E-Mail Management: Kür oder Pflicht? | Vereon | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT Unternehmensberatung | 2007

E-Mail Management:

Kür oder Pflicht?

Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Breitenfelder Straße 17

20251 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007

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E-Mail-Management: Kür oder Pflicht?


P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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Agenda

• Einführung: Vom Wert der Information

• Compliance: Rechtliche Anforderungen

• Probleme: Organisatorisches und technisches Umfeld

• Lösungen: E-Mail-Management als Bestandteil von ECM und Records Management

• Zukunft des Informationsmanagements: Das Ziel

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Einführung:

Vom Wert der Information

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Vom Brief zur E-Mail:

qualitative und rechtliche Unterschiede

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E-Mail als Medium der Geschäftskommunikation

Wird E-Mail ein geringer Wert zugemessen?

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E-Mail als Medium der Geschäftskommunikation

• Geschäfte können heute elektronisch per E-Mail getätigt werden

• E-Mails sind dementsprechend originär elektronische Dokumente, Belege, Handelsbriefe, Aufträge, Verträge usw.

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Wir können uns der E-Mail

Kommunikation nicht mehr entziehen!

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• E-Mails sind Dokumente!• Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente

aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.

• Ein elektronisches Dokument kann heute fast alles sein:• gescannte Seiten• digitales Fax• Farbbilder• Email-Dateien• Screen-Dumps• Output-Dateien• Multimedia-Objekte• Sprachdateien• digitales Video

• Office Dokumente ...

Das elektronische Dokument

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Thesen

"Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn sie in Prozessen nutzbar gemacht wird."

"Der Umfang einer und die einzusetzende Investition für eine Document-Related-Technologies-Lösung hat sich am Wert der Information zu orientieren"

(aus Ulrich Kampffmeyer, "Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?", 2003)

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Grundsätzliches

• Der Wert von Information bemisst sich an einer Reihe von individuellen Kriterien, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Dies ist auch von der Geschäftsform des Unternehmens abhängig.

• Es existieren jedoch Grundparameter. Z.B. ist ein Großunternehmen, dass lediglich mit Informationen arbeitet, wie eine Bank oder eine Versicherung, anders zu bewerten als ein physische Produkte produzierendes mittelständisches Unternehmen.

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Kriterien

Es sind eine Reihe von verschiedenen grundsätzlichen Kriterien zu berücksichtigen wie z.B.:

• Anteil von Information an der Wertschöpfung des Unternehmens• Nutzung von Information in Prozessen• Nutzung von Information als Wissen• Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit von

Information• Bedeutung von Information bei der Erfüllung rechtlicher und

regulativer Vorgaben• Rolle von Information als Steuerungselement der

Unternehmensstrategie• Gewichtung elektronischer Information versus papier- und

menschengebundener Information• Bedeutung von Information in der Entscheidungsfindung und

Planung• usw.

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Gründe zur Archivierung von E-Mails

Wirtschaftliche Gründe

• Direkter Zugriff auf alle Informationen unabhängig vom Empfänger

• Entlastung der Kommunikationssysteme

• Reduzierung von Suchzeiten aufgrund der integrierten Suchfunktionalitäten im Archivsystem

• Sicherung und Bereitstellung von in E-Mails vorhandenen geschäftskritischen Informationen in nachgelagerten Systemen

• usw.

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Gründe zur Archivierung von E-Mails

Rechtliche Gründe

• Anforderungen, basierend auf den Aufbewahrungspflichten für geschäftsrelevante Informationen

• Spezielle Gesetze zur Aufbewahrungspflicht von E-Mails

• Allgemeine länderspezifische rechtliche Vorschriften

• Dokumentationspflichten zur Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und deren Nachweis

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Compliance:

Rechtliche Anforderungen

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Compliance

Übereinstimmung mit und Erfüllung vonrechtlichen und regulativen Vorgaben

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Direkte und indirekte Auswirkungen

Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für

einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und

implizite Anforderungen für andere Fälle

Direkte Auswirkungen – Beispiele aus Deutschland• HGB• AO / GDPdU / GOBS• Verrechnungspreisdokumentation

Indirekte Auswirkungen – Beispiele:• Basel II (für „Nicht-Banken“)• BDSG

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Grundsätzlich

• Alle rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben gelten auch in der elektronischen Welt!

