165
Panduan Praktis Microsoft Excel 2007 DUKTI - BIRO TI BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA © 2010

E Book Panduan Praktis Excel 2007

Embed Size (px)

DESCRIPTION

E Book Panduan Praktis Excel 2007

Citation preview

  • Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    DUKTI - BIRO TIBADAN PEMERIKSA KEUANGAN

    REPUBLIK INDONESIA 2010

  • iBiro Teknologi Informasi BPK RI

    KATA PENGANTAR

    Dengan mengucap puji dan syukur kepada Allah SWT yang

    senantiasa melimpahkan rahmat, hidayah dan petunjuk kepada

    tim penulis sehingga buku ini berhasil di susun dengan baik.

    Buku Panduan Praktis Microsoft Excel 2007 tersusun untuk

    membantu pembaca dalam mengoptimalkan fi tur yang ada pada

    Microsoft Excel 2007 dan membantu pada kegiatan audit lapangan.

    Buku ini dilengkapi dengan contoh soal serta penyelesaiannya

    sehingga memudahkan pembaca untuk memahami cara

    menggunakan fi tur tersebut. Harapan kami dengan tersusunnya

    buku ini pemanfaatan Microsoft Excel 2007 menjadi lebih optimal.

    Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam

    buku ini, untuk itu mohon kiranya pembaca untuk memberikan

    masukan kepada kami guna melakukan perbaikan sehingga buku

    ini menjadi lebih baik lagi.

    Jakarta, Desember 2010

    Tim Penulis

  • iiiBiro Teknologi Informasi BPK RI

    DAFTAR ISI

    KATA PENGANTAR ......................................................................................... i

    1. BEKERJA DENGAN DATA LIST .................................................................. 1

    A. Pengertian Data List .....................................................................1

    B. Sorting Data ................................................................................2

    Simple Sort ....................................................................................................2

    Mengembalikan List ke Urutan Awal ............................................................3

    Complex Sort .................................................................................................3

    Mengubah Pilihan Pengurutan .....................................................................4

    Sort berdasarkan warna sel, warna huruf atau icon .....................................5

    C. Menggunakan Subtotal .................................................................6

    Menghapus Subtotal ....................................................................................8

    D. Validasi Data ................................................................................9

    E. Menemukan data tidak valid ....................................................... 15

    2. MENYARING DATA ................................................................................ 19

    A. Menggunakan AutoFilter ............................................................. 19

    Bekerja dengan data yang telah disaring ....................................................21

    Menghilangkan Autofi lter ...........................................................................21

    Menggunakan Top 10 AutoFilter .................................................................22

    Menggunakan Custom_Filter ......................................................................23

    Penyaringan Data Berdasarkan Warna ........................................................25

    B. Menggunakan Advanced Filter .................................................... 26

    Mengatur Rentang Kriteria .........................................................................26

    Mengeksekusi Advanced Filter ...................................................................28

  • iv Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    Menghilangkan Nilai Duplikat .....................................................................29

    3. MENGGUNAKAN LOOKUP DAN FUNGSI DATABASE ............................ 35

    A. VLOOKUP dan HLOOKUP ............................................................ 35

    B. Fungsi Database ........................................................................ 39

    Struktur Database dalam Excel ...................................................................39

    Sintaks Fungsi Database ..............................................................................40

    4. BEKERJA DENGAN PIVOTTABLE ............................................................ 51

    A. Membuat PivotTable ................................................................... 51

    B. Tampilan PivotTable Classic ......................................................... 53

    C. Mengubah PivotTable ................................................................. 55

    Update Informasi dalam PivotTable ............................................................55

    Menggunakan Auto Format ........................................................................55

    D. Modifi kasi PivotTable .................................................................. 55

    Grup Data pada PivotTable .........................................................................56

    Pengelompokan data teks ...........................................................................56

    Pengelompokan data waktu .......................................................................57

    Pengelompokandata angka ........................................................................58

    Menyembunyikan atau Menampilkan Data pada Field (Filter Data) ..........59

    Perhitungan Field ........................................................................................60

    Custom Calculati on .....................................................................................61

    Memasukkan Calculati on Field ...................................................................63

    Penambahan Page Fields atau Report Filter ...............................................65

    Menampilkan Page Fields pada sheet terpisah ...........................................67

    E. Membuat PivotCharts ................................................................. 68

    PivotChart dari data PivotTable ..................................................................68

    PivotChart dari Data Excel ...........................................................................69

  • vBiro Teknologi Informasi BPK RI

    5. ANALISA DATA ....................................................................................... 75

    A. Bekerja dengan Goal Seek .......................................................... 75

    B. Bekerja dengan Solver................................................................ 77

    Membuat Laporan dari Piranti Solver .........................................................81

    6. MENGAUDIT WORKSHEET .................................................................... 87

    A. Menemukan sel yang menjadi referensi dalam suatu formula ........ 88

    B. Menemukan formula yang mengacu pada suatu sel ...................... 91

    C. Mengevaluasi Formula ................................................................ 94

    D. Watching Formula ...................................................................... 95

    7. BEKERJA DENGAN MACRO ................................................................... 99

    A. Keamanan Pada Macro ............................................................. 100

    B. Menggunakan Macro ................................................................ 102

    Menentukan Referensi ..............................................................................102

    Merekam Macro .......................................................................................103

    Menjalankan Macro ..................................................................................106

    C. Manajemen Macro .................................................................... 108

    Edit Macro .................................................................................................108

    Mengganti Nama Macro ...........................................................................109

    Menghapus Macro ....................................................................................110

    8. BEKERJA DENGAN EXCEL TEMPLATE .................................................. 115

    A. Penggunaan Templates............................................................. 115

    B. Membuat dan mengedit templates ............................................ 117

    9. IMPOR DAN EXPOR DATA ................................................................... 119

    A. Mengimpor File Text ................................................................ 119

    Membuka File Text ....................................................................................120

    Membuat Koneksi dengan fi le text ...........................................................125

    B. Memasukkan Tabel HTML melalui Drag and Drop ....................... 126

  • vi Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    C. Mengekspor Workbook ............................................................. 126

    D. Menyisipkan Informasi Dari Program Lain .................................. 127

    E. Bekerja dengan Objek .............................................................. 129

    Menggunakan Objek Baru ........................................................................129

    Menggunakan Objek Yang Sudah Ada ......................................................130

    Mengedit Objek ........................................................................................131

    Menggunakan Gambar .............................................................................131

    Memasukkan Gambar di Clip Art ..............................................................131

    10. BEKERJA DENGAN HYPERLINKS ........................................................ 135

    A. Bekerja dengan Hyperlinks ....................................................... 135

    Membuat Hyperlink ke Dokumen Yang Tersedia ......................................137

    Membuat Hyperlink dalam Satu Workbook ............................................138

    Membuat Hyperlink ke Alamat Email .......................................................139

    B. Menyalin Hyperlink ................................................................... 139

    C. Mengedit Hyperlink .................................................................. 139

    D. Menghapus Hyperlink ............................................................... 140

    11. BEKERJA DENGAN GRAFIK ................................................................ 143

    A. Membuat grafi k ........................................................................ 143

    B. Modifi kasi Grafi k ...................................................................... 145

    Menggunakan style dan layout predefi ne ................................................145

    Mengganti ti pe grafi k ................................................................................146

    C. Menyimpan grafi k sebagai template........................................... 147

    D. Mengubah sumbu data grafi k .................................................... 148

    E. Memformat Elemen Grafi k ........................................................ 149

    Format judul grafi k ...................................................................................149

    Mengganti warna, border dan pola ..........................................................150

    Mengatur format huruf dan nomer ..........................................................150

    Format data series ....................................................................................150

  • viiBiro Teknologi Informasi BPK RI

  • 1Biro Teknologi Informasi BPK RI

    1Bekerja dengan Data List

    Sebuah worksheet dalam Excel dapat berfungsi sebagai database. Kolom (Column) berfungsi sebagai fi eld sedangkan baris (row) berfungsi sebagai record. Sorti ng, fi ltering maupun subtotal dapat dilakukan pada data list dalam Excel.

    A. PENGERTIAN DATA LIST

    Komponen-komponen yang terdapat pada database seperti record, fi eld dan fi eld name dapat diterapkan pada Excel dalam data list. Contoh data list dapat terlihat pada sheet Customer dalam FileLati han.xlsx.

    Gambar 1.1 sheet Customer

    Data list dalam Excel secara otomati s dapat berfungsi sebagai database. Namun perlu diperhati kan beberapa hal berikut dalam membuat data list:

    Hanya terdapat satu data list per worksheet.

  • 2 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    Terdapat kolom label pada posisi teratas dari data list dan membedakan format kolom label tersebut dengan data list yang lain.

    Tidak terdapat blank row maupun blank column diantara data list

    B. SORTING DATA

    Data list dapat terurut berdasarkan urutan abjad maupun numerik. Excel menyediakan fasilitas pengurutan (sorti ng) secara sederhana maupun secara kompleks.

    SIMPLE SORT

    Untuk pengurutan data menggunakan perintah Sort Ascending atau Sort Descending, gunakan langkah-langkah berikut:

    1. Pilih satu sel dalam kisaran kolom yang ingin diurutkan.2. Pada tab Home, dalam grup Editi ng, klik Sort & Filter.3. Klik tombol Sort Ascending atau klik tombol Sort Descending.

    Gambar 1.2 pengurutan data berdasarkan column Customer_Name

    Untuk mengembalikan data ke pengurutan sebelumnya klik tombol Undo pada Quick Access.

  • 3Biro Teknologi Informasi BPK RI

    MENGEMBALIKAN LIST KE URUTAN AWAL

    Data list yang telah mengalami beberapa kali proses pengurutan dapat dikembalikan ke urutan aslinya dengan langkah-langkah berikut :

    1. Sisipkan sebuah kolom dalam data list yang masih dalam urutan asli.

    2. Isi kolom tersebut dengan nomor yang berurutan. Gunakan Auto-Fill untuk melengkapi nomor yang berurutan di seluruh row pada data list.

    3. Setelah mengalami beberapa proses pengurutan, data list dapat dikembalikan sesuai urutan awal dengan cara mengurutkan kolom yang tersebut di langkah pertama.

    COMPLEX SORT

    Complex sort melibatkan banyak kolom sesuai dengan prioritas urutannya. Pengurutan berdasarkan banyak kolom seperti ini dapat dilakukan dengan menggunakan perintah Custom Sort pada tab Home dalam grup Editi ng. Excel memperbolehkan complex sort maksimal sampai 64 kolom.

    Untuk pengurutan data list pada sheet Customer berdasarkan nama (kolom Name) secara ascending dan kota tempat ti nggalnya (kolom City) secara descending, ikuti langkah-langkah berikut:

    1. Pilih sebuah sel dalam kisaran data list.2. Pada tab Home, dalam grup Editi ng, klik pada Sort & Filter dan

    pilih perintah Custom Sort. Excel akan menampilkan kotak dialog Sort. Pasti kan pilihan My data has headers tercentang karena data list memiliki header. Di bawah Column pilih Name sebagai prioritas pertama. Untuk Sort On pilih dasar pengurutan yaitu Values. Untuk Order pilih A to Z.

    3. Untuk menambahkan kolom pengurutan berikutnya, klik Add Level. Di bawah Column pilih City sebagai prioritas kedua. Untuk Sort On pilih dasar pengurutan yaitu Values. Untuk Order pilih Z to A.

  • 4 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    Gambar 1.3 kotak dialog Sort

    4. Klik OK, maka Excel akan menampilkan data list yang terurut ber-dasarkan kolom Name dan City.

    MENGUBAH PILIHAN PENGURUTAN

    Excel memberikan fasilitas untuk mengubah jenis pengurutan di Sort Opti on dengan langkah langkah berikut :

    1. Pilih sebuah sel dalam kisaran data yang akan diurutkan.2. Pada tab Home, dalam grup Editi ng, klik perintah Sort & Filter

    kemudian klik Custom Start.3. Klik Opti ons dan Excel akan menampilkan kotak dialog Sort

    Opti ons.

