E-Gov e digitalizzazione dei documenti nel CAD e nelle ... Prov Roma/ProvinciadiRoma_Le novità nel CAD e... · -presenza di una normativa in costante evoluzione Possibilità di procedere

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E-Gov e digitalizzazione dei documenti

nel CAD e nelle ultime normative in vigore

Luigi Foglia– [email protected]

Roma - 22 gennaio 2014


Chi sono?• Avvocato del Foro di Lecce

• Delegato territoriale ANORC – www.anorc.it(Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Conservazione sostitutiva)

• Docente di ABI (Associazione Bancaria Italiana)

• Componente del comitato di redazione della Rivista Il Documento Digitale, Lex et Ars Editore

• Componente del Digital&Law Department dello Studio Legale Lisi (www.studiolegalelisi.it)


Nessuno può fare a meno della Rete e in particolare di Internet. Ma proprio la diffusione della Rete e il suo avvicinarsi ai cittadini e alle imprese anche con i servizi di “governo elettronico” richiede una sicurezza e affidabilità nei sistemi che sia adeguata allo scopo e soprattutto incardinata in regole che siano stabilite dalla normativa e non dalla buona volontà dei fornitori di servizi

(Ing. Giovanni Manca, Presidente Comitato Saggi ANORC, esperto di firme elettroniche e sicurezza informatica, Of Counsel dello Studio Legale Lisi)


Ma di cosa stiamo parlando?

…del passaggio culturale, sociologico, economico e, quindi, giuridico da un documento pesante e statico ad un documento dinamico, che si condivide e che diventa “partecipativo”…


I problemi della digitalizzazione

- necessità della formazione del personale- riorganizzazione di tutti i processi- necessità di nuovo hardware e software- presenza di una normativa in costante evoluzione

Possibilità di procedere parzialmente nel processo (inevitabile) di conservazione sostitutiva e di affidarsi a terzi, esternalizzando alcuni servizi


Dalla “tranquillità”del supporto cartaceo

…Alla “vertigine” del documento informatico

La sicurezza della garanzia della memoria digitale nel tempo immateriale?...


Le problematiche giuridiche:- la possibilità di sostituire completamente il

documento cartaceo con quello informatico, nella sua emissione, conservazione ed esibizione dal punto di vista civile, amministrativo, tributario

La normativa in materia è: ponderosa fortemente tecnica complessa di non facile lettura e interpretazione in continua evoluzione


L’informazione digitale rilevanteper sua natura:

• è spesso modificabile• non è facilmente attribuibile• viaggia su canali insicuri• è continuamente sottoposta al

cambiamento tecnologico


La scommessa del futuro digitale è:

Garantire:- La (ragionevolmente) certa paternità- La corretta trasmissibilità e gestione- La adeguata fascicolazione e archiviazione- La necessaria sopravvivenza nel tempo a tutti i dati

digitali che abbiano un rilievo giuridico attraverso avanzate tecniche di sicurezza informatica


Lo scenario di riferimento


Ecco cosa ci circonda: una P.A. ormai Digitale

DIPENDENTI:- e-mail, pec, firma digitale e FEA-protocollazione informatica-archiviazione e gestione documentale-privacy e sicurezza informatica

Destinatari del servizio:- pubblicità legale on line- trasparenza e accessibilità- formulari on line- Sportelli e procedimenti on line

Altre Pubbliche Amministrazioni o imprese

Connettività E-government E-procurement Reti di P.A.

La rivoluzione disegnata nel Codice dell’Amministrazione Digitale

E-GOV

DECERTIFICAZIONE


La multicanalità della PA digitale

INFORMAZIONI GENERALI:- e-mail semplice/CEC PAC?- portali informativi ad accesso libero- chioschi telematici- tv digitale- sms- call center

Formulari on line- area riservata previa registrazione

Istanze on line e dichiarazioni:- PEC id e autenticazione informaticafirma digitale (e FEA)- telefax

Attivaz. procedimenti e transazioni- autenticazione informatica (CIE/CNS)- posta certificata + firma digitale- pagamenti elettronici

ATTENZIONE: SICUREZZA INFORMATICA


E-marketplaces

Comunicazioni Digitali e Imprese: la chiave del successo nella Società dell’Informazione

DIPENDENTI (INTRANET)

CLIENTI/UTENTI (B2C)

Fornitori/imprenditori(extranet - B2B)

Distretti industrialiFiliereConsorziGruppi di imprese

P.A.D.

servizi on line di comunicazione(email, sms, mms, siti web, blog, social etc.)

PEC, FIRMA DIGITALE,

IDENTIFICAZIONI INFORM.


Sistema di gestione e conservazione informatica dei documenti

Sviluppo di un sistema informatico

Analisi organizzativa

Sicurezza informatica

Analisi dei processi di gestione dei flussi documentali

- Mappatura processi

- Rilevazione ruoli e responsabilità

Reingegnerizzazione di tutti i procedimenti

- Ridefinizioni ruoli e responsabilità

- Analisi costi/benefici

Change Management

Formazione

Comunicazione

Conservazione sostitutivaprivacy

D. Lgs 231/2001


TITOLARE

RESPONSABILE DEI SISTEMI INFORMATICI

RESPONSABILE PRIVACY

RESPONSABILE DELLA

CONSERVAZIONE

PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA

DPS E REGOLAMENTI INTERNI

MANUALE DELLA CONSERVAZIONE

INCARICATO INCARICATO INCARICATO

RESPONSABILE DEI FLUSSI DOCUMENTALI

MANUALE DELLA GESTIONME DEI

FLUSSI DOCUMENTALI

INCARICATO

In strutture complesse gerarchia di responsabili a più livelli

L'organizzazione

La Governance del patrimonio informativo di una società o una PA:Compliance normativa nella Società dell’Informazione

Responsabilità penale d’impresa


Le norme ci sono?


LEGGI NAZIONALI

STANDARD TECNICI E LINEE GUIDA

PROVVEDIMENTIGARANTE

Provvedimenti Ag. Italia Digitale

USI E PRASSI(ANCHE

GIURISPRUDENZIALI)

LEGISLAZIONE EUROPEA

E INTERNAZIONALE

Le fonti giuridiche della digitalizzazione documentale:


CI SONO le norme sul Documento Informatico, sulla Firma digitale e sulla Conservazione digitale:

- Codice della Pubblica Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005), (D.Lgs. 235/10)

- Codice della Privacy (Allegato B del D. Lgs. 196/2003)- Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11 (regole

conservazione)- DPCM del 30 marzo 2009 – DPCM 22 febbraio 2013 (Regole

tecniche firma digitale)- Deliberazione CNIPA del 21 maggio 2009 n. 45 (specifiche

tecniche)- DPR 11 febbraio 2005 n. 68 (Posta Elettronica Certificata)

Fatturazione Elettronica e Conservazione Documenti Fiscali:- DMEF 23 gennaio 2004 (conservazione digitale documenti fiscali)- D. Lgs. 20 febbraio 2004 n. 52 (fattura elettronica)- Circolare Agenzia delle Entrate n. 45/E (del 19/10/2005)- Circolare Agenzia delle Entrate n. 36/E (del 06/12/2006)- Direttiva 45/2010/UE del 13 luglio 2010 (Legge n. 228/2012)

Le norme in Italia ci sono e sono anche troppe!!!


Finanziaria 2005: comma 197 – e-cedolino

Finanziaria 2006: comma 51 – dematerializzazione corrispondenza

Finanziaria 2007 : trasparenza retribuzioni

Finanziaria 2008: commi 209-214 – obbligo di fatturazione elettronica alla PA – New Decreto “Salva Italia” (DL 201/2011 - conv in l. 214/2011)

commi 589-593 – obbligo di PEC e telefonia VOIP

Manovra Fine Estate (DL 112/2008): artt. 39-40 – digitalizzazione LUL

Legge 18 giugno 2009 n. 69 – “taglia carta, revisione CAD, Voip, AOL”

DL anticrisi 78/2009 – convertito in Legge 3 agosto 2009, n. 102

D.L. 185/08 (L. 28 gennaio 2009 n. 2) – PEC obbligatoria per tutti e Documenti originali unici “smaterializzabili” senza notaio!


20

Le ultime novità

DECRETO LEGISLATIVO 30 dicembre 2010, n. 235 Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo

2005, n. 82, recante Codice dell'amministrazione digitale, a norma dell'articolo 33 della legge 18 giugno 2009, n.

69.

Nuove Regole Tecniche

Decertificazione: art. 15 L. 183/2011 + Direttiva Pres. Consiglio Ministri 14/2011Decreto semplificazioni: DL 9 febbraio 2012 n. 5 convertito in Legge 4 aprile 2012 n. 35 (Agenda Digitale)Misure urgenti crescita Paese: DL 22 giugno 2012 n. 83 convertito in Legge 7 agosto 2012 n. 134 (Agenzia per l’Italia Digitale)Decreto crescita 2.0: 179/2012 conv. in Legge 221/2012Decreto Trasparenza: D.Lgs. n. 33/2013


1. Agenda digitale italiana2. Agenzia per l’Italia Digitale3. Accorpamento degli enti4. Il glifo?? 5. Accessibilità totale? E la

privacy?6. Sviluppo delle firme

biometriche?7. Le regole tecniche?

Ci sono tante e reali novità all’orizzonte? non proprio…queste sono le principali (un po’ striminzite) novità del

«Codice Amministrazione Digitale 2012-2013»:

Ma abbiamo davvero una politica istituzionalenazionale ed europea sul commercio elettronico,

sull’amministrazione digitale, sull’istruzione on line e sulla sanità elettronica?


• L’art. 47 della Legge 35/2012 istituisce la cabina di regia per il perseguimento degli obiettivi fissati dall’AGENDA DIGITALE ITALIANA, in particolare:

a) realizzazione delle infrastrutture tecnologiche e immateriali al servizio delle "comunità intelligenti" (smart communities), finalizzate a soddisfare la crescente domanda di servizi digitali in settori quali la mobilità, il risparmio energetico, il sistema educativo, la sicurezza, la sanità, i servizi sociali e la cultura;

b) promozione del paradigma dei dati aperti (open data) quale modello di valorizzazione del patrimonio informativo pubblico, al fine di creare strumenti e servizi innovativi;

c) potenziamento delle applicazioni di amministrazione digitale (e-government) per il miglioramento dei servizi ai cittadini e alle imprese, per favorire la partecipazione attiva degli stessi alla vita pubblica e per realizzare un'amministrazione aperta e trasparente;

d) promozione della diffusione e del controllo di architetture di cloud computing per le attività e i servizi delle pubbliche amministrazioni;

e) utilizzazione degli acquisti pubblici innovativi e degli appalti pre-commerciali al fine di stimolare la domanda di beni e servizi innovativi basati su tecnologie digitali;

f) infrastrutturazione per favorire l'accesso alla rete internet in grandi spazi pubblici collettivi quali scuole, università, spazi urbani e locali pubblici in genere;

g) investimento nelle tecnologie digitali per il sistema scolastico e universitario, al fine di rendere l'offerta educativa e formativa coerente con i cambiamenti in atto nella società;

h) consentire l'utilizzo dell'infrastruttura di cui all'articolo 81, comma 2-bis, del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n.82, anche al fine di consentire la messa a disposizione dei cittadini delle proprie posizioni debitorie nei confronti dello Stato da parte delle banche dati delle pubbliche amministrazioni di cui all'articolo 2, comma 2, del citato codice di cui al decreto legislativo n.82 del 2005, e successive modificazioni;

i) individuare i criteri, i tempi e le relative modalità per effettuare i pagamenti con modalità informatiche nonché le modalità per il riversamento, la rendicontazione da parte del prestatore dei servizi di pagamento e l'interazione tra i sistemi e i soggetti coinvolti nel pagamento, anche individuando il modello di convenzione che il prestatore di servizi deve sottoscrivere per effettuare il pagamento.


