E-book Trikovi u Excelu 1-20

Trikovi u Excelu

1 do 20

Beograd, 2015.

MCB Menadment Centar Beograd Partner u controllingu

www.mcb.rs/blog 1

BESPLATAN E-BOOK Ova je besplatan e-book.

Ako ti se svidi ovaj e-book, slobodno ga prosledi e-mailom prijateteljima, kolegama, roacima

Ako bude eleo da kopira delove e-booka za svoje potrebe, slobodno to uradi. Dovoljno je da napomene izvor podataka (www.mcb.rs/blog)

Ako te zanima da jo vie naui, moja preporuka je: Menadment

www.mcb.rs/blog (MCB Blog)

http://goo.gl/Lt3O2r (LinkedIN grupa MCB)

http://www.facebook.com/MCBBeograd (Facebook MCB)

http://www.youtube.com/user/mcbbeograd (Youtube MCB)

Controlling

www.icv.rs (ICV Srbija)

http://goo.gl/Ci8Gms (LinkedIN grupa ICV Srbija)

https://www.facebook.com/ICVSrbija (Facebook ICV Srbija)

Bojan epanovi Februar 2015.


www.mcb.rs/blog 2

Sadraj

Trikovi u Excelu 1.deo: Razliiti trikovi ............................................................................................ 3

Trikovi u Excelu 2.deo: Data validation ........................................................................................... 9

Trikovi u Excelu 3.deo: Shortcuts u Excelu 1/3 ............................................................................. 16

Trikovi u Excelu 4.deo: Custom sort .............................................................................................. 17

Trikovi u Excelu 5.deo : Shortcuts u Excelu 2/3 ............................................................................ 23

Trikovi u Excelu 6.deo: Custom View ............................................................................................ 24

Trikovi u Excelu 7. deo: Sekundarna osa, ili kako prikazati podatke u dve skale na chartu ........... 29

Trikovi u Excelu 8.deo: Shortcuts u Excelu 3/3 ............................................................................. 33

Trikovi u Excelu 9.deo: Print Titles ili kako da se prvi red ponavlja na svakom listu u Excelu ........ 34

Trikovi u Excelu 10.deo: Sparklines ili grafikon unutar jedne elije ................................................ 37

Trikovi u Excelu 11.deo: VLOOKUP, druga najee koriena Excel funkcija ili: ta povezuje Excel, biologiju i gospodina Bulajia.............................................................................................. 42

Trikovi u Excelu, 12 deo: Imenovani rasponi ili Kako komplikovane formule nainiti kraim i jasnijim ..................................................................................................................................................... 50

Trikovi u Excelu 13. deo: Kako od Pivot tabele brzo napraviti tabelu sa popunjenim elijama ....... 57

Trikovi u Excelu 14.deo: Besplatno konvertovanje .PDF fajlova u Excel ....................................... 58

Trikovi u Excelu 15.deo: Lake odravanje kompleksnih formula piite ih kao to programeri piu svoj kd ........................................................................................................................................ 60

Trikovi u Excelu 16.deo: Proverite da li vrednost iz jedne tabele postoji u drugoj tabeli ................. 61

Trikovi u Excelu 17.deo: Matrine formule (formule nizova, array formule): Nemogue kalkulacije su (ipak) mogue .......................................................................................................................... 62

Trikovi u Excelu 20.deo: Zato Excel ne moe da pronae neki broj (Excel Find and Replace)? .. 73


www.mcb.rs/blog 3

Trikovi u Excelu 1.deo: Razliiti trikovi Excel sam poeo da koristim 1991. godine. Ustvari, to nije bio ni Excel ve Lotus 1-2-3. I, verovali ili ne, ali sam tabele pravio bez mia s obzirom da mi nije ni postojao 1991. godine. A nije postojao ni Windows, tada smo se zvali Jugoslavija, imao sam kosu do pola lea (ovo zadnje i nije ba tano. Da li izbaciti?

ekaj, ekaj hajde mani YU, Tita i tvoj hipi fazon da li to znai da si zaista pravio tabele bez mia?

Da, zaista sam pravio tabele bez mia. ak i bez Windowsa, sve u DOS-u. Samo nemoj da me pita ta je DOS (nije Demokratska Opozicija Srbije). Moj prvi raunar je bio 286 i imao je itavih 2 Mb memorije! Nije tamparska greka 2 Mb memorije. Mislim da je hard disk bio oko 20 Mb memorije. A tabele ko bela lala. Obraun plata, autorski honorari, obraun amortizacije, obraun poreza, zavrni raun Sve to u vidu tabela, a mnoge od njih jo uvek koristim iako sam ih napravio jo pre 20 godina. Believe it or not!

Ova anegdota deluje udno za novu mouse generaciju (roeni posle 198x) a deluje i malo staromodno. Da ne bude zabune ja sam 1971. godite i jo uvek sebe ne smatram mnogo matorim. No, ponekad je zanimljivo vratiti se u prolost .Posle 20 godina rada u Excelu jo uvek se fasciniram koliko ima novih stvari koje mogu da se naue. Odavno sam shvatio da znam koliko ne znam i da je Excel udovino moan program. Elem, da bih vam malo pomogao da i vi zaradite koju paricu ili barem da utedite malo vremena reio sam da podelim sa vama nekoliko Excel trikova. Teko je rei ta su dobri Excel trikovi; za nekoga e ovo biti otkrovenje od teksta, suva genijalnost, predlog za sledei Ja imam talenta Sa druge strane, za nekoga e ovo biti boza i bespotrebno troenje piksela po ekranuo, barem sam se potrudeo da vam pomognem i to neto vredi, zar ne? Ako imate jo neko pitanje, ideju, elju, estitku ili pozdrave oko Egzela slobodno piite. Dobiete odgovor. By the way, Egzel nije greka u kucanju ve originalni izgovor jedne od mojih simpa polaznice na treningu. Dakle, idemo Trikovi u Excelu by Boki.


www.mcb.rs/blog 4

1. Nepismena sekretarica mi je poslala loe prekucan spisak zaposlenih. Neka slova su velika, neka mala, postoji preveliki razmak izmeu slova. Imam 500 imena i ja sam oajan!

Menjaj sekretaricu bolje uzmi neku zgodnu cica-macu. Ovo je klasian problem koji se reava vrlo jednostavno. Treba da upotrebi funkcije TRIM i PROPER. Stani i eliju B2 i napii formulu: =TRIM(PROPER(A2)) U eliji B2 dobie ispravno napisano Novak okovi.

2. Wauuuuuu, ovo zaista deluje. A ta ako elim da iskopiram podatke iz kolone B u neku drugu

kolonu? Kada radim kopiranje, excel napie samo prazna mesta? Treba da koristi opciju PASTE SPECIAL VALUES.

Oznai kolonu B Kopiraj podatke (Copy) Idi na neku drugu kolonu (npr. kolona D) Klikni desno dugme. Odaberi opciju Paste Special. Odaberi opciju Values (trea odozgo). I

to je to.


www.mcb.rs/blog 5

3. Ok, reeno. Sada sam napisao imena i prezimena ispravno. Inae, zaposlio sam i novu

sekretaricu (mjauuu ). elim da odvojim ime i prezime u posebnu kolonu. Kako to da uradim?

Za ovaj zadatak koristi sledee funkcije:

LEFT FIND MID LEN

Reenje je dato na slici:

E, a da li Excel moe automatski da mi napie broj Marije arapove? Da, naravno samo u tvojim snovima. Sedi gdi si


www.mcb.rs/blog 6

4. Poeo sam da piem podatke u redovima/horizontalno (januar, februar, mart). Meutim, pogreio sam i elim da mi se podaci nalaze u kolonama/vertikalno. Pomagaj

Koristi opciju PASTE SPECIAL TRANSPOSE.

Obelei podatke od B2 do E2 Kopiraj (Copy) Klikni na B3. Klikni desnim dugmetom i odaberi opciju Paste Special. tikliraj opciju

Transpose.

Dobie rezultat kao na sledeoj slici.


www.mcb.rs/blog 7

Ova opcija radi i obrnutno (iz horizontale u vertikalu). Jedino ne radi sa sekretaricama njih nikako ne moe da prebaci iz vertikale u horizontalu . 5. elim da brzo napiem ponedeljak, utorak, sreda

Napii u A1 Ponedeljak. Napii u A2 Utorak. Obelei obe elije (selektuj). Stani u donji, desni ugao elije A2. Pojavie se mali kvadrati, a kursor e se pretvoriti u

mali krsti. Povuci nadole. To je to.

Probaj ovo da uradi i sa sledeim kombinacijama:

1, 2 100, 200 1000, 2000 Pon, Uto Jan, Feb Januar, Februar

Ukoliko ti se ne pojavljuje Sreda, etvrtak to znai da nema default kodni raspored za Srbiju. Idi na Control Panel, odaberi Regional Settings i promeni kodni raspored na Srbija. 6. esto mi se deava da elim da iskopiram gornju eliju. npr, nalazim se na eliji A2 i elim da iskopiram eliju A1. ja obino idem gore, pa copy, pa se spustim dole pa paste E, jarane moj, jarane moj

Napii u eliji A1 BOKI TI SI CAR, EXCELOVOG SRCA GOSPODAR! Sii do elije A2. Pritisni CTRL + D.

CTRL + D kopira eliju iznad. 7. Super ti je ova skraenica. Da li moe da mi apne jo neku? Otvori novi fajl. Napii u njemu Prvi fajl. Otvori drugi fajl (CTRL + N). Napii u njemu Drugi fajl Otvori trei fajl.Napii u njemu Trei fajl.

Pritisni CTRL + TAB. Pritisni jo jednom CTRL + TAB. Pritiskaj do besvesti CTRL + TAB.

Kapito?CTRL + TAB prebacuje iz fajla u fajl.


www.mcb.rs/blog 8

8. Hoemo jo, hoemo jo, hoemo jo.

Otvori novi fajl. Pritisni SHIFT + F11 Pritisni opet SHIFT + F11 Pritisni jo jednom SHIFT + F11

SHIFT + F11 slui za otvaranje novih sheetova. Moe ovako do besvesti i nazad. 9. pleease. Kada si ve bio zaludan i kada si otvorio toliko sheetova, onda bi bilo zgodno i da naui kako se kree izmeu sheetova.

Pritisni CTRL + PageDown Pritisni jo jednom CTRL + PageDown Pritisni CTRL + PageUP Pritisni CTRL + PageDown Pritisni CTRL + PageUP

ma, pritisni ta god hoe valjda si ve ukapirao CTRL + PageDown/PageUp slui za etanje izmeu sheetova. 10. I NA KRAJU S obzirom da si bio toliko uporan do proita ovaj tekst do kraja evo i jedne male zagonetke. Radi kao kontroler u kompaniji i analizira prodaju po prodavnicama. BUD znai BUDGET, a ACT znai ACTUAL. Razlika se zove VARIANCE ANALYSIS. Kau da slika vredi hiljadu rei. Kako da dobije ovu sliku?