    Gambar 1.4 kotak dialog Sort Opti ons

    Case sensiti ve merupakan pilihan pengurutan yang memper-ti mbangkan huruf kapital sehingga kata dengan menggunakan huruf kecil akan didahulukan daripada kata yang sama yang

  • 5Biro Teknologi Informasi BPK RI

    menggunakan huruf besar. Sort top to bott om merupakan pengurutan row berdasarkan

    nilai yang ditentukan dalam column(s) atau yang disebut den-gan column sort.

    Sort left to right merupakan pengurutan column berdasarkan nilai yang ditentukan dalam row(s) atau yang disebut dengan row sort.

    4. Pilih aturan pengurutan yang diinginkan.5. Klik OK. Excel kembali ke kotak dialog Sort. 6. Klik OK, maka Excel akan melakukan pengurutan sesuai dengen

    spesifi kasi yang telah Anda tentukan.

    SORT BERDASARKAN WARNA SEL, WARNA HURUF ATAU ICON

    Fungsi sorti ng ini merupakan fi tur baru di Microsoft Excel 2007. Sorti ng juga dapat dilakukan berdasarkan warna sel, warna huruf maupun berdasarkan icon. Untuk memahami pengurutan berdasarkan warna, ikuti langkah-langkah berikut :

    1. Gunakan FileLati han.xlsx dan akti fk an sheet Inventory.2. Pilih sebuah sel dalam kisaran data.3. Pada tab Home, dalam grup Editi ng, klik Sort & Filter kemudian

    klik Custom Sort. Kotak dialog Sort ditampilkan.4. Di bawah Column, pilih kolom yang ingin diurutkan, dhi. Product_

    Status.5. Di bawah Sort On, pilih jenis sorti ng.

    Untuk pengurutan berdasarkan warna sel, pilih Sel Color. Untuk pengurutan berdasarkan warna huruf, pilih Font Color. Untuk pengurutan berdasarkan warna sel, pilih Sel Color.

    6. Di bawah Order, pilih warna dan posisi pengurutan.

    Tidak ada warna sel, warna huruf maupun ikon default sebagai standar pen-gurutan. Anda harus mendefi nisikan sendiri seti ap melakukan pengurutan

  • 6 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    Gambar 1.5 pengurutan berdasarkan warna sel pada sheet Inventory

    7. Untuk menentukan prioritas pengurutan berikutnya, klik Add Lev-el, kemudian ulang langkah 4 sampai langkah 6. Pasti kan kolom yang terpilih pada kotak Then by sama. Ulangi untuk langkah terse-but untuk seti ap warna sel ingin ditambahkan ke dalam penguru-tan.

    C. MENGGUNAKAN SUBTOTAL

    Excel menyediakan fasilitas subtotals secara otomati s untuk nilai dalam list tanpa harus membuat sebuah formula. Dengan perintah Subtotals, kalkulasi nilai dalam kolom tertentu dapat dengan mudah dan cepat terselesaikan. ikuti langkah-langkah berikut :

    1. Gunakan FileLati han.xlsx dan akti fk an sheet Sales_Reps.2. Urutkan data berdasarkan kolom yang akan dikalkulasi subtotal-

    nya. Dhi. Urutkan data berdasarkan kolom Sales_Rep_City.3. Pada tab Data, dalam grup Outline, klik perintah Subtotal. Excel

    akan manampilkan kotak dialog Subtotal. 4. Klik fi eld yang digunakan untuk dasar pengelompokan perhitun-

    gan subtotal pada drop down list di At each change in, dhi. Pilih Sales_Rep_City.

  • 7Biro Teknologi Informasi BPK RI

    Gambar 1.6 Kotak Dialog Sub Total

    5. Pada Use functi on, pilih fungsi Sum untuk menghitung subtotal dari list. Tabel berikut menjelaskan fungsi-fungsi yang tersedia :

    Fungsi Deskripsi

    Sum Menambahkan nilai ke subtotal.Count Menampilkan jumlah label nonblank ke subtotal.Average rata-rata nilai subtotal.Max menampilkan nilai terbesar dalam subtotal.Min Menampilkan nilai terendah dala subtotal.Product Menampilkan nilai perkalian ke subtotal.Count Nums Menampilkan jumlah sel yang tercakup dalam subtotal.StdDev Menampilkan deviasi standart dari sebuah populasi ber-

    dasarkan data sampel populasi yang merupakan grup sub-total.

    StdDevp Menampilkan deviasi standart dari sebuah populasi yang terdiri dari grup subtotal.

    Var Menampilkan variasi sebuah populasi berdasarkan data yang diambil dari sebuah sampel populasigrup subtotal.

    Varp Menampilkan variasi sebuah populasi grup subtotal.

  • 8 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    Default dari Excel adalah fungsi Sum untuk ti pe nilai numeric dan fungsi Count untuk text.

    6. Pada list Add subtotal to, pilih kolom yang akan terhitung ke dalam subtotal, dhi. YTD_Sales.

    7. Pilih atau hapus ti ga pilihan yang terakhir. Pilihan Replace current subtotal akan menghapus hasil subto-

    tal yang telah ada. Pilihan Page break between group akan mengganti halaman

    untuk seti ap grup. Secara default, hasil perhitungan subtotal terletak di awal data ti ap grup.

    PSummary below data, hasil perhitungan akan terletak di bawah data di ti ap grup.

    8. Klik OK. Excel menampilkan hasil subtotal pada gambar berikut yang disertai dengan symbol outline di sisi kiri worksheet. Penya-jian data dapat diatur dengan cara klik symbol atau +.

    Gambar 1.7 tabel hasil subtotal

    MENGHAPUS SUBTOTAL

    Untuk menghapus nilai subtotal pada data list, ikuti langkah-langkah berikut :

    1. Pada tab Data dalam grup Outline, klik Subtotal.2. Excel akan menampilkan kotak dialog Subtotal. Kemudian klik

    Remove All. Excel akan mengembalikan data list ke tampilan awal tanpa adanya informasi subtotal.

  • 9Biro Teknologi Informasi BPK RI

    D. VALIDASI DATA

    Validasi data digunakan untuk memasti kan user memasukkan data yang sesuai dengan kisaran data dengan nilai dan ti pe tertentu. Sebagai contoh untuk pembatasan input berti pe numerik, ikuti langkah-langkah berikut :

    1. Gunakan FileLati han.xlsx dan akti fk an sheet Customer.2. Sorot kolom Credit_Limit.3. Pada tab Data dalam grup Data Tools, klik Data Validati on.

    Gambar 1.8 perintah Data Validati on

    4. Excel menampilkan kotak dialog Data Validati on. Pada tab Set-ti ngs, pillih salah satu opsi dari Allow berikut :

    Opsi Deskripsi

    Any value Memperbolehkan nilai apapun ke dalam sel. Anda dapat memilih opsi ini untuk menghilangkan aturan validasi data dari sel.

    Whole number Data dalam sel harus berti pe numerik.

    Decimal Data dalam sel harus berti pe numerik disertai deci-mal.

    Date Data dalam sel berupa tanggal. Data disertai format tanggal yang valid keti ka mengisi data dalam fi eld.

    Time Data dalam sel berupa nilai waktu. Data disertai for-mat ti me yang valid keti ka mengisi data dalam fi eld.

    Pada Allow, pilih Whole number. Untuk memperbolehkan blank sel dalam range data, maka pas-ti kan check box Ignore blank tercentang (terpilih). JIka blank sel dianggap berisi nol, maka pasti kan check box Ignore blank ti dak tercentang.

  • 10 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    Pada Data, pilih between untuk pembatasan nilai antara 1 sampai dengan 90000.

    Keti kkan 1 pada Minimum dan 9000 pada Maximum. Kedua kotak tersebut dapat pula berisi referensi sel.

    Gambar 1.9 kotak dialog Data Validati on

    5. Tab Input Message berfungsi untuk menampilkan pesan pada saat sel yang memiliki batasan input terpilih, seperti hint. Pasti kan check box Show input message when sel is selected

    tercentang. Keti k judul kotak pesan pada Title. Keti k pesan pada Input message.

    Gambar 1.10 Input Message

  • 11Biro Teknologi Informasi BPK RI

    Apabila fasilitas O ce Assistant diakti fk an, maka pesan akan ditampilkan melalui O ce Assistant. Apabila O ce Assistant ti dak diakti fk an, Excel akan menampilan pesan di sebelah sel terpilih.

    6. Secara default, Excel menampilkan pesan kesalahan (error mes-sage) keti ka user memasukkan data ti dak valid ke sel yang memiliki aturan validasi data. Tab Error Allert berfungsi untuk mendefi n-isikan pesan kesalahan (error message) keti ka user memasukkan data ti dak valid ke sel yang memiliki aturan validasi data. Pasti kan Show error alert aft er invalid data is entered tercen-

    tang Pilih salah satu opsi ikon pada Style

    Opti on Descripti on

    Stop Menampilkan pesan kesalahan (error message) dan ti -dak memperbolehkan user memasukkan data ti dak valid. User dapat memilih Retry atau Cancel.

    Warning Menampilkan pesan peringatan (warning message). Klik Yes untuk melanjutkan memasukkan data ti dak valid, klik No untuk mencoba lagi memasukkan data yang valid atau klik Cancel untuk berhenti memasukkan data.

    Informati on Menampilkan pesan informasi (informati on message). Klik OK untuk memasukkan data yang ti dak valid atau Cancel untuk berhenti memasukkan data.

    Keti kkan kotak dialog jendela pada Title Keti kkan pesan pada Error message

  • 12 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    Gambar 1.11 defi nisi Error Alert

    7. Klik OK

    Jika validati on diterapkan pada sel yang telah berisi data, maka Excel ti dak memberitahukan adanya kesalahan data.

    Jika user mencoba untuk memasukkan data invalid pada sel yang dilengkapi validasi data, maka Excel akan menampilkan pesan yang menyatakan data invalid.

    Aturan data validati on ti dak mempengaruhi format sel. JIka diperlukan, maka Anda harus menerapkan fomat sel sebagai number, date atau ti me.

    Membatasi sel untuk daftar beberapa nilai

    Excel menyediakan fasilitas untuk membuat daft ar sejumlah nilai entri yang memungkinkan untuk untuk diinput ke sebuah sel. Daft ar nilai tersebut hanya mengacu pada satu kolom atau satu baris. Sabagai contoh, data departemen dari seorang pegawai harus terisi sesuai dengan kode departemen yang telah tersedia.

    Apabila validasi data mengacu pada lokasi sel, maka daft ar (list) nilai entri tersebut harus ditempatkan di sheet yang sama dengan sel yang

  • 13Biro Teknologi Informasi BPK RI

    terkena aturan validasi data. Excel dapat mendefi nisikan nama untuk daft ar nilai tersebut sehingga nama terebut dapat menjadi sumber data valid yang diacu oleh sel di sheet yang berbeda. Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk mendefi nisikan nama dari daft ar nilai entri tersebut :

    1. Gunakan FileLati han.xlsx dan akti fk an sheet Work_Depts.2. Sorot daft ar nilai yang memungkinkan, dhi. kolom A2 sampai den-

    gan A9. 3. Klik kanan, kemudian pilih Name a Range4. Excel menampilkan kotak dialog New Name. Keti kkan nama untuk

    daft ar nilai tersebut.

    Gambar 1.12 defi nisi daft ar nilai

    Untuk melihat daft ar nama yang telah terdefi nisi, pada tab Formula dalam grup Defi ned Names, tekan Ctrl+F3.