• Die Anforderungen an die DV-Welt sind jedoch häufig noch nicht oder nicht direkt enthalten und müssen daher adäquat abgeleitet werden

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Beispiele aus den USA

• Sarbanes Oxley Act• FRCP & eDiscovery

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Sarbanes-Oxley-Act

,,. . . whoever knowingly alters, destroys, mutilates, conceals, covers up, falsifies or makes a false entry in any record, document or tangible object with intent to impede, obstruct or influence the investigation or proper administration of any matter within the jurisdiction of any department or agency of the United States or any case filed under title 11 or in relation to, or contemplation of any such matter of case, shall be fined under this title, imprisoned not more than 20 years, or both."

(Quelle: ‘‘Sarbanes-Oxley Act of 2002“, Sec. 802, §1519)

2006

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Securities und Exchange CommissionSEC (USA)

,, Electronic documents and the storage on which they reside contain relevant, discoverable information beyond that which may be found in printed documents.Therefore, even where a paper copy exists, we will seek all documents in their electronic form along with information about those documents contained on the media."

(Auszug aus Electronic Evidence Discovery der SEC)

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FRCP & eDiscovery

• Electronic discovery, auch e-discovery oder eDiscovery, bezieht sich auf jeden Prozess bei dem elektronische Daten abgefragt, gefunden, gesichert und gesucht werden, mit dem Ziel, sie bei einem Gerichtsverfahren zu verwenden

• Am 1. Dezember 2006 in Kraft getretenen Änderungen der Federal Rules of Civil Procedure (FRCP). Elektronisch gespeicherte Information wird ausdrücklich als beweisfähig erklärt.

• Nachdem mit Sarbanes-Oxley bereits die elektronische Information vor Gericht aufgewertet worden war schafft eDiscovery die rechtliche Grundlage für die Anerkennung elektronsicher Informationen in Gerichtsverfahren

• Bei der Ermittlung gilt das als gültig, was von den ermittelnden Behörden vorgefunden wurde

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Rechtliche Regularien in Deutschland und ihre Auswirkungen auf E-Mails

• Nach BGB sind E-Mails im formfreien Geschäftsverkehr rechtsgültige Dokumente.

• In § 126a BGB ist die qualifizierte elektronische Signatur verankert, die verwendet werden muss, um eine Gleichstellung von Schriftform und elektronischer Form zu erreichen.

• § 371 ZPO: Beweis durch AugenscheinElektronische Dokumente können Gegenstand des Beweises sein. In dem Fall wird der Beweis durch Vorlegung oder Übermittlung der Datei angetreten. Nicht qualifiziert signierte E-Mails unterliegen als Gegenstand der freien Beweiswürdigung nur dem Augenschein des Gerichts

• §130a ZPO: Elektronisches DokumentElektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, können die Schriftform ersetzen.

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• E-Mail Nachrichten können Geschäftsbriefe sein

• Erweitert die Vorschriften zu Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen um den Zusatz „Geschäftsbriefe, gleichviel welcher Form“

• Pflichtangaben sind somit auch in E-Mail-Nachrichten erforderlich

• Auswirkung auf alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen, vom eingetragenen Kaufmann (e.K) über Aktiengesellschaft (AG) bis zur Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

• z.B. Erweiterung des § 80 des Aktiengesetz AktG

• In Kraft getreten am 01.01.2007

Gesetz über elektronische Handels-register und GenossenschaftsregisterEHUG

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Mögliche Sanktionen bei mangelhafter E-Mail Archivierung: Deutschland (1)

• Verletzung der Buchführung• Bewertung als Verletzung handelsrechtlicher Buchführung und

der steuerlichen Buchführungspflicht

• Mögliche Sanktionen: Schätzung des Gewinns nach § 162 II AO Erwirkung der Buchführungspflicht durch ein Zwangsgeld

• Straftat• Wird durch eine unzureichende oder gar manipulative

Archivierung von E-Mails vorsätzlich die Übersicht über den Vermögensstand des Unternehmens erschwert, kann dies in bestimmten Fällen als Straftat gewertet werden. (§ 283 ff. StGB)

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Mögliche Sanktionen bei mangelhafter E-Mail Archivierung: Deutschland (2)

• Ordnungswidrigkeit• Eine vorsätzliche oder leichtfertige Verletzung der

Buchführungspflicht kann eine Ordnungswidrigkeit sein. Bewertung als Steuergefährdung gemäß § 379 AO möglich.