Ukoliko ti se svia ovaj tekst, PII KOMENTARE. Napii ta te zanima u Excelu, koje probleme ima, ta bi voleo da naui iz Excela. Ja u ti svakako odgovoriti.


www.mcb.rs/blog 9

Trikovi u Excelu 2.deo: Data validation Ba dok sam razmiljao o emu da piem, kolegica sa posla me zamolila da joj pomognem oko ujednaavanja unosa podataka u Excel tabeli. Naime, napravila je praznu tabelu u Excelu koju je dala na popunjavanje drugima. Naravno, kada neto moe krenuti naopako, obino se to i desi. Poto je unos bio slobodan, svako je unosio tekst na razliit nain: sa malim slovima, velikim slovima, sa poetnim velikim slovom, neko je zaboravio iskljuiti Caps Lock itd. Nakon popunjavanja vraena joj je tabela sa kolonom u kojoj je trebalo da budu dve razliite vriednosti (Muki ili enski) a dobila ih je desetak. Kada se gleda tako popunjena tabela, ak se i moe proitati. Problem nastaje kada se pokuaju napraviti sumarni pregledi, filtriranja i sortiranja. Naime, za Excel je ista re napisana malim slovima razliita od iste rei napisane velikim slovima. Kolegica je rekla da joj ne predstavlja problem ispraviti podatke tako da budu ujednaeni jer poznaje odgovarajue funkcije (TRIM, PROPER, UPPER, LOWER). Pitala je kako spreiti budue pogrene unose, odnosno kako omoguiti samo unose sa padajue liste. Odgovor na to je Data Validation. Najvea korist koju ova opcija prua je ograniavanje moguih unosa u elije. Excel prihvata samo unose koje definiete. Na taj nain imate ujednaene podatke, to je veoma bitno kod sumarnih pregleda, kalkulacija, filtriranja i sortiranja. Ukratko, ova opcija radi na sledei nain:

selektujete elije za koje definiete mogue unose; definiete mogue vrednosti (u obliku liste, raspona brojeva, datuma, duine teksta itd.); pri unosu se dobija padajua lista sa definisanim opcijama; Excel ne prihvata unose koje niste definisali i javlja greku.

Osim toga, moete:

definisati poruku za pomo pri unosu; definisati poruke pri pokuaju pogrenog unosa; koristiti postojei spisak kao listu raspoloivih opcija; istai elije iji sadraj ne odgovara zadanim opcijama (ovo se deava kada su podaci

uneseni pre nego koristite Data Validation). Evo kako se koristi Data Validation. Napomena: ovde su prikazane slike iz Excela 2007/2010. Skoro isti nain rada je i u staroj verziji Excela 2003.


www.mcb.rs/blog 10

Korak 1.

Korak 2.

Korak 3.


www.mcb.rs/blog 11

Korak 4.

Korak 5.

Korak 6.


www.mcb.rs/blog 12

Korak 7.

Korak 8.


www.mcb.rs/blog 13

Korak 9.

Korak 10.


www.mcb.rs/blog 14

Korak 11.

Korak 12.


www.mcb.rs/blog 15

Korak 13.

Korak 14.

Korak 15.


www.mcb.rs/blog 16

Trikovi u Excelu 3.deo: Shortcuts u Excelu 1/3 E, sada dolaze na red i shortcuts (skraenice). esto me polaznici pitaju:

A zato ljudi koriste skraenice kada postoji mi? Postoje dva razloga:

Tabele su nastale 80-ih godina (Lotus 1-2-3, VisiCalc). Mi (mouse) je izmiljen tek posle 90 godine. Ukratko, mnogi korisnici su radili u tabelama bez mia. Npr, ja sam skoro 5

godina radeo u Lotusu 1-2-3 bez upotrebe mia Mnogo je bre raditi sa tastature. Imate 10 prstiju, a sa miom koristite samo 2 prsta. ta

rei? Dakle, evo i spiska. Napravili smo spisak 45 shortcuts. Ovo je prvi spisak od 15 korisnih skraenica.

1. Formatiranje obekta, CTRL + 1 2. Insertovanje tekueg datuma, CTRL + 3. Insertovanje tekueg vremena , CTRL + SHIFT + 4. Ponavljanje poslednje akcije, F4 5. Editovanje comment, SHIFT + F2 6. Autosum selektovanih elija, ALT + = 7. Drop down lista, ALT + strelica nadole 8. Unoenje nekoliko linija u eliju, ALT + ENTER 9. Insertovanje novog sheeta, SHIFT + F11 10. Editovanje elije, F2 11. Hajdovanje reda, CTRL + 9 12. Hajdovanje kolone, CTRL + 0 13. Unhajdovanje reda, CTRL + SHIFT + 9 14. Unhajdovanje kolone, CTRL + SHIFT + 0 15. Rekalkulisanje formula, F9


www.mcb.rs/blog 17

Trikovi u Excelu 4.deo: Custom sort Novi trikovi u Excelu ovog puta o Custom Sortu.

Sigurno ste bili u situaciji da tabelu u Excelu prikaete tako da je sortirana (poreana) po redosledu sadraja u elijama. Tada biste koristili komandu za sortiranje. Ukoliko je u pitanju tekst, sortirali biste abecedno (A-Z, ili Z-A) a ukoliko su u pitanju brojevi, sortirali biste od najmanjeg do najveeg (0-9), ili od najveeg do najmanjeg (9-0). Za komplikovanija sortiranja sortirali biste tabelu po dve, tri ili vie kolona. A ta ste radili da sortirate tabelu po mesecima, gde su imena meseci napisana u obliku teksta? Kliknuli biste na Sort a Excel ih poreda: april, avgust, decembar, februar, januar, juli, juni, maj, mart, novembar, oktobar i septembar. Isto se deava ako sortirate kolonu po danima u sedmici: etvrtak, nedelja, petak, ponedeljak, sreda, subota, utorak. Ovo se deava jer Excel sortira tekst po abecedi.

Kako objasniti Excelu da redosled imena meseci i imena dana u sedmici ne sledi abecedu? Neki pomou formula izvlae redne brojeve meseci u posebnu kolonu pa sortiraju po njoj, drugi runo preslaguju tabelu, trei Eh, trei

to reko Maca: Nie veze, oi moje lepe. Reenje je u opciji Custom Sort. Ova opcija omoguava da sami napravite svoj redosled sortiranja. I taj redosled ne mora biti ni abecedni ni po redosledu brojeva. Pri sortiranju umesto uobiajenog abecednog ili sortiranja po brojevima odaberete svoje sortiranje. Idealno reenje za nestandardno sortiranje, poput sortiranja po imenu meseci ili po imenu dana u sedmici. Ili po bilo emu drugom. Tabela u primeru sadri podatke o ljudima, gradovima, iznosima i danima u sedmici. Recimo da elimo sortirati tabelu po danima u sedmici (ponedeljak, utorak). Obino sortiranje bi poredalo dane u sedmici abecedno (etvrtak, nedelja, petak, ponedeljak, sreda, subota, utorak).


www.mcb.rs/blog 18

Da bi Excel znao koji je redosled dana u sedmici, potrebno je da definiete posebnu listu za sortiranje. To ete uraditi na sledei nain: Korak 1: Kliknite na samo jednu eliju unutar tabele i na tabu Data odaberite Sort.

Korak 2: Odaberite kolonu po kojoj elite sortirati (Dan).


www.mcb.rs/blog 19

Korak 3: Na listi Order odaberite Custom List.

Korak 4: U levom prozoru odaberite novu listu (NEW LIST).


www.mcb.rs/blog 20

Korak 5: U desnom prozoru unesite dane u sedmici po eljenom redosledu (ponedeljak, utorak, sreda, etvrtak, petak, subota, nedelja). Nakon unosa svakog dana pritisnite tipku ENTER.

Korak 6: Kliknite na dugme Add za dodavanje nove liste za sortiranje u spisak postojeih.


www.mcb.rs/blog 21

Korak 7: Lista se pojavljuje u levom prozoru. Proverite da je ona odabrana i kliknite na dugme OK.

Korak 8: Sada se vidi da e kolona biti sortirana po danima u sedmici na odgovarajui nain. Kliknite jo jednom na dugme OK.


www.mcb.rs/blog 22

Korak 9: Kolona je sortirana po danima u sedmici.

Idui put kada imate potrebu za ovakvim sortiranjem po danu u sedmici, samo odaberite listu u levom prozoru i kliknite na dugme OK. Liste za sortiranje moete dodavati, menjati i brisati. Ovo je 4.tekst o trikovima u Excelu. Da li ima neka tema koja vas posebno zanima?


www.mcb.rs/blog 23

Trikovi u Excelu 5.deo : Shortcuts u Excelu 2/3

Ovde je novih 15 shorhcuts (preica sa tastature).

1. Selektovanje podataka u regionu, CTRL + A (CTRL + *) 2. Pokazivanje formula, CTRL + SHIFT + ` (CTRL + ~) 3. Absolutne i relativne reference, F4 (dok editujete eliju) 4. Formatiranje kao currency, CTRL + SHIFT + 4 5. Formatiranje kao number, CTRL + SHIFT + 1 6. Ouline border, CTRL + SHIFT + 7 7. Otvaranje dijaloga za makro, ALT + F8 8. Kopiranje gornje elije, CTRL + D 9. Sledei worksheet, CTRL + TAB 10. Prethodni worksheet, CTRL + SHIFT + TAB 11. Sledei sheet, CTRL + PgDn 12. Prethodni sheet, CTRL + PgUp 13. Kraj baze podataka, CTRL + End 14. Poetak baze podataka, CTRL + Home 15. etanje po bazi podataka, CTRL + strelice levo/desno/gore/dole


www.mcb.rs/blog 24

Trikovi u Excelu 6.deo: Custom View Kako sauvati postavke filtera i skrivenih redova i kolona za kasniju upotrebu?

Dugo se nisam javljao jer sam bio u fazi preispitivanja. Pitanje je glasilo: da li da nastavim da izvlaim iz naftalina najkomplikovanije Excel zahvate i objanjavam ih nadugo i nairoko jer ih je teko objasniti u samo nekoliko reenica?

Alternativa je bila da smislim neto lake, korisnije i zanimljivije, a naroito krae (da, ovde je duina bitna). Ta alternativa mi je bila jako privlana. Problem je predstavljala samo jedna sitnica: nisam imao pojma ta da stavim u alternativu.

