolidada para la gestión de los sectores o subsectores a los que pertenece. b) El objetivo de Control Público permite su ejercicio en dos niveles, interno y externo. Esto implica la existencia de diferentes modalidades de vigilancia sobre la gestión de los recursos públicos, como el control interno, político, disciplinario, fiscal y ciudadano. Y c) El objetivo de Divulgación y Cultura satisface necesidades generales de información para adelantar estudios e investigaciones que sean de conocimiento público y generación de cultura sobre el uso de los recursos públicos. Las Características Cualitativas Las características de la Información Contable Pública, están orientadas a satisfacer con equidad las necesidades informativas de sus usuarios reales y potenciales, quienes requieren que se desarrolle observando las características cualitativas de Confiabilidad, Relevancia y Comprensibilidad. Las características cualitativas que garantizan la Confiabilidad son la Razonabilidad, la Objetividad y la Verificabilidad; con la Relevancia se asocian la Oportunidad, la Materialidad y la Universalidad; y con la Comprensibilidad se relacionan la Racionalidad y la Consistencia. Los Principios de contabilidad pública Como pautas básicas o macrorreglas que dirigen el proceso para la generación de información en función de los propósitos del SNCP y de los objetivos de la información contable pública, sustentando el desarrollo de las normas técnicas, el manual de procedimientos y la doctrina contable Pública. Los Principios de Contabilidad Pública son: Gestión continuada, Registro, Devengo o Causación, 77 Las normas locales han sido enriquecidas con los elementos internacionales aplicables al contexto local y estratégicos para la interacción del sector público en un entorno globalizado.

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Asociación, Medición, Prudencia, Período contable, Revelación, No compensación y Hechos posteriores al cierre. Las Normas Técnicas de Contabilidad Pública a) Normas técnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales. Éstas precisan los criterios que deben tenerse en cuenta al preparar y presentar la información para lo cual debe considerar mediciones apropiadas a las características y circunstancias que dan origen a las diferentes transacciones, hechos y operaciones de la entidad contable pública. Lo anterior implica que se puedan asociar claramente los elementos de los estados contables (activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden), que son afectados por los hechos; a) que las expectativas de aplicación y generación de recursos para el cumplimiento de funciones de cometido estatal sean ciertas o que pueda asegurarse que acontecerán con alto grado de probabilidad; y b) que la magnitud de la partida pueda ser medida confiablemente en términos monetarios o expresada de manera clara en términos cualitativos, o cuantitativos físicos. La valoración se definen las siguientes bases: Costo histórico78, Costo Reexpresado, Valor Presente Neto, Costo de Reposición, Valor de Realización, Valor Razonable79. Este último atendiendo a las tendencias internacionales. b) Normas técnicas relativas a los activos. Haciendo una definición de éstos y sus criterios para el reconocimiento y revelación. Posteriormente, se ofrece un listado de componentes del activo señalando sus nociones y tratamiento contable. Allí se encuentran: las Inversiones e instrumentos derivados, Rentas por cobrar, Deudores, Inventarios Propiedades, planta y equipo, Bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales, Recursos naturales no renovables y Otros activos. b) Normas técnicas relativas a los pasivos. Se expone una noción y su tratamiento y a continuación se hace un listado más detallado por grupos lo que componen, así: Operaciones de crédito público y financiamiento con banca central, Operaciones de financiamiento e instrumentos derivados, Cuentas por pagar, Obligaciones laborales y de seguridad social integral, Otros bonos y títulos emitidos, Pasivos estimados y Otros pasivos. d) Normas técnicas relativas al patrimonio definido como el valor de los recursos públicos representados en bienes y derechos, deducidas las obligaciones, para cumplir las funciones de cometido estatal. Al igual que los casos anteriores se establecen los criterios para el reconocimiento y revelación. Además, señala que los factores que inciden en el comportamiento patrimonial, cuando generan incrementos, se constituyen en superávit que, dependiendo de 78 el cual será objeto de actualización utilizando el Costo reexpresado, Valor presente neto, Costo de reposición, Valor de realización y Valor razonable. 79 Se define como el precio que se pagaría por un activo o el importe por el que se cancelaría un pasivo en una transacción realizada entre partes interesadas, conocedoras y que actúan en condiciones de independencia mutua. Este valor puede determinarse en un mercado activo o por medio de una metodología que tase dicho valor.

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su origen, puede ser pagado80, operacional81, de valuación, donado82 e incorporado83. De otro lado, cuando generan disminuciones corresponden a la incorporación de pasivos y al reconocimiento, por parte de las entidades del gobierno general, de provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones, así como el retiro de las rentas por cobrar y los deudores, en los casos expresamente señalados en las normas técnicas aplicables. Los componentes del patrimonio son Hacienda pública y el Patrimonio institucional, e) Normas técnicas relativas a las cuentas de actividad financiera, económica, social y ambiental, estas son los ingresos, gastos, costos de ventas y operación, y costos de producción. Estas cuentas también incluyen las partidas extraordinarias. Al igual que los casos anteriores en estas normas se indican las definiciones y tratamiento contable. Las cuentas de orden y las Normas técnicas relativas a las cuentas de presupuesto y tesorería compuestas por las Cuentas de presupuesto de ingresos y tesorería y las Cuentas de presupuesto de gastos. f) Las Normas técnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad se entregarán en otro aparte. Son estructuras que sistematizan de manera cronológica y nominativa los datos obtenidos de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la situación y la actividad de las entidades contables públicas. Los libros de contabilidad se clasifican en principales (Diario y el Mayor) y auxiliares, éstos pueden ser físicos y virtuales. g) Normas técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables, estas normas articulan criterios para conseguir una representación razonable de la situación, actividad y recursos de la entidad contable pública. La información revelada en los estados, informes y reportes contables atendiendo la condición de materialidad, representa transacciones, hechos y operaciones relevantes para el usuario. Adicionalmente, se establece la cuantía para determinar la materialidad el caso de la cuantía84.

Los estados, informes y reportes contables deben certificarse, mediante firma, por parte del representante legal de la entidad, así como por el contador público responsable de su preparación. Los estados contables básicos son el Balance General, el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, el Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado de Flujos de Efectivo. Las notas a los estados contables básicos forman parte integral de los

80 exceso originado en la venta de acciones o cuotas partes de interés social, con respecto a su valor nominal. 81 se origina como consecuencia del reconocimiento de ingresos, gastos y costos relacionados con las funciones de cometido estatal, en un período contable, más los resultados de períodos anteriores que están disponibles. 82 comprende los bienes y derechos recibidos de terceros sin contraprestación económica, destinados a la formación bruta de capital, con independencia de la naturaleza del bien o derecho recibido. 83 se origina en el descubrimiento de reservas de recursos naturales no renovables, en el reconocimiento de bienes que por situaciones de legalidad, medición u otra causa especial no habían sido reconocidos, en el traslado de bienes y derechos de otras entidades contables públicas, siempre que constituyan formación bruta de capital para la entidad que los recibe y, en los intangibles formados. 84 No se consideran materiales las partidas o hechos económicos que no superen el cinco por ciento (5%) en relación con un total. Entre el cinco por ciento (5%) y el diez por ciento (10%) en relación con un total, algunas partidas o hechos podrán ser materiales y otras no; y las mayores al diez por ciento (10%) deben considerarse como partidas o hechos económicos materiales que pueden tener un impacto significativo en la información contable, y por tanto en las decisiones que se tomen o evaluaciones que se realicen.

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mismos. Éstos deben presentarse en forma comparativa con los del período contable inmediatamente anterior. Otros informes como los Estados contables consolidados, los Informes contables específicos, entre los que se encuentran Informe de costos de producción, los Informes contables por segmentos y los Informes contables complementarios, divididos a su vez en Informe de objetivos, Informe cuadro de mandos o tablero de control, Informe de operaciones efectivas de caja, Informe de ahorro, inversión y financiamiento, Informe de fuentes y usos del ingreso, Informe de variación patrimonial, Informe de producción o valor agregado y Reportes contables. h) Normas técnicas relativas a los hechos posteriores al cierre, frente a estos ajustes, se establece la necesidad de verificar su materialidad, la evidencia, sobre las condiciones y existencia de un activo, pasivo, ingreso, gasto o costo a esa fecha. El ajuste de una provisión y el reconocimiento de un pasivo sobre el cual ya se habían constituido estimados. g) Estructura y descripciones de las Clases como base de planificación del Régimen de Contabilidad Pública. La clasificación de las cuentas está estructurada en las siguientes clases: 1. Activos, 2. Pasivos, 3. Patrimonio, 4. Ingresos, 5. Gastos, 6. Costos de ventas y de operación, 7. Costos de producción, 8. Cuentas de orden deudoras, 9. Cuentas de orden acreedoras y 0. Cuentas de presupuesto y tesorería.

PROPUESTA DE ACTIVIDADES PARA RESOLVER EN GRUPO

En el proceso de mejoramiento del marco conceptual se han producido dos Reformas, en los años 2000 y 2007, al marco de 1996: Señale los avances que, según su criterio, se han dado.

2.9 Manual de procedimientos de la contabilidad pública colombiana. El manual de procedimientos vigente en el año 2008 se expidió por medio de la resolución 356 del 5 de septiembre de 2007. Está compuesto por catálogo general de cuentas y los procedimientos e instructivos de la contabilidad.

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2.9.1 El Catalogo General de Cuentas del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad85

Este plan fue expedido mediante la Resolución 356 (05 de septiembre de 2007) “Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública”, dicha resolución anuncia una revisión estructural del marco conceptual y las normas técnicas para incorporar criterios armonizados con los Estándares Internacionales de Contabilidad que aplican al sector público. A continuación se presenta la estructura del Plan General de Contabilidad Pública Colombiano vigente. El PGCP, Se constituye en el instrumento para el reconocimiento y revelación de los hechos, transacciones y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, con base en una clasificación ordenada, flexible y pormenorizada de las cuentas, que identifica la naturaleza y funciones de cometido estatal de la entidad contable pública86. Capítulo I. Estructura El Catálogo General de Cuentas está conformado por cinco niveles de clasificación con seis dígitos que conforman el Código Contable. CLASE GRUPO CUENTA SUBCUENTA AUXILIAR X X XX XX Con base en lo anterior, el primer dígito del código corresponde a la Clase, el segundo al Grupo, el tercero y cuarto dígitos corresponden a la Cuenta y el quinto y sexto a la Subcuenta. La definición de las Clases, Grupos, Cuentas y Subcuentas está reservada para la Contaduría General de la Nación. A partir de allí, las entidades contables públicas podrán habilitar, discrecionalmente, niveles auxiliares en función de sus necesidades específicas, excepto para los casos en los cuales se regule la estructura de este nivel. 1. CLASES El Catálogo General de Cuentas está integrado por las diez clases siguientes: 1 ACTIVOS 2 PASIVOS 3 PATRIMONIO 4 INGRESOS 5 GASTOS 6 COSTOS DE VENTAS Y DE OPERACIÓN 7 COSTOS DE PRODUCCIÓN 8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS 0 CUENTAS DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA 85 PGCP. Texto en Internet http://www.contaduria.gov.co/Publicaciones/Catalogo_Gral_de_Cuentas_ DIC07.pdf. Consulta realizada en Diciembre 2007. 86 Ibíd.

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Las clases 1 a 3 representan la situación financiera, económica, social y ambiental y constituyen la base para elaborar el Balance General; las clases 4 a 7 contienen las cuentas de resultados financieros, económicos, sociales y ambientales y son la base para la elaboración del Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental; las clases 8 y 9 representan contingencias y revelan información para efectos de control; y la clase 0 corresponde a las cuentas mediante las cuales se registra contablemente el proceso presupuestal. 2. GRUPOS Las Clases están compuestas por grupos así:

2.9.1.1 CLASE 1 ACTIVOS GRUPOS 11 EFECTIVO 12 INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS 13 RENTAS POR COBRAR 14 DEUDORES 15 INVENTARIOS 16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO E HISTÓRICOS Y CULTURALES 18 RECURSOS NATURALES NO RENOVABLES 19 OTROS ACTIVOS

2.9.1.2 CLASE 2 PASIVOS GRUPOS 21 OPERACIONES DE BANCA CENTRAL E INSTITUCIONES FINANCIERAS 22 OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO Y FINANCIAMIENTO CON BANCA CENTRAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN 23 OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO E INSTRUMENTOS DERIVADOS 24 CUENTAS POR PAGAR 25 OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL 26 OTROS BONOS Y TÍTULOS EMITIDOS 27 PASIVOS ESTIMADOS 29 OTROS PASIVOS CLASE 3 PATRIMONIO GRUPOS 31 HACIENDA PÚBLICA 32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL

2.9.1.3 CLASE 4 I NGRESOS GRUPOS 41 INGRESOS FISCALES 42 VENTA DE BIENES 43 VENTA DE SERVICIOS 44 TRANSFERENCIAS

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45 ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES 47 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES 48 OTROS INGRESOS 49 AJUSTES POR INFLACIÓN

2.9.1.4 CLASE 5 GASTOS GRUPOS 51 DE ADMINISTRACIÓN 52 DE OPERACIÓN 53 PROVISIONES, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES 54 TRANSFERENCIAS 55 GASTO PÚBLICO SOCIAL 57 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES 58 OTROS GASTOS 59 CIERRE DE INGRESOS, GASTOS Y COSTOS

2.9.1.5 CLASE 6 COSTOS DE VENTAS Y OPERACIÓN GRUPOS 62 COSTO DE VENTAS DE BIENES 63 COSTO DE VENTAS DE SERVICIOS 64 COSTO DE OPERACIÓN DE SERVICIOS

2.9.1.6 CLASE 7 COSTOS DE PRODUCCIÓN GRUPOS 71 PRODUCCIÓN DE BIENES 72 SERVICIOS EDUCATIVOS 73 SERVICIOS DE SALUD 74 SERVICIOS DE TRANSPORTE 75 SERVICIOS PÚBLICOS 76 SERVICIOS HOTELEROS Y DE PROMOCIÓNTURÍSTICA 79 OTROS SERVICIOS

2.9.1.7 CLASE 8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS GRUPOS 81 DERECHOS CONTINGENTES 82 DEUDORAS FISCALES 83 DEUDORAS DE CONTROL 89 DEUDORAS POR CONTRA (CR) CLASE 9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS GRUPOS GRUPOS 91 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES 92 ACREEDORAS FISCALES 93 ACREEDORAS DE CONTROL 99 ACREEDORAS POR CONTRA (DB)

2.9.1.8 CLASE 0 CUENTAS DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA GRUPOS 02 PRESUPUESTO DE INGRESOS Y TESORERÍA

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03 PRESUPUESTO DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 04 PRESUPUESTO DEL SERVICIO DE LA DEUDA PÚBLICA 05 PRESUPUESTO DE GASTOS DE INVERSIÓN APROBADOS 06 PRESUPUESTO DE GASTOS DE INVERSIÓN EJECUTADOS 07 PRESUPUESTO DE GASTOS DE INVERSIÓN PAGADOS 08 RESERVAS PRESUPUESTALES Y CUENTAS POR PAGAR 09 VIGENCIAS FUTURAS El catálogo general de cuentas además de las clases y grupos comprende las cuentas, subcuentas y auxiliares, que por su volumen no se pueden presentar en el este módulo, por esta razón se recomienda consultar el catálogo general de cuentas y las descripciones y dinámicas del manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública de la Contaduría general de la nación. SABIAS QUE… En los Estados Unidos de América no existen los planes de contabilidad pública para llevar las cuentas de los recursos públicos. A cambio de este sistema se utiliza una contabilidad de fondos para controlar la inversión y uso de estos recursos.