• Schadensersatz• Der Vorstand oder Geschäftsführer kann nach § 93 II AktG bzw.

§ 43 II GmbHG schadensersatzpflichtig sein.

• Persönliche Haftung• Eine persönliche Haftung des Vorstands oder Geschäftsführer

im Rahmen eines mangelnden Risikomanagement nach AktG und GmbHG kommt in Betracht, wenn dieser Entwicklungen, die ein zukünftiges Risiko für ein Unternehmen darstellen, nicht durch ein Risikomanagement überwacht und durch geeignete Maßnahmen vorbeugt.

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Compliance - Gerichtsurteile

• 2004 Deutsche Bank$ 7,5 Mio. für nicht rechtzeitige Herausgabe interner Mails

über Geschäftsvorfälle an die SEC

• Klage zweier Universitäten auf Rückabwicklung eines ERP-Projektes (2001 !!! )

Mailverkehr mit Dienstleister konnte nicht lückenlos nachgewiesen werden

Verstoß gegen HGB und kaufmännische Sorgfaltspflicht

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Regularien: Schweiz

• Ausführungen zu den rechtlichen Grundlagen (OR, ZGB, ArG, GeBoV ) im nachfolgenden Vortrag von Maria Winkler

• Wenn E-Mails geschäftsrelevante Informationen enthalten, müssen sie aufbewahrt werden

• Art der Archivierung unterliegt dem Unternehmen• Datenschutz: Wenn die private Nutzung des E-Mail-

Accounts erlaubt ist, ist eine automatische Archivierung der E-Mails nur mit Zustimmung der Benutzer zulässig

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Probleme:

Organisatorisches und technisches Umfeld

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E-Mail-Management und E-Mail-Archivierung

sind keine einfachen Themen …

Eine kleine Sammlung ausgewählter Probleme

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Die harte Realität der Informationsbeschaffung

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10000

15000

20000

25000

1 2

25.000 E-Mails pro Jahr

11.000

E-Mails

pro JahrInformationsbeschaffer

bekommen fast doppelt so

viele E-Mails pro Jahr wie

„normale“ Mitarbeiter eines

Unternehmens

Quellen: Forrester Research, Media Asset Management

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Entlastung für E-Mail-Anwendungen

• Die Bürokommunikationsprogramme quellen über und werden gleichzeitig immer größer und komplexer

• Der Spam-Anteil bzw. der Anteil an unnötigen Mails steigt

• Der Aufwand für die Systemadministration steigt

• Bei E-Mails ist die Identifikation der aufbewahrungspflichtigen, der aufbewahrungswürdigen und der übrigen Dokumente besonders aufwändig, besonders wenn private Nutzung erlaubt ist

• Häufig werden E-Mails und/oder Attachements gedruckt und dann abgelegt

• E-Mails werden vielfach multiplikativ versandt

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E-Mail-Problematik (1)

• Original (mehrere Empfänger, CC, BCC,…)• Lesbarkeit (Anhang, Links, Zeichensätze,…)• Footer wird beim Ausgang automatisch vom Server

hinzugefügt• Firewall verhindert Empfang von E-Mails• Direkter / indirekter Empfang über

Gruppenpostkörbe• Verschlüsselte Mails• Eingangsnachweis - Beziehung zur E-Mail ?• Inkompatibilitäten Outlook Notes Open

Source• E-Mail ist der natürliche Feind von kontrolliertem

Workflow ….