    Setelah pendefi nisian daft ar nilai entri, ikuti langkah-langkah berikut untuk memberikan aturan validasi data departemen dari seorang pegawai :

    1. Gunakan FileLati han.xlsx dan akti fk an sheet Empmast.2. Sorot kolom Work_Dept (kolom I).3. Pada tab Data dalam grup Data Tools, klik Data Validati on. 4. Masukkan sumber daft ar nilai entri di bawah Source. Sumber

    daft ar nilai entri dapat mengacu pada kisaran alamat sel dalam sheet yang sama atau mengacu pada nama daft ar nilai entri yang

  • 14 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    telah tersedia, dhi. keti kkan = dan diikuti dengan nama daftar nilai entri (Kode Departemen). Sumber data dapat pula didefi niskan dengan memberikan nilai-nilai entri yang valid di bawah Source. Cara terakhit tersebut efekti f untuk daft ar nilai entri yang ti dak ter-lalu banyak.

    Gambar 1 .13 ko tak dialog Data Validati on

    5. Lakukan salah satu opsi berikut: Untuk memperbolehkan blank sel dalam rentang data, maka

    pasti kan check box Ignore blank tercentang (terpilih). Jika blank sel dianggap berisi nol, maka pasti kan check box

    Ignore blank ti dak tercentang.6. Pasti kan In-sel dropdown tercentang untuk memberikan tanda

    drop-down list agar user dapat memilih nilai yang valid.7. Klik OK dan Excel memberlakukan aturan validasi data.

    Excel akan menampilkan drop-down arrow di sebelah kanan sel ke-

    ti ka sel terklik. User dapat memilih langsung dari daft ar yang tersedia

    atau mengeti k langsung satu dari pilihan entri tersebut.

  • 15Biro Teknologi Informasi BPK RI

    E. MENEMUKAN DATA TIDAK VALID

    Setelah validasi data terdefi nisi, data-data yang ti dak valid dapat ditemukan dengan langkah-langkah berikut:

    1. Gunakan FileLati han.xlsx dan akti fk an sheet Customer.2. Pada tab Data dalam grup Data Tools, klik tanda panah Data Vali-

    dati on dan kemudian klik pada Circle Invalid Data.

    Gambar 1.14 circle invalid data

    3. Excel akan menambahkan lingkaran terhadap data ti dak valid. Gambar berikut menampilkan data pada sheet Customer dengan validasi data pada fi eld Credit_Limit antara 1 dan 90.000.

    Gambar 1.15 data ti dak valid

    4. Untuk menghilangkan lingkaran tersebut klik Clear Validati on Cir-cles pada tab Data dalam grup Data Tools.

  • 16 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    LATIHAN

    1. Dari data pegawai yang terdapat pada FileLati han.xlxs sheet Emp-mast, tentukan departemen mana yang memiliki jumlah pegawai terbanyak.

    2. Buat aturan validasi data agar kolom Product_Status pada FileLati -han.xlsx sheet Inventory hanya berisi A, B, D atau U.

    JAWABAN

    1. Untuk menentukan departemen yang memiliki jumlah pegawai terbanyak dapat diselesaikan dengan menggunakan perintah sub-total. Data list diurutkan dahulu berdasarkan fi eld name Work_Dept. Lakukan perintah Subtotal dengan dasar pengelompokan fi eld

    Work_Dept dan menggunakan fungsi count. Atur outline sehingga detail data grup ti dak tampak, hanya

    nama grup ti ap departemen saja yang muncul. Lakukan descending sorti ng pada kolom jumlah pegawai ti ap

    departemen untuk mendapatkan jumlah pegawai terbanyak.

    Gambar 1.16 tabel departemen dengan pegawai terbanyak

    2. Untuk validasi data pada kolom Product_Status menggunakan perintah Data Validati on. Sorot kolom Product_Status. Pada tab Data dalam grup Data Tools, klik Data Validati on. Pada tab Setti ngs, pilih opsi List dari Allow. Keti kkan nilai-nilai entri yang vaid yaitu A, B, D, U pada Source. Klik OK

  • 17Biro Teknologi Informasi BPK RI

    Gambar 1.17 validasi data Product_Status

  • 18 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

  • 19Biro Teknologi Informasi BPK RI

    2Menyaring Data

    Pada saat bekerja dengan data list dalam jumlah besar, terkadang terdapat data-data yang ti dak diperlukan dalam analisa. Dengan menetapkan kriteria-kriteria tertentu melalui penyaringan data (data fi ltering), data yang ti dak diperlukan dan data penti ng untuk diolah dapat dipisahkan. Penyaringan data merupakan proses untuk mengeluarkan data yang ti dak diperlukan sehingga mendapatkan hasil sesuai kebutuhan. Keti ka dilakukan penyaringan data, baris-baris data yang ti dak memenuhi kriteria akan disembunyikan sementara. Kriteria yang diterapkan dapat berupa kriteria sederhana maupun kriteria yang kompleks. Penerapan kriteria sederhana dilakukan dengan memanfaatkan fi tur AutoFilter. Sedangkan untuk menerapkan kriteria yang lebih kompleks dapat menggunakan fi tur Advanced Filter.

    A. MENGGUNAKAN AUTOFILTER

    Autofi lter dapat digunakan untuk menyaring data dengan mudah dan cepat. Terdapat 3 (ti ga) ti pe penyaringan dalam autofi lter, yaitu berdasarkan item data, format sel, atau kriteria yang ditetapkan. Fitur autofi lter akan bekerja opti mal jika seti ap kolom data diberi nama. Saat menggunakan autofi lter, akan tampil tanda panah (drop down) pada nama kolom untuk menentukan kriteria penyaringan.

    Sebagai contoh, terdapat kebutuhan untuk menampilkan data vendor yang berada di kota Houston atau Chicago. Gunakan sheet Vendor dalam File Lati han.

    Berikut langkah-langkah untuk menggunakan AutoFilter.

    1. Klik sel pada data list yang memuat nama kolom;2. Pada menu Data, bagian Sort & Filter, klik perintah Filter, sehingga

  • 20 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    tampil tanda panah dropdown pada seti ap nama kolom;

    Gambar 2.1 Tampilan Autofi lter

    3. Untuk menampilkan data yang diinginkan klik tanda panah pada kolom yang menjadi kriteria, hilangkan tanda centang pada pilihan Select All, kemudian pilih item yang menjadi kriteria (Houston dan Chicago), kemudian pilih OK.

    Gambar 2.2 Hasil penyaringan data dengan AutoFilter

  • 21Biro Teknologi Informasi BPK RI

    Excel menampilkan data vendor yang berada di kota Houston dan Chicago. Pada kolom yang tersaring (dhi. Vendor_City). Icon fi lter menunjukkan bahwa kolom tersebut terfi lter.

    Filter data dapat dilakukan pada data yang telah tersaring.Untuk menampil-kan kembali semua baris data, klik drop down pada judul kolom yang telah dilakukan penyaringan data dan kemudian klik Clear Filter. Jika penyaringan data dilakukan pada lebih dari satu kolom, maka klik Clear Filter pada masing-masing kolom yang telah dilakukan penyaringan data.

    BEKERJA DENGAN DATA YANG TELAH DISARING

    Setelah dilakukan penyaringan data, maka Excel hanya dapat bekerja dengan data yang ditampilkan. Berikut beberapa fungsi yang dapat digunakan.

    Autosum : melakukan penjumlahan terhadap data numerik yang tampil

    Chartwizard : membuat grafi k berdasarkan data yang tampil Copy dan Paste : membuat duplikat data yang tampil Print : mencetak data yang tampil SortAscending atau SortDescending : mengurutkan data yang

    tampil Mengatur format sel data yang tampil Perubahan yang dilakukan terhadap data yang telah disaring akan tetap ada

    keti ka seluruh data ditampilkan kembali. Sebagai contoh, jika dilakukan pen-gurutan data terhadap sel yang tampil, maka akan tetap dilakukan penguru-tan keti ka seluruh data ditampilkan.

    Meskipun dapat dibuat sebuah grafi k berdasarkan data yang telah disaring, grafi k akan berinteraksi dan mengalami perubahan jika dilakukan perubahan terhadap fi lter yang diterapkan pada data. Jika ingin grafi k tersebut tetap dan ti dak berubah, lakukan Copy dan Paste data yang disaring ke dalam worksheet baru dan kemudian buat grafi k berdasarkan data yang telah disalin.

    MENGHILANGKAN AUTOFILTER

    Pada menu Data, dalam grup Sort & Filter, klik Filter untuk menghilangkan fi tur AutoFilter. Jika telah dilakukan penyaringan data sebelumnya, secara otomati s Excel akan menampilkan kembali seluruh baris data.

  • 22 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    MENGGUNAKAN TOP 10 AUTOFILTER

    Penyaringan data dapat dilakukan pada beberapa urutan data terti nggi maupun terendah. Fitur Top 10 AutoFilter menyediakan kemampuan untuk menyaring data sesuai urutan data tanpa proses pengurutan data terlebih dahulu. Sebagai contoh, pada untuk menampilkan 15 data customer dengan Credit_Limit terti nggi pada sheet Customer, lakukan langkah-langkah berikut.

    1. Klik sel pada data list yang memuat nama kolom.2. Jika ti dak dalam mode AutoFilter, klik perintah Filter pada menu

    Data, grup Sort & Filter.3. Klik tanda panah dropdown pada sel yang menjadi kriteria yaitu

    Credit_Limit, arahkan kursor pada Number Filters.

    Gambar 2.3 menu Top 10 fi lter

  • 23Biro Teknologi Informasi BPK RI

    4. Klik perintah Top 10, sehingga muncul tampilan berikut.

    Gambar 2.4 tampilan kotak dialog Top 10 AutoFilter

    Tentukan urutan penyaringan Top atau Bott om; Tentukan jumlah baris data yang akan ditampilkan; Tentukan jenis penyaringan, pilih Items jika ingin melakukan

    penyaringan berdasarkan banyak record data atau pilih Per-cent jika ingin melakukan penyaringan berdasarkan persentase jumlah record.

    5. Klik tombol OK, sehingga tampil hasil penyaringan.

    MENGGUNAKAN CUSTOM_FILTER

    Pada fi tur AutoFilter, penyaringan data dapat dilakukan dengan satu atau dua nilai kriteria pada suatu kolom. Kriteria yang digunakan dapat dipilih dari nilai yang tersedia pada data list atau nilai lain yang didefi nisikan. Sebagai contoh untuk menampilkan data customer dengan Credit_Limit lebih besar 59000 dan lebih kecil dari 95000 (59000 < Credit_Limit < 95000) dapat dilakukan melalui Custom_Filter pada sheet Customer melalui langkah-langkah berikut:

    1. Klik sel pada data list yang memuat nama kolom.2. Jika ti dak dalam mode AutoFilter, klik perintah Filter pada menu

    Data, grup Sort & Filter.Klik tanda panah dropdown pada sel yang menjadi kriteria, arahkan kursor pada Number Filters.

  • 24 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    Gambar 2.5 perintah custom fi lter

    3. Klik pada Custom_Filter sehingga muncul kotak dialog berikut.

    Gambar 2.6 kriteria fi lter kompleks

    Untuk melakukan penyaringan, Tentukan operator perbandingan (sama dengan, ti dak sama

    dengan, lebih besar, lebih kecil, dsb.) dan isi nilai kriteria pada bagian kriteria pertama. Jika menggunakan dua kriteria maka tentukan operator perbandingan dan nilai kriteria pada bagian

  • 25Biro Teknologi Informasi BPK RI

    kriteria kedua; Tentukan relasi kriteria pertama dan kedua, pilih AND jika dua

    kriteria yang ditentukan harus dipenuhi atau pilih OR jika hanya salah satu kriteria yang harus dipenuhi;

    4. Klik tombol OK, sehingga data hasil penyaringan menampilkan data customer yang memiliki limit kredit antara 59000 dan 90000.