Jedan patuljak na levom (ili desnom, ne seam se ba najbolje) ramenu kae: Samo ti nastavi sa naftalinskim zahvatima, ljudima je to potrebno, tako da ne moraju da itaju hrpe knjiga i odlaze na tamo neke duge kurseve gde upoznaju samo bubuljiave trebere i rune ribe. Pa ta ako je nadugo i nairoko? Ako hoe da naue, neka se malo i pomue.

Pazi, majku mu, stvarno je tako, pomislim ja i ponem da piem tekst o Excelovim 3-D matrinim formulama.

Ali ne lezi vrae: jednom zakotrljana grudva krenula je niz brdo i pretvorila se u lavinu. Tako je i alternativa sa poetka prie poela da poprima jasnije obrise. Na kraju je stala ispred mene i rekla: Hou van, vodi me u etnju. Rekao sam da u je izvesti pod uslovom da ne plai prolaznike koji zastanu da je bolje pogledaju, da ne grize one koji je ele pomilovati i, ukratko, da ne zaalim to sam je poveo meu ljude.

Tokom te prve etnje sam poblie upoznao Alternativu: umiljata je, zna kada treba da prestane da gnjavi (za razliku od autora ovog teksta) a najvanije je da ne zaudara po naftalinu. Ipak, trenutak otkrovenja se desio kada je jedna gospoa uzviknula oduevljeno: Ih, pa nisam ni znala da na svetu ima ovakvih pasa.

I tako ja shvatim o emu treba da piem (ili bar ja mislim da treba): o stvarima koje nisu obavezno komplikovane, koje su potrebne ljudima, koje im olakavaju ivot i, najvanije od svega, o mogunostima Excela o kojima se malo zna, jo manje govori a pogotovo malo koristi. Govorim o obinim opcijama koje se vide na trakama s alatima, ali ih veina ljudi ne vidi ili ne zna emu slui.

Prva u nizu (verujte mi na re, ima ih mnogo) je Pohranjeni ili prilagoeni prikaz. Ukratko, promenite prikaz radnog lista na nain da npr. ukljuite filtere, sakrijete neke redove i kolone. Zatim taj prikaz pohranite. Vratite se na prvobitni prikaz i kada elite da ponovo vidite podatke s ukljuenim filterima i skrivenim redovima i kolonama prosto odaberete kreirani prikaz. Ovo je korisno ukoliko pravite kompleksne prikaze sa mnotvom filtera i sakrivanjem kolona i redova.


www.mcb.rs/blog 25

Dakle, kako napraviti Custom View?

Prvo sauvajte originalan (uobiajeni) prikaz na sedei nain: na traci View kliknite na Custom Views.

Korak 1: Custom View na traci View

Korak 2: Prozor za dodavanje prikaza Kliknite na dugme Add za dodavanje novog prikaza.

Dajte prikazu prikladno ime i Kliknite na OK dugme.

Korak 3: Imenovanje originalnog prikaza


www.mcb.rs/blog 26

A sad, rokenrol: izmenimo prikaz aktivnog radnog lista. Kako? Pa, eto, ukljuite nekoliko filtera, sakrijte poneki stubac, sakrijte nekoliko redova.

Korak 4: menjanje originalnog prikaza

Poto smo podesili eljeni prikaz, treba ga sauvati. Klik na View traku pa na Custom Views. Opet dugme Add za dodavanje novog pregleda:

Korak 5: Kreiranje prikaza

Dajemo ime novoj bebici Ah, da! Usput, ukljuite kvaice ukoliko elite da se u prikazu sauvaju i podeavanja za tampu (prva kvaica) i/ili skriveni redovi i stupci i postavke filtera (druga kvaica).


www.mcb.rs/blog 27

Korak 6: Imenovanje prikaza i podeavanje opcija

Klik na dugme OK za pohravnjivanje prikaza.

Eh, sada moemo da se igramo prekidaem. Ima redova, nema redova; ima kolona, nema kolona, ukljuen filter, iskljuen filter

Da vidimo da li radi: Na traci View klik na Custom Views. Aha, evo ih: Originalni (prvi kojeg smo napravili) i Filter_1 (ovaj sa filterima). Ima jo nekih, ali oni nisu tema dananje emisije.

Odaberimo Originalni i klik na Show dugme za prikaz. I evo ih, svi su tu.

A sad Filter_1 pa dugme Show i vide se samo oni koji su proli kroz sito, pardon filter.

Korak 7: Izbor prikaza

Sad ga ima, sad ga nema.

Kada nam ovi prekidai dosade, moemo ih se otarasiti na sledei nain: na traci View klik na Custom Views, odaberemo prikaz i kliknemo na dugme Delete.


www.mcb.rs/blog 28

Korak 8: Brisanje prikaza

Vana napomena: prikaz se moe prozvati samo kada je aktivan onaj radni list na kome je prikaz kreiran.

A o 3-D matrinim formulama u jednom od narednih nastavaka. Ko ita, taj i doeka (ili tako nekako).


www.mcb.rs/blog 29

Trikovi u Excelu 7. deo: Sekundarna osa, ili kako prikazati podatke u dve skale na chartu

Nakon 6 (est) tekstova o raznim funkcijama, skraenicama, menijima, filterima i sortiranjima, mislim da je red da se malo pozabavimo i grafikim aspektom Excela.

Za poetak dosta jednostavna, ali nita manje mona stvar: sekundarna (dvojna) osa.

Kada sam je otkrio, zaalio sam to ranije nisam vie itao uputstva a manje uio metodom pokuaja (pa ta bude). Utedeo bih tada mnogo muke i vremena.

Verovatno ste bar jednom bili u situaciji da na istom grafikonu treba da prikaete dve serije podataka, sa velikom razlikom u vrednostima.

Slika 1: Tabela sa dve serije podataka, gde su brojevi u jednoj seriji mnogo vei


www.mcb.rs/blog 30

Zamislimo da treba da prikaemo odnos dobi zaposlenika i njihovih plata. Jedna serija e prikazivati podatke o dobi a druga o visini plate.

Slika 2: Grafikon sa dve serije podataka gde se ne vidi korelacija izmeu podataka usled prevelike razlike.

U takvoj situaciji grafikon je taan, ali i neupotrebljiv. Zato? Pa, zato to je razlika u brojevima tolika da se korelacija izmeu dobi i plate ne moe uoiti.

U takvim situacijama najee se jedna serija obrie, ili se naprave dva grafikona, ili se izrauna neki koeficent pa se on stavi na grafikon, ilida ne nabrajam. Dosta esto ljudi sasvim odustanu od prikaza takvih podataka.

Sekundarna (dvojna) osa omoguava smislen prikaz dve serije podataka na grafikonu, ak i kada je razlika izmeu vrednosti jako velika. Dvojna osa je dodatna vertikalna osa sa desne strane koja prikazuje jednu seriju podataka u razliitoj skali. Taj prikaz je proporcionalan primarnoj osi (koja prikazuje drugu seriju podataka), tako da se lako moe uoiti korelacija izmeu serija podataka (u ovom sluaju, izmeu dobi i plate).

Slika 3: Prikaz dve serije podataka pomou sekundarne ose


www.mcb.rs/blog 31

Da biste napravili prikaz sa sekundarnom osom, prvo napravite obini grafikon sa prikazom svih potrebnih podataka.

Korak 1: Kreiranje grafikona sa dve serije podataka

Selektujte jednu seriju podataka i kliknite na desnu tipku mia. Odaberite Format Data Series.

Korak 2: Selektovanje serije podataka


www.mcb.rs/blog 32

U Series Options odaberite Secondary Axis i kliknite na dugme Close za zatvaranje prozoria.

Korak 3: Odabir sekundarne ose

Sa desne strane ete videti sekundarnu osu u sopstvenoj skali koja je razliita od primarne ose na levoj strani.

Korak 4: Prikaz druge serije podataka na sekundarnoj osi u razliitoj skali

Na taj nain ete uoiti korelaciju izmeu dve serije podataka.


www.mcb.rs/blog 33

Trikovi u Excelu 8.deo: Shortcuts u Excelu 3/3

16 novih shortcuts (preica sa tastature).

1. Zumiranje, CTRL + Toki na miu 2. Selektovanje kolone, CTRL + SPACE 3. Selektovanje reda, SHIFT + SPACE 4. Ubacivanje reda, CTRL + Numerika tastatura PLUS 5. Brisanje reda, CTRL + Numerika tastatura MINUS 6. Spisak names , F3 (kada editujete eliju) 7. Only Visible Cells; F5 (Go To) zatim Special i odaberi Visible Cells Only 8. Kopiranje; CTRL + C 9. Paste; CTRL + V 10. Otvaranje fajla; CTRL + O 11. tampanje; CTRL + P 12. Novi fajl; CTRL + N 13. Find; CTRL + F 14. Replace; CTRL + H 15. Undo; CTRL + Z 16. Insertovanje hiperlinka, CTRL + K


www.mcb.rs/blog 34

Trikovi u Excelu 9.deo: Print Titles ili kako da se prvi red ponavlja na svakom listu u Excelu

Za ovaj put pripremili smo neto jednostavno, ali nita manje korisno: Print Titles.

Za poetak, zamislite tabelu sa petnaestak stubaca, popunjenu brojkama. Zamislili ste takvu tabelu na papiru? Lepo. A sada, zamislite da ta tabela ima nekoliko stotina ili, ne daj Boe, hiljada redova Zamislili ste? Dobro, a sada, kako takva tabela izgleda na papiru?

Izgleda lepo, zar ne? Sada uzmite, recimo, dvanaesti list i pogledajte deveti stubac. Znate li o kojem podatku je re? Naravno da ne znate jer su imena stubaca prikazana samo na prvom listu a na ostalim ne.

To je problem kad odtampate veliku tabelu na vie listova: imena stubaca su prikazana samo na prvom listu. Kako se ljudi dovijaju u ovakvim situacijama? Stavljaju papire pod konac, lepe, kopiraju i ta sve ne. Uas!

Sreom, u Excelu postoji opcija za prikaz imena kolona na svakom listu: zove se Print Titles. Prosto ko pasulj: Page Layout, Print Titles, Odaberete red ili vie njih za koje elite da se ponavljaju na vrhu tabele na svakom listu i to je to.

Evo i kako:

Na meniju Page Layout odaberite Print Titles.

Ako koristite Excel 2003, idete na opciju File pa onda Page Setup.

Korak 1: Opcija Print Titles na meniju Page Layout


www.mcb.rs/blog 35

Odaberite Sheet.

Korak 2: Tab Sheet opcije Print Titles


www.mcb.rs/blog 36

Kliknite na Rows to repeat on top (redovi koji e se ponavljati na vrhu). Sada kliknite na red (ili vie njih) za koji elite da se ponavlja na svakom listu.

