DYS ye Geçtiğimizde YAPILACAK İŞ ve İŞLEMLER

DYS YÖNETİCİ EKRANI

DYS Yönetici Ekranları bölümünden Personel

Görevlendirme İptal /Sorgulama butonuna

basılır. Karşımıza gelen pencereden Birim Seç

butonundan kurumumuz seçilir, sorgula

butonuna basılır.

Burada yetki verilmesi gereken kişiler ve

yetkileri kontrol edilir. Yetki vermek

istemediğiniz kişiler buradan silinir.

Kişilere yetki vermek için DYS Yönetici

Ekranları bölümünden Personel Görevlendirme seçeneğinden kişilere yetki verebilirsiniz. Personelimiz

sistemde kayıtlı değilse Personel Ekleme\Güncelleme\Sorgulama bölümünden kişiyi ekleyebiliriz.

NOT: Ek Bir yazı Gelmediği sürece DYS TANIM EKRANI , BİRİM BİLGİLERİNİ GÜNCELLEME , BİRİM EKLEME

Bölümlerine girmeyiniz.

BİRİM GELEN EVRAK KAYIT KULLANICISI

DYS Sistemini kullanmayan Kişi/kurum/Kuruluşlardan gelen evrakları/dilekçeleri dys sistemine kaydetmek

için kullanılan roldür. Sistem dışından gelen evrak tif uzantılı olarak taratılır. (sistem tif uzantısını direk

tanıdığı için tif uzantısı ile evrağı sisteme tanıtmak esas olanıdır.) Evrağı sisteme iki farklı şekilde

kaydedebiliriz.

Birincisi tarayıcıdan evrağı önce taratıp Gelen Evrak Kayıt butonundan sisteme kaydedebiriliriz.

İkinci Yol için aşağıdaki adımlar izlenir.

DYS Sistemi üzerinden Evrak İşlemleri - Doküman Tarama butonuna

basılarak evrak tarama ekranı açılır.

Tarayıcı Ayarlarında gerekli ayarlar

yapıldıktan sonra Taramayı Başlat

seçeneğine basılarak tarama işlemi yapılır

ve Kaydet Butonuna basılır.

Gelen Evrak Kayıt bölümünden Doküman Seç butonundan taratılan evrak seçilir. Ekleri varsa eklenir. Birim

Ekle seçeneğinden kurum seçilir. Evrak Bilgileri bölümündeki gerekli bilgiler doldurulur. Varsa Dilekçe bilgileri

de doldurulur. Kaydet butonuna basılarak evrak kaydedilmiş olur. Sırasıyla 1, 2, 3, 4, 5 ve 6 numaralı adımlar

izlenerek evrak kaydedilir.

BİRİM GİDEN EVRAK KAYIT KULLANICISI

Birim Giden Evrak Kayıt Kullanıcısı rolüne geçilir. Sorgular

bölümünden Giden Evrak İşlemleri açılır. Sırası ile Aşağıdaki

resimden 1, 2, 3, 4, 5 ve 6 numaraları adımlar takip edilerek

işlem yapılır.

Yaptığımız işlerin raporunu almak için aşağıdaki işlem basamakları uygulanıp rapor alınır.

YETKİLİ PERSONEL GELEN EVRAK KULLANICISI

İlçe MEM den ve DYS dışından DYS ye dahil ettiğimiz evrakların geldiği yerdir. Bu rol ile gelen evrakların

dağıtımı ilgili kişilere yapılır. Sırasıyla 1 ve 2 numaralı adımlar izlenir.

OKUL MÜDÜRÜ / MÜDÜR YARDIMCI ROLÜ EVRAK KAYDETME

Yetkili Personel Gelen Evrak rolünden havale edilen evraklar sırası ile 1, 2, 3, 4 ve 5 numaralı adımlar

izlenerek kaydedilir böylelikle aktif işlerimizde bulunan evrak sistemimize kaydetmiş oluruz.

Gelen yazıları kaydetmek için veya akis başlatmak için kullanılır. Akis başlatmak için Giden evrak

işlemleri/Giden Evrak Oluşturma ve Akis Başlatma seçeneği seçilir. Aşağıdaki resimden 1 nolu seçenekten

yazışma yada olur seçeneği seçildikten sonra 2 nolu resimden kelime işlemciyi aç seçeneği seçilir.

Kelime işlemci açıldıktan sonra aşağıdaki adımlar izlenir.

Alt bilgi doldurulur. Yazığımız yazı imzalanır. İmzala işleminden sonra aşağıdaki yerlerden pencere kapatılır.

3 Numaralı bölüm evrağımızın desimal kodunu belirlediğimiz yer. Evrağın içeriği ile ilgili olarak evrağımıza

doğru desimal kodunu vermeliyiz.

Aşağıdaki Resimden 3 numaradan itibaren sırasıyla 4, 5, 6, 7, 8, 9 ve 10 numaralı adımlar izlenir.

Yazıyı okul müdürü olarak biz yazıyorsak 8 numaralı (onay listesini Düzenleme) bölümden okul müdürü olarak

kendimizi seçiyoruz. 9 ve 10 numaraları takip ettikten sonra imzalamak için OKUL MÜDÜRÜ rolünde yenile ye

basılır. Aktif işler bölümünden yazı açılıp onaylanır (imzalanır.)

Aktif işler bölümünden yazı açılıp onaylanır (imzalanır.) Okul Müdürü rolünde tekrar yenile butonuna basılır.

Evrak açılır. Evrakı Gönder Butonuna basarak 7 numarada seçtiğimiz Dağıtım listesindeki yerlere evrakımızı

göndermiş oluruz.