Le ultimissime novità Nuove Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali (D.p.c.m. del 22 febbraio 2013 pubblicato in GU n. 117 del 21.05.2013)

Secondo e ultimo decreto sulla fatturazione elettronica per le PA in Italia (Decreto 3 aprile 2013, n. 55 Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244 - GU n. 118 del 22.5.2013) e Circolare del MEF 4 novembre 2013, n. 37.

Circolare AGID n. 62/2013 concernente le Linee guida per il contrassegno generato elettronicamente ai sensi dell'articolo 23-ter, comma 5 del CAD

D.P.C.M. del 21 marzo 2013 - Il Decreto indica le particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la necessità di autenticare la loro conformità all'originale ad opera di un notaio o di un altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico ai sensi dell'art. 22, comma 5, del Codice dell'amministrazione digitale (d.lgs. n. 82 del 2005)

Decreto «FARE» (Decreto legge n. 69/2013) - Agid sotto Pres. del Consiglio dei Ministri – domicilio digitale unico e PEC per tutti – razionalizzazione CED – FSE per le Regioni – wi-fi per tutti – eliminazione del valore giuridico del fax


Tutto chiaro quindi in Italia a livello normativo in materia di digitalizzazione e di IT

governance delle informazioni ?


I Punti Fondamentali delD.L. 179/2012 – Decreto Crescita 2.0,

conv. in Legge 221/2012


Attuazione dell’Agenda digitale italiana e Identità digitale

Documento digitale unificato, in sostituzione sia della Carta d’identità, sia della Tessera sanitaria (art. 1 del D.L. 179/2012 – Decreto Crescita 2.0);

Istituzione dell’Anagrafe nazionale della popolazione residente (ANPR, in cui ogni cittadino potrà indicare alla PA un proprio indirizzo PEC quale suo domicilio digitale – simile alla CEC-PAC), prevista nel nuovo art. 62 del CAD, e dell’Archivio nazionale delle strade e dei numeri civici georeferenziato (ANSC);

Inserimento dell’articolo 6 bis nel CAD, riguardante l’indice nazionale delle imprese e dei professionisti (INI-PEC) e in base al quale gli stessi soggetti dovranno obbligatoriamente indicare il proprio indirizzo PEC al Registro delle imprese o ai rispettivi Ordini professionali (estensione di tale obbligo alle imprese individuali che si iscrivono al registro delle imprese o all’albo delle imprese artigiane). DM 19 marzo 2013 sull’INI-PEC

(D.L. 179/2012 – Decreto Crescita 2.0, conv. in Legge 221/2012)


Trasmissione di documenti per via telematica, contratti della pubblica amministrazione

e conservazione degli atti notarili Modifiche agli artt. 47, 54, 65 del CAD; all’art. 15 della legge 7 agosto 1990, n. 241, è aggiunto il comma 2 bis che, a

partire dal 1° gennaio 2013, prescrive l’uso della firma digitale, a pena di nullità, per la sottoscrizione degli accordi tra PA volti a disciplinare lo svolgimento in collaborazione di attività di interesse comune;

all’articolo 11 del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163, dedicato alle fasi delle procedure di affidamento dei contratti pubblici, il comma 13 è sostituito dal seguente: «Il contratto è stipulato, a pena di nullità, con atto pubblico notarile informatico, ovvero, in modalità elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante, in forma pubblica amministrativa a cura dell’Ufficiale rogante dell’amministrazione aggiudicatrice o mediante scrittura privata (a partire dal 1° gennaio 2013);

i notai, per la conservazione degli atti di cui agli articoli 61 e 72, terzo comma della legge n. 89 del 1913, se informatici, dovranno avvalersi della struttura predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato nel rispetto dei principi di cui all’articolo 62 -bis della medesima legge n. 89 del 1913 e all’articolo 60 del CAD.


art.47Trasmissione dei documenti attraverso

la posta elettronica tra le pubbliche amministrazioni

1. Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono [di norma] mediante l’utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza.

Comma modificato dall’art. 32, comma 1, lettera a), del D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235.

1bis. L’inosservanza della disposizione di cui al comma 1, ferma restando l'eventuale responsabilità per danno erariale, comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare.

Comma modificato dall’art. 6, del D.L. 18 ottobre 2012, n. 179

D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82


art. 65Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche

amministrazioni per via telematica

1ter. Il mancato avvio del procedimento da parte del titolare dell'ufficio competente a seguito di istanza o dichiarazione inviate ai sensi e con le modalità di cui al comma 1, lettere a), c) e c-bis), comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare dello stesso.


D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82


art. 15Accordi fra pubbliche amministrazioni

2-bis. A fare data dal 1° gennaio 2013 gli accordi di cui al comma 1 sono sottoscritti con firma digitale (a pena di nullità), ai sensi dell’articolo 24 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, pena la nullità degli stessi.


Legge 7 agosto 1990, n. 241


Prime conclusioni:- Le norme generali ci sono (sono troppe e spesso

contraddittorie)- Le regole tecniche dovrebbero essere davvero

aggiornate e seguire il passo galoppante della tecnologia

- Non esiste la digitalizzazione a costo zero- Digitalizzazione non fa rima con semplificazione (anche

se conviene dirlo istituzionalmente)- Digitalizzarsi è complesso, ma necessario…e se fatto

bene, con pazienza e con attenzione si garantirà un futuro certo, efficiente e controllato al nostro patrimonio di informazioni, dati e documenti digitali!


E ora proviamo a fare ordine…

Guardiamo il Codice dell’amministrazione digitale con un costante sguardo alle Regole tecniche in vigore e

anche quelle in via di pubblicazione


I nuovi diritti dei cittadini e delle imprese


ART. 2 (Finalità e ambito di applicazione)1. Lo Stato, le Regioni e le autonomie locali assicurano la disponibilità, la gestione, l'accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell'informazione in modalità digitale e si organizzano ed agiscono a tale fine utilizzando con le modalità più appropriate le tecnologie dell'informazione e della comunicazione.2. Le disposizioni del presente codice si applicano alle pubbliche amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, nel rispetto di riparto di competenza di cui all’articolo 117 della costituzione, interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione, come individuate dall'Istituto nazionale di statistica (ISTAT) ai sensi dell'articolo 1, comma 5, della legge 30 dicembre 2004, n. 311 3. Le disposizioni di cui al capo II, agli articoli 40, 43 e 44 del capo III, nonché al capo IV, si applicano ai privati ai sensi dell'articolo 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modificazioni.4. Le disposizioni di cui al capo V, concernenti l'accesso ai documenti informatici, e la fruibilità delle informazioni digitali si applicano anche ai gestori di servizi pubblici ed agli organismi di diritto pubblico.


5. Le disposizioni del presente codice si applicano nel rispetto della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali e, in particolare, delle disposizioni del codice in materia di protezione dei dati personali approvato con decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196. I cittadini e le imprese hanno, comunque, diritto ad ottenere che il trattamento dei dati effettuato mediante l’uso di tecnologie telematiche sia conformato al rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell’interessato.

6. Le disposizioni del presente codice non si applicano limitatamente all'esercizio delle attività e funzioni di ordine e sicurezza pubblica, difesa e sicurezza nazionale, e consultazioni elettorali. Con decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri, tenuto conto delle esigenze derivanti dalla natura delle proprie particolari funzioni, sono stabiliti le modalità, i limiti ed i tempi di applicazione delle disposizioni del presente Codice, alla Presidenza del Consiglio dei Ministri, nonché all'Amministrazione economico-finanziaria.


Chi deve realizzare pertanto la rivoluzione digitale amministrativa e, quindi, il protocollo informatico e la gestione digitalizzata dei flussi documentali?

Le pubbliche amministrazioni indicate nel decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, che sono«tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane. e loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli Istituti autonomi case popolari, le Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale l'Agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni (ARAN) e le Agenzie di cui al decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300».


ART. 3 (Diritto all'uso delle tecnologie)

1. I cittadini e le imprese hanno diritto a richiedere ed ottenere l'uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni, con i soggetti di cui all’art.2, comma 2, e con i gestori di pubblici servizi statali nei limiti di quanto previsto nel presente codice.

[1-bis. Il principio di cui al comma 1 si applica alle amministrazioni regionali e locali nei limiti delle risorse tecnologiche ed organizzative disponibili e nel rispetto della loro autonomia normativa.] (abr. Dal D.Lgs.235/10).

1-ter. La tutela giurisdizionale davanti al giudice amministrativo è disciplinata dal codice del processo amministrativo.

Il TAR Basilicata, ad esempio, con la sentenza n. 478 del 23.9.2011, ha accolto il ricorso per l’inefficienza delle amministrazioni ex d.lgs. 198/2009 proposto dall’associazione “Agorà digitale” e dal movimento “Radicali Italiani”, unitamente ad alcuni privati cittadini, che lamentavano la violazione, da parte della Regione Basilicata, dell’obbligo di adottare gli atti amministrativi necessari a consentire ai cittadini e agli utenti di comunicare con l’ente stesso mediante la posta elettronica certificata, avendo questa omesso di pubblicare sulla pagina iniziale del proprio sito istituzionale l’indirizzo di posta elettronica certificata.


ART. 3 – bis (Domicilio digitale del cittadino)1. Al fine di facilitare la comunicazione tra pubbliche amministrazioni e cittadini, è facoltà di ogni cittadino indicare alla pubblica amministrazione, secondo le modalità stabilite al comma 3, un proprio indirizzo di posta elettronica certificata, quale suo domicilio digitale.2. L'indirizzo di cui al comma 1 è inserito nell'Anagrafe nazionale della popolazione residente- ANPR e reso disponibile a tutte le pubbliche amministrazioni e ai gestori o esercenti di pubblici servizi.