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In Deutschland: Nutzung des E-Mail-Anschlusses zu privaten Zwecken

• Datenschutzrecht, Telekommunikationsgesetz und Fernmeldegeheimnis werden relevant

• ohne Zustimmung der Mitarbeiter oder ihrer Vertretung keine Überwachung der Inhalte der Kommunikation zulässig

• private Mail ist grundsätzlich Eigentum des Mitarbeiters, auch nach seinem Ausscheiden

• Kein ungenehmigter Zugriff auf Gruppenpostkörbe erlaubt

• Vereinbarung mit dem Betriebsrat erforderlich

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E-Mail mit Text und integrierten Bildern

Umschlag

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Email mit Text und mehreren unterschiedlichen Attachments




E-Mail mit Text und Attachment PDF




PDFWord

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Mehrfach geschachtelte Email mit enthaltener Email und Attachments




E-Mail mit Text und eingebetteter E-Mail

PDF




PDFWord

PDF

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E-Mail mit HTML, Links und Nachladen aus dem InternetJjhkjqwfqnckqlef b pok poküf

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E-Mail mit HTMLJjhkjqwfqnckqlef b pok poküf

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E-Mail mit elektronischer Signatur und Attachment

E-Mail mit Text und elektronischer Signatur

PDF




PDF

E-Mail mit Text und Attachment mit elektronischer Signatur




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Lösungen: E-Mail-Management als Bestandteil von ECM und Records Management

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10 Grundsätze der E-Mail-Archivierung (1)

1. Email-Archivierung muss die revisionssichere Langzeitarchivierung aller in einer E-Mail enthaltenen Informationen, einschließlich Formatierungen, Rechteinformationen und Anhänge, auch verschachtelter Anhänge, sicherstellen.

2. Archivierte Mails müssen ohne Informationsverluste wiederherstellbar sein.

3. Es sollte eine hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Anzahl zu archivierender E-Mails und Datenvolumina gegeben sein.

4. Es muss möglich sein eine bereits archivierte E-Mail ganz oder teilweise (Mailtext / Anhänge) aus dem führenden Mailsystem zu löschen.

5. Auch verschlüsselte Maildokumente müssen lesbar archiviert werden können.

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10 Grundsätze der E-Mail-Archivierung (2)

6. Signierte E-Mails oder Anhänge müssen archiviert werden können und die Langzeitarchivierung dieser Dokumente muss durch die Möglichkeit eines „Nachsignierens“ abgelaufener Signaturen möglich sein.

7. Anhänge und der Mailtexte sollten in ein für die Langzeitarchivierung geeignetes Format konvertiert werden.

8. Single-Instance Archivierung: Attachments von identischen Mails an mehrere Nutzer werden nur einmal archiviert.

9. Die rechtlichen und betrieblichen Anforderungen müssen erfüllt sein.

10. E-Mail-Archivierung darf nicht als Insellösung sondern muss als integrierter Teil eines gesamten Archivierungskonzeptes betrachtet werden.

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Lösungsstrategie 1Anwender-getriebene Archivierung

Ansatz:• Manuelle Auswahl der zu archivierenden Mails in der Mail-

Umgebung• Der Anwender entscheidet individuell über die Notwendigkeit

zur Archivierung

Merkmale• Überführung von einzelnen Mails und/oder Anhängen in

andere Umgebungen (DMS, Records Management, ECM)• Anwender entscheidet über Speicherkontext und Indizierung• Automatische Übernahme von Metadaten möglich• Recherche nach archivierten Mails außerhalb und/oder

innerhalb der Mail-Umgebung

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Lösungsstrategie 2:System-getriebene Archivierung

Ansatz:• Zentrale server-seitige Auswahl und Ablage der zu

archivierenden Nachrichten • Archivierung nach festgelegten Unternehmensregeln

Merkmale:• Automatisierte Archivierung erfolgt regelbasiert• Archivierung des vollständigen Ein- und Ausgangs oder nur

einer definierten Auswahl• Regelbasierte automatische Klassifikation• Auch teilautomatisierte Ansätze möglich• Automatisierte „Single-Instance“-Archivierung

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Zeitpunkt der Archivierung

ARCHIVIERUNG Automatisch Benutzerinitiiert

FrühAlle E-Mails oder selektiert nach Geschäftsregeln

Eingangsmails: n.a.