    PENYARINGAN DATA BERDASARKAN WARNA

    Ms. Excel 2007 menyediakan fi tur penyaringan data berdasarkan warna. Sebagai contoh, untuk mendapatkan baris data yang berwarna merah pada sheet Inventory, ikuti langkah-langkah berikut:

    1. Klik sel pada data list yang memuat nama kolom.2. Jika ti dak dalam mode AutoFilter, klik perintah Filter pada menu

    Data, bagian Sort & Filter.3. Klik salah satu tanda panah dropdown arahkan kursor pada Filter

    by Color, lalu pilih warna yang menjadi kriteria penyaringan.

    Gambar 2.7 fi lter berdasarkan warna

  • 26 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    B. MENGGUNAKAN ADVANCED FILTER

    Untuk menyaring data dengan kriteria-kriteria yang kompleks dapat menggunakan fi tur Advanced Filter. Dengan Advanced Filter kriteria perbandingan dapat ditentukan pada kolom yang berbeda. Terdapat dua tahap dalam menggunakan Advanced Filter, yaitu

    1. Mengatur rentang kriteria penyaringan2. Mengeksekusi perintah Advanced Filter

    MENGATUR RENTANG KRITERIA

    Rentang kriteria merupakan kondisi-kondisi yang digunakan untuk saat melakukan eksekusi perintah Advanced Filter. Berikut langkah-langkah untuk mengatur rentang kriteria.

    1. Klik pada bagian sheet yang kosong atau buat sheet baru2. Keti kkan nama kolom yang akan digunakan sebagai kriteria pen-

    yaringan data

    Nama kolom harus sama dengan nama kolom pada data list3. Pada baris di bawah nama kolom, keti kkan kriteria penyaringan

    data

    Nama kolom dapat disertakan lebih dari satu kali jika ingin menentukan beberapa kriteria pada satu kolom

    Berikut ini beberapa contoh penulisan rentang criteria pada Excel yang dapat digunakan untuk melakukan penyaringan data dengan Advanced Filter.

    a. Menampilkan baris data yang memenuhi seluruh kriteria yang ditentukanUntuk menampilkan baris data yang memenuhi kriteria yang ditentukan, keti k semua kondisi yang harus dipenuhi pada baris yang sama. Rentang kriteria berikut menampilkan baris data dengan kriteria Work_Dept sama dengan A00 dan Net_Pay lebih besar dari 3000 (>3000) pada sheet Payroll.

    Work_Dept Net_Pay

    A00 >3000

  • 27Biro Teknologi Informasi BPK RI

    b. Menampilkan baris data yang memenuhi salah satu kriteria yang ditentukanUntuk menampilkan baris data yang memenuhi salah satu krite-ria, keti k kriteria-kriteria yang akan digunakan pada baris yang berbeda. Rentang kriteria berikut menampilkan baris data den-gan kriteria Work_Dept sama dengan A00 atau Net_Pay lebih besar dari 3000 pada sheet Payroll.

    Work_Dept Net_Pay

    A00

    >3000

    c. Menampilkan baris data yang berada pada suatu rentang nilaiBerikut ini ditampilkan sebuah kriteria yang menampilkan baris data dengan nilai berada diantara dua nilai yang telah ditentu-kan. Rentang kriteria di bawah menampilkan baris data dengan Net_Pay lebih besar dari 1000 dan Net_Pay kurang dari 2000.

    Net_Pay Net_Pay

    >1000 3000

    C01 >2000

    Jika ingin menentukan beberapa kriteria untuk kolom yang sama dan meng-gunakan sebuah relasi OR, maka dapat dilakukan dengan memasukan nama kolom dua kali dan menempatkan nilai kolom pada baris yang berbeda atau

  • 28 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    juga dapat dilakukan memasukan nama kolom satu kali dan menempatkan satu nilai di bawah nilai lainnya.

    Work_Dept

    E01

    D11

    Atau

    Work_Dept Work_Dept_

    E01

    D11

    Untuk menampilkan semua baris data, pada menu Data, bagian Sort & Filter, klik perintah Clear.

    MENGEKSEKUSI ADVANCED FILTER

    Setelah penentuan rentang kriteria, penyaringan data dengan Advanced Filter dapat dilakukan. Untuk mendapatkan data payroll dengan kriteria Work_Dept sama dengan A00 dan Net_Pay lebih besar dari 3000 (>3000) (dhi. Sesuai contoh criteria poin a ), ikuti langkah-langkah berikut :Akti fk an sheet yang akan disaring (dhi. Sheet Payroll)

    1. Pada menu Data, bagian Sort & Filter, klik perintah Advanced Fil-ter sehingga tampil kotak dialog berikut.

    Gambar 2.8 kotak dialog Advanced Filter

  • 29Biro Teknologi Informasi BPK RI

    2. Untuk melakukan penyaringan, Pilih Filter the list, in-place untuk menampilkan hasil penyar-

    ingan data pada sheet yang sama atau pilih Copy to another lo-cati on untuk menampilkan hasil penyaringan data pada sheet lain. Keti ka Copy to another locati on dipilih, bagian Copy to akan akti f.

    Bagian List Range, menampilkan rentang data list yang akan dilakukan proses penyaringan data.

    Tentukan rentang kriteria pada bagian Criteria range, klik tombol Hide Dialog Box kemudian pilih rentang kriteria (sheet Range Kriteria, sel B2:C3).

    Pilihan Unique records only untuk mengeluarkan hasil penyar-ingan yang sama. Namun untuk menampilkan seluruh baris data hasil penyaringan hilangkan tanda centang pada pilihan tersebut.

    3. Klik OK, sehingga tampil hasil penyaringan data berikut.

    Gambar 2.9 hasil penyaringan dengan advanced fi lter

    Untuk menampilkan semua baris data, pada menu Data, bagian Sort & Filter, klik perintah Clear.

    MENGHILANGKAN NILAI DUPLIKAT

    Ini adalah fi tur baru dalam Microsoft O ce 2007.

    Nilai duplikat terjadi karena adanya nilai suatu kolom pada suatu

    baris data sama dengan nilai pada baris data lain. Pada kondisi ter-

  • 30 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    tentu nilai dalam suatu kolom harus bersifat unik seperti misalnya

    nomor pelanggan, id pegawai dan lain sebagainya.

    Karena akan dilakukan penghapusan data secara permanen, lebih baik jika dilakukan penyalinan rentang sel atau tabel yang asli ke dalam worksheet lain-nya sebelum menghilangkan nilai-nilai ganda/duplikat.

    Sebagai contoh, untuk menghilangkan nilai duplikat pada sheet Data Ganda, ikuti langkah-langkah berikut :

    1. Pilih rentang sel atau klik sheet yang akan diproses (dhi. Sheet Data Ganda).

    2. Pada menu Data, bagian Data Tools, klik Remove Duplicates.

    Gambar 2.10 tampilan grup menu Data Tools

    3. Pada kotak dialog Remove Duplicates, lakukan salah satu atau leb-ih langkah di bawah ini: Di bawah tulisan Columns, pilih satu nama kolom atau lebih Untuk lebih cepat memilih semua kolom, klik Select All Untuk lebih cepat menghilangkan pilihan semua kolom, klik

    Unselect All.

    Jika rentang sel atau tabel mengandung banyak kolom dan hanya akan dipilih beberapa kolom, sebaiknya klik Unselect All kemudian pilih kolom-kolom pada bagian Columns.

    Untuk menghilangkan baris data pada sheet Data Ganda yang mempunyai nilai Cust_No yang sama, maka klik tombol Unselect All kemudian pasti kan kolom Cust_No tercentang.

  • 31Biro Teknologi Informasi BPK RI

    Gambar 2.11 menghilangkan nilai Cust_No duplikat

    4. Klik OK dan Excel menampilkan sebuah pesan yang berisi informasi jumlah nilai duplikat yang telah hilang dan nilai unik yang ada, atau pesan jika ti dak terdapat nilai duplikat.

    Gambar 2.12 nilai duplikat telah hilang

    5. Klik OK.Cara lain untuk menyorot data duplikat dapat dilakukan melalui menu Conditi onal Formatti ng di tab Home grup Styles.

  • 32 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    LATIHAN

    Copy sheet Sales_Reps pada File Lati han.xls dan simpan workbook dengan nama File Lati han Filtering.xlsx. Gunakan fi le tersebut untuk menyelesaikan lati han berikut.

    1. Gunakan AutoFilter untuk menyaring data Sales Reps yang berada di North Vancouver. Lalu tampilkan kembali seluruh data Sales_Reps.

    2. Gunakan AutoFilter untuk menyaring data dengan 10 Sales YTD Year terti nggi.Lalu tampilkan kembali seluruh data Sales_Reps.

    3. Gunakan Advanced Filter untuk menyaring data Sales_Reps den-gan nilai Sales YTD lebih besar dari 30000.

    4. Tampilkan data sales yang berasal dari DEWDNEY dan BURNABY. Gunakan Custom AutoFilter.

    5. Tampilkan data sales yang mewakili kode pos 90017 dengan YTD year lebih dari 20000 tetapi belum mencapai 40000.

    JAWABAN

    1. Berikut ini langkah-langkah untuk mendapatkan data Sales Reps yang berada di North Vancouvec. Klik sebuah sel pada data di sheet Sales_Reps. Klik perintah Filter dalam grup Sort & Filter pada tab Data. Klik tanda panah pada yang terdapat pada kolom Sales_Rep_

    City dan centang hanya pada North Vancouver.Klik perintah Clear dalam grup Sort & Filter pada tab Data.

    2. Berikut ini langkah-langkah untuk untuk menyaring data dengan 10 Sales YTD Year terti nggi.Lalu tampilkan kembali seluruh data Sales_Reps. Saat berada dalam mode AutoFilter, klik tanda panah pada

    kolom YTD_Sales arahkan ke Number Filters dan kemudian klik Top 10.

    Klik OK. Klik perintah Clear dalam grup Sort & Filter pada tab Data.

    3. Untuk mendapatkan data Sales_Reps dengan nilai Sales YTD lebih besar dari 30000, ikuti langkah-langkah berikut : Buat suatu sheet baru dengan nama Kriteria.

  • 33Biro Teknologi Informasi BPK RI

    Pilih sel dan keti kkan judul kolom (sebagai contoh YTD_Sales) Keti kkan > pada sel yang terletak dibawah tulisan judul kolom

    YTD Sales Pindah ke sheet Sales_Reps. Klik sebuah sel pada data di sheet Sales_Reps. Klik perintah Advanced dalam grup Sort & Filter pada tab Data Klik tombol Hide Dialog Box untuk memilih range kriteria pada

    sheet Kriteria dan pilih data kriteria yang telah kita masukkan. Klik OK.

    4. Untuk mendapatkan data sales yang berasal dari DEWDNEY dan BURNABY, ikuti langkah-langkah berikut : Klik sebuah sel data pada sheet Sales_Reps. Klik perintah Filter dalam grup Sort & Filter pada tab Data. Klik tanda panah pada kolom Sales_Reps_City dan arahkan

    pada Number Filter dan klik Custom Filter Tentukan operator perbandingan yang ingin kita gunakan,

    dalam hal ini adalah equal dan keti kkan kriteria yang kita tentu-kan, dalam hal ini adalah DEWDNEY dan BURNABY

    Jangan lupa untuk memilih pilihan operator OR. Klik OK setelah memasukkan operator perbandingan dan krite-

    ria yang ditentukan.5. Berikut ini langkah-langkah untuk mendapatkan data sales yang

    mewakili kode pos 90017 dengan YTD year lebih dari 20000 tetapi belum mencapai 40000. Buat range kriteria dengan ketentuan yang telah ditetapkan,

    dalam hal ini adalah Sales_Reps_ZIP_Code adalah 90017 dan YTD_Year diantara 20000 dan 40000.

    Range kriteria tersebut yang dibuat adalah sebagai berikut:Sales_Rep___City YTD_Sales YTD_Sales

    90017 20000 40000

  • 34 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

  • 35Biro Teknologi Informasi BPK RI

    3Menggunakan Lookup dan

    Fungsi Database

    Suatu nilai dapat tergantung pada nilai yang lain. Seperti halnya permasalahan nilai ti ngkat bunga sering tergantung pada jangka waktu peminjaman. Sama halnya dengan nilai pajak yang tergantung dengan nilai penghasilan dan komisi yang tergantung pada nilai penjualan. Excel menyediakan dua fungsi untuk mancari nilai-nilai sebanding dalam sebuah tabel.