2.10 .Proceso de la Contabilidad Pública Colombiana De acuerdo al PGCP, “el proceso contable se define como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular”87. Según el PGCP (2007) las etapas son: El reconocimiento y la revelación. Además establece que la realidad económica y jurídica se expresa mediante hechos económicos. Los hechos económicos se concretan en transacciones como compras, ventas, créditos y obligaciones, entre otros. También existen hechos económicos que no se derivan de una transacción, sino que son la manifestación agregada de efectos por acciones del mercado, o de procesos internos de la entidad contable pública. Entonces, las operaciones son la expresión contable de los hechos económicos, las cuales se clasifican en reales y formales. Las operaciones reales se refieren a hechos transaccionales y las operaciones formales a los hechos no transaccionales. Así, el desarrollo del proceso contable público implica la observancia de un conjunto regulado de principios, normas técnicas y procedimientos de contabilidad.

87 Plan General de la Contabilidad Pública, 2007. Párrafo.6.1.

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Una particularidad del Plan de Cuentas de Contabilidad Pública Colombiano es que ata las cuentas presupuestales a la contabilidad de la entidad, dichas cuentas tienen definidos los criterios de reconocimiento y revelación de transacciones, hechos y operaciones de la entidad contable pública, originados en el proceso presupuestal, recaudo de ingresos no aforados, reservas presupuestales, cuentas por pagar y las vigencias futuras. Su ámbito de aplicación abarca todas las entidades del Estado, exceptuando las sociedades de economía mixta que no tengan el régimen de empresas industriales y comerciales del estado y las entidades financieras, pero deben reportar a la Contaduría General de la Nación. Es así como las cuentas de presupuesto constituyen la expresión contable de las diferentes etapas del proceso presupuestal, desde la aprobación hasta la ejecución, facilitando su seguimiento y control, permitiendo conocer en cualquier momento el resultado de la ejecución. A continuación se describe el tratamiento de cada una de las clases88:

88 Tomado de las presentaciones del seminario de la Contaduría general de la República “Nuevo marco conceptual del PGCP. Actualización de la normativa para la preparación y presentación de la información contable pública.

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IMPORTANTE CONSULTA: RESOLUCIONES EMITIDAS POR LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACION DESDE EL AÑO 1996 A LA FECHA http://www.contaduria.gov.co/PlanGeneral/pgcp2005/5%20TABLA%20DE%20NORMAS%20QUE%20SE%20INCLUYEN%20EN%20CADA%20CAPITULO/estructura%20pgcp.pdf (nuevo marco)

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PARA RECORDAR

Colombia utiliza un modelo de Contabilidad pública patrimonialista, que es aquel que intenta medir el patrimonio de la entidad.

El primer plan de cuentas de Contabilidad Pública de modelo patrimonialista se produjo en el año de 1995 y constaba de un marco conceptual y un modelo instrumental.

El plan general de Contabilidad Pública vigente (2008) se compone de un marco conceptual en donde se define el entorno socio económico y jurídico de la Contabilidad Pública en Colombia y el segundo elemento es el Sistema Nacional de Contabilidad Pública.

La Contabilidad pública Colombiana está planificada, es decir, que comprende un plan de cuentas lo mas completo y detallado posible de las entidades del sector público.

El Manual de Procedimientos define los criterios para desarrollar las normas técnicas y define también las pautas para la elaboración del Sistema Nacional de Contabilidad Pública

El catalogo de cuentas es el instrumento para hacer el reconocimiento y revelación de los hechos económicos

La estructura del catalogo de cuentas esta compuesta por cinco niveles con seis dígitos los cuales forman el Código Contable. Los niveles son: clase, grupo, cuenta, subcuenta, y auxiliar

Los elementos o clases de la Contabilidad Pública Colombiana son: activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos de ventas y de operación, costos de producción, cuentas de orden deudoras, cuentas de orden acreedoras y cuentas de presupuesto y tesorería

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PARA REFLEXIONAR La Contabilidad Pública en Colombia es un Sistema de Contabilidad planificado, es decir, que utiliza como instrumento un Plan de Cuentas para el reconocimiento y la revelación contable. El Plan General de Contabilidad Pública vigente al año 2008 esta compuesto por el Marco Conceptual del Sistema Nacional de Contabilidad Pública, y el Manual de Procedimientos, a su vez este se compone de el Catalogo de Cuentas y la Dinámica de las Cuentas. Con esta herramienta los entes públicos a nivel nacional, departamental y municipal rinden sus cuentas a los diferentes organismos de control como la Contaduría General de la Nación o las Contralorías. La principal característica del Catalogo de cuentas es que trata de conciliar el Sistema de contabilidad pública financiero con el Sistema de Contabilidad Presupuestal en la denominada cuenta (cero). ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Actividad 1

Caracterice el modelo vigente de contabilidad pública colombiano

Criterio para el profesorado: - El actual modelo de contabilidad pública es el patrimonialista, es decir, el que procura determinar el patrimonio de las organizaciones. Se expresa a través de la ecuación fundamental de la contabilidad en donde Activo + Pasivo = Patrimonio Neto. Bajo este enfoque el Resultado del Periodo = Neto Patrimonial Período (t) - Neto Patrimonial Período (t-1). Actividad 2 Identifique semejanzas y diferencias entre el modelo actual y los anteriores Criterio para el profesorado - El modelo de contabilidad de fondos que propuso el Balance de Tesoro y el Balance de la Hacienda no cumplió los objetivos para el cual fue creado ya sea por falta de voluntad política o capacidad técnica para su aplicación, este Balance se estructuraba con dos grandes componentes el Balance del Tesoro que revelaba la situación financiera del super habit o déficit de las operaciones del gobierno al cierre del periodo fiscal y el Balance de la Hacienda, el cual recogió los saldos favorables o desfavorables de la situación fiscal. El modelo

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actual de contabilidad es el patrimonialista, es decir, el que pretende medir el patrimonio de las organizaciones. Actividad 3 Señale los avances del marco conceptual de 2007 con relación al del año 2000 Criterio para el profesorado Con el actual modelo de contabilidad pública se ha implementado el Sistema Nacional de Contabilidad Pública que involucra el regulador, el régimen de contabilidad publica emitido por este, los sistemas de información, los profesionales, las entidades contables y otros, es decir, diferentes sub sistemas, diferenciados, pero que tienden a cumplir un objetivo común Actividad 4 ¿Qué caracterizó la reforma del PGCP del año 2007? Criterio para el profesorado Se adelantó una reforma al Marco conceptual de la Contabilidad Pública Colombiana constituyéndose en un referente teórico que define y delimita el ámbito de aplicación del Sistema Nacional de Contabilidad Pública, presentando entre otras cuestiones un entorno bien definido, el concepto de entidad publica, así como los objetivos de la información contable publica, las características cualitativas y los principios y normas técnicas de la Contabilidad Pública en Colombia AUTOEVALUACIÓN Pregunta 1 Contesta verdadero (correcta) o falso (incorrecta) Los principios de la contabilidad pública son los mismos que los de la contabilidad privada Respuestas 1. Verdadero: incorrecta 2. Falso: Correcta Feedback respuesta incorrecta: Deberías revisar el tema 2.8-1. ”Los principios de contabilidad pública”.

Feedback respuesta correcta: Exactamente, tu respuesta es correcta ya que la normalización consiste en la identificación de criterios homogéneos, transversales y comparables para la preparación, presentación y conservación de la información contable de un sector, industria, región o país. Puntuación: 1 punto

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Pregunta 2 Contesta verdadero (correcta) o falso (incorrecta) Las características cualitativas de la Información Contable Pública, están orientadas a satisfacer con equidad las necesidades informativas de sus usuarios reales y potenciales, quienes requieren que se desarrolle observando las características cualitativas de Confiabilidad, Relevancia y Comprensibilidad. Las características cualitativas que se asocian con a confiabilidad son la Racionalidad y la Consistencia. Respuestas 1. Verdadero: incorrecta 2. Falso: Correcta Feedback respuesta incorrecta:

Deberías revisar el tema 2.8.1 en el apartado Características cualitativas. Feedback respuesta correcta: Exactamente, tu respuesta es correcta ya que la característica de la confiabilidad se asocia con la razonabilidad, la objetividad y la universalidad. Puntuación: 1 punto

Pregunta 3 Contesta verdadero (correcta) o falso (incorrecta) La Normalización contable pública se define como “un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular”. Respuestas 1. Verdadero: incorrecta 2. Falso: Correcta Feedback respuesta incorrecta: Deberías revisar el tema 2.8-1. El apartado que trata sobre Normalización y regulación. Feedback respuesta correcta: Exactamente, tu respuesta es correcta ya que la potestad de emitir leyes la tiene únicamente el estado colombiano. Puntuación: 1 punto Pregunta 4 Contesta verdadero (correcta) o falso (incorrecta El entorno social en el cual se encuentra enmarcada la economía colombiana de propiedad privada y de mercado en un sistema político de democracia participativa y

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con el fin del cumplimiento de los propósitos dictados en la Constitución Política Colombiana. La sociedad colombiana exige información sobre cuestiones sociales, ambientales, educativas, culturales, etc. Respuestas 1. Verdadero: Correcta 2. Falso: incorrecta Feedback respuesta incorrecta: Deberías revisar el tema 2.8.1 en el apartado entorno social. Feedback respuesta correcta: Exactamente, tu respuesta es correcta ya que así se define el entoro social Puntuación: 1 punto Escribe la palabra o palabras que consideras que faltan en las siguientes afirmaciones Pregunta 5 El modelo cuyo sujeto de cálculo es el capital propio o neto patrimonial, por lo que el objetivo esencial de la contabilidad es calcular la situación periódica de esta variable, está dado por la ecuación-------------------------------------------------------- Puntuación: 5 puntos

Pregunta 6 La Constitución política de Colombia de 1991, en su artículo 354 prescribe que: “...habrá ------------------------------------------------------------------------------------quien llevará la contabilidad general de la nación y consolidará ésta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios. Puntuación: 5 puntos Pregunta 7 Los principales usuarios de la contabilidad pública son: la comunidad y los ciudadanos, los organismos de planificación y desarrollo de la política económica,----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------la Contaduría General de la Nación. Puntuación: 5 puntos Pregunta 8 El Catálogo General de Cuentas está conformado por cinco niveles de clasificación con seis dígitos que conforman el Código Contable que son la clase----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Puntuación: 5 puntos

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SÍNTESIS A través de la historia de Colombia se han establecido diferentes modelos de contabilidad pública que tratan de responder a las necesidades del momento. En el año de 1953 por iniciativa de la Contraloría General de la Republica se propuso un modelo de Contabilidad de fondos con la formación del Gran balance del Tesoro y de la Hacienda Publica, modelo que se extinguió con la propuesta de la Constitución política de 1991 que creó la figura del Contador General de la Nación. La Contaduría general de la nación propuso un modelo patrimonialista de Contabilidad Pública. Este modelo se expresa por medio de la ecuación fundamental de la contabilidad en donde: Activo + Pasivo = Patrimonio Neto. El primer plan de cuentas bajo este modelo aparece en el año de 1995 cuando se estructura el Plan General de contabilidad pública integrado por dos componentes: El marco conceptual de la información contable pública y el modelo instrumental. En el año 2000 se produce la primera reforma al plan, modificando la estructura y algunos contenidos pero conserva sus dos componentes básicos citados anteriormente. Para el año 2007 se reforma el plan anterior avanzando notoriamente en la construcción de un marco conceptual que sigue una metodología lógica deductiva. BIBLIOGRAFIA UNIDAD Plan General de Contabilidad Pública Colombiano. 2007 Nieto Sánchez, E. F. “Evolución en el lenguaje contable del Estado”. Revista Legis del Contador. Enero – Marzo. Bogotá, 2000. Rivero Romero, J. Contabilidad Financiera. Trivium: Madrid.1995 Mallo Carlos. Contabilidad analítica. Costes, rendimientos, precios y resultados. Madrid: Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, 1994. Normas Internacionales de Contabilidad . Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. 2001. Páginas en Internet http://www.contaduria.gov.co/Publicaciones/Catalogo_Gral_de_Cuentas_ DIC07.pdf. Plan General de Contabilidad Pública Colombiano, 2007 Presentaciones del seminario de la Contaduría general de la República “Nuevo marco conceptual del PGCP”. Actualización de la normativa para la preparación y presentación de la información contable pública. Rivero Romero, J. Contabilidad Financiera. Trivium: Madrid. 1995.

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Sierra Guillermo et al. Fundamentos de Contabilidad Financiera. Pearson Educación S.A. Madrid, 2000.

GLOSARIO Contabilidad Pública: Según el Plan General de Contabilidad Pública Colombiano la contabilidad pública se entiende como un sistema de información que incorpora las operaciones que se llevan a cabo con los recursos públicos, por parte de los entes gubernamentales y de los particulares que tienen a su cargo el manejo o administración de esta clase de recursos, en cumplimiento de una función publica, que permite identificar, clasificar, reconocer, medir, registrar, revelar y evaluar, en términos cuantitativos y cualitativos las operaciones, programas y proyectos, así como los costos de las funciones llevadas a cabo con dichos recursos. Planificación contable: Elemento de la normalización contable que aplica planes de cuentas al sistema contable.

93

3 EL PROCESO DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA Y LA CONTABILIDAD PRESUPUESTAL INTRODUCCIÓN Recordando los conocimientos adquiridos en módulos anteriores, es importante tener en cuenta el entorno económico en el cual se desarrollan las entidades públicas, es decir las entidades que hace que dependiendo de su estructura financiera y su fin social se clasifiquen en entidades de Gobierno General y Empresas Públicas. En la presente unidad se desarrollarán aspectos relacionados con la Contabilidad Pública para entidades del Gobierno General, cuyo tratamiento contable es un poco más complejo. En primer lugar, se analizarán los procesos que se suceden tanto en el desarrollo de la contabilidad patrimonial pública, como en el desarrollo de la contabilidad presupuestal, teniendo como fundamento la contabilidad financiera cuyas bases son el punto de partida para el tratamiento contable público. Apoyados en los conocimientos adquiridos en al curso de contabilidad financiera, los estudiantes estarán en capacidad de comprender el concepto del proceso contable público, y aplicarlo en las entidades públicas Al terminar la unidad los estudiantes estarán en capacidad de desarrollar las etapas del proceso contable público y realizar análisis objetivos al interrelacionar los conocimientos adquiridos en la presente unidad con otras asignaturas (organizaciones públicas, economía pública, etc.) Objetivos.