Ausgangsmails: Auslösung zugleich mit Versand

SpätSelektierung durch Text Mining und nach Geschäftsregeln

Eingangsmails: Weiterleitung an Archiv durch Empfänger

Ausgangsmails: nachträgliche Auslösung durch Absender oder „Archivar“

Nach Knolmayer, Disterer 2007

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AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

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Records Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

Records Management

• Ablagesystematik• Indizierung und

Thesaurus• Aufbewahrungsfristen• Meta-Daten• Archivverwaltung

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Erfassung Verwaltung Ausgabe

Speicherung

Nutzung

Der Dokumenten-Lebenszyklus

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002© PROJECT CONSULT 2002

Elektr.Archivierung

© CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 1999 - 2006

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• Eingangskontrolle und Nachweis• Filterung und Prüfung• Verteilung• Teilautomatisierte Auswertung• Unterstützung bei der Beantwortung• Zuordnung zu Geschäftsvorfällen• etc.

… erst am Ende steht die Archivierung

E-Mail Management

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E-Mail Management oder Archivierung?

E-Mail-Archivierung steht am Ende der Nutzung,

E-Mail-Management während der Nutzung von E-Mail ist daher die größere Herausforderung.

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„Reine“ E-Mail-Archivierung birgt das Risiko der

Schaffung von Insellösungen

E-Mails müssen auf Grund ihres Inhalts im

Sachzusammenhang archiviert werden –

nicht auf Grund ihres Formates

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Das Ziel

Ganzheitliche Enterprise-Content-Management-Strategie

• Universal-Archive für die Speicherung aller Formen von Daten, Informationen, Dokumenten, Content und Media Assets

• Integration von E-Mails als eine Eingangsquelle• Übernahme von Zuordnung, Analyse, Verwaltung, Wandlung,

Speicherung und Bewahrung • Effiziente Nutzung moderner intelligenter Speichersubsysteme

als Ablageorte effizient nutzt. • Nur Komponenten von ECM-Lösungen wie klassisches

Dokumenten-Management, Records Management, Workflow oder Business-Process-Management erlauben die Zuordnung der Information entsprechend ihres Inhalts zu elektronischen Akten und Prozessen!

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Literatur

Bücking, Jens: Leitfaden E-Mail-Archivierung. http://www.voi.de/media/custom/561_668_1.PDF?loadDocument&ObjSvrID=561&ObjID=668&ObjLa=1&Ext=PDF

Kampffmeyer, Ulrich (2007): Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung. Vortrag auf demSERinForum – eMail Relevanz, Mai 2007

Kampffmeyer, Ulrich (2006): Compliance, Archivierung & E-Mail-Management. Vereon Fokusseminar,05.09.2006, Zürich.

Kampffmeyer, Ulrich (2005): Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung. Keynote auf dem DoQ-Seminar „E-Mail-Archivierung“, Juli 2005.

Kampffmeyer, Ulrich (2005): Die 10 Grundsätze zur E-Mail-Archivierung. Vortrag auf der Veritas / KVSRoadshow zu „E-Mail-Archivierung“, Februar 2005.

BITKOM (Hrsg.) (2005): Leitfaden E-Mail-Archivierung. http://www.bitkom.org/files/documents/BITKOM_Leitfaden_E-Mail-Archivierung_2005-07-13.pdf

Keller, May-Lion (2007): Rechtliche Rahmenbedingungen der Archivierung von E-Mails. IT-Recht-KanzleiMünchen. 2007. http://www.it-recht-kanzlei.de/Files/eBooks/eBook_EMail-Archivierung.pdf

Knolmayer, Gerhard; Disterer, Georg (2007): Anforderungsgerechte Dokumentation der EmailKommunikation: Rechtliche Vorschriften, technische Lösungen und betriebliche Regelungsbedarfe. Institut

fürWirtschaftsinformatik der Universität Bern, Arbeitsbericht Nr. 192. Mai 2007.

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