Dynasty 6.0 -ohjeet palvelukeskuksille

JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO

Dynasty 6.0 -ohjeet palvelukeskuksille

Lisätietoja:

Kirjaamo / Jani Hartonen (varahenkilö Marja Lehto)

Ohje päivitetty 09/2014


Ohjeen sisältö

Hankehallinnon prosessi Palvelukeskuksen huomioitava Henkilökohtaiset asetukset Oletusoikeudet Hankkeen ensimmäisen asiakirjan tallentaminen

– Perustietojen täyttäminen– Asiakirjan liittäminen – Asiakirjasta ilmoittaminen kirjaamoon

Muut asiakirjat liitteeksi ko. ensimmäiseen asiakirjaan Projektinavaus- ja päättymistietojen täyttäminen mallipohjaan Lisätietoja:

– Oikeuksien lisääminen tai poistaminen dokumentista– Väärän asiakirjan poistaminen– Asiakirjojen etsiminen haku –toiminnolla

Tietojen siirtyminen Dynastysta TUTKAan

2


Hankehallinnon prosessi

3

1. Rahoitushakemuksen skannaus ja tallentaminen mahdollisine liitteineen (esim. hankeilmoitus/riskianalyysi, projektisuunnitelma). Hanke voi alkaa myös muulla asiakirjalla kuin hakemuksella (palvelukeskus)

2. Ilmoitus kirjaamoon Dynastyn Uusi viesti -toiminnolla (palvelukeskus)

Asianavaus ja hakemuksen liittäminen asiaan (kirjaamo) Rahoituspäätöksen tallentaminen ja liittäminen asiaan (kirjaamo) Ilmoitus rahoituspäätöksestä Dynastyn Uusi viesti -toiminnolla palvelukeskukseen ja

yliopistopalveluille (kirjaamo)=> rahoituspäätöksen perustietojen tarkistaminen (esim. saatu raha) (palvelukeskus)

3. Projektinavaustietojen täyttäminen mallipohjaan (palvelukeskus)

4. Ilmoitus Dynastyn Uusi viesti -toiminnolla projektinavauslomakkeesta: [email protected] (palvelukeskus)

Projektinavauslomakkeen täydentäminen ja projektitunnuksen lisääminen perustietojen otsikko-kenttään (yliopistopalvelut)

Ilmoitus kirjaamoon ja palvelukeskukseen projektinavauslomakkeesta Dynastyn Uusi Viesti -

toiminnolla (yliopistopalvelut) Projektinavauslomakkeen liittäminen asiaan (kirjaamo)

5 . Projektin päättymistietojen täyttäminen mallipohjaan ja ilmoitus Dynastyn Uusi viesti -toiminnolla [email protected] (palvelukeskus)

Kuten projektinavaustietojen osalta (yliopistopalvelut/kirjaamo)

mailto:[email protected]



Palvelukeskuksen huomioitava

Selvitä mitä hankkeesta on ensimmäiseksi kirjattu– Voi olla hankeilmoitus/riskianalyysi, rahoitushakemus, rahoituspäätös,

ilmoitus rahoituksen saapumisesta (TEKES)

Sen alle liitteeksi kaikki muut ko. hankkeeseen liittyvät dokumentit (=> klemmari -kuvake)– jos hakemusta ei ole (esim. lahjakirja, tilaustutkimussopimus), täytä vain

rahoitushakemuksen perustiedot (tiedot eivät muutoin siirry TUTKAan)

4


Tarkista henkilökohtaiset asetukset Dynastyssa

Klikkaa yläreunasta Käyttäjä: Oma nimi ja valitse Omat asetukset

Oletustiedot > Asiakirjat ja klikkaa Luokittelutietokenttien oletusarvot -otsikkoa

Tarkista seuraavat kohdat:– Yksikkö: jätä tämä kohta tyhjäksi,

mikäli työhösi kuuluu useita eri laitoksia => jatkossa: valitse perustiedoissa Laitos -kohdan pudotusvalikosta oikea laitos

5


Oletusoikeuksien antaminen asiakirjoihin

Lisää oletusylläpitäjät laatimiisi asiakirjoihin (kertaluonteinen toimenpide) => etu: ei tarvitse lisätä jokaiseen asiakirjaan erikseen