- Proporcionar al estudiante herramientas teóricas y prácticas para que aplique los conocimientos contables en el desarrollo y construcción de los estados financieros; de tal forma que éstos atiendan a las necesidades de los diferentes usuarios de la información contable pública, convirtiéndose en un instrumento eficaz y eficiente para el manejo de los recursos públicos

- Identificar claramente las fases del proceso contable público y las fases del proceso presupuestal con el fin de entregar los informes adecuados a los usuarios de la información contable pública.

- Adquirir habilidades para entender e interpretar la información contable pública

- Profundizar en la comprensión de las diferencias entre los diferentes tipos de información contable para la aplicación del PGCP, normativa prespuestaria y contabilidad nacional. IDEAS CLAVES

- En todos los estados modernos se aplica la Contabilidad Pública como herramienta de información para la toma de decisiones de carácter económico y el control de los recursos.

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- - La Contabilidad pública también sirve como un elemento para implantar

sistemas de control

- El proceso de la Contabilidad pública es un itinerario lógico de etapas que se concretan en el reconocimiento y revelación de los hechos económicos

- El sistema de Contabilidad pública en Colombia combina dos subsistemas: contabilidad patrimonialista y Contabilidad presupuestal

-

MAPA CONCEPTUAL

FLUJO DEL PROCESO CONTABLE PRESUPUESTAL-PATRIMONIAL

CUESTIONES PARA REFLEXIONAR

Comprobantes de Ajustes

Comprobantes de prueba y cierre

Estados Financieros

Documentos soporte

Identificación del

hecho económico

Registro en libros

Análisis de la información

PRESUPUESTO APROBADO VIGENCIA

PATRIMONIAL

PRESUPUESTAL

Reconocimiento causación del ingreso y recaudo

Registro presupuesto y obligaciones

Pagos

INGRESOS

GASTOS

95

3.1 El proceso contable público En las entidades públicas deben llevarse dos tipos de contabilidades: la externa, recogida en la contabilidad patrimonial mediante la cual se revelan los hechos que afectan los resultados de la entidad, y la presupuestal con la cual se revelan cada una de las etapas de ejecución de ingresos y gastos de acuerdo a la ley de apropiación; y la contabilidad interna, practicada desde la contabilidad de gestión, con la cual se rinden cuentas de responsabilidad social y política en la búsqueda de obtener un impacto social positivo. El presente módulo se enfocará en la contabilidad externa. Es importante tener en cuenta que en el sector público existen entes heterogéneos que realizan diversas actividades, lo cual ha conllevado a clasificarlos en dos grupos principales a saber: entidades de Gobierno General, las cuales existen para dar forma a la administración social del estado y se caracterizan por la ausencia de lucro, por ejemplo los ministerios, superintendencias, municipios, entre otras; y las empresas públicas, las cuales tienen vínculo con el estado mediante la distribución de la renta y la riqueza y su excedente productivo o comercial es reinvertido en su operación para bienestar de la sociedad, entre estas se encuentran por ejemplo las ESES, las ESPD, las EICE etc. Así pues, dependiendo del tipo de entidad estatal, existirán algunas diferencias en la clasificación y registro de las operaciones ya que la estructura financiera varía de una a otra aun cuando el hecho contable al que se hace referencia sea el mismo para ambas entidades. Sin embargo, las fases del proceso contable no tendrán modificaciones importantes entre una y otra ya que los hechos económicos se tratan de igual forma. Es así como cada período contable comienza con el presupuesto aprobado para la vigencia fiscal comprendida en un año calendario (contabilidad presupuestal), ya que los recursos con los cuales funcionará la

Uno de los grandes problemas que Colombia ha sufrido a través de toda su historia es la falta de transparencia y los visos de corrupción en el Sector público. Recordemos como El Libertador instauro la pena de muerte para aquellos que hicieran mal uso de los recursos públicos. Más recientemente casos como los desfalcos del Guavio, la caja nacional de previsión, los dineros de la mafia en las campañas políticas, y otros acontecimientos que han causado detrimentos patrimoniales a las arcas públicas y que son denunciados por los organismos de control suceden con alguna frecuencia en nuestro medio. ¿Usted cree que la Contabilidad Pública sirve como herramienta para derrotar este flagelo? ¿Qué otras herramientas propone usted para luchar contra la corrupción en Colombia?

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entidad están ligados al presupuesto que se debate y se aprueba cuando está finalizando el ejercicio fiscal anterior. En la contabilidad pública, se debe tener en cuenta los saldos de las cuentas del balance general de la vigencia anterior para realizar las transacciones subsiguientes. Aunque los dos tipos de contabilidades tienen características y principios diferentes, por ejemplo, en la presupuestal se maneja la contabilidad de caja, es decir se registra el hecho económico cuando hay un flujo real de efectivo; mientras que en la patrimonial se maneja el principio de causación, es decir el hecho económico se registra cuando surge el derecho o la obligación así no haya flujo de efectivo; es posible, a partir del análisis contable, llevar a cabo una conciliación entre las mismas. Por lo anterior, se analizará cada una por separado para una mejor comprensión del sistema contable. El proceso contable en la contabilidad pública puede definirse como un conjunto de actividades que comprenden desde el momento en que se genera el hecho financiero, económico o social, hasta el momento en que se obtiene, analiza, interpreta y comunica la información de carácter contable, es decir, que se concretan en el reconocimiento y revelación de las transacciones del ente público. Las etapas que se llevan a cabo dentro del proceso contable público son las siguientes: identificación; clasificación; registro y ajustes; elaboración y presentación de los estados, informes y reportes contables; y análisis, interpretación y comunicación de la información. 89

3.1.1 Identificación Determinación de ocurrencia de los eventos económicos que afectan la situación financiera, social y ambiental de las entidades públicas, los cuales son sujetos de contabilización a partir del reconocimiento del hecho económico. EJEMPLO Un contribuyente presenta la declaración de renta correspondiente al año 2007, con un pago de $1.500.000.

3.1.2 Clasificación Definición del hecho económico y sus características con el fin de realizar su codificación de acuerdo al Catálogo General de Cuentas, de tal forma que se constate que el evento cumple con todos los elementos propios de la cuenta en la cual se clasifica.

89 CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, Resolución 34 de enero 31 de 2008

97

Ej. Continuando con el ejemplo anterior, se observa que surge una cuenta por cobrar y como contrapartida un ingreso.

DEBE HABER

1305 RENTAS X COBRAR VIGENCIA ACTUAL 1.500.000

130501 Renta y complementarios 1.500.000

4105 INGRESOS FISCALES 1.500.000

410501 Renta y complementarios 1.500.000

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Registro y ajustes Elaboración de los comprobantes de contabilidad y registro de los movimientos en los libros. En esta etapa, se realiza también la verificación de la consistencia y confiabilidad, de la información con el fin de determinar las cifras sujetas a ajustes y reclasificaciones antes de emitir los informes finales. Ej. Retomando el caso anteriormente trabajado, los registros en el libro diario quedarán de la siguiente forma: 1305 RENTAS X COBRAR VIGENCIA ACTUAL

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Saldo a dic/31 10.000.000

10.000.000

4105 INGRESOS FISCALES TRIBUTARIOS

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

Jun/2/08 Impuesto de renta NIT. 70.299.508 1.500.000 1.500.000

Simultáneamente, se llevan los registros al libro diario columnario y al libro mayor y balances para que al finalizar el ciclo contable, apoyándose en la hoja de trabajo, se realicen los asientos de ajuste y elaborar los estados financieros principales (Balance General y Estado Actividad Financiera, Económica, Ambiental y Social). Clasificación correcta de partidas

Supone la reclasificación de partidas contabilizadas erróneamente al no corresponder con el resultado, como consecuencia de desconocimiento o mala

98

interpretación de los hechos económicos o por falta de información relacionada con los mismos. Igualmente por variación en las condiciones iniciales.

EJEMPLO: El municipio de Aguablanca autorizó la compra de elementos de aseo, lavandería y cafetería por valor de $ 6.000.000 para emplearlo durante seis meses, el registro que realizó la persona encargada fue el siguiente:

DEBE HABER5111 GASTOS GENERALES 6.000.000

511155 Elementos de aseo, lavandería y cafetería 6.000.000

1110 DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS 6.000.000

111005 Cuenta corriente 6.000.000

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Al verificar la realidad económica al finalizar el período contable, se debe realizar el ajuste correspondiente ya que se tiene un activo diferido que debe ser amortizado mensualmente. Entonces a fin de mes realmente los gastos corresponderían a $ 1.000.000 y el resto sería un cargo diferido, quedando correctamente clasificado de la siguiente forma:

DEBE HABER1910 CARGOS DIFERIDOS 5.000.000

191021 Elementos de aseo, lavandería y cafetería 5.000.000

5111 GASTOS GENERALES 5.000.000

511155 Elementos de aseo, lavandería y cafetería 5.000.000

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Adecuación del inventario extracontable

Después de llevar a cabo un inventario físico, es factible detectar diferencias por un menor o mayor valor de lo que la contabilidad reporta, por lo que se debe efectuar el ajuste correspondiente.

EJEMPLO: Al realizar la visita al almacén de depósito, en la entidad se encuentra un faltante de equipos de cómputo por valor de $ 30.000.000. a) Si se inicia un proceso de responsabilidad fiscal, el registro a realizar será el siguiente:

99

DEBE HABER1470 OTROS DEUDORES 30.000.000

147084 Responsabilidades fiscales 30.000.0001635 GASTOS GENERALES 30.000.000

163504 Equipos de comunicación y computación 30.000.000

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

b) Si la situación presentada ya ha sido reportada a la compañía aseguradora, se debe retirar el activo de la contabilidad contra una cuenta de gastos así:

DEBE HABER5810 GASTOS EXTRAORDINARIOS 30.000.000

581006 Pérdida en siniestros 30.000.0001635 GASTOS GENERALES 30.000.000

163504 Equipos de comunicación y computación 30.000.000

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Y simultáneamente se debe reconocer la contingencia con el siguiente asiento:

DEBE HABER

8361 DEUDORAS DE CONTROL- RESPONSABILIDADES 30.000.000

836101 En proceso internas 30.000.000

8915 DEUDORAS DE CONTROL- POR EL CONTRA 30.000.000

891521 Responsabilidades 30.000.000

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Periodificación de ingresos y gastos

Este tipo de ajuste requiere la imputación del hecho económico al período correspondiente, es decir contabilizar únicamente los gastos e ingresos que corresponden al mismo. Para esto se requiere:

a. Causar el gasto/ingreso de las partidas correspondientes a diferidos. b. Registrar el ingreso/gasto que pudo haber ocurrido durante el ejercicio,

aún cuando no existan los documentos que los soportan: gastos e ingresos no formalizados.

c. Conciliar el libro bancos con el extracto bancario, ya que se pueden detectar partidas, que por diferentes motivos, no fueron contabilizadas.

EJEMPLO:

100

Una entidad cancela el valor de $ 10.000.000 por concepto de arrendamiento de un local en el cual funcionará la tesorería municipal; este arriendo corresponde a dos meses. El encargado de realizar los asientos contables elaboró el siguiente registro:

DEBE HABER

1905 BIENES Y SERVICIOS PAGADOS POR ANTICIPADO 10.000.000

190504 Arrendamientos 10.000.000

11100 DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS 10.000.000

111005 Cuenta corriente 10.000.000

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Al realizar los ajustes para el cierre del período contable, luego de haber hecho uso del derecho (ocupar el local), se debe imputar el gasto al período ya que éste ha sido ejecutado así:

DEBE HABER

5211 GASTOS DE OPERACIÓN GENERALES 5.000.000

521116 Arrendamiento 5.000.000

1905 BIENES Y SERVICIOS PAGADOS POR ANTICIPADO 5.000.000

190504 Arrendamientos 5.000.000

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Correcciones de valor Se trata, por aplicación del principio de prudencia, de registrar contablemente toda pérdida de valor, tanto reales como potenciales, que afecten a los elementos de activo. Se pueden encontrar las siguientes situaciones:

- Provisiones.- Son estimaciones realizadas para cubrir posibles pérdidas resultantes de riesgos de incobrabilidad, detrimento en el uso de los activos, así como para cubrir obligaciones futuras no determinadas, que tienen un valor incierto al momento del cierre contable. Para el cálculo de las provisiones, se deben tener en cuenta los métodos reconocidos de acuerdo a la evaluación técnica. El cálculo de las provisiones para cada uno de los rubros se realizará de acuerdo a las normas expedidas para tal fin90.

o Rentas por cobrar y deudores: Según antigüedad de la cuenta. (Provisión general e individual)

o Inventarios: Según método de reconocido valor técnico. 90 MENDOZA, H. José Francisco. Elementos de contabilidad gubernamental. Teóricos y prácticos. ESAP. 1998

101

o Propiedad planta y equipo: Diferencia entre el avalúo (o valor de mercado o de realización) y el costo reexpresado de los activos.

o Bienes recibidos en dación de pago: Diferencia entre el avalúo o precio de mercado y el valor fijado en la dación.

o Bienes de arte y cultura: De acuerdo a métodos de reconocido valor técnico.

o Responsabilidades: El valor total existente a 31 de diciembre.

Para el registro contable, entonces, se debitará la cuenta provisiones y se acreditará la cuenta que se está provisionando.

Ej. Al cierre del ejercicio contable se tiene un saldo de deudores de $ 25.000.000, se aplicará el método provisión individual de cartera con el cual se fija hasta un 33% anual provisionable del valor de la cartera total; por lo tanto el valor a provisionar será: $ 25.000.000 X 33%= $ 8.250.000

DEBE HABER5304 PROVISIÓN PARA DEUDORES 8.250.000

530409 Préstamos concedidos 8.250.0001480 PROVISIÓN PARA DEUDORES 8.250.000

148003 Préstamos concedidos 8.250.000

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Amortizaciones y/o depreciaciones.

Estos dos conceptos reconocen la pérdida de la capacidad operativa por el uso, detrimento y/o transcurso del tiempo del bien, y corresponde a una distribución proporcional del costo histórico durante la vida útil. Estos conceptos de acuerdo a los principios de realización y periodo contable, deben ser reconocidos en la contabilidad, mediante una cuenta de resultados, en la proporción que corresponda al mes que se contabiliza. Para el cálculo de la amortización y la depreciación se aplican los siguientes métodos

o Línea recta: Aplicado cuando el activo se emplea regularmente y con uniformidad en cada período contable y se determina dividiendo el costo histórico del activo entre la vida útil estimada.

Costo del activo Vida útil estimada del activo

o Número de unidades de producción u horas de

trabajo: se determina a partir de la capacidad de producción estimada del activo, y se realiza dividiendo el costo histórico de éste entre el número de unidades de producción u horas trabajadas.