3. Con decreto del Ministro dell'interno, di concerto con il Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione e il Ministro delegato per l'innovazione tecnologica, sentita l'Agenzia per l'Italia digitale, sono definite le modalità di comunicazione, variazione e cancellazione del proprio domicilio digitale da parte del cittadino, nonché le modalità di consultazione dell'ANPR da parte dei gestori o esercenti di pubblici servizi ai fini del reperimento del domicilio digitale dei propri utenti.


4. A decorrere dal 1° gennaio 2013, salvo i casi in cui è prevista dalla normativa vigente una diversa modalità di comunicazione o di pubblicazione in via telematica, le amministrazioni pubbliche e i gestori o esercenti di pubblici servizi comunicano con il cittadino esclusivamente tramite il domicilio digitale dallo stesso dichiarato, anche ai sensi dell'articolo 21-bis della legge 7 agosto 1990, n. 241, senza oneri di spedizione a suo carico. Ogni altra forma di comunicazione non può produrre effetti pregiudizievoli per il destinatario.5. Dall'attuazione delle disposizioni di cui al presente articolo non devono derivare nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica.

(Modifiche apportate dal D.L. 179/2012)


Art. 4 (Partecipazione al procedimento amministrativo informatico)1. La partecipazione al procedimento amministrativo e il diritto di accesso ai documenti amministrativi sono esercitabili mediante l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione secondo quanto disposto dagli articoli 59 e 60 (accesso – esterno e interno - ai documenti) del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.2. Ogni atto e documento può essere trasmesso alle pubbliche amministrazioni con l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione se formato ed inviato nel rispetto della vigente normativa.


Art. 5 (Effettuazione di pagamenti con modalità informatiche)1. I soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, e, limitatamente ai rapporti con l’utenza, i gestori di pubblici servizi nei rapporti con l’utenza sono tenuti ad accettare i pagamenti ad esse spettanti, a qualsiasi titolo dovuti, anche con l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione. A tal fine:a) sono tenuti a pubblicare nei propri siti istituzionali e a specificare nelle richieste di pagamento: 1) I codici IBAN identificativi del conto di pagamento, ovvero dell’imputazione del versamento in Tesoreria, di cui all’articolo 3 del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 9 ottobre 2006, n. 293, tramite i quali i soggetti versanti possono effettuare i pagamenti mediante bonifico bancario o postale, ovvero gli identificativi del conto corrente postale sul quale i soggetti versanti possono effettuare i pagamenti mediante bollettino postale; 2) i codici identificativi del pagamento da indicare obbligatoriamente per il versamento;b) si avvalgono di prestatori di servizi di pagamento, individuati mediante ricorso agli strumenti di acquisto e negoziazione messi a disposizione da Consip o dalle centrali di committenza regionali di riferimento costituite ai sensi dell’articolo 1, comma 455, della legge 27 dicembre 2006, n. 296, per consentire ai privati di effettuare i pagamenti in loro favore attraverso l’utilizzo di carte di debito, di credito, prepagate ovvero di altri strumenti di pagamento elettronico disponibili, che consentano anche l’addebito in conto corrente, indicando sempre le condizioni, anche economiche, per il loro utilizzo. Il prestatore dei servizi di pagamento, che riceve l’importo dell’operazione di pagamento, effettua il riversamento dell’importo trasferito al tesoriere dell’ente, registrando in apposito sistema informatico, a disposizione dell’amministrazione, il pagamento eseguito, i codici identificativi del pagamento medesimo, nonché i codici IBAN identificativi dell’utenza bancaria ovvero dell’imputazione del versamento in Tesoreria. I conti correnti postali intestati a pubbliche amministrazioni, sono regolati ai sensi del disposto di cui all’articolo 2, comma 2, del decreto-legge 1° dicembre 1993, n. 487, convertito, con modificazioni, dalla legge 29 gennaio 1994, n. 71.


Art. 5 (Effettuazione di pagamenti con modalità informatiche)

2. Per le finalità di cui al comma 1, lettera b) , le amministrazioni e i soggetti di cui al comma 1 possono altresì avvalersi dei servizi erogati dalla piattaforma di cui all’articolo 81 comma 2 -bis ,3. Dalle previsioni di cui al comma 1 sono escluse le operazioni di competenza delle Agenzie fiscali, ai sensi degli articoli 62 e 63 del decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300, nonché delle entrate riscosse a mezzo ruolo.Dalle previsioni di cui alla lettera a) del comma 1 possono essere escluse le operazioni di pagamento per le quali la verifica del buon fine dello stesso debba essere contestuale all’erogazione del servizio; in questi casi devono comunque essere rese disponibili modalità di pagamento di cui alla lettera b) del medesimo comma 1.4. L’Agenzia per l’Italia digitale, sentita la Banca d’Italia, definisce linee guida per la specifica dei codici identificativi del pagamento di cui al comma 1, lettere a) e b) .5. Le attività previste dal presente articolo si svolgono con le risorse umane, finanziarie e strumentali disponibili a legislazione vigente.».


Art. 5-bis. Comunicazioni tra imprese e amministrazioni pubbliche (CAD) – vd. anche artt. 3, 3bis e art. 63 commi 3bis e 3ter (CAD)1. La presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avviene esclusivamente utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Con le medesime modalità le amministrazioni pubbliche adottano e comunicano atti e provvedimenti amministrativi nei confronti delle imprese.2. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta del Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione, di concerto con il Ministro dello sviluppo economico e con il Ministro per la semplificazione normativa, sono adottate le modalità di attuazione del comma 1 da parte delle pubbliche amministrazioni centrali e fissati i relativi termini.3. DigitPA, anche avvalendosi degli Uffici di cui all’articolo 17, provvede alla verifica dell’attuazione del comma 1 secondo le modalità e i termini indicati nel decreto di cui al comma 2.4. Il Governo promuove l’intesa con regioni ed enti locali in sede di Conferenza unificata per l’adozione degli indirizzi utili alla realizzazione delle finalità di cui al comma 1.

D.P.C.M. 22 luglio 2011 – 1° luglio 2013 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n.267 del 16 novembre 2011)


Art. 63. Organizzazione e finalità dei servizi in rete1. Le pubbliche amministrazioni centrali individuano le modalità di erogazione dei servizi in rete in base a criteri di valutazione di efficacia, economicità ed utilità e nel rispetto dei principi di eguaglianza e non discriminazione, tenendo comunque presenti le dimensioni dell'utenza, la frequenza dell'uso e l'eventuale destinazione all'utilizzazione da parte di categorie in situazioni di disagio.2. Le pubbliche amministrazioni e i gestori di servizi pubblici progettano e realizzano i servizi in rete mirando alla migliore soddisfazione delle esigenze degli utenti, in particolare garantendo la completezza del procedimento, la certificazione dell'esito e l'accertamento del grado di soddisfazione dell'utente (vd art. 7 CAD). A tal fine, sono tenuti ad adottare strumenti idonei alla rilevazione immediata, continua e sicura del giudizio degli utenti, in conformità alle regole tecniche da emanare ai sensi dell'articolo 71. Per le amministrazioni e i gestori di servizi pubblici regionali e locali le regole tecniche sono adottate previo parere della Commissione permanente per l'innovazione tecnologica nelle regioni e negli enti locali di cui all'articolo 14, comma 3-bis. 3. Le pubbliche amministrazioni collaborano per integrare i procedimenti di rispettiva competenza al fine di agevolare gli adempimenti di cittadini ed imprese e rendere più efficienti i procedimenti che interessano più amministrazioni, attraverso idonei sistemi di cooperazione.


3-bis. A partire dal 1° gennaio 2014, allo scopo di incentivare e favorire il processo di informatizzazione e di potenziare ed estendere i servizi telematici, i soggetti di cui all'articolo 2, comma 2, utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici, ivi inclusa la posta elettronica certificata, per l'utilizzo dei propri servizi, anche a mezzo di intermediari abilitati, per la presentazione da parte degli interessati di denunce, istanze e atti e garanzie fideiussorie, per l'esecuzione di versamenti fiscali, contributivi, previdenziali, assistenziali e assicurativi, nonché per la richiesta di attestazioni e certificazioni. 3-ter. A partire dal 1° gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti, le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi. 3-quater. I soggetti indicati al comma 3-bis, almeno sessanta giorni prima della data della loro entrata in vigore, pubblicano nel sito web istituzionale l'elenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi 3-bis e 3-ter, nonché termini e modalità di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della posta elettronica certificata. 3-quinquies. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentita la Conferenza unificata di cui all'articolo 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281, e successive modificazioni, da emanare entro sei mesi dalla data di entrata in vigore della presente disposizione, sono stabilite le deroghe e le eventuali limitazioni al principio di esclusività indicato dal comma 3-bis, anche al fine di escludere l'insorgenza di nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica.


Art. 7 (Qualità dei servizi resi e soddisfazione dell’utenza)

1. Le pubbliche amministrazioni provvedono alla riorganizzazione ed aggiornamento dei servizi resi; a tale fine sviluppano l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, sulla base di una preventiva analisi delle reali esigenze dei cittadini e delle imprese, anche utilizzando strumenti per la valutazione del grado di soddisfazione degli utenti.

2. Entro il 31 maggio di ciascun anno le pubbliche amministrazioni centrali trasmettono al Ministro delegato per la funzione pubblica e al Ministro delegato per l’innovazione e le tecnologie una relazione sulla qualità dei servizi resi e sulla soddisfazione dell’utenza.

- Direttiva del 27 luglio 2005 per la qualità dei servizi on line e la misurazione della soddisfazione degli utenti (del Ministro per l’innovazione e le tecnologie in concerto con il Ministro dela Funzione Pubblica)


Art. 9 Partecipazione democratica elettronica.1. Le pubbliche amministrazioni favoriscono ogni forma di uso delle nuove tecnologie per promuovere una maggiore partecipazione dei cittadini, anche residenti all'estero, al processo democratico e per facilitare l'esercizio dei diritti politici e civili sia individuali che collettivi.

Art. 10 (Sportelli per le attività produttive)1. Lo sportello unico per le attività produttive di cui all'articolo 38, comma 3, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133, eroga i propri servizi verso l'utenza in via telematica.2. Lo Stato realizza, nell'àmbito di quanto previsto dal sistema pubblico di connettività di cui al presente decreto, un sistema informatizzato per le imprese relativo ai procedimenti di competenza delle amministrazioni centrali anche ai fini di quanto previsto all'articolo 11.


Art. 13 (Formazione informatica dei dipendenti pubblici)1. Le pubbliche amministrazioni nella predisposizione dei piani di cuiall'articolo 7-bis, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e nell'àmbito delle risorse finanziarie previste dai piani medesimi, attuanoanche politiche di formazione del personale finalizzate alla conoscenza e all'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, nonché dei temi relativi all'accessibilità e alle tecnologie assistive, ai sensi dell'articolo 8 della legge 9 gennaio 2004, n. 4.

