Opte dunosti kontrolora

Rad kontrolora zasnovan je na mesenom i dnevnom planu poslovanja, ije se odredbe u potpunosti moraju potovati. Meseni i dnevni plan rada sadre osnovne stavke dokumentarne i operativne kontrole platnog prometa. Za kvalitetan rad kontrolora neophodno je savkodnevno praenje prispelih dopisa koji se zasnivaju na izmenama i dopuni ve postojeih i obavezno informisanje svih radnika na alterima uplate-isplate o nastalim promenama. Kontrolor platnog prometa u potpunosti obavlja svoj posao ako uspostavi kvalitetnu komunikaciju sa korisnicima. Radni dan kontrolora zapoinje kontrolom Oevidnika otisaka potanskih igova za svako radno mesto i popunjavanjem zaglavlja Dnevnika rada, gde je duan da upie sledee podatke:

imena i prezimena svih radnika u smeni, po radnim mestima radnika, oznaku iga kojim je radnik zaduen ifru radnika za pristup PosTneT mrei, vreme dolaska i odlaska sa radnog mesta. U Dnevnik rada kontrolor upisuje realizaciju svog planiranog dnevnog rada, nepravilnosti koje je uoio, kao i mere koje su preduzete za otklanjanje uoenih slabosti i nepravilnosti. Pregled zabeleki u Dnevniku rada obavlja upravnik pote i po potrebi ukazuje na propuste i u saradnji sa kontrolorom vri korekcije. Kontrola storniranih transakcija S posebnom panjom vri se kontrola storniranih transakcija. U PostTIS aplikaciji predviena je mogunost povezivanje stornirane i ponovo sprovedene transakcije, kada kontrolor proverava da li je nova transakcija zaista povezana sa storniranom.

Svaku storniranu transakciju kontrolor mora da verifikuje. U PosTneT aplikaciji, vri se uparivanje storniranih transakcija iz Dnevnika storniranih transakcija sa podacima koje radnici upisuju u Knjigu storno transakcija Obavezni podaci koji se evidentiraju o storniranim transakcijama su: broj stornirane transakcije, ifra radnika, naziv stornirane transakcije, iznos, razlog storniranja, novi broj pod kojim je transakcija sprovedena i potpis radnika. Uparivanjem Dnevnika storniranih i opozvanih transakcija i evidencije radnika o storniranim i opozvanim transakcijama, utvruje se da li su sva storniranja pravilno sprovedena i otklanja mogunost zloupotrbe putem storniranja sprovedenih transakcija. U sluaju da postoje stornirane transakcije koje nisu evidentirane od strane radnika na propisan nain, kontrolor je duan da izvri pregled ''Uvida u transakciju'' za odreenog radnika i utvrdi da li je storniranje opravdano sprovedeno, odnosno, da li je transakcija s razlogom stornirana i ponovo sprovedena pod novim brojem. O utvrenim injenicama kontrolor upisuje slubenu zabeleku a radnika opominje da je obavezan da pravilno upie (evidentira) svaku storniranu transakciju. Dokazane zloupotrebe storniranja se smatraju veoma tekim prekrajima zbog kojih radnici dobijaju otkaz sa posla.

Kontrola opozvanih transakcija Kako se opoziv transakcija vri iskljuivo na zahtev korisnika, neophodno je da uz svaku opozvanu transakciju iz Dnevnika storniranih i opozvanih transakcija postoji popunjen Zahtev korisnika za opoziv. Pregled storniranih i opozvanih transakcija kontrolor potvruje potpisom.

Kontrolor ima pravo da vri iznenadne kontrole, koje nisu planirane u okviru mesenog i dnevnog plana rada, ako proceni da ih je potrebno sprovesti. Takve kontrole, pored otkrivanja nepravilnosti u radu, imaju i preventivni karakter u spreavanju pokuaja zloupotrba i sklonosti radnika ka grekama u radu.