DEPRECIACIÓN=

102

Luego se multiplica este valor obtenido por el número de unidades producidas u horas trabajadas.

Costo del activo

Unidades de producción u horas de trabajo estimadas

DEPRECIACIÓN = Tasa unitaria esperada X unidades de producción u horas de trabajo estimadas.

o Suma de los dígitos de los años: Depreciación acelerada con la cual hay una depreciación mayor en los primeros años de vida útil y disminuye al final. La fórmula para calcular ésta es igual al factor de depreciación (fracción cuyo numerador representa los años de vida que le quedan al activo y el denominador la suma de los años de vida útil probable) multiplicado por el costo histórico del bien. Ej. Un activo con 5 años de vida útil. Cálculo depreciación para cada período:

a. Suma de los años: 1+2+3+4+5 = 15 b. Factor depreciación :

1/15,2/15,3/15,4/15,5/15 c. Valor del bien por factor depreciación según

tiempo que le quede de vida útil. o Doble tasa sobre saldo decreciente: Depreciación

acelerada consistente en aplicar una tasa de depreciación constante al saldo a depreciar, el cual se calcula tomado el doble del porcentaje que, siguiendo el método de línea recta, se cargaría por el uso del activo al terminar el año.

Costo del activo

Vida útil estimada del activo

La vida útil de un activo depreciable o amortizable debe ser definida por la entidad contable pública teniendo en cuenta los beneficios futuros o el potencial de servicio del activo. Cuando se utilicen los métodos de depreciación en línea recta, suma de dígitos o doble tasa sobre saldo decreciente, se pueden tomar como referencia las siguientes vidas útiles:

ACTIVOS Años de vida útil Edificaciones 50

Tasa unitaria esperada =

DEPRECIACIÓN= X 2

103

Redes, líneas y cables 25 Plantas, ductos y túneles Maquinaria y equipo

15

Equipo médico y científico Muebles, enseres y equipo de oficina Equipos de transporte, tracción y elevación Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería Equipos de comunicación

10

Equipos de computación 5

Así mismo, la vida útil de las propiedades, planta y equipo debe revisarse anualmente y, si existe una variación significativa de las estimaciones relacionadas con mejoras, avances tecnológicos u otros aspectos, se puede modificar la vida útil registrando el efecto contable a partir del período en el cual se realiza la modificación.

o Depreciación por componentes: Existen activos compuestos por partes que tienen vidas útiles diferentes por lo que la depreciación de cada uno se calcula según el método más adecuado contabilizándola por separado.

- Agotamiento- Aplica para los recursos naturales no renovables, durante la vida útil de explotación o extracción. La base para su cálculo es el valor total del activo agotable, el cual se irá distribuyendo y debitando a las operaciones o a los inventarios extraídos durante su vida útil. Si queda un valor residual, por ejemplo el terreno, éste deberá registrarse por separado.

Costo del activo

Total Unidades de producción

Agotamiento del período = Tasa unitaria estimada X Número de

unidades producidas

Ej: Un vehículo adquirido por valor de $ 50.000.000, con una vida útil de 10 años y con un sistema de depreciación de saldos decrecientes, en su tercer año tendrá el siguiente registro: Depreciación anual: 50.000.000 = 5.000.000. = 10%, 10 Como es por saldos decrecientes, entonces la depreciación será el doble, es decir el 20% del valor en libros, de tal forma que:

Tasa unitaria esperada =

104

Años Valor bien depreciado Factor Depreciación

anual Saldo en

libros 1 50.000.000 20% 10.000.000 40.000.000 2 40.000.000 20% 8.000.000 32.000.000 3 32.000.000 20% 6.400.000 25.600.000

Al registrar este ajuste, el asiento contable quedará de la siguiente forma si se trata de una entidad de gobierno general, en la cual los activos a depreciar no tienen relación con la producción de bienes o prestación de servicios.

DEBE HABER

3128PROVISIONES, AGOTAMIENTO. DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES

6.400.000

312804 Depreciación propiedad planta y equipo - Vehículos 6.400.000

1685 DEPRECIACIÓN ACUMULADA 6.400.000

168508 Equipos de transporte, tracción y elevación 6.400.000

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Si el ajuste se realiza en una empresa pública, entonces el asiento contable será de la siguiente manera, ya que los activos se encuentran vinculados a actividades de producción de bienes o servicios.

DEBE HABER

5330DEPRECIACIÓN DE PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPOS

6.400.000

533008 Equipo de transporte, transporte, tracción y elevación 6.400.000

1685 DEPRECIACIÓN ACUMULADA 6.400.000

168508 Equipos de transporte, tracción y elevación 6.400.000

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

3.1.3 Proceso de cierre En esta fase al igual que en las entidades privadas se deben cancelar las cuentas de resultados (ingresos, gastos y costos) para calcular el resultado del ejercicio, el cual puede ser de utilidad o pérdida para las empresas públicas; o de excedente o déficit para las de gobierno central. Antes del cierre se deben realizar los ajustes correspondientes con el fin de presentar información veraz a los usuarios de la misma.

105

Por ejemplo, si el municipio Agua de Dios presenta a fin de mes la siguiente situación:

GASTOS INGRESOS

DÉBITO CRÉDITO77.650.721

DÉBITO CRÉDITO367.576.653

Los ingresos fueron superiores y por tanto hubo un excedente de $289.925.932. Para cancelar estas cuentas transitorias se acreditan las cuentas nominales de saldo débito contra la cuenta de pérdidas y ganancias, y se acreditan los débitos en las cuentas nominales también contra la cuenta de cierres de ingresos, gastos y costos. La diferencia entre los movimientos débitos y créditos de la cuenta de pérdidas y ganancias proporcionarán los valores del resultado del ejercicio. Con el asiento de cierre todas las cuentas quedarán saldadas y la contabilidad cerrada.

EJEMPLO GASTOS INGRESOS

DÉBITO CRÉDITO28.500.000

28.500.000 (1)

DÉBITO CRÉDITO127.500.000

(2)127.500.000

CIERRE DE INGRESOS, GASTOS Y COSTOS

DÉBITO CRÉDITO(1) 28.500.000

127.500.000(2)

Finalmente, la cuenta de ingresos, gastos y costos también debe cerrarse para trasladar el resultado al Balance General. Para el caso que se viene trabajando se tendrá entonces la siguiente situación: CIERRE DE INGRESOS, GASTOS Y COSTOS DÉBITO CRÉDITO127.500.000

28.500.00099.000.000 Excedente que se traslada al balance

general.

106

PIENSA UN MINUTO: Una entidad pública de Gobierno General NO refleja en su contabilidad un pago anticipado porque la persona encargada espera que se haga efectiva la recepción del servicio respectivo ¿Consideras adecuado el manejo que se está dando a esta cuenta?. ¿Se está cumpliendo con los principios de contabilidad?

La información de la fase de conclusión sirve de base para la elaboración de los estados financieros que informan la situación financiera, así como del resultado obtenido en el ejercicio, es decir, el Balance y el Estado Actividad Financiera, Económica, Ambiental y Social). A través de ellos se comunica la información contable a los usuarios interesados en la misma. A continuación se presenta un ejemplo de un Balance de prueba incorporado posteriormente en la hoja de trabajo.

DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER1105 CAJA 137500 125000 12500 12500

1110DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS

61952552 0 61952552 61952552

1305 RENTAS POR COBRAR VIGENCIA ACTUAL 395852852 125000 395977852 395977852

1310RENTAS POR COBRAR VIGENCIAS ANTERIORES

1600000 1600000 1600000

1422 ANTICIPOS O SALDOS A 1600000 1200000 400000 4000001470 OTROS DEUDORES 8000000 0 8000000 0 8000000 01910 CARGOS DIFERIDOS 1380000 263000 1117000 11170002610 OB. LABORALES 7892320 7892320 7892320

2306OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO INTERNAS

4520100 4520100 4520100

2425 ACREEDORES 11250750 11250750 11250750

2490 OTRAS CUENTAS POR PAGAR 155470802 155470802 0 155470802

4408TRANSFERENCIAS SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

367576653 367576653 0 367576653

5101 SUELDOS Y SALARIOS 25487721 0 25487721 25487721

5801 OTROS GASTOS INTERESES 6700000 125000 6825000 6825000

5802 COMISIONES 44000000 138000 44138000 44138000SUMAS IGUALES 546710625 546710625

5111 GENERALES - ARRENDA 0 1200000 1200000 1200000SUMAS IGUALES 1588000 1588000 546710625 546710625 77650721 367576653CAPITAL FISCAL 289925932 289925932

367576653 367576653 469059904 469059904

HOJA DE TRABAJO SEPTIEMBRE 2008 MUNICIPIO DE AGUA DE DIOS

CUENTASBALANCE DE PRUEBA AJUSTES BALANCE AJUSTADO CIERRE DE INGRESOS, COSTOS Y

GASTOS BALANCE GENERAL

107

3.1.4 Elaboración y presentación de los estados, informes y reportes contables Esta etapa es el resultado del proceso contable, el cual arroja como resultado la entrega oportuna de los informes contables, los cuales deben permitir una adecuada interpretación de los hechos de una forma tanto cualitativa como cuantitativa, permitiendo a los usuarios de la información hacer un seguimiento eficiente y una evaluación adecuada de tal forma que les sea posible informarse sobre la situación de la entidad contable pública. Ej. Reporte situación financiera Alcaldía de Ibagué91 (Balance General) A continuación se presenta el Balance General presentado por la Alcaldía de Ibagué a marzo de 2008, con el fin de observar la estructura y presentación de este tipo de informe que resulta del desarrollo del proceso contable de las entidades públicas.

91 http://www.alcaldiadeibague.gov.co/?idcategoria=6658#. Consultado noviembre 7 de 2008.

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CODIGO ACTIVO CORRIENTE PASIVOS CORRIENTES

11 EFECTIVO 92.161.298 24 CUENTAS POR PAGAR 29.615.285

1105 Caja 262.918 2401 Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales 15.880.142

1110 Bancos y corporaciones 91.898.380 2422 Intereses por Pagar 237.857

12 INVERSIONES 9.922.021 2425 Acreedores 12.596.356

1201 Inversiones Administración de Liquidez-Renta Fija

9.922.021 2430 Subsidios asignados 17.000

13 RENTAS POR COBRAR 10.884.120 2436 Retención en la Fuente e Impuestos de Timbre

151.169

1305 Vigencia actual 10.884.120 2440 Impuestos Cont. y Tasas por Pagar 15.010

14 DEUDORES 121.272.423 2455 Depósitos Recibidos de Terceros 0

1401 Ingresos no tributarios 17.581.764 2460 Créditos Judiciales 717.751

1413 Transferencias por cobrar 97.820.499

1420 Avances y Anticipos Entregados 5.812.970

1425 Depósitos Entregados 57.190 25 OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL 8.403.654

19 OTROS DEUDORES 248.480 2505 Salarios y Prestaciones Sociales 5.743.392

1910 Cargos Diferidos 248.480 2510 Pensiones por Pagar 2.660.26226 BONOS Y TITULOS EMITIDOS 179.996

TOTAL ACTIVO CORRIENTE 234.488.342 2625 Bonos Pensionales 179.996

27 PASIVOS ESTIMADOS 1.222.194

ACTIVOS NO CORRIENTES 2715 Provisión para Prestaciones Sociales 1.222.194

12 INVERSIONES 258.550 29 OTROS PASIVOS 3.917.403

1207 Inversiones Patrimoniales No Controlantes 258.550 2905 Recaudos a Favor de Terceros 3.917.403

13 RENTAS POR COBRAR 13.411.006 TOTAL PASIVOS CORRIENTES 43.338.532

1310 Vigencia Anterior 13.411.006 PASIVOS NO CORRIENTES

14 DEUDORES 1.384.299 22 DEUDA PUBLICA INTERNA LP 24.000.000

1470 Otros Deudores 2.796.563 2208 Deuda Pública Interna a Largo Plazo 24.000.000

1480 Provisión para Deudores -1.412.264 24 CUENTAS POR PAGAR 278.262

16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 151.243.183 2401 Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales 148.262

1635 Bienes muebles en bodega 738.729 2403 Transferencias 130.000

1637 Propiedad, Planta y Equipo No Explotados 83.880.475 27 PASIVOS ESTIMADOS 16.502.5441640 Edificaciones 64.587.245 2710 Provisión para Contingencias 16.502.544

1650 Redes, Líneas y Cables 355.306

1655 Maquinaria y Equipo 436.452 TOTAL PASIVO NO CORRIENTE 40.780.806

1660 Equipo Médico y Científico 92.022 TOTAL PASIVO 84.119.3381665 Muebles Enseres y Equipo de Oficina 1.217.5971670 Equipos de Comunicación y Computación 2.295.031 PATRIMONIO1675 Equipo de Transporte, Tracción y Elevación 2.546.712 31 HACIENDA PUBLICA 426.572.7341680 Equipo de Comedor, Cocina, Despensa y

H t l í46.147 3105 Capital Fiscal 304.254.085

1685 Depreciación Acumulada -4.952.533 3110 Resultado del Ejercicio 120.960.200

17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO HISTORICOS Y CULTURALES 108.261.265 3115 Superávit por Valorización 1.320.592

1705 Bienes de Beneficio y Uso Público en Construcción

0 3120 Superávit por Donación 37.857

1710 Bienes de Beneficio y Uso Público en Servicio 118.190.623 3125 Patrimonio Público Incorporado 0

1715 Bienes Históricos y Culturales 915.468 TOTAL PATRIMONIO 426.572.734

1785 Amortización Acumulada de Bienes de Beneficio y Uso Público

-10.844.826 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 510.692.072

19 OTROS ACTIVOS 1.645.4271960 Bienes de Arte y Cultura 309.8351970 Intangibles 378.380

1975 Amortización Acumulada de Intangibles -363.380

1999 Valorizaciones 1.320.592

TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE 276.203.730

2490 Otras Cuentas por Pagar 0

ALCALDÍA MUNICIPAL DE IBAGUÉ - BALANCE GENERAL A MARZO 2008

109

3.1.5 Análisis, interpretación y comunicación de la información Corresponde a la lectura que se hace de los estados contables y demás informes complementarios, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de las entidades públicas, desde las perspectivas financiera, económica y social, de tal manera que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos. Para el análisis e interpretación de la información, será fundamental el cálculo de indicadores que revelen situaciones y tendencias para lo cual se podrán utilizar técnicas o métodos de análisis según las características de cada ente público.

Dentro de algunos métodos para realizar el análisis del funcionamiento de la entidad se encuentran los siguientes:

RAZONES DE LIQUIDEZ: Capacidad para saldar las obligaciones a corto .plazo • Capital de Trabajo: Capital de Trabajo = Activo Corriente – Pasivo Corriente Capital de Trabajo = $ 234.488.342 - $43.338.532 = 191.149.810 Indica que la empresa cuenta con 191 mil millones de pesos líquidos para operar, después de cubrir las obligaciones de corto plazo. • Indicador de solidez: Indicador de solidez = Activo Total / Pasivo Total Solidez = $ 510.692.072 /84.119.338 = 6.071042452 Indica que por cada peso adeudado, este es respaldado con $ 6.