Come si possono imporre firma digitale, posta elettronica certificata, protocollo informatico

…se in alcuni comuni ancora ci sono dipendenti che non sanno come si usa una e-mail e molti cittadini

non sono “informatizzati”?


Art. 8 (Alfabetizzazione informatica dei cittadini)

1. Lo Stato promuove iniziative volte a favorire l’alfabetizzazione informatica dei cittadini con particolare riguardo alle categorie a rischio di esclusione, anche al fine di favorire l’utilizzo dei servizi telematici delle pubbliche amministrazioni.

Come evitare il digital divide?


Copyright 2012 Vietata diffusione e duplicazione

ART. 12 (Norme generali per l'uso delle tecnologie dell'informazione e delle comunicazioni nell'azione amministrativa)1. Le pubbliche amministrazioni nell'organizzare autonomamente la propria attività utilizzano le tecnologie dell'informazione e della comunicazione per la realizzazione degli obiettivi di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità, trasparenza, semplificazione e partecipazione nel rispetto dei principi di uguaglianza e di non discriminazione, nonché per la garanzia dei diritti dei cittadini e delle imprese di cui al capo I, sezione II, del presente Decreto.1-bis. Gli organi di governo nell’esercizio delle funzioni di indirizzo politico ed in particolare nell’emanazione delle direttive generali per l’attività amministrativa e per la gestione ai sensi del comma 1 dell’art. 14 del decreto legislativo n. 165 del 2001, e le amministrazioni pubbliche nella redazione del piano di performance di cui all'articolo 10 del decreto legislativo 27 ottobre 2009, n. 150, dettano disposizioni per l'attuazione delle disposizioni del presente decreto .1-ter. I dirigenti rispondono dell'osservanza ed attuazione delle disposizioni di cui al presente decreto ai sensi e nei limiti degli articoli 21 e 55 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, ferme restando le eventuali responsabilità penali, civili e contabili previste dalle norme vigenti. L'attuazione delle disposizioni del presente decreto è comunque rilevante ai fini della misurazione e valutazione della performance organizzativa ed individuale dei dirigenti.


2. Le pubbliche amministrazioni adottano le tecnologie dell'informazione e della comunicazione nei rapporti interni, tra le diverse amministrazioni e tra queste e i privati, con misure informatiche, tecnologiche, e procedurali di sicurezza, secondo le regole tecniche di cui all'articolo 71 .

3. Le pubbliche amministrazioni operano per assicurare l'uniformità e la graduale integrazione delle modalità di interazione degli utenti con i servizi informatici, ivi comprese le reti di telefonia fisse e mobile in tutte le sue articolazioni, da esse erogati, qualunque sia il canale di erogazione, nel rispetto della autonomia e della specificità di ciascun erogatore di servizi.4. Lo Stato promuove la realizzazione e l'utilizzo di reti telematiche come strumento di interazione tra le pubbliche amministrazioni ed i privati

5. Le pubbliche amministrazioni utilizzano le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, garantendo, nel rispetto delle vigenti normative, l'accesso alla consultazione, la circolazione e lo scambio di dati e informazioni, nonché l'interoperabilità dei sistemi e l'integrazione dei processi di servizio fra le diverse amministrazioni nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71.

5-bis. Le pubbliche amministrazioni implementano e consolidano i processi di informatizzazione in atto, ivi compresi quelli riguardanti l’erogazione attraverso le tecnologie dell’informazione e della comunicazione in via telematica di servizi a cittadini ed imprese anche con l’intervento di privati.


ART. 15 (Digitalizzazione e riorganizzazione)

1. La riorganizzazione strutturale e gestionale delle pubbliche amministrazioni volta al perseguimento degli obiettivi di cui all'articolo 12 , comma 1 , avviene anche attraverso il migliore e più esteso utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione nell'ambito di una coordinata strategia che garantisca il coerente sviluppo del processo di digitalizzazione.2. In attuazione del comma 1, le pubbliche amministrazioni provvedono in particolare a razionalizzare e semplificare i procedimenti amministrativi, le attività gestionali, i documenti, la modulistica, le modalità di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadini e delle imprese, assicurando che l'utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione avvenga in conformità alle prescrizioni tecnologiche definite nelle regole tecniche di cui all'articolo 71.

2-bis. Le pubbliche amministrazioni nella valutazione dei progetti di investimento in materia di innovazione tecnologica tengono conto degli effettivi risparmi derivanti dalla razionalizzazione di cui al comma 2, nonché dei costi e delle economie che ne derivano.


ART. 15 (Digitalizzazione e riorganizzazione)

2-ter. Le pubbliche amministrazioni, quantificano annualmente, ai sensidell'articolo 27, del decreto legislativo 27 ottobre 2009, n. 150, i risparmieffettivamente conseguiti in attuazione delle disposizioni di cui ai commi 1e 2. Tali risparmi sono utilizzati, per due terzi secondo quanto previstodall'articolo 27, comma 1, del citato decreto legislativo n. 150 del 2009 ein misura pari ad un terzo per il finanziamento di ulteriori progetti diinnovazione.3. La digitalizzazione dell'azione amministrativa è attuata dalle pubbliche amministrazioni con modalità idonee a garantire la partecipazione dell'Italia alla costruzione di reti transeuropee per lo scambio elettronico di dati e servizi fra le amministrazioni dei Paesi membri dell'Unione europea.

Copyright Studio Legale Lisi 2014Roma - 22 gennaio 2014

Il documento informatico Il documento informatico e le firme elettronichee le firme elettroniche


PRINCIPALI FONTI NORMATIVE IN MATERIA DI DOCUMENTO INFORMATICO e FIRME

Documento Informatico, Firma digitale e Conservazione sostitutiva:Codice della Pubblica Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005 come modificato dal D.Lgs. 235/10) Codice della Privacy (Allegato B del D. Lgs. 196/2003)Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11 (regole conservazione)DPCM 22 febbraio 2013 Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali (Pubblicato in GU 21 maggio 2013).Deliberazione CNIPA del 21 maggio 2009 n. 45 (specifiche tecniche)DPR 11 febbraio 2005 n. 68 (Posta Elettronica Certificata)

Restiamo ancora in attesa delle nuove regole tecniche in materia di formazione


Obiettivo

Garantire un futuro sicuro alla nostra memoria digitale

La (ragionevolmente) certa paternità

La corretta trasmissibilità e gestione

L’idonea archiviazione e conservazione

quindi, la sopravvivenza nel tempo

a tutti i dati digitali che abbiano un rilievo giuridico

attraverso avanzate tecniche di sicurezza informatica


Il documento informatico è valido e rilevante, ma non è “carta informatica”

Documento informatico non è solo un .pdf o comunque un’immagine digitalizzata di un foglio di carta, ma è qualsiasi dato digitale giuridicamente

rilevante e strategico per l’impresa o la PA: un tracciato EDI, un log file generato da una transazione commerciale su un sito web, una comunicazione

e-mail, un’analisi di dati di navigazione, un filmato digitale etc.

«documento digitale»: testi, immagini, dati strutturati, disegni, programmi, filmati formati tramite una grandezza fisica che assume valori binari, ottenuti attraverso un processo di elaborazione elettronica, di cui sia identificabile l'origine (art. 1 lett. d) DMEF 23 gennaio 2004 - Modalita' di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di suppporto)

“documento informatico: rappresentazione informatica di atti, fatti, dati giuridicamente rilevanti” (C.A.D., art. 1, comma 1°, lett.p)


Bozza Regole tecniche su documento informatico e gestione documentaleVersione del 05/08/2011

Art. 3 comma 1La formazione del documento informatico comprende le attività di cui alle seguenti principali tipologie:a) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software;b) acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico, acquisizione per via telematica o su supporto informatico;c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni informatiche o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati, provenienti da una o più basi dati anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

Definizione di formazione di documento informatico

Integrità e immodificabilità?


Codice dell'Amministrazione Digitale Articolo 20. Documento informatico

1. Il documento informatico da chiunque formato, la memorizzazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici conformi alle regole tecniche di cui all' articolo 71 sono validi e rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle disposizioni del presente codice.

1-bis. L'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità, fermo restando quanto disposto dall' articolo 21 .


… CONTINUA – Le Regole Tecniche

3. Le regole tecniche per la formazione, per la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione e la validazione temporale dei documenti informatici, nonché quelle in materia di generazione, apposizione e verifica di qualsiasi tipo di firma elettronica avanzata, sono stabilite ai sensi dell' articolo 71 . La data e l'ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale.4. Con le medesime regole tecniche sono definite le misure tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire l'integrità, la disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico.5. Restano ferme le disposizioni di legge in materia di protezione dei dati personali.5-bis. Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate ai sensi dell'articolo 71.


Codice dell'Amministrazione Digitale Articolo 21. Documento informatico sottoscritto con firma elettronica.

1. Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.2. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all' articolo 20, comma 3 , che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile . L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria.2-bis. Salvo quanto previsto dall' articolo 25 , le scritture private di cui all'articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del codice civile , se fatte con documento informatico, sono sottoscritte, a pena di nullità, con firma elettronica qualificata o con firma digitale. Gli atti di cui all'articolo 1350, numero 13), del codice civile soddisfano comunque il requisito della forma scritta se sottoscritti con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale.


Comma 3 dell'art. 21 del CAD

L'apposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione. La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti interessate.

ART. 51 DPCM 30 marzo 2009 - Valore della firma digitale nel tempoLa firma digitale, ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, è valida se alla stessa è associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che colloca la generazione di detta firma digitale in un momento precedente alla sospensione, scadenza o revoca del suddetto certificato.


Il Codice della amministrazione digitale (art. 1)Le copie e i duplicati

i-bis) copia informatica di documento analogico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto;i-ter) copia per immagine su supporto informatico di documento analogico: il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto;i-quater) copia informatica di documento informatico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari;i-quinquies) duplicato informatico: il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario;


Art. 22. Copie informatiche di documenti analogici;

Art. 23. Copie analogiche di documenti informatici;

Art. 23-bis. Duplicati e copie informatiche di documenti informatici;

Art. 23-ter. Documenti amministrativi informatici


Il Codice della amministrazione digitale (art. 22)Copie Informatiche di documenti analogici

1. I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata. La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell'originale.

Art. 2714: Le copie di atti pubblici spedite nelle forme prescritte da depositari pubblici autorizzati fanno fede come l'originale. La stessa fede fanno le copie di copie di atti pubblici originali, spedite da depositari pubblici di esse, a ciò autorizzati

Art. 2715: Le copie delle scritture private depositate presso pubblici uffici e spedite da pubblici depositari autorizzati hanno la stessa efficacia della scrittura originale da cui sono estratte.



2. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell' articolo 71 .

3. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 71 hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale non è espressamente disconosciuta.