KONTROLOR PLATNOG PROMETA

U toku radnog dana kontrolor platnog prometa obavlja poslove predviene dnevnim planom kontrole (svakodnevni poslovi i poslovi povremene i posebne kontrole). Svaki novani dokument kontrolie pre svega radnik koji prima dokument. Kontrolor platnog prometa je obavezan da obrati panju na podatke koje proverava radnik i da obavi kontrolu podataka o knjienju dokumenata. Neophodno je da kontrolor otkloni sve nepravilnosti koje su mogle da promaknu radniku na alteru. Dunost kontrolaora je da obezbedi da se svi nastali vikovi i manjkovi pravilno prijave, popune i prikazu u raunskim stanjima radnika kod kojih je manjak/viak nastao. Kraj radnog dana kontrolora platnog prometa podrazumeva kontrolu Raunskog stanja svih radnih mesta uplate-isplate na osnovu pregledanih dokumenata i otklanjanje moguih raunskih greaka.

KONTROLOR PRIJEMA I URUENJA TELEGRAMA

Kontrola u saobraaju telegrama obuhvata stalnu, neprekidnu i kontinuiranu kontrolu svih faza prenosa telegrama i stalni nadzor i proveru primene propisa koji reguliu ovu oblast.

Pre svega kontrolor mora veoma dobro da poznaje sve zakonske i druge propise kao i organizaciju saobraaja telegrama. Kontrolor saobraaja telegrama zaduen je da obavlja stalnu proveru brzine, tanosti, pravilnosti i racionalnosti rada slubenika na prijemu i preuzimanju telegrama, to je neophodno da bi se potovali propisani rokovi uruenja. Kontrolor ima obavezu da reaguje na sve primedbe korisnika i utvrdi njihovu osnovanost i da po potrebi planira i organizuje takozvanu terensku kontrolu, kako bi utvrdio pravilnost rada dostavljaa telegrama na terenu.

U toku celog dana kontrolor obavlja nadzor nad prijemom, dostavom i uruenjem telegrama, tako to obavezno vri kontrolu tampanih izvetaja i drugih isprava u kojima su evidentirani podaci o navedenim kategorijama telegrama.

KONTROLOR DOSTAVE

U svim dostavnim potama postoji radno mesto kontrolor dostave. Svi poslovi kontrolora dostave vezani su za tehnoloke faze, poev od prispea poiljka za dostavu i sporuku, preko pripreme za dostavu i isporuku, blagovremenog izlaska potara na dostavne reone, pa sve do razduenja potara i obraunskog radnika.

Prema navedenim tehnolokim fazama, kontrolori dostave obavljaju: proveru redovnosti prispea poiljaka, proveru pravilnosti preuzimanja poiljaka, otklanjanje eventualnih nepravilnosti u prispeu sainjavanje Odjave o neispravnosti u sluaju neslaganja broja

prispelih poiljaka,

obavetva upravnika pote o problemima koje sam nije u mogunosti da rei

proverava tok pripreme poiljaka za dostavu i isporuku proverava zaduenje uputnike i pismonosne dostave proverava spiskove zaduenih poiljaka i uputnica za dostavu obezbeuje blagovremen izlazak potara na dostavne reone proverava ispravnost razduenja potara i statusa poiljaka posle

dostave proverava pravilnost uplata otkupnih iznosa naplaenih na dostavi kontrolie razduenje obraunskog radnika poiljkama i

uputnicama obezbeuje da se sve neuruene poiljke i uputnice nau u

terminalnom statusu (zaduene za isporuku, ostatak za narednu dostavu, otpremljene iz pote....)

Sve radnje oko zaduenja potonoa kontrolie kontrolor dostave. Pre izlaska potonoa na reone, ako je neophodno, kontrolor dostave daje osnovne instrukcije za rad i izvetava ih o eventualnim izmenama propisa. Delokrug poslovanja kontrolora dostave po izlasku potonoa na reone odnosi se na komunikaciju sa korisnicima vezanu za dostavu i isporuku poiljaka, kao i sklapanje eventualnih ugovora sa buduim korisnicima potanskih pregradaka, reavanje prispelih potranica i izdavanje punomoja. Po povratku potonoa sa redovne dostave kontrolor obavlja proveru podataka iz dostavnih spiskova i kontrolie tok razduenja potonoa poiljkama, a na sve uoene nepravilnosti upozorava i preduzima mere za otklanjanje gresaka u zaduenju i razduenju dostave