RAZONES DE ENDEUDAMIENTO: Indican la cantidad de dinero de terceros empleado en la generación de utilidades. RE= Pasivo Total/ Activo total RE= $ 84.119.338/ $ 510.692.072 = 0.164716358 Indica que de cada 100 pesos del activo, 16 pesos están siendo apalancados con recursos de terceros. Existen además otros instrumentos de medición que permitirán realizar un análisis de los resultados y proyectar el futuro funcionamiento de la entidad. RAZONES DE RENTABILIDAD: permiten analizar y evaluar los excedentes del ente respecto a un nivel dado de rentas, de activos o de

Alcaldía

Alcaldía

Alcaldía

110

EJERCICIO DE APLICACIÓN: Realiza los registros contables para las siguientes situaciones:

- Depreciación en línea recta de equipo de oficina que tiene hasta el momento 5 años de funcionamiento. Valor en libros $ 50.000.000

- Registro del ajuste de un pago por anticipado por concepto de seguros contra incendios, los cuales cubren un año Valor cancelado $ 12.000.000.

- Provisión general de cuentas incobrables cuyo valor en libros es de $25.000.00

inversión. Intervienen cuentas del estado de actividad financiera, económica, social y ambiental. RAZONES DE COBERTURA: permiten analizar y evaluar capacidad de la entidad para cubrir determinados cargos fijos, intervienen también como en el anterior cuentas del estado de actividad financiera, económica, social y ambiental.

3.2 EL PROCESO DE LA CONTABILIDAD PRESUPUESTAL92

3.2.1 Presupuesto Público Es una herramienta que permite realizar la planeación y proyección de ingresos y gastos públicos para un período fiscal, con la finalidad de que dichas proyecciones sean lo más cercanas a la realidad.

a. Plan Financiero: Es un instrumento de planificación y gestión financiera, mediante el cual se establecen las metas de gastos y los requerimientos de financiación del sector público, basado metodológicamente en las

92 Romero, R. Enrique. Presupuesto y Contabilidad pública. Ecoe Ediciones. 2007

ELEMENTOS DEL SISTEMA

PRESUPUESTAL

Plan financiero Plan operativo anual de inversiones

Ley anual de presupuesto

-Ingresos -Gastos -Disposiciones generales

111

transacciones de caja (ingresos efectivamente recaudados o desembolsados, y pagos realizados).

b. Plan operativo anual de inversiones: Es un plan desarrollado por el DNP, en coordinación con los consejos regionales, en el cual se clasifican los proyectos de inversión por sectores, órganos y programas.

c. Ley anual de presupuesto: Expedición a través de una Ley del Congreso

(o de una Ordenanza o un Acuerdo si se trata de departamentos o municipios respectivamente); la cual debe reflejar las proyecciones realizadas en el plan de desarrollo.

- Presupuesto de ingresos: Proyección de ingresos

corrientes, parafiscales, fondos especiales, recursos de capital, y los ingresos de los establecimientos públicos.

- Presupuesto de gastos o ley de apropiaciones: Proyección de la destinación de los recursos para la atención de los planes y programas de desarrollo.

o Gastos de funcionamiento: destinados a la atención de las entidades para que cumplan con las actividades asignadas.

o Servicio de la deuda: recursos destinados a cumplir con las obligaciones contractuales (pago de capital, intereses, comisiones etc.)

o Gastos de inversión: Aquellos recursos que son susceptibles de producir beneficios o de ser económicamente productivos.

- Disposiciones generales: son las normas transitorias, que

se expiden anualmente con el fin de garantizar la correcta ejecución del presupuesto.

3.2.2 Preparación del presupuesto El sistema presupuestal debe cumplir las siguientes etapas para una correcta planeación y dirección de los recursos públicos así:

- Elaboración de los anteproyectos por cada organismo - Elaboración del plan financiero tomando como base las

ejecuciones anuales para determinar metas de inversión (Ministerio de Hacienda y Planeación)

- Aprobación CONFIS - Aprobación CONPES - Elaboración del Plan Operativo Anual de Inversiones –

POAI- por parte del DNP.

112

Los ingresos en el presupuesto público son estimaciones de los posibles recaudos que espera obtener la entidad, mientras que con el presupuesto de gastos se aprueba el máximo monto que la entidad puede gastar en el período relacionado. Ninguna entidad puede adquirir obligaciones para cubrir gastos que no se encuentren relacionados dentro del presupuesto aprobado. Programa anual mensualizado de caja – PAC: instrumento que sirve para evaluar el máximo monto de compromisos de la entidad así como el de los recaudos efectivos. Corresponde a los ingresos y egresos presupuestados de la vigencia, a las reservas presupuestales y a las cuentas por pagar en un período determinado, para ser aprobado por el Consejo Superior de Política Fiscal (CONFIS). Así pues los pagos estarán ligados al PAC de acuerdo a los montos aprobados en éste. A continuación se resume el proceso integrado del sistema presupuestal y su forma de ejecución así como los diferentes pasos que se siguen para finalmente hacer efectiva dicha ejecución.

113

3.2.3 Fases del proceso presupuestal

PRESUPUESTO APROBADO

POLÍTICA ECONÓMICA DEL GOBIERNO

POLÍTICA PRESUPUESTAL

PRESUPUESTO DE INGRESOS

PRESUPUESTO DE GASTOS

APROBACIÓN

EJECUCIÓN

APROBACIÓN

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD

COMPROMISO

OBLIGACIÓN

PAGO

EVALUACIÓN DE LA

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

ACCIONES CORRECTIVAS

VIGENCIAS FUTURAS

EJERCICIO ACTUAL

PAC mensual

Confirma existencia de recursos apropiables

para realizar cualquier transacción

114

3.2.4 Registros contables en la contabilidad presupuestaria93

SU C ESO C U EN T A S D B C R

021301- Disponibilidad inicial aprobada X

023107- Disponibilidad inicial X

0202-12 Ingrsos tributarios aprobados X

0216-22 - Ingresos tributarios por ejecutar X

0216- 22- Ingresos por ejecutar X

0223- 29- Recaudos en efect ivo X

0231- Recaudos en t í tulos X

0216- 22- Ingresos por ejecutar X

0242- Reconocimientos X

0243- Ingresos no aforados X

0223- 29- Recaudos en efect ivo X

0231- Recaudos en t í tulos X

021301- Disponibilidad inicial aprobada X

0243- Ingresos no aforados X

021301- Disponibilidad inicial aprobada X

0202-12 Ingresos tributarios aprobados X

0213107- Disponibilidad inicial X

0216- 22- Ingresos por ejecutar X

0223- 29- Recaudos en efect ivo X

0231- Recaudos en t í tulos X

0242- Reconocimientos X

0331-37- Gastos por ejecutar X

0320-26 y 0530-47- Gastos aprobados X0360-65, 0440-442 y 0655-72 - Obligaciones X0350-55, 0436-38 y 0630-47- Comprometidos X0370-78, 0444- 50 y 07- Pagos de la vigencia X0360-65, 0440-442 y 0655-72 - Obligaciones X

0835- Reserva presupuestal por ejecutar X

0830- Reserva presupuestal const ituida X0840- Obligaciones en reservas presupuestales X

0835- Reserva presupuestal por ejecutar X

0845- Reservas presupuestales pagadas X

0840- Obligaciones en reservas presupuestales X

0855- Cuentas por pagar pendientes de cancelar X0850- Cuentas por pagar constituidas X

0860- Cuentas por pagar canceladas X0855- Cuentas por pagar pendientes de cancelar X

Aprobación del presupuesto de ingresos

Saldos en caja, bancos e inversiones temporales

R ESER V A S D E C A JA ( C U EN T A S POR PA GA R )

Const itución de la cuenta por pagar

Cancelación de las obligaciones

OPER A C ION ES PR ESU PU ESTA LES IN GR ESOS

Cierre de la vigencia

Recaudo ingresos

Recaudo ingresos del año siguiente (ciertos)

Ingresos no incluidos en el presupuesto inicial

Recibo de bienes y servicios contratados

OPER A C ION ES PR ESU PU EST A LES GA ST OS

Aprobación del presupuesto de gastos

Adición al presupuesto

Cancelación de las obligaciones

Cancelación de las obligaciones

R ESER V A S PR ESU PU ESTA LES

Const itución de la reserva presupuestal

Cuando se adquieren las obligaciones

EJEMPLO

93 Mendoza H. José Francisco. Lecciones de Contabilidad Pública. Editorial Filigrana. Bogotá. 2002

115

El presupuesto de ingresos y gastos del municipio de Mosquera, así como su ejecución para un período de tiempo determinado es el siguiente94.

PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS MUNICIPIO DE MOSQUERA 200X

Ingresos Concepto Valor Porcentaje a) Ingresos corrientes (b+c+d) 46.185.668,00 67,83b) Ingresos tributarios 17.640.358,00 25,91c) Ingresos no tributarios 15.084.785,00 22,15d) Transferencias 13.460.525,00 19,77e) Fondos especiales 5.097.354,00 7,49f) Recursos de capital 16.808.906,00 24,69Total (a+e+f) 68.091.928,00 100,00

Gastos Concepto Valor Porcentaje a) Funcionamiento 6.852.718,00 14,05b) Servicio de la deuda 11.980.000,00 24,56c) Inversión 28.810.721,00 59,07d) Transferencias a Concejo 410.709,00 0,84e) Transferencias a Personería 149.940,00 0,31f) Otras Transferencias 570.312,00 1,17Total (a+b+c+d+e+f) 48.774.400,00 100,00

Ejecución del presupuesto de Ingresos Municipio de Mosquera 200X

Concepto Valor Porcentaje a) Ingresos corrientes (b+c+d) 27.907.845,00 61,73b) Ingresos tributarios 14.042.567,00 31,06c) Ingresos no tributarios 5.261.747,00 11,64d) Transferencias 8.603.531,00 19,03e) Fondos especiales 1.785.295,00 3,95f) Recursos de capital 15.514.656,00 34,32Total (a+e+f) 45.207.796,00 100,00

Ejecución del presupuesto de gastos Municipio de Mosquera 200X

Concepto Valor Porcentaje a) Funcionamiento 1.242.593,00 6,74b) Servicio de la deuda 9.434.614,00 51,21c) Inversión 7.363.696,00 39,97d) Transferencias a Concejo 103.129,00 0,56e) Transferencias a Personería 33.701,00 0,18

94 http://mosquera-cundinamarca.gov.co/presupuesto.shtml?apc=f-p1--&x=1724979. Consultada noviembre 7 de 2008.

116

f) Otras Transferencias 247.149,00 1,34Total (a+b+c+d+e+f) 18.424.882,00 100,00 Consolidado: el presupuesto frente a la ejecución Municipio de Mosquera 200X

Detalle Presupuesto Ejecutado ($) Ejecutado

(%) a) Total ingreso corrientes (b+c+d)

46.185.668,00 27.907.845,00 60,43

b) Ingresos tributarios 17.640.358,00 14.042.567,00 79,60c) Ingresos no tributarios 15.084.785,00 5.261.747,00 34,88d) Transferencias 13.460.525,00 8.603.531,00 63,92e) Fondos especiales 5.097.354,00 1.785.295,00 35,02f) Recursos de capital 16.808.906,00 15.514.656,00 92,30TOTAL INGRESOS (a+e+f) 68.091.928,00 45.207.796,00 66,39g) Gastos de funcionamiento 6.852.718,00 1.242.593,00 18,13h) Servicios de la deuda 11.980.000,00 9.434.614,00 78,75i) Gastos de inversión 28.810.721,00 7.363.696,00 25,56j) Transferencias a Concejo 410.709,00 103.129,00 25,11k) Transferencias a Personería 149.940,00 33.701,00 22,48l) Otras Transferencias 570.312,00 247.149,00 43,34TOTAL GASTOS (g+h+i+j+k+l) 48.774.400,00 18.424.882,00 37,78

117

3.2.5 EJERCICIO PRÁCTICO El municipio de Agua Blanca presenta a 31 de diciembre del año 2007 el

siguiente Balance General

1105 CAJA 40.000.000 2425 ACREEDORES 70.000.000111O DEPÓSITOS EN INSTIT 57.562.500

1310

RENTAS POR COBRAR- VIGENCIAS ANTERIORES 30.000.000 2490

OTRAS CUENTAS POR COBRAR 5.000.000

1401INGRESOS NO TRIBUTARIOS 50.000.000

1640 EDIFICACIONES 200.000.0001685 DEPRECIACIÓN

ACUMULADA -15.000.0001910 CARGOS DIFERIDOS 15.000.000

TOTAL ACTIVO 377.562.500 TOTAL PASIVO 75.000.000

3105 CAPITAL FISCAL 296.732.5003115 SUPERÁVIT POR

VALORIZACIÓN 5.830.000TOTAL PATRIMONIO 302.562.500

TOTAL ACTIVO 377.562.500 TOTAL PASIVO + PATRIMON 377.562.500

ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIOPASIVO

PATRIMONIO

ACTIVO

Nota: Del valor de las edificaciones $ 50.000.000 corresponden al terreno, la depreciación acumulada corresponde a cinco años y los diferidos corresponden a materiales y suministros para un año de los cuales ya se han amortizado dos meses. Enero 3 de 2008. El municipio de Agua Blanca ha recibido la aprobación del presupuesto de ingresos el cual está conformado por los siguientes rubros: Ingresos tributarios $ 15.000.000, Ingresos no tributarios $ 5.000.000, Transferencias $ 150.000.000. Comprobante No. 1. El registro quedará de la siguiente forma: Ingresos aprobados débito e ingresos por ejecutar crédito:

118

DEBE HABER

0202Ingresos tributarios aprobados 15.000.000 15.000.000

0203Ingresos no tributarios

5.000.0005.000.000

0204Tranferencias y aportes aprobadas

150.000.000150.000.000

0216Ingresos tributarios por ejecutar

15.000.00015.000.000

0217

Ingresos no tributarios por j t

5.000.000

5.000.000

0218Tranferencias y aportes por ejecutar

150.000.000150.000.000

170.000.000 170.000.000SUMAS IGUALES

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Enero 10 de 2008. Igualmente se ha recibido aprobación del presupuesto de gastos distribuidos de la siguiente forma: Gastos de personal $ 18.500.000, gastos generales $ 2.300.000, gastos de inversión salud $ 15.300.000, gastos de inversión comunicación $ 50.000.000, Servicio de la deuda $ 20.000.000. Comprobante 2. El registro quedará de la siguiente forma: Las cuentas del presupuesto de gastos por ejecutar en los débitos y las cuentas del presupuesto aprobado en el crédito .