4. Le copie formate ai sensi dei commi 1 , 2 e 3 sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge, salvo quanto stabilito dal comma 5 .



5. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri possono essere individuate particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.

6. Fino alla data di emanazione del decreto di cui al comma 5 per tutti i documenti analogici originali unici permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.


Il Codice della amministrazione digitale (art. 23)Copie analogiche di documenti informatici

1. Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

2. Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale se la loro conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto l'obbligo di conservazione dell'originale informatico .


Il Codice della amministrazione digitale (art. 23-bis)Duplicati e copie informatiche di documenti informatici

1. I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle regole tecniche di cui all'articolo 71 .

2. Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all'articolo 71 , hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l'obbligo di conservazione dell'originale informatico .


Il Codice della amministrazione digitale (art. 23-ter)Il documento amministrativo informatico

1. Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.

2. I documenti costituenti atti amministrativi con rilevanza interna al procedimento amministrativo sottoscritti con firma elettronica avanzata hanno l'efficacia prevista dall'art. 2702 del codice civile .


Il Codice della amministrazione digitale (art. 23-ter)Copie informatiche di documenti amministrativi

analogici

3. Le copie su supporto informatico di documenti formati dalla pubblica amministrazione in origine su supporto analogico ovvero da essa detenuti, hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all'originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato nell'ambito dell'ordinamento proprio dell'amministrazione di appartenenza, mediante l'utilizzo della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata e nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell' articolo 71 ; in tale caso l'obbligo di conservazione dell'originale del documento è soddisfatto con la conservazione della copia su supporto informatico.


Il Codice della amministrazione digitale (art. 23-ter)Regole tecniche

4. Le regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni sono definite con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri o del Ministro delegato per la pubblica amministrazione e l'innovazione, di concerto con il Ministro per i beni e le attività culturali, nonché d'intesa con la Conferenza unificata di cui all'articolo 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281 , e sentiti DigitPA e il Garante per la protezione dei dati personali.


Il Codice della amministrazione digitale (art. 23-ter)Contrassegno elettronico

5. Sulle copie analogiche di documenti amministrativi informatici può essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri definiti con linee guida dell'Agenzia per l'Italia digitale, tramite il quale è possibile ottenere il documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica. Il contrassegno apposto ai sensi del primo periodo sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa e non può essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico. I programmi software eventualmente necessari alla verifica sono di libera e gratuita disponibilità.


Trasmissione del documento informatico

Art. 45 del CAD, comma 2Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore.

Art. 48 del CAD – La Posta elettronica certificataLa trasmissione del documento informatico per via telematica effettuata mediante la posta elettronica certificata ai sensi del Dpr 68/2005 equivale, salvo che a legge disponga diversamente, alla notificazione per mezzo della posta.


Garantire al Documento Informatico Amministrativo, Contabile e Fiscale:

La paternità (Firme elettroniche o altri sistemi di identificazione)

- L’integrità (Firma Digitale/Firma Elettronica Qualificata e FEA)

- La trasmissibilità informatica (PEC o SPC o EDI)

- la corretta gestione (archiviazione elettronica)

- La “memorizzazione digitale” nel tempo (Firma Digitale, Marca Temporale e Procedure di Sicurezza)

attraverso una complessa procedura di conservazione

N.B.: Duplice funzione della firma digitale


Funzioni della sottoscrizione tese a garantire la sicurezza ed autenticità del documento:• indicativa;• dichiarativa;• probatoria.Caratteristiche della sottoscrizione:• autografia;• nominatività;• leggibilità;• non riproducibilità.

Art. 2699 c.c.: “L’atto pubblico è il documento redatto, con le richieste formalità, da un notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato ad attribuirgli pubblica fede nel luogo dove l’atto è formato”.Art. 2702 c.c.: “La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta”.Art. 2712 c.c.: “Le riproduzioni fotografiche o cinematografiche (oggi anche informatiche), le registrazioni fonografiche e, in genere, ogni altra rappresentazione meccanica di fatti e di cose formano piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità ai fatti o alle cose medesime”.Art. 2719 c.c.: “Le copie fotografiche di scritture hanno la stessa efficacia delle autentiche, se la loro conformità con l'originale è attestata da pubblico ufficiale competente ovvero non è espressamente disconosciuta”.

Il documento cartaceo - La firma analogica


Il Codice della amministrazione digitale (art. 1)Firma elettronica (lett. q) - L’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informaticaFirma elettronica avanzata (lett. q-bis) - Insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificatiFirma elettronica qualificata (lett. r) - Un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firmaFirma digitale (lett. s) - Un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici


Codice dell'Amministrazione Digitale Articolo 21. Documento informatico sottoscritto con firma

elettronica.

1. Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.2. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all' articolo 20, comma 3 , che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile . L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria.2-bis. Salvo quanto previsto dall' articolo 25 , le scritture private di cui all'articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del codice civile , se fatte con documento informatico, sono sottoscritte, a pena di nullità, con firma elettronica qualificata o con firma digitale. Gli atti di cui all'articolo 1350, numero 13), del codice civile soddisfano comunque il requisito della forma scritta se sottoscritti con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale.


è genus indefinito

La sua valenza formale e probatoria è relativa

Può essere facilmente disconoscibile

Garantisce la paternità, non sempre l’autenticità

Valore formale e probatorio predefinito per legge

Difficilmente disconoscibile

Equivale alla sottoscrizione cartacea

Associata alla marca temporale conferisce al documentocertezza giuridica

FIRMA DIGITALE

FIRMA ELETTRONICA

E la firma elettronica avanzata?


ART. 24 CAD (Firma digitale)1. La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all'insieme di documenti cui è apposta o associata.2. L'apposizione di firma digitale integra e sostituisce l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente.3. Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi un certificato qualificato che, al momento della sottoscrizione, non risulti scaduto di validità ovvero non risulti revocato o sospeso.4. Attraverso il certificato qualificato si devono rilevare, secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71 , la validità del certificato stesso, nonché gli elementi identificativi del titolare e del certificatore e gli eventuali limiti d'uso.


Firma digitale

Codice dell'amministrazione digitale. Art.1, lett. s) - Definizioni

Particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici;

Il dispositivo sicuro di firma torna nelle nuove regole tecniche (DPCM 22 febbraio 2013)


ART. 34 (Norme particolari per le pubbliche amministrazioni e per altri soggetti qualificati)1. Ai fini della sottoscrizione, ove prevista, di documenti informatici di rilevanza esterna, le pubbliche amministrazioni:a) possono svolgere direttamente l'attività di rilascio dei certificati qualificati avendo a tale fine l'obbligo di accreditarsi ai sensi dell'articolo 29 ; tale attività può essere svolta esclusivamente nei confronti dei propri organi ed uffici, nonché di categorie di terzi, pubblici o privati. I certificati qualificati rilasciati in favore di categorie di terzi possono essere utilizzati soltanto nei rapporti con l'Amministrazione certificante, al di fuori dei quali sono privi di ogni effetto ad esclusione di quelli rilasciati da collegi e ordini professionali e relativi organi agli iscritti nei rispettivi albi e registri; con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dei Ministri per la funzione pubblica e per l'innovazione e le tecnologie e dei Ministri interessati, di concerto con il Ministro dell'economia e delle finanze, sono definite le categorie di terzi e le caratteristiche dei certificati qualificati;b) possono rivolgersi a certificatori accreditati, secondo la vigente normativa in materia di contratti pubblici.2. Per la formazione, gestione e sottoscrizione di documenti informatici aventi rilevanza esclusivamente interna ciascuna amministrazione può adottare, nella propria autonomia organizzativa, regole diverse da quelle contenute nelle regole tecniche di cui all'articolo 71.[…]5. Entro ventiquattro mesi dalla data di entrata in vigore del presente codice le pubbliche amministrazioni devono dotarsi di idonee procedure informatiche e strumenti software per la verifica delle firme digitali secondo quanto previsto dalle regole tecniche di cui all'articolo 71.


DPCM 22 febbraio 2013Regole tecniche firme elettroniche

Art. 3

La firma digitale è generata solo con i seguenti dispositivi:

- dispositivi sicuri per la generazione della firma (mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e la cui conformità è accertata secondo quanto previsto dall'art. 35 del CAD)

- HSM (insieme di hardware e software che realizza dispositivi sicuri per la generazione delle firme in grado di gestire in modo sicuro una o piu' coppie di chiavi crittografiche)


Firma automatica e firma da remotoFirma automatica : particolare procedura informatica di firma elettronica qualificata o digitale eseguita previa autorizzazione del sottoscrittore che mantiene il controllo esclusivo delle proprie chiavi di firma, in assenza di presidio puntuale e continuo da parte di questo.

Firma remota : particolare procedura di firma elettronica qualificata o di firma digitale, generata su HSM, che consente di garantire il controllo esclusivo delle chiavi private da parte dei titolari delle stesse

Entrambi i processi si basano molto spesso sull'utilizzo di

HSM (Hardware Security Module)


Firma remotaLa firma remota è generata su un HSM custodito e gestito, sotto la responsabilità, dal certificatore accreditato ovvero dall'organizzazione di appartenenza dei titolari dei certificati che ha richiesto i certificati medesimi ovvero dall'organizzazione che richiede al certificatore di fornire certificati qualificati ad altri soggetti al fine di dematerializzare lo scambio documentale con gli stessi. Il certificatore deve essere in grado, dato un certificato qualificato, di individuare agevolmente il dispositivo afferente la corrispondente chiave privata.

La firma remota è realizzata con misure tecniche ed organizzative, esplicitamente approvate, per le rispettive competenze, dall'Agenzia, nell'ambito delle attività di cui agli articoli 29 e 31 del Codice, e da OCSI, per quanto concerne la sicurezza del dispositivo ai sensi dell'art. 35 del Codice, tali da garantire al titolare il controllo esclusivo della chiave privata.


Firme elettroniche avanzate

Una Firma Elettronica Avanzata, non è un determinato software, né una determinata tecnologia, ma è un sistema neutro, sicuro e affidabile che garantisca l’appartenenza di un documento informatico reso immodificabile ad un soggetto

Nuove regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali

(DPCM 22 febbraio 2013 Pubblicato in GU 21-5-2013)


Firme elettroniche avanzateNuove regole tecniche

Art. 56 Caratteristiche delle soluzioni di firma elettronica avanzata 1. Le soluzioni di firma elettronica avanzata devono garantire:a) l’identificazione del firmatario del documento;b) la connessione univoca della firma al firmatario;c) il controllo esclusivo del firmatario del sistema di generazione della firma, ivi inclusi i dati biometrici eventualmente utilizzati per la generazione della firma;d) la possibilità di verificare che l’oggetto della sottoscrizione non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma;e) la possibilità per il firmatario di ottenere evidenza di quanto sottoscritto;f) l’individuazione del soggetto di cui all’art. 55, comma 2, lettera a);g) l’assenza di qualunque elemento nell’oggetto della sottoscrizione atto a modificarne gli atti, fatti o dati nello stesso rappresentati;h) la connessione univoca della firma al documento sottoscritto.