    A. VLOOKUP DAN HLOOKUP

    Dalam menggunakan Excel terkadang suatu nilai harus direferensikan dari nilai yang lain, seperti permasalahan yang digambarkan sebagai berikut :

    Gambar 3.1 contoh penggunaan fungsi Lookup

    Permasalahan yang akan diselesaikan adalah mengisi fi eld Nilai pada

  • 36 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    tabel kedua (tabel yang dibawah) berdasarkan data yang ada pada tabel diatasnya. Hal ini sebenarnya dapat diselesaikan dengan menggunakan percabangan IF, misalnya untuk mengisi sel D8 dapat digunakan rumus =IF(C3=1,$B$2,IF(C3=2,$B$3,IF(C3=3,$B$4,$B$5))).

    Penyelesaian tersebut dapat digunakan jika jumlah golongan yang ada hanya sedikit dan ti dak akan berubah, bagaimana jika jumlah golongan mencapai 100 atau lebih?.

    Untuk menyelesaikan permasalahan tersebut terdapat fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP sebagai berikut :

    VLOOKUP(lookup_ value, table_array, col_index_num [, range_lookup])

    HLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num [, range_lookup])

    Tabel berikut ini menjelaskan parameter-parameter pada kedua fungsi tersebut :

    Variable/Argument Deskripsi

    lookup_value nilai (data kunci) yang akan di cocokkan, baris pertama untuk VLOOKUP atau kolom pertama untuk HLOOKUP.

    table_array range area tempat pencarian data. Sebe-lumnya data referensi yang dicari pada table harus diurutkan terlebih dahulu (ascending order)

    col_index_num kolom (keberapa) yang datanya akan diambil

    range_lookup (Op-ti onal)

    nilai logika yang dimasukkan, jika diisi TRUE maka akan dicari sampai data terdekat, sedang jika diisi FALSE maka akan dicari data yang persis sama.

    Penggunaan VLOOKUP pada sel D8 ditunjukkan dengan rumus =VLOOKUP(C8,$A$2:$B$5,2) dan. C8 adalah data kunci yang mengacu ke data lain. $A$2:$B$5 merupakan rentang area pencarian data termasuk kunci pencarian dan data referensi, dan 2 adalah menunjukkan kolom ke-2 dari rentang data yang digunakan.

  • 37Biro Teknologi Informasi BPK RI

    Penulisan rumus tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan functi on wizard sebagai berikut :

    1. Pilih sel C8.2. Pada tab Formulas dalam grup Functi on Library pilih Insert Func-

    ti on.3. Pilih kategori Lookup & Reference.

    Gambar 3.2 fungsi Vlookup ada di kategori Lookup & reference

    4. Pilih fungsi VLOOKUP. 5. Klik OK kemudian Excel menampilkan kotak dialog Functi on argu-

    ments .

  • 38 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    Gambar 3.3 kotak dialog Functi on Arguments

    6. Pada Lookup_value pilih atau keti k sel C8.7. Pada Table_array, sorot A2 hingga B5,ti dak termasuk judul kolom.8. Tambahkan tanda $ untuk Table_array, sehingga menjadi

    $A$2:$B$5. Tanda $ menjadikan referensi sel absolut.9. Pada Colum_index_num merupakan kolom index nilai yang diref-

    erensikan, dhi. keti k 2 . Klik OK.

    Gambar 3.4 indeks kolom pada table array

    10. Kemudian salin (copy) sel D8 ke dua sel yang lain, dhi D9 dan D10. Hasil table akan tanpak seperti gambar berikut.

  • 39Biro Teknologi Informasi BPK RI

    Gambar 3.5 hasil akhir dan contoh pengkodean

    Pedoman dalam pemakaian VLOOKUP ini adalah kunci pencarian harus berada di kolom paling kiri dari table_array dan kunci pencarian tersebut harus dalam keadaan sudah terurut. Pemakaian HLOOKUP sama dengan VLOOKUP. Perbedaan HLOOKUP dan VLOOKUP hanya terletak dalam hal penyusunan data, yaitu kalau VLOOKUP data tersusun secara verti kal sedangkan HLOOKUP data tersusun secara horisontal.

    B. FUNGSI DATABASE

    Microsoft Excel memiliki kelompok fungsi database yang secara khusus dipergunakan dalam lingkungan database atau pengelolaan data dalam daft ar. Fungsi-fungsi database sering juga disebut fungsi D (D functi on). Sepintas fungsi-fungsi ini mirip dengan fungsi-fungsi stati sti k biasa, namun memiliki manfaat yang spesifi k untuk menghitung data-data yang sesuai dengan kriteria tertentu. Dengan demikian, fungsi-fungsi ini memiliki keisti mewaan untuk melakukan operasi bersyarat, sementara fungsi stati sti c melakukan operasi secara umum terhadap suatu range.

    STRUKTUR DATABASE DALAM EXCEL

    Sebelum mempelajari fungsi database, berikut ini merupakan hal-hal pokok mengenai struktur database yang selanjutnya disebut daft ar (data list) pada Excel. Dalam lembar kerja Excel, suatu daft ar memiliki struktur tertentu sebagai berikut :

    Menempati satu atau beberapa kolom (sampai dengan 256 kolom)

  • 40 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    Baris pertama dari daft ar disebut Header Row atau Judul Ko-lom. Daft ar itu sendiri ti dak harus dimulai pada baris pertama dalam lembar kerja.

    Semua data yang berada pada baris yang terletak dibawah Judul Kolom disebut Record.

    Masing-masing Kolom disebut Field. Sebuah daft ar secara otomati s akan berakhir apabila dijumpai

    baris maupun kolom kosong.

    SINTAKS FUNGSI DATABASE

    Fungsi-fungsi database secara umum menggunakan sintaks (syntax) yang sama sebagai berikut :

    = FUNCTION (database, fi eld, criteria)

    Parameter Deskripsi

    database merupakan range dari sel-sel yang membentuk suatu daft ar atau database, yaitu mulai dari judul kolom hingga record atau baris terakhir dalam daf-tar atau database.

    fi eld menyatakan fi eld (kolom) yang menampung hasil perhitungan fungsi. Untuk menyebutkan fi eld cu-kup menuliskan judul kolom dengan diapit tanda peti k (double quati on mark) atau alamat sel.

    criteria menetapkan kriteria range yang akan digunakan oleh fungsi untuk memilih record-record untuk melakukan perhitungan.

    Fungsi- fungsi database SQLREQUEST dan SUBTOTAL ti dak menggunakan parameter-parameter seperti dalam tabel sebelumnya. SQLREQUEST digu-nakan untuk bekerja dengan database eksternal, sedangkan SUBTOTAL menyediakan nilai subtotal dalam sebuah daft ar.

    Berikut ini beberapa fungsi database yang terdapat dalam Excel :

    1. Fungsi DAVERAGE digunakan untuk mencari nilai rata-rata sekumpulan data dalam daft ar yang sesuai dengan kriteria tert-entu. DAVERAGE berbeda dengan fungsi AVERAGE, karena fungsi

  • 41Biro Teknologi Informasi BPK RI

    DAVERAGE digunakan untuk menghitung nilai rata-rata seluruh kisaran data dalam parameter. Bentuk penulisan rumus fungsi DAVERAGE sebagai berikut :

    = DAVERAGE (database, fi eld, criteria)

    Permasalahan berikut menggunakan fungsi database DAVERAGE untuk menghitung nilai rata-rata seorang siswa.

    Gambar 3.6 contoh penggunaan DAVERAGE

    Fungsi DAVERAGE terletak pada sel C19 dengan formula =DAVERAGE(A1:D13,Nilai,A15:D16) atau =DAVERAGE(A1:D13,4,A15:D16).

    Formula tersebut dapat tercapai dengan menggunakan functi on wizard sebagai berikut : Letakkan kursor pada sel C19. Pada tab menu Formula klik Insert Functi on. Pilih kategori Database.

  • 42 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    Gambar 3.7 fungsi DAVERAGE ada di kategori Database

    Pilih fungsi DAVERAGE. Klik OK, kemudian Excel menampilkan kotak dialog Functi on

    Arguments.

    Gambar 3.8 tampilan isian argument pada wizard

    Pada Database sorot sel A1 hingga D13 , termasuk judul kolom. Pada Field, keti k nomor kolom yang akan diambil nilainya

    (dalam hal ini kolom ke-4 atau kolom dengan judul Nilai. Pada Criteria, sorot sel A15 hingga D16 sebagai kriteria per-

    hitungan. Pasti kan judul kolom dalam daft ar data dan kriteria sama.

    Klik OK, kemudian Excel akan menampilkan hasil perhitungan

  • 43Biro Teknologi Informasi BPK RI

    fungsi DAVERAGE pada sel C19.

    2. Fungsi DCOUNT digunakan untuk menghitung jumlah record dari sebuah daft ar atau database yang memenuhi kriteria tertentu. Tabel berikut memberikan perbedaan fungsi DCOUNT dan DCOUN-TA.

    Fungsi Deskripsi

    DCOUNT Menghasilkan jumlah sel yang memuat data numerik dari sekumpulan data atau database yang sesuai den-gan kriteria tertentu. Parameter fi eld dapat terabai-kan (ti dak diisi). Apabila parameter fi eld kosong maka DCOUNT akan menghitung semua record daft ar data-base.

    DCOUNTA Menghitung sel-sel ti dak kosong (non blank cells) dalam database dengan kriteria tertentu. Fungsi DCOUNT hanya menghitung sel yang berisi data numerik, sedan-gkan DCOUNTA menghitung semua data, yaitu numer-ic, teks, string maupun formula.

    Bentuk penulisan rumus fungsi DCOUNT dan DCOUNTA adalah sebagai berikut :

    =DCOUNT (database, fi eld, criteria)

    =DCOUNTA (database, fi eld, criteria)

    Permasalahan berikut menggunakan fungsi DCOUNT untuk meng-hitung jumlah siswa yang memliki nilai matemati ka lebih dari 7.

  • 44 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    Gambar 3.9 contoh penggunaan DCOUNT

    Pemakaian DCOUNT terletak pada sel C19 den-gan formula =DCOUNT(A1:D13,Nilai,A15:D16) atau =DCOUNT(A1:D13,4,A15:D16). Rumus formula tersebut dapat ter-capai dengan menggunakan functi on wizard sebagai berikut :

    Gambar 3.10 functi on argument DCOUNT

  • 45Biro Teknologi Informasi BPK RI

    Dalam menghitung jumlah record, apabila terdapat fi eld yang memuat data numerik, tanggal dan karakter yang merepresen-tasikan nomor (numerik) pada parameter kriteria, maka dapat dilakukan dengan menggunakan fungsi DCOUNT. Selain itu maka gunakan fungsi DCOUNTA. Fungsi DCOUNT akan menghasilkan nilai 0 apabila digunakan untuk menghitung fi eld non numerik. Contoh permasalahan tergambar sebagai berikut :

    Gambar 3.11 contoh perbedaan penggunaan DCOUNT dan DCOUNTA

    3. Fungsi DGET digunakan untuk memperoleh data dari daft ar data-base yang sesuai dengan kriteria yang ditetapkan. Fungsi ini hanya akan menampilkan data yang sifatnya unik atau tunggal sesuai kri-teria tertentu. Apabila data hasil fungsi DGET bukan data tunggal, maka fungsi ini akan menampilkan pesan kesalahan #NUM!. Apa-bila data hasil DGET ti dak terdapat pada fi eld yang ditunjuk, maka fungsi ini akan menampilkan pesan kesalahan #VALUE!. Sintaks fungsi DGET adalah sebagai berikut :

    =DGET (database, fi eld, criteria)

    Permasalahan berikut menggunakan fungsi DGET untuk memper-oleh nilai Fisika siswa yang bernama Edi.