DEBE HABERPOR EJECUTAR

0331 Gastos de personal 18.500.000 18.500.000

0332 Gastos generales 22.300.000 22.300.000

0557 Gastos de inversión salud 15.300.000 15.300.000

0558Gastos de inversión comunicación

50.000.00050.000.000

0432 Servicio de la deuda 20.000.000 20.000.000APROBADO

0320 Gastos de personal 18500000 18.500.000

0321 Gastos generales 22.300.000 22.300.000

0425 Servicio de la deuda 20.000.000 20.000.000

0532Gastos de inversión salud 15.300.000 15.300.000

0533Gastos de inversión comunicación

50.000.000 50.000.000

126.100.000 126.100.000SUMAS IGUALES

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Enero 11. El gobierno central transfiere al municipio el valor total de las transferencias estimadas en el presupuesto. Se procede inmediatamente a consignar en bancos el valor que hay en caja.

119

Comprobantes 3, 4 y 5. Intervienen cuentas de presupuesto ya que se recibe la transferencia e igualmente en la contabilidad patrimonial ingresa el valor de la transferencia. Comprobante No. 3- Registro de las cuentas presupuestales

DEBE HABER

0218TRANSFERENCIAS POR EJECUTAR 150.000.000

021823Municipales y/o distritales 150.000.000

0226

RECAUDOS EN EFECTIVO TRANSFERENCIAS Y APORTES 150.000.000

022623

Aportes recibidos gobiernos nacionales

150.000.000

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Comprobante No. 4. Registro del ingreso a caja de las transferencias (también puede registrarse la cuenta por cobrar de las transferencias en el momento que el gobierno central se compromete a realizar el pago CUENTA-1413- TRANSFERENCIAS POR COBRAR y luego cancelar esta cuenta contra caja)

DEBE HABER1105 CAJA 150.000.000

110505 Caja principal 150.000.00044 TRANSFERENCIAS 150.000.000

4428Otras transferencias 150.000.000

150.000.000 150.000.000SUMAS IGUALES

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Comprobante No. 5. Consignación del valor existente en caja

DEBE HABER

1110

DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS 190.000.000

111005 Cuenta corriente 190.000.0001105 CAJA 190.000.000

110505 Caja principal 190.000.000190.000.000 190.000.000SUMAS IGUALES

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Enero 12. Cancela el valor de $ 10.000.000 a Roberto Pérez, por concepto del mantenimiento de las edificaciones. Paga con el cheque 15101. En la contabilidad presupuestal deben realizarse, antes de contabilizar el pago, los siguientes registros:

1. Registro del compromiso (verificación de disponibilidad para el pago)

120

Comprobante No. 6A

DEBE HABER

0351GASTOS GENERALES COMPROMETIDOS 10.000.000

035107 Mantenimiento 10.000.000

0332 GASTOS POR EJECUTAR 10.000.000033207 Mantenimiento 10.000.000

10.000.000 10000000SUMAS IGUALES

TOTALES

CODIGO DETALLE PARCIALES

2. Registro de la obligación cuando ya se ha recibido el servicio

Comprobante No. 6B

DEBE HABER

0361OBLIGACIONES EN GASTOS GENERALES 10.000.000

036107 Mantenimiento 10.000.000

0351GASTOS GENERALES COMPROMETIDOS 10.000.000

035107 Mantenimiento 10.000.000

10.000.000 10000000SUMAS IGUALES

TOTALES

CODIGO DETALLE PARCIALES

3. Registro de la cancelación de la obligación (PAC) Comprobante No. 6C

DEBE HABER

0371PAGOS EN EFECTIVO GASTOS GENERALES 10.000.000

037107 Mantenimiento 10.000.000

0361OBLIGACIONES EN GASTOS GENERALES 10.000.000

036107 Mantenimiento 10.000.000

10.000.000 10000000SUMAS IGUALES

TOTALES

CODIGO DETALLE PARCIALES

El registro en la contabilidad patrimonial será el siguiente: Por realizar la transacción con una persona natural no debe pagar IVA y tampoco aplica retención de ICA. Comprobante No. 6D

DEBE HABER5111 GASTOS GENERALES 10.000.000

511115 Mantenimiento 10.000.000

2436 RETENCIÓN EN LA FUENTE,

243603 Honorarios 1.000.000

1110DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES 9.000.000

111005 Mantenimiento 9.000.000

10.000.000 10000000SUMAS IGUALES

TOTALES

CODIGO DETALLE PARCIALES

Enero 13: Cancela el valor de las cuentas por pagar a dic/31/07, las cuales corresponden a vigencias anteriores por servicios prestados por entes con jurisdicción en la ciudad de Bogotá y que no han sido designados como agentes de retención.

121

Comprobante No. 7

DEBE HABER2425 ACREEDORES 94.000.000

242551 Honorarios 50.000.000242552 Comisiones 15.000.000242553 Servicios 5.000.000

2436 RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE 12.800.000

243603 Honorarios 5.500.000243604 Comisiones 1.500.000243605 Servicios 200.000243625 Iva retenido por consignar 5.600.000

2445 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO

244506 Iva Compra de Servicios- honorarios 8.000.000

244506 Iva Compra de Servicios- comisiones 2.400.000

244506 Iva Compra de Servicios 800.000

1110 DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS 81.200.000

111005 Cuenta corriente 81.200.00094.000.000 94.000.000

TOTALES

SUMAS IGUALES

CODIGO DETALLE PARCIALES

Se deben realizar las retenciones correspondientes: Honorarios, comisiones, y servicios en general. Por ser de vigencias anteriores no afecta las cuentas presupuestales actuales, pero sí la reserva presupuestal que quedó de la vigencia anterior. Los servicios fueron prestados por empresas que tienen su asiento principal fuera de la jurisdicción del municipio por lo que no tiene derecho a cobrar ICA. Por ser el municipio agente de retención debe realizar el descuento de la retención en la fuente y el reteiva del 50% de la tarifa general (70.000.000 * 0.16 = 11.200.000) entonces 11.200.000 /2 = 5.600.000. Comprobante 8. Registro presupuestal: Cuando quedan obligaciones pendientes del período anterior se realiza la reserva para cancelar en el siguiente período por lo que el registro será el siguiente:

DEBE HABER

0840

OBLIGACIONES EN RESERVAS PRESUPUESTALES 70.000.000

084002 Gastos generales 70.000.000

0835

RESERVAS PRESUPUESTALES POR EJECUTAR 70.000.000

083502 Gastos generales 70.000.000

70.000.000 70.000.000SUMAS IGUALES

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Enero 15: Recibe liquidación privada con pago por concepto de predial por valor de $ 20.000.000. Se realiza el registro del recaudo de ingresos fiscales. Por cuanto son ingresos que afectan el presupuesto se realizan los registros correspondientes, además como hay $5.000.000 adicionales a los proyectados

122

en el presupuesto debe realizarse el ajuste respectivo (suponiendo que se autoriza adición al presupuesto por este valor). Comprobante 9. Registro ingresos

DEBE HABER

1110DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS 20.000.000

111005 Cuenta corriente 20.000.000

4105INGRESOS FISCALES TRIBUTARIOS 20.000.000

410507 Impuesto predial unificado 20.000.000

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Comprobante 10. Registro cuentas presupuestales. Existe un valor adicional que no se encontraba incluido en el presupuesto inicial de $5.000.000.

DEBE HABER

0216INGRESOS TRIBUTARIOS POR EJECUTAR 20.000.000

021640 Impuesto predial unificado 15.000.000

0243RECAUDOS DE INGRESOS NO AFORADOS

024301 Ingresos tributarios 5.000.000

0223RECAUDOS EN EFECTIVO POR INGRESOS TRIBUTARIOS 20.000.000

022340 Impuesto predial unificado 20.000.000

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Comprobante 11. Registro adición presupuestal de los ingresos no incluidos inicialmente en el presupuesto.

DEBE HABER

0216INGRESOS TRIBUTARIOS POR EJECUTAR 5.000.000

021640 Impuesto predial unificado 5.000.000

0243RECAUDOS DE INGRESOS NO AFORADOS 5.000.000

024301 Ingresos tributarios 5.000.000

5.000.000 5.000.000SUMAS IGUALES

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Enero 18 Se elaboran los certificados de disponibilidad presupuestal para los siguientes gastos e inmediatamente se realiza el compromiso de los mismos:

- Adquisición de elementos para dotación del personal $ 2.300.000

- Adquisición de equipos para el Hospital Municipal $ 20.000.000

- Mejoramiento y mantenimiento de las vía que comunica al municipio con la capital del departamento $ 25.000.000

- Nómina del mes de enero $ 3.500.000

123

Como en este momento se está únicamente verificando la disponibilidad presupuestal no se afecta la contabilidad patrimonial pero sí se realiza afectación en la contabilidad presupuestal al revisar los compromisos. Comprobante 12. Registro de los compromisos soportados con los certificados de disponibilidad

DEBE HABER

0350GASTOS DE PERSONAL COMPROMETIDOS 3.500.000

035001 Sueldos de personal nómina 3.500.000

0351GASTOS GENERALES COMPROMETIDOS 2.300.000

035125 Dotación de personal 2.300.000

0632SECTOR SALUD - COMPROMISOS 20.000.000

063207 Adquisición de equipos 20.000.000

0633SECTOR COMUNICACIONES- Compromisos 25.000.000

063302 Mantenimiento infraestructura 25.000.000

0331GASTOS DE PERSONAL POR EJECUTAR 3.500.000

033101 Asociados a la nómina 3.500.000

0332GASTOS GENERALES POR EJECUTAR 2.300.000

033225 Dotación de personal 2.300.000

0557SECTOR SALUD - POR EJECUTAR 20.000.000

055709 Adquisición de equipos 20.000.000

0558 SECTOR COMUNICACIONES- POR EJECUTAR

25.000.000

055803 Mantenimiento infraestructura 25.000.000

50.800.000 50.800.000SUMAS IGUALES

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Enero 20: Con el fin de sistematizar la información contable del municipio, la alcaldía contrata la empresa de informática SAS S.A. (clasificada como autorretenedora) para que realice todo el proceso y le genere el programa contable de acuerdo a sus necesidades. Se elabora el certificado de disponibilidad presupuestal por valor de $ 10.000.000. No hay registro en ninguna de las contabilidades. Enero 23: Se firma el contrato de elaboración del software contable luego de confirmar la disponibilidad de dinero (aún no se ha recibido del servicio). Se genera el compromiso. Comprobante 13. Registro del compromiso del software

DEBE HABER0351 GASTOS COMPROMETIDOS 10.000.000

035190 Otros gastos comprometidos 10.000.000

0332 GASTOS POR EJECUTAR 10.000.000033290 Otros gastos comprometidos 10.000.000

10.000.000 10.000.000SUMAS IGUALES

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

124

Enero 30: La empresa SAS S.A., entrega el software contable funcionando perfectamente (su amortización se realizará durante cinco años a partir del mes de febrero). Se debe contabilizar la obligación tanto en la contabilidad presupuestal como en la patrimonial. . Comprobante 14. Registro de la obligación luego de haber recibido el software

DEBE HABER

0361OBLIGACIONES EN GASTOS GENERALES 10.000.000

036190Otros gastos por adquisición de bienes y servicios

10.000.000

0351 GASTOS COMPROMETIDOS 10.000.000035190 Otros gastos comprometidos 10.000.000

10.000.000 10.000.000SUMAS IGUALES

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Comprobante 15. Registro de la cuenta por pagar en la contabilidad patrimonial. Debido a que realiza la transacción con una entidad catalogada como agente de retención no debe descontar en el pago ningún tipo de retención por lo que el registro quedará de la siguiente forma.

DEBE HABER1970 INTANGIBLES 10.000.000

197008 Software 10.000.000

2445IMPUESTO AL VALOR AGREGADO 1.600.000

244506 Compra de servicios 1.600.000

2401ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES 11.600.000

240101 Bienes y servicios 11.600.000

11.600.000 11.600.000SUMAS IGUALES

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Enero 31: Se recaudan $ 5.300.00 a favor de la empresa de telefonía móvil comunicaciones INTERVEL. Por ser un ingreso que no corresponde al municipio se contabiliza únicamente en la contabilidad patrimonial como una cuenta por pagar. Comprobante 16. Registro de recaudos a favor de terceros

DEBE HABER

1110DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS 5.300.000

111005 Cuenta corriente 5.300.000

2905RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS 5.300.000

290510Venta de servicio de telefonía móvil

5.300.000

5.300.000 5.300.000SUMAS IGUALES

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Enero 29: Se realiza el registro de los compromisos que previamente han sido soportados con el certificado de disponibilidad presupuestal, por cuanto se han recibido los servicios y/o los bienes (salarios, dotaciones y equipo médico)

125

convirtiéndose en obligaciones. Se deben realizar los registros en la contabilidad presupuestal y en la patrimonial. Comprobante 17. Registro de la cuenta por pagar por concepto de compras de bienes, servicios y gastos. Los salarios no generaron retención en la fuente pero los demás conceptos sí. Es decir las compras de dotación y del equipo médico. En cuanto al IVA, la compra del equipo médico está excluida del pago de éste. Finalmente el ICA que se cobra en el municipio es del 1.5 por 1000 y se debe liquidar en el pago del equipo de seguridad industrial únicamente, ya que la empresa que vendió el equipo médico tiene su asiento principal fuera del Municipio.