Korak 3: Odabrani redovi koji e se ponavljati na svakom listu

Kliknite na OK.

Usput, moete selektovati i stupce za koje elite da se uvek prikazuju sa leve strane (Columns to repeat at left). Ovo je korisno ukoliko je tabela jako iroka, tako da se na jednom listu ne mogu prikazati svi stupci. U takvim situacijama korisno je uvek videti krajnji levi stubac.

Na ovom linku je interaktivni multimedijalni prikaz podeavanja ove opcije .Svi komentari su dobrodoli.


www.mcb.rs/blog 37

Trikovi u Excelu 10.deo: Sparklines ili grafikon unutar jedne elije

Iamara me Bojan neki dan, i to sa punim pravom: na relativno jednostavno pitanje odgovorio sam da takva opcija ne postoji. Zaboravio sam na jedno od najvanijih pravila, a to je da kada neto ne koristi redovno, pone da zaboravlja. Pouka prie: Ukoliko elite da budete dobri u Excelu, stalno ga koristite. Najgore to moete da uradite je da se bojite greke.

E, dobro, dosta teorije, da preemo na konkretne stvari. Bojane, predlaem da za ove tekstove uvedemo ogranienje na duinu teksta jer u opet krenuti od Kulina bana, preko Markovih konaka pa kad stignemo do sri

Elem, za ovaj put mislim da je vreme da predstavimo novinu koja je stigla sa verzijom Excela 2010. ini mi se da je Irma traila tekst o Sparklines, pa evo

Sparklines su potpuna novina koja je stigla sa verzijom 2010. Ukratko, to je grafikon unutar jedne elije. Kako radi? Ubacite sparkline, odaberete raspon elija (koje sadre brojeve) koje elite prikazati i na kraju eliju u koju elite smestiti sparkline. Izmenom vrednosti u elijama mjenja se i sparkline. Postoje tri oblika sparkline a mogu se i dodatno formatirati po pitanju boja, prikaza najveih i najmanjih vrednosti itd.

emu slui? Vrlo je zgodan kod velikih tabela sa mnogo redova i kolona koje sadre brojane podatke jer se trendovi ne mogu tako lako uoiti a grafikon sa prikazom svih vrednosti bi bio prenatrpan.

Dakle, otvorite fajl sa tabelom koja sadri brojane podatke. U ovom primeru napraviemo prikaz za svaku osobu, tj.za svaki red brojanih podataka. Kliknite u eliju u koju elite ubaciti sparkline.

Slika 1: Dodavanje sparkline


www.mcb.rs/blog 38

Selektujte raspon elija koje prikazujete i eliju u koju ete smestiti sparkline.

Slika 2: Odabir elija

Dobili ste sparkline za odabrane elije, tj.samo za jedan red podataka. Sada ga svucite nanie ba kao kod kopiranja formula.

Slika 3: Kopiranje sparkline


www.mcb.rs/blog 39

Za promenu vrste sparkline selektujte sve elije sa sparklineom kojima elite izmeniti izgled i kliknite na meni Design.

Slika 4: Selektovanje sparkline

Odaberite Line (Linijski), Column (Stubii) ili Win/Loss (Dobit/Gubitak).

Slika 5: Promena vrste sparkline


www.mcb.rs/blog 40

Odreene podatke moete i naglasiti: minimalne i maksimalne vrednosti, poetak i kraj te negativne vrednosti.

Slika 6: Promena opcija prikaza sparkline

Za promenu boje sparklinea odaberite odgovarajui uzorak u meniju Design.

Slika 7: Promena formata sparkline


www.mcb.rs/blog 41

Obrisati moete celu grupu (niz) sparklines ili samo odabrane. Kliknite desnom tipkom mia na sparkline, zatim na Sparklines i odaberite da li elite da obriete odabranu grupu ili samo odabrani sparkline.

Slika 8: Brisanje sparkline

Sve u svemu, napokon smo dobili dugo oekivanu mogunost grafikog prikaza unutar jedne elije. Najvie koristi emo imati kod velikih tabela sa mnogo redova i kolona iji bi prikaz na jednom grafikonu bio u najmanju ruku nezgrapan.

Na ovom linku je interaktivni prikaz koritenja opcije Sparklines. Ukljuite zvunike i sledite upute (kliknite tamo gde pokazuju ute strelice).


www.mcb.rs/blog 42

Trikovi u Excelu 11.deo: VLOOKUP, druga najee koriena Excel funkcija ili: ta povezuje Excel, biologiju i gospodina Bulajia

PROLOG

Pre petnaestak godina, ba negde u ovo doba, doe meni dobra prijateljica i umesto dobar dan ili neeg slinog osu paljbu jo sa vrata: J te tvoj Excel ugavi, da te j! Umalo da izgubim posao zbog njega! Posluavi tvoj savet, gospodina Bulajia sam prekrstila u Biologic a, kako je jako sujetan i jo vie uticajan, malo je nedostajalo da dobijem otkaz.

Pitate me ta se desilo? Pa, kad ve navaljujete, evo

in prvi

Daleko najkoritenija funkcija u Excelu je sigurno suma. A znate li koja je druga? Ne znam ni ja, ali gajim odreene sumnje. Nakon vie od 15 godina koritenja Excela jedna funkcija odskae po uestalosti koritenja.

ta je zajedniko izdavakim kuama, vojsci, bankama, javnom sektoru, privatnim, meunarodnim i nevladinim organizacijama? Osim injenice da je moja malenkost radila u bar po dva predstavnika svakog od njih? E, pa zajedniko im je da svi pri koritenju Excela osim funkcije za zbir najee koriste funkciju LOOKUP.Postoje VLOOKUP i HLOOKUP, uz napomenu da se VLOOKUP daleko ee koristi pa emo se ovde baviti samo njim.

emu slui VLOOKUP? Prosto reeno, ova funkcija koristi vrednost iz jedne tabele, nalazi tu vrednost u drugoj tabeli i daje vrednost odreene kolone u istom redu. Ovako verovatno zvui komplikovano pa emo demonstrirati na jednostavnom primeru.

in drugi

Recimo da u jednoj tabeli imate spisak osoba sa podacima o JMBG, imenu i prezimenu.

Slika 1. Tabela s imenima u koju treba dodati adrese iz druge tabele


www.mcb.rs/blog 43

Potrebni su vam podaci o adresi tih osoba. Naalost, adrese se nalaze u drugoj tabeli koja ne sadri imena i prezimena ve samo njihove JMBG-ove s adresama.

Slika 2. Tabela s JMBG i adresama iz koje treba dobiti adrese

Potrebno je na neki nain povezati ove dve tabele, tako da svakom JMBG-u iz prve tabele pridruite odgovarajuu adresu iz druge tabele. Za one koji se bave bazama podataka ovo ne predstavlja problem jer koriste join. Ovaj tekst pokazuje kako se to radi u Excelu.

ta je potrebno za povezivanje ove dve tabele? Zajedniki podatak, odnosno kolona koja se nalazi u obe tabele. U naem sluaju to je kolona JMBG.

Slika 3. Obe tabele s oznaenim zajednikim kolonama (JMBG)


www.mcb.rs/blog 44

Da bi se dobio podatak o adresi za svaki JMBG i dodao u prvu tabelu, VLOOKUP funkcija koristi vrednost u prvoj tabeli (JMBG) (korak 1), nalazi istu vrednost (odabrani JMBG) u drugoj tabeli s adresama (korak 2) i oitava sadraj odreene kolone (u naem sluaju adresu odgovarajueg JMBG-a) korak 3. Konano, vraa rezultat u eliju u koju ste ubacili funkciju (korak 4).

Slika 4. ema rada funkcije VLOOKUP

Ovo je najvanije u vezi LOOKUP-a. Bitno je da shvatite kako funkcija radi, sve ostalo je tehnika.

Ima jo nekoliko sitnica na koje morate obratiti panju pri koritenju funkcije VLOOKUP, ali vie o njima na kraju.


www.mcb.rs/blog 45

Dakle, odaberite eliju u koju elite dodati adresu. Ubacite funkciju (Insert=>Function, ili kombinacija tipki SHIFT+F3). Ukucajte VLOOKUP i pritisnite dugme Go. U listi odaberite VLOOKUP i kliknite na OK. Pojavljuje se prozor za definisanje argumenata funkcije.

Slika 5. Prozor u kome se definiu argumenti funkcije VLOOKUP

Intermezzo

Ovde moram napraviti digresiju i iskoristiti trenutak da dam malo objanjenje o funkcijama uopte.

Mada Excel ima preko 300 ugraenih funkcija, gotovo sve rade na manje-vie isti nain: odaberete funkciju, nahranite je (definiete argumente) i dobijete rezultat. Argumenti su parametri koje funkcija koristi da bi radila. Funkcije imaju razliit broj argumenata: od jednog ili nijednog pa do 3-4 ili ak i vie. Npr. za funkciju sabiranja morate definisati brojeve koje sabirate. Ti brojevi su argumenti funkcije sabiranja.

in trei

Dakle, VLOOKUP ima 3+1 argument: 1. lookup_value (vrednost iz prve tabele, u naem sluaju to je JMBG iju adresu traimo), 2. table_array (lookup tabela, ili raspon elija u drugoj tabeli u kojoj traimo vrednost), 3.col_index_num ili redni broj kolone/stupca iz kojeg traimo rezultat (kolona s adresom), ali brojano od kolone koja je zajednika obema tabelama (JMBG) udesno.

Kada sam naveo 3+1 argument, to znai da su 3 argumenta obavezna a jedan opcioni (neobavezan). U gornjem prozoru (vai za sve funkcije) obavezni argumenti su oznaeni podebljanim slovima a opcioni obinim tekstom. Ipak, bolje je definisati i neobavezne argumente a videete i zato.

Usput, verovatno se ve pitate kakve veze sve ovo ima sa gospodinom Bulajiem sa poetka? Hehehe, bez brige, uskoro dolazimo i do toga.


www.mcb.rs/blog 46

Dakle, idemo definisati argumente funkcije VLOOKUP (struni termin), ili nahraniti funkciju (moj izraz).

Lookup_value je vrednost iz prve tabele s imenima za koju traimo adresu u drugoj tabeli. Kliknite u ovo polje a zatim na JMBG u tabeli s imenima. Dakle, traimo taj JMBG.