Art. 57 - Obblighi per i soggetti che erogano per proprio conto soluzioni di firma elettronica avanzataa) identificare in modo certo l’utente tramite un valido documento di riconoscimento, informarlo in merito agli esatti termini e condizioni relative all'uso del servizio, compresa ogni eventuale limitazione dell'uso, subordinare l’attivazione del servizio alla sottoscrizione di una dichiarazione di accettazione delle condizioni del servizio da parte dell’utente;b) conservare per almeno venti anni copia del documento, la dichiarazione di cui al punto a) ed ogni altra informazione atta a dimostrare l’ottemperanza a quanto previsto all’art. 56, comma 1, garantendone la disponibilità, integrità, leggibilità e autenticità;c) fornire liberamente e gratuitamente copia della dichiarazione e le informazioni di cui alla lettera b) al firmatario, su richiesta di questo;d) rendere note le modalità con cui effettuare la richiesta di cui al punto c), pubblicandole anche sul proprio sito internet;



Art. 57 - Obblighi per i soggetti che erogano per proprio conto soluzioni di firma elettronica avanzatae) rendere note le caratteristiche del sistema realizzato atte a garantire quanto prescritto dall’art. 56, comma 1, f) specificare le caratteristiche delle tecnologie utilizzate e come queste consentono di ottemperare a quanto prescritto;g) pubblicare le caratteristiche di cui alle lettere e) e f) sul proprio sito internet;h) assicurare la disponibilità di un servizio di revoca relativo alla firma elettronica avanzata, ove applicabile, e un servizio di assistenza.

+ copertura danni sino a € 500.000 (copertura assicurativa) e pubblicazione su sito web del sistema di coperturaLa copertura assicurativa non è richiesta per alle persone giuridiche pubbliche che erogano soluzioni di FEA per conto di amministrazioni pubbliche.



Art. 58 - Obblighi per i soggetti che realizzano per terzi soluzioni di firma elettronica avanzataCertificazione obbligatorie per soluzione di firma elettronica avanzata realizzate per le amministrazioni pubbliche:- ISO/IEC 27001- ISO 9001Non sono richieste per le persone giuridiche pubbliche e per le persone giuridiche private possedute o controllate dall'amministrazione pubblica che realizzino soluzioni di firma elettronica avanzata per altre amministrazioni pubbliche.Art. 60 Limiti d’uso: La firma elettronica avanzata realizzata in conformità con le disposizioni delle presenti regole tecniche, è utilizzabile limitatamente ai rapporti giuridici intercorrenti tra il sottoscrittore e il soggetto che dispone l'utilizzo della firma elettronica avanzata


Art. 61 Soluzioni di firma elettronica avanzata

Sostituiscono soluzioni di firma elettronica avanzata nei confronti delle Amministrazioni pubbliche:

- invio tramite Posta elettronica certificata, rilasciata previa identificazione personale del titolare ai sensi dell'art. 65 comma 1, lett c-bis del CAD

- Carta d'Identità Elettronica (CIE), Carta Nazionale dei Servizi (CNS), passaporto elettronico, documento d'identità dei pubblici dipentendi (Mod. Ate)..

AgID pubblicherà delle Linee guida al fine di favorire la realizzazione di soluzioni di firma elettronica avanzata conformi alle presenti regole tecniche


Conclusioni

La firma elettronica avanzata non è un oggetto ma è un processo complesso che tende al raggiungimento di un risultato al quale le norme riconoscono un determinato valore giuridico.Tutto il processo dev'essere orientato alla sicurezza delle informazioni trattate; si deve garantire l'integrità e la leggibilità dei dati oltre ad impedire ogni possibile accesso abusivo ai dati stessi (soprattutto quando i dati trattati siano di tipo biometrico). Si consiglia il rispetto di standard relativi alla sicurezza delle informazioni trattate (ISO 27001)E' molto importante che tutto il processo sia correttamente registrato e i relativi log file siano conservati insieme al documento e a tutte le altre informazioni relative al processo di firma elettronica.Un idoneo sistema di conservazione garantirà l'integrità e l'esibizione dei documenti e delle relative informazioni associate (tali informazioni, legate al documento, costituiscono la FEA).

Copyright Studio Legale Lisi 2014Roma - 22 gennaio 2014

La corretta trasmissione dei La corretta trasmissione dei documenti informatici e la documenti informatici e la Posta Elettronica CertificataPosta Elettronica Certificata


La trasmissione informatica dei documenti

Art. 45 CAD Valore giuridico della trasmissione.1. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale . (124)2. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore.



Art. 47 Trasmissione dei documenti attraverso la posta elettronica tra le pubbliche amministrazioni.1. Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza .

1-bis. L'inosservanza della disposizione di cui al comma 1, ferma restando l'eventuale responsabilità per danno erariale, comporta responsabilità dirigenziale e

responsabilità disciplinare.



Art. 47 Trasmissione dei documenti attraverso la posta elettronica tra le pubbliche amministrazioni.2. Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide se:a) sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata;b) ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all'articolo 55 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 ;c) ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all' articolo 71. E' in ogni caso esclusa la trasmissione di documenti a mezzo fax.d) ovvero trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 .


Un precedente poco notoDPR 28 dicembre 2000, n. 445

Articolo 14. Trasmissione del documento informatico

1. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario, se trasmesso all’indirizzo elettronico da questi dichiarato.2. La data e l’ora di formazione, di trasmissione o di ricezione di un documento informatico, redatto in conformità alle disposizioni del presente testo unico e alle regole tecniche di cui agli articoli 8, comma 2 e 9, comma 4, sono opponibili ai terzi.3. La trasmissione del documento informatico per via telematica, con modalità che assicurino l’avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.


Andrea Lisi Copyright 2002-2007 Vietata diffusione e duplicazione

Art. 65 CAD (Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica)1. Le istanze e le dichiarazioni presentate per via telematica alle pubbliche amministrazioni e ai gestori dei servizi pubblici ai sensi dell’articolo 38, commi 1 e 3, del decreto del presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, sono valide:a) se sottoscritte mediante la firma digitale o la firma elettronica qualificata, il cui certificato è rilasciato da un certificatore accreditato;b) ovvero, quando l'autore è identificato dal sistema informatico con l'uso della carta d'identità elettronica o della carta nazionale dei servizi, nei limiti di quanto stabilito da ciascuna amministrazione ai sensi della normativa vigente, c) ovvero quando l'autore è identificato dal sistema informatico con i diversi strumenti di cui all'articolo, 64, comma 2, nei limiti di quanto stabilito da ciascuna amministrazione ai sensi della normativa vigente nonché quando le istanze e le dichiarazioni sono inviate con modalità le modalità di cui all’articolo 38, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445; c-bis) ovvero se trasmesse dall’autore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare, anche per via telematica secondo modalità definite con regole tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71, e ciò sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato. In tal caso, la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dell’articolo 6, comma 1, secondo periodo. Sono fatte salve le disposizioni normative che prevedono l’uso di specifici sistemi di trasmissione telematica nel settore tributario. 1-bis. Con decreto del Ministro per la pubblica amministrazione e l’innovazione e del Ministro per la semplificazione normativa, su proposta dei Ministri competenti per materia, possono essere individuati i casi in cui è richiesta la sottoscrizione mediante firma digitale.


1-ter. Il mancato avvio del procedimento da parte del titolare dell'ufficio competente a seguito di istanza o dichiarazione inviate ai sensi e con le modalità di cui al comma 1, lettere a), c) e c-bis), comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare dello stesso.

2. Le istanze e le dichiarazioni inviate o compilate sul sito secondo le modalità previste dal comma 1 sono equivalenti alle istanze e alle dichiarazioni sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del dipendente addetto al procedimento.

3. Il comma 2 dell'articolo 38 del decreto del Presidente della Repubblica28 dicembre 2000, n. 445, è sostituito dal seguente:«2. Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono valide se effettuate secondo quanto previsto dall'articolo 65 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82».


Art. 38 TUDA - Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze1. Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax e via telematica.2. Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica, vi comprese ledomande per la partecipazione a selezioni e concorsi per l'assunzione, aqualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, o per l'iscrizione inalbi, registri o elenchi tenuti presso le pubbliche amministrazioni, sonovalide se effettuate secondo quanto previsto dall'articolo 65 del decretolegislativo 7 marzo 2005, n. 82.3. Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi sono sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è inserita nel fascicolo. Le istanze e la copia fotostatica del documento di identità possono essere inviate per via telematica; nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici, detta facoltà è consentita nei limiti stabiliti dal regolamento di cui all'articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n. 59.


Le ultime novitàD. Lgs 82/2005 - CAD

Articolo 63. comma 3-bis (Servizi in rete)

A partire dal 1° gennaio 2014, allo scopo di incentivare e favorire il processo di informatizzazione e di potenziare ed estendere i servizi telematici le Pubbliche amministrazioni utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici, ivi inclusa la PEC, per l'utilizzo dei propri servizi, anche a mezzo di intermediari abilitati, per la presentazione da parte degli interessati di denunce, istanze e atti e garanzie fideiussorie, per l'esecuzione di versamenti fiscali, contributivi, previdenziali, assistenziali e assicurativi, nonché per la richiesta di attestazioni e certificazioni.


Posta elettronica (e-mail semplice, standard o convenzionale)Posta elettronica certificata - PEC

Analogo indirizzo di posta elettronica (*)CEC – PAC (comunicazione elettronica certificata tra pubblica

amministrazione e cittadini – Esiste con un nome nuovo?)PEC-PCT

PECU (cfr. problemi di ACI e INPS)PEC-ID

(*) Esempio: S/MIME (Secure Multipurpose Internet Mail Extensions).