1. Valitse alasvetovalikko Käyttäjä: Oma Nimi ja valitse Omat asetukset2. Valitse vasemmalta valikosta Oletustiedot ja Asiakirjat ja klikkaa keskeltä Muut asetukset.3. Klikkaa Hae –painiketta ja valitse vaihtoehto Ryhmittäin. Lisää se tiedekunta/laitos, jonka asioita

käsittelet ja klikkaa Valitse-painiketta. Ryhmän valitsemisen myötä ylläpito-oikeudet välittyvät kaikille valittuun ryhmään kuuluville henkilöille eikä yksittäisiä henkilöitä tarvitse erikseen valita oletuksiin.

4. Oletusoikeudet asiakirjoihin tulee lisätä myös yliopistopalveluiden ryhmälle Dynprojekti (Tutkimus- ja innovaatiopalvelut, talouspalvelut) sekä kirjaamolle => katso seuraava dia.

5. Valitut ryhmät/nimet näkyvät ylläpito-oikeudet -kentässä. Klikkaa lopuksi Tallenna-painiketta

6


7

Oletusoikeudet asiakirjoihin oman yksikön lisäksi yliopistopalveluille

Oikeudet lisätään valitsemalla ryhmistä Kirjaamo ja Dynprojekti

Tarvittaessa voit antaa tai poistaa yksittäisiä oikeuksia jälkikäteen asiakirjakohtaisesti Oikeudet -palkista: Hae / Poista

7


1. Hankkeen ensimmäisen asiakirjan tallentaminen

8

Jos hankkeesta ei ole Dynastyssa mitään asiakirjoja, luo uusi asiakirja.

Asiakirjat -näkymässä:1. Klikkaa yläreunasta Uusi-painiketta ja valitse

Asiakirja.2. Täytä ensin asiakirjan perustiedot


2. Perustietojen täyttäminen

1. Täytä ensin asiakirjan Perustiedot:– Otsikko näin: esim. Rahoitushakemus, projektin nimi ja

lyhenne sekä hakemuksen lähetyspäivämäärä– Oletuksena: kuluva luontipäivämäärä, oma nimi laatijana ja julkinen– Allekirjoitettu -valintaruudun voit jättää tyhjäksi– S/L/S kohtaan valitse Lähtevä ja kirjoita vastaanottaja -

kohtaan rahoittajan nimi– Valitse yksikkö (laitos) ja asiakirjalaji, jonka jälkeen muut

pakolliset kentät avautuvat täytettäviksi

9


2. Peruskortin tietojen täyttäminen

Oikeudet-palkista voit tarvittaessa tarkistaa ne henkilöt/ryhmät, joilla on oltava oikeudet asiakirjaan

10

2. Tallenna.


3. Tallennetun asiakirjan liittäminen

1. Klikkaa Tiedostot -palkista Laadi uusi versio -painiketta

2. Valitse Hae levyltä…3. Etsi oikea dokumentti ja paina Open-

painiketta4. Valitse väline tiedoston mukaan: jos

PDF: Acrobat Reader tai Word. Klikkaa OK.

5. Hakemus avautuu ko. ohjelmaan. Sulje ohjelmaikkunan rastista ilman tallennusta.

6. Palaat Dynastyyn, jossa klikkaat Tallenna-painiketta (!)

7. Jätä asiakirjan Tilaksi ”luonnos”. 8. Tallenna

11


4. Viestin lähetys kirjaamoon 1(2)Lähetä Dynastysta asiakirjan linkki kirjaamoon:

1. HUOM: Klikkaa yläreunasta Uusi -painiketta ja valitse Viesti.

2. Valitse Sähköpostiviesti (Asiakirja linkkinä… -välilehti)

3. Klikkaa Lisää vastaanottaja -painiketta.

4. Kirjoita Nimija Sähköposti:[email protected] OK.* kirjoita Viesti –kenttään ”Paperiversio tulee”

5. Klikkaa Lähetä - painiketta.=> ”Viestin lähetysonnistui” -kuittaus

6. Lopuksi sulje asiakirja oikean yläkulman rastista


* Viestin lähetys kirjaamoon 2(2)