  • 46 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    Gambar 3.12 contoh penggunaan DGET

    Pemakaian DGET terletak sel C19 dengan rumus =DGET(A1:D13,Nilai,A15:D16) atau =DGET(A1:D13,4,A15:D16).

    4. Fungsi DMAX digunakan untuk mencari nilai terti nggi (terbesar) yang terdapat dalam suatu daft ar database yang sesuai dengan kri-teria tertentu. Sedangkan fungsi DMIN digunakan untuk mencari nilai terendah (terkecil) yang terdapat dalam suatu daft ar database yang sesuai dengan kriteria tertentu. Penulisan fungsi DMAX dan DMIN adalah sebagai berikut :

    =DMAX (database, fi eld, criteria)

    =DMIN (database, fi eld, criteria)

    Permasalahan berikut menggunakan fungsi DMAX dan DMIN

  • 47Biro Teknologi Informasi BPK RI

    untuk mendapatkan nilai terti nggi dan terendah dari mata pela-jaran Matemati ka.

    Gambar 3.13 contoh penggunaan DMAX dan DMIN

    Penggunaan DMAX terletak pada sel D18 den-gan rumus =DMAX(A1:D13,Nilai,A15:D16) atau , =DMAX(A1:D13,4,A15:D16). Penggunaan DMIN terletak pada sel D18 dengan rumus =DMIN(A1:D13,Nilai,A15:D16) atau , =DMIN(A1:D13,4,A15:D16).

    5. Fungsi DSUM digunakan untuk menampilkan hasil penjumlahan data numerik yang terdapat pada daft ar suatu database yang ses-uai dengan kriteria yang tertentu. Bentuk penulisan fungsi DSUM adalah sebagai berikut :

    =DSUM (database, fi eld, criteria)

    Permasalahan berikut menggunakan fungsi DSUM untuk memper-oleh jumlah nilai siswa yang bernama Dedi.

  • 48 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    Gambar 3.14 contoh penggunaan DSUM

    Penggunaan fungsi DSUM terletak pada sel C19 den-gan rumus =DSUM(A1:D13,Nilai,A15:D16) atau , =DSUM(A1:D13,4,A15:D16).

    Fungsi database dapat menggunakan kriteria yang terdapat pada sheet lain dalam satu workbook.

    LATIHAN

    Bila diketahui data seperti yang ada dalam FileLati han.xls. Dokunmen tersebut menggambarkan database sederhana dari sebuah perusahaan, yaitu: Ap_Trans, Ar, Customer, Dept, Empmast, Inventory, Payroll, Sales_Reps, Trans, Vendor dan Work_Depts, Corp Credit Card, Employess_May_with_CCN,

    1. Berapakah gaji bersih rata-rata untuk seorang Designer di perusa-haan tersebut, berapakah gaji terti nggi dan terendah untuk Design-er dan siapakah Designer yang memperoleh gaji terti nggi?

  • 49Biro Teknologi Informasi BPK RI

    2. Berapa jumlah konsumen (Customer) yang diperoleh oleh sales representati ve yang bernama Theodore Spenser?

    3. Berapa jumlah nilai transaksi pada bulan Januari 2010?

    JAWABAN

    1. a. Gunakan sheet Payroll dan Empmast.b. Pada tabel (sheet) Payroll tambahkan 2 fi eld (kolom) Job_Desc dan Name yang berisi data dari tabel (sheet) Empmast dengan menggunakan fungsi VLOOKUP.c. Untuk menghitung gaji bersih rata-rata, gunakan fungsi DAVER-AGE dengan terlebih dahulu membuat tabel kriteria (kolom job-desk yang berisi kriteria Designer).d. Untuk menghitung nilai gaji terti nggi dan terendah gunakan fungsi DMAX dan DMIN.e. Untuk mendapatkan designer dengan gaji terti nggi gunakan fungsi DGET.

    2. a. Gunakan sheet Customer dan Sales_Repsb. Pada tabel (sheet) Customer tambahkan 1 fi eld (kolom) Name yang isinya mengambil dari tabel (sheet) Sales_Reps dengan meng-gunakan fungsi VLOOKUP.c. Untuk menghitung jumlah konsumen, gunakan fungsi DCOUNT dengan terlebih dahulu membuat tabel kriteria (kolom Name yang berisi kriteria Theodore Spenser).

    3. a. Gunakan sheet Trans.b. Untuk menghitung nilai transaksi pada bulan Januari 2000, gunakan fungsi DSUM dengan terlebih dahulu membuat tabel kri-teria (kolom Invoice_Date yang berisi kriteria < 2/1/2000 ).

  • 50 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

  • 51Biro Teknologi Informasi BPK RI

    4Bekerja dengan

    PivotTable

    Database merupakan sekumpulan informasi yang terungkap dari beberapa fi eld dan item yang terdapat dalam beberapa tabel. PivotTable memungkinkan penggunaan beberapa fi eld dalam database ke tabel interakti f yang digunakan untuk analisa, kombinasi dan perbandingan sejumlah data. Oleh karena PivotTable berfungsi sama dengan summarize data sehingga mempermudah pengambilan keputusan. PivotTable hanya bersifat sebagai laporan(report), sehingga data pada PivotTable ti dak dapat diedit. Anda dapat mengubah fokus atau poin awal analisa dan analisa dari fi eld berbeda untuk data yang sama. Disebut PivotTable karena adanya kemampuan berganti poros tersebut.

    A. MEMBUAT PIVOTTABLE

    PivotTable dapat terbentuk dari datadalam Excel maupun dari sebuah aplikasi database. Ikhti sar data pembelian produk tertentu dari seorang vendor dapat terlihat pada contoh PivotTable berikut:

    1. Pilih sel dalam kisaran data yang akan dibuat PivotTable, dhi. sheetAps_Trans dalam fi le FileLati han.xlsx. Klik salah satu sel dalam kisaran A1 sampai dengan I103.

    2. Klik tombol PivotTable pada tab Insert, dalam grup Tables. Excel menampilkan kotak dialog Create PivotTable.

  • 52 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    4.1 kotak dialog Create PivotTable

    a. Pilih data yang akan dianalisa Opsi Select Table or Rangeuntuk menggunakan data dari tabel

    dalam Excel. Opsi Use an External Data Sourceuntuk menggunakan sumber

    data selain Excel.

    b. Pilih lokasi laporan PivotTable. Opsi New Worksheet, laporan ditempatkan pada worksheet

    baru. Opsi Existi ng Worksheet, laporan ditempatkan pada worksheet

    yang akti f.

    Untuk contoh kali ini sorot data dari A1: I103 dan pilih lokasi laporan PivotTable pada New Worksheet.

    1. Klik OK, kemudian PivotTable muncul pada worksheet baru.2. Untuk membuat ikhti sar data, centang fi eld-fi eld yang dibutuhkan

    pada panel PivotTable Field List di bagian kanan, dhi. pasti kan fi eld Vendor_Number, Product_Number dan Quanti ty tercentang. Untuk menambahkan fi eld dapat dilakukan dengan cara klik kanan fi eld kemudian pilih area penempatannya pada PivotTable atau dengan cara klik fi eld dan drag pada salah satu area pada Pivot-Table.

  • 53Biro Teknologi Informasi BPK RI

    Gambar 4.2worksheet PivotTable

    3. Pada tab Opti ons dalam grup PivotTable, ubah nama PivotTable menjadi PivTabTrans.Opsi fi eld tersebut dapat diatur sesuai dengan kebutuhan Anda dan tampilan PivotTable akan mengikuti perubahan tersebut.

    B. TAMPILAN PIVOTTABLE CLASSIC

    Excel 2007 menyediakan tampilan klasik bagi user yang terbiasa dengan Excel versi terdahulu. Untuk mengubah tampilan PivotTable ke bentuk klasik (classic), ikuti langkah-langkah berikut :

    1. Akti fk an sheet yang berisi PivotTable, dhi. sheet yang menampung PivotTable PivTabTrans.

    2. Klik kanan salah satu sel pada tampilan PivotTable, kemudian pilih PivotTable Opti ons.

    3. Excel menampilkan kotak dialog PivotTable Opti ons dan klik tab Display.

  • 54 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    Gambar 4.3 kotak PivotTableOpti ons

    4. Pasti kan kotak Classic PivotTable Layout tercentang.5. Klik OK, tampilan PivotTable akan berubah seperti gambar berikut.

    Gambar 4.4tampilan Classic PivotTable

  • 55Biro Teknologi Informasi BPK RI

    Tampilan classic memungkinkan untuk melakukan drag fi eld yang Anda butuhkan dan menempatkannya langsung ke PivotTable.

    Terdapat empat area dalam PivotTable sebagai berikut :

    a. Page or Report Filter, untuk menampilkan data dari seti ap item tertentu secara terpisah.

    b. Row Labels, untuk menampilkan item fi eld sebagai label baris.

    c. Column Labels, untuk menampilkan item fi eld sebagai label kolom.

    d. Data or Values, untuk menampilkan nilai perhitungan dari Pivot-Table.

    C. MENGUBAH PIVOTTABLE

    Excel menyediakan fasilitas untuk membuat perubahan pada PivotTable seperti mengupdate informasi, mengganti layout dan menyembunyikan atau menampilkan informasi dalam PivotTable.

    UPDATE INFORMASI DALAM PIVOTTABLE

    Keti ka terjadi perubahan pada sumber data, tampilan PivotTable ti dak bisa otomati s mengikuti perubahan tersebut. Untuk menampilkan hasil perubahan data pada PivotTable, klik ikon Refresh yang terdapat pada tab Opti on di grup Data.

    MENGGUNAKAN AUTO FORMAT

    Seperti halnya dengan worksheet, fungsi AutoFormat juga dapat diterapkan pada PivotTable. Untuk menggunakan AutoFormat pada PivotTable, pada tab Design grup PivotTable Styles, klik salah satu model dari pilihan yang tersedia.

    D. MODIFIKASI PIVOTTABLE

    Untuk kebutuhan lebih lanjut, Anda dapat menambah grup data dan mengatur kalkulasi tertentu pada PivotTable.

  • 56 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    GRUP DATA PADA PIVOTTABLE

    PivotTable menyediakan fungsi untuk mengelola dan membuat ikhti sar data. Pengelompokan data PivotTable menggambarkan data lebih luas lagi. Keti ka mengelompokkan item-item PivotTable, Anda membuat satu item yang menampilkan banyak item dalam grup. Pengelompokan dapat terjadi pada ringkasan rentang waktu, angka atau nilai lain.

    PENGELOMPOKAN DATA TEKS

    Pengelompokan item dapat dilakukan ke dalam baris (Row area) atau kolom (Column area) dengan cara memilih seti ap item yang termasuk dalam bagian grup. Berikut ini, pengelompokan untuk nama vendor berawalan huruf B pada PivotTable PivTabTrans :

    1. Akti fk an PivotTable PivTabTrans.2. Tambahkan fi eld Vendor.Vendor_Name ke PivotTable.3. Sorot item-item dari fi eld Vendor.Vendor_Name yang berawalan

    huruf B.4. Pemilihan item dilakukan dengan menekan tombol Ctrl. Cara lain

    dapat dilakukan dengan cara penyaringan data seperti di bab 2.5. Kemudian klik kanan sel tersebut, dan klik Group6. Excel akan menambahkan kolom baru sebelum kolom Vendor_

    Name. Untuk mengubah nama grup, tempatkan kursor pada For-mula Bar, mis keti k nama B Grup Vendor.