La posta elettronica in Italia


Definizioni di posta elettronicaDPR 11 febbraio 2005, n. 68

art. 1, lett. g e h

g) POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA, ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti informatici;

h) POSTA ELETTRONICA, un sistema elettronico di trasmissione di documenti informatici


DPCM 31 ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico

DPR 28 dicembre 2000, n. 445Testo unico sulla documentazione amministrativa

PCM - MIT, Direttiva 27 novembre 2003Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni

PCM - MIT, Direttiva 4 gennaio 2005Linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione

Garante per la protezione dei dati personali, Delibera 1° marzo 2007, n. 13Linee guida per posta elettronica e internet

La normativa sulla posta elettronica


DPR 11 febbraio 2005, n. 68Regolamento per l’utilizzo della posta elettronica certificata

Decreto legislativo 7 marzo 2005 “Codice dell’amministrazione digitale”, artt. 6, 31, 32-bis, 45, 47, 48, 54, 57-bis, 65

PCM-MIT, Decreto 2 novembre 2005 Regole tecniche per la posta elettronica certificata

Legge 28 gennaio 2009, n. 2Conversione in legge del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, (solo artt. 16 e 16bis)

DPCM 6 maggio 2009Disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata ai cittadini

PCM-MPAI, Circolari 1/2010, 2/2010 e 12/2010

PEC-ID, DPCM 27 settembre 2012Regole tecniche per l’identificazione, anche in via telematica, del titolare della casella di posta

elettronica certificata, ai sensi dell’articolo 65, comma 1, lettera c-bis), del CAD

La normativa sulla PEC


La PEC e il messaggio di PEC

DPR 11 febbraio 2005, n. 68art. 1, lett. f

f) messaggio di posta elettronica certificata, un documento informatico composto dal testo del messaggio, dai dati di certificazione e dagli eventuali documenti informatici allegati;


Altre Definizioni di PECPCM-MIT, Decreto 2 novembre 2005

art. 1, lett. z

z) casella di posta elettronica posta all’interno di un dominio di posta elettronica certificata ed alla quale è associata una funzione che rilascia ricevute di avvenuta consegna al ricevimento di messaggi di posta elettronica certificata.


Altre Definizioni di PECPCM-MIT, Decreto 2 novembre 2005

allegato

È una casella di posta elettronica alla quale è associata una funzione che rilascia delle ricevute di avvenuta consegna al ricevimento di messaggi di posta elettronica certificata.Una casella di posta elettronica certificata può essere definita esclusivamente all’interno di un dominio di posta elettronica certificata.


La PEC-Idart. 65, comma 1, lettera c-bis), del CAD

Casella di posta elettronica certificata le cui credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare, anche per via telematica secondo modalità definite con regole tecniche (DPCM 27/9/2012) , e ciò sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato.


Valore giuridico della PECD.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82

Art. 48 Posta elettronica certificata

1. La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.2. La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata mediante la posta elettronica certificata, equivale, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione per mezzo della posta.


Valore giuridico della PECD.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82

Art. 48 Posta elettronica certificata

3. La data e l’ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, ed alle relative regole tecniche


Vantaggi della PEC

l’identificazione certa dell’autore del messaggio(nonostante regole meno ferree di quelle sulla firma digitale)

di ottenere la prova di avvenuta trasmissione e di avvenuta consegna del messaggio, con ora e data opponibili a terzi

Copyright Studio Legale Lisi 2014PCM – MIT, Decreto 2 novembre 2005

Copyright Studio Legale Lisi 2014PCM – MIT, Decreto 2 novembre 2005


D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82Art. 6 - Utilizzo della posta elettronica certificata

1. Per le comunicazioni di cui all' articolo 48, comma 1 , con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica, le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificata. La dichiarazione dell'indirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dell'invio, tramite posta elettronica certificata, da parte delle pubbliche amministrazioni, degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano .1-bis. La consultazione degli indirizzi di posta elettronica certificata, di cui agli articoli 16, comma 10, e 16-bis, comma 5, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185 , convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, e l'estrazione di elenchi dei suddetti indirizzi, da parte delle pubbliche amministrazioni è effettuata sulla base delle regole tecniche emanate da DigitPA, sentito il Garante per la protezione dei dati personali.


La PEC è obbligatoria per imprese e professionisti

Imprese - Legge 28 gennaio 2009, n. 2, art. 16, comma 6

Professionisti - Legge 28 gennaio 2009, n. 2, art. 16, comma 7

Imprese individuali – Decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179 convertito con legge 17 dicembre 2012, n. 221, art. 5


La PEC è obbligatoria, ci sono anche le sanzioni!

Codice Civile - Articolo 2630Omessa esecuzione di denunce, comunicazioni o depositi

Chiunque, essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestite in una società o in un consorzio, omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il registro delle imprese è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria da 206 euro a 2.065 euro.


Indice nazionale degli indirizzi PEC delle imprese e dei professionisti

Decreto Crescita 2.0DL 18 ottobre 2012, n. 179 convertito con L. 17 dicembre 2012, n.

221

Codice dell'amministrazione digitale – nuovo art. 6 bisAl fine di favorire la presentazione di istanze, dichiarazioni e dati, nonché lo scambio di informazioni e documenti tra la pubblica amministrazione e le imprese e i professionisti in modalità telematica, è istituito, entro sei mesi dalla data di entrata in vigore della presente disposizione e con le risorse umane, strumentali e finanziarie disponibili a legislazione vigente, il pubblico elenco denominato Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata (INI-PEC) delle imprese e dei professionisti, presso il Ministero per lo sviluppo economico.

Art. 5 bis del CAD – obbligo di comunicazione tramite PEC


Il fascicolo informatico e la PEC


1. Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione, nei casi e nei modi previsti dalla normativa vigente.2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento può raccogliere in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati; all’atto della comunicazione dell’avvio del procedimento ai sensi dell’articolo 8 della legge 7 agosto 1990, n. 241, comunica agli interessati le modalità per esercitare in via telematica i diritti di cui all’articolo 10 della citata legge 7 agosto 1990, n. 241.

D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82art. 41

Procedimento e fascicolo informatico


2bis. Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento. Le regole per la costituzione e l’utilizzo del fascicolo sono conformi ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo informatico ed il sistema pubblico di connettività, e comunque rispettano i criteri dell’interoperabilità e della cooperazione applicativa; regole tecniche specifiche possono essere dettate ai sensi dell’articolo 71, di concerto con il Ministro della Funzione pubblica.

D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82art. 41



2ter. Il fascicolo informatico reca l’indicazione: a) dell'amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo;b) delle altre amministrazioni partecipanti;c) del responsabile del procedimento;d) dell'oggetto del procedimento;e) dell'elenco dei documenti contenuti, salvo quanto disposto dal comma 2-quater;e-bis) dell'identificativo del fascicolo medesimo.

D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82art. 41



2quater. Il fascicolo informatico può contenere aree a cui hanno accesso solo l’amministrazione titolare e gli altri soggetti da essa individuati; esso è formato in modo da garantire la corretta collocazione, la facile reperibilità e la collegabilità, in relazione al contenuto ed alle finalità, dei singoli documenti; è inoltre costituito in modo da garantire l’esercizio in via telematica dei diritti previsti dalla legge n. 241 del 1990.

D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82art. 41



Cosa deve fare il software per la gestione documentale?


Il software di protocollo deve consentire

La protocollazione in arrivo del messaggio proveniente dalla casella di PEC collegata al registro

In questo caso bisogna fare attenzione alle anagrafiche del mittente/corrispondente

La protocollazione in partenza direttamente dal software, con gestione degli allegati

La redazione di un messaggio di PEC


Il software di protocollo - diagramma


Ne basta una!Non averla non è una diminutio

per sindaci, assessori, dirigenti, etc.

Quante PEC per ente?

Collegata al protocollo informaticorappresenta il parallelo digitale

della sede legale


La casella di PEC deve essere chiusa

In caso contrario, oltre a un maggior aggravio nella gestione, viene meno il significato di questo strumento di comunicazione qualificata

Un consiglio “salvavita”


art. 4, comma 2

Per i privati che intendono utilizzare il servizio di posta elettronica certificata, il solo indirizzo valido, ad ogni effetto giuridico, è quello espressamente dichiarato ai fini di ciascun procedimento con le pubbliche amministrazioni o di ogni singolo rapporto intrattenuto tra privati o tra questi e le pubbliche amministrazioni. Tale dichiarazione obbliga solo il dichiarante e può essere revocata nella stessa forma

DPR 11 febbraio 2005, n. 68

Il domicilio è tutelato dalla Costituzione!


La casistica La casistica per il protocollo e la PECper il protocollo e la PEC



DPR 445/2000, art. 53.5

Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti gia' soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.


D. Lgs. 82/2005 (CAD) Art. 40 – bis – Protocollo informatico

1. Formano comunque oggetto di registrazione di protocollo ai sensi dell'articolo 53 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 , le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica di cui agli articoli 47, commi 1 e 3 , 54, comma 2-ter e 57-bis, comma 1 , nonché le istanze e le dichiarazioni di cui all' articolo 65 in conformità alle regole tecniche di cui all' articolo 71 .


Art. 15, commi 2 e 3Modalità di trasmissione e registrazione dei documenti informatici

2. Ad ogni messaggio di posta elettronica ricevuto da una area organizzativa omogenea corrisponde una unica operazione di registrazione di protocollo. Detta registrazione si può riferire sia al corpo del messaggio sia ad uno o più dei file ad esso allegati. 3. Ciascuna area organizzativa omogenea istituisce una casella di posta elettronica adibita alla protocollazione dei messaggi ricevuti. L’indirizzo di tale casella è riportato nell’indice delle amministrazioni pubbliche.

Il DPCM 31 ottobre 2000 vige ancora! per poco..


art. 17Impronta del documento informatico

1. Nell’effettuare l’operazione di registrazione di protocollo dei documenti informatici l’impronta di cui all’art. 4, comma 1, lettera f), del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998 va calcolata per tutti i file inclusi nel messaggio di posta elettronica. 2. La generazione dell’impronta si effettua impiegando la funzione di hash, definita nella norma ISO/IEC 10118-3:1998, Dedicated Hash-Function 3, corrispondente alla funzione SHA-1.

Il DPCM 31 ottobre 2000 vige ancora! per poco..


La casistica: cosa si protocolla?Messaggio o documento?

N.B. Distinguere sempre vettore da autoree la spedizione a nome di terzi


La casistica: cosa si protocolla?


La casistica: cosa si protocolla?

Le ricevute di

avvenuta spedizione

avvenuta ricezione

anomalia di messaggio

non vanno registrate a protocollo, in quanto sono già registrate nel sistema, ma vanno inserite nel rispettivo fascicolo informatico

cfr. Circolare 19 aprile 2010, n. 2e D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, art. 41


La conservazione della PEC

Quali sono gli elementi da conservareai fini della dimostrazione dell’autenticità?

PCM-MIT, Decreto 2 novembre 2005Allegato, punto 6



La casella di PEC è solo uno degli strumenti dell’amministrazione digitale

Va utilizzata assieme al documento informatico, cioè sottoscritto digitalmente

È e deve restare un vettore qualificato, eliminando la stortura giuridica della “sottoscrizione elettronica”

Brevi conclusioni

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NON DOVREMMO PENSARE ALLA LORO CONSERVAZIONE?!?

Ora cha abbiamo firmato i nostri documenti…


Non è solo questione di adeguamento a leggi:è in gioco il futuro delle nostre informazioni rilevanti e, per rendere sicuro questo futuro, l’unico scenario possibile è garantire nell’ente

pubblico e nell’impresa la possibilità di sviluppare una nuova forma di organizzazione e di gestione dei flussi documentali digitalizzati in modo

certo e incontrovertibile!