DEBE HABER5101 SUELDOS Y SALARIOS 3.500.000

510101 Sueldos de personal nómina 3.500.000

5111 GENERALES 2.300.000

511162Equipo de seguridad industrial 2.300.000

1620PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 15.300.000

162004 Adquisición de equipos 15.300.000

2436RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE 803.450

243608 Compras 616.000

243625 Iva por consignar 184.000

243628 Retención de ICA 3.450

2445 IVA 368.000244505 Compra de bienes 368.000

2501 SALARIOS Y PRESTACIONES 3.500.000250101 Nómina por pagar 3.500.000

2401 CUENTAS POR PAGAR 17.164.550

240102 Bienes y servicios 17.164.550

21.468.000 21.468.000SUMAS IGUALES

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

Enero 30: Se realiza el registro de las obligaciones por cuanto se han recibido los servicios y/o los bienes, (los cuales ya están soportados con el certificado de disponibilidad presupuestal)

126

Comprobante 18. Registro de la obligación en la contabilidad presupuestal

DEBE HABER

0360OBLIGACIONES EN GASTOS DE PERSONAL 3.500.000

36001 Nómina 3.500.000

0361OBLIGACIONES EN GASTOS GENERALES 17.600.000

36103 Adquisición bienes y servicio 15.300.00036190 Otros gastos por adquisición 2.300.000

0350GASTOS DE PERSONAL COMPROMETIDOS 3.500.000

035001 Sueldos de personal nómina 3.500.000

0351GASTOS GENERALES COMPROMETIDOS 2.300.000

035125 Dotación de personal 2.300.000

0632SECTOR SALUD - COMPROMISOS 15.300.000

063207 Adquisición de equipos 15.300.000

21.100.000 21.100.000SUMAS IGUALES

TOTALES

CODIGO DETALLE PARCIALES

Enero 31: Se realiza el pago de los salarios y las cuentas por pagar. Se debe cancelar la obligación en la cuenta presupuestal y registrar el pago realizado por tesorería en la contabilidad patrimonial. Comprobante 19. Registro de la cancelación de la obligación (presupuesto)

DEBE HABER

0370PAGOS EN EFECTIVO POR GASTOS DE PERSONAL 3.500.000

037001 Sueldos de personal - nómina 3.500.000

0371PAGOS EN EFECTIVO POR GASTOS GENERALES 12.300.000

037125 Dotación de personal 2.300.000037190 Otros gastos - Software 10.000.000

0732PAGOS EN EFECTIVO SECTOR SALUD 15.300.000

73207 Equipos médicos 15.300.000

0360OBLIGACIONES EN GASTOS DE PERSONAL 3.500.000

036001 Nómina 3.500.000

0361OBLIGACIONES EN GASTOS GENERALES 2.300.000

036190 Otros gastos por adquisición 2.300.000

0361OBLIGACIONES EN GASTOS GENERALES 10.000.000

036190Otros gastos por adquisición de bienes y servicios

10.000.000

0632SECTOR SALUD - COMPROMISOS 15.300.000

063207 Adquisición de equipos 15.300.000

31.100.000 31.100.000SUMAS IGUALES

TOTALES

CODIGO DETALLE PARCIALES

127

Comprobante 20. Registro del pago de la obligación (tesorería)

DEBE HABER25005 SALARIOS Y PRESTACIONES 3.500.000

250101 Nómina por pagar 3.500.000

2401 CUENTAS POR PAGAR 28.764.550240101 Bienes y servicios 11.600.000

240102 Bienes y servicios 17.164.550

1110DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS 32.264.550

111005 Cuenta corriente 32.264.550

32.264.550 32.264.550SUMAS IGUALES

TOTALESCODIGO DETALLE PARCIALES

ASIENTOS DE AJUSTE

Al terminar el mes se deben realizar los siguientes asientos:

CÁLCULO DE LAS DEPRECIACIONES Activos Edificios $ 150.000.000 Terrenos $ 50.000.000 (No se deprecian) Valor a depreciar $ 150.000.000 Vida útil de las edificaciones = 50 años entonces valor anual de la depreciación

$ 150.000.000 Depreciación anual = ---------------- = $ 3.000.000 de donde

50

$ 3.000.000 Depreciación mensual = ---------------- = 25.000 12

• El equipo médico se empezará a depreciar luego de su instalación la cual se llevará a cabo en el mes de febrero.

AMORTIZACIÓN DE LOS DIFERIDOS

• Queda pendiente la amortización de 10 meses del valor de los

diferidos (materiales y suministros) por lo que: 15.000.000

Amortización mensual = ---------------- = 150.000 10 REGISTROS CONTABLES DE LOS AJUSTES

128

DEBE HABER

3128

PROVISIONES, AGOTAMIENTO; DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES 25.000

312804 Propiedad planta y equipo 25.000

5111 GASTOS GENERALES

1.500.000511114 Materiales y suministros 1.500.000

1685 DEPRECIACIÓN ACUMULADA 25.000168501 Edificaciones 25.000

1910 DIFERIDOS 1500000191001 Materiales y suministros 1.500.000

1.525.000 1.525.000SUMAS IGUALES

TOTALES

CODIGO DETALLE PARCIALES

Los valores del balance de prueba son trasladados a la hoja de trabajo y con esta herramienta se trabaja hasta obtener los informes finales. En cuanto a las cuentas de presupuesto se observan los siguientes procedimientos para realizar el cierre:

Cierre en las cuentas de presupuesto de ingresos95. Dado que las cuentas del presupuesto de ingresos conforman una igualdad o equivalencia, es decir, que: INGRESOS APROBADOS = ingresos por ejecutar + Recaudos en Efectivo + ejecución en papeles y otros + reconocimientos - los recaudos por ingresos no aforados cada uno de los saldos de las mencionadas cuentas se cierran contra la cuenta de “ingresos aprobados”. Cierre de cuentas del presupuesto de gastos96. Dado que: Gastos aprobados = gastos por ejecutar + gastos comprometidos + obligaciones contraídas + pagos de la vigencia, la cuenta de gastos aprobados será la cuenta contra la que se cerrarán las partidas que tengan saldo. A continuación se encuentra el resumen de las operaciones, en la hoja de trabajo de donde se extracta el balance general y el estado de situación financiera económica y social

95 Contaduría General de la Nación. La contabilidad y su utilidad en el sector público. Imprenta Nacional.2007 96 Ibidem

129

En el siguiente link se observará en Excel los libros de contabilidad presupuestal y de la patrimonial LIBROSCONTABILIDADFINAL.xls

DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER1105 CAJA - - - 1110 DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FIN 163.197.950 163.197.950 163.197.950 1310 RENTAS POR COBRAR VIGENCIA 30.000.000 30.000.000 30.000.000 1401 DEUDORES INGRESOS NO TRIBUT 50.000.000 50.000.000 50.000.000 1620 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 15.300.000 15.300.000 15.300.000 1640 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACION 200.000.000 200.000.000 200.000.000 1685 DEPRECIACIÓN ACUM ULADA 15.000.000- 25.000 15.025.000- 15.025.000- 1910 CARGOS DIFERIDOS 15.000.000 1.500.000 13.500.000 13.500.000 1970 INTANGIBLES SOFTWARE 10.000.000 10.000.000 10.000.000 2436 RETENCIÓN EN LA FUENTE E IM PUESTO DE TIM BR 14.603.450 14.603.450 14.603.450 2445 IVA SERVICIOS 13168000 13.168.000 13.168.000 2490 OTRAS CUENTAS POR PAGAR 5.000.000 5.000.000 5.000.000 2905 RECAUDO A FAVOR DE TERCEROS 5.300.000 5.300.000 5.300.000 3105 CAPITAL FISCAL 296.732.500 296.732.500 296.732.500 3115 SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN 5.830.000 5.830.000 5.830.000 4105 INGRESOS TRIBUTARIOS 20.000.000 20.000.000 20.000.000 4228 TRANSFERENCIAS 150.000.000 150.000.000 150.000.000 5101 SUELDOS Y SALARIOS 3.500.000 3.500.000 3.500.000 5111 GASTOS GENERALES 12.300.000 1.500.000 13.800.000 13.800.000

SUM AS IGUALES 497.465.950 497.465.950 25.000 3128 DEPRECIACIONES 25.000 25.000

RESULTADOS DEL EJERCICIO 152.700.000 SUM AS IGUALES 1.525.000 1.525.000 497.465.950 497.465.950 17.300.000 170.000.000 480.165.950 480.165.950

152.700.000

NOTA: Los resultados del ejercicio y las depreciaciones del período se reclasifican para formar parte del capital fiscal del período siguiente

CUENTAS BALANCE DE PRUEBA AJUSTES BALANCE AJUSTADO CIERRE DE INGRESOS COSTOS Y GASTOS BALANCE GENERAL

130

Los asientos de cierre para la vigencia quedarían de la siguiente forma:

DEBE HABER

4105

INGRESOS TRIBUTARIOS

20.000.000410507 Predial unificado 20.000.000

4428TRANSFERENCIAS

150.000.000442890 Otras transferencia 150.000.000

5101 SUELDOS Y SALARIOS 3.500.000510101 Sueldos de personal 3.500.000

5111 GASTOS GENERALES 13.800.000511114 Materiales y suministros 13.800.000

3110 RESULTADOS DEL EJERCICIO 152.700.000311001 Excedentes 152.700.000

170.000.000 170.000.000SUMAS IGUALES

TOTALES

CODIGO DETALLE PARCIALES

Así pues, los resultados del ejercicio y las depreciaciones del período se reclasifican para formar parte del capital fiscal del período siguiente. ASIENTO CONTABLE: Se incorpora el valor del excedente del ejercicio anterior al capital fiscal, igualmente se reclasifica el valor de la depreciación llevándola a la cuenta capital fiscal.

DEBE HABER

3110

RESULTADOS DEL EJERCICIO

152.700.000311001 Excedente del ejercicio 152.700.000

3105CAPITAL FISCAL

152.700.000310504 Municipio 152.700.000

3128

PROVISIONES, AGOTAMIENTO, DEPRECIACIONES, Y AMORTIZACIONES

25.000

312804Depreciación propiedades planta y equipo 25.000

3105 CAPITAL FISCAL 25.000310504 Municipio 25.000

152.725.000 152.725.000SUMAS IGUALES

TOTALES

CODIGO DETALLE PARCIALES

131

De donde el balance general para el período siguiente queda de la siguiente forma

Municipio de Agua de Dios BALANCE GENERAL

Enero de 2008

1105 CAJA 0 2425 ACREEDORES 0

111O DEPÓSITOS EN INSTITU 163.197.9502436 RETENCIÓN EN LA

FUENTE 14.603.450

1310

RENTAS POR COBRAR-VIGENCIAS ANTERIORES 30.000.000 2490

OTRAS CUENTAS POR COBRAR 5.000.000

1401INGRESOS NO TRIBUTARIOS 50.000.000 2905 RECAUDO A FAVOR D 5.300.000

1620PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 15.300.000

1640 EDIFICACIONES 200.000.0001685 DEPRECIACIÓN

ACUMULADA -15.025.0001910 CARGOS DIFERIDOS 13.500.000

1970INTANGIBLES SOFWARE 10.000.000

2445 IVA SERVICIOS 13.168.000TOTAL ACTIVO 480.140.950 TOTAL PASIVO 24.903.450

3105 CAPITAL FISCAL 449.407.5003115 SUPERÁVIT POR

VALORIZACIÓN 5.830.000TOTAL PATRIMONIO 455.237.500

TOTAL ACTIVO 480.140.950 TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 480.140.950

ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIOPASIVO

PATRIMONIO

ACTIVO

Igualmente se tendrá la siguiente información en el estado de actividad financiera.

4000 INGRESOS 1700000004100 INGRESOS FISCALES4105 Ingresos tributarios 200000004400 TRANSFERENCIAS4428 Transferencias 1500000005000 GASTOS 173000005101 SUELDOS Y SALARIOS 35000005111 GASTOS GENERALES 13800000

3110 Excedente del ejercicio 152700000

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÒMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL.

MUNICIPIO DE AGUABLANCA Enero de 2008

132

Para el caso de las cuentas presupuestales se tiene entonces la siguiente situación:

INGRESOS

APROBADOS 170000000ADICIÓN 5000000Ingresos por ejecutar 5000000EJECUTADOS 170000000

Tomando el resumen de los libros se encuentra que no se recibieron los ingresos no tributarios equivalentes a $ 5.000.000.

GASTOS

APROBADOSGastos de personal 18.500.000Gastos generales 22.300.000

Servicio de la deuda 20.000.000Gastos de inversión en salud 15.300.000

Gastos de inversión comunicación 50.000.000

X EJECUTARGastos de personal 15.000.000

Servicio de la deuda 20.000.000Gastos de inversión comunicación 25.000.000

GASTOS COMPROMETIDOSGastos de inversión comunicación 25.000.000GASTOS EJECUTADOSGastos de personal 3.500.000

De donde se concluye que para la siguiente vigencia existe un compromiso de $ 25.000.000 correspondientes a gastos de inversión y quedaron por ejecutar $ 50.000.000 que corresponden gastos de personal, servicio de la deuda y gastos de inversión y comunicación. INVESTIGA Y ANALIZA:

¿Qué indicadores se emplean en la contabilidad presupuestal?

¿Consideras que estos indicadores proporcionan información adecuada para una mejor gestión de los recursos públicos?. Explica tu respuesta.

Bibliografía sugerida: Hacienda Pública un Enfoque Económico. Heriberto Escobar Gallo, et al. Universidad de Medellín.

133

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Actividad 1

Describa las etapas del proceso contable público Criterio para el profesorado: - De acuerdo a la resolución 038 de 2008 de la Contaduría General, las etapas que se llevan a cabo dentro del proceso contable público son las siguientes: identificación, clasificación, registro y ajustes; elaboración y presentación de los estados; informes y reportes contables; análisis, interpretación y comunicación de la información. Actividad 2 Enuncie y caracterice los elementos del sistema presupuestal Colombiano Criterio para el profesorado: - El plan financiero; El plan operativo anual de inversiones y la Ley anual de presupuesto. Cumplen unas funciones especificas que se interrelacionan para una correcta planificación y control de recursos públicos.

PARA RECORDAR

La Contabilidad pública se define como un sistema de información que captura las transacciones que se efectúan con recursos públicos por parte de los entes públicos y de los particulares que manejas recursos públicos

Las etapas del proceso Contable público son: identificación, clasificación,

registro de ajustes, elaboración y presentación de los estados financieros. Es importante el análisis, interpretación, y publicación de la información

El análisis de la información contable pública se realiza por medio de las

razones de liquidez, endeudamiento, rentabilidad y cobertura

El presupuesto público es una herramienta para planificar y proyectar los gastos públicos de un periodo fiscal. También sirve como herramienta de control

Los elementos del sistema presupuestal son: el plan financiero; el plan

operativo anual de inversiones y la ley anual de presupuesto.