    7. untuk menghilangkan grup yang ada, klik kanan pada sel grup dan klik Ungroup

  • 57Biro Teknologi Informasi BPK RI

    Gambar 4.5 grup item teks

    PENGELOMPOKAN DATA WAKTU

    Seti ap item data yang menjelaskan waktu dan tanggal harus memiliki format date atau ti meyang dapat dipahami Excel sehingga dapat dikelompokkan berdarakan waktu tertentu. Berikut ini contoh untuk mengelompokkan data Invoice_Date :

    1. Akti fk an PivotTable dhi. PivTabTrans.2. Masukkan data fi eld Invoice_Date dalam PivotTable.3. Klik kanan sel pada kolom Invoice_Date, kemudian klikGroup...

    Pilih sel yang mengandung data tanggal atau sel header dhi. Invoice_Date.4. Excel menampilkan kotak dialog Grouping. Pilih rentang waktu

    pada Starti ng at dan Ending at.

  • 58 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    Gambar 4.6 grouping waktu

    5. Pilih jenis periode waktu yang ada di kotak By. Untuk pemilihan periode waktu per hari (Days), dapat diatur dengan memasukkan jumlah kisaran hari yang akan tampilkan pada kotak Number of Days. Misalnya kisaran waktunya per tujuh hari dengan menge-ti kkan angka tujuh pada kotak Number of Days.

    6. Gunakan tombol Ctrl untuk menggunakan dua jenis periode seka-ligus.

    7. Klik Ok

    PENGELOMPOKANDATA ANGKA

    Sama halnya dengan data tanggal dan waktu, data ti pe angka juga dapat dikelompokkan dalam kisaran angka tertentu. Sebagai contoh, pengelompokan pada data fi eld quanti ty, sebagai berikut :

    1. Akti fk an PivotTable dhi. PiVTabTrans dan pasti kan fi eld Quanti ty tercentang dan berada pada area Row Labels.

    2. Klik kanan sel pada fi eldquanti ty, kemudian klik Group...3. Excel menampilkan kotak dialog Grouping. Masukkan nilai awal

    padaStarti ng at, nilai akhir pada Ending at dan rentang nilai pada By. Jika Anda ti dak ingin menentukan nilai awal dan akhir pasti kan kotak pada Starti ng at dan Ending at ti dak tercentang.

  • 59Biro Teknologi Informasi BPK RI

    Gambar 4.7pengelompokan data angka

    4. Klik OK dan Excel akan mengubah data pada fi eld Quanti ty dengan nilai pengelompokan dengan rentang nilai 100.

    MENYEMBUNYIKAN ATAU MENAMPILKAN DATA PADA FIELD FILTER DATA

    Fungsi fi lter data dapat juga diterapkan pada PivotTable yaitu untuk menampilkan data tertentu. Berikut ini contoh untuk menampilkan data transaksivendor pada PivTabTrans yang berasal dari kota Austi n :

    1. Akti fk an PivotTable dhi. PivTabTrans dan pasti kan fi eld Vendor.Vendor_City tercentang dan berada pada area Row Labels.

    2. Klik ikon dropdown pada fi eld Vendor.Vendor_City dan pilih data-data yang ingin ditampilkan, dhi. hanya Austi n yang tercentang.

  • 60 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    Gambar 4.8 fi lter data PivotTable

    3. Klik OK

    PERHITUNGAN FIELD

    Excel menyediakan perhitungan data pada PivotTable menggunakan sintaks SUM, COUNT, AVERAGE, Min dan MAX. Excel akan secara otomati s menggunakan perhitungan SUM, namun Anda dapat mengubah sintaks perhitungan tersebut. Sebagai contoh, mengubah perhitungan fi eld Sum of Quanti ty (Total) dengan langkah-langkah berikut :

    1. Akti fk an PivotTable, dhi. PivTab Trans2. Klik kisaran sel dalam kolom fi eld Sum of Quanti ty (Total).3. Pada tab menu Opti ons grup Acti ve Field klik Field Setti ngs.

  • 61Biro Teknologi Informasi BPK RI

    Gambar 4.9 mengubah perhitungan fi eld

    4. Excel menampilkan kotak jendela Value Field Setti ngs. Klik tab Summarize Value By, kemudian klik fungsi Count.

    5. Klik OK.

    CUSTOM CALCULATION

    Custom Calculati oanmerupakan metode membuat nilai perhitungan tertentudari data pada PivotTable. Sebagai contoh, untuk mengetahui prosentasi penjualanke sebuah vendor dapat dilakukan dengan mengganti nilai total ke dalam bentuk prosentasi dengan cara sebagai berikut:

    1. Akti fk an PivotTable, dhi. PivTab Trans dan pasti kan fi eld Invoice_Amount tercentang dan berada pada area Values.

    2. Klik sel dalam kisaran fi eld Invoice_Amount.3. Pada tab menu Opti ons grup Acti ve Field klik Field Setti ngs4. Excel menampilkan kotak jendela Value Field Setti ngs. Klik tab

    Show Values As. 5. Tentukan nilai selPivotTablesesuai denga tampilan yang ada pada

    kotak Show values as seperti tabel berikut, dalam contoh kali ini pilih % of total.

  • 62 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    Opsi Keterangan Normal Menonakti fk an fungsi custom calculati on.

    Di erence From Menampilkan perbedaan nilai dari Base item pada Base fi eld

    % Of Menampilkan porsentase nilai Base item pada Base fi eld

    % Di erence From Menampilkan perbedaan porsentase dari nilai Base item pada Base fi eld

    Running Total in Menampilkan penambahan secara keseluruhan item dalam Base fi eld

    % Of Row Menampilkan nilai dalam ti ap baris atau kategori sebagai prosentase dari total keseluruhan baris atau kategori

    % Of Coloumn Menampilkan nilai dalam ti ap kolom atau seri seb-agai prosentase dari total keseluruhan kolom atau seri

    % Of Total Menampilkan nilai porsentase dari total keseluru-han nilai

    Index Menampilkan hasil perhitungan sebagai berikut :((nilai dalam sel) x (Nillai Total)) / ((Nilai Total Baris) x (Nilai Total Kolom))

    6. Klik OK.

  • 63Biro Teknologi Informasi BPK RI

    Gambar 4.10 mengubah nilai fi eld PivotTable

    MEMASUKKAN CALCULATION FIELD

    Nilai hasil perhitungan dapat pula ditampilkan dalam PivotTable. Sebagai contoh untuk memasukkan bonus sebesar 2% dari jumlah produk untuk pembelian produk dengan jumlah lebih dari 100 dengan langkah-langkah sebagai berikut :

    1. Akti fk an PivotTable dhi. PivTabTrans.2. Klik salah satu seldalam kisaran PivotTable. Sebagai contoh

    gunakanPivTabtrans sel C6.3. Pada tab menu Opti onsdalam grup Tools, klik Command Formulas

    dan kemudian klik Calculated Field.4. Excel menampilkan kotak dialog Insert Calculated Field.

  • 64 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    Gambar 4.11 memasukkan fi eld perhitungan

    5. Masukkan nama Field pada kotak Name, dhi. Bonus.6. Keti kkan rumus perhitungan pada Formula, dhi. if(Quanti ty>100,

    Quanti ty*0.2). Klik Add dan kemudian klik OK.

    Untuk menghapus perhitungan, klik Delete.7. Pilih fi eld yang digunakan dalam perhitungan, dhi. Quanti ty.8. Klik InsertField.

  • 65Biro Teknologi Informasi BPK RI

    Gambar 4.12 fi eld perhitungan dalam PivotTable

    PivotTable yang memiliki lebih dari satu fi eld perhitungan, Excel menempatkan fi eld perhitungan tersebut pada baris terpisah di kisaran Data.

    PENAMBAHAN PAGE FIELDS ATAU REPORT FILTER

    Page Fields membantu untuk mengubah tampilan data untuk satu Field Item atau data untuk semua Field Item pada PivotTable. Dengan manambahkan Page Fieds, otomati s akan menggunakan Report Filter yang dapat membantu untuk menampilkan data secara khusus dalam PivotTable. Sebagai contoh, agar PivotTable dapat menampilkan data dari vendor di lokasi tertentu, gunakan lokasi vendor sebagai PageField dengan langkah-langkah sebagai berikut :

    1. Pilih sel dalam PivotTable, dhi. PivTabTrans.2. Tambahkan fi eld ke area Report Filter, dhi. drag fi eld Vendor.Ven-

    dor_City ke area Report Filter.

  • 66 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    Gambar 4.13 Tampilan Page Fields or Report Table

    Excel akan menampilkan PivotTable dengan tampilan semua item data pada page fi elds(All). Untuk menampilkan data tertentu, misalnya vendor yang berada di kota Ann Arbor dan Bellevue, ikuti langkah-langkah berikut :

    1. Klik tanda panah bawah (dropdown)padafi eld pada Page Fields atau Report Filter di PivotTable, dhi. klik tanda panah bawah pada fi eld Vendor.Vendor_City.

    2. Pasti kan kotak Select Multi ple Items tercentang untuk menampil-kan lebih dari kota tertentu.

    3. Hilangkan centang pada All, kemudian centang item-item yang akan muncul, dhi. pasti kan Ann Arbor dan Bellevue tercentang.

    4. Klik Ok

  • 67Biro Teknologi Informasi BPK RI

    Gambar 4.14 tampilan PivotTable dengan Page Field tertentu

    MENAMPILKAN PAGE FIELDS PADA SHEET TERPISAH

    Ada kalanya Anda membutuhkan data untuk item tertentu dalam satu sheet yang kemudian dapat Anda gunakan sebagai laporan. Excel menyediakan fasilitas untuk menampilkan item tertentu pada Page Field dalam sheet terpisah untuk analisa lebih lanjut. Sebagai contoh, untuk menampilkan penjualan di lokasi tertentu dalam sheet terpisah, ikuti langkah-langkah berikut:

    1. Akti fk an PivotTable dhi. PivTabTrans dan pasti kan fi eld vendor_city berada pada area Report Filter atau Page Fields.

    2. Pilih item-tem data pada Page Fields, dhi pilih All.3. Pada tab menu Opti ons dalam grup PivotTable klik tanda panah

    bawah (dropdown) pada Opti ons.4. Klik Show Report Filter Pages...5. Pilih fi eld yang Anda gunakan dalam sheet terpisah, dhi. Vendor.

    Vendor_City.

  • 68 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    Gambar 4.15 kotak dialog Show Report Filter Pages

    6. Klik OK dan Excel menyalin semua informasi untuk seti ap item fi eld Vendor.Vendor_City ke sheet terpisah.

    Gambar 4.16 tampilan sheet untuk kota Ann Arbor

    E. MEMBUAT PIVOTCHARTS

    PivotChart merupakan bentuk visualisasi dari sebuah PivotTable. Perubahan pada PivotTable akan mempengaruhi PivotChart. Oleh karena itu, langkah terbaik adalah membatasi jumlah baris dan kolom pada PivotTable untuk mendapatkan PivotChart sesederhana mungkin. Terdapat beberapa metode untuk membuat PivotCharts, yaitu :

    PivotChart yang terbentuk dari data PivotTable PivotChart yang terbentuk dari data list (tabel) dalam Excel

    PIVOTCHART DARI DATA PIVOTTABLE

    Sebagai contoh, untuk membuat PivotChart dari data PivotTable

  • 69Biro Teknologi Informasi BPK RI

    PivTabTrans, ikuti langkah-langkah berikut :

    1. Klik salah satu sel pada kisaran PivotTable, dhi. PivTabtrans. 2. Pada tab menu Insert dalam grup Charts, klik salah satu model

    grafi k yang tersedia. Excel akan menampilkan grafi k pada sheet yang sama dengan PivotTable.

    PIVOTCHART DARI DATA EXCEL

    Pada saat PivotChart terbentuk dari data list dalam Excel, maka Excel secara otomati s membuat PivotTable. Sebagi contoh, untuk membuat PivotChartdari data listAp_Trans, ikuti langkah-langkah berikut :

    1. Pilih salah satu sel dalam data list dhi. Sheet Ap_Trans.2. Pada tab menu Insert dalam grup Tables, klik dropdown

    PivotTable. Kemudian pilih PivotChart.3. Excel menampilkan kotak dialog Create PivotChart withPivotTa-

    ble.4. Lakukan langkah-langkah seperti halnya membuat PivotTable.5. Klik OK.