E solo un sistema di conservazione digitale a norma può consentire un futuro giuridicamente rilevante ai nostri

documenti informatici!

E solo un sistema di conservazione digitale a norma può consentire un futuro giuridicamente rilevante ai nostri

documenti informatici!


Sistema di gestione e conservazione informatica dei documenti

Sviluppo di un sistema informatico

Analisi organizzativa

Analisi dei processi di gestione dei flussi documentali

-Mappatura processi

- Rilevazione ruoli e responsabilità

Reingegnerizzazione di tutti i procedimenti

- Ridefinizioni ruoli e responsabilità

- Analisi costi/benefici

Change Management

Formazione

Comunicazione

Conservazione sostitutiva

Sicurezza informatica

privacyD. Lgs

231/2001


I formati documentaliI formati documentali



art. 16.Leggibilità dei documenti

Ciascuna amministrazione garantisce la leggibilità nel tempo di tutti i documenti trasmessi o ricevuti adottando i formati previsti all’art. 6, comma 1, lettera b), della delibera AIPA n. 24/98 ovvero altri formati non proprietari.

DPCM 31 ottobre 2000


art. 44Requisiti per la conservazione dei documenti informatici

1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura : (120)a) l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell'amministrazione o dell'area organizzativa omogenea di riferimento di cui all'articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 ;b) l'integrità del documento;c) la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari;d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 , e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto.

Codice dell'amministrazione digitale (Dlgs 82/2005)


Art. 68 comma 4 del CAD: Elenco dei formati idonei

Il DigitPA (ora Agenzia per l'Italia digitale - AgID) istruisce ed aggiorna, con periodicità almeno annuale, un repertorio dei formati aperti utilizzabili nelle pubbliche amministrazioni e delle modalità di trasferimento dei formati.


Nuove regole tecniche in materia di documento informatico e gestione documentale, protocollo informatico e

conservazione di documenti informatici

Allegato 2 - FORMATI -

Il documento, che sarà costantemente aggiornato sulla base dell'evoluzione tecnica in materia, fornisce indicazioni iniziali sui formati dei documenti informatici che per le loro caratteristiche sono da ritenersi coerenti con le regole tecniche del documento informatico, del sistema di conservazione e del

protocollo informatico.


Allegato 2 - FORMATI -

La leggibilità di un documento informatico dipende dalla possibilità e dalla capacità di interpretare ed elaborare correttamente i dati binari che costituiscono il documento, secondo le regole stabilite dal formato con cui esso è stato rappresentato. Il formato di un file è la convenzione usata per interpretare, leggere e modificare il file.


Criteri di scelta dei formati Ai fini della formazione, gestione e conservazione, è necessario scegliere formati che possano garantire la leggibilità e la reperibilità del documento informatico nel suo ciclo di vita.

Le caratteristiche di cui bisogna tener conto nella scelta sono:

1. apertura 2. sicurezza

3. portabilità 4. funzionalità

5. supporto allo sviluppo 6. diffusione


Apertura

Un formato si dice “aperto” quando è conforme a specifiche pubbliche, cioè disponibili a chiunque abbia interesse ad utilizzare quel formato. La disponibilità delle specifiche del formato rende sempre possibile la decodifica dei documenti rappresentati in conformità con dette specifiche, anche in assenza di prodotti che effettuino tale operazione automaticamente.

Questa condizione si verifica sia quando il formato è documentato e pubblicato da un produttore o da un consorzio al fine di promuoverne l’adozione, sia quando il documento è conforme a formati definiti da

organismi di standardizzazione riconosciuti. In quest’ultimo caso tuttavia si confida che quest’ultimi garantiscono l’adeguatezza e la completezza

delle specifiche stesse.


SicurezzaLa sicurezza di un formato dipende da due elementi il grado di modificabilità del contenuto del file e la capacità di essere immune dall’inserimento di codice maligno

PortabilitàPer portabilità si intende la facilità con cui i formati possano essere usati su piattaforme diverse, sia dal punto di vista dell’hardware che del software, inteso come sistema operativo. Di fatto è indotta dall’impiego fedele di standard documentati e accessibili.


FunzionalitàPer funzionalità si intende la possibilità da parte di un formato di essere gestito da prodotti informatici, che prevedono una varietà di funzioni messe a disposizione dell’utente per la formazione e gestione del documento informatico.

Supporto allo sviluppoE’ la modalità con cui si mettono a disposizione le risorse necessarie alla manutenzione e sviluppo del formato e i prodotti informatici che lo gestiscono (organismi preposti alla definizione di specifiche tecniche e standard, società, comunità di sviluppatori, ecc.).


Diffusione La diffusione è l’estensione dell’impiego di uno specifico formato per la formazione e la gestione dei documenti informatici.Questo elemento influisce sulla probabilità che esso venga supportato nel tempo, attraverso la disponibilità di più prodotti informatici idonei alla sua gestione e visualizzazione.

Inoltre nella scelta dei prodotti altre caratteristiche importanti sono la capacità di occupare il minor spazio possibile in fase di

memorizzazione (a questo proposito vanno valutati, in funzione delle esigenze dell’utente, gli eventuali livelli di compressione

utilizzabili) e la possibilità di gestire il maggior numero possibile di metadati, compresi i riferimenti a chi ha eseguito modifiche o

aggiunte.


Formati per la conservazioneLa scelta dei formati idonei alla conservazione oltre al soddisfacimento delle caratteristiche suddette deve essere strumentale a che il documento assuma le caratteristiche di immodificabilità e di staticità previste dalle regole tecniche. Per quanto fin qui considerato, è opportuno privilegiare i formati che siano standard internazionali (de jure e de facto) o, quando necessario, formati proprietari le cui specifiche tecniche siano pubbliche, dandone opportuna evidenza nel manuale di conservazione dei documenti informatici. Ulteriore elemento di valutazione nella scelta del formato è il tempo di conservazione previsto dalla normativa per le singole tipologie di documenti informatici.

I formati per la conservazione adottati per le diverse tipologie di documenti informatici devono essere indicati nel manuale di

conservazione motivandone le scelte effettuate.


Ma i giudici dicono qualcosa?


… formare e conservare correttamente e secondo la normativa in vigore i propri dati digitali rilevanti conviene perché c’è il rischio concreto che il “documento informatico” prodotto a proprio favore non venga riconosciuto valido in un procedimento giudiziale!!!

…qualche esempio…


La Giurisprudenza:

- L'ordinanza del 30-04-2011 del Tribunale di Catanzaro ha stabilito che il consenso manifestato attraverso il tasto negoziale virtuale (c.d. point&Click) è idoneo a perfezionare la conclusione del contratto (relativamente al principio delle libertà delle forme). Tuttavia, la pronuncia in oggetto ha escluso che la medesima modalità di manifestazione del consenso possa validamente integrare la specifica approvazione per iscritto da parte del consumatore delle clausole vessatorie, richiesta ai fini dell’efficacia delle condizioni generali del contratto dall’art. 1341 codice civile.Al riguardo, il Giudice ha precisato che tali clausole devono, invece, essere sottoscritte con firma digitale, poiché la semplice sottoscrizione via web in modalità point and click non sarebbe idonea ad integrare la forma scritta richiesta dalla legge. L’ordinanza in oggetto stimola diverse interessanti riflessioni relativamente all’applicazione delle norme del Codice Civile e del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).


La Giurisprudenza:

- La terza sezione della Corte di Giustizia Europea con la sentenza 5 luglio 2012 relativa alla causa C-49/11 affronta la complessa materia della protezione dei consumatori nei contratti a distanza sostenendo che “l’articolo 5, paragrafo 1, della direttiva 97/7/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 maggio 1997, riguardante la protezione dei consumatori in materia di contratti a distanza, deve essere interpretato nel senso che non soddisfa i requisiti da esso imposti una prassi commerciale che consista nel rendere accessibili le informazioni richieste dalla norma precitata solamente attraverso un collegamento ipertestuale a un sito Internet dell’impresa interessata, dal momento che tali informazioni non sono né «fornite» da tale impresa né «ricevute» dal consumatore, come prescrive la suddetta disposizione, e che un sito Internet non può essere considerato un «supporto duraturo» ai sensi del medesimo articolo 5, paragrafo 1”.


La Giurisprudenza:

- il TAR Puglia - Bari, Sez. I, con la sentenza n. 1019 del 24 maggio 2012 dichiara l’obbligatorietà della sottoscrizione dell’offerta con firma digitale in caso di gare telematiche

- una recente sentenza del TAR Milano (T.A.R. Lombardia Milano Sez. IV, Sent., 11-07-2012, n. 1942) ha annullato un provvedimento di esclusione dalla procedura di gara indetta da LOMBARDIA INFORMATICA SPA. Lombardia Informatica S.p.A. aveva provveduto all’esclusione dalla gara per la fornitura di soluzioni infusionali la Baxter S.p.A., società ricorrente, in quanto all'atto della presentazione dell'offerta in via elettronica, avrebbe sottoscritto ed immesso nel sistema un documento vuoto, file di dimensioni pari a 0 kb nonchè privo dei contenuti richiesti, in luogo della dichiarazione di offerta economica. La procedura di gara pubblica era gestita in via informatica per il tramite di piattaforma “SinTel”. E' stato accertato che il sistema SInTel utilizzato non garantiva il tracciamento di ogni operazione compiuta sulla piattaforma, e l'inalterabilità delle registrazioni (log) di sistema, quali rappresentazioni informatiche degli atti e delle operazioni compiute, valide e rilevanti ai sensi di legge.


Acquisizione di file di log da parte della PG tramite mera consegna dei dati da parte dell’ISP – obbligo di verifica circa le modalità della conservazione degli stessi allo scopo di assicurare la genuinità e l’attendibilità nel tempo – necessità – sussiste(Sentenza Tribunale Chieti n. 175/05)

La precarietà della prova digitale non correttamente conservata…


La Suprema Corte accogliendo il ricorso dell’Agenzia delle Entrate specifica come i dati dichiarativi presentati dal contribuente sono quelli contenuti nella traccia telematica, “mentre la copia cartacea sottoscritta dal contribuente è strumento utile ai soli controlli, eventuali e successivi. Non vi è perciò ragione per ritenere che in ipotesi di contraddizione tra i dati risultanti nella dichiarazione presentata in via telematica e la copia conservata con modalità cartacea il giudicante possa attribuire preferenza a questi ultimi e perciò ritenere che la predetta copia cartacea sia opponibile al’Amministrazione a preferenza di quella trasmessale per via telematica”. (ordinanza Cassazione n. 20047 del 30 agosto 2013)

Originale informatico vs. copia cartacea


Andrea Lisi Copyright 2002-2008 Vietata diffusione e duplicazione

Avv. Luigi Foglia

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Grazie per l’attenzione

…e per contatti o ulteriori informazioni:

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