L l t d l t l i t

134

Actividad 3 ¿En que consiste el programa anual mensualizado de caja – PAC? Criterio para el profesorado: Es un instrumento de planeación que evalúa el máximo monto de compromisos de la entidad y los recaudos de efectivo. Actividad 4 ¿Cuales son los elementos de la ley de presupuestos? Criterio para el profesorado: Presupuesto de ingresos; presupuesto de gastos o ley de apropiaciones está compuesto por los gastos de funcionamiento, servicio de la deuda y gastos de inversión. Por ultimo disposiciones generales. AUTOEVALUACIÓN Pregunta 1 Cual es la diferencia entre la contabilidad patrimonial y la contabilidad presupuestal. Criterio para el profesorado: en la contabilidad presupuestal se maneja la contabilidad de caja, es decir se registra el hecho económico cuando hay un flujo real de efectivo; mientras que en la patrimonial se maneja el principio de causación, es decir el hecho económico se registra cuando surge el derecho o la obligación así no haya flujo de efectivo; Pregunta 2 Contesta verdadero (correcta) o falso (incorrecta) Las entidades públicas están obligadas a llevar dos tipos de contabilidades. Respuesta 1. Verdadera (correcta) 2. Falsa: (incorrecta) Feedback respuesta incorrecta: Deberías revisar el apartado 3.1.”El proceso contable público”, recuerda que son dos tipos de contabilidades, la externa y la interna Feedback respuesta correcta:

135

Exactamente los entes públicos deben llevar contabilidad externa y contabilidad interna Puntuación: 1 punto Pregunta 3 Contesta verdadero (correcta) o falso (incorrecta) Las entidades públicas a través la contabilidad patrimonial y la contabilidad presupuestal deben generar indicadores que permitan analizar su situación Respuesta 1.Verdadera (correcta) 2. Falsa (incorrecta) Feedback respuesta incorrecta: Deberías revisar el tema 3.1.5 ”Análisis, interpretación y comunicación de la información”, pues esto también aplica para la contabilidad presupuestal. Feedback respuesta correcta: Exactamente, tu respuesta es correcta, ya que la fase final del proceso en la contabilidad patrimonial y la presupuestal es la definición de indicadores que permitan determinar la situación de la entidad pública y la situación de ejecución del presupuesto. .Puntuación: 1 punto Escribe la palabra o palabras que consideras que faltan en estas afirmaciónes: Pregunta 4. La __________________supone la ____________________de partidas contabilizadas erróneamente Puntuación: 5 puntos Pregunta 5. Las __________________ Son estimaciones __________para cubrir posibles pérdidas resultantes de riesgos de ___________, detrimento en el uso de los activos. Puntuación: 5 puntos Pregunta 6 Las depreciaciones y ______________reconocen la pérdida de la ______________ por el uso, detrimento y/o transcurso del tiempo del bien, y corresponde a una distribución proporcional del ________________ durante la vida útil. Puntuación: 5 puntos Pregunta 7. En el proceso de __________________ se deben cancelar las cuentas de ______________(ingresos , gastos y costos) para calcular el ____________resultado del ejercicio. Puntuación: 5 puntos

136

SINTESIS El Sector público Colombiano esta obligado a llevar dos sistemas de información; el de Contabilidad Presupuestal y el de Contabilidad Pública. El primero tiene como objetivo la planeación y control de los recursos públicos y esta enmarcado en el Sistema Presupuestal que comprende el Plan Financiero, el Plan Operativo Anual de Inversiones y el Presupuesto General de la Nación. Según el Marco Conceptual la Contabilidad pública tiene como objetivo servir como herramienta publica a la Gestión y Control de los recursos públicos. La Contabilidad Pública Colombiana armoniza el sistema presupuestal y el Sistema de Contabilidad. Armonización que se lleva a cabo por medio de la cuenta “cero” que forma parte del proceso de la Contabilidad Pública. Las etapas del proceso de Contabilidad pública son la identificación, clasificación, registro y ajustes; elaboración y presentación de los estados, informes y reportes contables y análisis, interpretación y comunicación de la información. La Contabilidad pública pretende satisfacer las necesidades de información de usuarios como la comunidad y los ciudadanos en general, los organismos de planeación y desarrollo, los órganos de representación política, las instituciones de control, la Contaduría general de la nación. Los gestores de las entidades y en general todos aquellos que estén interesados en este tipo de información. GLOSARIO

APROPIACIÓN: Monto Máximo de gastos que le ha sido autorizado a una entidad para ser ejecutado o comprometido durante la vigencia fiscal respectiva y que servirá de base para elaborar al Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC).

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: documento expedido por el Jefe de Presupuesto o por quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la adquisición de compromisos con cargo al presupuesto respectivo. CONTABILIDAD DE GESTIÓN: Sistema contable empleado para satisfacer necesidades internas de información y facilitar la toma de decisiones operacionales y la medición de las actuaciones de los administradores en relación con los planes, las políticas y los presupuestos establecidos.. CONTABILIDAD PRESUPUESTAL: sistema contable a través del cual se registra la ejecución de los ingresos y los gastos que afectan las cuentas del tesoro. CONTABILIDAD PATRIMONIAL: Es el sistema contable que tiene como finalidad el registro y medición de los activos, pasivos y patrimonio del ente económico. La contabilidad patrimonial reconoce los hechos a través del sistema de causación (reconocimiento de los hechos en el período que se suceden y no cuando se ha recibido el pago en efectivo o su equivalente).

137

CUENTAS POR PAGAR: Son las obligaciones que al cierre de la vigencia fiscal, no fueron pagadas por no existir PAC, la constituyen todos los bienes y/o servicios que a 31 de diciembre de la vigencia actual se recibieron a satisfacción. EMPRESAS DE GOBIERNO GENERAL: entidades que ejecutan funciones de gobierno y no persiguen ánimo de lucro EMPRESAS PÚBLICAS: entidades con personería jurídica, autonomía administrativa y capital independiente (participación total o parcial de capital estatal), en donde los precios se fijan siguiendo el libre juego de la oferta y la demanda. COMPROMISO: Acto realizado por los órganos que en capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto, se encuentra en proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos. OBLIGACIÓN: Monto adeudado producto del desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor equivalente a los bienes o servicios recibidos y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación. RESERVA PRESUPUESTAL: Compromisos (contratos, nóminas y otros) que a 31 de diciembre de la vigencia actual no han sido obligados, es decir que los bienes y servicios no se recibieron a satisfacción y que se recibirán en la siguiente vigencia. BIBLIOGRAFÍA DE LA UNIDAD Contaduría General de la Nación. Manual de procedimientos. Panamericana, formas e impresos S.A. 2007. Contaduría General de la Nación. La contabilidad y su utilidad en el sector público. Imprenta Nacional.2007 CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, Resolución 34 de enero 31 de 2008 Estatuto orgánico del presupuesto General de la Nación Mendoza H. José Francisco. Lecciones de Contabilidad Pública. Editorial Filigrana. Bogotá. 2002 MENDOZA, H. José Francisco. Elementos de contabilidad gubernamental. Teóricos y prácticos. ESAP. 1998 CONSULTAS EN INTERNET http://www.alcaldiadeibague.gov.co/?idcategoria=6658#. Consultado noviembre 7 de 2008. www.contaduria.gov.co

138

www.minhacienda.gov.co http://mosquera-cundinamarca.gov.co/presupuesto.shtml?apc=f-p1--&x=1724979.

139

LIBROS DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO Hipervínculo

LIBROS PRESUPUESTO

0202 INGRESOS TRIBUTARIOS APROBADOS FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Vigencia actual 15.000.000

15.000.000

15.000.000

0203 INGRESOS NO TRIBUTARIOS APROBADOS FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Vigencia actual 5.000.000

5.000.000

0204 TRANSFERENCIAS Y APORTES APROBADOS FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Vigencia actual 150.000.000

150.000.000

150.000.000

0216 INGRESOS TRIBUTARIOS POR EJECUTAR FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Vigencia actual 15.000.000

15.000.000

En/15/08 Impuesto predial (Incluyendo la adición)

20.000.000

- 5.000.000

En/15/08 Adición presupuestal 5.000.000

-

0217 INGRESOS NO TRIBUTARIOS POR EJECUTAR FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Vigencia actual 5.000.000

5.000.000

5.000.000

140

0218 TRANSFERENCIAS Y APORTES POR EJECUTAR FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Vigencia actual 150.000.000

150.000.000

En/11/08 Recepción transferencias 150.000.000

-

- 0223 RECAUDOS EN EFECTIVO INGRESOS TRIBUTARIOS FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/15/08 Impuesto predial 20.000.000

20.000.000

20.000.000

20.000.000

0226 RECAUDOS EN EFECTIVO FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/11/08 Recepción transferencias 150.000.000

150.000.000

150.000.000

150.000.000

0243 RECAUDOS DE INGRESOS NO AFORADOS FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/15/08 Impuesto predial no presupuestado

5.000.000

5.000.000

En/15/08 Adición presupuestal 5.000.000

-

- 0320 GASTOS DE PERSONAL APROBADOS FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Vigencia actual 18.500.000

18.500.000

18.500.000

0321 GASTOS GENERALES APROBADOS FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO En/1/08 Vigencia actual

141

22.300.000 22.300.000

22.300.000

0331 GASTOS DE PERSONAL POR EJECUTAR FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Vigencia actual 18.500.000

18.500.000

En/18/08 Nómina enero 3.500.000

15.000.000

15.000.000

0332 GASTOS GENERALES POR EJECUTAR FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Vigencia actual 22.300.000

22.300.000

En/12/08 Mantenimiento edificaciones

10.000.000

12.300.000

En/18/08 Dotación de personal 2.300.000

10.000.000

En/23/08 Sofware contable 10.000.000

0350 GASTOS DE PERSONAL COMPROMETIDOS FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/18/08 Gastos de nómina 3.500.000

3.500.000

En/31/08 Obligación cancelar nómina

3.500.000

-

- 0351 GASTOS GENERALES COMPROMETIDOS FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/12/08 Mantenimiento edificaciones

10.000.000

10.000.000

En/12/08 Mantenimiento edificaciones

10.000.000

-

En/18/08 Dotación de personal 2.300.000

2.300.000

En/23/08 Elaboración de software contable

10.000.000

12.300.000

En/31/08 Software contable 10.000.000

2.300.000

En/31/08 Obligación dotación

142

2.300.000 - 0360 OBLIGACIONES EN GASTOS DE PERSONAL FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/31/08 Nómina 3.500.000

3.500.000

En/31/08 PAGO Nómina 3.500.000

-

- 0361 OBLIGACIONES EN GASTOS GENERALES FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/12/08 Mantenimiento edificaciones

10.000.000

10.000.000

En/12/08 Mantenimiento edificaciones

10.000.000

-

En/30/08 Software contable 10.000.000

10.000.000

En/31/08 Compra equipo médico y dotación

17.600.000

27.600.000

En/31/08

Cancelación equipo médico, software y dotación

27.600.000

-

0370 PAGOS EN EFECTIVO POR GASTOS DE PERSONAL FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/31/08 Nómina 3.500.000

3.500.000

3.500.000

3.500.000

0371 PAGOS EN EFECTIVO POR GASTOS GENERALES FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/31/08 Software y dotación 12.300.000

12.300.000

12.300.000

12.300.000

0557 GASTOS DE INVERSIÓN SALUD FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Vigencia actual 15.300.000

15.300.000

143

En/18/08 Equipo médico 15.300.000

-

- 0558 GASTOS DE INVERRSIÓN COMUNICACIÓN FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Vigencia actual 50.000.000

50.000.000

En/18/08 Mantenimiento infraestructura

25.000.000

25.000.000

25.000.000

0432 SERVICIO DE LA DEUDA FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Vigencia actual 20.000.000

20.000.000

20.000.000

20.000.000

0425 SERVICIO DE LA DEUDA APROBADO FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Vigencia actual 20.000.000

20.000.000

20.000.000

0532 GASTOS DE INVERSIÓN EN SALUD APROBADOS FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Vigencia actual 15.300.000

15.300.000

0533 GASTOS DE INVERSIÓN EN COMUNICACIÓN APROBADOS FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Vigencia actual 50.000.000

50.000.000

0632 SECTOR SALUD COMPROMISOS FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/18/08 Adquisición de equipos médicos

15.300.000

15.300.000

En/31/08 Obligación al adquirir los

144

equipos 15.300.000 -

- 0633 SECTOR COMUNICACIONES COMPROMISOS FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/18/08 Mantenimiento infraestructura

25.000.000

25.000.000

25.000.000

25.000.000

0732 PAGOS EN EFECIVO SECTOR SALUD FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/31/08 Equipo médico 15.300.000

15.300.000

LIBROS CONTABILIDAD PÚBLICA

1105 CAJA FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Saldo a dic/31 40.000.000

En/11/08 Registro ingreso transferencias 150.000.000

190.000.000

En/11/08 Consignación cuenta bancaria 190.000.000

-

1110 DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Saldo a dic/31 57.562.500

En/11/08 Consignación cuenta bancaria 190.000.000

247.562.500

En/12/08 Cancelación mantenimiento Cheque: 15101

9.000.000

238.562.500

En/13/08 Cancela honorarios,

145

comisiones y servicios a dic/30 68.400.000 170.162.500

En/15/08 Ingresos fiscales 20.000.000

190.162.500

En/31/08 Recaudo a nombre de INTERVEL

5.300.000

195.462.500

En/31/08 Pago software, equipo médico, nómina y dotación

32.264.550

163.197.950

163.197.950

1310 RENTAS POR COBRAR VIGENCIAS ANTERIORES FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Saldo a dic/31 30.000.000

1401 DEUDORES- INGRESOS NO TRIBUTARIOS FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Saldo a dic/31 50.000.000

50.000.000

50.000.000

1620 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/31/08 Compra equipo médico 15.300.000

15.300.000

1640 EDIFICACIONES FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Saldo a dic/31 200.000.000

1685 DEPRECIACIÓN ACUMULADA FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Saldo a dic/31 - 15.000.000

- 15.000.000

- 15.000.000

1970 INTANGIBLES SOFTWARE FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO En/31/08 Programa contabilidad

146

10.000.000 10.000.000

10.000.000

10.000.000

1910 CARGOS DIFERIDOS FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Saldo a dic/31 15.000.000

15.000.000

15.000.000

2401 ADQUISICIÓN BIENES Y SERVICIOS NACIONALES FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/31/08 Programa contabilidad 11.600.000

11.600.000

En/31/08 Adquisición de equipo médico y dotación

17.164.550

28.764.550

En/31/08 Cancelación cuentas por pagar 28.764.550

-

2425 ACREEDORES FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Saldo a dic/31 70.000.000

En/13/08

Cancela saldo dic/31. honorarios, comisiones y sevicios

70.000.000

-

-

2436 RETENCIÓN EN LA FUENTE Y TIMBRE FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/12/08 Retefuente e Ica Mantenimiento

1.000.000

1.000.000

En/13/08 Retefuente en honorarios, comisiones y servicios

12.800.000

13.800.000

En/31/08 ICA; RETEIVA Y RETEFUENTE

803.450

14.603.450

2445 IVA FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/13/08 Iva en servicios 11.200.000

11.200.000

En/23/08 Iva en servicios 1.600.000

12.800.000

147

En/ Iva en servicios 368.000

13.168.000

2490 OTRAS CUENTAS POR PAGAR FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Saldo a dic/31 5.000.000

5.000.000

5.000.000

2505 SALARIOS FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/31/08 Nómina de enero de 2008 3.500.000

3.500.000

En/31/08 Cancelación nómina de enero de 2008

3.500.000

-

-

2905 RECAUDO A FAVOR DE TERCEROS FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/31/08 Venta telefonía móvil 5.300.000

5.300.000

5.300.000

5.300.000

3105 CAPITAL FISCAL FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Saldo a dic/31 296.732.500

296.732.500

296.732.500

3115 SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/1/08 Saldo a dic/31 5.830.000

4105 INGRESOS TRIBUTARIOS FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO En/15/08 Predial

148

20.000.000 20.000.000

20.000.000

20.000.000

4428 TRANSFERENCIAS FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/11/08 Transferencias gobierno 150.000.000

150.000.000

150.000.000

150.000.000

5101 SUELDOS Y SALARIOS FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/31/08 Mes de enero 3.500.000

3.500.000

3.500.000

3.500.000

5111 GASTOS GENERALES FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

En/12/08 Mantenimiento edificaciones 10.000.000

10.000.000

En/31/08 Compra equipo de seguridad 2.300.000

12.300.000

12.300.000

149

Ernesto María Sierra González

Profesor Universidad Nacional

Contador Público

Doctor en Ciencias Económicas y Empresariales

emsierrag@unal.edu.co