    Excel menampilkan PivotTable dan setelah fi eld-fi eld terdefi nisi dalam area PivotTable, maka PivotChart akan terbentuk secara otomati s.

    Untuk menampilkan PivotChart pada sheet yang berbeda dengan sheet PivotTable, klik Move Chart pada tab menu Design dalam grup Locati on.

    Gambar 4.17 kotak dialog Move Chart

    Opsi New sheet untuk menempatkan PivotChart pada sheet baru dan opsi Object in untuk menempatkan PivotChart pada sheet yang telah tersedia.

  • 70 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    LATIHAN

    1. Dari data pegawai pada sheet Empmast dalam FileLati han.xlsx, buatlah :

    a. Laporan PivotTable yang menyajikan informasi tentang Total Salary berdasarkan nama pegawai, departemen dan level pen-didikan (fi eld: Name_Employee, Work_Dept, dan Educati on_Level)

    b. Buatlah PivotChart pada New Work Sheet yang menyajikan Data tentang Total Pay_per Periode berdasarkan Name_Employee dan Educati on_Level (desain PivotChart ti dak ditentukan)

    c. Tampilkan Laporan PivotTable untuk Total bonus dan Commis-sion berdasarkan Job_Desc untuk Employee Number 000010-000100

    d. Tampilkan PivotTable untuk Data Employee yang menyajikan informasi tentang total salary berdasarkan Date_hired dengan pengelompokkan data Field bulan dan tahun

    e. Dari data PivotTable pada soal 1D. Gunakan Report Filter untuk menampilkan total salary untuk Job_Desc Manager dan Opera-tor

    f. Buatlah Field baru dalam PivotTable untuk penambahan bonus sebesar 50% dari Field Bonus bagi Pegawai yang mendapatkan bonus kurang dari 500

    g. Dari PivotTale pada soal sebelumnya buatlah PivotChartnya pada New Worksheet dengan menggunakan model line

    JAWABAN

    1. Dengan menggunakan data pada sheet Empmast

    a. Laporan PivotTable yang menyajikan informasi tentang Total Sal-ary berdasarkan berdasarkan nama pegawai, departemen dan level pendidikan (fi eld: Name_Employee, Work_Dept, dan Edu-cati on_Level)

    Klik salah satu sel pada tabel Empmast Pada tab menu Insert klik PivotTable Pilih kisaran tabel pada Select a table or range dan pilih New

  • 71Biro Teknologi Informasi BPK RI

    Worksheet. Klik OK. Drag fi eld First_Name, Work_Dept, ke area Row Labels. Drag fi eld Educati on_Level ke area Coloumn Labels dan fi eld

    Salary ke area Values

    b. PivotChart pada New Work Sheet yang menyajikan Data tentang Total Pay_per Periode berdasarkan Name_Employee dan Educa-ti on_Level

    Klik salah satu sel pada tabel Empmast. Pada tab menu Insert grup Tables klik dropdown pada PivotTa-

    ble kemudian klik PivotChart Pilih kisaran data yang akan digunakan dan pilih New Work-

    sheet Drag First_Name ke area Axis Field Drag Educati on_Level ke area Legend Fields Drag Pay_Per_Period ke area Values

    c. Laporan PivotTable untuk Total bonus dan Commission berdasar-kan Job_Desc untuk Employee Number 000010-000100

    Buat PivotTable dengan mendrag Employee_Number, First_Name ke Row Labels.

    Drag Job_desc ke Coloumns Labels . Isi kolom Values dengan Field Bonus dan Field Commission Klik panah bawah yang ada pada Employee_Number, kemudian

    hilangkan centang yang pada Select All Centang fi eld dari nomor 000010-000100 Klik ok

    d. PivotTable untuk Data Employee yang menyajikan informasi tentang total salary berdasarkan Date_hired dengan pengelom-pokkan data Field bulan dan tahun

    Klik salah satu sel di data Excel Empmast Klik Tab Insert, kemudian pilih PivotTable Drag Employee_Number dan First_Name ke daerah Low_La-

  • 72 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    bels Drag Date_Hired ke daerah Coloumn_Labels Untuk menentukan Total Salary, drag Salary ke kolom Values Buat Grup Field pada Field Date_Hired dengan cara

    Klik kanan pada salah satu sel yang ada di Field Date_Hired. Pilih Group kemudian isikan data pada Starti ng at dan Ending

    at seperti tampilan berikut ini Klik Months dan Years untuk mengelompokkan data ber-

    dasarkan bulan dan tahun Klik Ok

    e. Report Filter untuk menampilkan total salary untuk Job_Desc Manager dan Operator

    Ulangi langkah-langkah seperti jawaban soal 1d atau dapat juga dengan menyalin jawaban 1d ke New work Sheet

    Tambahkan Page Field atau Report Filter untuk fi eld Job_desc dengan cara : Drag fi eld Job_desc ke area Report Filter. Klik panah ke bawah yang ada di Page Fields Job_desc Hilangkan centang yang ada pada item All Centang Select Multi ple Items Centang item Manager dan Operator

    Klik Ok

    f. PivotTable untuk penambahan bonus sebesar 50% dari Field Bonus bagi Pegawai yang mendapatkan bonus kurang dari 500

    Buat PivotTable dengan menggunkan Field Employee_Number, First_Name pada Row Labes. Drag fi eld Bonus ke Values.

    Klik salah satu sel pada PivotTableyaitu sell Pada tab Opti ons di grup Tools, klik Command Formulas dan

    kemudian klik Calculated Field Masukkan nama Field yang diinginkan pada kotak Name

    (Penambahan Bonus) Untuk perhitungan data Field yang digunakan dapat dipilih dari

    kotak Fields yaitu pilih Bonus

  • 73Biro Teknologi Informasi BPK RI

    Klik Insert Field Pada kotak formula isikan =if(bonus

  • 74 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

  • 75Biro Teknologi Informasi BPK RI

    5ANALISA DATA

    Adanya analisa data dalam Excel terjadi untuk memperoleh hasil data tertentu. Berikut ini analisa data dilakukan dengan menggunakan fasilitas Goal Seek dan Solver.

    A. BEKERJA DENGAN GOAL SEEK

    Layanan goal seek digunakan untuk mencari salah satu variabel dalam perhitungan apabila sudah diketahui nilai akhir atau hasilnya. Atau pada dasarnya membalik arah kerja suatu formula/rumus atau fungsi. Sebagai contoh, fungsi PMT digunakan untuk menentukan besarnya cicilan berdasarkan besarnya jumlah pinjaman, ti ngkat bunga pinjaman dan jangka waktu pinjaman. Dengan menggunakan Goal Seek jumlah cicilan dapat ditentukan dengan mengubah salah satu dari kreteria yang ada. Untuk lebi memahami fasilitas goal seek, ikuti langkah-langkah berikut :

    1. Buka fi le AnalisaData.xlsx dan akti fk an sheet GoalSeek.2. Dari perhitungan tersebut diketahui angsuran yang harus diba-

    yarkan perbulan sebesar Rp 1.800.252,09. Jika kemampuan untuk membayar cicilan perbulan hanya sebesar Rp 1.500.000,00, maka jumlah pinjaman dapat disesuaikan melalui langkah selanjutnya.

    Gambar 5.1 tabel perhitungan angsuran

  • 76 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    3. Klik sel yang menampung nilai yang telah ditentukan (dhi. C6).4. Pada tab Data, dalam grup Data Tools, klik perintah What-If Analy-

    sis dan klik Goal Seek.

    Gambar 5.2 Perintah Goal Seek

    5. Maka Excel akan menampilkan kotak dialog Goal Seek, dan isilah dengan data berikut : Set Cell; menunjuk ke referensi sel yang berisi formula atau

    fungsi (dhi. C6). To value; nilai yang telah ditentukan. Karena kemampuan

    membayar angsuran sebesar Rp 1.500.000,00 maka keti k -1500000 (tanda negati f karena nilai mengurangi pinjaman).

    By Changing cell; menunjuk ke sel yang akan diubah nilai, dhi. sorot sel C3.

    Gambar 5.3 kotak dialog Goal Seek

    Fasilitas Goal Seek dipergunakan untuk mengubah ti dak lebih dari satu sel.6. Klik OK.7. Klik OK.

    Excel menampilkan hasil perhitungan jumlah peminjaman ber-dasarkan nilai yang telah ditentukan sebagai berikut :

  • 77Biro Teknologi Informasi BPK RI

    Gambar 5.5 tabel setelah perubahan nilai

    Dari perhitungan terbalik diatas diketahui jika kemampuan untuk membayar cicilan perbulan sebesar Rp1.500.000,-/bulan selama 15 tahun dengan bunga 12% pertahun maka peluang jumlah pinja-man adalah sebesar Rp 124.982.496,-

    B. BEKERJA DENGAN SOLVER

    Excel 2007 menyediakan beberapa piranti analisis yang sifatnya merupakan Add-Ins (piranti tambahan) dan salah satu piranti Add-Ins yang termasuk paling sering digunakan yaitu Solver. Solver digunakan untuk mencari sebuah nilai opti mal pada formula suatu sel sasaran dengan mengubah-ubah nilai yang ada pada sel lain. Dengan demikian solver boleh dikatakan mirip dengan goal seek namun kali ini ti dak dibatasi hanya satu variabel saja, melainkan dapat digunakan untuk menganalisa beberapa variabel.

    Terdapat 3 hal yang harus ditentukan dalam menganalisa data dengan menggunakan solver, yaitu :

    1. Menentukan sasaran yang ingin dicapai.2. Menentukan batasan (constraint) yang harus dipenuhi.3. Menentukan sel yang akan disesuaikan nilainya agar sasaran dan

    batasan terpenuhi.Nilai terkaan harus diberikan pada sel yang akan diubah, selanjutnya Solver akan melakukan proses trial and error (coba dan salah) berdasarkan nilai terkaan yang diberikan sampai solusi memenuhi sasaran dan batasan tersebut.

    Anda akan dituntun untuk memahami penggunaan solver melalui permasalahan berikut. Sebuah perusahaan akan mendirikan empat

  • 78 Panduan Praktis Microsoft Excel 2007

    kantor cabang dengan perkiraan biaya sebagai berikut :

    Jens

    Kebutuhan

    Kantor

    Cabang A

    Kantor

    Cabang B

    Kantor

    Cabang C

    Kantor

    Cabang D

    Komunikasi 62.800.000 68.700.000 68.500.000 68.400.000Peralatan Kantor 18.400.000 19.400.000 14.500.000 12.000.000Iklan 55.700.000 42.000.000 43.000.000 30.000.000Gaji Karyawan 371.700.000 388.900.000 370.000.000 379.300.000Sewa Gedung 65.400.000 55.300.000 59.900.000 61.900.000Hiburan 81.400.000 79.500.000 74.500.000 68.900.000Perjalanan 61.900.000 59.800.000 57.300.000 50.100.000

    Dari perkiraan biaya tersebut muncul beberapa batasan berikut :

    1. Maksimal anggaran untuk peendirian empat kantor cabang adalah sebesar Rp 3.000.000.000,-

    2. Anggaran untuk masing masing kantor cabang maksimal sebesar Rp 750.000.000,-

    3. Kebutuhan komunikasi, peralatan kantor, iklan, gaji karyawan, sewa gedung merupakan jenis biaya tetap sehingga nilainya ti dak dapat berubah. Untuk mendapatkan rencana anggaran yang memenuhi batasan kedua, variabel yang dapat berubah adalah biaya hiburan dengan nilai minimum Rp 93.000.000,- dan biaya perjalanan den-gan nilai minimum Rp 80.000.000,-

    Dengan menggunakan fasilitas solver, pembagian alokasi anggaran terbaik dapat tercapai melalui langkah-langkah berikut:

    1. Buka fi le Analis