Voit lisätä tarvittaessa muitakin vastaanottajia Otsikko tulee automaattisesti Voit halutessasi täyttää viesti -kenttään lisää tekstiä Kirjoita viestiin kirjaamolle ohjeet, mihin asiaan

hakemus liittyy, jos asialla on jo diaarinumero Ilmoita myös jos lähetät alkuperäiset asiakirjat

kirjaamoon

13


Jatkossa: lisää muut asiakirjat ensimmäisen hankkeesta olevan asian

liitteeksi1. Klikkaa ensin Muokkaa-painiketta ja sitten asiakirjan

Liitteet -palkkia.2. Klikkaa Uusi -painiketta3. Täytä perustiedot kuten edellä ensimmäisessä

asiakirjassa ja hae levyltä tiedosto.

14


* Vapauta asiakirja muokattavaksi

Muista lopuksi vapauttaa asiakirja– klikkaa yläreunasta Vapauta -painiketta– muutoin Lukko -kuvake, jos asiakirja on vain tietyn henkilön käytössä

15


Projektinavauksen perustietojen täyttäminen 1(4)

Tiedot täytetään asiakirjamallipohjaan. Täyttöohjeita: www.jyu.fi/yliopistopalvelut/intra/laitoksille/how-to/projektinavauslomake

1. Avaa ensimmäinen asiakirja hankkeesta.2. Klikkaa Muokkaa-painiketta ja Valitse Liitteet –palkki sekä

klikkaa Uusi -painiketta.3. Täytä perustietoihin:– Otsikko: Projektinavauslomake, projektin nimi, lyhenne ja

mahdollinen rahoittajan koodi– S/L/M: Muu ja Muu-kohtaan asianomainen palvelukeskus (esim.

PAKE/KTK) – Valitse Yksikkö ja asiakirjanlajiksi

pudotusvalikosta: Projektinavauslomake

16

http://www.jyu.fi/yliopistopalvelut/intra/laitoksille/how-to/projektinavauslomake


Projektinavauksen perustietojen täyttäminen 2(4)

4. Tämän jälkeen avautuvat muut pakolliset kentät täytettäväksi

- Hankkeen alkamis- ja loppumispvm:t

- Rahoituslähde

5. Tallenna

17


Projektinavaustiedot aina asiakirjamallipohjaan 3(4)

6. Klikkaa Tiedostot -palkkia ja Laadi uusi versio-painiketta.

7. Valitse Luo mallista…8. Valitse Asiakirjamallit -ikkunassa

Projektinavauslomake.(kun on valittu => teksti tummalla pohjalla)

9. Klikkaa Valitse -painiketta.10. Dynasty avaa nyt automaattisesti

mallipohjan Word -ohjelmaan: täytä lomakkeen tiedot. Sulje Word ruksista. Word kysyy: Haluatko tallentaa tehdyt muutokset? Kyllä.

18


Projektinavaustiedot aina asiakirjamallipohjaan 4(4)

11. Dynastyssa: klikkaa Perustiedot

-näkymän yläreunasta Tallenna-

painiketta

HUOM: Jätä asiakirja luonnos -

tilaan.

12. Lähetä viesti

projektinavauslomakkeesta

vain osoitteeseen

[email protected]

HUOM: Klikkaa Uusi… -

painiketta ja valitse Viesti

19



Projektin päättymistiedot aina asiakirjamallipohjaan

1. Toimi kuten projektinavaustietojen täyttäminen asiakirjamallipohjaan 1-4(4)– Täytä ensimmäisen asian liitteeksi: valitse Liitteet -palkista Uusi– Perustiedoissa täytä otsikkoon: Projektin päättymisilmoitus ja projektin

nimi

2. Valitse asiakirjalajiksi ”Projektin päättymisilmoitus” ja Tallenna.

3. Täytä tiedot asiakirjamallipohjaan

4. Lähetä viesti ilmoituksesta: [email protected] – Uusi…-painikkeesta Viesti

20



Hankkeeseen liittyvät asiakirjatAsiat -näkymässä

Asiakirjat = ”oma työpöytä”, mutta voit halutessasi vaihtaa Asiat –näkymään, jossa näet kaikki hankkeeseen liitetyt asiakirjat