Slika 6. Odabir vrednosti koju traimo

Table_array je raspon elija u koji gledamo kako bismo pronali odgovarajui JMBG i eljenu adresu. Kliknite u ovo polje i odaberite raspon elija u tabeli s adresama (lookup tabeli), ali tako da selektujete prvo zajedniku kolonu (u ovom sluaju JMBG) i kolone desno od nje. Ovo je bitno jer moda kolona JMBG nije prva kolona u lookup tabeli. Pri odabiru obavezno ukljuite i imena kolona. Pazite na to da raspon elija sadri dolasrke oznake ($) ispred imena kolona i broja redova (npr. $A$1:$D$8).Ovim ste definisali raspon elija u kome traite JMBG-ove.


www.mcb.rs/blog 47

Slika 7. Odabir raspona elija u kome traimo odabranu vrednost

Col_index_num je redni broj kolone koja sadri vrednost koju traimo (adresa), brojano od zajednike vrednosti (JMBG) u lookup tabeli. Zajednika kolona (JMBG) u ovom raunanju je uvek prva a ako je adresa 1 kolonu udesno, onda ovde unesite broj 2. Znai, ovo je redni broj stupca s traenom vrednou (adresom) u odabranom rasponu (table_array).Ovim ste definisali redni broj kolone iji sadraj traite u odabranom rasponu.

Slika 8. Unos rednog broja kolone u selektovanom rasponu elija koja sadri traenu vrednost


www.mcb.rs/blog 48

Range_Lookup definie ta funkcija da radi ukoliko ne pronae odgovarajuu vrednost u lookup tabeli (ukoliko traeni JMBG ne postoji u tabeli s adresama). False znai da trai tanu vrednost (odgovarajui JMBG) a ako ga ne pronae, da javi greku, dok True znai da u sluaju nepostojanja odgovarajueg JMBG-a kao rezultat vrati vrednost najslinijeg JMBG-a. Ukoliko ostavite ovo polje prazno, Excel e se ponaati kao da ste uneli True, odnosno, ako ne pronae traeni JMBG, vratie adresu JMBG-a koji je najsliniji traenom. U ovom sluaju (odabrali ste True, ili ostavili prazno), ak i ako se traeni JMBG nalazi u tabeli a neki slian njemu je zbog sortiranja blii poetku tabele, funkcija e odabrati pogrean JMB. Preporuujem da koristite False, osim ukoliko vam je ba svejedno hoete li dobiti taan ili priblian rezultat. Ovim ste definisali da funkcija trai izriito identine JMBG-ove.

Slika 9. Podeavanje da li je prihvatljiva tano odabrana vrednost, ili je prihvatljiva i priblina ili slina

Ukoliko ste pravilno uneli argumente, u ovom prozoru ete ve videti rezultat za odabrani JMBG.

Kliknite na dugme OK, kopirajte formulu u elije ispod i proverite rezultate. Eto, nadam se da nisam previe zapetljao.

EPILOG

Ah, da Kao to verovatno pretpostavljate (a ukoliko ne pretpostavljate, znai da sam loe objasnio), prijateljica iz prologa nije unela FALSE u argumentu Range_Lookup a funkcija (poto nije pronala gospodina Bulajia) pokupila je najsliniju re (Biologic).

Vane napomene (gotovo da ima vie napomena nego osnovnog teksta, ali takva je funkcija a bojim se da neto ne izostavim):


www.mcb.rs/blog 49

Kada selektujete lookup tabelu (table_array argument), uvek selektujte od kolone koja je zajednika obema tabelama udesno, tako da je zajednika kolona prva u odabranom rasponu elija. Ovo je bitno jer nekada zajednika kolona moda nee biti prva kolona u lookup tabeli.

Vrednost koju treba da dobijete treba da je u lookup tabeli u koloni koja je desno od zajednike kolone u istoj tabeli. VLOOKUP funkcionie samo udesno, ali ne i ulevo.

Kada selektujete table_array, pazite na to da u prozoru definisanja argumenata funkcije raspon elija sadri dolarske oznake ($) ispred imena kolona i broja redova (npr. $G$1:$H$25). Najlake ete to uraditi ako u nakon odabira Table_Array-a selektujete raspon i pritisnete tipku F4 dok se ne pojave dolarske oznake ispred oznake kolone i broja reda.

Ovo (apsolutna referenca) je bitno zbog kopiranja formule: ukoliko ne postavite dolarske oznake, raspon e se pri kopiranju promeniti i funkcija nee dati tane rezultate (prosto je neverovatno koliko se ovo esto javlja). O apsolutnim i relativnim referencama nekom drugom prilikom.

Toplo preporuujem da definiete argument Range_Lookup (TRUE/FALSE). Ako ostavite prazno a Excel ne nae traenu vrednost u lookup tabeli (ili je u poretku slina vrednost blia vrhu table), onda e uzeti najsliniju vrednost, to najee ne elite (setite se gospodina Bulajia).

Negde se navodi da lookup tabela mora biti sortirana po zajednikoj vrednosti obe tabele, inae funkcija nee dati taan rezultat. Po mom iskustvu, nije obavezno da tabela bude sortirana, ali je bitno da sadri jedinstvene vrednosti (vidi dalje).

Za pravilan rad LOOKUP funkcije obavezno je da lookup tabela sadri jedinstvene vrednosti zajednike kolone. U naem primeru to znai da se jedan JMBG u tabeli s adresama ne sme ponavljati, odnosno moe se pojaviti samo jednom. Kada bi se pojavio vie puta i to sa razliitim adresama, funkcija LOOKUP bi pokupila onu adresu koja je prva u tabeli a ostale zanemarila.

Jako esto se deava da funkcija javi da nema odgovarajue vrednosti u lookup tabeli, mada ona tamo postoji. Najee se to deava u sluajevima gde su brojevi u jednoj od tabela formatirani kao tekst. Takvi brojevi izgledaju jednako, ali ih Excel tretira kao tekst i ne moe da povee babe i abe. U takvim sluajevima je potrebno brojeve unesene kao tekst konvertovati u brojeve i funkcija e dati pravi rezultat. Ovo je takoe jedan od kandidata za najei uzrok greke u rezultatu funkcije VLOOKUP.


www.mcb.rs/blog 50

Trikovi u Excelu, 12 deo: Imenovani rasponi ili Kako komplikovane formule nainiti kraim i jasnijim

IMENOVANI RASPONI

U vreme kada sam bio mlad i nadobudan (nauio poneto o Excelu), mislio sam da znam mnogo. Sve do jednog dana

Kolega mi je poslao fajl pripremljen u Excelu sa podacima o artiklima, naruenim koliinama i jedininim cenama, sa ciljem da ja taj fajl malo vizuelno doteram i proverim tanost formula.

Formule nisu komplikovane, lako e se snai bilo je poslednje to sam uo pre nego to je kolega otiao na godinji odmor.

Hajd, lepo, pomislih i bacih se na posao. Uistinu, tabela nije bila komplikovana, ali je kontrola formula poela da mi zadaje glavobolje. Da se odmah razumemo: nije bilo mnogo kolona ni komplikovanih prorauna, ali je bilo dosta redova pa sam se u jednom momentu uhvatio kako se pitam da li elija $A5655 na jednom radnom listu odgovara zbiru raspona elija G$696:O$891 sa drugog i jo etiri slina raspona sa treeg radnog lista, podeljenog sa nekim udnim koeficentom.

Slika 1. Prvobitni izgled tabele


www.mcb.rs/blog 51

Poto je rok za zavretak kontrole bio jue, nazovem kolegu (koji je ve bio na plai), unapred se radujui to u mu bar malo pokvariti odmor.

- Ahaaaaa, znai, to te ulja vedro je odvratio. Nikakav problem, daj mi par minuta pa u ti poslati verziju koja te nee zbunjivati.

Ostadoh u udu, pitajui se kako to misli pojednostaviti za nekoliko minuta. Ve sam sebe zamiljao kako itam uputstvo od 300 stranica u kome sve lepo pie i, naravno, ne zavravam posao na vreme. Ma, kakvo vreme, ne zavravam ga nikako! Uistinu, za nekoliko minuta stigao mi je e-mail sa fajlom koji je izgledao identino onome kojeg sam ve imao. Samo izgledao.

Slika 2. Izgled tabele nakon izmena


www.mcb.rs/blog 52

Umesto slova, brojki i dolarskih znakova u formulama je pisalo: cena*koliina, SUM (koliina), AVERAGE (cena), cena u eurima, ukupna cena u eurima itd. Oseao sam se poput oveka koji je mislio da je slep a onda je odjednom skinuo sunane naoari.

Slika 3. Prikaz formula nakon izmena

Nisam mogao izdrati pa sam ga uvee opet nazvao (nisam se usuivao da mu jo jednom pokvarim dan na plai) kako bih saznao kako je to napravio, a naroito kako je to uspeo za tako kratko vreme.

Pa, vidi, u pitanju su tzv. imenovani rasponi. Odabere raspon elija i da mu neko ime. Nakon toga, u formulama koristi ime tog raspona umesto referenciranja na elije. Tako su formule mnogo krae i jasnije. Naravno, onda ih i neko ko nije upoznat sa fajlom poput tebe, moe lako razumeti.


www.mcb.rs/blog 53

A kako pravi imenovane raspone?

Odabere raspon elija i u gornjem levom uglu (gde se vidi adresa aktivne elije) ukuca ime raspona (u ovom primeru Koliina) i pritisne tipku ENTER. Pazi da ime raspona ne poinje donjom crtom ili brojem i da ne sadri razmake.

Slika 4 Pravljenje imenovanog raspona pomou Address Cell

- Onda, verovatno, u formuli samo ukucam ime raspona?

- Upravo tako: Excel ak prepoznaje prva slova imena raspona i automatski ti nudi raspone koji odgovaraju unesenim slovima. A spisak kreiranih imenovanih raspona moe videti ili ubaciti u formulu klikom na adresu aktivne elije i odabirom eljenog raspona.

Slika 5. Excel prepoznaje imenovani raspon


www.mcb.rs/blog 54

- Mogu li se rasponi elija na koje se odnose imenovani rasponi promeniti? Mislim na situacije kada npr. dodam nove redove koje elim ukljuiti u ve imenovani raspon?

- Da, ali mora ii na meni (tab, ribbon) Formulas pa odabrati Name Manager. Odabere raspon, klikne na Edit, selektuje eljene elije, potvrdi pritiskom na kvaicu i klikne na dugme Close.

Slika 6. Izmena postojeeg imenovanog raspona

Brisanje je takoe lako: odabere imenovani raspon i klikne na Delete. Naravno, brisanje raspona ne znai i brisanje podataka na koje se imenovani raspon odnosi, ve samo brisanje imena. Kod brisanja zapamti da e sve formule koje koriste imenovani raspon koji brie javiti greku.

- Lako je kreirati imenovani raspon za jednu grupu elija. Pretpostavimo da imam tabelu sa 20 kolona, moram li 20 puta ponoviti postupak za kreiranje imenovanih raspona?

- Ne, postoji mnogo bri nain: selektuj kolone (ukljuujui i imena kolona) i na meniju Formulas odaberi Create from selection, ukljui opciju Top Rows i dobie 20 imenovanih raspona koji se odnose na 20 kolona. Svaki raspon e dobiti ime po imenu kolone.