Na kraju radnog dana kontrolor dostave proverava kompletnu dokumentaciju iz prispea i dostave i isporuke u poti. Na isporunom alteru proverava isporune spiskove, manipulativne isprave za preporuene i vrednosne poiljke za isporuku u poti. Na osnovu svih pregledanih dokumenata proverava Pregled rada koji sainjava glavni kartista i na kraju svu dnevnu dokumentaciju povezuje i odlae. U svom Dnevniku rada kontrolor dostave belei svoje konstatacije, zapaanja i preduzete mere za otklanjanje eventualnih nepravilnosti tokom rada. Za kontrolu obrauna sa potonoama vodi se poseban Dnevnik rada. Dunost kontrolora je da svakodnevno daju na uvid Dnevnike rada upravniku pote i potrebne izvetaje vezane za dostavu. U dogovoru sa upravnikom pote kontrolori dostave mogu organizovati povremenu i posebnu kontrolu dostavljaa na dostavnim reonima, koja ne mora biti predviena mesenim i dnevnim planom rada kontrolora dostave. Ovakva kontrola obavezno se sprovodi kada su uestali prigovori od strane korisnika na rad odreenog potara. Kontrolor dostave ima obavezu da utvrdi opravdanost reklamacija i prigovora od strane korisnika i o tome obavesti upravnika pote. Najsigurniji nain da se pouzdano utvrdi na koji nain potar obavlja rad na reonu, jeste izlazak kontolora iz pote na adrese na kojima se oekuje da potar izvri uruenje (terenska kontrola) Faza dostave i isporuke poiljka obiluje brojnim problemima koji nastaju usled nepotpune adrese primaoca ili neosiguranih kunih sanduia, to dovodi do estih neosnovanih prigovora korisnika. Obaveza kontrolora dostave je da korisnicima objasne prirodu problema i preduzmu potrebne mere za reavanje nastalih problema, gde god je to mogue.

KONTROLOR PRIJEMA I OTPREME POILJAKA IZ POTE

Kontrola prijema poiljaka sastoji se iz provere redovnosti i pravilnosti pranjenja potanskih koveia (obino ispred pote), pravilnosti rada radnika prilikom prijema svih vrsta obinih i registrovanih poiljaka pojedinano i od velikih korisnika, sigurnosti poiljaka od prijema do otpreme (uvanje i primopredaja poiljaka).

Prilikom kontrole prijema poiljaka posebna panja obraa se na:

1. primenu cenovnika usluga (masa poiljaka, posebne usluge, oznaena vrednost isl.)

2. pravilnu upotrebu bar cod nalepnica 3. obeleavanje poiljaka potrebnim nalepnicama 4. tampanje nalepnica 5. opravdanost storniranja transakcija evidentiranje storniranih

transakcija 6. fakturisanje za velike korisnike 7. ispravnost popunjavanja i overu Prijemnih knjiga od velikih

korisnika 8. primopredaju poiljaka izmeu alterskog radnika i kartiste

zaduenog za pripremu poiljaka za otpremu.

U fazi otpreme poiljaka posebnu panju kontolor obraa na:

1. blagovremenu pripremu poiljaka za otpremu, 2. pravilnost deljenja i usmeravanja poiljaka, 3. kreiranje vrea prema Pregledu kartovanja pote 4. formiranje sadraja vree (stavljanje poiljaka u vree) 5. zatvaranje vrea 6. poilje van vrea 7. otprema iz pote - blagovremena predaja zakljuaka na transport iz

pote uz odgovarajui Spiskak razmene

Kontrola Pregleda rada Pregled rada predstavlja dokument u kome je prikazan broj poiljaka po vrstama koje su se tokom jednog radnog dana nalazile u poti. Dokument je osmiljen tako da se na levoj strani prikazuje ''ulaz'' poiljka u potu, po vrstama poiljka, a na desnoj strani ''izlaz'' poiljaka iz pote, takoe po vrstama poiljaka. Srednji deo dokumenta sadri podatke o tome odakle su ''ule'' poiljke u potu sa strane ''ulaza'' i podatke o tome gde su ''otile'' poiljka koje su ''izale'' iz pote na strani ''izlaz''.