Napsauta Toiminnot –painiketta ja valitse Asiat

21


Lisätietoja

22


Oikeuksien lisääminen tai poistaminen yhdestä dokumentista

Oikeudet -palkista: – Hae -painikkeesta voit tarvittaessa lisätä uusia

henkilöitä tai ryhmiä yksittäiseen asiakirjaan– tai: valitse hlö(t) listalta ja klikkaa Poista -

painiketta

23


Asiakirjan poistaminen

Jos huomaat lisänneesi väärän asiakirjan, mutta haluat säilyttää jo täytetyt perustiedot:

1. Asiakirjat -näkymässä valitse ensin dokumentti aktiiviseksi (harmaa pohja)

2. Klikkaa yläreunasta Poista -painiketta ja valitse ”Asiakirjan versio 0.1”

– Jos haluat poistaa myös perustiedot, rastita asiakirjan nimi

3. Klikkaa Poista -painiketta

24


Etsi asiakirjoja Haku -toiminnolla

Voit hakea Hakuehto –kentällä otsikon tietoja Voit etsiä tarkemmin tietyt ehdot täyttäviä asiakirjoja:

1. klikkaa oikeasta reunasta Laajennettu haku –painiketta2. määrittele sopiva hakuehto/-ehdot ja klikkaa Suorita haku -painiketta

Lisää hakuehto -kohdasta saat uusia kenttiä ja voit valita esim. • Yksikkö (laitos tai tiedekunta)• Laatija • Asiakirjalaji (esim. Rahoitushakemus, Rahoituspäätös)

Huomioi haun päivämäärä riittävän kauaksi (Viimeksi muokattu) Voit tarvittaessa myös tallentaa valitsemasi haku-ehdot seuraavaa kertaa varten Tallenna

haku –painikkeella

25


Tietojen siirtyminen Dynastysta TUTKAan

Rahoitushakemus, Rahoituspäätös ja Projektinavauslomake- asiakirjat pitää olla Dynastyssa hankkeen ensimmäisen

asiakirjan liitteenä


Mistä kentistä hankkeen tiedot siirtyvät Dynastysta TUTKAan? 1/3

27

Rahoitushakemuksesta:- Vastuullinen johtaja (Sukunimi Etunimi)- Haettu raha

Huom! Asiakirjalaji pitääolla Rahoitushakemus, muutoin tieto ei siirry TUTKAan Huom!



28

Rahoituspäätöksestä:- Lähettäjä (=rahoittaja), tarkista kirjoitusasu (TUTKA-rahoittajalistasta)- Yksikkö, Rahan 1. käyttövuosi, Päätös (myönteinen/kielteinen), Saatu raha (=vain yliopiston ulkopuolinen rahoitusosuus)



29

Projektinavauslomakkeesta:- Otsikko: Projektin nimi, projektin tunnus - Hankkeen alkamis- ja loppumispvm


30

Tiedot TUTKAan näin


Tietojen siirto Dynastysta TUTKAan – tarkennuksia rahoitushakemuksen kirjaamiseen

– Vastuullinen johtaja –kenttään saa kirjoittaa vain yhden nimen (Sukunimi Etunimi). Vastuullisen johtajan tulee olla Jyväskylän yliopiston henkilökuntaan kuuluva, vaikka koko hankkeen vastuullinen johtaja olisi toisesta organisaatiosta

– Rahoitushakemuksen vastaanottaja-kenttään tulee kirjoittaa rahoittajan nimi, jolta rahoitusta haetaan (EI esim. ”MLTK-palvelukeskus” tai ”rahoittaja”)

– Jos eri laitoksilta on kaksi vastuullista tutkijaa, jotka hakevat rahaa samalle projektille, tulee rahoitushakemuksen lisäksi tehdä myös projektinavaukset molemmille laitoksille

– Jos on kaksi rahoitushakemusta ja molemmissa sama laitos, oletetaan että uudempi on oikea. Kaksi saman laitoksen henkilöä ei voi saada nimeään yhteen rahoituspäätökseen TUTKAssa

31


Tietojen siirto Dynastysta TUTKAan – tarkennuksia rahoituspäätösten kirjaamiseen

– Rahoituspäätös siirtyy TUTKAan vain jos sillä on projektinavauslomake Dynastyssa (edes perustiedot)

– Mikäli JY:n rooli hankkeessa on alihankkija/osatoteuttaja, laitetaan rahoittajaksi pääsääntöisesti taho (tilaaja) jonka kanssa sopimus on tehty. Jos tilaajan alkuperäisessä sopimuksessa on mainittu JY alihankkijana, merkitään rahoittajaksi taho, jolta rahoitus alun perin tulee.