Slika 7. Pravljenje imenovanih raspona na osnovu odabranih podataka


www.mcb.rs/blog 55

- elim promeniti kurs eura? Vidim imenovani raspon u formulama i formule ispravno funkcioniu, ali ga ne vidim u spisku imenovanih raspona u gornjem levom uglu.

Slika 8 Imenovani raspon EUR se vidi u formulama, ali se ne vidi na spisku imenovanih raspona

- Pa izgledalo bi neprofesionalno da imamo usamljenu eliju na koju e se formule referencirati. Reenje je da se napravi imenovani raspon koji nee biti nijedna elija ve e biti pohranjen u memoriji fajla. U ovom sluaju to je kurs eura (1,95583 KM). Kada se u formuli bude koristio raspon pod imenom EUR, koristie se vrednost koju si uneo (1,95583).

Na meniju Formulas odaberi Define Name. Dodeli ime (EUR) a u polju Refers to unesi kurs eura. Jako bitna stvar je da li se imenovani raspon odnosi samo na odreeni radni list ili na ceo fajl.

Slika 9. Kreiranje imenovanog raspona u memoriji fajla


www.mcb.rs/blog 56

Napomene:

Kod brisanja imenovanih raspona paziti na formule koje se referenciraju na imenovani raspon koji eli obrisati jer formule vie nee funkcionisati.

Kod kreiranja imenovanih raspona je bolje koristiti meni Formulas i definisati odmah je li imenovani raspon na nivou radnog lista ili fajla. Ovo je jako osetljivo pitanje jer mogu postojati dva imenovana raspona s istim imenom na dva radna lista. Kod komplikovanijih formula ovo lako moe da zbuni. Preporuujem da se imenovani rasponi kreiraju na nivou fajla, ili bar da imaju jedinstvene nazive.

Najava: Poto imamo sve sastojke (Data Validation, VLOOKUP i Imenovane raspone), uz jednu licu INDIRECT funkcije, u jednom od narednih tekstova emo pokazati kako napraviti pametne padajue liste, odnosno, kako napraviti da kada se u jednoj padajuoj listi odabere jedna opcija da se sadraj druge padajue liste automatski mjenja.


www.mcb.rs/blog 57

Trikovi u Excelu 13. deo: Kako od Pivot tabele brzo napraviti tabelu sa popunjenim elijama

Pivot tabele su odlian alat, ali imaju manu: radi preglednosti dosta polja prikazuju praznim. Ovo je naroito nezgodno kada elite podatke iz pivot tabele da prikaete na klasian nain.

Ovo je lako reiti ukoliko imate Excel 2010 ili 2013: ukljuite opciju Repeat Row Labels i reena stvar. Ukoliko koristite Excel 2007 ili ne daj Boe stariju verziju, onda imate problem.

Originalna pivot tabela se ne moe menjati, tako da je potrebno napraviti kopiju podataka pa ih urediti.


www.mcb.rs/blog 58

Trikovi u Excelu 14.deo: Besplatno konvertovanje .PDF fajlova u Excel

Do ruku mi je nedavno dola adresa sajta za besplatnu konverziju .PDF fajlova u Excel (http://www.convertpdftoxls.com). Radi dosta jednostavno: uradite upload svog .PDF fajla na njihovoj stranici, a oni vam poalju link za download Excel fajla. Odmah pri uploadu dobijete procenu koliko dugo e konverzija trajati.

Slika 1.: Stranica za konverziju .PDF fajlova u Excel format

A emu to (kao u onom vicu o 4 vrste ljubavi)? Stvarno, zato konvertovati .PDF fajl?

Obino je razlog potreba da se podaci dodatno urede, bilo da je u pitanju sadraj ili format, a nemate originalni fajl ve samo verziju sauvanu u .PDF formatu.

Zato nemate originalni fajl? Zato to je originalna verzija izgubljena, ili se ne zna ko je autor originalnog fajla, ili je .PDF fajl skinut sa nekog sajta, ili Da ne nabrajam.

Na tritu imate mnotvo alata za konverziju .PDF fajlova u Excel. Namerno koristim re trite jer se veina tih alata naplauje a kvalitet uveliko varira. Od onih koji se mogu dobiti besplatno malo ih je koji zadovoljavaju kvalitetom.

Elem, posetim sajt http://www.convertpdftoxls.com i uradim upload .PDF fajla koji se sastojao od jednostavne tabele na jednoj stranici. Razmiljao sam ovako: ako ne uradi dobro prostu tabelu sastavljenu samo od brojki i slova, neu dalje ni pokuavati.

Prvi korak je bio prilino obeshrabujui: procenjeno vreme konverzije: 30 minuta (kao: zbog optereenosti servera. Pokuao sam narednih dana vie puta i svaki put dobio istu poruku, tako da mislim da je to standardno vreme potrebno za konverziju jedne stranice).

Ipak kada sam nakon pola sata dobio link za download konvertovanog fajla, prijatno sam se iznenadeo: fajl je konvertovan upravo kao da je napravljen u Excelu, s oblikom slova i bojama pozadine elija.


www.mcb.rs/blog 59

Onda sam odluio pokuati postepeno sa sve komplikovanijim i obimnijim fajlovima.

Na istu stranicu sam dodao jednostavan grafikon i .PDF je porastao sa 33 KB na 182 KB. Procenjeno vreme konverzije: opet 30 minuta i nisu lagali. to se tie kvaliteta, sadraj i raspored elija je sauvan, ali je potpuno izgubljen grafikon koji je bio na istom radnom listu kao i tabela. Takoe je izgubljena i boja pozadine elija.

Pokuao sam sa grafikonom preko celog lista i sa pivot tabelom. Rezultati? Opet je grafika izgubljena a sauvani su samo brojevi. to se tie pivot tabele, dosta vjerno je konvertovana, uz napomenu da kolone treba ostaviti neto irim, inae moe doi do greke pri konverziji.

Ukratko: ukoliko ste u urbi, dobar alat za jednokratne konverzije kraih dokumenata ili pojedinanih stranica. Kvalitetna konverzija sadraja elija, dok se formatiranje gubi kako kompleksnost izvornog fajla raste. Takoe, ne obrauje dobro grafike elemente. Za obimnije dokumente ba treba dosta vremena. Vreme potrebno za konverziju je prilino tano procenjeno. i najbolje od svega: besplatan je.

Da ne zaboravim: nakon konverzije va Excel fajl e vam biti dostupan 24 sata, nakon ega e biti automatski obrisan. Takoe ga moete obrisati i ranije.

Naravno, ukoliko vam je dugo ekati po pola sata, na stranici imate link za drugi alat koji radi bre i koji, naravno, nije besplatan.

Za:

ukoliko ste u urbi dobar alat za jednokratne konverzije kraih i jednostavnih dokumenata

ukoliko vam format elija nije bitan, njihov sadraj je izuzetno vjerno sauvan najvee prednosti: ouvanje sadraja elija, cena

Protiv:

ouvanje formata elija opada kako raste kompleksnost izvornog fajla najvee mane: vreme potrebno za konverziju, gubljenje grafikih elemenata

Moe posluiti zavisno od potreba i mislim da e svako pronai neto za sebe.


www.mcb.rs/blog 60

Trikovi u Excelu 15.deo: Lake odravanje kompleksnih formula piite ih kao to programeri piu svoj kd

Ako niste znali, svoje formule moete pisati i slino nainu na koji programeri piu svoj kd radi lake itljivosti. Taj pristup je naroito koristan pri pravljenju kompleksnih i ugnjedenih formula (formula unutar formula), kao i formula koje ukljuuju vie logikih operatora poput IF, OR, AND i slinih.

Zato biste pisali formule na takav nain? Pa, kod sloenijih formula vrlo lako se izgubiti: Gde je poetak? ta je uslov emu? Gde staviti zagradu? Gde mi nedostaje zagrada? Gde sam pogreio? itd.

Pogledajte formulu ispod i pokuajte otkriti ta ona radi::

=IF(DAY(AT$11)=1;INDIRECT(Volumes!&ADDRESS(ROW();COLUMN());TRUE);AVERAGE(INDIRECT(Volumes!&ADDRESS(ROW();COLUMN()-(DAY(AS$11)));TRUE):INDIRECT(Volumes!&ADDRESS(ROW();COLUMN());TRUE)))

Ukratko, formula proverava eliju sa datumom i ako je prvi dan u mesecu, vraa odreenu vrednost a ako nije, vraa razliitu vrednost. Naravno da ste shvatili logiku formule. Pravo pitanje je: koliko vam je vremena trebalo?

Pogledajte istu formulu napisanu malo drugaije:

Za uvlaenje redova koristio sam razmak a za prelom reda unutar elije kombinaciju tipki ALT+ENTER. Ne brinite: to ni na koji nain ne utie na funkcionalnost ili tanost formule.

Programeri imaju mogunost dodavanja komentara na kraju svake linije koda. Na taj nain i nakon dosta vremena (a lako se zaboravi) lako otkriju ta koji red programa radi. Takoe, to je dobro kada neko drugi treba da ureuje kod.

U Excelu moete dodati komentar na neto drugaiji nain a da opet ne poremetite funkcionalnost ili ispravnost formule. Dodajte sledee:

+ N (va opis formule ili jednog njenog dela)

Svoj tekst stavite izmeu navodnika. N funkcija konvertuje brojeve i datume u brojane vrednosti, ali kada je u zagradi tekst uvek vraa nulu. Ovako ste logiku kompleksne formule prikazali vizuelno i stavili napomene unutar formule.

Za lake razumevanje sloenih formula preporuujem koritenje imenovanih raspona. O imenovanim rasponima moete vie proitati ovde.


www.mcb.rs/blog 61

Trikovi u Excelu 16.deo: Proverite da li vrednost iz jedne tabele postoji u drugoj tabeli

Pretpostavimo da imate dve tabele i da elite da brzo naete koji podaci iz jedne tabele se nalaze u drugoj tabeli.

U eliju pored prve tabele unesite sledeu formulu:

=IF(COUNTIF($D$2:$D$10;A2)>0;Postoji u Tabeli 2;Nema)

Gde je A2 adresa elije u prvoj tabeli koju proveravamo a raspon D2:D10 grupa elija u drugoj tabeli gde proveravamo da li postoji vrednost iz elije A2. Obratite panju na dolarske znakove ($).