Podaci za stranu ulaza su:

Potanski broj pota od kojih su poiljke prispele Broj altera (ifra radnika) za poiljke primljene na alteru ''Ostatak'' - poiljke za isporuku na alteru od prethodnog dana i

Podaci za stranui izlaza su:

Potanski broj pota (potanskog centra) kojima su poiljke otpremljene ''Isporuka'' - poiljke isporuene korisnicima na alteru pote Dostava poiljke uruene korisnicima na dostavnim reonima ''Ostatak'' poiljke na uvanju za isporuku za naredni dan

Svaki podatak o broju poiljaka odreene vrste koje su ''ule'' u potu ili ''izale'' iz pote mora biti proverljiv i zasnovan na dokumentaciji koja se prilae uz Pregled rada.

Broj poiljka koje su prispele od neke pote ili Potanskog centa, upisuje se iz Karte prispea,

Broj poiljka primljenih na alteru upisuje se iz ''Otpreme poiljaka kartisti''

Broj poiljka iz ostatka za isporuku u poti od prethodnog dana upisuje se na osnovu Karte ostatka od prethodnog dana

Broj poiljaka otpremljenih nekoj poti ili potanskom centru upisuje se na osnovu Karte otpreme.

Broj poiljaka u ostatku od tekueg dana upisuje se iz Karte ostatka sa kraja dana.

Broj isporuenih poiljaka na isporuci tokom tekueg dana upisuje se na osnovu Isporunih spiskova

Broj uruenih poiljaka na celokupnoj dostavi upisuje se na osnovu Pregleda zaduenja i razduenja pismonosne dostave

Pravilno upisivanje broja poiljaka iz odgovarajue dokumentacije u Pregled rada ima za cilj da se prilikom zakljuenja Pregleda rada na kraju dana, broj poiljka odreene vrste sa strane ulaza, slae sa brojem poiljaka iste vrste sa strane izlaza.

To praktino znai da se svaka poiljka sa strane ulaza, nalazi u nekoj od stavki na strani izlaza. Sabiranje svih stavki na strani ulaza za jednu vrstu poiljke mora da odgovara zbiru stavki iste vrste poiljke sa strane izlaza.

Primer za vrednosna pisma u Pregledu rada

Ako je u potu ulo 85 vrednosnih pisama u prispeu od Potanskog centa, 105 vrednosnih pisama je primljeno na alterima i 14 V pisama se nalazilo u ostatku od prethodnog dana, to znai da je na strani ''ulaza'' bilo ukupno 85+105+14 = 204 V pisama. Na strani izlaza 74 V pisma je urueno na dostavi, 110 je otpremljeno Potanskom centru, 9 V pisama je isporueno na alteru i u ostatku za isporuku za naredni dan je ostalo 11 pisama, to znai da se na strani izlaza nalazi ukupno 74+110+9+11= 204 V pisama. Pregled rada bie kompletno popunjen i objanjen na vebama. Podatke upisane u Pregled rada je zabranjeno prepravljati. Ukoliko je potrebno izvriti neku ispravku, onda se prethodno upisan broj poiljaka precrtava tako da se broj vidi i posle precrtavanja, a novi broj se upisuje iznad ili ispod precrtanog broja. Pregled rada vodi glavni kartista u poti, a kontrolor (u zavisnosti od veliine pote to moe biti kontrolor dostave, kontrolor prijema i otpreme poiljaka ili opti kontrolor za sve tehnoloke celine) obavezno vri kontrolu Pregleda rada i svih dokumenta u prilogu. Posle izvrene kontrole, Pregled rada sa prilozima se pakuje i odlae na uvanje. uvanje dokumentacije se organizuje po mesecima, tako da se u sluaju reavanja reklamacije za neku poiljku, dokumentaciji moe lako pristupiti.