– Esim. 1: Yhdellä päätöksellä tulee rahaa kolmelle laitokselle -> Päätös kirjataan kolmelle laitokselle ja kullekin tulee tehdä oma projektinavauslomake. Jos hakemus on vain kertaalleen pitää tehdä/kopioida hakemuksen perustiedot myös kolmelle laitokselle.

– Esim. 2: Yhdellä päätöksellä tulee rahaa kolmelle hankkeelle -> Päätös kirjataan kolmena hankkeena ja kullekin tulee tehdä oma projektinavauslomake. Jos hakemus on vain kertaalleen, pitää hakemuksen perustiedot tehdä/kopioida kaikkiin hankkeisiin.

32


Tietojen siirto Dynastysta TUTKAan – tarkennuksia rahoituspäätösten kirjaamiseen

– Esim. 3: Eri rahoittajien päätöksillä tulee rahaa yhdelle hankkeelle (vain yksi projektinavauslomake) -> Hankkeesta on jo tehty ensimmäinen asiakirja, jonka liitteeksi muut asiakirjat tulevat. Oleellista on, että rahoituspäätöksissä on eri rahoittajat. JOS tulee samalta rahoittajalta, pitää tehdä uusi ensimmäinen asiakirja. Muuten vanha päätös ylikirjoitetaan TUTKAssa.

– Esim. 4: Jos samalta rahoittajalta tulee samalle laitokselle, samalle käyttövuodelle useampi erillinen rahoituspäätös, tulee jokaisesta rahoituspäätöksestä viedä perustiedot Dynastyyn. Mikäli kaikki hankkeet avataan samalle projektinumerolle tulee kaikkien rahoituspäätösten liitteeksi tehdä saman projektinavauslomakkeen perustiedot ja myös hakemuksen perustiedot.

– Esim. 5: Jos samalle hankkeelle tulee lisärahoitusta samalta rahoittajalta, eikä sille avata uutta projektinumeroa, laitetaan jatkorahoituspäätös liitteeksi samaan hankkeeseen, eri vuodelle (Rahan 1. käyttövuosi –kenttä). Jos jatkorahoitussumma sisältyy jo aiemmin tulleeseen rahoituspäätökseen, laitetaan asiakirjalajiksi muu, jotta rahoitus ei tule Tutkaan ylimääräisenä

33


Tietojen siirto Dynastysta TUTKAan – tarkennuksia rahoituspäätöksen kirjaamiseen

– Rahoituspäätös ei siirry TUTKAan mikäli rahoittajaryhmäksi on Dynastyssa valittu omarahoitus. TUTKAan tulee vain yliopiston ulkopuolinen rahoitus

Tietojen siirto Dynastysta TUTKAan – tarkennuksia projektinavauslomakkeen kirjaamiseen

– Jos hanke saa jatkoaikaa (mutta ei rahaa) tai hankkeen kesto muuten muuttuu, pitää projektinavauslomakkeen perus- eli metatiedoissa olevat päivämäärätiedot käydä muuttamassa.

– Projektinavauslomake jätetään ”Luonnos”-tilaan (ei laiteta ”Valmis”-tilaan)

34


Mitkä rahoituspäätökset käsin TUTKAan?

– Vanhat ennen 1.1.2010 alkaneet rahoituspäätökset ja niiden muutokset (esim. jatkorahoitus) kirjattava käsin laitoksella TUTKAan.

– Rahoitus, joka ei kulje yliopiston kirjanpidon kautta (esim. henkilökohtaiset apurahat) kirjattava käsin laitoksella. Huom! Vain jos liittyy omaan tieteelliseen asiantuntemukseen ja yliopiston toimintaan.

35

Huomioi Rahaliikenne -valinta

Documents

Dynasty 6.0 -ohjeet palvelukeskuksille