Kopirajte formulu do dna prve tabele. U svakom redu dobiete rezultat koji govori da li vrednost u tom redu u koloni A postoji u Tabeli 2 (u rasponu elija D2:D10). Nije bitno koliko se puta vrednost ponavlja i tabele ne moraju biti sortirane.


www.mcb.rs/blog 62

Trikovi u Excelu 17.deo: Matrine formule (formule nizova, array formule): Nemogue kalkulacije su (ipak) mogue

MATRINIM FORMULAMA (FORMULAMA NIZOVA ILI ARRAY FORMULAMA)

Formule nizova, formule matrica ili array formule (sve su ovo sinonimi) spadaju meu najmonije a opet najmanje poznate i koritene Excelove alate. One se zasnivaju na koritenju niza elija (raspona) umesto jedne elije u formuli. Na taj nain mogue je napraviti kalkulacije za koje su inae potrebne dodatne kolone, ili ih je nemogue napraviti.

Ovde emo zagrebati samo vrh ledenog brijega jer bi detaljna obrada ove teme zahtevala poseban blog. Dakle, imajte na umu da ono to sledi nikako nije sve ve tek mali deo onoga to je mogue postii ovim formulama.

Dve osnovne vrste matrinih formula su vieelijske i jednoelijske. Vieelijska matrina formula se unosi u vie elija odjednom, dok se jednoelijska unosi samo u jednu eliju.

Na slici 1. je primer nabavke kancelarijskog materijala s opisom artikala, jedininim cenama i koliinom. Pretpostavimo da elite da izraunate ukupnu cenu nabavke. Verovatno ete u novoj koloni ubaciti formulu koja mnoi cenu sa koliinom. Nakon toga biste napravili zbir vrednosti u toj koloni.

Slika 1: Tabela sa jedininim cenama i koliinama

Istu stvar moete napraviti i pomou matrine formule na sledei nain:

-odaberite raspon elija (dakle, ne samo jednu) u koji elite da ubacite rezultat i otkucajte znak jednakosti (=)

Odaberite elije sa koliinama (C9:C13) a zatim otkucajte znak za mnoenje (*)

Slika 2: Selektovanje nizova za unos vieelijske matrine formule


www.mcb.rs/blog 63

Odaberite elije sa cenama (D9:D13). Trebalo bi da pie: =C9:C13*D9:D13. Pritisnite kombinaciju tipki CTRL+SHIFT+ENTER (zato to se matrine formule ubacuju pomou ove kombinacije tipki a ne pomou tipke ENTER).

Slika 3: Rezultat vieelijske matrine formule

Dobili ste isti rezultat. Vitiaste zagrade ne ukucavate ve ih Excel sam dodaje kada pritisnete CTRL+SHIFT+ENTER. Po njima prepoznajete da je u pitanju matrina formula.

Slika 4: Matrinu formulu prepoznajete po vitiastim zagradama

Kako ova vrsta formula radi? Uporeuje dva odabrana niza i mnoi svaku eliju iz jednog niza sa elijom u istom redu u drugom nizu. Ovo je bio primer vieelijskih matrinih formula.

Ah, da, ve ujem pitanje: zato bih to radeo ba tako? Paaaaa, ima nekoliko prilino vrstih argumenata a nabrojau samo najvanije:

Na ovaj nain ste sigurni da je u svim elijama ista formula Matrina formula se ne moe lako sluajno obrisati zato to se ne moe menjati deo

matrine formule, ve samo celi niz odjednom Ne mogu se dodati ni novi redovi ni obrisati postojei unutar formule nizova (ovo

moe biti i mana pa treba paziti gde koristiti formulu nizova) Ovakvu formulu ne moe promeniti ba svako a naroito ne neki poetnik itd.


www.mcb.rs/blog 64

Dobro, ali zadatak je bio dobiti zbir svih trokova a ne po artiklima. Naravno, i to moete dobiti pomou matrine formule, ovaj put jednoelijske. Naroito je bitno da vam za ovaj eksperiment nije potrebna dodatna kolona pa emo je odmah odbaciti (Vidi vraga, ta je sad ovo?).

Slika 5: Odabir dva niza koji daju rezultat jednoelijske matrine formule

U eljenu eliju otkucajte: =SUM(C9:C13*D9:D13) i pritisnite kombinaciju tipki CTRL+SHIFT+ENTER. Dobiete zbir proizvoda cena i koliina.

Slika 6: Jednoelijska matrina formula za izraun zbira proizvoda dva niza

I, taman kad sam pomislio da sam uutkao dosadnog pametnjakovia sa poetka prie, javlja se drugi: oprostite, ali ja mislim da smo isti rezultat mogli dobiti i pomou funkcije SUMPRODUCT. Znate, ta funkcija mnoi dva niza elija i daje zbir proizvoda.

Svakako, mogli ste, mogli ste (grrrrrrrrrrrrr cenzurisano). Inae, ve dugo muku muim sa kolegom u kancelariji da prestane koristiti SUMPRODUCT za sve mogue izraune, ali uzalud. Uhvatio se ko pijan plota i ne puta. Ne osporavam, SUMPRODUCT ima odlinu osobinu: rauna i podatke iz linkovanih fajlova bez potrebe da ih se otvara. Ali to je sve. SUMPRODUCT je samo to: zbir proizvoda i nita vie.


www.mcb.rs/blog 65

Sa druge strane, pomou matrinih formula moete koristiti bilo koju funkciju i primeniti je na nizove elija (SUM, AVERAGE, VLOOKUP (!) itd.). E, sad ako vam je potreban samo zbir proizvoda, u redu, eto vam SUMPRODUCT (ba kao u onom vicu kada ovek odgovara samoubicu koji pokuava da se baci sa mosta i govori mu kako je vreme lepo a ovaj kae da mrzi vruine, pa mu govori o lepim enama koje etaju okolo a on kae kako ih mrzi jer ga je njegova napustila pa Na kraju nesueni spasilac ispaljuje poslednji adut: Evo, i Zvezda e osvojiti titulu. Na to samoubica odgovara: E, ba me briga za Zvezdu! E, skai onda, p ti materina grobarska!).

Gde sam ono stao? Aha, da: =SUM(C9:C13*D9:D13) a zatim CTRL+SHIFT+ENTER. Verovatno ste primetili da se ova formula unosi samo u jednu eliju. Ovakve formule nizova se nazivaju jednoelijske formule nizova. Inae, ma koliko vieelijska formula niza sa poetka izgledala atraktivnije, jednoelijska je mnogo monija, kao to ete videti u nastavku.

Kad god uim neku novu funkcionalnost, volim da znam kako radi. Dakle, hajde da se zavuemo pod haubu poslednje formule =SUM(C9:C13*D9:D13) i da vidimo kako to ona radi a da joj nije potrebna dodatna kolona.

Kada posmatrate jednoelijsku formulu niza, gledajte uvek od sredine prema van. U naem sluaju =SUM(C9:C13*D9:D13) u sredini je mnoenje elija iz dva raspona: C9 se mnoi sa D9, C10 se mnoi sa D10, C11 se mnoi sa D11, C12 se mnoi sa D12 a C13 se mnoi sa D13. Rezulati tih mnoenja ine niz brojeva (125;300;62.5;18.75;29)). Ovaj niz meurezultata nije vidljiv i postoji samo u Excelovoj memoriji, a izgleda ovako: =SUM({125;300;62.5;18.75;29}).

Sada idemo prema van i dolazimo do funkcije sabiranja (SUM). Ona uzima prethodno dobijeni niz proizvoda i pravi zbir njegovih lanova. Na ovaj nain dobija se zbir proizvoda dva niza (koliine i cene). Dakle, Excel prvo na nizu elija ili vie njih napravi kalkulaciju a onda se na niz tako dobijenih rezultata primeni druga funkcija. Selektovanje celog niza kod vieelijskih matrinih formula.

Slika 7: Prozor Go To dobijen pritiskom na tipku F5


www.mcb.rs/blog 66

Kada iz bilo kog razloga elite promeniti ili obrisati vieelijsku matrinu formulu, morate je prethodno celu odabrati jer ne moete obrisati ili promeniti samo jedan njen deo. Ukoliko ne znate koje su dimenzije eljenog niza, kliknite bilo gde unutar niza sa vieelijskom matrinom formulom, pritisnite tipku F5 a zatim dugme Special.

Slika 8: Odabir aktivnog niza

Odaberite Current Array (aktivni niz) i kliknite na dugme OK. Tako ete odabrati celi niz koji sadri matrinu formulu.

IZMENA POSTOJEE FORMULE NIZA

Nekada e biti potrebno promeniti (smanjiti, poveati i sl.) niz ili nizove koji se koriste u formuli. Odaberite celu matrinu formulu (kao to je objanjeno u prethodnom pasusu), pritisnite tipku F2, napravite izmene i pritisnite kombinaciju tipki CTRL+SHIFT+ENTER. Pazite: ako sluajno zaborative pristisnuti CTRL+SHIFT+ENTER pa pritisnete samo ENTER ili CTRL+ENTER, dobiete poruku sa grekom ili pogrene rezultate. U tom sluaju, samo pritisnite tipku F2 a zatim CTRL+SHIFT+ENTER.

MANE MATRINIH FORMULA /FORMULA NIZA/ARRAY FORMULA

Na nekoliko mesta sam naiao na napomene da ova vrsta formula usporava rad kompjutera, ali to jo nikad nisam primetio (a radim sa jako velikim nizovima i kompleksnim formulama), tako da mislim da je ovde u pitanju prilino slabaan kompjuter. Kako jednom ree Lane Gutovi: Imala je toliki nos da kada bi kia padala, cigareta ne bi pokisnula A puila je na mutiklu.

Stvarni problem nastaje kada fajl sa takvim formulama date nekome ko nije upoznat sa njima a poeli da neto mijenja a ne prihvata ponuenu pomo. Kad god se to desi, ponesemo meze i pie i jako se dobro zabavimo.


www.mcb.rs/blog 67

Isto tako, lako se moe desiti da nakon nekog vremena ni sami ne znate kako radi formula koju ste napravili. Zato je dobro dokumentovati, koliko god to dosadno bilo. Za zgodan nain dokumentovanja unutar same formule pogledajte ovde.

Ukratko

Kako ree jedan moj prijatelj: Pa, da remiziramo. (Nije greka u kucanju, on tako kae a ja nemam srca da ga ispravljam. Samo: psssssssssst!).

Formule niza (matrine formule, array formule) slue sa kalkulacije koje koriste nizove elija i za koje inae trebaju dodatne kolone ili ih je nemogue izvesti

Kod vieelijskih formula se unosi u vie elija odjednom a kod jednoelijskih u jednu eliju Formula se potrvuje pritiskom na kombinaciju tipki CTRL+SHIFT+ENTER. Prepoznaju se po vitiastim zagradama. Inae, njih se ne ukucava ve ih Excel sam dodaje Vieelijske se mogu menjati ili brisati iskljuivo kada se odabere celi niz koji se koristi Mogu usporiti rad kompjutera ako je re o jako velikim nizovima (meu nama, stalno ih

koristim, ali takvu situaciju jo nisam imao), ali inae su bre i od VBA (makro) koda koji ima istu funkcionalnost.

Mala napomena: formule e biti puno itljivije ako koristite imenovane raspone umesto nerazumljivih adresa elija. Za objanjenje imenovanih raspona pogledajte ovde.

Korisni primeri (a sad, spektakl!)

U nastavku je nekoliko primera jednoelijskih matrinih formula koje bi vam mogle posluiti, ili dati ideju za nove. Ukoliko ste proitali tekst dovde a jo ne vidite prednosti formula nizova, nastavite itati. Vjerujte mi na re, kada primenite neku od ovih formula, neupueni e misliti da ste arobnjak.


www.mcb.rs/blog 68

ZBIR 3 NAJMANJE VREDNOSTI U RASPONU

Funkcija LARGE nalazi 3 najvee vrednosti i pohranjuje ih u meuniz. Zatim funkcija SUM sabira sve lanove tog meuniza.

Slika 9: Formula za sabiranje 3 najvee vrednosti iz odabranog raspona

ZBIR RASPONA ELIJA KOJI SADRI GREKU

Slika 10: Formula za izraun zbira uz ignorisanje greaka

Ova formula sabira elije u zadanom rasponu i ignorie elije sa grekama (tretira ih kao prazne elije).


www.mcb.rs/blog 69

Prosek raspona tako da ne uzima u obzir nule.

Problem sa funkcijom AVERAGE (prosek) je to u obzir uzima i elije koje sadre nulu. Jedino ne uzima u obzir potpuno prazne elije. U sluaju da imate nule u nekim elijama a treba vam prosek koji ih ne uzima u obzir, moete probati ovu formulu:

Slika 11: Formula za izraun proseka uz ignorisanje nula


www.mcb.rs/blog 70

REENJE PROBLEMA KOD SABIRANJA ZAOKRUENIH VREDNOSTI

Zaokruivanje je est problem a jednostavan primer je na slici 12. Sve formule su tane, ali ukupna cena (obojena crveno) nije identina zbiru ukupnih cena po artiklima. Razlog je to vidimo samo dve decimale a u stvari ih ima vie, tako da one u zbiru daju razliit iznos. Ta je razlika najee 0,01 i zna se da nastaje zbog zaokruenja pa joj se ne daje prevelika vanost. Ipak, moe postati bitna ako npr. prikazujete iznose u hiljadama.

Reenje je formula ispod (crna boja) koja zaokruuje ukupne cene po proizvodu a zatim daje zbir tog meuniza: =SUM(ROUND(F4:F8;2)) postaje: =SUM({122.66;6074.4;182.86;22.8;184.9}), to na kraju daje 6,587.62.

Slika 12: Formula za tano sabiranje zaokruenih iznosa


www.mcb.rs/blog 71

VLOOKUP sa vie kriterija (naravno, radi i u levu stranu)

Za kraj, primer koji verovatno ne bi ugledao svetlo dana da nije bilo Nenada i molbe da reimo VLOOKUP po vie kriterija pa mu ovim putem jo jednom zahvaljujem. Ovde je primer VLOOKUP funkcionalnosti i na desnu i na levu stranu te po 4 kriterija. Nadam se da sam odgovoro zahtevu.

Usput, ovde moete videti objanjenje funkcije VLOOKUP.

Kao to verovatno znate, funkcija VLOOKUP radi samo u desnu stranu i na osnovu jednog zajednikog kriterija izmeu dve tabele. Funkcije INDEX i MATCH omoguavaju rad i u levu stranu a matrina formula u ovom primeru omoguava i povezivanje po vie kriterija (u naem primeru 4 kriterija). Formula radi na sledei nain (opet, naravno, idemo od sredine prema van):

Slika 13: Formula za dvostrani VLOOKUP po vie kriterija

Kolona H se proverava i trai se red koji je jednak eliji A6 (H5:H261=A6). Kolona I se proverava i trai se red koji je jednak eliji B6. (I5:I261=A6) Kolona J se proverava i trai se red koji je jednak eliji C6. (J5:J261=A6) Kolona K se proverava i trai se red koji je jednak eliji D6. (K5:K261=A6)

Kada se u odabranom nizu (INDEX(G5:K261)) nae red koji zadovoljava sva 4 nabrojana uslova (oznaka 1 u MATCH(1, to je u binarnom sistemu jednako Da ili Tano ), onda se kao rezultat vraa sadraj prve kolone u tom redu ( 0);1) )

U ovom primeru postoje 4 osobe sa kombinacijom imena, srednjeg imena i prezimena Peter Jeremiah Willamson, ali samo jedan u dobi od 21 godine. Postoje 4 Petera Williamsona u dobi od 21 godine, ali samo jedan kome je srednje ime Jeremiah. Postoje 4 Petera kojima je srednje ime Jeremiah a dob 21 godina, ali se samo jedan od njih preziva Williamson itd.


www.mcb.rs/blog 72

Zahvaljujui matrinoj formuli, funkcije INDEX i MATCH nalaze onoga koji zadovoljava sva 4 uslova (ime, srednje ime, prezime i dob) i kao rezultat vraaju krajnju levu kolonu (broj mobilnog) u eliji E6.

Slika 14: Rezultat dvostranog VLOOKUP-a po vie kriterija

Drugim reima: formula oitava u odabranom rasponu sadraj prve kolone (ili bilo koje) iz onog reda u kome su sve 4 kolone jednake zadanim uslovima.

Eto, znam da je ovaj poslednji primer prilino komplikovan, ali mislim da nije loe da vidite ta se sve moe napraviti uz malo truda. Onako, lino, kad pravim formule, ne umirem u lepoti (mrzim Farselonu), ali volim reenja koja tede vreme i koja omoguavaju da se izbjegne peadija (runo raunanje, odnosno peke), a to je ono to formule nizova upravo i rade.


www.mcb.rs/blog 73

Trikovi u Excelu 20.deo: Zato Excel ne moe da pronae neki broj (Excel Find and Replace)?

Korienje Excel funkcije Find and Replace ne garantuje uvek da e program prepoznati ta hoete da pronae.

PROBLEM KORISNIKA:

Excel dijalog Find and Replace me izluuje. Uvek moram da idem na dugme Options kako bih naznaio da treba da trai u vrednostima (Values).

Na Slici 1, kursor pokazuje da vrednost za koju Excel kae da je nema zapravo postoji. Zato Excel ne moe da pronae neki broj?

Hej, Excele, probaj da pogleda ispod kursora.

REENJE:

Istakli ste vie problema s funkcijom Find and Replace. Hajde da ih brzo pregledamo i da neke od njih razjasnimo. Prvo, kada izaberete redom Home, Find and Select pa Find, Excel e prikazati pojednostavljenu verziju dijaloga Find and Replace bez vanih postavki prikazanih na sredini Slike 1. Find and Replace.

Slika 1. Find and Replace


www.mcb.rs/blog 74

U detaljnom dijalogu postoje vane postavke koje se kriju iza dugmeta Options (ne vide se na Slici 1. Find and Replace).

Te postavke e esto dovesti do toga da pronalaenje zadatog ne uspe. Recimo da u koloni D imate obraun poreza na promet a da elija D3 prikazuje 70,81 kao rezultat formule. Podrazumevana postavka je da Excel pretrauje formule a ne vrednosti. Ako pokuate da izvrite pretragu bez promene parametra Formulas u Values, on nee pronai vrednost $70,81.

Pretraivanje teksta formula je pomalo iritantno. Koliko esto kaete sebi: Uh, pitam se u kojoj sam eliji upotrebio funkciju SQRTPI? Ali jo vie iritiraju druge postavke, kao to su Match Case i Match Entire Cell Contents. Te postavke mogu da budu korisne, ali ako se desilo da ste ih promenili danas u 8.04 ujutro i od tada niste zatvorili Excel, ak i ako ste otvorili i zatvorili 40 drugih fajlova i radite na neemu sasvim drugaijem Excel e pamtiti tu prethodnu postavku.

esto e Vas iznervirati udna postavka koja je ostala iz ranijeg dela dana, ili ak i postavka izmenjena kada je neki makro pokuao da koristi komandu Find uz ukljuenu opciju Match Entire Cell Contents. Dakle, zato Excel ne moe da vidi vrednost 1364,80 na Slici 1? Excel prikazuje eliju C16 sa oznakom valute i zapetomom, i da biste pronali tu eliju, morate da traite $1.364,80! Budui da je glavna funkcija Excela rad s brojevima, prilino je razoaravajue da Excel ovako funkcionie.Ali, kada to shvatite, moete da zaobiete taj problem.

Dodatna napomena:

Ljudi esto pitaju kako mogu da pretrauju sve radne tabele (worksheet) u jednom fajlu. To radite tako to u padajuem meniju Within umesto Sheet izaberete Workbook.

Jo jedna napomena:

Iznenaujue je da Excel moe da pronae elije koje umesto brojeva prikazuju znakove za broj #.Recimo da imate kolonu u kojoj je 5% brojeva prikazano kao #####. E sad, svaka normalna osoba bi proirila kolonu ili ukljuila opciju Shrink to Fit, ali Vam Excel dozvoljava da napravite sledei prilino aav niz koraka:

Izaberite opseg brojeva. Pritisnite Ctrl+F da se prikae dijalog Find. U polju Find What unesite ###.

Ako dijalog ne prikazuje opcije, izaberite dugme Options.

Osigurajte da Look In bude podeeno na Values i da ne bude ukljuena opcija Match Entire Cell Contents.

Umesto da izaberete Find Next, izaberite Find All. Excel e dijalogu dodati novi deo s listom svih elija koje sadre ###.

Dok je dijalog jo uvek aktivan, pritisnite Ctrl+A. Time ete izabrati sve elije na dnu dijaloga Find All.

Sada moete da formatirate samo izabrane elije. Na primer, mogli biste da izaberete manje decimala ili manju veliinu fonta ili biste mogli da izaberete da prikaete brojeve u hiljadama.

PANJA:

U koraku br. 6 treba da pritisnete Ctrl+A da biste izabrali sve pronaene elije.Pazite da polje za dijalog bude aktivno pre no to pritisnete Ctrl+A. Na primer, ako promenite veliinu fonta, postae aktivna radna tabela (worksheet) iako je i dalje prikazan dijalog.Pritiskanjem Ctrl+A u tom trenutku


www.mcb.rs/blog 75

bile bi izabrane sve elije u radnoj tabeli umesto samo odgovarajuih elija navedenih u dijalogu. Da biste ponovo aktivirali dijalog, treba da odaberete miem naslovnu traku dijaloga Find and Replace.

Documents

E-book Trikovi u Excelu 1-20